Manual Do Patrimonio SUAP

MANUAL DO MDULO DO
PATRIMNIO
SISTEMA UNIFICADO DE ADMINISTRAO PBLICA

SUAP Verso 2.0
Manual Verso 1.0
Elaborado em 26/11/2012 por William Mendes - Ultima reviso em 03/12/2012 por William Mendes
Suporte Tcnico DGTI: (98) 3218-9062 / dgti@ifma.edu.br
Suporte DAPL/PROPLAD: (98) 3218-9009 / 8137- 7987 / hildervan@ifma.edu.br
Desenvolvimento/Suporte: DGTI/IFMA & DGTI/IFRN
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SUMRIO
1 Introduo ....................................................................................................................
2 Como acesso o sistema? ...............................................................................................
3 Pr-requisitos Para que o sistema seja alimentado corretamente? ...............................
4 O Fluxo do Processo ......................................................................................................
5 Menus Almoxarifado e patrimnio ...............................................................................
6 Cadastrando as Prdios e Salas .....................................................................................
7 Cadastrando o Processo ................................................................................................
8 Cadastrando o Empenho ...............................................................................................
9 Cadastro da Nota Fiscal ................................................................................................. 14

10 Procedimento de Carga / Pr-Carga .............................................................................. 15
11 Inventrios ................................................................................................................... 17
12 Termo de Responsabilidade .......................................................................................... 21
SUPORTE ....................................................................................................................... 23
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1. Introduo
Este manual objetiva orientar os procedimentos bsicos do patrimnio no SUAP, com
demonstrao de telas e o passo-a-passo do processo de cadastro de material permanente
(patrimnio), desde o cadastro das categorias, empenho at a emisso do termo de
responsabilidade.
2. Como acesso o sistema?
O sistema poder ser acessado pelo endereo: http://srvsuap.ifma.edu e apenas nos campi
j ligados na RNP*. Caso o endereo acima esteja indisponvel tambm possvel acessar a partir
do endereo htt://192.168.25.50
O acesso inicial realizado atravs da sua matrcula (usurio) e CPF (senha).
*Os campi interligados so (REDE RNP): COD, Z DOCA, BURITICUPU, IMPERATRIZ,
AAILNDIA, SANTA INS, ALCNTARA, CENTRO HISTRICO, MARACAN E MONTE CASTELO.
**Para os demais campi em breve iremos disponibilizar meios de tambm acess-lo atravs de
VPN que est em fase de configurao e teste.
3. Pr-requisitos Para que o sistema seja alimentado corretamente?
a) Informar a DGTI e a PROPLAD os responsveis em cada campus atravs dos dgti@ifma.edu.br e
hildervan@ifma.edu.br
b) Repassar para a DGTI a rvore atualizada de setores do Campus atravs do e-mail
dgti@ifma.edu.br
c) Realizar o cadastramento das salas, para isso necessrio que esteja definido o layout do
campus.
d) Categorias de Material Permanente devidamente cadastradas (O cadastro ser realizado a
principio apenas pelo:
Departamento de Administrao Patrimonial e Logstica DAPL E-mail: hildervan@ifma.edu.br
4. O Fluxo do Processo
Pr-requisitos
Setores Definidos e Cadastrados
Layout do Campus definido

com seus devidos setores
Servidores Devidamente
localizados em seus setores
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O FLUXO
2. Cadastro do Empenho
e Seus Itens
1. Cadastro do Processo
5. Carga / Recebimento
3.
Entrada
Da Nota
Fiscal
4. Pr-Carga
6.
Inventrios
7. Relatrios e Termos
5. Menus Almoxarifado e patrimnio.

Na parte superior ao lado do nome SUAP dever aparecer menus de opo para os
mdulos Almoxarifado e Patrimnio conforme a figura abaixo. Caso no esteja aparecendo por
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que seu acesso ainda no foi liberado, devendo assim voc entrar em contato com a DGTI.
6. Cadastrando as Prdios e Salas

No
menu
Geral
escolha a opo Prdio
conforme ilustrado na figura
acima para ser redirecionado
para a lista de prdios
ilustrada na ao lado.
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Para adicionar um novo

prdio basta clicar no Boto
Adicionar Prdio. Caso deseje
Editar clica no nome de um prdio
existente na lista.
Em seguida preencha os
dados de nome do prdio e
campus onde localizado e clique
no boto salvar para concluir a
operao conforme ilustrado na
figura ao lado.
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O procedimento para o cadastro das salas similar conforme ilustrado nas figuras a seguir:
Aps selecionar a
sala a ser editada ou clicar
no boto Adicionar Sala
para adicionar uma nova,
preencha os dados de nome
da Sala, selecione o prdio
onde localizada e informe
qual
setor(es)
esto
localizados naquela sala e
clique no boto Salvar para
completar
a
operao
conforme ilustrado na
figura ao lado.
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7. Cadastrando o Processo
Um vez que o modulo de
Protocolo
ainda
no
esta
funcionando efetivamente em
todas as unidades e ainda tambm
no foi migrado para esta verso
necessrio que antes de cadastrar o
empenho o responsvel pelo
patrimnio cadastrar o processo
relativo.
necessrio acessar a tela da
cadastro de processos simples
disponvel
no
modulo
de
Almoxarifado. Atravs do Menu
Empenhos Cadastrar Processo
(Formulrio Simples) conforme
ilustrado ao lado.
Quaisquer processos cadastrados por essa tela sero cadastrados automaticamente
Finalizados. Esta tela para uso exclusivo do Almoxarifado e Patrimnio neste primeiro momento
e ser desativada quando o modulo de Protocolo estiver regularizado em todos os campi e
setores.
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Na tela acima voc ir preencher o nmero do processo, a pessoa interessada, uma

descrio do Assunto do processo, o tipo e a descrio do processo e em seguida clicar em Enviar
para completar a operao.
8. Cadastrando o Empenho
Aps o cadastro do processo
necessrio cadastrar os empenhos.
Para isso acesse o menu Almoxarifado
Empenhos Listar/Cadastrar
conforme ilustrado ao lado.
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Na tela seguinte: possvel visualizar e clicar para editar, visualizar os empenhos atrasados,
os concludos ou para inserir um novo Empenho clique em Adicionar Empenho no canto superior
direito identificado abaixo.
Na tela de Adicionar Empenho, conforme ilustrada na figura a seguir informe:

a) UG Emitente
b) Nmero do Empenho
c) Processo (Cadastrado Anteriormente
d) Tipo do Material (Material Permanente)
e) Fornecedor
f) Data de Recebimento
g) Prazo (Em dias)
h) Dados referente a Licitao (Tipo e Numero)
i) Observao
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Caso no esteja cadastrado o fornecedor clique no simbolo
ao lado do campo de fornecedor e
uma janela ser aberta para que preencha os dados do fornecedor conforme ilustrado na figura a
seguir.
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Preencha
obrigatoriamente
e
CORRETAMENTE os Campos Nome
com o a Razo Social da Pessoa Jurdica
e o CNPJ da empresa e pelo menos um
nmero de contato e clique em Salvar
ilustrado ao lado. Aps esse
procedimento ser possvel localizar a
empresa no campo de Fornecedor do
Cadastro de Empenhos.
Uma vez que o empenho foi cadastrado necessrio EMPENHAR os itens do EMPENHO para isso
clique no boto Empenhar novo Item localizado na parte superior direita da tela conforme
ilustrado na figura a seguir.
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Aps clicar no link ir abrir nessa mesma pgina um formulrio para informar os dados do item a
ser empenhado conforme ilustrado abaixo.
Nesta tela informe o
material a ser empenhado, a
quantidade empenhada e o
valor e clique unitrio e
clique em SALVAR. Para
cadastrar outro basta clicar
em Empenho novo item
novamente.
*** CASO O MATERIAL NO
ESTEJA
CADASTRADO
SOLICITE DAPL/PROPLAD
para realizar o cadastro.
Contato:
Hildervan
/
hildervan@ifma.edu.br
/
3218-9009
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9. Cadastro da Nota Fiscal

Para o recebimento das
notas fiscais acesse o menu
Almoxarifado em seguida
clique
em
Cadastrar
Compra como ilustrado ao
lado.
Em seguida voc ser redirecionado a tela de Entrada de Material onde dever informar:
O campus da entrada
A data de entrada do Material (Apesar de vir preenchida edite caso seja diferente da data
atual)
Informe o empenho **
Dados da Nota Fiscal (N da Nota e Data da Nota).
** Aps informar o Empenho os itens do Empenho e o Fornecedor Sero preenchidos
automaticamente.
Ento marque os itens referentes quela nota fiscal e informe a quantidade recebida de cada item
e por fim clique em Enviar conforme ilustrado na figura abaixo para completar a operao.
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10. Procedimento de Carga / Pr-Carga

Uma vez que a nota fiscal foi recebimento possvel realizar
a Carga do equipamento. Opcionalmente possvel realizar o
procedimento de Pr-Carga no Almoxarifado antes.
Para realizar a pr-carga no Menu Almoxarifado clique na
Opo Pr-Carga conforme ilustrado ao lado.
Aps esse procedimento voc ir ser direcionado para a tela a
seguir:
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Nesta tela selecione o seu Campus (Caso j no venha selecionado) e selecione os itens disponveis
a serem realizados a pr-carga e o Destino (Responsvel) pelo recebimento e responsabilidade da
carga e clique em enviar para concluir o procedimento.
Lembrando que o procedimento anterior OPCIONAL. Voc dever ento realizar a CARGA para
poder gerar o termo de responsabilidade do material permanente.
Para isso acesso menu Patrimnio conforme
ilustrado ao lado e Clique no submenu
Movimentao e em Seguida a clique em
Carga.
Aps clicar no Link voc ser redirecionado para a tela a seguir.
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Na tela acima selecione o Campus (Caso j no venha selecionado) e a seguir marque os itens
pendentes de carga a ser realiza a carga e envie. ***
*** CASO NO TENHA SIDO REALIZADA A PR-CARGA OU DESEJA MUDAR O DESTINO DA CARGA
CLIQUE EM ALTERAR DESTINO DA PR-CARGA E ESCOLHA O DESTINATRIO ANTES DE ENVIAR.
11. Inventrios
O SUAP automaticamente gera um nmero de Inventrio/Tombamento/Registro Patrimonial para
cada item permanente. Estes itens possuem uma numerao nica para todo o Instituto. Uma vez
existem ainda plaquetas de tombamento com numerao em formato diferente e ainda que
existem equipamentos e outros materiais permanentes com nmeros de tombamentos anteriores
ao sistema necessrio atualizar no inventrio cada equipamento com o nmero tal numero de
tombamento.
Para isso acesso o menu Patrimnio em Seguida a Opo Inventrio
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Em seguida voc ser redirecionado para a tela de consulta de inventrios ilustrada abaixo:
Nesta tela ilustrada acima voc poder localizar seus itens de inventrio atravs de diversos
parmetros, como o Campus da Carga, o nmero do Inventrio (SUAP), Tombamento antigo,
Numero de srie, Responsvel, etc. Feita a seleo dos parmetros de consulta clique em Enviar
para realizar a consulta.
O resultado ser visualizado nesta mesma tela na parte inferior abaixo do Boto Enviar conforme
ilustrado na figura a seguir.
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O resultado dessa consulta poder ser exportada para arquivos CSV ou XLS (Excel) atravs dos
botes localizados logo acima da lista no canto superior direito.
Agora que o item foi localizado para Adicionar outras informaes como Fotos ou mesmo o
numero de tombamento antigo voc dever clicar no nmero correspondente a ele na lista no
caso da imagem acima o nmero 1 e voc ser redirecionado para a pgina de detalhes do
inventrio ilustrada na figura localizada na prxima pgina.
Note que:
- Nesta pgina aparecem diversos detalhes do item do inventrio.
- listado o histrico de movimentao do item.
- Caso o item j tenha sofrido depreciao nesta tela ir mostrar a depreciao do item detalhada
por ms.
- Aparecem 2 botes na parte superior direita da tela: Os botes EDITAR e ADICIONAR FOTO.
- Para adicionar uma foto conforme ilustrada na Figura selecione o Boto ADICIONAR FOTO.
- Para adicionar o numero de Tombamento antigo clique em EDITAR.
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Caso tenha clicado no Boto Editar para Editar dados com o nmero de tombamento antigo ir
abrir uma janela Pop-up na parte central da pgina para edio dos dados conforme ilustrado na
figura abaixo. Em seguida informe os dados que queira editar, tal como o nmero do Tombamento
e Envie. possvel que clicar em Enviar os dados no sejam atualizados de imediato na tela, desta
forma necessrio atualizar a tela no seu Navegador (F5) para atualizar os dados ou realizar a
consulta novamente.
12. Termo de Responsabilidade

Uma vez que o processo de cadastro foi concludo agora possvel
emitir Relatrios e Termos referentes aos dados cadastrados.
No menu Patrimnio existe um Sub-Menu denominado Relatrios.
Existem alguns tipos de relatrios que voc poder acompanhar e
verificar as informaes. Um dos mais importantes o de Termo de
Responsabilidade e nico demonstrado nesse tutorial. Para acesslo clique no submenu Relatrios em seguida opo Termos
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Aps clicar no item voc ser redirecionado para a tela a seguir onde voc ir escolher a pessoa
para a qual quer gerar o termo e o tipo de termo no caso deste exemplo o de Responsabilidade.
Feita a seleo clique no Boto Enviar e ser direcionado para a tela a seguir.
Nesta tela possvel visualizar os itens cuja carga esto para aquela Pessoa e para gerar o termo
basta clicar no boto Gerar PDF localizado na parte superior direita da tela. Em seguida ir ser
aberto ou baixado o arquivo do termo em PDF para que possa ser Salvo e/ou impresso no modelo
apresentado na figura a seguir.
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SUPORTE
Em caso de dvidas em relao aos procedimentos do Patrimnio ou alguma dvida operacional
entre em contato com o Departamento de Administrao Patrimonial e Logstica DAPL/PROPLAD nos telefones (98) 3218-9009 ou diretamente ao Chefe do departamento
Hildervan Nogueira nos telefone 8137- 7987 e e-mail: hildervan@ifma.edu.br.
Em casos de dvidas tcnicas do SUAP ou deseje reportar algum problema entre em contato
com a DGTI nos (98) 3218-9062 / dgti@ifma.edu.br
Quer saber mais sobre o suap? Acesse: www.ifma.edu.br/dgti
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2 Como acesso o sistema? ...............................................................................................

3 Pr-requisitos Para que o sistema seja alimentado corretamente? ...............................

4 O Fluxo do Processo ......................................................................................................

5 Menus Almoxarifado e patrimnio ...............................................................................

6 Cadastrando as Prdios e Salas .....................................................................................

7 Cadastrando o Processo ................................................................................................

8 Cadastrando o Empenho ...............................................................................................

9 Cadastro da Nota Fiscal ................................................................................................. 14

Layout do Campus definido

5. Menus Almoxarifado e patrimnio.

6. Cadastrando as Prdios e Salas

Para adicionar um novo

Na tela acima voc ir preencher o nmero do processo, a pessoa interessada, uma

Na tela de Adicionar Empenho, conforme ilustrada na figura a seguir informe:

Caso no esteja cadastrado o fornecedor clique no simbolo

ao lado do campo de fornecedor e

9. Cadastro da Nota Fiscal

10. Procedimento de Carga / Pr-Carga

Aps clicar no Link voc ser redirecionado para a tela a seguir.

12. Termo de Responsabilidade

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