6. Filosofa de la Dependencia 13 - 14 6.1 Misin y Visin del Gobierno Municipal de Tlaquepaque 15 6.2 Misin y Visin de la Dependencia 15 6.3 Valores 15
7. Objetivo General de la Dependencia 16-17 8. Herramientas de Organizacin y Control 18 8.1 Inventario de Procesos 19-23 8.2 Descripcin Narrativa de los Procedimientos 24-32 8.3 Diagramas de Flujo 33-42
9. Autorizacin 43-44 10. Historial de Cambios 45-46 11. Glosario 47-50 12. Formatos 51-52 13. Equipo responsable de la documentacin 53-54 Del Manual de Procedimientos
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3. Presentacin
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS La Constitucin Poltica del Estado de J alisco, en su Art. 77, fraccin II inciso a), establece que los Ayuntamientos tendrn facultades para aprobar, de acuerdo con las leyes en materia municipal que expida el Congreso del Estado, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, con el objeto de organizar la administracin pblica municipal.
En este sentido, el Presente Reglamento del Ayuntamiento y de la Administracin Pblica del Municipio de Tlaquepaque, el cual fue aprobado en Sesin Ordinaria con fecha 27 de Noviembre del 2008 y publicado en la Gaceta Municipal Ao 2, nmero 11 del 27 de Febrero del ao en curso, en su Titulo Cuarto de la toma de Decisiones del Ayuntamiento, Capitulo II de la Prestacin de Iniciativas, Artculo 114, seala: las circulares internas, instructivos, manuales y formatos que regulan el funcionamiento administrativo del Ayuntamiento, no pueden constituirse en actos legislativos autnomos, ni desvirtuar, modificar o alterar el contenido de un ordenamiento municipal; sern formulados por conducto de las dependencias de la administracin municipal que para tal efecto son facultadas por este Reglamento y ajustndose a lo previsto por las normas correspondientes.
Los instructivos, manuales y formatos a que hace referencia el prrafo anterior, debern ser aprobados por los titulares de rea, los titulares de las dependencias, el titular del rea facultado por ste ordenamiento para definir sus lineamientos y por el titular de la Oficiala Mayor Administrativa; aprobados stos, debern remitirse a la Secretaria General para efectos de su certificacin y emisin de la constancia correspondiente.
Bajo este orden, el Captulo VI, Artculo 181, Prrafo IV), faculta a la Oficiala Mayor Administrativa, para estudiar y establecer los sistemas de organizacin administrativa que generan eficiencia de los recursos y en el desempeo de las actividades de los Servidores Pblicos Municipales.
El contenido del presente documento, se sustenta en la necesidad de fortalecer la relacin, articulacin e interaccin que tiene que prevalecer entre el marco funcional bsico, el mtodo y la forma de concretar una actividad, la oportunidad y suficiencia de la informacin para promover la ejecucin y el logro de los resultados; dentro de una dinmica de mejora continua.
Su utilidad prctica, consiste en que permite conocer detallada y secuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que tienen asignadas las reas de trabajo; adems de facilitar la consulta en la operacin de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalizacin de los procedimientos en el marco de un proceso sostenido de consolidacin operativa.
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4. Propsitos del Manual de Procedimientos
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS Este Manual de Procedimientos con calidad de instrumento administrativo tiene como propsitos los siguientes:
Incrementar la productividad del Gobierno Municipal disminuyendo o eliminando demoras y los errores.
Servir de gua para llevar a cabo las actividades, orientadas a la consecucin de los objetivos institucionales enmarcados bajo los criterios y ordenamientos legales.
Brindar a la Administracin Municipal una metodologa que, en forma sencilla y prctica, concrete los procesos y procedimientos, contribuyendo al mejoramiento de la gestin y a la modernizacin del Gobierno Municipal.
Ofrecer transparencia en la gestin administrativa a travs del conocimiento del quehacer municipal y de la adecuada distribucin de las cargas de trabajo, que permitan la eficiencia en los servicios para la ciudadana en general.
Servir como mecanismo de induccin y orientacin para el personal de nuevo ingreso a las diferentes reas que conforman el Gobierno Municipal, facilitando su incorporacin a la misma.
Fortalecer la cultura en la organizacin orientada a la mejora contina.
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5. Normatividad
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS 5.1 Fundamento Legal
La organizacin, facultades, derechos y obligaciones de la Unidad de Proteccin Civil y Bomberos, as como las de las reas que la integran, se establecen en las disposiciones determinadas en la siguiente normatividad:
Ley General de Proteccin Civil. Ley Estatal de Proteccin Civil. Reglamento del Ayuntamiento y de la Administracin Pblica del Municipio de Tlaquepaque. Reglamento de Proteccin Civil en el Municipio de Tlaquepaque.
Ley General de Proteccin Civil
En esta Ley se establecen las polticas pblicas a seguir en materia de proteccin civil, entendidas stas como el conjunto de disposiciones, medidas y acciones destinadas a la prevencin, auxilio y recuperacin de la poblacin ante la eventualidad de un desastre. Asimismo, establece las bases de la coordinacin en materia de proteccin civil, entre la Federacin, las Entidades Federativas y los Municipios, que debern ajustarse a los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo.
Ley Estatal de Proteccin Civil
Esta Ley regula y promueve las acciones en materia de Proteccin Civil en el Estado de J alisco; y establece que la prevencin en situacin normal, as como las acciones de auxilio a la poblacin y restablecimiento de los servicios pblicos vitales en condiciones de emergencia, son funciones de carcter pblico que deben atender el Estado y los municipios a travs de la Unidad Estatal o Municipal y de los organismos y dependencias que se requieran y que para ello se instituyan, conforme las atribuciones que define dicha ley, promoviendo la participacin de la sociedad civil.
Reglamento del Ayuntamiento y de la Administracin Pblica del Municipio de Tlaquepaque.
En su Artculo 241.- La Unidad de Proteccin Civil y Bomberos, es una Autoridad Municipal a cargo de un Titular a quien le compete ejecutar las acciones de prevencin, auxilio y recuperacin o restablecimiento, conforme a los Ordenamientos J urdicos, programas y acuerdos que autorice el Consejo Municipal. Asimismo, desarrollar las funciones tomando como referencia las establecidas para la Unidad Estatal de Proteccin Civil.
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS En su Artculo 242.- es la Dependencia encargada de operar y dirigir el Sistema Municipal de Proteccin Civil y Bomberos, as como operar el programa de Proteccin Civil del Municipio de Tlaquepaque.
Reglamento de Proteccin Civil para el Municipio de Tlaquepaque.
En sus artculos 16, 23, 24, 34, 35, 36, 42, 44 y 50 establece las atribuciones e integracin de la Unidad de Proteccin Civil y Bomberos, as como los objetivos el Sistema Municipal de Proteccin Civil. El sistema Municipal de Proteccin Civil, establece las condiciones de participacin y colaboracin entre los ciudadanos del Municipio y la Administracin Municipal, para la atencin de situaciones de desastre. As como las facultades de la Unidad de Proteccin Civil y Bomberos para la prctica de visitas de inspeccin, segn las necesidades y reportes recibidos.
5.2 Atribuciones
La Unidad de Proteccin Civil y Bomberos tiene las siguientes atribuciones: I. Realizar campaas permanentes de difusin y capacitacin sobre temas de Proteccin Civil; II. Promover la capacitacin y la conformacin de una cultura en la materia de la participacin individual y colectiva de la ciudadana; III. Ejercer funciones de vigilancia e inspeccin; IV. Practicar visitas de inspeccin sin orden de visita cuando exista peligro inminente de alto riesgo, desastre y/ o siniestro; V. Dictar medidas de seguridad en cumplimiento a la normatividad, en base a los resultados de las inspecciones realizadas; VI. Llevar un control de las empresas instaladas dentro del Municipio, que realicen actividades con materiales peligrosos, y vigilar que dentro de las mismas se operan las unidades internas de prevencin y rescate; y VII. Las dems que establezca el presente ordenamiento y dems disposiciones aplicables. 5.3 Alcance La aplicacin del presente Manual en lo general queda establecido para los Servidores Pblicos que laboran en este Gobierno Municipal, ya sean de base, confianza, honorarios y en lo particular para aquellas direcciones que perteneciendo a la Unidad de Proteccin Civil y Bomberos tienen que realizar algn trmite que realizar ante la misma o recibir un servicio.
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6. Filosofa de la Dependencia
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS 6.1 Misin y Visin del Gobierno Municipal de Tlaquepaque
Misin: Somos un Gobierno comprometido en elevar la calidad de vida de la sociedad, que involucra la participacin ciudadana, en un marco de legalidad, seguridad y desarrollo sustentable.
Visin: Ser un Gobierno ordenado, con procesos definidos y apegados a la legalidad, que establezca las bases para la continuidad en el mejoramiento de la calidad de vida y con capacidad de respuesta a las necesidades de la poblacin.
Ser percibido como una administracin eficiente, eficaz, innovadora, segura, hbil, dinmica, visionaria, fortalecida, de resultados que cumple las expectativas de la sociedad.
6.2 Misin y Visin de la Dependencia
Misin Salvaguardar con responsabilidad e imparcialidad la vida de las personas y sus bienes, en caso de emergencia y desastres naturales, promoviendo con dignidad y lealtad la proteccin civil en los ciudadanos.
Visin Reducir al mximo las perdidas originadas por eventos adversos, aplicando tcnicas y recursos humanos y materiales, pero sobre todo con mucha responsabilidad y espritu de servicio siempre apegado a un marco de legalidad.
6.3 Valores
Dignidad: Actuar de forma honorable. Lealtad: Fidelidad y compromiso. Espritu de Servicio: Actitud de servicio y calidez en los servicios ante la ciudadana.
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7. Objetivo General de la Dependencia
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Fomentar la cultura de Proteccin Civil en la ciudadana, para poder contar con una poblacin ms protegida y preparada ante los desastres, mejorando la calidad en el servicio de la Direccin General de esta Dependencia.
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8. Herramientas de Organizacin y Control
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8.1 Inventario de Procesos
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS Gobierno Muni ci pal de Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA: Unidad de Proteccin Civil y Bomberos INVENTARIO DE PROCESOS 2. NOMBRE DEL PROYECTO: Manual de Procedimientos 3. CDIGO PROYECTO: MP- UPCyB- 1700 4. LDER DE PROYECTO: Director General 5. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Director General 6. SERVICIOS 7. TIPO DE PROCESOS 8. PROCEDIMIENTOS No. DENOMINACIN CDIGO DENOMINACIN No. DENOMINACIN 1 Administrativo UPCyB 01/01 Control de Correspondencia 1 Recibir ,asignar folio y registra en libro la documentacin 2 Informar a direccin y turnar al rea correspondiente aquellos documentos que lo requieran 3 Elabora contestacin y recaba firma 4 Envan contestacin y archiva UPCyB 01/02 Elaboracin de informes y estadsticas 1 Recibir y Verificar tarjetas 2 Clasificar tipos de servicios 3 Elaborar parte de novedades e informe 4 Entregar y archivar 5 Elaborar estadstica mensual de actividades y archivar UPCyB 01/03 Incidencia 1 Registrar incidencias de personal asignado al rea 2 Notificar situacin a Direccin 3 Elaborar oficio, permiso o memorando conforme a instrucciones 4 Revisa, firma oficio o da Visto Bueno al Documento 5 Entregar al rea correspondiente y esperar respuesta UPCyB 01/04 Manejo de Fondo Revolvente 1 Solicitar a la Hacienda Municipal Fondo Revolvente 2 Recibir cheque 3 Resguardar y manejo del Fondo Revolvente 4 Entregar Fondo Revolvente a final del ao 9. FECHA DE ELABORACIN: Feberro 2011 10. REVISIN No.: 0 HOJA: 1 DE: 3
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS Gobierno Muni ci pal de Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA: Unidad de Proteccin Civil y Bomberos INVENTARIO DE PROCESOS 2. NOMBRE DEL PROYECTO: Manual de Procedimientos 3. CDIGO PROYECTO: MP- UPCyB- 1700 4. LDER DE PROYECTO: Director General 5. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Director General 6. SERVICIOS 7. NOMBRE DEL PROCESO 8. PROCEDIMIENTOS No. DENOMINACIN CDIGO DENOMINACIN No. DENOMINACIN 1 Administrativo UPCyB 01/0 Mobiliario 1 Recibir inventario y cotejar con los bienes fsicos 2 Recibir inventario actualizado 3 Firmar de conformidad inventario actualizado 4 Actualizar resguardos conforme a inventario recibido UPCyB 01/056 Preparacin de Alimentos 1 Elaborar Men 2 Preparar de acuerdo al men las 3 comidas del da 3 Reportar gastos a la Hacienda Municipal 4 Elaborar informe general de actividades UPCyB 01/07
Requisicin y Administracin de Material
1 Recibir requerimientos de material de las diferentes reas de la Unidad 2 Entregar requisicin y recoger posteriormente el material 3 Registrar en sistema el material recibido y entregarlo a las reas 4 Archivar formatos 2 Operativo UPCyB 02/01 Inspecciones 1 Recibir peticin de inspeccin 2 Trasladar al lugar y realizar inspeccin 3 Levantar formato 4 Entregar formatos de inspeccin UPCyB 02/02 Servicios Diversos 1 Recibir reporte de servicio 2 Arribar a lugar 3 Atender servicios 4 Recabar generales del evento o del servicio 5 Generar reporte de servicios realizados 9. FECHA DE ELABORACIN: Febrero 2011 10. REVISIN No.: 0 HOJA: 2 DE: 3
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS Gobierno Muni ci pal de Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA: Unidad de Proteccin Civil y Bomberos INVENTARIO DE PROCESOS 2. NOMBRE DEL PROYECTO: Manual de Procedimientos 3. CDIGO PROYECTO: MP- UPCyB- 1700 4. LDER DE PROYECTO: Director General 5. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Director General 6. SERVICIOS 7. TIPO DE PROCESOS 8. PROCEDIMIENTOS No. DENOMINACIN CDIGO DENOMINACIN No. DENOMINACIN 03 Preventivos UPCyB03/01 Capacitacin 1 Recibir solicitud 2 Acordar generales del evento (Fecha, lugar, horario) 3 Realizar el evento 4 Elaborar informe y archivar
9. FECHA DE ELABORACIN: Febrero 2011 10. REVISIN No.: 0 HOJA: 3 DE: 3
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8.2 Descripcin Narrativa de los Procedimientos
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8.3 Diagramas de Flujo
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9. Autorizaciones
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AUTORI ZACI N LIC. JOSE ELAS NAVARRO ORTEGA NOMBRE OFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA
FIRMA OFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO
FECHA DE AUTORIZACIN: FEBRERO 2011
ELABORACI N
CMDTE. LUIS ENRIQUE MEDEROS FLORES NOMBRE DIRECTOR GENERAL
FIRMA UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS
FECHA DE ELABORACIN: FEBRERO 2011 SUPERVI SI N LIC. CARLOS A. ANGUIANO ZAMUDIO NOMBRE DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
FIRMA DIRECTOR DE REA
FECHA DE SUPERVISIN: FEBRERO 2011
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10. Historial de Cambios
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Gobierno Muni ci pal de Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA:
UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS Actividades: Conjunto de actos o labores especficas (operativas) a realizar por un individuo, departamento o unidad. Tambin puede definirse como una o ms operaciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma unidad administrativa. Ej. Cotizar materiales.
rea: Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso o fase de proceso.
Anlisis de Puestos: El proceso de estudio, e identificacin de todos los componentes Del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones, hasta El establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecucin satisfactoria.
Autoridad: Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras organizacionales formales es decir la autoridad moral. Es importante que la persona que ostenta la autoridad formal posea adems autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas.
Ayuntamiento: Corporacin compuesta de un alcalde y varios concejales para la administracin de los intereses de un Municipio.
Comunicacin: Accin y efecto de hacer a otro participe de lo que uno tiene; descubrir, manifestar o hacer alguna cosa. Consultar o conferir con otros un asunto, tomando en cuenta su opinin.
Definiciones: Son las explicaciones a los trminos, abreviaturas o smbolos utilizados en los documentos controlados, con el propsito de estandarizar el lenguaje utilizado dentro de la institucin. Debe ser desarrollada en consenso con los usuarios de los trminos o conceptos correspondientes.
Departamento: Es el rea responsable de coordinar y controlar determinados procesos. Es el conjunto de operaciones que forman parte de un proceso dentro de una estructura orgnica.
Dependencia: Es aquella institucin pblica subordinada en forma directa al Titular del Gobierno Municipal, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tienen encomendados. Estas dependencias son: las Secretaras, las Coordinaciones Generales, la Tesorera, la Oficiala Mayor Administrativa y las Direcciones Generales.
Descripcin de Funciones: Una vez establecidos los niveles jerrquicos y los departamentos del organismo social, es necesario definir con toda claridad, las
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS actividades y los deberes que habrn de desarrollarse en cada una de las dependencias.
Descripcin funcional: es la exposicin detallada de las operaciones, conviene exponer cada una en un prrafo separado, de ser posible con numeracin ordinal, debe procurarse la separacin de actividades continuas, de las peridicas o eventuales.
Descripcin general: explicacin del conjunto de actividades del puesto, considerado como un todo. (Debe ser breve)
Diagrama de Flujo: Representacin grfica de los procedimientos.
Direccin: (Como estructura): Unidad directiva, la cual va en la parte superior dentro del ordenamiento de las unidades en una estructura administrativa.
Estructura: Es una actitud metodolgica, un mtodo al cual se le recurre para describir marcos normativos, es decir, modelos formales por medio de los cuales se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultados.
Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que se establecen entre los miembros de la organizacin y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propsito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados.
Funcin: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social. Con la funcin se identifican las atribuciones que se confieren a un rgano y consiste en una trascripcin textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a su dependencia de acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan base legal a sus actividades.
Inspeccin de Verificacin: Accin efectuada en el lugar donde se solicita cualquier actividad industrial, comercial o de prestacin de servicio, en la cul se revisa el cumplimiento de las consideraciones generales y medidas de seguridad en materia de Proteccin civil.
Manual: Es un libro que contiene lo ms sustancial de un materia.
Manual de Procedimientos: Documento que permite conocer detalladamente y secuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y las actividades que tienen asignadas las reas de trabajo, adems de facilitar la consulta en las operaciones de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalizacin de los procedimientos en el marco de un proceso sostenido de consolidacin operativa.
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS Mtodo: Es una gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente las actividades que sigue una persona para realizar un trabajo.
Organizacin: Es la estructura orgnica planeada para establecer patrones de relacin entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos.
Organigrama: Es una grafica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una institucin, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollan.
Poltica: Es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema en particular.
Procedimiento: Descripcin de los pasos, acciones o actividades que forman un proceso
Puesto: conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo especfica e impersonal.
Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas que el ciudadano o el usuario requiere especficamente para ser dotado de un producto o servicio.
Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizar peridicamente el documento controlado que le fue asignado.
Ubicacin: la ubicacin expresar la direccin, departamento y coordinacin en que se desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.
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12. Formatos
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FORMATO SI N VALOR
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FORMATO SI N VALOR
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FORMATO SI N VALOR
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13. Equipo responsable de la documentacin del Manual de Procedimientos
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UNIDAD DE PROTECCIN CIVIL Y BOMBEROS El presente Manual, es elaborado con la participacin conjunta entre la Dependencia propia de la informacin a travs de su Titular, Directores y J efes de Departamento y de la Oficiala Mayor Administrativo por conducto de la Direccin de Desarrollo Organizacional y su equipo de trabajo, mencionando al personal que colabor en la realizacin de estos:
LIC. J os Elas Navarro Ortega; Oficial Mayor Administrativo. LIC. Carlos A. Anguiano Zamudio; Director de Desarrollo Organizacional. C. J os de Refugio Torres ; J efe del Departamento de Evaluacin y Seguimiento. LAE. Flix Manuel Meza Villalvazo; Tcnico Especializado LAE. Ma. De los ngeles Cantero Villanueva; Tcnico Especializado, C. Fernando Martnez Galvn; Tcnico Especializado, LAE. Luz del Carmen Martnez Torres; Tcnico Especializado, .