Gua para el uso del Sistema de Cubicaciones y Adicionales
Preparado por: Ing. Diego Federico Vargas Noviembre, 1997 ii TABLA DE CONTENIDO PRIMERA PARTE: Registro de Firmas, Cuentas y Contratistas 5 Registro de Firmas 6 Registro de Cuentas 7 Registro de Contratistas 8 SEGUNDA PARTE: Registro de Contratos y Obras por Contrato 10 Registro de Contratos 12 Registro de Obras 13 Relacin entre Obras y Presupuestos 14 Visualizacin de las Partidas de los Presupuestos 15 Reporte de Campo para Cubicar 15 TERCERA PARTE: Registro de Cubicaciones 16 Seleccin del Proyecto 17 Seleccin del Contrato 18 Seleccin de la Obra 18 Manejo de las Cubicaciones por Obra 19 Crear una cubicacin 19 Acceso al Detalle de la Cubicacin 20 Registro de los Porcentajes Cubicados 20 Impresin de las Cubicaciones 21 Cierre del Periodo de Cubicaciones 22 Cubicaciones de los Gastos Generales 23 CUARTA PARTE: Registro de Adicionales 25 Seleccin del Proyecto 26 Seleccin del Contrato 27 Seleccin de la Obra 27 Manejo de los Adicionales por Obra 28 Crear Evaluacin de Adicionales 28 Acceso al Detalle de las Evaluaciones de Adicionales 29 Agregar Adicionales por Partidas no Incluidas 30 En el Presupuesto Original iii CUARTA PARTE: Registro de Adicionales (cont.) Autorizacin de los Adicionales 32 Desautorizacin del los Adicionales 33 Impresin de los Adicionales 34 Consultas del Historial de Cubicaciones y Adicionales 35 QUINTA PARTE: Manejo de Adelantos, Pagos y Deducciones 37 Adelantos 38 Pagos 41 Deducciones 43 Estado de Cuenta y Formulario de Solicitud 45 De Pago SEXTA PARTE: Consultas Gerenciales 47 Detalle de Contratos 48 Estadsticas 48 Consultas Generales por Proyecto 48 iv 5 PRIMERA PARTE Registro de Firmas, Cuentas y Contratistas 6 Primera Parte: Registro de Firmas, Cuentas y Contratistas El registro de firmas y cuentas es la primera etapa de registro de informacin del sistema de Cubicaciones. Las firmas son necesarias registrar para no tener que hacerlo cada vez que se crea una cubicacin o un adicional, o tambin cada vez que los funcionarios responsables de firmar estos documentos son cambiados, por eso este paso debe ser el primero a ejecutar dentro del sistema. La pantalla de manejo de informacin de las firmas es la siguiente: Aqu podemos ver 2 registros, uno con cdigo A, el cual corresponde al rcord que contiene los nombres y cargos de los funcionarios que firman los Adicionales, y tambin podemos ver el cdigo C, el cual corresponde a los funcionarios que firman las Cubicaciones. La pantalla de registro de estos datos es la siguiente: 7 Aqu podemos ver todos los nombres y cargos de las personas responsables de firmar el documento en cuestin, sea adicionales o Cubicaciones. El orden de registro lo determina el cmo aparezcan dentro del documento. Luego de registrados estos dos rcords de las firmas, se produce a registrar las cuentas o clases de obras que ejecuta la institucin, estas cuentas son una simple gua para tener una clasificacin lgica de los diferentes tipos de contratos que estn en ejecucin dentro de un proyecto. La pantalla de visualizacin de las cuentas es la siguiente: Aqu podemos ver las diferentes clasificaciones de los contratos dentro de un proyecto, este archivo tendr una variedad de rcords dependiendo de naturaleza de las obras que ejecute la institucin pero nunca tendr muchos rcords. Finalmente si queremos agregar cuentas, tendremos la siguiente pantalla: Aqu podemos digitar el cdigo y la descripcin de la cuenta y para grabarlas permanentemente presionamos el botn OK. 8 Registro de Contratistas. El registro de contratistas de la institucin se podr hacer en el momento que se disponga hacerlo, esto es, se podr hacer al momento de hacer un sorteo, al momento de hacer una pre- calificacin o al momento de hacer la primera cubicacin de un contrato. De todas maneras lo ms importante saber es que para cubicarle a una obra de un contratista en un proyecto, este contratista tiene que estar registrado en el archivo general de contratistas de la institucin. Para registrar los contratistas, despus de seleccionar la opcin Contratistas, de la barra de men, se despliega la pantalla de consulta de los contratistas, que es: La cual nos presenta los contratistas clasificados por: Por Cdigo Por Nombre Por Cdula Por CODIA Para ver los contratistas por las diferentes clasificaciones, solo es necesario tocar con el ratn la pestaa que contiene el nombre de la clasificacin que nos interesa, esto es, si queremos ver los contratistas por CODIA, solo se debe tocar esta pestaa y hacer un click con el ratn. Lo mismo se aplica para las dems clasificaciones, adems siempre se podr ir directamente a un grupo de registros presionando en el teclado la primera letra o nmero de la clasificacin, esto es, si se estn acezando los contratistas por nombre, entonces presionando la primera letra del nombre del contratista que se desea ver, la lista se mover de manera instantnea al primer contratista cuyo nombre comience con esa letra. 9 La pantalla de registro de los datos relacionados con los contratistas es: Aqu podemos ver la primera parte de los datos relacionados con los contratistas, la segunda parte se obtiene presionando el TAB General (cont) y al hacerlo se despliega la siguiente pantalla: En esta pantalla se presentan los datos que completan la informacin general de los contratistas. La rutina de registrar estos datos en el momento deseado conlleva a que luego de un tiempo razonable se tenga una base de datos precisa y confiable para que la institucin pueda determinar quienes estn en capacidad de ejecutar trabajos especficos. 10 SEGUNDA PARTE Registro de Contratos y Obras 11 Segunda Parte: Registro de Contratos y Obras En esta parte se describe la manera de cmo registrar los contratos y las obras asociados a un proyecto especfico. De esta parte en adelante, todas las entidades que se describen siempre sern referidas a un proyecto, por lo tanto para poder llegar a ellas siempre se tendr que seleccionar un proyecto a travs de una pantalla comn a los contratos, las Cubicaciones y los adicionales, esta pantalla es: Esta pantalla contiene todos los proyectos que estn siendo manejados por la institucin y los cuales han sido creados por el departamento de presupuestos, que es el departamento que define los presupuestos de las obras que se van a contratar posteriormente. Esto significa que el proyecto al cual se le va a definir una obra tiene que estar registrado en el sistema de presupuesto. Para accesar un proyecto se selecciona la lnea donde se presenta y se presiona un click del ratn, entonces la lnea azul se traslada al proyecto deseado se presiona el botn Contratos. Al presionar este botn se despliega la pantalla que presenta todos los contratos que estn asignados al proyecto seleccionado, esta pantalla es: 12 Aqu podemos ver todos los contratos asignados a un proyecto, adems tambin podemos ver las siguientes entidades, las cuales estn asociadas a un contrato, estas entidades son: Obras Deducciones Pagos Adelantos Adems tenemos los botones clsicos de Agrega, Cambia y Elimina, los cuales nos sirven para mantener actualizado el archivo de contratos. Cuando seleccionamos un botn de registro, se nos despliega la pantalla: 13 Entonces aqu podemos ver todos los datos que tenemos que registrar para procesar un contrato. Es bueno que se fijen que aqu aparecen el contratista y la cuenta, estos datos ya no tendrn que ser registrados sino que solo es necesario relacionarlos con los contratos y as evitamos la duplicidad de la informacin. Adicionalmente a estos datos podemos ver dos botones que solo contienen dos puntos (..), estos botones se utilizan para que al tocarlos desplieguen los contratistas o las cuentas, de esta manera no ser necesario memorizar el cdigo del contratista o de la cuenta a la cual le ser asignado el contrato. Luego de registrados los datos del contrato presionamos el botn OK y entonces se nos presenta la lista de contratos del proyecto. En este punto procedemos a registrar las obras asociadas a un contrato. Para lograr esto tocamos el botn Obras, entonces se nos presenta la relacin de obras del contrato, en la siguiente pantalla: Aqu podemos ver las obras asociadas al contrato. Para registrar tocamos el botn Agrega y nos presenta la siguiente pantalla: 14 Aqu debemos de presionar el botn de bsqueda (..) y entonces se nos despliega la pantalla que nos presenta todos los presupuestos contenidos en el proyecto, esta pantalla es: Entonces en este punto buscamos el presupuesto que vamos a asociar con la obra, lo seleccionamos y entonces presionamos el botn Selecciona. Con lo cual se procede a ejecutar una rutina que convierte el presupuesto a un formato que luego ser utilizado para cubicar y crear adicionales, esto es, luego que se contrata una obra, su presupuesto queda almacenado, de manera que si por accidente o intencional se elimina este del modulo de presupuestos no habr problemas. Esto podra parecer como una duplicacin innecesaria pero este mecanismo es lo que le da robustez al modulo de Cubicaciones de ANAPRE porque todas las modificaciones que se hagan sobre el presupuesto estarn controladas a travs de las evaluaciones de adicionales y por ende se tendr la posibilidad de generar un rastro de auditorias sobre la evolucin del mismo. Adicionalmente al presupuesto asociado a la obra tenemos la posibilidad de definir y/o modificar el contenido de la obra, esto es, si usted defini un contenido del presupuesto al momento de crearlo, entonces le aparecer este y podr modificarlo a su antojo, o en el caso de que el contenido del presupuesto este en blanco, entonces usted podr definirlo en este momento. Fjense que el archivo de obras solo tiene dos botones para su registro, que son Agrega y Elimina, esto significa que para fines de controlar cualquier error en la asignacin de alguno de los datos el usuario tendr que eliminar la obra y deber crearla de nuevo (siempre y cuando esa obra no tenga Cubicaciones creadas), por lo que recomendamos estar bien seguros de las informaciones que se suministran en esta pantalla. Cuando se presiona el botn OK se despliega una pantalla que indica la operacin de creacin del presupuesto a ser utilizado como base para realizar las Cubicaciones y adicionales de la obra en proceso. 15 Luego de registradas las obras asociadas al contrato se procede (si se desea) a verificar las partidas del presupuesto asignado a la obra, para hacer esto se selecciona la obra y se presiona el botn Partidas, al hacer esto se despliega la siguiente pantalla: Aqu verificamos las partidas del presupuesto as como tambin los gastos generales o indirectos del presupuesto y tambin podemos consultar los valores cubicados y los adicionales registrados a cada partida, o sea, que podemos consultar el historial de cada partida. Finalmente, podemos generar el reporte de campo para hacer las Cubicaciones de la obra, sea para la primera cubicacin como para las siguientes, este reporte tiene el siguiente formato: 16 TERCERA PARTE Registro de Cubicaciones 17 Tercera Parte: Registro de Cubicaciones El registro de Cubicaciones es la actividad que realizamos con ms frecuencia dentro del manejo del sistema. Para poder realizar una cubicacin es necesario haber definido las entidades de proyecto, contrato y obra, tal y como se explic en la segunda parte de este instructivo. En este punto es necesario acotar la siguiente pregunta: Viene acompaada la cubicacin de una evaluacin de adicionales y estos deben procesarse junto con la cubicacin? Si la respuesta es afirmativa, entonces debe pasar a leer la cuarta parte de este manual y entonces luego seguir en este punto. Esto es, porque para poder procesar adicionales junto con la cubicacin que usted va a procesar, es necesario registrar y aprobar primero los adicionales. Entonces para proceder a registrar una cubicacin procedemos a seleccionar el proyecto al cual le corresponde la obra. Esta seleccin se har a travs de la pantalla que describimos en la segunda parte de este instructivo. Esta pantalla es: Aqu seleccionamos el proyecto de trabajo y entonces presionamos el botn Contratos. Al presionar este botn se despliega la relacin de contratos asociados al proyecto seleccionado. 18 Esta pantalla es la siguiente: Aqu tenemos todos los contratos asociados al proyecto, entonces procedemos a seleccionar el contrato con el cual queremos trabajar y al tenerlo seleccionado presionamos el botn Obras. Esta accin nos permite visualizar las obras asociadas al contrato seleccionado a travs de la siguiente pantalla: Ya en esta pantalla podemos ver todas las obras asociadas al contrato seleccionado. Entonces en este punto seleccionamos la obra del contrato con la que queremos trabajar y presionamos el botn Cubicaciones para poder visualizar todas las Cubicaciones de la obra seleccionada. Al hacer esto se nos despliega la siguiente pantalla: 19 Entonces, en este punto tenemos los botones descritos en el desarrollo de este instructivo, luego, para crear una cubicacin presionamos el botn Agrega, al hacer esto se despliega la siguiente pantalla: En esta pantalla debemos suministrar los datos que aparecen en ella, entonces, para crear la cubicacin presionamos el botn OK, al hacer esto se despliega una pantalla pequea que indica cual partida del presupuesto asignado a la obra se est procesando y convirtiendo en formato de cubicacin. Tambin podemos ver en esta pantalla que todas las firmas que habamos registrado en el archivo de firmas descrito en la primera parte de este instructivo se despliega en el sitio que le corresponda a cada una, esta es la utilidad de tener registradas esas firmas una sola vez y cada vez que sea necesario crear una cubicacin no habr que digitarlas de nuevo. 20 Luego de creada la cubicacin se despliega la pantalla donde se presentan todas las Cubicaciones de la obra, incluyendo la ltima que hemos creado, entonces ahora debemos pasar a registrar los porcentajes de esta ltima cubicacin, para hacer esto debemos presionar el botn Cambia, aqu se despliega la misma pantalla de creacin de la cubicacin pero ahora debemos presionar el botn Detalle Cubicacin y al hacer esto se despliega la siguiente pantalla. Aqu podemos ver las partidas del presupuesto original con sus valores y con los porcentajes digitados en la cubicacin anterior (si no es la primera cubicacin), adems podemos ver un botn que dice Cambia, el cual se pone de diferente color segn se seleccione una lnea de la pantalla, este botn solo podr ser utilizado cuando se haya seleccionado una sub-partida (son las nicas que tienen valor) y en las dems lneas del presupuesto estar desactivado. Entonces, para modificar los porcentajes actuales que tienen las sub-partidas del presupuesto debemos seleccionar la sub-partida y entonces presionamos el botn Cambia o simplemente presionamos la tecla Enter del teclado. Al hacer esto se despliega la siguiente pantalla: 21 Aqu podemos digitar el porcentaje actual que se ha ejecutado de la sub-partida, luego presionamos el botn OK o simplemente presionamos la tecla Enter desde el teclado, al hacer esto se quedar permanentemente el porcentaje asignado a la sub-partida en esta cubicacin. Repitiendo este porcentaje para todas las sub-partidas que tengan porcientos cubicados se completa el proceso de registro del detalle de la cubicacin, entonces cuando terminamos presionamos el botn Cerrar y se nos presenta la pantalla con los datos generales de la cubicacin, entonces en este punto debemos presionar el botn OK con lo cual el programa se encarga de recalcular el valor de la cubicacin y asignarlo permanentemente en el archivo de Cubicaciones. Por ltimo es bueno aclarar lo siguiente, no hemos hecho mencin de la opcin de manejar los gastos generales de la cubicacin, esto es, porque como normalmente los gastos generales que maneja la institucin son funcin de porcentajes del costo directo de esta, entonces no es necesario registrarlos, lo que hace el sistema es tomarlos del presupuesto original y calcularlos en funcin del costo directo de la cubicacin. Impresin de las Cubicaciones Para imprimir las cubicaciones luego de haberlas registrado, en la pantalla que presenta todas las cubicaciones de la obra, se tiene el botn Imprime, entonces se selecciona la cubicacin a imprimir y luego se presiona este botn, al hacer esto se despliega una pantalla que nos indica la creacin de un archivo temporal y luego se genera la impresin, entonces se despliega la presentacin en pantalla de la parte de las partidas y luego se despliega la parte que contiene los gastos generales y los totales de la cubicacin. La ejecucin de todos estos pasos para cada obra en cada contrato en todos los proyectos ser necesaria para completar el proceso general de Cubicaciones para el perodo deseado, por lo tanto debe tener conciencia el usuario de cada una de las labores a realizar para que esta labor se haga con la menor cantidad de errores posibles. 22 Cierre del Perodo de Cubicaciones Hasta este momento todas las Cubicaciones pueden ser creadas, modificadas, eliminadas e impresas, pero cuando se ha completado el registro de todas las Cubicaciones del perodo es necesario cerrarlas para evitar que luego de haber enviado una cubicacin a pagar con un monto de dinero, esta pueda ser alterada en cualquier forma, entonces para evitar esto se procede a ejecutar el cierre del perodo de Cubicaciones. Para hacer esto en la siguiente pantalla: Presionamos el botn Cierre Cubicaciones, con lo cual se despliega la siguiente pantalla: 23 Aqu podemos ver todas las Cubicaciones procesadas durante el perodo para todos los contratos del proyecto de trabajo, si queremos hacer el cierre, se presiona el botn Cierre Cubicaciones, al hacer esto se nos despliega la siguiente pantalla: En esta pantalla debemos digitar la palabra clave que autoriza a ejecutar el cierre, esta palabra clave solo deben tenerla personas autorizadas. Entonces se digita la clave y se presiona el botn OK, cuando se hace esto podemos ver todas las Cubicaciones que se van cerrando. Es importante aclarar que este proceso es irreversible y que se ejecuta de manera total por proyecto, o sea, no puede realizarse selectivamente por obra, por lo que aconsejamos que se haga una copia de seguridad (Backup) antes de realizar este proceso. Luego de ejecutar este proceso pasarn dos cosas, la primera es que se le cambia el estatus a la cubicacin al valor: H, lo que significa que esta cubicacin es histrica y lo segundo es que las Cubicaciones cerradas solo podrn ser impresas, o sea, que no ser posible modificarlas de ninguna manera. Cubicacin de los Gastos Generales Como habamos explicado anteriormente los gastos generales que se expresan como un porciento del costo directo del presupuesto no se tocan durante el proceso de cubicaciones pero en el caso que el presupuesto de la obra tenga gastos generales que sean de valor fijo, entonces ser necesario cubicar la porcin arrastrada que corresponde al periodo. Para realizar esta accin, en la pantalla que presenta las cubicaciones, presionamos el botn Cambia y entonces se nos presenta la siguiente pantalla: 24 Entonces para accesar los gastos generales de la cubicacin presionamos el botn Gastos Generales, con lo cual se nos despliega la siguiente pantalla: Aqu podemos ver todos los gastos generales que tiene el presupuesto de nuestra obra y tambin podemos ver en la parte inferior de la pantalla el botn Cambia, el cual se activa solamente cuando el concepto del gasto que seleccionamos es de valor fijo, en caso de que sea de porcentaje, se desactiva, esto significa que solo podrn cubicarse los gastos generales que sean de valor fijo, y cuando sea as, se selecciona el gasto, se presiona el botn Cambia y entonces se despliega una pantalla que le pide el porciento a cubicar. 25 CUARTA PARTE Registro de Adicionales 26 Cuarta Parte: Registro de Adicionales Como habamos descrito en la tercera parte de este instructivo, si una cubicacin viene acompaada de adicionales y estos se quieren procesar junto con la cubicacin, entonces es necesario registrar los adicionales primero para entonces registrar la cubicacin. El registro de adicionales se realiza de manera similar al de Cubicaciones, o sea, se selecciona el proyecto, el contrato y la obra, entonces se procede al registro. La pantalla de acceso a los adicionales es la misma pantalla de las Cubicaciones y es esta: Aqu seleccionamos el proyecto con el que queremos trabajar y entonces presionamos el botn Obras, entonces se despliega la siguiente pantalla: 27 Aqu debemos presionar el botn Selecciona Contrato para seleccionar el contrato con el que queremos trabajar, al hacer esto se despliega la siguiente pantalla: Aqu podemos ver los contratos del proyecto por cdigo, por contratista y por la cuenta asignada, entonces luego que encontramos el contrato que nos interesa, lo seleccionamos y entonces presionamos el botn Selecciona. A seguidas de haber seleccionado el contrato, regresamos a la pantalla que nos presenta todas las obras de este contrato, entonces seleccionamos la obra que nos interesa y presionamos el botn Adicionales, con lo cual acezamos la pantalla que presenta todos los adicionales de la obra seleccionada, esta pantalla es: 28 Aqu podemos ver todos los adicionales que se han registrado a una obra, estn o no aprobados, luego para crear un adicional presionamos el botn: Agrega y al hacer esto se despliega la siguiente pantalla: Aqu digitamos los datos que se nos piden y entonces procedemos a presionar el botn OK para crear el adicional. Fjense de nuevo la conveniencia de tener las firmas registradas en el archivo de firmas ya que en esta pantalla no hay que digitar estos nombres de nuevo en cada adicional. Al momento de presionar OK, aparece una pantalla, la cual nos indica el estatus de la creacin del adicional, entonces cuando este proceso finaliza regresamos a la pantalla que presenta todos los adicionales para la obra. Cuando estamos en esta pantalla debemos accesar de nuevo el adicional pero esta vez por medio del botn Cambia, al hacer esto se nos presenta la pantalla con los datos generales del adicional, entonces podemos ver las partidas del adicional si presionamos el botn Detalle, el cual nos presenta todas las partidas del presupuesto con los volmenes y precios originales, as como espacio para los nuevos volmenes y precios. Esta pantalla es la siguiente: 29 Aqu podemos ver las partidas del presupuesto con todos los parmetros necesarios para generar un adicional por cada una de las sub-partidas. Para hacer esto seleccionamos la sub- partida que nos interesa evaluar y presionamos el botn Cambia, al hacer esto se despliega la siguiente pantalla: Aqu solo tenemos que digitar el nuevo volumen, el nuevo precio y el porciento de la sub- partida que estaba ejecutando al momento de producirse el adicional y automticamente el programa calcula el valor del adicional, sea por diferencia de volumen o diferencia de precios. 30 Luego de digitado estos valores se presiona el botn OK y entonces el adicional para esa sub-partida se guarda de manera permanente. Haciendo esto con todas las sub-partidas que contengan variaciones en esta evaluacin completa el ciclo de registro, entonces cuando se llega a este punto se presiona el botn Cerrar y luego en la pantalla que nos presenta los datos generales de la evaluacin en proceso se presiona el botn OK, con lo cual se actualiza el adicional y as sabemos de manera inmediata a cuanto asciende este adicional. De nuevo debemos especificar que los indirectos de un adicional son una copia de los indirectos del presupuesto original, por los que no debemos manejarlos desde esta opcin. Es importante aclarar que cuando aparezcan partidas en un adicional que no estn en el presupuesto original debemos pasar a crearlas para entonces procesar el adicional. Para crear partidas nuevas debemos ir a la pantalla que presenta las obras de un contrato, que es: Aqu podemos ver el botn Presupuesto el cual al ser presionado nos presenta la siguiente pantalla: 31 La cual nos permite ver las partidas del presupuesto que estamos utilizando, entonces aqu podemos agregar partidas a este presupuesto a travs del botn Agrega, el cual al ser presionado nos despliega la siguiente pantalla: Aqu digitamos los datos de la nueva partida que queremos crear y entonces presionamos el botn OK. Es bueno sealar que debemos ser precisos con la creacin de nuevas partidas ya que estas al ser creadas no podrn ser eliminadas posteriormente. Fjese como aparecen los conceptos de Modulo, Partida y Sub-partida en este proceso, o sea, el usuario debe en funcin de la estructura de su presupuesto ubicar la nueva partida dentro del grupo que corresponde as como tambin puede crear grupos nuevos, sean mdulos o partidas. Este proceso se ejecuta tantas veces y en tantas ocasiones como sea necesario pero normalmente se har cada vez que se vaya a procesar un adicional que contenga partidas no contempladas en el presupuesto original. 32 Autorizacin de los Adicionales Este proceso es necesario para poder incluir los adicionales en las Cubicaciones, para ejecutar este proceso, en la siguiente pantalla: La cual nos presenta todos los adicionales que ha tenido una obra, seleccionamos el adicional que queremos autorizar y presionamos el botn Autoriza, con lo cual se nos presenta la siguiente pantalla: En la cual debemos suministrar una palabra clave y presionar el botn OK para autorizar el adicional. Si no se suministra la palabra correcta no ser posible aprobar el adicional, en caso contrario si se suministra la palabra correcta se despliega una pantalla que nos indica que el adicional se esta aprobando de manera individual partida por partida y al finalizar podremos ver que se le cambia el estatus del adicional al cdigo A, lo cual significa que fue aprobado y por ende ser tomado en cuenta al momento de generar la prxima cubicacin de la obra seleccionada. Por ltimo debemos aclarar que los adicionales tienen que ser autorizados individualmente y que para ser considerados en una cubicacin su autorizacin tiene que hacerse antes que la generacin de la cubicacin. 33 Desautorizacin de los Adicionales Luego que un adicional esta autorizado no es posible modificarlo, entonces para cubrir la situacin que en una cubicacin viene un adicional que contiene una sola partida, se prev desautorizar un adicional, incluirle la partida y luego volver a autorizarlo. Para desautorizar un adicional, desde esta pantalla: Presionamos el botn Desautorizar y se despliega la siguiente pantalla: En donde debemos digitar la palabra clave que nos da acceso a desautorizar el adicional, cuando la digitamos correctamente presionamos el botn OK y entonces podemos ver una pantalla que nos presenta el detalle de desautorizacin de cada una de las partidas del adicional. Luego de desautorizado el adicional entonces es posible que pueda ser alterado con la inclusin de las partidas nuevas a ser consideradas. 34 Impresin de los Adicionales Finalmente, luego de haber procesado los adicionales, se procede a su impresin, sta accin puede ser realizada antes de autorizarse un adicional, para fines de validacin y aprobacin as como despus de ser autorizado para fines de archivo. Esta opcin del usuario en que momento imprimirlo y con cuantas copias. Para imprimir una evaluacin de adicionales, en la siguiente pantalla: Se presiona el botn Imprime y entonces se despliega la pantalla que indica la creacin de un archivo de trabajo, entonces a seguidas se general reporte del adicional el cual tiene dos partes, la primera contiene las partidas del adicional y la segunda contiene los gastos generales y los totales del adicional. Algo muy importante que debemos sealar es que en el proceso de manejo de los adicionales no hemos mencionado para nada la existencia de los gastos generales de los adicionales y es por una razn sencilla, en la filosofa de este programa los gastos generales de porcientos se le aplican a los adicionales mientras que los gastos generales de valores fijos son ignorados en su aplicacin a los adicionales, o sea, en este programa los gastos generales se supone no sufren ningn tipo de alteracin, tanto en su estructura como en sus valores. Entonces, la ejecucin de todos estos procesos por cada adicional de cada obra, contrato y proyecto, nos permitir mantener actualizado nuestro sistema y tambin nos har posible saber en cada momento los parmetros de cada contrato. La frecuencia de trabajo con los adicionales la decide el departamento de Cubicaciones, pero es recomendable que sea distinta a la de las Cubicaciones puesto que como el proceso de adicionales debe realizarse antes que el de Cubicaciones, entonces al momento de procesar las Cubicaciones habr un cuello de botella y estas se retrasarn. 35 Consultas Historial de Cubicaciones y Adicionales En este sistema podemos saber en cualquier momento el historial de los valores cubicados por cada partida as como los adicionales que han tenido cada partida del presupuesto de referencia. Para hacer esta consulta, desde esta pantalla: Podemos ver los valores cubicados por cada partida. Para hacer esto primero seleccionamos la partida que deseamos consultar y luego presionamos el botn Cubicaciones, entonces al hacer esto se nos despliega la siguiente pantalla: En donde podemos ver el historial de valores y porcentajes cubicados para la partida seleccionada. De igual manera si en la pantalla que presenta el presupuesto presionamos el botn Adicionales, se nos despliega la siguiente pantalla: 36 La cual no presenta el historial de adicionales realizados a la partida seleccionada. Finalmente debemos sealar que estas consultas nos permiten en cualquier momento detectar cualquier error o anomala que pueda presentarse durante el desarrollo de la vida de una obra, as como tambin podemos establecer responsabilidades en el caso de las anomalas. 37 QUINTA PARTE Manejo de Adelantos, Pagos y Deducciones 38 QUINTA PARTE: Manejo de Adelantos, Pagos y Deducciones. Este capitulo del manual del sistema de cubicaciones describe la parte concerniente al manejo de las informaciones que nos generan el estado de cuenta en trminos de dinero de cada contrato. Estas informaciones se refieren especficamente a los adelantos, pagos y deducciones que se le hacen a cada contrato. Adelantos Se entiende por adelanto a todos los recursos, sea en efectivo o en bienes, entregados a los contratistas a travs de un contrato y los cuales sern deducidos en una proporcin dada cada vez que se le vaya a generar un pago al contrato. Los conceptos mas usados en nuestro pas para aplicarlos a esta definicin son los adelantos de avance inicial y de avances a cubicacin. Este programa de cubicaciones maneja seis (6) conceptos de adelantos y deducciones los cuales son: Avance Inicial Vicios Ocultos Materiales Suministrados Avances a Cubicaciones Supervisin Otros Cada uno de estos conceptos deben ser manejados segn su naturaleza, por ejemplo no se debe considerar adelantos para el concepto de los vicios ocultos porque este concepto solo es susceptible de recibir deducciones o retenciones hasta que se termina la obra. Para manejar los adelantos en el sistema, en el men principal seleccionamos la opcin Cubicaciones y entonces se nos despliega la pantalla de seleccin de los proyectos, que es: 39 Seleccionamos el proyecto que contiene el contrato que nos interesa y presionamos el botn Contratos, con lo cual se nos despliega la pantalla que presenta los contratos del proyecto, que es: Aqu seleccionamos el contrato con el que deseamos trabajar y presionamos el botn Adelantos , con lo cual se nos despliega la pantalla que presenta los adelantos: Aqu podemos ver todos los adelantos que se han registrado al contrato de trabajo, para registrar un nuevo adelanto presionamos el botn Agrega y se nos despliega la pantalla de registro de los adelantos, la cual es: 40 Aqu podemos ver los datos de un adelanto, tenemos el contrato, la secuencia, los cuales se generan automticamente, as como tambin tenemos la fecha, un comentario breve, as como tambin los 6 conceptos que habamos descrito con anterioridad. Suministramos estos datos y presionamos OK para grabar el adelanto permanentemente. Es interesante acotar que en un registro podemos tener varios conceptos de adelantos ya que la idea es acumularlos para luego deducirlos. Este proceso debemos hacerlo cada vez que se genere un egreso de la institucin al contrato que luego ser deducido y por esta va podremos tener los controles necesarios para fiscalizar los proyectos en ejecucin. 41 Pagos El registro de pagos en este sistema es utilizado como el complemento del registro de los adelantos para tener el control de todos los egresos que se han realizado sobre un contrato. Esta parte del sistema registra los valores pagados en dinero producto de una solicitud de pago basada en cubicaciones de las obras del contrato. Para registrar los pagos, en la pantalla que presenta los contratos del proyecto de trabajo, seleccionamos el contrato con el cual queremos trabajar y presionamos el botn Pagos y se nos presenta la pantalla que despliega los pagos hechos al contrato, esta es: Para agregar pagos al contrato presionamos el botn Agrega y tenemos la pantalla de registro de los pagos, esta es: En la que debemos suministrar los datos que aparecen en ella, como son contrato y secuencia, los cuales son generados por el programa, as como tambin: 42 Numero del cheque Fecha del cheque Numero de la Solicitud de pago Monto del cheque Numero de las cubicaciones pagadas con ese cheque Algn comentario importante sobre el pago Luego de haber digitado estos datos se presiona OK y de esta manera el pago quedara registrado de forma permanente. Esto debemos hacerlo para todos los contratos que hayan recibido pagos en un periodo de tiempo determinado. De esta manera lograremos un control sumamente detallado y efectivo sobre todas las erogaciones hechas a los contratos en ejecucin. 43 Deducciones Aqu pasamos a describir la parte del registro de las deducciones a los contratos con la finalidad de que la solicitud de pago contemple el compromiso de amortizar los adelantos hechos al contrato y de manera que esto se cumpla a cabalidad para que no se erogue mas dinero del que corresponde en cada pago de cubicaciones. La frecuencia de registro de las deducciones a los contratos es diferente a la de los adelantos y pagos, estos ltimos se registran cada vez que se producen mientras que las deducciones se registran inmediatamente se ha terminado el proceso de registrar las cubicaciones para cada una de las obras que componen el contrato de trabajo. Esto es, las deducciones se basan en el monto que se genera sobre la suma de los valores cubicados a todas las obras del contrato. Para registrar las deducciones, en la pantalla que nos presenta todos los contratos del proyecto de trabajo, seleccionamos el contrato que nos interesa y presionamos el botn Deducciones, con lo cual se nos despliega la siguiente pantalla: Donde tenemos las deducciones hechas en cada periodo de cubicacin. Para registrar una deduccin al ultimo grupo de cubicaciones registradas presionamos Agrega y se nos despliega la pantalla de registro de las deducciones, esta es: 44 Como podemos ver, aqu tenemos los mismos conceptos que hemos descrito en la parte de adelantos pero con la diferencia que aqu podemos registrar el monto de estos conceptos en valor as como tambin como un porcentaje del monto de las cubicaciones de las obras, esto es, podemos registrar por ejemplo la deduccin del avance inicial como 10% o como 256,000.00, esto nos da la flexibilidad necesaria para que por problemas de redondeo cuando el adelanto se va amortizar por completo nos de exactamente el valor adelantado. Aqu suministramos los datos y presionamos OK para grabar de manera permanente la deduccin Es importante destacar que deben haber tantas deducciones como grupo de cubicaciones se hayan procesado al contrato y adems no es obligatorio realizar cubicaciones a todas las obras del contrato ya que la acumulacin se hace en base a la ultima cubicacin de cada obra (sistema de cubicaciones por arrastre) es posible tener la situacin que una obra tenga 5 cubicaciones y otra tenga 2, lo cual es una situacin practica que podemos tener en cualquier contrato que tenga varias obras. El manejo consciente de estos datos y procedimientos nos permitir generar el informe que llamamos "Estado de Cuenta del Contrato y Formulario de Solicitud de Pago el cual presentamos en la siguiente pagina. 45 Estado de Cuenta del Contrato y Formulario de Solicitud de Pago Este reporte nos presenta dos aspectos importantes referente a la parte financiera del manejo de los contratos, esto es, cuanto debemos pagar en el periodo y en que situacin financiera esta el contrato. El reporte habla por si solo a travs de todas las informaciones que nos ofrece, estas informaciones las podemos dividir en tres categoras, que son: Datos de informaciones generales del contrato Datos referentes a la solicitud de pago de las cubicaciones Datos del estado de cuenta del contrato Grficamente estas tres categoras se presentan de la siguiente manera: Datos de informaciones generales del contrato Datos del formulario de solicitud de pago 46 Datos del estado de cuenta del contrato Con este reporte termina el proceso peridico de cubicaciones y cada grupo de cubicaciones de un contrato debe ir acompaado de este formulario que viene a ser un compendio de todas las actividades realizadas sobre las obras y el contrato en proceso. 47 SEXTA PARTE Consultas Gerenciales 48 SEXTA PARTE: Consultas Gerenciales del Sistema de Cubicaciones. Como ultima parte de este manual hemos dejado la concerniente al modulo de consultas Gerenciales que hemos diseado para uso de los funcionarios y ejecutivos de las instituciones y empresas que usen el programa. Esta parte se limita a enumerar los procedimientos de consultas y reportes que se pueden obtener en el modulo de consultas, estas son: Detalle de los Contratos Detalle de Pagos, Adelantos y deducciones por Contratos Detalle de los Valores Cubicados a las Obras Detalle de los Adicionales registrados a las Obras Detalle de los Valores Cubicados por cada Partida de la Obra Detalle de los Adicionales registrados por cada Partida de la Obra Presupuesto Final de la Obra con detalle de Adicionales Presupuesto Final de la Obra sin detalle de Adicionales Estadsticas Resumen Mensual de Cubicaciones Estatus Actual de un Proyecto Estatus Actual de todos los Proyectos Estatus de un Proyecto por Cuenta Estatus de todos los Proyectos por Cuenta Consultas Generales por Proyecto Cubicaciones, Adicionales, Pagos y Adelantos Contratos y Obras Contratistas Es importante sealar que la mayora de estas consultas tienen una interfase de integracin con Microsoft Excel por lo que los reportes y consultas pueden ser exportados a este programa y ya dentro de Excel pueden ser utilizados a conveniencia del usuario. Con estos procesos de consultas y reportes se tiene una visin bastante amplia a todos los niveles de las variables que nos permiten tener un control total sobre los proyectos que tenemos bajo nuestra responsabilidad y adems todos los usuarios, desde el digitador hasta el principal ejecutivo tiene en sus manos las herramientas para desempearse de manera excepcional en su cargo.