P-U-D5-02. Procedimientos para la gestin de los recursos materiales y
servicios
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PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NDICE
DIRECTRIZ 5 P-U-D5-02
Procedimientos para la gestin de los recursos materiales y servicios
P-U-D5-p1-02
Procedimientos para la gestin de los recursos materiales
P-U-D5-p1-1-02
Procedimiento para la gestin de aulas, salas de reunin y salones de actos y su correspondiente equipamiento tecnolgico P-U-D5-p1-2-02
Procedimiento para la gestin de los recursos materiales que tengan la consideracin de contrato menor (material no inventariable) P-U-D5-p1-3-02 Procedimiento para la gestin de los recursos materiales tramitados mediante contrato (material inventarable/material no inventariable) P-U-D5-p1-4-02
Procedimiento para la gestin de los recursos materiales homologados por el Ministerio de Economa y Hacienda P-U-D5-p1-5-02
Procedimiento para la gestin de los recursos materiales tramitados mediante contrato (obras)
P-U-D5-p2-02
Procedimiento para la gestin de los servicios
P-U-D5-p2-1-02
Procedimiento para el diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales por el Centro de Edicin de Medios Impresos (CEMIN) P-U-D5-p2-2-02
Procedimiento para la gestin de los servicios de la biblioteca P-U-D5-p2-3-02
Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Medios Audiovisuales (CEMAV) P-U-D5-p2-4-02
Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico (CINDETEC) P-U-D5-p2-5-02
Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Servicios Informticos (CSI)
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PROCEDIMIENTOS PARA GESTIN DE LOS RECURSOS MATERIALES
0. NDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 7. ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. FLUJOGRAMA
ANEXOS:
I. Normas de procedimientos presupuestarios y modelos II. Reasignacin de espacios del Campus Sur III. Formulario de apoyo a salas (solicitud de medios tcnicos)
IV. Formulario para videoconferencia
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Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 13/10/08 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009 02 8/07/2011 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED -Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Incorporacin de las nuevas normas sobre procedimientos presupuestarios y modelos -Inclusin de los nuevos formularios para la reserva de salas -Inclusin de la definicin de CAU -Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos
Elaboracin:
Vicegerente de Asuntos Econmicos/Jefe del Centro de Atencin al Usuario (CAU) del Centro de Servicios Informticos (CSI)/Vicerrectora Adjunta de Calidad
Fecha: 2/06/2010 Revisin:
Gerente/Direccin del CSI/Comisin de Ordenacin Acadmica/Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED)
Fecha: 20-06-2011 Aprobacin:
Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (reasignacin de espacios del Campus Sur) incorporado a este procedimiento:
Fecha: 28-6 2011
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades realizadas por la UNED, en sus modalidades de gestin:
a.- Gestin centralizada Corresponde este modelo de gestin a la tramitacin de acciones econmico- administrativas financiadas con el Presupuesto Centralizado de la Universidad (Rectorado/Gerencia/Vicerrectorados/Secretara General....), as como las relativas a aquellos gastos correspondientes a Facultades, Escuelas y Departamentos que as lo determine la normativa presupuestaria en vigor
b.- Gestin descentralizada Corresponde este modelo de gestin a la tramitacin de acciones econmico- administrativas financiadas con el Presupuesto de Facultades/Escuelas y Departamentos y que tengan la consideracin de descentralizadas en la normativa presupuestaria vigente
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades que realiza la UNED para determinar las necesidades y planificar la adquisicin, actualizacin, gestin y verificacin de sus recursos materiales.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Programas AUDIT (ANECA) para el diseo y la Verificacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de las Universidades, Facultades y Escuela y de sus Enseanzas. Legislacin aplicable en materia de contratacin-adquisicin de productos y servicios por organismos pblicos. Normas de procedimiento presupuestario y de contratacin de la UNED. Procedimientos presupuestarios y modelos. Acuerdo sobre la reasignacin de espacios del Campus Sur Normativa para la reserva de salas y disponibilidad de apoyo tcnico para las mismas.
4. DEFINICIONES
Recursos materiales: las instalaciones (salas de reunin, salas de estudio, aulas de informtica, laboratorios docentes, puestos de lectura en biblioteca, despachos de tutoras) y equipamiento, material cientfico, tcnico, asistencial y artstico, en las que se desarrolla el proceso de enseanza-aprendizaje.
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P-U-D5-p1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 5 de 157 Indicador: medida cuantitativa que pueda usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios.
CAU: La UNED pone a disposicin de toda la comunidad universitaria el Centro de Atencin al Usuario (CAU). Este centro atiende las incidencias de estudiantes, docentes, personal de administracin y servicios y los Centros Asociados en el uso de las distintas aplicaciones.
5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS
5.1. Objetivos
Los objetivos generales que se pretenden conseguir en la gestin de los recursos materiales son: Definir las necesidades de recursos materiales para contribuir a la calidad del proceso de enseanza-aprendizaje de las enseanzas impartidas en la UNED. Planificar la adquisicin de recursos en funcin del presupuesto y de la prioridad, atendiendo a principios de eficacia y eficiencia Planificar la utilizacin de aulas, salas de reunin, etc. y su correspondiente equipamiento tecnolgico Revisin continua de la gestin de los recursos materiales para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas. Informar de los resultados de la gestin de los recursos materiales a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.
5.2. Descripcin de los procesos
P-U-D5-p1-1-02. Procedimiento para la gestin de las aulas, salas de reunin y salones de actos y su correspondiente equipamiento tecnolgico
El procedimiento se inicia, bien porque el profesor reserva la sala y el equipamiento necesario directamente o en la aplicacin web de gestin de medios tcnicos, bien porque encarga a secretara de su facultad o escuela la reserva de la sala. El responsable de reserva de salas recibe la consulta de modo telefnico y una vez vista la disponibilidad, indica al solicitante la forma de confirmar la reserva, segn las normas de cada sala (nota interior, telfono, fax, etc; los responsables suelen ser ordenanzas, administradores, secretarias, etc). Generalmente, los responsables de las salas pasan el listado semanal de reservas a los ordenanzas y/o vigilantes para que puedan informar a los interesados.
Si las reuniones se realizan en das festivos, se debe pedir autorizacin al Decano-jefe del edificio y avisar a climatizacin para que pongan calefaccin o aire acondicionado. Los decanatos pasan el listado de actividades autorizadas a seguridad. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Los actos acadmicos pueden que necesiten:
1. Mobiliario adicional o redistribucin del escenario en los salones de actos 2. Personal de mantenimiento, reserva de aparcamiento y refuerzo de seguridad para actos oficiales 3. Medios tcnicos, videoconferencia y grabacin audio/video 4. Wifi para los asistentes ajenos a la UNED 5. Emisin y/o anuncio por TV y/o radio 6. Emisin por Internet
Los puntos 1 y 2, los lleva a cabo el personal de infraestructuras. Los puntos 3 y 4 los lleva a cabo el CSI, a travs de formularios Web y del telfono. Los puntos 5 y 6 los lleva a cabo el CEMAV; el punto 5 se gestiona por e-mail/telfono y el punto 6 se solicita en la misma pgina Web que los medios tcnicos. En la Intranet: http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,800604&_dad=portal&_schema=PORTAL se expone la informacin relativa a las salas de la UNED, caractersticas, capacidad, medios, normas de reservas, etc. Para hacer peticiones es necesario identificarse en CIBERUNED.
P-U-D5-p1-2-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales que tengan la consideracin de contrato menor (material no inventariable)
Hace referencia al procedimiento de gestin de gastos de cuanta inferior a 18.000
P-U-D5-p1-3-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales mediante contrato (material inventariable y material no inventariable)
Hace referencia a las adquisiciones de bienes y servicios, en funcin de su cuanta y caractersticas, que han de adquirirse mediante contrato.
P-U-D5-p1-4-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales homologados por el Ministerio de Hacienda
Hace referencia al procedimiento de gestin de recursos obtenidos a travs del Catlogo de la Subdireccin General de Compras del Ministerio de Economa y Hacienda
P-U-D5-p1-5-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales con contrato (obras)
Hace referencia al procedimiento de gestin de obras cuando por la cuanta sea necesaria suscribir contrato.
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P-U-D5-p1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 7 de 157 5.3. Difusin
La normativa, modelos y flujogramas relativos a los procesos descritos, sern difundidos por el Equipo Rectoral en la pgina web de la Universidad. Igualmente, se informar peridicamente a los responsables administrativos y autoridades acadmicas de los cambios procedimentales y normativos que les afecten en su tarea de gestin de recursos materiales
5.4. Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de estos procedimientos
Los grupos de inters implicados en estos procedimientos son: el personal docente e investigador y el personal de administracin y servicios de la UNED y participan en el diseo y desarrollo de estos procedimientos, como se detalla en los correspondientes flujogramas, a travs de sus representantes especficos en las Juntas de Facultad/Escuela y los Consejos de Departamento, segn el caso.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
La tramitacin econmico-administrativa para la gestin de recursos materiales centralizados y descentralizados ser revisada, en una primera instancia, por la Auditora Interna de la Universidad, quien emitir informes peridicos sobre su adecuacin a la normativa vigente y a los principios de eficacia y eficiencia, proponiendo, en su caso, las acciones de mejora que estime convenientes
Por otra parte, las Cuentas Anuales de la Universidad son remitidas al Tribunal de Cuentas, siendo auditadas previamente por la Intervencin General de la Administracin del Estado
La documentacin contractual prevista en la normativa vigente se remite trimestralmente al Tribunal de Cuentas
En lo relativo al mantenimiento de infraestructuras y tecnologa, se emiten informes peridicos de Incidencia.
En la revisin anual del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED, Gerencia y la Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) analizarn si se han producido incidencias en los procesos para la gestin de los recursos materiales y, en su caso, se elaborarn propuestas de mejora.
7. ARCHIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Los documentos generados en la gestin de los recursos materiales son archivados en el correspondiente expediente contable por el Servicio de Contabilidad de la UNED, sin perjuicio del archivo documental que, en su caso, puedan llevar a cabo los rganos auditores y los responsables de calidad de esta universidad. El tiempo de custodia en el Servicio de Contabilidad es de, al menos, 6 aos.
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin Formulario web para la reserva de salas y equipamiento
Informtico Coordinador del uso de salas/Jefe del CAU 6 aos Solicitud de reposicin de fondos Documental/ Informtico 6 aos Documentos de gestin de recursos materiales Documental/ Informtico Servicio de Contabilidad 6 aos
8. RESPONSABILIDADES
Equipo Rectoral:
Identificar las necesidades asociadas a recursos materiales Definir las actuaciones y criterios para la gestin de recursos materiales Planificacin de la adquisicin Revisin, recepcin e inventario (si procede) Mantenimiento y gestin de incidencias. Autorizacin del gasto y ordenacin del pago Gestin especfica de las infraestructuras a travs del Vicerrectorado correspondiente Gestin contable presupuestaria a travs de la Gerencia de la Universidad
Equipo de Direccin en facultades, escuelas y departamentos
Identificar las necesidades asociadas a recursos materiales de su Facultad/ Escuela. Definir las actuaciones y criterios para la gestin de recursos materiales de su Facultad/Escuela Planificacin de la adquisicin de recursos materiales de su Facultad/Escuela MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 9 de 157 Revisin y recepcin de los recursos materiales de su Facultad/Escuela Mantenimiento y gestin de incidencias relativas a los recursos materiales de su Facultad/Escuela. Autorizacin del gasto , cuando se trate de gastos descentralizados
Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED)
Anlisis de incidencias Elaboracin de propuestas de mejora
Auditora Interna
Revisin de expedientes econmico-administrativos Elaboracin de Informes
Gerencia
Elaboracin de las normas de procedimiento y ejecucin presupuestaria Gestin administrativa de los documentos econmicos Tramitacin econmico-administrativa de los expedientes de gasto Archivo documental de expedientes
Consejo de Gobierno
Aprobacin de las normas de procedimiento y ejecucin presupuestaria Aprobacin del proyecto de presupuesto y de la programacin plurianual de la Universidad Aprobar, en su caso, las modificaciones presupuestarias reguladas en el art. 226.2 de los Estatutos de la Universidad
9. FLUJOGRAMAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO I
NORMAS DE PROCEDIMIENTO Y MODELOS
-Normas de procedimiento presupuestario. Programa 322 C
-Modelos de procedimiento presupuestario
-Normas de procedimiento presupuestario. Programa 463 A
-Normas de procedimiento FEDER-POEC, versin 1 (sustituye totalmente a la versin 0)
http://teleuned.uned.es/datos_interface/videoconferencia1_interface/Resultados/editor/ solicitud.asp MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO Y PRODUCCIN DE MEDIOS IMPRESOS Y DISTRIBUCIN DE PUBLICACIONES IMPRESAS Y AUDIOVISUALES POR EL CENTRO DE EDICIN DE MEDIOS IMPRESOS (CEMIM)
0. NDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 7. ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. FLUJOGRAMA
ANEXOS:
I. Formulario para el anlisis de los servicios relativos a produccin, edicin, difusin y comercializacin de contenidos en cualquier soporte (papel, CD, DVD, Internet,...) y su divulgacin a travs de diferentes medios
II.Planificacin de la actuacin de los servicios del CEMIM
III.Ficha para el anlisis de resultados de los servicios servicios relativos a produccin, edicin, difusin y comercializacin de contenidos en cualquier soporte (papel, CD, DVD, Internet,...) y su divulgacin a travs de diferentes medios
IV.Formulario para el anlisis de reclamaciones e incidencias
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Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 15/01/09 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009 02 8/07/11 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED -Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Cambios en el apartado Responsabilidades por supresin del Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales (Resolucin del Rector de 20-06-11) - Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos
Elaboracin:
Directora de la Editorial UNED/Vicerrectora Adjunta de Calidad
Fecha: 20-01-2010 Revisin:
Vicerrectora de Medios Impresos y Audiovisuales/Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED)
Fecha: 15-03-2010
Aprobacin:
Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Plan Director de la UNED) incorporado a este procedimiento:
Fecha: 28-4 2010
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades realizadas por la UNED, de forma centralizada, a travs de su equipo rectoral y de la gerencia y de forma descentralizada, por las unidades de apoyo a la docencia de las facultades y escuelas, en relacin con el diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales; en concreto: Definir las necesidades de los servicios de la UNED y de sus facultades y escuelas relativas a la edicin y gestin de los medios impresos que influyen en la calidad de las enseanzas impartidas en las mismas Definir y disear la prestacin de nuevos servicios universitarios relativos a este mbito y actualizar las prestaciones habituales en funcin de sus resultados Mejorar continuamente los servicios que se prestan, para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas Informar de los resultados de la gestin de los servicios prestados a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades que realiza la UNED para determinar las necesidades, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuacin del diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales, tanto centrales, como especficos de cada una de sus facultades y escuelas, que presta para todas las enseanzas que se imparten en la misma. Aplica, por tanto, a todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o formando parte de las comisiones u rganos de gobierno de la UNED o de sus facultades y escuelas, realizan las actividades descritas.
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
Directrices para la elaboracin de ttulos universitarios de grado y master establecidos por el Ministerio de Educacin y Ciencia Criterios y directrices para la Garanta de Calidad en el Espacio Europeo de Educacin Superior, promovidos por ENQA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 20 de 157 Reforma de la LOU, en su artculo 31, dedicado a la Garanta de la Calidad Programa AUDIT (ANECA) para el Diseo y la Verificacin de los Sistemas de Garanta Interna de Calidad de las Universidades y sus facultades/escuelas y de sus enseanzas Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia Normas internas de procedimiento presupuestario y de contratacin
4. DEFINICIONES
CEMIM: Centro de edicin de medios impresos de la UNED.
Servicios de diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales: se ocupan del material de apoyo a la docencia, contenido en soportes impresos o audiovisuales (guas, libros, revistas cientficas, audios, videos, etc), que se utilizan en el desarrollo del proceso de enseanza-aprendizaje.
Librera Virtual: canal de distribucin y venta del material impreso de la UNED a travs de Internet y telfono.
Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios
5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS
La correcta gestin de los servicios de diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales de la UNED y los de cada una de sus facultades y escuelas se convierte en una necesidad que incide directamente en la calidad de la misma. El momento actual exige a la UNED y a sus facultades y escuelas una eficiente y eficaz gestin de estos servicios, que les permita adaptarse continuamente a los cambios y atender a la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.
Tanto para aquellos servicios que dependen directamente de la UNED y de sus facultades y escuelas, como para aquellos otros cuya gestin es externa, es MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 21 de 157 indispensable establecer claramente los procedimientos para detectar debilidades y establecer mejoras encaminadas a la excelencia
El proceso se inicia, en el caso del material impreso, con la presentacin de los originales por los autores y la consiguiente evaluacin tanto externa, como interna (la evaluacin de carcter didctico realizada por el IUED). En el caso del material audiovisual, el proceso comienza con una convocatoria interna del Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales para la realizacin de este tipo de material; los proyectos presentados por el profesorado de la UNED son objeto de evaluacin por parte de una comisin externa.
Tanto en el caso del material impreso, como en el caso del material audiovisual, cuando la evaluacin resulta positiva, la Comisin de Publicaciones realiza una propuesta de aprobacin de originales, que enva a Consejo de Gobierno, donde es objeto de debate y, en su caso, aprobacin. Cuando una propuesta de publicacin no es aprobada, la seccin de medios impresos devuelve el original a los autores. Cuando la propuesta de publicacin es aprobada por el Consejo de Gobierno, se procede a la firma del contrato de derechos de autor y a la consiguiente produccin del material impreso o audiovisual de que se trate y a la distribucin, difusin y venta del mismo.
Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de este procedimiento
Los grupos de inters implicados en este procedimiento son el personal docente e investigador de la UNED y los estudiantes. El primero participa en el diseo y desarrollo de este procedimiento, como se detalla en el correspondiente flujograma, a travs de sus representantes especficos en el Consejo de Gobierno de la UNED, en la Comisin de Publicaciones de la UNED y en la Comisin de Evaluacin de Proyectos de Material Audiovisual. Los estudiantes participan en el procedimiento mediante la cumplimentacin de los tems de encuestas relativos a la valoracin del material didctico.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
La Comisin de Publicaciones y la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED), con periodicidad anual o inferior ante situaciones de cambio, ha de realizar anlisis e informes de los servicios implicados en este procedimiento, as como de los ndices de satisfaccin, reclamaciones y procesos abiertos relacionados con los mismos, elaborando finalmente propuestas para subsanar las debilidades detectas. Estas propuestas se remiten al Consejo de Gobierno para su anlisis y aprobacin, si procede.
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 22 de 157 Aprobadas las propuestas de mejora, se inician los trmites para su puesta en marcha.
7. ARCHIVO
Los documentos generados en estos procedimientos sern archivados como se indica seguidamente:
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservac in Definicin de Objetivos de edicin
Documental/ Informtico Jefe de Servicio de Medios Impresos 6 aos Plan de Actuaciones Documental/ Informtico Jefe de Servicio de Medios Impresos/ Gerente 6 aos Ficha de Anlisis de Resultados Documental/ Informtico Jefe de Servicio de Medios Impresos/ Gerente 6 aos Informe anual de actividades del Servicio y propuestas de mejora Documental/ Informtico Jefe de Servicio de Medios Impresos/ Gerente/ Comisin de Publicaciones/ Comisin de Metodologa y Docencia (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) 6 aos
8. RESPONSABILIDADES
Responsables de los servicios:
Definicin de las actuaciones de los servicios de diseo y produccin medios impresos y de difusin de publicaciones y medios audiovisuales MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 23 de 157 Planificacin de las actuaciones de los servicios de diseo y produccin medios impresos y de difusin de publicaciones y medios audiovisuales Ejecucin de las acciones planificadas.
Gerencia Revisin y definicin de los objetivos de los servicios contratados Anlisis de los resultados de los servicios contratados. Decisin sobre la renovacin o rescisin del contrato entre la UNED y el servicio.
Consej os de Departamento Aprobacin de las propuestas de material impreso y audiovisual relativas a las necesidades docentes e investigadoras del Departamento
Comisin de Publicaciones Revisin y definicin de los objetivos de servicios de diseo y produccin de material impreso y distribucin de publicaciones y material audiovisual Anlisis y revisin de resultados relativos a los servicios de medios impresos y audiovisuales y formulacin de las propuestas de mejora.
Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED): Anlisis y revisin de resultados relativos a los servicios y formulacin de las propuestas de mejora.
Consej o de Gobierno: Anlisis y aprobacin, en su caso. del plan de publicaciones y de las acciones de mejora relativas a estos servicios para su implementacin.
9. FLUJOGRAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 26 de 157 ANEXO I
FORMULARIO PARA EL ANLISIS DE LOS SERVICIOS RELATIVOS A PRODUCCIN, EDICIN, DIFUSIN Y COMERCIALIZACIN DE CONTENIDOS EN CUALQUIER SOPORTE (PAPEL, CD, DVD, INTERNET,...) Y SU DIVULGACIN A TRAVS DE DIFERENTES MEDIOS Objetivos Actuaciones Asociadas Indicadores Velar por que todos los materiales se ajusten a los criterios de calidad Informes evaluadores externos (doble ciego). -n informes -tasa rechazo
Informes IUED para que el material didctico se ajuste a la metodologa a distancia -n informes -tasa rechazo
Edicin material didctico y otras publicaciones Contratacin derechos autor.
Produccin impresa y audiovisual
-n ttulos editados curso
-n ttulos en catlogo
Conseguir la mayor difusin cultural posible Difusin editorial
Asistencia tcnica y difusin de eventos institucionales - n presentaciones de libros y otros acontecimientos editoriales.
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 27 de 157 ANEXO II
PLANIFICACIN DE LA ACTUACIN DE LOS SERVICIOS DEL CEMIM Servicio PRODUCCIN, EDICIN, DIFUSIN Y COMERCIALIZACIN DE CONTENIDOS EN CUALQUIER SOPORTE (PAPEL, CD, DVD, INTERNET,...) Y SU DIVULGACIN A TRAVS DE DIFERENTES MEDIOS Accin-Actuacin Inicio-Fin de la Actuacin Responsable de su control Responsable de su ejecucin Informes evaluadores externos doble ciego Presentacin original- Emisin informe.
Jefa Seccin Medios impresos Seccin Medios impresos Informes IUED para que el material didctico se ajuste a la metodologa a distancia Presentacin originales material didctico-Emisin informe IUED.
Jefa Seccin Medios impresos Seccin Medios impresos Contratacin derechos autor.
Aprobacin de original por la Comisin de Publicaciones- Resolucin contrato por diversas causas.
Jefa Seccin Contratacin Derechos de autor Seccin Contratacin Derechos de autor Produccin impresa
Aprobacin de original por la Comisin de Publicaciones- Entrada en almacn.
Jefa Seccin Coordinacin Produccin Material impreso Seccin Coordicacin Produccin Material impreso Produccin audiovisual
Aprobacin de original por la Comisin de Publicaciones o Convocatoria de material audiovisual- Entrada en almacn.
Jefa Seccin Medios audiovisuales CEMAV/Seccin Medios audiovisuales Difusin editorial
Edicin de la publicacin-Fin del evento.
Jefa Seccin difusin y distribucin Seccin difusin y distribucin Distribucin editorial Edicin de la publicacin-Fin del evento Jefs Seccin difusin y distribucin Seccin difusin y distribucin Venta de materiales Recepcin de pedidos- Facturacin y cobro Jefe Seccin Gestin econmica y ventas Seccin Gestin econmica y ventas
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P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 28 de 157 ANEXO III
FICHA PARA EL ANLISIS DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS SERVICIOS RELATIVOS A PRODUCCIN, EDICIN, DIFUSIN Y COMERCIALIZACIN DE CONTENIDOS EN CUALQUIER SOPORTE (PAPEL, CD, DVD, INTERNET,...) Y SU DIVULGACIN A TRAVS DE DIFERENTES MEDIOS Fecha del Anlisis .. Satisfaccin de los Grupos de Inters en relacin con los servicios
Grupo de Inters Fuente Grado de satisfaccin manifestada relativa a Sugerencias para la mejora del servicio Observaciones Estudiantes
Correo electrnico
Escritos y otras manifestaciones
N de ejemplares adquiridos
Eficacia del servicio
Agradecimientos sobre la atencin recibida
Profesores
Correo electrnico
Escritos y otras manifestaciones
Eficacia del servicio
Agradecimientos sobre la atencin recibida
Sociedad en general N de ejemplares adquiridos
Notas de prensa
Premios recibidos
N y contenido de las notas de prensa relacionadas con la editorial UNED
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FORMULARIO PARA EL ANLISIS DE RECLAMACIONES E INCIDENCIAS Objeto de la Reclamacin Incidencias asociadas al Servicio Retraso en cumplimiento de plazos de produccin de material impreso y audiovisual Retraso en los procesos de ejecucin.
Materiales con deficiencias en la calidad
Problemas en la visualizacin de contenidos en materiales audiovisuales. Falta de actualizacin de los materiales Complejidad del vocabulario utilizado Etc. Cambio en el diseo de las cubiertas de los materiales.
Disposicin de los distintos elementos de la cubierta.
Funcionamiento de la librera virtual
Retraso en la entrega.
Total de Reclamaciones
Total de Incidencias
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PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA
NOTA:
La Biblioteca Central de la UNED ha obtenido en 2011 el Sello de Excelencia Europea 400+ 0. NDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 7. ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. FLUJOGRAMA ANEXOS:
I. Objetivos anuales del servicio e indicadores de calidad II. Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 1 y 2 Ciclo III. Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 3er. Ciclo IV. Encuesta de satisfaccin de usuarios. PDI V. Encuesta de satisfaccin de usuarios. PAS VI. Encuesta de satisfaccin de usuarios. Personal de la Biblioteca VII. Anlisis de resultados sobre los servicios VIII. Estadsticas de gestin de los servicios MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 13/10/08 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009 02 8/04/2011 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED - Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos
Elaboracin:
Directora de la Biblioteca de la UNED/Tcnicos de la Oficina de Calidad/ Vicerrectora Adjunta de Calidad
Fecha: 19/01/2010
Revisin:
Vicerrectora de Investigacin/Comisin de Biblioteca/Vicerrector de Coordinacin, Calidad de Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED)
Fecha: 23-02-2010
Aprobacin:
Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Plan Director de la UNED) incorporado a este procedimiento:
Fecha: 28-04-2010
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto definir los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria por la biblioteca de la UNED travs de su equipo de direccin y de las comisiones y personas designadas en cada caso para:
Detectar las necesidades de los servicios orientados a toda la comunidad universitaria que influyen en la calidad del proceso de enseanza- aprendizaje y en los resultados de investigacin Proporcionar servicios diversificados de acceso a la informacin y documentacin cientfica y tcnica, tanto impresa como digital, garantizando una oferta eficiente, uniforme y oportuna Definir y disear la prestacin de nuevos servicios universitarios mediante las tecnologas de la informacin y la comunicacin para la transmisin y transformacin del conocimiento cientfico y tcnico. Mejorar continuamente los servicios que se prestan, para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas y actualizar las prestaciones habituales en funcin de sus resultados Informar de los resultados de la gestin de los servicios prestados a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.
2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento son todos los clientes internos (estudiantes, PDI y PAS) y los clientes externos (Bibliotecas de Centros Asociados a la UNED, otras bibliotecas y sociedad).
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
Directrices para la elaboracin de ttulos universitarios de grado y mster establecidos por el Ministerio de Educacin y Ciencia. Criterios y directrices para la Garanta de Calidad en el Espacio Europeo de Educacin Superior, promovidos por ENQA. Reforma de la LOU, en su artculo 31, dedicado a la Garanta de la Calidad. Sistemticas y/o normativas ya establecidas en la UNED para establecer necesidades, planificar, gestionar y seguir los resultados de los servicios universitarios prestados por la biblioteca. Legislacin aplicable en materia de contratacin-adquisicin de productos y servicios por los organismos pblicos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Estatutos de la UNED. Plan Director de la UNED 2010-2013. Reglamento de la Biblioteca (aprobado en Consejo de Gobierno de la UNED, el 27 de febrero de 2007). Comisin de Biblioteca (regulada en el Art. 11 del Reglamento de Biblioteca). Evaluacin de la Biblioteca segn modelo EFQM de ANECA (Gua de Autoevaluacin de Bibliotecas 2005). El proceso de Evaluacin concluy el 15 de marzo de 2007 con el envo a ANECA del Informe final y Plan de Mejora, que est en marcha en la actualidad. Convenio ANECA/CEG (Club de Excelencia en Gestin) para la acreditacin de calidad de los servicios universitarios. Estatutos del Consorcio Madroo (Consorcio de las Universidades Pblicas de Madrid y de la UNED para la Cooperacin Bibliotecaria). Estatutos, normas y directrices de REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias Espaolas). Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol. Real Decreto Legislativo 1/1996, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de la Propiedad Intelectual; Ley 23/2006, de 7 de julio, por la se modifica dicho texto refundido; y directiva comunitaria 2001/29/CE, relativa a la armonizacin de los derechos de autor y derechos afines en la sociedad de la informacin. Ley Orgnica 15/1999 de Proteccin de Datos de Carcter Personal y R.D. 1720/2007, que desarrolla la Ley. Declaracin de Berln sobre acceso abierto al conocimiento (octubre de 2003) suscrita por el Rector de la UNED en 2006.
5. DEFINICIONES
La Biblioteca de la UNED es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigacin, la formacin continua y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestin de la Universidad en su conjunto.
Los fondos de la Biblioteca estn constituidos, principalmente por las adquisiciones realizadas con cargo al presupuesto de la Universidad, independientemente de su soporte, del lugar donde estn depositados y del concepto presupuestario con cargo al cual hayan sido adquiridos, as como por los legados y donaciones de personas fsicas o entidades pblicas y privadas, y por los recibidos como intercambio con otras instituciones. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Recursos materiales: son las instalaciones, el equipamiento y la coleccin documental cientfica, tcnica, referencial y humanstica en diversos soportes (impresos, electrnicos, microgrficos y audiovisuales).
Recursos virtuales: son los integrados por la coleccin electrnica (libros, revistas y bases de datos) a los que se facilita el acceso a toda la comunidad universitaria, mediante identificacin y clave de usuario, tanto a travs de la red interna, como off- campus. Tambin se proporciona acceso libre a los contenidos del repositorio institucional y a una amplia seleccin de recursos temticos en Internet.
Servicios virtuales: son los servicios que se prestan a distancia, es decir, en lnea: la Web de la Biblioteca es el portal de acceso a la informacin y a los servicios; el catlogo informatizado en lnea, que es en si mismo tambin un verdadero portal personalizado e interactivo de prestaciones y servicios, con mltiples funcionalidades donde, adems de proporcionar acceso a toda la coleccin documental, se pueden consultar las bibliografas recomendadas por asignaturas de todas las titulaciones con enlaces al catlogo, consultar ficha de usuario, renovar prstamos, reservar documentos, hacer solicitudes de compra o de bsquedas bibliogrficas, sugerencias, reclamaciones, todo con interfaces sencillas y formularios electrnicos. A travs de la Web tambin se pueden solicitar servicios de referencia en lnea o de bsquedas bibliogrficas; peticiones de prstamo interbibliotecario; consultar tutoriales, guas temticas de apoyo a la investigacin por materias y guas de uso (de la biblioteca, del catlogo, de las bases de datos electrnicas, etc.) y trabajar con gestores bibliogrficos (Refworks, Endnote).
En la Biblioteca se gestiona el repositorio institucional o archivo digital e-Spacio UNED que permite acceder en abierto a la produccin cientfica y acadmica de la Universidad (tesis doctorales, revistas, ponencias, libros, captulos de libros, informes tcnicos, documentos de trabajo, objetos de aprendizaje, contenidos multimedia, audio, vdeo, teleconferencias, software, etc.) y cualquier otro contenido digital generado en la institucin. El repositorio de la UNED forma parte del Proyecto e-Ciencia de la Comunidad de Madrid, que ofrece a la sociedad una plataforma digital de acceso libre a la produccin cientfica, generada por las Universidades pblicas radicadas en la regin madrilea integrantes del Consorcio Madroo, el CSIC y por cualquier investigador de otra institucin, OPI, o de manera independiente, que pretenda y desee participar en la difusin de la ciencia en abierto.
Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios
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5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS
La correcta gestin de los servicios de la Biblioteca se convierte en una necesidad que incide directamente en la calidad de las enseanzas que se imparten en la UNED. El momento actual exige una eficiente y eficaz gestin de los servicios, que les permita adaptarse continuamente a los cambios requeridos para la debida atencin a los diferentes grupos de inters.
Los procesos que se llevan a cabo en la Biblioteca, con sus correspondientes subprocesos, son:
Procesos estratgicos: planificacin estratgica; cooperacin y alianzas; evaluacin y calidad; poltica presupuestaria; normativa; comunicacin y marketing; estadsticas, informes y memorias.
Procesos de apoyo: Tecnologas de la informacin y la comunicacin (mantenimiento y gestin de sistemas, mantenimiento de equipos) Gestin de infraestructuras Gestin de recursos humanos y econmicos
Procesos clave: Gestin de la Coleccin (seleccin, adquisicin, facturacin, reclamaciones, control de publicaciones peridicas, proceso tcnico, procesamiento fsico, bibliografas recomendadas, digitalizacin, inventario, expurgo y reorganizacin de fondos, conservacin y preservacin) Circulacin de la Coleccin (prstamo y renovacin, reservas, consulta de colecciones especiales, organizacin y control de fondos) Servicios a los Usuarios (informacin, gestin de usuarios, prstamo interbibliotecario, formacin de usuarios, apertura extraordinaria, gestin de salas, quejas y sugerencias, reproduccin de documentos, difusin de servicios, extensin cultural y bibliotecaria)
OBSERVACIN:
Como se indica en la primera pgina del presente documento, la Biblioteca Central de la UNED ha obtenido en 2011 el Sello de Excelencia Europea 400+. El conjunto de documentos elaborados a tal efecto sobrepasa ampliamente en especificidad y volumen los requerimientos del Programa AUDIT, por lo que se ha optado por describir aqu el Subproceso Gestin de Usuarios, teniendo en cuenta el rol de este subproceso en el desarrollo de los planes de estudio.
Es decir, dado el nmero de procesos existentes y la extensin de los mismos, no se considera procedente describir cada uno de ellos en el presente documento, por lo que se MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ha optado por describir en el apartado flujograma (punto 9), a ttulo de ilustracin, el Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios. En l se describe la introduccin y gestin de los usuarios en las diferentes plataformas informticas de la Biblioteca, lo que permite la utilizacin de los servicios por parte de los usuarios.
El Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios, describe la introduccin y gestin de los usuarios en las diferentes plataformas informticas de la Biblioteca que permiten la utilizacin de los servicios. El subproceso se inicia con la recepcin de la peticin de alta para la utilizacin de alguno de los servicios que ofrece la Biblioteca. Segn los diferentes perfiles de usuario, se solicita su acreditacin como miembro de la comunidad universitaria o la autorizacin expresa del responsable del Servicio para personas externas a dicha comunidad. Comprobada la acreditacin, se introducen los datos del usuario en el sistema del servicio o se renueva el permiso de utilizacin. En el caso de nuevos usuarios en el sistema de gestin integrada de biblioteca (SGIB), se les entrega la identificacin de usuario y la contrasea personalmente y se les genera o valida el carn de usuario. Para la utilizacin de otros servicios (repositorio institucional o prstamo interbibliotecario) se les enva estos datos por correo electrnico.
Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de estos procedimientos Los grupos de inters implicados en este procedimiento son: el personal docente e investigador, el personal de administracin y servicios, los profesores tutores de los centros asociados de la UNED y los estudiantes. La participacin de estos grupos de inters en el diseo y desarrollo de estos procedimientos vara en funcin del procedimiento concreto (dado el elevado nmero de procedimientos especficos de la Biblioteca, se ha optado por no detallarlos, como se ha indicado anteriormente), pero cabe sealar que los citados grupos de inters participan en el diseo y desarrollo de estos procedimientos, como mnimo, a travs de sus representantes especficos en el Consejo de Gobierno de la UNED.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
La biblioteca hoy ya no se entiende como un simple espacio fsico, aunque debe seguir sindolo, como punto de encuentro y vehculo de comunicacin social para la comunidad a la que sirve. La biblioteca debe considerarse como una biblioteca hbrida, donde se produce una constante evolucin tecnolgica y una convivencia entre informacin en mltiples soportes, donde lo digital tiende a adoptar un papel de integracin y sustitucin. En la UNED esto es ms palpable que en cualquier otra universidad presencial, porque tanto la metodologa de la universidad como el perfil del estudiante, que suele compaginar estudio y trabajo, hace que ste sea, por lo general, autosuficiente y no se desplace masivamente a las bibliotecas para estudiar. En ella conviven, pues, espacios, servicios y colecciones fsicas con espacios, servicios MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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y colecciones virtuales y es en estos momentos un verdadero portal de acceso a la informacin, el lugar de contacto permanente entre usuarios y biblioteca, tambin es un entorno estratgico en la biblioteca a distancia y es, as mismo, la presencia de la biblioteca en la Web.
La biblioteca de la UNED, con periodicidad anual o inferior ante situaciones de cambio, ha de realizar una Memoria Anual, una Memoria de curso, normas y manuales de procedimiento, documentos de trabajo y diversos informes sobre sus servicios, as como llevar a cabo la recopilacin sistemtica de datos de actividad y la evaluacin de los objetivos anuales fijados en el Plan Estratgico de la Biblioteca y en el Plan de Mejora. Tambin debe medir los ndices de satisfaccin, por medio de encuestas bienales, encuestas de clima laboral, control de reclamaciones y procesos abiertos relacionados con los mismas, concretando finalmente acciones correctoras para subsanar debilidades detectadas. Adems para la mejora continua de los servicios se elaboran diversos documentos en los que se fija el Plan de actuaciones, tales como la carta de servicios, el plan de formacin externa e interna, el plan de gestin de la coleccin, etc. Las Memorias e Informes se remiten al Equipo de Gobierno de la Universidad y a la Comisin de Biblioteca para su anlisis y para la elaboracin y seguimiento de las propuestas de mejora. Una copia del informe anual se remite a la Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta de Calidad de la UNED), como parte del proceso de revisin anual del Sistema Interno de Garanta de Calidad de la UNED.
7. ARCHIVO
Los documentos generados en este procedimiento sern archivados conforme se indica en la siguiente tabla:
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin Planes Estratgicos de la Biblioteca Papel e informtico Direccin de la Biblioteca Indefinido Definicin de Objetivos anuales Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Plan de Actuaciones anuales Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Documento de Anlisis de Resultados Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Informes de Evaluacin Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Estadsticas de Papel e Subdireccin de Indefinido MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Actividad mensuales y anuales informtico la Biblioteca Memoria Anual de Actividades Papel e informtico Direccin de la Biblioteca Indefinido Memoria Curso Acadmico Papel e informtico Direccin de la Biblioteca Indefinido Reglamento de la Biblioteca Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Carta de Servicios Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Manual de Calidad Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Normativa interna Papel e informtico Responsables de los Servicios Indefinido Manuales de procedimiento Papel e informtico Responsables de los Servicios Indefinido Documentos de trabajo Papel e informtico Direccin de la biblioteca/ Responsables de los Servicios Indefinido Informes Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Plan de Gestin de la Coleccin Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Plan de Formacin de Usuarios Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Plan anual de Formacin del Personal Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido Plan de Biblioteca Sostenible Papel e informtico Direccin de la biblioteca Indefinido
8. RESPONSABILIDADES
Segn establece el Reglamento de Biblioteca las responsabilidades son, en sntesis, las siguientes:
Directora de la biblioteca: Planificacin, gestin y control y evaluacin de la actividad de la Biblioteca Proponer el presupuesto anual de la Biblioteca y controlar las partidas presupuestarias asignadas al servicio MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Dirigir y organizar los recursos humanos adscritos a la Biblioteca Elevar a los rganos de Gobierno de la Universidad las necesidades de recursos humanos, econmicos, materiales y tecnolgicos de la Biblioteca Revisin y definicin de los objetivos de los servicios ofertados Elaboracin de las Memorias de actividad e Informes Difusin interna y externa de las actividades y objetivos de los servicios.
Subdirectora de la Biblioteca: Sustitucin de la Directora, por ausencia o delegacin, en todas las funciones asignadas a la direccin de la Biblioteca Gestin de los temas relacionados con equipamiento, infraestructura y personal Recopilacin y elaboracin de las Series Estadsticas de Actividad mensuales y anuales.
Consej o de Direccin: Asesoramiento a la Direccin en cuantos asuntos le sean planteados Aprobacin de los Planes Estratgicos y de Mejora Aprobacin de las normas, directrices y procedimientos para la organizacin y el funcionamiento de la Biblioteca Coordinacin de tareas conducentes al cumplimiento de objetivos de la biblioteca Creacin de Grupos de Trabajo y Comisiones para el mejor funcionamiento de la biblioteca Cualquier otra funcin o tarea que le asigne la Comisin de Biblioteca o la direccin de la Biblioteca.
Responsables de los servicios: Definicin de las actuaciones de los servicios Planificacin de las actuaciones de los servicios Evaluacin de los servicios
Comisin de Biblioteca: Aprobacin de las directrices generales de la Biblioteca y de las normas de uso. Aprobacin del Plan Estratgico y de las acciones de mejora para su implementacin. Estudio y aprobacin del Presupuesto anual de la Biblioteca. Aprobacin de la Memoria Anual. Proponer las modificaciones y enmiendas al Reglamento de la Biblioteca. Aprobacin de los Planes elaborados en la Biblioteca para la mejora de colecciones y servicios.
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Asimismo tienen responsabilidad en la gestin de los servicios de Biblioteca los siguientes estamentos:
Vicerrector de I nvestigacin Preside la Comisin de Biblioteca Supervisa y aprueba, en su caso, las propuestas presentadas por la Direccin de la Biblioteca Analiza y aprueba los documentos para su presentacin, si procede, al Consejo de Gobierno de la Universidad.
Gerencia: Revisin y definicin de los objetivos de los servicios contratados, que desarrollan su actividad en la Biblioteca. Anlisis de los resultados de los servicios contratados. Decisin sobre la renovacin o rescisin del contrato entre la UNED y el servicio contratado. Gestin de personal de Biblioteca Aprobacin del Plan Anual de Formacin especfica del Personal de la Biblioteca
Comisin de Metodologa y Docencia ( ha asumido las funciones de Comisin de Garanta I nterna de Calidad de la UNED) : Anlisis del informe anual y formulacin de propuestas de mejora.
Consej o de Gobierno: Aprobacin del Reglamento de Biblioteca Aprobacin del Proceso de Evaluacin de la Biblioteca Revisin y aprobacin, si procede, de las propuestas de mejora. Aprobacin del Presupuesto anual de Biblioteca Aprobacin de las modificaciones de la Relacin de Puestos de Trabajo de personal funcionario y laboral destinado en Biblioteca Aprobacin de los convenios/contratos a suscribir por la Biblioteca.
9. FLUJOGRAMA
Como se indica en la primera pgina del presente documento, la Biblioteca Central de la UNED ha obtenido en 2008 el Sello de la Excelencia Europea en el nivel Compromiso hacia la Excelencia. El conjunto de documentos elaborados a tal efecto sobrepasa ampliamente en especificidad y volumen los requerimientos del Programa AUDIT, por lo que se ha optado por describir aqu el Subproceso Gestin de Usuarios, teniendo en cuenta el rol de este subproceso en el desarrollo de los planes de estudio.
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Es decir, dado el nmero de procesos existentes y la extensin de los mismos, no se considera procedente describir cada uno de ellos en el presente documento, por lo que se ha optado por describir en el presente apartado flujograma, a ttulo de ilustracin, el Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios. En l se describe la introduccin y gestin de los usuarios en las diferentes plataformas informticas de la Biblioteca, lo que permite la utilizacin de los servicios por parte de los usuarios.
En consecuencia, se presenta en este apartado, a ttulo de ilustracin, el Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios, descrito en el punto 5.
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ANEXO I
Objetivos anuales del servicio e indicadores de calidad Servicio Biblioteca Objetivos operacionales
Responsabilidad
Indicadores Plazo Grado de consecucin
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ANEXO II
Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 1 y 2 ciclo Servicio Biblioteca Modelo de Encuesta. Estudiantes 1 y 2 Ciclo
DATOS GENERALES
Sexo Hombre Mujer
En qu centro/titlulacin y curso estudias?
Centro:
Titulacin:
Curso: 1 2 3 4 5 6
Utilizas la Biblioteca? S NO. Indica los motivos
Con qu frecuencia utilizas la biblioteca durante el curso? 3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes slo en poca de exmenes nunca. Indica por qu
Cundo fue la ltima vez que utilizaste la biblioteca? hoy esta semana la semana pasada no en la semana pasada, pero s en el ltimo mes hace ms de un mes
Qu horario prefieres? maana tarde MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Usas los servicios y recursos de la Biblioteca: acudiendo directamente a los locales de forma remota (Internet) de ambas formas
Conoces la existencia de la coleccin de recursos electrnicos (revistas y bases de datos) suscritas por la Universidad? S NO
Con qu frecuencia utiliza el equipamiento informtico de la Biblioteca? menos de 1 vez al mes 1 vez al mes 1 vez por semana 2 ms veces por semana nunca
Cmo calificaras la utilidad de la informacin bsica que recibiste sobre la Biblioteca al iniciar tus estudios en la Universidad? muy til til normal poco til nada til
Conoces la oferta de cursos de formacin de usuarios que imparte la biblioteca? S NO
Has asistido a algn curso de formacin de usuarios? S NO
Si lo has hecho, la informacin que has recibido te ha resultado muy til til normal poco til nada til
Frecuentas otras Bibliotecas Universitarias o de Centros Asociados? Indica la que ms utilices y su uso
Biblioteca de ....................................................................... Uso estudio MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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consulta de recursos prstamo consulta por Internet
VALORACI N DE LOS SERVI CI OS DE LA BI BLI OTECA
Puntuar del 1 (nulo) al 5 (alto) los siguientes aspectos
Sin opinin 1 2 3 4 5 Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Nmero de puestos informticos de consulta 7 Catlogo automatizado (OPAC) 8 Acceso a Internet 9 Reprografa Valoracin de recursos de informacin 10 Adecuacin de fondos bibliogrficos a tus necesidades 11 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a tus necesidades
12 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a tus necesidades
13 Adecuacin de las bases de datos a tus necesidades 14 Adecuacin de vdeos, DVDs y otros materiales audiovisuales a tus necesidades
15 Facilidad para localizar los libros 16 Facilidad para localizar una revista o peridico 17 Facilidad para obtener un artculo de una revista electrnica
18 Claridad en la ordenacin y colocacin de los fondos bibliogrficos
19 Respuesta obtenida al solicitar alguna informacin 21 Facilidad para consultar el Web de la Biblioteca 22 Facilidad para consultar el catlogo de la Biblioteca 23 Facilidad para el acceso remoto a recursos de informacin electrnicos
24 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos, Redes, Consorcios ...)
Valoracin del Servicio de Prstamo 25 Agilidad para ser atendido en el mostrador de prstamo 26 Idoneidad de los plazos de prstamo 27 Nmero de documentos que se pueden obtener en MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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prstamo 28 Sencillez de las gestiones para acceder al prstamo 29 Sencillez de las gestiones para renovar el prstamo 30 Facilidad para conocer el estado de los prstamos a travs de Internet
Valoracin de la Atencin al Usuario 32 Utilidad de las Sesiones de formacin a usuarios sobre recursos disponibles
33 Ayuda del personal de Biblioteca para encontrar la informacin o los materiales que necesito
34 Ayuda del personal de Biblioteca en la informacin y bsqueda de materiales electrnicos disponibles para mis asignaturas
35 Bibliotecarios para consultas por telfono, correo electrnico u otros medios
36 Canales de comunicacin Biblioteca/Estudiantes Valoracin del personal de la Biblioteca 37 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del personal que atiende los mostradores
38 Capacidad de gestin y resolucin de consultas del personal tcnico
39 Medios para la presentacin de quejas y sugerencias 40 Tratamiento de las quejas y sugerencias por la Biblioteca (respuestas, soluciones, etc.)
41 Cordialidad y amabilidad en el trato del personal Valoracin global de la Biblioteca Por favor valore el servicio de BIBLIOTECA globalmente
SUGERENCIAS Hemos reservado este espacio para que, de forma sencilla, nos exponga aquellas sugerencias o propuestas que considere que podran mejorar el servicio de Biblioteca.
Muchas gracias por su colaboracin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO III
Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 3. ciclo Servicio Biblioteca Modelo de Encuesta Estudiantes Tercer Ciclo DATOS GENERALES
Sexo Hombre Mujer
Centro y Departamento de trabajo
Utiliza la Biblioteca?
S NO. Indique los motivos
Con qu frecuencia utiliza la biblioteca durante el curso?
3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes slo en poca de exmenes nunca
Usa los servicios y recursos de la Biblioteca
acudiendo directamente a los locales de forma remota a travs de Internet de ambas formas
Con qu frecuencia utiliza el equipamiento informtico de la Biblioteca?
menos de 1 vez al mes 1 vez al mes 1 vez por semana 2 ms veces por semana nunca
Conoce la existencia de la coleccin de recursos electrnicos (revistas y bases de datos) suscritas por la Universidad? S NO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Utiliza las revistas electrnicas y/o impresas?
Utilizo exclusivamente revistas electrnicas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente electrnicas Utilizo tanto revistas electrnicas como impresas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente impresas. Indique los motivos: No estoy familiarizado con el servicio de revistas electrnicas No dispongo de conexin a Internet No hay revistas electrnicas en mi disciplina Por otra razn --------------------------------------------
Dejara de utilizar la versin impresa de una revista si tuviera disponible la versin electrnica?
S NO
Desde dnde accede a las colecciones electrnicas? (Seale tantas opciones como desee)
Desde mi despacho Desde casa Desde la biblioteca Desde otros sitios --------------------------------------------
VALORACIN DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA
Puntuar del 1 (nulo) al 5 (alto) los siguientes aspectos
Sin opinin 1 2 3 4 5 Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Salas de investigadores 7 Nmero de puestos informticos de consulta 8 Catlogo automatizado (OPAC) 9 Acceso a Internet 10 Reprografa Valoracin de recursos de informacin 11 Adecuacin de fondos bibliogrficos a sus necesidades 12 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a sus MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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necesidades 13 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a sus necesidades
14 Adecuacin de las Bases de datos a sus necesidades 15 Adecuacin de vdeos, DVDs y otros materiales audiovisuales a sus necesidades
16 Facilidad para localizar los libros 17 Facilidad para localizar una revista o peridico 18 Facilidad para obtener un artculo de una revista electrnica
19 Facilidad para obtener un documento que pertenece a una biblioteca de otra entidad o institucin
20 Claridad en la ordenacin y colocacin de los fondos bibliogrficos
21 Respuesta obtenida al solicitar alguna informacin 22 Facilidad para consultar el Web de la Biblioteca 23 Facilidad para consultar el catlogo de la Biblioteca 24 Facilidad para el acceso remoto a recursos de informacin electrnicos
25 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos, Redes, Consorcios...)
Valoracin del Servicio de Prstamo 26 Agilidad para ser atendido en el mostrador de prstamo 27 Idoneidad de los plazos de prstamo 28 Nmero de documentos que se pueden obtener en prstamo
29 Sencillez de las gestiones para acceder al prstamo 30 Sencillez de las gestiones para reservar y renovar el prstamo
31 Facilidad para conocer el estado de los prstamos y reservas a travs de Internet
32 Facilidad para disponer de un documento que est en otra Biblioteca de la Universidad
Valoracin de la Atencin al Usuario 33 Utilidad de las Sesiones de formacin a usuarios sobre recursos disponibles
34 Ayuda del personal de Biblioteca para encontrar la informacin o los materiales que necesito
35 Ayuda del personal de Biblioteca en la informacin y bsqueda de materiales electrnicos disponibles en mis reas de inters
36 Bibliotecarios para consultas por telfono, correo electrnico u otros medios
37 Canales de comunicacin Biblioteca/Doctorandos Valoracin del personal de la Biblioteca 38 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del personal que atiende los mostradores
39 Capacidad de gestin y resolucin de consultas del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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personal tcnico 40 Medios para la presentacin de quejas y sugerencias 41 Tratamiento de las quejas y sugerencias por la Biblioteca (respuestas, soluciones, etc.)
42 Cordialidad y amabilidad en el trato del personal Valoracin global de la Biblioteca Por favor valore el servicio de BIBLIOTECA globalmente
SUGERENCIAS Hemos reservado este espacio para que, de forma sencilla, nos exponga aquellas sugerencias o propuestas que considere que podran mejorar el servicio de Biblioteca.
Muchas gracias por su colaboracin MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO IV
Encuesta de satisfaccin de usuarios. PDI Servicio Biblioteca Modelo de Encuesta. Personal Docente e Investigador DATOS GENERALES
Sexo Hombre Mujer
Centro y Departamento de trabajo
Categora profesional
Catedrtico/a de Universidad Profesor/a titular de Universidad Catedrtico/a de Escuela Universitaria Profesor/a titular de Escuela Universitaria Profesor/a contratado Profesor/a emrito Personal investigador
Utiliza la Biblioteca?
S NO. Indique los motivos
Con qu frecuencia utiliza la biblioteca durante el curso?
3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes nunca
Usa los servicios y recursos de la Biblioteca
Acudiendo directamente a los locales De forma remota (Internet) De ambas formas
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Conoce la existencia de la coleccin de recursos electrnicos (revistas y bases de datos) suscritas por la Universidad?
S NO
Utiliza las revistas electrnicas y/o impresas?
Utilizo exclusivamente revistas electrnicas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente electrnicas Utilizo tanto revistas electrnicas como impresas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente impresas. Por favor indique los motivos: No estoy familiarizado con el servicio de revistas electrnicas No dispongo de conexin a Internet No hay revistas electrnicas en mi disciplina Por otra razn --------------------------------------------
Dejara de utilizar la versin impresa de una revista si tuviera disponible la versin electrnica?
S NO
Desde dnde accede a las colecciones electrnicas? (Seale tantas opciones como desee)
Desde mi despacho Desde casa Desde la biblioteca Desde otros sitios --------------------------------------------
VALORACIN DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA
Puntuar del 1 (nulo) al 5 (alto) los siguientes aspectos
Sin opinin 1 2 3 4 5 Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Nmero de puestos informticos de consulta 7 Catlogo automatizado (OPAC) 8 Acceso a Internet 9 Reprografa MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Valoracin de recursos de informacin 10 Adecuacin de fondos bibliogrficos a sus necesidades 11 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a sus necesidades
12 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a sus necesidades
13 Adecuacin de las Bases de datos a sus necesidades 14 Adecuacin de vdeos, DVDs y otros materiales audiovisuales a sus necesidades
15 Facilidad para localizar los libros 16 Facilidad para localizar una revista o peridico 17 Facilidad para obtener un artculo de una revista electrnica
18 Facilidad para obtener un documento que pertenece a una biblioteca de otra universidad o institucin
19 Claridad en la ordenacin y colocacin de los fondos bibliogrficos
20 Respuesta obtenida al solicitar alguna informacin 21 Facilidad para consultar el Web de la Biblioteca 22 Facilidad para consultar el catlogo de la Biblioteca 23 Facilidad para el acceso remoto a recursos de informacin electrnicos
24 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos ...)
25 Facilidad para acceder a recursos de Consorcios y Redes (Madroo, Rebiun...)
Valoracin del Servicio de Prstamo 26 Agilidad para ser atendido en el mostrador de prstamo 27 Idoneidad de los plazos de prstamo 28 Nmero de documentos que se pueden obtener en prstamo
29 Sencillez de las gestiones para acceder al prstamo 30 Sencillez de las gestiones para reservar y renovar el prstamo
31 Facilidad para conocer el estado de los prstamos y reservas a travs de Internet
32 Facilidad para disponer de un documento que est en otra Biblioteca de la Universidad
33 Facilidad para acceder al prstamo en otras Bibliotecas Universitarias (Pasaporte Madroo)
Valoracin del Servicio de Adquisiciones
34 Adecuacin de los plazos de tramitacin de las adquisiciones
35 Facilidad para cursar peticiones de libros o sugerencias de compra
36 Adecuacin de la informacin sobre el estado de sus peticiones
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Valoracin de la Atencin al Usuario 37 Utilidad de las Sesiones de formacin a usuarios sobre recursos disponibles
38 Ayuda del personal de Biblioteca para encontrar la informacin o los materiales que necesito
39 Ayuda del personal de Biblioteca en la informacin y bsqueda de materiales electrnicos disponibles para mis asignaturas
40 Bibliotecarios para consultas por telfono, correo electrnico u otros medios
41 Canais de comunicacin Biblioteca/Profesorado Valoracin del personal de la Biblioteca 42 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del personal que atiende los mostradores
43 Capacidad de gestin y resolucin de consultas del personal tcnico
44 Cordialidad y amabilidad en el trato del personal Valoracin global de la Biblioteca Por favor valore el servicio de BIBLIOTECA globalmente
SUGERENCIAS Hemos reservado este espacio para que, de forma sencilla, nos exponga aquellas sugerencias o propuestas que considere que podran mejorar el servicio de Biblioteca.
Muchas gracias por su colaboracin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO V
Encuesta de satisfaccin de usuarios. PAS Servicio Biblioteca Modelo de Encuesta. Personal de Administracin y Servicios DATOS GENERALES
Sexo: Hombre Mujer
Escala o Grupo al que pertenece: A/I B/II C/III D/IV E/V
Turno en el que trabaja: Maana Tarde
Unidad o Servicio en el que trabaja:
Cunto tiempo lleva trabajando en la Universidad?
ms de 15 aos entre 8 y 15 aos entre 3 y 7 aos menos de 3 aos
Utiliza la Biblioteca?
S NO. Indique los motivos
Con qu frecuencia utiliza la biblioteca?
3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes nunca
Usa los servicios y recursos de la Biblioteca
acudiendo directamente a los locales de forma remota a travs de Internet de ambas formas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Habitualmente utiliza la biblioteca por:
su actividad laboral por motivos de estudio inters personal
Conoce todos los servicios que ofrece la Biblioteca? S NO Slo los servicios de prstamo y lectura en sala
Conoce la oferta de sesiones de formacin de usuarios que tiene la biblioteca?
S NO
VALORACI N DE LOS SERVI CI OS DE LA BI BLI OTECA
Puntuar del 1 (nulo) al 5 (alto) los siguientes aspectos
Sin opinin 1 2 3 4 5 Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Nmero de puestos informticos de consulta 7 Catlogo automatizado (OPAC) 8 Acceso a Internet 9 Reprografa Valoracin de recursos de informacin 10 Adecuacin de fondos bibliogrficos a sus necesidades 11 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a sus necesidades
12 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a sus necesidades
13 Adecuacin de las Bases de datos a sus necesidades 14 Adecuacin de vdeos, DVDs y otros materiales audiovisuales a sus necesidades
15 Facilidad para localizar los libros 16 Facilidad para localizar una revista o peridico 17 Facilidad para obtener un artculo de una revista electrnica
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18 Facilidad para obtener un documento que pertenece a una biblioteca de otra universidad o institucin
19 Claridad en la ordenacin y colocacin de los fondos bibliogrficos
20 Respuesta obtenida al solicitar alguna informacin 21 Facilidad para consultar el Web de la Biblioteca 22 Facilidad para consultar el catlogo de la Biblioteca 23 Facilidad para el acceso remoto a recursos de informacin electrnicos
24 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos ...)
Valoracin del Servicio de Prstamo 25 Agilidad para ser atendido en el mostrador de prstamo 26 Idoneidad de los plazos de prstamo 27 Nmero de documentos que se pueden obtener en prstamo
28 Sencillez de las gestiones para acceder al prstamo 29 Sencillez de las gestiones para reservar y renovar el prstamo
30 Facilidad para conocer el estado de los prstamos y reservas a travs de Internet
31 Facilidad para disponer de un documento que est en otra Biblioteca de la Universidad
32 Facilidad para acceder a un documento que est en otras Bibliotecas
Valoracin de la Atencin al Usuario 33 Utilidad de las sesiones de Formacin de usuarios sobre la Biblioteca
34 Ayuda del personal de Biblioteca para encontrar la informacin o los materiales que necesito
35 Ayuda del personal de Biblioteca en la gestin de materiales electrnicos disponibles
36 Bibliotecarios para consultas por telfono, correo electrnico u otros medios
37 Canales de comunicacin Biblioteca/Personal de la Universidad
Valoracin del personal de la Biblioteca 38 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del personal que atiende los mostradores
39 Capacidad de gestin y resolucin de consultas del personal tcnico
40 Medios para la presentacin de quejas y sugerencias 41 Tratamiento de las quejas y sugerencias por la Biblioteca (respuestas, soluciones, etc.)
42 Cordialidad y amabilidad en el trato del personal Valoracin global de la Biblioteca Por favor valore el servicio de BIBLIOTECA globalmente
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SUGERENCIAS Hemos reservado este espacio para que, de forma sencilla, nos exponga aquellas sugerencias o propuestas que considere que podran mejorar el servicio de Biblioteca.
Muchas gracias por su colaboracin MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO VI
Encuesta de satisfaccin de usuarios. Personal de Biblioteca Servicio Biblioteca Modelo de Encuesta. Personal de Biblioteca
DATOS GENERALES
Escala o grupo: A/I B/II C/III D/IV E/V
Turno en el que trabajas : Maana Tarde
Biblioteca en la que trabajas :
Central Ingeniera Psicologa IUGM
Estrategia general de actuacin.
Conoces las lneas de actuacin anuales de la Universidad? S NO
Conoces el documento de objetivos de la Biblioteca? S NO
Conoces si existe control y seguimiento peridico de esos objetivos? S NO
Conoces los objetivos que afectan a tu puesto de trabajo? S NO
Valora tu participacin en reuniones informativas y aportacin de sugerencias y mejoras: Activa Pasiva
Cmo calificaras la Biblioteca Universitaria respecto a otros Servicios de la Universidad?
De los peores Servicios de la Universidad Por debajo de la media Por encima de la media Uno de los mejores Servicios de la Universidad Desconozco la situacin de otros Servicios de la Universidad
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Cmo calificaras la Biblioteca de la Universidad respecto a otras Bibliotecas Universitarias? Una de las peores Por debajo de la media Por encima de la media Una de las mejores Desconozco la situacin de otras Bibliotecas universitarias
Conoces el organigrama vigente de la Biblioteca? SI NO Te parece que la Biblioteca tiene una estructura flexible abierta a cambios organizativos? SI NO Sabes quin es el responsable de cada unidad organizativa? SI NO Hasta qu punto piensas que se puede mejorar la calidad en la prestacin de servicios de la Biblioteca? 1 2 3 4 5
VALORACIN
Punta del 1 (nulo) al 5 (alto) los siguientes aspectos
Sin opinin 1 2 3 4 5 1 Mobiliario de tu puesto de trabajo 2 Adecuacin y comodidad de tu puesto de trabajo. Habitabilidad
3 Disponibilidad de salas complementarias (salas de reuniones...)
4 Disponibilidad de salas para formacin de usuarios 5 Climatizacin 6 Medidas de seguridad en caso de emergencia 7 Equipos informticos para realizar tu trabajo (PCs, impresoras ...)
8 Calidad de conexiones informticas en red 9 Software ofimtico (Microsoft Office...) 10 Software de gestin de Bibliotecas (Unicorn) 11 Software de consulta a bases de datos 12 Disponibilidad de recursos bibliogrficos profesionales 13 Presupuestos para gastos corrientes (consumibles, mat. no inventariable)
14 Presupuestos para inversiones (equipamientos, fondos bibliogrficos...)
15 Presupuestos para actividades profesionales 16 Informacin que recibes sobre los objetivos y misin de la Biblioteca
17 Se fomenta un estilo de direccin participativo 18 Relaciones con los servicios generales y con la MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Direccin 19 Clima laboral 20 Nivel de motivacin en tu puesto de trabajo 21 Grado de satisfaccin personal con el trabajo 22 Relaciones personales dentro de tu biblioteca 23 Asignacin de responsabilidades 24 Conocimiento por la plantilla de las funciones que tienen asignadas
25 Equilibrio en la asignacin de cargas de trabajo 26 Se potencia la incorporacin de nuevas funciones tcnicas o sistemas de trabajo
27 Actualizacin peridica de las capacidades profesionales requeridas para el desempeo de funciones
28 Grado de aprendizaje individual en los cursos de formacin
29 Repercusin del plan de formacin en tu puesto de trabajo
30 Repercusin del plan de formacin en la Biblioteca 31 Poltica de promocin 32 Fomento del trabajo en equipo 33 Adecuacin de las funciones a desarrollar con las aptitudes profesionais
34 Valora tu nivel de formacin en gestin de calidad 35 Inters de la biblioteca por dar a los usuarios un servicio de calidad
36 Se faculta al personal para tomar decisiones, mediante delegacin, y se evala su eficacia
37 Mecanismos de comunicacin 38 Normalizacin de los procesos 39 Consistencia, fiabilidad y revisin de la documentacin de trabajo
40 Seguimiento de los procesos y establecimiento de modificaciones y mejoras
41 Reuniones peridicas de coordinacin 42 Disponibilidad y grado de adaptacin para adopcin de innovaciones y nuevos procesos
43 Tu grado de conocimiento del fondo bibliogrfico de tu biblioteca
44 Tu grado de conocimiento de los mdulos de Unicorn 45 Tu grado de conocimiento de Microsoft Office 46 Nivel de uso del correo electrnico diariamente 47 Importancia de las listas de distribucin profesionales 48 Conocimiento de las bases de datos de inters para los usuarios de la Biblioteca
49 Valora la atencin que se da a los usuarios 50 Relaciones con el PDI 51 Participacin de la Biblioteca en rganos de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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representacin
Indica las dos cosas que ms te satisfacen de tu puesto de trabajo
Indica las dos cosas que, si pudieras, cambiaras inmediatamente de tu puesto de trabajo
Indica, segn tu punto de vista, dos puntos fuertes y dos puntos dbiles de la biblioteca
Indica otras sugerencias y propuestas de mejora que tengas
Valora los resultados del proceso de evaluacin 1 2 3 4 5
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ANEXO VII
Anlisis de resultados sobre los Servicios Fecha del Anlisis
Servicio
Satisfaccin de los Grupos de Inters en relacin a las actuaciones llevadas a cabo por el servicio Grupo de Inters Fuente Satisfaccin manifestada Obsevaciones Alumno
Pas
PDI
Anlisis de Reclamaciones e Incidencias Objeto de la Reclamacin Incidencias asociadas al Servicio
Total de Reclamaciones
Total de Incidencias
Acciones en curso para la mejora del Servicio MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Valoracin en base a los Indicadores y su evolucin
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ANEXO VIII
Estadsticas de gestin del servicio
INDICADOR Datos generales del servicio
Nombre del Servicio: BIBLIOTECA
Ao evaluado Unidades del Servicio x-4 x-3 x-2 x-1 x N de puntos de servicio Total Personal Biblioteca Total Presupuesto anual Usuarios x-4 x-3 x-2 x-1 x N de usuarios potenciales N de usuarios activos Tipo de usuarios a) Alumnos de 1 ciclo y 2 ciclo b) Alumnos de 3 ciclo c) P.A.S d) Personal docente e investigador e) Usuarios externos Horarios x-4 x-3 x-2 x-1 x Das de apertura anual Horas de apertura semanal Instalaciones x-4 x-3 x-2 x-1 x Superficie (metros cuadrados) Puestos de lectura Puestos de audiovisuales Puestos de trabajo en grupo Estanteras en libre acceso (metros) Estanteras en depsito (metros) Equipamiento x-4 x-3 x-2 x-1 x Ordenadores para uso interno Ordenadores para uso pblico Lectores y reproductores diversos Buzones de autodevolucin MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Colecciones x-4 x-3 x-2 x-1 x N de ejemplares de monografas N de ttulos de monografas N de ttulos de publicaciones peridicas en papel
N de publicaciones peridicas electrnicas
N de registros en el repositorio institucional
N de bases de datos N de vdeos y DVDs N de casetes N de registros sonoros (CD msica y educativos)
N de microformas N de tesis y memorias de investigacin Fondo antiguo Servicios x-4 x-3 x-2 x-1 x N de entradas a las bibliotecas N de prstamos N de renovaciones N de reservas Consultas a la web de biblioteca Consultas al catlogo de biblioteca N de bsquedas o consultas en recursos electrnicos de pago o con licencia
N de bsquedas o consultas a recursos electrnicos propios
N de documentos descargados en recursos electrnicos propios
N de bsquedas o consultas a recursos electrnicos gratuitos seleccionados
N de documentos descargados en recursos electrnicos gratuitos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
P-U-D5-p2-3-02. Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Medios Audiovisuales (CEMAV)
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PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE LOS SERVICIOS DEL CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES (CEMAV)
0. NDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 7. ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. FLUJOGRAMA
ANEXOS:
I. Definicin de los objetivos de los servicios del CEMAV II. Planificacin de la actuacin de los servicios del CEMAV III. Anlisis de resultados de los servicios del CEMAV IV. Convocatoria Diseo y produccin de contenidos audiovisuales en el nuevo marco del Espacio Europeo de Educacin Superior
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 17/09/08 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009 02 8/07/2011 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED - Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas -Cambios en los apartados Revisin y Responsabilidades por supresin del Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales (Resolucin del Rector de 20-06-11) - Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos - Incorporacin del anexo IV
Elaboracin:
Director Tcnico del CEMAV/Vicerrectora Adjunta de Calidad
Fecha: 14-02-11
Revisin:
Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED)
Fecha: 27-02-2011 Aprobacin:
Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Convocatoria Diseo y produccin de contenidos AV en el marco del EEES) incorporado al presente procedimiento:
Fecha: 7-03 2011
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1. OBJETO
En el CEMAV, este proceso tiene por objeto definir las actividades realizadas por su personal tcnico para ofrecer y atender servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales que requieran profesores, investigadores y responsables institucionales de la UNED, y con el fin de:
Definir las necesidades de los servicios audiovisuales de la UNED y de sus facultades y escuelas que influyen en la calidad del proceso de enseanza- aprendizaje de las enseanzas impartidas en las mismas. Definir y disear la prestacin de nuevos servicios audiovisuales universitarios y actualizar las prestaciones habituales en funcin de sus resultados. Mejorar continuamente los servicios audiovisuales que se prestan, para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas. Informar de los resultados de la gestin de los servicios audiovisuales prestados a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.
2. ALCANCE
Este proceso se aplica a todas las actividades que realiza el CEMAV para determinar las necesidades, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuacin de los servicios audiovisuales, tanto institucionales de la UNED, como especficos de cada una de sus facultades y escuelas, que presta para todas las enseanzas que se imparten en la misma.
Aplica por tanto a todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o formando parte de las comisiones u rganos de gobierno de la UNED o de sus facultades y escuelas, requieran de servicios audiovisuales posteriormente descritos.
3. REFERENCIAS/NORMATIVA Criterios y directrices para la elaboracin de contenidos o materiales didcticos o pedaggicos en soportes audiovisuales para los ttulos universitarios de grado y master establecidos por el Ministerio de Educacin. Criterios y directrices para la Garanta de Calidad en el Espacio Europeo de Educacin Superior, promovidos por ENQA. Criterios y directrices a partir de la Reforma de la LOU, en su artculo 31, dedicado a la Garanta de la Calidad. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-3-01 Edicin 02 8/07/11 Pgina 73 de 157 Programa AUDIT (ANECA) para el Diseo y la Verificacin de los Sistemas de Garanta Interna de Calidad de las Universidades y sus Facultades/Escuelas y de sus Enseanzas. Sistemticas y/o Normativas ya establecidas en la UNED y en las Facultades/Escuelas para establecer necesidades, planificar, gestionar y seguir los resultados de los servicios universitarios centrales y de los prestados en las facultades y escuelas. Plan Director de la UNED 2010-2013. Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico. Normas internas de procedimiento presupuestario y de contratacin. Legislacin aplicable en materia de contratacin-adquisicin de productos y servicios por los organismos pblicos. Legislacin aplicable en materia de derechos de autor, propiedad intelectual e interpretacin artstica, as como de reproduccin analgica y canon digital.
6. DEFINICIONES
El CEMAV, Centro de Diseo y Produccin de Medios Audiovisuales de la UNED, tiene como objetivo apoyar las tareas docentes e investigadoras del profesorado, as como para facilitar a los estudiantes el acceso a contenidos, medios y servicios audiovisuales que les puedan ser tiles en sus actividades acadmicas, y para la transmisin, difusin o adquisicin de conocimientos cientficos, tecnolgicos o culturales, ofrece los siguientes servicios: Produccin y difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet.
o Disear, elaborar y evaluar los proyectos de produccin y difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED. o Preparar y realizar todas aquellas actividades de preproduccin que permitan la elaboracin de contenidos audiovisuales educativos y culturales: desde la realizacin de guiones hasta la planificacin de la produccin o Grabar, editar y post producir audio y vdeos para la produccin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED. o Evaluar los contenidos contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED. o Copiar, distribuir y transmitir contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED en medios de difusin o Evaluar el copiado, distribucin y difusin de los contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Y los indicadores bsicos son los siguientes:
1. Proyectos o convocatorias de produccin de contenidos audiovisuales educativos y culturales realizados. 2. Proyectos o convocatorias de difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales realizados. 3. Guiones tcnicos elaborados 4. Planes de produccin establecidos 5. Recursos visuales y sonoros obtenidos por el registro o grabacin de imgenes y sonidos. 6. Audios, programas y emisiones de radio producidos 7. Vdeos, programas y emisiones de televisin 8. Copiados y envos electrnicos y por mensajera de contenidos audiovisuales 9. Medios de difusin utilizados. 10. Horas de distribucin y difusin de contenidos audiovisuales transmitidos. 11. Evaluaciones de los contenidos audiovisuales producidos, sus copiados, as como su distribucin y difusin en los medios de comunicacin seleccionados para ser transmitidos
5. DESARROLLO DEL PROCESO PARA LA GESTIN DE SERVICIOS OFRECIDOS
1. Recepcin permanente de solicitudes por correo impreso y electrnico, llamadas telefnicas, formularios en lnea (va WEB), as como la presentacin de proyectos institucionales o convocatorias anuales para la realizacin de servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet. 2. Preparacin institucional por parte del CEMAV de propuestas y programaciones anuales, semestrales y trimestrales de servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales de audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet. 3. Registro, estudio de viabilidad tcnica-operativa-financiera y planificacin de servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales solicitados o propuestos en el CEMAV, ya sea para ser realizados con recursos propios o externos por falta de infraestructura tecnolgica actualizada o personal profesional especializado. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-3-01 Edicin 02 8/07/11 Pgina 75 de 157 4. Realizacin, control y seguimiento de los servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales solicitados o propuestos en el CEMAV. 5. Evaluacin y control de calidad de los servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales realizados y de los resultados alcanzados.
Aprobadas las acciones correctoras, se inician los trmites para su puesta en marcha.
Los cambios o acciones de mejora adoptadas sern difundidos por el CEMAV de la UNED, que coordinar junto con la Comisin de Produccin y Difusin de Contenidos Audiovisuales de la UNED, la Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) o con la Comisin de Garanta de Calidad de la facultad/escuela, segn el caso, su efectiva realizacin.
Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de este procedimiento
El grupo de inters implicado en este procedimiento es el personal docente e investigador y participa en el diseo y desarrollo de este procedimiento, como se detalla en el correspondiente flujograma, a travs de sus representantes especficos en el Consejo de Gobierno de la UNED y en la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED).
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
La prxima Comisin de Produccin y Difusin de Contenidos Audiovisuales de la UNED (coordinada por el Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales y la asesora logstica de la Direccin de Comunicacin y Mercadotecnia) a travs del CEMAV, y en relacin con las respectivas Comisiones de Garanta Interna de Calidad de las facultades y escuelas, con periodicidad anual o inferior ante situaciones de cambio, ha de realizar un informe de los servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet, as como de los ndices de satisfaccin, reclamaciones y procesos abiertos relacionados con los mismos, elaborando finalmente propuestas para subsanar las debilidades detectadas.
Estas propuestas se remitirn al equipo rectoral y a los equipos decanales/de Direccin, respectivamente, para su aprobacin o/y remisin al Consejo de Gobierno o a la correspondiente junta de facultad/escuela, segn el caso.
En la revisin, al menos anual, del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED, su Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) realizar la revisin de la gestin de los MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-3-01 Edicin 02 8/07/11 Pgina 76 de 157 servicios produccin y difusin de contenidos audiovisuales audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet del CEMAV, concluyendo sobre su adecuacin y/o sobre el plan de acciones de mejora para el perodo siguiente. Dicho plan de mejora ser presentado al Consejo de Gobierno para su anlisis y aprobacin si procede.
7. ARCHIVO
Los documentos generados en este proceso sern archivados y guardados segn el caso.
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin Memoria anual
Documental / Informtico o Coordinador de Calidad de la UNED o Gerente o Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales o Director Tcnico del CEMAV 6 aos Programaciones semanales, mensuales y/o anuales, de produccin y difusin de contenidos de radio, TV e Internet Documental / Informtico o Coordinador de Calidad de la UNED o Gerente o Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales o Director Tcnico del CEMAV 6 aos Ficha de anlisis de resultados Documental / Informtico o Coordinador de Calidad de la UNED o Gerente o Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales o Director Tcnico del CEMAV 6 aos
8. RESPONSABILIDADES
Direccin Tcnica del CEMAV: Revisin y definicin de los objetivos de los servicios del CEMAV. Difusin interna y externa de las actividades y objetivos de los servicios del CEMAV. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Responsables de los servicios de produccin y difusin de contenidos audiovisuales en el CEMAV: Definicin de las actuaciones de los servicios. Planificacin de las actuaciones de los servicios.
Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (Funciones de Comisin de Garanta Interna de la UNED): Anlisis y revisin de resultados relativos a los servicios del CEMAV y formulacin de las propuestas de mejora.
Comisin de Garanta Interna de Calidad de Facultad/Escuela: Anlisis y revisin de resultados relativos a los servicios del CEMAV y formulacin de las propuestas de mejora para la UNED y la correspondiente facultad/escuela.
Personal de los servicios: Ejecucin de las acciones planificadas en el CEMAV.
Consejo de Gobierno: Aprobacin de las acciones de mejora relativas a los servicios del CEMAV para su implementacin.
Junta de Facultad/Escuela: Aprobacin de las acciones de mejora relativas a los servicios del CEMAV correspondientes a su facultad/escuela para su implementacin.
Gerencia: Revisin y definicin de los objetivos de los servicios contratados, que desarrollan su actividad en el CEMAV Anlisis de los resultados de los servicios contratados para el CEMAV. Decisin sobre la renovacin o rescisin del contrato entre la UNED y el servicio.
9. FLUJOGRAMA
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ANEXO I
Definicin de los objetivos de los servicios del CEMAV Servicios Produccin y difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet Objetivos Actuaciones Asociadas Indicadores Disear, producir, transmitir y evaluar contenidos audiovisuales educativos y culturales para apoyo a los procesos de enseanza y aprendizaje de la UNED, as como para su comunicacin institucional y la divulgacin del conocimiento cientfico, tecnolgico, cultural y artstico de la sociedad en general o Disear, elaborar y evaluar los proyectos de produccin y difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED.
o Preparar y realizar todas aquellas actividades de preproduccin que permitan la elaboracin de contenidos audiovisuales educativos y culturales: desde la realizacin de guiones hasta la planificacin de la produccin
o Grabar, editar y postproducir audios y vdeos para la produccin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED.
o Evaluar los contenidos contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED.
o Copiar, distribuir y transmitir contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED en medios de difusin
o Evaluar el copiado, distribucin y difusin de los contenidos audiovisuales educativos y culturales de la UNED. 1. Proyectos de produccin de contenidos audiovisuales educativos y culturales realizados.
2. Proyectos de difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales realizados.
3. Guiones tcnicos elaborados
4. Planes de produccin establecidos
5. Recursos visuales y sonoros obtenidos por el registro o grabacin de imgenes y sonidos.
6. Audios y programas de radio producidos
7. Vdeos y programas de televisin
8. Copiados y envos electrnicos y por mensajera de contenidos audiovisuales
9. Medios de difusin utilizados.
10. Horas de distribucin y difusin de contenidos audiovisuales transmitidos.
11. Evaluaciones de los contenidos audiovisuales producidos, sus copiados, as como su distribucin y difusin en los medios de comunicacin seleccionados para ser transmitidos
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ANEXO II
Planificacin de la actuacin de los servicios del CEMAV Servicio Produccin y difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet Accin-Actuacin Inicio-Fin de la Actuacin Responsable de su control Responsable de su ejecucin Disear, elaborar y evaluar los proyectos y acciones de produccin y difusin audiovisual Se inicia con la solicitud de los servicios de produccin y difusin, y se termina con la aprobacin o rechazo de las propuestas y proyectos solicitados Direccin Tcnica CEMAV Direccin Tcnica CEMAV Preparar y realizar todas aquellas actividades de preproduccin que permitan la elaboracin de contenidos audiovisuales educativos y culturales: desde la realizacin de guiones hasta la planificacin de la produccin y seleccin de sus recursos tcnicos, tecnolgicos, humanos, materiales y financieros Se inicia despus de la aceptacin de las propuestas y proyectos solicitados proyectos de produccin y se termina cuando concluye con el diseo y elaboracin de las propuestas y proyectos solicitados Direccin Tcnica CEMAV y Seccin de Medios Audiovisuales Departamentos y reas de produccin de radio y audio, vdeo y televisin Preparar y realizar todas aquellas actividades que permitan la grabacin de los contenidos audiovisuales en estudios de radio y TV, o locaciones externas.
Se inicia despus de la aceptacin de la propuesta del Plan de produccin y se termina cuando concluyen los servicios de grabacin Direccin Tcnica CEMAV y Seccin de Medios Audiovisuales Departamentos y reas de produccin de radio y audio, vdeo y televisin
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ANEXO III
Anlisis de resultados de los servicios Fecha del Anlisis
Servicio Produccin y difusin de contenidos audiovisuales educativos y culturales de audio y radio, vdeo y televisin por seal digital terrestre abierta, por cable, va satlite y por Internet Satisfaccin de los Grupos de Inters en relacin a las actuaciones llevadas a cabo por el servicio Grupo de Inters Fuente Satisfaccin manifestada Obsevaciones Alumno
Pas
PDI
Anlisis de Reclamaciones e Incidencias Objeto de la Reclamacin Incidencias asociadas al Servicio
Total de Reclamaciones
Total de Incidencias
Acciones en curso para la mejora del Servicio MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Valoracin en base a los Indicadores y su evolucin
ANEXO IV
Convocatoria Diseo y produccin de contenidos audiovisuales en el nuevo marco del Espacio Europeo de Educacin Superior. BICI N 25 de 2011/Anexo I:
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PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN Y MANTENIMIENTO DE LOS CURSOS VIRTUALES POR EL CENTRO DE INNOVACIN Y DESARROLLO TECNOLGICO (CINDETEC)
0. NDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 7. ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. FLUJOGRAMA
ANEXOS:
I.ManualdeusuariodeGESTIONUSO II.Manualdeusuarioenpeticionesparalasreasgenerales III. ReglamentosobreelusodelosforosdelaUNED MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 21/01/09 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009 02 12/01/11 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED - Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Inclusin del Reglamento sobre el uso de los foros de la UNED -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas -Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos -Anexo IV
Elaboracin:
Tcnico de gestin en el CINDETEC/UsoPC/el Director General del CINDETEC/Director de Innovacin/Director de Tecnologas Educativas/Vicerrectora Adjunta de Calidad
Fecha: 7/10/10 Revisin:
Vicerrectora de Tecnologa/Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED)
Fecha:30/10/10
Aprobacin:
Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Reglamento sobre el uso de los foros de la UNED) incorporado a este procedimiento:
Fecha: 22/12/10
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1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento es establecer el modo en el que opera el CINDETEC (Centro de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico) para el servicio de cursos virtuales en la UNED.
La virtualizacin de asignaturas, programas, etc. da como consecuencia el proceso de cursos virtuales que comienza con la solicitud de la creacin del curso, a travs de una peticin por parte de un equipo docente. Los hitos ms importantes del proceso son: la administracin de los usuarios, y la preparacin de materiales y su mantenimiento.
Estos servicios, que ofrece CINDETEC, deben de ajustarse a los tiempos establecidos oficialmente por la UNED para la docencia en los diferentes tipos de enseanza, que utilizan los cursos virtuales.
La Unidad de Gestin Tcnica, debe de encargarse del control de las peticiones, su validacin y la terminacin de las mismas, ajustndose a los tiempos propios establecidos por la direccin de USOPC (Unidad de soporte a proyectos y cursos) para cada tipo de actuacin. Esta unidad se encarga de la explotacin de la plataforma WEBCT, plataforma que soporta actualmente el campus virtual de enseanzas regladas de la UNED.
La Unidad Innova debe encargarse de los desarrollos y adaptaciones propias de la plataforma aLF, herramienta desarrollada por la UNED, as como proporcionar mecanismos administrativos que deben ser usados por la Unidad de Gestin Tcnica.
2. ALCANCE El presente documento es de aplicacin a toda la enseanza asistida a travs de los cursos virtuales soportados por las plataformas de e-learning de la UNED (aLF y WEBCT).
3. REFERENCIAS/NORMATIVA Acuerdos de Consejo de Gobierno sobre cursos virtuales (p.e. Reglamento sobre el uso de los foros de la UNED) Normativa sobre accesibilidad Estatutos de la UNED Plan Director de la UNED 2010-2013 R.D. 1393/2007 por el que se establece la ordenacin de las enseanzas universitarias oficiales Ley de proteccin de datos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Legislacin aplicable en materia de procedimiento presupuestario y contratacin por organismos pblicos Normas de procedimiento presupuestario y contratacin de la UNED
4. DEFINICIONES
CINDETEC: Es el Centro de Innovacin y desarrollo Tecnolgico creado en la UNED para el fomento del uso de la tecnologa en el mbito docente.
Gestin tcnica USO-PC: Unidad de gestin, encargada de organizar el trabajo de USO-PC
GESTIONUSO: Aplicacin de de work-flow de la unidad USO-PC
GESTUVA: Aplicacin de gestin del campus virtual de la UNED
Grupo de usuarios: Est constituido por, al menos, un representante de cada facultad/escuela de la UNED, un representante del PAS, un representante del profesorado tutor y un representante del alumnado. Depende de la Comisin Delegada de Tecnologa.
CAU: Es el centro de atencin al usuario. Recoge las incidencias relativas a las aplicaciones que estn dirigidas a un gran nmero de usuarios, bsicamente las relativas al uso en la UNED de las plataformas Web-ct y aLF.
Ciclo de vida de un curso virtual: conjunto de actividades orientadas a definir e implementar las diferentes fases involucradas en la gestin de un curso virtual: creacin, alta de usuarios, procesamiento de materiales didcticos, configuracin del entorno del curso, inicio, desarrollo y cierre de curso.
Enseanzas en modo automtico. Cursos virtuales que se corresponden con asignaturas recogidas en las base de datos de la UNED y cuyos actores (profesores, alumnos, TAR, tutores o perfiles docentes autorizados de la UNED) se encuentran incluidos en su totalidad en las bases de datos de la UNED.
Enseanzas en modo manual. Cursos virtuales que se corresponden con asignaturas no recogidas en las base de datos de la UNED o que, estando recogidas en las bases de datos de la UNED, alguno de sus actores (profesores, alumnos, TAR, tutores o perfiles docentes autorizados de la UNED) no se encuentran totalmente incluidos en su totalidad en las bases de datos de la UNED.
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Web-ct: Course Tools o herramientas para cursos Web es un sistema comercial de aprendizaje virtual en lnea, que es utilizado principalmente por instituciones educativas para el aprendizaje a travs de Internet. La flexibilidad de las herramientas para el diseo de clases hace este entorno muy atractivo tanto para principiantes como usuarios experimentados en la creacin de cursos en lnea. El profesorado puede aadir a sus cursos en Web-ct varias herramientas interactivas tales como: foros de discusin, sistema de correo electrnico, conversaciones en vivo o chats, contenidos en formato de pginas web, entre otros.
aLF: Es una herramienta para cursos Web propia de la UNED. El principal objetivo de aLF (aprendizaje y formacin en lnea) es dar soporte a un aprendizaje basado en comunidades de aprendizaje y no meramente cursos, como se hace de forma tradicional. Este planteamiento parte del concepto general de comunidad virtual y se centra en potenciar los aspectos fundamentales que deben garantizarse en este tipo de grupos de trabajo: reputacin, confianza e intimidad. Por otro lado, se deben destacar otros elementos esenciales para garantizar el xito: (i) los usuarios tienen un objetivo, unos intereses o una actividad comn, (ii) los usuarios se involucran frecuentemente en interacciones activas, (iii) los usuarios tienen un acceso a recursos compartidos y a unas polticas de privacidad que regulan el acceso a dichos recursos, (iv) se proporcionan servicios de comunicacin, soporte e intercambio de informacin entre los usuarios, y (v) se hace pblico un protocolo de comportamiento y comunicacin.
Los fundamentos en los que se apoya aLF son dobles. De una parte, el conocimiento tcnico del desarrollo colaborativo de herramientas abiertas y flexibles. De otra, el conocimiento basado en la experiencia adquirida durante ocho aos en el soporte al desarrollo de cursos para un nmero masivo de alumnos, en los que el factor de escala es un aspecto crtico, y en los que las necesidades no siempre coinciden con las herramientas tipo ofrecidas en la mayora de las actuales plataformas de e-learning.
Desde el punto de vista del usuario, aLF proporciona una gran variedad de herramientas organizadas en torno a tres espacios de trabajo claramente diferenciados: rea personal, comunidades y cursos. Los servicios ofrecidos, por tanto, dependen del entorno en el que se desenvuelva la interaccin del usuario.
En definitiva, aLF facilita la organizacin de las interconexiones entre los distintos espacios de trabajo; tanto las relativas al trabajo personal y colaborativo en las distintas comunidades y cursos, como las de los grupos y subgrupos definidos en dichas comunidades y cursos.
DESARROLLO DE LOS PROCESOS
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El proceso general se inicia con la definicin de objetivos por parte del equipo directivo del CINDETEC con la colaboracin de la Comisin de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico, la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) y el Grupo de usuarios. La definicin de objetivos incluye dos itinerarios diferenciados; por una parte, se analiza si es preciso introducir cambios en la explotacin de las plataformas Web-ct y aLF y, por otro, se definen los objetivos para nuevos proyectos.
- La explotacin de las plataformas Web-ct y aLF
En base a la definicin del proceso cursos virtuales, se definen dos subprocesos correspondientes cada tipo de enseanzas.
Subprocesos Enseanzas en modo manual Enseanzas en modo automtico
Cada uno de estos subprocesos implica el desarrollo de los siguientes servicios bsicos: Alta/Baja curso Gestin usuarios Peticin envo de contenidos
Tabla de tiempos de actuacin en cada servicio
SERVICIOS \ FASES REGISTRO VALIDACIN * REALIZACIN Alta /Baja de cursos 24 h. hbiles 24 h. hbiles 24 h. hbiles Gestin de usuarios 24 h. hbiles 24 h. hbiles 24 h. hbiles Peticin envo de contenidos
24 h. hbiles 24 h. hbiles a estimar por caso**
* ajustarse a la casustica por cada servicio ** necesidad de aplicar tiempos estimados en las intervenciones
I. Subproceso: Enseanzas en modo manual
A. Servicio: Alta/Baja de cursos virtuales
Descripcin: Unidad de registro: Gestin Tcnica USO-PC Unidad de validacin: Gestin Tcnica USO-PC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Herramientas: aplicacin GESTIONUSO y GESTUVA, formularios de alta/baja de cursos
Operativa para el alta y baja de cursos: 1. Recogida de la peticin. El peticionario rellena el formulario que est en el portal de la UNED, en la aplicacin GESTUVA. 2. Comprobacin de los datos 3. Respuesta a los peticionarios 4. Registro de la peticin. Cada peticin es objeto de registro, aunque no fructifique su viabilidad. 5. Salva guarda de los ficheros almacenados en la aplicacin GESTIONUSO. Almacenar significa que los datos de los correos electrnicos quedan guardados en la aplicacin donde se le asigna un nmero de peticin, que ser su referencia. En el momento que se le valida a la unidad correspondiente para que realice el trabajo, la peticin queda completada con fechas de actuacin hasta su ltima validacin que da por terminada la realizacin de la peticin con fecha fin. 6. Alta /baja del curso virtual 7. Esta operativa se aplica a las enseanzas regladas autorizadas por el Consejo de Gobierno o Vicerrectorado competente
B. Servicio: Gestin de usuarios
Descripcin. Modificaciones de equipos docentes: altas /bajas de usuarios en los cursos virtuales de enseanzas regladas. Unidad de registro: Gestin tcnica USO-PC Unidad de validacin: Gestin Tcnica USO-PC Herramientas: aplicacin GESTIONUSO y GESTUVA. Formulario de peticin
Operativa para la gestin de usuarios:
1. Recogida de la peticin 2. Comprobacin de los datos 3. Registro de la peticin 4. Validacin y distribucin a la unidad de realizacin 5. Realizacin de la peticin 6. Respuesta de realizacin a los peticionarios: peticionario y resto del equipo docente del curso virtual 7. Esta operativa se aplica en los casos en los que existe autorizacin previa del Consejo de Gobierno o unidades competentes de la UNED MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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C. Servicio: peticin envo de contenidos
Descripcin. El servicio de envo de contenidos comprende la inclusin de diversos materiales objeto de virtualizacin, que sirven como complemento al estudio de la materia por el alumnado. Unidad de registro: Gestin Tcnica USO-PC
Unidad de validacin: Gestin Tcnica USOPC Herramientas: aplicacin GESTIONUSO y GESTUUVA, Formulario de envo de contenidos
Operativa para la gestin de envo de contenidos
1. Recogida de la peticin. El peticionario rellena el formulario una vez autenticado en el portal de la UNED, en la aplicacin GESTUVA. 2. Comprobacin de los datos. Los datos de las peticiones deben de ser verificados para ver su viabilidad y aceptacin, mediante una comprobacin realizada por la unidad de secretara. Para ello, utilizamos GESTUVA. 3. Registro de la peticin 4. Salvaguarda de los ficheros almacenados en la aplicacin GESTIONUSO 5. Validacin 6. Administracin de alta del curso virtual en la aplicacin GESTIONUSO previa a la distribucin de envo de contenidos 7. Distribucin a la unidad de realizacin. La aplicacin de GESTIONUSO, tiene una administracin paralela a la de GESTUVA 8. Respuesta a los peticionarios. Una vez almacenadas las peticiones, localizado el caso y anotado en el primer comentario, proceder con la respuesta al docente.
II. Subproceso: Enseanzas en modo automtico
A. Servicio de alta/baja de cursos
Descripcin: Extraccin de la informacin de los cursos a dar de alta de las bases de datos de la UNED Alta de los cursos. Slo se dan de alta cursos presentes en las bases de datos de la UNED. Este procedimiento es automtico. Se obtienen los datos de las bases de datos. No existe baja de cursos. Solo existen los cursos que se reconocen oficialmente en la UNED.
Operativa para el alta de cursos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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1. Extraccin de la informacin de los cursos de las bases de datos de la UNED 2. Alta de los cursos
B. Servicio: Gestin de usuarios
Descripcin. Modificaciones de equipos docentes: altas/bajas de usuarios en los cursos virtuales de enseanzas regladas.
Operativa para la gestin de usuarios
1. Extraccin de la informacin de los alumnos y equipos docentes y perfiles docentes de las bases de datos de la UNED 2. Alta de los usuarios en los cursos
Esta operativa se aplica cuando existe la autorizacin delegada a los rganos competentes de la UNED: vicerrectorado, departamentos y centros asociados
C. Servicio: Peticin envo de contenidos
Descripcin. El servicio de envo de contenidos comprende a la inclusin de diversos materiales objeto de virtualizacin.
Unidad de registro: Gestin tcnica USOPC Unidad de validacin: Gestin tcnica USOPC Herramientas: aplicacin GESTIONUSO y GESTUUVA, formulario de envo de contenidos Operativa para la gestin de peticin de envo de contenidos
1. Recogida de la peticin. El peticionario rellena el formulario una vez autenticado en el portal de la UNED, que se encuentra dentro de GESTUVA. 2. Comprobacin de los datos. Los datos de las peticiones deben de ser verificados para ver su viabilidad y aceptacin, mediante una comprobacin realizada por la unidad de secretara. Para ello, utilizamos GESTUVA. 3. Registro de la peticin 4. Salvaguarda de los ficheros almacenados en la aplicacin GESTIONUSO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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5. Validacin
6. Administracin de alta del curso virtual en la aplicacin GESTIONUSO previa a la distribucin de envo de contenidos 7. Distribucin a la unidad de realizacin. 8. Respuesta a los peticionarios. Una vez almacenadas las peticiones, localizado el caso y anotado en el primer comentario, proceder con la respuesta al docente. - La definicin de objetivos para nuevos proyectos
Una vez que han sido definidos los objetivos por el equipo directivo del CINDETEC, con la colaboracin de la Comisin de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico, la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) y el Grupo de usuarios, el equipo directivo del CINDETC lleva a cabo la priorizacin de los mismos y seguidamente la distribucin de proyectos en funcin del presupuesto.
A partir de ah, se define una doble trayectoria, como se puede ver en el flujograma, en funcin de que el proyecto precise o no precise contratacin externa y, en este ltimo caso, en funcin de que esta contratacin se refiera a personal tcnico o a contratacin de una empresa adjudicataria. En ambos casos, se lleva a cabo una convocatoria pblica especfica, tal como queda reflejado en el flujograma. En el primer caso, los candidatos seleccionados se incorporan al equipo interno encargado de la elaboracin del proyecto de que se trate. Por el contrario, en el segundo caso, la empresa adjudicataria, lleva a cabo la realizacin del proyecto en su propia sede y lo entrega al CINDETEC una vez finalizado.
Una vez terminado un nuevo proyecto, tanto si ha sido realizado en el CINDETEC como si ha sido realizado por una empresa adjudicataria por encargo del CINDETEC, el proceso continua con la realizacin de una serie de controles. En primer lugar, se realizan las pruebas necesarias para determinar la posibilidad de incorporar el proyecto a las plataformas virtuales. Si el resultado de las pruebas es satisfactorio, el proyecto queda incorporado en fase experimental, siendo a corto plazo objeto de pruebas de usabilidad, las cuales tienen por objetivo verificar el grado de satisfaccin del grupo de usuarios con el proyecto recientemente incorporado y la propuesta, en caso necesario, de modificaciones de dicho proyecto.
Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de este procedimiento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Los grupos de inters implicados en este procedimiento son el personal docente e investigador, los profesores tutores de los centros asociados y los estudiantes. Estos grupos de inters participan en el diseo y desarrollo de este procedimiento, como se detalla en el correspondiente flujograma, a travs de sus representantes especficos en la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED).
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Peridicamente, el CINDETC analizar las incidencias recogidas por el CAU y realizar encuestas de satisfaccin a los usuarios, llevando a cabo los consiguientes anlisis estadsticos. A partir del anlisis de los datos obtenidos, el equipo directivo del CINDETC con la colaboracin de la Comisin de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico, llevar a cabo la evaluacin de las acciones realizadas y establecer, en su caso, propuestas de mejora.
A partir de la evaluacin realizada, anualmente el equipo directivo del CINDETEC elaborar un Informe sobre las acciones realizadas, que ser enviado a la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (comisin que ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED), la cual, dentro del proceso de revisin anual del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED, realizar la revisin de la gestin de los cursos virtuales y propondr, en su caso, acciones pertinentes para su mejora. Asimismo, el Informe ser enviado al Consejo de Gobierno y al Claustro para su anlisis y propuestas de mejora, en su caso.
Finalmente, hay que sealar que el CINDETEC tiene previsto la implantacin de la norma ISO 9001 para facilitar la mejora de los procesos, y la definicin de los indicadores adecuados que permitan la mejora de dichos procesos. Este camino se ha emprendido hace un ao y medio.
7. ARCHIVO
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin Documento que recoja todas las acciones que contempla el desarrollo del plan del ciclo de vida de un curso virtual Papel e informtico Director Tecnologa Educativa/Director del CINDETEC Hasta nueva propuesta MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Memoria anual de las acciones realizadas, su evaluacin y propuestas de mejora, en su caso Papel e informtico Director del CINDETEC/Secreta- rio de la Comisin de Nuevas Tecnologas de la UNED/Coordinador de Calidad de la UNED Hasta nueva propuesta
8.RESPONSABILIDADES
Director General del CINDETEC: Direccin y gestin del CINDETEC
Director de Tecnologas Avanzadas: Explotacin del campus virtual basado en WEBCT y de la realizacin de proyectos encaminados a la creacin de materiales multimedia.
Director de Innova: Responsable para el desarrollo de la plataforma educativa aLF de la UNED
Comisin de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico: Comisin Delegada del Consejo de Gobierno de la UNED encargada de impulsar la revisin y actualizacin de las actuaciones tecnolgicas y los procesos asociados.
Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED): Dentro del proceso de revisin anual del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED, realizar la revisin de la gestin de los cursos virtuales y propondr, en su caso, acciones pertinentes para su mejora.
Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED): Presentar a la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED la Memoria anual para su anlisis y elaboracin, en su caso, de propuestas de mejora.
Consejo de Gobierno de la UNED: Aprobar, en su caso, previo debate, los documentos que presenten, tanto la Comisin de Nuevas Tecnologas de la UNED, como la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (funciones de Comisin de Garanta de Calidad de la UNED), relativos a los procesos para la gestin y mantenimiento de los cursos virtuales de la UNED. 9. FLUJOGRAMAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO I MANUAL DE GESTIONUSO
CONTROL DE LA VIRTUALIZACIN Para entrar en la aplicacin poner en la barra de navegacin del navegador: gestionuso/aplicacin y saldr la pantalla de entrada:
Introducir la direccin de correo y la contrasea dada a cada uno. Despus aparecer el men principal:
- En intervenciones se trata la administracin de estas, altas y modificaciones. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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- En administracin estn las carreras y las asignaturas, donde se dan de alta, modifican, etc.
A continuacin se explican los campos de cada formulario para saber como se rellenan
ADMINISTRACIN DE CARRERAS
Alta de carrera (plan)
- El cdigo es de dos cifras. - Nombre de la carrera (plan). - Nmero del servidor, una cifra. Actualmente de uno a tres.
Modificar carrera
Hay que pinchar sobre la carrera que quieres modificar y luego en modificar.
Igual que el formulario anterior. El cdigo no se modifica.
ADMINISTRACIN DE ASIGNATURAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Alta de asignatura
- Nombre de asignatura, como mximo 100 caracteres. - Cdigo de la asignatura, 6 caracteres. - Nmero de programa, 1,2,3, etc. ( falta en el formulario pero se cambia en modificar ) - Cdigo del curso. 1, 2, 3, 4, etc. - Tipo de asignatura. Simplemente seleccionarlo. - Correo electrnico del profesor encargado de la asignatura virtual - Duracin: Anual, Primer cuatrimestre o Segundo. - Plataforma utilizada. Simplemente seleccionarlo. - Fecha de alta y baja. No utilizarlo, dejar en blanco. - Encargado de la virtualizacin. Simplemente seleccionarlo. - Curso de alta. Curso acadmico en el que se activo la asignatura. ( ejem. 2004/2005 ) - Programacin. Si o no. - Correo electrnico personal del profesor. ( solo si se tiene )
Modificar asignatura MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Los mismos campos pero no se modifica el cdigo.
ADMINISTRACIN DE INTERVENCIONES
Alta de intervencin
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- Cdigo de asignatura. No se modifica. - Seleccionar un tipo de intervencin. - Fecha en el que se inicia la intervencin, la estimada de finalizacin y la real. - Direccin de correo de la persona que solicita la intervencin. Normalmente el profesor. - Archivo de materiales. Aqu de momento simplemente describir el tipo de materiales mandados. - MTV afectada. Seleccionar el modulo que se va a intervenir. - Tiempo estimado. Hora y minutos que se estima durara la intervencin - Coeficiente. Existe una tabla con el coeficiente a aplicar a cada MTV. - Tiempo real. Hora y minutos que se han tardado en realidad. - Descripcin: Texto con la solicitud de modificaciones o similar enviado por el profesor.
Modificar intervencin
Igual que el anterior pero no se modifican el cdigo de asignatura ni el nmero de intervencin. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO II MANUAL DE USUARIO EN PETICIONES PARA LAS REAS GENERALES
Zona de peticiones Manual para administradores de peticiones en reas generales.
Acceso al servidor En la barra de direccin del navegador escribir http://uso.innova.uned.es, y aparecer la siguiente pantalla:
Solo hay que escribir la direccin de correo y la contrasea. En caso de haber olvidado la contrasea se puede solicitar una nueva con la opcin presentada. El acceso esta restringido a la Intranet de la Uned, no se puede acceder desde otra red. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Solicitar nueva contrasea
Al utilizar la opcin aparece la pantalla:
Hay que introducir la direccin de correo y el servidor nos mandar un correo con una nueva contrasea generada aleatoriamente. Al entrar con la nueva, el sistema nos pedir que cambiemos la contrasea.
Men principal MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Aqu se muestran los apartados disponibles hasta ahora para todas las reas, excepto Virtualizacin que tiene ms funcionalidades. rea personal Donde vemos las peticiones propias y la opcin de cambiar contrasea. Peticiones Consulta de las peticiones de todas las reas. Informes Estadsticas de las peticiones y en un futuro del resto. Salir Termina la sesin.
rea personal MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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En el rea personal solo muestra peticiones creadas por el usuario. En verde estn las peticiones que ya han sido terminadas, en gris las que estn pendientes de validacin y no hay que realizarlas todava, en color salmn las que estn validadas y pendientes de realizar, en azul las que estn en realizacin y en dorado las desestimadas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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El smbolo indica que la peticin tiene material adjunto y que ha sido insertado un comentario el da de hoy.
Cambio de contrasea
Para el cambio de contrasea es sencillo siguiendo las instrucciones:
La contrasea se guarda encriptada de manera que no se puede recuperar y por eso hay que dar otra nueva. Se pueden usar combinacin de letras maysculas y minsculas adems de nmeros.
Al ver una peticin se muestra as: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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En primer momento la peticin est a la espera de ser completada y pasar la validacin de gestin.
El proceso que sigue una peticin es: Creacin de la peticin. Validacin de la peticin por el rea de gestin o secretaria. Envo de correo al rea destino para notificar la existencia de la peticin y comunicacin al peticionario de que ha sido tramitada al rea correspondiente. Validacin por parte el rea de destino y comunicacin al peticionario. En su caso, creacin de las intervenciones correspondientes. Fin de la peticin.
Las comunicaciones con el peticionario no son automticas, sern por telfono o correo electrnico.
Se pueden consultar las intervenciones asociadas, en caso de que su rea las tenga, sino no podr acceder a ellas por ser de otra rea. De momento solo regladas, en un futuro todas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Se permite la modificacin de las peticiones, solo para la persona que la ha creado, excepto el rea de Gestin y Secretaria, que los administradores pueden modificarse entre ellos. Algunos campos no son modificables.
En cualquier momento se puede desestimar una peticin, incluyendo un comentario de porqu se ha desestimado. A partir de esto se considera finalizada.
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En cualquier momento se puede introducir un comentario en la peticin mientras esta no est finalizada. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Permite adjuntar archivos con un lmite mximo de 20 Mb.
Peticiones
En esta parte se ven todas las peticiones de todas las reas y permite dar de alta una peticin nueva.
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Los colores utilizados son los mismos que los del rea personal. Para poder leer una ayuda contextual, situar un segundo el ratn encima de un elemento de la pgina y saldr un letrero con la ayuda.
Solo permite ver las peticiones del rea a la que se pertenece o y las creadas por el usuario.
La opcin buscar busca una palabra en los campos descripcin, cdigo y correo. Segn el tipo de PETICIN: Tipo de peticin, se selecciona el tipo apropiado. Direccin de correo del peticionario para el contacto. Fecha de inicio de la peticin, la actual. Se puede cambiar. Fecha en que se curso. Por si se trata de una peticin ya realizada. Archivo de materiales adjunto. Por si manda alguno el peticionario. Archivo original de la peticin. Normalmente el texto de un correo. Descripcin. Que es lo que solicita el peticionario. rea a la que se enva. Se elige la apropiada. Cdigo descriptivo. No es obligatorio, es para una futura clasificacin. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO III
REGLAMENTO SOBRE EL USO DE LOS FOROS DE LA UNED
BICI 15 de 2011, anexo IV:
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PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE LOS SERVICIOS INFORMTICOS POR EL CENTRO DE SERVICIOS INFORMTICOS (CSI)
0. NDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 5.1. GENERALIDADES 5.2. DEFINICIN DE PRIORIDADES 5.3. DOSSIER DE PROYECTO 5.4. SELECCIN DE LA EMPRESA, EN SU CASO 5.5. CICLO DE DESARROLLO 5.6. GRUPOS DE INTERS
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 7. ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. FLUJOGRAMA
ANEXOS:
I. Documento de requisitos de anlisis del sistema II. Documento de definicin de proyecto III. Encuesta de evaluacin de la calidad del servicio a travs de la satisfaccin de los usuarios IV. Formularios para apoyo. Usuarios y alumnos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 26/01/09 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009 02 8/07/10 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED -Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Actualizacin de la denominacin de cargos acadmicos
Elaboracin:
Director del CSI/Subdirector del CSI/ Vicerrectora Adjunta de Calidad
Fecha: 21/01/10 Revisin:
Vicerrectora de Tecnologas/Vicerrector de Coordinacin, Calidad de Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED)
Fecha:18/02/10
Aprobacin:
Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Plan Director de la UNED) incorporado a este procedimiento
Fecha: 28/04/10
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto definir el proceso de generacin de aplicaciones dentro del CSI, desde que se definen las prioridades de la UNED en materia informtica, hasta la completa implantacin de las aplicaciones en los puestos del usuario. En particular, el proceso cubre: La definicin de prioridades Su reflejo en los presupuestos del Centro de Servicios Informticos El ciclo de vida completo de un proyecto: desde la toma de requisitos de usuario, hasta la formacin e implantacin del sistema
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica en todas las actividades informticas que desarrolla el CSI, que cubren las comunicaciones, los sistemas, las aplicaciones y las actividades de soporte de usuario de todos los procesos de la UNED, excepto los de cursos virtuales. Estos procedimientos son seguidos por el personal del CSI, por la gerencia, y por la UNED en general, desde el momento en que todos los usuarios necesitan interactuar con la informtica.
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
Plan Director 2010-2013 de la UNED R.D. 1393/2007 por el que se establece la ordenacin de las enseanzas universitarias oficiales Reforma de la LOU, en su artculo 31, dedicado a la Garanta de la Calidad Criterios y directrices para la Garanta de Calidad en el Espacio Europeo de Educacin Superior, promovidos por ENQA Programas AUDIT (ANECA) para el Diseo y la Verificacin de los Sistemas de Garanta Interna de Calidad de las universidades y sus facultades/escuelas y de sus enseanzas Sistemticas y/o normativas ya establecidas en la UNED y en las facultades/escuelas para establecer necesidades, planificar, gestionar y seguir los resultados de los servicios universitarios centrales y de los prestados en las facultades y escuelas Ley Orgnica de Proteccin de Datos Legislacin aplicable en materia de procedimiento presupuestario y contratacin por organismos pblicos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Normas de procedimiento presupuestario y de contratacin de la UNED
Metodologas de desarrollo publicadas por el MAP (Mtrica 3), o por organismos internacionales (metodologas orientadas a objeto)
7. DEFINICIONES
CSI: Centro de Servicios Informticos
Aplicacin: Conjunto de programas informticos que cubre diversas funcionalidades de un proceso.
Oficina de pruebas: grupo externo de personal que prepara y ejecuta un plan de pruebas para verificar la correcta asociacin entre requerimientos escritos y funcionalidad ofrecida por la aplicacin.
Calidad: sistema de medicin de una aplicacin/sistema informtico, que permite verificar unos niveles mnimos en diferentes parmetros: robustez, rendimiento, funcionalidad, escalabilidad,
Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios
CAU: Centro de atencin al usuario. Recoge las incidencias relativas a las aplicaciones que estn dirigidas a un gran nmero de usuarios (matrcula, calificaciones, etc.)
Valija virtual de exmenes: Sistema informtico por el cual se proporciona informticamente el examen a cada alumno en el momento de su entrada en el aula de examen.
Valija virtual de retorno: Recogida informtica de los exmenes en el propio aula de examen, previo escaneo, en presencia del estudiante para su envo por proceso informtico al correspondiente profesor de la sede central. Esta aplicacin se encuentra en fase experimental y de momento se est aplicando a los exmenes de prueba objetiva de eleccin mltiple.
5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS
5.1. Generalidades
La gestin y funcionamiento de la UNED mejoran da a da a travs de la eficiencia y seguridad generados por la informatizacin de los procesos, pero, por otro lado, esto MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 hace que la propia UNED dependa cada vez ms de las aplicaciones, y por tanto, de la calidad de sus desarrollos, de su agilidad y de la correcta asignacin de prioridades entre las numerosas necesidades planteadas.
Para lograr estos objetivos, los procesos informticos de la UNED parten desde lo ms bsico, que es la recogida de las necesidades y el establecimiento de prioridades de la UNED en general, hasta la consecucin de los objetivos de cada aplicacin y la implantacin final en manos del usuario.
Complementariamente, los desarrollos e implantaciones informticas realizadas siguen un proceso obligatorio de pruebas y verificacin (validacin y verificacin) que aseguren la calidad final del producto.
5.2. Definicin de prioridades
En primer lugar, y basndose en el Plan Director 2010-2013 de la UNED y la percepcin y prioridades de la UNED, en general, definidas por el Equipo de Rectoral, la Comisin de Tecnologas Avanzadas define las prioridades fundamentales para el futuro.
A partir de aqu, la gerencia y la direccin del CSI van configurando durante el ao anterior las principales prioridades que deben quedar reflejadas en el presupuesto del siguiente ao (presupuesto del CSI). En este presupuesto se establecen las diferentes partidas, e incluso, la asignacin de recursos necesarios para cada una de las aplicaciones nuevas y de suficiente entidad, que se van a desarrollar en el CSI, junto con los mantenimientos de las aplicaciones, las necesidades de equipamiento, de licencias de software, etc.
En la propia elaboracin de presupuestos, se establece la necesidad, para cada partida, de subcontratacin externa o no, dependiendo de la planificacin de los recursos del CSI para los prximos meses.
5.3 Dossier de proyecto
Por cada uno de los proyectos que se van a desarrollar se establece un dossier de proyecto, que explica cada una de las decisiones e hitos importantes del mismo.
Posteriormente, en el caso de que se estime necesaria la contratacin externa, se prepara, a partir de ese dossier, el pliego que conduce a la seleccin de la empresa que conjuntamente con la UNED desarrollar los diferentes mdulos del sistema.
5.4. Seleccin de la empresa, en su caso
En el caso de que se seleccione la opcin de desarrollar por un tercero, el pliego que se establece es distribuido segn las normas que para esa convocatoria estn MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 vigentes. Se establecen en el pliego los criterios de seleccin necesarios, y a partir de estos criterios, se genera un a plantilla incluyendo las preguntas y criterios que se van a utilizar para la valoracin de propuestas. Esta plantilla, que incluye preguntas y frmulas objetivas de valoracin, resulta en una acta con la propuesta de adjudicacin.
Posteriormente se inician los procedimientos necesarios de contratacin externa que dan como resultado un contrato que define fecha de comienzo, esfuerzo necesario, prestaciones que debe tener el sistema, entorno tecnolgico, etc.
5.5. Ciclo de desarrollo
Una vez definido el grupo encargado del desarrollo de las diversas aplicaciones que se establecieron en el presupuesto, este grupo sigue un ciclo de vida relativamente estricto, basado en las diferentes metodologas de desarrollo publicadas por el MAP (Mtrica 3), o por organismos internacionales (metodologas orientadas a objeto).
En primer lugar, se analizan los requisitos. Estos requisitos deben estar firmados, una vez terminados y aceptados por el usuario, de forma que sienten la base de los futuros documentos. Los requisitos se toman basndose en el documento creado al efecto (anexo I). Teniendo como base estos requisitos, es en este momento cuando se genera el plan de pruebas, esto es, un procedimiento detallado de diferentes pruebas que deben asegurar la adecuacin entre lo desarrollado y lo requerido.
Con estos requisitos, el jefe de proyecto, o la direccin del CSI, en su caso, estudian los recursos disponibles para dar fechas al usuario sobre la terminacin de la aplicacin, determinando si los recursos actuales son suficientes. Como resultado de esta fase, se adjunta tambin (y se incluye en el dossier de proyecto), una planificacin y calendario.
La siguiente fase es el diseo del sistema, que incluye dos o mas partes (definicin del esquema de datos, servicios funcionales, interface y pantallas de salida, ), hasta completar totalmente, y sistema a sistema, todas las funcionalidades. Este diseo es realizado por un analista del CSI, basndose en la toma de requisitos previa, junto con diferentes entrevistas con el usuario final.
El paso siguiente, el desarrollo de los diferentes mdulos, es realizado por el equipo de programacin. Una vez desarrollado, se ejecuta el plan de pruebas definido con anterioridad por parte de la oficina de pruebas, se prepara la formacin, se documenta la aplicacin (manuales, etc.), y se implanta entre los usuarios. A partir de ah se lleva a cabo el mantenimiento, que puede ser de dos tipos:
Correctivo: esto es, pequeos desarrollos que corrigen imperfecciones y fallos del sistema
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 Evolutivo: desarrollos que implementan los diferentes requerimientos que, posteriores al desarrollo, han aparecido.
5.6. Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de este procedimiento
Los grupos de inters implicados en este procedimiento son: el personal docente e investigador, el personal de administracin y servicios, los profesores tutores de los centros asociados de la UNED y los estudiantes. Estos grupos de inters participan en el diseo y desarrollo de este procedimiento mediante la posibilidad de comunicar incidencias a travs de la aplicacin informtica del CSI.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Los resultados de las pruebas se guardan para su evaluacin. Las aplicaciones se presentan en la Comisin de Tecnologas Avanzadas, para su evaluacin.
Con cierta periodicidad, el CSI prepara encuestas de satisfaccin sobre la utilizacin de algunos servicios y aplicaciones, que, a travs del CAU, se pasan entre el personal. Pero sin duda, el reporte ms importante, especialmente en las aplicaciones que estn dirigidas a un gran nmero de gente (matrcula, calificaciones, etc.), son los reportes generados por el CAU (Centro de Atencin a Usuarios, un telfono que recoge todas las llamadas y las clasifica segn el tema o aplicacin a la que se refiera la llamada).
Posteriormente, el CAU introduce aquellas incidencias que debe conocer el CSI a travs de una aplicacin especial, la aplicacin de peticin de servicios, que de forma automtica, informa de la incidencia al responsable de la aplicacin especfica.
Los documentos del CAU son enviados a los responsables, junto con las incidencias, que se envan automticamente a travs de la aplicacin de peticin de servicios. Para cada aplicacin, adems, se recoge la documentacin (manual, documento de requisitos, anlisis y diseo, pruebas,). Esta documentacin va a parar al repositorio de documentacin general del CSI.
Anualmente se aplican encuestas de satisfaccin a los usuarios, llevndose a cabo la evaluacin de las mismas por tcnicos del CSI.
Sobre la base del anlisis de las incidencias recogidas por el CAU y de los resultados de las encuestas de satisfaccin de los usuarios, se lleva a cabo la evaluacin anual, de la que derivan, en su caso, propuestas de mejora.
Como resultado de la evaluacin, se realizan informes especficos para la Comisin de Tecnologas Avanzadas, para la Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) y para el Consejo de Gobierno. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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7. ARCHIVO
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable de su custodia Tiempo de conservacin Documento de objetivos Papel e informtico Director del CSI Ms de 6 aos Presupuestos del CSI Papel e informtico Gerencia/Director del CSI Ms de 6 aos Plan anual del proyectos y su distribucin Papel e informtico Director del CSI Ms de 6 aos Definicin general de usuarios de cada proyecto Papel e informtico Director del CSI/. Una copia ser archiva por el Jefe de cada proyecto Ms de 6 aos Convocatoria para la adjudicacin de proyectos a empresas externas Papel e informtico Director del CSI/ Gerencia Ms 6 aos Acta de seleccin de proyectos Papel e informtico Director del CSI/Gerencia Ms de 6 aos Contrato de proyecto con empresa externa Papel e informtico Director del CSI/Gerencia Ms de 6 aos Documento de definicin de pruebas Papel e informtico Jefe del correspondiente proyecto. Una copia ser archivada por el Director del CSI Hasta nueva prueba Informes de incidencias recogidas por el CAU
Informtico (repositorio de documentacin general del CSI) Jefe de Servicio del CAU/Director del CSI Ms de 6 aos Encuestas de satisfaccin del usuario Informtico Director del CSI Hasta nueva aplicacin de la encuesta Informes especficos para la Comisin de Tecnologas Avanzadas, la Comisin de Metodologa y Docencia (funciones de Papel e informtico Director del CSI Ms de 6 aos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) y para el Consejo de Gobierno
8. RESPONSABILIDADES
Comisin de Tecnologas Avanzadas de la UNED: Definicin de los objetivos tecnolgicos para los siguientes aos.
Gerencia UNED: Definicin de prioridades dentro del presupuesto.
Equipo de Direccin del CSI: Revisin y definicin de los objetivos del CSI Elaboracin de los presupuestos Definicin del pliego de requisitos Generacin del acta de adjudicacin Difusin a travs de la web de las actividades y objetivos de los servicios
Jefes de proyecto y analistas: Determinacin de requisitos Documento de diseo y anlisis
Oficina de pruebas: Definicin del plan de pruebas. Ejecucin del plan de pruebas.
Equipo de desarrollo: Desarrollo y programacin de los diferentes mdulos.
Usuarios: Aprobacin de la documentacin para su implementacin.
Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED): estudio del Informe anual y, en su caso, propuestas de mejora en funcin de las necesidades de los planes de estudio implantados en la UNED y de las diversas aplicaciones institucionales. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Consejo de Gobierno: estudio y valoracin del Informa anual y, en su caso, de las propuestas de mejora.
9. FLUJOGRAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO I
Nombre: Persona que crea el documento
DOCUMENTO DE REQUISITOS DE ANLISIS DEL SISTEMA
NOMBRE DEL PROYECTO VERSIN (LA VER. DEL DOC. CORRESPONDERA CON LA VER. DEL ENTREGABLE DE SUBVERSIN)
Cdigo: Anlisis del Sistema UNED Nombre Aplicacin -VX.X Edicin: 0.1 Fecha: XX/XX/XXXX MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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HISTORIA DEL DOCUMENTO Almacenado en: $/Calidad/Proyectos/XXXX/XXX.doc Edicin Fecha Descripcin de la modificacin Responsable Versin SW 0.1 Fecha en la que se genera el documento Versin inicial Nombre de la persona que crea el Documento Versin del software que se desarrolla
CONTROL DE DIFUSIN Preparado Aprobado Grupo de distribucin Nombre de la persona que crea el Documento Nombre de la persona que aprueba el Documento Nombre de los grupos a los que les interesa el documento
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NDICE DE CONTENIDOS 1 Introduccin ................................................................................................... 17 1.1 Objetivo ................................................................................................. 17 1.2 Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas ............................................................ 17 1.3 Especificacin de normas y estndares ........................................................... 17 1.4 Referencias ............................................................................................ 17 2 Descripcin del Sistema Actual .......................................................................... 17 2.1 Descripcin de los Procedimientos de Trabajo Actuales ........................................ 17 2.2 Anlisis del Sistema Informtico Actual ............................................................ 17 3 Requisitos de Usuario ....................................................................................... 17 3.1 Calendario de Entrevistas con los Usuarios Implicados ......................................... 17 3.2 Especificacin de Requerimientos .................................................................. 17 3.2.1 Introduccin .................................................................................. 18 3.2.2 Catlogo de los Requisitos de Usuarios ................................................ 18 3.2.3 Puntos Pendientes .......................................................................... 19 3.2.4 Arquitectura de Mens...................................................................... 19 4 Requisitos del Sistema ..................................................................................... 19 4.1 Especificacin de Requisitos Tcnicos ............................................................ 19 4.2 Arquitectura del Sistema ............................................................................. 19 4.2.1 Arquitectura Tecnolgica de Base ........................................................ 19 4.2.2 Arquitectura de Procesos .................................................................. 19 4.2.3 Entorno Tecnolgico ........................................................................ 19 4.2.4 Procedimientos de Operativa y Explotacin ............................................. 20 4.2.5 Seguridad y Soporte ........................................................................ 20 5 Modelo de Procesos / Casos de Uso .................................................................... 20 6 Modelo de Datos / Anlisis de Clases ................................................................... 20
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Introduccin Objetivo Breve descripcin del objetivo del documento, lo que se pretender obtener y cmo se ha obtenido. Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas Se relacionan la definicin de todos los trminos, acrnimos y abreviaturas, o se referencia los documentos donde se pueden encontrar las definiciones. Especificacin de normas y estndares Se especifican, desde el punto de vista de estndares, normativas o recomendaciones, toda la informacin que es necesario contemplar para la elaboracin de los distintos productos del ciclo de vida. Referencias Se indica una lista completa de todos los documentos de referencia que se han utilizado para la elaboracin del documento de anlisis y dnde se pueden encontrar.
Descripcin del Sistema Actual Descripcin de los Procedimientos deTrabajo Actuales Se describe de manera detallada todos los procedimientos de trabajo actuales. Anlisis del Sistema Informtico Actual Descripcin del sistema informtico actual si existe, reflejando las fortalezas y debilidades del sistema a tener en cuenta para el anlisis y desarrollo a implementar. Requisitos de Usuario Calendario de Entrevistas con los Usuarios Implicados
Fecha Asunto Asistentes Observaciones
Especificacin de Requerimientos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 Introduccin Descripcin general de la funcionalidad existente a aspectos generales de negocio sobre la base que se realiza la definicin de requerimientos.
El objetivo es presentar el marco de trabajo e informacin que permitan identificar los requerimientos definidos posteriormente. Catlogo de los Requisitos de Usuarios Identificar y enumerar todos los requisitos que debe cumplir el nuevo sistema.
El requerimiento debe de definirse de forma clara y concisa con objeto de cubrir un solo aspecto. Cualquier requerimiento susceptible de dividirse en dos se definir como requerimientos individuales, debe evitarse en lo posible las ambigedades o generalidades para evitar posibles confusiones o diferentes interpretaciones. En caso de considerarse necesario se realizar una subdivisin en subcaptulos definiendo los req. de las distintas partes.
Se tiene que incluir todas las nuevas funcionalidades o requerimientos que se van a desarrollar y que se han identificado.
Estos requerimientos sern la base para poder generar el plan de las pruebas funcionales mas adelante.
Tabla que mostrar los requerimientos para luego extenderse en la descripcin de cada uno de los requerimientos en el apartado de descripcin de requerimiento.
Id Requisito Descripcin del Requisito Responsable Usuario y Tcnico
- [APL-REQ-FUN-101]: Ttulo Con objeto de identificar unvocamente los requerimientos estar precedidos por un cdigo que es APL-REQ-FUN-SUB+REQ, donde APL es una abreviatura de la aplicacin que estar identificada por 3 silabas, REQ se mantendr siempre para poder identificarlo como Requerimiento, FUN es un campo numrico de 3 cifras que identifica la funcionalidad empezar en 001 y se ira incrementando con las distintas funcionalidades, SUB+REQ es un campo numrico de 3 cifras en el que se identifica la subfuncionalidad en la primera cifra y todos los requerimientos que se contemplen en las otras dos, comenzar por tanto en el 101. Ejemplo: APL-REQ-001-101 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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El ttulo debe de ser breve (1 lnea mximo) que permita identificar el req. De forma general y en la descripcin se incluir cualquier informacin necesaria que determine/defina los requerimientos y permita su compresin.
Descripcin del requerimiento. En este apartado se desarrollar el titulo dando una explicacin mas detallada del requerimiento. - [APL-REQ-FUN-102]: Ttulo Descripcin del requerimiento Puntos Pendientes Incluir una lista de aspectos que no estn totalmente definidos o que no se disponga de la suficiente informacin para la definicin de requerimientos explcitos. Punto 1 Descripcin Punto 2 Descripcin Arquitectura de Mens En la medida de lo posible, obtendremos la cascada de mens de la Aplicacin con el reflejo de los datos principales que deben navegar en los Procesos definidos en el punto anterior
Requisitos del Sistema Especificacin de Requisitos Tcnicos Arquitectura del Sistema Arquitectura Tecnolgica de Base Descripcin de los elementos Sw, Hw y Telecomunicaciones que soportarn el Sistema junto con las relaciones entre ellos. Arquitectura de Procesos J erarquizacin de los Procesos (Mdulos Funcionales) y las relaciones entre ellos, lo cual, junto con la integracin de las Interfases, nos dar una visin detallada de los Flujos de Procesos del Sistema. Diagrama de clases del sistema Entorno Tecnolgico Descripcin del entorno Tecnolgico del Sistema (arquitectura 3 capas, cliente/servidor, jerrquica, etc) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 Procedimientos de Operativa y Explotacin Se describirn en este apartado los procedimientos de formas de operar del Sistema (cuando se debe hacer que), as como lo procedimientos de cmo se debe explotar el mismo, fundamentalmente en el apartado de histricos, ficheros intermedios, secuencia de trabajos batch, etc Seguridad y Soporte Descripcin de los procedimientos de seguridad pertinente para garantizar la disponibilidad y la fiabilidad de los datos. Por otra parte, se describir el Plan de Contingencia, as como los soportes, lugares fsicos y periodicidad de actualizacin donde se guardarn los soportes fsicos de los datos.
Modelo de Procesos / Casos de Uso
A partir de los requisitos de usuario se identifican los requisitos funcionales y los procesos que debe cumplir la nueva aplicacin. Modelo de Datos / Anlisis de Clases
El anlisis de clases se realiza slo en el caso de anlisis orientado a objetos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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DOCUMENTO DE DEFINICIN DE PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO
Cdigo: Nombre del Documento-UNED-XXXX-VX.X Edicin: 0.1 Fecha: XX/XX/XXXX Nombre: Persona que crea el documento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 HISTORIA DEL DOCUMENTO Almacenado en: $/Calidad/Proyectos/XXXX/XXX.doc Edicin Fecha Descripcin de la modificacin Responsable Versin SW 0.1 Fecha en la que se genera el documento Versin inicial Nombre de la persona que crea el Documento Versin del software que se desarrolla
CONTROL DE DIFUSIN Preparado Aprobado Grupo de distribucin Nombre de la persona que crea el Documento Nombre de la persona que aprueba el Documento Nombre de los grupos a los que les interesa el documento
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ndice de contenidos 1 Descripcin del Proyecto................................................................................... 24 1.1 Objetivos del Proyecto ............................................................................... 24 1.2 J ustificacin del Proyecto ............................................................................ 24 1.3 Normativa Aplicable y Restricciones ............................................................... 24 1.4 Seguimiento de Hitos Relevantes .................................................................. 24 2 Alcance Funcional ........................................................................................... 25 3 Organizacin del Equipo y Responsabilidades ....................................................... 26 3.1 Responsables reas Usuarias ...................................................................... 26 3.2 Equipo de Desarrollo, Explotacin, Pruebas e Implantacin .................................... 26 3.3 Comit de Seguimiento y de Direccin ............................................................ 27
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 Descripcin del Proyecto Objetivos del Proyecto Breve descripcin de lo que se quiere obtener en la puesta en marcha de este Proyecto. Justificacin del Proyecto Previo estudio de la situacin actual, en este apartado se describen las razones que avalan la realizacin del Proyecto.
1.2.1 Situacin Actual Descripcin de los problemas y carencias detectados en la las reas que deben ser subsanados por la puesta en marcha del Proyecto.
1.2.2 Beneficios del Sistema Mejoras del servicio detectadas por el uso del sistema a desarrollar. Descripcin de los beneficios econmicos que se producirn por la puesta en marcha del sistema. Descripcin de otros beneficios mejoras que puedan producirse: administrativos, informticos, etc
Normativa Aplicable y Restricciones Especificacin de la normativa que pudiera limitar el Proyecto, tanto en sus objetivos como en su desarrollo, tales como Reales Decretos, normas reguladoras, etc, as como aquellas otras restricciones que se pudieran producir sean de ndole tanto informtico como organizativo, criticidad, etc Seguimiento de Hitos Relevantes Relacin de los hitos y hechos ms importantes del proyecto que, a consecuencia de ellos, se haya producido un cambio de orientacin en el proyecto, en las especificaciones, etc.
Fecha Descripcin Accin
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P-U-D5-p2-5-02 Edicin 02 8/07/10 Pgina 138 de 157 Alcance Funcional A nivel global y, en base a la informacin obtenida de la/las reas Usuarias Peticionarias, se incluirn en este apartado los Mdulos Funcionales detectados por el J efe de Proyecto, as como las Interfases con otros Sistemas que fueran precisas para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema.
Este apartado debe contener toda la informacin necesaria para establecer el Alcance Funcional del Proyecto, bsicamente: Descripcin del Mdulo Funcional reas Usuarias implicadas Sistemas Externos implicados Interfases con estos Sistemas
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Organizacin del Equipo y Responsabilidades
Responsables reas Usuarias Se reflejarn aqu el/las personas que, por parte de los usuarios deben contribuir al desarrollo del Proyecto con indicacin de datos de contacto (telfono, e-mail) y suplentes. Debern citarse tambin las responsabilidades, fundamentalmente estar a disposicin del equipo tcnico cuando ste lo requiera en base al Cronograma y la carga de trabajo, aceptar los requisitos de usuario, liderar y aceptar las pruebas de usuario y recibir la formacin en el uso del sistema.
Nombre Dpto. / Empresa Cargo reas de Responsabilidad Titular / Suplente Telfon o Correo Electrnico
Equipo de Desarrollo, Explotacin, Pruebas e Implantacin
Equipo de Desarrollo: Este es el apartado del equipo cuya responsabilidad ser analizar, desarrollar, y realizar las pruebas unitarias y de integracin del Sistema, as como colaborar en las pruebas de usuario. Este equipo estar compuesto por el jefe de proyecto, analistas y programadores.
Equipo de Explotacin: Persona/s con responsabilidad en la recepcin del Sistema y su puesta en marcha en el entorno de explotacin.
Equipo de Pruebas: Compuesto por aquellas personas del equipo de desarrollo y del rea usuaria que deban realizar las pruebas de usuario.
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Equipo de Implantacin: Formado por la/s persona/s del equipo de desarrollo y del rea usuaria que realizarn las tareas de: Elaboracin del manual de usuario Formacin de los usuarios Soporte y seguimiento a la implantacin
Nombre Departamento / Empresa Cargo reas de Responsabilidad Titular / Suplente Telfono Correo Electrnico
Comit de Seguimiento y de Direccin
Comit de Seguimiento: Formado por la Oficina Tcnica, responsables de los usuarios, y el jefe de proyecto, cuyas responsabilidades sern el control y seguimiento del proyecto, control de externos, cumplimentacin de las fases metodolgicas, control y archivo de entregables, control de cambios y aceptacin de hitos. Deber citarse tambin la periodicidad de reuniones.
Comit de Direccin: Formado por la Oficina Tcnica, directores de CSI y directores de rea usuaria, cuyas responsabilidades sern controlar el avance global del proyecto, mediar en conflictos, controlar y, en su caso, validar cambios de alto nivel de criticidad en el Proyecto. Deber citarse tambin la periodicidad de reuniones.
Nombre Departamento / Empresa Cargo reas de Responsabilidad Titular / Suplente Telfono Correo Electrnico
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ANEXO III
ENCUESTA DE EVALUACIN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO
Agradeciendo de antemano su valiosa colaboracin, le rogamos cumplimente y remita a la direccin sealada este pequeo cuestionario, que nos servir para mejorar los servicios que el SAU (Servicio de Atencin al Usuario) le ofrece.
Nombre: Facultad o Centro:
Valoracin del servicio segn lo establecido: Accesibilidad al servicio (a los agentes, los tcnicos, los responsable,...) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Atencin por parte de los agentes, tcnicos, responsable... (Trato, disposicin, etc.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Calidad de la tramitacin / resolucin de las incidencias (recepcin, tiempo de respuesta, etc.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Profesionalidad del personal (agentes telefnicos, soporte in situ...) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tiempo de Resolucin o Atencin del Servicio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Valoracin Global del Servicio (resultados intangibles de la prestacin) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Importancia que para el usuario tiene cada uno de los aspectos del servicio (valorar del 1 al 9, siendo el 1 lo que ms importancia tiene): Accesibilidad al Servicio Trato a los usuarios Rapidez en la gestin de problemas Capacidad resolutiva del CAU Capacidad resolutiva Tcnico desplazado
Sugerencias para la mejora: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Instrucciones para realizar Encuesta de evaluacin de la Calidad del Servicio
Criterios de Evaluacin: El sistema de puntuacin: El intervalo de puntuacin va desde el 1 al 9, considerando el 1 la puntuacin menor que podr asignar y el 9 la mxima..
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nota: En la ltima pregunta estos criterios se invierten (valorar del 1 al 9, siendo el 1 lo que ms importancia tiene)
Direccin de Envo de la encuesta
Att: Carlos Quintana Fras Despacho: 242 Facultad de Psicologa. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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ANEXO IV
FORMULARIOS PARA APOYO. USUARIOS Y ALUMNOS
Dentro de la pgina de CSI, existe un enlace Incidencias y problemas, para contactar por medio de distintos formularios con el departamento tcnico correspondiente.
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Incidencias de alumnos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED
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Proceso de matrcula Matrcula por Internet: https://serviweb.uned.es/matricula/publico/incidencia.asp
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Formulario de obtencin del identificador
Obtencin del Identificador: https://serviweb.uned.es/sip/
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Formulario de incidencias de aplicaciones coorporativas
Comunicacin de Incidencias de Matrcula de Doctorado, Cursos Virtuales y Correo electrnico Matrcula de Doctorado por Internet, Cursos Virtuales y Correo electrnico: http://virtual0.uned.es/gestuva2005/incidencias2.php
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Servicios de formacin a instituciones
Problemas relacionados con el acceso a los cursos. http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=233,1485248&_dad=portal&_schema=PORTAL
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Formulario de alta y modificacin de datos personales
Inclusin o modificacin de datos en el listn telefnico (este formulario no lo gestiona el CAU, aunque si se informa de su existencia a los usuarios) Modificacin de datos (personal de la UNED, no gestionado por el CAU): https://serviweb.uned.es/guiatelefonos/solicitud.asp
Peticiones de servicios
Peticiones de Servicio: Cuentas de correo, listas de distribucin, direccin IP, activacin de roseta. Peticin de servicios (personal de la UNED, gestionado por el CAU): https://serviweb.uned.es/peticion-servicios/
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Formulario de incidencias de los Cursos Virtuales
Problemas relacionados con Cursos Virtuales Cursos virtuales (personal UNED, gestionado por el CAU): http://virtual0.uned.es/gestuva2005/incidencias2.php
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Medios Tcnicos
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