Cliente: Subsecretara de desarrollo Regional y Administrativo
Versin 1.0
Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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I ndice Introduccin 3 Presentacin de Proyectos 5 Men Principal 6 Presentacin Responsable Municipal 9 Ficha de Postulacin 10 Solicitud de Suplementos 18 Revisin Antecedentes URS 22 Admisibilidad Tcnica (Unidad Tcnica) 27 Asignacin y Aprobacin de Proyectos 31 Asignacin de Proyectos 31 Resoluciones de Asignacin 35 Aprobacin de Proyectos 37 Licitaciones y Administracin Directa 41 Asignacin de Modalidad Ejecucin 43 Licitaciones y Contratos 44 Solicitudes Transferencias y Rendiciones 55 Interfaz Usuarios Municipales 55 Ficha Solicitud de Transferencias 58 Ficha Rendicin de Transferencias 62 Interfaz URS, Financiero Contable y Programa 65 Ficha de Gestin Solicitud Transferencia 67 Remesas y Giros 73 Ficha de Remesa 75 Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
2 Solicitud Cierre de Proyectos 78 Interfaz Encargados Municipales 79 Cierre de Proyectos Modulo 79 Cierre de Proyectos Rendicin de Transferencias 81 Ficha Solicitud de Cierre de Proyectos 82 Gestin de la Solicitud de Cierre de Proyectos 86
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3 Introduccio n El sistema Subdere En Lnea permite apoyar los procesos operacionales y de gestin del Programa de Mejoramiento de Barrios, desde la presentacin de las iniciativas, la asignacin y la transferencia y rendicin. Para ingresar al sistema debe ingresar al sitio www.chileindica.cl/pmb e ingresar el usuario y contrasea de su credencial de acceso en el siguiente cuadro:
Por motivos de seguridad se solicita realizar, antes del primer ingreso al sistema, el cambio de clave de su credencial de usuario. Para esto, debe seleccionar la opcin Cambiar Contrasea, donde aparecer la siguiente ventana:
En esta ventana, debe indicar su nombre de usuario y su contrasea, luego debe indicar su nueva contrasea y repetirla para su verificacin. Para guardar la nueva contrasea, debe cliquear el botn Grabar cambio. Para cancelar la accin, cliquear el botn Cancelar. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
4 Las contraseas creada en el sistema tiene un tiempo de validez configurado por el administrador del sistema, una vez concluido este tiempo el sistema solicitara crear una nueva contrasea la cual deber ser distinta a las claves utilizadas anteriormente en el sistema. Finalmente en esta pantalla existe la posibilidad de recuperar la contrasea en el caso de que esta se le haya olvidado al usuario, para realizar dicha accin, el usuario debe seleccionar la opcin Recuperar contrasea en la parte inferior del recuadro donde se ingresan las credenciales de acceso al sistema, esto ltimo desplegara la siguiente ventana:
En esta pantalla el usuario debe ingresar el nombre de usuario con el cual ingresa al sistema, este ltimo validara dicha informacin y de ser correcta enviara al correo del usuario registrado en el sistema, una nueva clave de acceso la cual se le solicitara cambiar al momento del primer ingreso una vez solicitada la recuperacin de la clave.
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5 Presentacio n de Proyectos Por defecto, el sistema ingresa al informe Resumen de Proyectos Presentados. Para ingresar al men de Presentacin de Proyectos debe hacer clic en la pestaa MODULOS:
En el mdulo de Presentacin de Proyectos la secuencia del proceso es la siguiente: 1. El Encargado Municipal presenta un proyecto nuevo o solicita un suplemento, ingresando todos los antecedentes solicitados en pantalla y envindolo a la Unidad Regional SUBDERE 2. La Unidad Regional SUBDERE revisa los antecedentes presentados por el municipio, entregando el Check List al proyecto (o solicitud de suplemento) y envindolo a la Central SUBDERE, u 3. Observar el Proyecto y enviarlo de vuelta al municipio para su correccin. 4. Si el proyecto cuenta con el Check List de la URS, este ser analizado por la Unidad Tcnica o las Provisiones de cada Programa, quienes podrn darle Admisibilidad Tcnica y enviarlo al repositorio de la Cartera de Inversiones, o 5. Podrn observarlo y devolverlo al Municipio para su modificacin. 6. Si el proyecto es Observado, el Encargado Municipal deber realizar los cambios sugeridos segn las observaciones realizadas por la Unidad Regional SUBDERE o la Unidad Tcnica y volver a postular el proyecto.
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6 Men Principal Presentacin de Proyectos y Solicitud de Suplementos
a) Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en la grilla para su seleccin y posterior proceso, de acuerdo a las siguientes variables.
Descripcin: Ao Permite filtrar por el ao de presentacin del proyecto. Programa Permite filtrar por el tipo de Programa al que pertenece un proyecto. Tipo de Accin Permite filtrar por la tipologa de accin del proyecto postulado. Regin Permite filtrar los registros por la regin a la que pertenecen. Comuna Permite filtrar los proyectos por el Municipio que los postula. Estado Permite filtrar por el estado en el que se encuentra el proyecto.
Identificacin del usuario rea de Filtros rea de Registros rea de botones de accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
7 Los filtros permiten en esta pantalla la seleccin por mltiples valores en cada combo de seleccin, pidiendo seleccionar por ejemplo proyectos de ms de diversos aos, programas o regiones. Si se diera el caso antes descrito y el usuario desea ver los distintos filtros que tiene seleccionado, puede visualizar estos mediante la opcin Mostrar Filtros ubicado en la parte superior de los filtros, opcin que desplegara la siguiente pantalla:
b) Area de Registros: El rea de proyectos muestra la lista de todos proyectos nuevos o solicitudes de suplemento que han sido ingresados al sistema.
El rea de Registros presenta la siguiente informacin: Estado Indica el estado del proyecto o solicitud de suplemento. Nombre del proyecto Indica el nombre del proyecto presentado. La solicitud de suplemento hereda el nombre del proyecto original. Aporte SUBDERE Indica los recursos solicitados por el Municipio a la SUBDERE para la ejecucin del proyecto presentado, o bien, el monto a suplementar para el proyecto indicado. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
8 Programa Indica el programa al que postula el proyecto. Tipo de Accin Indica el tipo de accin del proyecto presentado. Subtipologa Indica la subtipologa del proyecto presentado Tipo de Solicitud Indica el tipo de solicitud realizada por el municipio: ASIGNACIN si es un proyecto nuevo o SUPLEMENTO si es una solicitud de suplemento de recursos. Plan Indica el plan al que pertenece el proyecto Comuna Municipio que presenta el proyecto o solicitud de suplemento Fecha Presentacin Indica la fecha de presentacin del proyecto. Cdigo Indica el Cdigo del Proyecto o Solicitud de Suplemento.
c) rea de Botones de Accin: El rea de botones de acciones presenta las diversas opciones posibles en el mdulo de Presentacin de Proyectos, las cuales sern habilitadas segn el perfil del usuario.
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9 Presentacin de Proyectos Responsable Municipal A travs de este mdulo los municipios debern presentar los proyectos de la Lnea de Acciones Concurrentes con todos sus antecedentes y documentacin, as como tambin las solicitudes de suplementacin de recursos para los proyectos aprobados o en ejecucin. Por ende, el mdulo de Presentacin de Proyectos representar la cartera de proyectos de cada municipio. El Men de presentacin de proyectos es el siguiente:
Al inferior de la pantalla se encuentran los botones de accin del men:
Esta opcin permite ingresar un nuevo proyecto a la cartera de proyectos del Municipio.
Esta opcin permite crear una nueva solicitud de suplemento de recursos para un proyecto aprobado o en ejecucin.
Esta opcin permite editar un proyecto o una solicitud de suplemento que se encuentren en los siguientes estados: En Creacin Municipal, En Correccin Municipal, Observado URS, Observado por Programa.
Esta opcin permite eliminar un proyecto o una solicitud de suplemento en estado En Creacin Municipal.
Esta opcin permite le permite al usuario visualizar la ficha del proyecto sin poder ejecutar otra accin.
Esta opcin permite al usuario exportar a Excel los proyectos presentes en el rea de registros.
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10 Ficha de Postulacin Proyectos Nuevos Al momento de ingresar una iniciativa en el sistema, el usuario deber elegir el programa al cual pertenecer el proyecto: PMB, PMU o FRC
Dependiendo el programa seleccionado la ficha de postulacin variara en su forma y contenido solicitado. PMB Ficha de Postulacin
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11 Para presentar un proyecto nuevo el municipio deber indicar la siguiente informacin: I. Antecedentes Generales: En esta seccin se deben ingresar los antecedentes generales del proyecto
La informacin solicitada es la siguiente:
Nombre del proyecto Nombre identificador del proyecto a presentar Programa Programa Tipologa de Accin Tipo de Accin solicitada para el proyecto Subtipologa Subtipologa del proyecto. Este campo es obligatorio slo para algunos programas y tipologas. Plan Plan Especial al que pertenece el proyecto Cdigo BIP Si el proyecto est inscrito en el Banco Integrado de Proyectos, se debe ingresar el cdigo BIP del proyecto. Agrupacin de Municipalidades Indica si el proyecto a presentar pertenece a una asociacin de Municipalidades o no Localidades Se indican las localidades en que se ejecutar el proyecto.
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12 II. Justificacin: En esta seccin de debe indicar la justificacin del proyecto, en la cual se deben indicar datos como la caracterizacin socioeconmica de los potenciales beneficiarios directos, su situacin sanitaria, capacidad y carencia municipal para desarrollar el proyecto, antecedentes de puntaje de Ficha de Proteccin Social indicando el porcentaje de habitantes bajo los 12.666 puntos, ndices ficha CASEN, entre otros
III. Descripcin de la Accin solicitada: En esta seccin de debe detallar de manera concisa lo que se va a desarrollar, referencias a carencias de saneamiento bsico de la localidad, en los casos de estudios o diseos. Referencias a las caractersticas del proyecto y funciones a desarrollar, para inspeccin o asistencia tcnica. En caso de obras las que se van a materializar, indicando cantidades globales.
IV. Plazo: En esta seccin se indica el plazo de ejecucin del proyecto. Se debe indicar el plazo de ejecucin en das, el sistema calcula automticamente su equivalente en meses.
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13 V. Aportes: En esta seccin se debe indicar el costo total del proyecto, los recursos que cada entidad entregar para el desarrollo de un proyecto o iniciativa, si lo hay. En caso que el municipio destine recursos deber indicarlo donde corresponde, as como si existe aporte de terceros, y claramente se debe sealar el aporte solicitado a la SUBDERE. Se sugiere redondear los montos a miles de pesos.
VI. Beneficiarios: En esta seccin se debe indicar la cantidad y tipos de beneficiarios, corresponde a la poblacin objetivo para la cual esta focalizado el proyecto, en el caso de los directos corresponde por lo general al mismo nmero de familias beneficiadas, los indirectos son por una parte el n total de integrantes de esas familias y adems aquellos que pueden obtener algn beneficio posterior o indirecto.
VII. Observaciones: En esta seccin el municipio puede ingresar todas las observaciones que considere pertinente acerca del proyecto.
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14 VIII. Documentacin a presentar: En esta seccin se debe anexar toda la documentacin asociada al proyecto. Para cada tipologa de accin concurrente se ha establecido una documentacin mnima a presentar para solicitar asignacin de recursos, sin perjuicio que se pueda anexar cualquier antecedente complementario que aporte al requerimiento. Dependiendo de la tipologa y programa al cual desee postular se deber adjuntar los respaldos pertinentes.
Para que el proyecto sea enviado a la Unidad Tecnica (SUBDERE Central) debe contener toda la documentacin solicitada en este tem.
El sistema est configurado para anexar documentos de un mximo de 5Mb y los siguientes formatos:
Documentos de Texto (formatos .doc,.docx y .pdf). Planillas de Clculo (formatos .xls y .xlsx). Planos (formato .dwg), y Archivos comprimidos (formatos .zip y .rar).
Adjuntar(Subir) Archivos: Tal como lo dice su nombre, permite al usuario con los permisos correspondientes, subir documentacin relacionada al proyecto as como tambin reemplazar alguna de estas, en caso de ser necesario
Para hacer uso de esta se debe presionar el Botn Agregar o Editar Archivos
Al presionar sobre la opcin antes mencionada, se abrir una ventana donde se deber ingresar los distintos archivos que en esta se solicitan.
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Una vez adjuntados los documentos se debe presionar sobre el botn Guardar.
Cuando los archivos se hayan subidos al servidor, se desplegara una ventana confirmando esto ltimo, tal como se puede ver en la imagen. Adems el nombre del archivo subido aparecer al lado del tipo de documento relacionado. Para finalizar se debe hacer presionar sobre el botn Cerrar Ventana.
Al momento de cerrar la ventana, se desplegaran en la ficha de postulacin los archivos subidos acompaados de un cuadro blanco que indica que los documentos que se muestran son nuevos.
Para mayor informacin, sobre los distintos estados (o colores) que puede tomar un archivo dentro del sistema, se debe posicionar sobre la imagen que se encuentra en la parte superior de la documentacin, adjunta.
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16 IX. Otra Documentacin a presentar: Adems de la documentacin del proyecto, existe la opcin de adjuntar otro tipo de antecedentes en esta seccin.
Para adjuntar un nuevo documento indicar la identificacin del documento, luego hacer clic en el botn , buscar el documento, seleccionarlo y hacer clic en el botn . El documento ser anexado a la ficha del proyecto:
Para visualizar el documento adjunto debe hacer clic en el botn . Para eliminar el documento, debe hacer clic en el botn .
X. Referencias Municipales: En esta seccin debe indicar los datos de contacto del responsable municipal del proyecto: nombre completo, fono fijo (mximo 10 caracteres), fono mvil (mximo 8 caracteres) y correo electrnico.
XI. Oficio Conductor: En esta seccin debe indicar el nmero del Oficio Conductor y la Fecha de Emisin del mismo.
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17 Botones de Accin, de la ficha de Postulacin de Proyectos En la parte inferior de la ficha se presenta la siguiente barra de opciones:
Esta opcin permite grabar los datos ingresados a la Ficha y dejarla en estado En Creacin Municipal o En Correccin Municipal, si el proyecto fue observado. Esto le permite al usuario seguir modificando la ficha antes de postular el proyecto.
Esta opcin permite grabar los datos ingresados a la ficha y postular el proyecto. El proyecto ser enviado a la Unidad Regional SUBDERE para su revisin y el usuario no podr editar la ficha del proyecto.
En el caso de que el proyecto haya sido observado por la Unidad Regional SUBDERE o por la Unidad Tcnica, aparecer una ventana emergente para que el usuario Municipal pueda responder a la observacin realizada.
El proyecto o solicitud de suplemento quedar en estado En Revisin URS.
Este botn permite ver las observaciones realizadas a la postulacin por la Unidad Regional SUBDERE o la Unidad Tcnica y las respuestas del Municipio a dichas observaciones. Este botn aparece exclusivamente si existen observaciones.
Al presionar el botn aparece la siguiente ventana emergente:
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Cierra la Ficha de Postulacin sin guardar los cambios realizados.
Solicitud de Suplemento de Recursos Responsable Municipal
Ficha de Solicitud Suplementos Esta ficha permite ingresar una solicitud de suplemento de recursos editar los campos asociados a una solicitud existente
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19 Para solicitar un suplemento para un proyecto, este debe tener estado Aprobado o En ejecucin. Al hacer clic en el botn aparecer una ventana emergente con el listado de proyectos que pueden tener solicitudes de suplemento de recursos
Se debe seleccionar un proyecto y hacer clic en el botn . Aparecer la ficha de Solicitud de Suplemento con la informacin del proyecto a suplementar, en la cual el Municipio deber indicar la siguiente informacin: I. Justificacin de la Solicitud: El responsable municipal del proyecto debe justificar la solicitud de suplemento de recursos para el proyecto indicado.
II. Plazo Adicional: Opcionalmente, el usuario puede indicar el plazo adicional de ejecucin del proyecto, si este lo requiere.
El plazo suplemento ser adicionado al plazo inicial, actualizando el plazo total de ejecucin del proyecto y su equivalente en meses
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20 III. Aporte Adicional: El usuario debe indicar el monto a suplementar por la SUBDERE
IV. Oficio Conductor: En esta seccin el Municipio debe ingresar los datos del Oficio Conductor del Alcalde(a) con el cual solicita la suplementacin de recursos para el proyecto seleccionado.
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21 Botones de Accin, de la ficha de Postulacin de Suplementos En la parte inferior de la ficha se presenta la siguiente barra de opciones
Esta opcin permite grabar los datos ingresados a la Ficha y dejarla en estado En Creacin Municipal o En Correccin Municipal, si la solicitud fue observada. Esto le permite al usuario seguir modificando la ficha antes de solicitar el suplemento de recursos.
Esta opcin permite grabar los datos ingresados a la ficha y solicitar el suplemento de recursos. La solicitud ser enviada a la Unidad Regional SUBDERE para su revisin y el usuario no podr editar la ficha nuevamente.
En el caso de que la solicitud haya sido observada por la Unidad Reginal SUBDERE o por la Unidad Tcnica, aparecer una ventana emergente para que el usuario Municipal pueda responder la observacin realizada.
El proyecto o solicitud de suplemento quedar en estado En Revisin URS.
Este botn permite ver las observaciones realizadas a la solicitud por la Unidad Regional SUBDERE o la Unidad Tcnica, y las respuestas del Municipio a dichas observaciones. Este botn aparece exclusivamente si existen observaciones.
Al presionar el botn aparece la siguiente ventana emergente:
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Cierra la ficha sin guardar los cambios realizados.
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23 Revisin Antecedentes - URS Para que un proyecto sea evaluado por la Unidad Tcnica, debe ser enviado con todos sus antecedentes desde el Municipio, por lo cual la Unidad Regional SUBDERE ser la encargada de verificar que todos los proyectos presentados cuenten con todos sus antecedentes, que sean legibles (documentacin adjunta en formato digital) y que correspondan a lo indicado por el municipio en la ficha del proyecto/solicitud.
El Men de presentacin de proyectos es el siguiente:
Dnde:
Esta opcin le permite, tanto al Funcionario como al Responsable URS, ver la ficha del proyecto, revisar la informacin contenida en la ficha del proyecto, donde podr otorgarle el Check List al proyecto o podr observarlo y devolverlo al municipio para su correccin.
Esta opcin permite le permite al usuario visualizar la ficha del proyecto sin poder ejecutar otra accin.
Esta opcin permite exportar a Excel todos los proyectos o solicitudes que aparecen en el rea de registros.
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24 Botones de Accin, de la ficha de Proyecto En la parte inferior de la ficha se encuentra la siguiente barra de opciones:
Esta opcin permite a la URS dar el Check List al proyecto y enviarlo a la Central SUBDERE, especficamente a la Unidad Tcnica. El proyecto o solicitud de suplemento quedar en estado En Evaluacin Tcnica.
Esta opcin permite al usuario devolver el proyecto o solicitud de suplemento al municipio para su correccin. Si el usuario no ha ingresado alguna observacin, el sistema le solicitar ingresar una observacin. El proyecto o solicitud de suplemento quedar en estado Observado URS.
Esta opcin permite al usuario ingresar una observacin al proyecto o solicitud de suplemento.
Al presionar el botn Aceptar, el sistema guardar el texto ingresado, pudiendo continuar ingresando ms observaciones en otra ocasin.
Este botn permite ver las observaciones realizadas a la postulacin por la Unidad Regional SUBDERE o la Unidad Tcnica y las respuestas del Municipio a dichas observaciones. Este botn aparece exclusivamente si existen observaciones.
Al presionar el botn aparece la siguiente ventana emergente:
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Cierra la ficha sin realizar modificaciones en ella.
Aprobacin / Observacin de Documentos Para poder aprobar un proyecto y enviarlo a la unidad tcnica para su evaluacin, la URS deber validar la documentacin adjunta en la ficha del proyecto.
Como se ve en la imagen a diferencia del usuario municipal la URS tiene la obligacin de revisar para luego dar el Ok u Observar alguno de los documentos del proyecto. Para poder realizar esta accin debe primero descargar el archivo, haciendo click sobre el nombre de este para luego aprobar u objetar el contenido del mismo, mediante las opciones ubicadas al lado derecho de cada archivo, tal como se demuestra en la siguiente imagen.
Para poder pasar un proyecto a evaluacin de la unidad tcnica deben estar todos los documentos aprobados, en caso contrario solo se podr observar y devolver el proyecto al municipio para que vuelva a subir los archivos objetados y la reenve para su evaluacin.
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26 La simbologa de los distintos estado de los documentos se muestra al posicionarse sobre el smbolo ? que se encuentra en la parte superior de la grilla de documentos.
Localidades Aisladas Un dato obligatorio que debe enviar la URS al momento de su aprobacin del proyecto, es definir si el proyecto pertenece a una localidad aislada de la zona o no.
El sistema no dejara aprobar el documento si este dato no es ingresado por el usuario URS.
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27 Admisibilidad Tcnica (Unidad Tcnica) Una vez que el proyecto est en estado En Evaluacin Tcnica podr ser evaluado por las provisiones de cada Programa, quienes sern los responsables de otorgarles admisibilidad tcnica y enviarlo al repositorio de cartera del Comit de Inversiones, u observarlo, devolverlo al municipio para su correccin e informarle a la URS para su conocimiento. El men de presentacin de proyectos es el siguiente:
Al inferior de la pantalla se encuentran los botones de accin del men, los cuales son habilitados segn el perfil del usuario:
Profesional Unidad Tcnica
Coordinador Unidad Tcnica
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Esta opcin le permite, tanto al Profesional como al Coordinador de la provisin, ver la ficha del proyecto, realizar una evaluacin tcnica y jurdica del proyecto y, otorgarle admisibilidad tcnica al proyecto u observarlo y devolverlo al municipio para su correccin.
Esta opcin esta disponible slo para el Coordinador de la Provisin y le permite priorizar proyectos o solicitudes de suplemento. Para priorizar un proyecto, el usuario debe seleccionar el proyecto y presionar el botn Priorizar Proyecto/Suplemento.
En la ventana emergente deber indicar si prioriza el proyecto y deber ingresar una justificacin.
Esta opcin permite le permite al usuario visualizar la ficha del proyecto sin poder ejecutar otra accin.
Esta opcin permite exportar a Excel todos los proyectos o solicitudes que aparecen en el rea de registros.
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29 Botones de Accin, de la ficha de Proyecto En la parte inferior de la ficha se encuentra la siguiente barra de opciones:
Esta opcin permite a la URS dar el Check List al proyecto y enviarlo a la Central SUBDERE, especficamente a la Unidad Tcnica.
Esta opcin permite al usuario devolver el proyecto o solicitud de suplemento al municipio o a la URS para su correccin, segn l lo estime conveniente. Si el usuario no ha ingresado alguna observacin, el sistema le solicitar ingresar una observacin.
Esta opcin permite al usuario ingresar una observacin al proyecto o solicitud de suplemento.
Al presionar el botn Aceptar, el sistema guardar el texto ingresado, pudiendo continuar ingresando ms observaciones en otra ocasin.
Este botn permite ver las observaciones realizadas a la postulacin por la Unidad Regional SUBDERE o la Unidad Tcnica y las respuestas del Municipio a dichas observaciones. Este botn aparece exclusivamente si existen observaciones.
Al presionar el botn aparece la siguiente ventana emergente:
Cierra la ficha sin realizar modificaciones en ella. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
30 Aprobacin / Observacin de Documentos Al igual que la URS el usuario de la unidad tcnica, deber validar y aprobar toda la informacin adjunta dentro del proyecto antes de dar admisibilidad tcnica al proyecto, tal como se explic bajo el perfil del usuario URS.
Categorizacin de Proyectos La unidad tcnica antes de dar la admisibilidad tcnica, debe agregar la categora al proyecto, esto se hace en la parte inferior de la ficha, tal como se muestra en la siguiente imagen.
El sistema no dejara dar la admisibilidad tcnica al proyecto, mientras no se haya ingresado esta informacin.
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31 Asignacio n y Aprobacio n de Proyectos Asignacin de Proyectos Este mdulo permite la asignacin de proyectos y registrar los antecedentes de la misma, dejando los proyectos en estado Asignado. Este proceso se puede realizar a travs de 2 mdulos. Asignacin de Proyectos: Permite la asignacin directa de proyectos Comit de Inversin SUBDERE: Permite la asignacin de proyectos a travs de los comit de inversin realizados por el Subsecretario y su gabinete
Pantalla Principal La pantalla principal del mdulo presenta las siguientes reas
Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en el rea de resultados para su seleccin y posterior proceso.
rea de Filtros rea de Resultados rea de Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
32 En donde: Ao Permite seleccionar el ao de trabajo Programa Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un programa en particular. Tipo de Accin Permite seleccionar a partir de una lista, todas o una tipologa de accin en particular. Regin Permite seleccionar la regin de los proyectos. Circunscripcin Permite seleccionar la circunscripcin de los proyectos. Distrito Permite seleccionar el distrito de los proyectos. Comuna Permite seleccionar la comuna de los proyectos Tipo de Solicitud Permite seleccionar el tipo de solicitud de los proyectos a gestionar. Se debe seleccionar Asignacin para filtrar por proyectos nuevos, y Suplemento para visualizar slo las solicitudes de suplemento para proyectos en ejecucin. Estado del Proyecto Permite filtrar por el estado del proyecto. Por defecto, aparece la opcin Admisible tcnicamente, que son los proyectos que pueden ser asignados, pero adems se puede filtrar por En Evaluacin Tcnica y Todos.
Al igual que en los mdulos anteriores, adems de los filtros antes mencionado, se dispone de dos botones adicionales que permiten buscar texto en la grilla de datos que se muestra en el rea de resultados. Area de Resultados: En esta rea se muestra la lista de proyectos consultados de acuerdo a los filtros establecidos.
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33 Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de la informacin asociada a los proyectos.
Permite, en ambos mdulos, registrar la asignacin de los proyectos seleccionados. Al presionar esta opcin aparecer la siguiente ventana:
En la parte inferior, aparecern diversas opciones segn el mdulo:
Mdulo Asignacin de proyectos:
Aparecer en pantalla la fecha de la asignacin y el monto total de la asignacin. El usuario podr incorporar algn comentario y al presionar Asignar la accin quedar registrada como una asignacin directa. Si cancela volver a la pantalla anterior.
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34 Mdulo Comit de Inversin SUBDERE:
Aparecer en pantalla la fecha del comit, el nombre del comit y el monto total de la asignacin. El usuario podr incorporar algn comentario y al presionar Asignar la accin quedar registrada con la informacin del comit.
Opcin disponible slo en el mdulo Comit de Inversin SUBDERE y permite realizar una simulacin previa de la asignacin, donde se mostrar un resumen con los datos de la asignacin:
En esta ventana, se podr imprimir el informe o exportar los datos a una planilla Excel, as como tambin modificar el tipo de grfico.
Permite, en ambos mdulos, exportar a una planilla Excel la informacin visualizada en el rea de resultados.
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35 Resoluciones de Asignacin Este mdulo permite gestionar la solicitud de resoluciones de asignacin para proyectos aprobados por el Comit de Inversiones y registrar los antecedentes de las mismas.
Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en el rea de resultados para su seleccin y posterior proceso.
Dnde: Ao Permite seleccionar el ao de trabajo Programa Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un programa en particular. Tipo de Accin Permite seleccionar a partir de una lista, todas o una tipologa de accin en particular. Regin Permite seleccionar la regin de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. Comuna Permite seleccionar la comuna de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. rea de Filtros rea de Resultados rea de Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
36 Tipo de Solicitud Permite seleccionar el tipo de solicitud de los proyectos a gestionar. Se debe seleccionar Asignacin para filtrar por proyectos nuevos, y Suplemento para visualizar slo las solicitudes de suplemento para proyectos en ejecucin. Estado del Proyecto Permite filtrar por el estado del proyecto.
Al igual que en los mdulos anteriores, adems de los filtros antes mencionado, se dispone de dos botones adicionales que permiten buscar texto en la grilla de datos que se muestra en el rea de resultados. Area de Resultados: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en el rea de resultados para su seleccin y posterior proceso
Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de la informacin asociada a los proyectos.
Permite asignar el monto total del proyecto el presente ao y el prximo.
Permite generar el informe en formato Excel para la solicitud de Resolucin de Asignacin de los proyectos seleccionados. Esta funcin permite exportar dicho informe y deja los proyectos seleccionados en estado En Resolucin. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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Esta opcin permite registrar en el sistema los datos de la Resolucin de Asignacin para los proyectos seleccionados. Permite registrar en el sistema los antecedentes de la resolucin de asignacin para los proyectos seleccionados. Se debe indicar la siguiente informacin: - N de resolucin. - Fecha de Resolucin. - N de Expediente. - Observaciones (opcional).
Una vez grabada la resolucin, los proyectos quedarn en estado En Oficio.
Esta opcin permite cambiar el estado de los proyectos seleccionados de En Resolucin a Asignado. Esto permite volver a incluir los proyectos en nuevas solicitudes de Resolucin de Asignacin.
Permite generar un archivo en formato Excel con el contenido de la pantalla.
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38 Aprobacin de Proyectos Este mdulo permite registrar en el sistema los antecedentes del oficio SUBDERE de aprobacin para proyectos, dejndolos en estado Aprobados y permitiendo la ejecucin de los mismos.
Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en el rea de resultados para su seleccin y posterior proceso.
Donde Ao Permite seleccionar el ao de trabajo Programa Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un programa en particular. Tipo de Accin Permite seleccionar a partir de una lista, todas o una tipologa de accin en particular. Regin Permite seleccionar la regin de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. Comuna Permite seleccionar la comuna de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. rea de Filtros rea de Resultados rea Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
39 Tipo de Solicitud Permite seleccionar el tipo de solicitud de los proyectos a gestionar. Se debe seleccionar Asignacin para filtrar por proyectos nuevos, y Suplemento para visualizar slo las solicitudes de suplemento para proyectos en ejecucin. Estado Permite filtrar por el estado del proyecto.
Al igual que en los mdulos anteriores, adems de los filtros antes mencionado, se dispone de dos botones adicionales que permiten buscar texto en la grilla de datos que se muestra en el rea de resultados. Area de Resultados: En esta rea se muestra la lista de proyectos consultados de acuerdo a los filtros establecidos.
Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de la informacin asociada a los proyectos. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.
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40 Presenta las siguientes opciones: Permite gestionar la solicitud del oficio SUBDERE de asignacin para el proyecto seleccionado. El procedimiento es el siguiente: Al presionar el botn aparece la siguiente ventana:
Permite las siguientes acciones:
Permite registrar en el sistema los antecedentes del oficio SUBDERE de asignacin para el proyecto seleccionado. Se debe indicar la siguiente informacin: N de Oficio (MIN. INT. ORD). Fecha del Oficio. Adjuntar copia en formato digital del Oficio autorizado y firmado (se despliega esta opcin una vez que se indica el n de oficio). Observaciones (opcional).
Una vez grabada la resolucin, los proyectos seleccionados quedarn en estado Aprobado.
Permite generar un archivo en formato excel con el contenido de la pantalla.
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41 Licitaciones y Administracio n Directa Este mdulo permite la actualizacin permanente de la informacin administrativa y tcnica de los proyectos aprobados y en ejecucin. Esta informacin es la base para poder realizar el proceso de solicitud de transferencias y rendiciones. La informacin que se administra en este mdulo es la siguiente: Licitaciones y Adjudicaciones Contratos Garantas Bitcora del Proyecto Mano de Obra
Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de proyectos a mostrar en el rea de resultados para su seleccin y posterior proceso.
rea de Filtros rea de Resultados rea de Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
42 Donde Ao Permite seleccionar el ao de trabajo Programa Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un programa en particular. Tipo de Accin Permite seleccionar a partir de una lista, todas o una tipologa de accin en particular. Regin Permite seleccionar la regin de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. Comuna Permite seleccionar la comuna de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable.
Area de Resultados: En esta rea se muestra la lista de proyectos consultados de acuerdo a los filtros establecidos.
Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de la informacin asociada a los proyectos. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.
Asigna modalidad de ejecucin para la etapa de transferencia: Licitacin y Contratos o Administracin Directa.
Permite editar la informacin de un proyecto y previamente seleccionado
Permite visualizar la ficha completa del proyecto seleccionado. No se le podr hacer ningn cambio a la informacin.
Permite generar un archivo en formato Excel con el contenido de la pantalla. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
43 Asignacin de Modalidad Ejecucin Al comenzar la etapa financiera el municipio deber decidir bajo que modalidad se ejecutara el proyecto, si este trabajara bajo Licitacin y Contratos o Administracin Directa.
Tal como se muestra en la imagen, dentro del rea de resultados se muestra una columna que indica la modalidad de ejecucin de los proyectos, la cual se debe definir por parte del funcionario municipal antes de gestionar solicitudes transferencias asociadas a las distintas iniciativas. Para esto ultimo se debe presionar sobre el botn de accin correspondiente el cual desplegara las siguiente pantalla.
Una vez seleccionada la modalidad de ejecucin, solo se podr modificar siempre y cuando no exista informacin financiera asociada a el proyecto sobre el cual se est trabajando.
Columna que Indica Modalidad de Ejecucin Botn de Accin para definir Modalidad de Ejecucin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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Licitaciones y Contratos A continuacin se despliega la ficha de edicin y consulta de la informacin asociada a los proyectos que trabajan bajo la modalidad de Licitacin y Contratos.
En la parte superior se muestra la informacin correspondiente al nombre del proyecto, el ao y el municipio responsable de este La informacin asociada al proyecto se mostrar en cuatro secciones: A. Licitaciones B. Contratos C. Garantas D. Antecedentes Presentacin A.- Licitaciones En esta seccin se ingresan los antecedentes de la/s licitacin/es y adjudicacin/es asociadas a los proyectos
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45 La pantalla se presenta dividida en dos secciones. En la parte superior, se visualiza el listado de licitaciones asociadas al proyecto y en la parte inferior, se visualiza la ficha detallada correspondiente a la licitacin seleccionada. Para ingresar una nueva licitacin, se deber hacer clic sobre el botn , a partir del cual se desplegar una ficha de licitacin que permitir ingresar la informacin asociada a la misma
Se deber ingresar la siguiente informacin Publicacin Se debe ingresar la fecha de publicacin y el Id. Portal Compras Pblicas Consultas Se debe ingresar la fecha de recepcin y aclaracin de las consultas. Apertura Se debe ingresar la fecha de apertura de la licitacin. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
46 Adjudicaciones y Contratos Se deben ingresar las empresas adjudicadas en la licitacin. Para cada empresa se detallar: Rut Nombre Fecha de Adjudicacin Decreto Monto ($)
Se muestran los antecedentes del contrato para las adjudicaciones ya contratadas. Observaciones Texto asociado a las observaciones al proceso de licitacin Documentos Anexos Se presenta un listado de documentos anexados a la licitacin. Se presentan las opciones necesarias para el ingreso, consulta y eliminacin de archivos.
Para editar una licitacin, se deber seleccionar la licitacin en la grilla y hacer clic sobre el botn , a partir del cual se desplegar una ficha de licitacin que permitir modificar la informacin asociada a la misma.
Para eliminar una licitacin, se deber seleccionar la licitacin en la grilla y hacer clic sobre el botn . Slo se podrn eliminar licitaciones que no tienen asociados contratos.
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47 B.- Contratos En esta seccin se ingresan los antecedentes de los contratos asociados al proyecto.
La pantalla se presenta dividida en dos secciones. En la parte superior, se listan todos los contratos asociados al proyecto con todos sus movimientos (modificaciones), y en la parte inferior, se visualiza el resumen con la informacin vigente del contrato seleccionado.
Para ingresar un nuevo contrato, se deber hacer clic sobre el botn . Se muestra una ficha con el listado de contratistas adjudicados y sin contrato an para que se seleccione uno de ellos y se cree un nuevo contrato con la opcin .
Si se quiere crear un contrato sin una licitacin previa, se debe seleccionar la opcin . Se deber justificar en la ficha del contrato la razn por la cual no se realiz un proceso de licitacin.
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48 La siguiente ficha permitir ingresar la informacin asociada al contrato.
Se deber ingresar la siguiente informacin: RUT Contratista En caso de registrar un contrato sin licitacin, deber introducir el RUT del contratista (sin dgito verificador). Si el RUT ingresado est registrado en la base de datos de contratistas, se completarn automticamente los campos Dv y Nombre Contratista, de lo contrario, el sistema le informar que el RUT ingresado no aparece en la base de datos y le preguntar si desea registrarlo. Si acepta, aparecer la siguiente ventana: Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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En ella, deber registrar obligatoriamente el tipo de persona jurdica y el nombre o razn social. Al aceptar se integrar la informacin registrada a la ficha de contrato. Firma Contrato Se debe ingresar la fecha de firma del contrato Decreto Se debe ingresar el N y la fecha del Decreto Alcaldicio que aprueba el contrato. Fecha Decreto Se debe ingresar la fecha del decreto, el cual no puede ser anterior a la fecha de firma del contrato. Antecedentes del Contrato Se deben ingresar los antecedentes generales asociados al contrato: Monto Anticipo Retenciones Fecha de Inicio Plazo Ubicacin Geogrfica, expresada en Latitud y Longitud Acta de Servicios Se debe indicar si el contrato exige Acta de Servicios para proyectos que tiene la tipologa: diseo, estudio, inspeccin tcnica, asistencia legal o saneamiento de ttulos. Acta de Entrega de Terreno Se debe indicar si el contrato exige Acta de Entrega de Terreno para proyectos que tiene la tipologa obras. Registro MOP y MINVU Se debe ingresar el N de Registro y Fecha de Vencimiento del MOP y/o MINVU para proyectos con tipologa de obras. Se debe ingresar al menos un registro. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
50 Antecedentes de la Licitacin/Adjudicacin Se muestra los antecedentes de la licitacin/adjudicacin asociada al proyecto para contratos originados en un proceso de licitacin. Justificacin del porqu no se licit Se debe justificar porqu no se realiz un proceso de licitacin previo. Observaciones Se puede ingresar alguna observacin referente al contrato. Garantas Se deben ingresar las garantas asociadas al contrato. Para cada garanta se debe identificar la siguiente informacin: Tipo de Garanta Fecha documento Entidad Bancaria Concepto N Documento Monto Unidad Monetaria Fecha de Vencimiento
Programacin del Gasto Se debe ingresar la programacin del gasto asociado al aporte solicitado a SUBDERE. La programacin se realiza mes a mes a partir de la fecha de inicio del contrato y durante el plazo del mismo. Documentacin Obligatoria Se debe anexar los documentos obligatorios del contrato. Otros Documentos Anexos En esta seccin se pueden anexar otros documentos al contrato que son adicionales a la documentacin obligatoria.
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51 La Ficha de Contrato presenta las siguientes opciones:
Permite grabar la informacin asociada al contrato cuando sea un contrato nuevo o est en los estados En Creacin, Observado URS o En Correccin.
Permite grabar la informacin del contrato, dejando de forma automtica el proyecto bajo estado En ejecucin por lo que el funcionario municipal podr empezar a solicitar transferencias.
Permite cerrar la ventana del contrato sin guardar la informacin ingresada en el.
Para editar un contrato, se debe seleccionar el contrato en la grilla y hacer clic sobre el botn . Se desplegar la ficha de contrato que permitir modificar la informacin asociada al mismo. Los contratos pueden ser editados slo si estn en estado En Creacin, Observado URS o En Correccin.
Para eliminar un contrato, se debe seleccionar un registro de la grilla y hacer clic sobre el botn . Slo es posible eliminar los registros que estn en estado En Creacin, Observado URS o En Correccin.
Para ingresar una modificacin de contrato, se debe seleccionar el ltimo registro de un contrato en ejecucin y presionar el botn . Se desplegar la siguiente ficha de contrato:
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A diferencia de cuando se crea un nuevo contrato, esta ficha de contrato trae por defecto los datos del contratista, as como tambin el monto inicial del contrato, la fecha de inicio, plazo inicial y la fecha de trmino. Adems, aparecen 2 nuevos tems: Modificacin Monto Contratado. Modificacin Plazo de ejecucin
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53 En primero se debe indicar si la modificacin corresponde principalmente a un incremento o disminucin en el monto del contrato o slo corresponde a cambio de plazo
Si se trata de un aumento o disminucin, se debe indicar en el campo Monto ($) el valor y automticamente se actualizar el Monto Vigente del contrato. En caso de seleccionar plazo, el campo Monto ($) se bloquear y tomar el valor de 0.
Tambin se debe indicar si el contrato sufrir alguna variacin en el plazo de ejecucin:
En el campo Das se debe indicar la cantidad de das, y se deber seleccionar entre Aumento y Disminucin de plazo. Registrando esta informacin, automticamente se actualizar el Plazo Vigente del contrato y la fecha de trmino de este. En caso de que la modificacin del contrato sea slo de recursos, en el campo Dias deber indicar 0 y seleccionar cualquiera de las 2 opciones.
C.- Garantas En esta seccin se administran los estados de las garantas asociadas a los contratos del proyecto.
Se muestra el listado de garantas del proyecto. En esta seccin no se pueden ingresar o eliminar garantas. Las garantas se ingresan en la ficha correspondiente al contrato. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
54 D.- Antecedentes Presentacin En esta seccin se muestran los antecedentes de presentacin del proyecto al Programa de Mejoramiento de Barrios.
Esta es una seccin de consulta solamente.
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55 Solicitudes Transferencias y Rendiciones Este mdulo tiene como objetivo la creacin y seguimiento de las solicitudes de transferencias y las rendiciones de las mismas. La secuencia del proceso de solicitudes de transferencias y rendiciones es la siguiente: 1. El Encargado Municipal presenta una solicitud de transferencia ingresando todos los antecedentes solicitados en pantalla y envindolo a la Unidad Regional SUBDERE. 2. La Unidad Regional SUBDERE revisa los antecedentes presentados por el municipio y enva la solicitud a la Unidad Financiera Contable de Subdere para su revisin o la observa y devuelve al municipio para su correccin. 3. La Unidad Financiera Contable revisa la solicitud de Transferencia y la deja en Visto Bueno y la enva a la Unidad Financiera, o la observa y la devuelve al municipio para su correccin. 4. La Unidad Financiera revisa la solicitud de Transferencia y la deja aprobada o la observa y la devuelve a la Unidad Financiera Contable para su revisin. Con las solicitudes de transferencia aprobadas, la Unidad Financiera genera la remesa y la enva para giro. 5. Los municipios rinden las transferencias que se encuentran en estado Giradas y envan las rendiciones parciales a las Unidades Regionales Subdere o las rendiciones finales a la Unidad Financiera Contable para su revisin y aprobacin. Los municipios envan junto con la rendicin final, la nueva solicitud de transferencia
Interfaz Usuarios Municipales A continuacin se describe la interfaz definida para los usuarios municipales
rea de Filtros rea de Resultados rea Botones de Accin rea de Solicitudes Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
56 Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de contratos a mostrar en el rea de proyectos para su seleccin y posterior proceso.
Presenta las siguientes variables: Ao Permite seleccionar el ao correspondiente al perodo analizado. Programa Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un programa en particular. Tipo de Accin Permite seleccionar a partir de una lista, todas o una tipologa de accin en particular. Regin Permite seleccionar la regin de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. Comuna Permite seleccionar la comuna de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. Estado Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un estado en particular.
Area de Proyectos: En esta rea se muestra el listado de proyectos que se encuentran con al menos un contrato en estado de ejecucin. Al seleccionar un proyecto de la lista, se muestra en el rea de solicitudes, el listado de solicitudes de transferencias relacionadas al mismo
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57 Area de Solicitudes: En esta rea se muestra el listado de solicitudes de transferencias asociadas al proyecto seleccionado en el rea de proyectos.
Nota: Se puede identificar cmo se presenta la rendicin de una solicitud de transferencia colocando el cursor sobre la celda de Etapa y Estado de la misma, siempre cuando se est procesando la rendicin de la misma
rea de Botones Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de las fichas de transferencias y rendiciones asociadas a los proyectos. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.
Presenta las siguientes opciones:
Permite ingresar la primera solicitud de transferencia para el proyecto seleccionado en el rea de proyectos. Para el ingreso de la solicitud se utiliza una ficha adhoc que se explica ms adelante.
Permite editar una solicitud de transferencia existente y previamente seleccionada.
Esta opcin permite eliminar de la base de datos, la solicitud de transferencia seleccionada. Siempre se mostrarn mensajes que confirmen la accin, como se muestra a continuacin:
Permite ingresar la rendicin de gastos de la solicitud de transferencia seleccionada y que se encuentra en estado Girada. Para el ingreso de la rendicin se utiliza una ficha adhoc que se explica ms adelante.
Permite visualizar la ficha de rendicin de gastos de la solicitud de transferencia seleccionada.
Permite visualizar la ficha de solicitud de transferencia seleccionada.
Se dise una ficha para el ingreso, edicin y consulta de una solicitud de transferencia, la que se detalla a continuacin.
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58 Ficha Solicitud de Transferencias Esta ficha permite crear una nueva solicitud de transferencia o editar los campos asociados a una solicitud existente. Al seleccionar la opcin Nueva/Editar/Ver Transferencia, se ingresa a la ficha que se muestra a continuacin. La ficha se configura de acuerdo a la opcin seleccionada.
Datos del Proyecto Contratos en Ejecucin Rendiciones Transferencias Anteriores Documentacin a Presentar Observaciones Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
59 La ficha se compone de seis secciones: I. Datos del Proyecto II. Contratos en Ejecucin III. Rendiciones de Transferencias Anteriores IV. Documentacin a Presentar V. Observaciones VI. rea Botones Accin Datos del Proyecto: En esta seccin se muestran los antecedentes del proyecto. La informacin se carga automticamente desde la base de datos.
Contratos en Ejecucin: En esta seccin se muestra el listado de contratos en ejecucin asociados al proyecto al momento de crear la solicitud de transferencia
Para cada contrato, se muestra la informacin de identificacin y programacin del gasto. Adems, se puede acceder a la ficha del contrato con la opcin: .
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60 Rendiciones de Transferencias Anteriores: En esta seccin se muestra el listado de rendiciones de transferencias anteriores.
Para cada rendicin de gasto se muestra la informacin asociada a la misma y se puede acceder a su ficha con la opcin .
Documentacin a Presentar: En esta seccin se muestra el listado de rendiciones de transferencias anteriores.
Se debe ingresar el N y Fecha del Oficio del Alcalde y se debe adjuntar el archivo correspondiente para poder enviar la solicitud a revisin URS.
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61 Observaciones: En esta seccin se puede ingresar un texto con las observaciones que se el usuario municipal estime convenientes.
Botones de Accin: En esta seccin se puede ingresar un texto con las observaciones que se el usuario municipal estime convenientes. En esta seccin se muestran los botones de accin asociados a la ficha de la transferencia.
Presenta las siguientes opciones:
Permite grabar los datos de la solicitud de transferencia y dejarla en estado Transferencia en Creacin. La transferencia podr ser modificada por el responsable.
Permite grabar los datos de la transferencia y dejarla en estado Enviada a Revisin URS. La transferencia no podr ser modificada y quedar para la revisin en el proceso siguiente.
Permite cerrar la ficha de la transferencia.
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62 Ficha Rendicin de Transferencias Esta ficha permite realizar la rendicin de una solicitud de transferencia seleccionada y que se encuentra en estado Girada
Datos del Proyecto: En esta seccin se muestran los antecedentes del proyecto. La informacin se carga automticamente desde la base de datos.
Datos de Pagos: En esta seccin se hace el ingreso y mantenimiento de los pagos realizados para el proyecto.
Datos del Proyecto Detalle de Pagos rea Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
63 Se muestra un listado de los pagos realizados donde se identifica: el N de Decreto, la fecha de pago, el monto pagado, el contratista, el estado del pago y si tiene adjunta toda su documentacin. Para el ingreso de un nuevo Pago, se debe seleccionar la opcin . Se mostrar una ventana con la ficha del pago a ingresar:
Se debe ingresar la siguiente informacin:
Contrato Se debe seleccionar el contrato para el cual se va a ingresar el pago. Tipo Documento Se debe seleccionar el tipo de documento (factura/boleta) N y Monto Docto Se debe ingresar el N y el Monto en pesos del Documento a pagar Monto Pagado Se debe ingresar el monto pagado en pesos N Dec.Pago Se debe ingresar el N del Decreto de Pago Fecha de Pago Se debe ingresar la fecha de pago Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
64 Observaciones Texto asociado a observaciones a realizar al pago Documentacin Obligatoria a Presentar Se deben anexar los documentos obligatorios a presentar para cada pago realizado.
Adems, en el detalle de los pagos se presentan las siguientes opciones:
Permite ver el detalle de cada pago
Permite ver las observaciones realizadas por la URS o por la Unidad Financiera Contable, en caso de que las halla.
Permite editar la informacin referente al pago.
Permite eliminar el pago, siempre que est en estado En Creacin u Observado URS.
Area Botones de Accin: En esta seccin se muestran los botones de accin asociados a la ficha de rendicin de la transferencia.
Presenta las siguientes opciones:
Permite enviar una rendicin parcial para revisin a la Unidad Regional Subdere. Los gastos ingresados hasta el momento, se bloquearn y quedaran disponibles para el funcionario URS.
Permite enviar la rendicin total del gasto para revisin de la Unidad Regional Subdere a travs de una nueva solicitud de Transferencia, es decir, se presentar la rendicin de la presente solicitud a travs de una nueva. Los gastos ingresados se bloquearn y quedaran disponibles para el funcionario URS.
Gestiona la ltima transferencia asociada al proyecto, la que adems gestionara el cierre del mismo.
Permite enviar una rendicin total para revisin de la Unidad Regional Subdere a travs de la solicitud de cierre del proyecto en gestin..
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65 Interfaz Usuarios URS, Financiero Contable y Programa A continuacin se describe la interfaz definida para los usuarios de la Unidad Regional de Subdere, la Unidad Financiera Contable y el equipo tcnico contable del Programa.
Area de Filtro: Permite filtrar el conjunto de solicitudes a mostrar en el rea de solicitudes para su seleccin y posterior proceso.
Donde Ao Permite seleccionar el ao correspondiente al perodo analizado. Programa Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un programa en particular. Tipo de Accin Permite seleccionar a partir de una lista, todas o una tipologa de accin en particular. Regin Permite seleccionar la regin de los proyectos. Para los usuarios regionales y comunales, esta opcin se configura de acuerdo a los atributos del mismo y no es seleccionable. Comuna Permite seleccionar la comuna de los proyectos. Estado Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un estado en particular.
rea de Filtros rea de Solicitudes rea Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
66 Area de Solicitudes: En esta rea se muestra el listado de solicitudes que han sido seleccionadas con los filtros aplicados.
Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de las fichas de transferencias y rendiciones asociados a los proyectos. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.
Presenta las siguientes opciones:
Permite ingresar a la ficha de la solicitud de transferencia y realizar las acciones pertinentes a los atributos de usuario definidos.
Permite ingresar a la ficha de la solicitud de transferencia y revisar de forma parcial los gastos presentados por el municipio. Esta funcin est habilitada solamente para el funcionario URS.
Permite visualizar los antecedentes de la rendicin de gastos de la solicitud de transferencia seleccionada.
Permite visualizar los antecedentes de la solicitud de transferencia seleccionada.
Se dise una ficha para la gestin de una solicitud de transferencia, la que se detalla a continuacin
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67 Ficha de Gestin Solicitud Transferencia Esta ficha permite realizar la revisin de la solicitud de transferencia por parte de la URS, UFC y las unidades tcnicas contables de los distintos programas.
Datos del Proyecto Contratos en Ejecucin Rendiciones de Transferencias Anteriores Documentacin a Presentar Observaciones realizadas por el municipio rea Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
68 Datos de Proyecto: En esta seccin se muestran los antecedentes del proyecto. La informacin se carga automticamente desde la base de datos.
Contratos en Ejecucin: En esta seccin se muestra el listado de contratos en ejecucin asociados al proyecto al momento de crear la solicitud de transferencia. Para cada contrato, se muestra la informacin de identificacin y programacin del gasto. Adems, se puede acceder a la ficha del contrato con la opcin: . Para la gestin de la Unidad Financiera Contable (UFC) aparecer, a la derecha del monto pagado, una nueva casilla con el estado de la revisin del contrato, de la siguiente forma
Esta casilla indicar Nuevo cuando el proyecto tenga un nuevo contrato (o modificacin de contrato) sin aprobacin por parte de la UFC; o indicar Revisado cuando este proyecto ya est aprobado por la UFC. Para aprobar un contrato, deber ingresar a sus antecedentes, donde aparecer la siguiente ventana. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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Esta ventana, en la seccin Registros del Contrato, aparecer el detalle de todos los registros asociados al contrato (contrato inicial y modificaciones, si las tuviese), indicando en el ltimo tem el estado de revisin por parte de la UFC. En la seccin Resumen, aparecer la informacin vigente del contrato, como los montos, plazos, fecha de trmino estimada, entre otros.
Rendiciones de Transferencias Anteriores: En esta seccin se muestra el listado de rendiciones de transferencias anteriores.
Para la revisin de cada gasto, se debe seleccionar la opcin . Aparecer la siguiente ventana. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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Donde el usuario deber revisar los antecedentes del gasto, seleccionar una opcin para la revisin (revisada/observada) e ingresar el texto asociado a la revisin.
Documentacin a presentar: En esta seccin se debe seleccionar una opcin para la revisin (revisada/observada) e ingresar el texto asociado a la revisin.
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71 Observaciones: En esta seccin se muestra un texto con las observaciones ingresadas por el responsable del municipio.
Area Botones de Accin: En esta seccin se muestran los botones de accin asociados a la ficha de revisin de la transferencia.
Presenta las siguientes opciones:
Esta opcin est disponible para los funcionarios de la URS y permite grabar los datos de la revisin de la solicitud y enviarla para revisin de la Unidad Financiera Contable. Slo se podrn enviar las solicitudes que no presenten observaciones en la revisin.
Esta opcin est disponible para los funcionarios de la UFC y UF. Permite grabar los datos de la revisin de la solicitud y enviarla para revisin de la Unidad Financiera. Slo se podrn enviar las solicitudes que no presenten observaciones en la revisin.
Los usuarios UFC debern ingresar el monto propuesto para la remesa.
Los usuarios UF debern ingresar el monto a girar.
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Para las solicitudes que presenten alguna observacin, esta opcin permite devolverla a la UFC para su revisin. Esta opcin est habilitada para los funcionarios UF de los programas.
Para las solicitudes que presenten alguna observacin, esta opcin permite devolverla al Municipio para su correccin. Esta opcin est habilitada para los funcionarios URS y UFC.
Permite cerrar la ficha de revisin de la transferencia.
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73 Remesas y Giros Este mdulo tiene como objetivo la creacin y seguimiento de las remesas y giros. La secuencia del proceso de solicitudes de remesas y giros es la siguiente: 1. La Unidad Financieracrea una remesa a partir de las solicitudes de transferencias aprobadas. La remesa queda en estado En Elaboracin 2. La Unidad Financiera Contable revisa la remesa, le agrega los Id. De Transparencia y genera el archivo excel para la solicitud del Giro al Sistema Documental. La remesa, y todas las solicitudes de transferencia que la componen, quedan en estado En Proceso de Giro 3. La Unidad Financiera ingresa las fechas de giro asociadas a cada una de las solicitudes de la remesa y deja la transferencia en estado Girada. La remesa, y todas las solicitudes de transferencia que la componen, quedan en estado Girada
Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de remesas a mostrar en el rea de remesas para su seleccin y posterior proceso.
Presenta las siguientes variables Estado Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un estado en particular. Ao Permite seleccionar el ao correspondiente al perodo analizado.
rea de Filtros rea de Remesas rea Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
74 Area de Remesas: En esta rea se muestra el listado de remesas que han sido seleccionadas a partir de los filtros aplicados. En ella se indica el nmero de remesa, la fecha de creacin, estado y monto de giro.
Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de las fichas de remesas. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.
Dnde
Permite ingresar una nueva ficha de remesa. Para el ingreso de la remesa se utiliza una ficha adhoc que se explica ms adelante.
Permite editar una remesa existente y previamente seleccionada.
Permite cerrar una remesa seleccionada y que se encuentra en proceso de giro.
Permite visualizar la ficha de remesa seleccionada.
Se dise una ficha para el ingreso, edicin y consulta de una remesa, la que se detalla a continuacin.
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75 Ficha de Remesa Esta ficha permite crear una nueva remesa editar los campos asociados a una existente. Al seleccionar la opcin Nueva/Editar/Gestionar/Cerrar/Ver Remesa, se ingresa a la ficha que se muestra a continuacin. La ficha se configura de acuerdo a la opcin seleccionada
Transferencias de la Remesas: En esta seccin se muestran las transferencias incorporadas a la remesa.
Area Botones de Accin: En esta seccin se muestran los botones de accin asociados a la ficha de remesa.
Transferencias de la Remesa rea Botones de Accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
76 Presenta las siguientes opciones:
Esta opcin est disponible para los funcionarios de la UF responsables de crear la remesa. Permite seleccionar transferencias desde una lista de solicitudes en estado aprobadas.
Esta opcin permite quitar una solicitud de transferencia de la remesa en creacin.
Permite grabar la remesa.
Graba la remesa y la enva a la Unidad de Gestin Financiera para que se proceda con el giro.
Permite crear un archivo excel con la informacin de la remesa para la Ley de Transparencia.
Permite crear un archivo excel con la informacin de la remesa para el informe de Giro.
Esta opcin est disponible para los funcionarios de la UFC. Permite dejar la remesa en Proceso de Giro a la espera de que el depsito del dinero se realice en la cuenta de cada municipio.
Para poder dejar la remesa en este estado, se deben ingresar los siguientes campos:
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Id.Transparencia
Informacin del Giro
Esta opcin est disponible para el funcionario UF y permite asignar la fecha de giro a las transferencias para cerrar de la solicitud y dejarla en estado girada para comenzar con la rendicin.
Esta opcin est disponible para el funcionario UF y permite dejar la Remesa en estado Girada.
Permite cerrar la ficha de remesa.
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78 Solicitud Cierre de Proyectos Este mdulo tiene como objetivo la creacin, gestin y seguimiento de las solicitudes de cierre de proyectos. En el mdulo de Presentacin de Proyectos Online la secuencia del proceso es la siguiente. 1. El Encargado Municipal realiza una solicitud de cierre para un proyecto, ingresando todos los antecedentes solicitados en pantalla y envindolo a la Unidad Regional SUBDERE. 2. La Unidad Regional SUBDERE revisa los antecedentes presentados por el municipio, entregando el Check List a la solicitu de cierre y envindolo a la Unidad Financiera Contable, u 3. Observa la solicitud de cierre y la enva de regreso al municipio para su correccin. 4. Si la solicitud de cierre de proyecto cuenta con el Check List de la URS, esta ser revisado por la Unidad Financiera Contable, quienes podrn aprobar la solicitud, dejando al proyecto en estado Cerrado o Terminado, o 5. Podrn observarla y devolverla a la URS para su modificacin
Interfaz Encargados Municipales El Encargado Municipal podr realizar la solicitud de cierre de proyecto de dos formas I. A travs del mdulo de solicitudes de cierre de proyectos, o II. A travs de la opcin Solicitar Cierre del Proyecto en la rendicin de gastos de una solicitud de transferencia
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79 Solicitud de Cierre de Proyectos - Modulo A travs de este mdulo el encargado municipal puede generar las solicitudes de cierre para proyectos en ejecucin. El mdulo es el siguiente:
Area de Filtros: Permite filtrar el conjunto de solicitudes a mostrar en el rea de registros para su seleccin y posterior proceso.
Donde Ao Proyecto Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un estado en particular de la solicitud de cierre. Programa Permite seleccionar el programa del proyecto con solicitud de cierre. Tipo de Accin Permite seleccionar el tipo de accin del proyecto con solicitud de cierre. Regin Permite seleccionar la regin del proyecto con solicitud de cierre. Comuna Permite seleccionar la comuna del proyecto con solicitud de cierre. Estado Solicitud Permite seleccionar a partir de una lista, todos o un estado en particular.
rea de Registros rea de Botones de Accin rea de Filtros Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
80 Area de Registros: En esta rea se muestra el listado de solicitudes de cierre de proyectos que han sido seleccionadas a partir de los filtros aplicados. En ella se indica la fecha de ingreso de la solicitud, el estado, ID del Proyecto a la que pertenece, el nombre del proyecto y su comuna.
Area Botones de Accin: Presenta las opciones necesarias para el mantenimiento y la consulta de las fichas de remesas. Se configura de acuerdo al perfil del usuario.
Presenta las siguientes opciones:
Permite realizar una solicitud de cierre de proyecto en cualquier situacin de este, desde su aprobacin. Al presionar esta opcin aparece la siguiente ventana:
En ella, aparecen todos los proyectos de la comuna que estn en estado Aprobado o En Ejecucin. Para crear la solicitud, se debe seleccionar un proyecto de la lista y presionar la opcin Crear Solicitud, donde aparecer la ficha de solicitud de cierre y al presionar Grabar se crear el registro en el rea de registro.
Permite editar cualquier solicitud en estado En Creacin u Observada URS.
Permite eliminar cualquier solicitud en estado En Creacin u Observada URS. Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
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Permite visualizar cualquier solicitud sin poder modificar sus antecedentes.
Permite exportar a una planilla Excel todas las solicitudes de cierre contenidas en el rea de registros.
Solicitud de Cierre de Proyectos Interfaz Rendicin de Transferencias El encargado municipal tiene la opcin de generar la solicitud de cierre para un proyecto en ejecucin al momento de rendir una transferencia.
Cuando todas las rendiciones en estado En Creacin cuentan con toda su documentacin, el sistema habilitar la opcin Solicitar Cierre de Proyecto. Si selecciona esta opcin, el sistema automticamente generar la solicitud y la dejar en estado Solicitud en Creacin, para que pueda ser completada
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82 Ficha Solicitud de Cierre de Proyectos Esta ficha permite registrar la informacin solicitada para un cierre de proyecto en ejecucin o editar los campos asociados a una solicitud existente.
Datos del proyecto Contratos en ejecucin Rendicin ltima transferencia Documentacin obligatoria Reintegro Botones de accin Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
83 Datos de Proyecto: En esta seccin se muestran los antecedentes del proyecto. La informacin se carga automticamente desde la base de datos
Contratos en Ejecucin: En esta seccin se muestra el listado de contratos en ejecucin asociados al proyecto al momento de crear la solicitud de transferencia.
Para cada contrato, se muestra la informacin de identificacin y programacin del gasto. Adems, se puede acceder a la ficha del contrato con la opcin:
Rendicin de Transferencias Anteriores: Estos antecedentes aparecen slo si el proyecto tiene transferencias giradas y con antecedentes de rendiciones previos al cierre. Se muestra el listado de rendiciones de la ltima transferencia.
Para cada rendicin de gasto se muestra la informacin asociada a la misma y se puede acceder a su ficha con la opcin
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84 Documentacin Obligatoria: En esta seccin se deben ingresar la documentacin obligatoria a presentar.
Reintegro: Esta seccin aparece slo en el caso de que el proyecto tenga transferencias giradas y si en el tem de rendiciones no se rinde el total del aporte SUBDERE.
El usuario deber indicar si realiz el reintegro de los recursos no rendidos: si reintegra, debe indicar el monto, adjuntar una copia digital del documentos (aparecer el tem en la seccin de Documentacin obligarotia) y justificar por no haber utilizado el total girado; en caso contrario solo deber justificar porqu no reintegra el monto por rendir.
Botones de Accin: En esta seccin se muestran los botones de accin asociados a la ficha de la transferencia.
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85 Presenta las siguientes opciones:
Permite grabar los datos de la solicitud y dejarla en estado Solicitud en Creacin.
Permite grabar los datos de la solicitud y enviarla a la URS para su revisin, dejndola en estado Solicitud en Revisin URS. La solicitud no podr ser modificada.
Permite cerrar la ficha de la transferencia sin realizar cambios en ella.
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86 Gestin de la Solicitud de Cierre de Proyectos Para el cierre de un proyecto en ejecucin, tanto la Unidad Regional SUBDERE como la Unidad Financiera Contable deben revisar y aprobar la informacin proporcionada por el municipio
Contratos en ejecucin Rendicin ltima transferencia Documentacin obligatoria Reintegro de recursos Manual de Usuarios SUBDERE En Lnea Versin 1.0
87 Contratos en Ejecucin: La revisin de contratos en ejecucin esta habilitada slo para el profesional de la UFC, ya que la URS revisa el contrato en otro mdulo. En esta seccin se muestra el listado de contratos en ejecucin asociados al proyecto.
Para cada contrato, se muestra la informacin de identificacin y programacin del gasto. Adems, se puede acceder a la ficha del contrato con la opcin: . El profesional de la UFC deber seleccionar una opcin para la revisin (revisada/observada) e ingresar el texto asociado a la revisin.
Rendiciones de Transferencia Anterior: En esta seccin se muestra el listado de rendiciones de gastos asociada a la ltima transferencia girada al proyecto.
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88 Documentacin obligatoria: En esta seccin se debe revisar toda la documentacin anexada por el municipio, seleccionar una opcin para la revisin (revisada/observada) e ingresar el texto asociado a la revisin.
Solo se podr aprobar la documentacin, una vez que todos los documentos subidos por el municipio, hayan sido debidamente aprobados.
Reintegro: Esta seccin aparecer slo en caso de que el municipio no haya rendido el total de los recursos girados por SUBDERE. Se debe revisar la informacin entregada por el municipio, seleccionar una opcin para la revisin (revisada/observada) e ingresar el texto asociado a la revisin.
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89 Para la gestin de la solicitud de cierre de proyectos, la ficha presenta las siguientes opciones:
Opcin disponible slo para el funcionario URS, que le permite dar el visto bueno a la solicitud y enviarla a la Unidad Financiera Contable para su revisin.
Opcin disponible slo para el funcionario URS, que le permite observar la solicitud y enviarla de regreso al municipio.
Opcin disponible slo para el profesional de la UFC, que le permite aprobar la solicitud de cierre de proyecto, dejando el proyecto en estado Cerrado o Terminado.
Opcin disponible slo para el profesional de la UFC, que le permite observar la solicitud y enviarla de regreso a la URS para su gestin.
Opcin disponible para ambos perfiles, que permite ver las diversas revisiones que ha tenido la solicitud de cierre de proyecto.
Opcin disponible para ambos perfiles, que permite cerrar la ficha sin realizar cambios.