Manual Usuario Registro Visitas V 1.1

Instituto Peruano de Energa Nuclear - IPEN
Direccin de Transferencia Tecnolgica - TTEC

Divisin de Tecnologas de Informacin - TEIN
rea de Desarrollo de Sistemas de Informacin - ADSI

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Manual de Usuario del Sistema de
Registro de Visitas

ndice

1.- Conceptos Bsicos ..................................................................................................................... 2
2.- Inicio de Sesin del Usuario ...................................................................................................... 2
3.- Consulta de Visitas .................................................................................................................... 4
4.- Registro de Visitas ..................................................................................................................... 5
5.- Actualizacin de la Hora de salida de las Visitas ....................................................................... 9
6.- Eliminacin de Visitas .............................................................................................................. 10


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1.- Conceptos Bsicos

El Sistema de Registro de Visitas es una aplicacin web que permite hacer el registro de las
visitas de los ciudadanos que visitan a un empleado pblico. El registro lo puede realizar la
persona recepcionista la cual debe de tener asignado un usuario con su privilegio respectivo.
El Sistema permite hacer consultas de las visitas hechas en el pasado y por ltimo, el sistema
contiene una pgina de consulta de acceso pblico para que sean escrutadas por cualquier
ciudadano interesado.

2.- Inicio de Sesin del Usuario

El sistema ya tendr cargado y registrado los usuarios que pueden iniciar sesin en el
aplicativo. El administrador web enviar un correo a cada usuario los datos que le
corresponden como son la URL del sistema, el usuario y la contrasea.
La URL de acceso es: http://www.visitas.ipen.pe o la que se indique por su administrador de
redes.

Figura 1

3

Si el usuario no puede recordar la contrasea, tiene que consultar con el administrador del
sistema para que le proporcione una nueva contrasea.
Al ingresar de forma exitosa al sistema, este le mostrar la siguiente pantalla como se
muestra a continuacin en la Figura2.

Figura 2
Las principales opciones que tiene disponible el usuario recepcionista, son las siguientes:
Inicio: La cual le lleva a la pantalla de la figura 2.
Visitas: Opcin que le permite consultar y registrar las visitas.
Salir: Opcin que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla de la figura 2,
esta opcin hace que termine con la sesin actual del usuario.
Informacin adicional: Tales como el nombre completo del usuario en la pantalla de inicio
o de bienvenida, la ltima fecha de acceso exitoso, el nombre de usuario de la sesin y la
sede donde se encuentra, la cual se muestra al lado de la opcin de salir.


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3.- Consulta de Visitas

Al ingresar a la opcin de Visitas, el sistema mostrar la siguiente pantalla:

Figura 3
La pantalla mostrar por defecto las visitas realizadas a la fecha de hoy. Sin embargo cuenta
con campos adicionales para hacer consultas de visitas pasadas. Los campos de consulta
disponibles son las siguientes:
Fecha de Inicio y Fecha de Trmino: Campos que permite hacer consultas de visitas
realizadas en fechas pasadas.
Datos del Visitante, Documento: Nmero de documento de identidad del visitante.
Datos del Visitante, Nombres: Nombres del visitante.
Datos del Visitante, Apellidos: Apellidos, parcial o completo del visitante.
Datos del Visitante, Entidad: Entidad a la que pertenece el visitante.
Datos del Empleado Pblico, Nombres: Nombre parcial o completo del empleado del
estado.
Datos del Empleado Pblico, Apellidos: Apellidos parcial o completo del empleado del
estado.

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Datos del Empleado Pblico, Lugar de Reunin: Nombre parcial o completo del lugar de
reunin.
Buscar: Opcin de entrada que permite la bsqueda de resultados de coincidencia.
Limpiar: Opcin de entrada que permite limpiar los campos de consulta.

4.- Registro de Visitas

Para registrar visitas se debe de seleccionar la opcin de Nueva Visita como se muestra en
la figura 4.

Figura 4
Al ingresar a dicha opcin el sistema mostrar una ventana de ingreso como se muestra en la
figura 5.


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Figura 5
El formulario de ingreso de nuevas visitas tiene los siguientes campos:
Datos del Visitante:
Documento: Los tipos de documentos de identidad.
Nro. Documento: Nmero de documento del visitante.
Apellido Paterno: Apellidos del visitante.
Apellido Materno: Apellidos del visitante.
Nombres: Nombres del visitante.
Entidad: Campo de solo lectura de la entidad que representa el visitante.
Buscar: Permite buscar una entidad, aparecer una ventana de bsqueda.
Limpiar: Permite limpiar el campo de entidad.
Cd. Pase: Cdigo alfanumrico de ingreso de pase.
Agregar: Opcin para agregar los datos ingresados del visitante al listado de
visitantes, luego de agregar se limpiar el formulario.
Limpiar: Opcin que permite limpiar el formulario de los Datos del Visitante.


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Lista de Visitantes: Listado de visitantes agregados desde el formulario de Datos del
Visitante. Este listado es almacenado en memoria, por lo que si se cierra la ventana sin
seleccionar la opcin de Grabar, se perdern los datos.

Datos del Empleado Pblico:
Nombre Completo: Nombre del empleado pblico, este campo es un campo de
autocompletado, por lo que es necesario saber las tres primeras letras del empleado.
Motivo: Lista de motivos de la visita.
Lugar de Reunin: Lugar de reunin de la visita.
Fecha de Ingreso: Fecha ingreso de la visita, por defecto es la fecha actual.
Hora de Ingreso: Hora de ingreso de la visita, por defecto es la hora actual.
Grabar: Opcin que permite grabar todos los datos que se ha ingresado.

Figura 6
La figura 7, muestra en la Lista de Visitantes los datos previamente ingresados (en Datos del
Visitante). As mismo, en la misma figura se muestra el ingreso de los campos de Datos de
Empleado Pblico.
La figura 8, muestra un ejemplo con los datos previamente ingresados en Datos del
Visitante, y Datos de Empleado Pblico antes de hacer clic en la opcin Grabar.

8

La figura 9, muestra la pantalla resultante luego de dar clic a la opcin Grabar.

Figura 7

Figura 8

9

Figura 9
5.- Actualizacin de la Hora de salida de las Visitas

Para ingresar la hora de salida del visitante, se debe de seleccionar un registro y elegir el
icono del lpiz, esta accin abrir una ventana como la que se muestra en la figura 11.

Figura 10

10

En la nueva ventana abierta, se ingresa la fecha y hora de salida, por defecto el sistema
mostrar la fecha y hora actual. Solo se podr ingresar la hora de salida bajo las siguientes
condiciones:
Si la visita todava no se le ha grabado previamente una hora de salida.
Si la visita se le ha grabado previamente una hora de salida solo podr modificarse en el
da de actual.

Figura 11

6.- Eliminacin de Visitas

La eliminacin de los registros de visitas se hace seleccionando un registro de la visita y
eligiendo la opcin de eliminar representado por el icono de la X, tal como se muestra en la
figura 10. Al seleccionar dicha opcin, el sistema mostrar un cuadro de dialogo
preguntndonos por segunda vez si realmente se desea borrar el registro. En caso afirmativo,
el sistema actualizar los resultados de la consulta eliminando el registro seleccionado.


11

Figura 12

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