El desarrollo organizacional como estrategia de cambio en las organizaciones
M O N O G R A F A
para obtener el Ttulo de:
Licenciado en Administracin
Presenta
Eblim Karina Gutirrez Romero
Asesor:
M. A. Alfonso Daniel Rello Amezcua
Xalapa-Enrquez, Veracruz Marzo 2009 UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin
El desarrollo organizacional como estrategia de cambio en las organizaciones
M O N O G R A F A
para obtener el Ttulo de:
Licenciado en Administracin
Presenta
Eblim Karina Gutirrez Romero
Asesor:
M. A. Alfonso Daniel Rello Amezcua
Xalapa-Enrquez, Veracruz Marzo 2009 DEDICATORIAS
A mis padres: A mis padres: A mis padres: A mis padres: Ni con todo el oro del mundo podr pagar lo que ustedes han hecho por m; esta ser la mejor de las herencias, lo reconozco y se los agradecer eternamente. Los quiero mucho.
A mis hermanos: A mis hermanos: A mis hermanos: A mis hermanos: Quizs aun no comprendan lo que es la responsabilidad, sin embargo deseo con todo mi corazn que cuando crezcan se conviertan en personas de xito.
A mi novio: A mi novio: A mi novio: A mi novio: Gracias por la gran aportacin que haz hecho a mi vida. No sabes lo feliz que estoy de haberte conocido. Te amo.
A mis amigos: A mis amigos: A mis amigos: A mis amigos: Desendoles una pronta realizacin de sus metas.
A mi asesor: A mi asesor: A mi asesor: A mi asesor: Gracias por su tiempo y todos sus valiosos conocimientos, sin su ayuda no habra podido concluir esta meta.
Capitulo I Naturaleza de las Organizaciones...................................................6
1.1 Concepto de organizacin.............................................................7 1.2 Importancia de la organizacin......................................................9 1.3 Finalidades de las organizaciones...............................................10 1.4 Clasificacin de las organizaciones.............................................11 1.5 Tipos de organizaciones..............................................................12 1.5.1 Organizacin formal ...........................................................12 1.5.1.1 Caractersticas de la organizacin formal...............13 1.5.2 Organizacin informal.........................................................15 1.5.2.1 Caractersticas de la organizacin informal............16 1.6 Elementos de las organizaciones................................................18 1.7 Entorno de las organizaciones.....................................................19 1.7.1 Modalidades del entorno.....................................................20
Capitulo II Dinmica Social de las Organizaciones........................................24
2.1 El individuo....................................................................................25 2.1.1 Caractersticas biogrficas..................................................25 2.1.2 Habilidad.............................................................................28 2.1.2.1 Las habilidades y el ajuste al puesto......................30 2.1.3 Personalidad..............................................................................31 2.1.3.1 Determinantes de la personalidad..........................31 2.1.3. 2 Caractersticas de la personalidad...............................32 2.1.3. 3 Atributos de la personalidad..................................34 2.1.4 Actitudes.............................................................................37 2.1.4.1 Tipos de actitudes...................................................38 2.1.4.2 Efectos de las actitudes en los empleados.............42 2.1.5 Carcter..............................................................................42 2.1.5.1 Tipos de carcter....................................................43 2.1.6 Temperamento....................................................................46 2.1.6.1 Clasificacin del temperamento..............................46 2.1.6.2 Caractersticas de cada temperamento..................47 2.2. El grupo.........................................................................................48 2.2.1 Tipos de grupos..................................................................48 2.2.2 Razones de pertenencia de los grupos..............................49 2.2.3 Desarrollo de los grupos.....................................................50 2.2.4 Estructura de los grupos.....................................................52 2.2.5 Procesos de los grupos......................................................58 2.2.6 Tareas de los grupos..........................................................59 2.2.7 Conflicto..............................................................................60 2.3 Equipo de trabajo...........................................................................64 III 2.3.1 Caractersticas generales de los equipos...........................65 2.3.1.1 Caractersticas destacadas de los equipos de alto desempeo....................................................65 2.3.2 Tipos de equipos.................................................................65 2.3.3 La participacin en los equipos de trabajo: el rol de los participantes......................................................................66 2.3.3.1 Papeles potenciales en los equipos.......................67 2.3.4 Formacin de los miembros del equipo..............................71 2.3.5 Aspectos necesarios para trabajar en equipo.....................72 2.4 La organizacin como sistema......................................................73 2.4.1 Bases de la estructura de la organizacin..........................73 2.4.2 Diseos organizacionales ms comunes............................75 2.4.3 Nuevas opciones de diseo................................................75 2.4.4 Determinantes de la estructura de una organizacin.........76 2.4.5 Complejidad de las organizaciones....................................77 2.4.6 Cultura organizacional........................................................79 2.4.6.1 Caractersticas de la cultura organizacional...........80 2.4.6.2 Factores que afectan la cultura organizacional......81 2.4.6.3 La cultura de las organizaciones exitosas..............82
Capitulo III Cambio Organizacional.................................................................85
3.1 Concepto de cambio organizacional..............................................86 3.1.1 Factores que sugieren cambios...........................................87 3.2 Las fuerzas del cambio..................................................................89 3.2.1 Fuerzas externas.................................................................89 3.2.2 Fuerzas internas..................................................................90 3.3 El equilibrio en el proceso de cambio............................................91 3.4 Tipos de cambio.............................................................................92 3.5 Resistencia al cambio....................................................................95 3.5.1 Actitudes frente al cambio....................................................97 3.5.2 Cmo superar la resistencia al cambio...............................99 3.6 El Agente de Cambio...................................................................100 3.6.1 Perfil del Agente de Cambio..............................................102 3.6.2 Papel del Agente de Cambio.............................................103 3.7 El proceso de cambio..................................................................104 3.8 Paradoja del cambio....................................................................113 3.9 Planificacin del cambio..............................................................115 3.9.1 Requisitos para el cambio planeado eficaz.......................116 3.9.2 Administracin del cambio planeado.................................120 3.10Tcnicas de intervencin para el cambio organizacional...........122 3.11 Las diez claves del cambio........................................................125
Capitulo IV El Desarrollo Organizacional como Estrategia de Cambio".........129
4.1 Introduccin al D. O.....................................................................130 4.2 Definicin de D. O........................................................................131 4.3 Evolucin del D. O.......................................................................133 4.3.1 Entrenamiento en sensibilizacin......................................133 IV 4.3.2 Investigacin en rastreos de retroinformacin de la organizacin.......................................................................135 4.3.3 La organizacin sociotcnica.............................................136 4.4 El desarrollo organizacional en Mxico.......................................137 4.5 Caractersticas del D. O...............................................................139 4.6 Objetivos bsicos del D. O...........................................................139 4.7 Valores del D. O...........................................................................141 4.8 Problemas que soluciona frecuentemente el D. O.....................143 4.9 Beneficios y limitaciones del D. O................................................144 4.10Proceso de D. O.........................................................................145 4.10.1 Percepcin del problema.................................................145 4.10.2 Recopilacin de datos y diagnstico preeliminar............147 4.10.3 Retroalimentacin y diagnstico conjuntos......................148 4.10.4 Planeacin de la accin y accin de intervencin...........149 4.10.5 Recoleccin de datos, retroalimentacin y diagnstico...150
Fuentes de informacin...................................................................................157
ndice de tablas................................................................................................160 1 RESUMEN
Actualmente entre los empresarios mexicanos existe poco conocimiento de la existencia de una estrategia, que permita que a la vez que se logran los objetivos organizacionales se promuevan los valores humanos de quienes forman parte de ella.
En esta monografa se presenta una recopilacin de informacin que nos muestran varios autores en sus obras, cuyo objetivo principal es dar a conocer al lector una atractiva posibilidad para lograr el cambio mediante el denominado Desarrollo Organizacional, como estrategia que se puede implementar en cualquier organizacin de Mxico o del mundo ya sea micro, pequea, mediana, grande, pblica o privada; con el fin de elevar su eficacia y eficiencia, desde un punto de vista integral y con ello alcanzar una mejor adaptacin a los cambios organizacionales.
INTRODUCCIN 3 INTRODUCCIN
Hasta hace poco tiempo atrs el mundo era un lugar mucho ms predecible de lo que es hoy en da, donde las decisiones eran netamente verticales, pensadas por una sola persona o un grupo de personas, lo que era suficiente, ya que el resto de la organizacin se encargara de ejecutarlas.
Sin embargo, hoy por hoy esta forma de trabajo ha cambiado, las organizaciones son ms dinmicas, ms complejas y se desenvuelven en un mundo global ms competitivo. Estos constantes cambios obligan a las empresas si quieren sobrevivir, a innovar y cambiar, por est razn es comn observar que las organizaciones estn ms abiertas al cambio.
La teora de la administracin ha desarrollado en las ltimas dcadas modelos que intentan explicar la necesidad del cambio en las organizaciones y la forma de hacerlo. Una de las tcnicas difundidas para conducir el cambio y que se encuentra en constante evolucin es el Desarrollo Organizacional.
El campo del D.O., est en constante cambio como resultado de nuevos conocimientos, los lmites del mismo no son totalmente claros, el Desarrollo Organizacional se puede aplicar en pequeas y grandes empresas, y algunas de las ms recientes tendencias en este campo, argumentan el poder implementarlo en naciones enteras.
Los programas del D.O. activan los talentos de los miembros de la organizacin en la persecucin de sus propios intereses para lograr que se tenga ms xito y que la calidad de vida de trabajo sea ms satisfactoria. El D.O. canaliza la inteligencia, experiencia y creatividad de los miembros de una organizacin en programas sistemticos y de participacin, en los cuales los mismos miembros encuentran soluciones a los retos ms difciles de alcanzar; es por ello que es tan importante estudiar el D.O. y, sobre todo, que la mayor parte de las empresas en Mxico lo empiecen a poner en prctica.
4 Las organizaciones han perdido los rasgos primarios que tenan cuando se iniciaron, se han modificado debido a los efectos del ambiente y esta adaptacin las ha vuelto ms complejas; razn por la cual el capitulo I tiene como objeto dar a conocer un panorama general de lo qu es una organizacin, su clasificacin, sus tipos, caractersticas, etc. y dems elementos mediante los cuales se desenvuelven y que en conjunto conforman su identidad. En estos tiempos cambiantes, en que los valores evolucionan rpidamente y los recursos se vuelven escasos, cada vez es ms necesario comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo, como un slo ente, como integrante de un grupo, como miembro de un equipo y como un ente integrante de una organizacin en su conjunto. Es por ello que el captulo II consta de cuatro apartados importantes: individuo, grupo, equipo de trabajo y organizacin como sistema. Se parte de lo particular a lo general, se inicia con el concepto del individuo y todos aquellos aspectos que a el engloban como sus caractersticas biogrficas, habilidad, personalidad, carcter, actitudes, etc., pasando por el concepto de grupo analizando elementos como desarrollo de grupos, estructura, tipos, procesos, tareas, etc., siguiendo con el concepto de equipo y todos aquellos elementos que a este implican y hasta finalizar con la organizacin desde el punto de vista como un sistema.
No podemos hablar de Desarrollo Organizacional sin que la palabra cambio aparezca como parte del proceso. Los cambios organizacionales no deben dejarse al azar, ni a la inercia de la costumbre, menos a la improvisacin, deben planificarse adecuadamente. Todo cambio amerita una previa planificacin, pues como todo proceso, debe realizarse por etapas que conduzcan al logro de los objetivos trazados. En el capitulo III se trata todo lo relativo al concepto de cambio Organizacional, para observar qu y quines se necesitan para implementar un cambio, cmo se puede desarrollar; si existe alguna resistencia; cuales sern las tcnicas de intervencin para ayudarnos a tratar que nuestros trabajadores lo acepten, cules seran algunas de las causas que lo provocan; etc.
5 Para comprender el desarrollo organizacional no slo basta con definirlo o conceptualizarlo, tambin es necesario describir su medio ambiente, su proceso, sus actores, sus alcances, su misin; en resumen, su razn de ser. Finalmente en el capitulo IV, analizaremos desde un punto de vista integral, el proceso de Desarrollo Organizacional y su importancia como estrategia para que las organizaciones comiencen a cambiar las culturas organizacionales que prevalecen en nuestro pas y que dificultan el desarrollo de las mismas.
Es un hecho que el uso del DO en Mxico es marginal. Existen pocos expertos consultores que presten sus servicios a las organizaciones del pas. El D.O. es desconocido por gran cantidad de posibles demandantes. No sin sorpresa nos percatamos de que a pesar de la necesidad reconocida de transformacin de las organizaciones, slo algunas empresas, en su mayora las ms grandes y con una cultura organizacional enfocada hacia el cambio, con recursos financieros abundantes, etc.,recurren a un programa de desarrollo organizacional planificado. Espero que esta monografa sea de apoyo y utilidad para mis compaeros y profesores, y jala sirva para mostrar la importancia que el D.O. tiene como disciplina, y la necesidad de implementarlo en todas las empresas mexicanas, pero sobre todo en las xalapeas.
CAPITULO I NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES 7 1.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIN
El hombre desde la antigedad ha tenido la necesidad de cooperar unos con otros para el logro de sus objetivos, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, psicolgicas y sociales; es a travs de la constitucin de las organizaciones que han podido coordinar esfuerzos y lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar.
Como se menciona anteriormente, las organizaciones no son recientes, existen desde hace varios aos atrs, pero su nmero se ha ido incrementando conforme la humanidad se desarroll y multiplic sus necesidades: emocionales, espirituales, intelectuales, econmicas, etc.
A continuacin se presentan definiciones de varios autores para tener un concepto ms amplio:
Agustn Reyes Ponce: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados". (Reyes, 2005, p. 277).
Idalberto Chiavenato: "Sistema complejo y humano, con caractersticas propias, con su propia cultura y con un sistema de valores que determinan los sistemas de informacin y los procedimientos de trabajo". (Chiavenato, 1989, p.465).
Fernando Arias Galicia: "Las organizaciones son unidades sociales creadas deliberadamente a fin de alcanzar objetivos especficos; para ello cuentan con tres tipos de recursos: materiales (dinero, materia prima, equipos, etc.) tcnicos 8 (procedimientos, instructivos, etc.) y humanos (habilidades, conocimientos, experiencias, motivacin, salud, etc. de los miembros de la organizacin)"
(Arias, 1991, p. 49).
Richard H. Hall: "Colectividad con unos lmites relativamente identificables, un orden normativo, rangos de autoridad, sistemas de comunicacin y sistemas de pertenencia coordinados; esta colectividad existe de manera relativamente continua en un medio y se embarca en actividades que estn relacionadas, por lo general, con un conjunto de objetivos"(Hall, 1980, p.33).
Stephen P. Robbins: "Unidad Social coordinada de manera consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes" (Robbins, 1999, p. 3).
David R. Hampton: "Grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolucin cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en un ambiente dinmico" (Hampton, 1994, p.94).
De las anteriores definiciones, se desprenden los siguientes elementos: Grupo de Personas Elementos Materiales, Humanos y Tcnicos Estructura Coordinacin Logro de Objetivos y Metas
Despus de analizar cada una de las definiciones anteriores de los distintos autores la organizacin la definimos como: el conjunto de personas que interactan y coordinan sus esfuerzos para el logro de objetivos, distribuyendo actividades y responsabilidades a cada uno de ellos.
9 1.2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
El ser humano se desenvuelve diariamente en organizaciones: la escuela, la oficina, la iglesia, los clubes, los bancos, hospitales, etc., nace, muere, trabaja y satisface sus necesidades a travs de las organizaciones; se podra decir que vive en una sociedad de organizaciones.
La interaccin y coordinacin de las partes que integran una organizacin es vital para que esta exista y para que los objetivos y metas establecidos sean alcanzados eficazmente, una organizacin solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn (Chiavenato, 1995, p.5)
Juan Gerardo Garza Trevio (2000), considera que las organizaciones son un invento de los seres humanos, necesarias por tres razones fundamentales:
Alcanzar objetivos. El hombre crea organizaciones para trabajar, descansar, producir, divertirse, investigar, aprender, ayudar, convivir, etctera. Mltiples y diversos fines se alcanzan gracias al mundo social que las personas forman y desarrollan. Los objetivos que se propone un ser humano no seran factibles sin las organizaciones.
Conservar la experiencia. la existencia de las organizaciones constituye el modelo social necesario para conservar la experiencia de nuestros antecesores. Una organizacin tiene una memoria colectiva: registra, documenta y conserva. La supervivencia de los seres humanos depende del aprendizaje acumulado a travs de milenios, el cual est constituido por tradiciones, costumbres y experiencias de valor para las siguientes generaciones. La experiencia nos dice qu es til o qu es riesgoso para una persona, una organizacin o para la sociedad.
Lograr permanencia. Existen fines que no se consiguen en una vida o en una generacin. Se necesitan estructuras sociales como las 10 organizaciones que perpeten lo que el hombre desea conseguir y sobrepasen su existencia. Sin esta permanencia no se podra explicar los descubrimientos que se han realizado luego de un lento proceso de enriquecimiento de una a otra generacin, realizaciones fsicas, ideas, o aspiraciones que perduran gracias a las organizaciones que se comprometen a conseguir dichas realizaciones, ideas o aspiraciones. (p. 40-41).
Las organizaciones son indispensables, ya que a travs de ellas, sus integrantes logran cosas que en forma individual no hubieran podido hacer; as mismo, ofrecen un medio de subsistencia, satisfaccin personal y de autorrealizacin a sus integrantes. Al mismo tiempo, las organizaciones no son autosuficientes, sino que dependen de otras de las que obtienen los recursos necesarios para transformarlos y poder ofrecer los bienes y servicios a la sociedad.
Recientemente los estudiosos de las ciencias de la conducta ya han enfocado su atencin en las interacciones de la organizacin y se han concentrado en describir como los seres humanos trabajan juntos en la realidad. Por ello, la tendencia ha sido la investigacin cientfica, en el comportamiento de la organizacin y la describen cono un sistema de relaciones humanas.
1.3. FINALIDADES DE LAS ORGANIZACIONES
Las finalidades de una organizacin no se reducen a una sola dimensin, Carlos A. Audirac Camarena (1994) seala que una organizacin ha de satisfacer como mnimo las que a continuacin se mencionan:
Generar valor econmico Producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades sociales Mantener su continuidad a travs del tiempo Perseguir el desarrollo de las personas que las integran.
11 1.4. CLASIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES
Todas las organizaciones poseen caractersticas que las diferencian unas de otras. stas pueden ser clasificadas de acuerdo a distintos puntos de vista, sin embargo presentan ciertas caractersticas que permiten clasificarlas en ciertos grupos o tipos. (Chiavenato, 1989, p.370).
De acuerdo a Juan Gerardo Garza Trevio (2000), las organizaciones pueden ser clasificadas de acuerdo con los distintos criterios que a continuacin se enumeran:
Por su finalidad: Lucrativas y No Lucrativas Por su actividad: Industriales, Comerciales, Agrcolas y de Servicios Por el origen de su capital: Privada y Pblica Por su estructura legal: Personas fsicas y Personas Morales
Otro tipo de clasificacin segn sus fines inmediatos es la siguiente:
a) Polticas. Son aquellas que se dirigen al logro del bien comn. b) Econmicas. Tienen como fin la produccin de un bien o de un servicio. Suelen dividirse en: Primarias, Secundarias y Terciarias c) Las educativas y culturales. Son aquellas que buscan investigar, transmitir y difundir conocimientos. d) Religiosas. Tienen por objeto satisfacer y dirigir las aspiraciones que el hombre tiene ante algo trascendente que considera que existe y ante quien tiene ciertos deberes. e) De fines meramente sociales. Aqullas a las que se pertenece para satisfacer el anhelo natural de comunicarse con los dems, para ayudarnos mutuamente, o bien para satisfacer el natural anhelo de comunicacin. Tal es el caso de los clubes sociales o asociaciones civiles. (Reyes Ponce, 2005).
Como se mencion anteriormente las organizaciones se clasifican desde diversos puntos de vista, cabe indicar que cualquiera de estas clasificaciones 12 no es mejor una que otra, ya que su utilidad depende del punto de vista del cual se quiera analizar una organizacin.
1.5. TIPOS DE ORGANIZACIONES
Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, trnsito, etc.), militares, pblicas, que pueden orientarse hacia la produccin de bienes o servicios; stas ejercen presin sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades.
Respecto a la organizacin existen dos formas de pensar: la formal y la informal. La primera considera a la organizacin de manera estricta, es decir, sta incluye los aspectos jurdicos, fsicos, tcnicos y estructurales; mientras la segunda se basa en la disposicin y las relaciones informales de trabajo.
1.5.1 ORGANIZACIN FORMAL
La organizacin formal intenta coordinar y estructurar los esfuerzos y acciones de los integrantes en una organizacin, para que los objetivos y metas puedan lograse de la manera ms adecuada. Se basa en la divisin del trabajo y en la integracin de los participantes. Se incluye en los manuales de organizacin, descripciones de puestos, organigramas, etc.
Algunos de los autores la definen de la siguiente manera:
Organizacin formal. Se refiere a la estructura planeada, y representa un intento deliberado por establecer patrones de relacin, entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva. La estructura formal es el resultado de decisiones explcitas y de naturaleza prescriptiva una "gua" de la manera en que las actividades deben ser realizadas. La organizacin formal se puede representar, mediante un organigrama y se incluye en los 13 manuales de organizacin, en la descripcin de puestos, carta de actividades, etc. Esto determina los lineamientos generales para ciertas funciones prescritas y las relaciones entre esas actividades(Rodrguez, 1998, p.374).
"Organizacin formal es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrn de relaciones entre sus componentes, el que conducir al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisin explcita" (Reyes, 2005, p. 280).
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.
Se considera una organizacin como de tipo formal, cuando las actividades de dos o ms personas estn deliberadamente coordinadas al logro de ciertos objetivos. Es decir, que esta existe cuando las personas:
Pueden comunicarse entre si Cuando estn dispuestas a actuar Comparten un propsito comn.
1.5.1.1. CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN FORMAL
Las principales caractersticas de la Organizacin Formal son:
Consta de escalas jerrquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama. Debido a la diversificacin de funciones dentro de la organizacin es necesaria la direccin y control de las actividades. En las organizaciones formales debe existir una jerarqua para indicar la posicin o lugar que va a tener un puesto dentro de la estructura de organizacin de la empresa; los niveles jerrquicos representan la distribucin de la autoridad y responsabilidad en cada uno de los niveles de la organizacin. Es racional. Los miembros de una organizacin debern comportase de acuerdo a las normas prescritas para cada uno de ellos, "la racionalidad 14 implica, de manera general, adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se desea alcanzar" (Chiavenato, 1995, p.27).Para lograrlo, los miembros de la organizacin tienen que elegir los medios ms eficientes para lograr los objetivos establecidos, y esto se puede obtener mediante la elaboracin de polticas y reglas con las cuales se dirija el comportamiento de los miembros. Segn Taylor (defensor de este tipo de organizacin) la organizacin debe basarse en la divisin del trabajo y por consiguiente en la especializacin del obrero, pretendiendo una organizacin funcional superespecializada. El hecho de establecer la divisin del trabajo trae como consecuencia mayor productividad y rendimiento de las personas logrando as la eficiencia de toda la organizacin. Dependiendo del tipo y tamao de una organizacin, sta se lleva a cabo a travs de la departamentalizacin, bsicamente la departamentalizacin es disponer en forma ordenada y racional la divisin del trabajo. Algunos modelos de departamentalizacin son: 1. Por productos y/ o servicios 2. Por clientes 3. Por zona geogrfica 4. Por programas y proyectos 5. Mixta
Despus de haber dividido el trabajo, los cargos tienen funciones especficas y especializadas. Con la especializacin, las tareas se le delegan a un individuo que debe poseer un conjunto especfico de aptitudes y conocimientos que lo hacen apto para desempear determinado cargo. A travs de sta el trabajador tiende a desarrollar un grado de experiencia ms alto al concentrar sus esfuerzos en aspectos limitados y restringidos. Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad. Autoridad y Responsabilidad estn directamente vinculadas, la autoridad es impersonal e inherente al puesto, ms que al individuo que tiene el 15 derecho a exigir obediencia de los subordinados, en el sentido legal, la autoridad fluye descendentemente en una institucin. Debe ser delimitada explcitamente, y se podra definir como la facultad o el poder que la organizacin le concede a un individuo que ocupa una posicin determinada en relacin con otros. La responsabilidad es la obligacin simultneamente exigida al subordinado para que ste realice los deberes designados por su superior. La organizacin en cuanto a la naturaleza de la autoridad, se clasifica en: lineal, funcional, de asesora y por comits. Personalmente considero que mientras mas formalmente se establezca una organizacin, mas claramente conocer cada persona los limites de su autoridad y por la tanto el alcance de su responsabilidad y sabr igualmente, en que aspectos tiene libertad de accin.
1.5.2. ORGANIZACIN INFORMAL
Surge de la convivencia diaria de las personas dentro de las organizaciones. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
Agustn Reyes Ponce la define: "La organizacin informal comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades e interacciones de los participantes" (Reyes, 2005, p. 280).
Joaqun Rodrguez Valencia: Organizacin informal. Se refiere a las interacciones del personal, que no estn prescritas por la organizacin formal, es decir, se refiere a los aspectos del sistema de organizacin, que no estn formalmente planeados, sino que surgen de manera espontnea de las actividades e interacciones de participantes (Rodrguez, 1998, p.374).
16 La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes.
1.5.2.1. CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN INFORMAL
De acuerdo a Idalberto Chiavenato (1989), las principales caractersticas de la organizacin informal son:
a) Relacin de cohesin o antagonismo: Los individuos aunque estn situados en diferentes niveles y sectores de la empresa, crean relaciones personales de simpata (de identificacin) o de antagonismo (de antipata), cuya direccin e intensidad es variable en extremo. b) Estatus: Los individuos interactan en grupos informales, dentro de los cuales cada uno, independientemente de su posicin en la organizacin formal, adquiere una cierta posicin social o estatus, en funcin de su papel en cada grupo. La posicin social y el prestigio de cada miembro estn determinados, ms por su participacin e integracin en la vida de grupo que por su posicin y prestigio dentro de la organizacin formal. c) Colaboracin espontnea: La organizacin informal existe en toda empresa y es un prerrequisito necesario para la colaboracin efectiva del personal, pues en el nivel informal existe un alto grado ndice de colaboracin espontnea que puede y debe ser aplicado a favor de la empresa. d) La posibilidad de oposicin a la organizacin formal: Cuando no es bien entendida o se maneja inadecuadamente, la organizacin informal puede desarrollarse en oposicin a la organizacin formal, y en desacuerdo con los objetivos de la empresa. Generalmente, esto es una resultante de la poca habilidad de la direccin para propiciar un clima de buenas relaciones con el personal. e) Patrones de relaciones y actitudes: En cualquier empresa existen grupos informales que desarrollan, espontneamente, patrones de 17 relaciones y actitudes que son aceptados y asimilados por sus miembros, pues traducen los intereses y aspiraciones del grupo. f) Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales: El cambio de nivel funcional de un individuo en la organizacin formal puede llevarlo a ingresar a otros grupos informales, de acuerdo con las relaciones funcionales que deber mantener con otros individuos, en otros niveles y sectores de la empresa. Los grupos informales, por lo tanto, tienden a alterarse con las modificaciones de la organizacin formal. g) La organizacin informal transciende la organizacin formal: La organizacin informal est constituida por interacciones y relaciones espontneas, cuya duracin y naturaleza transcienden las interacciones y relaciones formales. Mientras que la organizacin formal est circunscrita al rea fsica y al horario de trabajo de la empresa, la organizacin informal escapa a esas limitaciones. h) Estndares de desempeo en los grupos informales: Los estndares de desempeo y de trabajo establecidos por el grupo informal no siempre corresponden a los establecidos por la administracin. Pueden ser mayores o menores, como tambin pueden estar en perfecta armona o en completa oposicin, dependiendo del grado de motivacin del grupo en cuanto a los objetivos de la empresa. (p. 151) Este tipo de organizacin se puede observar en cinco niveles diferentes:
1. Organizacin Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre s. 2. Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto particular de la poltica de la empresa 3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente. 4. Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente. 5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales. (Carrasco, 2008) 18 1.6. ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES En una organizacin debe analizarse los elementos que la forman:
Recursos Humanos. Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categora ms intelectual y de servicio. Producen, administran, dirigen, aportan creatividad, experiencia. Para que una organizacin exista resulta indispensable la interaccin entre las personas las cuales las podemos definir como las relaciones entre las personas de manera que la actividad de una est determinada por la de la otra, hay una influencia recproca. Segn Idalberto Chiavenato (1995) estas interacciones se pueden describirse en cuatro niveles que se vuelven menos personales a medida que van ascendiendo:
a) Interacciones Individuales: corresponden al primer nivel, el ms visible e inmediato. b) Interacciones entre Individuo y Organizacin: este nivel de interaccin se realiza diariamente para satisfacer el flujo de informacin que requiere la organizacin para mantener su equilibrio dinmico. c) Interacciones entre la Organizacin y otras organizaciones: las organizaciones no son autosuficientes ya que obtienen de otras organizaciones materia prima, mquinas, equipos, servicios, recursos financieros y humanos, etc. d) Interacciones entre la Organizacin y el Ambiente Total: las organizaciones son influidas por el ambiente, que condiciona su estructura y sus procesos. (p.20). Recursos Materiales. Lo integran sus edificios y las instalaciones que en stos se realizan para adoptarlas a la labor productiva. 19 Recursos financieros. Dinero, cheques, vales, etc. Pueden ser de la propia organizacin (un aporte de los miembros de esta o un ingreso por su actividad) o ser de terceros (inversionistas, donaciones, subsidios). Recursos Tcnicos. Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o stas con aqullas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa como: frmulas, patentes, mtodos, etc.
1.7. ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES
Juan Gerardo Garza Trevio (2000) considera que las variables ms relevantes del entorno inmediato de toda compaa son:
Clientes. Los clientes conforman el mercado. Por lo tanto, toda empresa necesita conocer qu desean sus clientes. Los clientes han comenzado a ser descubiertos por las empresas.
Competencia. Conocer la competencia es conocer las opciones que tienen los clientes. La competencia puede ser cordial, amistosa, indiferente o agresiva. Los competidores pueden ser numerosos y proactivos. Competir es ofrecer calidad, precio y servicio. Por ello, las empresas buscan en primera instancia formar alianzas estratgicas frente a su creciente competencia.
Proveedores. Los proveedores no slo aportan insumos baratos, sino que pueden ser aliados y convertirse en verdaderos socios. La relacin con ellos no debe ser de competencia sino de lealtad, confianza y larga duracin. Un buen proveedor es con el que es posible trabajar no para una compra, sino a largo plazo. (p.64).
20 1.7.1. MODALIDADES DEL ENTORNO
Toda organizacin requiere comprender su entorno, porque con el acta de manera interdependiente. Segn Garza Trevio (2000) el contexto en el que se ubican las empresas comprende las siguientes variables:
ECONMICO. Control de la inflacin. Los programas de estabilizacin tenan como propsito fundamental abatir la inflacin de manera concertada entre el gobierno y los sectores productivos. Estos programas iniciados en 1982 se denominaron pactos.
Control del endeudamiento. El crecimiento de Mxico se realiz con base en endeudamiento, tanto externo como interno. Asimismo era necesario revertir la relacin entre gasto e ingresos del gobierno, es decir, sanear las finanzas pblicas, que haban mostrado dficit por aos.
Eliminacin de subsidios. Una de las consecuencias inmediatas de la redefinicin del papel del Estado fue que tuvo que dejar de ser el sustento de una economa ficticia. Los recursos para subsidiar la economa fueron limitndose, los precios de la mayora de los satisfactores dejaron de ser precios oficiales, decretados independientemente por el gobierno, sin considerar las condiciones de oferta y demanda, de los costos de fabricacin o de la situacin competitiva.
Crecimiento de la inversin extranjera. La inversin extranjera se convirti en un factor clave del nuevo modelo de desarrollo, sobre todo a partir de que dej de ser una estrategia de crecimiento rechazada por el gobierno. Las leyes limitaban al inversionista extranjero el control sobre las empresas, dado que el capital externo no poda ser mayor de 49% del capital total. La inversin extranjera ha pedido reglas claras y 21 estables. Ha sido necesario modificar el marco legal y administrativo para que el inversionista obtenga las dos condiciones esenciales que busca: seguridad y rentabilidad.
POLTICO. Redefinicin del papel del Estado. En alguna medida los pases de Amrica Latina han generado uno de los cambios ms importantes: redefinir el papel del Estado, buscando una frmula donde ste no sea actor, sino promotor del desarrollo. Uno de los logros ms importantes fue que dej de ser un Estado propietario y permiti privatizar las empresas del sector pblico.
Relaciones con las iglesias. Uno de los cambios ms importantes desde el punto de vista poltico fue la modificacin de las relaciones del Estado con las iglesias, dada su importancia de sta en los crculos sociales, econmicos y polticos del pas.
Pluralidad poltica. Los partidos de oposicin han tenido en los ltimos aos una gran intervencin en la vida pblica. Actualmente es significativa la participacin de los partidos de oposicin en las cmaras de Diputados y Senadores.
La violencia poltica. En los ltimos aos la poltica en Mxico, Centro y Sudamrica se ha caracterizado por la violencia, ya que no slo los asesinatos polticos han conmocionado algunos pases sino tambin los conflictos postelectorales que, en muchos casos, han creado un clima de intolerancia y agresin.
SOCIOCULTURAL. Los factores socioculturales son los que definen a una sociedad. Influyen de manera definitiva en la actividad de las organizaciones pblicas y privadas porque constituyen los valores que conforman su idiosincrasia y estilo de vida. El entorno sociocultural puede ser abordado desde dos perspectivas: la social y la individual. Numerosos fenmenos tipifican a 22 la sociedad mexicana en la poca contempornea. Algunos, los ms relevantes, son los siguientes:
1. La migracin hacia los centros urbanos 2. La necesidad de crear empleos productivos 3. Los programas de gasto social 4. Las crisis econmicas y su impacto social
TECNOLGICO El entorno de la tecnologa influye en nuestro pas en tres aspectos principales: la transferencia, el aprendizaje y la innovacin tecnolgica.
La transferencia de tecnologa desempea un papel clave en las estrategias de los pases en desarrollo, por lo que su adquisicin y su adaptacin a las condiciones especficas de la nacin receptora deben ser racionalmente evaluadas.
El aprendizaje como estrategia se encuentra en el centro de la discusin sobre el crecimiento, el comercio y la especializacin internacionales. El conocimiento es el recurso fundamental de la economa moderna y las innovaciones son predominantemente intensivas en trabajo calificado.
La actividad innovadora de una empresa tiene un sentido ms amplio. No se refiere solamente al cambio tcnico que se registra con la patente o los contratos de transferencia de tecnologa, sino ms bien al proceso en que uno o varios de los elementos integrantes del sistema sociotcnico experimenta un cambio, lo cual a su vez origina transformaciones en el resto del sistema. (p. 64-76)
Como se mencion a lo largo de este capitulo, las organizaciones son creacin del hombre e indispensables, ya que nos ofrecen un medio de subsistencia, satisfaccin personal y autorrealizacin; stas se clasifican segn los fines que persigan e independientemente de su clasificacin, en stas se encuentra 23 explcita la organizacin formal (formalmente oficializada) y la organizacin informal (relaciones informales).
Todas las organizaciones estn conformadas por recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos y stas a su vez se desenvuelven a travs de los clientes, la competencia y los proveedores, todos estos elementos en conjunto forman su identidad.
El recurso ms importante de una organizacin es el elemento humano y como el Desarrollo Organizacional se basa en ste, en el siguiente captulo se hace un exhaustivo anlisis para comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo, como un slo ente, como integrante de un grupo, como miembro de un equipo y como un ente integrante de una organizacin en su conjunto.
CAPITULO II DINMICA SOCIAL DE LAS ORGANIZACIONES 25 2.1. EL INDIVIDUO
El hombre como elemento del sistema organizacional, no ha sido ajeno a la evolucin del pensamiento, ocupa los primeros lugares en las mesas de debate sobre el rumbo empresarial y es objeto de eventos acadmicos centrados en su radical importancia.
El individuo en la empresa, es influido por una serie de aspectos internos a l y externos a su conducta, es as que producto de su natural sinergia, puede influir en estos determinantes, para modificarlos en su beneficio, cambiarlos para mejorar su situacin y equilibrarse con el contexto social y productivo.
El comportamiento humano es extremadamente complejo y para explicarlo brevemente debe tenerse en cuenta que no es posible comprender las relaciones con y entre las personas sin un conocimiento mnimo de sus caractersticas como parte importante del sistema organizacional.
2.1.1. CARACTERSTICAS BIOGRFICAS
Segn Stephen P. Robbins (1999) existen ciertas caractersticas biogrficas que describen al individuo, las cuales se enuncian a continuacin:
1. Edad. La edad y el rendimiento en el trabajo es un tema importante. Existen por lo menos tres razones de su importancia:
a) La creencia ampliamente divulgada de que el rendimiento en el trabajo disminuye con el incremento de la edad. Sin importar que 26 sea verdad o que no lo sea, mucha gente lo cree y acta conforme a ello. b) La realidad es que la fuerza laboral est envejeciendo. c) En algunos pases se prohbe el retiro obligatorio.
Independientemente si la edad est estrechamente ligada con la productividad y el rendimiento, se ven ciertas cualidades positivas que los trabajadores ms viejos aportan a su trabajo: en especial, la experiencia, el juicio, una acrisolada tica y un compromiso con la calidad. Pero tambin se percibe a los trabajadores de mayor edad como carentes de flexibilidad y con una resistencia a la nueva tecnologa. La negatividad asociada con la edad claramente obstruye la contratacin inicial de trabajadores de edad avanzada e incrementa la probabilidad de que se les despida cuando hay recortes de personal.
Es menos probable que renuncien los trabajadores de mayor edad que los jvenes, ya que la larga permanencia en el puesto de aqullos tiende a proporcionales sueldos ms altos, prolongadas vacaciones pagadas y beneficios de pensin ms atractivos. Los empleados de ms edad tienen tasas ms bajas de ausentismo evitable que los empleados ms jvenes. Sin embargo, presentan tasas ms altas de ausentismo inevitable, probablemente debido a la salud ms precaria asociada con el envejecimiento y al periodo de recuperacin ms largo que los trabajadores mayores necesitan cuando se enferman.
Existe la creencia ampliamente difundida de que la productividad declina con la edad. Se asume con frecuencia que las habilidades de un individuo particularmente la velocidad, la agilidad, la fortaleza y la coordinacin disminuyen con el tiempo y que el aburrimiento prolongado del trabajo y la carencia de estimulacin intelectual contribuyen a una productividad menor, estudios indican que si existe un decaimiento en la productividad por la edad, sta se recompensa con las ganancias debido a la experiencia.
27 La mayora de los estudios indican una asociacin positiva entre la edad y la satisfaccin, cuando menos hasta los 60 aos. Otros estudios, sin embargo, han encontrado una relacin en forma de U. Algunos estudios estn entremezclando los empleados profesionistas y los no profesionales. Cuando estos dos tipos se separan, la satisfaccin tiende a incrementarse en forma continua entre los profesionistas conforme envejecen, mientras que cae entre los no profesionistas en edad media y luego se incrementa otra vez en los ltimos aos.
2. Gnero. La evidencia sugiere que la mejor forma de empezar es reconociendo que entre los hombres y las mujeres existen pocas, si es que hay, diferencias que afectan su desempeo en el trabajo. No hay por ejemplo ninguna diferencia consistente entre el hombre y la mujer en las habilidades para la solucin de problemas, habilidades analticas, direccin competitiva, motivacin, sociabilidad o habilidad de aprendizaje. Los estudios psicolgicos han encontrado que las mujeres estn ms dispuestas a estar de acuerdo con la autoridad y que los hombres son ms audaces y probablemente tengan ms expectativas de xito que las mujeres, pero esas diferencias son minsculas.
El papel histrico de la mujer como encargada del cuidado de los nios y como proveedora secundaria ha cambiado de manera definitiva, desde la dcada de los setenta y, en nuestros das, una gran proporcin de hombres est tan interesada en el cuidado y en los problemas asociados con la educacin de los nios como las mujeres.
3. Estado Civil. La investigacin indica en forma consistente que los empleados casados tienen pocas ausencias, menos rotacin y estn ms satisfechos con sus trabajos que sus compaeros de trabajo solteros. El matrimonio impone responsabilidades mayores que podran hacer que un trabajo estable fuera ms valioso e importante.
4. Antigedad. Se han llevado a cabo revisiones extensas de la relacin antigedad-productividad, la mayor parte de la evidencia reciente 28 demuestra una relacin positiva entre la antigedad y la productividad en el trabajo; el ejercicio de un trabajo, expresado como experiencia laboral, parece ser un buen pronosticador de la productividad del empleado.
La antigedad en un trabajo es tambin una variable poderosa al explicar la rotacin, Se sugiere que el comportamiento pasado es el mejor pronosticador del comportamiento futuro la evidencia indica que la antigedad que un empleado tuvo en su trabajo anterior pronostica de manera casi siempre acertada la rotacin futura de ste.
La antigedad y la satisfaccin estn relacionadas en forma positiva. De hecho, cuando la edad y la antigedad son tratados por separado, la segunda parece ser un pronosticador ms consistente y estable de la satisfaccin en el trabajo que la edad cronolgica. (p. 42-45).
2.1.2. HABILIDAD
Desde mi punto de vista, la habilidad es: la capacidad que se tiene como individuo para realizar diversas tareas.
El conjunto de habilidades de un individuo se conforman en dos grupos: las habilidades intelectuales y las habilidades fsicas.
Habilidades intelectuales. Son aquellas necesarias para realizar actividades mentales. Los tests de coeficiente intelectual (IQ), por ejemplo, estn diseados para cerciorarse de la habilidad intelectual generales de un individuo (Robbins, 1999, p.46).
A principios de los 80s , el psiclogo de la Universidad de Harvard, Howard Gardner revolucionaba al mundo acadmico al plantear la existencia de ocho tipos tipos de inteligencia:
29 HABILIDAD DESCRIPCIN 1. Lingstica Verbal:
Utiliza ambos hemisferios. La tienen los escritores, los poetas, los buenos redactores. 2. Lgica matemtica: Utilizada para resolver problemas de lgica y matemticas. Es la inteligencia que tienen los cientficos. Se corresponde con el modo de pensamiento del hemisferio lgico. 3. Cuerpo y kinestesia: Capacidad de utilizar el propio cuerpo para realizar actividades o resolver problemas. Es la inteligencia de los deportistas, los artesanos, los cirujanos y los bailarines. 4. Espacial:
Consiste en formar un modelo mental del mundo en tres dimensiones; es la inteligencia que tienen los marineros, los pilotos, los ingenieros, los cirujanos, los escultores, los arquitectos o los decoradores. 5. Musical:
Permite desenvolverse adecuadamente a cantantes, compositores, msicos y bailarines. 6. Interpersonal:
Permite entender a los dems; se la suele encontrar en los buenos vendedores, polticos, profesores o terapeutas. 7. Intrapersonal:
Permite entenderse a s mismo. No est asociada a ninguna actividad concreta. 8. Naturalista: Utilizada cuando se observa y estudia la naturaleza, con el motivo de saber organizar, clasificar y ordenar. Es la que demuestran los bilogos o los herbolarios.
Tabla 2.1 Las ocho habilidades segn Howard Gardner Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Teor%C3%ADa_de_las_inteligencias_m%C3%BAltiples, consultada el 10 de octubre de 2008.
Habilidades fsicas. Se definen como aquellas que se requiere para hacer tareas que demandan vigor, destreza, fortaleza y caractersticas similares. Los trabajos en los cuales el xito exige vigor, destreza manual, fortaleza en las piernas o caractersticas similares, requieren que la gerencia identifique las capacidades fsicas del empleado. (Robbins, 1999, p.48-49)
Se identifican nueve habilidades bsicas en el rendimiento de las tareas fsicas:
30 HABILIDAD DESCRIPCIN Factores de Fortaleza 1. Fortaleza dinmica Habilidad de ejercer fuerza muscular repetida o continuamente durante un tiempo. 2. Fortaleza del tronco Habilidad de ejercer fuerza muscular usando el msculo del tronco (particularmente abdominal). 3. Fortaleza esttica Habilidad de ejercer la fuerza contra objetos externos. 4. Fortaleza explosiva Habilidad de gastar un mximo de energa en uno o en una serie de actos explosivos. Factores de Flexibilidad
5. Flexibilidad de extensin Habilidad de mover los msculos del tronco y espalda tan lejos como sea posible. 6. Flexibilidad dinmica Habilidad de hacer movimientos rpidos y de flexin repetida. 7. Coordinacin del cuerpo Habilidad de coordinar acciones simultnea de partes diferentes del cuerpo. Otros Factores 8. Equilibrio Habilidad de mantener el equilibrio a pesar de las fuerzas desequilibradoras. 9. Vigor Habilidad para un esfuerzo mximo contino requerido durante un tiempo prolongado.
Tabla 2.2 Habilidades bsicas para el rendimiento de tareas fsicas Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Robbins, S. P. (1999, p.49)
2.1.2.1. LAS HABILIDADES Y EL AJUSTE AL PUESTO. El desempeo del empleado se incrementa cuando existe una alta compatibilidad entre las habilidades y el trabajo. Las habilidades especficas intelectuales o fsicas requeridas para un adecuado desempeo en el trabajo dependen de los requerimientos de habilidad del trabajo. Al dirigir la atencin slo a las habilidades de los empleados o solamente a los requerimientos de habilidad del trabajo, se ignora el hecho de que el desempeo del empleado depende de la interaccin de dos.
Cuando la compatibilidad entre las habilidades y el trabajo est fuera de sincrona porque el empleado tiene habilidades que exceden por mucho los requerimientos del puesto, nuestros pronsticos seran muy diferentes. Es probable que el 31 rendimiento del trabajo sea adecuado, pero llevaran a ineficiencias organizacionales y posibles descensos en la satisfaccin del empleado.
Sin embargo, las habilidades que estn significativamente por encima de las requeridas pueden tambin reducir la satisfaccin laboral del empleado, cuando el deseo de ste de usar sus habilidades sea particularmente fuerte y se vea frustrado por las limitaciones del trabajo. (Robbins, 1999).
2.1.3 PERSONALIDAD
El Diccionario Enciclopdico Larousse define a la personalidad como el: Conjunto de cualidades que constituyen el supuesto inteligente (Garca, 1997, p.655). Aade tambin: Carcter original que distingue a una persona de las dems (Garca, p. 655).
Para Stephen P. Robbins la personalidad es: La suma total de las formas en las cuales un individuo reacciona e interacta con otros. (Robbins, 1999, p.50)
Bsicamente la personalidad se determina por aquellas cualidades que nos hacen diferentes de los dems y se hace presente cuando nos relacionamos con las personas en diversas situaciones.
Se considera que la personalidad adulta generalmente est formada tanto por la herencia como por los factores ambientales, moderados por las condiciones situacionales que se explican a continuacin:
2.1.3.1. DETERMINANTES DE LA PERSONALIDAD
A continuacin se presentan los principales determinantes de la personalidad:
Herencia. La herencia se refiere a aquellos factores que se determinaron en la concepcin. La estatura fsica, el atractivo facial, el gnero, el temperamento, la composicin de msculos y reflejos, el nivel de 32 energa y los ritmos biolgicos son caractersticas que por lo general se considera que estn, ya sea completa o sustancialmente, influenciadas por quienes fueron sus padres. El mtodo de la herencia sostiene que la explicacin ltima de la personalidad del individuo es la estructura molecular de los genes, localizados en los cromosomas, sugiere que algunas caractersticas de la personalidad podran crearse dentro del mismo cdigo gentico que afecta factores como la altura y el color de los cabellos.
Ambiente. Entre los factores que ejercen presiones en la formacin de la personalidad, estn la cultura en la cual crecimos, nuestros primeros aprendizajes, las normas de nuestra familia y los grupos sociales y otras influencias que experimentamos. El ambiente al que somos expuestos juega un papel sustancial en el moldeamiento de la personalidad. Por ejemplo, la cultura establece las normas, las actitudes y los valores que pasan de una generacin a otra y crea consistencias con el tiempo.
Situacin. La personalidad de un individuo, aunque generalmente estable y consistente, cambia en situaciones diferentes. Se sabe que ciertas situaciones tienen mayor influencia en la personalidad. (Robbins, 1999).
2.1.3.2. CARACTERSTICAS DE LA PERSONALIDAD
Existen diferentes caractersticas que describen el comportamiento de un individuo en diversas situaciones, stas se describen como caractersticas de la personalidad.
Un examen de personalidad que une cuatro caractersticas y clasifica a las personas en uno de los 16 tipos de personalidad es conocido como el indicador de tipo Myers-Briggs. Es esencialmente un examen de personalidad de 100 interrogantes que pregunta a la gente cmo se siente o acta en situaciones particulares. Con base en las respuestas que los individuos dan, son clasificados como extrovertidos o introvertidos (E o I), sensibles o intuitivos (S o 33 N), racionales o pasionales (T o F) y perceptivos o juiciosos (P o J). (Robbins, 1999, p.54).
Segn este estudio existen 16 tipos de personalidad:
16 CARACTERSTICAS PRIMARIAS
1. Reservado Extrovertido 2. Menos inteligente Mas Inteligente 3. Afectado por sentimiento Estable emocionalmente 4. Sumiso Dominante 5. Serio Alegre y afortunado 6. Egosta Consciente 7. Tmido Aventurado 8. Realista Sensitivo 9. Confiado Suspicaz 10. Prctico Imaginativo 11. Directo Astuto 12. Seguro de s mismo Aprensivo 13. Conservador Experimentador 14. Dependiente del grupo Autosuficiente 15. Sin control Controlado 16. Relajado Tenso
Tabla 2.3 Tipos de personalidad Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Robbins, S. P. (1999, p.55)
Otra investigacin que describe los rasgos de la personalidad es el modelo de los cinco grandes, el cual apoya la nocin de que las cinco dimensiones bsicas de la personalidad fundamentan a todas las dems. Los cinco grandes factores son: 1. Extroversin. Esta dimensin captura el nivel de comodidad de uno con las relaciones. Los extrovertidos (que califican alto en extroversin) tienden a ser amigables, sociables y pasan gran parte de su tiempo manteniendo y disfrutando grandes nmeros de relaciones. Los introvertidos tienden a ser reservados y a tener pocas relaciones, estn ms a gusto con la soledad de lo que la mayora de la gente lo est. 2. Afabilidad. Esta dimensin se refiere a la propensin de un individuo a tener empata con los otros. La gente altamente afable 34 valora ms la armona que lo que se dijo o la manera de decirlo. Cooperan y confan en los dems. La gente que califica bajo en afabilidad se enfoca ms en sus propias necesidades que en las de los dems. 3. Escrupulosidad. Esta dimensin se refiere al nmero de metas en las cuales una persona se enfoca. Una persona con una alta escrupulosidad persigue menos metas, con vehemencia, y tiende a ser responsable, persistente, confiable y orientada al logro. Aquellos que califican bajo en esta dimensin tienden a distraerse ms fcilmente, persiguen muchas metas y son ms hedonistas. 4. Estabilidad emocional. Esta dimensin se enfoca en la habilidad de una persona de soportar la tensin. La gente con una estabilidad emocional positiva tiende a caracterizarse como calmada, entusiasta y segura. Aquellas personas con calificaciones negativas tienden a ser nerviosas, depresivas e inseguras. 5. Apertura a la experiencia. La dimensin final se dirige a los rangos personales de inters. La gente extremadamente abierta se siente fascinada por la novedad y la innovacin. Tiende a ser imaginativa, sensitiva a lo artstico e intelectual. Quienes estn en el extremo opuesto de la categora de la apertura parecen ms convencionales y encuentran comodidad en lo familiar. (Robbins,1999).
2.1.3.3. ATRIBUTOS DE LA PERSONALIDAD
En los individuos existen ciertos atributos de la personalidad que influyen en el comportamiento organizacional. Segn Stephen P. Robbins (1999) los principales son:
Locus de control o lugar de control. Algunas personas creen que son los arquitectos de su propio destino. Otras se perciben como peones del destino, creen que lo que les ocurre en la vida se debe a la suerte o 35 a la oportunidad. El primer tipo, aquellos que creen que controlan su destino, se denominan internos; mientras que los ltimos, aquellos que ven su vida como controlada por fuerzas exteriores, se han llamado externos. Maquiavelismo. Un individuo con un alto maquiavelismo es pragmtico, mantiene una distancia emocional y cree que el fin justifica los medios.
Autoestima. El grado en el que el individuo se gusta o se disgusta a s mismo. La AE est directamente relacionada con las expectativas del xito, los de alta autoestima creen que poseen la habilidad que necesitan para tener xito en el trabajo. Numerosos estudios confirman que los de AE altas estn ms satisfechos con sus trabajos que los de AE bajas.
Automonitoreo. Se refiere a la habilidad individual para ajustar el comportamiento propio a factores situacionales externos. Los individuos altos en automonitoreo muestran una adaptabilidad considerable en ajustar su comportamiento a los factores situacionales externos. Son altamente sensibles a las pistas externas y pueden comportarse en distinta forma en diferentes situaciones; son capaces de presentar impresionantes contradicciones entre sus imgenes pblica y privada. Los de bajo monitoreo no pueden disfrazarse de esta manera, tienden a mostrar sus verdaderas disposiciones y actitudes en toda situacin. Por esta razn, existe una alta consistencia de comportamiento entre quines son y lo que hacen.
Toma de riesgos. La gente difiere en cuanto a su voluntad de aprovechar las oportunidades. Esta propensin a asumir o evitar el riesgo ha demostrado tener un impacto en el tiempo que lleva a los gerentes tomar una decisin y en la cantidad de informacin que requieren para hacerlo.
Personalidad A y B. Existen dos tipos de personalidad: 36 Personalidad del tipo A. Involucramiento agresivo en una lucha crnica, incesante por lograr ms y ms en menos tiempo y, si es necesario, contra los esfuerzos de otras cosas u otras personas.
Caractersticas:
1. Estn siempre movindose, caminando y comiendo rpidamente; 2. Se sienten impacientes con la velocidad a la cual muchos eventos toman lugar; 3. Tratan de pensar en dos o ms cosas a la vez; 4. Estn de acuerdo con el tiempo libre; 5. Estn obsesionados con los nmeros, miden su xito en trminos de cunto adquieren de cada cosa.
Personalidad del tipo B. Exactamente lo opuesto al tipo de personalidad A.
Caractersticas:
1. Nunca sufren de sentido de la urgencia del tiempo con la impaciencia que la acompaa; 2. No sienten la necesidad de mostrar o discutir ya sea sus logros o xitos a menos que tal exposicin sea demandada por la situacin; 3. Juegan por diversin, ms que por exhibir su superioridad a cualquier costo; 4. Pueden relajarse sin culpa. (Robbins, 1999, p.64-65)
John Holland en su teora de la compatibilidad entre la personalidad y el trabajo identifica seis tipos de personalidad y propone que la satisfaccin y la propensin a abandonar el trabajo depende del grado en el cual los individuos acoplan exitosamente su personalidad al ambiente ocupacional (Robbins, 1999, p.66). Los individuos sociables deberan estar en trabajos sociales, la gente convencional en trabajos convencionales y as sucesivamente.
37 TIPO CARACTERSTICAS DE LA PERSONALIDAD OCUPACIONES CONGRUENTES Realista: prefiere las actividades fsicas que requieren de habilidad, fortaleza y coordinacin. Tmido, genuino, persistente, estable, apegado, prctico. Mecnico, operador de una perforadora a presin, trabajador de una lnea de ensamble, granjero.
Investigador: prefiere actividades que involucren el pensar, el organizar y el entender.
Analtico, original, curioso, independiente Bilogo, economista, matemtico, reportero. Social; prefiere las actividades que involucran ayudar y desarrollar a otros.
Sociable, amistoso, cooperativo, comprensivo. Trabajador social, maestro, consejero, psiclogo clnico. Convencional: prefiere actividades reguladas por reglas, ordenadas y sin ambigedades.
Apegado, eficiente, prctico, sin imaginacin, inflexible. Contador, gerente corporativo, cajera, oficinista. Emprendedor, prefiere actividades verbales donde existan oportunidades que influyen en otros y logren poder.
Seguro de s mismo, ambicioso, enrgico, dominante. Abogado, agente de bienes races, especialista de rela- ciones pblicas, gerente de pequeos negocios. Artista: prefieren actividades ambiguas y no sistemticas que permitan la expresin creativa.
Tabla 2.4 Tipologa de Holland de la personalidad y ocupaciones congruentes:
Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Robbins, S. P. (1999, p.66)
Los puntos clave de este modelo son que: (1) parece haber diferencias intrnsecas en la personalidad entre los individuos; (2) existen diferentes tipos de trabajos, y (3) la gente en un ambiente de trabajo congruente con su tipo de personalidad debera estar ms satisfecha y menos propensa a renunciar voluntariamente que la gente en trabajos incongruentes (Robbins, 1999, p.68).
2.1.4. ACTITUDES
No es lo mismo mirar el mundo con unas gafas de cristal color de rosa que con unas gafas oscuras. Nuestras actitudes son las gafas que cada uno de nosotros utiliza para mirar a su alrededor y a s mismo, a travs de stas cada uno de nosotros percibimos la realidad. 38 Las actitudes son los sentimientos y supuestos que determinan en gran medida la percepcin de los empleados respecto de su entorno, su compromiso con las acciones previstas y, en ltima instancia, su comportamiento (Davis y Newstrom, 1999, p.275); son reflejo de cmo se siente uno respecto de los objetos, la gente o los eventos. (Robbins, 1999, p.140).
2.1.4 .1. TIPOS DE ACTITUDES
Segn Keith Davis y John W. Newstrom (1999, p. 276-280), se pueden observar las siguientes actitudes en el trabajo:
1. Satisfaccin laboral. La satisfaccin laboral es un conjunto de sentimientos y acciones favorables o desfavorables con el cual los empleados consideran su trabajo. Es una actitud afectiva, una sensacin de relativo agrado o desagrado por algo. Una persona con alta satisfaccin mantiene actitudes positivas hacia el trabajo, mientras una persona insatisfecha mantiene actitudes contrarias.
De acuerdo a Davis y Newstrom (1999, p.281-285) los efectos de la satisfaccin en el trabajo sobre el desempeo en el trabajador son los siguientes:
1.1 Satisfaccin- desempeo Los trabajadores satisfechos pueden rendir por igual una produccin alta, promedio o incluso baja, y tendern a mantener el nivel de desempeo que ya les ha brindado satisfaccin (de acuerdo con el modelo de modificacin de la conducta); el alto desempeo contribuye a alta satisfaccin laboral.
1.2 Rotacin Como era de esperar, una alta satisfaccin laboral se asocia con una baja rotacin de los empleados, la cual es la proporcin de empleados que abandonan una organizacin durante un periodo dado (usualmente 39 de un ao). Es poco probable que los empleados ms satisfechos atraviesen un proceso progresivo que los lleve a dejar la organizacin, y de igual forma los empleados con menos satisfaccin suelen presentar ndices de rotacin ms altos. Quiz carezcan de la sensacin de autorrealizacin, reciban escaso reconocimiento en su trabajo o experimenten frecuentes conflictos con un superior o compaero, o hayan alcanzado ya una cima personal en su trayectoria profesional. Como resultado de ello, es ms probable que busquen mejores condiciones en y abandonen la organizacin, mientras que sus compaeros ms satisfechos permanecen en ella.
1.3 Ausentismo e impuntualidad Los empleados con baja satisfaccin laboral tienden a ausentarse ms a menudo. Esta relacin no siempre es directa, por un par de razones. En primer trmino, algunas ausencias son producidas por razones mdicas; por lo tanto, un empleado satisfecho puede incurrir en ausentismo. En segundo, los empleados insatisfechos no necesariamente planean ausentarse, aunque todo indica que les resulta ms fcil responder a las oportunidades de hacerlo. Estas ausencias voluntarias (de actitud) suelen ocurrir con alta frecuencia entre cierto grupo de empleados y por lo general en lunes o viernes.
Algunos empleados acumulan la totalidad de los das de descanso en un banco de ausencias con goce de sueldo de das usables. Vacaciones, ausencias por enfermedad, das festivos y das personales se incorporan a ese este banco, y el empleado puede usarlos por cualquier razn.
Otro medio por el cual los empleados pueden manifestar su insatisfaccin con sus condiciones de trabajo es la impuntualidad. Un empleado impuntual es el que se presenta a trabajar pero llega despus de la hora oficial de entrada. La impuntualidad es un tipo de ausentismo por un periodo breve, el cual va de unos cuantos minutos a varias horas por cada caso, y es otro medio por el cual los empleados se repliegan fsicamente del activo involucramiento en la organizacin. Esto puede 40 impedir la oportuna conclusin del trabajo y entorpecer las relaciones productivas con los compaeros.
1.4 Robo Algunos empleados roban productos, otros usan sin autorizacin servicios de la compaa, como cuando en el trabajo hacen llamadas personales de larga distancia (con lo que "roban" tanto el costo de la llamada como su tiempo productivo), cuando se roba el tiempo de otros mediante plticas intrascendentes y/o por el uso del chat. Otros ms falsifican cheques o cometen otros tipos de fraude. Aunque existen muchas causas de robo por parte de los empleados, algunos de ellos roban quiz por sentirse explotados, obligados a trabajar en exceso o frustrados por el trato impersonal que reciben de la organizacin.
1.5 Violencia Una de las consecuencias ms extremas de la insatisfaccin de los empleados se manifiesta a travs de la violencia, o diversas formas de agresin verbal o fsica en el trabajo. Aunque la fuente de la violencia puede ser un cliente o una persona ajena a la organizacin, Paradjicamente, la tensin laboral puede ser al mismo tiempo causa de violencia y consecuencia de ella.
Cuando un empleado no sta satisfecho con su trabajo es comn que recurra a ciertos comportamientos como resultado de su frustracin. A continuacin se presentan algunas formas de reaccin ante la frustracin:
41
Tabla 2.5. Reacciones a la frustracin Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Arias, F. & Heredia, V. (2004, p.3).
2. Involucramiento en el trabajo: Es el grado en el que los empleados se sumergen en sus labores, invierten tiempo y energa en ellas y conciben el trabajo como eje central de su existencia. Disponer de labores significativas y desempearlas correctamente son elementos importantes de la identidad de los empleados. Los empleados con un alto nivel de involucramiento se identifican con el trabajo y realmente les importa lo que hacen.
3. Compromiso Organizacional: O lealtad de los empleados, es el grado en el que el empleado se identifica con la organizacin y desea seguir participando activamente en ella.
Agresin. La energa de la motivacin se dirige hacia el objeto frustrante, hacia la barrera que se ha interpuesto entre el organismo y su objetivo, para quitarlo o destruirlo, ya sea de forma directa (agresin directamente con el jefe), desviada (agresin contra sus compaeros), diferida (propagar rumores, no cumplir con las rdenes), individual o colectiva.
Evasin. La persona se aleja del objeto frustrante. Puede ser parcial: fsica (ausentismo y retardos), psquica (soar despierto); o tambin total (dejar el empleo o buscar otro).
Regresin. Consiste en ir hacia atrs, volver a etapas ya superadas.
Aislamiento. La persona deja de tener contactos amistosos o de trabajo con sus compaeros, superiores o subordinados.
Racionalizacin. Consiste en tratar de justificarse, en dar falsas razones para explicar ciertos hechos. La realidad es frustrante en estos casos; se prefiere disfrazarla.
Resignacin. La motivacin se desvanece, la persona se resigna a no alcanzar su objetivo.
Sublimacin. Esta es la nica respuesta positiva a la frustracin; consiste en superar las causas de la frustracin o darles una salida adecuada.
Otras. Proyeccin, introyeccin, incorporacin, etc. son algunas respuestas a la frustracin, stas se presentan generalmente fuera de las organizaciones y no tienen repercusin inmediata en stas. Son de naturaleza patolgica. 42 2.1.4.2. EFECTOS DE LAS ACTITUDES EN LOS EMPLEADOS
Las actitudes son indicadores razonablemente aceptables de las conductas. Ofrecen indicios de las intenciones conductuales o inclinaciones de un empleado a actuar de cierta manera. Las actitudes laborales positivas permiten predecir conductas constructivas; las actitudes laborales negativas permiten predecir conductas indeseables. Cuando los empleados se sienten insatisfechos con su trabajo, no se involucran en sus labores y asumen un compromiso insuficiente con la organizacin, es probable que de ello se desprendan ciertas consecuencias. Este resultado es especialmente factible si los sentimientos son a un tiempo intensos y persistentes. Los empleados insatisfechos pueden incurrir en repliegue psicolgico (como el hecho de "soar despiertos" en el trabajo, por ejemplo), repliegue fsico (ausencias no autorizadas, salidas anticipadas, recesos prolongados o tortuguismo, por ejemplo) o incluso en francos actos de agresin y desquite de supuestos errores. Por su parte, los empleados satisfechos pueden realizar actos de servicio al cliente que excedan los lmites de su deber, tener excelentes evaluaciones de desempeo y perseguir activamente la excelencia en todos los aspectos de sus labores. (Arias y Heredia, 2004).
2.1.5. CARCTER
Los rasgos de carcter fueron y siguen siendo considerados por los psiclogos conductistas como sinnimos de rasgos de conducta. Con este criterio se define al carcter como el patrn de conducta caracterstico de un individuo dado
Freud desarroll la primera teora del carcter, como un sistema de impulsos subyacentes a la conducta, pero no idnticos a ella. Freud reconoci algo que los grandes novelistas y dramaturgos siempre supieron: el estudio del carcter trata de las fuerzas que motivan al hombre; que el modo de obrar, de sentir y de pensar de una persona lo determina en gran parte la especificidad de su carcter y no es ni aproximadamente el resultado de respuestas racionales a 43 situaciones reales; que el destino del hombre es su carcter. Crey que el impulso sexual es la fuente de energa del carcter. Explic los diferentes rasgos de carcter como sublimaciones de las varias formas de impulso sexual, o como formaciones de reaccin contra ellas.
Puede definirse al carcter como la forma (relativamente permanente) en la que la energa humana es canalizada. Esta canalizacin de la energa psquica tiene una funcin biolgica muy importante.
El carcter tiene, adems, una funcin selectiva con respecto a las ideas y los valores de la persona. Puesto que a la mayora de la gente le parece que sus ideas son independientes de sus emociones y deseos, y que son el resultado de deducciones lgicas, siente que su actitud hacia el mundo es confirmada por sus ideales y sus juicios, cuando, en realidad, esas ideas y esos juicios son el resultado de su carcter, tanto como los son sus acciones.
2.1.5.1. TIPOS DE CARCTER:
1. LAS ORIENTACIONES IMPRODUCTIVAS
a) La orientacin receptiva. En la orientacin receptiva, la persona siente que la fuente de todo bien se halla en el exterior y cree que la nica manera de lograr lo que desea (ya sea algo material, sea afecto, amor, conocimiento o placer) es recibindolo de esa fuente externa. Son individuos excesivamente sensibles a todo rechazo o desaire por parte de la persona amada. Su orientacin es la misma en la esfera del pensamiento: si estn dotados de inteligencia son los mejores escuchas, puesto que su orientacin consiste en recibir y no en producir ideas, no dependen nicamente de autoridades para la obtencin de conocimientos o ayuda, sino de toda la gente en general para lograr cualquier clase de apoyo. Al estar solos se sienten perdidos porque sienten que nada pueden hacer sin ser ayudados. Se caracterizan por su gran aficin a la comida y a la 44 bebida. Tales personas tienden a compensar su ansiedad y depresin comiendo y bebiendo.
En general los individuos que corresponden a esta orientacin receptiva son optimistas y cordiales; tienen cierta confianza en la vida y sus bondades, pero se tornan ansiosos y atolondrados cuando ven amenazada su fuente de abastecimientos. A menudo tienen un deseo genuino de ayudar a otros, pero el hacer algo por los dems lleva el propsito de asegurar su favor.
b) La orientacin explotadora. La orientacin explotadora, tal como la receptiva, tiene como premisa bsica el sentir que la fuente de todo bien se encuentra en el exterior; que cualquier cosa que uno desea obtener ha de ser buscada all, y que el individuo no puede producir nada por s mismo. La diferencia entre ambas orientaciones consiste en que el tipo explotador no espera recibir cosas de los dems en calidad de ddivas, sino quitndoselas por medio de la violencia o la astucia. Esta misma actitud se manifiesta en relacin con el pensamiento y los propsitos intelectuales ya sea plagindolas directamente o, de modo ms sutil, repitiendo con una fraseologa alterada las ideas de otros y recalcando insistentemente que stas son nuevas y propias. Esta orientacin parece estar simbolizada por la boca en actitud de morder, que suele ser un rasgo prominente de tales sujetos. Su actitud est coloreada por una mezcla de hostilidad y manipulacin. Toda persona representa para ellos un objeto. En vez de la confianza y el optimismo que caracterizan al tipo receptivo, resaltan en este caso la suspicacia y el cinismo, la envidia y los celos.
c) La orientacin acumulativa. Esta orientacin hace que la persona tenga poca fe en cualquier cosa nueva que pueda obtener del mundo exterior; su seguridad se basa en la acumulacin y en el ahorro, en tanto que cualquier gasto se interpreta como una amenaza. Su avaricia se refiere tanto al dinero y otros objetos materiales como a 45 los sentimientos y pensamientos. Pueden saberlo todo, pero son estriles e incapaces de pensar productivamente, su boca est caracterizada por la firmeza de sus labios apretados; sus facciones son caractersticas de su actitud de retraimiento. Es pedantemente ordenado; su limpieza compulsiva es otra expresin de su necesidad de anular el contacto con el mundo exterior. La puntualidad obsesiva es caracterstica del tipo acumulativo y representa otra forma de dominar al mundo exterior. La obstinacin es una reaccin lgica cuando el mundo externo se experimenta. El individuo del tipo acumulativo tiende a ser suspicaz y a poseer un singular sentido de justicia, el cual podra ser expresado por: Lo mo es mo y lo tuyo es tuyo.
d) La orientacin mercantil. Se ha desarrollado rpida y conjuntamente con el desarrollo de un nuevo mercado, el mercado de la personalidad, empleados y vendedores, hombres de negocios y mdicos, abogados y artistas, todos aparecen en este mercado, dependen para lograr su xito material, de una aceptacin personal por parte de aquellos que necesitan de sus servicios o les dan empleo; el xito es predominantemente el resultado de la habilidad y de ciertas otras cualidades humanas, como la honestidad, la decencia y la integridad. La persona no se preocupa tanto por su vida y felicidad como por ser vendible: Si tiene xito, es valioso, si no lo tiene, carece de valor. De esta manera su sentimiento de identidad se vuelve tan inestable como su autoestimacin; est constituido por la suma total de los papeles que uno puede desempear: Soy como t me deseas.
2. LAS ORIENTACIONES PRODUCTIVAS
Se han hecho grandes esfuerzos para describir la visin de cmo deben ser el hombre bueno y la sociedad buena. Tales ideas fueron expresadas tanto en forma de tratados filosficos o teolgicos como en forma de utopas. 46 La orientacin productiva de la personalidad se refiere a una actitud fundamental, a un modo de relacionarse en todos los campos de la experiencia humana. Incluye las respuestas mentales, emocionales y sensoriales hacia otros, hacia uno mismo y hacia las cosas. En este caso, productividad es la capacidad del hombre para emplear sus fuerzas y realizar sus potencialidades congnitas. Si decimos que l debe emplear sus fuerzas, implicamos que debe ser libre y no dependiente de alguien que controla sus poderes. Implicamos, adems, que es guiado por la razn, puesto que nicamente puede hacer uso de sus poderes si sabe lo que son, cmo usarlos y para qu usarlos. Productividad significa que se experimenta a s mismo como la personificacin de sus poderes y como su actor; se siente uno con sus facultades y al mismo tiempo stas no estn enmascaradas y enajenadas de l. (Apuntes del catedrtico de la Universidad Veracruzana M.A Alfonso Daniel Rello Amezcua, octubre de 2008.)
2.1.6. TEMPERAMENTO
El temperamento es la base biolgica del carcter y est determinado por los procesos fisiolgicos y factores genticos que inciden en las manifestaciones conductuales; es la peculiaridad e intensidad individual de los afectos psquicos y de la estructura dominante de humor y motivacin.(Wikipedia, 2008).
2.1.6.1. CLASIFICACIN DEL TEMPERAMENTO
Segn la clasificacin de Hipcrates existen 4 tipos de temperamentos, considerados como emanacin del alma por la interrelacin de los diferentes humores del cuerpo:
1. Sanguneos, las personas con un humor muy variable; 2. Melanclicos, personas tristes y soadoras; 47 3. Colricos, personas cuyo humor se caracterizaba por una voluntad fuerte y unos sentimientos impulsivos, en las que predominaba la bilis amarilla y blanca, 4. Flemticos, personas lentas y apticas, a veces con mucha sangre fra, en las cuales la flema era el componente predominante de los humores del cuerpo. (wikipedia, 2008). 2.1.6.2. CARACTERSTICAS DE CADA TEMPERAMENTO A continuacin se presentan las caractersticas propias de cada uno de los cuatro temperamentos segn Hipcrates:
TEMPERAMENTO SANGUNEO TEMPERAMENTO FLEMTICO Una persona clida, campante, vivaz y que disfruta de la vida. Receptiva por naturaleza, las impresiones externas encuentran fcil entrada en su interior, donde provocan un alud de respuestas. Los sentimientos ms que los pensamientos reflexivos le llevan a tomar sus decisiones. Es tan comunicativo que, es considerado un sper extrovertido. Tiene una capacidad inslita para disfrutar y por lo general contagia a los dems su espritu amante de la diversin. Es un individuo calmoso, tranquilo, que nunca se descompone y que tiene un punto de ebullicin tan elevado que casi nunca se enfada. Es un temperamento muy capaz y equilibrado. Es el tipo de persona ms fcil de tratar y es por esa naturaleza el ms agradable de los temperamentos. El flemtico es fro, lento y bien equilibrado. La vida es para l una experiencia feliz, placentera y sin estridencias en la que evita involucrarse tanto como pueda. TEMPERAMENTO MELNCLICO TEMPERAMENTO COLRICO El melanclico es el ms rico de todos los temperamentos. Es un tipo analtico, abnegado, dotado y perfeccionista. De una naturaleza emocional muy sensible. Es el que consigue ms disfrute de las artes. Es propenso a la introversin, pero debido al predominio de sus sentimientos, es dado a la variedad de talentos.
Es caluroso, rpido, activo, prctico, voluntarioso, autosuficiente y muy independiente. Tiende a ser decidido y de firmes opiniones, sindole fcil tomar decisiones, tanto para l mismo como para otras personas. Es extrovertido, no hasta el punto del sanguneo. Prospera en la actividad. No necesita ser estimulado por su ambiente, sino que ms bien lo estimula l con sus inacabables ideas, planes, metas y ambiciones.
Tabla 2.6 Caractersticas de cada temperamento
48 Resumiendo, el temperamento es la combinacin de rasgos con los cuales nacemos: el carcter es nuestro temperamento civilizado; la personalidad es el rostro que mostramos a los dems.
2.2. EL GRUPO
En esta seccin se manejar el concepto de Dinmica Grupal, desde el punto de vista de la interaccin de grupos formales e informales, y su participacin e influencia para dentro de la empresa de la cual forman parte.
George M. Beal y otros, sealan que un grupo "es la unin y/o vinculacin temporal o permanente de individuos que se encuentran en relacin y/o interaccin unos con otros, que consideran la existencia de cada individuo y participan de una conciencia comn, respecto de un elemento de importancia o meta".
Stephen P. Robbins lo define as: Dos o ms individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos especficos. (Robbins, 2004, p. 220).
En otras palabras, un grupo es aquel conformado por dos o ms personas en donde interactan libremente con normas, identidad y objetivos compartidos.
2.2.1. TIPOS DE GRUPOS
A continuacin se mencionan los diferentes tipos de grupos presentes en una organizacin:
Grupo formal.Grupo designado de trabajo definido por la estructura de la organizacin.
49 Grupo informal. Grupo que no est estructurado formalmente ni est determinado por la organizacin; aparece en respuesta a la necesidad de contacto social. Grupo de mando. Grupo compuesto por individuos que reportan a determinado gerente, est determinado por el organigrama de la empresa y compuesto por los individuos que reportan directamente a determinado jefe.
Grupo de tarea. Representa la asociacin de aquellos que se unen para culminar una encomienda de trabajo. Sin embargo, los lmites de un grupo de tareas no terminan con el superior jerrquico inmediato, sino que pueden cruzar las relaciones de mando.
Grupo de intereses. Empleados que forman parte o no de un mando nico o un grupo de tareas pueden congregarse para alcanzar un objetivo especfico que les toca:
Grupo de amigos. Personas que se renen porque tienen una o ms caractersticas comunes (Robbins, 2004).
2.2.2. RAZONES DE PERTENENCIA DE LOS GRUPOS
De acuerdo a Stephen P. Robbins (2004, p. 221) las razones del porqu las personas se integran a un grupo se resumen a continuacin:
Seguridad. Al unirse a un grupo, los individuos reducen la inseguridad de "estar a solas". Se sienten ms fuertes, tienen menos dudas personales y resisten mejor las amenazas cuando pertenecen a un grupo.
Estatus. Entrar en un grupo que los dems consideran importante confiere a los miembros reconocimiento y una posicin.
50 Autoestima. Los grupos infunden en las personas sentimientos de vala; es decir, adems de comunicar una posicin a los forneos, pertenecer a un grupo tambin fomenta la sensacin de valer a los propios integrantes. Afiliacin. Los grupos satisfacen necesidades sociales. A las personas les gusta el trato frecuente al que se prestan los grupos. Para muchas personas, estos intercambios en el trabajo son el principal satisfactor de sus necesidades de afiliacin.
Poder. La accin de un grupo consigue a menudo lo que no puede el individuo solo. Hay una fuerza en la suma.
Consecucin de metas. Hay ocasiones en que se requiere ms de una persona para realizar una tarea: cuando hace falta reunir dotes, conocimientos o fuerza para terminar el trabajo. En tales casos, la administracin recurre a un grupo formal.
2.2.3. DESARROLLO DE LOS GRUPOS
Los grupos pasan por una evolucin desde su estado inicial hasta su integracin, la cual se describe a continuacin:
FASE (I) ACEPTACIN MUTUA (II) TOMA DE DECISIONES (III) MOTIVACIN (IV) CONTROL
Caractersticas o aclaraciones Desconfianza mutua, hacia la organizacin y los supervisores.
Temor de no contar con las habilidades necesarias.
Buscan a otros con el mismo problema para apoyarse, dando lugar a una fase Comunicacin abierta sobre el trabajo.
Solucin de problemas y toma de decisiones.
Confianza mutua entre los trabajadores en sus puntos de vista y creencias.
El grupo est alcanzando su madurez.
Se conocen los problemas de los integrantes.
Aceptan la cooperacin en lugar de la competencia.
Dedica su atencin a la Ya existen unas normas a seguir, as como sanciones a su incumplimiento. 51 de aceptacin. Desarrollan estrategias para efectuar el trabajo y tener mayor rendimiento solidaridad. Desconfianza. Comunicacin abierta. Cohesin. Las sanciones son comunicadas.
Relaciones entre los integrantes del grupo Indiferencia.
Desarrollo del conocimiento sobre los integrantes del grupo.
Cooperacin. El sistema de estatus es comprendido. Identificacin de problemas y funciones. Ayuda mutua. Habilidades y destrezas empleadas en su totalidad. Funcin de las tareas y de las actividades orientadas a la solucin de problemas
Bsqueda de objetivos y de la misin.
Asignacin de las tareas.
Informacin compartida.
Solucin de problemas.
Nivel de Madurez Bajo Alto
Tabla 2.7 El desarrollo de grupos (Sayles y Strauss) Fuente: http:/ www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r2519.PDF, consultada el 19 de octubre de 2008.
Maduro (eficiente, eficaz)
Madurez del grupo
Inmaduro (ineficiente, ineficaz)
Orientacin Conflicto y Reto Cohesin Delusin Desilusin Aceptacin
1. ORIENTACIN
Incertidumbre sobre los roles, quin est a cargo y cules son los objetivos del grupo. Confianza mutua mnima. Grupo inactivo.
2. CONFLICTO Y RETO
Periodo de prueba de las polticas y el lder. Pueden formarse subgrupos y producirse rebeliones sutiles (o abiertas).
Obstculo: Incertidumbre respecto al poder y autoridad Obstculo: Incertidumbre respecto a las relaciones interpersonales
52
3. COHESIN
Alguien debe desafiar al grupo para que resuelva sus luchas de poder y pueda conseguirse algo.
4. DELUSIN
Sensacin de alivio.
5. DESILUSIN La escasa realidad de la armona de la etapa anterior hace que se manifiesten los conflictos.
6. ACEPTACIN Las dificultades de las etapas 4 y 5 se parecen a las de la 2 y 3 (nuevo reto).
Tabla 2.8 El desarrollo de grupos (Jewell y Reitz) Fuente: http:/ www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r2519.PDF, consultada el 19 de octubre de 2008.
En ambas tablas se muestran las etapas que un grupo sigue hasta llegar a la consolidacin del mismo; parte de su etapa o fase inicial en donde existe la incertidumbre respecto al propsito, estructura y las relaciones informales, hasta llegar a su ltima etapa en dnde se supone que el grupo llega a su madurez, existe cohesin, solidaridad, comunicacin, estatus, normas y sanciones.
2.2.4. ESTRUCTURA DE LOS GRUPOS
Existen factores relativos a la forma en cmo se estructuran los grupos tales cmo el liderazgo formal, los roles o papeles, las normas, el estatus, el tamao, la composicin y la cohesin, que sern analizados a continuacin:
Liderazgo Formal. Podemos definir el Liderazgo como el proceso conductual que adoptan las personas para influir en las conductas de los dems, con el propsito de guiar y dirigir sus esfuerzos en la obtencin de determinados objetivos.
Es necesario concebir a un grupo no como un simple agrupamiento de personas cuya existencia est en funcin de uno o varios objetivos que deben alcanzar, sino ms bien como un conjunto de personas susceptibles de ser motivadas e inspiradas por un lder, que los aliente de tal manera que lleguen a concientizarse y los lleve a comprometerse 53 y aplicar sus talentos y capacidades en la realizacin de sus actividades. Dentro de una organizacin un lder formal est sealado con un ttulo como gerente, supervisor, lder de proyecto, etc.
Roles o papeles. Un grupo no puede desarrollarse sin que los miembros estn organizados dentro del marco de una jerarqua funcional y es a partir de aqu donde surge la idea de papel o rol, el cual se define como: conjunto de pautas de conducta esperadas y atribuidas a alguien que ocupa determinada posicin en una unidad social (Robbins, 2004, p. 226)
a) Identidad de los roles. Hay ciertas actitudes y conductas congruentes con un papel, de modo que se establece una identidad de los roles. Las personas tenemos la capacidad de cambiar rpidamente de papeles cuando advertimos que la situacin exige sin duda cambios radicales.
b) Percepcin de los roles .El punto de vista de uno sobre cmo debe actuar en determinada situacin determina la percepcin de los roles. Basados en una interpretacin sobre cmo creemos que se espera que actuemos, adoptamos ciertos comportamientos. Provenientes de los estmulos que nos rodean: amigos, libros, pelculas, televisin.
c) Expectativas de los roles. Las expectativas de los roles se definen por cmo creen los dems que una persona debe actuar en una situacin dada. La manera en que uno se comporta est determinada en buena medida por el papel definido en el contexto en el que se est actuando.
d) Conflicto de roles. Cuando un individuo es confrontado por expectativas de papeles divergentes, se produce un conflicto de roles. Ocurre cuando cumplir con un papel dificulta ms cumplir con 54 otro. En ltima instancia, abarca situaciones en las que una o ms expectativas de papeles se contradicen mutuamente.
Tabla 2.9 Papeles en un grupo Fuente:http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r2519.PDF, consultada el 21 de octubre de 2008.
Normas. Resulta difcil imaginar la formacin y desarrollo de un grupo sin que existan formas de comportamiento basadas en normas. As como una sociedad no podra existir sin ciertas reglas que determinen el comportamiento del individuo para su integracin, del mismo modo un grupo necesita que sus miembros sigan reglas de interaccin para funcionar adecuadamente.
Las normas son los estndares aceptables de comportamiento en un grupo, compartidos por todos sus miembros(Robbins, 2004, p.229). Hay algunas clases de normas que aparecen en la mayora de los grupos las ms comunes son:
PAPELES ORIENTADOS HACIA LAS TAREAS PAPELES OREINTADOS HACIA LAS RELACIONES PAPELES ORIENTADOS HACIA S MISMOS
INICIADORES. Proporcionan nuevas ideas sobre la forma de actuar.
BUSCADORES DE INFORMACIN.Buscan hechos, datos e informacin para resolver los problemas.
PROVEEDORES DE INFORMACIN. Proporcionan hechos y datos exactos.
COORDINADORES. Integran hechos, ideas y opiniones.
GENERADORES DE ENERGA. Provocan el movimiento y la accin del grupo
CONCILIADORES. Ayudan a disminuir las tensiones y conflictos del trabajo.
CUIDADORES. Hacen que otros participen en las discusiones.
NEGOCIADORES. Modifican las opiniones para lograr la armona del grupo.
FACILITADORES. Sugieren formas para que el grupo trabaje mejor
BLOQUEADORES. Testarudos, obstinados y negativos hacia los asuntos y discusiones.
LOS QUE BUSCAN EL RECONOCIMIENTO. Arrogantes y egocntricos. Buscan atraer la atencin de los dems.
DOMINANTES. Manipuladores. Afirman su autoridad para hacer su voluntad.
LOS QUE SE AISLAN. Se separan de los compaeros del grupo. 55 1. Normas de desempeo. Los grupos de trabajo brindan a sus miembros claves explcitas sobre cunto en esforzarse, cmo se hace el trabajo, cul es el monto de la produccin, cuntas horas se aceptan, etc. Estas normas tienen un influjo poderoso en el desempeo de los individuos y pueden modificar sustancialmente un pronstico de desempeo basado exclusivamente en su capacidad y motivacin.
2. Normas de apariencia. Cul es el atuendo apropiado, la lealtad con el grupo y la organizacin, cundo parecer ocupado y cundo es aceptable flojear. Algunas organizaciones tienen normas formales de vestido; sin embargo, incluso en el caso contrario surgen normas que dictan el vestuario que usarse en el trabajo.
3. Normas sociales. Estas normas surgen en los grupos formales en el trabajo y regulan el trato social de sus miembros.
4. Normas de distribucin de recursos. Se originan en el grupo o la organizacin y abarcan aspectos como el sueldo, el encargo de trabajos difciles y la asignacin de herramientas y equipos nuevos. (Robbins, 2004).
Las normas, por lo tanto, sirven como punto de referencia para guiar el comportamiento del individuo en sus relaciones con los dems: la aceptacin o el rechazo de un miembro del grupo por los otros depende en gran medida de su adhesin al sistema de normas.
Estatus. Posicin definida por la sociedad o rango que los dems dan a los grupos o sus miembros. El estatus es un factor importante para entender el comportamiento de las personas porque es un motivador notable y tiene hondas consecuencias conductuales cuando los individuos perciben una disparidad entre lo que les parece que debe ser su estatus y la impresin que de l tienen los dems.
56 Tamao. Las pruebas indican que los grupos pequeos terminan sus encargos ms rpidamente que los grandes. En cambio, si se trata de resolver problemas, los grupos grandes consiguen mejores marcas que los pequeos. Uno de los resultados ms importantes relacionados con el tamao del grupo remite al ocio social, que es la tendencia de los individuos a esforzarse menos cuando trabajan juntos que cuando lo hacen a solas. Este resultado arroja dudas sobre el razonamiento de que la productividad conjunta del grupo debe ser por lo menos igual a la suma de la productividad de cada uno de sus integrantes. Quiz se deba a la idea de que los otros miembros del grupo no hacen su parte equitativa. Si uno cree que los dems son flojos o ineptos, se alivia la desigualdad esforzndose menos. Otra explicacin est en la dispersin de la responsabilidad. Corno los resultados del grupo no pueden atribuirse a una sola persona, se oscurece la relacin entre las aportaciones de un individuo y los resultados del grupo. En esas situaciones, los individuos se sienten tentados a conseguir un "viaje gratis" a costa de los esfuerzos del grupo.
Composicin. En general, las actividades de los grupos requieren diversas capacidades y conocimientos. Por eso, sera razonable concluir que los grupos heterogneos, compuestos por individuos diferentes, tendran habilidades e informacin de ms variedad y deberan ser ms eficaces.
La diversidad cultural es una ventaja en las tareas que requieren variar los puntos de vista, los grupos diversificados se tardan ms en aprender a arreglar los desacuerdos y armonizar mtodos distintos para resolver problemas. Aqu interesan los atributos personales como edad, sexo, raza, escolaridad o antigedad en la organizacin y su efecto en la rotacin, conocida como demografa del grupo; en relacin con los compaeros con los que trabaja.
57 Los grupos y las organizaciones se componen de cohortes, que se definen como los individuos que poseen un atributo comn. Por ejemplo, todos los que nacieron en 1960 tienen la misma edad. Esto significa que tambin comparten experiencias.(Robbins, 2004).
Cohesin. Como nos seala Stephen P. Robbins, la cohesin debe ser entendida como el grado en el que los miembros de un grupo se sienten unidos unos con otros y estn motivados para permanecer en el grupo. (Robbins, 2004, p. 237). Dicha cohesin depende en gran parte de la posibilidad para cada individuo de entrar en juego desempeando su propio papel o rol.
Factores que influyen en la cohesin del grupo:
1. Exigencias y presin de la gerencia 2. Estatus del grupo 3. Tamao del grupo 4. Orientacin hacia el logro de las metas 5. Acuerdos sobre las metas 6. Dependencia de los integrantes hacia el grupo para satisfacer sus necesidades.(Itescam, 2008)
Qu puede hacerse para fomentar la cohesin de los grupos?
Algunas sugerencias: 1) reducir el grupo; 2) fomentar el acuerdo con las metas del grupo; 3) incrementar el tiempo que los miembros pasan juntos; 4) aumentar el estatus del grupo y la dificultad percibida de ingresar; 5) estimular la competencia con otros grupos; 6) recompensar al grupo ms que a los miembros, y 7) aislar al grupo.
Sin duda, la Cohesin es una caracterstica muy importante de cualquier grupo, ya que considero que es un indicador del grado en que los miembros del grupo aceptan o se adhieren a las normas.; es resultado de la actuacin de los individuos hacia la integracin del grupo, y ella misma es un factor de 58 organizacin, ya que favorece las comunicaciones, el surgimiento de normas y el ejercicio efectivo de los papeles o roles. (Robbins, 2004).
2.2.5. PROCESOS DE LOS GRUPOS
Segn Stephen P. Robbins (2004, p.238) cada grupo pasa por una serie de procesos, algunos se enuncian a continuacin:
Procesos internos: las pautas de comunicacin con que los miembros intercambian informacin, los procesos de toma de decisiones, el comporta- miento del lder, la dinmica del poder, la dialctica de los conflictos.
En las tareas conjuntas en las que la contribucin de cada miembro no se ve con claridad, se despierta una tendencia a disminuir el esfuerzo. En otras palabras, el ocio social ilustra una prdida de procesos como resultado de trabajar en grupo. Pero los procesos de los grupos tambin arrojan resultados positivos; es decir, los grupos pueden rendir por arriba de sus insumos. A continuacin se ilustra cmo los procesos de los grupos pueden tener un impacto en su eficacia real.
EFECTOS DE LOS PROCESOS DE LOS GRUPOS
+ - =
El trmino sinergia se refiere en biologa a la accin de dos o ms sustancias que produce un efecto distinto superior a la suma de tales sustancias. Podemos utilizar ese concepto para entender los procesos en los grupos. Por ejemplo, el ocio social representa una sinergia negativa. Por otro lado, en los Eficacia potencial del grupo Ganancia de los procesos Prdidas de los procesos Eficacia real del grupo 59 laboratorios se recurre a menudo a grupos de investigacin porque se pueden aprovechar las capacidades de varios individuos para tener estudios ms significativos como un grupo, de lo que podran producir los investigadores trabajando independientemente; es decir, generan una sinergia positiva.
Otra lnea de investigacin que nos permite entender mejor los procesos de los grupos es el efecto de facilitacin social. El efecto de facilitacin social se refiere a la tendencia a que el desempeo mejore o empeore en respuesta a la presencia de otros. Este efecto no es totalmente un fenmeno de grupos, pues las personas pueden trabajar frente a otras sin formar parte de ningn equipo, es ms probable que una situacin colectiva preste las condiciones para que se presente el efecto. En las investigaciones sobre la facilitacin social se indica que el desempeo de tareas simples y rutinarias se acelera y perfecciona ante la presencia de los dems. Cuando el trabajo es ms complicado y requiere mucha atencin, la presencia de otros tiene un efecto negativo en el de- sempeo.
2.2.6 TAREAS DE LOS GRUPOS
El efecto de los procesos de los grupos en su desempeo y en la satisfaccin de sus miembros tambin depende de las tareas que ejecuta el grupo. Las pruebas indican que la complejidad y la interdependencia de las tareas influyen en la eficacia del grupo
Las tareas pueden clasificarse, en lo general, como simples o complejas. Las tareas complejas son aquellas novedosas o excepcionales. Las simples son las rutinarias y normalizadas. Podemos plantear la hiptesis de que cuanto ms compleja es una tarea, ms se beneficiar el grupo de las discusiones entre los miembros sobre mtodos alternativos de trabajo. Si la tarea es simple, los integrantes no tienen que discutirlas, sino que recurren a las operaciones estandarizadas para hacer el trabajo.(Robbins, 2004, p. 239)
60 2.2.7. CONFLICTO
La habilidad para manejar el conflicto es sin duda una de las ms importantes cualidades que un administrador necesita poseer.
Brown y Moberg dicen que el conflicto en las organizaciones consiste en un desacuerdo entre dos o ms personas o grupos de trabajo que es el resultado de una incompatibilidad de objetivos, expectativas, percepciones o valores. (Brown y Moberg, 1983, p.76)
A menudo los participantes en el conflicto lo consideran como una experiencia destructiva, pero se est ante una concepcin limitada ya que los conflictos tambin tienen un lado positivo que es menos conocido.
Una de las ventajas del conflicto consiste en que se estimula a los individuos a buscar mejores mtodos que les aporten resultados ms satisfactorios. Los impulsa a ser ms creativos y probar nuevas ideas. Los problemas ocultos se traen a la superficie y entonces pueden afrontarse y resolverse.
Tambin existen posibles desventajas, en especial si el conflicto dura mucho tiempo o se torna demasiado intenso. En el nivel interpersonal, puede deteriorarse la cooperacin y el trabajo en equipo.
Tabla 2.10 Tipos de conflictos Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Robbins, S. P. (2004, p.397)
CONFLICTO FUNCIONAL. Conflicto que sustenta las metas del grupo y mejora su desempeo. CONFLICTO DISFUNCIONAL. Conflicto que estorba el desempeo del grupo. CONFLICTO DE TAREAS. Conflicto por el contenido y las metas de trabajo. CONFLICTO DE RELACIONES. Conflicto que se da en las relaciones interpersonales. CONFLICTO POR LOS PROCESOS. Conflicto por la manera en que se hace el trabajo. 61 En cualquier situacin de trabajo, el conflicto sobreviene cuando prevalecen ciertas condiciones o circunstancias. De entre ellas, se citan las que sealan Robbins (2004) y Hunt (1987) ya que se consideran que son las ms representativas:
1. INCOMPATIBILIDAD DE METAS. Hay ocasiones en las que la gente y los departamentos dentro de una organizacin tienen objetivos que no convergen hacia el mismo punto; o bien, hay interferencia entre las partes para la obtencin de sus objetivos particulares, lo cual trae como consecuencia el surgimiento de un conflicto.
2. INTERDEPENDENCIA EN EL FLUJO DE TRABAJO. Cuando la interdependencia en el flujo de trabajo es tal que una persona o grupo, depende de las aportaciones de uno o ms individuos, o grupos, para lograr los objetivos, las circunstancias son propicias para que surja un conflicto.
3. RELACIONES LABORALES ASIMTRICAS. Las relaciones de trabajo son asimtricas cuando una persona o grupo difiere de otras u con los que interactan, en cuanto a poder, valores y/o estatus. El conflicto debido a la asimetra tiende a ocurrir, por ejemplo, cuando una persona con menor poder necesita la ayuda de otra con mayor poder que no responde, cuando hay personas con valores muy distintos y que son for- zadas a trabajar juntas, o cuando a una persona de estatus alto se le obliga a interactuar con una persona de menor categora o a depender de ella.
4. ESCASEZ DE RECURSOS. Cuando los recursos en una organizacin no existen en suficiente abundancia para satisfacer las necesidades de todos los miembros, surge el conflicto. Debido a esto, sucede que aparecen personas o grupos que tratan de colocarse en una posicin que les permita recibir la mejor parte de los recursos limitados y los dems se opondrn o emplearn estrategias que les permitan defender sus respectivos intereses. 62 5. AMBIGEDAD DEL PAPEL. La falta de claridad en las metas y actividades, o en el desempeo de papeles puede crear tensiones y propiciar una situacin de conflicto; a nivel de grupo o de departamento, suele manifestarse como ambigedad de poder, es decir, dos grupos se hallan en situacin propicia para el conflicto cuando uno o ambos no entienden bien quin es responsable de qu.
6. DISTORSIONES EN LA COMUNICACIN. Ocurre cuando se transmite informacin incorrecta, inoportuna o insuficiente que da lugar a malentendidos, y por ello aparecen los problemas, Existen cuatro tipos de barreras que interfieren negativamente en el proceso de comunicacin: distracciones de una o ambas partes, errores de semntica, diferencias culturales y ausencia de retroalimentacin.
No se puede evitar su aparicin dentro de la organizacin, por lo cual, es necesario que los administradores aprendan a interactuar y a manejar los conflictos; a continuacin se presentan algunas estrategias para el manejo de conflictos que Hunt (1987) nos describe:
Tabla 2.11 Manejo de conflictos Fuente: Elaboracin propia
Conflicto Perder-Perder. Los resultados de perder-perder son consecuencia del manejo del conflicto por medio de la negacin, su suavizacin o negociacin. Nadie logra realizar sus deseos, y las condiciones que dieron origen al conflicto permanecen sin alteracin, lo cual provocar un conflicto de naturaleza similar en el futuro.
La negacin es una forma extrema de ignorar las cosas. Todos intentan aparentar que el conflicto no existe y esperan que simplemente 63 desaparezca. La suavizacin trata de limar las asperezas entre las partes en conflicto y resalta las coincidencias en los puntos en los que hay acuerdo; es la coexistencia pacfica debida al reconocimiento de que el inters comn es lograr la meta; la suavizacin puede ignorar la causa real de un conflicto dado.
El compromiso o negociacin sucede cuando cada parte en conflicto cede algo de valor a la otra, en consecuencia, ninguna parte logra satisfacer plenamente sus deseos y quedan establecidas las condiciones para futuros conflictos.
Conflicto Ganar-Perder. En los conflictos ganar-perder una parte logra sus deseos a expensas de los deseos de la otra o mediante la supresin de ellos. Esto puede originarse cuando una de las partes se impone a la otra, donde la victoria se obtiene por la fuerza, habilidades superiores o dominio, tambin ocurre como resultado de un mando autoritario, donde una autoridad formal simplemente dicta una resolucin y determina qu se gano y perdi, y quin es el vencedor. Esta estrategia es errnea al no dirigirse a las races del conflicto, por lo cual probablemente habr situaciones semejantes en el futuro.
Conflicto Ganar-Ganar. La solucin del conflicto en el que ambas partes salen ganando se logra por la confrontacin de las situaciones y el uso de la solucin del problema para reconciliar las diferencias.
Este enfoque positivo para manejar el conflicto enfatiza el reconocimiento por todas las partes involucradas de que algo est mal y necesita atencin. Cuando se logra resolver el problema, significa que el conflicto ha sido verdaderamente resuelto; en este caso se eliminan las causas que podran hacer que continuara el conflicto o que resurgiera, dado que no se ha ignorado ni suprimido nada y todos los asuntos importantes se discuten y explican abiertamente. La prueba final de la resolucin del conflicto radica en que las partes involucradas tengan la 64 voluntad, o no, de reconocer que la solucin adoptada permite que todos alcancen sus metas de una manera aceptable. (p. 468- 470).
Como se vio, el conflicto tiene el potencial de mejorar o deteriorar el desempeo de los individuos o grupos involucrados dependiendo de la manera como se maneje. No obstante, considero que es vital que haya un flujo constante y enriquecedor de comunicacin en todos los niveles de la organizacin, de tal manera que los individuos y los grupos abandonen sus prejuicios y actitudes egostas respecto a los dems, y as se logre crear un nuevo ambiente de trabajo que impida el desarrollo de conflictos y que sea representativo de una cultura organizacional positiva y estimulante.
2.3. EQUIPO DE TRABAJO Un equipo se compone de cierto nmero de personas dotadas de facultades para el cumplimiento de metas grupales. Una de las definiciones de equipo es: Conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales dan como resultado un desempeo mayor que la suma de aquellas contribuciones individuales (Robbins, 2004, p. 286). En otra palabras son unidades compuestas por un nmero de personas indeterminado que se organizan para la realizacin de una determinada tarea y que estn relacionadas entre s, que como consecuencia de esa relacin interactan dentro del mismo equipo para alcanzar los objetivos que se han propuesto alcanzar, reconociendo que se necesitan las unas a las otras para dicho cumplimiento y reconocindose con identidad propia como equipo. (Escat, C. M. ,2002) Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a travs del esfuerzo coordinado. El resultado de sus esfuerzos individuales es un nivel de desempeo mayor que la suma de aquellas contribuciones individuales. (Robbins, 2004, p.286). El uso extensivo de los equipos crea el potencial para que una organizacin genere mayores resultados sin un incremento en las contribuciones. 65 2.3.1. CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS EQUIPOS Tiene un fin y un objetivo comn. Sus componentes se relacionan unos con otros para lograr objetivos. Cada miembro se percibe a s mismo como parte del grupo. La necesidad de trabajo en equipo, lleg de la mano de las propuestas de la calidad total, reduccin de costos, e interrelacin de diversos sectores funcionales de la empresa. 2.3.1.1. CARACTERSTICAS DESTACADAS DE LOS EQUIPOS DE ALTO DESEMPEO Los mejores equipos de trabajo tienden a ser pequeos. Cuando tienen ms de 10 a 12 miembros, se vuelve difcil llevar a cabo el trabajo. Para desempearse eficazmente, un equipo requiere tres tipos diferentes de habilidades. Primero, necesita gente con la experiencia tcnica. Segundo, necesita gente con las habilidades de solucin de problemas y de toma de decisiones suficientes para ser capaces de identificar problemas, generar alternativas, evaluar esas alternativas y elegir opciones competentes. Tercero, necesitan gente que sepa escuchar, que ofrezca retroalimentacin, que busque la solucin de conflictos y posea otras habilidades interpersonales. 2.3.2. TIPOS DE EQUIPOS Los equipos pueden ser clasificados con base en sus objetivos. Segn Stephen P. Robbins (2004) las tres formas ms comunes de equipo que probablemente se encuentre en una organizacin son los equipos de solucin de problemas, los equipos autodirigidos y los equipos nter funcionales: 1. Equipos de solucin de problemas: En los equipos de solucin de problemas, los miembros comparten ideas u ofrecen sugerencias sobre 66 la forma de mejorar los procesos y los mtodos de trabajo. Pocas veces, sin embargo, tienen la autoridad para poner en prctica unilateralmente cualquiera de sus acciones sugeridas. Un ejemplo de los equipos de solucin de problemas son los crculos de calidad. 2. Los equipos autodirigidos: Son grupos de empleados (tpicamente de 10 a 15) quienes asumen las responsabilidades de sus antigos supervisores. Por lo general, esto incluye la planeacin y la programacin del trabajo, el control colectivo sobre el ritmo de trabajo, la toma de decisiones operativas y ejecutar acciones sobre los problemas. Los equipos de trabajo completamente autodirigidos incluso seleccionan a sus propios miembros y hacen que stos evalen el desempeo de cada uno. 3. Equipos interfuncionales: Estos equipos son formados por empleados del mismo nivel jerrquico pero de diferentes reas de trabajo, que se renen para llevar a cabo una tarea. los equipos nter funcionales son un medio eficaz para permitir a la gente de diversas reas dentro de una organizacin (o incluso entre organizaciones) intercambiar informacin, desarrollar nuevas ideas y solucionar problemas y as como coordinar proyectos complejos. (p. 287-290).
2.3.3. LA PARTICIPACIN EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO: EL ROL DE LOS PARTICIPANTES El principio fundamental para que un equipo de trabajo funcione es la participacin activa de sus miembros. sta determina la eficacia del equipo, slo es posible mediante: Una cuidadosa planificacin. Un compromiso real de los participantes. Un tratamiento sistemtico de los problemas principales, con independencia de su conflictividad. 67 Cada equipo cuenta con un nmero de miembros ms o menos comprometidos en un proceso de relacin social. Cada una de ellas desempea un rol dentro del equipo que marca el tipo de tareas a ejecutar y dispone de cierto status. Para evitar malos entendidos, es preciso definir exactamente los roles que desempea cada miembro del equipo. El papel que desempea cada miembro est en relacin con lo que los dems esperan de l, as asume su lugar y se comporta de acuerdo con su posicin respecto a los otros. 2.3.3.1. PAPELES POTENCIALES EN LOS EQUIPOS Se identifican nueve papeles potenciales en el equipo: 1. Consejero: Alienta la bsqueda de ms informacin. 2. Conector: Coordina e integra. 3. Creador: Inicia las ideas creativas. 4. Promotor: Defiende las ideas despus de que son emitidas. 5. Asesor: Ofrece un anlisis de la perspectiva interna sobre las opciones. 6. Organizador: Proporciona estructura. 7. Productor: Proporciona direccin y seguimiento. 8. Contralor: Examina los detalles y hace valer las reglas. 9. Defensor: Pelea las batallas externas Tabla 2.12 Papeles claves en los equipos Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Robbins, S. P. (2004, p.291). Otros de estilos de trabajo en equipo, segn Fernando Arias Galicia y Vctor Heredia (2004): 68 1. Coordinar. Este es el papel fundamental para establecer los objetivos del equipo y distribuir las tareas o contribucin esperada de cada uno de los participan. La persona con este estilo favorito integra y coordina los esfuerzos de todos los miembros y dirige, con base en el respeto, la admiracin o el liderazgo que logra de los dems. El coordinador no necesariamente sobresale en aspectos intelectuales; su caracterstica predominante consiste en saber ganarse el respeto de los dems. Es flexible y tolerante, demostrando que tiene confianza en los miembros del equipo. Su entusiasmo motiva a otras personas.
2. Impulsar. La actuacin caracterstica de la persona con este estilo consiste en aportar mpetu competitivo al grupo. Exige firmemente que se logren los objetivos planteados. Est siempre altamente motivada. Con frecuencia se muestra inquieta o tensa, por una alta necesidad de logro. persigue los objetivos a costa de lo que sea, incluso pasando por alto los sentimientos de los otros. El impulsor est impelido a ganar y persigue los objetivos, poniendo su esfuerzo en esta tarea. Demuestra fuertes reacciones emocionales ante cualquier frustracin, decepcin o contratiempo. Suele ser suspicaz e impaciente. En cambio, el impulsor suele resultar excelente para provocar la reaccin en equipos paralizados o en organizaciones donde las complicaciones politizantes frenan el avance hacia el logro de los objetivos. En estas circunstancias, colocan los problemas sobre la mesa, dejando a un lado las contemplaciones.
3. Innovar. Esta persona es fundamentalmente aportadora de ideas imaginativas, brillantes y, con frecuencia, profundas. A veces sus ideas pueden resultar un tanto complicadas o irrealizables; pero plenas de imaginacin y creatividad. El innovador tiene un enfoque hondo siguiendo su propio sistema mental de profundizacin. Trabaja independientemente. No se siente demasiado orientado al equipo, aunque normalmente su contribucin mejore el xito de ste. Los innovadores tienden a ser introvertidos, por lo que requieren un 69 coordinador para motivarles a fin de aportar ideas originales y viables.
4. Evaluar. La aportacin principal de las personas con este estilo consiste en el anlisis ponderado y sin apasionamientos. Puede suceder que los miembros innovadores, de un equipo, los proveedores y, posiblemente, los impulsores, caigan discusiones entre ellos. El evaluador es quien acta entonces como arbitro, porque es objetivo. El evaluador suele tener una actitud de desapego emocional o distancia respecto al equipo y, por tanto, en la mayora de las situaciones puede actuar como "observador", entrando en juego cuando es preciso tomar una decisin de importancia. Aunque es algo seco y crtico, se integra y funciona bien dentro del equipo, especialmente si su papel es reconocido como tal, por s mismo y por los dems miembros del equipo.
5. Proveer. Este estilo resulta fundamentalmente para el vendedor y el diplomtico capaz de recoger todo lo aprovechable del equipo y del ambiente en torno. Manifiesta gran habilidad para hacer contactos externos y pone entusiasmo en las tareas. Aunque no es una fuente frecuente de ideas originales, el proveedor de recursos es altamente eficaz cuando capta las ideas y las asimila. Suele tener un papel relevante en el equipo a la hora de poner en marcha las innovaciones; es apto para identificar lo que es til y factible. La persona con este estilo resulta eficaz en las relaciones interpersonales pues se muestra sociable, amistoso, bastante extrovertido; es un negociador de gran valor a la hora de poner en prctica las ideas. Igualmente, explora la informacin con curiosidad pero no se aferra a los detalles. Con frecuencia su entusiasmo no es muy alto y, de hecho, decae si no recibe estmulo de los dems.
6. Completar. La persona con este estilo denota una actitud de preocupacin por lo que no va bien. Verifica los detalles personalmente. Es intolerante con los errores. Est detrs de los 70 proyectos, verificando su trmino, para lo cual trabaja dura y perseverantemente. Sobresale encontrando y corrigiendo las fallas, pero adems organiza las acciones, los materiales, etc. Cuida que todos los aspectos de un proyecto, los ensayos, las pruebas y los procedimientos administrativos estn bien planificados y especificados. Con frecuencia esta persona tiende a estar tensa, pero su ansiedad no suele ser apreciada por los dems. Generalmente controla sus emociones. Tiene una fuerte disciplina interna y respeta la de los dems. Evita dejar los trabajos empezados sin acabar.
7. Armonizar. El papel fundamental de las personas con este estilo consiste en promover la concordia dentro del equipo. Predominantemente atiende a las ideas y sentimientos de los dems. Denota simpata y segundad en s misma. Se comunica bien, despierta confianza en los dems. Pondr por delante los objetivos del equipo y su buen funcionamiento antes que su propia ambicin. El armonizador es diplomtico y hbil en captar los sentimientos de los dems y las caractersticas de la situacin; no es crtico hacia los otros y no suele tomar las decisiones del equipo. El papel del armonizador es desviar o diluir los problemas personales y, como consecuencia, lograr que cada miembro pueda contribuir con eficacia al logro de los objetivos, lo cual puede conseguirlo de varios modos: mediante sus salidas de buen humor, sus palabras de nimo o cualquier tipo de comentario para reducir la tensin.
8. Implantar. Este estilo est caracterizado por la alta orientacin hacia el diseo de procedimientos y esquemas lgicos de trabajo. El implantador es un complemento de gran valor para los entusiastas de la innovacin en el equipo. El implantador es concienzudo y, como el evaluador, se preocupa por los detalles. Los implantadores son muy buenos cuando se trata de poner en prctica los esquemas que ellos mismos u otras personas han diseado: son buenos organizadores, 71 capaces de dirigir a los colaboradores, tienden a guardar un buen control emocional y tienen preferencia por el orden y la rutina. (p. 603- 607). 2.3.4. FORMACIN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Robbins (2004) nos menciona las opciones primarias que los gerentes tienen para transformar a los individuos en miembros del equipo:
Seleccin. Algunas personas ya poseen las habilidades interpersonales para ser miembros eficaces del equipo. Cuando se contrata a los miembros del equipo, adems de las habilidades tcnicas requeridas para el trabajo, se debe tener cuidado de asegurar que los candidatos pueden cumplir sus papeles de equipo as como los requerimientos tcnicos.
Muchos candidatos al puesto no tienen habilidades de equipo. Esto es especialmente cierto para aquellos que se socializaron en torno a las contribuciones individuales. Cuando se enfrentan con tales candidatos, los gerentes tienen bsicamente tres opciones. Estos candidatos pueden pasar por el entrenamiento para "volverse miembros del equipo". Si esto no es posible o no funciona, las otras dos opciones son la transferencia del individuo a otra unidad dentro de la organizacin, sin equipos (si esa posibilidad existe); o no contratar al candidato. Entrenamiento. En un tono ms optimista, una gran proporcin de gente que se educ dentro de la importancia del logro individual puede ser entrenada para volverse miembro de un equipo. Los especialistas del entrenamiento conducen ejercicios que permiten a los empleados experimentar la satisfaccin que el trabajo en equipo proporciona. Generalmente ofrecen talleres para ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades de solucin de problemas, de comunicacin, de negociacin, de manejo de conflictos y de habilidades de entrenador. 72 Recompensas. El sistema de recompensas necesita ser desarrollado para alentar los esfuerzos cooperativos en lugar de los competitivos. Los ascensos, los incrementos de salario y otras formas de reconocimiento deberan drseles a los individuos en relacin con su eficacia como miembros colaboradores del equipo. Esto no significa que se pase por alto la contribucin individual; ms bien es equilibrada con las contribuciones desinteresadas al equipo. (p.297)
Es emocionante y satisfactorio ser una parte integral de un equipo exitoso. La oportunidad de comprometerse en el desarrollo personal y ayudar a los miembros del equipo a crecer puede ser muy satisfactoria y una experiencia gratificante para los empleados. 2.3.5. ASPECTOS NECESARIOS PARA TRABAJAR EN EQUIPO El liderazgo efectivo: Es decir contar con un proceso de creacin de una visin de futuro, que tenga en cuenta los intereses de los integrantes desarrollando una estrategia racional para acercarse a dicha visin. Consiguiendo el apoyo de los centros del poder para lograr lo anterior e incentivando a las personas cuyos aspectos son esenciales para poner en prctica la estrategia. Promover los canales de comunicacin, eliminando barreras y fomentando la retroalimentacin (feedback). Existencia de un clima de trabajo armnico: permitiendo y promoviendo la participacin de los integrantes y aprovechando el desacuerdo para buscar una mejora en el desempeo. CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS MIEMBROS DEL EQUIPO: Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo. Ser leales con uno mismo y con los dems. Tener espritu de autocrtica y de crtica constructiva. Responsabilidad para cumplir los objetivos. Capacidad de autodeterminacin, iniciativa, tenacidad y optimismo. 73 Afn de superacin.
2.4. LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA
Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos especficos, como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de modo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente.
2.4.1. BASES DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
La estructura organizacional se define cmo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo.
Segn Robbins (2004, p.426-432) los elementos bsicos para el diseo de la estructura de la organizacin:
Especializacin laboral: Grado en el que las tareas de la organizacin estn divididas en puestos de trabajo.
En la actualidad aplicamos el trmino especializacin laboral o divisin del trabajo al grado en que las tareas de la organizacin estn divididas en puestos de trabajo. La esencia de la especializacin laboral est en que, en lugar de que un solo individuo haga todo el trabajo, ste se divide en varios pasos y cada uno lo completa cada una persona por su cuenta. Los individuos se especializan en una parte de una actividad y no en toda.
La especializacin laboral aumenta la eficiencia y la productividad porque estimula la generacin de inventos especiales y de maquinaria.
74 Departamentalizacin: Mencionada anteriormente en el primer capitulo; es la base para agrupar las tareas. Una de las formas ms populares para agrupar las actividades se lleva acabo por medio de las funciones realizadas. Algunos modelos de departamentalizacin son: por productos y/o servicios, por clientes, por zona geogrfica, etc.
Cadena de mandos: es una lnea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organizacin hasta el ltimo escalafn y aclara a quin acudir si se presenta un problema o ante quin son responsables.
Se mencionan como conceptos complementarios:
La autoridad se refiere al derecho inherente de una posicin gerencial para dar rdenes y esperar que stas se acepten. El principio de unidad de mando sostiene el concepto de lnea continua de autoridad. Afirma que una persona debe tener slo un superior ante el cual es responsable directamente.
Tramo de control: Determina el nmero de niveles y administradores que tiene una organizacin.
Formalizacin: Grado en el que las tareas en la organizacin estn estandarizadas. Si un puesto esta muy formalizado, tiene muy poca libertad sobre que hace, cuando y como lo hace. La descripcin de los puestos son explcitos, no hay procedimientos y estn bien delimitados. Cuando es escasa el comportamiento en los puestos no est programado y los empleados tienen libertad para ejercer su trabajo.
Centralizacin. Grado en que la toma de decisiones esta concentrada en un solo punto de la organizacin. Un ejemplo de esto seria las grandes compaas que tienen a su cargo personas especializadas para la toma de decisiones en sus oficinas centrales y mandan la informacin a sus sucursales. 75 Descentralizacin. La toma de decisiones las realiza un gerente que se encuentra cerca de la accin. Por ejemplo, hay empresas que en sus estructuras no estn tan formalizadas y permiten que sus gerentes tomen las decisiones por considerar que conocen la empresa y su funcionamiento por lo que tomarn decisiones adecuadas.
2.4.2. DISEOS ORGANIZACIONALES MS COMUNES
Segn Robbins (2004) los tres diseos organizacionales ms en uso son: estructura simple, burocracia y estructura matricial:
1) Estructura simple: est caracterizada por un grado escaso de departamentalizacin, tramos amplios de control, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalizacin.
2) La burocracia: una estructura con tareas operativas altamente rutinarias logradas a travs de la especializacin, normas y reglamentos muy formalizados, tareas que se agrupan en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue la cadena de mando.
3) La estructura matricial o de matriz: una estructura que crea lneas duales de autoridad; combina la departamentalizacin funcional y la del producto o proyecto.
2.4.3. NUEVAS OPCIONES DE DISEO
En esta seccin se describen tres de estos nuevos diseos estructurales:
1. Estructura del equipo: es la utilizacin de equipos como medio central para coordinar las actividades del trabajo. La caracterstica principal es que supera las barreras departamentales y descentraliza la toma de decisiones al nivel del equipo de trabajo.
76 2. Organizacin Virtual: una pequea organizacin virtual que controla extremadamente sus principales funciones para la mayora de las funciones del negocio. Trata de buscar la mxima flexibilidad, es decir, crear redes de relaciones que permitan subcontratar manufactura, marketing y otras funciones comerciales.
3. Organizacin sin fronteras: organizacin que busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados. (Robbins, 2004).
2.4.4. DETERMINANTES DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIN
A continuacin se presentan las causas o determinantes para la estructura de una organizacin:
Estrategia. La estructura de una organizacin es un medio para que la administracin alcance sus objetivos. Como estos objetivos se derivan de la estrategia general de la organizacin, es natural que la estrategia y la estructura estn muy enlazadas.
Las teoras estratgicas se concretan en 3 dimensiones:
1. Innovacin. Estrategia con la que se destaca la introduccin de productos o servicios nuevos. 2. Minimizacin De Costos. Controla rgidamente los costos, evita gastos innecesarios de innovacin y de Marketing y recorta los precios. 3. Imitacin. Se pretende hacer nuevos productos o entrar en nuevos mercados cuando se ha probado su viabilidad en otras compaas.
Tamao de la organizacin. Se ha demostrado que el tamao de una organizacin tiene un efecto significativo en su estructura. Por ejemplo, 77 las organizaciones grandes. (Mas de 2000 trabajadores) muestran mas especializacin, mas departamentalizacin, en cambio las organizaciones pequeas la relacin no es lineal, sino que el tamao afecta la estructura en forma decreciente.
Tecnologa. Se refiere a como convierte la organizacin sus insumos en productos. Toda organizacin tiene por lo menos tecnologa para convertir sus recursos financieros humanos y materiales en productos o servicios.
Entorno. El entorno de una organizacin est compuesto por las instituciones o fuerzas externas que pueden afectar su desempeo. Abarca generalmente proveedores, clientes, competencia, dependencias reguladoras gubernamentales, grupos polticos de presin, etc. (Robbins, 2004).
2.4.5. COMPLEJIDAD DE LAS ORGANIZACIONES
En la actualidad la sociedad est formada por organizaciones muy variadas: empresas comerciales, industriales, de servicios, etc., las cuales pueden estar orientadas hacia la produccin de un bien o a la prestacin de un servicio. Las organizaciones han perdido los rasgos primarios que tenan cuando se iniciaron, se han modificado debido a los efectos del ambiente y esta adaptacin las ha vuelto ms complejas. Las diversas actividades que realiza una organizacin pueden analizarse en varios niveles. Cuando una organizacin crece se vuelve ms compleja, ya que el personal aumenta y por lo tanto se incrementa el nmero de niveles jerrquicos.
Los elementos de complejidad comnmente identificados son los siguientes:
Diferenciacin Horizontal: es la forma en que las tareas realizadas por la organizacin se subdividen entre sus miembros, bien sea dando a especialistas una gama extensa de actividades a realizar, lo cual puede 78 traer problemas de coordinacin, y subdividir minuciosamente las tareas de manera que los no especializados puedan realizarlas (tpico de la burocracia).
Diferenciacin Vertical: es la forma en que las tareas realizadas por la organizacin se subdividen entre sus miembros, bien sea dando a especialistas una gama extensa de actividades a realizar, lo cual puede traer problemas de coordinacin, y subdividir minuciosamente las tareas de manera que los no especializados puedan realizarlas y puede medirse por el recuento del nmero de posiciones entre el ejecutivo y los empleados que trabajan en los principales puestos inferiores. Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel ms alto, dejando prcticamente sin poder los escalones intermedios. Estas dos diferenciaciones presentan a las organizaciones problemas de control, de comunicacin y de coordinacin.
Dispersin Espacial: (representacin de la organizacin en distintos lugares), puede ser una forma de diferenciacin horizontal o vertical, o sea, las actividades y el personal pueden ser dispersados fsicamente segn las funciones horizontales o verticales por medio de la separacin de centros de poder o de labores. La organizacin tiende a volverse ms compleja a medida que el medio que la rodea se hace ms complejo. (Lom, A. ,2006)
Algunas caractersticas de las grandes organizaciones tambin llamadas organizaciones complejas son:
Complejidad: se refiere a la complejidad de la estructura, la que tiene que ver con la separacin vertical existente; a mayor divisin del trabajo, aumenta la complejidad de la organizacin. En las organizaciones pequeas las interacciones se realizan persona a persona, mientras que en las grandes, la interaccin es indirecta debido a los niveles intermedios que coordinan las labores de los individuos. 79 Anonimato: no importa quien realice los trabajos u operaciones, lo importante es que se lleven a cabo.
Rutinas estandarizadas: en los procesos y canales de comunicacin.
Estructuras personalizadas no oficiales: es decir, la organizacin informal.
Tendencia a la especializacin y a la proliferacin de funciones: lo que requiere mtodos cada vez ms complejos de coordinacin e integracin.
Tamao: es un elemento intrnseco en grandes organizaciones.
2.4.6. CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura organizacional es parte integral de la vida en las organizaciones a travs de sta se logra mantener unidos a los integrantes de una organizacin, representa un elemento clave del entorno de trabajo en el que los empleados desempean sus labores. (Davis y Newstrom, 1999, p.111).
Se fundamenta en los valores, las creencias y los principios que constituyen las races del sistema gerencial de una organizacin, as como tambin al conjunto de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de soporte a estos principios bsicos.
Robert Kreitner & Angelo Kinicki, definen a la cultura organizacional como: un modo de vida, un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interaccin y de relaciones tpicas de determinada organizacin (Kreitner y Kinicki, 1996, p.590).
Es importante porque a travs de ella se ofrece una identidad organizacional a los empleados, una visin definitoria de lo que representa la organizacin. Son 80 asimismo una importante fuente de estabilidad y continuidad para las organizaciones, la cual brinda una sensacin de seguridad a sus miembros. Al mismo tiempo, el conocimiento de la cultura organizacional ayuda a los empleados de nuevo ingreso a interpretar lo que sucede dentro de la organizacin, ya que les ofrece un importante contexto para hechos que de otro modo pareceran confusos. Quiz ms que ninguna otra cosa, las culturas contribuyen a estimular el entusiasmo de los empleados en sus tareas. (Davis y Newstrom, 1999, p.112)
La cultura determina la forma como funciona una empresa, sta se refleja en las estrategias, estructuras y sistemas que presenta la misma y puede ser aprendida, evoluciona con nuevas experiencias, y puede ser cambiada para bien si llega a entenderse la dinmica del proceso de aprendizaje.
Dentro de los tipos de cultura organizacional pueden ser mencionados los siguientes:
Cultura predominante: Es aquella cultura que muestra o expresa los valores centrales que comparte la gran mayora de los miembros de la organizacin. Cuando se habla de cultura organizacional se habla de cultura dominante.
Subcultura: Son culturas que reflejan problemas, situaciones y experiencias que comparten sus miembros.
2.4.6.1. CARACTERSTICAS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
Entre las caractersticas principales, se pueden mencionar: Identidad de sus miembros: Es el grado en que los trabajadores se identifican con la organizacin como un todo y no slo con su tipo de trabajo. 81 nfasis en el grupo: las actividades de trabajo se organizan con relacin a grupos y no a personas. Enfoque hacia las personas: Las decisiones de la administracin toman en consideracin las repercusiones que los resultados tendrn en los miembros de la organizacin. La integracin de unidades: Se instruye que las unidades de la organizacin trabajen de manera coordinada e independiente. El control: Establece el uso de reglas, procesos y supervisin para el control de la conducta de los individuos. Tolerancia al riesgo: Es el grado que se le permite a los empleados para que sean innovadores, arriesgados y agresivos. Los criterios para recompensar: Cmo se distribuyen las recompensas; entre los que podemos mencionar el aumento de sueldos y ascensos de acuerdo con el rendimiento del empleado. El perfil hacia los fines o los medios: En que forma la administracin obtiene una visin de los resultados o metas y no hacia las tcnicas o procesos usados para alcanzarlos. El enfoque hacia un sistema abierto: El grado en que la organizacin controla y contesta a los cambios externos. (Aguilar, D. E ).
2.4.6.2. FACTORES QUE AFECTAN LA CULTURA ORGANIZACIONAL
Como ya se mencion anteriormente la cultura organizacional es parte integral de la vida en las organizaciones, es el sistema dominante de creencias y valores puestos en prctica dentro de una organizacin. Dicha cultura puede facilitar o restringir la competitividad y el desempeo de la empresa. (Arias y Heredia, 2004, p.307)
Los factores que con ms frecuencia afectan una organizacin son mencionados a continuacin:
La historia y propiedad: Al entender la propiedad como la responsabilidad, el control de los resultados y de los medios para 82 lograrlos, se dice que una propiedad centralizada de la organizacin tiende a crear ambiente de poder alto, donde los recursos son controlados. Por su parte, las organizaciones antigas tienden a ser estructuradas con un alto control y niveles de poder bien concentrados.
El tamao: Una organizacin grande tiende a tener una estructura bien definida, controles muy especficos, cada miembro tiene una clara visin de sus responsabilidades. Una compaa pequea proporciona una mayor flexibilidad, como tambin un esfuerzo sobresaliente de cada uno de sus miembros.
La tecnologa: Esta desempea un importante papel en el desarrollo de las empresas. En organizaciones con un medio muy cambiante se requiere de fuentes de poder muy claras al igual que de un cierto grado de individualismo para enfrentar estos retos.
Metas y objetivos: Los objetivos de una empresa varan conforme a las estrategias.
El personal: Es un recurso de mucha importancia. La posibilidad de cambiar la cultura de una organizacin depender de las caractersticas que posean sus miembros. Significa que cada persona acepta, pero modifica su cultura. (Lom, A.,2006).
2.4.6.3. LA CULTURA DE LAS ORGANIZACIONES EXITOSAS Investigaciones en el mbito internacional indican los rasgos culturales de las empresas exitosas:
a) Realizan esfuerzos para comunicarse constantemente con todas las partes interesadas (clientes y trabajadores, especialmente). El conocimiento de las necesidades, expectativas y deseos de los clientes 83 directos constituye un objetivo valioso para estas empresas. No se trata de prestar odos slo a las quejas sino de establecer sistemas de aprendizaje constante de todos los puntos de contacto con los clientes finales.
Igualmente, la comunicacin con los trabajadores sobre los resultados de la empresa, los nuevos productos y servicios, etc. se convierte en una accin permanente. Sobresale el reconocimiento pblico a los trabajadores que han efectuado contribuciones importantes para la productividad de la empresa as como para lograr la satisfaccin de los clientes. b) Centralizan la formulacin de polticas pero descentralizan la ejecucin. Una poltica fundamental es la relativa al mantenimiento de altas normas de calidad. Siguen una regla simple: centralizar las funciones cuando se implica una economa de escala o se incrementa la calidad; pero es preciso descentralizar cuando las decisiones a tomar estn cerca de la "lnea de fuego", es decir, cuando afectan directamente a los clientes (internos o externos) o asociados. As se reducen las jerarquas, el papeleo y la burocracia.
c) Emplean mecanismos de integracin. En estas empresas y organizaciones se promueve la coordinacin entre las diversas unidades y el conocimiento, por parte de los trabajadores, de la misin de la empresa y los objetivos por lograr. Se eliminan las barreras a la comunicacin. d) Invierten fuertemente en su capital humano. En virtud de procurar la rpida toma de decisiones oportunas por todos los miembros de la empresa, sobresalen el desarrollo y el facultamiento (empowerment). El potencial humano es fomentado constantemente, especialmente en lo relativo a las habilidades clave para la competitividad y la satisfaccin de los clientes.
84 e) Mantienen una orientacin constante hacia los resultados y el mejoramiento constante. No slo se empean en la mejora constante sino tambin la miden por medio de resultados demostrables. Igualmente recompensan el logro de resultados y no slo el esfuerzo. El enfoque en el cliente final significa la creacin de una mstica de mercadotecnia en todas las reas. As, se pide que cada una contribuya a la satisfaccin final del cliente. (Arias y Heredia, 2004) En este captulo se hizo un anlisis exhaustivo del individuo como un solo ente, como integrante de un grupo, como miembro de un equipo y como parte integrante de una organizacin como sistema. No podemos hablar de D.O. sin que la palabra cambio aparezca como parte del proceso, en el siguiente captulo, nos introduciremos un poco ms sobre este tema, para observar qu se necesita para implementar un cambio; cmo se puede desarrollar; si existe alguna resistencia; cmo tratar a nuestros trabajadores para que lo acepten, cules seran algunas de las causas que lo provocan, el agente de cambio, etc.
CAPITULO III CAMBIO ORGANIZACIONAL
86 3.1. CONCEPTO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL
El entorno de las organizaciones est cambiando en forma rpida, las condiciones externas se han vuelto menos estables, el aspecto econmico, la innovacin tecnolgica y las normas gubernamentales son factores que cambian rpidamente.
El cambio est implcito en todas las cosas conforme transcurre el tiempo. Los seres humanos se adaptan y familiarizan con el cambio desde muy temprana edad, al experimentar desde sus procesos biolgicos hasta su entorno social. A pesar de ello cuando los cambios se presentan en el ambiente de trabajo los individuos se resisten, es por esto que las organizaciones al verse afectadas por el ritmo acelerado que presenta el cambio tienen que desarrollar habilidades para mejorar los procesos y procedimientos por los que tienen que atravesar cuando se enfrentan al cambio.
De acuerdo con algunos autores, el cambio puede ser definido de las siguientes formas:
Pierre Collerette y Giles Delisle: Toda modificacin observada en la cultura o la estructura de un sistema organizacional y que posee un carcter relativamente perdurable (Collorette y Delisle, 1988, p.3)
Fernando Achilles de Fara Mello: "La modificacin de un estado, condicin o situacin. Es una transformacin de caractersticas, una alteracin de dimensiones o aspectos ms o menos significativos" (Achilles, 1986, p. 47).
Carlos A. Audirac: "Es cualquier modificacin o movimiento de un plano o estado a otro que es fcilmente perceptible dentro de un contexto y es llevado a cabo en funcin del desequilibrio provocado para alcanzar una homeostasis 87 relativamente perdurable. Es decir, es una situacin en donde se dejan determinadas estructuras, procedimientos, comportamientos, etc., para adquirir otras que permitan la adaptacin al contexto en el cual se encuentra el sistema, y as lograr una estabilidad que facilite la eficacia y efectividad en la ejecucin de acciones."(Audirac, 1994, p.43)
Robert M. Fulmer: "Alteracin o ajuste en la organizacin de alguna unidad que se considera que es un ambiente total"(Fulmer, 2002, p.237).
Samuel C. Certo: "Es el proceso que se sigue para modificar una organizacin" (Certo, 1992, p.288).
De las anteriores definiciones se destacan los siguientes puntos:
1. El cambio ocurre como consecuencia de un desequilibrio que afecta al sistema u organizacin. 2. Implica llevar a cabo modificaciones al sistema u organizacin. 3. Afecta directamente o indirectamente a todos los elementos que integran el sistema u organizacin. 4. Busca lograr una estabilidad.
3.1.1. FACTORES QUE SUGIEREN CAMBIOS
George R. Terry (1980) menciona los siguientes factores que sirvan como indicadores para decidir si es necesario hacer cambios en la organizacin y cuando deben hacerse:
a) Crecimiento de la empresa. Conforme va creciendo una empresa, se agregan nuevos puestos y niveles jerrquicos; se multiplican las funciones y se amplan los tramos de control. Lo anterior trae como consecuencia la aparicin de puestos puramente administrativos, relegando las actividades operativas y de atencin al cliente a puestos dedicados exclusivamente a eso. Cuando esto sucede, la accin de llevar a cabo las actividades diarias se torna rgida y lenta, por lo cual se 88 retarda y dificulta la toma de decisiones. Por lo anteriormente mencionado, los directivos deben estar alertas y llevar a cabo acciones destinadas a evitar que la estructura organizacional se vuelva rgida y obsoleta.
b) Consideraciones del mercado y del producto. Los cambios en los mercados y en los productos de una empresa generalmente sugieren cambios estructurales. Un ejemplo: si existe una tendencia hacia la diversificacin de productos, el problema de la toma de decisiones y de la coordinacin entre las reas involucradas puede resultar bastante complejo; en tal caso, la estructuracin organizacional en divisiones puede proporcionar la solucin.
c) Mercados internacionales. Normalmente las ventas al extranjero y, frecuentemente, las fabricaciones forneas, son manejadas por unidades diferentes de las que atienden las ventas y produccin locales. Esto se debe principalmente a las caractersticas de los mercados, al modo de realizar las ventas y a los esfuerzos de produccin, as como a la ubicacin de los compradores.
d) Caractersticas del producto. Cuando las materias primas e insumos utilizados en el proceso productivo son fciles de obtener, y tiene importancia el volumen, peso o frescura de los productos para el consumidor, entonces puede ser til cambiar a una estructuracin organizacional por territorios.
e) Costos. Actualmente muchas organizaciones estn obligadas por necesidad a reducir sus gastos; entre otras, los directivos toman la decisin de contar con menos personal, eliminando puestos y unidades organizacionales cuya existencia haya dejado de ser indispensable.
89 3.2. LAS FUERZAS DEL CAMBIO
Debido a su condicin de sistema abierto una organizacin est en continua interaccin con el ambiente y por lo tanto los cambios que en l se producen la afectan provocando el cambio. Los factores externos del medio no son las nicas fuentes que causan el cambio, tambin la organizacin se tiene que adaptar a los cambios en sus subsistemas. A continuacin se analizarn las diferentes fuerzas que producen estos cambios propuestas por Robert Kreitner y Angelo Kinicki (1996):
3.2.1 Fuerzas Externas
Las fuerzas externas son aqullas que se originan fuera de la organizacin. Dependiendo de sus funciones y sus procesos, cada organizacin tiene un conjunto especfico de estos factores que son relevantes para su proceso de toma de decisiones. Las fuerzas externas para el cambio son: la demografa, la tecnologa, los cambios en los mercados y las presiones sociales y polticas.
1. Demografa. La poblacin econmicamente activa est cambiando. Se ha registrado un rpido crecimiento en el nmero de mujeres que trabajan, esto significa que habr ms parejas en las que ambos miembros estn empleados por lo que las organizaciones tienen que poner mayor atencin con objeto de responder a las necesidades de prestacin de atencin para nios. La fuerza laboral es cada vez ms variada por lo que resulta indispensable un mayor esfuerzo de las organizaciones para obtener la mxima contribucin y participacin de sus trabajadores.
2. Tecnologa. Los cambios de tecnologa modifican los procesos de una organizacin. Las computadoras, los sistemas de telecomunicacin, la robtica, han sido adoptados por las organizaciones como un medio para mejorar su productividad y competitividad. Esto ha tenido muchas repercusiones debido a que los empleados tienen que desarrollar mayores grados de habilidad; sin embargo, estas 90 habilidades pueden quedar obsoletas en periodos de tiempo muy cortos por lo que se requieren mayores inversiones en capacitacin y desarrollo. Los avances tecnolgicos han provocado que las organizaciones y sus empleados se vuelvan cada vez ms adaptables.
3. Cambios en los mercados. Con la llegada de la economa global las organizaciones se ven forzadas a realizar cambios, a desarrollar nuevos productos. Para poder tener xito las organizaciones tendrn que responder a la competencia con cambios y solo as podrn sobrevivir. Algunas organizaciones han desarrollado estrategias de asociacin con sus proveedores para obtener las materias primas a un costo reducido y poder ofrecer productos a precios bajos pero con alta calidad.
4. Presiones sociales y polticas. Los sucesos polticos y sociales son fuerzas que provocan cambios. Las tendencias sociales han cambiado y las organizaciones tienen que adaptarse a ellas. Se han dado cambios en el valor concedido a la educacin superior, el matrimonio y las preferencias para las compras. La cantidad de mujeres estudiantes ha aumentado; ahora hay ms estudiantes de medio tiempo que de tiempo completo. En la actualidad las personas se casan ms grandes y el nmero de divorcios ha aumentado, por lo que es muy comn encontrar hogares con un solo padre. Las personas han cambiado sus preferencias por las compras puesto que ahora prefieren las tiendas especializadas y pequeas. Todas estas tendencias sociales as como los acontecimientos polticos que se presenten requieren cambios en las organizaciones.
3.2.2 Fuerzas Internas
Las fuerzas internas para el cambio son aqullas que se producen dentro de la organizacin y se manifiestan en baja productividad, conflictos o bajo nivel de moral. Estas fuerzas se derivan de problemas en el recurso humano y en la conducta de los directivos. 91 1. Problemas del Recurso Humano. El xito para alcanzar los objetivos organizacionales depende enormemente del factor humano. La percepcin que el empleado tiene del trato que recibe en su trabajo as como de la relacin entre sus objetivos y los de la organizacin, son factores crticos que pueden conducir a cambios severos en su desempeo. La falta de satisfaccin, el ausentismo, la rotacin de personal, son factores que sugieren cambios. Las respuestas de las organizaciones a estos problemas pueden ser programas de motivacin, disminucin de cargas de trabajo, etc., esto depender de su habilidad para dirigir e influir en la conducta del recurso humano.
2. Conducta de Dirigentes. Un estilo de liderazgo poco apropiado puede provocar problemas de recursos humanos que originen la necesidad de un cambio; una posible solucin es la capacitacin para los lderes. Tambin son fuerzas internas para el cambio los sistemas de compensacin poco equitativos y los conflictos interpersonales entre dirigentes y empleados. Las organizaciones encuentran muchas fuerzas que las conducen a realizar cambios pero solo la conciencia de que estas fuerzas existen las ayudar a determinar el momento en que tienen que iniciar un proceso de cambio. (p. 620- 621)
3.3. EL EQUILIBRIO EN EL PROCESO DE CAMBIO
Para que un cambio se materialice y sea exitoso debe complementarse con un nuevo equilibrio. El equilibrio puede ser definido como "la condicin en la cual las partes de una unidad estn armoniosa y directamente relacionadas y en consecuencia, el todo funciona con uniformidad." (Fulmer, 2002, p. 238)
Cuando el cambio se acompaa del equilibrio es un factor de xito para las organizaciones, de esta manera tiene mayor probabilidad de supervivencia y crecimiento, de lo contrario se producira tensin y confusin en las personas. Cuando la organizacin est en equilibrio "toda persona sabe que esperar de cada situacin y relacin y que respuesta del comportamiento es la adecuada. 92 El cambio altera el equilibrio de las relaciones entendidas, y la organizacin debe buscar un nuevo equilibrio" (Fulmer, 2002, p. 238)
Es en esta bsqueda del equilibrio en donde se presenta la complejidad del factor humano. Debido a la naturaleza compleja de las relaciones humanas y a la inevitabilidad del cambio es conveniente mantener una poltica de equilibrio dinmico que intensifique los beneficios del cambio y minimice sus consecuencias traumatizantes. De acuerdo con Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig (1999, p.658)
este equilibrio dinmico tiene que estar caracterizado por:
Suficiente estabilidad para facilitar el logro de los objetivos corrientes. Suficiente continuidad para asegurar el cambio ordenado, ya sea en medios o fines. Suficiente adaptabilidad para reaccionar adecuadamente a las oportunidades y demandas externas, as como a las cambiantes condiciones internas. Suficiente sentido de innovacin para permitir que la organizacin sea proactiva (iniciar cambios) cuando las condiciones lo justifiquen.
Cualquier organizacin debe mantener el equilibrio suficiente para funcionar de manera satisfactoria; y sin embargo no se puede quedar esttica ante la necesidad de adaptacin a las condiciones cambiantes de su entorno, tanto el equilibrio como el cambio son esenciales para su supervivencia y crecimiento, pero esto se vuelve cada vez ms difcil los sectores econmico, poltico, tecnolgico y sociocultural son cada vez menos estables y es de vital importancia que las organizaciones aprendan a actuar bajo esas condiciones.
3.4. TIPOS DE CAMBIO
El cambio puede ser analizado desde varios puntos de vista. A continuacin se presentan algunos enfoques segn diferentes autores:
93 James G. Hunt y otros (1987, p. 561) consideran que el cambio puede ser resumido en dos clases:
1. Cambio No Planeado Se presenta espontneamente o, al azar y sin depender de los directivos ni de sus planes. Este tipo de cambio puede causar graves trastornos, como una huelga no autorizada, que origine el cierre de la planta; o puede ser benfico, como un conflicto interpersonal o interdepartamental que d, lugar a un nuevo procedimiento o regla que se establezca para guiar de manera ms eficiente las relaciones y coordinacin entre los involucrados. La reaccin apropiada al administrar un cambio no planeado es actuar inmediatamente una vez que el cambio haya sido reconocido y de este modo minimizar las consecuencias ne- gativas que resulten.
2. Cambio Planeado Este ocurre como consecuencia de los esfuerzos realizados por personal de la empresa que reciben el calificativo de agentes de cambio. Puede considerarse como una respuesta de alguien que desea reducir la brecha que existe entre el estado real y el estado deseado de las cosas, dicha brecha puede representar problemas que deben resolverse u oportunidades que deben ser exploradas.
Por su parte Blake y Mouton (1989) destacan tres diferentes tipos de cambio en las organizaciones:
1. Cambio Evolutivo Ocurre cuando el cambio de una accin hacia otra que la sustituye es pequeo y dentro de lo que puede considerarse como actividades normales dentro de una organizacin. Generalmente es lento, suave y no rebasa las expectativas de aquellos que en l estn involucrados o que son por l afectados. Cuida en general de los problemas ms palpables, visibles y urgentes, pero no necesariamente de los ms importantes.
94 2. Cambio Revolucionario Sucede cuando se precipita el cambio de una situacin hacia otra o cuando una situacin insatisfactoria se vuelve tan intolerable que se consideran insuficientes los cambios evolutivos. Generalmente es rpido, intenso, causante de gran impacto, transgrede y rechaza las antiguas expectativas e introduce otras nuevas. Usualmente se lleva a cabo mediante el uso sistemtico de poder, autoridad, persuasin o hasta amenazas y "golpes bajos".
3. Desarrollo Sistemtico No parte de la posicin de aceptar o rechazar el estado o situacin vigente, sino ms bien de confrontar un modelo de lo que es el ideal con la realidad y posteriormente llevar a cabo un diagnstico sobre las fuerzas o factores que influyen sobre la organizacin y su situacin actual, para de este modo planear acciones y mecanismos de direccin y correccin que permitan ir de lo actual a lo ideal.
Estos tres tipos de estrategias de cambio pueden ser observados en la conducta interna de las organizaciones, sea en
forma pura o en un nmero infinito de combinaciones. Estos autores recomiendan promover un cambio con base ltima de las estrategias anteriormente mencionadas.
Finalmente Robert Kreitner y Angelo Kinicki (1996, p. 620-621) presentan una tipologa tridimensional del cambio.
1. Cambio Adaptativo Es el cambio que presenta menor grado de complejidad, costo e incertidumbre. Implica el establecimiento de un cambio que ya ha sido ejecutado, en una fecha posterior en la misma unidad organizativa o la ejecucin de un cambio similar en otra unidad. Los cambios adaptativos no representan una amenaza para el personal, debido a que ya se han identificado con ellos. El cambio adaptativo consiste en la introduccin de prcticas ya conocidas.
95 2. Cambio Innovador Son cambios con un grado de complejidad mayor al de los cambios adaptativos; los costos y la incertidumbre que presentan tambin son mayores. La poca familiaridad del personal con la nueva prctica introducida en la organizacin, deriva en una mayor incertidumbre, as mismo se incrementa el potencial de resistencia al cambio.
3. Cambio radicalmente innovador Es un cambio con alto grado de complejidad, costo, incertidumbre y resistencia al cambio. Es el ms difcil de llevar a la prctica y suele ser el que implica una mayor amenaza para la confianza de los directivos y la seguridad del personal en el trabajo; este tipo de cambio puede poner en peligro la cultura de la organizacin. Los cambios radicalmente innovadores consisten en la ejecucin de una prctica nueva para la industria.
3.5. RESISTENCIA AL CAMBIO
Muchas veces la idea de pensar en un cambio nos da miedo: lo desconocido, el rechazo, el fracaso, el no alcanzar los objetivos, etc.; es por ello que la gran mayora de las personas y organizaciones prefieren seguir con lo tradicional, a lo que ya estn acostumbrados, a lo seguro. Pero hoy en da con la globalizacin es imposible seguir con este tipo de mtodos, los cuales rezagan e impiden competir para seguir creciendo, desarrollando y ganando mercados.
Carlos A. Audirac Camarena nos dice que la resistencia al cambio consiste en la reaccin de un sistema, el cual encontrndose en un estado de equilibrio, percibe la amenaza de la inestabilidad e incertidumbre que traen consigo las modificaciones, y est representada por aquellas fuerzas restrictivas que obstaculizan el llevar a cabo un cambio (Audirac, 1994, p. 44).
Por su parte, Edgar F. Huse y James L. Bowditch (1986) dicen que la existencia de este fenmeno puede explicarse por la presencia de dos clases de fuerzas: las reactivas y las proactivas. Las primeras se oponen al cambio y 96 unen sus esfuerzos para que las cosas sigan tal y como se encuentran en ese momento, las segundas laboran en favor del cambio y tienen como meta lograr un equilibrio ptimo en el sistema u organizacin.
Un cambio puede producir al inicio lo que parece ser apenas una reaccin mnima, pero luego la resistencia aparece en semanas, meses e incluso aos mas tarde.
Stephen P. Robbins (2004, p.559-561) nos presenta los dos tipos de resistencia al cambio que se describen a continuacin:
1. Resistencia individual. Las fuentes individuales de la resistencia al cambio residen en caractersticas humanas bsicas como percepciones, personalidad y necesidades. Las cinco razones de por qu los individuos se resisten al cambio son las siguientes:
Hbitos Seguridad Factores econmicos Miedo a lo desconocido Procesamiento selectivo de la informacin.
2. Resistencia organizacional. Por su propia naturaleza, las organizaciones son conservadoras, se resisten activamente a los cambios. Ejemplos de ello son: las dependencias gubernamentales quienes quieren hacer lo mismo que han hecho durante aos, sin que importe si la necesidad de los servicios cambia o es la misma. Tambin las religiones establecidas estn muy arraigadas en su historia. Los intentos por cambiarlas doctrinas eclesisticas requieren gran empeo y paciencia. Otro ejemplo son las instituciones educativas, cuyo objetivo es abrir las mentes y poner en tela de juicio los dogmas establecidos, pero son extremadamente reacias a cambiar. 97 Se ha identificado seis fuentes de resistencia organizacional:
a) Inercia estructural: Las organizaciones incorporan mecanismos para producir la estabilidad.
b) Enfoque limitado en el cambio: Las organizaciones estn compuestas por varios subsistemas interdependientes y no es posible cambiar uno sin alterar los otros.
c) Inercia de los grupos: Incluso si los individuos quieren cambiar su comportamiento, las normas de los grupos actan como restricciones.
d) Amenaza a la destreza: Los cambios en los esquemas de las organizaciones pueden plantear una amenaza a la destreza de grupos especializados.
e) Amenaza a las relaciones establecidas de poder: Cualquier redistribucin de la autoridad para la toma de decisiones y la introduccin de la toma participativa de decisiones o de equipos autodirigidos son consideradas como amenazas a las relaciones.
f) Amenaza a la asignacin establecida de recursos: Los grupos de la organizacin que controlar recursos cuantiosos ven el cambio como un riesgo, tienden a estar contentos con el estado actual de las cosas.
3.5.1. ACTITUDES FRENTE AL CAMBIO
Es difcil impedir una reaccin emocional ante los cambios, debido a que las emociones son parte de nuestra vida, ya que estn presentes en todo momento, stas nos ayudan a anticipar y a entender cierto tipo de situaciones. Nuestras percepciones sobre ello, son el resultado de un anlisis que hacemos, a veces en fracciones de segundos y otras con detenimiento sobre el futuro, el 98 presente, nuestro estado econmico, los valores, las interacciones, las posibilidades de expandir nuestro espacio vital y muchos ms.
Existen muchas maneras de expresar la resistencia al cambio, y en muchas ocasiones no de una manera evidentemente hostil, estas actitudes pueden ir desde la aceptacin hasta la resistencia activa con el respectivo comportamiento resultante y pueden ser resumidos de la siguiente forma:
Tabla 3.1 Actitudes ante el cambio Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Chiavenato, I. (1995).
Como se observa, las actitudes frente al cambio pueden adoptar una amplia gama de variantes y pueden ser observadas en todos los niveles de la organizacin; es por ello que es indispensable que los encargados de iniciar el proceso de cambio estn atentos a la aparicin de cualquiera de las actitudes anteriormente mencionadas.
ACTITUD COMPORTAMIENTO RESULTANTE Aceptacin Cooperacin y apoyo entusiasta Cooperacin bajo presencia del jefe Aceptacin Resignacin pasiva Indiferencia Apata Prdida de inters en sus labores Slo hace lo que se le pide Comportamiento regresivo Resistencia Pasiva No hay aprendizaje Protestas Seguimiento estricto de las reglas Hace lo mnimo posible Resistencia activa Atrasa o retarda el trabajo Alejamiento personal Cometiendo errores Deterioros o desperdicios Sabotajes deliberados 99 3.5.2. CMO SUPERAR LA RESISTENCIA AL CAMBIO
Para manejar la resistencia al cambio es indispensable llevar a cabo un anlisis de la situacin. Se han propuesto seis tcticas para que los agentes de cambio manejen la resistencia al cambio:
1. Educacin y comunicacin: La resistencia se reduce comunicndose con los empleados para que vean las razones del cambio. En esta tctica se presume que el origen de la resistencia est en la desinformacin. La comunicacin se consigue mediante discusiones en persona, memorandos, presentaciones a grupos o informes.
2. Participacin: Antes de emprender un cambio, hay que incorporar el proceso de decisin a quienes se oponen. Su participacin aminora la resistencia, se gana su compromiso y aumenta la calidad de la decisin del cambio. Sin embargo, aparte de estas ventajas hay aspectos negativos: la posibilidad de que la solucin sea mala y el gran consumo de tiempo.
3. Facilitacin y apoyo: Cuando el miedo y la angustia de los empleados son intensos, para facilitar su ajuste se recurre a asesoramiento y terapia, capacitacin en nuevas destrezas o un periodo de de ausencia pagada. El inconveniente de est tctica es que, como otras, consume tiempo. Adems, es cara y su implantacin no ofrece ninguna seguridad de xito.
4. Negociacin: Es canjear algo de valor por una reduccin en la oposicin. Puede ser necesaria cuando la resistencia procede de una fuente poderosa.
5. Manipulacin y cooptacin: La manipulacin atae a los intentos de ejercer una influencia encubierta. Torcer o distorsionar los hechos para hacerlos parecer ms atractivos, esconder la informacin indeseada y crear rumores falsos para que los empleados acepten el cambio. La 100 cooptacin es una forma de manipulacin y participacin. Se trata de comprar a los cabecillas de los focos de resistencia dndoles un papel importante en la decisin del cambio. Se busca un consejo, no para tomar una mejor decisin, sino para obtener su apoyo. Manipulacin y cooptacin son formas baratas y fciles de ganarse el respaldo de los adversarios.
6. Coercin: Es decir, la aplicacin directa de amenazas o fuerza sobre quienes se resisten. Ejemplos de coercin son las amenazas de transferencia, prdida de ascensos, evaluaciones del desempeo negativas y cartas de recomendacin malas. Las ventajas e inconvenientes son aproximadamente las mismas que de la manipulacin y cooptacin. (Chiavenato, 1995).
3.6. EL AGENTE DE CAMBIO
Evidentemente, el cambio no va a surgir ni a implementarse satisfactoriamente si no hay alguien que lo promueva y sostenga he aqu en donde entra el papel del agente de cambio, como el encargado de asumir el papel de lder en la administracin del cambio.
Ahora bien Qu es un agente de cambio?:
Stephen P. Robbins: "es la persona o personas que actan como catalizador y asumen la responsabilidad del manejo del proceso de cambio". (Robbins, 2004, p. 377).
James G. Hunt y otros:"es una persona o grupo que asume la responsabilidad de cambiar el patrn de comportamiento existente en otra persona o en otro sistema social". (Hunt,1987, p.561).
101 Robert Kreitner y Angelo Kinicki: "son las personas que actan como catalizadores y asumen la responsabilidad de administrar los cambios". (Kreitner y Kinicki, 1996, p. 687).
Como vemos, estos autores sealan como meta principal del agente de cambio el modificar la conducta en otra persona o en un conjunto de ellas y sealan como el principal responsable de manejar el proceso de cambio.
Quizs el factor ms importante que se debe considerar para el cambio organizacional es elegir al agente del cambio para llevar a cabo el proceso, ste puede situarse dentro o fuera del sistema sobre el cual acta; existen dos tipos de agente: 1. Agente Externo: Es el que suele presentarse como un experto, al que los directivos acuden para que ayude al sistema a diagnosticar y/o planificar, ejecutar, evaluar mejor su iniciativa de cambio.
2. Agente Interno: Es alguien que es integrante del sistema y cuya funcin (a veces secreta) es exclusivamente o en parte, el de hacer cambiar dicho sistema.
Es cada vez ms frecuente que las organizaciones contraten agentes de cambio en el exterior, esto se debe a que necesitan personas que desafen los valores y costumbres ya establecidos, que dejen fuera las reglas tradicionales e introduzcan cambios radicales.
As, tambin los consultores externos pueden ofrecer perspectivas ms objetivas a la organizacin, sin embargo, el recurrir a ellos tiene sus desventajas puesto que no conocen a fondo la historia de la organizacin, su cultura, sus procedimientos operativos, ni el personal, adems es muy frecuente que los consultores externos inicien cambios drsticos que en ocasiones pueden resultar benficos pero en otras resultan desventajosas.
102 Los agentes de cambio internos tambin tienen sus desventajas pues suelen ser muy precavidos por el temor de herir u ofender a sus compaeros de trabajo.
3.6.1. PERFIL DEL AGENTE DE CAMBIO
El papel de agente de cambio dentro de las organizaciones es importante, ya que en gran parte, de l depender que se logre realizar el cambio satisfactoriamente en las empresas, por lo tanto deber contar con un perfil muy completo, teniendo en cuenta el punto bsico de partida, que como el se autodirija podr dirigir a los dems miembros de la organizacin.
El agente de cambio para actuar con eficacia en sus tareas, niveles, dimensiones y reas, sus calificaciones: deben ser, idealmente las siguientes:
1. Conocerse a s mismo Los griegos decan que el autoconocimiento es el primer paso a la sabidura, es decir a la conciencia realista de la personalidad, sus puntos fuertes y dbiles, de sus capacidades y limitaciones, sus motivaciones y necesidades personales, dinmica emocional, valores y actitudes, etc.
2. Tener una actitud mental positiva Esto es porque una actitud mental positiva determina el xito y la aceptacin de la persona.
3. Comunicar Sin duda la herramienta ms importante de cualquier agente de cambio ser la comunicacin. Peter Druker ha llegado a afirmar que el 70% de los problemas empresariales tiene su origen en la comunicacin.
4. Competencia interpersonal Capacidad para relacionarse eficazmente con los clientes y participantes del esfuerzo del cambio, creando un clima de confianza, apertura, respeto, 103 colaboracin, y ayuda mutua para s y entre los dems.
5. Crear e innovar En esta poca slo la imaginacin y las nuevas ideas pueden marcar la diferencia. Como deca Pablo Picasso: "La inspiracin existe, pero cuando llega debe encontrarse en tu mesa de trabajo"
6. Teamworker Este vocablo expresa la capacidad que tiene la persona para trabajar en equipos distintos, integrados por personas de cultura y con valores diferentes, en una situacin de igualdad y de relacin no jerrquica.
7. Apreciar Practicar el conocimiento y saber utilizarlo, es fundamental para que los integrantes de la organizacin aadan su talento al trabajo que ejecutan. Reconocer al personal es bsico, para animar el esfuerzo y materializar los logros.
8. Saber negociar Este punto es importante porque el negociador ser el intermediario entre trabajador y patrn, y sabr manejar las situaciones con justicia e igualdad.
3.6.2. PAPEL DEL AGENTE DE CAMBIO
Retomando a Faria de Mello (1986), dice que el agente de cambio puede desempear diversos papeles o funciones en la organizacin, algunas son las siguientes:
Obtener datos sobre el funcionamiento del sistema, realizando entrevistas, preparando cuestionarios, asistiendo a reuniones y consultando documentacin. Escuchar a las personas y tratar de comprenderlas (an cuando no concuerden). 104 Ayudar a las personas con dificultades personales y funcionales en el contexto de sus actividades en la organizacin. Diagnosticar situaciones y comportamientos. Probar estrategias y escoger tcticas para la buena implementacin del cambio. Estimular, catalizar, facilitar comportamientos y acciones contundentes a los objetivos del cambio. Tomar en cuenta que se est capacitando, enseando a personas y no a mquinas. Confrontar personas o grupos, proporcionndoles retroinformacin constructiva. Sugerir soluciones, orientar acciones. Liderar o dirigir personas o grupos. Planear, organizar, coordinar y controlar actividades del cambio.
La eleccin del agente de cambio depender en gran medida del grado de complejidad del cambio necesario, sin embargo deber elegirse a personas que posean mayor capacidad profesional en el perfil mencionado con anterioridad. Si el agente de cambio no es la persona apropiada para llevar a cabo el proceso, un cambio que hubiera podido ser benfico resulta un completo desastre.
3.7. EL PROCESO DE CAMBIO
Cmo cambiar organizaciones?, Cmo tomar el asiento del conductor en vez de ir en el asiento del pasajero? , Cmo ser proactivo e influir en el destino de la organizacin?, Por qu la gente hace lo que hace? Qu influye en las personas para actuar de manera diferente?, Cul es la forma ms efectiva de organizar el trabajo?.
El proceso de cambio requiere tiempo, dedicacin y habilidad, pero desafortunadamente resulta en iniciativas compulsivas. Si examina a la organizacin de cerca, todas las reas necesitan cambio, pero es imposible cambiarlo todo al mismo tiempo, hay que saber 105 definir cules son los aspectos crticos que ofrecen ms retorno por inversin. Hay que saber cmo lograr el cambio. (Malott, 2001)
La Dra. Malott elabor un modelo para el proceso de cambio, el modelo sugiere un orden en el anlisis, de lo general a lo particular. Aun cuando se trabaje en el departamento ms irrelevante para el xito de la organizacin, resulta imposble ignorar el anlisis del sistema global. Incluye anlisis de sistemas y anlisis conductual, tambin ofrece una estrategia de cambio que incluye la formulacin de la misin en el contexto del macrosistema que la contiene, la especificacin de reas vitales para la sobrevivencia y el diseo e implementacin de contingencias conductuales consistentes con la misin.
Este modelo se basa en siete etapas que se describen a continuacin:
1. Microsistema y Misin. Los sistemas evolucionan naturalmente como resultado de su adaptacin al ambiente. Pero las organizaciones son tan complejas que la multitud de conductas y contingencias hacen que evolucionen de manera impredecible. La misin es el objetivo ltimo de la organizacin, es la formulacin de la actividad dirigida a un propsito especfico para disear o mejorar los sistemas conductuales existentes hay que comenzar por la misin.
A menudo la misin se confunde con el producto de la organizacin, pero asumir que el objetivo fundamental de la organizacin es generar sus productos y servicios es una visin limitada. La misin va ms all del producto de la organizacin, es una herramienta del ingeniero de sistemas conductuales para guiar la evolucin de la organizacin, para disear sistemas orientados a alcanzar su misin. Desafortunadamente, a menudo las organizaciones funcionan con miopa organizacional, perdiendo de vista su misin. Cambiar la organizacin sin entender claramente cul es su objetivo fundamental es tener miopa organizacional es producir sin saber para qu. La miopa organizacional ocasiona el desarrollo de estrategias incompatibles y la generacin de 106 trabajo innecesario. Una forma tpica de miopa organizacional es confundir el producto de la organizacin con su misin.
Entender el macrosistema ayuda a formular la misin de manera concreta y general, el macrosistema es el sistema en el cual la organizacin funciona. El objeto de la gua de formulacin de la misin es definir el propsito ltimo de la organizacin con base en el sistema global del macrosistema que la contiene. La misin se formula al responder a las siguientes preguntas fundamentales: Qu macrosistema estamos analizando?, Cul es el producto?, Cul es el sistema receptor?, Cul es la retroalimentacin del sistema receptor?, Cul es la retroalimentacin del sistema procesador, el macrosistema?.
La misin es til cuando se traduce en accin, de lo contrario, su formulacin no es ms que un ideal inalcanzable o una fachada para relaciones pblicas. La formulacin de la misin involucra el anlisis del impacto de la organizacin en su ambiente, es por ello que es necesario formular la misin en el contexto del macrosistema que la contiene.
2. Organizacin. El segundo componente del modelo de cambio es el anlisis global de la organizacin. Nos ofrece una perspectiva general y objetiva de la organizacin tanto en el presente como en relacin con las metas del futuro -plan estratgico-. Nos da la perspectiva del usuario, del cliente que recibe los productos.
El anlisis global comienza por distinguir entre la misin y el producto. La misin es la misma, no importa el departamento que estamos analizando. Cuando tratamos de formular una misin para cada departamento, tendemos a la miopa organizacional, la misin es comn y estable.
El anlisis de la organizacin global no es especulacin, debe estar basado en medicin, cada una de las preguntas del anlisis requiere datos. Los resultados de la medicin representan el punto de partida del 107 cambio organizacional, son parte de la lnea de base en relacin con la que se evalan las intervenciones de cambio.
El resto del anlisis organizacional consiste en responder con datos a las siguientes preguntas: Quines son los clientes que reciben los productos?, Cul es la retroalimentacin de los clientes en relacin con los productos?, Cul es el proceso que transforma los recursos en productos?, Cmo sabemos si el proceso est funcionando bien?, Qu recursos son indispensables para producir los productos?, Quin compite por los recursos y clientes de la organizacin?. Adems, el anlisis del sistema global provee un bosquejo con el cual desarrollar el plan estratgico de la organizacin.
3. Proceso. El tercer componente del modelo ofrece una estrategia para analizar la organizacin como proceso en el que cada unidad organizacional, o departamento genera un producto que a su vez sirve de recurso para otros departamentos. La estrategia involucra tres pasos: a) El primero consiste en entender el reporte administrativo dentro de la estructura organizacional (anlisis estructural). . Presentar la estructura de la organizacin en forma jerrquica aclara los niveles de gerencia, lo interesante del anlisis estructural es que permite ver la lnea de reporte administrativo entre los varios niveles de gerencia y departamentos. La lnea de reporte es crtica en entender cmo la organizacin funciona, quin evala a quin, y dnde yacen las lealtades. El cambio organizacional no puede tener xito a menos que se entienda esta lnea administrativa. b) El segundo consiste en entender la organizacin como proceso dinmico, el anlisis funcional tiene tres componentes: la identificacin de responsabilidades y medidas por cada departamento o funcin, la distincin entre departamentos centrales, de apoyo e integrales y la representacin grfica de la relacin entre departamentos. Los departamentos centrales son 108 los motores de la organizacin, son los departamentos responsables del ingreso econmico; los departamentos de apoyo ayudan a los departamentos centrales con productos y servicios especficos; los departamentos integrales reciben y proveen informacin a todos los departamentos de la organizacin. c) El tercero consiste en contrastar la estructura administrativa actual con el anlisis funcional ideal, ayuda a identificar las discrepancias entre el funcionamiento ideal y real. Las diferencias entre ambas sealan reas importantes de desarrollo organizacional.
Organizaciones en todas las industrias, manufactura, servicio, comunicaciones y menudeo, tienen problemas funcionales semejantes, cada departamento acta como si fuera un departamento central. Los departamentos centrales no trabajan cooperativamente; departamentos de apoyo no asisten a los departamentos centrales; departamentos integrales trabajan independientemente, los departamentos pierden de vista la misin de la organizacin, crean sus propias misiones y funcionan de manera redundante y descoordinada. Como resultado, los departamentos centrales no tienen apoyo y necesitan hacer mucho ms trabajo que lo esencial. Usualmente estn sobrecargados y son inefectivos. Para que la organizacin funcione de manera efectiva se tiene que facilitar el trabajo de los departamentos centrales y eliminar redundancia entre departamentos, para ello se debe contrastar el anlisis estructural actual y el anlisis funcional ideal. Con base en las diferencias desarrollamos un plan objetivo y priorizado de cambio organizacional.
4. Accin. Generalmente los empleados, incluso la gerencia, son vctimas de procesos mal diseados. En vez de culparse unos a otros, suena 109 ms efectivo examinar en detalle las acciones que forman los procesos organizacionales. El anlisis objetivo de las acciones es como obtener una radiografa de la organizacin, as podemos entender dnde estn los conflictos, las ineficiencias y las acciones importantes.
Cambiar un proceso requiere entender las acciones de sus participantes. Se distinguen entre dos niveles de anlisis de las acciones: acciones generales y acciones especficas. Una accin general se refiere a la actividad de varios individuos. Una accin especfica se refiere a la actividad de un solo individuo. En ambos casos la actividad tiene un fin determinado.
Esta seccin presenta una estrategia para estudiar sistemticamente las acciones dentro de los procesos organizacionales. La estrategia involucra la elaboracin de un esquema de acciones generales, la identificacin de la infraestructura tecnolgica, el anlisis de las acciones y productos especficos, y la estimacin objetiva del impacto de optimizacin de las acciones.
El esquema de las acciones generales consiste en la ilustracin grfica de un resumen ejecutivo del proceso. Los componentes del resumen ejecutivo son identificacin, alcance, etapas, unidades, acciones generales, participantes, singularidad y duracin.
El anlisis de la infraestructura tecnolgica consiste en la identificacin de bases de datos, sistemas operativos y programas tecnolgicos con los que los participantes interaccionan en los procesos. Es tpico que la tecnologa existente complique los procesos. Dos herramientas son tiles para estudiar lo que los participantes hacen y los productos que generan: la gua del anlisis de las acciones y el mapa de acciones de procesos. Con la gua del anlisis de las acciones recogemos informacin de manera sistemtica, consiste en entender cada accin especfica como un sistema global e incluye respuestas a las siguientes 110 preguntas: En qu consiste la accin?, Cul es la duracin? Quin la ejecuta?, Qu producto genera?, Qu recursos son indispensables?, Quin recibe el producto?. Con el mapa de acciones representamos grficamente las relaciones entre las acciones y productos entre los participantes.
El anlisis de las acciones concluye con la determinacin del impacto de optimizar las acciones en el proceso. Se identifican o aaden acciones indispensables, se eliminan o modifican acciones innecesarias. El impacto de la optimizacin de las tareas puede medirse de varias maneras, por ejemplo, en trminos de volumen, costo, duracin y calidad.
5. Conducta. Los procesos organizacionales incluyen multitud de acciones. El cambio conductual es tan laborioso que no nos queda otra que seleccionar las conductas que merecen la pena cambiarse. La estrategia consiste en la especificacin de las conductas en las acciones vitales y su anlisis funcional de la ltima conducta en cadenas. Para seleccionar las conductas crticas, analizamos las conductas que componen las acciones crticas y nos enfocamos en la conducta final de la cadena. Esta es la conducta ms cercana al producto, la conducta sin la cual no hay producto.
El anlisis funcional consiste en el estudio de las condiciones antecedentes a la conducta, las consecuencias y su efecto en la conducta. Nos permite entender por qu la gente se comporta de determinada manera, por qu las conductas indeseadas ocurren con alta frecuencia o por qu las conductas deseadas ocurren con baja frecuencia o no ocurren. El anlisis concluye con el entendimiento de las contingencias que afectan las conductas esenciales para el funcionamiento de los procesos organizacionales.
111 Los componentes del anlisis funcional son los siguientes: Qu conducta estamos analizando?, Con qu frecuencia ocurre? Quin ejecuta la conducta?, Cul es la condicin previa?, Cul es la consecuencia?, Es la contingencia de accin directa?, Cul es la relacin entre la consecuencia y la conducta?, Cul es el tipo de contingencia?, Cules son las condiciones antecedentes a las consecuencias?. El anlisis funcional termina con un resumen de las contingencias conductuales de las conductas crticas.
6. Gerencia. Los dos ltimos componentes del modelo de cambio se enfocan al diseo de contingencias efectivas para generar la conducta esperada, el primer componente de diseo es la gerencia. El trmino gerencia no se usa en el sentido tradicional de reporte administrativo, se refiere a gerencia del comportamiento: remplazar contingencias naturales inefectivas por contingencias efectivas. Por contingencias naturales se refieren a las que existen antes de intentar cambiar la conducta. En la mayora de las situaciones organizacionales las consecuencias son provedas por alguien, este alguien es el gerente. El gerente se entiende como quien controla las consecuencias de la conducta para los participantes directos en los procesos. El gerente de comportamiento puede o no ser el gerente administrativo.
El modelo de tres contingencias describe las bases conductuales de la gerencia, involucra la contingencia natural, la contingencia de gerencia y la contingencia de accin directa que apoya a la contingencia de gerencia.
Desafortunadamente a menudo se espera que la conducta de los participantes en los procesos cambie sin prestar atencin a la conducta del gerente. Lo tpico es esperar que la conducta de los participantes en los procesos cambie sin prestar atencin a las conductas de aquellos que apoyan las intervenciones de cambio, como resultado las intervenciones de cambio no se mantienen, cuando las consecuencias no se mantienen consistentemente, la conducta tampoco 112 se mantiene consistentemente, por tanto, hay que preocuparse por las contingencias que mantienen la conducta del gerente de proveer consecuencias para la conducta de los participantes en el proceso.
7. Ingeniera. El componente final del modelo es el de ingeniera de contingencias conductuales que apoyan a las conductas de los participantes del proceso y las de los gerentes del comportamiento en varios niveles organizacionales.
El ingeniero de sistemas necesita comprender la complejidad de los sistemas en donde ocurre la conducta que desea cambiar. El anlisis de sistemas ayuda a comprender la complejidad del contexto en varios niveles: macrosistema, organizacin, procesos y accin. Una vez que se ha analizado la complejidad, el ingeniero de sistemas conductuales disea contingencias interrelacionadas para el mejoramiento de la organizacin. El entendimiento de sistemas termina con el anlisis de mapas de acciones detalladas.
Ingeniera consiste en el diseo y mejoramiento de contingencias interrelacionadas, involucra la especificacin de procesos, productos y medidas; identificacin de oportunidades de mejoramiento; diseo de contingencias interrelacionadas y mejoramiento continuo.
Tanto el anlisis funcional como el diseo de contingencias interrelacionadas se hace con la conducta de los empleados y los gerentes de comportamiento. El cambio sustancial no es, por tanto, entendido en el nivel del participante directo en los procesos, hay que entenderlo en todos los niveles administrativos y entender el conjunto de contingencias interrelacionadas que van a producir los resultados crticos.
El proceso de cambio es de mejora continua porque es muy vulnerable a las alteraciones del ambiente, siempre hay oportunidades de mejorar. El reciclaje es necesario. Los sistemas no se disean una vez y se 113 abandonan, por el contrario, se siguen diseando sobre lo diseado, se implementa sobre lo implementado. (Malott, 2001).
3.8. PARADOJA DEL CAMBIO
La Dra. Mara E. Malott (2001), en su libro la paradoja del cambio organizacional menciona una experiencia en la cual sucedi lo siguiente:
En una conversacin con Nicholas Mukomberanwa, un escritor de Zimbabwe, le pregunt- Cmo sabes qu forma le dars a la roca cuando empiezas a tallarla?.
Nicholas respondi-No puedo anticipar la forma que va a resultar del tallado, es como derramar agua sobre la tierra. Piensas que puedes controlar a dnde va el agua? Es la configuracin de la roca la que controla mi escultura, no es mi plan.
Nicholas se refera a que su proceso de escultura era el resultado de evolucin natural. La formacin de lagos, ros y montaas sigue el mismo proceso de evolucin. Cada grano de arena afecta a la configuracin del terreno, an cuando sea minsculo.
El comentario de Nicholas qued en mi pensamiento. Cambio Organizacional usualmente se refiere a control, a dirigir el rumbo, pero hay tantos, dentro de la organizacin que no pueden controlarse; tantos eventos ocurren sin nuestra influencia. Podemos, entonces, dirigir el destino de organizaciones?.
Nicholas dijo algo profundo, que no puede controlar la forma de la escultura porque es el resultado de un proceso natural, un proceso constante, un proceso estable. En este sentido, el cambio organizacional es anlogo al cambio de la naturaleza, la forma es secundaria al proceso.
Los equipos de cambio organizacional usualmente producen algo y cuando lo consiguen, creen que lograron la modificacin que estaban buscando, o 114 piensan que el objeto de transformacin es la cosa, el proyecto, el paquete o el programa. Con esta suposicin perdemos el punto fundamental del cambio; ste no es algo esttico o permanente, en el momento en que logramos el propsito, hay que revisarlo, hay que adaptarlo, hay que cambiarlo. El filsofo griego Herclito dijo que no nos baamos dos veces en el mismo ro. El enfoque tradicional es como si pretendiramos que el ro donde nos baamos por primera vez perteneciera intacto. Por qu invertir tanto tiempo si el ro cambia a cada instante? Qu frustrante resulta el trabajar apasionadamente por algo que no permanece!.
La gente se siente ms cmoda asumiendo el cambio dentro de sistemas cerrados. Ponemos paredes donde no las hay: mi departamento, mis empleados, mis procesos. Nos creamos la ilusin de control. Pero si pudiramos contener el cambio dentro de esas paredes, los sistemas probablemente moriran. No hay opcin! al cambio hay que entenderlo dentro del cambio, dentro de sistemas abiertos. "M departamento, mis empleados, mis procesos" estn afectados por lo que sucede dentro y fuera de ellos, por lo que no se puede cerrarse a las alternativas.
El cambio no tiene fin, no tiene forma ni estructura fija: es dinmico; es proceso de evolucin constante. He aqu la paradoja del cambio organizacional: modificacin y estabilidad, dos trminos opuestos que coexisten al mismo tiempo. En esfuerzos de cambio organizacional tpico, la nocin de cambio sobre el cambio se ha perdido. Dada la paradoja del cambio organizacional, Podemos dirigir el destino de organizaciones? La respuesta es definitivamente s, pero para lograr influir en el rumbo, hay que enfrentarlo dentro del mismo.
Las variaciones son imparables y complejas, hay que entenderlas como dinmicas. Lo primero y primordial es el proceso que produce "el algo"; no es "el algo" en s mismo, por lo tanto las transformaciones no son permanentes; no implican rigidez, sino todo lo contrario; su producto es variable y flexible e imposible de detener 115 3.9. PLANIFICACIN DEL CAMBIO
As como el proceso administrativo que nos di a conocer Fayol tiene una serie de pasos en los que se encuentra la planeacin, organizacin, direccin y control para administrar una empresa logrando alcanzar sus objetivos, en el desarrollo organizacional, para que se logren realizar todos los cambios de mejora que se busca, se debe llevar a cabo primero una planeacin de todas las modificaciones que se quieren realizar, los objetivos que se pretende alcanzar con ellos; las oportunidades que tendrn al realizarlos y las amenazas que puedan surgir en el exterior. Y se debe igualmente organizar, dirigir y llevar un control sobre los cambios que se efecten en la empresa para incrementar su productividad y calidad en el desempeo.
El cambio planificado puede definirse de la siguiente manera: "Un esfuerzo deliberado para cambiar una situacin que resulta insatisfactoria, mediante una serie de acciones cuya eleccin y coordinacin son producto de un anlisis sistmico en cuestin." (Collorette y Delisle, 1988, p.49).
En otras palabras, el sistema presenta cierto desequilibrio, ya que los modelos de comportamiento vigente no satisfacen sus deseos o no estn de acuerdo a las necesidades de la competencia. Debido a este fenmeno, dentro de la organizacin se lleva a cabo un anlisis profundo de la situacin que permita identificar los aspectos insatisfactorios y determinar, al mismo tiempo, la situacin ideal que se quiere lograr. Por tanto, resulta un poco difcil determinar las acciones intermedias, entre el estado actual y el estado final deseado, de tal manera que ste sea ms factible de alcanzar.
Por ejemplo, si se desea cambiar los mtodos de trabajo dentro de un servicio dado, el contenido del cambio se referir a los modos de trabajo, en tanto que el proceso tendr que ver con el clima laboral actual, en el cual se estn desempeando los trabajadores dentro del servicio que estn realizando.
116 3.9.1. REQUISITOS PARA EL CAMBIO PLANEADO EFICAZ
El cambio, para ser planeado y para ser eficaz, precisa satisfacer siete requisitos fundamentales. Faria de Mello (1986) considera que los primeros tres requisitos son inherentes al aspecto de contacto consciente con la realidad, y los ltimos inherentes a las condiciones para asegurar de hecho el cambio. Parafraseando a dicho autor, mencionaremos estos requisitos:
I.- Requisitos de contacto con la realidad
a) Identidad. Es "todo aquello que permita distinguir a la organizacin como singular y diferente de las dems" (Etkin y Schvarstein, 1989, p.156) esto es, Hasta qu punto la empresa se conoce a s misma de manera objetiva, sin distorsiones sobre su realidad interna? Para contestarse la pregunta y para observar si es realista su auto imagen, la empresa debe cuestionarse lo siguiente:
Quines somos como empresa hoy en da?. Por qu existimos?. Qu es lo que queremos hoy de nosotros mismos?. Cuales son nuestras fortalezas?. Cules son nuestras debilidades?. Cmo ramos en el pasado, cmo nacimos, cmo crecimos, cmo hemos sido hasta hoy, cmo evolucionamos, por qu, cundo, con quin, etc.? . Cmo estamos funcionando hoy de acuerdo a nuestros objetivos planteados?. Cul es el capital con el que contamos? . La empresa est obteniendo las ganancias deseadas para seguir compitiendo en el mercado?. Hemos tenido prdidas, de qu tipo, y en cunto tiempo las recuperaremos?. Qu parte del mercado tenemos? . 117 Contamos con el personal y la tecnologa necesarios para seguir evolucionando ante la competencia?. Qu tanta rotacin de personal tenemos y debido a qu?. Cul es la cultura que nos identifica fuera y dentro de la organizacin?. Lo que realizamos, cmo lo realizamos y si contamos con calidad o no. Cmo estamos, nos sentimos, etc.?.
b) Orientacin. Aqu se trata de averiguar, saber o determinar sobre objetivos, rumbos y direcciones que ha tomado la empresa a lo largo de su vida. Las preguntas que pueden ayudar son:
Cul es la misin de la empresa?. Cul es la visin de la empresa?. Cules son los objetivos a corto, mediano y largo plazo?. Cules son nuestros planes o programas a seguir?. Cules son las metas para lograr alcanzar nuestros objetivos?. Qu tipo de negocio o servicio debemos de tener dentro de 5 10 aos?.
c) Sensibilidad realista. Es la capacidad de percibir modificaciones en la realidad externa e interna. Para cuestionarse debern hacerse las siguientes interrogantes:
Qu est sucediendo de nuevo en torno de la empresa y dentro de ella?. Cules son los hechos nuevos ms relevantes?. Qu repercusiones o beneficios trajeron esos hechos?. Contamos con una idea clara sobre la realidad externa e interna?. Contamos con sistemas y procesos para detectar modificaciones y tendencias externas e internas?. Qu mecanismos de control y retroinformacin tenemos?. 118 Qu presiones, restricciones, desafos y oportunidades existen para la empresa?. Qu es lo que se hacen con la informacin de la que disponemos, y con la retroalimentacin que damos y recibimos?. Existe un ambiente que ofrezca apertura y confianza para manifestar insatisfacciones, frustraciones, opiniones, dudas, etc?. Cul es el grado de consulta y participacin de los trabajadores en los procesos y toma de decisiones en la empresa?.
II. Requisitos del Cambio
a) Creatividad. Es la condicin referente a la inteligencia, capacitacin tcnica, espritu creativo y valor moral para correr el riesgo calculado de buscar nuevos caminos, nuevas ideas. Aqu es dnde tiene que cuestionarse:
Existe en la mente administrativa, el espritu de aceptacin a sugerencias innovadoras, en el que las nuevas ideas sean bien recibidas con atencin, apoyo y sin juzgar antes de tiempo?. Cul es el estilo que predomina dentro de la organizacin? . Tenemos que estimular la creatividad, en base a qu existe el tradicionalismo, la rutina, el culto de la personalidad, el miedo a la autoridad, a la crtica, censura o castigo?. Se reconocen los problemas existentes?. El juicio de los administradores que todo es color de rosa, en donde el juego organizacional es que todo siempre est bien?. Se analiza y se le da solucin a los problemas existentes?. Los integrantes de la empresa tienen voz en algunas etapas del proceso de toma de decisiones?. El sistema de gerencia es consultativo o participativo?. El sistema de gerencia es autoritario o manipulativo?. La empresa estimula el estudio y la investigacin?. Se invierte en el desarrollo de los productos y las personas?.
119 b) Flexibilidad. Requisito que se refiere al grado de disponibilidad para aceptar cambios y el grado de variabilidad de sus recursos humanos, econmicos-financieros, tecnolgicos, estructurales y administrativos. Los cuestionamientos se realizarn con base en:
Qu tan rgidas son las reglas y los procedimientos vigentes?. Cul es el grado de resistencia por parte de la gerencia?. Se cultivan los valores y tradiciones que nos identifican como empresa?. Cundo se introducen nuevo mtodos y nuevas soluciones. Son bien recibidas desde el principio?. Es difcil de modificar la estructura organizacional, el organigrama y el diseo de cargos? Predomina el formalismo?. Se invierte en la capacitacin y desarrollo de personal?.
c) Integracin. Estado de coordinacin y apoyo de esfuerzos entre las partes del sistema y de los subsistemas, entre equipos e individuos.
Predomina el espritu de la colaboracin o la competencia?. Con qu frecuencia surge un conflicto o alguna friccin entre los trabajadores?. Cundo existe un conflicto, de qu manera se enfrenta?. Los sentimientos y emociones, son aceptados y reconocidos como importantes para tomarlos en consideracin?. Se les reconoce el esfuerzo a cada uno de los integrantes de la organizacin?. Cmo es el tipo de comunicacin que se lleva a cabo en la empresa?. Existen reuniones que aseguren intercambio de informacin y opiniones entre diferentes sectores?. Las reuniones son eficaces y productivas?.
120 d) Recursos. Es el requisito que se refiere a la existencia o a la facilidad que puede haber para la obtencin de recursos en la cantidad y calidad necesarias y en los diferentes tipos requeridos.
3.9.2. ADMINISTRACIN DEL CAMBIO PLANEADO
Cambio es hacer las cosas de otra manera, sin embargo un cambio planeado son aquellas actividades de cambio intencionales y orientadas a conseguir una meta.
Cules son las metas del cambio planeado? Bsicamente dos: la primera busca mejorar la capacidad de la organizacin de adaptarse a las alteraciones del entorno. La segunda consiste en modificar el comportamiento de los empleados.
Para que una organizacin sobreviva, debe responder a los cambios del entorno. Los esfuerzos por estimular las innovaciones, facultar a los empleados y formar grupos de trabajo son ejemplos de actividades de cambio planeado dirigidas a responder a los cambios en el entorno.
Como el xito o el fracaso de una organizacin se debe ms que nada a lo que sus empleados hacen o dejan de hacer, el cambio planeado tambin abarca la modificacin del comportamiento de individuos y grupos de la organizacin.
Quin es responsable de dirigir las actividades de cambio en las organizaciones? Los agentes de cambio que son aquellas personas que fungen como catalizadores y asumen la responsabilidad de manejar las actividades de cambio. Estos pueden ser gerentes o no, empleados de la organizacin o consultores externos. Cuando se trata de cambios importantes, la direccin prefiere contratar los servicios de consultores externos que presten asesora y ayuda. Como vienen de fuera, ofrecen un punto de vista objetivo que por lo regular se escapa a los miembros. Sin embargo, estos consultores tienen la desventaja de que no comprenden bien la historia, cultura, procedimientos 121 operacionales y personal de la organizacin. Adems, son proclives a emprender cambios ms drsticos (lo que puede ser ventaja o desventaja) porque no tienen que vivir con las repercusiones despus de establecer el cambio. Por su parte, los gerentes y expertos internos, cuando fungen como agentes del cambio, son ms considerados porque tienen que vivir con las consecuencias de sus actos (Robbins, 2004).
122 3.10. TCNICAS DE INTERVENCION PARA EL CAMBIO ORGANIZACIONAL 1
INDIVIDUAL INTERPERSONAL ORGANIZACIONAL ALTERNATIVA CONCEPTO ALTERNATIVA CONCEPTO ALTERNATIVA CONCEPTO ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO Intervencin diseada para cambiar las tareas y deberes en el trabajo as como tambin los resultados que se esperan de ellos, proveyendo a los empleados de mayores responsabilidades.
CONSTRUCCIN Y DESARROLLO DE EQUIPOS Tiene como propsito aumentar el grado de cohesin y cooperacin de las distintas personas que trabajan en forma conjunta. PLANEACIN ESTRATGICA Representa una intervencin diseada para mejorar el establecimiento de objetivos, metas y direccin organizacionales a largo plazo. INTELIGENCIA EMOCIONAL Se refiere a la capacidad de reconocer nuestros propios sentimientos y los ajenos, de motivarnos y de manejar bien las emociones, en nosotros mismos y en nuestras relaciones. CALIDAD DE VIDA EN EL TRABAJO Filosofa que mejora la dignidad del empleado, realiza cambios culturales y brinda oportunidades de desarrollo y progreso personal.
BENCHMARKING ...es la bsqueda de las mejores practicas de la industria que conducen a un desempeo excelente. Es un mtodo con el cual las organizaciones de vanguardia buscan el mejoramiento, la excelencia en forma permanente. ENTRENAMIENTO Diseada con el propsito de suministrar conocimientos, actitudes, y habilidades que pueden ser aplicadas inmediatamente en el trabajo, por el participante.
CRCULOS DE CALIDAD Uso de pequeos grupos de trabajo, para identificar distintos mtodos para mejorar la produccin o para resolver problemas en el trabajo.
REUNIONES DE CONFRONTACIN Intervenciones diseadas con el propsito de mejorar el establecimiento de metas, objetivos y direccin a largo plazo.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS INDIVIDUALES Se orienta a mejorar las habilidades y capacidades de planeacin en las personas con el propsito de alcanzar un mejor desempeo entre empleados. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS PARA UNA UNIDAD O DEPARTAMENTO Busca ayudar a los miembros de un grupo a establecer sus propios objetivos grupales. REINGENIERA Significa un rediseo radical de los procesos de negocios con el propsito de alcanzar resultados extraordinarios.
1 Fuente: Elaboracin propia con base en apuntes de la materia de Comportamiento Organizacional de 7. Semestre , del libro Organizacional Behavior, Understanding and Prediction, p.283- 341 y de la pgina web: http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/desatipi.htm. 123 INDIVIDUAL INTERPERSONAL ORGANIZACIONAL ALTERNATIVA CONCEPTO ALTERNATIVA CONCEPTO ALTERNATIVA CONCEPTO SISTEMAS DE EVALUACIN PERSONAL Busca mejorar o cambiar los mtodos habituales de medir el desempeo individual proveyendo retroalimentacin a los empleados respecto a su desempeo.
GERENCIAMIENTO DE CONFLICTOS Diseada especialmente con el propsito de reducir el conflicto de tipo destructivo entre los distintos miembros de una unidad de trabajo.
REDISEO DEL TRABAJO Tipo de intervencin donde el trabajo en s mismo es cambiado.
CONTROL ESTADSTICO DE PROCESOS Representa una tcnica para monitorear los niveles de produccin y desempeo como as tambin echar a luz las desviaciones respecto de ciertos estndares.
CONSULTORA DE PROCESOS Intervencin diseada para poner foco en como las personas y los grupos interactan.
SISTEMAS DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD Intervenciones diseadas y orientadas hacia mejorar la calidad y productividad en forma continua y a travs de toda la organizacin.
MEJORA DE PROCESOS Intervenciones diseadas para cambiar la forma en que los procesos son desarrollados con el propsito de hacerlos ms efectivos y eficientes.
SENSIBILIZACION O LABORATORIO DE RELACIONES HUMANAS Mtodo para cambiar el comportamiento mediante relaciones no estructuradas en grupos. FEEDBACK DE ENCUESTAS Tipo de intervencin diseado para recoger informacin de los distintos participantes organizacionales, reportar los resultados, y hacer uso de los resultados como el punto inicial para el plan de accin y de mejoras.
CLARIFICACIN DE VALORES Diseada para ayudar a apreciar o determinar los valores tanto individuales como grupales.
COUNSELLING & COACHING Intervencin diseada a mejorar la calidad de ayuda en las relaciones entre las personas.
SISTEMAS SOCIOTCNICOS Intervenciones diseadas a mejorar la interaccin entre el personal y la tecnologa de trabajo que es usada dentro de la organizacin.
PLANEACIN DE VIDA Y DE CARRERA Representa una intervencin diseada para ayudar a que las personas planifiquen respecto de sus vidas y sus carreras. INVESTIGACIN DE APRECIACIN
Se pretende identificar las cualidades peculiares y las ventajas especiales de la organizacin, que despus se aprovechan para mejorar su desempeo.
124 INDIVIDUAL INTERPERSONAL ORGANIZACIONAL CONCEPTO ALTERNATIVA CONCEPTO ALTERNATIVA CONCEPTO ALTERNATIVA CREATIVIDAD Y PENSAMIENTO LATERAL Pensamiento creativo que en el fondo es una manera diferente de usar el cerebro sin utilizar la lgica, buscando soluciones a problemas nuevos que necesitan nuevas ideas.
OUTSOURCING Proceso en el cual una firma identifica una porcin de su proceso de negocio que podra ser desempeada ms eficientemente y/o ms efectivamente por otra corporacin, la cual es contratada para desarrollar esa porcin de negocio. ANLISIS TRANSACCIONAL El Anlisis Transaccional (AT) es un enfoque humanstico que considera al hombre como figura central de su propia existencia. Parte del principio de que todo ser humano nace emocionalmente saludable y que debido al proceso de socializacin, puede asumir conductas inadecuadas que hacen dao a su vida y a sus relaciones interpersonales. JUST IN TIME Tcnica administrativa con el fin de disminuir inversiones en activos circulantes y fijos en aras de la simplificacin administrativa. ASERTIVIDAD Habilidad personal que nos permite expresar sentimientos, opiniones y pensamientos, en el momento oportuno, de la forma adecuada y sin negar ni desconsiderar los derechos de los dems. *DESARROLLO ORGANIZACIONAL Conjunto de intervenciones de cambio planeado, fundadas en valores humanistas y democrticos, para mejorar, la eficacia de la organizacin y el bienestar de los empleados PROGRAMACIN NEUROLINGISTICA Constituye un modelo, formal y dinmico de cmo funciona la mente y la percepcin humana. Con base en este conocimiento es posible identificar las estrategias internas que utilizan las personas de xito, aprenderlas y ensearlas a otros (modelar); para facilitar un cambio evolutivo y positivo.
125 De acuerdo a la clasificacin anterior, existe una gama de posibilidades para lograr el cambio planeado, sin embargo de todas las tcnicas, considero al Desarrollo Organizacional como la tcnica ms completa ya que se basa en valores humansticos, contemplando modificaciones culturales y estructurales de modo que a la vez que se logran los objetivos organizacionales se promueven los valores humanos de quienes forman parte de ella.
3.11. LAS DIEZ CLAVES DEL CAMBIO
Benot Grouard y Francis Meston (1996) nos mencionan las diez claves a seguir para que todo cambio sea un xito:
1. Clave 1: "Definir la visin". La visin es la que provoca y justifica el cambio. Si bien no entra en el detalle del cambio, aborda todos sus aspectos: origen del cambio, objetivos buscados y las grandes lneas de las acciones a ser emprendidas. La definicin de la visin debe descansar sobre un conocimiento profundo de la empresa y de su entorno, as como sobre una percepcin global de los retos del cambio. La visin es el punto de referencia que los responsables del cambio utilizarn para conducir el proceso y asegurarse de su buena marcha.
2. Clave 2: "Movilizar". Esta clave inicia el proceso de cambio propiamente dicho haciendo a la empresa mvil una vez que la visin ha sido definida. Es decir, crea una dinmica de cambio. Esta clave cumple un papel esencial durante los inicios del proceso de cambio, pero luego no se desvanece. El esfuerzo de movilizacin contina durante todo el cambio, aunque en menor intensidad. La movilidad jams se termina de adquirir; la dinmica del cambio puede desaparecer en cualquier momento si la percepcin de la necesidad de cambiar no es mantenida y reforzada.
3. Clave 3: "Catalizar". La clave "catalizar" trata de la organizacin que deber montarse para animar y gestionar el cambio. Como todo 126 proyecto, el cambio debe ser gestionado, pero sus especificidades suponen la disponibilidad de recursos importantes. Llevar a cabo un cambio exige constantemente vencer resistencias, luchar contra la inercia y el inmovilismo, suscitar la adhesin, asegurarse lo justo de las transformaciones, etc. Adems, la utilizacin de las competencias y de los conocimientos de la totalidad del personal supone identificarlos, canalizarlos y estructurarlos, lo cual exige una organizacin particular.
4. Clave 4: "Conducir". Representa el sistema de conduccin que permite asegurar que el cambio toma el camino deseado, prever las disfunciones y las desviaciones y orientar eficazmente los esfuerzos. La conduccin del proceso es asegurada por el denominado equipo o unidad del cambio, siendo esta finalidad una de sus responsabilidades esenciales.
5. Clave 5: "Materializar". La clave "materializar" se ocupa de la realizacin del cambio, es decir, del paso efectivo de la situacin actual a la deseada: la materializacin de la visin. Esta materializacin descansa sobre un proceso que refuerza la movilizacin y que permite a cada uno comprender cmo puede participar concretamente en el cambio y actuar de tal manera que asegure la perennidad del cambio realizado.
6. Clave 6: "Hacer participar". La participacin de todo el personal es indispensable para la materializacin del cambio. Se trata de un reto importante dado que la participacin hace posible la explotacin de la riqueza contenida en la diversidad del personal, ayuda a vencer las resistencias gracias a la participacin directa del mismo y asegura la perennidad del cambio.
7. Clave 7: "Gestionar los aspectos emocionales". El cambio crea en los individuos numerosas reacciones emocionales provocadas por el miedo o, por el contrario, por la atraccin de la novedad, o por una adhesin a las formas de actuar existentes o por la esperanza de un trabajo ms enriquecedor, o por el sentimiento de un cuestionamiento 127 personal o por el miedo al fracaso, etc. Estas reacciones pueden ser positivas y lo que es ms frecuente, desgraciadamente negativas. No obstante, en ambos casos, deben ser gestionadas con una gran atencin ya que pueden perturbar fuertemente al cambio, llegando incluso a bloquearlo en situaciones extremas.
8. Clave 8: "Gestionar las relaciones de poder". El cambio provoca frecuentemente una modificacin de la distribucin del poder en la empresa, lo que puede conducir a un cierto nmero de individuos a resistirse o a querer desviar el cambio en un sentido ms favorable para sus intereses. Poder y cambio son a menudo antagonistas, pero el xito del cambio exige que el reparto del poder en la empresa evolucione para ser coherente con el objetivo buscado.
9. Clave 9: "Formar e instruir". El cambio requiere la adquisicin y la integracin de competencias nuevas, pero tambin de comportamientos y de modos de pensar nuevos. La formacin y la instruccin (coaching), es decir, el apoyo aportado a cada uno para ayudarle a cambiar efectivamente y a mejorar permanentemente, ocupan un lugar importante en el proceso de cambio, el cual, de este modo, desemboca en una dinmica de autoaprendizaje.
10. Clave 10: "Comunicar intensamente". Durante todo el proceso de cambio, la comunicacin debe ser extremadamente intensa en toda la empresa. Se trata de uno de los elementos que asegura la coherencia y la homogeneidad del proceso reforzando su dinmica. La comunicacin permite a la vez informar sobre el desarrollo del proceso asegurarlo y motivarlo y generar una fusin de ideas que lo enriquece y lo acelera. La comunicacin del cambio debe apoyarse en tcnicas rigurosas a fin de evitar "descuidos" con efectos negativos, sin que ello suponga en ningn caso condicionar las necesidades de expresin y de informacin. (p.42-46).
128 En este captulo se analiz lo concerniente, al proceso de cambio, sus fuerzas, el papel del agente de cambio y su importancia para que las organizaciones si quieren sobrevivir, adaptarse y cambiar; tambin se hizo alusin a las tcnicas de intervencin para el cambio planeado, destacando de entre stas el Desarrollo Organizacional.
Para finalizar, en el siguiente y ltimo captulo se analiza desde un punto de vista integral, el proceso Desarrollo Organizacional, razn que dio origen a esta monografa. CAPITULO IV EL DESARROLLLO ORGANIZACIONAL COMO ESTRATEGIA DE CAMBIO
130 4.1. INTRODUCCIN AL D. O.
Una organizacin es: "Un proceso estructurado en el cual interactan las personas para alcanzar sus objetivos" (Audirac, 1994, p.31), las cuales funcionan como si fueran el cuerpo humano: de manera conjunta, participativa y colaborativa, en donde cada sistema que lo conforma realiza una funcin para su buen desarrollo, crecimiento y fortalecimiento.
Las organizaciones son sistemas abiertos; es decir, sistemas de interaccin con el entorno. Hoy en da, muchos de los problemas provienen de los rpidos cambios en las exigencias del ambiente, de las amenazas y de las oportunidades. A medida que cambia el entorno, la organizacin se debe adaptar; a pesar de que ello resulta cada vez ms difcil de lograr pues el ritmo del cambio es ms rpido y aumenta el nmero de grupos con intereses dentro de ella.
La popularidad del D. O reside en el hecho de que presenta un enfoque sistemtico e integrador para afrontar problemas a nivel organizacional, y para promover el cambio con base en el elemento humano y la cultura imperante dentro de la organizacin, resulta interesante el uso de esta metodologa por el hecho de hacer uso de otras disciplinas (tales como la Psicologa, la Sociologa, la Antropologa Social, etc.) para perfeccionar la eficiencia de cualquier organizacin y su capacidad para enfrentarse y adaptarse a los cambios.
La premisa fundamental de la transformacin del D. O es la complejidad de una corporacin moderna que desafa cualquier descripcin mecanicista, en otras palabras, una empresa es el equivalente a un ser vivo. Se piensa en las 131 organizaciones como si fueran organismos en evolucin, igual que las personas, completas con cuerpo, mente y espritu.
Como el D.O significa cambio dentro de un sistema, en este capitulo, nos introduciremos en este tema el cual es el eje central de la justificacin de la realizacin de este trabajo.
4.2. DEFINICIN DE D. O.
Actualmente no hay consenso entre los autores respecto al significado del D.O ya que todos ellos tienen una concepcin distinta del mismo.
Sin embargo, dichos autores comparte un punto de vista, que identificaremos con base en sus definiciones:
Carlos A. Audirac y Otros: "es la estrategia educativa adoptada para lograr un cambio planeado de la organizacin que se centra en los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional, tomando como punto de partida a las personas y se orienta hacia las metas, estructuras y tcnicas de la organizacin." (Audirac, 1994, p.31)
Richard Beckhard: "es un esfuerzo planificado, de toda la organizacin, y administrado desde la alta gerencia, ideado para aumentar la efectividad y bienestar de la organizacin; por medio de intervenciones planificadas en los "procesos" de una entidad, las cuales aplican los conocimientos de las ciencias del comportamiento". (Beckhard, 1973, p.10)
Fernando Achilles de Fara Mello: es un proceso de cambios planeados en sistemas sociotcnicos abiertos, tendientes a aumentar la eficacia y salud de la empresa y sus empleados. (Achilles, 1986, p. 30)
Warren G. Bennis: El D. O es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educacional con la finalidad de cambiar las creencias, actitudes, 132 valores y estructura de las organizaciones, de modo que estas puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologas, nuevos mercados y nuevos desafos, y al aturdidor ritmo de los propios cambios (Bennis, 1973, p.2). Lus Ferrer Prez: " es la aplicacin creativa de largo alcance, de un sistema de valores, tcnicas, y procesos, administrado desde la alta gerencia y basado en las ciencias del comportamiento, para lograr mayor efectividad y salud de las organizaciones mediante un cambio planificado, segn la existencia del ambiente exterior y/o interior que las condiciona." (Ferrer, 1995, p. 15).
Edgard F. Huse y James L. Bowditch: es un intento de largo alcance destinado a mejorar la aptitud de la organizacin, tanto para enfrentarse con los cambios del ambiente exterior como para mejorar su capacidad para resolver los problemas internos. (Huse y Bowditch, 1986, p. 256).
Retomando las definiciones anteriores se puede decir:
El D.O es una estrategia educacional, que se lleva a cabo mediante un cambio planificado en donde se busca aumentar la eficacia y la eficiencia, basndose en valores, creencias, actitudes, relaciones, clima organizacional y la estructura de la organizacin para asegurar el crecimiento tanto de la empresa como de sus empleados a travs de valores humansticos y democrticos, supone que la eficacia y la eficiencia pueden mejorarse si se satisfacen estas condiciones de crecimiento y desarrollo de los individuos.
Las organizaciones actualmente se enfrentan a mltiples retos y amenazas a su eficiencia y su rentabilidad; a un ambiente turbulento, a la creciente competencia y las demandas cambiantes del cliente; al constante desafo por mantener una congruencia entre estrategia, cultura y procesos. Con la finalidad de mantener las organizaciones saludables y viables en el mundo globalizado que se esta viviendo, es necesario implementar las estrategias propuestas por el Desarrollo Organizacional para poder adaptarse con mayor facilidad al ritmo del cambio.
133 4.3. EVOLUCIN DEL D. O.
De acuerdo con Carlos A. Audirac Camarena y otros (1994), el Desarrollo Organizacional se encuentra en evolucin y seala que como punto de referencia el D. O. tuvo tres precursores principales: el entrenamiento en sensibilizacin, la encuesta de retroalimentacin y los sistemas sociotcnicos.
En los aos posteriores a la segunda guerra mundial las organizaciones se vieron en la necesidad de aumentar la produccin, los servicios y la fuerza laboral, sin embargo las personas comenzaron a tener problemas de adaptacin a los grupos existentes por lo que en las organizaciones comenzaron a surgir talleres de capacitacin que dieron origen a los grupos de sensibilizacin, los laboratorios de entrenamiento. Es as como comenzaron a buscarse cambios organizacionales e individuales por medio del aprendizaje que el individuo logra en la interaccin en grupos. Este es el ambiente en el que se apoya el surgimiento del Desarrollo Organizacional.
4.3.1. ENTRENAMIENTO EN SENSIBILIZACIN (1944)
La primera aplicacin del Desarrollo Organizacional nace en el Instituto Tecnolgico de Massachusetts y consiste en el entrenamiento en Relaciones Humanas por medio del laboratorio de experimentacin. Se experimenta con el tipo de relaciones y fenmenos aparejados que se dan entre grupos raciales, ideolgicos y/o de trabajo. El pionero asociado a esta raz es Kurt Lewin, a continuacin se presenta una cronologa de dicha etapa:
En 1944 Kurt Lewin, Rensis Likert y Douglas McGregor examinan la posibilidad de fundar un Centro de Dinmica de Grupos en el Instituto Tecnolgico de Massachusetts. En el mismo ao Kurt Lewin funda este Centro de Investigacin para Dinmica de Grupos con lo que se veran premiados los esfuerzos e investigaciones sobre el tema que venan haciendo desde 1940.
134 En 1945 Leland Bradford y Ronald Lipitt establecen un programa de induccin al personal para cambios interdependientes en el Hospital Freedman de Washington D.C. Con este proyecto se consolidan los programas de intervencin tpicos del futuro Desarrollo Organizacional.
En 1946 Kurt Lewin, Kenneth Benne, Leland Bradford y Rensis Likert realizan estudios y proyectos auspiciados por la Comisin Internacional y el Centro de Investigacin para la Dinmica de Grupos en el State Teacher's College de New Britain, Conn., lo que les permiti hacer anlisis avanzados sobre ciertos fenmenos grupales que posteriormente dieron origen a los entrenamientos en Dinmica Crupal.
En 1947 Kurt Lewin, Kenneth Benne, Leland Bradford y Ronald Lipitt fundan los Laboratorios Nacionales de Entrenamiento (NTL) en Bethel, Maine para el desarrollo grupal y entrenamiento de Grupos.
En 1950 Kenneth Benne, Leland Bradford y Rensis Likert distinguen dos tipos de grupos: el grupo A, grupo de aprendizaje de destrezas cognoscitivas; y el grupo T, grupo de aprendizaje vivencial, adems, analizan el fenmeno de la transformacin del aprendizaje. En este ao surgen laboratorios en todo Estados Unidos.
En 1956 Robert Blake, Herbert Shepard y Jane Mouton publican un artculo en el cual acuan el trmino del Desarrollo Organizacional (D. O.) como una metodologa para el cambio organizacional planeado, de tipo educativo, aplicado principalmente a grupos industriales.
En 1957 Douglas McGregor, John Paul Jones y B. Masn fundan el grupo Desarrollo Organizacional para la Unin Carbide y en este mismo ao, Herbert Shepard disea trabajos para el Departamento de Relaciones con empleados de la Esso Standard Oil con la colaboracin de Paul Buchanan, M. Horwitz, Robert Blake y Jane Mouton.
135 En 1958 Paul Buchanan dirige el Interview Survey Diagnosis en la planta Bayonne de la Standard Oil, mientras que M. Horwitz, Robert Blake y Jane Mouton dirigen un laboratorio instrumentado, un desarrollo de equipo y un proceso de consultora y resolucin de conflicto intergrupal en la planta de Bayway de la Standard Oil.
A travs del entrenamiento de laboratorio se logr que el Desarrollo Organizacional se concibiera como una metodologa de cambio de tipo educativo en la lnea de dinmica de grupos y de relaciones humanas, con el fin de resolver los conflictos de la organizacin productiva.
4.3.2. INVESTIGACIN EN RASTREOS DE RETROINFORMACIN DE LA ORGANIZACIN (1946)
Se refiere al uso de encuestas y sesiones de seminarios con libre intercambio de ideas. Estas investigaciones fueron aplicadas a fenmenos micro y macro organizacionales, como el clima organizacional, la comunicacin, las lneas de liderazgo, la cultura o rganizacional, etc. El representante de esta raz es Rensis Likert. La cronologa de la presente raz es la siguiente:
En 1946 Rensis Likert funda el Centro de Investigaciones Sociales de la Universidad de Michigan, EUA., es ah donde se desarrolla la metodologa de los rastreos de retroinformacin sobre diversos fenmenos de la organizacin, clima Organizacional, etc.
En 1947 Marian Radke, Len Festinger, Ronald Lipitt, Douglas McGregor, John French, Dorwin Cartwright; Morton Deutsch y Floyd Mann se unen al centro de investigacin fundado por Rensis Likert.
Con todas estas investigaciones el Desarrollo Organizacional adquiri matices ms claros y centrados sobre fenmenos sociales ms amplios (macrosistemas) que se dan en la organizacin productiva y que se oponen a fenmenos ms circunstanciales a las personas (microsistemas) en la 136 organizacin, es decir, adems de los aspectos psicolgicos y educativos que el D. O., adquiri de la primera raz, se sumaron las dimensiones de las ciencias de la administracin y gerencia de las empresas como grupos sociales en un contexto social determinado.
4.3.3. LA ORGANIZACIN SOCIOTCNICA (1948)
La tercera etapa del Desarrollo Organizacional la constituye la Organizacin Sociotcnica que nace en el Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock de Londres, Inglaterra. Esta organizacin se ve como un sistema sociotcnico para conjugar de la mejor manera la tecnologa y la gente involucrada en un proyecto o trabajo definido; as se logran establecer grupos autnomos de trabajo. El representante de esta raz histrica es tambin Rensis Likert, y su cronologa se resume de la manera siguiente:
En 1948 el Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock en Londres, Inglaterra, lanz el proyecto Tavistock en la Compaa Glacier Metal y es as como nace el concepto de sistema social tcnico abierto que considera que adems de las dimensiones humanas de trabajo se tienen que tomar en cuenta la interaccin e interrelacin entre estas y las dimensiones tcnicas.
En 1970 las compaas Saab -Volvo (Suecia), Galnes de la General Foods Topeka, Kansas, EUA; ponen en accin sistemas sociotcnicos en sus plantas. Todas estas acciones proporcionaron al D. O., las dimensiones de autodiseo, autodireccin, autocontrol, autoprueba del grupo de produccin (microgrupo) dentro de la organizacin total (macrogrupo); las cuales se adicionaron a las dimensiones proporcionadas por las primeras dos etapas.
Los esfuerzos de Desarrollo Organizacional son relativamente nuevos, pero estn desarrollndose visiblemente en pases como E.U., Inglaterra, Japn, Holanda, Noruega, Suecia y otros.
137 Actualmente se est extendiendo en Mxico la aplicacin del Desarrollo Organizacional, sin embargo, debido a que los valores organizacionales se encuentran an en vas de desarrollo, el D. O., no se ha llevado a cabo en su integridad sino que se ha utilizado en forma ms bien novedosa y basado con exclusividad en un aspecto estructuralista, administrativo o tcnico, o psicosocial; pero no tomando en cuenta los tres aspectos al mismo tiempo.
4.4. EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL EN MXICO
Cronologa:
Durante los aos de 1967 y 1968 iniciaron los Seminarios Avanzados de Administracin de Personal que organiz el Departamento de Relaciones Industriales del ITESM, con expositores como John Farley y George Shapiro.
Posteriormente Miguel Bernal, hizo presentaciones sobre las teoras del Grid Gerencial de Blake y Mouton. Asimismo, Gunther Klaus, introdujo la Administracin por Objetivos.
Para 1969-1970 John Bentley, participa como instructor de un seminario sobre D.O. en Saltillo, organizado por la Asociacin de Ejecutivos de Relaciones Industriales.
Leopoldo Marroqun, a cargo del Departamento de Relaciones Industriales del ITESM, dedic el Seminario Avanzado de Personal, al tema: Del Desarrollo Personal al Desarrollo Organizacional.
En estos aos aparecen las primeras Gerencias de D.O. en empresas como la Divisin de Cristaleras del Grupo Vitro. Asimismo Hylsa, crea una Gerencia de D.O.
138 Se intenta formar una Asociacin Profesional llamada Grupo Informal para el D.O. (G.I.P.D.O.). As se crean en varias empresas sesiones de Team Building y Laboratorios de Sensibilizacin internos.
En 1971, los primeros mexicanos toman el programa P.S.O.D. (Program for Specialist in Organizational Development) del National Training Laoratories en Estados Unidos.
En 1973-1974 hay esfuerzos ms decididos hacia el D.O. por empresas como: Serfin, Cydsa, Fiqusa, Cervecera Moctezuma, Hylsa, Itesm, Dando.
En 1975-1976 se hace una difusin ms amplia y un apoyo ms fuerte en el rea de D.O. Se inician programas bajo la asesora de John Bentley en Famosa y Malta.
En el D.F., la empresa Polycel establece el rea de D.O. como parte de sus cuadros directivos. Por su parte, la UDEM inicia su programa de maestra en D.O.
En 1980 se establece el Programa de Planeacin de Carrera y Vida en varias organizaciones.
En 1982 se celebra el primer Congreso Internacional sobre D.O.
En Mxico se imparte la Maestra en la Universidad de Monterrey, el Diplomado en el ITAM y un programa de actualizacin en el Centro de Educacin Continua de la Facultad de Psicologa de la UNAM, as como Cursos en la Divisin de Extensin Universitaria de la U.I.A.
En 1986 el INAP, imparti un programa de actualizacin para facilitadores internos en la AP, y en julio de 1992, inicia el Programa de Especialistas en D.O. Paralelamente imparte un Programa de actualizacin para Agentes de Cambio. 139 4.5. CARACTERSTICAS DEL D. O.
El D. O. se caracteriza por algunos elementos, que lo hacen una disciplina, innovadora y distinta dentro de los tradicionales procesos administrativos. Tomando como referencia algunos autores como Audirac (1994); De Faria Mello (1986) y Gonzlez Cornejo, se mencionarn algunas de estas caractersticas: Util i za al Agente de cambio a fin de dejar mejor preparados a los miembros de la organizacin para resolver sus propios problemas. Es un esfuerzo a largo plazo, ya que el cambio y el D. O. toman tiempo, y no es posible implementarlos de manera inmediata. Se lleva a cabo mediante un cambio planificado, ya que antes de tomar cualquier decisin se deben tener las premisas necesarias y as llevarlo paso a paso hasta alcanzar los objetivos. Su fundamento se encuentra en la Cultura Organizacional y en los procesos que tenga la empresa. Busca la eficacia y la eficiencia de los individuos. Se concentra en el cambio del sistema total o parcial. Fomenta la existencia de buenas relaciones entre trabajadores y altos mandos. Se enfoca a Sistemas Sociotcnicos abiertos.
4.6. OBJETIVOS BSICOS DEL D. O.
El campo del D.O. es muy amplio y variado, por lo tanto, los fines que persigue tambin lo son. Los objetivos que se implementan estn relacionados a un diagnstico previo sobre la situacin que se desea modificar; no obstante, algunos de los que se pueden considerar como los ms comunes tomando como referencia De Faria Mello (1986) y Audirac (1994) son los siguientes:
1. Obtener o generar la informacin objetiva necesaria para conocer la realidad organizacional y asegurar la retroalimentacin a los participantes del sistema cliente. 140 2. Crear un clima de receptividad para reconocer las realidades organizacionales y de apertura para diagnsticos y solucionar problemas. 3. Avanzar hacia la colaboracin y competencia entre las unidades interdependientes. 4. Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias. 5. Crear condiciones en las que se haga aparecer el conflicto inevitable y se maneje adecuadamente. 6. Aumentar el nivel de confianza y apoyo entre los miembros de la organizacin. 7. Aumentar la apertura de las comunicaciones laterales, verticales y diagonales. 8. Aumentar el nivel de entusiasmo y satisfaccin personales en la organizacin. 9. Aumentar el nivel de responsabilidad personal y de grupo en la planeacin y ejecucin. 10. Encontrar soluciones creativas a problemas frecuentes en donde cooperen y participen todos los empleados. 11. Desarrollar las potencialidades de los individuos en todas las reas tcnicas, administrativas e interpersonales. 12. Desarrollar la capacidad de colaboracin entre individuos y grupos, es decir, crear una sinergia de esfuerzo y trabajo en equipo. 13. Compatibilizar y optimizar metas, recursos, estructura, procedimientos y comportamientos para que exista una cultura y haya trascendencia. 14. Estimular las emociones y sentimientos de las personas. 15. Examinar el cmo, cundo, dnde y cunto de los valores e ideologas. 16. Analizar las demandas, restricciones, oportunidades, cambios y desafos del medio externo. 17. Estimular la necesidad de establecer objetivos, metas y fines para orientar la programacin de actividades y evaluacin de los desempeos de los sectores, grupos e individuos. 141 18. Buscar normas informales que caractericen la cultura especfica de la organizacin.
4.7. VALORES DEL D. O.
Los valores se colocan en una perspectiva de la tica personalista del dilogo y compromiso con la sociedad, la organizacin y el mundo entero. Son ideales que comparten y aceptan explcita o implcitamente los integrantes de un sistema cultural y que, por consiguiente influyen en su comportamiento, proporcionan estructuras y estabilidad a las personas a medida que tratan de comprender el mundo que les rodea.
Los programas de Desarrollo Organizacional se basan en supuestos y valores que estn de acuerdo con las teoras humansticas como las de Douglas McGregor, Rensis Likert, Chris Argyris, Abraham H. Maslow, Warren G. Bennis y Edgar H. Schein. Las suposiciones son acerca de las necesidades y aspiraciones de las personas como individuos, como integrantes de un grupo, como lderes del grupo y como miembros de la organizacin.
a) Las personas como individuos. Las personas tienen un deseo natural de desarrollo y crecimiento personal y ste se ve estimulado cuando se les coloca en un ambiente que es a la vez de respaldo y representa un reto. La mayora de las personas son capaces y desean hacer una contribucin mayor a sus organizaciones de lo que stas suelen permitirles. Con frecuencia, las organizaciones impiden las acciones constructivas de sus miembros porque no las retribuyen o porque las sancionan.
b) Las personas como integrantes de un grupo y como lderes. La mayora de las personas desean ser aceptadas por su grupo de trabajo y tener buenas relaciones dentro de l. La efectividad de un grupo de trabajo depender del espritu de cooperacin.
142 El grupo de trabajo al que se pertenece, es extremadamente importante en la determinacin de los sentimientos de competencia y satisfaccin. La mayora de los grupos y organizaciones no estimulan la expresin franca de los sentimientos. Los sentimientos reprimidos afectan negativamente no slo la disposicin y capacidad de los miembros del grupo para resolver los problemas en forma constructiva, sino tambin en el desempeo en el trabajo. Por lo tanto el clima en el grupo debe ser tal que permita la franqueza.
Cuando los grupos de trabajo buscan aumentar su efectividad, los lderes no pueden llevar a cabo las funciones de liderazgo en todas las circunstancias y en todo momento, por lo que los miembros tienen que colaborar con l compartiendo su funcin de liderazgo.
c) Las personas como miembros de la organizacin. El nivel de confianza, apoyo y cooperacin interpersonal en las organizaciones es mucho menor de lo que es necesario y deseable. La estrategia para resolver conflictos en la que una de las partes triunfe y la otra pierda puede resultar adecuada en algunas situaciones, sin embargo, en el largo plazo no es saludable para la organizacin solucionar de esta forma los conflictos.
Lo que sucede en la organizacin total afecta al pequeo grupo de trabajo y viceversa. La mejora en el desempeo obtenida por los esfuerzos del D. O., debe ser apoyada y mantenida por cambios apropiados en los subsistemas de evaluacin de la actuacin, capacitacin, seleccin y colocacin de personal y comunicacin.
Debido a que el cambio requiere de tiempo y paciencia, el personal que participa en el D. O., debe mantener una perspectiva de plazo relativamente largo.
143 4.8. PROBLEMAS QUE SOLUCIONA FRECUENTEMENTE EL D. O.
No es posible decir que no se presentar ningn tipo de dificultad dentro de las organizaciones, es por ello que el D. O. interviene en la solucin de los diversos problemas empresariales en las reas que a continuacin se mencionan:
Comunicacin. En los casos que no es muy clara ni precisa.
Conflictos. Esto se da principalmente, en los grupos de trabajo y la forma de liderazgo que se maneje.
Identificacin y destino. Cuando por el crecimiento de la tecnologa, no se tienen bien establecidos los objetivos y metas que se pretenden alcanzar.
Satisfaccin. Proporcionar incentivos con ms frecuencia, que sean los adecuados y apropiados de acuerdo a su desempeo laboral.
Eficiencia Organizacional. Establecer medidores de ganancias a base de desperdicios, costos, ndice de rotacin o de cualquier otra forma en que la eficiencia pueda ser medida.
Adaptacin al cambio de tecnologa, de mercado, de cultura, etctera. De acuerdo a lo anterior, los problemas, pueden ser agrupados en tres clases:
1. Problemas de destino, crecimiento, identidad y revitalizacin. 2. Problemas de satisfaccin y desarrollo humano. 3. Problemas de eficiencia organizacional.
Sin duda alguna el Desarrollo Organizacional es la herramienta del nuevo milenio, que para buscar la eficiencia y eficacia de las empresas propone implementar cambios, que pueden ser parciales o totales, dependiendo del conflicto o problemtica que se quiera solucionar o rea que se quiera mejorar. 144 Y para llevar a cabo todas estas modificaciones, es necesario contar con un experto agente que ayude a implementar las estrategias de cambios de mejoras.
4.9. BENEFICIOS Y LIMITACIONES DEL D. O.
El D. O., resulta de gran utilidad para las organizaciones, ya que trata de enfrentar el cambio en toda la organizacin o en una parte importante de ella, de esta forma a travs de l se dispersa ms extensamente el mejoramiento.
Los beneficios as como las limitaciones del D. O., se pueden resumir como lo seala Keith Davis y John W. Newstrom (1999)
en los siguientes puntos:
Beneficios: Cambios en toda la organizacin, mayor motivacin, mayor productividad, mejor calidad de trabajo, mayor satisfaccin en el empleo, mejor trabajo de equipo, mejor resolucin de conflictos, compromiso con los objetivos, aumento en fuerzas reactivas, reduccin del ausentismo y menor rotacin.
Limitaciones: Consume mucho tiempo, costo, posibilidad de fracaso, posibilidad de invasin a la privacidad, posibilidad de daos psicolgicos, difcil de evaluar y posible ambigedad conceptual.
Al igual que cualquier otro programa el Desarrollo Organizacional presenta problemas y limitaciones. En cuanto a sus beneficios puede ser que algunos de ellos tarden en observarse y es muy probable que no todos se realicen en una organizacin, an cuando en el D. O., intervenga un consultor profesionalmente capaz, el programa podra fracasar.
Generalmente, y a pesar de los problemas y limitaciones que presente, el D.O., resulta una prctica til y exitosa. El D. O., contribuye a optimizar resultados, y es ms probable que tenga xito cuando comienza en la punta ms alta de la 145 organizacin, cuando se basa en anlisis amplios y cuando es apoyado por el sistema de compensaciones de la organizacin.
4.10. PROCESO DE D. O.
Los esfuerzos del D. O. son encaminados para producir un cambio planeado a fin de aumentar la eficiencia y efectividad organizacional. De acuerdo con Kenneth N. Wexley (1990, p. 417) el modelo fundamental de cambio bsico que se utiliza en la mayora de las intervenciones del D. O. es la investigacin de la accin.
La investigacin de la accin consiste en una serie de pasos utilizados para producir los cambios deseados; es un proceso cclico y continuo que consta de cinco etapas clave. Durante este proceso se pretende lograr que la organizacin haga la transicin de donde se encuentra a donde debera estar.
A continuacin se explican detalladamente las etapas del proceso:
4.10.1. PERCEPCIN DEL PROBLEMA
El proceso de D. O., se inicia cuando un funcionario clave de la organizacin (tambin llamado cliente) percibe uno o ms problemas en la organizacin y decide contratar a un consultor o agente de cambio.
El consultor es la persona que ayuda a los miembros de la organizacin (tambin son clientes) en los problemas que se tratan de resolver a travs del D. O., Carlos A. Audirac Camarena y otros (1994, p. 68), sealan algunas de las razones por las que una organizacin contrata o solicita el servicio de un consultor:
Razones por las que una organizacin contrata o solicita el servicio de un consultor:
146
Cambio rpido e inesperado del entorno que ocasiona problemas de crecimiento, identidad y revitalizacin.
El tipo de actividades que llevan a cabo actualmente no son suficientes para enfrentar el crecimiento y desarrollo. Dificultad para satisfacer las demandas del ambiente. Dificultad para satisfacer las necesidades de la organizacin a travs del ambiente
Aumento de tamao de la organizacin.
El volumen de actividades que se realizan actualmente no son suficientes para enfrentar el crecimiento y desarrollo. Los organigramas no son funcionales y se le da mayor importancia al status que a la resolucin de problemas. La toma de decisiones est centralizada. Los gerentes no se sienten apoyados en su intento por realizar y obtener resultados. Las instrucciones no se ejecutan como est previsto en rdenes y procedimientos. Las personas se sienten prisioneras en sus cargos y funciones. La estructura, las polticas y los procedimientos de la organizacin, le impiden su funcionamiento. Confusin de roles. Traslape de funciones.
Complejidad de la moderna tecnologa que requiere armonizar actividades y personas de competencias muy diversas y a la vez especializadas.
Tecnologa obsoleta. Resistencia a las innovaciones. Las innovaciones son controladas por algunas personas que centralizan las decisiones. Apego a lo tradicional. No se toman riesgos.
Problemas de satisfaccin y desarrollo humano.
Poca iniciativa personal en el logro de objetivos organizacionales. 147 Aumento de tamao de la organizacin.
Los conflictos se ocultan y se administran por maniobras polticas u otras astucias. El aprendizaje es individual y desprecia la experiencia de los dems. No hay retroalimentacin entre sistemas. Relaciones basadas en mscaras y apariencias.
Tabla 4.1 Razones por las que una organizacin contrata o solicita el servicio de un consultor: Fuente: Elaboracin propia en base al libro de Audirac, C. (1994, p. 68).
4.10.2 RECOPILACIN DE DATOS Y DIAGNSTICO PREELIMINAR
El consultor recaba informacin acerca del sistema en marcha, "la recopilacin de datos abarca la determinacin de la naturaleza y disponibilidad de datos necesarios y los mtodos utilizables para recopilarlos". (Chiavenato, 1989, p. 477)
La recopilacin de datos es una de las actividades ms difciles del D. O. Incluye describir el sistema organizacional, las relaciones entre sus elementos y subsistemas y las formas de identificar problemas y asuntos ms importantes. Los mtodos ms usados para recopilar informacin son los siguientes:
Cuestionarios. Se utilizan para obtener informacin sobre aspectos especficos y medibles. Constituyen un mtodo econmico que produce buenos resultados e incluso puede sacar a la luz fuertes sentimientos no descubiertos. Entrevista. Permite la interaccin con la persona que da la informacin y tambin permite la observacin no verbal. A travs de la entrevista se exploran los problemas y oportunidades de la organizacin y se estimula la presentacin de ideas no conscientes de antemano. Una de las desventajas de este mtodo es el tiempo requerido.
148 Encuesta. Este mtodo permite recabar informacin general y puntos de vista de un grupo de personas. Sondeo. Es un mtodo organizado por medio del cual se obtiene informacin de asuntos, inquietudes y necesidades y que permite tener relacin con otras personas. Es una forma de entrevista estructurada que permite examinar el impacto que tendr un curso de accin sobre varios grupos. Por medio de este mtodo se fomenta la comunicacin de impresiones, sentimientos, opiniones e ideas, sin embargo el xito de su utilizacin depende de la habilidad para or efectivamente e involucrarse.
Observacin. Observacin directa en eventos o sucesos que estn ocurriendo, en equipo, instalaciones y maquinaria, o en el medio y la cultura.
4.10.3 RETROALIMENTACIN Y DIAGNSTICO CONJUNTOS
El trabajo de diagnstico debe hacerse con la colaboracin entre el consultor y el cliente. El consultor proporciona retroalimentacin al sistema cliente respecto a los datos obtenidos. La organizacin no se limita a recibir un informe, sino que participa en el anlisis e interpretacin de dichos datos. Es muy importante que en el diagnstico participe el sistema cliente, ya que el consultor, salvo que sea muy sensible a la cultura prevaleciente en la organizacin, al estado de disposicin para el cambio, a la tecnologa y a las expectativas del sistema cliente, quizs trate de imponer su sistema de valores.
Otro aspecto de importancia en la fase de diagnstico es que debido a que los subsistemas estn relacionados entre s, las modificaciones en uno de ellos, causar efectos en los restantes. La importancia del diagnstico radica en que a travs de l se detectan aspectos que pueden ser mejorados, permite determinar qu tipo de intervenciones son las ms adecuadas, establece las bases para delimitar, esclarecer y dar prioridad a los problemas detectados; y constituye el primer paso para buscar la efectividad de la organizacin. La experiencia y el buen juicio son indispensables durante esta fase.
149 El diagnstico proporciona una visin de lo qu, en qu y para qu debe buscar el Desarrollo Organizacional. Durante el diagnstico se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Especificacin de las necesidades del cambio. Definicin del o los problemas de cambio. Identificacin del Sistema-meta. Evaluacin del potencial para el cambio. Clasificacin de los recursos y motivaciones del consultor. Establecimiento de estrategias, metas y tcticas intermedias. Definicin de puntos de accin, apoyo y amenaza.
Con base en tos datos obtenidos el consultor elabora ciertas hiptesis sobre los problemas del sistema, sus posibles causas, as como los posibles cursos de accin que pueden seguirse.
4.10.4 PLANEACIN DE LA ACCIN Y ACCIN DE INTERVENCIN
En esta fase el consultor y el cliente llegan a un acuerdo sobre los objetivos del programa de D. O., y la forma en que van a lograrlos; y dicho programa es llevado a la prctica.
En el Desarrollo Organizacional las intervenciones son conjuntos de trabajo estructurados en los que las unidades de la organizacin que son objeto del cambio comienzan una tarea cuyos objetivos se relacionan directa o indirectamente con los cambios deseados.
Esta es la fase de implementacin del proceso de D. O, la intervencin no es una medida final sino que es una forma de facilitar la continuidad de la accin. Hay una gran variedad de tcnicas de intervencin, de las cuales se hablaron en el capitulo III, algunas de las cuales son las siguientes:
150 * Retroalimentacin por Encuesta * Formacin de Equipos * Reuniones de Confrontacin * Laboratorios de Capacitacin * Asesora de Procesos * Desarrollo Intergrupal * Planeacin de Vida y Carrera * Administracin por Objetivos * Control Total de Calidad * Etc.
4.10.5 RECOLECCIN DE DATOS, RETROALIMENTACIN Y DIAGNSTICO
Una vez que se ha ejecutado la intervencin, se renen los datos de los resultados obtenidos y nuevamente se hace la retroalimentacin al cliente. Esto conduce a un rediagnstico a fin de medir y determinar los efectos de la accin, as como a decidir si se deben emprender nuevas acciones.
Los resultados se presentan en forma de una mayor eficacia de la organizacin: produccin, eficiencia y satisfaccin a corto plazo; adaptabilidad y desarrollo a mediano plazo; y supervivencia a largo plazo.
La evaluacin de los resultados proporciona informacin acerca del programa especfico de Desarrollo Organizacional, el consultor ayuda a la organizacin a evaluar los resultados de sus esfuerzos y a desarrollar programas adicionales en las reas en que sea necesario.
Para que la eficacia de un programa de D. O. pueda ser medida se deben haber establecido los objetivos antes de la implementacin. Durante la fase de diagnstico se tienen que reunir criterios medibles que sirvan como indicadores vlidos, as, la evaluacin de resultados se convierte en la base para futuros diagnsticos de problemas. Este modelo de cambio utilizado en las intervenciones del Desarrollo Organizacional es un planteamiento cientfico que incluye un anlisis sistemtico de los efectos que producir el programa sobre la organizacin, no est limitado a ninguna intervencin particular; es decir, se puede utilizar con cualquier tcnica de intervencin.
151 Es importante sealar que con este modelo se reduce la resistencia al cambio por parte de los individuos involucrados, ya que toma en cuenta sus necesidades y creencias, al mismo tiempo que participan en el diagnstico.
CONCLUSIONES 153 CONCLUSIONES
La globalizacin y la creciente diversidad de la fuerza de trabajo, son los retos para todas las empresas que buscan mantenerse y desarrollarse en los grandes mercados mundiales.
Mxico es uno de estos pases, que est en lucha constante por competir y convertirse en una de las potencias mundiales. Desafortunadamente hace falta mucho, que nos detiene, nos obstaculiza y nos impide crecer, esto se debe bsicamente a nuestras costumbres, valores, tradiciones, ideas, que son la base de toda organizacin para lograr el xito.
En las sociedades contemporneas el buen desempeo de las empresas e instituciones depende en gran medida de su capacidad para adaptarse a los cambios del medio que las rodea: dinmica y transformacin, esto es lo que determina la vida de las organizaciones en la actualidad. Las organizaciones de hoy en da deben ser dinmicas por naturaleza. Un administrador que no sienta que la tierra se mueve bajo sus pies, est viviendo en el pasado y no est preparado para el futuro.
Creo que actualmente la mayora de las empresas que quieren alcanzar la calidad total, buscan primero la calidad de sus personas y hacen que estas tengan un buen desarrollo dentro de la mismas para que estn satisfechas y comprometidas con ella.
Por ende, las organizaciones que quieren aprender para adaptarse a un entorno altamente cambiante, requieren individuos con "visin sistmica", con "modelos mentales abiertos" y dispuestos al dilogo permanente con el fin de alcanzar "visiones compartidas" que permitan alinear la accin a propsitos comunes. Cada hombre y mujer perteneciente a la organizacin, debe aprender a comunicarse sin temores, a fortificarse cada vez ms por medio de acciones coherentes con lo mejor que uno piensa y siente. Los 154 administradores, deben convertirse en facilitadores del proceso de cambio, creer en su gente y en su posibilidad de cambiar.
El cambio organizacional comienza con la definicin misma del concepto de cambio, la cual hace referencia a la capacidad que tienen los individuos de redefinir y comportarse de forma diferente en la organizacin. Iniciar un proceso de cambio es asumir grandes dosis de incertidumbre, y comprender que, a medida que avanzamos en el mismo, los aciertos y los errores sean parte sustancial de este proceso que constituir la fuente de aprendizaje que permitir el enriquecimiento de los trabajadores y el desarrollo de la organizacin.
No importa cun urgente sea la necesidad de transformacin, ni que tan claros sean los mensajes del entorno pidiendo a gritos una nueva manera de hacer las cosas. La mayora de la gente, sobre todo en sociedades tradicionales y temerosas del riesgo como la nuestra, siempre se las arreglar para demorar el cambio hasta donde sea posible. Para evitar este tipo de resistencia y poder gestionar el cambio, se requiere habilidad para manejar no solo las variables que han cambiado, si no las variables que estn cambiando y las variables en proceso de convertirse en variables cambiadas, para lo cual se requiere de informacin, la cual es y ser la base del xito de toda organizacin.
Muchos de esos procesos de cambio organizacional son complejos y difciles de conducir, por lo cual deben darse de manera planificada, es decir; a travs del desarrollo organizacional, el cual se entiende como el esfuerzo planificado de toda la organizacin, basado en valores humansticos y administrado desde la alta gerencia para aumentar la efectividad y bienestar de la organizacin de modo que a la vez que se logran los objetivos organizacionales se promueven los valores humanos de quienes forman parte de ella. En el D.O. se contemplan las modificaciones culturales y estructurales, por medio de intervenciones planeadas en los procesos de la entidad a travs de los conocimientos de las ciencias del comportamiento. Se puede considerar que si se ponen en prctica las propuestas que se presentan en el estudio 155 cualquier empresa a corto o mediano plazos puede crecer y mejorar en su actuacin.
Como hemos visto, debido a lo extenso de su campo y por la amplia gama de disciplinas en las que se apoya, es difcil precisar si el Desarrollo Organizacional es una tcnica, una nueva ciencia, un arte o una filosofa. De acuerdo al enfoque adoptado a lo largo de este trabajo, lo considero como una estrategia de administracin para ayudar a las organizaciones a ser ms productivas y eficientes.
El Desarrollo Organizacional es tan efectivo como los miembros de la organizacin quieran que lo sea. Debido a esto es imprescindible que la urgencia del cambio venga de la alta direccin, de lo contrario las fuerzas de resistencia al cambio sern un obstculo imposible de vencer para aquel que lo intenta desarrollar en un grupo.
Los Empresarios siempre deben tratar de aplicar el D.O. como una disciplina normal dentro de su administracin y entender que les proporciona beneficios del cambio en toda la organizacin, incremento tanto en la motivacin, como en la calidad y productividad. Una mayor satisfaccin laboral, acompaado de un mejoramiento claro en el trabajo en equipo. Mejor resolucin de conflictos, un mayor compromiso con los objetivos organizacionales, una mayor disposicin al cambio, reduccin de ausentismo, menor rotacin, y creacin de individuos y grupos de aprendizaje.
Es un hecho que el uso del DO en Mxico es marginal. Existen pocos expertos consultores que presten sus servicios a las organizaciones del pas. El D.O. es desconocido por gran cantidad de posibles demandantes. No sin sorpresa nos percatamos de que a pesar de la necesidad reconocida de transformacin de las organizaciones, slo algunas empresas, en su mayora las ms grandes y con una cultura organizacional enfocada hacia el cambio, con recursos financieros abundantes, etc.,recurren a un programa de desarrollo organizacional planificado, por lo tanto considero que debe realizarse un mayor 156 esfuerzo por parte de los profesionales especializados en esta rea para realizar publicaciones de las experiencias que en Mxico se efectan.
Creo que para, que el Desarrollo Organizacional sea compatible con nuestra cultura debern desarrollarse experiencias y variantes metodolgicas que contemplen las caractersticas psicolgicas y culturales que identifican al trabajador mexicano, de lo contrario, corremos el riesgo de adoptar soluciones que vayan de acuerdo a otros patrones culturales que dieron origen al Desarrollo Organizacional y que no necesariamente tendrn que ser los nuestros.
El D.O. no es ni una moda ni tampoco una panacea. Observamos en este trabajo que el D.O. ha cambiado en el transcurso del tiempo, y que, como promotor del cambio, ha aplicado su principio de evolucin constante a su propia estructura. El DO, como proceso de cambio no slo es importante para toda organizacin moderna, sino que debe ser un elemento imprescindible en la cultura de todo administrador moderno.
Espero que con el presente trabajo se le pueda dar ms importancia tanto al Desarrollo Organizacional, como a todos los elementos que la integran y que se hizo referencia en el contenido de la monografa.
157 FUENTES DE INFORMACIN
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160 NDICE DE TABLAS
Capitulo I Naturaleza de las Organizaciones
Capitulo II Dinmica Social de las Organizaciones
Tabla 2.1 Las ocho habilidades segn Howard Gardner............................................................. 29 Tabla 2.2 Habilidades bsicas para el rendimiento de tareas fsicas...........................................30 Tabla 2.3 Tipos de personalidad......................................................33 Tabla 2.4 Tipologa de Holland de la personalidad y ocupaciones congruentes...........................................37 Tabla 2.5 Reacciones a la frustracin............................................. 41 Tabla 2.6 Caractersticas de cada temperamento.......................... 47 Tabla 2.7 El desarrollo de grupos (Sayles y Strauss)......................50 Tabla 2.8 El desarrollo de grupos (Jewell y Reitz).......................... 51 Tabla 2.9 Papeles en un grupo....................................................... 54 Tabla 2.10 Tipos de conflictos............................................................60 Tabla 2.11 Manejo de conflictos.........................................................62 Tabla 2.12 Papeles claves en los equipos..........................................67
Capitulo III Cambio Organizacional
Tabla 3.1 Actitudes ante el cambio..................................................98
Capitulo IV El Desarrollo Organizacional como Estrategia de Cambio"
Tabla 4.1 Razones por las que una organizacin contrata o solicita el servicio de un consultor...................146