Al igual que todo documento oficial, empleado como parte de las actividades

administrativas del personal de seguridad pblica, la elaboracin de un acta o informe

cuenta una estructura bsica establecida que da uniformidad en la recoleccin de
informacin.
Algunos de los principales elementos son: el folio, la fecha, el lugar, la hora y una
descripcin lo ms detallada posible del hecho que se est tratando, as como la inclusin
de las partes involucradas.
En su redaccin es importante responder a las preguntas qu pas?, cundo?, dnde?,
cmo pas? y por qu? Los servidores pblicos en sectores policiales es donde se
concentra el mayor nmero de procedimientos operativos, tiene presencia en todo el
territorio de una nacin y es habitualmente responsabilizada, desde la mirada ciudadana,
por el estado de la seguridad pblica. Por lo anterior es que resultar fundamental
incorporar de manera permanente sistemas de medicin de la actuacin policial que
permitan efectuar un monitoreo sobre ella y el cumplimiento de sus objetivos.
El contar con un buen informe nos permite obtener informacin significativa sobre el
estado en que se encuentra un sistema o de las variaciones de ste. Dicho de otra manera,
un indicador es una medida que ayuda a responder a la pregunta de cunto se ha progresado
en torno a un determinado objetivo.
El contar con buenos informes facilita el acceso a la informacin y nos permite llegar al
esclarecimiento de una investigacin sustentada.
Una vez identificado el objetivo que requiere ser medido, es necesario determinar a travs
de qu indicador lo mediremos. Habitualmente, un indicador no basta, sino que se requiere
de una canasta de indicadores. Esta canasta de indicadores debe ser lo suficientemente
grande para abarcar la mayor cantidad de dimensiones que describen el objetivo, pero no
demasiado grande que resulte inviable acceder a la informacin cuantificable.
Actas Es el documento que confecciona el funcionario policial con el objeto de dar fe de un
hecho realizado por l o cumplido por otra persona en su presencia. Acta Policial se
entiende por acta policial el documento que la autoridad competente extiende a travs de un
escrito cuando hay un motivo fundado donde se presume que se ha cometido un hecho
punible a los fines de iniciar las investigaciones pertinentes.
Las informaciones que obtengan los rganos de polica, acerca la perpetracin de hechos
delictivos y la identidad de sus autores y dems participes, deber constar en acta que
suscribir el funcionario actuante, para que sirvan al Ministerio Publico a los fines de
fundar la acusacin, sin menoscabo del derecho de defensa del imputado. El Acta Policial
como documento tiene carcter pblico por el hecho de ser realizado por un funcionario
pblico debidamente juramentado, pero de igual manera posee un carcter legal motivado a
que su realizacin responde a un mandato que el legislador a travs del Cdigo que impone
a los rganos de polica de investigacin penal. Adems Es un documento legal utilizado
por los cuerpos de Seguridad del Estado, tanto Policiales como Militares, para la
descripcin detallada de un hecho punible con el fin de dar a conocer: alguna novedad,
procedimiento o informacin sobre una actuacin de un funcionario policial en un
determinado lugar, especificando caractersticas exactas de lo ocurrido, la misma tiene
requisitos a seguir, que de no acatar las mismas, tal documento pierde valides procesal ante
los rganos judiciales declarndolo nulo por la falta de sustento legal.
Es una de las herramientas fundamentales del procedimiento policial, al cual se le debe dar
la seriedad necesaria por su grado de responsabilidad en el proceso legal penal, tal
documento tiene gran importancia en la hora de la sentencia a tomar por el Fiscal quien
conozca de la causa y el Juez de Control competente al caso, debido a que se narran los
presuntos hechos ocurridos en cuanto al procedimiento realizado e investigado por el
cuerpo investigacin policial.
CARACTERSTICAS NECESARIAS PARA LA REDACCIN DE UN ACTA
POLICIAL SON:
1. exacta: es lo primero para redactar un acta; y para ser exacto, quien lo escriba deber
apegarse a la verdad, ya que un acta es una relacin exacta de los datos que se hayan
obtenido sin agregarles ni quitarles nada. Sin embargo, es muy difcil lograr una exactitud
completa en un acta. Hay muchos motivos que son causa de inexactitud; los tres principales
son: a. confundir los hechos con las murmuraciones. b. incapacidad para distinguir entre el
hecho y la opinin o conclusin. c. el empleo de palabras que no expresan exactamente lo
que se quiere decir.
2. completa: de igual importancia que la exactitud es el problema de hacer que el acta est
completa, lo cual significa simplemente dar cuenta de todos los hechos y datos recogidos
que tengan conexin con el caso de que se trate. los hechos parcialmente expuestos son tan
desorientadores como las falsedades, pues pueden crear una imagen falsa en la mente del
revisor o de quien haga uso de ellos e inducirlo a tomar una decisin que resulte ridcula
dentro del caso completo y, como consecuencia, puede dar lugar a que se cometa una
injusticia.
3. breve: aunque a primera vista parezca que lo breve y lo completo son contradictorios, en
realidad no hay conflicto entre ambos conceptos. Lo completo significa incluir en el acta
todos los datos apropiados pertinentes y esenciales. La brevedad exige la eliminacin de
todo lo impropio, lo innecesario y lo superfluo. La brevedad se logra no incluyendo en el
acta detalles innecesarios ni asuntos que no vengan al caso. La brevedad incluye habilidad
para redactar un acta unificada, coherente y enftica, pues la unidad, la coherencia y el
nfasis son esenciales para una buena acta. La unidad significa la continuidad de ideas y de
fines. La coherencia significa que el acta tenga perfecta ilacin de ideas y sea fcilmente
comprensible; y el nfasis consiste en hacer hincapi en las expresiones que lo ameriten.
4. imparcialidad: una manera de lograr la imparcialidad es dar cuenta de todos los hechos,
sin ocultar ni retener cosa alguna aunque tienda a debilitar el caso o por que no encaje en la
conclusin a que quiere llegar el funcionario. La imparcialidad se puede lograr teniendo
siempre un criterio amplio. El funcionario policial deber aceptar los hechos tal como los
descubre; y si tiene que formular algunas teoras, debern concordar con los hechos.
5. forma correcta: esto se refiere al arreglo material, al aspecto del acta ya terminada, al
formato. Se refiere tambin a todo lo que haga el acta ms legible; incluye, entre otras
cosas, mrgenes parejos, el uso oportuno de letras maysculas, de signos de puntuacin y
de palabras subrayadas, y todo aquello que haga resaltar las partes ms importantes del
acta. Tambin incluye los diversos epgrafes que debern estar bien presentados y
redactados con brevedad y claridad. Si un acta puede leerse fcilmente, si el revisor o el
superior pueden encontrar sin dificultad las partes en que est principalmente interesado,
entonces se podr decir que el acta tiene una forma correcta .