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Rnald Miranda. Sinopsis de la gestin de portafolios. Solo para fines de docencia. Enero del 2010.

Sinopsis de la gestin de portafolios
de acuerdo con el estndar del Project Management Institute
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Conceptos bsicos
Qu es un portafolio?
Es una coleccin de proyectos, programas y otras actividades o trabajos de una organizacin
que se agrupan para facilitar la gestin efectiva de los esfuerzos que permiten alcanzar los
objetivos estratgicos de la organizacin.
Qu es la gestin del portafolio?
Es la gestin a nivel central y superior de una organizacin de uno o ms portafolios, lo que
incluye la identificacin, priorizacin, autorizacin, administracin y control de los programas,
proyectos y otras actividades o trabajos que permiten alcanzar los objetivos estratgicos de la
organizacin o negocio.
La gestin de portafolio combina: a) un enfoque en mbito de la organizacin que asegura que
los proyectos de inversin seleccionados respondan a la estrategia del portafolio; con b) el
enfoque de la administracin de proyectos para que estos contribuyan efectivamente al
portafolio.
El vnculo con la estrategia organizacional
Se establece la premisa de que la organizacin tiene una misin, visin, estrategia global o
institucional (corporativa o competitiva) y objetivos estratgicos para desarrollarla. La
ejecucin de la estrategia requiere de sistemas, procesos y herramientas para definir y
desarrollar tanto las operaciones de planeamiento y gestin del nivel superior de la
organizacin, como para gestionar y planificar el portafolio.
Las organizaciones dependen de proyectos y programas para alcanzar sus estrategias. La
gestin del portafolio permite conectar objetivos y recursos entre las estrategias y los
proyectos, de acuerdo con el siguiente flujo:
1. El propsito estratgico y la priorizacin proveen la direccin para determinar la
asignacin de recursos financieros al portafolio.
2. El propsito estratgico mapea en el portafolio un conjunto de componentes
(programas y proyectos) incluyendo la correspondiente asignacin de recursos. Esos
componentes se ejecutan segn los principios de la gestin de portafolios.
3. Cada programa corresponde a un subconjunto de propsitos u objetivos estratgicos,
el cual llevar los recursos asignados correspondientes.

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Nota tcnica preparada por Rnald Miranda para servir de base para la discusin en clase. El
contenido est basado en el PMI. 2006. The Standar for Portfolio Management. Pennsylvania. Para la
aplicacin profesional de los conceptos y procesos aqu expuestos se debe recurrir al estndar citado en
su versin ms reciente. Enero del 2010.
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4. Cada proyecto est definido por su contribucin al propsito estratgico del
portafolio, y puede ser gestionado bajo los principios de la administracin de
proyectos.
Vnculo entre la gestin del portafolio y la gobernanza de la organizacin
La gobernanza de la organizacin establece lmites y reglas relacionadas con el poder, las
conductas de los gestores, protocolos de trabajo que las organizaciones deben seguir en la
bsqueda de objetivos y metas estratgicas y alcanzar los beneficios oportunamente. Las
responsabilidades difieren en los niveles de gestin y toma de decisiones polticas y
estratgicas, respecto de los niveles operativos o de apoyo.
La gobernanza en el nivel institucional (de la organizacin o nivel superior), involucra controles
(mtricas, sesiones de monitoreo, hitos entre fases) aplicables a los dominios de la gestin de
portafolio, programas y proyectos.

Los procesos de gestin del portafolio

Los grupos de procesos de la gestin del portafolio
Los equipos gerenciales involucrados en los procesos de manejo de portafolios deben ser
capaces de:
Comprender el plan estratgico de la organizacin.
Establecer factores claves para la gestin del portafolio en funcin del plan
estratgico.
Considerar todos los programas y proyectos de la organizacin as como otros
componentes del portafolio.
Seguir procesos basados en acuerdos.
Adems, para seguir los procesos de gestin de portafolio, deberan asegurarse de que se
cuenta con las siguientes condiciones:
La gestin de la organizacin contempla la teora de gestin de portafolios.
La existencia de un nmero de programas y proyectos en la organizacin.
Se cuenta con personal con las habilidades para gestionar el portafolio.
La existencia de procesos de gestin de proyectos.
El plan ha sido comunicado a lo largo de toda la estructura de decisiones de la
organizacin.
Siguiendo esas premisas, se asumen los grupos de procesos de gestin de portafolios, que son
dos grupos relevantes: los relacionados con el alineamiento y los de monitoreo y control.
Grupo de procesos para el alineamiento

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Identificacin
Consiste en crear una lista actualizada de todos los nuevos componentes que debern
gestionarse en el portafolio. El proceso de identificacin se realiza a partir de insumos,
aplicando varias tcnicas y generando productos, tal y como se sealan en el siguiente
cuadro sinptico.
Proceso Identificacin
Insumos Tcnicas Productos
Plan estratgico
Definicin de
componentes.
Plantillas y
descriptores de
componentes.
Inventario de todos
los componentes
existentes.
Inventario de todos
los componentes
propuestos.

Documentacin de
todos los
componentes
inventariados basados
en descriptores
claves.
Comparacin de todos
los componentes
inventariados con
definicin de
componente.
Identificacin de
componentes que
califican para el
portafolio.
Juicio de expertos.
Lista de componentes
que calificaron.
Descriptores claves de
cada componente.
Lista de componentes
rechazados.

Categorizacin
Consiste en establecer grupos de de componentes identificados y ubicarlos en
categoras o grupos de negocio relevantes, que responden al plan estratgico, y a los
que se aplican un conjunto de filtros y criterios de decisin para evaluar, seleccionar,
priorizar y equilibrar. Las actividades claves son:
Establecer categoras estratgicas basadas en el plan estratgico.
Comparar los componentes identificados con los criterios de categorizacin.
Agrupamiento de cada componente dentro de una nica categora.
Los insumos, herramientas y productos de este proceso son los siguientes.
Proceso Categorzacin
Insumos Tcnicas Productos
Lista de componentes.
Descriptores claves de
cada componente.
Categoras
establecidas a partir
del plan estratgico.
Categorizacin de
componentes.
Juicio de expertos.
Lista de componentes
categorizados.

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Evaluacin
Se compila toda la informacin cualitativa o cuantitativa que sea pertinente para
evaluar cada componente para compararlos y facilitar el proceso de seleccin de
componentes. La informacin puede ser documental, grficos, tablas, etc. Las
actividades claves son:
Evaluar los componentes dentro de un modelo de calificacin que incluye
criterios, pesos y puntajes.
Producir grficos que faciliten el proceso las decisiones en el proceso de
seleccin.
Hacer recomendaciones para el proceso de seleccin.
Los insumos, tcnicas y productos de este proceso son los siguientes.
Proceso Evaluacin
Insumos Tcnicas Productos
Plan estratgico
Lista de componentes
categorizada.
Descriptores claves
para cada
componente.

Modelo de calificacin
y ponderacin de
criterios claves.
Representaciones
grficas.
Juicio de expertos.
Lista de componentes
categorizados y
evaluados.
Valores asignados a
cada componente.
Representaciones
grficas.
Recomendaciones del
proceso de
evaluacin.

Seleccin
Se produce una lista corta de componentes elegidos basada en las recomendaciones
del proceso de evaluacin y de los criterios de seleccin de la organizacin. Se incluye
el valor de cada componente para facilitar la priorizacin. Las actividades claves
incluyen:
Seleccin de componentes basados en los resultados de la evaluacin y en la
comparacin con los criterios de seleccin.
Generar la lista de componentes prioritarios.
Proceso Seleccin
Insumos Tcnicas Productos
Plan estratgico.
Lista de componentes
categorizados y
evaluados.
Valor de calificacin
de cada componente.
Recursos de la
organizacin.
Anlisis de la
capacidad del recurso
humano.
Anlisis de la
capacidad financiera.
Anlisis de la
capacidad de los
activos.
Lista categorizada de
los componentes
evaluados y
seleccionados.
Recomendaciones.
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Proceso Seleccin
Insumos Tcnicas Productos
Recomendaciones de
la evaluacin.
Juicio de expertos.

Priorizacin
Cosiste en establecer un ranking de componentes dentro de categoras estratgicas o
de financiamiento (v.g. innovacin, ahorros de costos, crecimiento, mantenimiento y
operaciones), marco temporal de la inversin (v.g. corto, mediano, largo plazo), perfil
de riesgo versus retorno y enfoque organizativo (v.g. cleiente, proveedor o interno) de
acuerdo con los criterios establecidos. Las actividades claves incluyen:
Confirmacin de la clasificacin de los componentes de acuerdo con las
categoras estratgicas predeterminadas.
Asignacin de puntajes o criterios de ponderacin para los componentes
incluidos en el ranking.
Determinacin de cuales componentes deberan recibir la ms alta prioridad
dentro del portafolio.
Los insumos, tcnicas y productos de este proceso son los siguientes.
Proceso Priorizacin
Insumos Tcnicas Productos
Lista de componentes
categorizados,
evaluados y
seleccionados.
Recomendaciones
Ranking ponderado.
Tcnicas de
calificacin.
Juicio de experto.
Lista de componentes
priorizados dentro de
cada categora
estratgica con la
documentacin de
apoyo (evidencias).

Equilibrio del portafolio
Es asegurar el desarrollo de una mezcla de componentes del portafolio con el mayor
potencial para sustentar las iniciativas estratgicas de la organizacin y alcanzar los
objetivos estratgicos. As se sustenta la habilidad para asignar recursos (v.g.
financieros, activos fsicos y recursos humanos) siguiendo la direccionalidad estratgica
y a la vez maximizar los beneficios o retornos dentro del perfil de riesgo predefinido.
Las actividades claves incluyen:
Revisin de los componentes seleccionados y priorizados.
Asegurar que el portafolio est equilibrado para apoyar los objetivos
estratgicos usando los criterios predefinidos de gestin de portafolios el
perfil de riesgo deseado para la organizacin, indicadores (mtricas) de
desempeo del portafolio y restricciones en cuanto a capacidad.
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Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y priorizados
para la autorizacin posterior.
Identificar componentes que no deberan ser autorizados, de acuerdo con
el proceso de revisin realizado.
Eliminar componentes que deben ser suspendidos, nuevamente
priorizados o terminados, sobre la base del proceso de revisin realizado.
Los insumos, tcnicas y productos de este proceso son los siguientes.
Proceso Equilibrar el portafolio
Insumos Tcnicas Productos
Lista de componentes
priorizados dentro de
cata categora
estratgica.
Criterios de gestin de
portafolio.
Indicadores o
mtricas de
desempeo de la
gestin del portafolio
Restricciones en
cuanto a capacidad.
Recomendaciones
para reequilibrar el
portafolio de las
revisiones y reportes
previos.
Anlisis de costo /
beneficio.
Anlisis cuantitativo.
Anlisis de escenarios.
Anlisis de
probabilidad.
Mtodos de anlisis
grfico.
Juicio de expertos.
Lista de componentes
de portafolio para ser
aprobada.
Lista maestra
actualizada de
componentes que
deben ser aprobados,
inactivados y
terminados.
Portafolio actualizado
y aprobado con
componentes
asignados.

Autorizacin
Establecer y comunicar formalmente la decisin de asignar los recursos humanos y
financieros requeridos para los casos de desarrollo de negocios o la ejecucin de
componentes seleccionados y establecidos en el proceso de equilibrar el portafolio.
Las actividades claves incluyen:
Comunicar a los interesados (stakeholders) la decisin tomada respecto al
portafolio debidamente equilibrado, incluyendo los componentes incluidos
y los no incluidos.
Autorizar los componentes del portafolio que quedan seleccionados,
inactivos o terminados.
Reasignacin de presupuestos y recursos por iniciativa y componente
terminado.
Comunicar los resultados esperados (v.g. ciclos de revisin, mtricas de
desempeo temporal y productos requeridos o entregables) para cada
componente seleccionado del portafolio.
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Los insumos, tcnicas y productos de este proceso son los siguientes.
Proceso Autorizacin
Insumos Tcnicas Productos
Lista de componentes
de portafolio
aprobada.
Requerimientos
presupuestarios de
los componentes.
Requerimientos de
recursos de los
componentes.
Lista de componentes
inactivados y
terminados.
Documento de roles y
responsabilidades de
manejo del portafolio.
Plan de comunicacin
del portafolio.
Adiciones al inventario
de componentes
activos.
Expectativas de
desempeo
actualizadas.
Presupuesto y
expectativas
aprobadas por
componente.
Recursos asignados y
expectativas
aprobadas por
componente.
Componentes
excluidos.
Hitos del portafolio.

Grupos de procesos de monitoreo y control
Reportes y revisin del portafolio
Consiste en recopilar indicadores de desempeo, proveer reportes con ellos y revisar
el portafolio con una frecuencia predeterminada apropiada, considerando la ejecucin
en el tiempo de los diferentes componentes del portafolio. Las actividades de reporte
y revisin incluyen:
Revisin del patrocinio, rendicin de cuentas, y otros criterios de propiedad
contra los estndares de gobernanza organizacional.
Revisin de la prioridad de cada componente, dependencia, mbito, retorno
esperado, riesgo y desempeo financiero contra los criterios de control del
portafolio y el valor percibido de la organizacin y los criterios de inversin.
Revisin de impactos esperados de los pronsticos del negocio, de la
utilizacin de recursos y las limitaciones de capacidad en el desempeo del
portafolio.
Determinacin acerca de si se contina, adiciona o termina con componentes
especficos o si se restablece su prioridad y se alinea nuevamente a las metas
estratgicas.
Hacer recomendaciones o proveer direccin a la gestin del componente.
Propuesta de cambios acerca de la forma de gestionar el portafolio (si se
requiere).
Los insumos, tcnicas y productos de este proceso son los siguientes.
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Proceso Revisin y reportes
Insumos Tcnicas Productos
Datos del
componente.
Datos de recursos
asignados y de
capacidad.
Limitaciones
ambientales.
Restricciones de
estndares de
gobernanza
organizacional y de
controles.
Criterios de
evaluacin y
seleccin.
Indicadores claves de
desempeo
actualizados (ICD)
Estrategia y objetivos
estratgicos.
Criterios de gestin
del portafolio.

Sistema de gestin del
portafolio y de
proyectos.
Sistema de reportes
financieros.
Tcnicas de medicin
del desempeo.
Representaciones
grficas.
Recursos para la
gestin del portafolio.

Directrices para los
componentes.
Recomendaciones
para re equilibrar el
portafolio.
Recomendaciones al
negocio.
Criterios de seleccin
refinados.
Indicadores claves de
desempeo
actualizados.
Reporte de logro de
las metas estratgicas.

Cambios estratgicos
Este proceso busca posibilitar que los procesos de gestin del portafolio respondan a
los cambios estratgicos. Si hay cambios estratgicos relevantes, estos pueden
impactar el portafolio y su gestin. Esto puede llevar a redefinir la categorizacin y
priorizacin de los componentes y se requiere equilibrar nuevamente el portafolio.
Los insumos, tcnicas y productos de este proceso son los siguientes.
Proceso Cambios estratgicos
Insumos Tcnicas Productos
Revisin peridica de
los reportes y del
portafolio.
Plan estratgico
actualizado.
Juicio de experto.
Nuevos criterios de
ponderacin.
Representaciones
grficas.
Nuevos criterios.

Los nuevos criterios deben responder a las nuevas directrices estratgicas establecidas por el
liderazgo de la organizacin, los cuales pueden responder a cambios del entorno, la madurez
de los mercados, las condiciones de financiamiento o de mercados de capitales, cambios en los
propietarios del negocio u otros factores crticos.