LA CAJA CHICA.

La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores de la empresa que no
se debita cada vez que entra dinero ala caja chica.
PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA DE CAJA CHICA
Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el ao y as
llevar un registro detallado de los movimientos realizados, as como tambin revisar un resumen
anual. Esta planilla est compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaa que
aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes
de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la ltima -Anual- es un resumen de los
movimientos realizados durante todo el ao.

CREACION Y FUNSIONAMIENTO DE LA CAJA VCHICA

Para crearse el fondo fijo de caja chica; se harn los siguientes asientos de diario:

a. cuando se emite el comprobante, autorizando la creacin de la caja chica.
Q
Caja chica 500
Comprobantes por pagar 500

b. Al emitir el cheque, para retirar el dinero del banco, para dicho fondo:
Q
Comprobantes por pagar 500
Banco 500
Luego, los recibos pagados por caja chica se codificaran y contabilizaran a las cuentas por cargar;
para con ellos efectuar las anotaciones en el registro de comprobantes con abono a comprobantes
por pagar. Posteriormente, cunado se haga el reembolso a la caja chica, se emitir un cheque, con
cargo a comprobantes por pagar y abono a banco. Por ejemplo si la caja chica pago:

Por luz y telfonos 100
Por efectos de escritorio 150
Por fletes de entrega 200 450 tendremos:

a. para cargar las cuentas que dieron origen a los pagos efectuados:
z
Gastos generales 100
Artculos de escritorio 150
Fletes de ventas 200
Comprobantes por pagar 450

b. para registrar el cheque emitido, para el reembolso a caja chica:
q
Comprobante por pagar 450
Banco 450




LA CUENTA DCE CAJA

Ha sido la forma tradicional de registrar el dinero efectivo; pero ya esta cayendo en desuso,
debido a los mltiples inconvenientes que ofrece el manejo de dinero cantante y sonante. Por
razones de seguridad y de comodidad, la tendencia actual es la de que todo el dinero que reciba la
empresa lo deposite en su cuenta corriente bancaria, y que efectu todos sus pagos mediante
cheques librados contra dicha cuenta: viniendo a quedar as la antigua cuenta de caja, sustituida
por la cuenta de banco tal o cual.

LA CUENTA DE CAJA CHICA O CAJA MENOR
Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se suele crear la caja
chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000 bolvares, segn la empresa y sus
requerimientos.

La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se
decida aumentar o disminuir su cuanta o al momento de decidirse su eliminacin.

Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca mas se movilizara
dicha cuenta, con las excepciones indicadas.

Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se conservan los
correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o
al cierre de libros, se repondr con un cheque; el cual se cargara no ala cuenta de caja chica sino a
cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los
respectivos comprobantes citados.

El cheque de reposicin del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada
de manejarla; quien solo podr efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja
chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta
bancario de la empresa
Como es el manejo correcto de la Caja Chica o Caja Menor de una empresa. En todas las
compaas o empresas, pequeas o grandes, tanto publicas o privadas, siempre existe una caja
chica o caja menor.

Que es una Caja Chica. Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos
menores que pueden surgir del da a da, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada
mes.

Al cierre de mes, el efectivo que quede ms los gastos realizados deben sumar el monto inicial del
fondo, luego se realiza la reposicin de la caja chica y se emite el reporte contable con todos sus
soportes.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser
contabilizadas, como el nmero de factura, nombre, cedula de identidad o R.I.F., IVA, entro otros,
pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobs, para estos
gastos hay que emitir un recibo de caja chica.

Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material de oficina,
reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos entre otros. Los gastos se
pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, por ejemplo,
se pueden agrupar todos los gastos de estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras
pequeas deben ser controlados, registrados y contabilizados.

La caja chica se utiliza para solventar algn imprevisto diario, y no para pagar gastos por montos
que sobrepasen el lmite establecido en la caja chica.

Se debe establecer una poltica clara sobre qu tipo de gastos se pueden cubrir con la caja chica, y
qu tipo de comprobantes y justificaciones se exigirn con cada desembolso.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica, y se deben realizar auditorias
peridicas para saber si se le est dando el uso correcto al dinero y si los gastos estn
debidamente respaldados.

EFECTIVO Y CAJA CHICA


Efectivo: se considera a todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de
pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningn tipo de
restriccin.

El efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado
tales como monedas billetes cheques depsitos la vista y otros es una cuenta real del balance que
va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene sald deudor.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin para cubrir sus
inmediatas obligaciones.Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se
mencionan a continuacin:

Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptacin en el
pas, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco
Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a f
avor de la Empresa.
Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia,
cheques de viajeros, giros postales y telegrficos y otros instrumentos de crdito de cobro
inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la banca nacional

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por
dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados en
garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales,
depsitos bancarios congelados por intervencin de la institucin financiera u otros motivos,
depsitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales,
adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas
las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos
tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los
registros mediante:
Divisin del trabajo
Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente
Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.
La tendencia generalizada es efectuar los depsitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas
corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los
pagos de menor cuanta, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el
efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los
cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta
de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran
en la Caja.
Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le hace una
factura identificada con el 1ro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente
del Banco Caracas. El asiento en el Diario ser como sigue:


CAJA 160.000,00
VENTAS 160.000,00


El mismo da se deposita todo lo que ingres en CAJA, en una cuenta corriente que la Empresa
mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs.
284.000. Se ingresar en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios ser:

BANCO 444.000,00
CAJA 444.000,00


Caja: es la cuenta a travs de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder
de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.

Efectivo en Caja:
Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.
Monedas y billetes de otras naciones (Divisas).
Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar.
Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
Documentos de cobro inmediato o que puedan ser depositados en cuentas corrientes bancarias
tales como giros bancarios, telgrafos o postales, facturas de tarjetas de crdito por depositar, etc.

Partidas que no forman parte del efectivo: existen algunos rubros, que aunque en apariencia tiene
caractersticas de efectivo, no cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para liberacin
de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En trminos generales no deber ser tratado como efectivo en caja lo siguiente:
Los vales de caja: con frecuencia se encontrara que con que el hacer un arqueo o conteo de caja,
existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de
ellos debe segregarse y ser mostrados mas bien como cuentas por cobrar.
Cheques post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los casos mas
corrientes provienen de los siguientes hechos:
Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento
no tiene fondos lo emite con fecha posterior, pidindole al cajero que se lo cambie por efectivo.
Por su puesto tal cheque permanece en caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o
depositarlo en banco.
Un cliente paga una deuda con u cheque post fechado. Este es un caso similar la anterior. El
cajero deber mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o
depositado. En ambos casos, esas partidas debern ser segregadas del efectivo, y como se dijo
anteriormente sen presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

Cheques devueltos: en algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la
empresa como pago de acreencias, son devueltos despus de haber sido depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se
recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo las causas por las cuales el cheque haya
sido devuelto.

Cheques devueltos por falta de fondos: en este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado
como efectivo, ya que la disponibilidad de fondos en el banco as lo exige.
Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: en oportunidades un
cheque es devuelto por causas diferentes a las de no dispones de fondos. Tales serian los
devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos
casos los cheques devueltos podran ser considerados como efectivo y presentados como tal,
siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

Estampillas fiscales y de correo: es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un medio
comn de pagos, por ello, deben ser separados del efectivo y ser presentadas en el balance
general como existencia de estampilla, en la seccin de gastos prepagados del activo circulante.

Cualquier movimiento del efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en la
cuenta de caja. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe debe ser presentada
en el balance general encabezando el grupo de activo circulante.

Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta de caja puede
ser:
a) Caja Chica
b) Caja principal

Caja Chica: como se vera mas adelante una medida sana de control interno consiste en que todo
pago se har por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco
monto cada una de ellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con
cheques. Refirindonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de compra de peridicos, caf,
taxi, gasolina para vehculos, etc.


Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamao de la empresa y el
numero de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el
limite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el
balance general dentro del activo circulante disponible, el monto de la caja chica solo sufrir una
variacin cuando este sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a una fecha
determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos,
comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indic anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza par realizar
pagos por sumas pequeas y que adems se cataloguen como urgentes.
De esta manera se puede apreciar que la implementacin de una caja chica en una organizacin es
vital para que sta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el
desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado
mediante cheque.



Conceptualizacin Contable de la Caja Chica
Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a una fecha
determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos,
comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.
Propsito
Solventar las necesidades urgentes de artculos y materiales en una forma gil y oportuna, cuyo
origen requiere del pago inmediato.
Procedimientos
A continuacin se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la utilizacin
adecuada de los fondos de caja chica.
Constitucin de la Caja Chica
Est constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que as lo requieran,
con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y
que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creacin de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto
establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse
a travs de un cheque emitido por el dueo o el administrador de la empresa, el cual debe ser
cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realizacin de Pagos.

Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al
mnimo de efectivo establecido, para solicitar una reposicin o reembolso de caja chica, la cual
consiste en presentar los comprobantes junto con la relacin anexa

3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los comprobantes, y el
administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo
para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este
reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a travs de un cheque. El asiento para
registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura
o recibo entregado junto con la relacin hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de
banco.





Deberes y Responsabilidades

En este apartado se incorporan los deberes y responsabilidades que asumen los encargados de los
fondos de caja chica


Seguridad: Con el propsito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de
fortalecer los mecanismos de seguridad, la custodia y operacin del fondo de caja chica a
continuacin se presentan algunos requerimientos y disposiciones que se recomiendan para el
rea de Caja Chica:
El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por periodos
determinados.
El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.
Utilizacin de una caja fuerte.
Caja de metal para resguardar el dinero.
Cubculo o escritorio con llavn seguro.
Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una sola
persona no sea la que solicite, autorice y cancele alguna transaccin
Custodia Valores:
Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la custodia de valores:
La funcin de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de las de caja
(recepcin y devolucin y de registros) registro auxiliar o generales.
Los valores adquiridos se guardarn en bvedas que al efecto tiene la Institucin. El acceso a
dichas instalaciones requerir de la presencia de por lo menos dos personas o funcionarios
autorizados.
No se podrn custodiar dineros ajenos a la Institucin.
Prohibiciones:
Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no
tengan relacin el fondo de caja chica.
Compensacin de saldos entre egresos e ingresos.
Los Empleados o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de cheques u
operaciones distintas a las que se destinan los fondos. No se cambiarn cheques personales o
emitidos por Empleados o Gerentes, con los fondos de las cajas de la Institucin


Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo debe
proceder a:
Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.
Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura
Superior, previa comprobacin de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando se
decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuanta o al momento de decidirse
su eliminacin.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca ms se
movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas


En todo caso, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones que se harn por
medio de esta caja durante un perodo determinado establecern el monto del fondo fijo con el
que operar dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr erogar en cada caso.






Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin con idoneidad,
es necesario que se establezca el acuerdo de control interno. Para ello es indispensable poner en
prctica las siguientes normas:

1) se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.
2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese fondo. Este
funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque e emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo
o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada por esa caja.
5) Todo pago se haga con caja chica deber ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde dar los detalles del desembolso tales como:
cantidad, autorizacin y firma.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados debern ser inutilizados
mediante un sello que diga CANCELADO.
7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado
un mnimo establecido.
9) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la
existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

Caja General: Es esta la cuenta a travs de la cual se controla la mayora del efectivo que entra o
sale permanece dentro de las instalaciones de la empresa
O el rubro efectivo.

A continuacin se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y
poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que
intervenga en operaciones de autorizacin y registro contable.

Depsitos diarios: o debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja
excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos
e el banco en forma diaria.

Endoso de cheques recibidos: a todo el cheque recibido de terceros se les debe estampar
inmediatamente el reverso un sello que diga Solo Para Depositar En La cuenta Corriente Nmero
de esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

Ingresos por Cobranzas el ingreso por cobranza comienza desde el momento que se entrega a los
cobradores los documentos para que sean cobrados. El cajero por su parte al finalizar el dia
procede a elaborar la lanilla de deposito bancario el cual se har, a mas tardar, el da siguiente.
Una vez hecho el depsito el cajero enva a contabilidad la copia del depsito junto con el
triplicado del informe de cobranza, donde ser cotejada con la copia del informe recibida del
departamento de cobranza y procede a realizar los registros pertinentes.

Control Interno El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las fortalezas que
contenga el control

Prcticamente todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en el futuro el
rubro efectivo.

A continuacin remencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta a elaborar y
poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones las funciones del cajero

Arqueos de caja: las medidas que se adopten para que el control interno sea efectivo, debe ser
reforzadas con arqueos de caja. Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo, cheques, valores y
cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero as como cualesquiera documentos
que respalden justificadamente la ausencia de l, tales como facturas de gastos, vales, etc.
Especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos sean positivos deben ser sorpresivos y Ens. Ejecucin, es recomendable tener
en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que estn sujetos a arqueo: deber ser contado absolutamente todo lo que se
encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.
2) Arqueos del fondo de caja chica: tratndose de un fondo fijo, deber contarse, adems el
efectivo cualquier documento que respalde la utilizacin del efectivo faltante.
3) Simultaneidad en los arqueos: cuando existan varias cajas, los aqueos debern ser hechos de
manera simultnea en la misma fecha y hora.
4) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras dure el conteo el cajero este
presente, y que por ninguna circunstancia se ausente.
5) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que haga el arqueo, debe dejar evidencia de que
fue efectuado, y debe ser firmada por el custodio.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comprara el total obtenido en el arqueo con el con
el saldo que tenga la cuenta caja para el mayor en ese momento. De no haber ocurrido ningn tipo
de anormalidad debe cuadrar.

Sin embrago, puede suceder que no cuadren y en tal caso, aparecera lo que en contabilidad se
denomina diferencias de caja.

El tratamiento de estas diferencias en caja reciben en contabilidad dependen del tipo d error que
ocasiona tal diferencia. Bsicamente lo errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Pueden ser
errores cometidos por el cajero o por contabilidad.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA.

El efectivo es uno de los bienes que mas estimula para comete irregularidades. Por ello el sistema
de control interno debe ser particularmente slido en sta rea, pues siempre habr la posibilidad
de que alguien este maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de l. Algunos de
los casos ms comunes son los siguientes:


1) Sustraccin de fondos de caja chica: la caracterstica del fondo fijo que tiene esta caja,
desestmulo en parte la apropiacin indebida de ste fondo. Sin embargo en algunos casos se
presentan sustracciones a travs de comprobantes falsos.
2) Centrifuga de fondos: Consiste en apropiarse de una cobranza no reportndola. Posteriormente
al efectuar otra cobranza por un monto igual o superior al anterior, reporta la primera cobranza
sustrada apropindose de la diferencia y as sucesivamente.
3) Cobranzas hechas con cargos a cuentas diferentes de caja: si existe una adecuada divisin de
funciones, se requiere de dos o mas personas que estn de acuerdo para que este desfalco pueda
llevarse a cabo. Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropindose indebidamente del
dinero, y en vez de cargar la cuenta a caja debita a otras cuentas diferentes tales como provisin
de cuentas incobrables, devoluciones y descuentos, en cuyo caso se estara efectuando a una
cuenta por cobrar.
4) Bonificaciones y descuentos ficticios: en este caso, el desfalco consistira en reportar una venta
como si se hubiese efectuado un descuento y solo una parte como ingreso de efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes no existentes: sta modalidad consiste en que cuando se efecta
una venta se carga a un cliente imaginario.


Bueno la caja chica tan solo tiene 4 movimientos:1.- cuando se crea,2.- cuando se aumenta,3.-
cuando se disminuye y,4-. Cuando se elimina.Del resto no la puedes tocar para nada.Tambin se le
conoce como fondo fijo y es porque siempre tiene una cantidad fija ya sea en dineroo en
comprobantes.O sea, siempre tiene que dar el mismo monto.El cheque de reposicin de la caja
chica siempre se emite por la diferencia entre el fondo fijo y eldinero en efectivo.Por ejemplo, si la
caja chica es de 20.000 y al final del mes qued en 2.000 en dinero pues, elcheque debe ser
emitido por la diferencia de los dos, es decir:
Fondo fijo:...... 20.000

Efectivo:...
-2.000Cheque
de reposicin:.. 18.000
La diferencia que pueda surgir entre el efectivo que qued y el que debera de quedar, se lleva
auna cuenta llamada:Sobrante y faltanteQue puede ser deudora o acreedora segn la diferencia,
aunque si llegase a faltar mucho dinero sele cargar al cajero como:Cuentas por cobrar
empleado.Por eso debes estar pendiente del dinero que sale y los comprobantes que recibes.Por
otra parte, la caja chica debe ser manejado por una sola persona y por ms nadie y el chequede
reposicin debe ser emitido a nombre de la persona encargada de manejarla. Existen normas de
control interno en cuanto a la caja chica:1.- los pagos de la caja chica deben estar amparados por
documentos impreso