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Caso prctico:

Implementacin PMO en una Empresa de


Servicios de Telecomunicaciones
Captulo Lima, Per
Servicios de Telecomunicaciones
Jhonny Meregildo Espinola
Tsoft Per S.A.C.
Agosto 2012
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Acerca del autor
Bachiller en Ingeniera de Sistemas
Universidad de Lima
Diplomado en Gerencia de Proyectos en TI
UNMSM
Captulo Lima, Per
Cursa 4 Ciclo de MBA ESAN
Ha desempeado funciones ejecutivas en
IBM, Practika, Cosapidata, Itera Process
Actualmente se desempea como Project
Manager en Tsoft Per SAC
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Jhonny Meregildo Espinola
PMP, ITIL
Agenda
1. Objetivos de la PMO
2. Lnea de tiempo PMO
3. Tipo de PMO
4. Nivel de la PMO en la organizacin
5. Ir de llegar a
6. Proyectos:
Captulo Lima, Per
6. Proyectos:
Procesos PMBOK implementados
Roles definidos
Procesos de atencin de proyectos
Mapa de entregables
Evaluacin de adherencia
7. Lecciones aprendidas
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Objetivos de la PMO
Asegurar la aplicacin de la metodologa de gestin de proyectos en
las reas de la Direccin de Sistemas (DS)
Brindar coaching y desarrollar competencias de gestin de
proyectos en los distintos gestores de proyectos
Implantar una herramienta que soporte la metodologa
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Captulo Lima, Per
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Implantar una herramienta que soporte la metodologa
establecida por la PMO para que sea utilizada por los gestores
de proyectos
Identificar e implementar mejoras continuas a la metodologa
Proveer los servicios de outsourcing de gestin de proyectos que se
requieran en la DS
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4
5
Lnea de tiempo PMO
Implementacin
Implantacin de
Herramienta
HP PPM
Captulo Lima, Per
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Implementacin
PMO a Empresa
A
Enero 2011
Fusin de
Empresas A y B
Agosto 2011
Implementacin
PMO en ambas
Empresas (A y B)
Octubre 2011
HP PPM
Marzo 2012
Ir de Llegar a
Uso de diferentes Metodologas
de Gestin de Proyectos
Limitada visibilidad de la salud
Uso de una nica Metodologa
de Gestin de Proyectos
Informacin oportuna y veraz
Metodologas obsoletas Metodologa viva que busca
identificar mejoras continuas
Ir de Llegar a
Captulo Lima, Per
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Procesos manuales para
informar el estado de los
proyectos (matrices de
seguimiento en Excel)
No existe un nivel de
adherencia sobre la
metodologa
Limitada visibilidad de la salud
de los proyectos
Informacin sobre el estado de
los proyectos en forma
automtica (HP PPM)
Informacin oportuna y veraz
del estado de la salud de todos
los proyectos
Medir el nivel adherencia y
lograr certificar en la
metodologa de la PMO a toda
la DS
Tipos de PMO
Tipos de PMO
Monitorear
Informar situacin
de los proyectos
No influye en los
Estacin
Meteorolgica
Torre de Control Pool de Recursos
Mejorar calidad de
procesos de GP
Definir y mejorar
estndares
Contratar PMs
Gestionar PMs
Formar PMs
Captulo Lima, Per
No influye en los
proyectos
estndares
Dar soporte y guas
Velar por el
cumplimiento
Fuente: W. Casey, W. Peck (PM Network 2001) Choosing the Right PMO Setup
Nivel de la PMO en la Organizacin
Gerencia
General
Marketing Ingeniera
Finanzas &
Administraci
n
Logstica Sistemas
PMO
PMO
Estratgica
Nivel de Gerencia
PMO
Tctica
Proyecto 1
Proyecto 3
Proyecto 4 Proyecto 5
Proyecto 2 Proyecto 7
Proyecto n
Proyecto 8
Captulo Lima, Per
8
Gerencia
General
Marketing Ingeniera
Finanzas &
Administraci
n
Logstica Sistemas
PMO
Proyecto
SW 1
Proyecto
SW 2
Proyecto
SW 3
Proyecto
SW n

Tctica
Nivel de rea
El futuro
Proyecto 1 Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
Proyecto 6 Proyecto n
Procesos PMBOK implementados
Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre
Integracin
Acta de
constitucin
Plan de proyecto
Control integrado
de cambios
Cerrar proyecto
Alcance
Recopilar
requisitos
Definir alcance
Crear EDT
Controlar alcance
Tiempo
Estimar recursos
Estimar duracin
Desarrollar
cronograma
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cronograma
Costo
Determinar
presupuesto
Calidad Controlar calidad
RRHH Adquirir el equipo
Comunicacin
Identificar
interesados
Planificar
comunicaciones
Distribuir
informacin
Gestionar
interesados
Informar
desempeo
Riesgos
Planificar riesgos
Identificar riesgos
Adquisiciones
reas de Negocio
Roles definidos
Sponsor
Gestor de Usuario
de Proyectos
Lder Usuario Usuarios
Captulo Lima, Per
Direccin de Sistemas
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Lder Usuario Usuarios
Gestor de
Proyectos
Gestor de
Desarrollo
Proceso de atencin de proyectos
Identificacin Necesidad Definicin Funcional
LU
GUP
Especifica
cin
Tcnica
Propuesta
Solucin
Construc. /
Certificac./
Pase Prod
Post
Producci
n
RIN
DEF
Firmado
Leyenda:
GUP: Gestor Usuario de Proyectos
LU: Lder Usuario
USR: Usuarios Involucrados
JGPR: Jefe de Gestor de Proyectos
GCL: Gestor de Proyectos
GDE: Gestor de Desarrollo
CDE: Comit de Desarrollo
RIN: Requerimiento Inicial de Negocio
DEF: Definicin Funcional
DET: Definicin Tcnica
EAN: Estimacin de Alto Nivel
USR
Aprobar,
priorizar y
canalizar
JGPR
Asignar GPR
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Restart your computer, and then open
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Captulo Lima, Per
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GPR
Analizar y
Estimar
LU
DEF
Oficina
Inversin
GDE
GDE
GPR
Programar
Atencin
CDE
PROVEEDOR
DESARROLLO
PROVEEDOR
CERTIFICACION
PROVEEDOR
CERTIFICACION
Elaborar
RMS
Elaborar
PS-PA
GDE
GPR
PROVEEDOR
CERTIFICACION
RESULTADO
CASOS DE
PRUEBA
ACTA DE
CIERRE
Finalizar
Proyecto
PROVEEDOR
CERTIFICACION
PROVEEDOR
CERTIFICACION
LU
EAN
DET
Firmado
GPR
EAN: Estimacin de Alto Nivel
USR
Enviar cdigo
Presupuesto Si
No
Escalar aprobacin
presupuesto a Jefe
GPR
CDE
Evaluacin de adherencia
Proyectos
Registrados
en PPM
Proyectos
sujetos a la
Proyectos con
estados
actualizados
(estado en PPM
= estado real)
Proyectos con estados
Calidad de
documentos
OK
Calidad de documentos
No OK
Carga Actualizacin Calidad de entregables
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Proyectos
No Registrados
En PPM
Adherencia
Proyectos con estados
desactualizados (estado en
PPM estado real)
Nota de adherencia = (Carga + Actualizacin + Calidad)/3
Ejemplo: - Carga = 100%
- Actualizacin = 90%
- Calidad = 80%
Nota Adherencia: 90%
Lecciones aprendidas
Tener el compromiso de la alta direccin es vital
Definir muy claramente el alcance, las comunicaciones
y los riesgos
Identificar a los usuarios claves y gestionar sus
Captulo Lima, Per
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Identificar a los usuarios claves y gestionar sus
expectativas
Identificar y realizar mejoras continuas gradualmente
Realizar una gestin del cambio que involucre a
todos los niveles de la organizacin
Lecciones aprendidas
Tener procesos, procedimientos y documentos
estandarizados nos permite ser ms eficientes en la
gestin, y hacer un seguimiento y control efectivo
Realizar capacitaciones efectivas para informar los
Captulo Lima, Per
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Realizar efectivas para los
cambios que se vayan dando en la metodologa de la
PMO
Tomar conciencia de la necesidad de tener un ente -
PMO - que defina metodologas, procesos,
procedimientos que generen valor a la organizacin
No es la especie ms fuerte la que sobrevive, ni la
ms inteligente, sino es aquella que ms logra
adaptarse al cambio
Captulo Lima, Per
Charles Darwin
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Informacin de contacto
Nombre: Jhonny Meregildo Espinola
Compaa / Organizacin: Tsoft Per S.A.C.
Captulo Lima, Per
Telfono: (51) 992704538
Email: jhonny.meregildo@tsoft.pe
jhonnyme@aloe.ulima.edu.pe
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Preguntas y respuestas
Captulo Lima, Per
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