CAPITULO II.

LOS SISTEMAS DE INFORMACION

En el captulo se encuentras documentos que describen los sistemas de informacin, los diferentes
documentos que pueden ser consultados as como la informacin que en ellos podemos encontrar , es
importante conocer los servicios, el funcionamiento, las caractersticas y las modalidades de clasificacin y
registro de las fuentes de informacin que utiliza cada sistema de informacin. Por ste motivo se describen a
continuacin:
2.1 Sistemas de informacin
Murgua Zatarn Irma. Sistemas de informacin,
Consideraciones:
Irma ungua !atar"n, define a los sistemas de informacin como #$ la combinacin ordenada y metdica de
unas partes que act%an entre s para lograr un resultado, formar un con&unto' en donde se cumplen ob&etivos
como son de proporcionar servicios de prstamo, organizacin y difusin de las fuentes de informacin entre
otros.
(e le llama fuentes de informacin a los documentos escritos gr"ficos o sonoros que contienen la
informacin. ) continuacin se enlistas algunos sistemas con las fuentes que concentran:
Biblioteca
*a biblioteca es una institucin, que guarda fundamentalmente libros, aunque algunas bibliotecas contiene
tambin materiales en audiovisuales y publicaciones peridicas.
*as +ay de varios tipos:
a. ,enerales abarcan materiales sobre todos los aspectos del conocimiento.
b. Especializadas, se abocan +acia los contendidos muy especficos y particulares de la ciencia.
Sistemas de informacin Fuentes
Biblioteca Bibliogrfcas
Hemeroteca Hemerogrficas
Archivo Escritas (documentos)
Fonoteca o discoteca Audio grficas
Filmoteca ideogrficas
!useos "conotecas
c. P%blicas pertenecen al Estado, a las universidades, aciertas instituciones, y ellas pueden concurrir de
manera directa todos los interesados.
d. Privadas, son propiedad de personas o de instituciones a las que se puede tener acceso por medio de
procedimientos muy especficos se-alados por cada biblioteca.
Por lo general, las bibliotecas disponen sus materiales en estantes a los que el usuario no tiene acceso de
manera directa. servicio de estantera cerrada, o sea el primero que se menciono, requiere de fic+eros o
cat"logos y del personal dedicado +a atender al publico.
/tras cuentan con servicio de estantera abierta, donde cada lector, personalmente puede escoge los
vol%menes que le interesan.
Funciones y servicios
*as bibliotecas, de manera particular, tienen sus propios mecanismos de organizacin interna, pero en general
coinciden en proporcionar a los usuarios los mismos servicios a travs de las siguientes funciones:
#. Seleccin. (era imposible que las bibliotecas recabaran todos los libros que e0isten. )dquieren sus
e0istencias mediante un proceso de seleccin en el que intervienen varios factores: en primer trmino, la
especialidad de la biblioteca y las necesidades de la comunidad a la que sirve. en segundo lugar, los
mismos usuarios 1estudiantes, maestros2 o los programas de estudio de la escuela y universidades, pueden
funcionar, como ve+culo para sugerir la adquisicin de ciertas obras. 3on base en esta informacin, la
biblioteca detecta las necesidades de su comunidad y procede a seleccionar las obras que considera m"s
%tiles, desde la perspectiva de sus propios ob&etivos de necesidades de los usuarios.
$. Adquisicin. *a forma de adquirir los materiales es diversa. puede ser a travs de la compra directa, el
can&e con otras bibliotecas o el donativo de personas o instituciones.
%. Organizacin. 4abiendo adquirido el material, la biblioteca se aboca a organizarlo mediante dos
procedimientos:
a. 3atalogacin. 3onsiste en describir las obras utilizando tar&etas o fic+as con el fin de
identificar cada libro. )+ora bien, cada obra es descrita por triplicado, pues se elabora tres
tipos de tar&etas: autor, de ttulo y de materias. Estas tar&etas son colocadas en tres tipos de
fic+eros, los cuales est"n siempre a la disposicin del p%blico. (i el usuario slo conoce el
nombre de la obra que necesita consultar, puede recurrir al fic+ero de tiulo, o bien, si desea
encontrar varias obras que versen sobre un tema determinado, podr" acudir al fic+ero de
materia, donde estar"n ubicadas todas las tar&etas correspondientes a los libros con que
cuenta la biblioteca sobre el tema.
&. Circulacin. 3uando una biblioteca termina el proceso de catalogacin y clasificacin de los vol%menes,
llega a su ob&etivo primordial. la difusin y circulacin de su acervo. Esta actividad la desarrolla a travs de
tres sistemas de prstamo, a saber, en el propio local de la biblioteca, prstamo a domicilio o prstamo nter
bibliotecario. )dem"s, para lograr la difusin se utilizan las publicaciones peridicas de boletines sumarios,
listas bibliogr"ficas, listas de adquisiciones recientes, etc.
'. Orientacin. *as bibliotecas proporcionan informacin a los usuarios en relacin a la naturaleza de los
materiales que posee a los reglamentos de la institucin, acerca de cmo esta organizado el material, etc.
La clasificacin que se utilia de manera general en materiales de colecciones
a. Coleccin general. (e incluyen las obras que son consultadas regularmente por el estudiante. por e&emplo
los libros de te0to, las monografas, algunos folletos, etc.
b. Obras de referencia o consulta. 5iene como fin aclarar dudas al estudiante, pues proporciona una
informacin m"s o menos escueta pero precisa, sobre distintos temas. El uso de estas obras es
indispensable para el investigador, por lo cual se encuentran regularmente en las estanteras abiertas y no
se prestan a domicilio. *as m"s importantes son las enciclopedias, diccionarios, atlas, ndices, anuarios,
directorios, bibliografas, res%menes, compendios estadsticos, gaceteros, etc.
c. Micro- formas. *as bibliotecas actuales, en su mayora +an incluido este tipo de materiales que vienen a
suplir a los materiales escritos, en virtud de las venta&as de espacio o de larga duracin que proporcionan.
3omo por e&emplo pueden mencionarse las microfic+as, micropelculas, los audiovisuales.
a !emeroteca
*a +emeroteca es la institucin donde se localizan las publicaciones peridicas como son: las impresiones que
aparecen a intervalos de tiempo regulares o irregulares, por e&emplo: los peridicos, las revistas, algunos
folletos, semanarios entre otros. Para la clasificacin y ordenacin se utilizan los fic+eros o en su defecto el
6arde0, se ordenan los documentos y se clasifican en los temas de la vida cultural, poltica, economa,
deportiva, cientfica, etc. 5anto nacional como internacional.
Es importante se-alar que en muc+as ocasiones, el material +emerogr"fico es absorbido por la
biblioteca y ordenado en una coleccin especial. (in embargo, e0isten instituciones dedicadas e0clusivamente
a la recoleccin de publicaciones peridicas. En 0ico, la m"s importante es la 4emeroteca 7acional.
"l arc!ivo
El arc+ivo se encarga de guardar y conservar los documentos como: cartas, manuscritos, informes, materiales
+istricos, actas, etc. 3on el fin de consignar organizadamente la +istoria de los asuntos importantes tramitados
por la institucin que los arc+iva o por otra, que se dedica especficamente a la recopilacin.
5odas las empresas e instituciones, normalmente utilizan el arc+ivo para poder comprobar y
fundamentar sus resoluciones en un momento dado, y el investigador se ve en la necesidad de consultar los
arc+ivos para obtener datos importantes de fuentes primarias, como son estos documentos.
8e manera general los arc+ivos pueden clasificarse en los siguientes grupos:
a. Arc!ivos administrativos. (e conservan documentos de car"cter confidencial, relativos a asuntos
internos de una empresa o institucin, por lo cual, no se permite es f"cil el acceso a os mismos.
b. Arc!ivos !istricos. 3ontienen documentos sobre +ec+os, administraciones o regmenes pasados y,
por lo tanto, est"n a disposicin del investigador interesado en ellos. algunos arc+ivos +istricos son
privados y el acceso a ellos se realiza a travs de los requerimientos estipulados por los mismos.
Fonoteca o discoteca
*a fonoteca o discoteca es la institucin dedicada a recopilar, clasificar y difundir los materiales grabados, como
son los discos, programa de la radio, cintas magnetofnicas, 1casetes2, etc.
*os materiales audiogr"ficos +an adquirido una gran importancia en la actualidad, por lo cual, saberlos
utilizar en la investigacin, significa un enriquecimiento para esta. *os datos de estas fuentes se registran en las
fic+as audiogr"ficas.
a videoteca
*as filmotecas contienen en su acervo, adem"s de filmes, guiones de pelculas, listas de di"logos, cat"logos de
filmes, carteles cinematogr"ficos, folletos de prensa, rese-as crticas, etc. *os datos de estas fuentes se
registran en la fic+a videogr"fica.
Entre las filmotecas m"s importantes figuran la 3intica 7acional y la 9ilmoteca de la :7), cuyos
materiales circulan a travs de las escuelas de cine, de los cines clubes o de las instituciones educativas que
soliciten sus servicios.
os museos
(on las instituciones que contienen informacin documental iconogr"fica, son las pinturas, los ob&etos e
instrumentos en oro, barro, etc., de algunas civilizaciones, los monumentos, las estatuas, etc. Puede decirse
que este material es recopilado por los museos, documentos iconogr"ficos, como por e&emplo, las ruinas de
5a&n o las de 5ula, edificios como el Palacio de ;ellas )rtes en 0ico, la ;aslica de (anto 8omingo en
/a0aca, la 5orre de Pisa en Italia, etc. En suma, todos los ob&etos que son testimonio de la e0istencia del
+ombre, son considerados como fuentes icnogr"ficas.
E0isten museos de todo tipo: conventos o iglesias antiguos convertidos en museos por su arquitectura
o su valor +istrico, museos antropolgicos, +istricos, de arte, de cera, de electricidad, de artesanas, de
+istoria natural, etc.
*os museos +an recogido muestras iconogr"ficas, las +an estudiado y evaluado, y las presentan al
p%blico con una peque-a leyenda que contiene los principales datos o caractersticas de la fuente. 5ambin
proporcionando folletos y cat"logos con ilustraciones, ricos en informacin de este tipo, que el estudiante
investigador puede aprovec+ar.
*a venta&a que ofrecen pues, los museos, es que a+ se e0+iben piezas originales que el estudiante
debe conocer, si su tema de investigacin lo requiere. *a fic+a icnogr"fica es el instrumento que se utiliza para
anotar los datos de estas fuentes.
"l centro de documentacin y el centro de informacin
En la actualidad, la informacin +a crecido tanto que difcilmente las instituciones dedicadas a prestar servicios
de informacin podr"n contener todos los materiales producidos. (e +a +ec+o necesario establecer un
procedimiento de seleccin de fuentes, que opera con base en la calidad de estas. (in embargo, los sistemas
mencionados anteriormente 1biblioteca, +emeroteca, arc+ivos, etc.2 no +an podido abarcar la informacin, que
aumenta da con da. El centro de documentacin pretende abarcar m"s materiales, dadas las condiciones en
que traba&a. Este centro no se propone reunir fsicamente los documentos, los libros, las revistas, etc. 3omo
+acen las otras instituciones, sino que traba&a de la siguiente manera:
#. (elecciona los materiales e0istentes y los que se est"n elaborando
$. <ealiza un an"lisis documental estudiando el contenido de la obra, y lo traduce en un resumen. o sea
que al documento original lo convierte en fuente secundaria. 3on estos res%menes pretende +acer
m"s accesible la informacin y facilitar as, su consulta y su b%squeda adem"s toma nota de la fic+a
bibliografa de cada obra, para suministrar tambin esta informacin.
%. )lmacena ordenadamente los documentos, es decir, las fuentes secundarias.
&. 8ifunde su acervo a travs de los siguientes procedimientos:
o 4ace circular revistas.
o Elabora boletines sumarios.
o Elabora listas y guas bibliografas
o :tiliza los fic+eros.
o Publica boletines de res%menes.
o Publica boletines de ndices.
)s el centro de documentacin funciona como un intermediario entre las fuentes originales y el estudiante
investigador, ya que pone a su alcance los documentos secundarios para que despus, recurra a las fuentes
primarias, pero con una previa informacin. *a diferencia entre la biblioteca y el centro de documentacin es
que, mientras la primera proporciona al usuario las fuentes fsicas, el centro proporciona referencias
1res%menes, bibliografas2 que +ablan del contenido de las fuentes para que el interesado discrimine entre estas
y se oriente para acudir despus a la biblioteca.
En 0ico, uno de los centros de documentacin m"s importantes es el (ervicio de 3onsulta a ;ancos
de Informacin 1(E3/;I2 del 3onse&o 7acional de 3iencia y 5ecnologa 13/7)3=52. /tros centros en 0ico
y que traba&an en cone0in con el (E3/;I son los siguientes:
a. 3entro de Estudios Econmicos y (ociales del 5ercer undo.
b. Instituto 5ecnolgico y de Estudios (uperiores de onterrey.
c. :niversidad )utnoma metropolitana, :nidad )zcapotzalco.
d. :niversidad Iberoamericana.
e. 3entro de 8ocumentacin del 3onse&o 7acional 5cnico de la Educacin.
El centro de informacin tampoco traba&a con documentos originales, sino m"s bien, a travs de las unidades de
cmputo, de c"lculo, de procesamiento de datos. tambin utiliza guas bibliogr"ficas y datos estadsticos, como
es el caso de los bancos de datos. ) este centro se les conoce com%nmente como centros de inform"tica que
actualmente son utilizados con frecuencia en las universidades y en otras instituciones.
*a diferencia entre el centro de documentacin y el de informacin, es que el primero presta su servicio
a travs de notas de referencias, de res%menes y de bibliografas, y el segundo proporciona una informacin
directa 1datos, estadsticas2 e0trada de los documentos originales y le acompa-a tambin de bibliografa.