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E Es sp pe ec c f fi ic co o
Compras
(PE -07)





Elaborado por: Cristin Cuevas
Encargado de adquisiciones






Firma:
Fecha: Octubre 2010
Revisado por: Felipe Boetsch
Gerente tcnico




Firma:
Fecha: Octubre 2010
Aprobado por: Gonzalo Lira
Gerente general




Firma:
Fecha: Octubre 2010

PROCEDIMIENTO ESPECFICO
Compras
Cdigo: PE 07
Revisin: 02
Fecha: Octubre 2010
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NDICE
1. OBJETIVO ......................................................................................................... 2
2. ALCANCE ........................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ......................................................................... 2
4. DEFINICIONES .................................................................................................. 2
5. DESARROLLO .................................................................................................... 3
5.1. COMPRAS ....................................................................................................... 3
5.2. VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS ............................................................... 4
5.3. GESTIN DE COMPRA PARA SERVICIO AL CLIENTE ........................................................ 5
5.4. SELECCIN DE PROVEEDORES ............................................................................... 5
5.5. EVALUACIN Y RE- EVALUACIN DE PROVEEDORES ....................................................... 6
6. RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 6
7. REGISTROS ....................................................................................................... 7
8. ANEXOS ............................................................................................................ 7

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1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto definir el proceso de compras de materiales y
servicios de acuerdo a los requisitos de calidad establecidos por el cliente.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los materiales y servicios adquiridos por el departamen-
to de adquisiciones de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., tanto para el
proceso de construccin como para el proceso de post venta.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NCh 9001.Of2001 ISO 9.001: 2.000 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.
NCh 9000.Of2001 ISO 9.000: 2.000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos
y Vocabulario.
Manual de Calidad de Tasco Ltda., Boetscs S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., captulo 7.4
compras.
4. DEFINICIONES
Presupuesto de Obra: Descripcin en trminos de cantidad, calidad y precio de los insu-
mos necesarios para el desarrollo de una obra y/o en funcionamiento de la constructora.
Pedido de material: Documento emitido desde obra en el que se solicita al departamento
de adquisiciones la compra o arriendo de materiales especficos.
Orden de compra: Documento emitido por la constructora dirigida a los proveedores en el
que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio, as como fechas esperadas
de entrega y formas de pago de materiales especificados de acuerdo a los pedidos de mate-
riales.
Caja Chica: dinero asignado al administrador de obra para gastos menores y urgentes de
obra.
Gua de despacho: documento emitido por el proveedor indicando los materiales despa-
chados a obra.
Recepcin de materiales: Documento interno de obra en el que se ingresa los materiales a
obra y debe estar conforme con la orden de compra y gua de despacho.
Iconstruye: Programa informtico de cooperacin a la administracin de obra.
Perfiles: Accesos a los distintos mdulos de iconstruye.
Proveedores integrados: Proveedores incorporados al portal iconstruye y que reciben la
informacin o solicitud directamente a travs del portal.

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Proveedores no integrados: Proveedores no incorporados al portal iconstruye y que reci-
ben la informacin o solicitud va fax, correo electrnico o telefnicamente.

5. DESARROLLO
5.1. Compras
El proceso de compras est relacionado con todas las compras o arriendos realizados por el
departamento de adquisiciones de Tasco Ltda.
Todas las compras de materiales o productos para el proceso de construccin se gestionan
directamente en la Oficina central, considerando el pedido generado por obra va iconstruye
y siguen el procedimiento que se indica a continuacin, exceptuando aquellas compras me-
nores y que se requieren con urgencia, las que son compradas directamente de caja chica
previa autorizacin del Profesional administrador de obra.
El proceso de compras para construccin comienza cuando el Profesional de obra solicita
cdigo de Centro de gestin a Contabilidad. Con este cdigo, el profesional solicita incorpo-
racin de este centro de gestin a iconstruye. En dicha solicitud indica los distintos perfiles
para las personas que operarn el sistema en obra. Iconstruye emite un correo electrnico
evidenciando la incorporacin de cada uno de los involucrados en la obra.
Luego se inicia la emisin de los pedidos de materiales desde obra a cargo del Profesional
administrador de obra o quien el designe, previa revisin de las especificaciones tcnicas o
necesidades de obra.
Si en la base de datos de iconstruye no existe el recurso requerido, el profesional adminis-
trador de obra o la persona designada solicitar al encargado de adquisiciones va email la
creacin de ste. Dicha solicitud debe contener claramente el nombre del recurso y la unidad
considerada. Desde la recepcin de dicha solicitud, el encargado de adquisiciones tendr un
plazo de medio da para responder a ste requerimiento, es decir, los plazos mximos son si
la solicitud se recibe en la maana, ese mismo da en la tarde dar solucin al requerimiento
y si esta solicitud se recibe en la tarde, a ms tardar se responder en la maana del da
siguiente.
El pedido de materiales es enviado por El profesional de obra a Adquisiciones. Los pedidos de
materiales deben traer identificacin precisa de lo solicitado, de las cantidades y plazos de
entrega. Si la solicitud de recursos se emite con descripciones errneas el encargado de ad-
quisiciones rechazar dicho pedido.
En el caso de solicitar equipos computacionales, dicho pedido se har al encargado de Redes
y Sistemas indicando claramente la fecha para entrega de lo solicitado, empresa o lugar de
destino, uso que se le dar al requerimiento y persona que quedar a cargo del equipo.
Una vez que se reciben los pedidos de materiales para la construccin, Adquisiciones co-
mienza la cotizacin o revisin de precios convenios dependiendo del recurso solicitado. Se
solicitan como mnimo 3 cotizaciones a proveedores integrados y no integrados, los cuales se
exportan a una planilla Excel, donde se incorporan ambos tipos de proveedores (Integrados

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y No integrados). Luego se adjudica al ms conveniente usando como parmetros precio,
calidad, compromiso de entrega.
Desde la recepcin del pedido de materiales el departamento de adquisiciones tendr un
plazo mximo de 7 das corridos para emitir y enviar la orden de compra. Si el pedido es de
carcter urgente, para lo cual la urgencia debe estar debidamente fundamentada, el plazo
anterior se reducir dependiendo de la disponibilidad del departamento de adquisiciones.
Una vez aprobado el proveedor por Adquisiciones, el Encargado de adquisiciones genera la
Orden de compra a travs de iconstruye. Este documento debe contener, a lo menos, los
siguientes datos:
- Fecha de emisin de la orden
- Identificacin de la obra y direccin
- Nombre del solicitante y del aprobador de la OC
- Condiciones de pago
- Proveedor y datos del contacto
- Identificacin de los productos, precio unitario, moneda, IVA, valor total y la fecha de en-
trega cuando corresponda.
Una vez aprobada la orden de compra por el Encargado de adquisiciones se enva al provee-
dor, segn corresponda si es integrado o no. La obra deber consultar, a travs de iconstru-
ye, en la etapa en que esta su requerimiento.
A posterior, se debe hacer el seguimiento desde obra para coordinar la recepcin de lo solici-
tado. En caso de que los requerimientos no puedan ser solucionados, se solicitar a Adquisi-
ciones que revise el estado de la orden de compra.
Para aquellos pedidos en que el material se ocupar durante el transcurso de la obra, el Pro-
fesional de obra o quien el designe, coordinar directamente con el proveedor las entregas
parciales, de acuerdo a las necesidades de la obra.
Una vez enviada al proveedor la orden de compra, la responsabilidad de seguimiento del
material es del Profesional de obra o de quien el designe.
5.2. Verificacin de productos comprados
Una vez recibidos los productos en obra, el Encargado de bodega revisa la orden de compra
y la contrasta con la Gua de despacho del material. Si hay conformidad firma la gua de
despacho y genera el registro Recepcin de materiales (Mdulo de Bodega Iconstruye).
Las personas con las competencias necesarias segn el producto o material que se est revi-
sando, debe chequear la conformidad del mismo en el momento en que ste llega a la obra.
Cualquier diferencia entre el material recibido y la gua de despacho deber quedar explcita
en todas las copias de esta ltima, cuya constancia servir para dilucidar controversias con

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el proveedor. Dichas diferencias podran deberse por ejemplo, a cantidades no despachadas
o rechazos parciales o totales de los materiales llegados. Se debe anotar, en forma explcita
en la gua de despacho, la razn del rechazo del material.
Una vez recibidos los materiales y almacenados o acopiados en un lugar seguro (Ver Proce-
dimiento de Gestin de Bodega PE -03), el Encargado de bodega ingresar stos al formula-
rio de Ingreso de materiales (Mdulo de Bodega/Recepcin de recursos en iconstruye), en
forma detallada y cronolgica.
5.3. Gestin de compra para Servicio al cliente
Las compras de Servicio al cliente comienzan cuando el Encargado de Servicio al cliente emi-
te un pedido de materiales, ya sea por correo electrnico o a travs de iconstruye. Depen-
diendo de la prioridad, entra en el proceso de cotizacin o se compra de inmediato.
Para los materiales recibidos por Servicio al cliente, la verificacin se hace mediante la com-
paracin entre el pedido de materiales, orden de compra y las guas de despacho, confir-
mando esto con la firma del Encargado en la gua de despacho y la factura.
5.4. Seleccin de proveedores
La seleccin de nuevos proveedores para los integrados, se basa principalmente en el pro-
grama iconstruye, tomando en cuenta criterios como las formas de pago, el historial o per-
manencia en el mercado, ubicacin geogrfica, forma y calidad de despacho. Esta seleccin
la hace el Encargado de Adquisiciones en conjunto con obra.
De no estar en la base de datos de iconstruye, Adquisiciones lo integrar previa evaluacin
en un cuadro comparativo de los precios presentados a la cotizacin.
En el Listado de proveedores se encuentran, los proveedores potenciales que merecen
confianza de la empresa para trabajar con ellos y se identifica el producto o actividad que
prestan, contacto, razn social, nmero telefnico, y el resultado de evaluacin de su des-
empeo. Este Listado estar disponible en la intranet de la empresa para su consulta.
Excepcionalmente, se pueden solicitar ofertas a proveedores no incluidos en las listas del
programa, por solicitudes de urgencia, recomendacin y/o solicitud del cliente y por exigen-
cias del mercado. Para este ltimo supuesto se debe contar con la autorizacin del Gerente
Tcnico.
Eliminacin del proveedor: la herramienta de eliminacin para un proveedor es
mediante la evaluacin de proveedores (ver punto 5.5).
Mantenimiento de la lista de proveedores: Es responsabilidad del Encargado de
adquisiciones, o quien el designe, realizar la actualizacin y mantencin de este listado.

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En caso de que un proveedor deje de suministrar durante un perodo superior a dos (2)
aos, y quiera volver, se debe tratar como si fuera un nuevo proveedor.
5.5. Evaluacin y re- evaluacin de proveedores
La evaluacin es realizada para el proveedor en calidad de Nuevo y la re-evaluacin se
efecta sistemticamente a todos los proveedores a los que aplica este procedimiento, cada
6 meses y/o cuando termina la obra, siempre que hayan transcurridos al menos 3 meses de
la ltima re-evaluacin.
Esta actividad es de responsabilidad del Encargado de Adquisiciones, para lo cual debe solici-
tar a los involucrados en el proceso de compra (Bodegueros o administrativos), la entrega de
esta informacin. Es responsabilidad del Profesional de obra la entrega oportuna de la mis-
ma.
El criterio para definir a los diez proveedores ms incidentes a evaluar por obra, depender
de la incidencia de los montos transados en la obra al momento de realizar la evaluacin.
As, cada vez que se realice una evaluacin de proveedores, el encargado de adquisiciones
emitir un listado por obra. Esta informacin se obtiene de Iconstruye.
stos evalan al proveedor indicando una calificacin porcentual, de 1 a 100%, anotndose
en cada concepto de acuerdo al registro de Evaluacin de proveedores. Las evaluaciones
de los criterios son canalizadas al Departamento de Adquisiciones que ingresa la informacin
a una planilla para obtener la calificacin final del proveedor. Los conceptos evaluados tienen
asociado un porcentaje, los que promediados dan su calificacin final. En los formatos de los
registros de evaluacin de proveedores, estn definidos los conceptos a evaluar. De los datos
vaciados se obtiene un resultado ponderado.
La nota final de cada proveedor es incorporada y promediada cuando sea necesario, en el
Listado de proveedores seleccionados para obtener su nota final.
Para la continuidad de los servicios en la empresa, el proveedor debe obtener en la evalua-
cin una nota mayor o igual al 50%. Si no alcanza dicha calificacin por dos evaluaciones
consecutivas se elimina de la lista de proveedores.
6. RESPONSABILIDADES
Gerente tcnico
Autorizar cotizaciones a proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores
Encargado de adquisiciones
Cotizar y adjudicar los pedidos de materiales
Generar y aprobar las rdenes de compra
Seleccin de nuevos proveedores
Evaluacin de proveedores

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Encargado de Servicio al cliente
Emitir pedido de materiales
Profesional administrador de obra
Autorizar compras por caja chica
Solicitar cdigo de centro de gestin a Contabilidad
Emisin de los pedidos de materiales
Hacer seguimiento a las rdenes de compra
Entrega de informacin sobre evaluacin de proveedores
Encargado de bodega
Revisar orden de compra y contrastarla con la gua de despacho
Generar la Recepcin de materiales
Ingresarlos materiales llegados a obra al formulario de Ingreso de materiales (Iconstruye)
7. REGISTROS
Listado de proveedores
Evaluacin de proveedores
8. ANEXOS
9. CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACION
Rev. Fecha Detalle
02 06 Oct 2010 Modifica captulo 5.1 Compras