Departamento Nacional de Planeacin

Repblica de Colombia





MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA





Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas





Bogot D.C., Colombia
Agosto de 2013


MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA
MGA
Fecha: Agosto-2013
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Documento: MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA
Autor: Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Estatus: Preliminar

Control de Versiones

Versin Fecha Descripcin Autores
1.0 17/Julio/2013
Elaboracin del
documento
Ing. Wilson Orlando
Camargo Magin.
1.1 30/Julio/2013
Revisin del
documento
Eco. Lorena Sofia Velasco
Franco
1.2 2/Agosto/2013
Revisin del
documento
Ing. Jose Manuel Rivera


















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TABLA DE CONTENIDO


1 INTRODUCCIN ....................................................................... 4
2 PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA 5
2.1 EXPORTACIN DE PROYECTOS. ....................................................................................... 5
2.2 IMPORTACIN DE PROYECTOS. ........................................................................................ 8
3 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP-PGN 11
3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE PROYECTOS AL
SUIFP-SGR. ......................................................................................................................................... 11
3.2 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. ................................. 17
3.3 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN. ................................. 22
3.4 RETRANSMISIN de proyectos en el SUIFP-SGR ........................................................ 25
4 PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA MGA Y POSTERIOR
CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE
INVERSIN (SSEPI) ....................................................................... 26
5 IMPRESIN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA MGA ......... 31




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1 INTRODUCCIN

La Metodologa General Ajustada (MGA) es una herramienta informtica que
ayuda de forma esquemtica y modular el desarrollo de los procesos de
identificacin, preparacin, evaluacin y programacin de los Proyectos de
Inversin, adems de esto la herramienta contiene una serie de funciones
con las cuales el usuario interacta para realizar una serie de acciones
necesarias en el proceso de formulacin, ya sea como la impresin de los
proyectos registrados o la exportacin o importacin de los mismos.
La herramienta por medio de sus funciones cuenta tambin con una
comunicacin con los bancos de proyectos nacional y territorial (SUIFP Y
SSEPI), donde se registran los proyectos financiados por el Sistema General
de Regalas (SGR) o por el Presupuesto General de la Nacin (PGN),
El presente manual explicara todas las tareas que la herramienta MGA
contiene, su uso y aplicabilidad de las mismas.

























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2 PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA

2.1 EXPORTACIN DE PROYECTOS.

a) Primero debe crear una carpeta donde guardara el archivo con la
informacin del proyecto que exporte de la MGA. Ver siguiente imagen.
(El nombre de la carpeta no debe tener ms de 8 caracteres, sin
nmeros ni caracteres especiales).


b) Seleccione la opcin Exportar MGA o puede hacer uso del acceso
rpido , Ver siguiente imagen.



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c) El sistema despliega una ventana, donde debe seleccionar el proyecto o
los proyectos que desea exportar, de clic al botn Exportar que se
encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Ver siguiente
imagen.


d) Al dar clic en el botn Exportar el sistema despliega una nueva
ventana, seleccione la ruta de la carpeta creada en el paso a), donde
guardara la informacin del proyecto seleccionado, de clic en botn
Examinar. Ver siguiente imagen.


e) Escoja la ruta, de un nombre al proyecto que va a exportar de la MGA y
de clic en el botn Guardar. (debe escribir un nombre sin espacios ni
caracteres especiales). Ver siguiente imagen.



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f) El sistema muestra de nuevo la ventana anterior con la ruta ya
seleccionada, (de esta forma se evita errores de digitacin de la
direccin), de clic en el botn Exportar. Si el proyecto tiene cargados
documentos anexos, marque la casilla que encuentra en la parte inferior
izquierda de la ventana, para incluir los archivos adjuntos o soportes en
la exportacin. Ver siguiente imagen.


g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue
generado correctamente. El proceso de exportar de la MGA finaliza en
este paso. Ver siguiente imagen.



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h) Revise que dentro de la carpeta creada se encuentre el proyecto
exportado. All encontrara un archivo .DAT que ser el que debe volver a
importar a la MGA cuando desee modificarlo y un archivo .ZIP que es el
que contiene los archivos adjuntos al proyecto. Ver siguiente imagen.


NOTA: Si realizado el proceso anterior, el sistema No le genera el .dat,
puede ser que el nivel de proteccin del antivirus de su equipo es muy alto;
baje el nivel de proteccin de su antivirus e intente de nuevo.
2.2 IMPORTACIN DE PROYECTOS.

a) Para importar un proyecto debe haber generado un archivo .dat y un
.zip con los archivos de soporte si los incluy en la MGA, hacer lo
siguiente; copie en su equipo los archivos .dat y zip, se recomienda que
sea en el disco C:/ de su equipo. Ver siguiente imagen.




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b) De clic en la opcin Importar MGA, o puede hacer uso del acceso
rpido que se encuentra en la pantalla principal de la MGA. Ver
siguiente imagen.


c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar la ruta del
archivo requerido, esto mediante el botn Examinar. Ver siguiente
imagen.


d) De clic en el botn Examinar el sistema despliega una ventana donde
debe seleccionar el archivo (.dat) del proyecto que desea importar a la
MGA y de clic al botn abrir. Ver siguiente imagen.


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e) Al dar clic en el botn Abrir el sistema despliega de nuevo la ventana
anterior con la ruta donde se encuentra el archivo (.dat) ya
seleccionada; de clic al botn Importar. Ver siguiente imagen.


f) El sistema despliega una ventana informando que el proceso fue
ejecutado correctamente. Para verificar que los datos fueron cargados
vaya a la opcin Proyecto/Abrir y consulte su proyecto. Ver siguiente
imagen.


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Aqu termina el proceso de exportacin e importacin de proyectos en la
MGA.

NOTA: Si realizada la importacin del .dat, el sistema le genera el mensaje
informando que la importacin se realiz con xito, pero al ir a la MGA usted
no encuentra el proyecto, puede ser que la ruta donde se encuentra el .dat
es muy larga o el nombre del .dat tiene espacios o caracteres especiales.
Cree una carpeta en su disco local C:/ y all guarde el .dat del proyecto que
desee importar, recuerde darle a ese .dat un nombre sin espacios ni
caracteres especiales. Intente de nuevo realizar la importacin, si no logra la
importacin, por favor comunquese con la mesa de ayuda del DNP a la
extensin 1299 o al mail SoporteSuifp-SGR@dnp.gov.co, ellos le darn
asesora tcnica.

3 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP-
PGN
Solamente podrn cargar proyectos al SUIFP SGR las personas asignadas en
las secretarias tcnicas de los OCAD y que el jefe de planeacin de dicha
secretaria haya solicitado la asignacin del usuario del SUIFP-SGR al DNP
Solamente podrn cargar proyectos al SUIFP-PGN las personas que
pertenecen a una entidad Nacional y esta pertenezca al Presupuesto General
de la Nacin y que el jefe de planeacin de dicha entidad haya solicitado la
asignacin del usuario del SUIFP al DNP.

3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE
PROYECTOS AL SUIFP-SGR.

Antes de iniciar con la transmisin de los proyectos desde la MGA al banco de
proyectos SUIFP-SGR recuerde que solo se pueden transferir proyectos que
pretendan ser financiados con recursos del sistema general de regalas
(SGR), as mismo y para evitar inconvenientes en la transferencia de estos
mismos, verifique que se cumplan los siguientes requerimientos:



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a) Toda la informacin requerida est completamente diligenciada y que el
proyecto se encuentren en estado completo, para eso verifique al abrir
el proyecto que la casilla correspondiente se encuentre seleccionada.
Ver siguiente imagen.



b) En el captulo PR-01 Seleccin del nombre del proyecto, que tenga
seleccionado el tipo especfico de gasto o Programa presupuestal y el
sector o Subprograma Presupuestal y que estos estn actualizados.


c) Revise en el captulo PE-07 costos de la alternativa que todas las
actividades registradas, tengan asociados insumos con los valores
respectivos.


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d) Revise que todas las alternativas de solucin que pasan a preparacin se
encuentren totalmente completas.


e) Al cargar el proyecto en el SUIFP-SGR, asegrese que el sector, la fase y
el tipo de recursos solicitados, correspondan a la realidad del proyecto
que se est presentando.


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f) Un proyecto solo puede ser cargado por un OCAD, si, y solo si, la fuente
mas representativa pertenece a ese OCAD, esta se determina por la
suma de una o varias fuentes de financiacin que apliquen para cada
tipo de OCAD. Ejemplo:

Ocad Municipal: Registro de las Fuentes de Financiacin en la
MGA correspondientes al Municipio, donde las fuentes ms
representativas deben tener el siguiente esquema:

Para Fondo de Compensacin Regional (FCR) correspondientes al 40%
(Especificas):



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Para asignaciones directas:


Ocad Departamental: Registro de las Fuentes de Financiacin
en la MGA correspondientes al Departamento, donde La fuente
ms representativa debe ser asignaciones directas:


Ocad Regional: Registro de las Fuentes de Financiacin en la
MGA correspondientes a los Departamentos, donde Las fuentes
ms representativas deben tener el siguiente esquema:

Para Fondo de Compensacin Regional (FCR) correspondientes al 60%:


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Para Fondo de Desarrollo Regional (FDR):


Ocad FCTI COLCIENCIAS: Registro de las Fuentes de
Financiacin en la MGA correspondientes a los Departamentos,
donde la fuente ms representativa debe ser Fondo de Ciencia,
Tecnologa e Innovacin:


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3.2 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR.

Antes de realizar el cargue de proyectos al SUIFP-SGR, recuerde primero
hacer el cargue de los documentos soporte del respectivo proyecto segn
corresponda a la MGA; se recomienda comprimir los archivos por un
compresor Zip, si no posee este compresor, descrguelo gratuitamente del
siguiente link: http://www.7-zip.org/
a) Para cargar los documentos soporte del respectivo proyecto, de clic en
la opcin Archivos Adjuntos que se encuentra en todos los captulos
de la MGA de los mdulos 1 y 2; all de clic en el botn para
seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos que se desean
cargar a la MGA y de clic en el botn , para guardar los archivos
correspondientes. Ver siguiente imagen.



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b) En cada transmisin se puede transferir mximo 500 MB. Si desea
transmitir mas de 500 MB, despus de transmitir el proyecto con los
archivos adjuntos, borre los archivos adjuntos de la MGA con ayuda del
botn , de clic en el botn guardar y vuelva a cargar los archivos
faltantes en la MGA de acuerdo a los pasos anteriores y contine con el
proceso. Cargados todos los documentos adjuntos a la MGA, proceda a
realizar la transmisin del proyecto con sus respectivos adjuntos al
SUIFP-SGR, para esto de clic en la opcin Proyectos de la MGA y
seleccione la opcin Transferencia a SUIFP-SGR. Ver siguiente
imagen.


c) El sistema despliega una ventana donde deber ingresar el usuario y la
contrasea correspondiente, de clic en el botn Autenticar. Ver
siguiente imagen.


d) Al dar clic en el botn Autenticar el sistema despliega una ventana
donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al
SUIFP-SGR y luego de clic en el botn Cargar Datos, para cargar la
informacin referente al proyecto. Ver siguiente imagen.


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NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en
mencin y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede
ser que el usuario o la contrasea que ingreso no corresponde, verifique que
estos datos sean los correctos e intente de nuevo, adems verifique su
conexin a internet.


e) Seleccione el Ao de Estudio, Sector, Fase y Recursos Solicitados,
con relacin al proyecto.

NOTA: Si se requiere realizar alguna actualizacin o modificacin de los
datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al men de la MGA
Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y
haga clic en el botn Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente
en el botn Cargar Datos, para que el sistema actualizase la informacin
registrada.


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f) Realizado el paso anterior, de clic en el botn Validar y el sistema le
habilita el botn Transferir, luego de clic sobre ese botn Transferir y
si no hay errores en la formulacin, el proyecto es transferido al SUIFP-
SGR.


g) Terminado este proceso el sistema genera el cdigo BPIN del proyecto.
En caso contrario la herramienta sugerir las modificaciones que deban
realizarse. Ver siguiente Imagen.


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h) Posteriormente a la generacin del cdigo Bpin, de clic en la opcin
Archivos Adjuntos de la misma ventana, all puede visualizar los
archivos que estn cargados en la MGA y que se van a transferir al
SUIFP-SGR, de clic en el botn Cargar para transferir los archivos
correspondientes al proyecto. Ver siguiente imagen.


i) Terminado el procesos de cargue de archivos, el sistema genera un
mensaje informando que se han cargado los archivos adjuntos de
manera exitosa. Aqu termina el proceso de transferencia de proyectos
al banco de proyectos SUIFP-SGR. Ver siguiente imagen.


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3.3 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN.

Para realizar la transmisin del proyecto al SUIFP-PGN, de clic en la opcin
Proyectos de la MGA y seleccione la opcin Transferencia a SUIFP-PGN.
(Ver siguiente imagen), o Haga uso del botn de acceso rpido , que
encuentra en la parte superior de la MGA.


a) Al dar clic en la opcin Transferencia a SUIFP-PGN el sistema
despliega una ventana donde deber ingresar el usuario y la
contrasea correspondiente, de clic en el botn Autenticar. Ver
siguiente imagen.


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b) Al dar clic en el botn Autenticar el sistema despliega una ventana
donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al
SUIFP-PGN y luego de clic en el botn Cargar Datos, para cargar la
informacin referente al proyecto. Ver siguiente imagen.


NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en
mencin y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede
ser que el usuario o la contrasea que ingreso no corresponde, verifique que
estos datos sean los correctos e intente de nuevo, adems verifique su
conexin a internet.




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c) Seleccione el Ao de Estudio y el Ao de Ejecucin, adems
seleccione el Sector, y la Entidad, con relacin al proyecto.

NOTA: Si se requiere realizar alguna actualizacin o modificacin de los
datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al men de la MGA
Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y
haga clic en el botn Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente
en el botn Cargar Datos, para que el sistema actualizase la informacin
registrada.


d) Realizado el paso anterior, de clic en el botn Validar y el sistema le
habilita el botn Transferir, luego de clic sobre ese botn Transferir y
si no hay errores en la formulacin, el proyecto es transferido al SUIFP-
PGN.

e) Terminado este proceso el sistema genera el cdigo BPIN del proyecto.
En caso contrario la herramienta sugerir las modificaciones que deban
realizarse. Ver siguiente Imagen.




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f) Si el sistema genera el siguiente mensaje, (ver siguiente imagen), es
porque el proyecto ya existe en el banco de proyectos SUIFP-PGN, para
realizar cualquier modificacin al proyecto, usted deber ingresar a
https://suifp.dnp.gov.co/Default.aspx y realizar los cambios pertinentes.


3.4 RETRANSMISIN de proyectos en el SUIFP-SGR

Para retransmitir un proyecto al SUIFP-SGR, primero verifique que el estado
del proyecto en el SUIFP sea Formulado para registrar o en
actualizacin, de lo contrario no podr retrasmitir el proyecto.

a) Para empezar debe descargar del SUIFP-SGR el .dat del proyecto que
fue cargado, ya que este posee registrado el cdigo Bpin, e importarlo
a la MGA, all deber realizar los ajustes que requiera hacerle al
proyecto; si necesita anexarle algn documento al proyecto, diferentes
a los que ya haba cargado, realice los pasos que indica este manual al
inicio del punto 3.2, Terminado este proceso de ajustes se procede a
realizar de nuevo la retransmisin del proyecto al SUIFP-SGR, para eso
contine los pasos del numeral 3.2 pasos del numeral a, al paso g.

b) Al dar clic en el botn Cargar Datos, el sistema despliega un mensaje
informando que el proyecto ya cuenta con un cdigo BPIN. Esto
significa que el proyecto ya se encuentra cargado en el SUIFP-SGR, y
que le fue asignado un cdigo Bpin. Ver siguiente Imagen.


c) De clic en el botn Aceptar y continu con el proceso de retransmisin
de acuerdo a este manual; si el sistema despliega un mensaje como el
siguiente, (Ver siguiente imagen), significa que el proyecto que intenta
retrasmitir al SUIFP-SGR ya existe en el banco de proyectos y no posee


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cdigo Bpin; para solucionar el inconveniente y poder realizar la
retrasmisin del proyecto se debe descargar el.dat del SUIFP y trabajar
sobre ese.


4 PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA MGA Y POSTERIOR
CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE
PROYECTOS DE INVERSIN (SSEPI)

a) Primero debe crear una carpeta preferiblemente en C:/ donde guardara
el archivo con la informacin del proyecto que exporte de la MGA para
luego ser cargado al SSEPI. Ver siguiente imagen.


b) Despus de haber formulado el proyecto en la MGA se procede a
exportarlo a la carpeta que acaba de crear, con la opcin que se
encuentra en la parte superior izquierda del aplicativo denominada
Proyectos, Seleccionamos la opcin Exportar SSEPI, o podemos hacer
uso del acceso rpido que se encuentra en la pantalla principal de
la MGA. Ver siguiente imagen.


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c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar el proyecto
que desea cargar en el SSEPI y procede a dar clic en el botn Abrir. Ver
siguiente imagen.


d) Al dar clic en el botn abrir el sistema despliega una ventana en la cual
debe seleccionar la ruta del archivo creado en el paso a), donde
guardara la informacin del proyecto mediante el botn Examinar. Ver
siguiente imagen.


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e) D un nombre al archivo que va a exportar de la MGA y de clic en el
botn Guardar. Ver siguiente imagen.

f) El sistema vuele a mostrar la ventana anterior con la ruta ya
seleccionada, de clic en el botn Exportar SSEPI.


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g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue
generado correctamente. El proceso de exportar de la MGA finaliza en
este paso. Ver siguiente imagen.

h) Para importar el archivo generado de la MGA al SSEPI hacemos uso del
botn Recepcin MGA, Ubicado en la parte izquierda del men
principal del SSEPI. Ver siguiente imagen.



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i) El sistema despliega la ventana CARGUE DE PROYECTOS MGA, donde
encontraremos dos botones; en el centro de la ventana encontramos el
botn Seleccionar el archivo transmitido de MGA, el cual nos sirve
para seleccionar la ubicacin del archivo exportado por la MGA; y en la
parte inferior encontramos el botn Subir, el cual sube el proyecto al
SSEPI. Ver siguiente imagen.

j) Al dar clic en el botn Seleccionar el archivo transmitido de MGA el
sistema despliega una ventana donde debe elegir la carpeta donde
guardo el archivo y seleccionar la carpeta creada para guardar el archivo
exportado por la MGA, y de clic en el botn Abrir. Ver siguiente imagen.

k) El sistema despliega de nuevo la ventana CARGUE DE PROYECTOS MGA
con la informacin del proyecto que va cargar al SSEPI. Ver siguiente
imagen


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l) Al dar clic en el botn Subir el sistema abrir algunas ventanas, donde
solicitara informacin respecto al proyecto que no se encuentra en la
MGA y que se necesita en el SSEPI. (Como por ejemplo que la versin
utilizada no contempla el concepto de entidad ejecutora, por lo cual
debemos crearla siguiendo las instrucciones que nos indica el sistema).
Ver siguiente imagen.

m) Esto hasta cumplir con los requisitos o informacin que el SSEPI
requiere.

5 IMPRESIN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA MGA

Para realizar la impresin de algn proyecto que tenga registrado en la MGA
debe realizar los siguientes pasos:



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a) Primero ingrese a la opcin Proyectos que se encuentra en la parte
superior de la MGA y seleccione la opcin Imprimir, o puede hacer uso
del siguiente acceso rpido . Ver siguiente imagen.



b) Al dar clic en la opcin Imprimir el sistema despliega una ventana
donde muestra la lista de proyectos que estn registrados en la MGA y
que puede imprimir, de clic en el botn Abrir.



c) Al dar clic en el botn Abrir, el sistema despliega una ventana donde
encuentra todos los captulos que conforma la MGA, seleccione el o los
captulos que desee imprimir, o puede utilizar las opciones que
encuentra en la parte de abajo de la ventana donde puede seleccionar


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con un clic todos los captulos o nica mente la ficha EBI. Ver siguiente
imagen.


d) Al dar clic en el botn Imprimir el sistema despliega un documento
con la vista previa del proyecto que selecciono, para imprimir el
proyecto de clic en ; si lo que desea es convertir el documento en
PDF, de clic en el botn . Ver siguiente imagen.





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e) Al dar clic en el botn , el sistema despliega una ventana donde
deber cambiar la extensin del documento a PDF, y darle un nombre
al documento, para finalizar la operacin de clic en el botn Guardar.