Manual de Procedimiento: Registro Y Sistema de Control de Organismos de Certificación de La Producción Orgánica

Produccin Orgnica
DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS

AGRCOLAS
PRO-PO-01

Procedimiento:
Registro y sistema de control de
Organismos de Certificacin de la
produccin orgnica
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Elaborado por: Aprobado por:
Betty Mandl
Especialista PO
Humberto Almirati
Director DGSSAA
Montevideo, 30 de junio de 2009

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

REGISTRO Y SISTEMA DE CONTROL DE ORGANISMOS
DE CERTIFICACIN DE LA PRODUCCIN ORGNICA
Produccin Orgnica
AGRCOLAS
PRO-PO-01

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produccin orgnica
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1 Objetivo............................................................................................................................................................................ 3
1.1 Alcance......................................................................................................................................................................... 3
1.2 Definiciones.................................................................................................................................................................. 3
2 Responsabilidades ........................................................................................................................................................... 5
3 Descripcin del Registro Nacional de la Produccin Orgnica................................................................................... 5
3.1 Concesin, renovacin y cancelacin del registro....................................................................................................... 5
3.2 Validez del Registro...................................................................................................................................................... 6
3.3 Revocacin y reinscripcin o renovacin .................................................................................................................... 6
3.4 Tarifas .......................................................................................................................................................................... 6
4 Requisitos que deben cumplir las certificadoras (Ver Anexo 3.) ................................................................................ 6
5 Procedimiento para el Registro de la Entidad Certificadora (de tercera parte y de Sistema Participativo de
Garanta). .................................................................................................................................................................................. 6
5.1 Llenar el Registro nico de Operadores. .................................................................................................................... 6
5.2 Auditoria....................................................................................................................................................................... 7
5.3 Informe del auditor....................................................................................................................................................... 8
5.4 Requisitos cumplidos.................................................................................................................................................... 8
5.5 Resolucin de inscripcin en el registro. ..................................................................................................................... 8
5.6 Notificacin al Organismo de Certificacin................................................................................................................. 8
5.7 No cumple los requisitos ............................................................................................................................................. 8
6 Obligaciones de los organismos de certificacin de tercera parte y de SPG.............................................................. 8
7 Sistema de control por parte de la DGSSAA................................................................................................................ 9
7.1 Control a operadores. Supervisiones ........................................................................................................................... 9
7.2 Control a los inspectores............................................................................................................................................ 10
8 Referencias..................................................................................................................................................................... 10
9 Anexo 1. Documentos, frmulas y certificados ........................................................................................................... 11
10 Anexo 2. Flujograma del Procedimiento..................................................................................................................... 12
11 Anexo 3. Requisitos que deben cumplir los organismos de certificacin de la agricultura orgnica .................... 13
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1 Objetivo
Garantizar a los mercados, que los productos orgnicos comercializados en Uruguay y en el exterior
son controlados en forma eficaz y continua.
1.1 Alcance
Aplica a los organismos de certificacin de tercera parte, pblicos y privados, nacionales o extranjeros
y de Sistemas Participativos de Garanta (SPG) que soliciten registro, (renovacin de registro o
ampliacin de rea) ante la Autoridad Nacional Competente, Direccin General de Servicios Agrcolas
(DGSSAA), del Ministerio de Ganadera, Agricultura y Pesca (MGAP).
1.2 Definiciones
Acreditacin: Procedimiento por el cual un organismo con autoridad o acreditador otorga un
reconocimiento formal de que un organismo de certificacin es competente para llevar a cabo
la certificacin de acuerdo a las normas orgnicas. Referencia: IAC
Alcance o rea del registro: segmento productivo objeto de la evaluacin de la conformidad
orgnica, como: produccin primaria vegetal, elaboracin de raciones (alimentos para
animales), procesamiento de productos de origen vegetal, entre otros definidos por la
reglamentacin oficial de produccin orgnica en vigencia.
Auditora para habilitacin de organismos de certificacin : procedimiento por el cual un equipo
oficial de auditores realiza la evaluacin de una entidad candidata a ser reconocida como
organismo de evaluacin de la conformidad, para verificar la conformidad con la
reglamentacin oficial;
Auditoria: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de las
actividades segn lo establecido en el Decreto 557/008.
Autoridad Competente/Autoridad Oficial Competente: es el organismo gubernamental oficial
con jurisdiccin en la materia. El Ministerio de Ganadera, Agricultura y Pesca (MGAP) a travs
de la Direccin General de Servicios Agrcolas (DGSSAA) es el organismo oficial competente
con jurisdiccin en la materia encargada de instrumentar las disposiciones del Decreto
557/008 y fiscalizar su efectivo cumplimiento.
Certificacin de grupos: Certificacin de un grupo organizado de productores con una oficina
central, sistema de explotacin y produccin agrcola similar, que funciona bajo un sistema
interno de manejo de la calidad comn a todos ellos, y que est establecido y se encuentra
bajo vigilancia continua por parte de la oficina central. La certificacin del grupo aplica al grupo
como un todo. La certificacin se emite a la oficina central del grupo y no podr ser utilizada
por sus miembros en forma individual. Referencia: De acuerdo con la Gua IAF sobre la
aplicacin de la Gua 62:1962 Anexo 3 Certificacin Multilateral.
Certificacin Participativa: es el procedimiento mediante el cual a travs de Sistemas
Participativos de Garanta evaluados y fiscalizados por la Autoridad Nacional Competente
conforme a las disposiciones del presente decreto, la entidad de certificacin participativa
registrada asegura por escrito que los productos han sido obtenidos mediante la aplicacin de
sistemas de Produccin Orgnica. Esta modalidad ser de aplicacin para el comercio
nacional y local sin perjuicio de que puedan acordarse e instrumentarse mecanismos
especficos que habiliten su participacin en el comercio exterior.
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Certificacin. El procedimiento por el cual una tercera parte (organismo de certificacin) da
seguridad por escrito que un proceso claramente identificado ha sido verificado metdicamente
de tal manera de brindar adecuada confianza que los productos especificados cumplen
determinadas normas. Referencia: IAC
Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Referencia: ISO 9000:2000
Entidad Certificadora: persona jurdica nacional o extranjera, pblica o privada, de tercera parte
o perteneciente a un sistema participativo de garanta, que se encuentre registrada y habilitada
para tal fin ante la Autoridad Oficial Competente.
Etiquetado: se refiere a cualquier material impreso o grfico presente en la etiqueta que
acompaa al producto orgnico o que se exhibe en proximidad de ste, incluso el que tiene por
objeto fomentar su venta o promocin;
Inspeccin: Visita ocular para verificar que el funcionamiento de una operacin est de
acuerdo con los requisitos y normas de certificacin pertinentes. Referencia: IAC
Normas: Documento aprobado por un organismo reconocido y que establece el uso comn y
repetido de reglas, guas o caractersticas para productos o procesos y mtodos de produccin
relacionados respecto de los cuales el cumplimiento no es obligatorio. Puede tambin incluir o
tratar exclusivamente con requisitos de terminologa, smbolos, envasado, marcado o rotulado
segn sea pertinente al producto, proceso o mtodos de produccin. Referencia: ITF Glossary
(World Trade Organization/ Technical Barriers to Trade)
Operador: es cualquier persona que produce, prepara o importa, con miras a su posterior
comercializacin, productos orgnicos o que comercializa tales productos; es toda persona
fsica o jurdica que produzca, acondicione, elabore, comercialice, importe y/o exporte
productos orgnicos regulados por este decreto. Decreto 557/008. Un individuo o empresa
comercial responsable de asegurar que la produccin cumple, y contina cumpliendo, con la
norma orgnica sobre la que se basa la certificacin. Referencia: IAC
Organismo de certificacin o entidad certificadora u organismo de evaluacin de la
conformidad de la produccin orgnica: es un organismo encargado de verificar que los
productos vendidos o etiquetados como orgnicos se hayan producido, elaborado, preparado
y manipulado (incluyendo los importados) de conformidad con la reglamentacin vigente;
Produccin orgnica: se entiende por produccin orgnica, ecolgica o biolgica, en adelante
produccin orgnica, todo mtodo de produccin sustentable y sostenible en el tiempo que,
mediante el manejo racional, preserve los recursos naturales, la diversidad biolgica y el
medioambiente, sin la utilizacin de productos de sntesis qumica ni de organismos
genticamente modificados (OGM) o derivados de stos. Decreto 557/008.
Productor orgnico: toda persona, fsica o jurdica, responsable por la generacin de producto
orgnico, sea in natura o procesado, obtenido en sistema orgnico de produccin;
Programa de Certificacin: Sistema operado por un organismo de certificacin bajo
determinados requisitos, procedimientos y gerencia a fin de llevar a cabo la certificacin de
conformidad.
Requisito: Necesidad o expectativa expresada, generalmente implcita u obligatoria.
Revisin: visita que se realiza en el lugar de produccin, procesamiento, elaboracin,
envasado o comercializacin por parte de personas designadas por una entidad de
certificacin participativa para verificar el desempeo, implantacin y cumplimiento de las
disposiciones del Decreto 557/008.
Sistema (interno) de calidad: Sistema de gerencia para dirigir y controlar una organizacin con
respecto a la calidad. Referencia: ISO 9000:2000
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Sistema de certificacin: conjunto de reglas y procedimientos adoptados por una Entidad
Certificadora (organismo de certificacin, organismo de verificacin de la conformidad) que, por
medio de auditora, evala la conformidad de un producto, proceso o servicio, con el objetivo
de su certificacin;
Sistema Nacional de Certificacin: tendr como objetivos la fiscalizacin y supervisin de los
procesos de certificacin, produccin, procesamiento y comercializacin de productos
orgnicos para garantizar el cumplimiento de las normas que se establecen. Decreto 557/008.
Sistema Participativo de Garanta: es el programa de evaluacin de conformidad de las normas
de produccin orgnica establecidas en este decreto, en el que intervienen activamente
productores y consumidores, admitindose tambin la intervencin de otras personas fsicas o
jurdicas involucradas en la produccin, distribucin, consumo, uso de productos y servicios
vinculados a la produccin orgnica. En todos los casos estos sistemas debern estar
reconocidos por la Autoridad Oficial Competente. Decreto 557/008.
Sistemas de inspeccin oficialmente reconocidos/sistemas de certificacin oficialmente
reconocidos son sistemas que han sido oficialmente aprobados o reconocidos por un
organismo gubernamental con jurisdiccin en la materia; Decreto 557/008
Sistemas participativos de garanta de la calidad orgnica: conjunto de actividades
desarrolladas en determinada estructura organizativa, con el propsito de asegurar la garanta
de que un producto, proceso o servicio atienda los reglamentos o normas especficas y que fue
sometido a una evaluacin de la conformidad de forma participativa; Decreto 557/008
2 Responsabilidades
El Director de la Direccin General de Servicios Agrcolas (DGSSAA) es el responsable
de la comunicacin oficial de los resultados del registro y de verificar la aplicacin del
presente procedimiento.
El personal de la Divisin Proteccin de Alimentos Vegetales, de la Divisin
Operaciones, de la Divisin Anlisis y Diagnstico, del rea Informtica y del
Departamento de Administracin deben ejecutar las tareas competentes establecidas
en este procedimiento.
3 Descripcin del Registro Nacional de la Produccin Orgnica
El ingreso en el Registro Nacional de la Produccin Orgnica habilita y avala a los agentes que
intervienen en el sistema de produccin, certificacin y control, a efectos de brindar transparencia a la
produccin orgnica ante los consumidores y autoridades a nivel nacional e internacional.

Anualmente la DGSSAA actualiza el Registro Nacional de la Produccin Orgnica, con el listado de
las Entidades Certificadoras (EC) habilitadas, tanto sean de tercera parte como de sistema
participativo de garanta (SPG), en el que se indica el cdigo otorgado a la certificadora, el nombre de
la misma, la fecha de inscripcin, la fecha de expiracin de la validez del registro y las reas de
certificacin.

El Registro Nacional de la Produccin Orgnica, con los listados vigentes, debe estar disponible en el
sitio web de la DGSSAA para los interesados.
3.1 Concesin, renovacin y cancelacin del registro
La decisin de aceptar, rechazar, renovar o cancelar el registro, se basa en la informacin obtenida
durante el proceso de registro, as como de cualquier otra informacin que la DGSSAA considere
pertinente.

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La DGSSAA puede retirar del Registro Nacional de la Produccin Orgnica a la Entidad Certificadora
en los siguientes casos:
A solicitud del interesado.
En caso de incumplimiento de la normativa legal vigente.
En caso de verificarse incumplimiento de lo establecido en la normativa legal vigente, y
dependiendo de la gravedad de la falta cometida, se puede proceder a aplicar las sanciones
administrativas o penales caso a caso.
3.2 Validez del Registro
El registro tiene una validez de un ao calendario a partir de la fecha de notificacin y debe ser
renovado con 60 das de antelacin a su caducidad. Al menos 15 das antes del vencimiento del
registro, la certificadora deber actualizar la documentacin entregada a la DGSSAA. En caso de no
hacerlo, la Entidad Certificadora ser eliminada del Listado de Entidades certificadoras en el Registro
Nacional de la Produccin Orgnica.

Las inspecciones y certificaciones realizadas a los operadores por parte de las entidades
certificadoras con el registro caduco se consideran no vlidas y debern repetirse nuevamente.
3.3 Revocacin y reinscripcin o renovacin
Durante el plazo de vigencia del Registro, la DGSSAA puede revocarlo en forma temporal o definitiva,
por resolucin fundada de la misma, sin perjuicio de las sanciones que correspondan, de acuerdo con
lo establecido en el artculo 286 de la Ley 16.736.
La revocacin debe ser notificada por escrito a la Entidad Certificadora explicitndose la razn de la
misma, con un plazo previo de al menos 10 das a la anulacin del registro. Dicha resolucin podr ser
recurrida por la certificadora de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 500/991.

Las inspecciones y certificaciones realizadas a los operadores por parte de las entidades
certificadoras con el registro caduco se consideran no vlidas y debern repetirse nuevamente.
3.4 Tarifas
Por toda solicitud de registro o de reinscripcin presentada por personas fsicas o jurdicas se debe
abonar una tarifa que ser establecida por el Ministerio de Ganadera Agricultura y Pesca.
4 Requisitos que deben cumplir las certificadoras (Ver Anexo 3.)
Para acceder a la inscripcin en el Registro, las certificadoras (de tercera parte y SPG) deben cumplir
con los requisitos que se establecen en el Anexo 3.

La Entidad Certificadora que, al momento de aprobacin del presente procedimiento no alcance a dar
satisfaccin a los requisitos establecidos en el Anexo 3 tendr un plazo de 2 aos, contados a partir
de la fecha de entrada en vigencia del mismo, para adecuarse a los mismos. En este caso podr
concedrsele una habilitacin de carcter transitorio hasta el trmino del perodo mencionado.
5 Procedimiento para el Registro de la Entidad Certificadora (de tercera parte y de
Sistema Participativo de Garanta).
5.1 Llenar el Registro nico de Operadores.
El responsable legal de la Entidad Certificadora debe llenar la solicitud del Registro nico de
Operadores (RUO, Frmula 134/A)) y presentarla ante a la DGSSAA. No se aceptan solicitudes
incompletas.
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La Entidad Certificadora y la SPG debern entregar la siguiente informacin:

Normas propias de produccin orgnica (procesamiento, transformacin, comercializacin)
cuando existan
Manual de Procedimiento y Programa de Certificacin.
Listado de los operadores con detalle de superficies destinadas a la produccin orgnica y
volmenes de productos orgnicos y en transicin, inspeccionados durante el ltimo ao.
Listado de tarifas
Logo o smbolo de identificacin de la entidad
Las certificadoras de tercera parte, debern presentar una declaracin jurada de
confidencialidad, incompatibilidad e independencia. Los SPG, debern presentar solo de
incompatibilidad.
Caractersticas generales de la Entidad Certificadora (organigrama, recursos humanos,
experiencia, idoneidad, etc.). .Para los SPG, documentos que avalen la integracin en la
estructura, de rganos con representacin obligatoria de productores y de consumidores.
5.2 Auditoria
El Departamento de Administracin de la DGSSAA recibe la solicitud para el RUO y la documentacin
sealada anteriormente y verifica el cumplimiento del item 7.1 y enva a la Divisin Proteccin
Alimentos Vegetales (DPAV), la que en el transcurso de 30 das hbiles, revisa la documentacin
entregada, y de necesitar ampliar la informacin o existir correcciones enva la notificacin al
solicitante (va mail o fax) estableciendo un plazo en coordinacin conjunta para la entrega de la
misma.

Si la documentacin es conforme, la DPAV realiza la Auditoria y dependiendo de las circunstancias, el
equipo auditor puede incluir expertos en sistemas de la calidad o produccin orgnica, auditores en
entrenamiento u observadores, los cuales no debern tener conflicto de intereses con las empresas a
ser evaluadas, ni influencia alguna que pueda afectar su objetividad.

El objetivo principal de la Auditoria en la Entidad Certificadora es verificar el cumplimiento de los
requisitos que se establecen en el Anexo 3; comprobar que se han respetado las obligaciones
resultantes de la autorizacin y de existir no conformidades, verificar mediante una nueva visita, el
levantamiento de las mismas. Para los SPG, es verificar que el sistema opere segn el reglamento de
funcionamiento, con revisiones e inspecciones y aplicacin de medidas correctivas para no
conformidades.
Los auditores de la DGSSAA elaboran el plan de auditoria y lo comunican al auditado ( Entidad
certificadora o SPG) .
El plan incluye: objetivos y alcance; identificacin de los documentos de referencia; identificacin de
los miembros del equipo auditor, el lugar y fecha de realizacin; el tiempo estimado y la duracin de
cada actividad, el cronograma de reuniones a ser mantenidas con la direccin del auditado; requisitos
de confidencialidad y la fecha de emisin y entrega del informe al auditado.

Si la comunicacin prematura de detalles especficos del plan de auditoria pudiera comprometer la
recoleccin de evidencias objetivas, dichos detalles sern comunicados al auditado en el curso de la
auditoria.
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5.3 Informe del auditor
El informe deber reflejar el contenido de la auditoria y deber estar fechado y firmado por el auditor
responsable. Las observaciones de no conformidades, debern ir acompaadas de un plazo para el
levantamiento. El auditor ser el responsable de identificarlas y el auditado (entidad certificadora o
SPG), ser el responsable por la determinacin e iniciacin de las acciones correctivas. Deber
determinarse fecha de realizacin de las auditorias de seguimiento para la verificacin de la
implementacin de las acciones correctivas .
5.4 Requisitos cumplidos
Finalizado el informe de la auditoria, la DPAV enva un informe tcnico aprobatorio de cumplimiento
con los requisitos al Director General de la DGSSAA recomendando el registro de la Entidad
Certificadora y asigna un cdigo. El mismo estar compuesto de las letrasEC, guin -y un nmero
de dos dgitos, que es nico para cada organismo de certificacin, guin -seguido por el ao del
primer registro de la Entidad Certificadora. Para los sistemas participativos el cdigo ser SPG,
guin -y un nmero de dos dgitos, guin -seguido por el ao del primer registro de dicho
organismo.
5.5 Resolucin de inscripcin en el registro.
La DGSSAA es quien emite la Resolucin de aprobacin en el registro y asigna el cdigo.
5.6 Notificacin al Organismo de Certificacin
El Departamento de Administracin de la DGSSAA notifica por fax o correo electrnico a la Entidad
Certificadora o SPG la resolucin con la siguiente informacin:
Nombre, firma del Director de la DGSSAA y logo de la DGSSAA
Nombre y direccin de la persona jurdica registrada, rea de trabajo y cdigo asignado
Fecha de inscripcin y numero de resolucin

Este documento habilita a operar en el territorio nacional en el mbito solicitado.
5.7 No cumple los requisitos
En caso de producirse la denegatoria, la DPAV emite un informe con las no conformidades
encontradas y las enva al solicitante.

El solicitante debe levantarlas en un plazo mximo de 30 das hbiles contados desde la fecha de
notificacin del informe, prorrogable por una nica vez.

Cumplido el plazo y previa verificacin, la DPAV resuelve sobre la expedicin, mantenimiento,
cancelacin o retiro del registro pudindose adems dictaminar sanciones, segn el caso.

En caso de que la Entidad Certificadora no haya podido levantar las no conformidades hasta una
prxima evaluacin o no demuestra inters en levantar las no conformidades, se da por terminado el
trmite y debe iniciarse un nuevo procedimiento para obtener o renovar el registro.
6 Obligaciones de los organismos de certificacin de tercera parte y de SPG
Adems del cumplimiento de los requisitos que se establecen en el Anexo 3, las certificadoras deben
llevar registro de sus actividades y entregar a la DGSSAA, al 31 de marzo de cada ao, un informe
incluyendo un listado de operadores y certificaciones concedidas.

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La Entidad Certificadora debe comunicar a la DGSSAA cambios en su representacin legal, domicilio,
estructura, recursos y en sus procedimientos, previamente a su aplicacin, que puedan tener efecto
en el registro otorgado.

La Entidad Certificadora debe llevar registros sobre visitas de inspeccin efectuadas por sus
inspectores. En el caso de los SPG, deber disponer de revisiones efectuadas por miembros de la
organizacin, productores, consumidores y/o tcnicos asesores.

La Entidad Certificadora deber realizar, por lo menos, dos visitas anuales (una anunciada y una no
anunciada) a la unidad productiva y otras que crea convenientes para garantizar el sistema de
produccin bajo su responsabilidad. En el caso de SPG, est obligado a efectuar como mnimo una
inspeccin al ao a cada unidad de produccin, procesamiento y/o comercializacin.

La Entidad Certificadora es responsable que la informacin sobre la ubicacin de las unidades
productivas sean reales . Todas las unidades productivas de los operadores, inclusive las de manejo
convencional, deben ser documentadas.

Cuando se presenten conflictos entre la Entidad Certificadora y el operador, las dos partes pueden
informar a la Autoridad Nacional Competente para que cumpla su funcin dirimente.

La Entidad Certificadora es responsable de autorizar el uso de insumos, con justificaciones tcnicas
documentadas.

De existir sospechas sobre la utilizacin de productos no permitidos, la Entidad Certificadora deber
tomar muestras, etiquetarlas, conservarlas adecuadamente y realizar los anlisis respectivos. El
resultado debe ser valorado para la decisin sobre la certificacin.

La Entidad Certificadora debe presentar y ejecutar un Plan de Monitoreo de Residuos, el cual debe
elaborarse en base a los lineamientos de la Autoridad Nacional Competente y ser aprobado por ella.

La Entidad Certificadora debe denunciar ante la DGSSAA la presencia de plagas y/o enfermedades de
control obligatorio.
7 Sistema de control por parte de la DGSSAA
7.1 Control a operadores. Supervisiones
El control por parte de la DGSSAA a los operadores se realiza indirectamente a travs de las
inspecciones realizadas por las entidades certificadoras.

La DGSSAA, en cumplimiento de sus funciones puede efectuar controles directos en la produccin en
el campo, en el procesamiento y en la comercializacin y evaluar el cumplimiento de las normas de
produccin orgnica por parte de los operadores. Para ello podr realizar supervisiones a los
operadores inspeccionados por la Entidad Certificadora ya sea de tercera parte o de SPG. La
supervisin se realiza bajo el procedimiento que establezca la DGSSAA.

Puede a su vez, solicitar informacin necesaria para actualizar la base de datos de la produccin
orgnica del pas.

Los objetivos principales de la supervisin son:
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Comprobar, en el caso de las certificadoras de tercera parte, que la Entidad Certificadora
opera segn las disposiciones que se establecen en el Anexo 3. .
Verificar el seguimiento a las medidas correctivas (no conformidades u observaciones en el
manejo orgnico) y sanciones por infracciones impuestas a los operadores por parte de la
Entidad Certificadora.
Verificar la consistencia, veracidad y calidad de los informes, as como la competencia tcnica
de los inspectores.
Este procedimiento se realiza antes de la aprobacin del registro de los organismos de
certificacin, siempre y cuando la DGSSAA lo considere necesario o cada vez que lo requiera.
7.2 Control a los inspectores
La DGSSAA, tiene potestad para comprobar la competencia, la calificacin y la experiencia de los
inspectores de las entidades certificadoras de la produccin orgnica. Para ello puede realizar visitas
de control a los productores, procesadores y comercializadores de manera independiente para
verificar el trabajo de los inspectores y el debido cumplimiento de los requisitos de las normas
vigentes.

La DGSSAA en base a la informacin recabada puede mantener, suspender o cancelar -previa vista-
el registro del inspector.
8 Referencias
DECRETO 557/008 que establece el Sistema Nacional de Certificacin de la Produccin
orgnica
CODEX ALIMENTARIUS - Directrices para la Produccin, Elaboracin, Etiquetado y
Comercializacin de Alimentos Producidos Orgnicamente, 1999.
Requisitos Internacionales para Organismos de Certificacin Orgnica (IROCB) Una iniciativa
de Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD), Ginebra ,
Organizacin de las Naciones Unidas para la Alimentacin y la Agricultura (FA O), Roma.
Federacin Internacional de Movimientos de Agricultura Biolgica (IFOAM), Bonn. Octubre
2008
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9 Anexo 1. Documentos, frmulas y certificados (Ver Frmulas en la pgina web de la
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Listado de verificacin documental

Documentos para registro (D 557/008) S NO
1 Inscripcin en el RUO Formula 134/A
2 Solicitud de registro
3 Declaracin jurada (tercera parte o SPG)
4 Lista de operadores
5 Copia simple de las Normas de Produccin Orgnica aplicadas
6 Copia del Manual de Calidad de la empresa
7 Manual de procedimiento de la certificacin
8 Lista del personal (detallando condicin laboral, funcin y formacin)
9 Lista de inspectores

Documentos para renovacin de registro (D 557/008) S NO
1 Solicitud de renovacin de registro
3
Informe sobre cambios en procedimientos, personal, inspectores y
laboratorios, si hubiera

Documentos para ampliacin del rea de accin S NO
1 Solicitud de ampliacin
3 Manual de procedimiento de certificacin
4 Copia de las Normas de Produccin Orgnica aplicadas
5 Relacin del personal detallando condicin laboral, funcin y formacin
6 Lista de inspectores
7 Lista de laboratorios

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10 Anexo 2. Flujograma del Procedimiento

Devolucin de
documentos
Auditora en oficina
Cumple
Preparacin de
supervisin
Seleccin de operadores para
supervisin.
Informe
Preparacin de
auditora
Registros: Ficha de supervisin a
operadores. Informe de supervisin.
Ficha de evaluacin de inspectores
Informe tcnico sobre
desempeo de la EC
Informe tcnico sobre trabajo en
campo (operadores)
No
Si
Inicio
Recibe solicitud y
documentos
Revisin documentos
Solicita registro,
renovacin o ampliacin

Informe de auditoria
Cumple
Si
No
Notificacin a la Entidad
Certificadora de no conformidades y
observaciones para su levantamiento
Subsana NC y observaciones e
informa
Ingreso en el registro,
asignacin de cdigo y
notificacin
Fin
Registro
Revisa y subsana errores
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11 Anexo 3. Requisitos que deben cumplir los organismos de certificacin de la
agricultura orgnica
Los organismos de certificacin se ocupan de llevar a cabo ciertas funciones en nombre de las
autoridades oficiales competentes, las que se reservan el derecho de tomar decisiones finales o
ejercer control (Ej. resolucin de quejas, retiro de la certificacin, dominio del logo).

1. Alcance
Este documento establece los requisitos bsicos que debe cumplir un organismo de certificacin que
lleve a cabo la certificacin orgnica para ser reconocido como competente.

Estos requisitos se basan en los que establece la Gua ISO/IEC 65:1966 Requisitos Generales para
Organismos que Operan Sistemas de Certificacin de Producto.y los Criterios para la Acreditacin
de Organismos de Certificacin Biolgica de Produccin y Elaboracin de IFOAM (IAC). Incluye
pargrafos de la ISO reformulados y modificados y requisitos adicionales que cubren temas que
enfrentan los organismos de certificacin cuando llevan a cabo la certificacin orgnica.

1.1 Mtodos de evaluacin
Los mtodos de evaluacin consisten en la revisin documental, la verificacin de los sistemas de
manejo de la calidad y las visitas de inspeccin. Los anlisis y ensayos de muestras sirven como
herramientas de soporte para verificar la informacin. Los mtodos de evaluacin deben aplicarse
sistemticamente de acuerdo a procedimientos definidos. Los procedimientos deben incluir la
evaluacin inicial y posterior continuada a fin de verificar si el proceso de produccin contina
cumplimentando las normas orgnicas correspondientes.
1.2 Responsabilidad sobre certificaciones previas
El organismo de certificacin debe asegurar que cualquier sustancia usada por un operador que est
sujeto a su certificacin, se encuentra debidamente certificada
Nota explicativa: por ejemplo, cuando una operacin certificada adquiere materia prima certificada por
otro programa para ser procesada en un producto multi- ingrediente para el cul el operador requiere
la certificacin.

2. Requisitos Generales
2.1 Responsabilidad
2.1.1 Estructura Legal
La estructura del organismo de certificacin debe brindar confianza en sus operaciones de
certificacin. En particular, el organismo de certificacin deber:
Contar con documentos que avalen su estatus de entidad legal;
Tener documentados sus derechos y responsabilidades respecto de sus actividades de
certificacin: y
Identificar el (organismo, grupo o persona) de administracin que detenta la responsabilidad
total del funcionamiento del organismo de certificacin incluyendo sus finanzas.
2.1.2 Acuerdo de certificacin
El organismo de certificacin proveer su servicio de certificacin basado en un acuerdo firmado por
los solicitantes y operadores. En particular, el acuerdo deber:
Incluir una descripcin de los derechos y obligaciones de solicitantes y operadores que
ofrezcan productos certificados, incluyendo el compromiso de cumplir con las estipulaciones
respectivas del programa de certificacin;
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Especificar los requisitos, restricciones o limitaciones en el uso del logo de certificacin
correspondiente y en las formas de referirse a la certificacin otorgada a fin de prevenir su uso
o alcances incorrectos;
Contener estipulaciones que permitan al organismo de certificacin intercambiar informacin
con otros organismos de certificacin y autoridades (organismos de aprobacin o acreditacin)
a fin de verificar dicha informacin, especialmente el estatus de certificacin de los productos
certificados como parte de su evaluacin en marcha;
Proveer tanto al organismo de certificacin como a las autoridades responsables el derecho a
acceder a todas las instalaciones que correspondan, incluyendo las de produccin no orgnica
en la unidad o unidades relacionadas, y a todos los documentos y registros, incluyendo los
contables.
2.1.3 Responsabilidad por las decisiones de certificacin
El organismo de certificacin deber tener la responsabilidad final para conceder, mantener, extender,
suspender y cancelar la certificacin.
2.1.4 Aceptacin de certificaciones previas
Cuando algunos productos en la cadena de produccin hayan sido certificados por otros organismos
de certificacin, el organismo de certificacin podr aceptar certificaciones previas segn
procedimientos definidos. La aceptacin podr ser concedida cuando se hayan aplicado
procedimientos de certificacin equivalentes. Nota explicativa: podran existir situaciones de
aceptacin diferentes a ser cubiertas por medio de procedimientos de aceptacin apropiados. Por
ejemplo:
Aceptacin de certificados emitidos por otro organismo de certificacin bajo el mismo programa de
certificacin y la misma autoridad;
Cuerpos de certificacin que colaboran basados en un acuerdo definido.

2.2 Personal
2.2.1 General
El organismo de certificacin emplear suficiente personal competente para llevar a cabo las
funciones de certificacin y operar el sistema.
El organismo de certificacin asegurar que el personal posee los conocimientos relevantes al alcance
de la certificacin emitida (produccin vegetal, alimentos para animales, elaboracin, certificacin
grupal).
El organismo de certificacin mantendr registros actualizados sobre su personal.
2.2.2 Criterios de calificacin y documentacin
El organismo de certificacin definir los criterios mnimos de competencia del personal. Los criterios
debern especificar los niveles mnimos de educacin, entrenamiento, conocimiento tcnico y
experiencia laboral relativa al alcance de la certificacin emitida.
El organismo de certificacin mantendr documentos actualizados que describan las
responsabilidades respectivas del personal asignado.
2.2.3 Capacitacin actualizada
El organismo de certificacin asegurar que el personal involucrado en certificacin (ej. Inspectores y
personal de certificacin, incluyendo los miembros de los comits tcnicos) tiene y contina teniendo
el conocimiento actualizado en sus respectivos campos de actividad que les permita evaluar y
certificar con efectividad y en forma uniforme. En particular, el organismo de certificacin deber:
Revisar la competencia de su personal a la luz de su prestacin a fin de identificar necesidades
de entrenamiento; y
Asegurar que el personal nuevo posee la suficiente competencia.
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Nota explicativa: por ejemplo, al personal nuevo puede requerrsele completar un curso de
entrenamiento sobre la conduccin de una inspeccin orgnica y su evaluacin, y/o hacerle cumplir un
perodo de aprendizaje en el lugar.
2.2.4 Asignacin de personal
El organismo de certificacin requerir a su personal involucrado en la certificacin, incluyendo los
miembros de comit, que:
Se comprometan a observar las polticas y procedimientos del organismo de certificacin;
Declarar cualquier asociacin previa o actual, por s o por su empleador, con alguna operacin
a certificar para la que ser asignado a llevar a cabo procedimientos de certificacin.
2.2.5 Asignacin de comits
El organismo de certificacin tendr reglas formales y estructuras apropiadas para la designacin y
operacin de cualquier comit que se involucre en el proceso de certificacin, cumplimentando los
requisitos detallados en 2.2.1 y 2.2.2.
2.2.6 Subcontratacin
Cuando un organismo de certificacin decide subcontratar un trabajo relacionado con la certificacin
(p.ej. inspeccin) a un organismo o persona externa a la organizacin, se firmar un acuerdo que
cubra las condiciones contratadas incluyendo las de confidencialidad y conflicto de intereses. El
organismo de certificacin deber:
Tomar la responsabilidad por el trabajo contratado.
Mantener la responsabilidad final de la concesin, mantenimiento, renovacin, extensin,
suspensin o cancelacin de la certificacin. La delegacin de las decisiones de certificacin
solo podrn tener lugar basadas en los requisitos acordes con las estipulaciones de la Gua
ISO/IEC 68:2002 (E).
Asegurar que el organismo subcontratado es:
o Competente para llevar a cabo el trabajo subcontratado,
o No est involucrado directamente o a travs de su empleador con una operacin,
proceso o producto sujeto a la certificacin que de ninguna manera pueda comprometer
la imparcial dad,
o Y Se comprometa a cumplimentar las polticas y procedimientos definidos por el
organismo de certificacin.
Monitorear la prestacin de las personas u organismos subcontratados para el trabajo.

2.3 Imparcialidad y objetividad
2.3.1 Estructura organizativa y participacin de interesados
El organismo de certificacin deber ser imparcial; no ser financieramente dependiente en
operaciones que estn sujetas a su certificacin de alguna manera que pueda comprometer su
imparcialidad.
En especial el organismo de certificacin tendr una estructura documentada que mantenga a salvo la
imparcialidad de la siguiente manera:
Incluyendo especificaciones que aseguren la imparcialidad de las operaciones del organismo
de certificacin; y:
Proveyendo a la participacin de todas las partes correspondientes de manera de asegurar un
balance de intereses y evitando intereses comerciales o de otro tipo que influyan
indebidamente en las decisiones
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Nota explicativa: Se podra establecer un comit que represente a los principales intereses tales como
los de los clientes, los de otros representantes del ramo, los de representantes de los servicios
gubernamentales, o representantes de organizaciones no gubernamentales incluyendo
organizaciones de consumidores, comit que tome en cuenta si la administracin del organismo de
certificacin cumple con los requisitos estructurales.
2.3.2 Imparcialidad de gerencia
El organismo de certificacin identificar, analizar y documentar las posibilidades de conflictos de
intereses que surjan de su emisin de certificados, incluyendo cualquier conflicto que surja de sus
relaciones. Se establecern reglas y procedimientos para prevenir o minimizar la amenaza de
conflictos de intereses. En particular, el organismo de certificacin realizar las siguientes acciones:
Requerir al personal, miembros de comit y del directorio, declarar cualquier asociacin actual o
previa con una operacin sujeta a certificacin.
Cuando tal asociacin amenace la imparcialidad, el organismo de certificacin excluir a la persona
involucrada de trabajar, discutir y tomar decisiones en todas las etapas del proceso de certificacin en
relacin al conflicto de intereses.
Se seguirn reglas definidas para la asignacin y operacin de comits involucrados en actividades de
certificacin a fin de asegurar que las decisiones que se tomen no estn influenciadas por ningn
inters comercial, financiero, y/o cualquier otro.
2.3.3 Divisin de funciones
El organismo de certificacin no proveer ningn otro producto o servicio que pueda comprometer la
confidencialidad, objetividad e imparcialidad de su proceso de certificacin y de sus decisiones. En
caso que el organismo de certificacin realice otras actividades en adicin a la certificacin, aplicar
medidas adicionales para asegurar que la confidencialidad, objetividad e imparcialidad de sus
certificaciones no se encuentran afectadas por esas otras actividades. En particular el organismo de
certificacin evitar:
Producir o proveer productos del tipo que certifica,
Dar consejo o proveer servicios de consultora al solicitante/operador sobre mtodos para
tratar asuntos que sean barreras* a la certificacin requerida**
Nota explicativa: pueden constituir barreras, por ejemplo, las no conformidades identificadas durante
el proceso de certificacin.
**Nota explicativa: las explicaciones referentes a la norma de produccin no se consideran consejos o
consultora. Se puede brindar informacin general y el entrenamiento siempre que este servicio se
ofrezca a todos los solicitantes/operadores en forma indiscriminada.
2.3.4 Accesibilidad
El organismo de certificacin har sus servicios igualmente accesibles a todos los solicitantes cuyas
actividades caigan dentro de su campo definido de operacin. Trabajar de acuerdo con polticas y
procedimientos no discriminatorios, asegurando que no se apliquen condiciones* financieras indebidas
(p.ej. respecto de la estructura de aranceles) ni ninguna otra. *Nota explicativa: el acceso no estar
condicionado a, por ejemplo, el tamao del proveedor, o la membresa a cualquier grupo, o al nmero
de certificados ya emitidos.

2.4 Acceso a la Informacin
2.4.1 Informacin de acceso pblico
El organismo de certificacin proveer acceso a la informacin para asegurar confianza en la
integridad y credibilidad de su certificacin. A pedido el organismo de certificacin har disponible (a
travs de publicaciones, medios electrnicos y otros) la siguiente informacin:
La norma a cumplimentar por las operaciones para obtener/mantener la certificacin;
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Informacin sobre los procedimientos aplicados para evaluar si los operadores cumplimentan
las normas correspondientes;
Informacin sobre los procedimientos aplicados cuando una certificacin deba ser extendida;
Informacin sobre procedimientos y sanciones aplicadas cuando se detecten no
conformidades respecto de la norma;
La estructura de aranceles por sus servicios;
Una descripcin de los derechos y obligaciones de los operadores, incluyendo requisitos,
restricciones o limitaciones en el uso de cualquier logo de certificacin y en la forma de
referirse a la certificacin otorgada;
Informacin acerca de los procedimientos de manejo de quejas generales y apelaciones contra
las decisiones de certificacin, y
Una lista de operaciones certificadas y del alcance de sus certificaciones.
2.4.2 Confidencialidad
A fin de acceder a informacin privilegiada el organismo de certificacin har los arreglos adecuados
para salvaguardar la confidencialidad de la informacin obtenida en el curso de sus actividades de
certificacin a todos los niveles de su organizacin, incluyendo comits y organismos externos o
individuos que acten en su nombre. Los arreglos debern:
Proteger la informacin propietaria de un cliente contra cualquier uso indebido y divulgacin no
autorizada; y
Conceder al organismo de certificacin el derecho a intercambiar informacin con otros
organismos de certificacin y/o autoridades a fin de verificar la autenticidad de la informacin.
2.4.3 Referencia a la certificacin y al uso de la marca de certificacin
El organismo de certificacin deber:
Ejercer control sobre la propiedad, uso y exhibicin de licencias, certificados y marcas que
pueda autorizar a sus operadores a usar.
Ser capaz de requerir a un operador a discontinuar el uso de certificados y marcas que
autorice a sus operadores certificados a usar.
Aplicar acciones adecuadas para tratar con referencias incorrectas al sistema de certificacin o
al uso indebido de licencias, certificados o marcas que autorice a sus operadores a utilizar.

2.5 Sistema de calidad
2.5.1 General
El organismo de certificacin definir, documentar e implementar un sistema de calidad de acuerdo
con los elementos relevantes de estos requisitos de manera de impartir confianza en su capacidad
para efectuar la certificacin orgnica. El sistema de calidad deber ser efectivo y apropiado al tipo,
alcance y volumen del trabajo ejecutado.
La gerencia asegurar que el sistema de calidad sea comprendido, implementado y mantenido en
todos los niveles de la organizacin.
2.5.2 Manual del sistema de calidad
El organismo de certificacin llevar a cabo y documentar todos los procedimientos que
correspondan, sea en un manual o en documentos asociados, de forma tal que asegure su aplicacin
un forme y coherente.
El manual y los documentos asociados, como sea apropiado al tipo, alcance y volumen del trabajo
realizado, y considerando el nmero de personal involucrado en el proceso, contendr:
Un organigrama mostrando las lneas de autoridad, responsabilidades y asignacin de
funciones;
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Una descripcin de los procesos aplicados por el organismo de certificacin en el curso de
realizacin de la certificacin, incluyendo el otorgamiento, mantenimiento, renovacin,
extensin, suspensin y anulacin de la certificacin;
Los procedimientos de reclutamiento, seleccin, entrenamiento y asignacin del personal del
organismo de certificacin (como est descrito en 2.2);
Las polticas y procedimientos para apelar contra decisiones de certificacin y otras quejas; y
Las polticas y procedimientos para la revisin de la calidad (p.ej. auditorias internas, revisin
del sistema).
El organismo de certificacin asegurar que el manual y los documentos asociados sean accesibles a
todo el personal que corresponda.
2.5.3 Control de documentos
El organismo de certificacin establecer y mantendr procedimientos para controlar sus documentos
relativos a sus funciones de certificacin. En particular, el organismo de certificacin deber:
Revisar y aprobar a travs del personal autorizado y competente, los documentos, verificando
su adecuacin antes de su emisin original o cualquier modificacin subsiguiente,
Mantener una lista de todos los documentos apropiados con sus respectivas fechas de emisin
e identificar debidamente su estado de modificacin; y
Controlar la distribucin de dichos documentos para asegurar que se provea la documentacin
apropiada al personal del organismo de certificacin o a sus subcontratistas cuando se
requiera de ellos la realizacin de cualquier funcin relativa a las actividades del organismo de
certificacin, y prevenir el uso no intencional de documentos obsoletos.
2.5.4 Sistema de registros
El organismo de certificacin mantendr un sistema de registros (sea electrnico o en papel) para
demostrar que los procedimientos de certificacin han sido efectivamente realizados, especialmente
respecto de los formularios de solicitud, informes de evaluacin o re-evaluacin, u otros documentos
relativos a la concesin, mantenimiento, extensin, suspensin o cancelacin de la certificacin.
Los registros sern identificados, manejados y eliminados de manera tal que asegure la integridad del
proceso y la confidencialidad de la informacin.
Los registros de operadores se mantendrn actualizados y contendrn toda la informacin relevante,
incluyendo los informes de inspeccin y la historia de la certificacin.
Tambin se mantendrn registros sobre excepciones concedidas, apelaciones y acciones
subsecuentes.
Se mantendrn los registros por lo menos cinco aos, o el tiempo requerido por ley, a fin de poder
demostrar cmo fue aplicado el procedimiento de la certificacin.
2.5.5 Auditoria interna y revisin del sistema
El organismo de certificacin demostrar que busca y obtiene mejoras continuas en su calidad.
Llevar a cabo revisiones del sistema y auditorias internas del tipo, alcance y volumen de la
certificacin realizada.
En particular, revisar peridicamente todos los procedimientos en forma planificada y sistemtica a
fin de verificar que la calidad del sistema y sus procedimientos estn implementados y son efectivos.
Los intervalos entre las revisiones sern suficientemente cortos para asegurar que se cumpla el
objetivo de mejora de calidad.
Se mantendrn registros de las revisiones de calidad.
2.5.6 Apelaciones y quejas
El organismo de certificacin tendr en vigencia polticas y procedimientos para la resolucin de
quejas y apelaciones recibidas de operadores u otros interesados sobre el manejo de la certificacin o
cualquier otro asunto relacionado. En particular, el organismo de certificacin deber:
Accionar subsecuentemente para resolver quejas y apelaciones, y
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Documentar la accin efectuada y su resultado.

3. Requisitos del Proceso de Conduccin de la Certificacin
3.1 Procedimientos de aplicacin
3.1.1 Informacin para los operadores
El organismo de certificacin brindar a los operadores una descripcin actualizada de los
procedimientos a seguir para conducir la certificacin. El organismo de certificacin informar a los
operadores acerca de:
Las condiciones contractuales incluyendo aranceles y posibles penalizaciones contractuales;
Los derechos y obligaciones del operador, incluyendo los procedimientos de apelacin;
Las normas correspondientes;
Los cambios en el programa incluyendo actualizaciones regulares de los procedimientos y
normas;
Los procedimientos de evaluacin e inspeccin aplicados por el organismo de certificacin
durante la certificacin; y
La documentacin que deber ser mantenida por el operador para permitir la verificacin del
cumplimiento de las normas correspondientes por parte del organismo de certificacin.
3.1.2 Formulario de solicitud y obligaciones del operador
El organismo de certificacin requerir el llenado de un formulario de solicitud firmado por un
representante autorizado del operador. A fin de permitir la evaluacin y la asignacin de personal
calificado, el organismo de certificador requerir de los operadores:
Proveer informacin sobre el alcance de la certificacin deseada, incluyendo la descripcin que
especifique el organismo de certificacin sobre la produccin, el producto y el rea a ser
certificada; y
Informar si algn otro organismo de certificacin ha denegado la certificacin.

3.2 Evaluacin
3.2.1 Alcance
El organismo de certificacin evaluar a los operadores respecto de todos los requisitos de
certificacin especificados. La evaluacin consistir en una revisin documental y una visita de
inspeccin al lugar.
Cuando el alcance de la certificacin sea el rotulado de conversin a orgnico, la verificacin del
cumplimiento de estos requisitos tendr lugar durante el perodo de conversin.
3.2.2 Revisin de la solicitud y preparacin para la inspeccin
Previo a la inspeccin, el organismo de certificacin revisar los documentos de solicitud para
asegurar que la certificacin puede ser llevada a cabo y que la aplicacin de los procedimientos de
certificacin sea posible. En particular, el organismo de certificacin revisar:
Si los documentos sometidos por el operador estn completos;
Si el operador parece ser capaz de cumplimentar todos los requisitos de certificacin
(procedimientos y normas correspondientes);
Si el alcance de la certificacin buscada se encuentra dentro del alcance de los servicios de
certificacin a proveer (Un nuevo alcance podra se un rea geogrfica donde el organismo de
certificacin no es activo todava).
El organismo de certificacin asignar personal calificado a la evaluacin en lnea con los requisitos
de 2.2 y 2.3 y lo proveer de los documentos de trabajo apropiados.
El organismo de certificacin informar a los inspectores acerca de no conformidades y requisitos de
acciones correctivas asociadas que hayan sido previamente emitidas, a fin de permitir a los
inspectores verificar si tales no conformidades han sido resueltas.
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3.2.3 Protocolo de inspeccin
La inspeccin se lleva a cabo para verificar la informacin y cumplimiento con los requisitos de
certificacin aplicables al operador. Se seguir un protocolo definido para facilitar una inspeccin no
discriminatoria y objetiva.
El protocolo de inspeccin tendr que tratar como mnimo lo siguiente:
Verificacin del proceso de produccin y elaboracin por medio de visitas a las instalaciones, a
los campos y a las unidades de almacenamiento (las que tambin pueden incluir visitas a
reas no orgnicas, si existen razones para hacerlo);
Revisin de los registros y cuentas para verificar el flujo de bienes (reconciliacin de
produccin/ventas en los predios, reconciliacin de entrada/salida y verificacin de auditorias
anteriores en instalaciones de elaboracin y manejo);
Identificacin de reas de riesgo para la integridad orgnica;
Verificacin de que se han implementado los cambios de normas y requisitos del organismo de
certificacin; y
Verificacin de que se han tomado las acciones correctivas.
3.2.4 Requisitos particulares para tratar situaciones de alto riesgo
El organismo de certificacin modificar y adaptar sus procedimientos de certificacin para tomar en
cuenta riesgos mayores encontrados en ciertas situaciones especficas de la certificacin orgnica.
Los altos riesgos potenciales y las medidas relacionadas incluyen:
Conversin parcial y produccin paralela. A fin de prevenir la mezcla o contaminacin de
productos orgnicos con otros productos que no cumplen con las normas, el organismo de
certificacin verificar si el manejo y la documentacin respecto de la produccin o
elaboracin, almacenado y ventas son bien administrados y permiten claras distinciones entre
productos certificados y no certificados. En casos en los que los productos no son visiblemente
distinguibles, se tomarn medidas especficas en el manejo de la cosecha y pos-cosecha a fin
de reducir riesgos.
Produccin intensiva y alta dependencia de insumos externos, cortos ciclos de produccin.
Dependiendo del riesgo identificado, el organismo de certificacin decidir si es apropiado el
aumentar la frecuencia de las inspecciones.
Cuando un operador es certificado por otros organismos de certificacin dentro del mismo alcance
orgnico, el organismo de certificacin promover el intercambio de informacin con los otros
organismos de certificacin involucrados a fin de prevenir el mal uso de los certificados.
3.2.5 Requisitos para sistemas de certificacin grupal
Si el organismo de certificacin conduce certificacin de grupos basada en un sistema interno de
manejo de la calidad, aplicar un programa especfico de certificacin grupal.
El programa de certificacin grupal especificar el alcance de la certificacin del grupo y los requisitos
aplicables al mismo, incluyendo el de un sistema de manejo interno de la calidad a fin de asegurar la
conformidad por parte de todos los miembros del grupo con las normas respectivas. El mismo seguir
un cdigo convenido de buenas prcticas.
Al momento de verificar la efectiva aplicacin del sistema interno de manejo de la calidad cuando se
refiera a una situacin particular de la certificacin del grupo, el organismo de certificacin aplicar
medidas adaptadas del protocolo de inspeccin regular de acuerdo a un cdigo de buenas prcticas
previamente acordado.
3.2.6 Informes
El organismo de certificacin informar los resultados observados segn los procedimientos
documentados de informacin.
Los informes de inspeccin seguirn un formato apropiado al tipo de operacin inspeccionada y
facilitarn un anlisis no discriminatorio, objetivo y abarcativo del sistema respectivo de produccin.
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El informe de inspeccin cubrir todos los aspectos relevantes de las normas y validar
adecuadamente la informacin provista por el operador. El mismo incluir:
Una declaracin de cualquier observacin relacionada a la conformidad con los requisitos de la
certificacin;
Fecha y duracin de la inspeccin, personas entrevistadas, campos e instalaciones visitadas; y
Tipo de los documentos revisados
El organismo de certificacin notificar prontamente al operador cualquier no conformidad a
ser resuelta para cumplimentar los respectivos requisitos de certificacin.
El organismo de certificacin documentar y aplicar medidas para verificar la efectividad de las
acciones efectuadas por los operadores a fin de cumplimentar los requisitos.
3.3 Decisin de certificacin
3.3.1 Divisin de funciones
El organismo de certificacin asegurar que cada decisin sobre la certificacin es tomada por una
persona(s) o comit diferente de la(s) que llevaron a cabo la inspeccin.
3.3.2 Decisin de certificacin
La decisin estar basada solamente en la conformidad de la operacin con los requisitos de
certificacin especificados, usando informacin recopilada durante el proceso de evaluacin.
3.3.3 Documentacin
La documentacin de las decisiones de certificacin especificar la base para la decisin tomada.
3.3.4 Manejo de las no conformidades
Las decisiones de certificacin podrn incluir pedidos de correccin de no conformidades menores
dentro de un perodo de tiempo especificado. En caso de no conformidades mayores el certificado
ser retenido o suspendido hasta que se demuestre la implementacin de acciones correctivas. En
casos graves la certificacin ser denegada o retirada.
Las razones para la denegacin, retiro o suspensin de la certificacin sern declaradas haciendo
clara referencia a la norma aplicada o al requisito de certificacin violado.
3.3.5 Excepciones a los requisitos de certificacin
El organismo de certificacin tendr claros criterios y procedimientos para conceder excepciones a los
requisitos de certificacin.
Las excepciones sern por un perodo de tiempo limitado y no se concedern en forma permanente.
La documentacin de cualquier excepcin incluir la base sobre la cul se concede la excepcin.
3.3.6 Emisin de documentos de certificacin
El organismo de certificacin emitir documentos oficiales de certificacin a cada operador.
Los documentos contendrn la siguiente informacin:
El nombre y direccin del operador cuyos productos estn sujetos de la certificacin.
Nombre y direccin del organismo de certificacin emisor de los documentos de certificacin.
El alcance de la certificacin concedida, incluyendo:
o Los productos certificados, los que pueden ser identificados por el tipo o clase de
productos;
o La norma de produccin que es la base para la certificacin, y
o La fecha efectiva y trmino de la certificacin.
3.4 Extensin y renovacin de la certificacin
3.4.1 Re-evaluacin
El organismo de certificacin re-evaluar regularmente a los operadores a fin de verificar si cumplen
con la norma correspondiente. Deben existir mecanismos para monitorear efectivamente si las
acciones correctivas han sido implementadas.
El organismo de certificacin informar y documentar sus actividades de re-evaluacin y mantendr
a los operadores informados acerca del estado de su certificacin.
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La re-evaluacin sigue generalmente los procedimientos indicados en la seccin 3.2 (Evaluacin). Sin
embargo, la re-evaluacin con propsitos de renovacin puede enfocarse en ciertas medidas
relacionadas con el riesgo y podra no repetir todos los procedimientos listados en la seccin 3.2.
3.4.2 Frecuencia de las inspecciones
El organismo de certificacin decidir sobre la frecuencia de las inspecciones regulares.
Adems de la visita regular de inspeccin, el organismo de certificacin llevar a cabo inspecciones
no anunciadas a los operadores certificados elegidos aleatoriamente y/o tomado en cuenta el riesgo o
amenaza a la integridad orgnica de la produccin o los productos.
3.4.3 Notificacin de cambios por el operador
El organismo de certificacin requerir que los operadores le informen acerca de los cambios citados
en la seccin 3.1.2
El organismo de certificacin determinar si los cambios anunciados requieren mayor investigacin.
En tal caso, el operador no ser autorizado a despachar productos certificados producidos bajo las
nuevas condiciones hasta que el organismo de certificacin haya comunicado al efecto al operador.
En respuesta a una solicitud de modificacin del alcance de un certificado ya emitido, el organismo de
certificacin decidir qu procedimiento de evaluacin (si fuera necesario) es apropiado para
determinar si el cambio podr ser efectuado o no, y actuar correspondientemente.
3.4.4 Cambios en los requisitos de certificacin
El organismo de certificacin asegurar que cada operador sea informado sin demora de cualquier
cambio en los requisitos de certificacin.
El organismo de certificacin verificar la implementacin de tales cambios por el operador
puntualmente dentro de los perodos definidos de implementacin.

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