Manual de Excel 2010

ARLENNE IVETTE SNCHEZ LIRA
June 1, 2014

MANUAL DE EXCEL 2010

TELEBACHILLERATO SALTABARRANCA

ARLENNE IVETTE SNCHEZ LIRA | MANUAL DE EXCEL 2010

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NDICE

1. ELEMENTOS DE EXCEL
2. PANTALLA INICIAL
3. FICHA ARCHIVO
4. BARRAS DE EXCEL
5. AYUDA DE EXCEL
6. QU ES UNA HOJA DE EXCEL?
7. INTRODUCIR DATOS
8. MODIFICAR DATOS
9. TIPOS DE DATOS
10. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
11. CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
12. BIBLIOGRAFA

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Elementos de Excel

Qu es Excel?

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se
denomina software de hoja de clculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma
automtica los totales de los valores numricos que especifica, imprimir tablas con diseos
cuidados, y crear grficos simples.

Excel forma parte de Office, un conjunto de productos que combina varios tipos de software
para crear documentos, hojas de clculo y presentaciones, y para administrar el correo
electrnico.

Por qu se llama Office?

Es posible que se pregunte por qu el software de hojas de clculo y creacin de documentos que
usa en el hogar forma parte de un conjunto de software llamado Office (oficina). Existe un
motivo histrico para esto. Anteriormente, el software de hojas de clculo y creacin de
documentos se usaba principalmente para el trabajo. El software se combinaba en un conjunto de
software para trabajo, as que se llamaba Office. Desde entonces, los equipos personales se han
popularizado incluso en el hogar, pero el conjunto de software, que combina software de hojas de
clculo y creacin de documentos, todava se llama Office.

Denominacin de Excel

Excel generalmente se denomina Excel en la ayuda o las pantallas del software. A veces tambin
se denomina Microsoft Excel, Office Excel, y Microsoft Office Excel 2010. Todas estas
denominaciones hacen referencia al software de creacin de hojas de clculo de Excel.

Tambin puede usarse Excel como software de creacin de documentacin?

Excel es un software de hoja de clculo, pero al contar con una inmensa cantidad de
caractersticas de diseo de tablas y poder limitar la impresin a una pgina, algunos usuarios
tambin lo usan como software de creacin de documentacin. Por otro lado, Excel no tiene las
sofisticadas caractersticas de diseo de caracteres y formato de texto de Word. Se recomienda
seleccionar el software que va a usar segn el tipo de documento que desee crear.


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Iniciar Excel 2010

Formas bsicas de iniciar Excel 2010.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca
el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft
Excel, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.


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Pantalla Inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.


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Ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde
donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por
teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Contiene dos tipos bsicos de elementos:

Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones,
ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Informacin
o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observars que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecer
al hacer clic para que sepas qu panel est activo.

Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar como.
Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que
tienen un efecto verde claro. El color slo permanece mientras el
cursor est encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de dilogo
abierto muestra el nombre de la accin en su barra de ttulo.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaa.


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Barras de Excel

La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos
que se pueden insertar en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se
realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El
icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar
ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


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Ayuda de Excel

Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de
mens. Veremos este men en el que podemos:

1) Ir a la ayuda, nos mostrar un pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de un
ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos
permite hacer preguntas en lenguaje natural.

2) Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas
ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear
una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc.

3) Utilizar Qu es esto? El cursor se convierte en una flecha con una interrogacin y al
colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una explicacin sobre la funcin de ese
elemento.


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Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como
tal.

Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de
ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Libro1 - Microsoft Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras
no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el
nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma
Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las
hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es
una herramienta muy til paratodas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas
de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de
Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda
se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual
forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de
la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.


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Introducir Datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en
el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda
activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA
ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn
Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor
que tena.

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos
dice y aceptar la correccin o no.

Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,
comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.


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Modificar Datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms
tarde, despus de la introduccin.

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra
de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a
Modificar.

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es
cuando podemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Introducir.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra
la informacin que ya tena.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de Datos

En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser
un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En
una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.


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Guardar Libros de Trabajo

Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco, esto
permitir utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo como un archivo en el
disco, se le asigna un nombre nico.

Para asignarle nombre a los documentos de Microsoft Excel, utilizar las siguientes reglas:

Pueden utilizarse nombres largos para hacer ms fcil la localizacin posterior del
documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo
espacios. Los nombres de los archivos no podrn contener ninguno de los siguientes
caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que (<),
asterisco (*), interrogacin (?), comillas dobles (), barra vertical (|), dos puntos (:), punto
y coma (;).

Excel automticamente asigna la extensin .xlsx al nombre del archivo, pero la ocultar
por omisin.

Nota: La restriccin de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los
caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la
carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud mxima del
nombre del archivo debajo de 75 caracteres.

Guardar el libro de trabajo nuevo

1. Hacer clic en el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido
2. Hacer clic en la ficha Archivo (Alt + A)
3. Elegir el comando Guardar (D) Se mostrar siguiente cuadro.


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4. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo
5. En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre que se desea asignar al archivo
6. Hacer clic en el botn Guardar o presionar ENTER

Cerrar un Libro de Trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar
utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo. Selecciona el men Archivo y elige la opcin
Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel
nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres
opciones:

Cancelar: El archivo no se cierra.
Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado
aparecer el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin.
No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que
guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, que est justo debajo del
botn que cierra Excel.

Si lo que cierras es la aplicacin, ya sea desde el men o desde el botn Cerrar , se cerrarn todos
los libros que tengas abiertos, en caso de que ests trabajando con ms de uno. El funcionamiento
ser el mismo, si algn libro no ha guardado los cambios se mostrar el mismo cuadro de dilogo
para preguntarnos si queremos guardarlos.


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Bibliografa

1. http://office.microsoft.com/es-es/novice/excel-2010-para-principiantes-
FX101820736.aspx
2. http://www.campus.cjf.gob.mx/campuscjf/manual/ManualExcelBasico2010.pdf
3. http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-
2010.pdf
4. http://fisica.udea.edu.co/~lab-
gicm/Curso%20Principiantes%20Museo/Introduccion_Excel.pdf

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