Microsoft Access

Universidad Nacional de Cajamarca

Docente:
Ing. Gilmer Cayotopa

Alumnos:
Astopilco Valiente John
Carrin Ortiz Daniel
Paico Ramrez Luis
Zelada Rodrguez Eduard

Curso:
Computacin

Facultad:
Ingeniera Geolgica - V Ciclo

Universidad Nacional Cajamarca Ingeniera Geolgica


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Introduccin

Para la eficiente administracin de los incrementales volmenes de informacin, los
especialistas en informtica han desarrollado los sistemas gestores de bases de datos,
aparte de clasificar los diferentes tipos de datos y
los medios de almacenamiento requeridos.

En el presente anlisis, se pretende mostrar la importancia que tienen para
nuestras sociedades sumergidas cada vez ms en los controles automatizados, as como
los pros y contras que la utilizacin de dicha tecnologa plantea para el
correcto desarrollo de las diversas actividades cotidianas.

Debido a la velocidad acelerada de dispersin que posee la tecnologa de software, esta a
su vez normalmente se ve afectada por las capacidades de los dispositivos de hardware que
involucran los medios de almacenamiento, procesamiento y transferencia de la informacin.
Los desarrolladores de sistemas gestores de bases de datos han evolucionado a medida
que las necesidades por parte de las organizaciones han tenido la necesidad de migrar de
plataformas de ejecucin tanto a nivel de Hardware y Software que les permita administrar
de una forma eficiente los nuevos requerimientos en la informacin.

Intentamos probar que a medida que evolucionan los requisitos de las diferentes empresas,
siempre existir un sistema gestor de bases de datos, lo suficientemente capaz de
administrar de una forma ptima la diversa transferencia de informacin en la empresa, claro
que para ello se ha hecho una observacin de cmo trabajan las empresas actualmente y se
vislumbra la forma en como estas harn un uso ms completo de la informacin de una
forma tanto local, y regional de una forma muy detallada y de una forma general a nivel
global.























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MICROSOFT ACCESS


Tablas y relaciones:

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por
ejemplo, si est diseando una base de datos que realizar el seguimiento de informacin
sobre libros, podra tener una tabla denominada "Ttulos" que almacene los datos de cada
libro, por ejemplo el ttulo, la fecha de publicacin y el editor. Tambin hay informacin que
podra desear almacenar sobre el editor, como su nmero de telfono, direccin y cdigo
postal. Si fuera a almacenar toda esta informacin en la tabla "Ttulos", el nmero de
telfono del editor se duplicara para cada ttulo que el editor imprimiera.

Una solucin ms conveniente es almacenar solo una vez la informacin del editor en una
tabla independiente que se llamara "Editores". Colocara entonces un puntero en la tabla
"Ttulos" que hiciera referencia a una entrada de la tabla "Editores".

Para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados, puede forzar la aplicacin de
integridad referencial entre tablas. Las relaciones de integridad referencial ayudan a
garantizar que la informacin de una tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada ttulo
de la tabla "Ttulos" debe estar asociado a un editor concreto de la tabla "Editores". No se
puede agregar un ttulo a la base de datos para un editor que no exista en ella.

Las relaciones lgicas de una base de datos le permiten consultar datos y crear informes de
manera eficiente para almacenar los datos, se necesita una tabla para cada tipo de
informacin de la que hace el seguimiento. Y as reunir los datos de varias tablas en una
consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos.







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Consultas:
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en
la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:
De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin
Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el
sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir
mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de
existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las
consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones.
Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas
contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos especficos de tablas especficas;
Seleccionar informaciones va criterios;
Mostrar las informaciones en varios rdenes;
Obtener datos de varias tablas simultneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y grficos.

Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios
registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.






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Formularios:
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentacin de informaciones. El
layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede
comprender alguna sofisticacin tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y
tamaos, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de
clculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir
un formulario a pesar de que el Access posee un recurso especfico para la presentacin de
informaciones impresas Informes.
Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En
general es posible crear rpidamente un formulario relativamente padronizado sobre los
cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la
creacin de un formulario a travs del asistente es la siguiente:
En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botn Nuevos
Elegir la opcin Asistente de formulario
Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario ser desarrollado.
Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.
Para generar un formulario rpidamente en el formato padrn basta elegir el asistente para
autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos
Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de
diseo o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se
puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrn de la hoja de datos, basta
accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la
pantalla

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla. Al abrir un
formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la
pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que haya
creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de
base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a
datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el
diseo de otros existentes.).

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Informes:

Los informes constituyen un recurso especfico para la presentacin de informaciones en
papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Adems de
eso, es posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo ms atractivo. Como
ser visto, los informes tambin incluyen medios para agrupar y agregar datos.

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, se crea un informe.
Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de
datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.


Pginas de acceso a datos:

Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y
trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos estn almacenados en una
base de datos de Microsoft Access o una base de datos de Microsoft SQL Server. La pgina
de acceso a datos tambin puede incluir datos de otros orgenes como, por ejemplo,
Microsoft Excel.

Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer
informes, se escriben datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de
acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en
la pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en
el Asistente para pginas.

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Macros:

Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algn evento
que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusin
de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmacin por el usuario.
El Access provee una serie de acciones que sern ejemplificadas en este texto.

Cmo obtener el mximo rendimiento de los datos?

Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. Si
se utilizan grupos de macros, se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo.



Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de
la ventana Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.).
En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser
un grupo de macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan
juntas bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin
simplemente como una macro.). Tambin se puede usar una expresin
condicional (expresin condicional: expresin que se evala y compara con un valor, por
ejemplo, las instrucciones If.Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo
una o ms operaciones. Si no se cumple, se omite la operacin.) Para determinar si se
llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.
La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo
estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace
referencia al nombre de la macro Revisar Productos.







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Qu es un grupo de macros?

Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estn relacionadas en grupos de
macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo
un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin simplemente como
una macro.) Puede simplificar la administracin de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado Botones, est compuesto de tres
macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la
accin Abrir Formulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin Desplazar
Tamao.


El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una
macro en un grupo de macros, Microsoft Access lleva a cabo la accin de la columna Accin
y cualquier otra accin que siga inmediatamente con una columna Nombre de macro en
blanco.
Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en
respuesta a un evento iniciado por un usuario o cdigo de programa o
el sistema desencadena.), escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del
nombre de la macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en
el grupo de macros Botones, escribira botones empleados.