Aprendizaje de Fmp11

FileMaker
Pro 11
Tutorial
2007-2010 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos.
FileMaker, Inc.
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054
FileMaker y Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de la carpeta
del archivo y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc.
La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias o la distribucin de esta
documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede utilizarse con una copia del software
de FileMaker que tenga una licencia vlida.
Las personas y compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son puramente ficticias,
y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL reales es mera coincidencia.
Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este software. La mencin de productos y direcciones
URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo de garanta ni recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna
responsabilidad respecto al rendimiento de estos productos.
Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en www.filemaker.com/es.
Edicin: 01
ndice
Leccin 1
Nociones bsicas de FileMaker Pro
Cmo utilizar este tutorial 9
Dnde encontrar los archivos del ejemplo 10
Conceptos de bases de datos 10
Qu es una base de datos? 10
Por qu usar una base de datos? 10
Cmo se organiza una base de datos? 10
Cmo se muestran los datos de los campos? 10
Nociones bsicas de FileMaker Pro 11
Acerca de los modos de FileMaker Pro 11
Para obtener ms informacin 12
Leccin 2
Visualizacin de la informacin
Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros 13
Cmo visualizar la informacin de distintas formas 14
Cmo ver una presentacin diferente 15
Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas 16
Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin 18
Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado 18
Personalizar la barra de herramientas de estado 18
Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo 19
Leccin 3
Bsqueda y ordenacin de registros
Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos 21
Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico 22
Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos 23
Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo 23
Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo 24
Reduccin de la bsqueda 25
Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante 26
Buscar los registros con una Bsqueda guardada 26
Ordenacin del conjunto encontrado 27
Aadir un nuevo registro en la Vista lista 28
4 Tutorial de FileMaker Pro
Leccin 4
Creacin de una base de datos e introduccin de registros
Crear una base de datos sencilla 29
Acerca de los campos 29
Creacin de una base de datos 29
Entrada de datos en la base de datos 31
Creacin del primer registro 31
Creacin de otro registro 31
Copiar datos mediante arrastrar y dejar 31
Modificacin de los datos de un registro 32
Introducir datos en la Vista Formulario 32
Eliminar un registro 32
Insertar un archivo en un campo contenedor 33
Leccin 5
Personalizacin del aspecto
Acerca de presentaciones y tablas 35
Acerca de la personalizacin de presentaciones 35
Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos 36
Seleccin y cambio de tamao de campos 36
Desplazamiento de un campo 37
Adicin de un campo 38
Adicin de un panel de pestaas 39
Visualizacin de un nmero como moneda 40
Cmo aadir color a un panel de pestaas 41
Cambio del tamao y color del texto 41
Adicin de un grfico a la presentacin 42
Leccin 6
Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo
Creacin de una lista en columnas 43
Creacin de etiquetas de correo 44
Acerca de las presentaciones de etiquetas 44
Creacin de una presentacin de etiquetas 44
Creacin de una carta modelo 46
Acerca de las presentaciones de cartas modelo 46
Creacin de una presentacin de una pgina en blanco 46
Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa 48
Adicin de la despedida 48
| ndice 5
Leccin 7
Simplificacin de la entrada de datos
Entrada de datos utilizando listas de valores 51
Definicin de una lista de valores 51
Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares 52
Generacin de valores con un campo de clculo 53
Creacin de un campo de clculo 53
Prueba del clculo 55
Introduccin automtica de un nmero secuencial 55
Creacin de un campo para nmeros de serie 55
Leccin 8
Automatizacin de tareas con botones y guiones
Realizacin de una tarea utilizando un botn 57
Creacin del botn 57
Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin 58
Guiones 58
Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de etiquetas 58
Asignacin de un guin a un botn 59
Cambio de nombre del botn 59
Prueba del botn 60
Leccin 9
Creacin y ejecucin de informes
Acerca de los informes de sumario 61
Crear un informe dinmico en la Vista Tabla 61
Analizar los datos en la Vista Tabla 61
Ocultar datos no necesarios en el informe 61
Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario. 62
Etiquetar y dar formato a datos agrupados 63
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados 64
Acerca de las presentaciones para informes de subsumario 64
Creacin de un informe de subsumario 65
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales 68
Crear un informe subsumario con totales 69
Guardado y envo de un informe como archivo PDF 72
Leccin 10
Generacin de datos
Crear un grfico de lneas 75
Crear una base de datos sencilla 75
Aadir campos de texto en la tabla Resultados de existencias mensuales 75
Aadir registros a la base de datos 75
Crear un grfico de lneas 76
Cambiar el formato de grfico a polilnea 77
Visualizar el grfico en el modo Visualizacin 77
Leccin 11
Cmo hacer bases de datos relacionales
Visualizacin de un registro relacionado en un archivo 79
Definicin de una relacin con otra tabla 79
Visualizacin de los datos de un registro relacionado 80
Visualizacin de una lista de registros relacionados 81
Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes 81
Adicin de campos y formato al portal 82
Leccin 12
Compartir e intercambiar datos
Acerca de compartir datos 85
Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red 85
Abrir un archivo remoto 87
Acerca del intercambio de datos 88
Guardado y envo de datos 88
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos 88
Acerca de la importacin de datos 88
Importacin de datos al archivo de ejemplo 89
Leccin 13
Proteccin de los datos en FileMaker Pro
Creacin de una cuenta y una contrasea 91
Acerca de las cuentas 91
Creacin de un conjunto de privilegios 93
Acerca de los conjuntos de privilegios 93
Creacin de un conjunto de privilegios personalizado 94
| ndice 7
Leccin 14
Copias de seguridad de bases de datos
Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos 97
Cundo realizar la copia de seguridad 98
Leccin 1
Nociones bsicas de FileMaker Pro
Bienvenido al tutorial FileMaker
Pro. Este tutorial muestra cmo puede gestionar la informacin

en FileMaker Pro.
Aprender a utilizar el software de FileMaker Pro para realizar las acciones siguientes:
1 ubicar y ordenar informacin
1 crear e introducir registros en una base de datos sencilla
1 crear etiquetas de correo
1 crear clculos, botones y guiones
1 crear y ejecutar informes
1 mostrar datos de forma grfica en un grfico
1 crear relaciones entre tablas de bases de datos de FileMaker Pro
1 aprender a compartir archivos con otros usuarios de su red o a travs de Internet
1 proteger la informacin de su base de datos asignando conjuntos de privilegios y cuentas de usuario
y realizando copias de seguridad de sus bases de datos
Este tutorial se realiza en cinco horas aproximadamente y puede realizarse en una sola sesin o en varias.
Cmo utilizar este tutorial
Estas lecciones se basan en la base de datos de los socios de una empresa de viajes ficticia, Club corporativo
de turismo. Aquellos hombres de negocios que viajan que sean socios de este club ahorran dinero de los
costes de sus viajes y los gastos del club se compensan con una cuota de calidad de socio anual. FileMaker
Pro se utiliza para supervisar los nombres, las direcciones y el estado de la suscripcin de los socios, as
como generar etiquetas y cartas para contactar con ellos.
Debe completar las lecciones siguiendo el orden que aqu se presenta ya que es necesario comprender los
conceptos de las primeras lecciones para entender las siguientes. El archivo de ejemplo en el que trabaja ir
progresando conforme avance a travs de las diversas lecciones.
Se asume que est familiarizado con el sistema operativo del ordenador. Es esencial que para completar este
tutorial sepa realizar ciertas actividades en su sistema operativo, como abrir archivos o localizar carpetas.
Debido a que el uso de FileMaker Pro es la manera ms efectiva de conocer la aplicacin, cada leccin
ofrece una actividad prctica diseada para guiarle por los mens, las pantallas y los conceptos paso a paso.
El archivo incluido en este tutorial tiene el propsito de ilustrar las funciones de FileMaker Pro y, por ello,
es posible que no pueda utilizarse como plantilla para realizar ms tareas.
Nota Algunos procedimientos hacen referencia a un men abreviado. Para mostrar un acceso directo (men
de contexto), haga clic con el botn derecho en un objeto o rea para ver una lista de comandos. Si el ratn
del ordenador Mac no dispone de varios botones, pulse la tecla Control mientras hace clic para mostrar el
men abreviado. (En Mac, puede cambiar la configuracin de ratn en Preferencias del sistema).
Para enviar comentarios sobre esta gua, visite www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html.
Dnde encontrar los archivos del ejemplo
El archivo de ejemplo contiene datos del Club corporativo de turismo y le ofrece la oportunidad de practicar
la implementacin de los elementos de la base de datos que se describen en cada leccin. Si necesita
empezar de nuevo, sustituya el archivo de ejemplo existente por una nueva copia. Si se instal el archivo
de ejemplo, ste se encuentra en:
FileMaker Pro 11/Extras espaol/Aprendizaje
o
FileMaker Pro 11 Advanced/Extras espaol/Aprendizaje
Tambin puede descargar el archivo de ejemplo desde el sitio web de FileMaker:
www.filemaker.com/es/support/index.html
Conceptos de bases de datos
Qu es una base de datos?
Una base de datos es un mtodo de organizacin y anlisis de la informacin. Probablemente ha utilizado varias
bases de datos recientemente sin darse cuenta de ello. Una libreta de fechas, una lista de piezas e incluso su
libreta de direcciones son bases de datos.
Por qu usar una base de datos?
El almacenamiento de informacin en un archivo de base de datos tiene muchas ventajas. Una base de datos no
slo contiene informacin, sino que ayuda a organizar y analizar la informacin de maneras diferentes. Por
ejemplo, las bases de datos permiten agrupar informacin para informes, ordenarla para etiquetas de correo,
recontar el inventario o buscar una factura concreta.
Las bases de datos informatizadas ofrecen muchas ventajas sobre sus homlogas basadas en papel:
velocidad, fiabilidad, precisin y la posibilidad de automatizar muchas tareas repetitivas.
Cmo se organiza una base de datos?
Un archivo de base de datos se organiza en una o varias tablas. Las tablas almacenan registros. Cada registro
es un conjunto de campos.
Imagine que su libreta de direcciones es un archivo de base de datos de FileMaker Pro. Cada una de las
direcciones contenida en la libreta es un registro de una tabla Libreta de direcciones. Cada registro tiene
informacin como nombre, direccin, poblacin, etc. Cada uno de estos datos nombre, direccin y
poblacin se almacena en un campo independiente.
Cmo se muestran los datos de los campos?
FileMaker Pro muestra los campos en presentaciones. Cada presentacin se basa en una nica tabla y
muestra los registros de dicha tabla.
Imagine que su base de datos consta de una tabla Tareas y una tabla Libreta de direcciones. Una presentacin
basada en la tabla Libreta de direcciones mostrar los campos y registros de la tabla Libreta de direcciones.
Una presentacin basada en la tabla Tareas mostrar los campos y registros de la tabla Tareas.
4. Haga clic en la pgina derecha del icono del libro cada vez que desee avanzar un registro y haga clic en la
pgina izquierda cada vez que desee retroceder un registro.
5. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la derecha y sultela para desplazarse hacia delante varios
registros. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda y sultela para retroceder varios
registros.
Adems, puede hacer clic en el nmero de registro actual, escribir el nmero de registro que desee y
a continuacin, pulsar Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para ir a un registro concreto en la base
de datos.
Consejo El men Registros tambin proporciona comandos para desplazarse entre los registros. Seleccione
el men Registros > Ir al registro y elija entre Siguiente, Anterior o Visite...
Cmo visualizar la informacin de distintas formas
Aunque introduzca una sola vez la informacin en FileMaker Pro, puede utilizar esa informacin de
distintas formas. Las presentaciones permiten visualizar algunos o todos los campos.
Como no es necesario ver todos los campos en cada presentacin, stas son una herramienta eficaz para
imprimir o para trabajar simplemente con la informacin que necesite para llevar a cabo una tarea concreta.
Registro que se muestra actualmente Nmero total de registros
Icono de libro
Barra de desplazamiento
El men emergente de
modo muestra el modo
actual
Leccin 2
|
Visualizacin de la informacin 15
Cmo ver una presentacin diferente
Para ver algunas de las presentaciones posibles, utilice el archivo que acaba de abrir.
1. Haga clic en el men emergente de presentaciones, situado en la barra de presentacin. Aparece una lista
que muestra las presentaciones disponibles en este archivo.
2. Observe la marca de verificacin situada junto a la presentacin Entrada datos, su presentacin actual.
La presentacin Entrada de datos muestra la mayora de los campos de la tabla Socios.
Steve Williams
789 Ninth Avenue
Nueva York, NY 10001
Juanita lvarez 555-1234
Michelle Cannon 555-1234
Andre Common 555-1234
Marie Durand 555-1234
Jean Durand 555-1234
William Johnson 555-1234
John Lee 555-1234
Patrick Murphy 555-1234
Le Nguyen 555-1234
Kentaro Ogawa 555-1234
Mary Smith 555-1234
John Smith 555-1234
Sophie Tang 555-1234
Steve Williams 555-1234
Betty Wilson 555-1234
Listn telefnico
Estimada Sophie:
Le agradecemos que haya reservado un
crucero en nuestra empresa. Valoramos su
confianza y nos complace tener la oportunidad
de atenderle.
Si tiene alguna duda acerca de las reservas, no
dude en ponerse en contacto con nosotros.
Deseamos que el crucero sea de su agrado.
Atentamente,
John Lee
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias
presentaciones
Presentacin
men
emergente
Campos
3. Elija la presentacin Lista de clubes del men emergente Presentacin.
Esta presentacin muestra cada registro como una fila en una lista distribuida en columnas. Observe que
la presentacin Lista de clubes contiene slo cuatro de los campos que estaban presentes en la
presentacin Entrada datos. Dado que esta presentacin contiene un menor nmero de campos, algunos
de los datos no se muestran. No obstante, no se ha eliminado ningn dato de la base de datos.
4. Vaya al men desplegable de presentaciones y vuelva a la presentacin Entrada datos. No se ha perdido
ningn dato.
Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas
Puede visualizar las presentaciones de tres formas diferentes: como un formulario, como una lista y como
una tabla.
1 Ver como formulario muestra la presentacin actual con un registro cada vez.
1 Ver como lista muestra la presentacin actual como una lista, con un registro debajo de otro.
1 Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una cuadrcula.
Generalmente, las presentaciones pueden cambiarse entre la Vista Formulario, Lista y Tabla mientras la base
de datos se encuentra en el modo Visualizar.
La presentacin Lista de clubes muestra slo cuatro de los campos presentes en la presentacin
Entrada de datos
Leccin 2
|
Cambie entre la Vista Formulario, Lista y Tabla en la misma presentacin para ver las diferencias entre
ellas.
1. En el archivo de ejemplo, cambie a la presentacin Lista de clubes. Puede ver muchos registros en forma
de lista.
2. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin.
Ahora puede ver un nico registro, que se muestra en la misma presentacin. Slo ha cambiado la opcin
de visualizacin.
3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.
La funcin Vista como tabla le permite visualizar muchos registros a la vez en forma de cuadrcula.
4. Haga clic en Vista Lista en la barra de presentacin para regresar a la Vista lista.
Vista Formulario
Vista Lista
Vista Tabla
La presentacin Lista de clubes, vista como un formulario, despus como
una lista y, finalmente, como una tabla
Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin
La barra de herramientas de estado situada en la parte superior de la ventana de FileMaker Pro le permite
acceder rpidamente a los comandos de men que utiliza habitualmente en FileMaker Pro. Los botones
predeterminados de la barra de herramientas varan en funcin del modo en el que se encuentre. Puede
aadir y eliminar botones para personalizar la barra de herramientas de estado en cualquier modo. La barra
de presentacin situada bajo la barra de herramientas de estado le permite cambiar de presentaciones y vistas
rpidamente. Otros controles de la barra de presentacin varan segn el modo en que se encuentre.
Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado
1 Mueva el cursor sobre los botones de la barra de herramientas de estado.
Aparecer informacin sobre la herramienta de cada botn, en la que se describe su uso.
Personalizar la barra de herramientas de estado
Puede utilizar la barra de herramientas de estado tal cual o aadir y eliminar botones.
Para aadir un botn a la barra de herramientas de estado:
1. Haga clic en el men Vista > Person, barra herramientas...
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Windows: En el cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Comandos.
1 Mac OS: contine con el paso 3.
3. Arrastre Imprimir desde la Lista de comandos (Windows) o desde el cuadro de dilogo (Mac OS) hasta
la barra de herramientas de estado.
Para eliminar un botn desde la barra de herramientas de estado:
1 Arrastre el botn Ordenar desde la barra de herramientas de estado hasta el cuadro de dilogo.
Barra de
herramientas de
estado
Barra de
presentacin
Barra de herramientas de estado y barra de presentacin en modo Visualizar
Leccin 2
|
Para restablecer la barra de herramientas y que muestre solamente los botones predeterminados:
1 Windows: En la pestaa Barras de herramientas, seleccione Barra de herramientas de estado, haga
clic en Restablecer y, a continuacin, en Aceptar.
1 Mac OS: Arrastre el juego de botones predeterminado desde el cuadro de dilogo hasta la barra de
herramientas de estado.
Se elimina el botn Imprimir y se restablece el botn Ordenar.
2. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar (Windows) o Hecho (Mac OS) en el cuadro de dilogo.
Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo
En las prximas lecciones, utilizar una copia del archivo de ejemplo.
Para guardar una copia del archivo de ejemplo:
1. Seleccione el men Archivo > Guardar una copia como.
2. Seleccione la carpeta Aprendizaje para que la copia se guarde en ella.
Ejemplo Copia.fp7 aparecer automticamente como nombre de archivo.
3. Haga clic en Guardar.
4. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo original; para ello, seleccione el men
Archivo > Cerrar.
Para obtener ms informacin
Ha abierto una base de datos, ha visualizado los registros, ha cambiado entre presentaciones y ha conocido
las diferencias entre las vistas de formulario, lista y tabla, y ha explorado la barra de herramientas de estado
y la barra de presentacin. Asimismo, ha creado una copia de una base de datos que contiene los datos.
Si desea obtener ms informacin sobre la visualizacin de informacin en FileMaker Pro, consulte el
captulo 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.
Leccin 3
Bsqueda y ordenacin de registros
Una base de datos es un conjunto de registros. A veces trabajar con todos los registros de la base de datos
(para remitir por correo un catlogo anual a cada cliente, por ejemplo). Sin embargo, a menudo trabajar
con un subconjunto de la base de datos: personas de una determinada ciudad, por ejemplo, o registros
encuadrados en un margen concreto de fechas.
En FileMaker Pro, este proceso de bsqueda de registros que coincidan con un criterio concreto se llama
buscar registros. Una vez que haya encontrado los registros con los que desee trabajar, podr cambiar el
orden. Puede ordenar los registros en orden ascendente o descendente.
En esta leccin:
1 utilizar el modo Visualizar para encontrar registros que contengan:
1 datos coincidentes en cualquier campo con la opcin de bsqueda rpida
1 datos coincidentes en un campo nico
1 utilizar la opcin Bsqueda para:
1 encontrar registros que tengan datos coincidentes en mltiples campos concretos
1 buscar registros que coincidan con un rango de datos
1 reducir las bsquedas omitiendo registros
1 realizar una peticin de bsqueda, la modificar y utilizar la nueva bsqueda para localizar
diferentes registros
1 ordenar los registros en orden ascendente (de la a a la z) y aadir un nuevo registro al tipo
de ordenacin
Nota Antes de comenzar esta leccin, compruebe que dispone del archivo Ejemplo Copia.fp7. Para obtener
informacin sobre cmo acceder a la carpeta del Tutorial y realizar una copia del archivo Ejemplo.fp7,
consulte la leccin 2.
Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos
La bsqueda rpida le proporciona un modo fcil de buscar en todos los campos en la presentacin actual.
En la base de datos de los socios, encuentre todos los registros de socios de nombre John ubicados en el
Reino Unido.
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fp7 ubicado en la carpeta Aprendizaje.
2. Observe que la base de datos se encuentra en modo Visualizar y que la presentacin activa es Entrada
datos.
Puede usar la bsqueda rpida para buscar texto comn en diferentes campos de una base de datos.
3. Escriba John Reino Unido en el cuadro de texto de bsqueda situado en la esquina superior derecha
de la barra de herramientas de estado.
Escriba el texto que desea que encontrar aqu
4. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
El resultado de la bsqueda rpida es el conjunto encontrado. El grfico circular de la barra de herramientas
de estado muestra el conjunto encontrado como una parte de todos los registros de la base de datos.
5. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar los dos registros del
conjunto encontrado.
Su bsqueda rpida devolvi resultados para John Lee (campo Nombre) de Johns Circle (campo
Direccin domicilio 1) ubicado en el Reino Unido (campo Pas) y William Johnson (campo Apellidos)
ubicado en el Reino Unido (campo Pas), pero no John Smith, cuyo registro no contiene el texto Reino
Unido en ningn campo. Este tipo de bsqueda se denomina habitualmente como una bsqueda AND,
ya que los registros deben contener tanto John como Reino Unido.
Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico
Puede utilizar un men abreviado para encontrar datos coincidentes en un campo concreto. Ahora debe
encontrar todos los miembros ubicados en la ciudad de Nueva York.
1. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado para restaurar todos los registros
del conjunto encontrado.
Una vez ms, el grfico circular confirma que el conjunto encontrado contiene 29 registros.
Nota No es necesario hacer clic en Mostrar todos antes de realizar otra Bsqueda ya que, de forma
predeterminada, FileMaker Pro busca los registros en la base de datos completa.
2. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda para mostrar el primer registro de la base de datos
(Mary Smith ubicada en Estados Unidos).
3. Haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse la tecla Control mientras hace clic (Mac OS) en
el campo Ciudad.
4. En el men abreviado, elija Buscar registros coincidentes.
Nmero total de registros en la base de datos
Nmero de registros en el conjunto encontrado Grfico circular
Elija este elemento en
el men abreviado.
Leccin 3
|
Bsqueda y ordenacin de registros 23
La peticin devuelve registros de cuatro socios que viven en Nueva York. El grfico circula muestra que
el conjunto encontrado ha cambiado a cuatro registros.
5. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar cada uno de los cuatro
registros del conjunto encontrado.
Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos
Puede buscar registros que coincidan con distintos criterios, por ejemplo, socios que sean tanto de los
Estados Unidos como socios nuevos.
De nuevo debe crear una bsqueda AND. Para realizar una bsqueda AND en el modo Bsqueda, escriba
cada criterio de bsqueda directamente en el campo apropiado.
Para buscar todos los socios que vivan en los Estados Unidos y sean socios nuevos:
1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado.
FileMaker Pro cambia al modo Buscar. En el modo Buscar, cree una peticin de bsqueda utilizando los
campos marcados con un . Escriba los criterios que desea utilizar para la bsqueda en los campos
incluidos en dicha peticin.
2. Escriba EE. UU. en el campo Pas.
3. Escriba Nuevo en el campo Tipo de socio.
4. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado.
La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de dos registros en relacin con los dos nuevos
socios que viven en los Estados Unidos.
Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo
campo
A veces es necesario buscar registros que coincidan con ms de un criterio en un nico campo. Por ejemplo,
es posible que deba buscar todos los socios de Nueva York o Londres. Este tipo de bsqueda se suele llamar
bsqueda OR, ya que el conjunto encontrado constar de registros que coincidan con cualquiera de los criterios
de bsqueda.
Para llevar a cabo una bsqueda OR en FileMaker Pro, ser necesario que utilice distintas peticiones
de bsqueda.
1 Escriba el primer criterio de bsqueda en el campo apropiado de la primera peticin de bsqueda.
1 Cree una segunda peticin de bsqueda e introduzca el segundo criterio en el mismo campo.
Cuando haga clic en el botn Buscar, FileMaker Pro recuperar todos los registros que coincidan con
cualquiera de los criterios introducidos.
Para buscar todos los socios que viven en Nueva York o Londres:
1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado.
2. Escriba Nueva York en el campo Ciudad.
Nmero de registros en este conjunto encontrado
3. Haga clic en Nueva peticin en la barra de herramientas de estado.
Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que existen actualmente dos peticiones.
4. Escriba Londres en el campo Ciudad de esta segunda peticin.
5. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado.
La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de seis registros para los seis socios que viven
en Nueva York o Londres.
Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el
mismo campo
A veces desear buscar registros que coincidan con un rango de criterios dentro de un nico campo. Por
ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que estn dentro del periodo de un mes, o localizar
todas las facturas de ventas numeradas entre la nmero 500 y la 1000.
Para llevar a cabo este tipo de bsqueda en FileMaker Pro, se utiliza un smbolo de rango especial en la
peticin de bsqueda para especificar los lmites inferior y superior del criterio de bsqueda.
Para buscar los socios que abonaron su cuota de socio entre el 01.01.2009 y el 30.06.2009:
1. Haga clic en Buscar.
2. Escriba 01/01/2009 en el campo Fecha de pago.
Nota FileMaker Pro utiliza el formato de fecha especificado en la configuracin del sistema, por lo que
el formato de fecha que ve e introduce puede ser diferente del formato que se muestra en este tutorial.
3. En la barra de presentacin, haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista.
Consejo Como opcin, puede escribir cualquier operador del men directamente en el campo de
bsqueda.
La peticin de bsqueda deber mostrar 01/01/2009... en el campo Fecha de pago.
Nmero de peticiones de bsqueda
Seleccione el rango
Leccin 3
|
4. Inmediatamente despus de los puntos suspensivos (...), escriba 30/06/2009.
5. Haga clic en Ejecutar bsqueda o pulse Intro o Retorno.
La bsqueda devuelve seis registros, los de los seis socios que abonaron las cuotas dentro de los seis
primeros meses del ao 2009.
Reduccin de la bsqueda
A veces, es posible que necesite buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras que al mismo
tiempo se excluyan otros como, por ejemplo, buscar todos los registros que se aadieron en un ao concreto,
excepto aquellos que se aadieron en un mes determinado, o buscar todos los clientes que residan en Estados
Unidos, excepto los que vivan en la ciudad de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda
utilizando una combinacin de peticiones de bsqueda mltiples y omitiendo ciertos registros.
Como FileMaker Pro procesa las peticiones de bsqueda mltiples en el orden en que se crean, de esta forma es
posible crear bsquedas muy especficas. La omisin de los registros en una bsqueda no los elimina de la base
de datos.
Para buscar los registros de socios que abonaron sus cuotas en el ao 2009, excepto los que lo hicieron en marzo:
1. Haga clic en Buscar.
2. Escriba 2009 en el campo Fecha de pago.
3. Haga clic en Nueva peticin. Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que sta es la segunda
peticin en la bsqueda que se est realizando en esta base de datos.
4. Haga clic en Omitir en la barra de presentacin para que FileMaker Pro no incluya registros en el conjunto
encontrado que se ajusten a los criterios de esta segunda peticin de bsqueda.
5. Escriba 01/03/2009 en el campo Fecha de pago.
6. Haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista.
7. Tras los puntos suspensivos, escriba 31/3/2009 en el campo Fecha de paga a fin de no incluir los
socios que pagaron en algn momento durante el mes de marzo.
8. Haga clic en Ejecutar bsqueda.
La bsqueda devuelve 11 registros para 11 socios que abonaron sus cuotas en el ao 2009, excepto
los que lo hicieron en el mes de marzo.
Haga clic en Omitir
Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante
Si crea una peticin de bsqueda compleja que pretende utilizar en ms de una ocasin, puede guardarla
como Bsqueda guardada. De esa manera, podr ejecutar la peticin de bsqueda de manera rpida y
sencilla en modo Visualizar o Buscar.
Para guardar la ltima peticin de bsqueda:
1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y seleccione Guardar
bsqueda actual.
1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y seleccione Guardar bsqueda actual.
La ltima peticin de bsqueda que ejecut aparece en Especificar opciones para la bsqueda guardada.
2. En Nombre, escriba Cuotas pagadas 2009, excepto marzo y haga clic en Guardar.
Buscar los registros con una Bsqueda guardada
Para ejecutar la peticin de bsqueda guardada:
1. En el modo Visualizar, haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado.
El grfico circular de la barra de herramientas de estado muestra una vez ms el nmero total de registros
del archivo de ejemplo.
1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y, en Bsquedas
guardadas, seleccione Cuotas pagadas 2009, excepto marzo.
1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y, en Bsquedas guardadas, seleccione Cuotas pagadas
2009, excepto marzo.
De nuevo, slo aparecen 11 registros que renen los criterios que especific en la Bsqueda guardada.
La solicitud de bsqueda
aparece como el nombre
predeterminado de la
bsqueda guardada
Leccin 3
|
Ordenacin del conjunto encontrado
Una vez que haya encontrado un conjunto de registros con los que trabajar, podr ordenar dichos registros.
Por ejemplo, podr mostrar los registros en orden alfabtico u ordenarlos desde el ms reciente hasta el ms
antiguo.
Para ordenar los registros en orden alfabtico por los apellidos de los socios:
1. En la barra de presentacin, haga clic en el men emergente Presentacin y elija Lista de clubes.
Aparece la presentacin Lista de clubes, que har ms sencillo ver los resultados de la ordenacin.
La barra de color negro situada a la izquierda del registro para Mary Smith indica que es el registro actual
del conjunto encontrado.
2. Haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado.
Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar registros.
3. Si aparece cualquier campo en la columna Tipo de ordenacin a la derecha del cuadro de dilogo, haga
clic en Borrar todo.
4. En la lista de campos disponibles situada a la izquierda, seleccione Apellidos y haga clic en Mover.
Fjese que el smbolo de la direccin de ordenacin situado a la derecha del campo Apellidos aumenta de
tamao de izquierda a derecha. Esto indica que cuando la base de datos se ordene por este campo, los datos
estarn en orden ascendente (de la a a la z).
Seleccione Lista de clubes
Registro actual
Los botones de direccin
de ordenacin se activan
al seleccionar un campo
5. Haga clic en Ordenar.
Los nombres de la Lista de socios estn ordenados alfabticamente por sus apellidos. Fjese que el registro
actual sigue siendo May Smith, y que este registro se ha movido a su ubicacin dentro de la lista ordenada.
Aadir un nuevo registro en la Vista lista
Tras haber ordenado un conjunto encontrado, FileMaker Pro mostrar los nuevos registros que aada en la
ubicacin adecuada dentro de la lista ordenada al consignar (guardar) cada registro en la base de datos.
Para aadir un registro y ver cmo se ordena automticamente:
1. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
Ver un registro en blanco en la presentacin Lista de socios.
Nota Dependiendo del tamao de la ventana de FileMaker Pro, deber desplazarse hacia abajo para ver
el registro en blanco.
2. En Nombre, escriba Connel; en Apellidos, escriba Jordan; en Empresa, escriba DEF Ltd.; en Tipo
de socio, escriba Nuevo.
3. Haga clic fuera del campo Tipo de socio para guardar el nuevo registro en la base de datos.
El registro nuevo actual se ordena alfabticamente en la lista por el apellido.
4. Elija el men Registros > Desordenar.
Observe que los registros vuelven al orden en que estaban antes de que ordenara el conjunto encontrado
y que el nuevo registro aparece al final de la lista. ste es el orden en el que los registros se guardan en
la base de datos.
5. Seleccione el registro para Connel Jordan en el caso de que an no lo haya seleccionado.
6. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado y, a continuacin, haga clic
en Eliminar para borrar este registro del archivo de ejemplo.
7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
Ha buscado registros basndose en diversos criterios, ha reducido las bsquedas al omitir registros
especficos y ha aprendido a guardar peticiones de bsqueda. Adems, ha ordenado el resultado del conjunto
encontrado final y ha aadido un nuevo registro en la lista ordenada. Si desea obtener ms informacin
acerca de la bsqueda y ordenacin de registros en FileMaker Pro, consulte el captulo 2 de la Gua del
usuario de FileMaker Pro.
Leccin 4
Creacin de una base de datos e introduccin
de registros
En las lecciones anteriores, ya hemos visto cmo utilizar una base de datos simple con datos existentes.
Ahora crearemos archivos y aadiremos registros.
En esta leccin:
1 crear una base de datos sencilla
1 definir los campos para que contengan diferentes tipos de datos
1 crear registros
1 introducir datos
1 modificar datos
1 eliminar registros
1 introducir datos en un campo contenedor
Crear una base de datos sencilla
Acerca de los campos
Se crea un campo para cada categora de informacin que se necesita, como Nombre o Ciudad. Para buscar,
ordenar, calcular y mostrar los datos correctamente, el tipo de campo debera coincidir con la clase de datos
que contiene (texto, nmero, fecha, etc.). En lecciones posteriores aprender otros tipos de campos.
Creacin de una base de datos
1. En FileMaker Pro, realice una de las opciones siguientes:
1 Si ve la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, haga clic en Crear una nueva base de datos.
1 Si no ve dicha pantalla, seleccione el men Archivo > Nueva base de datos.
2. Vaya a la carpeta Aprendizaje y seleccinela como ubicacin para este archivo.
3. En Nombre de archivo, escriba MiArchivo.fp7 y haga clic en Guardar.
El archivo se abre en el modo Visualizar en la Vista Tabla. Ahora podr crear campos.
4. Haga clic en Crear campo.
5. Escriba el nombre.
Haga clic aqu para
crear un campo.
6. Haga clic en el smbolo + situado a la derecha del campo Nombre.
7. Escriba los apellidos.
8. Haga clic en el smbolo + y escriba Cuota pagada.
9. Haga clic en el smbolo + y escriba Fecha de pago.
10. Haga clic en el smbolo + y seleccione Contenedor.
Ha creado cinco campos en la base de datos.
Los campos creados en la Vista Tabla son del tipo de campo de texto de forma predeterminada.
Ahora debe cambiar el tipo de campo de algunos campos que ha creado.
11. Haga clic con el botn derecho en el campo Cuota pagada, elija Tipo de campo y seleccione Nmero.
12. Haga clic con el botn derecho en el campo Fecha de pago, seleccione Tipo de campo y Fecha y haga
clic en Aceptar para aceptar el formato de fecha predeterminado en FileMaker Pro.
13. Haga clic con el botn derecho en el campo Contenedor, seleccione Tipo de campo y, a continuacin,
Contenedor.
Haga clic aqu para crear otro campo.
Las etiquetas de campo aparecen como
cabeceras de columnas en la Vista Tabla
Seleccione Numrico
como tipo de campo.
Leccin 4
|
Creacin de una base de datos e introduccin de registros 31
Entrada de datos en la base de datos
Ahora puede introducir datos en MiArchivo.fp7.
Creacin del primer registro
1. Haga clic bajo la cabeza de la columna Nombre.
Aparece una nueva fila en la tabla. Se trata de un registro nuevo y vaco en la base de datos.
2. Escriba Jane.
3. Pulse la tecla del tabulador para desplazarse hasta el campo Apellidos.
Nota FileMaker Pro guarda automticamente los cambios a medida que trabaja.
4. Escriba Doe en el campo Apellidos.
5. Mantenga pulsado y escriba 25 en Cuota pagada.
En la siguiente leccin aprender cmo dar formato a los campos numricos para visualizar la moneda.
6. Mantenga pulsado y escriba 11/11/2009 en Cuota pagada.
Deje el campo Contenedor vaco por ahora.
Creacin de otro registro
1. Haga clic en la fila bajo Jane en el campo Nombre para crear un nuevo registro.
Consejo Tambin puede hacer clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado para crear un
nuevo registro.
2. Al igual que hizo para el registro de Jane Doe, introduzca los datos de John Smith, que pag 75 dlares
el 2/2/2009.
La base de datos contiene ahora dos registros.
Copiar datos mediante arrastrar y dejar
1. Haga clic en la siguiente fila y escriba un nombre y los apellidos de su seleccin.
2. Seleccione 75 en el campo Cuota pagada del registro 2.
Esta flecha indica el registro
actual en la Vista Tabla.
Introduzca los datos aqu
3. Arrastre el texto seleccionado al campo Importe pagado del registro 3 y suelte el ratn.
Nota Si no puede arrastrar el texto, es posible que no est habilitada la funcin de arrastrar y soltar para
FileMaker Pro. Para activar dicha funcin, seleccione el men Edicin > Preferencias (Windows) o el
men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS). En General, seleccione Permitir arrastrar y soltar
seleccin de texto, haga clic en Aceptar y repita los pasos 2 y 3.
4. Repita los pasos 2 y 3 para el campo Fecha de pago.
Modificacin de los datos de un registro
Supongamos que Jane Doe pag 75 euros y no 25. Puede corregir esta entrada con toda facilidad.
1. En el registro para Jane Doe, seleccione la cantidad en el campo Cuota pagada.

2. Escriba la nueva cantidad, 75.
3. Haga clic fuera del campo para consignar (guardar) este cambio en la base de datos.
Introducir datos en la Vista Formulario
Puede introducir datos en las vistas Formulario y Lista.
1. Haga clic en Vista Formulario .
2. En el ltimo registro que ha creado, seleccione los datos en el campo Apellidos y escriba un nombre
diferente.
3. Haga clic fuera del campo para guardar el cambio.
Eliminar un registro
1. Haga clic en Vista Tabla .
2. Seleccione el ltimo registro que ha creado.
3. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado.
4. Haga clic en Eliminar en el cuadro de dilogo de confirmacin.
Observe en la barra de herramientas de estado que solamente quedan dos registros en la base de datos.
Se ha seleccionado el texto del campo Importe pagado
Leccin 4
|
Creacin de una base de datos e introduccin de registros 33
Insertar un archivo en un campo contenedor
Un campo contenedor puede guardar imgenes, archivos de QuickTime, sonidos grabados o cualquier otro
tipo de archivo que quiera mantener en una base de datos.
1. Seleccione el campo contenedor en el primer registro.
2. Seleccione el men Insertar > Archivo.
3. Seleccione el archivo logo.gif ubicado en la carpeta Aprendizaje.
4. Haga clic en Abrir.
Al insertar un archivo, FileMaker Pro muestra el icono y el nombre del archivo en el campo contenedor,
pero no el contenido real del archivo.
Ha creado una base de datos sencilla y ha definido sus campos; a continuacin ha aadido, modificado y
eliminado registros y ha copiado datos entre diferentes registros. Si desea obtener ms informacin, consulte
los captulos 2 y 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Aprender ms aspectos relativos a la
introduccin de datos en campos de diferentes tipos y empleando diversos mtodos en leccin 7. Si desea
obtener ms informacin, consulte los captulos 2 y 5 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.
El campo contenedor muestra el
nombre y el icono del archivo GIF
Leccin 5
Personalizacin del aspecto
Puede mejorar el aspecto de los datos aadiendo grficos y otros efectos.
En esta leccin:
1 aprender cmo las presentaciones determinan lo que ve
1 aadir, cambiar el tamao y desplazar campos
1 aadir un panel de pestaas y modificar su color
1 mostrar valores en un campo numrico como moneda
1 cambiar el tamao, el color y el estilo del texto
1 aadir grficos
1 ver dnde buscar otras formas de personalizar una presentacin
Acerca de presentaciones y tablas
Cada presentacin se basa en una nica tabla y muestra los registros de dicha tabla. Si el archivo slo contiene
una tabla, todas las presentaciones del archivo se basarn en dicha tabla. Si el archivo contiene ms de una tabla,
debe elegir qu tabla utilizar la presentacin en el momento de crearla, aunque ms adelante la podr cambiar
en caso necesario.
Es importante qu tabla elige como base para la presentacin, pues determina qu campos y registros estn
disponibles para su uso en dicha presentacin. Los campos y registros no almacenados en la tabla actual se
seguirn pudiendo utilizar, pero se deber acceder a ellos a travs de relaciones. Obtendr ms informacin
sobre las relaciones en leccin 11, Cmo hacer bases de datos relacionales.
Acerca de la personalizacin de presentaciones
Disee las presentaciones en el modo Presentacin. Puede incluir cualquier combinacin de campos, texto
y grficos en las presentaciones. Puede modificar la fuente y el color de los campos y del texto; asimismo,
puede cambiar el aspecto de los datos en los campos Nmero o Fecha. Por ejemplo, puede hacer que un
campo Nmero incluya una notacin en forma de moneda, o puede establecer que un campo Fecha incluya
el da de la semana junto con el mes, da y ao.
Utilice el Inspector para la mayora de las tareas de formato en el modo Presentacin. Los cambios
realizados en el modo Presentacin afectan slo al aspecto de los datos. Los datos en s permanecen tal como
se introdujeron en el archivo.
Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos
Seleccin y cambio de tamao de campos
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fp7 en la carpeta Aprendizaje.
Consejo Al abrir Ejemplo Copia.fp7 en la leccin 3, puede seleccionar el men Archivo > Abrir reciente
y, a continuacin, seleccionarlo en la lista de archivos recientes para lecciones subsiguientes.
2. Seleccione Entrada datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin.
3. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin.
La barra de herramientas de estado muestra las herramientas que utiliza para disear las presentaciones.
Si no ve las herramientas de presentacin, ample la ventana de FileMaker Pro.
4. Desplace el cursor sobre la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin para familiarizarse
con las diferentes herramientas de presentacin.
Observe que cada campo contiene un icono , que indica que el campo est habilitado para realizar
bsquedas rpidas. El color del icono indica el rendimiento. Puede ocultar el icono de bsqueda rpida
si selecciona el men Visualizar > Mostrar > Bsqueda rpida.
5. Haga clic en el campo Nombre para seleccionarlo.
6. Arrastre el selector de la esquina inferior derecha del campo hacia la izquierda hasta que se reduzca,
dejndolo an lo suficientemente grande para que muestre el nombre ms largo que espere encontrar en
el archivo.
7. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin para ver los
resultados en el modo Visualizar.
8. En el modo Visualizar, haga clic en el libro que aparece en la barra de herramientas de estado para
recorrer los registros.
Si el campo no muestra los nombres totalmente, vuelva al modo Presentacin y ample el campo.
9. Repita del paso 3 al 8 para Apellido.
Herramientas de presentacin
Mostrar u ocultar el Inspector
y la barra de formato
Nmero de presentaciones de este
archivo
Haga clic y arrastre
el selector para
cambiar el tamao
Haga clic para seleccionar el campo
Leccin 5
|
Personalizacin del aspecto 37
Desplazamiento de un campo
1. Haga clic en Editar presentacin.
2. Haga clic en el interior del campo Apellidos y arrstrelo junto al campo Nombre.

Consejo Si mueve accidentalmente un campo o panel de pestaas errneo, seleccione el men Edicin >
Deshacer mover para deshacer el cambio.
En los pasos siguientes, utilizar el Inspector para alinear estos campos.
3. Haga clic enInspector en la barra de presentacin para abrirlo.
El Inspector le permite ubicar y formatear objetos en una presentacin con precisin.
4. Haga clic en el campo Nombre, presione Mays y haga clic en el campo Apellidos.
Se seleccionan los dos campos.
5. Haga clic en Ubicacin y, en Organizar y alinear, haga clic en Alinear bordes superiores .
El campo Apellidos se desplaza hasta que el borde superior se alinea con la parte superior del campo Nombre.
6. Arrastre la etiqueta del campo Apellidos por encima del campo Apellidos.
7. Arrastre la etiqueta del campo Nombre por encima del campo Nombre.
8. Pruebe con los botones Alinear del Inspector y las teclas de flecha del teclado a alinear las etiquetas
de campo entre s y con sus respectivos campos.
Consejo Si se equivoca al disear las presentaciones, puede hacer clic en Restablecer en la barra de
presentacin para deshacer los cambios que no hayan sido guardados y, despus, comenzar de nuevo.
Haga clic en
Ubicacin
Bordes superiores
Una vez finalizada, la presentacin debera parecerse a la que se muestra a continuacin.
9. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin en la barra
de presentacin para ver los resultados en el modo Visualizar.
Adicin de un campo
Si se ha definido un campo en una tabla, puede mostrarlo en cualquier presentacin basada en dicha tabla.
En la base de datos de ejemplo, hay algunos campos definidos que no se muestran en esta presentacin.
Ahora aadir uno de estos campos.
Nota Tambin puede colocar campos relacionados de otras tablas en las presentaciones, como se explica
en la leccin 11.
2. Haga clic en la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado y arrastre el nuevo campo
al campo Fecha de pago.

3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione Miembro desde, Crear etiqueta y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
El campo Miembro desde aparece en la presentacin. Ajuste el tamao del nuevo campo arrastrando
el selector derecho, de forma que tenga el mismo tamao que el campo Fecha de pago.
Observe que el formato de la etiqueta del campo Socio desde no coincide con las dems etiquetas
de campo de la presentacin. Puede utilizar la herramienta Copiar formato para copiar el formato de
una de las etiquetas y aplicarlo a otra.
4. Seleccione la etiqueta del campo Fecha de pago.
5. Seleccione la herramienta Copiar formato en la barra de herramientas de estado.
Aparecer un pincel junto al cursor , le indica que puede copiar y pegar formatos en la presentacin.
Herramienta Campo
Leccin 5
|
6. Haga clic en la etiqueta del campo Miembro desde.
El formato cambia y coincide con el formato de la etiqueta del campo Fecha de pago.
7. Seleccione el campo Miembro desde, pulse Mays mientras hace clic en el campo Cuota pagada y, a
continuacin, haga clic en Alinear bordes izquierdos en el Inspector para alinear a la izquierda estos campos.
8. Seleccione el campo Miembro desde y y repita el paso 7 para alinearlo a la derecha con el campo Fecha
de pago.
Nota Es posible que necesite utilizar las teclas de flecha para alinear el texto de etiqueta.
9. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para comprobar
la etiqueta y el campo nuevos en el modo Visualizar.
10. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
Ver que se ha introducido la fecha de hoy en el campo Miembro desde del nuevo registro. Se introducir
la fecha actual en el campo Miembro desde en cada uno de los nuevos registros que se creen.
11. Haga clic en Eliminar registro y, a continuacin, en Eliminar para borrar el registro vaco del archivo.
Adicin de un panel de pestaas
2. Seleccione la pestaa Informacin de contacto para seleccionar el panel de pestaas.
3. Seleccione el men Formato > Configuracin del grupo de pestaas.
4. En el cuadro de dilogo Configuracin del grupo de pestaas, en Nombre de la etiqueta, escriba
Informacin de socios.
5. Haga clic en Crear y, a continuacin, en OK.
Ver el nuevo panel de pestaas a la derecha de la pestaa Informacin de contacto.
Los identificadores aparecen alrededor de todo el panel
6. En el panel de la pestaa Informacin de contacto, seleccione los campos Empresa, Tipo de socio,
Cuota pagada, Fecha de pago y Miembro desde para arrastrarlos fuera del panel de pestaas.
7. Elija el men Edicin > Cortar.
8. Seleccione el panel de pestaas Informacin del socios.
9. Elija el men Edicin > Pegar objeto(s) de presentacin (Windows) o Pegar (Mac OS).
10. Una vez seleccionados los campos y las etiquetas, arrstrelos para colocarlos cerca de la parte superior
del panel de pestaas.
11. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin en la barra
de herramientas de estado para ver los resultados en el modo Visualizar.
Visualizacin de un nmero como moneda
Puede visualizar un nmero como moneda, incluso aunque slo se escriba en el campo el nmero.
El formato afecta slo a la forma en que se muestran los datos. No cambia los datos.
2. En el panel de pestaas Informacin del socios, seleccione el campo Cuota pagada.
3. En el Inspector, haga clic en Datos.
Haga clic en Datos
Leccin 5
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4. Cerca de la parte inferior del Inspector, bajo Formato de datos, haga clic en Numrico y en Formato,
seleccione Moneda.
5. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para ver el formato de
los datos.
Nota Es posible que tenga que hacer clic en la pestaa Informacin del socio o desplazarse a otro registro
para ver los datos formateados en el campo Cuota pagada.
Cmo aadir color a un panel de pestaas
A continuacin, modifique el color del panel de pestaa Informacin del socio para que coincida con el color
de la cabecera de esta presentacin.
2. Seleccione la pestaa Informacin del socio para seleccionar este panel.
3. En el Inspector, haga clic en Aspecto, seleccione Relleno y, a continuacin, Otro color.
4. En el cuadro de dilogo Color, introduzca el valor 238 para Rojo, Verde y Azul.
Nota Mac OS: Es posible que deba hacer clic en el icono de indicadores junto a la parte superior
del cuadro de dilogo y seleccionar los indicadores RGB en la lista para introducir los valores.
5. Haga clic en Aceptar.
El color del panel de pestaas Informacin del socio coincide con el color del encabezado.
Cambio del tamao y color del texto
1. En el modo Presentacin, seleccione la herramienta Seleccin en la barra de herramientas de estado.
2. Haga clic en la cabecera Club corporativo de turismo para seleccionar el bloque de texto.

3. En el Inspector, haga clic en Aspecto.
1 En Texto, escriba 25, haga clic en Cursiva , y en Color, seleccione azul.
.
Seleccione Cursiva para
Estilo
Escriba 25 en
Tamao
Seleccione azul
Adicin de un grfico a la presentacin
A continuacin, aadir un logotipo junto al nombre del club.
1. Haga clic a la izquierda del texto Club corporativo de turismo, en el lugar en el que desee colocar
el logotipo del club.
An no ver cambios en pantalla.
2. Elija el men Insertar > Imagen.
3. Abra la carpeta Aprendizaje.
4. Asegrese de que se muestran todos los tipos de archivos y seleccione logo.gif.
6. Arrastre el logotipo o bloque de texto para desplazarlo, si fuera necesario.
7. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para ver la
presentacin terminada.
Ha aprendido cmo mejorar el aspecto de los datos mediante paneles de pestaas, grficos, texto
personalizado, formato de campos y colocacin creativa de objetos en la presentacin. Aprender a aadir
un grfico a una presentacin en leccin 10.
Existen otras muchas formas de personalizar el aspecto de los campos y presentaciones.
Por ejemplo, tras crear una presentacin, puede:
1 aadir efectos, como relieve o patrones a los objetos
1 utilizar lneas o cuadros para destacar o separar la informacin
1 aadir barras de desplazamiento a campos individuales
1 cambiar el fondo o el color de los campos
Cuando se crea una presentacin nueva, puede aplicar colores y estilos utilizando un tema. Para obtener ms
informacin sobre estas mejoras, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 6
Creacin de listas, etiquetas postales y cartas
modelo
Puede crear con facilidad presentaciones para visualizar e imprimir la informacin de diferentes formas.
En esta leccin, crear:
1 una lista de los registros
1 etiquetas de correo
1 una carta modelo
Creacin de una lista en columnas
Una lista en columnas muestra muchos registros de manera simultnea. Cada fila es un registro.
Cada columna contiene una categora de datos, como por ejemplo Apellidos o Telfono.
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fp7.
2. Haga clic en Editar presentacin en la barra de la presentacin.
3. Haga clic en Nueva presentacin/informe en la barra de herramientas de estado.
4. En Nombre de presentacin, escriba Lista de socios.
5. Seleccione Vista Lista para el nuevo tipo de presentacin y haga clic en Siguiente.
6. Haga doble clic en cada uno de los siguientes campos en el orden en el que desee que aparezcan en la lista:
1 Apellidos
1 Nombre
1 Empresa
1 Tipo de socio
Estos campos pasan a la lista Campos mostrados en presentacin/informe.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Haga clic en Apellidos y en Mover para que FileMaker Pro ordene los registros alfabticamente segn
los apellidos.
10. Seleccione Estndar en la lista de temas de presentacin y haga clic en Siguiente.
11. Haga clic en Siguiente en cada uno de los paneles restantes para aceptar los valores predeterminados.
12. Haga clic en Finalizar.
Los datos de todos los registros de los campos Apellidos, Nombre, Empresa y Tipo de socio aparecen en
la presentacin Lista de socios. La presentacin terminada se mostrar en la Vista lista del modo
Visualizar. Observe que la presentacin que acaba de crear aparece en el men emergente Presentacin
de la barra de presentacin.
Creacin de etiquetas de correo
Acerca de las presentaciones de etiquetas
Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusin. Los campos de fusin se agrandan o se reducen
para ajustar los datos al campo, y no ocupan espacio si el campo est vaco. El propsito de los campos de
fusin es nicamente de visualizacin e impresin. En ellos no se pueden introducir datos.
Creacin de una presentacin de etiquetas
En esta seccin se utilizar el asistente Nueva presentacin/informe para:
1 crear una presentacin de etiquetas
1 seleccionar campos que se incluirn en las etiquetas
Creacin de la presentacin de etiquetas
2. Haga clic en Nueva presentacin/informe.
3. En Nombre de presentacin, escriba Etiquetas.
4. En Seleccionar un tipo de presentacin, desplcese hacia abajo y seleccione Etiquetas.
6. Elija Avery 5160 en la lista Usar medidas de las etiquetas en el caso de que an no se haya seleccionado.
Leccin 6
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Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 45
Seleccin de los campos que aparecern en las etiquetas
1. En la lista, haga doble clic en Nombre.
<<Nombre>> se desplaza al rea Contenido de etiqueta. Los corchetes en ngulo en torno al campo del
nombre indican que se trata de un campo de fusin y los datos (en este caso, el nombre incluido en el
registro) aparecern en etiquetas en lugar del texto del marcador de posicin Nombre. Observe que el
punto de insercin del cuadro de texto Contenido de etiqueta parpadea.

2. Despus de <<Nombre>>, introduzca un espacio.
3. En la lista, haga doble clic en Apellidos.
4. Despus de <<Apellidos>>, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
De esta forma, el punto de insercin pasa a la lnea siguiente.
5. Haga doble clic en Direccin 1 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno.
6. Haga doble clic en Direccin 2 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno.
7. En la lista, haga doble clic en Ciudad.
8. Escriba una coma, luego un espacio.
9. En la lista, haga doble clic en Pas.
El contenido de la etiqueta debe ser similar a ste:
11. Seleccione Ver en modo Vista previa y, a continuacin, haga clic en Finalizar.
Ver una pgina de etiquetas tal como se imprimir en el modo Vista previa.
Fjese que no todos los registros tienen el mismo nmero de lneas de texto. Los registros con direcciones
de cuatro lneas muestran todas las lneas. En los registros que slo necesitan 3 lneas, la lnea extra se
omite de modo que no existan lneas en blanco en las etiquetas.
12. Cuando haya examinado la presentacin de etiquetas, haga clic en Abandonar Vista previa en la barra
de presentacin para volver al modo Presentacin.
Creacin de una carta modelo
Acerca de las presentaciones de cartas modelo
En FileMaker Pro, una carta modelo es simplemente una presentacin que contiene texto. Para esta carta,
incluir campos de fusin de manera que aparezca la informacin adecuada de la empresa para la direccin
y el saludo, as como para el nombre de la empresa en el cuerpo de la carta. Se incluye un grfico que
representa el logotipo del club de turismo.
Creacin de una presentacin de una pgina en blanco
Debera seguir en el modo Presentacin.
2. En Nombre de presentacin, escriba Carta de bienvenida.
3. Seleccione Presentacin en blanco para el nuevo tipo de presentacin.
Dado que esta carta no incluir cabecera ni pie de pgina, brrelos ahora.
5. En la presentacin, haga clic en la pestaa Cabecera y, a continuacin, pulse Retroceso (Windows)
o Suprimir (Mac OS).
6. Haga clic en la pestaa Pie de pgina y, a continuacin, pulse Retroceso o Suprimir.
7. Arrastre la pestaa Cuerpo hacia abajo aproximadamente 25 centmetros.
Al soltar el botn del ratn, podr ver los lmites de la pgina. Si no los ve, arrastre la pestaa Cuerpo algo
ms hacia abajo.
Pestaa Lmites de la pgina
Leccin 6
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8. Arrastre ahora la pestaa Cuerpo hasta justo por encima del lmite de la pgina.
La lnea del lmite de pgina desaparecer. Al arrastrar la pestaa de cuerpo por encima del lmite
de la pgina se limita la carta modelo a una nica pgina.
9. Utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla para desplazarse hacia
la derecha hasta que vea una lnea de puntos gruesa en el lado derecho. Este es el lmite derecho de
la pgina. La carta se encuentra entre estos lmites.
10. Desplcese totalmente hacia la izquierda.
11. Desplcese hasta la parte superior de la presentacin.
Creacin del bloque de texto
Crear un bloque de texto con un margen de 5 centmetros por cada lado.
1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado.
2. Arrastre un rectngulo que comience aproximadamente a 5 centmetros desde la parte inferior izquierda
de la presentacin y termine aproximadamente a 5 centmetros de la parte inferior derecha, segn indican
las lneas de los lmites de pgina.
Cuando suelte el ratn, el punto de insercin parpadear en la parte inferior izquierda del cuadro de texto.
Escribir la carta dentro de este cuadro.
Adicin de la direccin
1. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin.
2. Seleccione Nombre en la lista y haga clic en Aceptar.
3. Introduzca un espacio.
4. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin.
5. Seleccione Apellidos en la lista y haga clic en Aceptar.
6. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
7. Aada los campos de fusin correspondientes a la direccin postal, la ciudad y el pas, con los espacios,
nuevas lneas y signos de puntuacin adecuados.
Escritura de la carta
1. Pulse Intro o Retorno dos veces para introducir dos retornos de carro al final de la direccin.
2. Inicie la lnea del saludo: escriba Estimado/a y un espacio.
3. Introduzca los campos de fusin para el nombre y los apellidos, separados por un espacio.
En sus propias cartas puede utilizar ms campos (por ejemplo un campo para el tratamiento) para conseguir
un saludo ms adecuado.
4. Escriba una coma e introduzca dos retornos de carro.
5. Escriba la carta:
El Club corporativo de turismo le da la bienvenida a usted y a su empresa
a nuestra organizacin.
Esperamos hacer negocios con usted muy pronto y que disfrute de muchos
viajes con nosotros en el futuro.
Si escribe una palabra de forma incorrecta, ver una lnea de puntos de color rojo debajo de dicha palabra.
Para desactivar el revisor ortogrfico en tiempo real en este archivo, seleccione el men Archivo >
Opciones de archivo. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga clic en la pestaa Ortografa.
Anule la seleccin de Indicar palabras dudosas con un subrayado especial.
Si es probable que uno o ms campos contengan palabras (como nombres, por ejemplo) que un corrector
ortogrfico marcara como incorrectas, puede desactivar el corrector ortogrfico para esos campos concretos.
Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa
1. Haga clic tras la palabra empresa del primer prrafo.
2. Escriba una coma y un espacio.
3. Introduzca un campo de fusin para el nombre de la empresa del socio.
4. Escriba otra coma.
Adicin de la despedida
1. Haga clic al final del texto e introduzca dos retornos de carro.
2. Escriba Atentamente, e introduzca cuatro retornos de carro.
3. Escriba John Jones y una coma.
4. Introduzca un retorno de carro y, a continuacin, escriba Presidente.
Desactive esta
casilla de
verificacin para
eliminar el
subrayado de las
palabras con
errores
ortogrficos.
Leccin 6
|
5. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para
ver la carta personalizada, lista para ser impresa, para cada uno de los registros de la base de datos.
Nota Es posible que el registro que aparece en la ventana sea distinto del que se muestra aqu debido
a las pruebas que haya podido realizar en el archivo de ejemplo.
6. Examine algunos registros para ver los campos de fusin actualizados.
Consulte Adicin de un grfico a la presentacin en la pgina 42 para obtener informacin acerca de
cmo aadir un logotipo a la cabecera de la carta.
En esta leccin ha creado presentaciones de listas, etiquetas y cartas modelo. Puede utilizar FileMaker Pro
para crear tantas presentaciones como desee con el fin de organizar la informacin del modo que vea
oportuno. Puede obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones en leccin 9 y en el captulo
3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Si desea obtener informacin acerca de cmo desactivar la
verificacin ortogrfica de unos determinados campos de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 7
Simplificacin de la entrada de datos
Es posible simplificar la forma de introducir los datos en FileMaker Pro y mejorar la exactitud mediante
listas de valores, campos de clculo y entrada automtica de datos.
En esta leccin:
1 ver cmo las listas de valores pueden simplificar la entrada de datos
1 escribir y probar frmulas de clculo
1 utilizar opciones de introduccin automtica en un campo para la entrada de datos
Entrada de datos utilizando listas de valores
Las Listas de valores permiten elegir los valores que desee a partir de una lista de desplazamiento, un men
emergente, casillas de verificacin o botones circulares. Estas listas pueden contener valores predefinidos,
o pueden construirse de forma dinmica en base a los valores de un determinado campo. Son un mtodo
eficaz para introducir valores utilizados con frecuencia en la base de datos.
Definicin de una lista de valores
2. Elija Entrada datos en el men desplegable Presentacin si no est ya seleccionado.
3. Elija el men Archivo > Gestionar > Listas de valores.
4. Haga clic en Nueva.
5. Asigne un nombre a la nueva lista de valores escribiendo Tipos de socios.
6. Haga clic en el cuadro de texto Usar valores personalizados y escriba Nuevo y Renovando,
escribiendo cada valor en la lnea adecuada.
Lista de valores con valores predefinidos, mostrados como
botones circulares
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar lista de valores.
8. Haga clic en Aceptar para finalizar.
Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares
2. Seleccione la pestaa Informacin del socio en caso de que no se est mostrando.
3. Seleccione el campo Tipo de socio.
4. Haga clic en Inspector para abrir el Inspector, si an no se muestra.
5. Seleccione Datos y bajo Campo, en Estilo de control, seleccione Juego de botones circulares.
6. En Valores de, elija Tipos de socios.
Esta es la lista de valores que ha definido en la seccin anterior.
7. Seleccione Aspecto.
8. Bajo Objeto, en Lnea, seleccione Negro.
Este ajuste muestra el rea de seleccin para cada botn circular.
Los botones circulares debern verse en el Modo Presentacin.
9. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar y,
a continuacin, pruebe su lista de valores y los botones haciendo clic sobre ellos.
Seleccione Juego de
botones circulares
Seleccione la lista de
valores Tipos de socios
Haga clic en Datos
Campo Tipo de socio con
formato de botn circular
Leccin 7
|
Simplificacin de la entrada de datos 53
Generacin de valores con un campo de clculo
Cuando desee que FileMaker Pro realice un clculo, por ejemplo, para determinar el importe de impuestos
debidos o la cuota apropiada, se utiliza un campo de clculo. Los campos de clculo son uno de los tipos de
campo de FileMaker Pro. FileMaker Pro puede realizar clculos sencillos y complejos.
La frmula del clculo utiliza valores del registro actual o registros relacionados. La frmula puede utilizar
valores de todos los tipos de campo. Puede utilizar clculos que devuelvan valores de texto (por ejemplo,
combinando los contenidos de los campos de nombre y apellidos en un campo para el nombre completo),
fechas, horas, marcas de fecha y hora y contenidos de los campos contenedor.
Creacin de un campo de clculo
Los socios del Club corporativo de turismo pagan una cuota anual. Los nuevos socios abonan una cuota de
200 euros, mientras los antiguos miembros pagan 100 euros. El siguiente clculo devuelve una cuota de
renovacin sobre la base del tipos de socios de que se trate.
Existen varias formas diferentes de formular un clculo, cada una de las cuales puede aportar el resultado
correcto. El siguiente mtodo emplea una secuencia If para comparar los datos introducidos en el campo Tipo
de socio con uno de los tipos de socios. El clculo devuelve uno de los dos resultados.
2. Seleccione la ficha Informacin del socio.
3. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.
4. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est seleccionada.
5. En Nombre del campo, escriba Tarifa de renovacin.
6. En Tipo, seleccione Clculo para hacer que este campo sea un campo de clculo..
7. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de dilogo Especificar clculo.
Seleccione Clculo
8. Revise la lista de funciones a la derecha del cuadro de dilogo Especificar clculo hasta que localice
If (prueba ; resultadoUno ; resultadoDos ). Haga doble clic en esta funcin, de modo que aparezca en
el siguiente cuadro de texto.
Esta funcin tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba se evala como verdadera (resultado
uno), y un resultado si es falsa (resultado dos). Sustituir los marcadores de posicin prueba, resultado
uno y resultado dos por los componentes reales del clculo.
9. Seleccione el texto del marcador de posicin prueba y escriba lo siguiente exactamente como aparece
aqu:
Tipo de socio = Renovado
10. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado uno y escriba 100.
11. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado dos y escriba 200.
12. Asegrese de que el resultado del clculo se configura como Numrico.
Si recibe un mensaje de error, asegrese de que todos los espacios y puntuacin son idnticos a la frmula
mostrada anteriormente.
14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
El campo Tarifa de renovacin aparece en la parte inferior de la presentacin, bajo el panel de pestaas
Informacin del socio. Dependiendo del tamao de la pantalla, es posible que necesite desplazarse por
ella para verlo.
15. Seleccione el campo Tarifa de renovacin y su etiqueta, y arrastre ambas hasta colocarlas debajo del
campo Miembro desde.
Lista de campos
Verifique el tipo de datos que
devolver el clculo
Lista de funciones
Sustituya estos
marcadores de
posicin
para generar su
clculo
Seleccione Numrico
El clculo
completo
Leccin 7
|
Simplificacin de la entrada de datos 55
16. Observe que el formato de la etiqueta Tarifa de renovacin no coincide con el formato de otras etiquetas
de la base de datos de ejemplo. Utilice la herramienta Copiar formato para volver a formatearlo.
La frmula de clculo ya est completada. Cuando se introducen los datos en el campo Tipo de socio,
FileMaker Pro los comparar con la palabra que estamos probando, Renovado. La prueba es verdadera
si coincide con la palabra, y el clculo devolver el primer resultado, 100. Si no coincide, la prueba es falsa
y devuelve el segundo resultado.
Prueba del clculo
Para comprobar si el clculo funciona, guarde y abandone la presentacin y cambie a la pestaa Informacin
del socio. A continuacin, intente modificar el valor del campo Tipo de socio de Nuevo a Renovado. Observe
que el resultado del campo Tarifa de renovacin cambia cuando se modifica el tipo de socio.
Introduccin automtica de un nmero secuencial
FileMaker Pro permite introducir automticamente ciertos tipos de datos; por ejemplo, nmeros
incrementales, al crear un nuevo registro.
Creacin de un campo para nmeros de serie
3. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est seleccionada.
4. En Nombre de campo, escriba Nmero de socio.
5. Seleccione Numrico como tipo de campo.
6. Haga clic en Crear.
7. Haga clic en Opciones.
8. Seleccione Nmero secuencial en la pestaa Autointroducir. Para este ejercicio, no es necesario que
cambie la opcin Generar ni las cantidades de siguiente valor o incrementado en.
9. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentacin. Es posible que tenga que desplazarse de
nuevo hacia abajo para verlo.
Seleccione
Nmero
secuencial
10. Arrastre el campo y la etiqueta de campo a la pestaa Informacin del socio y utilice el Inspector y la
herramienta Copiar formato para volver a formatearlo para que coincida con otros campos y etiquetas
de esta presentacin.
11. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar.
Seleccione el panel de pestaas Informacin del socio.
12. Pruebe la opcin de entrada del nuevo campo haciendo clic en Nuevo registro en la barra de
herramientas de estado varias veces. Cada vez que se crea un registro nuevo, el valor del campo Nmero
de socio aumenta en uno.
13. Elimine todos los registros creados en la base de datos.
Ha aprendido cmo simplificar la entrada de datos al definir y dar formato a listas de valores, campos
de clculo y nmeros secuenciales de introduccin automtica. Para obtener ms informacin acerca
de campos de clculo y de las opciones de introduccin-automtica, as como la definicin y el formato
de listas de valores, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 8
Automatizacin de tareas con botones y guiones
FileMaker Pro le permite automatizar muchas tareas de la base de datos con botones y guiones. Estas
potentes funciones pueden ahorrar bastante tiempo desarrollando una serie de acciones con un simple clic.
En esta leccin:
1 realizar y utilizar un botn para llevar a cabo una tarea
1 crear y ejecutar un guin sencillo para realizar una tarea de varios pasos
1 utilizar un botn para ejecutar un guin
Realizacin de una tarea utilizando un botn
Un botn es un objeto de una presentacin en el que puede hacer clic para ejecutar muchos comandos
de FileMaker Pro. Por ejemplo, puede crear un botn para cambiar de una presentacin a otra en la base
de datos.
Creacin del botn
2. Elija Entrada datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no est
seleccionado.
4. Elija la herramienta Botn .
5. Dibuje el botn en la parte superior de la presentacin.
6. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, seleccione el comando Ir a la presentacin en la lista
de Navegacin.
7. En el rea Opciones, en Especificar, haga clic en Presentacin.
8. En el cuadro de dilogo Especificar presentacin, seleccione Lista de clubes y haga clic en OK.
Coloque el botn aqu
9. Para el estilo de botn, seleccione Botn redondeado.
10. Haga clic en OK.
11. Fjese que el punto de insercin se encuentra ahora en el centro del botn. Escriba Ir a la Lista
de clubes en el botn para identificarlo.
12. Haga clic fuera del botn.
Si tiene que desplazar el botn, seleccinelo y arrstrelo hasta el punto deseado, como lo hara con cualquier
otro elemento de la presentacin.
Para ver si el botn funciona, haga clic en Guardar presentacin y en Salir de Presentacin para cambiar al
modo Visualizar y poder hacer clic en el botn. El botn muestra la presentacin Lista de clubes.
Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin
Tal como acaba de ver, puede utilizar un botn para ejecutar un comando sencillo. Para hacer que FileMaker Pro
ejecute una secuencia de comandos, utilice un guin.
Guiones
Un guin permite elaborar una serie de instrucciones para que las ejecute FileMaker Pro. Al igual que los
botones, los guiones permiten automatizar la mayora de los comandos de men de FileMaker Pro, as como
activar algunos comandos que no se encuentran en la estructura de mens de FileMaker Pro. Los guiones
sencillos permiten ejecutar tareas sencillas, mientras que los complejos pueden combinar elementos (como
respuestas y control del usuario) con tcnicas de programacin (como estructuras en rbol y bucles) para
crear conjuntos de instrucciones dinmicos y de gran capacidad.
Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de etiquetas
1. Seleccione el men Guiones > Gestionar guiones.
2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo guin.
3. En el cuadro de texto Nombre de guin, escriba Vista previa de presentacin de etiquetas.
4. Seleccione el paso de guin Ir a la presentacin y haga clic en el botn Mover. (Tambin puede
seleccionar y mover los pasos de guin haciendo doble clic en ellos.)
5. En el rea Opciones de paso de guin, haga clic en Especificar, seleccione Presentacin y, a
continuacin, seleccione la presentacin de las etiquetas.
Especifique la presentacin Lista de
clubes
Seleccione Botn
redondeado
Leccin 8
|
Automatizacin de tareas con botones y guiones 59
6. En la lista de la izquierda, desplcese hacia abajo y seleccione el paso de guin Modo vista previa y muvalo
sobre el guin.
7. Cierre el cuadro de dilogo Editar guin, haga clic en Guardar y, a continuacin, cierre el cuadro de
dilogo Gestionar guiones.
8. Para ejecutar el guin que acaba de crear: cambie al modo Visualizar, elija el men Guiones > Vista
previa de presentacin de etiquetas. FileMaker Pro muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo
Vista previa.
Asignacin de un guin a un botn
Aunque los botones normalmente son ms cmodos para los usuarios, los guiones son una funcin mucho
ms potente que le permiten combinar muchos comandos de men en una sola accin ejecutable. El uso de
un botn para ejecutar un guin le ofrece lo mejor de ambas funciones.
Para asignar el guin que acaba de crear al botn que cre anteriormente:
1. Seleccione Entrada datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin.
2. Haga clic en Abandonar Vista previa y en Editar presentacin en la barra de presentacin.
3. Haga doble clic en el botn que cre anteriormente en esta leccin.
4. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, elija el paso de guin Ejecutar guin junto a la parte
superior de la lista en la parte izquierda.
5. En el rea Opciones, en Guin actual, haga clic en Especificar. Seleccione Vista previa de presentacin
de etiquetas en la lista de guiones disponibles y haga clic en Aceptar.
6. Deje el resto de los parmetros predeterminados del botn tal cual y haga clic en Aceptar.
Cambio de nombre del botn
1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado.
El guin
terminado
Seleccione
Ejecutar guin
2. Haga clic en el botn una vez. Aparece el punto de insercin de texto en el botn.
3. Seleccione el tipo de botn y escriba Vista previa de presentacin de etiquetas para cambiar
el nombre de este botn. Es posible que tenga que ajustar el tamao del botn tras cambiar el nombre.
Prueba del botn
1. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar y,
a continuacin, pruebe el botn haciendo clic sobre l.
Al hacer clic sobre este botn se ejecuta el guin, que muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo
Vista previa.
En esta leccin, ha creado botones y guiones y ha utilizado estas dos funciones juntas. Para obtener
ms informacin acerca de la creacin de botones y guiones, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 9
Creacin y ejecucin de informes
El proceso de recuperacin y organizacin de los datos de una base de datos se llama creacin de informes.
Los informes le ayudan a organizar y ver datos en grupos.
En esta leccin:
1 crear un informe dinmico en la Vista Tabla
1 usar el Asistente de nueva presentacin/informe para:
1 crear un informe con datos agrupados
1 generar un informe con datos agrupados y totales
1 guardar un informe como un archivo PDF y enviarlo como un archivo adjunto de correo electrnico
Acerca de los informes de sumario
Los Informes sumario presentan simplemente los totales de los datos, no fraccionan la informacin en
grupos menores. Los informes de subsumario, tambin llamados informes con datos agrupados, clasifican
la informacin por un campo o campos concretos y agrupan la informacin jerrquicamente. A continuacin,
se puede calcular el subtotal o la media o contar la informacin del subsumario.
Un campo de sumario es un tipo de campo que puede especificar al definir los campos en la Vista Tabla, el
Asistente de nuevas presentaciones/informes o en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. Los campos
sumario permiten clculos en todos los registros del conjunto encontrado. En general, cuando deba calcular
el total de datos de diversos registros, debe utilizar un campo de sumario.
Crear un informe dinmico en la Vista Tabla
Los informes dinmicos en la Vista Tabla resultan una forma rpida de formatear y mostrar datos de
sumario. Aqu crear un informe rpido que incluya todas las cuotas de socios abonadas por cada miembro
del club de turismo, adems de los subtotales y totales generales de las tarifas de socio por empresa.
Analizar los datos en la Vista Tabla
2. Haga clic en Entrada de datos en el men Presentacin, si an no se muestra.
3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.
Observe que los campos de la presentacin Entrada de datos aparecen como cabeceras de columnas en la
Vista Tabla.
Ocultar datos no necesarios en el informe
De forma predeterminada, la Vista Tabla muestra todos los campos en la presentacin actual. Puede ocultar
los campos que no desea mostrar en este informe. Al ocultar campos en la Vista Tabla, no se eliminan los
datos o definiciones de campo de la presentacin o de la base de datos.
1. Haga clic con el botn derecho en cualquier cabecera de columna y seleccione Modificar Vista Tabla
en el men abreviado.
2. En el cuadro de dilogo Modificar Vista Tabla, cancele la seleccin de las casillas de verificacin
de todos los campos, salvo Empresa, Nombre, Apellidos y Cuota pagada.
Las columnas se ocultan en la Vista Tabla al cancelar la seleccin de las casillas de verificacin.
Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario.
1. Haga clic con el botn derecho en la cabecera de la columna Empresa y seleccione Aadir grupo final por
empresa en el men abreviado.
Observe que los registros se ordenan de nuevo y se agrupan por empresa. Al aadir un grupo anterior
o posterior en la Vista Tabla, FileMaker Pro ordena automticamente los registros en orden alfabtico
(a-z) por el campo de agrupacin. Los campos agrupados por se denominan campos de interrupcin.
En este caso, el campo Empresa es el campo de interrupcin.
2. Haga clic en la cabecera de columna Cuota pagada, seleccione Subtotales finales y Total (tarifas de socio)
en el men abreviado.
Las cantidades subtotales aparecen en la columna Cuota pagada en cada grupo de empresas.
Nota Si no puede ver las cantidades subtotales en la columna Cuota pagada, arrastre la cabecera de
la columna Cuota pagada para ampliar la columna.
Cancele la seleccin de las
casillas de verificacin de los
campos que desee ocultar en
la Vista Tabla.
Leccin 9
|
Creacin y ejecucin de informes 63
Etiquetar y dar formato a datos agrupados
1. Haga clic en la fila de sumario final de color gris y seleccione Aadir campo Grupo (Empresa) en el men
abreviado para mostrar el nombre de la empresa para cada agrupamiento.
2. Haga clic con el botn derecho en la cabecera de la columna Empresa y seleccione Ocultar campo para
ocultar los datos de empresa repetidos en la columna Empresa.
La etiqueta creada en el campo Empresa permanece en la Vista Tabla para identificar el campo Grupo.
3. Haga clic con el botn derecho de nuevo en la fila de sumario, seleccione Color de la parte y seleccione
un color para destacar los subtotales en el informe.
Haga clic con el botn
derecho en la fila de
sumario
Seleccionar Aadir campo
Grupo (Empresa)
4. Desplcese hacia la parte inferior del informe, haga clic con el botn derecho en la fila de totales,
seleccione Color de la parte y un color diferente para destacar el total general en el informe.
El informe completado incluye las cuotas abonadas por cada socio, un subtotal de tarifas de socio por
empresa y un total general de las tarifas de socio de las tres empresas.
Para que este informe se muestre correctamente en la Vista Tabla, los datos deben organizarse por
Empresa. Si organiza los datos por otro campo, no ver los cambios de formato realizados en la
Vista Tabla.
5. Haga clic con el botn derecho en la cabecera de columna, seleccione Restablecer la Vista Tabla y,
a continuacin, S para borrar la configuracin de informe dinmico y volver a mostrar todos los campos
de la presentacin Entrada de datos.
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados
Con el asistente de nuevas presentaciones/informes podr crear un informe en otra presentacin. Al crear
informes en el asistente, dispone de la opcin de crear un guin que volver a ejecutar el informe para
actualizar los datos que muestra.
Acerca de las presentaciones para informes de subsumario
Una presentacin con un informe con datos agrupados requiere diversos elementos para funcionar
adecuadamente.
Las presentaciones diseadas para los informes de subsumario incluyen:
1 una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada nivel de detalle que desee desglosar.
Los subtotales se basan en los
grupos de empresa
Total general
Leccin 9
|
1 uno o varios campos por los que agrupar los registros (campos de interrupcin).
1 registros ordenados mediante estos campos de interrupcin, en el orden en el que las partes del
subsumario aparecen en la presentacin del informe.
El asistente Nueva presentacin/informe crea estas estructuras y realiza esta configuracin automticamente.
Creacin de un informe de subsumario
Para crear el Informe tipo de socio:
1. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin, haga clic en Editar presentacin
en dicha barra.
2. Haga clic en Nueva presentacin/informe en la barra de herramientas de estado.
3. En Nombre de presentacin, escriba Informe tipo de socio.
4. Seleccione Informe para el nuevo tipo de presentacin.
5. Borre Incluir subtotales e Incluir totales generales.
Observe los cambios de la vista previa del informe en el asistente; obtendr una idea del aspecto del
informe con la configuracin actual.
Seleccin de los campos utilizados en este informe
1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de socio, y muvalo a la lista
Campos de la presentacin.
2. Seleccione y mueva el campo Apellidos.
La vista previa del
informe se actualiza
al seleccionar un
tipo de presentacin
3. Seleccione y mueva el campo Nombre.
5. Mueva el campo Tipo de socio a la lista Categoras de informes para organizar los registros por tipo
de socio.
6. Cancele la seleccin de la casilla de verificacin Tipo de socio.
La opcin Tipo de socio se mostrar slo una vez en cada grupo, tal y como se muestra en la imagen de la
vista previa del informe en el asistente.
Cancele la seleccin
del Tipo de socio para
ocultar los valores
repetidos en el informe
Leccin 9
|
8. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin.
De esta forma se ordenan los registros de cada grupo de tipos de socios alfabticamente segn los
apellidos de los socios. Observe que el campo de interrupcin Tipo de socio aparece automticamente en
la parte superior de la lista Tipo de ordenacin. FileMaker Pro agrupar los registros por esta categora
antes de ordenar datos.
Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie
1. Seleccione el tema Estndar para ajustar el tamao del texto, color y estilo del informe acabado y,
a continuacin, haga clic en Siguiente.
2. En el rea Cabecera, en Superior centro, seleccione Texto personalizado grande.
3. Escriba Informe tipo de socio para la cabecera del informe y haga clic en Aceptar.
4. En el rea Pie de pgina, en Inferior centro, seleccione Nmero de pgina para incluir nmeros en la parte
inferior de cada pgina del informe.
Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe
1. Haga clic en Crear un guin.
2. Deje el Nombre del guin tal como aparece y haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en Ver en modo Visualizar si no est seleccionado.
Aparece el informe completado en el modo Visualizar en la Vista Lista. Los miembros estn agrupados
segn el tipos de socios y, dentro de cada categora, se han ordenado alfabticamente segn el apellido.
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su informe
final no tenga el mismo aspecto que el que se muestra a continuacin.
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales
En el ejercicio anterior, ha creado un informe que agrupaba los datos en categoras basadas en valores
de campo comunes. En este ejercicio, crear un informe similar que incluya tambin subtotales para cada
categora y un total general para todo el informe.
Crear un informe subsumario que:
1 agrupa los socios por tipo de socio
1 calcula el subtotal de las cuotas cobradas para cada tipo de socio
1 proporciona un total general de estas cuotas
Un informe con datos agrupados y totales requiere los mismos elementos que un informe con datos
agrupados: una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada categora, un campo o campos
segn los cuales agrupar los registros y una ordenacin de la base de datos segn estos campos.
Adems, son necesarios dos elementos ms:
1 una parte de la presentacin de sumario general
1 campo(s) sumario para mostrar los totales, medias o recuentos
De nuevo, el asistente crea estos elementos de informe automticamente.
Este informe agrupa los
datos por el campo Tipo
de socio, tambin
llamado
campo de interrupcin
Marcador de posicin para
el nmero de pgina. El
nmero de pgina actual
aparecer en el modo
Vista previa y tambin
cuando se imprima el
informe.
Leccin 9
|
Crear un informe subsumario con totales
Para crear el Informe tarifa de socio:
3. En Nombre de presentacin, escriba Informe tarifa de socio.
4. Seleccione Informe para el nuevo tipo de presentacin.
5. Seleccione Incluir subtotales e Incluir totales generales.
Seleccin de los campos utilizados en este informe
1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de socio, y muvalo a la lista
Campos mostrados en presentacin/informe.
2. Seleccione y mueva el campo Apellidos.
3. Seleccione y mueva el campo Nombre.
4. Seleccione y mueva el campo Cuota pagada y haga clic en Siguiente.
5. Ahora desea organizar los registros segn Tipo de socio, de modo que mueva este campo a la lista
Categoras de informes.
6. Cancele la seleccin de la casilla de verificacin Tipo de socio a fin de que este campo no se repita en cada
lnea del informe; a continuacin, haga clic en Siguiente.
7. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin para ordenar los registros en cada grupo de tipo
de socio alfabticamente segn los apellidos de los socios.
Seleccione Incluir
subtotales e Incluir
totales generales
Especificacin de subtotales y totales generales
En el Informe tarifa de socio, desear ver los subtotales de las cuotas pagadas por cada tipo de socio, Nuevo
y Renovado, y un total general de las cuotas de ambos grupos al final del informe. Para hacer esto, deber
especificar campos de sumario de subtotal y total general en el asistente Nueva presentacin/informe.
El campo de sumario que utilizar es Tarifa de socio, campo ya definido anteriormente en el archivo de
ejemplo. Tarifa de socio calcula el total de las cuotas introducidas en el campo Importe pagado.
1. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Tarifa de socio de la lista de campos
disponibles; a continuacin, haga clic en OK.
2. En Categora a resumir por, utilice el valor predeterminadoTipo de socio.
3. En Situacin del subtotal, utilice el valor predeterminado Debajo del grupo de registros.
4. Haga clic en Aadir subtotal para aadir el campo Tarifa de socio como subtotal. Esto le indica a
FileMaker Pro que cree un subtotal de las cuotas de socio pagadas bajo cada categora de socio.
6. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Tarifa de socio de la lista de campos
disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar.
Esto le indica a FileMaker Pro que utilice el campo Tarifa de socio en el total general.
7. Haga clic en Aadir total general para aadir el campo Tarifa de socio como total general al final
del informe. Esto le indica a FileMaker Pro que cree un total general de las cuotas de los socios.
Leccin 9
|
Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie
1. Seleccione el tema Estndar para ajustar el tamao del texto, color y estilo del informe acabado.
3. Vaya a la lista Superior centro y seleccione Texto personalizado grande.
4. Escriba Informe cuota de socio para la cabecera del informe y haga clic en Aceptar.
5. Vaya a la lista Inferior centro y seleccione Nmero de pgina para numerar las pginas en el pie
del informe.
Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe
1. Haga clic en Crear un guin.
2. Deje el Nombre del guin tal como aparece y haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en Ver en modo Visualizar si no est seleccionado.
Ver el informe completo en la Vista Lista. Se calcula el subtotal de las cuotas cobradas para cada tipo
de socio y se muestra debajo de los nombres de dichos socios y, en la parte inferior del informe, aparece
un total general de todas las cuotas.
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su informe final
no tenga el mismo aspecto que el que se muestra a continuacin.
Subtotales
Total general
Eliminar un registro para ver los valores de sumario actualizados
Cuando trabaja en Vista lista o Vista tabla en el modo Visualizar, FileMaker Pro actualiza automticamente
los valores de sumario cuando se aaden o cambian los valores de datos.
Para eliminar un registro y ver la actualizacin de valores de sumario dinmicamente:
1. Seleccione el registro para Gerard LeFranc.
2. Haga clic en Eliminar registro y en Eliminar.
El subtotal para los nuevos socios y el total general muestra los valores actualizados.
Guardado y envo de un informe como archivo PDF
Despus de ejecutar un informe, puede guardarlo como un archivo PDF y enviarlo como un archivo adjunto
de correo electrnico.
1. Seleccione el men Archivo > Guardar/Enviar registros como > PDF.
2. Seleccione la carpeta Aprendizaje para que el archivo se guarde en ella.
3. En Nombre de archivo (Windows) o Guardar como (Mac OS), escriba Informe tarifa de socio.
4. Para Guardar, seleccione Registros visualizados.
5. Seleccione Crear correo electrnico con un archivo adjunto.
Seleccione el registro
para Gerard LeFranc
Seleccionar para
crear un PDF
Leccin 9
|
FileMaker Pro crea el archivo PDF y lo transfiere al programa de correo electrnico. El archivo PDF
aparece como un archivo adjunto en el mensaje de correo electrnico que puede enviar. Puede hacer
doble clic en el adjunto en la ventana del correo electrnico para ver el informe como un archivo PDF.
Nota Si utiliza un cliente de correo electrnico basado en la Web, haga clic en Cancelar. Repita los
pasos anteriores sin seleccionar Crear correo electrnico con archivo como archivo adjunto del paso 5.
A continuacin, seleccione el men Archivo > Enviar > correo. En el cuadro de dilogo Enviar correo,
en Enviar por, seleccione Servidor SMTP, especifique las opciones de SMTP, seleccione Adjuntar
archivo, localice y seleccione el PDF del informe y, por ltimo, haga clic en Aceptar.
7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
En esta leccin, ha creado informes con datos y totales agrupados en la Vista Tabla por medio del asistente
Nueva presentacin/informe. Adems, ha guardado un informe como un archivo PDF para enviarlo como
un archivo adjunto de correo electrnico. Para obtener ms informacin sobre la creacin de informes,
consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 10
Generacin de datos
Puede crear grficos circular, de rea, de lneas o de barras en FileMaker Pro para comparar y contrastar
los datos.
En esta leccin crear un grfico de lneas para mostrar una tendencia en el valor de existencias de
ABC Company en un periodo de seis meses.
Crear un grfico de lneas
Los grficos de lnea son adecuados para mostrar datos que cambian continuamente en el tiempo, como
datos econmicos histricos.
Crear una base de datos sencilla
1. En FileMaker Pro, realice una de las opciones siguientes:
1 Si ve la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, haga clic en Crear una nueva base de datos.
1 Si no ve dicha pantalla, seleccione el men Archivo > Nueva base de datos.
2. Para el nombre del archivo, haga clic en Resultados de existencias mensuales y guarde el archivo
en la carpeta Tutorial.
El archivo se abre en el modo Visualizar en la Vista Tabla.
Aadir campos de texto en la tabla Resultados de existencias mensuales
1. Haga clic en Crear campo y escriba Empresa.
2. Si desea aadir dos campos ms a esta presentacin, haga clic en el smbolo + en la cabecera de
la columna, escriba Mes y, a continuacin, haga clic en + de nuevo y escriba Precio.
Aadir registros a la base de datos
1. Haga clic bajo la cabecera de la empresa para crear un registro nuevo en la base de datos.
2. Escriba los seis registros siguientes en la Vista Tabla.
Consejo Presione el tabulador para pasar de un campo a otro. Haga clic en el smbolo + para comenzar
una nueva fila.
Empresa Mes Precio
ABC Company Enero 13,00
ABC Company Febrero 6,00
ABC Company Marzo 10,00
ABC Company Abril 4,00
ABC Company Mayo 15,00
ABC Company Junio 21,00
Crear un grfico de lneas
1. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin para cambiar a la Vista
Formulario.
2. Haga clic en Editar presentacin en la barra de herramientas de estado para cambiar al modo
Presentacin.
3. Seleccione Cuerpo en la presentacin y arrastre la parte del cuerpo de la presentacin hacia abajo
a fin de dejar espacio para el grfico.
4. Haga clic en la herramienta Grfico en la barra de herramientas de estado, arrastre el rectngulo
grande a la parte del cuerpo de la presentacin.
Aparece el cuadro de dilogo Configuracin de grfico.
5. Para el tipo de grfico, seleccione Lnea.
Observe que la vista previa del grfico se actualiza al realizar cambios en la configuracin del mismo.
Sin embargo, la vista previa no muestra datos de su base de datos hasta que visualice el grfico en los
modos Visualizar, Buscar o Vista previa.
6. Para el ttulo del grfico, escriba Valor de la Accin Compaia ABC.
Al hacer clic fuera del cuadro de texto Ttulo de grfico, FileMaker Pro aade comillas al texto del ttulo.
7. Para el eje horizontal (X), haga clic en , seleccione Especificar nombre de campo, elija Mes en la lista
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Los valores de datos en el campo Mes aparecern como etiquetas en la parte inferior del grfico (la serie
de datos del eje X). Se trata de los datos que est comparando (en este caso, el mes en el que se inform
acerca de los precios de las existencias).
8. Para el eje vertical (Y), haga clic en , seleccione Especificar nombre de campo, elija Precio en la lista
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Los valores de datos en el campo Precio aparecern como puntos conectados por una lnea en el grfico
(la serie de datos del eje Y). Se trata de los datos que est comprobando (en este caso, el precio del que
se inform cada mes).
9. Para Utilizar datos desde, seleccione Conjunto encontrado actual.
Leccin 10
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Generacin de datos 77
Cambiar el formato de grfico a polilnea
FileMaker Pro ofrece dos formatos para grficos de lnea: ajuste a curva y polilnea. La diferencia entre los
puntos de datos se enfatiza al utilizar lneas rectas (polilnea).
1. Haga clic en Formato de grfico.
Aparece el cuadro de dilogo Formato de grfico.
2. Para la apariencia de grfico, seleccione Polilnea.
3. Haga clic en Aceptar, y de nuevo en Aceptar para regresar al modo Presentacin.
Ver datos de marcador de posicin en el grfico en el modo Presentacin. Debe cambiar al modo
Visualizar para ver los datos de su base de datos.
Visualizar el grfico en el modo Visualizacin
1. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin en la barra de presentacin.
Aparece el grfico completado.
Si tiene dificultades para leer el grfico (por ejemplo, la lnea plana), regrese al modo Presentacin,
seleccione el grfico y arrastre los identificadores para ampliarlo. A continuacin, regrese al modo
Visualizar para verificar el grfico.
2. Cierre el archivo Resultados de existencias mensuales.
Ha creado un grfico de lneas basado en el conjunto encontrado. Si desea ms informacin sobre la
generacin de grficos, consulte el captulo 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Si desea ms
ejemplos sobre la generacin de grficos paso a paso, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Elija
Polilnea
La vista previa del
grfico se actualiza y
muestra el formato
que ha
seleccionado.
Leccin 11
Cmo hacer bases de datos relacionales
Las bases de datos relacionales permiten visualizar fcilmente los datos relacionados y agilizar la entrada
de datos. Puede introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizar estos datos en tablas o archivos
relacionados.
En esta leccin:
1 ver cmo funcionan las bases de datos relacionales
1 definir una relacin
1 mostrar los datos de un registro relacionado
1 mostrar una lista de registros relacionados
El archivo de ejemplo de esta leccin utiliza dos tablas:
1 la tabla Socios con registros para socios individuales del Club corporativo de turismo
1 la tabla Empresas con registros para las empresas en las que trabajan estos socios. Cada empresa tiene
un gran nmero de socios.
Visualizacin de un registro relacionado en un archivo
Definicin de una relacin con otra tabla
El archivo contiene las tablas, pero no la estructura relacional. Ahora crear estas estructuras.
3. Haga clic en la ficha Relaciones.
Ver el grfico de relaciones. El grfico de relaciones muestra todas las tablas del archivo actual.
Puede utilizar las tablas del grfico de relaciones para organizar la vista de los datos. Cada aparicin de
una tabla en el grfico de relaciones representa una vista diferente de los datos. Cuando crea una relacin
entre dos tablas, hace que los datos guardados en cualquiera de las tablas estn accesibles a la otra tabla,
de acuerdo con los campos coincidentes y los criterios que establezca para la relacin.
4. En la tabla Socios, haga clic en el campo Empresa y arrastre una lnea al campo Empresa de la tabla Empresas.
El campo Empresa es el campo coincidente.
5. Suelte el botn del ratn. Ver la relacin que acaba de crear.
La relacin se basa en los datos coincidentes del campo Empresa de ambas tablas. Los registros estn
relacionados si los datos del campo Empresa de una tabla coinciden con los datos del campo Empresa de
la otra tabla.
6. Haga clic en Aceptar para guardar esta relacin.
Visualizacin de los datos de un registro relacionado
Una vez definida la relacin, puede modificar una presentacin para que muestre los datos utilizando dicha
relacin. Aqu, se mostrar la direccin de la empresa.
1. Elija la presentacin Informacin de cuenta corporativa en el men desplegable Presentacin.
3. Mediante la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado, arrastre un campo a la
presentacin.
Puede ver el cuadro de dilogo Especificar campo que muestra la lista de los campos de esta tabla.
4. Haga clic en la Tabla actual (Socios) y seleccione la tabla Empresas de la lista.
Ahora puede ver una lista de los campos en la tabla relacionada Empresas. Los dos puntos (::) antes de
cada nombre de campo indican que son campos relacionados, no campos definidos en la tabla Socios en
la que actualmente trabaja. Estos campos relacionados mostrarn los datos de la tabla relacionada.
5. Seleccione ::Direccin de empresa.
6. Seleccione Crear etiqueta (si no est seleccionada) y haga clic en Aceptar.
7. Repita los pasos 3-6 para ::Ciudad y ::Pas.
8. Mueva los campos si fuera necesario y cambie el tamao de los campos para que muestren todos los datos
que contienen. Cuando termine, los campos deberan tener el siguiente aspecto:
9. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin en la barra
de presentacin para volver al modo Visualizar.
Leccin 11
|
Cmo hacer bases de datos relacionales 81
10. Haga clic en el libro que aparece en la barra de herramientas de estado para recorrer los registros.
Mientras que la presentacin Informacin de cuenta corporativa se basa en la tabla Socios, puede ver los
datos de direcciones almacenados en la tabla Empresas por medio de la relacin que configur
anteriormente en esta leccin.
Visualizacin de una lista de registros relacionados
Las relaciones son bidireccionales. La relacin creada entre las tablas Socios y Empresas muestra los datos
(direcciones de empresas) de la tabla Empresas. Seguidamente, utilizar la misma relacin para mostrar
datos (nombres de socios) de la tabla Socios.
Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes
Puede aadir un portal en una presentacin para mostrar datos de campos relacionados.
1. Elija la presentacin Empresas en el men emergente Presentacin.
Para poder mostrar los datos de los registros relacionados, es necesario que est definida una relacin.
A continuacin, utilizar la relacin que cre en la tabla Socios en esta misma leccin, aunque es preciso
modificar primero dicha relacin para permitir la creacin de registros relacionados.
2. Elija el men Archivo > Gestionar > Base de datos y haga clic en la pestaa Relaciones, si no est
seleccionada.
3. En el grfico de relaciones, haga doble clic en el operador relacional para mostrar el cuadro de dilogo
Editar relacin.
4. En la parte inferior del cuadro de dilogo ubicado debajo de Socios, seleccione Permitir la creacin de
registros en esta tabla a travs de esta relacin. Esto le permitir aadir un nombre a la lista Socios.
5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo
Gestionar base de datos.
6. Utilice el icono del libro o el deslizador de la barra de herramientas de estado para pasar al registro de la
primera empresa (ABC Company).
Seleccione
esta casilla
de
verificacin
8. Seleccione la herramienta Portal en la barra de herramientas de estado y cree un cuadro que contenga
la lista de nombres.
9. En el cuadro de dilogo Configurar portal, elija la tabla Socios en Mostrar registros relacionados desde.
10. Seleccione Mostrar barra de desplazamiento vertical.
11. Deje el valor de Fila inicial en 1. Cambie el valor de Nmero de filas a 7.
Adicin de campos y formato al portal
1. En el cuadro de dilogo Aadir campos al portal, seleccione el campo ::Nombre y muvalo a la lista
Campos incluidos.
2. Seleccione y mueva el campo ::Apellidos.
4. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin para abrir el Inspector, si an no se muestra.
5. Seleccione Aspecto y en Objeto, en Lnea, seleccione el color Negro.
6. Utilice la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado para crear etiquetas para los campos
Nombre y Apellidos en el portal.
El portal deber tener un aspecto parecido a ste cuando termine.
7. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para ver la lista de socios de cada
empresa.
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su portal no
tenga el mismo aspecto que el que muestra la imagen.
El portal muestra una
lista de socios de la
tabla relacionada
Haga clic aqu
para introducir un
nuevo socio para
esta empresa
Leccin 11
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Cmo hacer bases de datos relacionales 83
8. Pruebe la nueva estructura: escriba el nombre de un nuevo socio de ABC Company, cambie a la
presentacin Entrada datos y fjese si aparece como ltimo registro.
Cuando agreg el nuevo socio, la relacin cre automticamente un registro para l (o ella) en la tabla
Socios. ABC Company se introduce automticamente en el campo coincidente debido a que se aadi el
nombre al portal del registro de ABC Company.
Ha visto cmo utilizar y crear relaciones sencillas. Este tutorial cubre simplemente los aspectos bsicos. Existen
muchos puntos importantes a tener en cuenta al construir un sistema de bases de datos relacionales. Asegrese de leer
el captulo 4 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la informacin relacional de la Ayuda de FileMaker Pro
antes de utilizar las relaciones en sus propios archivos.
Leccin 12
Compartir e intercambiar datos
Puede compartir datos en una red utilizando FileMaker Pro, FileMaker Server o a travs de Internet
utilizando Instant Web Publishing. Tambin puede compartir datos importndolos a archivos de
FileMaker Pro desde otras aplicaciones o exportndolos desde archivos de FileMaker Pro a otras
aplicaciones.
En esta leccin aprender:
1 a habilitar la posibilidad de compartir archivos de FileMaker Pro a travs de una red
1 a importar datos a un archivo de FileMaker Pro
Acerca de compartir datos
Puede utilizar Compartir FileMaker en red para compartir bases de datos de FileMaker Pro en la red para
que hasta nueve usuarios de FileMaker Pro accedan y utilicen simultneamente el mismo archivo de base
de datos. Si necesita compartir archivos con ms de 9 usuarios al mismo tiempo en la red, puede utilizar
FileMaker Server para compartir archivos, que permite que un mayor nmero de usuarios compartan
archivos y ofrece un mayor rendimiento y mejor seguridad.
Puede utilizar Instant Web Publishing para publicar presentaciones de FileMaker Pro como pginas Web
a fin de que los usuarios que dispongan de un navegador Web conectados a su Intranet (o Internet) accedan
a las bases de datos de FileMaker Pro.
Puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin y
exportacin de datos. Por ejemplo, puede importar datos que se encuentran en otra base de datos o en
un programa de hoja de clculo o exportar datos de direcciones para crear cartas modelo personalizadas
con un procesador de textos. Cuando importe o exporte datos, stos se copian en el archivo de destino,
que no est compartido por las aplicaciones.
Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red
Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro pueden utilizar
simultneamente el mismo archivo de base de datos.
Importante Su acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada equipo en el
que se instale la aplicacin FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar de forma simultnea la licencia
de software en diferentes equipos.
La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en anfitrin. Todos los usuarios que abren
el archivo compartido despus del anfitrin se convierten en clientes.
Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrin y los clientes tienen acceso a la misma informacin y todos
los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario.
Las modificaciones de datos, guiones o presentaciones realizadas por cualquier usuario se guardan en el archivo
compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside el archivo.
Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin de campos
y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario.
Para habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red:
Nota Para activar o cambiar el estado de la funcin de compartir de un archivo en sus propios archivos,
debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionar privilegios ampliados. Las cuentas,
contraseas y conjuntos de privilegios se abordan en leccin 13.
2. Seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker.
3. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, en Comparticin en red, haga clic en Activar.
Ver la direccin TCP/IP del sistema bajo los controles de Comparticin de red.
El anfitrin abre el archivo.
Los clientes abren las conexiones con
el archivo compartido
Haga clic para activar el
uso compartido de la red
Seleccin del nivel de acceso de red para Ejemplo Copia.fp7.
Leccin 12
|
Compartir e intercambiar datos 87
4. Observe que se ha seleccionado Ejemplo Copia.fp7.
5. En Acceso de red a archivo, seleccione Todos los usuarios.
Nota Windows: Puede que reciba una advertencia de seguridad del sistema operativo cuando habilite
la comparticin de red en FileMaker Pro.
Ejemplo Copia est ahora alojado en su equipo. Debe mantener abierto este archivo para que est disponible
para los usuarios de su red.
Abrir un archivo remoto
Un archivo se considera remoto cuando est almacenado en un ordenador (conectado a la red) distinto del
que usted est utilizando. Una vez que un anfitrin abre un archivo compartido en FileMaker Pro, hasta
nueve usuarios pueden abrir el archivo remoto como clientes.
Para abrir un archivo remoto:
1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto.
2. En Vista, seleccione Anfitriones locales para ver la lista de los anfitriones.
Nota En caso de que su equipo no est conectado a una red, o de que no haya archivos de FileMaker Pro
alojados actualmente, el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto no mostrar ningn archivo.
3. Seleccione el anfitrin y, a continuacin, el archivo que desee abrir.
En funcin de cmo est configurada la comparticin de archivos en su equipo, es posible que deba
introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo Windows) para abrir
el archivo remoto.
5. Cierre todos los archivos remotos abiertos.
Seleccionar para ver
una lista de anfitriones
Seleccione el archivo que
desee abrir
Seleccione el equipo que aloja el
archivo que desee abrir
O bien, escriba la ruta de red del
archivo que desee abrir
Para reducir la lista,
escriba unas letras
del archivo que est
buscando
Acerca del intercambio de datos
puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin y
exportacin de datos. Puede:
1 importar datos a un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una tabla existente
1 compartir e importar datos de fuentes de datos ODBC
1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de FileMaker Pro
1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
Guardado y envo de datos
Puede guardar datos de FileMaker Pro como archivo de Microsoft Excel o como archivo de PDF, lo que le
permite dar sus datos a usuarios que no dispongan de FileMaker Pro. FileMaker Pro le permite enviar por
correo electrnico el archivo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda. Tambin puede crear guiones para
guardar o enviar registros como archivos Excel o PDF.
FileMaker Pro puede enviar mensajes de correo electrnico a uno o ms destinatarios. Puede introducir
manualmente destinatarios, el asunto del mensaje, etc., o puede utilizar valores de campos o clculos. Tambin
puede crear guiones para enviar un correo electrnico o enviar un enlace a snapshot a su base de datos, que
captura un conjunto encontrado y se lo muestra a otro usuario.
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos
La mayora de las aplicaciones almacenan los datos en sus propios formatos de archivo, pero muchas
de ellas permiten tambin intercambiar informacin utilizando formatos intermediarios. Por ejemplo,
FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos en Microsoft Excel,
texto separado por tabulaciones (tab), valores separados por comas (csv) o XML, entre otros formatos.
Si desea intercambiar datos con otro programa, compruebe la documentacin incluida con ese programa
para determinar el formato de archivo intermediario comn que admitan tanto FileMaker Pro como el otro
programa.
Nota La mayora de los formatos de archivo no importan ni exportan ajustes de formato como, por ejemplo,
las fuentes, el tamao, el estilo o el color.
Acerca de la importacin de datos
Existen diferentes formas de importar datos a un archivo existente. Puede:
1 agregar nuevos registros a una tabla existente
1 crear una nueva tabla de datos importados
1 actualizar registros existentes en una tabla existente
1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Ciertas opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los registros coincidentes
sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una vez importados, no se puede deshacer
esta accin. Para proteger sus datos, elija siempre el men Archivo > Guardar una copia como para realizar una
copia de seguridad del archivo antes de llevar a cabo una importacin que actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los registros se
denomina destino.
Leccin 12
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Compartir e intercambiar datos 89
Importacin de datos al archivo de ejemplo
1. En Ejemplo Copia.fp7 seleccione Entrada datos en el men emergente de presentaciones si no est
seleccionado.
2. Elija el men Archivo > Importar registros > Archivo.
3. En Tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione Todos los archivos (Windows) o Todos los
disponibles (Mac OS) y, a continuacin, elija MiArchivo.fp7 en la carpeta Aprendizaje.
MiArchivo.fp7 es el archivo creado en la leccin 4 y el archivo origen para este ejemplo de importacin.
Aparece el cuadro de dilogo de asignacin de campos de importacin.
5. En Destino, seleccione Tabla actual (Socios).
6. En Importar accin, seleccione Aadir nuevos registros.
7. Asegrese de que el campo Nombre situado en los Campos origen est en la misma fila que el campo
Nombre de los Campos destino.
Puede mover los campos destino hacia arriba o hacia abajo en la lista, con la ayuda de la barra de
desplazamiento. Pase el cursor sobre la doble flecha para activar la barra de desplazamiento.
8. Repita el paso 7 para los Apellidos.
9. Asegrese de que aparece una entre los campos Nombre y Apellidos.
Si no ve ninguna entre los campos coincidentes, haga clic en el para modificar la configuracin.
Los campos restantes deben tener un entre ellos. Los datos incluidos en los campos correspondientes
no se importarn al archivo de destino.
10. Haga clic en Importar.
11. En el cuadro de dilogo Opciones de importacin, haga clic en Importar.
Campos del
archivo de
origen
Campos del
archivo de
destino
Las flechas sealan los campos de la derecha
en los que se importarn los datos
Accin de
importacin
Archivo de origen desde el
que se realizar la
importacin
Archivo de destino al que
importar datos
12. Revise la informacin del cuadro de dilogo Resumen de importacin y haga clic en Aceptar.
Los registros de MiArchivo.fp7 que contienen los datos del nombre y los apellidos se han aadido al
archivo Ejemplo Copia.fp7. El conjunto hallado actual contiene los nuevos registros importados.
Compruebe los nuevos registros para verificar los datos que se han importado. Haga clic en Mostrar
todos en la barra de herramientas de estado para ver todos los registros del archivo.
13. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
Ha aprendido a habilitar la comparticin de archivos utilizando FileMaker Pro y cmo importar datos a un
archivo de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin acerca de la comparticin y la importacin de
datos en FileMaker Pro, consulte el captulo 5 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de
FileMaker Pro. Consulte la Gua para la publicacin en la Web al instante con FileMaker para obtener
informacin sobre cmo publicar bases de datos en la Web.
Leccin 13
Proteccin de los datos en FileMaker Pro
Aunque su sistema operativo incluye funciones de proteccin de archivos, debera utilizar las cuentas y
los privilegios de FileMaker Pro para salvaguardar sus datos. FileMaker Pro permite imponer restricciones
acerca de los usuarios que pueden acceder a un archivo cuando proteja sus archivos definiendo cuentas
y contraseas. El nombre de cuenta y la contrasea que los usuarios utilizan determina el conjunto de
privilegios utilizado. El conjunto de privilegios limita las acciones que los usuarios pueden realizar en
un archivo.
1 a proteger sus datos utilizando cuentas, contraseas y grupos de privilegios
1 a crear cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios
Creacin de una cuenta y una contrasea
Acerca de las cuentas
Las Cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un
nombre de cuenta y, normalmente, una contrasea. Las cuentas pueden ser establecidas para usuarios
individuales, o usted puede crear cuentas que sern compartidas por grupos de individuos como, por
ejemplo, una cuenta de "Marketing". Las cuentas compartidas resultan tiles cuando desee mantener un
menor nmero de cuentas y no tenga intencin de realizar un seguimiento individual del acceso a un archivo
de base de datos. No obstante, es ms seguro crear un mayor nmero de cuentas que tener mltiples usuarios
compartiendo una sola. Las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas, pero los nombres de
cuenta no lo hacen.
Cuando cree una base de datos, se crearn dos cuentas predefinidas (Admin e Invitado) y dispondr de tres
conjuntos de privilegios predeterminados (Acceso total, Slo entrada de datos y Acceso de slo lectura).
La cuenta Admin no recibe una contrasea y se asigna al conjunto de privilegios Acceso total, que permite
el acceso a todos los elementos de un archivo. La cuenta Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sin
especificar un nombre de cuenta; esta cuenta tampoco tiene contrasea y se le asignan privilegios de slo
lectura.
Las contraseas y los privilegios de acceso de las cuentas predefinidas se pueden modificar.
Cuentas
predefinidas
Cuentas
personalizadas
Para crear una cuenta y una contrasea:
2. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad.
3. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva.
4. En La cuenta se verifica a travs de, seleccione FileMaker.
5. En Nombre de cuenta, escriba Le Nguyen.
6. En Contrasea, escriba lnguyen.
Nota Por motivos de seguridad, el texto de la contrasea nunca se muestra en FileMaker Pro. Anote
siempre las contraseas que introduzca cuando configure las cuentas y facilteselas a los usuarios
adecuados. Guarde las contraseas en un lugar seguro por si alguien olvida su contrasea, de manera
que nadie pueda robarlas.
7. Seleccione El usuario debe cambiar la contrasea al iniciar la prxima sesin.
En la mayora de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debera forzar el cambio de
contrasea al iniciar sesin. En su lugar, debera especificar una contrasea y proporcionrsela a los
usuarios que la necesiten. Adems, el conjunto de privilegios para una cuenta compartida no debera
permitir los cambios de contrasea, ya que un usuario podra cambiar la contrasea y bloquear el acceso
a todos los dems usuarios que comparten la cuenta.
8. En Estado de la cuenta, seleccione Activo.
9. En Conjunto de privilegios, seleccione [Acceso de slo lectura].
10. En Descripcin, escriba Agente de atencin al cliente.
Ver la nueva cuenta junto a las cuentas predeterminadas Invitado y Admin.
Se mostrar una alerta que le informar de que la cuenta Admin del archivo de ejemplo no se encuentra
protegida mediante contrasea. Debe aceptar esta configuracin para que FileMaker Pro le permita continuar.
13. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta.
Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo.
14. Escriba Admin, en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic
en Aceptar.
Nota Por motivos de seguridad, proteja siempre mediante contrasea la cuenta Admin de los archivos que cree.
Especifique la
configuracin de la
cuenta
Leccin 13
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Proteccin de los datos en FileMaker Pro 93
Creacin de un conjunto de privilegios
Acerca de los conjuntos de privilegios
Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de bases de datos. Adems,
FileMaker Pro permite ampliar los conjuntos de privilegios, que determinan las opciones de comparticin
de archivos.
Conjuntos de privilegios predefinidos
Cada archivo de base de datos nuevo contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos:
1 El Acceso total permite el acceso y la modificacin de todo lo que haya en el archivo
1 El privilegio Slo entrada de datos permite exclusivamente ver e introducir datos
1 El Acceso de slo lectura permite ver datos, pero no realizar modificaciones
En toda base de datos debe haber al menos una cuenta con un conjunto de privilegios de Acceso total.
Por motivos de seguridad, dicha cuenta deber protegerse mediante una contrasea. El usuario no puede
modificar ni eliminar conjuntos de privilegios predefinidos, salvo para habilitar o deshabilitar sus conjuntos
de privilegios ampliados; no obstante, s puede duplicar los conjuntos de privilegios predefinidos y
modificar la copia resultante para utilizarla de otro modo.
Conjuntos de privilegios personalizados
Mientras los conjuntos de privilegios predefinidos de FileMaker Pro ofrecen tipos comunes de acceso a
los datos, la creacin de conjuntos de privilegios exclusivos permite limitar el acceso a determinados aspectos
de una base de datos como, por ejemplo, las presentaciones a las que se puede acceder, los mens disponibles
y si se permite imprimir o no.
Conjuntos de privilegios ampliados
Los conjuntos de privilegios ampliados determinan las opciones de comparticin de datos permitidas por
un conjunto de privilegios como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios que abran
un archivo compartido o que vean una base de datos en un navegador Web.
Conjuntos de
privilegios predefinidos
Creacin de un conjunto de privilegios personalizado
Suponga que su empresa depende del personal eventual en determinados momentos del ao. Dicho personal
necesita tener acceso a sus datos, pero usted desea evitar que los trabajadores eventuales impriman o
exporten informacin de su base de datos. Para ello, puede crear un conjunto de privilegios especfico para
los trabajadores eventuales, de forma que dichos empleados no puedan imprimir ni exportar datos.
1. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad.
2. Haga clic en la pestaa Conjuntos de privilegios.
3. Seleccione el conjunto de privilegios [Slo entrada de datos] y, a continuacin, haga clic en Duplicar.
Se selecciona Slo entrada de datos Copiar.
4. Haga clic en Editar.
5. En Nombre del conjunto de privilegios, escriba Personal eventual.
6. En Descripcin, escriba No permitir impresin ni exportacin al personal eventual.
7. Quite Permitir impresin y Permitir exportacin.
Nota Ya que ha configurado el archivo de ejemplo para la comparticin de red en la leccin 12, se han
habilitado los privilegios ampliados de la red FileMaker en el cuadro de dilogo Conjunto de privilegios.
8. Haga clic en OK.
Aparece Personal eventual en la lista de conjuntos de privilegios. Este conjunto de privilegios puede ser
utilizado por una cuenta o ms.
9. Haga clic en OK.
10. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta.
Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo.
11. Escriba Admin en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic en OK.
12. Cuando haya acabado con esta leccin, cierre o salga de FileMaker Pro para cerrar todos los archivos
abiertos.
Quite Permitir
impresin y
Permitir
exportacin
Aparece la configuracin de los privilegios ampliados
Leccin 13
|
Proteccin de los datos en FileMaker Pro 95
Ha aprendido a crear cuentas y contraseas, y a asignarles conjuntos de privilegios. Asimismo, ha aprendido
a crear conjuntos de privilegios personalizados y a utilizarlos con fines empresariales especficos. Para
obtener ms informacin acerca de la forma en que las cuentas, las contraseas y los conjuntos de privilegios
pueden proteger sus bases de datos, consulte la Gua del usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de
FileMaker Pro.
Leccin 14
Copias de seguridad de bases de datos
Fallos de alimentacin, problemas con el disco y otros problemas inesperados con los ordenadores pueden surgir
en cualquier momento. Para ayudar a evitar la prdida de datos realice, de forma regular, copias de seguridad de
todos los documentos importantes del ordenador, incluidas las bases de datos.
1 cmo y cundo realizar una copia de seguridad de la base de datos
1 dnde aprender acerca de otros sistemas de proteccin
Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos
Existen diversas formas de realizar una copia de seguridad de un archivo. A continuacin, proponemos
un mtodo posible.
1. Determine el tamao de la base de datos:
Windows: En el explorador, haga clic con el botn derecho del ratn en el icono del archivo y seleccione
Propiedades y, a continuacin, General.
Mac OS: En el buscador, haga clic en el icono del archivo y, a continuacin, elija el men Archivo >
Informacin.
2. Identifique un disco o volumen que disponga de espacio suficiente para una copia de la base de datos.
3. Abra la base de datos de la que desea realizar una copia de seguridad.
4. Seleccione el men Archivo > Guardar una copia como.

Importante La prxima vez, realice la copia de seguridad en un disco o volumen diferente. No realice nunca
la copia de seguridad sobre la nica o ms reciente copia del archivo. Deber disponer de varias copias de
seguridad diferentes al mismo tiempo.
Acepte el nombre de archivo
predeterminado para la copia o
cmbielo
Seleccione el disco y
carpeta en la que desea
guardar
la copia
Seleccione copia
del archivo actual
Cundo realizar la copia de seguridad
Deber hacer la copia de seguridad:
1 con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar todos los datos en caso de emergencia
1 antes de realizar un cambio importante o irreversible, como eliminar registros, eliminar un campo o sustituir
datos mediante las funciones Importar o Reemplazar
Recuerde siempre que se tarda mucho menos tiempo en hacer una copia de seguridad que en volver a crear
un archivo daado o perdido.
Esta leccin le ha indicado una forma de proteger una base de datos. Para ver otros mtodos de evitar
dificultades con los archivos o recuperar archivos daados, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

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Pro. Este tutorial muestra cmo puede gestionar la informacin

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