DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos contables son soportes que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos y realizar varias copias como la
empresa lo exija.
Como es lgico tambin estn organizadas en carpetas y libros de contabilidad
que contengan el tipo y concepto, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean de fcil acceso y justificables se deben soportar con los
documentos pertinentes para cada una de ellas.
COMO SE CLASIFICAN
Los documentos contables se clasifican de la siguiente forma:

Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa.
Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas
de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva:
Actualmente hay documentos que se archivan y se registran, teniendo en
cuenta las normas de cada empresa se realizan el debido proceso, entre ellos
tenemos:

Factura
Nota de Dbito
Nota de Crdito
Ticket
Recibo
Pagar
Cheque
Nota de Crdito Bancaria
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito





LOS MS UTILIZADOS
Recibo de caja.
Recibo de consignacin bancaria.
Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros.
Factura de compra-venta
Cheque
Comprobante de pago
Letra de cambio
Pagar
Nota Dbito
Nota Crdito
Recibo de caja menor
Nota de contabilidad
Comprobante diario de contabilidad.


DEFINICION Y EJEMPLO

1. Recibo de caja:

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

2. Recibo de consignacin bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan

3. Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar,
o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones
de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y
se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. Numeracin en orden consecutivo.
Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio. Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o
servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los
artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del
impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las
ventas



5. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a
un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la
orden de un tercero llamado "beneficiario". El cheque contiene:
Nombre: quien ha de pagar el cheque (banco).
Lugar: ciudad o municipio de pago.
Fecha de emisin.
Un espacio precedido del signo $ para el valor del cheque en nmeros.
La indicacin si es a la orden o al portador.
Orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero, la cual
se registra en letras.
Firma: de quien expide el cheque.
Sello.

Partes del cheque:
Librador o girador: emite el cheque, da la orden de pagar una suma
determinada de dinero (deudor).
Librado o girado: es el banco o una entidad de crdito a la cual se le
ordena el pago del cheque con los fondos del librador.
Tenedor tomador o beneficiario: es la persona a quien se le hace el
cheque, la cual cobra la totalidad del dinero.

Caracterstica:
Literalidad: significa que vale nica y exclusivamente por el valor que se
plasma en el cheque.

Clases de cheque:
No negociable: es el cheque que lleva la palabra no negociable o
pguese al primer beneficiario.

Cheques Negociables: Son aquellos que pueden endosarse (firmando el
beneficiario en la parte posterior del documento) tantas veces como sea
necesario (endosos subsecuentes). El beneficiario puede depositar los fondos
del cheque en una cuenta bancaria o bien, cobrarlos en efectivo en el banco
contra el que se expidi el cheque.

Cruzado: generalmente se le cruzan dos lneas paralelas en la parte
superior izquierda y se hace efectivo consignndose en cualquier banco.


Especialmente cruzado: este solo se consigna en el banco que est
escrito en medio de las dos lneas paralelas ubicadas en la parte
superior izquierda.


General: se cobra en efectivo o se consigna en cualquier banco.


Especial: se cobra en efectivo solo en el banco sealado.


Posfechado: se inserta una fecha posterior a la que se libra,
pretendiendo acentuar al tomador que no hay fondos hasta el da que se
ha colocado en el cheque.


De gerencia o de caja: es el librado por un banco a cargo de sus
dependencias donde se puede comprar negociable a menos que el
banco le inserte la clausula no negociable.


Por ventanilla: cheque de emergencia puesto al servicio de los clientes
del banco cuando necesitan retirar fondos de una cuenta aviente de su
cuenta pero no posee chequera.

Abono a cuenta: es un cheque nominativo en el que se anota la
clausula abono en cuenta y se le dice al banco que se le prohbe ser
retirado en efectivo.


Certificado: le dice al banco que le certifique que tiene fondos.


Viajero: es el librado por un banco a su cargo para ser pagado en una
su sede principal dentro del pas o en el extranjero.

Fiscal: librados por cualquier concepto, a la orden de la nacin,
entidades territoriales, establecimientos pblicos, empresas industriales
y empresas comerciales del estado.



6. Comprobante de pago
Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que
el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben
asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa.


7. Letra de cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago
que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague
a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras
y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores
y se llaman letras por pagar.






8. Pagar

Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para
respaldar los crditos bancarios.


8. Nota Dbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones.


9. Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en
la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota
crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para
el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.



10. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.




11. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin,
ajustes y cierre.




12. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta
de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.