Notas macro reporte diario

Notas generales:
- Para deshacer la informacin procesada se debe cerrar el libro sin salvarlo, en el caso de
que ya haya sido guardado se puede borrar el libro (1) y tomar el libro de seguridad (2) y
colocarle el nombre del reporte diario (1).



- La macro funciona en Excel 2010 o versiones superiores.
- El separador decimal debe ser el punto (.), este se puede configurar en el PANEL DE
CONTROL, en CONFIGURACIN REGIONAL.
- El formato de la fecha para crear tems, modificar tems y actas de cobro es
dd/mm/aaaa (Ej: 30/09/2011).
- Se debe digitar el AFE y la OT antes de iniciar a trabajar el reporte diario.
- Para poder utilizar el men principal se debe digitar la informacin del usuario (todos los
datos son obligatorios.
- Si despus de realizar una TC se aumenta el presupuesto haciendo un cambio a las
cantidades ajustadas o a las cantidades ejecutadas, se debe hacer nuevamente la TC.


1
2

a. CONFIGURACION DE LA SEGURIDAD
Antes de iniciar la macro se debe configurar la seguridad:
- Seleccionar men ARCHIVO y luego OPCIONES

Figura 1
Seleccionar CENTRO DE CONFIANZA y luego CONFIGURACION DEL CENTRO DE
CONFIANZA.

Figura 2
- Seleccionar CONFIGURACION DE MACROS, HABILITAR TODAS LAS MACROS y
CONFIAR EN EL ACCESO

b. ARCHIVO DE PRESUPUESTO

En archivo del presupuesto debe estar en formato de Excel y de acuerdo con la siguiente
figura:

Figura 3
a
b
c
a. Se deben digitar los porcentajes correspondientes.
b. En el caso de que se presente un error en el momento de subir el presupuesto al archivo
del reporte diario, se presentarn los errores con los colores correspondientes, indicando
el tipo de error.
c. Las columnas Valor total y Duracin estn formuladas para detectar posibles errores.


Figura 4
- Para empezar a trabajar el Reporte
diario se debe cargar en primer lugar
el archivo MacroInformes.xlsm, luego
se debe cargar el reporte diario FP-
06_Reporte_diario.xlsm.
- La macro se trabaja tecleando CTRL +
SHIFT + J. (ver figura)
- Tan pronto se cargue el men de la
figura se oprime INSERTAR
PRESUPUESTO (ver figura 5).

Nota: en el caso de que el presupuesto no se cargue se debe revisar y corregir el archivo con el
presupuesto y repetir el paso ARCHIVO DE PRESUPUESTO.


c. MENU PETROMINERALES

Figura 6
a. Reporte diario: Se exportan los archivos

, donde 1111111111 es la OT y la fecha
20110709 con el formato aaaammdd
correspondiente a la fecha de las ltimas
cantidades grabadas. (ver GRABAR
CANTIDADES, INSERTAR FOTOS).

Nota: los campos Actividades
ejecutadas: e Interferencias y
actividades urgentes: de la hoja FP-06
Reporte diario, son obligatorios.

b. Grabar cantidades: se protegen contra
escritura las cantidades digitadas, si en
una fecha no se ejecutaron cantidades se
deben grabar las cantidades antes de
continuar con el siguiente da.

c. Insertar fotos: se pueden insertar hasta 6
fotografas (formato jpg, gif y bmp), se
recomienda bajar el tamao de las
imgenes en el programa Microsoft
Office Picture Manager (ver Microsoft
Office -> Herramientas de Microsoft
Office -> tamao (314 x 235px).

d. Crear tem: para iniciar se debe
seleccionar una fila dentro del
presupuesto. Para crear un captulo son
obligatorios los campos tem y
descripcin, para crear un tem se deben
digitar todos los campos (ver figura 7).


Figura 7

e. Modificar tem: slo se pueden modificar los campos descripcin, unidad, comienzo y fin,
para modificar la cantidad se debe digitar la informacin en la columna Cantidad
Estimada Ajustada.

Figura 8

f. Bloquear tem: se bloquea el tem seleccionado y la cantidad se vuelve 0 (cero).
g. Iniciar acta de cobro: slo se puede crear el acta de cobro con las cantidades grabadas.

Figura 9
Las fechas de comienzo y fin las calcula el
sistema, slo se debe seleccionar el tipo de
acta que puede ser Liquidacin, Parcial o nica.

El proceso termina exportando el archivo
correspondiente al acta de cobro con el
formato nmero OT ACTA nmero de acta
tipo de acta, este archivo se guarda en la
carpeta ACTAS DE COBRO.

h. Solicitud de servicio: antes de enviar la solicitud de servicio se debe llenar la informacin
del proyecto, el archivo exportado se ubica en la carpeta donde est ubicada la macro con
el nombre solicitud de servicio - [nombre proyecto] [fecha de envi con el formato
yyyymmdd. (ej: solicitud de servicio - PARQUEADERO TRACTOMULAS - 20111026.xlsx).

i. Insertar esquema: se puede insertar 1 imagen (formato jpg, gif y bmp) en la hoja FP-03
Solicitud de servicio, se recomienda bajar el tamao de la imagen en el programa
Microsoft Office Picture Manager (ver Microsoft Office -> Herramientas de Microsoft
Office -> tamao (314 x 235px).

j. Eliminar esquema: se eliminar la imagen insertada en la hoja FP-03 Solicitud de servicio.

k. Insertar logo: se puede insertar 1 imagen (logo) del contratista (formato jpg, gif y bmp) en
las hojas FP-07A Cotizacion Inicial, FP-05 Presupuesto y FP-07B Acta de cobro se
recomienda bajar el tamao de la imagen en el programa Microsoft Office Picture
Manager (ver Microsoft Office -> Herramientas de Microsoft Office -> tamao (314 x
235px).

l. Crear manejo de cambios: antes de crear el manejo de cambios se deben ingresar la OT y
el AFE. Se debe utilizar cada vez que se produce un cambio en las fechas y/o se incrementa
el costo total del presupuesto, los campos Descripcin del cambio: y Justificacin: son
obligatorios. El archivo exportado tiene el formato Manejo de cambio [nmero de la
OT] - [fecha en el formato dd-mmm-yyyy] [nmero aleatorio de 3 cifras] (ej.: Manejo de
cambio - 1111111111 - 26-oct-2011 - 533), el archivo exportado se guarda en la carpeta
MANEJO DE CAMBIOS.

m. Aprobar manejo de cambios: tan pronto se reciba la aprobacin de la TC se debe oprimir
este botn y los cambios (fecha y/o costo) realizados por la aprobacin se reflejarn en el
presupuesto y en la hoja FP-07B Acta de cobro. No se debe crear una nueva TC mientras
haya una TC pendiente por aprobacin.

n. Insertar OT y AFE: antes de crear reportes diarios, actas de cobro o manejos de cambios se
debe insertar la informacin de la OT y el AFE para identificar el nombre de los
correspondientes archivos (ver reportes diarios, actas de cobro o manejos de cambios).

Figura 10
- Orden de trabajo: El nmero de
caracteres es 10 y el campo es
obligatorio.
- AFE: El nmero de caracteres es 15 y el
campo es obligatorio, si el informe es
de perforacin el AFE debe empezar
por CW.

o. Usuario: por medio de este botn se pueden modificar los datos del usuario.