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2DA ENTREGA DE PROYECTO IDR

REQUEST FOR PROPOSAL (RFP)

LICEO POLITECNICO GALVARINO N2



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REQUERIMIENTO FORMAL

Usted junto a su grupo son los encargados de TIC del colegio, por lo que deben redactar un RFP
para la licitacin de mejoras de infraestructura existente, realizando una mejora del anterior
proecto, con nue!os ser!icios sucursales"
#a segunda fase del proecto contempla$
%er!icio &i ' Fi en (reas comunes tanto para profesor, alumnos e in!itados"
Interconexin de ) colegios m(s"
*gregar telefon+a IP basado en el protocolo %IP"
Implementacin de Pol+ticas de %eguridad inform(tica Perimetral ,c(maras IP, control
de acceso, fire-all, etc"."
Tenga en cuenta que el #iceo Polit/cnico necesita adem(s acreditar sus carreras t/cnicas
,%ecretariado, 0ec(nica *utomotriz 1lectrnica. por lo que adem(s requerir( soft-are
espec+fico para estas (reas ,sugerir."
Entregables:
Presentacin formal del RFP ,2) minutos m(ximo, todos exponen. ronda de preguntas
estilo tesis"
Informe de requerimientos ,RFP.
Fecha de Entrega / Presentacin:
0artes 234 5unio 4 )326




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FORMATO RFP

1l Re!est "#r Pr#$#sal es el documento que nos permitir( explicar a las colegios cu(l es el
entorno en el que estamos actualmente como clientes, cu(les son nuestras necesidades cu(les
nuestras expectati!as"

%in embargo, en las e%$resas n# sie%$re e&iste la gente !e se$a hacer !n RFP que
garantice que los oferentes entender(n nuestras necesidades por ende que regresar(n con
soluciones atracti!as" #as caracter+sticas de este documento ob!iamente !ar+an de acuerdo al
proecto en cuestin pues se puede solicitar algo demasiado espec+fico como la instalacin de
puntos de red, 7asta el desarrollo de una estrategia completa seguridad informatica"
1n cualquiera de los casos, es recomendable asegurarse que el documento por lo menos consta
de los siguientes elementos$
2" Intr#d!ccin
1n las empresas normalmente creemos que nuestra marca es conocida por todos, quiz(
sea cierto, pero lo que 89 es !erdad es que todo mundo la 18TI18:1" 1n esta seccin del
RFP es recomendable poner una bre!e introduccin a la empresa, la marca sus
caracter+sticas"

)" Ser'ici#s S#licitad#s
1n esta seccin explicaremos qu/ necesitamos para ello primeramente debemos exponer
cu(l es la situacin actual, el entorno los objeti!os a alcanzar"
%e recomienda contar por lo menos con la siguiente informacin$
2" Antecedentes del $r#(ect#
*qu+ plantearemos el entorno actual explicaremos las necesidades que nos lle!an a
solicitar una propuesta de solucin" 1s importante indicar si antes se 7a desarrollado
algo o si es que se parte de cero"

)" Ob)eti'#s del $r#(ect#
#a queja m(s com;n es El cliente no sabe lo que quiere bueno, en muc7as
ocasiones es cierto" Una !ez que establecimos el marco de referencia puntual del
proecto en el inciso anterior, estableceremos qu/ es lo que queremos alcanzar con
el proecto"
1ste inciso es particularmente delicado pues debemos explicar qu/ es lo que
perseguimos, esto podr+a ser desde incrementar el n;mero de alumnos
matriculados 7asta mejoramiento de la educacin, o inclusi!e perseguir un objeti!o
maor"
Es %!( i%$#rtante de)ar bien clar#s l#s #b)eti'#s pues /stos son una de las
maneras en las que el colegio se podr( medir a s+ misma estimar los recursos que
necesita para alcanzar nuestra meta o incluso, en algunos casos llegar a determinar si
tienen o no la capacidad requerida para realizar el proecto"
*qu+ en general ha( !e ser realistas como cliente, entender el impacto real que
podr+a tener el proecto -eb de acuerdo a las caracter+sticas de nuestro producto o

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ser!icio" Si n# est*s seg!r# de !+ $!edes alcan,ar c#n Internet !i,* n# est*s
list# $ara e%$render el 'ia)e #nline, mi consejo ser+a acercarte a platicar con
alg;n colegio o con alguien del medio antes de comenzar un proceso de licitacin"
Las #"erentes !e entienden del neg#ci# ace$tar*n c#n'ersar c#ntig# sin
c#%$r#%is# alg!n# ,en esto tampoco abuses. te audar(n a entender el medio
para poder estimar metas reales" %in embargo, al acercarte a un colegio para platicar
siempre 7a que dejar claro que no por eso ser(n el oferente elegido para realizar el
proecto, pues se deber(n someter a un proceso de licitacin"
<" Ser'ici#s s#licitad#s
Una !ez que entiendes qu/ es lo que necesitas lo 7as plasmado en el documento es
f(cil 7acer una lista de los ser!icios solicitados ,ej" :esarrollo, 7osting, administracin
de contenidos, desarrollo de arte, e=mail mar>eting, ad!ertising, %19, %09, etc."
1s importante explicar a detalle cada uno de los ser!icios que se solicitan aqu+ no
7a que ol!idar incluir, si se requiere, un ser!icio de soporte en su caso solicitar
tambi/n un %#* ,%er!ice #e!el *greement."
6" Entregables
1n el caso de los entregables se debe especificar qu/ es lo que esperamos recibir
como parte del desarrollo del proecto ,sitio -eb, propuesta de campa?a online, e=
mails, manual de uso4instalacin de la solucin -eb, cdigo fuente, reportes de
tr(fico o campa?a, etc."
1stos entregables son los del proecto en su totalidad, no los del proceso de
licitacin"
@" Tabla de tie%$#s del $r#(ect#
*qu+ deber(s explicar cu(les son las fec7as que 7as delimitado para lanzar el
proecto" 1s decir, Acu(ndo es el Bo=#i!eC ACu(ndo son las fec7as de re!isin
internaC A%e requiere someter a alg;n proceso de autorizacin pre!io al lanzamientoC
1n este punto no ol!ides que seguimos 7ablando del proecto, no del proceso de
licitacin"
D" Pres!$!est#
1ste aspecto es un arma de doble filo"
8ormalmente las colegios lo solicitan para estimar el alcance de la propuesta, sin
embargo 89 1% 9E#IB*T9RI9 que lo incluas, aunque sinceramente en algunos
casos s+ auda a las colegios a dimensionar qu/ clase de propuesta te pueden
entregar no F!olarse la bardaG con algo que te costar( @ !eces lo que tienes
asignado"
<" Organi,acin del $r#(ect#
1n esta seccin deber(s explicar si es que el oferente seleccionado deber( estar
colaborando con otros colegios o con alg;n equipo de desarrollo interno"
1s mu ;til colocar un organigrama especificar cmo se da la toma de decisiones"

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6" Pr#ces# de Seleccin de Pr#'eed#r
1n esta parte deber(s indicar los aspectos administrati!os del proceso de licitacin, es
decir, cmo se 7ar( el proceso, qu/ pasos se seguir(n, cmo estar( conformado el grupo
que e!aluar( las propuestas, qu/ documentacin deben incluir junto con sus propuestas
las colegios para ser consideradas en el proceso"
*qu+ no 7a que ol!idar colocar las fec7as del proceso$ Fec7a de entrega de brief, etapa de
preguntas respuestas, etapa de desarrollo de propuestas, entrega, presentacin,
seleccin de oferente, notificacin" 1ntre m(s clara est/ esta seccin les ser( m(s f(cil a
todos" 1n este punto ob!iamente deber(s apoarte de tu :epartamento de Compras"
1n este punto recomiendo ampliamente incluir como re!isit# del proceso el que los
oferentes llenen un formato que te permita e'al!ar el c#st# de la $r#$!esta" *qu+ debes
establecer par(metros que te permitan comparar por ejemplo, cu(nto te est( cobrando
por un :esarrollador Flas7 la colegio H !s" 1l oferente I" ACu(nto cobra por 7ora de
ingenieroC, ACu(nto cobra por 7ora de l+der de proectoC :e esta forma tendr(s una
manera justa transparente de e!aluar cada cotizacin, que en realidad no lo es todo en
un proceso de licitacin, pero ob!iamente s+ es un factor mu importante"
Ja algunas oferentes que te dir(n -(# n# te c#br# $#r el desarr#ll#. te c#br# $#r t#da
la creati'idad ( la estrategia. ( esa n# la $!ed# $#ner en h#ras/K en este caso sugiero
que te mantengas firme en que deben llenar el formato, tambi/n permitirles que
entreguen la cotizacin en el formato que ellos manejen 7abitualmente"
@" Aclaraci#nes Legales
Finalmente es necesario incluir cualquier aspecto que tu :epartamento #egal o de
Compras te indique, como la confidencialidad del proecto, del brief, el car(cter
irre!ocable de la decisin, etc"
Como dije al principio, la estructura de un documento de esta naturaleza podr+a !ariar
dependiendo del proecto, pero en todos los casos, el desarrollo de un buen RFP audar( a
ambas partes a establecer un contexto en com;n para el an(lisis de propuestas es
fundamental para garantizar que las necesidades de la marca se satisfagan"