Como establecer los Factores Crticos de Vigilancia de

tu negocio

Seguro que los que me segus habitualmente en blog habis ledo esta
expresin Factores crticos de Vigilancia en alguna ocasin. La
mayora habris intuido a que me refiero al hablar de factores crticos de
vigilancia. Hasta ahora nunca haba escrito ningn artculo dedicado a
ello. Pero es cierto que es uno de los elementos que mayor atencin
suscita entre mis clientes y que ms valoran en nuestros trabajos.
De hecho no les falta razn al prestar toda su atencin cuando hablamos
de ellos en cualquier reunin. Es la mejor forma en la que pueden
maximizar los resultados de la monitorizacin del entorno
competitivo de su industria. Y de la calidad de estos depende en
buena medida los resultados de cualquier proceso de vigilancia
tecnolgica.
Vayamos pues al grano. A la hora de determinar los factores crticos de
vigilancia (FCV) es prioritario saber qu es un FCV. Para resumirlo de una
forma clara, diremos que FCV es aquel que si cambia obliga a mi empresa
a tomar una decisin de cambio o permanencia.
Ilustremos esto con un ejemplo muy sencillo. Si la electricidad supone el
40% de mis costes operativos, una variacin por ligera que esta sea en el
precio de compra de esta materia es vital para los intereses de mi
empresa. Por el contrario si solo supone el 2% de mis costes operativos un
aumento o disminucin considerable de esta es totalmente irrelevante
para nuestros intereses.
Por lo tanto un FCV ser cualquier elemento que al sufrir una variacin
pequea tendr un efecto directo de gran importancia en la cuenta de
resultados de mi negocio.
Una vez que tenemos este concepto claro debemos pensar en qu mbitos
existen FCV que afectan a mi empresa, de forma que podamos clasificar
los FCV y establecer un cuadro de mando bsico.
QU ES UN FACTOR CRTICO DE VIGILANCIA?
Los FCV se suelen agrupar en mbitos generales dependiendo de su
naturaleza. En concreto podemos distinguir los siguientes mbitos:
Tecnologa
Mercado
Legislacin
Evolucin econmica
Factores demogrficos sociales
Otros(aquellos particulares de una industria o empresa)
y dentro de los diferentes mbitos podemos seguir profundizando. Por
ejemplo el de mercado se podra dividir en competidores, clientes,
preciosetc
Arriba hemos mencionado los mbitos generales de los FCV para cada
empresa y organizacin. Sin embargo el mapa de FCV son totalmente
diferentes de una organizacin a otra y varan en funcin de la estrategia y
las circunstancias de cada organizacin. As tendremos FCV exactamente
iguales entre empresas, otros FCV sern muy similares o comunes
entre organizaciones y otros FCV que sern nicos para cada empresa.
No es fcil construir a priori y desde fuera unos FCV validos para todas las
organizaciones
Veamos cmo puedo seleccionar mis factores crticos de
vigilancia.
CMO ELEGIR MIS FACTORES CRTICOS DE
VIGILANCIA?
Teniendo claro qu es el FCV y cmo ordenarlos para elaborar un cuadro
de mando bsico, veamos cmo escoger los FCV (y cmo no escogerlos).
Una forma sencilla y rpida de elegir los FCV es utilizando la cadena de
valor de tu organizacin y analizando los pasos estrechos en cada eslabn
de la cadena.
Supongamos que gestionamos una fbrica de refrescos orgnicos 100%
naturales cuyas ventas son en mi entorno geogrfico.
Para establecer nuestros FCV en cada eslabn de la cadena, daremos los
siguientes pasos respondiendo a estas preguntas:
Qu es realmente crtico para m? Debemos detectar dentro
de cada eslabn que elementos afectan directamente a los
resultados y de qu manera lo hace. Pongamos todos los eslabones
de la cadena de valor juntos:
o Abastecimiento: Al tratase de unos refrescos tan especiales
deberamos preguntarnos existe suficiente materia prima
para producir?se puede producir para todo el ao? Es el
volumen de cultivo orgnico un FCV? La respuesta parece que
s. Tendremos que vigilar la produccin orgnica y controlar
el proceso.
o Produccin: No parece que este sea un cuello de botella o
factor limitante.
o Distribucin: los productos orgnicos tienen una fecha de
caducidad reducida. As que vigilar la velocidad de entregas
parece un punto importante.
o Marketing y ventas: Quienes son mis competidores?
Cules son mis clientes?, cul es mi precio de venta? etc
Lo cierto es que vendo en tiendas gourmet y mi precio es
superior al de refrescos azucarados. Deber plantearme si
realmente Coca Cola es mi competidor o no?
o Servicio posventa: Tengo miles de clientes o unos pocos?
Si tengo unos pocos distribuidores no parece a priori un
factor limitante.
o Desarrollo tecnolgico: Existen nuevos descubrimientos
en componentes, formulaciones, sabores etc? pueden ser
de gran importancia? A quien pertenecen? puedo
adquirirlos? Establecer Factores crticos de vigilancia dentro
de este eslabn parece importante.
o Legislacin: hay muchos cambios legislativos en el
sector?existen barreras legales diferentes en cada pas?
Conocer los cambios legislativos es fundamental. Podra
quedarme sin mercado o que este se multiplique por un
cambio que prohba el azcar en los refrescos. Por lo tanto la
legislacin en temas alimentarios y refrescos ser un Factor
crtico de vigilancia.
Qu me importa de lo que es crtico para m? Supongamos
que hemos deducido que Coca Cola s compite conmigo. Qu
quiero saber de esta empresa? Me importa su cotizacin en la bolsa
norteamericana? Es decir cundo Coca Cola sube y baja en la
bolsa de Nueva York tengo que tomar alguna decisin sobre mi
produccin, precios, etc.?
Es un factor estable o algo momentneo? Es una pregunta
que debemos responder, pues no merece la pena poner en vigilancia
algo que no volver a ocurrir. Es decir un factor crtico de vigilancia
lo es porque se fija en elementos de ocurrencia frecuente o
repetitiva
Respondiendo a estas tres preguntas, habremos escogido los FCV que
formarn parte de nuestro cuadro de mando bsico.
Una pequea advertencia. Cuando ests eligiendo y definiendo tus
factores crticos de vigilancia No te obsesiones! Recuerdo una ocasin
con un cliente en el que definimos hasta 245 factores y subfactores
crticos de vigilancia para la direccin. Al final acabamos con una
indigestin de datos importante, frustrados y perdidos. Un mbito o rea
puede tener hasta siete FCV. Mantn las cosas simples y todo
funcionara mejor.
PORQU ES IMPORTANTE DEFINIR TUS
FACTORES CRTICOS DE VIGILANCIA?
Si no tienes definidos tus FCV es probable que no detectes a tiempo
problemas que puedes arreglar. Los FCV funcionan como
indicadores adelantados. Una correcta definicin de tus factores
crticos de vigilancia te permite:
Atender los elementos realmente importantes de tu negocio
Estar centrado en los cambios relevantes
Incidir en la correcta gestin de tu organizacin
Reducir los tiempos de respuesta ante:
o Potenciales oportunidades
o Potenciales amenazas
Todos estamos comprobando como los planes estratgicos estn dejando
de ser tiles.
La planificacin estratgica esta quedndose obsoleta. El entorno cambia
demasiado rpido como para establecer planes quinquenales o a tres
aos.
Por qu vas a hacer t lo mismo en tu empresa.
En definitiva una correcta definicin y gestin de los Factores Crticos de
Vigilancia te permite acompasar la planificacin de la empresa a la
situacin real del mercado incluso en los niveles ms operativos. Las
ventajas por lo tanto son claras