Manual de Funciones Supervisores

RESOLUCIN No.
02 1301
(Bucaramanga, Diciembre 6 de 2012)

Por la cual se expide el Manual de Funciones de los Interventores y /o
Supervisores de las Unidades Tecnolgicas de Santander Modificacin
Manual de Contratacin

El Rector de las Unidades Tecnolgicas de Santander en uso de sus
atribuciones legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO

Que para el cumplimiento de sus fines, las Unidades Tecnolgicas de
Santander debe celebrar toda clase de contratos con entidades pblicas y
personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, de acuerdo con las
normas del derecho.
Que los actos y contratos se rigen por el Estatuto General de Contratacin de
la Administracin Pblica (Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica Ley 80 de 1993, modificada por la ley 1150 de 2007,
entre otras y Decreto 734 de 2012).
Que por la Resolucin 02 593 de Octubre 27 de 2008, las Unidades
Tecnolgicas de Santander expidi el Manual de Contratacin, el cual se
modifico mediante Resolucin N 02 1268 Noviembre 29 de 2012,
complementndose con otras disposiciones, entre ellas las contenidas en el
presente acto administrativo.
Que el Gobierno Nacional, expidi la Ley 1474 de 2011-Estatuto anticorrupcin,
el Decreto Ley 019 de 2012 (Ley antitrmites), el Decreto Ley 2150 de
1995, modificado por la ley 962 de 2003 (Ley antitrmites), La ley 734 de 2000,
modificada por el decreto ley 019 de 2012, y la ley 80 de 1993(Captulo de las
responsabilidades) en todo lo concerniente a las obligaciones y
responsabilidades que deben cumplir los interventores y supervisores que
ejercen control sobre la actividad contractual.
Que el artculo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012, seal como necesidad:
MANUAL DE CONTRATACIN. Las entidades estatales sometidas al estatuto

RESOLUCIN No.02 1301

Supervisores de las Unidades Tecnolgicas de Santander

general de contratacin de la administracin pblica debern contar con un
manual de contratacin, en el que se sealen las funciones internas en materia
contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegacin o
desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y
control de la ejecucin contractual.
Que las nuevas normas introdujeron diversos cambios normativos, que exigen
una modificacin a las funciones y/o actividades que deben observar los
interventores y supervisores.
Que el presente manual de funciones y/o actividades que deben cumplir los
interventores y/o supervisores, fue socializado con el personal que actualmente
adelanta interventoras y supervisiones internas al servicio de las Unidades
Tecnolgicas de Santander.
En merito de lo expuesto,

RESUELVE:

TITULO I

GENERALIDADES

Artculo 1. ADOPCION

El presente Manual de de funciones y/o actividades que deben cumplir los
interventores y/o supervisores, con el fin de definir el alcance de las
obligaciones y responsabilidades de los actores en la actividad contractual,
necesarios para ejercer la vigilancia y control de la ejecucin contractual.

Articulo 2. OBJETO

Establecer lineamientos, procedimientos y responsabilidades para los
Supervisores e Interventores en el cumplimiento de las funciones o actividades



que estos deben cumplir como resultado de las acciones y responsabilidades
definidas en la ley 1474 de 2011, durante la ejecucin de contratos celebrados
por las Unidades Tecnolgicas de Santander.

Articulo 3. ALCANCE

Aplica para el ejercicio de las obligaciones que deben observar los
Supervisores tcnicos, administrativos, financieros, contables y legales, como
tambin los Interventores a los contratos que realiza las Unidades Tecnolgicas
de Santander, desde la celebracin del contrato en sus inicios y concluyendo
con la liquidacin, entrega del informe final y la incorporacin de los registros
generados por el mismo en la Oficina Jurdica de las Unidades Tecnolgicas de
Santander por parte de los supervisores y hasta la celebracin del acta de
recibo final para el caso de los interventores .

Esta misma comprende la realizacin de acciones de carcter administrativo,
tcnico, financiero, ambiental, social y legal con la finalidad de verificar el
cumplimiento de los compromisos contractuales y de las leyes, decretos y
normas que le aplican al contratista una vez se suscriba el contrato.

Artculo 4. PRINCIPIOS Y DEFINICIONES:

4.1. COLABORACIN: Colaborara con las Unidades Tecnolgicas de
Santander y el ejecutor vigilado y supervisado, en el logro de los
objetivos contractuales pactados, conformando de esta manera un
grupo de trabajo idneo en cuya labor conjunta se resuelvan
dificultades con razones del orden tcnico, administrativo, financiero,
contable, ambiental, social y jurdico (legal).
4.2. EJECUCIN: Velar por que el contrato se ejecute cumpliendo con la
programacin y el flujo de inversin establecido, mantenindolos
debidamente actualizados.

4.3. ECONOMIA: Velara por que los recursos sean ejecutados en forma
adecuada y de acuerdo a las asignaciones presupuestales de los
mismos.



4.4. RESPONSABILIDAD: Responder por los resultados de su gestin y
de las decisiones tcnicas, administrativas, ambientales y financieras
tomadas durante la vigencia del contrato.

4.5. CONDICIONALIDAD: Verificar el cumplimiento de las condiciones
tcnicas, administrativas, financieras, ambientales y legales del
contrato.

4.6. CUMPLIMIENTO: Verificar el cumplimiento de la normatividad
vigente, por parte del Contratista en la ejecucin del contrato y su
liquidacin.

4.7. EXIGENCIA: Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de
las licencias o permisos dados por la entidades competentes para el
desarrollo de los contratos.

4.8. CERTIFICACION: Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones
del Contratista acorde con la realidad de la ejecucin contractual.

Articulo 5. FINALIDADES INHERENTES AL EJERCICIO DE LA
INTERVENTORIA Y/O LA SUPERVISION

La Interventora y/o supervisin se constituye en un instrumento que permite a
las Unidades Tecnolgicas de Santander (a travs de su oficina gestora) medir
los resultados y el impacto de la ejecucin del contrato, ayudando a la Entidad
en su toma de decisiones. La finalidad de la interventora y la supervisin es
verificar que se cumplan a cabalidad y con equidad los trminos y obligaciones
pactadas en el contrato, con la oportunidad, costos y especificaciones que
satisfagan las necesidades que se pretenden cubrir con el mismo. La
Interventora y la supervisin, mediante observaciones constructivas y crticas,
apoyara en la consolidacin de los resultados que se esperan obtener con la
ejecucin del contrato vigilado y supervisado; en la medida en que sea efectiva
la interventora y la supervisin, mediante un plan de trabajo bien formulado y



con los medios aprobados se establece como un valor agregado, en la creacin
de eventos que mejoren la gestin contractual.
Articulo 6. FACULTADES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR

La supervisin e interventora contractual implica el seguimiento al ejercicio del
cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a
cargo del contratista.

Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes,
aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y
sern responsables por mantener informada a la entidad contratante de los
hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados
como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

En el ejercicio de sus funciones el supervisor o interventor estn facultados
para actuar conforme a lo establecido en la Ley, lo previsto en el respectivo
contrato o convenio y lo regulado en el presente manual. Compete a los
mismos:

1. Exigir al contratista el cumplimento de las obligaciones previstas en el
contrato o convenio y en las leyes, Decretos y normas que le apliquen.
2. Recordarle al contratista de manera oportuna y clara las instrucciones
sobre el cumplimiento de las obligaciones contradas en el contrato o
convenio.
3. Actuar de manera diligente de tal manera que contribuya a la mejor
ejecucin del contrato o convenio, y en general adoptar medidas que
propendan por la ptima ejecucin del objeto contratado.
4. Dejar constancia escrita de todas las actuaciones en especial las
observaciones que impartan que son de su competencia conforme a las
obligaciones pactadas en el contrato en concordancia con la ley.
5. Establecer metodologa de trabajo necesaria, prctica y eficiente para
realizar la vigilancia y supervisin, que redunde en una eficaz ejecucin
del objeto vigilado y supervisado. pactado.



6. Instruir las actuaciones en el cumplimiento de las obligaciones que debe
observar el ejecutor vigilado y supervisado.
7. Exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad
estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas
obligatorias, y certificar recibida a satisfaccin las obligaciones pactadas
8. Informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que
puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas
punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del
contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
9. Entregar informacin a la entidad contratante relacionada con el
incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

Articulo 7. PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades,
las prohibiciones y deberes, las Unidades Tecnolgicas de Santander se
abstendr de designar a un supervisor o interventor cuando ste se encuentre
en situacin de conflicto de intereses definidos en los cdigos de tica
profesional y en normas legales y por lo tanto les es prohibido:

1. Adoptar decisiones que le corresponden al Comit de Contratos de las
Unidades Tecnolgicas de Santander tales como la aprobacin de
adiciones, prorrogas, suspensiones, modificacin de cantidades y
precios no previstos y dems que impliquen modificaciones al contrato
(Para el Interventor).
2. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para terceros
ddivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la
entidad contratante o del contratista.
3. Omitir o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
4. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los
derechos de los particulares en relacin con el contrato.
5. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa
o indirectamente en el contrato;



6. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del
contrato.
7. Gestionar indebidamente a ttulo personal asuntos relativos con el
contrato.
8. Exonerar al Contratista de cualquiera de sus obligaciones.
9. Participar en el proceso de seleccin del Contratista, efectuado por las
Unidades Tecnolgicas de Santander, al cual se le est ejerciendo la
Supervisin o Interventora.
10. Autorizar la ejecucin de tems no previstos, obras adicionales o
mayores cantidades de obra sin la autorizacin de las Unidades
Tecnolgicas de Santander.
11. Autorizar la ejecucin del contrato o convenio por fuera de los plazos
contractuales sin haber solicitado y obtener aprobacin por escrito para
realizar la modificacin del contrato o convenio.

Articulo 8. MARCO CONCEPTUAL

El marco conceptual corresponde a una serie de conceptos e ideas que se
relacionan de manera coherente y organizada con el tema respecto del cmo y
por qu de la ejecucin de un proyecto o programa, para que sean de fcil
entendimiento y aplicacin al desarrollo del mismo, y ayuden a la comprensin
exegtica del texto.

Actas: Son documentos escritos, suscritos por las partes del contrato o por
quien las represente legal o tcnicamente en la ejecucin y liquidacin del
contrato, segn sea el objeto del acta, en lo que se deja constancia de hechos,
de manifestaciones o de acuerdos de voluntades. En el documento deber
constar la fecha, las partes intervinientes y la condicin en que intervienen, el
objeto que origina la elaboracin del documento, las constancias, las
observaciones, las recomendaciones efectuadas y las recomendaciones sobre
la necesidad de pactar nuevos compromisos a adquirir, segn sea el caso. El
documento deber ser suscrito por los intervinientes, con indicacin de la
calidad o condicin que intervienen.



Acta de iniciacin: Es el documento mediante el cual las partes contratantes
(representante legal del contrato y los supervisores tcnicos y legales del
contrato), con la participacin del interventor quien deber suscribirla, dejan
constancia escrita de la fecha exacta de iniciacin del plazo de ejecucin de las
obligaciones contractuales, conforme con lo previsto en el contrato. Al igual,
dejaran constancia de las posibles variaciones presentadas al contrato
celebrado.

Acta de suspensin: Es el documento mediante el cual la entidad y el
contratista acuerdan suspender el contrato, por circunstancias sobrevinientes
que imponen la paralizacin transitoria del cumplimiento de las obligaciones
contractuales. Deber estar suscrita por quienes intervinieron en el acta de
inicio.

Acta de reiniciacin: Es el documento mediante el cual la entidad y el
contratista acuerdan dar por terminada la suspensin del plazo y reiniciar la
ejecucin del contrato, esta Acta debe ser suscrita si en el Acta de suspensin
no se indico la fecha exacta de reiniciacin del plazo de ejecucin del contrato.
En todo caso para efectos de la reiniciacin se requiere la modificacin de la
vigencia de las respectivas garantas como obligacin a cargo del contratista.
Deber estar suscrita por quienes intervinieron en el acta de inicio.

Acta de entrega y recibo parcial: Es el documento mediante el cual las partes
contratantes, a travs del interventor (director, residente o representante legal)
y del representante legal contratista o su director o residente debidamente
autorizado , hacen constar la entrega por parte del contratista de los bienes, las
obras o los servicios contratados y el recibo a satisfaccin de los mismos por
parte del interventor, en el evento en que se hayan pactado en el contrato
entregas parciales de tales bienes, obras o servicios.(decreto ley 2150 de
1995)

Acta de entrega y recibo final: Es el documento mediante el cual las partes
contratantes, a travs del interventor (director, residente o representante legal)
y del representante legal contratista o su director o residente debidamente



autorizado, hacen constar la entrega por parte del contratista de los bienes, las
obras o los servicios contratados y el recibo a satisfaccin de la Entidad.

Acta de liquidacin: Es el documento suscrito por el representante legal o su
delegado debidamente autorizado de la Entidad y el representante legal del
contratista vigilado y/o supervisado que contiene el balance final del contrato,
es decir, la relacin completa de lo que fue la ejecucin de ste, en sus
aspectos tcnicos (soportados en el acta de recibo final), econmicos
(obligaciones cumplidas y canceladas a los valores pactados contractualmente,
con el contenido de los valores reconocidos en cualquier direccin) y
jurdicos(cumplimiento de lo dispuesto en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de
1993). En ella se harn constar los acuerdos, conciliaciones o transacciones a
que hayan llegado las partes para poderse declarar a paz y salvo, como
tambin la declaracin de la no vigencia legal del contrato.

Acta de terminacin anticipada del contrato: Es el documento suscrito por la
Entidad y el contratista mediante el cual stos acuerdan dar por terminado en
forma anticipada el contrato. En el documento deber dejarse expresa
constancia de las razones que justifican tal decisin. (Reglas de los artculos
14, 15, 16, 17,18 y 40 de la Ley 80 de 1993).

Acta de modificacin bilateral o acuerdo entre partes: Es un documento
suscrito entre El Contratante y el Contratista que modifica o adiciona el contrato
en cualquiera de sus partes, con excepcin del objeto. (Articulo 40 ley 80 de
1993)
Amortizacin del anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada acta
de recibo factura o documento equivalente que presente el contratista, con el
fin de devolver a la entidad el valor entregado por esta, en calidad de anticipo.

Contrato Adicional: Sucede cuando en un contrato a precios unitarios es
necesario pactar nuevas obligaciones, es decir nuevas obligaciones de hacer,
no consideradas al momento de la oferta, deber celebrarse contrato adicional,
obligaciones estas que no podrn ser superiores al 50% del valor inicial del
contrato, expresado en smlmv, al momento de su celebracin.



Mayor cantidad: Sucede cuando por el inters general, la entidad requiere que
el contratista ejecute mayores cantidades de las obligaciones pactadas
inicialmente al momento de presentar la oferta, para su ejecucin, es necesario
celebrar un acuerdo entre las partes y si como consecuencia de ello, es
necesario incorporar nuevos recursos fiscales, el contratista deber ampliar el
valor de la garanta nica. El mayor plazo, tampoco es objeto de celebracin de
contrato adicional.

Actualizacin de precios. Si como resultado del acuerdo suscrito entre las
partes, es necesario ejecutar mayores cantidades de obra de las pactadas al
momento de la presentacin de la oferta y estas, superan un valor porcentual
igual o superior al 20%, las partes, actualizaran los precios, no siendo
necesario celebrar contrato adicional. El acuerdo deber ser suscrito entre las
partes, aplicando las disposiciones del articulo 40 y el artculo 25.14 de la ley
80 de 1993. Vencido el plazo de ejecucin, no podr celebrarse acuerdo entre
las partes.

Adicin del contrato: opera cuando se aumenta el valor del contrato, aumento
que no puede superar el 50% de su valor inicial expresado en salarios mnimos
legales mensuales vigentes, como consecuencia de haberse pactado nuevas
obligaciones por este valor.

tem no previsto: actividades complementarias a las inicialmente contratadas,
que surgen durante la etapa de ejecucin y son indispensables para cumplir
con el objeto contratado; debern ejecutarse previo anlisis, estudio y
aprobacin del precio unitario y celebracin del contrato adicional
correspondiente segn el caso.( El contratista debe informarle al interventor y
este a su vez al supervisor de la entidad, que habiendo consultado los diseos
con el autor de la propiedad intelectual del proyecto, es necesario ejecutar una
nueva obligacin). La solicitud debe ir precedida de un anlisis de precios
unitarios con rendimientos reales y cientficos, que inicialmente observar el
interventor quien certificar que corresponde a rendimientos reales y
cientficos; posteriormente el contratista vigilado y supervisor elevar solicitud a
la contratante por intermedio del supervisor, esta solicitud debe estar
cuantificada a precios del mercado, con soporte de tres(3) cotizaciones por



cada recurso que contenga el APU, conservando el AIU aceptado por la
entidad para la suscripcin del contrato. Para ejecutarlo es necesario celebrar
Acta de modificacin bilateral o acuerdo entre partes)
Anticipo: Es la suma pactada en el contrato que se entrega al contratista a
manera de financiacin para la correcta ejecucin del contrato, debiendo ser
intervenida en los conceptos definidos en el plan de inversin respectivo, de la
conformidad con las condiciones dispuestas en ste, amortizndose de cada
cuenta que se pague al contratista.

Vigencia del contrato: Es el perodo comprendido entre la fecha en que El
Contratante y el Contratista suscriben el acta de inicio de los trabajos objeto
del contrato y la fecha mxima definida para la liquidacin definitiva del
contrato.

Pliego de condiciones: Documento en el cual se fija el marco normativo bajo
el cual se desarrollara el procedimiento de seleccin y la ejecucin del contrato,
que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a
contratar, con la inclusin de los requisitos tcnicos, financieros y jurdicos que
deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratista durante la
ejecucin del contrato.

Clausulas: Son las estipulaciones obligatorias o facultativas que se pactan en
el contrato y que adems de las previsiones legales determinan la regulacin
jurdica de la relacin contractual.

Contratista: Persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, con quien
se suscribe el respectivo contrato.

Contratos estatales: Son todos los actos jurdicos generadores de
obligaciones que celebren las entidades a que se refiere la Ley 80 de 1993,
previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del
ejercicio de la autonoma de la voluntad, as como los que, a titulo enunciativo,
se definen en el artculo 32 de la referida Ley.



Factura o documento equivalente: Es el documento externo originado por el
contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente
los costos y deducciones, de conformidad con la reglamentacin vigente en
materia tributaria y que deber coincidir con el acta de recibo a satisfaccin
suscrita entre ejecutor y vigilante (Interventor).

Informe: Es la descripcin escrita de un hecho o asunto, con indicacin de sus
caractersticas y circunstancias. El informe de interventora debe rendirse con
la periodicidad prevista en el contrato o en el acto administrativo
correspondiente para el evento de la interventora interna, o cuando la
ocurrencia de un hecho as lo exija para efectos del oportuno conocimiento o
implementacin de las medidas o correctivos pertinentes por parte de la
Entidad. Se elabora con base en el contenido de las obligaciones que debe
cumplir cada una de las partes (Ejecutor y/o Interventor, dirigidos al supervisor
de la entidad). El contenido de informe se relaciona, con indicacin de la fecha,
reuniones efectuadas y los participantes en las mismas, visitas realizadas con
indicacin de los participantes, comunicaciones enviadas y recibidas;
igualmente debe registrar cumplimiento del contrato, obtencin de resultados,
identificacin de riesgos, desviaciones, dificultades y problemas e indicar o
sugerir las medidas para ajustar y normalizar la ejecucin del contrato. Debe
incluir recomendaciones derivadas de las conclusiones del informe.

Interventor: Es la persona designada o contratada para controlar, vigilar e
inspeccionar la correcta ejecucin de un contrato. (La Ley 1474 de 2011,
ARTCULO 83 contempla la necesidad de contratar. INTERVENTORA. Con el
fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos
de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, con el fin
de vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs
de un interventor. Sin perjuicio de la labor de supervisin que debe
adelantar la entidad con personal de apoyo. La Interventora consiste en el
seguimiento tcnico y ambiental, que sobre el cumplimiento del contrato es
realizada por persona (s) natural (es) o jurdica (s) contratada para tal fin

Interventoria contratada con suministro de personal de apoyo para la
supervisin que har directamente la entidad: Se justifica, cuando el



seguimiento del contrato requiere conocimiento especializado en la materia,
por su complejidad o la extensin en el tiempo es necesaria (Artculo 83 de la
Ley 1474 de 2011). En consideracin a la naturaleza del contrato principal a
vigilar la entidad dentro del contrato de interventora, requiere que adems de
poseer personal tcnico para ejercer las obligaciones tcnicas, suministre
personal de apoyo para facilitar las actividades y funciones de supervisin al
contratante para hacer el seguimiento administrativo, tcnico, financiero,
contable, legal (Jurdico) del objeto adelantado por el ejecutor vigilado y
supervisado. Por regla general no son concurrentes en relacin con un mismo
contrato, las funciones o actividades de supervisin e interventora. As las
cosas el contrato respectivo de interventora, seala expresamente las
actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems funciones y actividades
quedarn a cargo de la Entidad a travs del supervisor de la entidad, quien
contara con personal de apoyo.

Supervisor de la entidad: Es la persona designada por la Oficina Jurdica,
quien es el responsable de hacer seguimiento administrativo, tcnico,
financiero, contable, legal (Jurdico) del objeto contratado con el ejecutor
vigilado y supervisado, quien cuenta con personal de apoyo para tal fin, que
puede ser suministrado por el consultor (interventor) o contratado por la entidad
mediante la celebracin de contratos de prestacin de servicios, bajo la
direccin y responsabilidad del supervisor de la entidad.

Interventora interna a titulo de supervisin: Ocurre cuando la entidad
cuenta con capacidad de realizarla directamente para contratos de menor
cuanta o cuando son valor superior. Los estudios previos de los contratos cuyo
valor supere la menor cuanta, con independencia de la modalidad de
seleccin, indicaran la necesidad de contar con interventora contratada o
realizarla directamente.

Interventor externo: Persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, con
quien la Entidad suscribe un contrato de interventora.



Interventor interno: Es el servidor pblico designado por el representante
legal o por quien est facultado para contratar, para que cumpla las funciones o
actividades inherentes a la labor de interventora.

Interventoria y supervisin (Ley 1474 de 2011): Es el proceso de supervisin
y control que deben realizar las Entidades del estado, con el propsito de
verificar que durante la ejecucin y liquidacin del contrato se cumplan las
obligaciones y condiciones contratadas en trminos de oportunidad, utilizacin
de recursos y calidad de los bienes o servicios contratados.

Plazo de ejecucin: Es el periodo o trmino que se fija para el cumplimiento
de las prestaciones y dems obligaciones del contrato

Responsabilidad contractual: Se origina por el incumplimiento de una
obligacin nacida en un contrato. (Las contenidas en los artculos del 50 al 59
de la Ley 80 de 1993 y en los pargrafos 1,2,3 y 4 del artculo 84 de la Ley
1474 de 2011 en concordancia con el numeral 34 del artculo 48 de la ley 734
de 2002).

Valor final del contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y
deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar
en el Acta de Liquidacin.

Desarrollo Sostenible: Se define como el crecimiento econmico y el
mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad sin agotar los
recursos naturales que sirven de sustento a la actividad econmica.

Diagnostico ambiental de alternativas: Tendr como objeto suministrar la
informacin para evaluar y comparar las diferentes opciones que presente el
contratista, bajo las cuales sea posible desarrollar un proyecto, obra o
actividad. Las diferentes opciones debern tener en cuenta el entorno
geogrfico y sus caractersticas ambientales y sociales, anlisis comparativo de
los efectos y riesgos inherentes a la obra o actividad, y las posibles soluciones
y medidas de control y mitigacin para cada una de las alternativas. Lo anterior
con el fin de aportar los elementos requeridos para seleccionar la alternativa o



alternativas que permitan optimizar y racionalizar el uso de recursos y evitar o
minimizar los riesgos, efectos e impactos negativos que puedan generarse.

Estudio de impacto ambiental: Es el conjunto de informacin que deber
presentar ante la autoridad ambiental competente el contratista que por ley o
por disposicin del pliego de condiciones, deba obtener licencia ambiental. El
estudio de impacto ambiental contendr informacin sobre la localizacin del
proyecto y los elementos abiticos, biticos y socioeconmicos del medio que
puedan sufrir deterioro por la respectiva intervencin en obra o actividad, para
cuya ejecucin se pide la licencia, y la evaluacin de los impactos que puedan
producirse. Adems incluir el diseo de los planes de prevencin, mitigacin,
correccin y compensacin de impactos y el plan de manejo ambiental que
deba observar durante la ejecucin de la obra u actividad.
Impacto Ambiental: Cualquier alteracin en el sistema ambiental bitico,
abitico y socioeconmico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que
pueda ser atribuido al desarrollo o ejecucin de un proyecto, obra o actividad.
Licencia Ambiental: Es la autorizacin que otorga la autoridad ambiental
competente para la ejecucin de un proyecto, obra o actividad, de acuerdo con
la ley y los reglamentos que pueda producir deterioro grave a los recursos
naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones
considerables o notorias al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de esta, al
cumplimiento de los requisitos, trminos, condiciones y obligaciones que la
misma establezca en relacin con la prevencin, mitigacin, correccin,
compensacin y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o
actividad autorizada.

Medidas de correccin: Son las medidas dirigidas a recuperar, restaurar o
reparar las condiciones del medio ambiente afectado por el proyecto, obra o
actividad.

Medidas de mitigacin: Son las acciones dirigidas a minimizar los impactos y
efectos negativos de un proyecto, obra o actividad sobre el medio ambiente.



Medidas de prevencin: Son las acciones encaminadas a evitar los impactos
y efectos negativos que pueda generar un proyecto, obra o actividad sobre el
medio ambiente.

Medioambiente: Sistema compuesto por los elementos naturales, sociales y
culturales que existen en la tierra, sus permanentes interacciones y los
resultados que de ellas se derivan.

Plan de contingencia: Son los procedimientos mediante los cuales se hacen
preparativos para hacer frente a un acto de interferencia o emergencia que se
presente durante la ejecucin de las obras.

Plan de manejo ambiental: Es el conjunto detallado de actividades, que
producto de una evaluacin ambiental, estn orientadas a prevenir, mitigar,
corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que causen por el
desarrollo de un proyecto, obra o actividad. Incluye los planes de seguimiento,
monitoreo, contingencia, y abandono segn la naturaleza del proyecto, obra o
actividad.
Articulo 9. FUNCIONES O ACTIVIDADES DEL INTERVENTOR

El interventor, entre otras, deber realizar las funciones o actividades a
continuacin establecidas, sin perjuicio de las dems que sean necesarias
realizar a efectos del buen desarrollo y cumplimiento del objeto contractual a
ejecutar necesario para el gestor del proyecto.

Articulo 10. FUNCIONES O ACTIVIDADES GENERALES DEL
INTERVENTOR:

1. Actuar por cuenta de la entidad en los aspectos relacionados con la
ejecucin del contrato o convenio, lo que no lo habilita para introducir
modificaciones a las clusulas del mismo ni para contraer compromisos u
obligaciones no pactadas a cargo de la Entidad. En desarrollo de sus
labores o actividades deber tomar las medidas y decisiones que ordene la
Ley y que propendan por el fin pblico buscado con la contratacin de que



se trate, actuando de conformidad con la normatividad aplicable sobre la
materia, con sujecin a lo pactado en el contrato o convenio entre la entidad
y un tercero ejecutor vigilado y observando los principios de transparencia,
legalidad, economa, y responsabilidad, entre otros.
2. Solicitar a la Oficina Gestora de la entidad, la documentacin e informacin
necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventora o vigilancia
tcnica.
3. Realizar los recibidos a satisfaccin con la calidad requerida respecto de los
bienes, servicios y obras contratadas, sin eximir al contratista de sus
responsabilidades derivadas de la ejecucin contractual.
4. Garantizar la eficiente y oportuna ejecucin de las obligaciones establecidas
en los contratos o convenios.
5. Garantizar una comunicacin efectiva y rpida entre el contratista ejecutor
vigilado y la entidad, como representante de esta en el control de la
ejecucin del contrato o convenio.
6. Tener conocimiento del contenido y alcance de los estudios previos que
originaron las obligaciones contractuales entre la entidad y el ejecutor
vigilado, pliego de condiciones, sus anexos, adendas y de todos los
documentos que hacen parte integral de los mismos, as como del contrato
o convenio y de la normatividad interna de la Entidad Contratante.
7. Estudiar los documentos e informacin suministrados por la entidad (Oficina
Gestora) que dieron origen al contrato o convenio, con el propsito de
establecer criterios claros y precisos sobre el contrato o convenio, que le
permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando a
esta las aclaraciones del caso.
8. Propender porque no se generen conflictos entre las partes (entidad y
ejecutor vigilado) y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales
controversias.
9. Observar oportunamente las condiciones de los servicios prestados por el
contratista. En especial el cumplimiento del programa con la calidad
esperada con el fin de recibir a satisfaccin las obligaciones pactadas con la
entidad.
10. Informar oportunamente a la entidad (oficina gestora) sobre los
incumplimientos del Contratista con el fin que la entidad tome los correctivos



necesarios o en su efecto las medidas sancionatorias del caso y realice las
reclamaciones a que haya lugar.
11. Velar porque la ejecucin del Contrato o convenio no se interrumpa de
forma injustificada, por accin u omisin en cumplimiento de las
obligaciones que como vigilante debe observar.
12. Establecer mecanismos giles y eficientes para el cumplimiento de sus
obligaciones en la funcin o actividad de vigilante a su cargo.
13. Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato o convenio lo
establecido en las reglas de participacin, referente a los requisitos exigidos
en los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicacin
de los mismos al contrato o convenio (artculo 26 de la CP), as como el
equipo exigido para la ejecucin de los trabajos. Adems de ser necesario
puede exigir el cambio de personal o equipo, siempre y cuando est de
acuerdo con lo establecido por la entidad gestora.
14. Agendar Programar y coordinar con el Contratista vigilado y con la entidad
(Supervisor del contrato) (Oficina Gestora) las reuniones de seguimiento a
la ejecucin del contrato o convenio. En estas reuniones se presenta el
estado de avance del contrato o convenio, as como se tratan y analizan
temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto, acordando
entre las partes soluciones prcticas y oportunas.
15. Mantener actualizada la documentacin de los contratos o convenios y el
archivo de los mismos (relacionado con la vigilancia tcnica y ambiental).
16. Realizar cualquier otra actividad administrativa (soporte documental de
cumplimiento de obligaciones que deba observar el ejecutor vigilado; llevar
conjuntamente con el contratista vigilado el libro diario bitcora, al igual que
la correspondencia requerida para la correcta administracin del contrato o
convenio, en los trminos de la Ley 1474 de 2011.

Articulo 11. FUNCIONES O ACTIVIDADES TECNICAS DEL INTERVENTOR:

1. Vigilar que el contratista en la ejecucin del contrato o convenio se cia a
los plazos, trminos, condiciones tcnicas y dems condiciones pactadas.
2. Estudiar y emitir los conceptos tcnicos del caso ante las sugerencias,
consultas y reclamaciones presentadas por el Contratista o cuando las
Unidades Tecnolgicas de Santander lo requiera. Para tal fin, deber



comunicar en forma inmediata al supervisor tcnico que la entidad nombre,
sobre las inquietudes planteadas por el contratista vigilado, en especial
cuando se requiere hacer modificaciones al contrato vigente entre el
ejecutor vigilado y la entidad. Los conceptos, no son de obligatorio
acatamiento por parte de la supervisin o de la oficina gestora. En todo
caso debe abstenerse el interventor de calificar a titulo de culpa cualquier
previsibilidad que la entidad pudo haber incurrido.
3. Verificar el contenido de la Elaboracin de actas que presente el ejecutor
vigilado, certificar la informacin que contenga y suscribirlas con la
respectiva aceptacin de cumplimiento de obligaciones o motivando la no
aceptacin de cumplimiento de obligaciones(decreto-ley 2150 de 1995
articulo 19 y numeral 34 del artculo 48 de la ley 734 de 2000), documento
en el cual conste la obligacin, de recibo o cumplimiento a satisfaccin
suscrita como requisitos suficientes para el pago de la obligacin contrada
con el ejecutor vigilado.
4. Elaborar las actas de reunin y diligenciar la suscripcin de las mismas por
quienes actuaron de manera oportuna al terminar cada reunin.
5. Cumplir con la entrega de los informes en los tiempos propuestos y
requeridos por la entidad en los cuales se presente el estado de ejecucin,
avance y terminacin del contrato o convenio.
6. Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los
contratos o convenios, preparar y presentar para conocimiento del
supervisor de la entidad las posibles modificaciones de cantidades y precios
no previstos propuestos por el ejecutor; elaborar y suscribir el acta de recibo
final, al igual certificar las obligaciones no cumplidas por el ejecutor vigilado
motivando o justificando su ejecucin o inejecucin; presentar los
documentos suscritos por el interventor durante la ejecucin del contrato
que sirvan de base para la liquidacin del contrato que deba preparar el
supervisor de la entidad con el fin de ser suscritas por las partes capaces y
competentes(Representante legal de la entidad y representante legal del
contratista o representantes legales de los integrantes de las modalidades
de asociacin).
7. Coordinar con el supervisor de la entidad, la elaboracin del borrador de
liquidacin del contrato o convenio y remitir a la Oficina Gestora para su
consideracin, incluyendo los soportes documentales.



8. Recibir las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones,
suspensiones, etc., del plazo de ejecucin del contrato o convenio,
requeridas por el Contratista ejecutor vigilado y pronunciarse tcnicamente
sobre la oportunidad y necesidad de ejecutarse o realizarse. Una vez
actuado deber remitir oportunamente e inmediatamente para su estudio y
aprobacin a la oficina gestora para su aprobacin final o rechazo; las
cuales deben estar suficientemente justificadas, El valor del monto por
adicionar y/o el tiempo por prorrogar el contrato o convenio, no compromete
al interventor, estas son de competencia de la oficina gestora.
9. Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el
Contratista y emitir un concepto tcnico y remitirlo oportuna e
inmediatamente al supervisor de la oficina gestora.
10. Verificar que la localizacin de los trabajos y de las condiciones tcnicas
para iniciar y desarrollar el objeto del contrato o convenio, igualmente
constatar - segn el caso que la misma corresponde con planos, diseos,
licencias, autorizaciones, estudios, clculos, especificaciones y dems
consideraciones tcnicas que estime necesarias para suscribir el acta de
iniciacin y la ejecucin del objeto pactado; al igual que revisar los planos y
aprobarlos( previa consulta con el autor intelectual del proyecto).
11. Controlar que el Contratista cuente con la infraestructura fsica y el recurso
humano suficiente para adelantar la implementacin de los requerimientos
exigidos por las entidades competentes a travs de las licencias y/o
permisos otorgados para el desarrollo del contrato o convenio.
12. Verificar las cantidades de obra establecidas en el contrato o convenio, a
partir de la informacin suministrada y presentar un informe a la Oficina
Gestora sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los
contratos o convenios y que puedan implicar modificaciones al contrato o al
convenio.
13. Verificar que el Contratista cumpla las normas y especificaciones tcnicas
establecidas por las Unidades Tecnolgicas de Santander para el desarrollo
del contrato o convenio. En caso de identificacin de cambios en las
especificaciones, deber informar a las Unidades Tecnolgicas de
Santander (Oficina Gestora) para su evaluacin y aprobacin.
14. Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos,
materiales, bienes, insumos y productos. Para lo anterior, el Interventor



exigir al Contratista efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas
necesarias para el control de calidad de los mismos, as como realizar los
ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el
Contratista est cumpliendo con las normas y especificaciones tcnicas
establecidas para el contrato.
15. Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversin del contrato,
efectuando controles peridicos de las actividades programadas, as mismo
recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el
Interventor deber informar oportunamente a las Unidades Tecnolgicas de
Santander (Oficina Gestora) y sugerir si es el caso la aplicacin de los
procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato o convenio.
16. Estudiar y decidir los requerimientos de orden tcnico que no impliquen
modificaciones al contrato o convenio. En caso de requerir modificaciones
estas debern someterse al estudio de las Unidades Tecnolgicas de
Santander, previo concepto de la Interventora.
17. Recibir y estudiar los anlisis de precios unitarios de tems no previstos
presentados por el Contratista. El Interventor debe soportar la revisin
efectuada a los anlisis de precios unitarios de los tems no previstos con
mnimo tres cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los
precios no previstos, ste debe remitir al supervisor del contrato o convenio
el concepto de aprobacin de tems y precios no previstos, cuadro
comparativo de los mismos y los respectivos anlisis unitarios, para que
ste efecte las gestiones necesarias de acuerdo a lo establecido con los
manuales y procedimientos internos de las Unidades Tecnolgicas de
Santander. En caso que las Unidades Tecnolgicas de Santander (Oficina
Gestora) presente observaciones a los anlisis de precios unitarios de tems
no previstos, el Interventor deber efectuar las correcciones del caso.
18. En los casos de obras adicionales o mayores cantidades de obra que
impliquen mayores costos, el Interventor deber solicitar la autorizacin de
las Unidades Tecnolgicas de Santander y ordenar su ejecucin cuando
verifique la existencia del contrato adicional en el cual se legalice el valor
adicional al valor inicial del contrato.
19. Controlar permanentemente el cumplimiento del Contratista de los
requerimientos exigidos en las licencias y / o permisos, normas y leyes que
le apliquen para el desarrollo del proyecto.



20. Abrir, diligenciar y tener la custodia del libro o bitcora para registrar en l
las novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del
contrato, registro que se deber llevar a diario.
21. Llevar a cabo las dems actividades conducentes al desarrollo del objeto
contractual, conforme con los requerimientos tcnicos pertinentes,
certificando el cumplimiento tcnico del contrato en sus diferentes etapas de
ejecucin y planeando con precisin el desarrollo del mismo de manera
oportuna.
22. Si es necesario suspender el contrato o convenio en ejecucin, o si se
establece posteriormente ampliar el plazo pactado para la suspensin, la
Interventora deber emitir un concepto tcnico previo sobre la suspensin.
23. Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los
particulares o las autoridades en relacin con el desarrollo del contrato o
convenio, en los trminos que establece la Ley.
24. Garantizar el cumplimiento de las normas ambientales vigentes, buscando
la generacin de los mnimos impactos ambientales en cualquier situacin
de desarrollo del contrato o convenio.

Articulo 12. FUNCIONES FINANCIERAS DEL INTERVENTOR:

1. Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos exigidos por las
Unidades Tecnolgicas de Santander para la entrega del anticipo o pago
anticipado pactado. Constatar la correcta inversin del anticipo, para este
efecto deber exigir segn corresponda la programacin de los trabajos, el
flujo de inversin del contrato y el plan de inversin del anticipo.
2. Cuando lo estipule el contrato o convenio y las normas vigentes, la
Interventora deber abrir con el Contratista y las UTS una cuenta bancaria
para el manejo del anticipo del contrato, la cual deber ser manejada en
conjunto (Contratista Interventor) y debe ser independiente de sus
cuentas corrientes. Esta cuenta deber estar a nombre del proyecto y
contendr el nombre del Contratista y el nmero del contrato. De igual
forma, en los casos establecidos en el artculo 91 de la ley 1474/2011
(estatuto anticorrupcin), el Interventor verificar la apertura y manejo del
anticipo en una fiducia y/o patrimonio autnomo que garantice el ptimo
manejo de los recursos entregados a manera de anticipo. El Interventor



debe Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo de los
recursos y remitirlos a las Unidades Tecnolgicas de Santander (Oficina
Gestora).
3. En el caso que se requiera el Interventor debe calcular los ajustes
econmicos de acuerdo a lo indicado en las clusulas contractuales.
4. Verificar que se mantenga el equilibrio financiero del contrato.
5. Efectuar el balance econmico de ejecucin del contrato o convenio para
efectos de la liquidacin del mismo.
6. Revisar las solicitudes de adicin en dinero y en tiempo requeridas por el
Contratista y emitir un concepto tcnico al respecto.
7. Verificar que la contabilidad del contratista y los soportes financieros estn
ajustados a la normatividad fiscal.
8. Efectuar las actividades del caso conducentes al buen desarrollo financiero
del contrato o convenio.

Articulo 13. FUNCIONES LEGALES DEL INTERVENTOR:

1. Cumplir y hacer cumplir al Contratista en que todo el personal a su cargo se
encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud,
pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley,
as como el cumplimiento de pago de obligaciones parafiscales.
2. Cumplir y hacer cumplir al Contratista las obligaciones laborales que se
generen con relacin al contrato o convenio suscrito.
3. Servir de apoyo a la supervisin para revisar permanentemente la vigencia
de las plizas del contrato o convenio y realizar al Contratista los
requerimientos del caso, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor
o en plazo.
4. Verificar que el Contratista obtenga todos los paz y salvos a los que haya
lugar segn la naturaleza del contrato.
5. Solicitar a las Unidades Tecnolgicas de Santander con copia dirigida al
Ordenador del Gasto, el estudio sobre la aplicacin de sanciones, para lo
cual deber preparar un informe detallado de los incumplimientos, los
requerimientos efectuados y las respuestas, de tal manera que se garantice
el debido proceso y el derecho de defensa del contratista.



6. Exigir al contratista, conforme la normatividad vigente y lo previsto en el
contrato o convenio, el cumplimiento de las formalidades para la cesin de
derechos, patentes, derechos de autores, entre otros, a favor de la entidad.
7. Informar al contratante cuando el contratista incumpla las funciones
contratadas, sustentando y justificando las faltas, a fin de aplicarle la
sancin contractual correspondiente.
Articulo 14. FUNCIONES SOCIO-AMBIENTALES DEL INTERVENTOR:

1. Vigilar que el Contratista observe las normas, especificaciones, permisos,
resoluciones y dems requisitos indispensables para el desarrollo normal
del contrato o convenio, mediante la observancia de la aplicacin en campo
de los compendios de normas, especificaciones, permisos, resoluciones y
normatividad ambiental vigente que se exigen.
2. Propender que el contratista gestione oportunamente los permisos por uso y
aprovechamiento de recursos naturales ante las autoridades ambientales,
con el fin de que el proyecto se ejecute en el plazo establecido.
3. Verificar que el ejecutor vigilado cumpla con los requerimientos establecidos
por la autoridad ambiental competente, as como las normas de salud
ocupacional y seguridad industrial y lo establecido por las entidades
competentes a travs de los requerimientos indicados en las licencias o
permisos expedidos.
4. Verificar y certificar que este se ajusta la normatividad ambiental vigente, ley
2820 de 2010. para luego remitir a la Oficina Gestora responsable de la
Contratacin para su aval, el plan de manejo ambiental presentado por el
contratista ejecutor vigilado.
5. Velar por el estricto cumplimiento por parte del contratista ejecutor vigilado
de la normatividad ambiental y del plan de manejo ambiental. para el efecto
deber contar en lugar de ejecucin con un compendio impreso de las
normas vigentes aplicables segn el tipo de proyecto que se ejecute, y con
el PMA avalado por la entidad.
6. Hacer cumplir los requerimientos sociales y ambientales establecidos para
el proyecto. Exigir la ejecucin de las medidas de manejo que aparecen en
el PMA, en actos administrativos expedidos por la autoridad ambiental
competente, o en la resolucin de licencia ambiental otorgada por la entidad
competente cuando aplique.



7. Verificar que el contratista elabore los monitoreos ambientales (agua, aire,
ruido, inventarios) a que haya lugar estipulados en el PMA, en actos
administrativos expedidos por la autoridad ambiental competente, o en la
respectiva licencia ambiental o frente al trmite, solicitud y requerimiento.
8. Diligenciar y preparar los informes mensuales y final de ndole ambiental, y
dems que sean requeridos por la entidad y que deba cumplir el ejecutor
vigilado, a efectos de verificar el cumplimiento de las directrices ambientales
para la ejecucin del objeto contractual.
9. Coordinar en conjunto con el contratista ejecutor vigilado, las actividades de
socializacin que sean requeridas para la divulgacin y conocimiento del
proyecto en las comunidades beneficiarias.
10. Vigilar que el contratista evite, prevenga conductas, hechos o actividades
consideradas infracciones que atenten contra el medio ambiente o que sean
violatorias de la normatividad vigente, en especial el cdigo de recursos
naturales renovables Decreto Ley 2811 de 1974, la ley 99 de 1993, la ley
165 de 1994, y en las dems disposiciones que las sustituyan o modifiquen.
con el fin de evitar hacerlo acreedor de las acciones preventivas y
sancionatorias establecidas por la ley 1333 de 2009.
11. Ante el incumplimiento del contratista de alguna de las anteriores informar
inmediatamente y por escrito al supervisor de la entidad

Articulo 15. SUPERVISION DE EJECUTORIAS

15.1. OBJETO DE LA SUPERVISION

Ejercer actividades de vigilancia en los diferentes contratos suscritos por las
Unidades Tecnolgicas de Santander al igual que en los contratos de
interventoria tcnica contratada. Efectuar el seguimiento administrativo,
financiero, contable y jurdico sobre la ejecucin y cumplimiento del objeto
contratado.

15.2. ALCANCE DE LA SUPERVISION

Aplicar a la gestin del supervisor interno para fijar el alcance de su determinar
la responsabilidad frente a las obligaciones que debe cumplir el contratista y el



interventor contratado, sustanciando con el apoyo de estos, todos los tramites
que debe adelantar ante el contratante con ocasin del contrato celebrado
entre el ejecutor vigilado y la entidad. Con ocasin de su responsabilidad debe
Ejercer actividades de vigilancia a los contratos celebrados por la Institucin
incluyendo el de interventoria tcnica, y hacer seguimiento administrativo,
financiero, contable y jurdico sobre la ejecucin y cumplimiento del objeto
contratado. Las obligaciones deben cumplirse hasta el momento de la
liquidacin del contrato.

15.3 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA SUPERVISION

Documento Requerido Proveedor del Documento
1. Minuta del contrato a supervisar Oficina Asesora Jurdica
2. Documentos soportes del contrato Oficina Asesora Jurdica
3. Comunicacin que designa la
supervisin
Oficina Asesora Jurdica
4. Estudios previos y dems documentos
precontractuales y contractuales.
Oficina Asesora Jurdica
Portal nico de Contratacin
(www.contratos.gov.co) y Pagina
Web de la Institucin
5. Manuales de contratacin y Manual de
Supervisin.

6. Elaboracin de informes y actas de
inicio, ejecucin parcial, terminacin y
liquidacin
Manual de Procedimientos de la
Institucin

15.4 POLITICAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA
SUPERVISION

Todo contrato o convenio suscrito por la entidad deber ser supervisado por un
funcionario (de planta, o personal contratado por prestacin de servicios
Profesionales), quien asumir todas las funciones, responsabilidades y
prohibiciones de que trata el presente manual.



La oficina jurdica mediante comunicacin escrita dirigida al servidor pblico o
contratista cuando aplique, har la designacin del Supervisor para todos y
cada uno de los contratos que celebre la entidad.
La Supervisin inicia con la designacin de supervisin y aceptacin por parte
del servidor pblico o contratista, y finaliza con la liquidacin del contrato o
convenio.
Todo cambio de Supervisor implica un empalme entre el Supervisor entrante y
el Supervisor saliente; mediante suscripcin de acta de empalme y entrega de
informe de supervisin.
Ninguna orden del Supervisor podr ser verbal. Es obligatorio para el
Supervisor entregar por medio escrito sus rdenes o instrucciones y ellas
deben enmarcarse dentro de los trminos del respectivo contrato o convenio
(Ley 1474 de 2011).
El supervisor dentro de su gestin, se sujetar a las especificaciones tcnicas
bsicas y complementarias contenidas en el pliego de condiciones definitivos y
en los estudios de oportunidad y conveniencia y dems documentos
precontractuales, o su equivalente, teniendo en cuenta las normas tcnicas
nacionales con el fin de supervisar el control de los contratos incluyendo el de
interventoria tcnica. Verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista durante el plazo de ejecucin, en especial el cabal cumplimiento de
los trabajos y solicitar las pruebas tcnicas de calidad que sean necesarias, as
tambin sustanciar ante la oficina gestora los posibles cambios o
modificaciones que deba hacerse a los contratos suscritos.
Quien ejerza la funcin o actividades de supervisin y las labores u
obligaciones que como interventor deba realizar, deber utilizar los medios
otorgados por la ley para asegurar el cumplimiento de todas obligaciones
adquiridas por el ejecutor vigilado y la entidad.

Articulo 16. FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DEBEN OBSERVARSE
PARA ADELANTAR LA SUPERVISION

16.1. Funciones Administrativas de la supervisin.

1. Efectuar control general sobre la debida ejecucin de los contratos o
convenios supervisados. Para este efecto deber establecer mecanismos



de coordinacin. En cumplimiento de esta obligacin, el supervisor,
impartir las instrucciones previa consulta con las instancias internas
pertinentes e impartir directrices objetivas, justas, claras y completas
necesarias para lograr dentro de los plazos contractuales que el contratista
cumplan sus obligaciones de conformidad con lo sealado en el objeto
contractual.
2. Conocer el alcance de las obligaciones y los riesgos a cargo del contratista,
del Interventor y de la entidad contratante, con el fin de ser asumidas con el
alcance definido en los contratos o convenios.
3. Conocer los contratos o convenios y hacer que se cumplan los objetivos
generales y especficos de los mismos.
4. Entregar al contratista y al Interventor para su estudio y aplicacin la
documentacin necesaria para la ejecucin del contrato o convenio
celebrado.
5. Supervisar que el Contratista y el Interventor cumplan con las normas,
especificaciones, permisos, resoluciones y dems requisitos indispensables
para el desarrollo normal del contrato o convenio.
6. Organizar visita al sitio donde se ejecutar el contrato de obra con los
asesores que considere necesarios, con el objeto de verificar las
condiciones y detectar posibles modificaciones del mismo.
7. Supervisar que el contrato a cargo del ejecutor se inicie con posterioridad o
al mismo tiempo que el contrato de Interventora. De no cumplirse con lo
anterior, informar a la oficina gestora con el fin que se tomen las acciones
del caso.
8. Para el caso de la interventora, vigilar que se mantenga el recurso humano
propuesto en las condiciones pactadas y verificar que se estn cumpliendo
con los perfiles y la dedicacin.
9. Verificar que el personal de la Interventora y del Contratista se encuentren
afiliados al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones y
riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, as como el
cumplimiento de pago de aportes parafiscales.( prerrequisito para el pago
de obligaciones, sin perjuicio de no permitir adelantar trabajos por personal
que no est debidamente afiliado)
10. Verificar que se cumpla las programaciones de cumplimiento de
obligaciones y promover reuniones de seguimiento del contrato, en las que



necesariamente deben asistir personal del contratista, del interventor, del
consultor intelectual del proyecto y autoridades.
11. Verificar que la elaboracin de las actas de recibo suscritas por el
interventor y el contratista estn debidamente diligenciadas, al igual que las
actas de reunin estn suscritas por quienes asistieron, incluyndose los
temas o compromisos pactados. Agotado este trmite deber efectuar los
trmites correspondientes al interior de las dependencias de la entidad.
(tramite de pago y guarda en la carpeta del contrato). Incluye guarda de la
copia del libro diario de ejecucin o bitcora.
12. Recibir las solicitudes de desembolso del Contratista remitidas por el
Interventor y emitir el concepto correspondiente por escrito, mediante la
presentacin de un informe breve.
13. Recibir los informes parciales y finales entregados por el contratista y el
Interventor, darle el recibo a satisfaccin al igual que el del informe final una
vez se cumpla el objeto contractual de los mismos. Iniciar los trmites de
liquidacin de los contratos celebrados con la Institucin incluyendo el de
interventoria tcnica.
14. Informar al contratista y al interventor cuales trmites debe realizar para la
generacin de los pagos estipulados en el contrato.
15. Realizar las observaciones pertinentes a cada informe parcial y final
presentado por el contratista o el interventor de forma escrita sobre la
ejecucin y cumplimiento del objeto contractual.
16. Responder por la documentacin original de los contratos y la que se
produzca durante la ejecucin hasta el trmino o realizacin de las actas de
liquidacin.
17. Pronunciarse sobre la procedencia o pertinencia de los conceptos dados
por el Interventor sobre las consultas y posibles reclamaciones realizadas
por el Contratista vigilado e informar a la instancia correspondiente dentro
de la entidad (oficina gestora) para que emita aprobacin o no. Este
pronunciamiento debe ser oportuno y diligente, con el fin de sustanciar la
posible accin y evitar dilaciones que afecten el fin de los contratos.
18. El Supervisor para sustanciar deber Consultar con el personal de apoyo en
el rea del derecho, quien deber obtener aceptacin o aprobacin de la
oficina asesora jurdica de la entidad.



19. Recibir y conceptuar debidamente motivado el tramite que debe hacerse
ante las dependencias al interior de la Institucin, como tambin preparar
los documentos de solicitud de adicin y/ o prrroga, suspensin y
reiniciacin del contrato o acuerdos hechos por los contratistas ejecutores o
interventores, que impliquen una modificacin al contrato o convenio, o
relacionados con el plazo para su respectiva ejecucin.
20. Recibir y emitir concepto sobre la procedibilidad de su presentacin de las
actas de cumplimiento de obligaciones por parte del contratista ejecutor y
contratista interventor, como requisito para el pago de las mismas.
21. Emitir concepto sobre la aplicacin de las clausulas excepcionales (con el
apoyo del personal del rea del derecho).
22. Procedimentar y sustanciar el trmite de imposicin de multas o sanciones,
en el caso de incumplimientos por los contratistas ejecutor vigilado e
interventor.
23. Exigir al interventor la suscripcin del acta de recibo final, la cual debe
hacerse durante la vigencia del plazo de ejecucin. Esta deber
acompaarse, entre otros, por los planos rcord del objeto logrado
debidamente georeferenciado a las coordenadas nacionales.
24. Elaborar y diligenciar el acta de terminacin y recibo a satisfaccin del bien
o servicio del objeto contratado.
25. Solicitar la actualizacin de las plizas en el evento de ser necesario,
comunicando a la oficina jurdica para su aprobacin y custodiar el soporte
de las mismas.
26. Elaborar el informe final de supervisin.
27. Calificar el cumplimiento del Contratista. Expidiendo el certificado de
cumplimiento, en los trminos del decreto 0734 de 2012, Artculo 6.1.3.5.
28. Realizar el acta de liquidacin del contrato, conforme al formato previsto en
el manual de procedimientos de la Institucin.
29. Informar a la Oficina asesora jurdica, que ha sustanciado y documentado
el Acta o informe Final, con el cual se garantiza la entrega de TODOS los
documentos originales generados durante el proceso contractual para que
la Oficina jurdica proceda al archivo del expediente. Documentacin que
deber ir foliada y ordenada cronolgicamente, con el propsito de facilitar
la fiscalizacin de los Entes de Control.



30. Comunicar por escrito a la Aseguradora que expidi las plizas pactadas en
el contrato o convenio, previa autorizacin de la entidad contratante, el
cumplimiento o incumplimiento del contratista.

16.2. Funciones o actividades Tcnicas de la supervisin.

1. Exigir al contratista ejecutor que en el desarrollo del objeto contractual se
cuente con los permisos necesarios para la iniciacin del contrato, as como
supervisar que el Contratista haya implementado los requerimientos exigidos
por las entidades competentes a travs de las licencias y/o permisos
otorgados para el desarrollo del proyecto. Para ello, cuenta con el apoyo que
presta el interventor, como su agente idneo para que se d cumplimiento a
esta obligacin.
2. Exigir al Interventor que el Contratista ejecutor vigilado cumpla las normas y
especificaciones tcnicas vigentes, as como lo establecido en las reglas de
participacin y dems documentos requeridos para el desarrollo del contrato
o convenio.
3. Conceptuar sobre los documentos de seguimiento continuo que hace el
interventor, de acuerdo con la informacin que el contratista ejecutor
vigilado presenta sobre el cumplimiento o no del cronograma y flujo de
inversin del contrato o convenio.
4. Conceptuar, diligenciar oportunamente y aprobar en un trmino inferior a
tres(3) das, sobre la necesidad de incluir nuevas obligaciones que de
acuerdo con el desarrollo de la ejecucin del contrato, sean necesarias
ejecutar con el fin de tramitar la solicitud de adicin y prrroga cuando el
contrato o convenio lo amerite, en cumplimiento de esta obligacin deber
elaborar los documentos necesarios para la revisin y aprobacin
respectiva por parte de los Funcionarios competentes de la entidad.
5. Asistir a las reuniones de seguimiento y visitas de campo programadas
conjuntamente con el Contratista e Interventor y suscribir la respectiva acta
de seguimiento. Para efectos de poder asistir, podr contar con personal de
apoyo a la labor de supervisin, quien le representar o acudir a medios
electrnicos con el fin de participar de las reuniones que de manera
presencial debe cumplir los representantes del contratista ejecutor vigilado y
del interventor.



6. Exigir al Interventor y el Contratista, el soporte de las acciones que estn
sobre los requerimientos establecidos por la autoridad ambiental
competente, as como las normas de salud ocupacional y seguridad
industrial y lo establecido por las entidades competentes a travs de los
requerimientos indicados en las licencias o permisos expedidos.

16.3. Funciones o actividades Financieras de la supervisin.

1. Verificar en los casos que aplique se cumpla con los requisitos exigidos por
la entidad para la entrega de los recursos pactados y constatar su correcta
inversin.
2. Exigir al contratista y al interventor las acciones sobre el manejo de los
pagos por concepto de Anticipos, se debe verificar el manejo de la cuenta
conjunta cuando por su cuanta as lo requiera, o la constitucin de la fiducia
o del patrimonio autnomo en los casos que as se requiera. Para el caso
del contrato de interventora hacer la exigencia directamente a este sobre el
cumplimiento de la correcta inversin del anticipo.
3. Indicar a los contratistas el trmite que deben observar para obtener el
desembolso u rdenes de pago de las contraprestaciones a que tiene
derecho.
4. Tramitar y Verificar que el contrato est amparado con los recursos
presupuestales asignados para el mismo, de acuerdo al balance financiero
del contrato.
5. Efectuar las actividades conducentes al buen desarrollo financiero del
contrato.

Artculo 17 Difusin. El Manual de funciones y actividades que se adopta por
medio de la presente Resolucin deber ser difundido por la Oficina de
Relaciones Interinstitucionales quien es la encargada de realizar la
comunicacin al interior de la Institucin a travs diferentes medios de
comunicacin internos disponibles y por medio de la pgina WEB para que se
pueda consultar de manera permanente por los servidores pblicos vinculados
a la entidad y los colaboradores Contratistas.



Artculo 18. Actualizacin. La Oficina Asesora Jurdica de la Institucin, ser
la responsable de la revisin y actualizacin del presente Manual, de
conformidad con las normas que modifiquen y adicionen la materia.

Artculo 19. Aplicacin. Los procedimientos incluidos en el manual que se
adopta mediante la presente Resolucin debern ser observados por los
funcionarios y los colaboradores y Contratistas.

A partir de la vigencia de este Manual, al interior de la Institucin se aplicarn
todos los procedimientos y alcance de las responsabilidades aqu establecidas.

Artculo 20. Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su
publicacin y deroga las que le sean contrarias.

COMUNQUESE Y CMPLASE.-

ORIGINAL FIRMADO

ALFREDO REYES SERPA
Rector (E)



Proyect: Abg.: Yudy Crdenas Archila Abg.: Carlos Heli Rojas
Oficina Jurdica
Revis: Dra. Claudia Patricia Nio Ariza
Oficina Jurdica

Manual de Funciones Supervisores

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RESOLUCIN No.

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