Efectivo

El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede drsele uso para cualquier
fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa. En la prctica contable se denomina efectivo a
las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos
otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales
telegrficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo( caja chica, caja variable, oportunidades,
pensiones y jubilaciones, proteccin, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales
precioso, como el oro, plata, etc. dada su naturalea y disponibilidad, el efectivo generalmente debe
ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja,
est!n sujetos restricciones o limitaciones por su disponibilidad, ran por la cual debern excluirse
de la seccin de activo circulante.
"na adecuada administracin del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un
instrumento o medio aceptado para la adquisicin de bienes y servicios. #e requiere que las
empresas establecan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlo y
salvaguardarlo de robos o fraudes. $or ello es necesario contabiliar correctamente las transacciones
realiadas en efectivo, para disponer informacin confiable y sobre todo oportuna. %as reglas de
valuacin y presentacin incluidas dentro de este rengln, comprenden el efectivo en caja y el
efectivo en bancos. $ara efectos de facilitar la comprensin de estas partidas, efectuaremos su
estudio de manera independiente.
El dinero efectivo es dinero en forma de monedas o papel moneda (billetes).
Es el dinero que se lleva encima, billetera, o en el bolsillo del pantaln, y que por lo tanto no est en
el banco. "na expresin ms informal con el mismo significado es el &dinero contante y sonante&,
como el metlico contenido en una tarjeta monedero.
El efectivo est constituido por la moneda de curso legal, que es propiedad de la entidad y que
estar disponible de inmediato para su operacin, tales son las monedas, billetes, depsitos
bancarios en sus cuentas de cheque, giros bancarios, remesas en trnsito, divisa extranjeras y
metales preciosos amonedados.
%a 'aja
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. #e carga con los
cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en (anco. Es una cuenta
de saldo deudor o cero, nunca acreedor. )ndicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en
la 'aja.
El concepto de caja en el mbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se
registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas
dinerarias, y los egresos tambi!n de dinero efectivo o de cheques. *iene por finalidad ordenar las
entradas y salidas de dinero.
%a caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad peque+a de fondos en dinero
efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
,
"n banco es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depsitos, y
prestar dinero, as- como la prestacin de servicios financieros. %a banca, o el sistema bancario, es
el conjunto de entidades o instituciones que, dentro de una econom-a determinada, prestan el
servicio de banco.
Definicion de Bancos
Definicin de Bancos:
Es todo el efectivo o dinero que la compa+-a tiene guardado en las instituciones bancarias o
financieras y que fueron depsitados por la compa+-a. tanto en moneda nacional como en moneda
extranjera. En sus cuentas de /horro y 'orrientes.
ARQUEO DE CAJA
#e define al /rqueo de 'aja como la operacin de recuento y la verificacin del dinero y valores
que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros estn de acuerdo con
dicho conteo. El valor que arroja el arqueo se debe comparar con el libro mayor de caja.
En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 0123 si hay sobrante en caja, pero en
caso de existir un faltante, se buscar la ran que justifique el faltante, ( un gasto, una consignacin
que no se registr) para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una justificacin del faltante
este valor generalmente se registra en la cuenta ,445 como una deuda para el cajero. por ello se
debita cuentas por cobrar a trabajadores. ya que el dinero que entra y sale de la caja es
responsabilidad del cajero.
Importancia del arqueo de caja
6ealiando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el
cual se verifica la administracin de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros
ingresos, as- como por las salidas de !ste con un programa adecuado para cancelar proveedores de
bienes y servicios. 'on el propsito de7 $roteger el efectivo contra residuos, fraudes e
inconsistencias, as- como controlar la adecuada contabiliacin de las partidas, verificar el
cumplimiento de las pol-ticas de la empresa y el desempe+o eficiente de los empleados.
%as entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, 8enta al contado, 'obros a clientes,
$r!stamos obtenidos, y 8entas de activos
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su
administracin, para gastos menores, a la que se le fijar un monto de acuerdo al movimiento de la
empresa, y deber hacerse un reembolso por per-odos breves no mayores de un mes, utiliando
comprobantes de caja menor que se elaboraran cada ve que la caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realiar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el
efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realiado por una persona diferente a quien realia
la documentacin
9entro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al
momento de hacer el arqueo estn. 8ales de cajas, 'heques posfechados y 'heques devueltos entre
otros.
Esquema para realiar el arqueo de caja
1
/rqueo de caja menor
Efectuado el dia:::::: del mes :::::::::: del a+o:::::: hora
;ovimiento del efectivo
#aldo del mes anterior
< )ngreso durante el mes o periodo equivalente al reembolso
: =astos del mismo mes o periodo
> #aldo en caja
%a composicin del saldo de caja
se expresa de la siguiente manera7
?En billetes7 se puede colocar la cantidad de cada denominacin y un total.
?En monedas7 se puede colocar la cantidad de cada denominacin y un total
?En documentos. especificando si son cheques vales etc
*otal efectivo
9etalle de cheques
#e especifica para cada uno de los cheques el @o. 9e cheque, banco al que pertenece el cheque,
nombre el cliente y la cantidad. y se totalia.
)gual se hace con los vales, aunque se debe procurar que los vales sean cubiertos en el menor
tiempo posible (dependiendo de las pol-ticas de la empresa)
*otaliando los valores obtenidos
Ainalia haciendo /notacin de lo que se encontr en la caja luego de haber realiado el arqueo
comparando el saldo de la cuenta con el resultado obtenido especificando si hubo sobrante, faltante
o los valores concuerdan con los libros.
$or "ltimo firma el cajero y la persona que realio el arqueo con fecha y hora de finaliacin.
Que es un arqueo de caja
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto
el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales Sirve tambi!n para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente
4
Esta operaci"n es realizada diariamente por el Cajero
#os auditores o ejecutivos asi$nados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta
de control del libro mayor Estas diferencias se contabilizan $eneralmente en una cuenta
denominada %&iferencias de Caja' Se le car$an los faltantes como p!rdidas y se abonan los
sobrantes como in$resos Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
%&iferencias de Caja' se deber cancelar contra la de %(!rdidas y )anancias'
*nstrucciones para realizar un arqueo de caja
(ara hacer el arqueo de una caja diariamente que sirva para la contabilidad de la empresa, hay que
ser met"dico y ordenado
E+isten unas hojas de arqueo de caja que se usan una por da, o las que ha$an falta, dependiendo
del movimiento que ten$a la caja Se pueden hacer a mano o por un pro$rama informtico ,amos a
verlo mejor a mano, para saber qu! hace el ordenador si se lleva por ese sistema En cualquier caso,
la colaboraci"n de la cajera es insustituible
En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del da anterior, es decir, con cunto dinero
empezamos
A partir de ese momento no pueden ocurrir ms que dos cosas- o hay un in$reso o hay una salida
.n in$reso se produce por una venta al contado, por un pa$o de una factura de un cliente que tena
pendiente o por el pa$o a cuenta de una factura de mercanca que se llevan
Si es una venta al contado, en la columna de in$resos se pone la cantidad, y en la misma lnea, el
concepto, es decir, cobro factura contado n/mero tal
Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de in$resos, y
en concepto, pa$o de cliente tal su fra tal de fecha tal
Si es el pa$o a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en in$resos, y como concepto,
pa$o de cliente tal de fra tal de fecha tal
Salidas-
#levamos dinero al banco para in$resar en cuenta En la columna salidas se anota el importe, y en
concepto, in$reso en efectivo en c0c banco tal, y se $uarda el res$uardo
(a$amos una factura de un $asto, importe a salidas, concepto pa$o fra )asolinera 1al fecha tal
Concepto, pa$o a proveedor tal su fra tal de fecha tal
Concepto, pa$o a cuenta a proveedor tal
Concepto, pa$o fra 1ransportista tal fra tal fecha tal
Es decir, E+iste una columna con los importes de los in$resos y otra con los de los $astos, y en
ambos casos, en su lnea correspondiente, el concepto del movimiento
Al final del da se suman ambas columnas El importe de los in$resos se suma con el saldo del da
anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja,
para empezar el da si$uiente
0
(uede ocurrir, que por al$una raz"n se saque provisionalmente un dinero que se va a reinte$rar otra
vez (ara que nos cuadre la caja, si este importe est autorizado, se hace un vale, que se considera
dinero hasta que se recupere
Es importante que todos los movimientos de in$resos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo
de caja est!n respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura
cobrada, el res$uardo del in$reso en el banco, una nota de cobro a cuenta Es decir, contabilidad
necesitar un documento por cada apunte que se ha$a en el arqueo (ara su archivo y control
posterior Aunque cada maestro puede tener su librillo
Concepto de control interno de caja y sus
elementos
2 C34153# *41E543
C34CE(136 Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una or$anizaci"n con el
fin de-
7 (rote$er los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia
7 Ase$urar la e+actitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales
7 Ase$urar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la empresa
7 Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa
% Control *nterno es aquel sistema de control que comprende el plan de la or$anizaci"n y todos los
m!todos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salva$uardar sus activos,
comprobar la e+actitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y
fomentar la adhesi"n a las polticas administrativas prescritas'
C34153# *41E543 C341A8#E
Son aquellas medidas que se relacionan con la protecci"n de los activos y la confiabilidad de la
informaci"n contable y financiera, ejemplo- los comprobantes contables prenumerados
C34153# *41E543 A&9*4*S15A1*,3
Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la
observaci"n de las polticas establecidas en el rea de la or$anizaci"n, ejemplo- las medidas de
se$uridad, los accesos restrin$idos
.na debilidad de control interno no implica necesariamente que los re$istros sean err"neos pero si
e+iste la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores
E#E9E413S &E C34153#
2: (#A4 &E #A 35)A4*;AC*<4- &ebe indicar claramente los departamentos o personas
responsables de las diferentes funciones =compras, recepci"n de mercaderas, aprobaci"n de
3
cr!ditos para clientes:, las cuales deben costar por escrito, la asi$naci"n de cada funci"n implica la
facultad de tomar decisiones y adems se debe velar por una adecuada separaci"n de funciones
>: 15A4SACC*34ES- Se deben realizar con el cumplimiento de las si$uientes etapas-
7 Autorizaci"n
7 Aprobaci"n
7 Ejecuci"n
7 5e$istro
(or ejemplo en una venta al cr!ditos se pueden observar los si$uientes pasos-
2 Autorizaci"n de la venta por la $erencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos
> El $erente de cr!ditos aprueba la venta por un determinado monto
? Se ejecuta la transacci"n y se confecciona la factura y se entre$a la mercadera al cliente
@ Se re$istra la venta en el departamento de Contabilidad
C.E41AS (35 C385A5
,E41AS
(ara que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la
documentaci"n que corresponda
?: Separaci"n de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno
@: Separaci"n de responsabilidades para funciones afines
Ejemplo en la venta de mercadera se da la si$uiente funciones afines sobre las cuales se debe
efectuar una separaci"n de funciones-
7 Entre$a de mercadera
7 5e$istro de Cuentas por Cobrar
7 5ecaudaci"n de la deuda
A: Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacci"n aumentan el
peli$ro de fraude =robo, retenci"n de pa$os a proveedores, pa$os por mayor valor a los
proveedores, fijar precios ms bajos a ciertos clientes:
B: #a rotaci"n de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro
trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los re$istros con mayor cuidado ciC!ndose a los
procedimientos establecidos E+i$ir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra
persona continu! con las funciones asi$nadas
D: &ocumentaci"n (renumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes
de *n$reso, E$reso y 1raspaso
E: (ersonal competente El mejor sistema de control interno no funcionar si el personal no tiene el
suficiente nivel de competencia
F: (ron"sticos Ginancieros Si la empresa ha fijado metas para sus reas estas pueden compararse
mes a mes con lo real e identificar e investi$arse de inmediato si e+iste al$una diver$encia
2H: Auditora *nterna El auditor interno tiene la responsabilidad de investi$ar la eficiencia de las
operaciones de cada departamento
C34S*&E5AC*34ES
2 El control interno debe revisarse continuamente =actualizaci"n:
> #imitaci"n del control interno &os o ms empleados que trabajen coludidos pueden burlar el
sistema
? El control interno en pequeCos ne$ocios es ms difcil de crear que en una empresa $rande
@ El control interno no se debe plantear solo en t!rminos de prevenci"n de fraudes sino como un
medio para aumentar la eficiencia operacional
A Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores
que los beneficios
E#E9E413S C34S1*1.1*,3S &E# C34153# *41E543
B
2 C341A8*#*&A&- (lan de cuentas, 9anual de cuentas, Comprobante y Gormularios, *nformes y
Estados Ginancieros
> (5ES.(.ES13S
? ES1A&IS1*CAS y equipos mecnicos
@ (E5S34A# Selecci"n, rotaci"n, fianzas
CONTROL DEL EFECTIVO
Se entiende por efectivo- monedas, billetes, cheques, $iros bancarios, y dinero depositado en
bancos
El efectivo es el ms corriente y liquido de todos los activos
5ES(3SA8*#*&A& &E #A )E5E4C*A G5E41E A# EGEC1*,3
7 Evitar p!rdidas por concepto de fraudes o robos,
7 )arantizar la e+actitud contable de los in$resos, pa$os y saldos del efectivo,
7 9antener el saldo suficiente para hacer los pa$os necesarios y afrontar emer$encias,
7 Evitar mantener cifras $randes de dinero ocioso
C34153#ES S385E E# EGEC1*,3
7 Custodia de los activos separados del re$istro de transacciones
7 #a funci"n de re$istro debe estar subdividida en varios empleados
CA5AC1E5IS1*CAS
7 E+istencia de un (lan de 3r$anizaci"n
7 E+istencia de (olticas y (rocedimientos inte$rados
7 (ersonal adecuado
7 Ejecuci"n adecuada a los procedimientos
38JE1*,3S
2 Que todos los in$resos sean depositados inte$ra y oportunamente 02HHK al da si$uiente a
ms tardar:
> Arqueos sorpresivos = por personal ajeno:
? Que todos los e$resos se cancelen con cheque
@ Asi$naci"n de un Gondo Gijo adecuado
A Que todos los in$resos que debieran recibirse efectivamente se reciban
B Que e+istan formularios prenumerados para *n$resos y E$resos
D Que e+ista un (lan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los
in$resos y e$resos
E Que e+ista un sistema de autorizaci"n de E$resos
Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos-
2 Cancelar $astos ficticios
7 Contabilizar y pa$ar facturas falsas
7 Contabilizar y pa$ar duplicados de documentos
> (oster$ar dep"sitos
C
? Adulterar documentos corri$iendo cifras
@ Adulterar la suma de los reembolsos de Gondos Gijos
A Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pa$os personales, adulterando la suma de los
cobro y retirando la diferencia
B Adulterar dep"sitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias
D Adulterar boletas de dep"sito y notas de debito bancario =car$os: por sumas equivalentes
9edidas que se deben tomar para evitar estas situaciones-
7 Adecuada separaci"n de funciones entre el que pa$a y el que re$istra
7 Separar las funciones de preparaci"n de pa$os y su realizaci"n
7 Emitir cheques nominativos = borrar %a la orden de' y %al portador':
7 Aplicar polticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en n/meros y
letras
7 Aplicar polticas de que todos los fondos fijos sean e+aminados por una persona distinta al cajero
Conciliacin bancaria
%a conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados,
de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
%as empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta
bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas cr!dito, anulacin de cheques y
consignaciones, etc.
%a entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada
movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
;ensualmente, el banco env-a a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen
en un saldo de la cuenta al Dltimo d-a del respectivo mes.
$or lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares,
por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en
revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto
bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no
coincidan, tenemos7
: 'heques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
: 'onsignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
: @otas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
: @otas cr!dito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que !sta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
E
: Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
: Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
$ara realiar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo
presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y
estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podr-a ser7
#aldo del extracto bancario7 FFF
(:) 'heques pendientes de cobro7 FFF
(:) @otas cr!dito no registradas FFF
(<) 'onsignaciones pendientes FFF
(<) @otas debito no registradas FFF
(G) Errores en el auxiliar FFF
> #aldo en libros. FFF
6ecordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la empresa, puesto que una nota debito
significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota
de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
%as notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota cr!dito significa un egreso para quien la
emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los
auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
"na ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realiar los respectivos ajustes, con
el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comDn), se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se
trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabiliar esta reclamacin que es un derecho a favor de la
empresa, y como tal se debe contabiliar.
%a conciliacin no busca que ningDn momento legalizarH los errores. la conciliacin bancaria es un mecanismo que
permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realiar los respectivos ajustes y correcciones.
Conciliacin bancaria
2
%a 'onciliacin (ancaria es un proceso que permite comparar los montos que la empresa
tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le
suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los
registros contables de la empresa, y los registros realiados por el banco.
*ambi!n podemos decir que la 'onciliacin (ancaria es un ejercicio por la cual se
comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que la empresa recibe del banco,
con las partidas que tiene contabiliadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad.
$or medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan
correctamente contabiliadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados
financieros. I le permite determinar que el saldo de su cuenta segDn el banco sea correcto,
detectando cualquier error en forma oportuna para poder realiar las gestiones necesarias
para corregirlo. %a conciliacin bancaria forma parte del control interno del efectivo.
l objetivo de la conciliacin bancaria es!
/segurar que todos los depsitos estn correctamente reflejados en el saldo bancario y que
no se han abonado a otra cuenta,
9etectar algDn depsito contabiliado que no lleg al banco por algDn motivo,
)dentificar depsitos a la cuenta que no estn contabiliados,
)dentificar los cheques emitidos que no se han cobrado,
9etectar algDn cheque emitido y cobrado pero no contabiliado,
'ontabiliar todos los cargos bancarios,
9etectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.
"os elementos que forman parte de una #onciliacin $ancaria son los siguientes!
%epsitos! Estn constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por
concepto de las ventas al contado, los cobros.
,5
#heques girados! #on los cheques emitidos por la empresa por concepto de las compras
efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos.
#heque certificado! 'heque cuyo pago al beneficiario es garantiado por el banco, por
medio de un endoso o garant-a real. #upone una obligacin de pago para el banco,
haci!ndose inmediatamente el cargo al cuenta habiente (cliente). $ara los efectos de la
conciliacin se considera un cheque pagado
&ota de crdito! #e llama as- al documento que env-a el banco a sus cuentas habientes
(clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses
ganados, cobros de documentos (9ocumentos por 'obrar), cobros de facturas ('uentas por
'obrar), remesas de tarjetas d!bito yJo cr!dito, diferencias en depsitos (#obrante en
9epsitos @octurnos), pr!stamos solicitados, y otros conceptos.
&otas de dbito! 9ocumento que env-a el banco a sus cuenta habientes (clientes) por
concepto de disminucin del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como intereses
pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en
depsitos (Aaltante en 9epsitos @octurnos), cargos por tarjeta d!bito yJo cr!dito, carta de
cr!dito (9ocumentos por $agar), pagos de obligaciones, y otros conceptos.
#arta de crdito! )nstrumento financiero emitido por un banco a peticin de un proveedor,
en el que el banco garantia cancelar a un beneficiario, previa presentacin de los
documentos especificados en la carta de cr!dito. #e usa generalmente en las importaciones
de bienes.
#heques en 'rnsito! o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse
emitido un cheque pero a la fecha de realiar la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado
por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer /bonado en los libros de la empresa y
no estar 'argado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
%epsitos en 'rnsito! son aquellos depsitos que se por lo general se env-an al final de
mes y estos no son /creditados en el banco por lo que estarn 'argados en los libros de la
empresa pero no en estado de cuenta del mes.
&otas de #rdito! son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de7
descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han
cargado en nuestros libros.
&otas de %bitos! #on cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de7 cobro
de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse
recibido la informacin respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.
#heques (mitidos no )egistrados! son los cheques que se emitieron realmente pero que
nunca fueron registrados en los libros de la empresa.
,,
%epsitos (mitidos no )egistrados! son los depsitos que se realiaron pero que nunca
fueron registrados en los libros de la empresa.
#heques de diferentes cantidades! son los cheques que se registran con un monto por
encima o por debajo del monto de emitido.
%epsitos de diferentes cantidades! son los depsitos que se registran con un monto por
encima o por debajo del monto de emitido.
ntre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y
el extracto bancario no coincidan, tenemos!
,: 'heques emitidos por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario.
1: 'onsignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado
a la cuenta de la empresa.
4: @otas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado
en su auxiliar.
0: @otas cr!dito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que !sta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.
*asos en la preparacin de una conciliacin bancaria
%os pasos espec-ficos para la preparacin de una conciliacin bancaria son los siguientes7
,: 'ompare los depsitos que aparecen en el extracto bancario con los que aparecen en los
registros contables. 'ualquier depsito que aDn no haya sido registrado por el banco es un
depsito en trnsito y se debe agregar al saldo que aparece en el extracto bancario.
1: Krdene los cheques pagados en secuencia y compare cada cheque con el asiento
correspondiente en los registros contables. 'ualquier cheque emitido, pero aDn no pagado
por el banco se debe relacionar como cheque en trnsito, y se debe deducir del saldo
reportado en el extracto bancario.
4: 9e acuerdo con los registros contables de la empresa, deduca del saldo cualquier nota de
d!bito emitida por el banco que no haya sido registrada.
0: 9e acuerdo con los registros contables de la empresa, agregue al saldo cualquier nota de
cr!dito emitida por el banco que no haya sido registrada.
3: Laga los ajustes apropiados para corregir cualquier error en el extracto bancario o en los
registros contables de la empresa.
B: 9etermine si el saldo ajustado del extracto bancario es igual al ajustado en los registros
contables de la empresa
,1
C: 9e acuerdo con los registros de la empresa , prepare los asientos de diario para registrar
cualquier rengln en la conciliacin bancaria relacionado como un ajuste de saldo.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
C34153# &E# EGEC1*,3
Comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas
operaciones sean ejecutadas por dos o ms personas, con el deliberado propsito de
evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a
tiempo.
En principio, es relativamente fcil para una sola persona cometer un fraude; pero,
cuando tiene que actuar en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es ms
difcil; hacindose ms remota la posibilidad, cuanto mayor es el n!mero de personas
involucradas.
"iendo el efectivo uno de los bienes que se presta ms al fraude, por el hecho
de servir como instrumento de cambio para la satisfaccin de la mayora de las
necesidades, es indiscutible que atrae, como un imn, las intenciones dolosas de
quienes se encargan de su manejo y carecen de suficiente escr!pulo. #e all que
se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garanti$ar su estricto control.
En general, hay tres principios bsicos a observarse, para lograr el control del
efectivo, a saber%
&' Efectuar ()#)" los pagos, a partir de cierta cuanta, mediante cheques
autori$ados, revisados y firmados por personas distintas.
*' Evitar la manipulacin demasiado frecuente y el acceso de muchas personas
al efectivo.
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+' ,ue nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efect!en
pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad.
El C-.E/) slo llevar el libro de 0123/E")" 4 E3/E")" #E C-.-0, y
conservar solamente una C)51- de cada comprobante; enviando los originales al
departamento de Contabilidad. #epositar en el banco ()#)" los ingresos de
efectivo, 12(E3/)", lo antes posible, y mantendr ()#)" sus /E31"(/)" al da,
en todo momento.
-ntes de finali$ar cada jornada diaria, redactar un C)65/)7-2(E #E
#E5)"1() bancario, por el total de los ingresos de !ltima hora para depositarlos, el
da hbil siguiente.
- fin de hacer ms riguroso el control, se puede hacer una cuenta8puente
transitoria de 09)2#)" 5)/ #E5)"1(-/0; la cual se debitar con los ingresos
diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes
de los depsitos bancarios que se efect!en. :gicamente, el saldo de esta cuenta ha
de ser siempre CE/) o, si acaso, igual al importe de los !ltimos ingresos del da; los
cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depsito
4- ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto.
5or !ltimo, el cajero no ha de tener -CCE") a la correspondencia de los clientes
y los proveedores de la empresa, ni a los libros de Contabilidad.
#A CE415*G.)A 3 LG*#15AC*34ESL
Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesin de robos
sistemticos, los cuales se van tapando unos con otros. (or ejemplo- ;n cajero
deshonesto recibe 7s <)),oo en pago de una factura y se apropia del dinero, sin
registrar la operacin. 5osteriormente cobra otra factura mayor y, con su importe,
cubre el fraude anterior y se apropia la diferencia y as sucesivamente. (ales
irregularidades slo son posibles en empresas donde no e=ista un adecuado control
interno.
E# A5Q.E3 &E CAJA
Es una inspeccin ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de
()#) el dinero, en monedas, billetes y cheques; as como de los vales y
comprobantes en poder del cajero. :uego se compara el total con el saldo que
indiquen los libros de Contabilidad.
En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de
ingresos >o de gastos' eventuales, para las diferencias observadas en los arqueos de
Caja. ?oy da, tal proceder est en desuso. :os faltantes de Caja tienen que ser
aportados por el Cajero, o por la compa@a de seguros, si e=iste una pli$a al efecto.
#e igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja sern pertenencia del
Cajero, y por lo tanto, se los apropiar.
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En la realidad, los cajeros efect!an, ellos mismos, arqueos de caja
frecuentemente, para estar al tanto de cualquier anormalidad.
E# EGEC1*,3
En principio, el efectivo estar siempre conformado por el dinero, 0constante y
sonante0, y por el 0cuasidinero0; es decir, por las cuentas bancarias, y se clasificar
como 0-ctivo Circulante0, de primero, por ser el ms liquido.
E=iste un principio fundamental de 0control interno del Efectivo0, que e=ige que las
funciones del manejo del mismo las realicen personas diferentes de las que se
encargan de su registro.
Este principio debe ser completado con el de la labor, que ejecuta una persona,
sea formalmente verificada y controlada por otra persona.
- stas se les llama 0:as reglas de oro del control interno del Efectivo0;
absolutamente indispensable en toda empresa; debido al hecho de que el 0Efectivo0
es el bien que ms 0enemigos0 tiene; ya que, por la ra$n indudable de su 0poder
liberatorio0 de deudas y compromisos, atrae, como un imn, a los trabajadores de
intenciones 0no santas0.
En definitiva, los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir
en los siguientes principios%
a' ,ue la persona que maneje el 0Efectivo0; ya sea que cobre, o que pague, 2)
tenga acceso a los registros contables del mismo.
b' 4 a la inversa, que quien se encargue de registrar las operaciones con el
0Efectivo0, que 2) tenga acceso al dinero.
c' #ividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a
tiempo cualquier error, omisin o dolo; y que, para cometer este !ltimo tenga que
e=istir la colusin de varias personas.
d' ,ue quien cobre, 2) sea el mismo que pague.
e' ,ue todo dinero, que entre a la empresa, sea en su totalidad, depositado en
su cuenta bancaria.
f' ,ue todos los pagos, absolutamente todos, se efect!en mediante cheques.
f' ,ue solamente los pagos menudos sean efectuados en 0Efectivo0; pero a
travs del 09ondo 9ijo de Caja Chica0..
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g' ,uien cobre, 2) debe ser la misma persona que emita recibo
correspondiente, y debe ser otra persona, la que efect!e el registro contable
respectivo.
9inalmente, debe adoptarse la poltica de enviar circulares, va fa= o mail, a los
clientes deudores, con sus respectivos estados de cuenta.
Con un 0Control 1nterno0 as, ser necesario que, por lo menos, + personas
participen en cualquier fraude al 0Efectivo0.
"i la persona, que efect!a los pagos mediante cheques, 2) tiene acceso a los
registros contables, le ser imposible ocultar cualquier emisin de cheques 2)
justificados, sin la colusin de, por lo menos, dos personas
", adems de todo esto, se e=ige que los cheques sean firmados por dos
personas, la componenda resultar mucho ms difcil; porque, por lo general,
solamente personas de alto nivel suelen firmar cheques en las empresas
-qu es bueno recordar las e=igencias del llamado 0"istema de Comprobantes0;
en el cual el cheque lo emite una persona, teniendo al frente y como respaldo, todo
un legajo de comprobantes, debidamente aprobados, para justificar el pago; y, todos
estos papeles pasan a formar un verdadero e=pediente, que justifica el caso.
)tro aspecto ineludible es el de que cada cuenta bancaria deber ser registrada
en una cuenta de 6ayor diferente% ;na para cada banco; y, no solamente as, sino
que tambin sea una para cada tipo de cuenta, aunque sea en el mismo banco.
5or ejemplo, si tenemos una cuenta corriente, y una cuenta de 0-ctivos :quidos0
en el 7anco 6E/C-2(1:0; habr que abrirle una cuenta, debidamente codificada a
cada una de estas inversiones, a fin de poder controlarlas por separado a cada
una de ellas.
Cabe aclararse aqu, que los gastos pagados por 0Caja Chica0 2) se registran en
la Contabilidad, en el mismo momento del pago, sino cuando se repone el fondo fijo
de dicha 0Caja Chica0.
#e esta forma, todos los pagos menudos e irrisorios, se contabili$an en un solo
asiento y, en verdad, se pagan mediante un solo cheque.
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El sistema de control interno
En su significado ms amplio, control interno comprende la estructura, las pol-ticas, los
procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de7 proteger sus
activos, asegurar la valide de la informacin, promover la eficiencia en las operaciones, y
estimular y asegurar el cumplimiento de las pol-ticas y directrices emanadas de la direccin. %os
controles en el control interno, pueden ser caracteriados bien como contables o como
administrativos7 ,. los controles contables, comprenden el plan de organiacin y todos los m!todos
y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros
contables.1. los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos
existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las pol-ticas de la
direccin y normalmente slo influyen indirectamente en los registros contables.es obvio que el
auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que
!stos tienen en la preparacin de la informacin financiera y, por consiguiente, a los efectos de las
normas t!cnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. #in embargo,
si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las
cuentas anuales, debe efectuar su revisin y evaluacin
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