Manual de Acciones Preventivas

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
ACCIONES PREVENTIVAS

CDIGO:
MPR-AP11-01
PGINA: EMISIN:
1 de 8 23/09/13
REV N: VIGENCIA:
01 24/09/13
OBJETIVO: Describir las normas y procedimientos necesarios para manejar las acciones
preventivas en el sistema de gestin de la calidad.

ELABORADO POR: Alfredo Torres REVISADO POR: Lexis Ortega APROBADO POR: Jose Maita
FECHA: 23 DE SEPTIEMBRE DE 2013 FECHA: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013 FECHA: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y AMBIENTE

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


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PROCEDIMIENTOS

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MPR-AP11-01
PGINA: EMISIN:
2 de 8 23/09/13
REV N: VIGENCIA:
01 24/09/13


Contenido
Objetivos2
Alcance2
Unidades que intervienen.2
Normas3
Procedimientos.6
Formularios y documentos a utilizar..8

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3 de 8 23/09/13
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Objetivos.
El presente manual tiene como propsito establecer los lineamientos para identificar, definir, desarrollar,
implantar, controlar, registrar y dar seguimiento a las acciones preventivas producto de la deteccin de
una No Conformidad potencial en el Sistema de Gestin de Calidad, as como prevenir la ocurrencia de las
causas de falla o reducir la tasa de aparicin.

Alcance.
Es aplicable para el Sistema de Gestin de Calidad y los procesos involucrados en el alcance del sistema, de
igual manera para los procesos de apoyo para el personal de la organizacin.

Unidades que intervienen
Gerencia General

Gerencia de almacn.

Gerencia de Operaciones

Gerencia de Compras

Gerencia de mantenimiento

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Normas
1. Las fuentes de para generar acciones preventivas sern:
a. Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad (recomendaciones o aspectos por
mejorar).
b. Resultados de los Desempeos de los procesos, mostrado en los indicadores de Gestin.
c. Solicitud de la Gerencia General.
d. Resultados de las revisiones por la direccin.
e. Cambios en la normatividad legal que puedan llegar afectar a la empresa.
f. Encuestas de satisfaccin al cliente.
g. Quejas y reclamos.

2. Todas las unidades de la empresa estn comprometidas con los planes de acciones preventivas en
la identificacin de no conformidades potenciales mediante el suministro de informacin a la
coordinacin de calidad.

3. Las no Conformidades potenciales deben calificarse segn el siguiente criterio:
No conformidades potenciales
No conformidad potencial a Producto: Desviaciones en las caractersticas de los productos
No conformidad potencial a Proceso: Afecta el desempeo del proceso
No conformidad potencial a Sistema: Afecta la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad

4. Para el registro de no conformidades se debe tomar en cuenta:
a. El nmero consecutivo de la No Conformidad potencial (del ao).
b. La fecha en que se determina la No Conformidad potencial
c. El medio por el se detect la No Conformidad potencial correspondiente.
d. El nombre del rea responsable, dnde se identific el posible problema.
e. El nombre completo y firma del responsable del rea donde se identific el posible
problema.
f. Descripcin de la causa raz de la No Conformidad potencial.

5. Los representantes del sistema de la Gerencia general, son responsables de controlar las acciones
preventivas a las no conformidades potenciales detectadas.

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6. La gerencia general desarrollara un programa de prevencin que ayude a identificar y evaluar
potenciales no conformidades y sus causas en cada etapa de los procesos crticos de la empresa de
pellas para ello:
a. Conformar un equipo de mejora., con su respectivo lder.
b. Programar reuniones para sistematizar avances del programa.
c. Realizar evaluaciones de riesgos regulares, en las etapas de los procesos crticos.

7. Toda accin preventiva debe ser codificada al registrarse, conteniendo la siguiente informacin:
a. Iniciales de accin preventiva: AP
b. Nombre del Proceso donde va a ser ejecutada, C: compras, V: ventas, A: almacenamiento.
c. Numero de la accin preventiva consecutiva del ao
d. ltimos dos dgitos del ao en curso, 2012:12, 2013: 13
El cdigo de la accin preventiva numero 5, aplicada en el ao 2013 en el proceso de
compras: AP-C-05-10

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Procedimientos
N rea involucrada Descripcin de Actividad
1 Todas
El Responsable de cada unidad y/o personal del proceso identifica
la no conformidad potencial y lo notifica al Gerente General
2 Gerencia General
El representante analiza y determina la naturaleza de la no
conformidad potencial
3 Unidad Detectora
El Coordinador junto con el Responsable de la unidad o proceso
donde se detecto la no conformidad potencial, determinan el
impacto de la misma
4 Gerencia General
genera un plan de implementacin de acciones preventivas,
considerando las posibles mejoras al sistema de gestin de
calidad
5 Unidad Detectora
El responsable de la unidad debe analizar las posibles causas que
generaran la ocurrencia de la no conformidad potencial e
identificar la causa raz que permita determinar la accin
preventiva a implementar.
6 Unidad Detectora
El responsable de la unidad debe registrar la no conformidad
potencial, generando el Registro de No Conformidades
Potenciales
7 Gerencia General
se encarga de proponer las acciones preventivas que se puedan
implementar, las cuales deben presentarse a la Junta Directiva
para su estudio, aprobacin y puesta en practica
8 Junta Directiva
La Junta Directiva es convocada por el Gerente General a reunin
y se aprueba una o varias acciones preventivas, establece el lapso
de implementacin, designa el equipo de trabajo que ejecutara la
accin preventiva y ordena su ejecucin inmediata
9 Gerencia General
El Coordinador De Calidad, analiza si la accin preventiva
ejecutada provoca la modificacin de algn documento del SGC,
con el fin de coordinar los cambios de acuerdo a los
procedimientos de control de documentos
9 Gerencia General
registra las acciones preventivas a ejecutar en el formato Registro
de Acciones Preventivas
11 Unidad Detectora El lder del proceso formaliza los trabajos y acciones a desarrollar
12 Unidad Detectora
El lder del proceso junto con el personal y el equipo de trabajo
designado en Junta Directiva, desarrollan las acciones con base en
el Plan De Trabajo de Acciones Preventivas elaborado.
13 Gerencia General debe dar seguimiento a la implementacin de las acciones

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preventivas y determinar su efectividad
14 Gerencia General
Elabora el Informe De Acciones Preventivas y lo hace llegar al
presidente ejecutivo
15
Junta directiva

El Gerente General convoca a sesin a la junta directiva para
informar el resultado de la accin tomada, si los resultados
demuestran que no se ha eliminado o disminuido la potencialidad
de la no conformidad se repite el procedimiento desde la
actividad N 4.

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