MANUALDE CONFIGURACION SUGARCRM Pantalla principal de SugarCRM Men principal: Contiene los puntos de acceso a todos los mdulos, cada uno de los cuales representa un aspecto funcional especfico del sistema SugarCRM. GRUPOS DEL MENU PRINCIPAL Sales(Ventas): En este grupo se configuran todos los aspectos necesarios para las ventas de la empresa. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Oportunidades e Interesados Marketing(Mercadeo): En esta opcin se configuraran todas las opciones, estrategias y objetivos de mercadeo que tendr la empresa para obtener nuevos clientes y mantener los Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V actuales. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Interesados, Campaas, Prospectos y Grupos objetivo Support(Soporte): En este grupo se configurara aquellos casos o fallas que podra presentar la empresa con los clientes. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Casos y Fallas Activities(Actividades): En esta opcion se configuraran aquellas actividades que tiene que hacer la empresa con los clientes, como algunas llamadas, una reunin importante con un cliente especifico, etc. Modulos: Inicio, Calendario, Llamadas, Reuniones, CorreoE, Tareas y Notas Collaboration(Colaboracin): En este grupo se almacenaran algunos modulos como Inicio, CorreoE y Documentos All: En esta opcin se listan todos los mdulos disponibles. Nota: Como hemos visto en algunos mens se repiten los mdulos, se trata del mismo modulo no de diferentes. As podemos acceder a ese modulo desde diferente partes del men. MODULOS Ya hemos listado todas las opciones de men con las que disponemos en nuestro CRM, ahora explicaremos brevemente los principales mdulos con los que disponemos. Inicio. Tiene la finalidad de mostrar de un vistazo las actividades de cada usuario mediante los Sugar Dash-lets que pueden personalizarse con las necesidades individuales en cualquier momento. Cuentas. Contiene la informacin primaria acerca de cada cliente lo que incluye, entre otras, direcciones fsicas, direcciones de correo y pgina web. Contactos. Contiene la informacin de todos los contactos asociados a una cuenta, cada contacto describe a una persona con la que nuestra empresa tiene una relacin de negocios. Se registran datos como cargo, telfonos y direcciones de correo. Interesados. Muy similar a los contactos, con la diferencia de que los interesados son personas con quienes es probable que nuestra empresa tenga alguna relacin de negocios en el futuro. Un interesado puede convertirse en una Oportunidad o en una Cuenta. Prospectos. Tambin similar a los dos anteriores, con la diferencia de que los prospectos son personas con quienes nuestra empresa quisiera tener alguna relacin de negocios en Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V el futuro. Oportunidades. Son las ventas puntuales en que cada ejecutivo est trabajando actualmente. Este mdulo ayuda a manejar el proceso de la venta a travs de las diferentes etapas de la misma registrando datos como la probabilidad de cierre y el monto. Calendario. Permite revisar las actividades programadas (por da, por semana o por mes) como llamadas, reuniones y tareas. Este calendario puede compartirse con los colegas para ayudar a coordinar las labores diarias. CorreoE. Permite almacenar mensajes de correo que son relevantes al inters comercial de nuestra empresa. Se puede redactar y recibir correos de varias direcciones internas o externas. Tambin es posible crear plantillas para campaas de mercadeo basadas en correo electrnico. Tareas. Permite manejar una lista de tareas que es necesario completar para una fecha determinada. Documentos. Permite que cada usuario pueda subir y descargar documentos asignando fechas de expiracin, nmero de versin y especificando los usuarios que tienen acceso a los mismos. Campaas. Este mdulo se usa para definir y ejecutar campaas de mercadeo del tipo televentas, basadas en correoE, boletines de noticias o publicidad en medios. La definicin se puede hacer mediante un asistente que le gua paso a paso. Casos. Permite al personal de Soporte al Cliente tratar problemas e inquietudes registrando informacin para cada caso como prioridad, estatus y usuario asignado. Ya habiendo explicado los mdulos principales de nuestro CRM, procederemos a la configuracin del mismo. Paso 1: Creando las cuentas de nuestros clientes. Para ello daremos click sobre el modulo Accounts(cuentas) desde cualquier parte del men en que este disponible. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Nos aparecer la siguiente ventana, donde veremos una lista de todos nuestros clientes; sino tenemos aparecer en blanco. Daremos click sobre Create Account para crear uno nuevo. Nos aparecer la siguiente pantalla. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Los llenamos con los datos correspondientes a nuestro cliente y lo guardamos dando click en el botn Save. As ya tendremos nuestro cliente configurado, de esta manera crearemos las cuentas necesarias. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Paso 2: Ahora crearemos nuestros contactos, es decir aquellas personas asociadas a una cuenta especifica. Para ello damos click sobre el modulo Contactos desde alguna parte del men donde este disponible. Nos aparecer la siguiente ventana. Damos click en Create Contact para crear uno nuevo y nos aparecer la ventana de nuevo contacto. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Lo llenamos con los datos correspondientes al contacto especificando la cuenta asociada en el campo correspondiente a Account Name. Crearemos la cantidad de contactos que necesitemos. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Paso 3: Ahora crearemos las oportunidades, es decir todos aquellos posibles negocios que se pueden hacer. Para ello damos click sobre Opportunities desde cualquier parte del men donde este disponible. Nos aparecera la siguiente pantalla. Damos click sobre Create Opportunity para crear una nueva. Nos aparecer el formulario de nueva oportunidad. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Los llenamos con los datos correspondientes y luego damos click en el boton Save. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Paso 4: Ahora crearemos nuestros Leads(Clientes Potenciales), para ello damos click sobre Leads dentro de alguna parte del men en donde este disponible. Y nos aparecer la pantalla de Gestin de Leads, ya que no tenemos ninguno nos aparecer en blanco. Crearemos uno nuevo, para ello damos click sobre Create Lead. Nos aparecer la pantalla de nuevo Lead. La llenamos con los datos correspondientes, recordando que los Leads son nuestros clientes potenciales, es decir aquellas personas que se pueden convertir en clientes de la empresa. Por ultimo damos click sobre el botn Save. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Crearemos varios registros. Paso 5: Ahora crearemos las campaas, que es otra herramienta para que el departamento de Mercadeo pueda atraer nuevos clientes u oportunidades. Damos click en la opcion respectiva dentro del men. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Creamos una nueva campaa, dando click en Create Campaign(Classic) y luego llenamos los datos respectivos. Por ultimo damos click sobre el boton Save. Crearemos las campaas necesarias para nuestra empresa. Paso 6: Ahora crearemos algunas actividades que como empresa necesitaremos realizar para mantener una buena relacion con nuestros clientes. Empezaremos registrando llamadas a realizar, para ello damos click sobre el men Activities y luego sobre el modulo Calls. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Nos aparece como en la mayora de mdulos la pantalla de gestin de llamadas, daremos click en Log Call para registrar una nueva llamada. Lo llenamos con los datos respectivos. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Crearemos todas las llamadas que se realizaran con nuestros clientes, detallando cada una. Paso 7: Ahora registraremos las reuniones que vamos a sostener, para ello damos click sobre el modulo Meetings desde el men Activities. Programamos una nueva reunion dando click sobre Schedule Meeting y nos aparecer el formulario correspondiente, lo llenamos con los datos necesarios y luego lo guardamos. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Crearemos los registros de todas nuestra reuniones pendientes con los clientes. Si vemos que nos aparece este error es porque todava no hemos configurado un servidor de correo electrnico, Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Para configurarlo damos click en Email Settings y nos aparecer la pantalla de configuracin de correo electrnico. Lo llenamos con los datos respectivos a nuestra empresa, el servidor de Correo Electrnico, usuario y contrasea. Al hacer todo esto ya nuestro CRM dejara de emitir ese mensaje y estara listo para entrar en funcionamiento; si vemos en la pantalla principal tenemos un resumen diario de todas las actividades a realizar con nuestros clientes. Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V Tambin podemos configurar tareas, emails, tener un calendario definido de actividades, etc.. Como podremos observar SugarCRM nos sirve para tener un excelente control de la relacin con nuestros clientes actuales y futuros clientes; de esta manera aumentar los niveles de ventas de nuestra empresa, as como tambin mantener satisfechos a nuestros clientes y mantener una excelente relacin con ellos.