1

Aprende 9.1 Bases

de datos
1B

[Type here]

2


1.1 Pantalla Access


1.2 BASES DE DATOS
Las bases de datos son conjuntos de datos relacionados entre s, organizados en tablas. Se
pueden realizar con ellos diversas operaciones, como ordenarlos, actualizarlos, imprimirlos,
etc. En particular, Access es un gestor de bases de datos, ya que permite crear bases de datos y
manejarlas.
Las bases de datos constan de dos partes: diseo y manejo.

Diseo de la base de datos
Consiste en especificar el tipo de informacin que vamos a manejar, as como las
operaciones que realizaremos sobre los datos.
Manejo de la base de datos
Consiste en introducir los datos y las operaciones que realizaremos sobre estos. El
gestor de base de datos Access permite trabajar con los siguientes objetos: tablas, consultas,
formularios e informes.
1.3 TABLAS
Las tablas se utilizan en las bases de datos para organizar la informacin internamente.
Una tabla consta de filas, que son los registros, y columnas, que son los campos. Las bases de
datos en general estn formadas por varias tablas.
Registros
Son las fichas que introducimos en la tabla, es decir, el conjunto de caractersticas que
definen cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla. Un registro es cada una de las
filas de la tabla. Por ejemplo, Corazn parto.

[Type here]

3


Campo
Un campo es una caracterstica comn a todos los registros. Un campo es cada una de
las columnas de la tabla. Por ejemplo Autor/a.
1.4 GUARDAR UNA BASE DE DATOS
Al empezar a trabajar con una base de datos debemos indicar el nombre con el que la
vamos a guardar. Una vez abierta la base de datos, el almacenamiento es automtico e
inmediato, es decir, cualquier cambio que se produzca en ella es almacenado en el mismo
momento de producirse. Por este motivo no es necesario guardar cada vez que realicemos
algn cambio.
1.5 CREACIN DE TABLAS
Para crear una tabla, elegimos
Crear/Tablas/ Tabla luego en
Herramientas de tabla/Hoja de
datos/Vistas/Ver seleccionamos
Definimos los campos o
caractersticas de cada uno de os
registros o elementos de los que
vamos a disponer en la tabla.
En cada uno de los campos
especificamos el Nombre del campo
que deseamos que aparezca
reflejado; a continuacin, el Tipo de
datos que se va a almacenar y, por ltimo, una breve Descripcin del campo. Los Tipos de
datos pueden ser Texto, Memo para textos muy grandes), Nmero, Fecha/Hora, Moneda,
Autonumrico (para un nmero que aumenta de forma automtica), S/No, Objeto OLE (para
imgenes, sonidos...), Hipervnculo (para direcciones de pginas web), Datos adjuntos y
Asistente para bsquedas...
Para guardar la tabla en la que estamos trabajando, cerramos la ventana Diseo; en este
momento el programa pregunta el nombre de la tabla y lo escribimos.
Para eliminar una tabla, la cerramos, la seleccionamos y pulsamos [Supr]
1.6 INTRODUCCIN DE DATOS EN UNA TABLA
Para introducir datos en una tabla, en Herramientas de tabla/Hoja de datos/Vistas/Ver
seleccionamos
La Vista Hoja de datos consiste en ver la tabla en modo parecido a una hoja de clculo, en la
que podemos introducir los registros y modificar los datos.
Cuando introducimos datos en un campo deben ser del tipo correspondiente. Por ejemplo, si
el campo es numrico, no podemos escribir caracteres de texto. Si especificamos un campo
como Requerido, este no puede dejarse vaco, ya que en caso contrario el gestor devuelve un
mensaje de error. La marca - indica el registro sobre el que estamos trabajando. Para
[Type here]

4

introducir un nuevo registro, hacemos clic sobre la fila que tiene la marca con lo que
aparece la plantilla del registro siguiente.
Para eliminar un registro de la tabla, lo seleccionamos y pulsamos la tecla [Supr]

1.7 CREACIN DE TABLAS USANDO EL ASISTENTE
Procedimiento para crear una tabla usando el asistente
a) Elegimos Crear/Tablas/Plantillas de tabla y seleccionamos la deseada.
b) La tabla ser creada con el formato predefinido.
c) Elegimos lnicio/Vistas/Ver en la ventana Guardar como, escribimos el nombre
que deseamos y pulsamos
d) En formato de la tabla, aadimos o borramos los campos a nuestro antojo o
modificamos los existentes.
1.8 NORMALIZACIN
La normalizacin consiste en
eliminar la redundancia de datos
descomponiendo la informacin en
tablas relacionadas, mejorando as el
mantenimiento de la informacin y el
rendimiento de la base de datos. Si
tuviramos que almacenar la
informacin de los alumnos y
profesores por curso del centro,
podramos hacer una tabla como la de
la imagen de la derecha. La informacin
del profesor se repite, por lo que ocupa
ms espacio y complica el
mantenimiento, puesto que podra
cambiarse accidentalmente el nombre del profesor en solo algunos registros. La misma
informacin correctamente normalizada, nos llevara a disponer una tabla de alumnos con un
solo registro por alumno, una tabla de cursos, con los profesores asignados y un solo registro
por curso y, por ltimo, una tabla que relacionara los alumnos con el curso que realizan.
Igualmente, una empresa podra disponer la informacin de sus productos en una tabla,
sus clientes en otra y, por ltimo, una tabla denominada Ventas que relacionar los productos
vendidos a cada cliente.

2.1 CONSULTAS
Las consultas permiten elegir, en una o varias tablas o consultas de una base de datos,
varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros
que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado.
[Type here]

5

Las consultas son las que dan potencia a las bases de datos. Los gestores de bases de
datos basan su competencia en este aspecto ya que, segn su velocidad a la hora de manejar
grandes cantidades de informacin, se considera mejor su rendimiento.
Una consulta consta de y pasamos de una a otra en Inicio/Vistas/Ver.
2.2 CREACIN DE CONSULTAS
Procedimiento para crear una consulta paso a paso
a) Hacemos clic en Crear/Otros/Diseo de consulta.
b) Agregamos las tablas sobre las que vamos a realizar las consultas.
c) Hacemos doble-clic o arrastramos los campos con los que vamos a trabajar sobre la fila
Campo.
d) Cumplimentamos o dejamos vacos los apartados Orden, Mostrar y Criterios.
e) Cerramos la consulta y le damos un nombre.
f) Para ver el resultado, hacemos doble-clic sobre el nombre de la consulta y aparece en

g) Cerramos la consulta.
2.2 CRITERIOS PARA CONSULTAR
Los criterios son condiciones que limitan la bsqueda de los datos en la tabla. Por
ejemplo, en la base de datos Agenda, un criterio puede ser la bsqueda de todos los contactos
que vivan en Madrid y hayan nacido despus de una fecha determinada.
Operadores
Aritmticos: , , * / \ A, Md
Comparativos: <, <=, <>, =, >, >=, Entre
Lgicos: Eqv, Imp, Negado, O, OEx, Y

Criterios
Numricos: podemos usar todos los aritmticos, comparativos y lgicos.
Caracteres: adems de los operadores aritmticos, comparativos y lgicos, podemos realizar
bsquedas de cadenas usando comodines, como ? o *
Fecha/Hora: tienen inters los operadores comparativos.
Para especificar el criterio, rellenamos el apartado Criterios en el Campo que deseemos. Por
ejemplo, si queremos visualizar aquellos contactos que vivan en Madrid o en Barcelona, en el
campo Provincia, en Criterios escribimos Madrid o Barcelona, como muestra la imagen.

2.3 TIPOS DE CONSULTAS

Consultas de seleccin
[Type here]

6

Elegimos un conjunto de registros de una o varias tablas.

Consultas de tablas de referencias cruzadas
Agrupan los datos en categoras y presentan los valores en
un formato compacto similar a una hoja de clculo.

Consultas de creacin de tabla.
Creamos una nueva tabla con la totalidad o partes de otras.

Consultas de datos anexados...
Aadimos un grupo de registros a una tabla. Al seleccionar
este tipo de consulta hay que especificar a qu tabla
vamos a aadir los registros y en qu base de datos se
encuentra ubicada.

Consultas de actualizacin
Realizamos cambios en los datos de un grupo de registros.
Por ejemplo, si tenemos una base de datos con DNI,
nombre y nmina de los empleados de una empresa y queremos aumentar el sueldo de los
trabajadores un 2%, tendremos que realizar los siguientes pasos (suponiendo que ya tenemos
creada la tabla con los datos):

a) En primer lugar, creamos una nueva consulta.
b) Agregamos la tabla en la que estn las nminas y cerramos la ventana Mostrar tabla.
c) Seleccionamos Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/ Actualizar.
d) Arrastramos los campos que van a formar parte de la nueva consulta.
e) En el campo Nmina, en Actualizar a: escribimos [Nmina]* 1,02
Guardamos la consulta con el nombre Subida del 2 por
Ciento.
Cada vez que abramos esta consulta se modifican los datos;
por tanto, debemos tener cuidado con los cambios
introducidos. De todos modos, el gestor de la base de datos
nos dar un
mensaje de advertencia, como el de la imagen de la derecha.
Finalmente mostrar otra ventana informando del nmero de
registros que se van a actualizar y solicita confirmacin para
realizar la accin.

2.5 VISUALIZACIN Y ORDENACIN
Cuando realizamos consultas sobre los datos de una tabla,
tenemos dos posibilidades.

Visualizacin de campos
Al realizar una consulta podemos querer expresar algn criterio sobre algn campo de los
datos, pero que aquel aparezca o no en el resultado de la consulta. En la columna de cada
[Type here]

7

campo, en a opcin Mostrar, existe una casilla de verificacin. Si est activa, este campo forma
parte de la visualizacin de la consulta; si no est activa, forma parte de la consulta, pero no se
visualiza.

Ordenacin de los datos
Al realizar una consulta, interesa que los datos aparezcan ordenados segn un campo que
puede formar parte o no de la visualizacin. Para indicar el campo que determina el orden,
hacemos clic con el ratn sobre la opcin Orden del campo que deseemos, indicando si el
orden va a ser Ascendente o Descendente.

2.6 PASO A WORD Y EXCEL

Los pasos que hay que seguir son los siguientes:
a) Abrimos la base de datos.
b) Seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word o Excel.
c) En Datos externos/Exportar, seleccionamos la opcin que nos interese:
Exportar a una hoja de clculo Excel
Exporta los datos con los que estamos trabajando a
un libro Excel, de forma que podemos realizar todos
los anlisis en Excel que deseemos.

Combinar con Microsoft Office Word
Vincula los datos a un documento de Word existente
o a uno nuevo.

Exportar a un archivo de texto
Exporta el objeto seleccionado a un archivo de texto.

Adems de exportar las tablas y consultas a un
documento de Word o de Excel podemos exportar
los datos a todos los formatos indicados en la
imagen de la derecha seleccionando Datos
externos/Exportar/


3.1 FORMULARIOS
Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. A
la hora de introducir datos o de verlos, hemos empleado, hasta el momento, tablas que son
parecidas a las hojas de clculo, cuya presentacin es muy sencilla. Adems, si tenemos
muchos campos, podemos perdernos con bastante facilidad.
Los formularios se caracterizan por emplear una nica ventana para presentar los campos de
un nico registro.

Los botones de los que disponemos son:
Primer registro Salta al primer registro de la tabla.
[Type here]

8

Registro anterior Pasa al registro anterior.
Siguiente registro Pasa al registro siguiente.
ltimo registro Salta al ltimo registro de la tabla.
Nuevo registro (vaco) Inserta un registro en blanco al final, para introducir
nuevos datos.

3.2 BSQUEDA
Para buscar un valor determinado en uno de los campos de un formulario realizamos el
siguiente procedimiento:

a) Abrimos el formulario.
b) Colocamos el puntero en el campo en el que deseamos buscar.
c) Hacemos clic en Inicio/Buscar/
d) Rellenamos los campos de la ventana.
Buscar: escribimos la informacin que vamos a buscar.
Buscar en: permite realizar la bsqueda en el formulario o en la tabla/consulta
asociada al formulario.
Coincidir: indica el tipo de bsqueda que vamos a realizar, podemos seleccionar una
de las siguientes
opciones:
Cualquier parte del campo.
Hacer coincidir todo el campo.
Comienzo del campo.
Buscar: definimos la direccin de la bsqueda, entre Todos los registros, desde el
seleccionado
hacia Arriba o desde el seleccionado hacia Abajo.
Una vez rellenada esta ventana, tenemos dos botones:
Busca el siguiente registro.
Cancela la bsqueda.

3.3 FILTROS
Los filtros permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad.
Cuando abrimos un formulario aparece reflejado en l toda la tabla de la base de datos, pero
en determinadas ocasiones queremos seleccionar nicamente ciertos registros y no todos, es
decir, queremos tener un formulario de una consulta.

Procedimiento para definir un filtro
a) Abrimos el formulario sobre el que vamos a definir el filtro.
b) Seleccionamos Inicio/Ordenar y filtrar/Avanzadas/Filtro avanzado/Ordenar...
c) Aparece una ventana igual a la que aparece al realizar consultas, que rellenamos segn
nos interese.
d) Cerramos la ventana de definicin del filtro, con lo que este queda guardado.
e) Para activar el filtro, seleccionamos Inicio/Ordenar y filtrar/Avanzadas/Aplicar filtro u
ordenar. Ahora el formulario maneja aquellos registros que cumplen el filtro; el resto
[Type here]

9

son ignorados. Para saber cundo tenemos un filtro activo, en la barra de estado del
formulario aparece el mensaje
f) Para desactivar el filtro pulsamos y el mensaje cambia a

Tipos de filtros
Filtro por formulario: aparece un formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos
con aquellos criterios que nos interesen. Al cerrar el formulario, filtramos los datos de la tabla
segn este.
Filtro avanzado/Ordenar...: aparece una ventana anloga a la de las consultas y sobre ella
definimos el filtro como queramos. Para aplicar el filtro seleccionamos Inicio/Ordenar y
filtrar/Avanzadas/Aplicar filtro u ordenar.

3.4 CREACIN DE FORMULARIOS AUTOMTICA
Para crear un formulario con todos los campos de una tabla, seleccionamos la tabla y elegimos
Crear/Formularios/ Formulario, automticamente se abre un formulario con todos los campos
de la tabla seleccionada y los datos del primer registro.

3.5 CREACIN DE FORMULARIOS CON EL ASISTENTE
El asistente crea automticamente un formulario para
una tabla o consulta. Es muy utilizado, a diferencia de los
asistentes para tablas o consultas. Una buena forma de realizar
un formulario consiste en crearlo primero con el asistente j
retocar el diseo, modificando aquellas opciones que sean
interesantes.

Procedimiento para crear un formulario con el asistente
a) Desplegamos Crear/Formularios/ Ms formularios. Seleccionamos Asistente
para formularios y especificamos la tabla o consulta de la que vamos a tomar los
datos.
b) Seleccionamos los campos con los que vamos a trabajar.
c) Elegimos el tipo de distribucin que vamos a aplicar al formulario.
d) Seleccionamos el estilo.
e) Le damos un ttulo al formulario y pulsamos
f) Una vez que hemos realizado todo el proceso, automticamente se abre el formulario
con los datos del primer registro.



3.6 DISEO DE FORMULARIOS MANUALMENTE
Procedimiento para crear un formulario paso a paso:
a) Seleccionamos, en el Panel de exploracin, a tabla o consulta
sobre la que vamos a hacer el formulario.
b) Hacemos clic en Crear/Formularios/Diseo del formulario.
c) Obtenemos una ventana como la de a imagen de la derecha,
en la que la zona cuadriculada se corresponde con la del
[Type here]

10

diseo del formulario. Para hacer esta zona ms grande, arrastramos con el ratn la
esquina inferior derecha y le damos el tamao que nos interese.
d) Hacemos clic en Herramientas de diseo de formulario/Diseo/Herramientas/Agregar
campos existentes, y en la ventana emergente, Lista de campos, aparecen todos los
campos de la tabla o consulta.
e) En Herramientas de diseo de formulario/
Diseo/Controles aparecen los distintos
elementos de los que podemos disponer
para disear un formulario. Los ms
utilizados son:
Etiqueta. Inserta una etiqueta en el formulario.
Cuadro de texto. Inserta un cuadro de texto.
Grupo de opciones. Ofrece varias opciones para el valor de un campo.
Botn de opcin. Valor de S/No, elegimos uno de un grupo.
Casilla de verificacin. Valor de S/No.
Cuadro combinado Presenta una serie de posibilidades.
Cuadro de lista Para textos largos o memo.
Botn. Lleva asociada una
operacin.
Imagen. Inserta una imagen.

Procedimiento para crear un control
a) De la cinta de opciones anterior seleccionamos el control
que corresponda.
b) Con el control hacemos clic en Herramientas de diseo de
formulario/Diseo/Herramientas/Hoja de propiedades.
c) Debemos definir siempre Nombre, con el nombre del
elemento, y Origen del control, que ser el campo de la
tabla o consulta sobre el que acta este elemento del
formulario.

Para trabajar con el formulario, lo cerramos y le damos un nombre.
Para eliminar un formulario, lo cerramos, lo seleccionamos y
pulsamos la tecla [Supr].