ASAI Administrao da Informtica Prof.

Malomar Alex Seminotti

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ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Um sistema ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento dos
Recursos da Empresa) um pacote de software que tem por finalidade
organizar, padronizar e integrar as informaes transacionais que circulam
pelas organizaes. Estes sistemas integrados permitem acesso a
informaes confiveis em uma base de dados central e em tempo real.

So sistemas de informao que integram todos os dados e processos de
uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a
perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos
humanos, fabricao, marketing, vendas, compras, etc.) e sob a perspectiva
sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de
informaes gerenciais, sistemas de apoio deciso, etc.).

O ERP uma plataforma de software que possibilita um fluxo de informaes
nico, contnuo e consistente por todos os departamentos da empresa, sob
uma nica base de dados. um instrumento para a melhoria de processos
de negcio, tais como produo, compras ou distribuio, orientado por estes
processos e no as funes/departamentos da empresa, com informaes
on-line e em tempo real. Possui uma arquitetura aberta, a qual viabiliza
operar com diversos sistemas operacionais, banco de dados e plataformas de
hardware. Desta forma, o ERP permite visualizar por completo as transaes
efetuadas pela empresa, desenhando um amplo cenrio de seus processos
de negcios.

Os Sistemas de Gesto Empresarial ou Sistemas de ERP so a soluo de
TI mais utilizada pelas organizaes que buscam coordenar melhor suas
atividades dentro de sua cadeia de valor. Tm como objetivo principal
integrar os processos gerenciais de uma empresa, procurando apoiar as
diferentes funes buscando melhorar a produtividade, pela reduo de
desperdcios e de custos, eliminando a fragmentao das informaes e
ligando toda esta nova massa de dados gerada s estratgias da empresa.
Um sistema ERP pode, potencialmente, eliminar informao distorcida e
aumentar a velocidade da informao, reduzindo atrasos na transmisso da
informao a quem necessita dela para tomar as decises referentes aos
negcios da empresa.

Os sistemas ERP ajudam as empresas a alcanarem seus objetivos
estratgicos de forma mais eficiente. Ao integrar as vrias reas ou setores
empresariais, os ERP criam as condies para uma administrao eficaz,
pois do suporte ao direcionamento estratgico desejado, pois melhoram o
tempo de resposta s mudanas do mercado. Alm disso, os ERPs permitem
s empresas o desenvolvimento de especializaes em reas de
capacitaes-chaves, como logstica interna, produo, marketing, vendas e
outras, condicionando o tipo e caractersticas das vantagens competitivas.

Uma de suas aplicaes diz respeito gesto de suprimentos. Essa funo
tem sido considerada como recurso estratgico pelas empresas,
especialmente aquelas produtoras de alimentos de baixo valor agregado. Nas
empresas produtoras de alimentos a reduo de custos na funo de
compras muito significativa, dado que 40 a 60% do valor de venda de
produtos de consumo no durveis so relativos a custos com materiais. Ou
seja, redues relativamente pequenas de custo na aquisio de matrias
primas podem ter impacto importante nos resultados advindos da venda de
alimentos processados.

At meados da dcada de 90, os sistemas de informao eram construdos
de forma isolada, pois o processamento e os dados eram dispersos em vrios
softwares separados. Este princpio trouxe solues rpidas de produtividade
aos setores, mas deu tambm oportunidade ao isolamento destes setores e
gerao de inmeros sistemas legados sem interao ou integrao de
dados e informaes. A partir da, foi introduzido o princpio do Planejamento
dos Recursos Empresariais, tambm conhecido como Enterprise Resources
Planning ERP, como forma de integrar a gesto das informaes de todos
os setores industriais. O conceito de ERP deu aos desenvolvedores o
fundamento racional e lgica de valor capaz de sustentar o desenvolvimento
dos aplicativos especficos de gesto integrada de empresas. Neste sentido,
os princpios bsicos de funcionamento dos sistemas ERP so a integrao e
sua parametrizao. Quando bem implementados, os ERP permitem
democratizar a informao para todos os setores ou reas da empresa,
fornecer meios para facilitar as tomadas de deciso, promover a melhoria da
produtividade, reduzir custos, otimizar os processos oramentrios e
contbeis, racionalizar estoques e acabar com problemas de comunicao
entre diferentes sistemas. Os resultados, no entanto, nem sempre so
positivos. De fato, levantamento da Fundao Getlio Vargas apontou que
vrias empresas que implantaram estes sistemas questionam seus
investimentos em TI. O tipo de dificuldade e limitaes apontadas na
pesquisa seria decorrente da falta de anlise das implicaes da TI para a

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estratgia organizacional. Dentro da organizao um ERP tem como
responsabilidade integrar todas as reas e processos existentes. O sistema
ERP pode fornecer o tipo de informao disponibilizada por sistemas de
processamento de transaes, alm daquele fornecido pelos sistemas de
apoio deciso ou sistema de informaes executivas.

1. Caractersticas dos Sistemas ERP

Os sistemas ERP possuem caractersticas que, se observadas em conjunto,
permitem distingui-los de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas
e de outros tipos de pacotes comerciais. Dentre estas caractersticas, esto:
So pacotes comerciais de software, adquiridos de fornecedores
especializados;
So desenvolvidos a partir de modelos-padro de processos,
utilizando as melhores prticas do mercado;
So integrados;
Possuem grande abrangncia funcional;
So parametrizveis e configurveis;
Utilizam uma base de dados integrada, ou seja, sem redundncias,
gerenciada por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD);
Atende s diversas reas de negcio da empresa, tratando a
sequncia natural de eventos de cada processo de negcio;
Normalmente as empresas precisam adequar seus processos s
funcionalidades dos pacotes;
comum a necessidade de procedimentos de ajuste no ERP;
So utilizados em substituio aos sistemas j existentes.

2. Termos Relacionados aos Sistemas ERP

Existem alguns termos relacionados aos sistemas ERP que, embora no os
definam, so importantes para a compreenso dos aspectos envolvidos em
sua utilizao. Esses termos so a funcionalidade, a diviso em mdulos, a
parametrizao, a customizao, a localizao e a atualizao.

Funcionalidades: o conjunto total de funes embutidas em um sistema
ERP, suas caractersticas e suas diferentes possibilidades de uso. A
composio destas funes forma o sistema de informaes transacional que
d suporte aos processos de negcio;

Modularizao: o menor conjunto de funes que podem ser adquiridos e
implementados separadamente em um sistema ERP. Normalmente, tais
conjuntos de funes correspondem a divises departamentais de empresas
(vendas, financeiro, produo, planejamento da produo, etc.);

Parametrizao: o processo de adequao da funcionalidade de um
sistema ERP a uma determinada organizao atravs da definio dos
valores de parmetros j disponibilizados no prprio sistema. Parmetros so
variveis internas ao sistema que determinam, de acordo com o seu valor, o
comportamento do sistema. Configurao o nome dado ao conjunto total de
parmetros aps a sua definio, representando o conjunto das opes de
diversas funes de um sistema ERP;

Customizao: a modificao de um sistema ERP para que este possa se
adequar a um determinado processo impossvel de ser reproduzido por meio
dos parmetros j existentes. medida que as modificaes feitas a um
pacote aumentam, tambm aumentam os custos de sua implementao;

Localizao: a adaptao (atravs de parametrizaes ou customizaes)
de sistemas ERP para um determinado pas;

Atualizao de Verses, ou Upgrade: o processo atravs do qual o
fornecedor disponibiliza melhorias nas funes do sistema e correes de
problemas. tambm conhecido como troca de verso.

3. Histrico da Evoluo dos Sistemas ERP

Os sistemas ERP evoluram a partir dos sistemas MRP (Materials
Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais) e
MRP II (Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de
Manufatura), passando a ter um maior escopo e um maior nvel de
abrangncia nas empresas. O MRP surgiu nos anos 60 com a finalidade de
permitir s empresas o clculo e controle da quantidade de materiais
necessrios e do momento adequado de sua disponibilizao para o
processo produtivo. Durante os anos 80 e 90, o sistema e o conceito do
planejamento das necessidades de materiais se expandiram e foram
integrados a outros departamentos da empresa. Surge, ento, o sistema
MRP II, que um prolongamento dos conceitos MRP, incluindo dados de
custos dos produtos, fornecendo relatrios financeiros, bem como de material
e de capacidade. O MRP II permite que as empresas avaliem as implicaes

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da sua demanda futura nas reas financeiras e de engenharia, bem como
analisem as implicaes quanto necessidade de materiais. O MRP II surge
pela introduo dos mdulos MPS (Master Production Scheduling ou
Programao Mestre de Produo), RCCP (Rough-Cut Capacity Planning ou
Clculo Grosseiro de Necessidade de Capacidade), CRP (Capacity
Requirements Planning ou Clculo Detalhado de Necessidade de
Capacidade), SFC (Shop Floor Control ou Controle de Cho de Fbrica),
PUR (Purchasing ou Controle de Compras) e S&OP (Sales and Operations
Planning ou Planejamento de Vendas e Operaes). Assim, o MRP II deixa
de fornecer apenas informaes referentes ao clculo da necessidade de
materiais, e passa a atender tambm s necessidades de informao para
tomada de deciso gerencial sobre outros recursos necessrios para controle
das operaes.

1960
Sistema para controle de inventrio, conceito de inventrio
tradicional
1970
Material Requirement Planning (MRP), Master Schedule para
produo, envolvendo planejamento e compra de matria-prima e
componentes
1980
Manufacturing Resources Planning (MRP-II), Gerenciamento das
atividades de cho de fbrica e distribuio
1990 Enterprise Resource Planning (ERP)

4. Benefcios e Vantagens

Com essa unidade de informaes toda a empresa pode ganhar benefcios.
Dentre eles poderemos citar:
Diminuio do retrabalho, eliminando processos que antes deveriam
ser feitos em vrios sistemas e traziam redundncia nos resultados
finais;
Melhoria do planejamento e alocao de recursos;
Aumento de competitividade, visto que o mercado est utilizando
essa tecnologia e os retardatrios tero maior dificuldade de
conquistar clientes;
Otimizao do fluxo de informaes e da qualidade das mesmas
dentro da organizao (eficincia)
Melhoria da qualidade dos produtos e servios;
Reduo de custos;
Aumento da flexibilidade para converter dados ou informaes em
conhecimento para apoio tomada de deciso;
Incorporao de melhores prticas (codificadas no ERP) aos
processos internos da empresa.
O ERP ajuda a melhorar a eficincia e a eficcia organizacional ao auxiliar o
processo e o contedo das decises, apoiando reunies e discusses
internas, possibilitando melhor coordenao entre as reas funcionais,
contribuindo nas avaliaes anuais do oramento e no planejamento
estratgico. O ERP tambm contribui para a eficincia inter organizacional,
pois melhora o padro de comunicao entre unidades organizacionais de
diferentes regies, ajuda a coordenar a atividade da empresa no nvel
regional, nacional ou globalmente, contribuindo para a coordenao das
atividades com clientes e fornecedores e ajudando a agregar mais
informaes aos produtos e servios da empresa.

5. Comparativo: Benefcios x Problemas

O quadro abaixo apresenta uma sntese que relaciona dificuldades e
benefcios s caractersticas dos sistemas ERP.

Caracterstica: so pacotes comerciais
Benefcios Problemas
- Reduo de custos de informtica;
- Foco na atividade principal da
empresa;
- Reduo da quantidade de
aplicaes;
- Atualizao tecnolgica permanente
por conta do fornecedor.
- Dependncia do fornecedor;
- Empresa no detm o
conhecimento sobre o pacote.
Caracterstica: usam modelos de processo
Benefcios Problemas
- Difunde conhecimento sobre boas
prticas;
- Facilita a reengenharia de
processos
- Necessidade de adequao do
pacote empresa;
- Necessidade de alterar processos
empresariais;

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- Impe padres. - Alimenta a resistncia mudana.
Caracterstica: so sistemas integrados
Benefcios Problemas
- Reduo do retrabalho e
inconsistncias;
- Reduo da mo-de-obra
relacionada a processos de
integrao de dados;
- Maior controle sobre a operao da
empresa;
- Eliminao de interfaces entre
sistemas isolados;
- Melhoria na qualidade da
informao;
- Contribuio para a gesto
integrada;
- Otimizao global dos processos da
empresa.
- Mudana cultural da viso
departamental para a de processos;
- Maior complexidade de gesto da
implementao;
- Maior dificuldade na atualizao do
sistema, pois exige acordo entre
vrios departamentos;
- Um mdulo no disponvel pode
interromper o funcionamento dos
demais;
- Alimenta a resistncia mudanas.
Caracterstica: usam bancos de dados centralizados
Benefcios Problemas
- Padronizao de informaes e
conceitos;
- Eliminao de discrepncias entre
informaes de diferentes
departamentos;
- Melhoria na qualidade da
informao;
- Acesso a informao para toda a
empresa.
- Mudana cultural da viso de dono
da informao para a de
responsvel pela informao;
- Mudana cultural para uma viso de
disseminao de informaes dos
departamentos para toda a empresa;
- Alimenta resistncia a mudanas.
Caracterstica: possuem grande abrangncia funcional
Benefcios Problemas
- Eliminao da manuteno de
mltiplos sistemas;
- Padronizao de procedimentos;
- Reduo de custos de treinamento;
- Interao com um nico fornecedor.
- Dependncia de um nico
fornecedor;
- Se o sistema falhar, toda a empresa
pode parar.

6. Desvantagens

Dentre as desvantagens da utilizao de um ERP numa empresa podem ser
listadas:
A utilizao do ERP por si s no torna uma empresa
verdadeiramente integrada;
Altos custos customizao e implementao, que muitas vezes no
comprovam a relao custo/benefcio;
Dependncia do fornecedor do pacote;
Adoo de melhores prticas aumenta o grau de imitao e
padronizao entre as empresas de um segmento;
Torna os mdulos dependentes uns dos outros, pois cada
departamento depende das informaes do mdulo anterior, por
exemplo. Logo, as informaes tm que ser constantemente
atualizadas, uma vez que as informaes so em tempo real,
ocasionando maior trabalho;
Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema
dependncia dos mesmos;
O sistema pode exigir mudanas em determinados aspectos da
cultura interna da empresa;
Pode-se perceber tardiamente que aquela soluo no oferece a
relao custo-benefcio esperada;
Ao longo do tempo, atualizaes e acrscimos de mdulos podem
tornar o sistema excessivamente complexo.

7. Alguns Exemplos de Sistemas ERP

Produto Desenvolvedor
R/3 ou mySAP.com SAP
Oracle Applications ou PeopleSoft Oracle
Microsoft Dynamics Microsoft
ERP Totvs Totvs
Stoq Software Livre

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8. Como escolher um ERP

Primeiramente, necessrio entender exatamente quais as necessidades da
empresa em relao ao ERP, para ento definir o que prioridade. Tal
anlise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessrio realizar
reunies com gerentes dos setores, com funcionrios que exercem funes
mais crticas.

Depois disso, fica mais fcil analisar as solues oferecidas por fornecedores
de ERP. Neste ponto, necessrio avaliar as propostas feitas por cada
empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que melhor podem
atender s necessidades identificadas. Neste ponto, tambm importante
verificar quais desses provedores tm experincia no fornecimento de
software para o ramo de atuao da organizao.

Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa,
importante saber tambm quais as tecnologias que o fornecedor
disponibiliza para suas solues. Com isso, possvel ter uma noo melhor
dos custos com servidores, atualizao, treinamento, entre outros. Alm
disso, nesse aspecto tambm possvel analisar a capacidade de integrao
e comunicao do sistema, a possibilidade de implementao de mdulos no
futuro, os recursos de segurana, compatibilidade com plataformas distintas
(dispositivos mveis, por exemplo) e assim por diante.

Tambm muito importante verificar quais as condies do suporte e
manuteno oferecidas. O software certamente vai precisar de atualizaes
ao longo do tempo para correo de erros, melhorias em determinados
procedimentos, adaptao para novas necessidades (implementao de uma
nova regra tributria, por exemplo), ajustes de segurana, enfim. Sem contar
que certas situaes podem necessitar de auxlio do fornecedor, por
exemplo: um determinado usurio pode precisar de suporte para ter acesso a
uma relao de dados a ser submetida para uma auditoria externa.

Ao planejar a compra de um sistema gerencial, a coordenao do projeto
deve manter-se atenta a alguns itens, que merecem ateno especial, por
terem grande impacto no ambiente empresarial, tais como:
Custo benefcio do software: quanto tempo e esforo ter que se
empregar para chegar ao retorno econmico do investimento e em
seguida ao lucro deste?;
Adaptabilidade: o software corresponde a todas as necessidades de
sua empresa? Softwares prontos tendem a seguir um padro de
mercado, caso sua empresa tenha muitas peculiaridades, quanto
ser o investimento para adaptao do sistema as suas
necessidades?
Recursos humanos capacitados: preciso identificar se as pessoas
que iro operar o sistema esto capacitadas para tanto, pois um dos
maiores pontos de dificuldade em implantao de sistemas
justamente a resistncia por parte dos usurios;
Acessibilidade: o sistema selecionado corresponde a suas
necessidades de acessibilidade? Por exemplo, se um de seus
vendedores estiver fora da empresa e precisar conectar-se a ele para
verificar estoques e fechar uma venda, imprescindvel que o ERP
tenha essa disponibilidade;
Segurana: as informaes podero ser expostas de forma restrita
para o usurio que corresponder a cada rea da empresa? Os
acessos devem ser seguros, protegidos por senhas pessoais, de
forma a no vazar informaes confidenciais.

9. Etapas para Implantao de um Software ERP

O processo de implantao de um ERP pode demorar meses ou anos,
dependendo do tamanho da empresa. Para facilitar este processo, deve-se
dividir a implantao em fases, como segue:

Fase 1 - Preparao do Projeto

Elaborar o escopo, organizar o projeto e o cronograma e confirmar
custos.

Fase 2 - Anteprojeto

Entender a situao atual (processos de negcio, sistemas de
informao, recursos humanos, indicadores de desempenho);
Discutir a descrio da viso futura desejada (melhores prticas,
suporte sistmico via ERP, identificao de aspectos no atendidos
pelo sistema);
Definir a viso futura (alternativas para os aspectos no atendidos,
deciso quanto ao cenrio final de cada processo).


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Fase 3 - Realizao

Configurar as transaes de negcio dos processos;
Validar com os usurios em sesses de prototipao (vrios ciclos);
Desenvolver material de treinamento.

Fase 4 - Preparao Final

Treinar usurios envolvidos;
Testes de validao integrado;
Validar programas de interface e migrao.

Fase 5 - Entrada em Operao e Suporte

Migrar dados dos sistemas legados;
Baixar a parametrizao no ambiente de produo;
Monitorar a utilizao do novo sistema;
Disponibilizar servios de help-desk e monitoramento.

10. Fatores Crticos de Sucesso

Os principais fatores crticos de sucesso para um projeto de implantao de
um ERP so:
Definio clara de necessidades;
Viso e objetivos claros;
Expectativas realistas;
Apoio da direo;
Planejamento adequado;
Marcos intermedirios;
Equipe competente;
Comprometimento e envolvimento dos usurios;
Equipe dedicada;
Infraestrutura adequada.

11. Principais Causas de Fracasso

Falta de comprometimento da alta direo;
Falta de comprometimento dos usurios, pois se os dados no so
lanados corretamente, a informao obtida do sistema
inadequada;
M definio dos objetivos do sistema de gesto;
Gerenciamento inadequado do projeto de implantao;
Mau dimensionamento do hardware;
Ineficiente gesto de mudanas das pessoas envolvidas;
Treinamento insuficiente para a utilizao do software;
Falha no planejamento do projeto;
Iniciar a implantao antes de definir o cronograma;
Grandes modificaes no software ERP e demora para entrega das
mesmas;
Deixar os testes do sistema para depois da implantao.

12. Consideraes Finais

As empresas cada vez mais tm percebido a importncia de se ter
conhecimento e controle da informao, no sentido de garantir
gerenciamento de enormes quantidades de dados de maneira confivel e
integrada. A boa estruturao dos sistemas de informao garante empresa
uma excelente oportunidade de melhoria dos seus processos internos e
tambm dos servios prestados a seus clientes. Analisando o mercado
competitivo, atualmente as empresas precisam estar abertas a mudanas
relacionadas tecnologia da informao e aos sistemas de informaes a fim
de incluir em suas estratgias de negcio a possibilidade de viabilizar a
implantao de um projeto ERP em diferentes reas da empresa, buscando a
competitividade exigida pelo mercado globalizado atual.