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- 48 - Criterios Especcos
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CATLOGO
DE DISPOSICIN DOCUMENTAL
SECCIN
Indicar el nombre y cdigo de clasicacin de la seccin a la que se le va a realizar la
modicacin o correccin.
CDIGO ARCHIVSTICO
Indicar el cdigo de la serie documental que se est modicando; en caso de que sea
nueva agregacin, se tomar el nmero consecutivo que le corresponde dentro del
Cuadro General de Clasicacin Archivstica.
SERIE DOCUMENTAL
Indicar el nombre de la serie documental que se est agregando o en su caso la que se
est modicando.
VALORACIN PRIMARIA
Indicar con una X si el valor de la serie es (A) Administrativo, (L) Legal (C)
Contable en base a lo siguiente:
Valor administrativo: condicin de los documentos producidos o recibidos por
una institucin para realizar funciones o actividades comunes a esa institucin.
Valor contable: el que tienen los documentos que pueden servir de expli-
cacin o justicacin de operacin destinadas al control presupuestario y
como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valor legal: es el plazo durante el cual los documentos se conservan en la
institucin para su posible uso y as certicar derechos y obligaciones de la
Administracin Pblica Federal o de los ciudadanos.
VIGENCIA DOCUMENTAL
Indicar en aos el tiempo de guarda de los expedientes tanto en Archivo de Trmite
como en Archivo de Concentracin.
Fundamentar la vigencia documental, ya sea bajo normatividad o conforme a la expe-
riencia.
(AT) Archivo de Trmite: es el periodo de conservacin que deben permane-
cer los expedientes que se encuentran activos en las Unidades Administrativas
y que son de uso cotidiano; dichos expedientes cuentan con valores adminis-
trativos, legales y/o contables.
- 49 - Criterios Especcos
NOTA: Este tiempo comienza a contar una vez cerrado el expediente, es decir,
concluido su asunto.
(AC) Archivo de Concentracin: Tiempo que deben conservarse los expe-
dientes semiactivos, es decir, de uso espordico, una vez concluido su asunto.
Dichos expedientes an contienen sus valores primarios.
Total: Es la suma de los aos de guarda de los expedientes tanto en archivo de
trmite como en archivo de concentracin.
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN (LFTAIPG)
Si la informacin que se genera en esa serie documental es clasicada como RESER-
VADA o CONFIDENCIAL, deber indicarlos as con una X en el apartado que le
corresponda; lo anterior en base a lo siguiente:
Reservada: Aquella informacin que se encuentra temporalmente sujeta a
alguna de las excepciones previstas en los artculos 13 y 14 de la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Condencial: Aquella informacin entregada con tal carcter por los particula-
res a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el artculo 19
de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Guberna-
mental.
DESTINO FINAL
Indicar cul sera el destino nal de los expedientes, una vez concluida su vigencia
documental, (ver Catlogo de Disposicin Documental vigente).
(BD) BAJA DOCUMENTAL, (M) MUESTREO (C) CONSERVACIN
OBSERVACIONES
En su caso, anotar alguna observacin o comentario con respecto a las series del
Catlogo de Disposicin Documental.
ELABOR
Anotar el nombre del servidor pblico que elabor el Catlogo de Disposicin Docu-
mental.
AUTORIZ
Anotar el nombre del titular de la Unidad Administrativa que autoriz las adecuacio-
nes o agregaciones realizadas al Catlogo de Disposicin Documental.
- 50 - Criterios Especcos
Anexo 2
Anexo 2
- 51 - Criterios Especcos
En Zapopan, Jalisco, siendo las __:__ (sealar con nmero y letra las horas) horas, del da
(nmero____) (letra______) del mes de _____ del ao (nmero____) (letra______),
encontrndose presente en las ocinas que ocupa la (nombre completo de la unidad admi-
nistrativa), de la Comisin Nacional Forestal, ubicada en la Calle Perifrico Poniente, nmero
5360, Colonia San Juan de Ocotn, Jalisco, Cdigo Postal 45019, Edicio __ Piso ____ Ala
____ los C.C: _____(NOMBRE DEL O LOS SERVIDORES PBLICOS.)___, y en su carcter
de ______ (PUESTO) _____, para efecto de hacer constar los siguientes
HECHOS:
(Describir de manera clara los documentos que fueron; robados, daados, etc., citando
circunstancias de modo, tiempo y lugar, manifestando adems y de ser el caso, el per-
juicio que causa al Organismo la perdida de los mismos o bien manifestar el mal uso que
pudieran hacer de los documentos).------------------
Estando presente (el o la) C.: (nombre completo sin abreviaturas), (nombre del cargo sin
abreviaturas), adscrito a _________ de Ocinas Centrales, testigo de asistencia, quien se
identica con credencial para votar con folio nmero ______, expedida por el Instituto
Federal Electoral, (el o la) cual maniesta, estar presente en el levantamiento de la presente
acta, desde su inicio hasta su conclusin, (sealar las manifestaciones que este(a) quiera
hacer) siendo todo lo que tiene que declarar rmando al margen y al calce de la presente acta
para constancia y efectos legales a que haya lugar.--------------------------------------------
No habiendo otro asunto que tratar se cierra la presente acta administrativa, siendo las _____
(sealar con nmero y letra las horas) horas del da ____ (nmero____) (letra______)
de _____ del (nmero____) (letra______), misma que consta de ____ (nmero____)
(letra______) hoja(s) escrita por un solo lado, rmndose por triplicado al margen y al calce
por quienes en ella intervinieron.--------------------------------------------------------------------------
Nombre y rma de resguardante Nombre y rma de testigo
Nombre y rma de testigo
FORMATO DE ACTA DE HECHOS QUE SE ELABORA PARA HACER CONSTAR EL ROBO,
DAO FSICO O EXTRAVO DE DOCUMENTOS OFICIALES, PROPIEDAD
DE LA COMISIN NACIONAL FORESTAL
COORDINACIN DE ARCHIVOS
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
Anexo 2
- 52 - Criterios Especcos
Anexo 3
Anexo 3
- 53 - Criterios Especcos
Unidad administrativa
Clasicacin Archivstica
Valor documental
Vigencia documental
Clasicacin de informacin
Coordinacin General de Administracin
Fondo Conafor
Seccin 5C Recursos Materiales
Serie 5C.26 Coordinacin de archivos
Subserie 5C.26.1 Bajas documentales
Descripcin del
expediente:
Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante
las instancias correspondientes de la Conafor 2010
Nmero de tomo 1/1 Nm. de fojas 353
Archivo de trmite 2 Archivo de concentracin 3
Administrativo X X X
Fecha de apertura 2010 Fecha de cierre 2010
Legal Contable
Pblico X
dd/mm/aaaa
Ampliacin del
periodo de reserva
dd/mm/aaaa
Fecha de clasicacin
X X Reservado Condencial
Tiempo de
reserva:
Fecha de desclasicacin
Partes clasicadas:
Fundamento legal:
Nombre y rma del titular de la unidad administrativa ( que clasica):
Nombre y rma del titular de la unidad administrativa: ( que desclasica)
Portada
- 54 - Criterios Especcos
LOMO
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE PORTADA
SECCIN:
SERIE Y/O SUBSERIE:
DESCRIPCIN:
TOMO:
AO:
SECCIN:
SERIE Y/O SUBSERIE:
DESCRIPCIN:
TOMO:
AO:
SECCIN: SERIE Y/O SUBSERIE:
DESCRIPCIN:
TOMO: AO:
2 pulgadas 3 pulgadas
1 pulgadas
Concepto Instruccin
Unidad Administrativa
Clasicacin Archivstica
(De acuerdo a lo sealado en los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de archivos
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal)
Indicar el nombre de la Unidad a la que pertenece el expediente
(de acuerdo al Estatuto Orgnico de la Conafor).
Seccin
Indicar la clave y nombre de la seccin a la que se clasico el
expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasicacin
Archivstica de la Conafor.
Serie
Indicar la clave y nombre de la serie a la que se clasico el
expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasicacin
Archivstica de la Conafor.
Fondo Indicar el nombre de la Entidad generadora (Conafor)
- 55 - Criterios Especcos
Valor documental
Conforme al Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor,
sealar con una X el o los valores documentales del expediente con
respecto a la SERIE. (Administrativo, Legal y/o Contable)
Vigencia documental
Conforme al Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor, se
anotar el nmero de aos que se conservar en archivo de trmite
y en archivo de concentracin.
Num. de tomo
Si es el caso, se anotar si el expediente est conformado por un
tomo o ms. (Ejemplo: 1/2, 2/2). Si solo es un tomo se colocar
1/1
Num. de fojas Es el nmero total de fojas contenidas en el expediente.
Fecha de apertura
Indicar ao en el que se inicia o abre el expediente (periodo de
gestin).
Fecha de cierre
Indicar ao en el que se cierra o termina el asunto del expediente
(periodo de gestin).
Descripcin del expediente
Se escribir el asunto o tema del expediente, considerando personas
morales, fsicas, lugares (ubicaciones), fechas, asuntos o materia.
Subserie
Indicar la clave y nombre de la subserie a la que se clasico el
expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasicacin
Archivstica de la Conafor. En caso de no tener subserie se deja en
blanco.
Concepto Instruccin
Pblico
Clasicacin de la informacin
(De acuerdo a lo sealado en los Lineamientos Generales para la clasicacin y desclasicacin de la
informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal)
Sealar, en su caso con una X, si la informacin del expediente es
pblica, de lo contrario dejar en blanco.
Tiempo de reserva:
Sealar, en su caso, los aos de reserva de la documentacin que se
encuentran en el expediente.
Condencial
Sealar, en su caso con una X, si el expediente es o contiene
informacin condencial, de lo contrario dejar en blanco.
Fecha de clasicacin
Indicar en su caso la fecha en la que se clasic el expediente, de lo
contrario dejar en blanco.
Reservado
Sealar, en su caso con una X, si la informacin del expediente es
reservada, de ser as se indican los aos de reserva; de lo contrario
sealar NO APLICA.
Fecha de desclasicacin
Indicar la fecha en que la documentacin fue desclasicada, de lo
contrario dejar en blanco.
Partes clasicadas
Sealar cules son las partes reservadas del expediente. En caso de
que no aplique, dejar en blanco.
Fundamento legal
Indicar el fundamento legal por el cual se clasica el expediente, de
acuerdo a lo sealado en la LFTAIPG. En caso de que no aplique,
dejar en blanco.
Nombre del titular de la
unidad administrativa
(que clasica)
Sealar el nombre del titular del rea que solicito la clasicacin de
informacin.
Nombre del titular de la
unidad administrativa
(que desclasica)
Sealar el nombre del titular del rea que desclasico la informacin.
Ampliacin del periodo
de reserva
Si se venci el periodo de reserva autorizado y existe solicitud de
ampliacin y fue aprobado por el Comit de Informacin de la
Conafor, indicar cuantos aos mas se ampli el periodo de reserva.
- 56 - Criterios Especcos
Anexo 4
Anexo 4
- 57 - Criterios Especcos
FORMATO DE VALE DE PRSTAMO
DE EXPEDIENTES ACTIVOS
Folio N:
DATOS DEL SOLICITANTE
Fecha de Prstamo (D/M/A):
Nombre: Correo:
Fecha de devolucin Fecha de prrroga
Puesto: No. empleado:
Unidad Administrativa: Ubicacin (Edicio, Piso, Ala):
rea de Adscripcin: Extensin:
DATOS DEL EXPEDIENTE
No. Consecutivo
Tipo de prstamo:
Sala/temporal
Nombre o ttulo del expediente
COORDINACIN DE ARCHIVOS
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
Nmero total de expedientes:
Solicitante Autoriz
Nombre, Cargo y Firma Nombre, Cargo y Firma
Prstamo
Solicitante Autoriz
Nombre, Cargo y Firma Nombre, Cargo y Firma
Devolucin
Anexo 4
- 58 - Criterios Especcos
Concepto Instruccin
Folio N:
Dejar en blanco- Nmero general de prstamo que asigna el
responsable del archivo de trmite en el momento de entregar los
expedientes
Fecha de prstamo Da, mes y ao en que se solicita el prstamo de expedientes
Datos del solicitante
Puesto Cargo que ocupa el servidor pblico
Unidad Administrativa Coordinacin o Unidad a la cual pertenece el servidor pblico
rea de Adscripcin Gerencia y/o departamento al que esta adscrito el servidor pblico
Correo electrnico Direccin de correo institucional del servidor pblico
N de empleado
Nmero de empleado asignado en la Gerencia de Recursos Humanos
de la Entidad
Ubicacin del Edicio
Lugar fsico donde labora el servidor pblico: Edicio (A, B, C,
CIDOC), Piso, Ala
Extensin
Nmero asignado dentro de la Entidad en la cual se puede localizar al
servidor pblico
Nombre
Nombre, apellido paterno y materno del servidor pblico que solicita
el prstamo
Nmero total de expedientes Nmero total de expedientes que se prestan
Solicit Nombre, Cargo y Firma del servidor pblico que solicit los expedientes.
Autoriz Nombre, Cargo y Firma del Responsable del Archivo de Trmite.
Sala: El expediente se consultara dentro del rea de consulta del
archivo y lo devolver
Temporal: El expediente se consultara dentro de su rea de trabajo
Datos del expediente
Prstamo
Solicit Nombre, Cargo y Firma del servidor pblico que solicit los expedientes.
Autoriz Nombre, Cargo y Firma del Responsable del Archivo de Trmite.
Devolucin
N consecutivo
Nmero consecutivo para cada expediente de acuerdo al orden
progresivo en que se solicitan
Nombre o ttulo
del expediente
Tipo de prstamo
Nombre que identica a cada uno de los expedientes de la serie
documental que se solicita
Fecha de devolucin
Da, mes y ao en que el usuario deber devolver los expedientes
prestados por el Archivo de Trmite
Fecha de prrroga
Nueva fecha que el personal del Archivo de Trmite otorga para la
devolucin de los expedientes prestados
COORDINACIN DE ARCHIVOS
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
Comisin Nacional Forestal
Instructivo de llenado del vale de prstamo de expedientes activos
Anexo 4
- 59 - Criterios Especcos
Anexo 5
Anexo 5
- 60 - Criterios Especcos
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- 61 - Criterios Especcos
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Sealar segn corresponda:
Inventario general por expediente
Transferencia Primaria
Baja Documental
Transferencia Secundaria
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el rea o gerencia que va a
realizar el trmite correspondiente, de acuerdo al estatuto orgnico de la Conafor.
GERENCIA GENERADORA
Nombre de la Gerencia que realiza el trmite correspondiente.
SECCIN
Nombre y cdigo de la seccin de conformidad con el Catlogo de Disposicin Docu-
mental vigente.
NO. DE CONTROL
Dejar en blanco. El personal del Archivo de Concentracin asigna el nmero
correspondiente, el cual servir de REFERENCIA y CONTROL.
FECHA
Fecha en que se remite la solicitud de trmite correspondiente.
NO. CONSECUTIVO
Nmero consecutivo para cada expediente y/o tomo indistintamente, de acuerdo al
orden progresivo en que aparecen en el inventario documental.
NOMBRE Y CDIGO DE SERIE DOCUMENTAL
Nombre y cdigo de serie documental, con el cual se identica al conjunto de ex-
pedientes relacionados entre s. (Consultar en el Cuadro General de Clasicacin
Archivstica de la Conafor).
NOMBRE O TTULO DEL EXPEDIENTE Y/O TOMO
Descripcin que identica a cada uno de los expedientes y/o tomos. Ser necesario
detallar lo ms explcitamente posible el asunto, (sin uso de trminos generales como
varios y ocios producidos etc.), especicando si se trata de originales y/o copias.
- 62 - Criterios Especcos
NO. DE TOMO
Colocar el nmero de tomo de cada expediente. Ejemplo: 1/1; 1/3, 2/3, 3/3, etc.
VALORACIN PRIMARIA
Indicar segn corresponda, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documen-
tal de la Conafor.
Valor Administrativo (A): condicin de los documentos producidos o reci-
bidos por una institucin para realizar funciones o actividades comunes a esa
institucin.
Valor Legal (L): es el plazo durante el cual los documentos se conservan en
la institucin para su posible uso y as certicar derechos y obligaciones de la
Administracin Pblica Federal o de los ciudadanos.
Valor Contable (C): el que tienen los documentos que pueden servir de
explicacin o justicacin de operacin destinadas al control presupuestario y
como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias.
PERIODO DE GESTIN
Fechas extremas que indican el ao en que se abre y cierra un expediente (tiempo
que dura su gestin o trmite), sin importar las fechas de los documentos que con-
tiene. Es independiente de la vigencia documental. A Apertura ( inicio) y la de
conclusin del expediente C (o cierre). Ejemplo: 1998-1999, 1997-2000, 2008-
2008.
VIGENCIA DOCUMENTAL (AT y AC)
Colocar el nmero de aos de guarda de los expedientes conforme al Catlogo de
Disposicin Documental, el cual se reere al plazo de guarda de los mismos en el
Archivo de Trmite (AT) y en el Archivo de Concentracin (AC). (Ver Catlogo de
Disposicin Documental de la Conafor).
CLAVE ARCHIVSTICA DEL EXPEDIENTE Y/O TOMO
Conjunto de datos relacionados para identicar al expediente y/o tomo. Ver Nu-
meral 9.2 Fraccin III de los Criterios especcos para la organizacin de expedientes
y archivos de la Conafor.
Ejemplo: OFC/5C.24/125/09
NO. DE FOJAS
Nmero total de fojas que integran cada expediente y/o tomo que se relaciona en el
formato de inventario.
DESTINO FINAL
Indicar segn corresponda, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documen-
tal de la Conafor.
- 63 - Criterios Especcos
Baja Documental: cuando la documentacin, al trmino de su vigencia
documental, pierde sus valores primarios y no existen valores secundarios, se
tramitar la baja denitiva ante el Archivo General de la Nacin (AGN).
Muestreo: se reere cuando solo se conserva una muestra de la serie docu-
mental a dar de baja, con nes de conservacin permanente.
Conservacin: Se reere cuando los expedientes de la serie documental se
deben conservar permanentemente.
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN
Indicar si el expediente contiene informacin clasicada como RESERVADA o CONFI-
DENCIAL.
PERIODOS ADICIONALES
Esta columna slo se llenar en caso de que EXISTAN periodos adicionales, en caso
contrario, sealar NO APLICA (N/A).
Los periodos adicionales pueden ser por DESCLASIFICACIN o por SISI.
En caso de que sea por SISI, es decir, que la documentacin del expediente haya
sido motivo de solicitud de informacin, agregar un 2 en dicha columna, ya que ste
nmero indica los aos de guarda adicional a la vigencia documental, de acuerdo
al numeral DECIMOCTAVO de los Lineamientos generales para la organizacin y
conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal.
CAJA
Nmero consecutivo para cada caja, de acuerdo al orden progresivo en que aparecen
en el inventario documental, en caso de no utilizar cajas se seala NO APLICA
(N/A).
UBICACIN
Indicar la ubicacin fsica de los expedientes relacionados en el Inventario (en caso de
Ocinas Centrales sealar el Edicio, Piso y Ala en la que se encuentran, en caso de
Gerencias Estatales, indicar la direccin).
EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___ FOJAS
Indicar el nmero total de fojas que integran el inventario documental correspondi-
ente.
Y AMPARA LA CANTIDAD DE ___ EXPEDIENTES Y/O TOMOS
Indicar el nmero total de expedientes y/o tomos que se registran en el inventario.
- 64 - Criterios Especcos
CON UN PERIODO DE _____ A _______
Anotar los aos extremos de la documentacin que se relaciona, el de apertura y el de
cierre.
CONTENIDO EN ______ CAJAS
Anotar el nmero total de cajas que se relacionan, cuando corresponda.
CON UN PESO TOTAL APROXIMADO DE _______ KILOGRAMOS
Anotar el peso total aproximado de la documentacin que se relaciona (2 kg aproxi-
madamente por tomo).
F I R M A S
ELABOR
Nombre y rma del servidor pblico autorizado por el titular del rea para llenar el
inventario correspondiente.
AUTORIZ
Nombre y rma del titular de la Unidad Administrativa o Gerente que autoriza el
trmite a realizar.
PARA INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA AGREGAR:
RECIB
Nombre y rma del Jefe del Departamento de Organizacin y Control Documental.
PARA INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL AGREGAR:
VO. BO.
Nombre y rma del Coordinador de Archivos de la Conafor.
- 65 - Criterios Especcos
Anexo 6
Anexo 6
- 66 - Criterios Especcos
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- 67 - Criterios Especcos
Concepto Instruccin
Folio N:
Dejar en blanco- Nmero general de prstamo que asigna el
responsable del archivo de concentracin en el momento de entregar
los expedientes
Fecha de prstamo Da, mes y ao en que se solicita el prstamo de documentos
Datos del usuario
Puesto Cargo que ocupa el servidor pblico
N de empleado Nmero de empleado asignado en la Gerencia de Recursos Humanos
de la Entidad
Credencial Nmero de credencial expedida por la CONAFOR del servidor pblico
Nmero total de expedientes Nmero total de expedientes que se prestan
Temporal: El expediente se consultara dentro de su rea de trabajo
Agregar una X en consulta seleccionada
rea de Adscripcin
Nombre de la unidad, gerencia o departamento de rea a la que esta
adscrito el servidor pblico
Ubicacin del Edicio
Lugar fsico donde labora el servidor pblico: Edicio (A, B, C), Piso,
Extensin y correo electrnico
Clave del expediente
Conjunto de datos relacionados con el que se identic al expediente
en la transferencia primaria
Nombre o ttulo
del expediente
Tipo de consulta
Nombre que identica a cada uno de los expedientes de la serie
documental que se solicita
Fecha de devolucin
Da, mes y ao en que el usuario deber devolver los expedientes
prestados por el Archivo de Concentracin
Fecha de prrroga
Nueva fecha que el personal del Archivo de Concentracin otorga
para la devolucin de los expedientes prestados
Clave topogrca
Dejar en blanco- Clave que asigna la Coordinacin de Archivos a cada
expediente dentro del Archivo de Concentracin para su localizacin
expedita.
Sala: El expediente se consultara dentro del rea de consulta del
archivo y lo devolver
Nombre
Nombre, apellido materno y paterno del servidor pblico que solicita
el prstamo
Datos del expediente
N de transferencia y ao
Nmero que asign el Depto. de Organizacin y Control Documental
en el momento en que el rea realiz la transferencia primaria de los
expedientes
COORDINACIN DE ARCHIVOS
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
Comisin Nacional Forestal
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES
Solicit Nombre y rma del servidor pblico que solicit los expedientes
Nombre y rma del servidor pblico que proporcion el servicio de prstamo. Autoriz
Prstamo
Solicit Nombre y rma del servidor pblico que recibe los expedientes en el archivo de concentracin
Autoriz Nombre y rma del servidor pblico que entrega los expedientes en el archivo de concentracin
Devolucin
Anexo 6
- 68 - Criterios Especcos
Anexo 7
Anexo 7
- 69 - Criterios Especcos
DECLARATORIA
DE PREVALORACIN
COORDINACIN DE ARCHIVOS
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
Anexo 7
REF:_________________
El inventario que respalda los expedientes cuya baja se promueve consta de ______ fojas que
ampara la documentacin generada por la (nombre de la unidad administrativa).
La baja se promueve con base al cumplimiento de los plazos de conservacin de la documen-
tacin administrativa de acuerdo con el Catalogo de Disposicin Documental vigente de la
CONAFOR, asimismo, cabe mencionar que la tcnica de seleccin sealada en el Catalogo es
(Baja o muestreo), sin embargo no hubo informacin que presentara valores histricos (En
caso de muestreo, se deja ste rengln de lo contrario se elimina) y los valores primarios con
los que cuenta la documentacin es (sealar si es administrativo, legal y/o contable). De la
misma forma, la baja se promueve de conformidad con la conclusin de los diversos asuntos
que se sealan en dicho inventario.
Se llevo a cabo un procedimiento de prevaloracin, cuya cha tcnica se anexa, tomando en
consideracin las funciones y los antecedentes de dicha rea, a travs de una revisin fsica
de la documentacin, concluyendo que no existen documentos o expedientes susceptibles de
formar parte del Archivo Histrico Institucional de la Conafor; por tal motivo, se considera
viable su baja denitiva. Al cotejar los expedientes contra el inventario, se observ que ste,
reeja el contenido de los mismos.
Asimismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales referentes a
activo jo, obra pblica, valores nancieros, aportaciones a capital, emprstitos, crditos con-
cedidos e inversiones en otras entidades, as como juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico
y ncamiento de responsabilidades que se encuentren pendientes de resolucin o expedien-
tes con informacin reservada cuyo plazo de conservacin no haya prescrito, conforme a las
disposiciones aplicables en la materia.
(Lugar y fecha)
Zapopan Jalisco a 04 de agosto del 2010
INTERVIENEN:
________________________ __________________________
Nombre, rma, puesto Nombre, rma, puesto
_______________________________
Nombre, rma, puesto
- 70 - Criterios Especcos
Anexo 8
Anexo 8
- 71 - Criterios Especcos
FICHA TCNICA
DE PREVALORACIN
REF:
FUNCIONES O ATRIBUCIONES
INDICACIONES: Especicar las funciones que dieron origen a la informacin que contienen los archivos
dispuestos para baja, de acuerdo con el estatuto orgnico de Conafor o documento equivalente.
CARCTER DE LA FUNCIN O ATRIBUCIN
INDICACIONES: indicar si el contenido de los archivos se deriva de funciones sustantivas, de logstica o
de administracin interna.
Ejemplo: la documentacin que se propone para baja es el resultado de funciones (sustantivas
o comunes).
VALOR DE LOS ARCHIVOS
INDICACIONES: sealar porque los archivos deben darse de baja dentro del contexto institucional.
Ejemplo: la documentacin ya cumpli su plazo de conservacin conforme al Catlogo de Disposicin
Documental de la Conafor, mismo que fue aprobado por la Gerencia de (Sealar la Gerencia).
As mismo, se menciona que todos los asuntos de la documentacin que se promueve para baja estn
debidamente concluidos y no presentan valores histricos.
ANTECEDENTES
INDICACIONES: proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo del Archivo General de la
Nacin(AGN) en el caso de series o grupos de archivo con contenido semejante, con la fecha y numero
de acta correspondiente.
DATOS DE LOS ARCHIVOS
INDICACIONES: proporcionar el nmero de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros lineales
que ocupan los archivos, as como datos adicionales relacionados a su estado fsico:
METODOLOGA DE VALORACIN
INDICACIONES: indicar los mtodos de valoracin secundaria que se hayan llevado a cabo y si se
efectu alguna transferencia al archivo histrico de la dependencia o entidad.
COORDINACIN DE ARCHIVOS
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
Anexo 8
Nmero de expedientes:
Nmero de cajas:
Peso aproximado:
Metros lineales:
Datos adicionales relacionados con su estado fsico:
Nombre, rma, puesto Nombre, rma, puesto Nombre, rma, puesto
Lugar y fecha
- 72 - Criterios Especcos
Anexo 9
Anexo 9
- 73 - Criterios Especcos
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN DE BIENES MUEBLES QUE DONA LA COMISIN
NACIONAL FORESTAL A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS.
Anexo 9
EN ZAPOPAN JALISCO, SIENDO LAS (00:00) HORAS DEL DA (FECHA DE RECOLEC-
CIN), LOS CC. ____(NOMBRES DE LOS QUE PARTICIPAN EN LA DONACIN, UNO
POR CONALITEG Y OTRO POR Conafor) EN SU CARCTER DE (CARCTER QUE
TIENEN CADA UNO EN LA DONACIN), REUNIDOS EN LAS OFICINAS QUE OCUPA
LA __________________ (DONANTE) SITO (DIRECCIN DONDE SE HIZO LA RE-
COLECCIN); CON LA FINALIDAD DE HACER CONSTAR LA ENTREGA DE (CANTI-
DAD EN KILOS) KG DE PAPEL DE DESECHO, QUE REALIZA EN ESTE ACTO LA COMI-
SIN (DONANTE) A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS,
EN CUMPLIMIENTO AL DECRETO EMITIDO POR EL TITULAR DEL PODER EJECUTIVO
FEDERAL, PUBLICADO EL 21 DE FEBRERO DEL 2006; QUE PREVEE LA DONACIN
GRATUITA DEL PAPEL Y CARTN A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO
GRATUITOS, POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA FEDERAL, LA PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA, LA PRESIDENCIA
DE LA REPBLICA, Y LOS RGANOS DESCONCENTRADOS, CUANDO YA NO LES SEAN
TILES; DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN LA CLUSULA 1.4 DEL CONVENIO
DE DONACIN NMERO 1016/090/2007 SUSCRITO POR EL C. JOS CIBRIAN TOVAR,
DIRECTOR GENERAL DE LA CONAFOR EN LA FECHA DE SUSCRIPCIN Y EL LIC. MIGUEL
AGUSTIN LIMN MACIAS, DIRECTOR GENERAL DE LA CONALITEG, CON FECHA 29
DE MAYO DEL 2007; Y TODA VEZ QUE MEDIANTE (NMERO DE ACTA , FECHA Y
ACUERDO CON EL QUE SE AUTORIZ LA DONACIN POR PARTE DEL COMIT DE
BIENES DE LA CONAFOR), SE AUTORIZ LA DONACIN DE DICHOS BIENES, SEGN LO
ESTABLECIDO EN LOS ARTCULOS 133, Y 141 FRACCIN VII, DE LA LEY GENERAL DE
BIENES NACIONALES; AS COMO LO SEALADO EN LAS NORMAS GENERALES PARA
EL REGISTRO, AFECTACIN, DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL CENTRALIZADA, EMITIDAS POR LA SECRETARA
DE LA FUNCIN PBLICA, CAPTULO I, NORMA DCIMA Y DCIMACUARTA; Y CAP-
TULO III, NORMA CUADRAGSIMA PRIMERA; EN ESTE ACTO SE HACE ENTREGA DE LOS
BIENES QUE SE CONTIENEN EN EL ANEXO NMERO DOS (Relacin de los bienes a donar
y su valor, indicando si se llevar a cabo a valor de adquisicin o de inventario, adjuntando
los tickets de peso), A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS, PARA
QUE STA A SU VEZ LOS PERMUTE POR PAPEL NUEVO RECICLADO QUE UTILIZAR EN
LA PRODUCCIN DE LIBROS DE TEXTO Y MATERIALES DE APOYO EDUCATIVO PARA EL
CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO. - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- 74 - Criterios Especcos
NO HABIENDO OTRO ASUNTO QUE HACER CONSTAR, SE DA POR CONCLUIDA LA
PRESENTE, SIENDO LAS (HORA EN QUE TERMINA EL ACTO) HORAS DE LA FECHA DE
SU INICIO, PREVIA LECTURA DE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, FIRMANDO DE
CONFORMIDAD AL MARGEN Y AL CALCE PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES A
QUE HAYA LUGAR.-----------------------------------------------------------------------------------------
ENTREGA POR LA DONANTE
(NOMBRE DE QUIEN OPERA EL CONVENIO)
RESPONSABLE DE LA OPERACIN DEL CON-
VENIO 1016/090/2007 EN LA Conafor
RECIBE POR LA DONATARIA
(NOMBRE DEL COORDINADOR EN
CONALITEG)
COORDINADOR DEL PROGRAMA RECICLA
PARA LEER