Esta lectura pretende exponer de manera ms amplia el ciclo de

Planeacin, fase del proceso administrativo.

El Ciclo de Planeacin
http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_05.htm#topofpage

El ciclo de planeacin debe ser un proceso coherente y unificado. Al
hacerlo bajo esta estructura, te aseguras que tus planes contempla
todos los detalles, estn bien enfocados, prcticos y con un costo-
beneficio aceptable.
La mejor manera de ver a la planeacin es como un ciclo ms que como
un proceso de lnea recta.
Una vez que se tiene un plan definido, se debe evaluar las opciones de
xito que tiene. Esta evaluacin puede basarse en los resultados
esperados con bases econmicas, ya sea aumento de ventas,
disminucin de costos, entre otras; o tambin pueden utilizarse otras
herramientas analticas. Este anlisis mostrar que el plan puede tener
como resultado consecuencias inesperadas, que puede ser muy costoso,
o que simplemente no funcionar.
Si esta evaluacin resultara en alguno de los casos anteriores, existe la
posibilidad de regresar al paso anterior del ciclo de planeacin o de
manera alternativa de cambiar el plan completo.
Finalmente existir la posibilidad de la retroalimentacin de lo aprendido
entre un plan y otro.
La siguiente figura muestra el Ciclo de Planeacin:



Los pasos en este proceso de planeacin se explican a continuacin:
Anlisis de oportunidades:
El primer paso es identificar qu es lo que necesita hacerse, lo cual se
cristalizar en un objetivo formal en la siguiente fase del proceso.
Es necesario examinar la situacin actual del negocio y decidir cmo
puede mejorarse. Hay diferentes tcnicas para hacerlo:
Anlisis DOFA: permite evaluar las fortalezas y debilidades, as
como las oportunidades y amenazas en el entorno del negocio.
Anlisis de Riesgo: seala los posibles riesgos del proyecto, las
debilidades de la organizacin o la operacin; con lo cual se prev
como neutralizarlos.

Identificar las presiones para el cambio: Pueden venir de fuentes
externas -como pueden ser los clientes, que presionan para que
la organizacin cambie la forma de operar. De manera alterna, el
entorno puede estar cambiando y quiz sea necesario anticiparse
o responder a esto. Las presiones tambin pueden venir de
cambios en la economa, nuevas leyes, la competencia, cambios
en la conducta del consumidor, nuevas tecnologas, o cambios
gubernamentales.
Un enfoque distinto para analizar las oportunidades, es utilizar las
herramientas de creatividad para reconocer donde puede haber mejoras
en la organizacin.
Identificar el objetivo:
Una vez que se ha completado el anlisis de oportunidades, el siguiente
paso es decidir cul ser el objetivo del plan.
Decidir y definir un objetivo afila el enfoque del plan, y evita el desgaste
de tiempo y esfuerzo en asuntos irrelevantes. El objetivo debe
expresarse de una oracin simple, esto asegura que es claro a la vista
de cualquiera.
Si tienes problemas para formular el objetivo, hazte las siguientes
preguntas:
Cmo visualizo el futuro?
Qu beneficio quiero darle a mis clientes?
Qu utilidad persigo?
Qu estndares voy a seguir?
En que valores creemos en la organizacin?
Este objetivo se puede presentar como la Visin o Misin de la
organizacin.

Establecer la Visin, significa expresar el mayor beneficio que la
organizacin proveer a sus clientes y/o grupos de inters. Por ejemplo,
la Visin de Coca-Cola se define como sigue:
Visin
Utilidades: Maximizar el retorno a los accionistas, sin perder de vista la
totalidad de nuestras responsabilidades.
Gente: Ser un excelente lugar para trabajar, en donde nuestro personal
se inspire para dar lo mejor de s.
Cartera de Productos: Ofrecer al mundo una cartera de marcas de
bebidas que se anticipan y satisfacen los deseos y las necesidades de las
personas.
Socios: Formar una red de socios exitosa y crear lealtad mutua.
Planeta: Ser un ciudadano global, responsable, que hace su aporte para
un mundo mejor.
http://www.coca-colamexico.com.mx/mision_vision_valores.html

En cambio, la Misin expresa concretamente las acciones a seguir para
hacer de la Visin un hecho. La Misin de Coca-Cola es:

Misin
Refrescar al mundo en cuerpo, mente y alma.
Inspirar momentos de optimismo a travs de nuestras marcas y
acciones, para crear valor y dejar nuestra huella en cada uno de los
lugares en los que operamos
A partir de la definicin de la Visin y la Misin se establecen los
objetivos estratgicos que permitirn cumplir con lo establecido en los
estatutos de stas.

Explorar opciones (1).


En este paso debes saber donde se encuentra la organizacin y qu es
lo que quieres hacer. Lo siguiente ser trabajar en cmo hacerlo.

Es recomendable que se tome el tiempo necesario para generar tantas
opciones como sea posible, aun cuando slo sea para desmenuzar la
primera idea que se tiene en mente. Haciendo este ejercicio es seguro
que se llegar a la mejor solucin; y es muy probable que adems se
mejoren las mejores ideas con otras que se presenten.
Seleccionar la mejor opcin

Ya que se han explorado las mejores opciones disponibles, es tiempo de
decidir cul ser la que se adoptar. Si se tiene el tiempo y los recursos
disponibles, entonces se puede optar por evaluar todas las opciones,
llevando a cabo una planeacin detallada, costeo, evaluacin de riesgo,
entre otras. Aunque generalmente no todas las organizaciones se
pueden dar ese lujo.
Dos herramientas tiles para hacer la mejor seleccin son la matriz de
decisiones y el rbol de decisiones. La matriz de decisiones permite
decidir entre diferentes opciones cuando se requiere considerar
determinado nmero de factores diversos. Por otro lado, el rbol de
decisiones ayuda a analizar en profundidad los posibles resultados de
cada uno de los cursos de accin.
Planeacin detallada
Para cuando se inicia esta fase, debes tener una buena idea de donde se
encuentra la organizacin, qu es lo que quieres lograr y una gama de
opciones disponibles. Inclusive, pudiste haber ya seleccionado alguna de
las opciones que mejor conduzcan al resultado esperado.
La planeacin detallada es el proceso de buscar la forma ms efectiva y
eficiente de alcanzar los objetivos definidos. Es el proceso de determinar
quin har qu, cundo, dnde, cmo y por qu; pero sobre todo a que
costo.
Cuando se delinea el plan, tcnicas como el uso de grficas de Gantt y el
anlisis de la ruta critica, pueden ser de gran ayuda para determinar las
prioridades, fechas clave y la aplicacin de los recursos.

Mientras te concentras en las acciones que deben realizarse, asegrate
que tambin cuentas con los mecanismos de control que necesitaras
para dar seguimiento al desempeo. Estos incluirn actividades tales
como: elaboracin de reportes, aseguramiento de calidad, control de
costos, entre otros; que servirn para remarcar y corregir las posibles
desviaciones al plan.
Un buen plan contar con:
o Establecer la situacin actual
o Tener objetivos claros
o Utilizar los recursos disponibles
o Detallar las tareas que deben efectuarse, los responsables
de llevarlas a cabo, sus prioridades y las fechas de
terminacin.
o Contar con mecanismos de control que alertarn de posibles
dificultades para cumplir el plan.
o Identificar riesgos, y planear para las contingencias. Esto te
permite dar una respuesta rpida y efectiva si se presenta
alguna situacin crtica.
Para una buena ejecucin hay que considerar arreglos transitorios, como
ejemplo: Cmo mantener el paso de otras actividades mientras se
implementa el plan?
Evaluacin del plan y sus impactos.
Una vez que has trabajado en todos los detalles del plan, el prximo
paso es revisarlo para decidir si vale la pena la implementacin. En este
momento debes ser objetivo a pesar de todo el esfuerzo que le has
puesto para llegar a esta etapa, puede ser que no sea factible su puesta
en marcha.
Quiz llegar a este punto y decir no implementar pueda ser frustrante;
no obstante es mucho mejor vislumbrar los problemas en este momento
que cuando ya se ha invertido tiempo, recursos y personal. Evaluar el

plan en este punto, te da la oportunidad ya sea de investigar otras
opciones que pudieran ser mas exitosas o en su defecto aceptar que el
plan no debe llevarse a cabo.
Dependiendo de las circunstancias, las siguientes tcnicas pueden ser
utilizadas para evaluar un plan:
o PMI (Plus/Minus/Interesting) por sus siglas en ingls:
Mas/Menos/Interesante esta es una tcnica muy simple
para evaluar los pros y contras de una decisin. Radica en
listar los puntos positivos del plan en una columna, los
negativos en otra y los de incertidumbre en una tercer.
Posteriormente se le debe dar un marcaje a cada uno.
o Anlisis de Costo-beneficio. Esta tcnica es til para
confirmar que el plan tiene sentido desde el punto de vista
financiero. Esto significa sumar todos los costos involucrados
en el plan y compararlos con los beneficios esperados.
o Anlisis de Fuerzas. De manera similar al PMI, te permite
obtener una visin general de todas las fuerzas que
pudieran interferir en el plan; lo que te da la oportunidad de
hacer ajustes al mismo para que se cumpla exitosamente.
o Presupuestos de flujo de caja. Cuando una decisin tiene
implicaciones financieras tales como la planeacin
estratgica de mercadotecnia, la preparacin de un
instrumento como ste puede ser extremadamente til.
Permite evaluar los efectos en el tiempo de los costos y los
ingresos, adems de remarcar el tamao de los flujos
positivos y negativos asociados con el plan.
o Seis sombreros para pensar. Es una tcnica muy buena para
obtener una visin circular del plan y sus implicaciones.
Proporciona un contexto dentro del cual se puede examinar
el plan de manera racional, emocional, optimista, pesimista
y creativamente.

Cualquier anlisis del plan debe evaluarse con sentido comn. Si este
anlisis muestra que no aportar suficientes beneficios, se recomienda
regresar unos pasos antes en el ciclo de planeacin o abandonar el plazo
al mismo tiempo.
Implementacin del plan
Ya que se ha completado el plan y definido que funciona
satisfactoriamente, es tiempo de la implementacin. l mismo explicar
como hacerlo y tambin detallar los controles que se utilizaran para
darle seguimiento en su ejecucin.
Cierre del plan
Una vez que se ha alcanzado lo planeado, se puede cerrar el mismo. En
este punto es recomendable llevar a cabo una nueva evaluacin del plan
para ver que lecciones hay que aprender durante la ejecucin.
En resumen:
El ciclo de planeacin es un proceso que ayuda a hacer un plan que
considera todos los aspectos posibles para hacerlo robusto.
El primer paso, es decir el anlisis de oportunidades permite
fundamentar el plan en la realidad. El segundo, la definicin del
objetivo, le da enfoque al plan.
El tercer paso es generar diferentes caminos de lograr el objetivo.
Otorgando el tiempo suficiente en este anlisis se encontrar la mejor
solucin, en vez de la ms obvia.
La siguiente fase selecciona el mejor enfoque, y hace un plan detallado
mostrando como implementarlo. Es importante evaluar este plan para
asegurarse que vale la pena su implementacin; de no ser as, hay que
regresar a un paso previo y ya sea mejorar el plan o hacer uno
diferente. En caso que el panorama muestre que el beneficio no justifica
el costo, es mejor abandonarlo.

Ya que se eligi un curso de accin, y ha probado que es viable llevarlo
a cabo. Examine, documente y retroalimente para la elaboracin de
planes futuros.