FORMALIDADES DEL REGISTRO DE VENTAS

1. DEFINICIN
El Registro de Ventas e Ingresos es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronolgica y
correlativa, todos los comprobantes de pago que emita una empresa en el desarrollo de sus
operaciones.

2. OBLIGADOS A LLEVARLO
Estn obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, en principio los contribuyentes del
IGV. Sin embargo, y adicionalmente a esto, tambin estn obligados a llevar este registro, los
sujetos acogidos al Rgimen General del Impuesto a la Renta, independientemente del nivel de
ingresos que obtengan, as como aquellos sujetos acogidos al Rgimen Especial de este
impuesto.

OBLIGACIN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
RENTAS DE TERCERA CATEGORA
RGIMEN
GENERAL
Los perceptores de rentas de tercera
categora cuyos ingresos brutos anuales
no superen las 150 UIT.
Debern llevar como mnimo:
Un Registro de Ventas,
Un Registro de Compras y
Un Libro Diario de Formato
Simplificado
Los dems perceptores de
rentas de tercera categora
Debern llevar contabilidad
completa
RGIMEN
ESPECIAL
Personas naturales, sociedades
conyugales, sucesiones indivisas y
personas jurdicas
Debern llevar:
Registro de Ventas e Ingresos
Registro de Compras
NUEVO RUS
Personas naturales y sucesiones
indivisas, as como
Personas naturales no profesionales.
No estn obligados a llevar libros y
registros contables.

3. FORMALIDADES

a) Datos de cabecera
El Registro de Ventas e Ingresos, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los
deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debe contar con los siguientes datos de
cabecera:

Denominacin del registro.

Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.

Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn
Social de ste.

No obstante lo anterior, tratndose del Registro de Ventas e Ingresos llevado en forma manual,
bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio.

LIBROS Y REGISTROS INFORMACIN A CONSIGNAR
REGISTRO DE VENTAS E
INGRESOS LLEVADO EN
HOJAS SUELTAS
En todos los folios se deber consignar:
Denominacin del libro o registro.
Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin
registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres,
Denominacin y/o Razn Social de ste.
REGISTRO DE VENTAS E
INGRESOS LLEVADO EN
FORMA MANUAL
En el primer folio se deber consignar:
Denominacin del libro o registro.
Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin
registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres,
Denominacin y/o Razn Social de ste

b) Registro de las Operaciones
Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Ventas e Ingresos, el sujeto obligado
deber efectuar dicha anotacin:

En orden cronolgico.

De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni
seales de haber sido alteradas.

Totalizando sus importes.

Utilizando los trminos VAN y VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada
folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e
Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable se
registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente. Lo dispuesto en
este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas
o continuas.

En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del
artculo 87 del Cdigo Tributario
1
.

1
De acuerdo a esta disposicin, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en
moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera
directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo
refrendado por el Ministro de Economa y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso
podrn llevar la contabilidad en dlares de los Estados Unidos de Amrica.

En folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios.

c) Anotacin resumida de las operaciones
Si bien es cierto, los comprobantes de pago emitidos por las ventas efectuadas deben ser
anotados de manera correlativa en el Registro de Ventas e Ingresos, existen determinados
supuestos que permiten una anotacin resumida de esas operaciones.
En efecto, de acuerdo a lo previsto en el numeral 3 del artculo 10 del Reglamento de la Ley
del IGV e ISC se ha posibilitado que:

Los sujetos del Impuesto que lleven en forma manual el Registro de Ventas e Ingresos,
puedan registrar un resumen diario de aquellas operaciones que no otorgan derecho a
crdito fiscal. Para estos efectos, deben hacer referencia a los documentos que
acrediten las operaciones, adems de llevar un sistema de control con el que se pueda
efectuar la verificacin individual de cada documento

Los sujetos del Impuesto que utilicen sistemas mecanizados o computarizados de
contabilidad puedan anotar en el Registro de Ventas e Ingresos el total de las
operaciones diarias que no otorgan derecho a crdito fiscal en forma consolidada. Al
igual que el caso anterior, en este caso tambin deben llevar un sistema de control
computarizado que mantenga la informacin detallada y que permita efectuar la
verificacin individual de cada documento.

Los sujetos que emitan tickets o cintas emitidos por mquinas registradoras, que no
otorgan derecho a crdito fiscal de acuerdo a las normas de comprobantes de pago,
puedan anotar en el Registro de Ventas e Ingresos, el importe total de las operaciones
realizadas por da y por mquina registradora. Para estos efectos, debern consignar
nicamente el nmero de la mquina registradora, y los nmeros correlativos
autogenerados iniciales y finales emitidos por cada una de stas.

IMPORTANTE
Los sistemas de control a que se refieren los supuestos anteriores deben contener como
mnimo la informacin exigida para el Registro de Ventas e Ingresos. En estos casos, debe
tenerse en cuenta adems que cuando exista obligacin de identificar al adquirente o usuario
de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago
2
, se deber consignar adicionalmente los
siguientes datos:

Nmero de documento de identidad del cliente.

Apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

2
De acuerdo al numeral 3.10 del artculo 8 del Reglamento de Comprobantes de Pago, en los casos en
que el importe total por boleta de venta supere la suma de setecientos Nuevos Soles (S/. 700.00), ser
necesario consignar los datos de identificacin del adquirente o usuario:

a) Apellidos y nombres.

b) Nmero de su Documento de Identidad

3. OBLIGACIN DE LEGALIZAR
Adems de las formalidades sealadas en el punto anterior, debe considerarse que el Registro
de Ventas e Ingresos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un juez de paz
letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el
domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en
cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas
provincias.

4. PLAZO MXIMO DE ATRASO
El Registro de Ventas no podr tener un atraso mayor a diez (10) das, contados desde el
primer da hbil del mes siguiente de a aqul en que se emita el comprobante de pago.

Libro o Registro
vinculado a Asuntos
Tributarios
Mximo
atraso
permitido
Acto o circunstancia que
determina el inicio del plazo
para el mximo atraso
permitido
Registro de Ventas e
Ingresos
Diez (10) das
Desde el primer da hbil del mes
siguiente de a aqul en que se emita
el comprobante de pago

5. FORMATO E INFORMACIN MNIMA
El Registro de Ventas e Ingresos ser llevado utilizando el Formato 14.1 REGISTRO DE
VENTAS E INGRESOS, en el cual deber incluirse en columnas separadas, la siguiente
informacin mnima:

INFORMACIN MNIMA OBSERVACIN
Nmero correlativo del registro o cdigo nico
de la operacin de venta

Fecha de emisin del comprobante de pago o Debe tenerse en cuenta que el artculo 6 del
documento Reglamento de Comprobantes de Pago regula
la oportunidad en que deben ser emitidos y
entregados estos documentos.
Fecha de vencimiento y/o pago del servicio
Esta columna slo debe ser utilizada por las
empresas de servicios pblicos
Tipo de comprobante de pago o documento
Para estos efectos deber considerarse la
Tabla 10 de la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006/SUNAT, la cual
establece los diferentes cdigos de los tipos
de comprobantes de pago. Debe recordarse
que los cdigos ms usuales son:
- 01 Facturas
- 03 Boletas de ventas
- 12 Tickets emitidos por mquina
registradora
Nmero de serie del comprobante de pago,
documento o de la mquina registradora,
segn corresponda
Debe recordarse que de acuerdo al numeral 4
del artculo 9 del Reglamento de
Comprobantes de Pago, la numeracin de los
comprobantes de Pago, con excepcin de los
tickets o cintas emitidas por mquinas
registradoras, consta de 10 dgitos de los
cuales:
a) Los tres primeros, de izquierda a derecha
corresponden a la serie y son empleados para
identificar el punto de emisin.
b) Los siete nmeros restantes, corresponden
al nmero correlativo, el cual para cada serie
establecida comenzar sin excepcin de
0000001, pudiendo omitirse la impresin de
los ceros a la izquierda.
Nmero del comprobante de pago o
documento, en forma correlativa por serie o
por nmero de la mquina registradora,
segn corresponda
Tipo de documento de identidad del cliente
Para estos efectos debe utilizarse la Tabla 2
de la Resolucin de Superintendencia N 234-
2006/SUNAT, la cual incluye entre otros, los
siguientes cdigos:
1 DNI
4 Carnet de Extranjera
6 RUC
7 Pasaporte
Nmero de RUC del cliente, cuando cuente
con ste, o nmero de documento de
identidad; segn corresponda
Debe recordarse que tratndose de
operaciones por las cuales se emita Boletas
de venta (consumidores finales), cuando el
importe total de la boleta de venta supere S/.
700.00, ser necesario consignar los
siguientes datos de identificacin del
adquirente o usuario:
a) Apellidos y nombres.
b) Nmero de su Documento de Identidad.
Apellidos y Nombres, denominacin o razn
social del cliente.
En caso de personas naturales se debe
consignar los datos en el siguiente orden:
apellido paterno,
apellido materno y
nombre completo
Valor de la exportacin, de acuerdo al monto
total facturado
Debe tenerse en consideracin que para una
operacin califique como exportacin, debe
cumplir con las formalidades aduaneras.
Base imponible de la operacin gravada.
En caso de ser una operacin gravada con el
Impuesto Selectivo al Consumo, no debe
incluir el monto de dicho impuesto
Importe total de las operaciones exoneradas o
inafectas.
Las operaciones exoneradas se encuentran
detalladas en los Apndices I y II de la Ley
del IGV, en tanto que las operaciones
inafectas se encuentran detalladas en el
artculo 2 de la citada ley.
Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el
caso
El monto que se anota en esta columna
podra derivarse de:
a) La venta a nivel de productor de los bienes
especificados en los Apndices III y IV de la
Ley del IGV e ISC
b) La venta en el pas por el importador de los
bienes especificados en el literal A del
Apndice IV de la citada ley
c) Los juegos de azar y apuestas.
Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto
de Promocin Municipal, de ser el caso
El monto que se anota en esta columna,
debera ser equivalente al 19% del monto
consignado en la columna Base imponible de
la operacin gravada
Otros tributos y cargos que no forman parte
de la base imponible
Consideramos que en esta columna podra
incluirse, entre otros conceptos, el Recargo al
consumo.
Importe total del comprobante de pago
Tipo de cambio utilizado conforme lo
dispuesto en las normas sobre la materia
Debe recordarse que de acuerdo al numeral
17 del artculo 5 del Reglamento de la Ley
del IGV en el caso de operaciones realizadas
en moneda extranjera, la conversin en
moneda nacional se efectuar al tipo de
cambio promedio ponderado venta, publicado
por la SBS en la fecha de nacimiento de la
obligacin tributaria, salvo en el caso de las
importaciones en donde la conversin a
moneda nacional se efectuar al tipo de
cambio promedio ponderado venta publicado
por la mencionada Superintendencia en la
fecha de pago del Impuesto correspondiente.
En todo caso, en los das en que no se
publique el tipo de cambio referido se utilizar
el ltimo publicado.
En el caso de las notas de dbito o las notas
de crdito, adicionalmente, se har referencia
al comprobante de pago que se modifica,
para lo cual se deber registrar la siguiente
informacin:
Fecha de emisin del comprobante de pago
que se modifica.
Tipo de comprobante de pago que se
modifica (segn tabla 10).
Nmero de serie del comprobante de pago
que se modifica.
Nmero del comprobante de pago que se
modifica.
En estos casos, el monto ajustado de la base
imponible y/o del impuesto o valor, segn
corresponda, sealado en las notas de
crdito, se consignar respectivamente, en las
columnas utilizadas para registrar los datos
vinculados al valor facturado de la
exportacin, base imponible de la operacin
gravada e importe total de la operacin
exonerada o inafecta.
El monto de la base imponible y/o impuesto o
valor, segn corresponda, sealados en las
notas de dbito, se consignarn
respectivamente en las columnas indicadas en
el prrafo anterior.
Totales






APLICACIN PRCTICA
La empresa ESCRITORIOS DEL ORIENTE S.R.L. dedicada a la comercializacin de
escritorios, es contribuyente del Rgimen General del Impuesto a la Renta, estando
obligada a llevar entre otros libros y registros, el Registro de Ventas e Ingresos.
Sobre el particular, el contador de la citada empresa nos pide ayuda a efectos de
anotar en el citado registro, las siguientes operaciones realizadas durante el mes de
Agosto de 2010:

1. Con fecha 15.01.2010 se vende 24 Escritorios Personales (mercaderas) por un
valor total de S/. 24,000 ms IGV al cliente SANTA CLARA S.R.L. segn factura
N 001-0001.

2. Con fecha 17.01.2010 se efecta la venta al contado de 30 Escritorios Personales
por un valor total de S/. 30,000 ms IGV, a la empresa SAN LUIS S.A.C. segn
factura N 001-0002.

3. Con fecha 21.01.2010 se vende 120 Escritorios Personales (mercaderas) por un
valor total de S/. 120,000 ms IGV al proveedor INVERSIONES SANTA CLAUX
S.R.L. segn factura N 001-0003.

4. Con fecha 25.01.2010 se vende 10 escritorios personales por un valor de US$
3,300 ms IGV, a la empresa DUIX S.A.C, emitindose la Factura N 001-0004.
El Tipo de Cambio de la fecha es de S/. 2.880.

5. Con fecha 27.01.2010 se efecta la venta al contado de 100 Escritorios
Personales a un valor total de S/. 100,000 ms IGV a la empresa SAN LUIS
S.A.C. segn factura N 001-0004.

6. Con fecha 28.01.2010 el cliente SANTA CLARA S.R.L. devuelve 10 escritorios
personales, adquiridos segn factura N 001-0001, emitindose para tal efecto, la
Nota de Crdito N 001-0001

7. Con fecha 31.01.2010 se emite la Nota de Dbito N 001-0001 a la empresa
INVERSIONES SANTA CLAUX S.R.L. por S/. 1,000 ms IGV para cobrarle la
diferencia de precio de los bienes vendidos, segn factura N 001-0003.

SOLUCIN:
De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa ESCRITORIOS DEL ORIENTE
S.A.C., el llenado del Registro de Ventas de Ingresos sera de acuerdo a lo siguiente:







7. EXCEPCIN A LA OBLIGACIN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA
INFORMACIN MNIMA
En relacin a la obligacin de observar el Formato y la Informacin mnima del Registro de
Ventas e Ingresos, es importante recordar que la Sptima Disposicin Complementaria y Final
de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones
para su aplicacin.

En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilizacin de los formatos que debe contener
cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o
registros son llevados mediante hojas sueltas o continas. Como se observa de lo anterior, slo
en tanto se lleve el Registro de Ventas e Ingresos en forma manual, existir la obligacin de
observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Ventas e
Ingresos en Hojas sueltas o continuas, no existir la obligacin de observar el citado formato.

De otra parte, y en cuanto a la informacin mnima, la referida stima disposicin
complementaria y final tambin ha sealado que los deudores tributarios no obligados a incluir
determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del
libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la
referida informacin.

Lo antes sealado, lo podramos resumir en el siguiente cuadro:


OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS
Cuando el Registro de Ventas e Ingresos es llevado
en forma manual.
Es obligatoria
Cuando el Registro de Ventas e Ingresos es llevado
mediante hojas sueltas o continas.
No es obligatoria.


OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MNIMA
Sujetos obligados a incluir toda la informacin
en el Registro de Ventas e Ingresos.
Es obligatoria
Sujetos no obligados a incluir determinada
informacin en el Registro de Ventas e
Ingresos.
Podrn optar por no incorporar en el formato
del libro o registro relacionado con dicha
informacin, las columnas en donde se deban
consignar la referida informacin