Obligation de dclaration pour les travailleurs, indpendants et stagiaires
trangers en Belgique
Table des matires
Introduction....................................................................................................................................2 Les obligations ................................................................................................................................3 1 Qui doit tre dclar ?..........................................................................................................3 2 Qui est exempt de dclaration ?...........................................................................................4 2.1 Travailleurs et indpendants................................................................................... 4 Transport international ....................................................................................................... 4 Congrs scientifiques......................................................................................................... 4 Runions en cercle restreint............................................................................................... 5 Installation et assemblage de biens.................................................................................... 5 Travaux urgents de rparation et dentretien...................................................................... 5 Hommes daffaires indpendants....................................................................................... 6 Sportifs............................................................................................................................... 6 Artistes............................................................................................................................... 6 Scientifiques....................................................................................................................... 7 Personnel dadministration publique.................................................................................. 7 Institutions internationales................................................................................................. 7 Diplomates......................................................................................................................... 7 2.2 Stagiaires et stagiaires indpendants...................................................................... 8 3 Vous travaillez parfois en Belgique ?..................................................................................9 4 Vous travaillez rgulirement dans plusieurs pays ?...........................................................9 5 Quand convient-il deffectuer la dclaration ?...................................................................10 6 Comment procder une dclaration Limosa ?.................................................................10 7 Combien de temps la dclaration est-elle valable ? Peut-elle tre annule ?.....................11 8 Quels sont les avantages de Limosa ?................................................................................11 9 Que se passe-t-il si lobligation de dclaration nest pas respecte ?.................................12 10 Autres obligations..........................................................................................................13 11 Entre en vigueur et dispositions transitoires.................................................................13 Informations pratiques ................................................................................................................14 1 Quelles informations devez-vous dclarer ?......................................................................14 1.1 Pour les travailleurs et indpendants dtachs..................................................... 14 1.2 Pour les stagiaires (indpendants) dtachs......................................................... 14 2 Assistance...........................................................................................................................15 3 Annexes..............................................................................................................................16 3.1 Annexe 1 : Quentend-on par activits dans le secteur de la construction ?........ 16
Introduction
compter du 1 er avril 2007, les travailleurs, indpendants et stagiaires trangers devront dclarer au pralable leurs activits en Belgique aux autorits, tout comme cest dj le cas dans dautres tats membres de lUnion europenne.
Cette obligation de dclaration sinscrit dans le cadre dun projet plus vaste : Limosa. Les autorits belges souhaitent ainsi crer de meilleures garanties pour la libre circulation des services et des travailleurs. cette fin, une attention particulire sera accorde aux droits de chacun et aux conditions de travail en Belgique.
En votre qualit dentrepreneur, Limosa vous offre quelques avantages administratifs non ngligeables.
Lapplication rigoureuse de la dclaration Limosa simplifiera considrablement vos obligations administratives en Belgique, notamment en ce qui concerne ltablissement et le suivi du rglement de travail, du registre du personnel, du compte individuel et du dcompte de paie.
Le portail www.limosa.be occupe une position charnire dans ce projet. Aprs chaque dclaration effectue par le biais de ce site Web, un accus de rception Limosa-1 sera immdiatement envoy. Ce dernier devra tre prsent au client ou au commanditaire belge. Si un travailleur, indpendant ou stagiaire nest pas en mesure de prsenter ce document Limosa-1, le client ou commanditaire belge est tenu de le signaler sans dlai aux autorits.
terme, le portail www.limosa.be deviendra un guichet unique. Vous pourrez alors remplir presque toutes vos obligations administratives relatives au travail en Belgique de faon lectronique via un seul et mme point central.
La dclaration Limosa est une tape importante vers une occupation lgale en Belgique, en conformit avec les lgislations belges et europennes. Par ailleurs, elle permet aux employeurs, travailleurs ou indpendants de ne pas perdre de vue dautres obligations.
Le prsent document donne davantage dinformations ce sujet. Vous trouverez galement des informations complmentaires sur www.limosa.be.
2 Les obligations
1 Qui doit tre dclar ?
La dclaration obligatoire Limosa sapplique tous les travailleurs 1 et stagiaires qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique et qui ne sont en principe pas assujettis la scurit sociale belge 2 .
La dclaration obligatoire Limosa sapplique galement tous les indpendants 3 et stagiaires indpendants, qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique, quils soient assujettis la scurit sociale belge ou non.
Travailleurs En gnral, il convient deffectuer une dclaration lors de lengagement de travailleurs qui :
travaillent habituellement dans un autre pays que la Belgique ; sont embauchs dans un autre pays que la Belgique.
En dautres termes : la dclaration obligatoire Limosa sapplique tous les travailleurs engags temporairement ou partiellement en Belgique par un employeur non belge.
Indpendants Une dclaration est exige pour un indpendant qui vient exercer temporairement une activit dindpendant en Belgique, sans y rsider de faon permanente.
Stagiaires Les stagiaires sont galement tenus de dclarer leur venue lorsquils effectuent leur stage entirement ou partiellement en Belgique, dans le cadre dun programme dtude ou dune formation professionnelle ltranger.
Exceptions Il existe des exceptions cette obligation gnrale. Il sagit surtout dexemptions pour des missions de courte dure en Belgique. Vous trouverez davantage dinformations ce sujet au chapitre 2.
En outre, tous les travailleurs transfrontaliers ne sont pas concerns par lobligation de dclaration. Il est important de vrifier concrtement si le domaine dapplication de lobligation de dclaration stend aux travailleurs, indpendants ou stagiaires concerns.
1 Un travailleur est une personne qui, dans le cadre de lobligation de dclaration rgie par le droit belge, fournit des prestations professionnelles contre rmunration et sous les ordres dun tiers. 2 Dans des cas exceptionnels, une personne assujettie la scurit sociale belge sera toutefois tenue de complter une dclaration Limosa. 3 Un indpendant est une personne physique qui exerce une activit professionnelle pour laquelle elle nest pas lie par un contrat de travail ni par un statut (public). 3 Les situations suivantes nimpliquent par exemple pas dobligation de dclaration :
Les travailleurs qui rsident ltranger et qui ne travaillent que pour un employeur belge ou tranger, pour une dure indtermine sur le territoire belge (travailleurs frontaliers).
Les travailleurs qui exercent habituellement des activits professionnelles dans divers pays pour un employeur belge, comme les reprsentants commerciaux.
2 Qui est exempt de dclaration ? 2.1 Travailleurs et indpendants
Il existe diverses exemptions cette obligation de dclaration.
Elles dpendent principalement : des motifs de la venue en Belgique ; de la dure du sjour (ncessaire pour mener bien les activits en Belgique). Transport international
Les travailleurs et indpendants du secteur du transport international de personnes et de marchandises en sont exempts.
Lexemption ne sapplique toutefois pas en cas dactivits de cabotage en Belgique. Sont concernes les personnes qui viennent retirer des marchandises en Belgique et les livrer en Belgique.
Exemple
Une entreprise de transport franaise qui retire des marchandises Amsterdam pour le compte dun client belge et qui les livre chez un client Bruges est exempte de lobligation de dclaration. Une entreprise franaise qui retire des marchandises en Belgique chez un client A pour les livrer en Belgique chez un client B nen est, quant elle, pas exempte.
Congrs scientifiques
Les travailleurs et indpendants qui assistent des congrs scientifiques en Belgique sont exempts de lobligation de dclaration.
Exemple
Le mdecin brsilien qui assiste un congrs mdical Bruxelles pendant deux semaines est exempt de lobligation de dclaration.
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Runions en cercle restreint
Les travailleurs et indpendants qui assistent des runions en cercle restreint en Belgique sont exempts de lobligation de dclaration. Pour bnficier de cette exemption, ils ne peuvent tre prsents ce type de runions plus de 60 jours par an en Belgique. En outre, chaque runion ne peut durer plus de 20 jours calendriers conscutifs.
Il sagit de runions de tous types, qui prennent principalement la forme de voyages daffaires, de ngociations de contrats avec des clients, dentretiens dvaluation, de runions stratgiques, etc.
Exemples
Le General Manager dune multinationale amricaine est exempt de lobligation de dclaration sil vient en Belgique pour mener des entretiens dvaluation pendant 11 jours avec les Country Manager au sige europen.
Le directeur italien qui suit un cours de perfectionnement de cinq jours Anvers en est lui aussi exempt.
Installation et assemblage de biens
Les travailleurs et indpendants sont exempts de dclaration sils sont envoys en Belgique pour lassemblage initial et/ou la premire installation dun bien. Il doit sagir de travailleurs qualifis et/ou spcialiss de lentreprise qui fournit le bien en question ou de lindpendant qui le fournit. La dure des travaux viss ne peut dpasser 8 jours. Par ailleurs, cette exemption ne sapplique pas aux activits du secteur de la construction (voir annexe 1).
Exemple
Une entreprise amricaine vend une presse haute technologie une imprimerie belge. Lentreprise envoie deux techniciens. Ils doivent installer la presse, la rgler et dispenser une formation aux membres du personnel du client belge. En tout, cela prendra 5 jours. Cette entreprise amricaine et ses travailleurs sont exempts de lobligation de dclaration.
Travaux urgents de rparation et dentretien
Les techniciens spcialiss dentreprises trangres et les indpendants sont exempts de dclaration sils viennent en Belgique pour excuter des travaux urgents dentretien ou des travaux urgents de rparation sur des machines ou quipements. Il doit toutefois sagir de machines ou dquipements qui ont t livrs par leur employeur ou par les indpendants eux- mmes lentreprise o la rparation/lentretien a lieu. Ces techniciens ne peuvent rester plus de 5 jours par mois sur le territoire belge.
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Exemple
Le systme dair conditionn dune entreprise belge est dfectueux. Lentreprise contacte le fournisseur en France qui envoie un technicien. Au terme dune demi- journe, le problme technique est rsolu. Lemployeur/le fournisseur franais est exempt de dclaration.
Hommes daffaires indpendants
Les hommes daffaires indpendants sont exempts de dclaration sils ne sjournent pas plus de 5 jours par mois sur le territoire belge pour leurs activits.
Les gestionnaires et mandataires dentreprise indpendants sont galement exempts de dclaration sils participent des comits dentreprise et des assembles gnrales dentreprise en Belgique. Ils ne peuvent, eux non plus, sjourner plus de 5 jours par mois en Belgique pour ces activits.
Sportifs
Les travailleurs dentreprises trangres sont exempts de dclaration sils viennent en Belgique pour participer des comptitions sportives internationales. Ils ne peuvent sjourner en Belgique que pour la dure de la comptition, jusqu 3 mois maximum par anne calendrier.
Cette exemption sapplique galement aux : arbitres ; accompagnateurs ; reprsentants officiels, membres du personnel et toute autre personne reconnue par les fdrations sportives internationales ou nationales.
Les sportifs indpendants et leurs accompagnateurs indpendants qui nont pas leur rsidence principale en Belgique sont exempts de dclaration sils exercent des prestations professionnelles en Belgique et, cette fin, sjournent sur le territoire belge pendant 3 mois maximum par anne calendrier.
Artistes
Les artistes de renomme internationalesont exempts de dclaration condition que leur sjour sur le territoire belge pour ces activits nexcde pas 21 jours par trimestre. Cette exemption sapplique galement aux accompagnateurs dont ils ont besoin pour le droulement du spectacle et qui viennent en Belgique en tant que travailleurs.
Les artistes indpendants et leurs accompagnateurs indpendants qui nont pas leur rsidence principale en Belgique sont exempts de dclaration sils exercent des prestations 6 professionnelles en Belgique et, cette fin, sjournent sur le territoire belge pendant 21 jours au maximum par trimestre.
Scientifiques
Les scientifiques/chercheurs dune universit ou institution scientifique trangre qui rsident habituellement ltranger sont exempts de lobligation de dclaration, tout au moins sils participent sur le territoire belge un programme scientifique dans une universit daccueil ou une institution scientifique. Ils ne peuvent toutefois pas sjourner sur le sol belge plus de 3 mois par anne calendrier pour ces activits sils souhaitent bnficier de lexemption.
Personnel dadministration publique
Les travailleurs employs dans un service public tranger en tant que membres du personnel statutaires ou contractuels sont exempts de dclaration.
Exemple
Un fonctionnaire slovne qui vient travailler Bruxelles pendant un an la reprsentation permanente de son pays dans le cadre de la prsidence europenne est exempt de dclaration.
Institutions internationales
Les travailleurs dune organisation internationale de droit public tablie en Belgique sont exempts de lobligation de dclaration. Le statut de cette institution doit toutefois tre rglement par un trait ratifi.
Exemple
Le directeur des communications amricain qui vient travailler pour lOTAN pendant un semestre ne doit pas faire lobjet dune dclaration.
Diplomates
Les membres dune mission diplomatique ou consulaire sont exempts de dclaration.
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2.2 Stagiaires et stagiaires indpendants
Aucune dclaration Limosa nest ncessaire pour bon nombre de catgories de stagiaires. Les stagiaires suivants sont exempts de dclaration pour la dure de leur stage :
Les tudiants stagiaires qui effectuent un stage obligatoire en Belgique dans le cadre de leurs tudes ou dune formation professionnelle.
Exemple
Un tudiant franais en chocolaterie qui effectue un stage dun mois chez un chocolatier belge dans le cadre de sa formation professionnelle est exempt de dclaration.
Les stagiaires indpendants qui effectuent un stage en Belgique dans le cadre de leurs tudes et qui disposent dun permis de sjour lgal.
Les stagiaires indpendants qui effectuent un stage en Belgique, homologu par une administration comptente, dans le cadre dun programme dchange bas sur la rciprocit.
8 3 Vous travaillez parfois en Belgique ?
Dans ce cas, il convient de procder une dclaration Limosa distincte pour chaque mission.
4 Vous travaillez rgulirement dans plusieurs pays ?
Parfois, une activit structurelle est excute dans plusieurs pays dont une majeure partie en Belgique. Par consquent, les travailleurs ou les indpendants sjournent rgulirement en Belgique.
Dans ce cas, il existe une dclaration Limosa simplifie.
Exemples
Un reprsentant de commerce allemand rside en Allemagne et va visiter, pour le compte de son employeur allemand, des clients en Allemagne, en Belgique et aux Pays-Bas. Il passe environ 40 % de son temps de travail sur le territoire belge.
Un consultant indpendant luxembourgeois se rend chez des clients luxembourgeois et belges. 80 % de sa clientle est domicilie en Belgique.
Exceptions
Ces conditions ne sappliquent pas pour des activits dans : le secteur de la construction ; le secteur du travail intrimaire.
Pour ces secteurs, il convient de dclarer chaque activit sparment.
Priode de validit de la dclaration Limosa simplifie
La dclaration Limosa simplifie est valable pour une priode maximale de 12 mois. Au terme de cette priode, il est possible de la prolonger pour une priode supplmentaire de 12 mois.
Contenu de la dclaration
Globalement, il convient de fournir les mmes informations que pour une dclaration classique.
Le lieu doccupation et le client en Belgique NE doivent toutefois PAS tre signals (cest utile en cas de visites de clients diffrents endroits, par exemple).
Il nest pas non plus ncessaire de complter une grille de travail pour un travailleur.
9 5 Quand convient-il deffectuer la dclaration ?
Pour les travailleurs et indpendants dtachs, il convient de procder la dclaration avant le dbut des activits sur le territoire belge.
Pour les stagiaires (indpendants) dtachs, il convient de procder la dclaration avant le dbut du stage en Belgique.
6 Comment procder une dclaration Limosa ?
a) La procdure de dclaration Limosa
Vous pouvez effectuer la dclaration par le biais dune application en ligne conviviale disponible sur le site www.limosa.be. Cette dclaration lectronique est simple et rapide. Vous recevez immdiatement votre accus de rception Limosa-1 .
En cas de questions ventuelles ou de problmes avec la dclaration lectronique, vous pouvez vous adresser au Centre de contact Limosa (+32 2 788 51 57). Le Centre de contact est accessible du lundi au vendredi de 7 20 heures (heure dEurope centrale) et peut vous aider en anglais, franais, allemand et nerlandais.
Vous pouvez galement demander au Centre de contact une dclaration en version papier. Aprs traitement manuel, vous recevrez un accus de rception Limosa-1 par courrier ou par fax. Cette procdure prend toutefois beaucoup plus de temps que la dclaration lectronique.
b) Laccus de rception Limosa-1
chaque dclaration, le demandeur reoit immdiatement un accus de rception Limosa-1, quil doit imprimer. Chaque travailleur, indpendant ou stagiaire dtach doit pouvoir prsenter ce document Limosa-1 son client ou commanditaire belge, avant de commencer ses activits.
Ce nest pas ncessaire en cas de dtachement sans client, commanditaire ou entit dun groupe multinational belge. La personne dtache doit toutefois tre en mesure de prsenter le document Limosa-1 en cas de contrle ventuel par un service dinspection social.
Exemple
Un journaliste espagnol est envoy en Belgique par son bureau de presse pour couvrir des activits de lUnion europenne. Bien que le bureau de presse espagnol ne dispose pas dentit belge, le journaliste en question doit disposer du document Limosa-1.
Si quelquun nest pas en mesure de prsenter un document Limosa-1, le commanditaire ou le client belge est tenu den avertir les autorits belges. Il y est contraint par la loi !
Lorsquune dclaration Limosa concerne plusieurs travailleurs, le demandeur reoit : 10
un accus de rception gnral avec un aperu de tous les travailleurs dclars ; un document Limosa-1 distinct par travailleur dclar.
REMARQUE : les dclarations Limosa pour indpendants ne peuvent concerner quune seule personne la fois.
7 Combien de temps la dclaration est-elle valable ? Peut-elle tre annule ?
Une dclaration Limosa classique doit toujours couvrir la dure des activits en Belgique. Il nexiste pas de dure de validit maximale.
Une dclaration Limosa simplifie est, quant elle, limite dans le temps. Elle ne vaut que pour une dure maximale de 12 mois, mais peut chaque fois tre prolonge de 12 mois tout au plus.
Si le dtachement dure plus longtemps quinitialement dclar, il convient de procder une nouvelle dclaration. Cette nouvelle dclaration doit avoir lieu avant lexpiration de la dure initialement dclare.
Si le dtachement na pas lieu, il convient dannuler la dclaration. Cette annulation doit seffectuer au plus tard la date de commencement du dtachement dclar.
(Actuellement, il nest pas encore possible dannuler des dclarations. La date laquelle cette fonction sera disponible sera signale sur www.limosa.be.)
8 Quels sont les avantages de Limosa ?
8.1. Exemption de certains documents sociaux
Les employeurs trangers qui satisfont lobligation de dclaration Limosa bnficient de quelques avantages importants.
Ils sont exempts de certaines obligations pour les activits de leur personnel sur le territoire belge.
Celles-ci concernent :
le rglement de travail ; le registre du personnel ; les rgles relatives au contrle des travailleurs temps partiel.
Les employeurs exempts de lobligation de dclaration Limosa bnficient galement de ces avantages.
11 Les employeurs qui font une dclaration ne doivent plus procder un compte individuel ni un dcompte de paie pour autant quils soient en mesure de prsenter des documents semblables tablis conformment la lgislation du pays dorigine. Cela permet dviter une double administration des salaires.
8.2. Davantage dinformations sur vos obligations
Le site Web vous permet de vrifier les rgles spcifiques que vous devez prendre en considration en cas dactivits sur le territoire belge.
Par exemple, pour les travailleurs dtachs, les conditions belges en matire de salaire, de travail et de scurit sappliquent. Celles-ci ont notamment trait la dure de travail maximale, au travail les dimanches et jours fris et aux barmes salariaux minimum respecter.
8.3. Impact positif sur vos clients et commanditaires
En observant lobligation de dclaration, vous renforcez votre position sur le march belge. Vos clients et commanditaires apprcieront davantage votre crdibilit.
9 Que se passe-t-il si lobligation de dclaration nest pas respecte ?
La dclaration Limosa est une obligation lgale. Le non-respect de cette obligation peut donner lieu des sanctions pnales ou administratives.
Tant lemployeur, ses employs ou mandataires, les indpendants dtachs que linstitution o tudie le stagiaire peuvent tre sanctionns.
Tous ceux chez lesquels ou pour lesquels les activits sont excutes en Belgique peuvent galement tre poursuivis, tout au moins sils ne signalent pas la non-prsentation dun document Limosa-1 aux autorits.
12 10 Autres obligations
La dclaration Limosa est une tape importante vers une embauche en bonne et due forme en Belgique, en conformit avec les lgislations belges et europennes. Il existe toutefois dautres obligations que les entreprises trangres ou les indpendants trangers doivent observer. Celles-ci peuvent tre de nature sociale ou fiscale, ou encore relatives au droit du travail.
Certaines obligations impliquent des formalits administratives supplmentaires et/ou une contribution financire. Pour dautres, il convient simplement de respecter certaines rglementations (par exemple en matire de scurit, etc.).
Par exemple :
Pour les missions transfrontalires, le rglement europen n 1408/71 prvoit un formulaire spcifique prcisant le systme de scurit sociale en vigueur (le formulaire E101). Mme aprs avoir rempli lobligation de dclaration Limosa, un tel formulaire est toujours ncessaire.
Lorsquun non-respect de ces obligations est constat, sensuit dans la plupart des cas une sanction.
Le site propose davantage dinformations sur ces obligations.
11 Entre en vigueur et dispositions transitoires
Lobligation de dclaration Limosa entrera en vigueur le 1 er avril 2007.
Pour les activits dj entames, un dlai transitoire de six mois sapplique.
Exemple 1 : activits commences le 31 mars 2007 =premire dclaration obligatoire au plus tard le 30 septembre 2007.
En cas de contrats successifs, il convient de dclarer le premier contrat suivant lentre en vigueur de la loi.
Exemple 1 : contrat hebdomadaire : premire dclaration obligatoire =le lundi matin de la premire semaine de travail suivant lentre en vigueur de la loi, savoir le lundi 2 avril 2007.
Avant de procder une dclaration, vous devez disposer de plusieurs informations.
1.1 Pour les travailleurs et indpendants dtachs
Informations gnrales
Pour un travailleur ou un indpendant, il convient de fournir les informations suivantes :
les donnes didentification du travailleur ou de lindpendant ; les dates de dbut et de fin du dtachement en Belgique ; la nature des services qui seront effectus sur le territoire belge ou le secteur conomique ; lendroit en Belgique o les activits seront effectivement excutes ; les donnes didentification du client ou du commanditaire belge.
Attention : sil procde une dclaration, un mandataire est galement tenu de fournir ses donnes didentification.
Donnes spcifiques et supplmentaires pour un travailleur
les donnes didentification de lemployeur ; la dure de travail hebdomadaire du travailleur ; lhoraire du travailleur.
1.2 Pour les stagiaires (indpendants) dtachs
Pour les stagiaires dtachs, il convient de fournir les donnes suivantes :
les donnes didentification de linstitution trangre o le stagiaire suit ses tudes ou sa formation professionnelle ; les donnes didentification de linstitution belge o se droule le stage ; les donnes didentification du stagiaire ; le numro didentification national dans le pays dorigine ; les dates de dbut et de fin du stage en Belgique.
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2 Assistance
Le Centre de contact Limosa peut vous aider en vous prodiguant des informations et une assistance pour la dclaration.
Du lundi au vendredi Sans interruption de 7 20 heures (heure dEurope centrale)
Langues :
Nerlandais Franais Anglais Allemand
15 3 Annexes
3.1 Annexe 1 : Quentend-on par activits dans le secteur de la construction ?
Les activits dans le secteur de la construction sont les activits qui ont un rapport avec la construction, la rnovation, lentretien, la transformation ou la destruction de btiments.
Il sagit entre autres des activits suivantes :
travaux dexcavation travaux de terrassement dification montage et dmontage dlments prfabriqus amnagement ou quipement travaux de transformation travaux de rnovation travaux de restauration dmontage travaux de dmolition travaux dentretien travaux dentretien, de peinture ou de nettoyage travaux de rhabilitation