Manual de Correspondencia

MANUAL DE CORRESPONDENCIA
LEIDY DAYANA VILLA

SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 717146
SANTIAGO DE CALI
2014
2

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LEIDY DAYANA VILLA

PRESENTADO A:
LIC.MYRIAM OCAMPO LOPEZ

SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 717146
SANTIAGO DE CALI
2014

3

INTRODUCCIN

4

RESUMEN

5

JUSTIFICACIN

6

Tabla de contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................................................. 3
RESUMEN ....................................................................................................................................................... 4
JUSTIFICACIN ............................................................................................................................................... 5
GLOSARIO ....................................................................................................................................................... 8
NORMA TCNICA COLOMBIA 3234 ................................................................................................................ 9
QU SON CIRCULARES? ................................................................................................................................ 9
CLASES DE CIRCULAR ...................................................................................................................................... 9
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en: ............................................................ 9
Circulares internas. ..................................................................................................................................... 9
Circulares externas. .................................................................................................................................... 9
De acuerdo con el estilo se clasifican en: ............................................................................................... 9
De bloque extremo ...................................................................................................................................... 9
De bloque. .................................................................................................................................................... 9
REQUISITOS .................................................................................................................................................... 9
Mrgenes. ..................................................................................................................................................... 9
Zonas............................................................................................................................................................. 9
Zona 1 .........................................................................................................................................................10
Zona 2 .........................................................................................................................................................10
Circular externa (carta circular). ..............................................................................................................10
Circular interna o general. ........................................................................................................................10
Denominacin del documento10
Nmero (referencia) ..................................................................................................................................10
Fecha ...........................................................................................................................................................10
Destinatario ................................................................................................................................................10
Asunto (opcional) .......................................................................................................................................10
Texto ............................................................................................................................................................10
Despedida...................................................................................................................................................11
Remitente. ..................................................................................................................................................11
NORMA TCNICA COLOMBIANA 3369 .........................................................................................................12
REQUISITOS ..................................................................................................................................................13
7

OBJETIVO ......................................................................................................................................................17
DEFINICIONES Y CLASIFICACIN ..................................................................................................................17
CLASIFICACIN .............................................................................................................................................19
PARTES DE LA CARTA....................................................................................................................................20
OBJETIVO ......................................................................................................................................................24
DEFINICIONES Y CLASIFICACIN ..................................................................................................................24
CLASIFICACIN .............................................................................................................................................25
REQUISITOS ESPECFICOS ............................................................................................................................27
NORMA TCNICA COLOMBIANA 3397 ........................................................................................................31
OBJETIVO ......................................................................................................................................................31
CLASIFICACIN .............................................................................................................................................31
ZONAS ..........................................................................................................................................................31
NMERO DE REFERENCIA ............................................................................................................................32
DELIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE ...............................................33
REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR ..................................................................................................34
PGINAS SUBSIGUIENTES ............................................................................................................................34
DATOS DE TRANSMISIN PARA LA NORMA 3580 .......................................................................................36
REQUISITOS ..................................................................................................................................................37
INFORME EXTENSO. CUERPO DEL INFORME ...............................................................................................40
Introduccin .................................................................................................................................................40
Ncleo del informe .......................................................................................................................................40
Conclusiones y recomendaciones ................................................................................................................41
INFORME EXTENSO. MATERIAL COMPLEMENTARIO (OPCIONAL) ...............................................................42
OBJETIVO ......................................................................................................................................................43
DEFINICIONES ...............................................................................................................................................43
CLASIFICACIN .............................................................................................................................................44
CONCLUSIONES ............................................................................................................................................45
WEBGRAFA ..................................................................................................................................................46
8

GLOSARIO

JERARQUIZACIN: Organizacin o clasificacin en niveles

APSTROFO: Signo ortogrfico (') que indica la elisin de una letra (l'enfant) o
cifra ('98), especialmente de una vocal delante de una palabra que empieza por
vocal:
el apstrofo no se usa en espaol actual, pero se emplea mucho en cataln y
francs.

VOCATIVO: Caso de la declinacin, que sirve nicamente para invocar, llamar o
nombrar, con ms o menos nfasis, a una persona o cosa personificada, y a
veces va precedido de las interjecciones ah! u oh!

.

.

9

NORMA TCNICA COLOMBIA 3234

QU SON CIRCULARES?

Son comunicaciones internas o externas de carcter general o normativo con el mismo
texto o contenido, dirigido a varios destinatarios.
CLASES DE CIRCULAR

De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

Circulares internas.

Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad, normas generales, cambios, polticas, disposiciones, ordenes,
asuntos de inters comn.

Circulares externas.

Comunicacin con el mismo texto utilizado para dar a conocer a sus clientes,
proveedores y distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carcter
general.

De acuerdo con el estilo se clasifican en:

De bloque extremo

De bloque.
REQUISITOS

Mrgenes.

Superior: entre 3 cm y 4 cm.
Inferior: entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las pginas subsiguientes: entre 2 cm y 3 cm
Zonas.

10

Zona 1: Espacio destinado para ubicacin de la razn social y el logotipo en caso de
tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde
izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, tlex, telfono,
fax, direccin electrnica, N.I.T. y otras menciones obligatorias en virtud de
disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y
horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

Circular externa (carta circular).

La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo
para diferentes destinatarios y para su elaboracin se tiene en cuenta la NTC3393.

Circular interna o general.

La circular interna o general est conformada por las siguientes partes:

Denominacin del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas
se ubica la palabra circular en mayscula sostenida, centrada y destacada con negrilla
o espaciada.

Nmero (referencia): La numeracin puede ser la consecutiva para correspondencia o
independiente para la circular. Le puede anteceder el cdigo de dependencia
determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la
palabra circular.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envi se escriben de
dos a tres interlineas del nmero (referencia). En forma completa en orden de da, mes
(en minscula) y ao sin separarlo con punto.

Destinatario: A tres interlneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en
mayscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es
opcional centrarlo.

Asunto (opcional): Constituye la sntesis del tema expresada mnimo en cuatro
palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con
mayscula inicial y seguida de dos puntos (:).

Texto: Se inicia de tres a cuatro interlneas del grupo destinatario o del asunto, cuando
lo hay. Se escribe a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. En circulares de poca
extensin se puede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre
Prrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del
singular o en primera del plural. Pginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo
siguiente:
11

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso slo el logotipo o la razn
social.
La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o
a dos interlineas del logotipo o de la razn social, con mayscula inicial. Est
constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y nmero de la
pgina contra el margen derecho.
La lnea de identificacin puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha
abreviada o el nmero (referencia); cdigo de dependencia o cdigo de dependencia y
nmero.
El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del
encabezado.
El primer prrafo de las pginas antes de finalizar un prrafo completo, se dejan mnimo
dos renglones en sta y dos en la siguiente.
La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la
despedida.

Despedida.

Expresin de cortesa que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen
izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con
una expresin breve seguida de coma (,) o con frase de cortesa terminada en punto (.)

Remitente.

El nombre se sita de cuatro a seis interlineas despus de la despedida en mayscula
sostenida. El cargo se anota a una interlnea del nombre, con mayscula inicial, sin
centrar.

Para la ubicacin de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.

De preferencia se firma a mano, slo se justifica la firma mecnica (facsmil) o en la
matriz, cuando la cantidad sea excesiva.

12

NORMA TCNICA COLOMBIANA 3369
Esta norma establece los requisitos para la elaboracin de sobres comerciales.

DEFINICIONES

Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envi.
Destinatario: persona a quien va dirigido el contenido del sobre.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Etiqueta: rtulo que se adhiere al sobre.
Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln.
Logotipo: smbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifica a una empresa
natural o jurdica.
Modelo: esquema de distribucin de zonas que le permite a la empresa la diagramacin
de su papelera.
Razn social: nombre que identifica a una empresa o a una institucin.
Remitente: persona natural o jurdica que enva el contenido del sobre.
Rengln: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre, de izquierda a derecha.
Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o
escritos.

CLASIFICACIN

De acuerdo con su aplicacin comercial, se clasifican en:
Local
Nacional
Internacional

MODELOS

1- Para efectos de diagramacin tiene tres zonas. En la zonas 1 y 2 se imprimen los
datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo.

2- Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se
deja libre para uso de la oficina de correo. Si se emplea este modelo, se deben incluir
en la zona1 todos los datos necesarios para la identificacin del remitente.

13

REQUISITOS

ZONAS

1-Espacio destinado para la ubicacin de la razn social sigla o acrnimo, logotipo en
caso de tenerlo y NIT. Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde superior.

2- Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, fax, telfono, tlex, NIT
(opcional) direccin electrnica (E-mail) y otras menciones obligatorias en virtud de
disposiciones legales, ciudad y pas. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior
del sobre horizontalmente puede abarcar todo el ancho.

3- Espacio superior derecho que se deja libre para el uso del correo.

DISTRIBUCIN DE LOS DATOS EN EL SOBRE

PARTES

Para su distribucin en el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen de la siguiente
manera:

1- El tercio izquierdo se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL,
PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA
MAGNTICA, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se ubican centradas en
la parte inferior del tercio.

2- El tercio central se utiliza para ubicar los datos destinatario.

3- El tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina de correo.

DATOS DEL REMITENTE

Se distribuyen segn el modelo seleccionado y constan de: razn social, sigla, o
acrnimo, logotipo en caso de tenerlo, direccin, apartado, fax, telfono, tlex, NIT
(opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad,
pas, y direccin electrnica (E-mail)

DATOS DEL DESTINATARIO

Los datos del destinatario se ubican centrad0s en el segundo tercio sin sobrepasarlo y
14

de acuerdo con el tamao del sobre, su distribucin debe ser armnica. Se dirige en
forma personalizada; si es imposible obtener el nombre, se enva al cargo directivo
responsable.

Estos datos se escriben a interlineacin sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones,
de la siguiente forma:

- Tratamiento ttulo acadmico, con mayscula inicial. Ejemplos: Seor, Seora, Doctor,
Doctora, Licenciado, Ingeniero etctera.

Nombre. Se ubican en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula
inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Seor
LUIS CASTAEDA LONDOO

Seor
Juan Sebastin Rincn Pez

Cargo. Se escribe con mayscula inicial.

Gerente General
Los cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos lneas para guardar armona
con los datos restantes. No se efecta separacin silbica.

Empresa. Sea nota en la lnea siguiente al cargo, con la denominacin ms
ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.

En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial y respetando
las denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razn social.

Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social se escriben
en mayscula sostenida. Con punto o no, segn lo haya registrado la institucin.

A. J. P. (Alberto Jimnez Pino)

Los acrnimos conformados por varias letras del nombre completo de la razn social se
escriben con mayscula inicial. Si se desean destacar, pueden digitarse en mayscula
sostenida.

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SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)

Direccin o apartado. Se utiliza una de las dos.
La direccin consta una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal,
diagonal o circunvalar entre otras, sin abreviar y con su respectivo nmero; a
continuacin el nmero de la puerta. Se dejan los dos espacios a mquina o tres en
computador entre el nmero de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la
abreviatura de nmero (No.) Se prescinde del signo nmero (#).

Los primero dgitos de la placa de la puerta corresponden a la calle, carrera y dems;
los siguientes se refieren a la distancia en metros de la esquina de la puerta. Estos
ltimos se unen con guin (-).
Ejemplo:

Seora
Paola Tamayo Palacio
Jefa de Programa
Comercio y Servicios
Informtica Ltda.
Carrera 30 50-20

En la lnea de direccin, cuando sea necesario, se especifican claramente nmeros o
letras de oficina, piso, inferior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, stas se escriben en mayscula, unidas al
nmero, puesto que forman un solo componente.
Ejemplo: Calle 50A 40S-25

Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres, es indispensable
escribirla en forma completa.
Ejemplo:
- Calle 12 1-17 Este, Bloque C, oficina 505

Nota: Para asegurar la entrega del sobre, la direccin debe escribirse clara y completa
de acuerdo con la nomenclatura de cada ciudad, preferiblemente separados con coma
(,)
El apartado se anota como un solo nmero. En este caso no se escribe la direccin.
Ingeniero
Jos Miguel Cantillo Valencia
Jefa de Proyectos
Construcciones Ltda.
16

Apartado 50943

Destino. Puede ser local, nacional o internacional.
Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la
ciudad, de preferencia en mayscula sostenida.
Ejemplo:

Licenciado
GUILLERMO GARCA SNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnolgico
Calle 57 No. 43-19

Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo pas, los
nombres de la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de
preferencia, en mayscula sostenida.
Ejemplo:

Doctor
FABIO ARIAS CAMPOS
Gerente General
Asesoras Financieras S.A.
Diagonal 44 A 41-74
SINCELEJO, SUCRE

Nota: La capital de Colombia siempre se identifica como Santaf de Bogot D.C.

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ELABORACIN DE CARTAS COMERCIALES

OBJETIVO
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de cartas comerciales.
DEFINICIONES Y CLASIFICACIN

DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Carta: comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas
y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus
empleados.
Acrnimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una
razn social.
Anexo: documento o elemento que acompaa a la carta.
Apstrofo: signo ortogrfico (') que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar
las cifras en dinero que indican milln.
Asunto: sntesis del contenido de la carta.
Copia: fiel reproduccin de un documento.
Datos del remitente: razn Social, logotipo, ciudad, direccin, apartado, telfono, fax,
tlex y direccin electrnica y NIT de quien enva la comunicacin.
Despedida: palabra o frase de cortesa.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicacin.
Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento.

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Estilo: orden en la distribucin de las diferentes lneas que conforman la carta.
Fecha: lugar de origen del documento, da, mes y ao de envo.
Lneas especiales: lneas de anexos, copia, e identificacin del transcriptor.
Logotipo: smbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurdica.
Modelo: esquema de distribucin de zonas que le permite a la empresa la diagramacin
de su papelera.
Nmero o referencia: identificacin consecutiva del documento.
Razn social: nombre que identifica a una empresa.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Saludo o vocativo: lnea opcional de cortesa.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn
social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o
escritos.

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CLASIFICACIN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramacin de la
primera hoja y dos estilos para la presentacin, as:
Modelos
Modelo 1. Para efectos de diagramacin tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se
imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o
fecha de recibo.
Modelo 2. Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona
3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
Estilos
Bloque extremo. Todas las lneas parten del margen izquierdo
Bloque. Las lneas de nmero, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho (vanse las Figuras 4 y 5).
REQUISITOS
MRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

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ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para la impresin de la razn social, sigla o acrnimo, logotipo en
caso de tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales,
desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde
superior.
Zona 2
Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, direccin electrnica, fax,
telfono, tlex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones
legales, ciudad y pas. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y
horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

Zona 3
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el
sello de registro o la fecha de recibo del documento.

PARTES DE LA CARTA

CODIGO: Consecutivo, lo puede anteceder el cdigo de la dependencia. De 0 a 1
interlnea del margen superior.

FECHA: Ciudad de origen y fecha de envo, de 1 a 2 interlneas del nmero, en orden
da, mes y ao; sin separarlo con punto. (San Jos de Ccuta, 07 de septiembre de
2010)
DATOS DEL DESTINATARIO
Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario especfico.
De 2 a 3 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8 lneas, sin
sobrepasar la mitad del escrito y a interlnea sencilla.

21

TRATAMIENTO: o ttulo acadmico, se escribe con mayscula
inicial. Ejemplo: Seor, Seora, Doctor, Ingeniero

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayscula sostenida, con los dos apellidos. No se
utiliza negrilla. Ejemplo: LUIS ALBERTO MALDONADO

CARGO: Se escribe con mayscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden
repartirse en dos renglones sin efectuar divisin silbica.

EMPRESA: Con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social,
sigla o acrnimo. Ejemplo: I.C.B.F., SENA, ICONTEC

DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma direccin
que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a mquina o cuatro en computador
entre el nmero de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de nmero No... No
se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de
apartado se anota en un solo nmero (Apartado 43567)
NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aun tratndose de
correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)

PAS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea
de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensin de los datos.

ASUNTO: (Opcional). Constituye la sntesis de la carta en mximo cuatro palabras,
mayscula inicial. (Vencimiento pliza 456890). Va a 2 interlineas libres.

SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.

Como saludo independiente se escribe a dos interlneas del asunto.

Ejemplos: Apreciado seor Gmez
Estimada doctora Zoraida

Como parte inicial del texto se escribe de 1 a 2 interlneas libres del asunto.
Ejemplo: Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y confirmamos...)

22

TEXTO: Se escribe a 2 interlneas del saludo y a 1 interlinea entre prrafos. Se
debe tener en cuenta:

Tratar un solo tema por carta
Omitir temas personales en cartas comerciales
Hablar de usted
Sin errores tcnicos, ortogrficos, mecanogrficos, gramaticales o de puntuacin
Sin borrones ni repisados
Comienza a tres interlneas del asunto

PGINAS SUBSIGUIENTES:
Se pueden utilizar hojas en blanco o que slo tengan el logotipo.
La calidad, color, tamao del papel deben ser los mismos.
La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos
datos contra el margen izquierdo y la pgina al margen derecho.
Ejemplo: Doctor Mario Gutirrez Mora 2
El primer prrafo de las lneas subsiguientes se inicia a 1 2 interlineas de del
encabezado.
En caso de terminar pgina sin finalizar prrafo, se dejan mnimo dos renglones y se
pasan dos a la nueva pgina.
La ltima pgina debe contener mnimo el prrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto.
(Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

REMITENTE: El nombre se sita de cuatro o cinco interlneas de la despedida, en
mayscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo
en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar.
23

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Despus del firmante a dos
interlneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de
preferencia se hace claridad en nmero de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno
(10 hojas).
COPIA: a dos interlneas del firmante o de la lnea de anexos contra el margen
izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los
destinatarios as: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa.

Ejemplo: Seor Julio Snchez Chacn, Gerente CENS E.S.P.
Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A.
Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en lnea seguida.
Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.
IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR: a dos interlneas del firmante o del ltimo rengln
escrito se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona
responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms pequea.
Ejemplo: Soledad Tolosa

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ELABORACIN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO

Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboracin de actas
administrativas.
DEFINICIONES Y CLASIFICACIN

DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunin.
Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos.
Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas,
limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones
especficas de la entidad competente.
Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunin.
Denominacin del documento: nombre que identifica el acta.
Desarrollo: descripcin de los asuntos tratados en una reunin.
Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad de un documento.
Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunin.
Incapaz: persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles o que carece
de aptitud legal para determinado acto jurdico o para contraer obligaciones por s
misma.
Naturaleza de la reunin: carcter de ordinaria o de extraordinaria.
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Nmero: identificacin consecutiva del documento.
Orden del da: relacin de temas que se han de tratar en una reunin.
Ttulo: denominacin especfica del nombre de la reunin.

CLASIFICACIN
Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS
REQUISITOS GENERALES
Mrgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
Ttulo
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar
cuando el carcter de la reunin sea extraordinario.
Numeracin
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y
sin interrupcin. En las actas de comits internos, puede iniciarse numeracin cada
ao.

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Presentacin
Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el
efecto.
Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal
caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeracin continua
para cada uno.
Redaccin
Se redactan en tiempo pasado.
Ningn prrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegrfico; tampoco debe presentar errores
tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Pginas subsiguientes
Para las pginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los
siguientes requisitos:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamao que el de la primera hoja y que no
tenga impresin alguna.
El encabezado se sita entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y con mayscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la
reunin y el nmero correspondiente separados por guin. En la misma lnea, contra el
margen derecho se escribe el nmero de la pgina, sin precederlo del smbolo (#) ni la
abreviatura (No.) (vase la Figura 3).

Ejemplo:
Margen izquierdo Margen derecho
Reunin Comit Acadmico-Acta 002 2
El primer rengln de texto se inicia de dos a tres interlneas del encabezado cuando se
elabora a mquina.
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REQUISITOS ESPECFICOS
Para la elaboracin del acta se recomienda utilizar la distribucin presentada en las
Figuras 1, 2 y
Razn Social
En el margen superior de la primera pgina va la razn social, impresa o escrita.
Ttulo
El nombre de la reunin y su naturaleza, cuando as se requiera, se escriben centrados,
en mayscula sostenida, a tres interlneas del logo smbolo. (Puede utilizarse negrilla
para resaltar).
EJEMPLOS.
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMIT 000010 ELABORACIN Y DIVULGACIN DE DOCUMENTOS
REUNIN DE JUNTA DIRECTIVA
Denominacin del documento y nmero
Despus del ttulo a tres interlneas se ubica la palabra ACTA, en mayscula sostenida,
centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.
EJEMPLO.
ACTA 001
Nota. Se suprime el smbolo de nmero (#) o la abreviatura (No.)
Fecha
Contra el margen izquierdo, a tres interlneas de la denominacin del documento se
escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunin y la fecha completa (da,
mes, ao), separados por coma.
Hora
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlneas de la fecha se digita la palabra
HORA, en mayscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora
de inicio y de finalizacin de la reunin.
EJEMPLOS.
28

HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas
HORA: De 14:20 a 16:00 horas
Lugar
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlneas de la hora se anota la palabra
LUGAR, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio
de la reunin.
EJEMPLOS.
LUGAR: ICONTEC, sala 202
LUGAR: Hotel El Barn, Saln Diamante
Asistentes
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlneas del lugar se escribe la palabra
ASISTENTES, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe
la relacin de nombres con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que
desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue el
orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, en orden
alfabtico por apellidos.
EJEMPLO en orden jerrquico:

Nota. En caso de igual jerarqua, se sigue orden alfabtico por apellidos.

Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la
reunin, se podrn enunciar con un subttulo comn, (negrilla opcional) que se ubica
frente a la palabra
ASISTENTES, con mayscula inicial y seguido de dos puntos (:).
EJEMPLO.
ASISTENTES: Consejeros Principales
Ernesto lzate Garca
Martha Bermdez Martnez
29

Oscar Cardona Vega
Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cundo una persona
lleva la representacin de otra:
a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad
competente, se indica el nmero de derechos propios o ajenos representados y
tratndose de sociedades por acciones, el nmero de acciones suscritas, para efectos
de verificacin de qurum legal o estatutario.
b) En reuniones o comits empresariales internos, se aclara cuando una persona
asiste por derecho propio y que adems lleva la representacin de otra. Dicha persona
se anota dos veces: como asistente y como representante.
c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios
concurren a travs de apoderado, debe expresarse el nombre de ste, y si el socio o
accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indica en qu calidad acta su
representante (vase la circular D-001/91 Supe sociedades).

EJEMPLO.
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez, Vocal.
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como
primer anexo en el acta y se especifica as:
ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
Invitados
A continuacin de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlneas del ltimo nombre se
anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayscula sostenida seguida de dos
puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayscula inicial,
a interlineacin sencilla.
Ausentes
Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se
anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlneas del ltimo nombre. Es
conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
EJEMPLO.
30

AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificacin)
Javier Surez Q., Delegado (sin justificacin)
Nota. Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la
palabra ASISTENTES.
Orden del da
Contra el margen izquierdo, a tres interlneas del ltimo nombre y con mayscula
sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DA seguida de dos puntos (:). De 1,5 a 2
interlneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin,
con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos.
Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben
contra el margen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2
interlneas.

31


OBJETIVO

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de memorandos.
Concepto memorando: comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que
se utiliza para trasmitir informacin, orientaciones y pautas a las dependencias locales,
regionales, nacionales o internacionales.
CLASIFICACIN
Se clasifica en dos modelos que son:

1. bloque extremo: todas las lneas parten del margen izquierdo.
2. bloque: las lneas de nmero, fecha y firma se colocan partiendo del centro del
escrito hacia el margen derecho requisitos
MRGENES

superior entre 3 cm y 4 cm.
inferior entre 2 cm y 3 cm
lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

ZONAS

Zona 1: espacio destinado para ubicar la razn social o logotipo, en caso de tenerlo.
Sus medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja
y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2: espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario
estampe el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

32

DENOMINACIN DEL DOCUMENTO
A partir del margen superior, de dos a tres interlneas se ubica la palabra
MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrada.

NMERO DE REFERENCIA
La numeracin es consecutiva segn la establece el cdigo de comercio. Le puede
anteceder el cdigo de dependencia determinado por cada empresa. Se escribe de dos
a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.
EJEMPLO.

0172

DRH-172
FECHA

Los datos del nombre de la ciudad de origen y fecha de envo se escriben de dos a tres
interlneas del nmero de referencia y en forma completa, en orden de da, mes (en
minscula) y ao sin separar con punto.

EJEMPLO.
Santaf de Bogot, 20 de agosto de 1997
ENCABEZAMIENTO
Partes del encabezamiento:
PARA: a tres interlneas de la fecha, contra el margen izquierdo, mayscula sostenida,
seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayscula
inicial.
DE: a dos interlneas, mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se
anotan los datos del remitente, con mayscula inicial.
ASUNTO: a dos interlineas, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). al
frente se anota la sntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con
mayscula inicial.
33

nota: los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. La informacin
correspondiente se tabula a dos espacios de la palabra asunto.

DELIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE
Se pueden presentar as:
Alternativa 1.
Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma.
Remitente. Nombre y cargo, separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y slo
aparece su firma. No se trata raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO.
PARA: Doctora Alicia Garca P., Secretaria General
DE: Guillermo Castro B., Director seccional
ASUNTO: Crculos de calidad
Alternativa 2.
Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma.
Remitente. Cargo y dependencia o cargo.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final
del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLOS.
PARA: Seora Claudia Rodrguez O., Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurdica
ASUNTO: Contrato 475
Alternativa 3
Destinatario. Cargo y dependencia o cargo.
34

REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR
Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se
hace la aclaracin correspondiente escribiendo entre parntesis y con mayscula la
letra (E). Seguida de punto.
EJEMPLO.
PARA: Doctor Edgar Gmez Betancourt, Rector
DE: Decano Facultad Ingeniera Civil (E)
ASUNTO
Constituye la sntesis del tema del memorando, expresada en mximo, cuatro palabras
con mayscula inicial.
1. inicia de tres a cuatro interlneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja
una interlnea entre renglones y dos entre prrafos.
2. se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes. Se expresa en primera
persona del singular o del plural.
3. en lo posible se trata de un solo tema por memorando.
4. en los memorandos se utiliza el tratamiento de usted.
5. es importante que el memorando no presente errores tcnicos, ortogrficos,
gramaticales ni de puntuacin.
6. la presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
PGINAS SUBSIGUIENTES

Se tiene en cuenta lo siguiente:
- se pueden utilizar pginas impresas con el logotipo o razn social de la empresa o
hojas en blanco.
- la calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
- el encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en
blanco o a dos interlneas del logotipo o de la razn social, con mayscula inicial. Est
constituido por la lnea de identificacin contra la margen izquierda y el nmero de la
pgina contra el margen derecho.
35

DESPEDIDA
Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto, contra el margen
izquierdo tanto en el estilo bloque extremo como estilo bloque. Presenta dos
alternativas:
Con la expresin breve seguida de (,) o con frase de cortesa terminada en (.).
EJEMPLOS:
Atentamente,
Agradezco que trasmita esta informacin al personal de su dependencia.
nota: se usa una de las dos opciones.
REMITENTE
El nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlneas de la despedida, con
mayscula inicial.
En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno debajo del otro o en
pareja, en primer lugar el de mayor jerarqua.
LNEAS ESPECIALES
Anexos
A dos interlneas del firmante se anota la palabra Anexos o Anexos, con mayscula
inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad., de preferencia
se clarifican el nmero de hojas o el tipo de anexo.
EJEMPLOS
Anexo: uno
Anexo: tres (15 hojas, 1 disquete)
Anexo: uno (cinco hojas)

36

DATOS DE TRANSMISIN PARA LA NORMA 3580
Todo documento que se enve por telefax debe estar precedido por una hoja con los
datos de transmisin.

Los datos de transicin q se deben imprimir son los siguientes:
rosn social y logotipo, o uno de los dos.
cuidad y pas del remitente.
nmero del telfono del remitente nmero de telefax del remitente.
identificacin del documento.
fecha.
numero de control de fax.
datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.
nmero del telefax del destinatario.
ciudad y pas del destinatario.
datos del remitente. nombre, cargo y empresa.
asunto o mensaje cort.
numero de hojas transmitidas incluidas.
firma del funcionario q" solicita la transmisin.

MARGENES
Las mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja en los datos de
transmisin, sern de 1 cm.
CALIDAD DE REPRODUCCIN
Los documentos que se transmiten deben ser legibles; adems se deben enviar las
reducciones y tipos de letra muy pequeos, porque afectan la nitidez del fax.
VINIFICACIN DE LA TRANSMISIN
En caso de presentarse dificultades en el envo o la recepcin del fax, se debe informar
acerca de ellas por otro medio, como tlex o telfono, para verificar y corregir los
problemas de transmisin del fax.
37

REQUISITOS

DATOS DE IDENTIFICACIN DEL REMITENTE
A partir de los mrgenes superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en
sentido vertical, por 11 cm en sentido horizontal, donde se ubicaran los siguientes
datos;
Razn social o logotipo, si lo hay.
Ciudad y pas de origen.
nmero de telfono de remitente.
nmero del telefax que transmite el documento
IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO
En el espacio restante, a continuacin de los datos de identificacin del remitente se
ubicara el titulo HOJA DE TRANSMISIN POR TELEFAX, centrado y en mayscula
sostenida.
DISTRIBUCIN DE LOS DATOS DE TRANSMISIN
FECHA:
Bajo este ttulo impreso se escribirn la ciudad de origen y la fecha de
transmisin.

NUMERO DE CONTROL
Cuando la empresa requiera controlar los mensajes va telefax, se podr utilizar una
numeracin consecutiva.
Despus del ttulo DATOS DEL DESTINATARIO, se determina un espacio de 3
cm en sentido vertical por 12 cm en sentido horizontal, para la impresin de las
palabras NOMBRE, CARGO y EMPRESA, alineados verticalmente, contra el
margen izquierdo y en mayscula sostenidas.
Frente a estos enunciados se escribirn tan bien, en mayscula sostenida, el
nombre del funcionario, el cargo que ocupa y la razn social.
38

EL ESPACIO RESTANTE, HASTA EL MARGEN DERECHO, SE FRACCIONARA AS:
Un espacio de 1 cm vertical para imprimir la excrecin "telefax no" con
mayscula comprimida inicial, fecha a la cual se escribir el nmero que
corresponde al telefax del destinatario.
Un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras ciudad" y
"pas" alineados verticalmente y en mayscula inicial, frente a las cuales se
escribirn la ciudad de destino y el pas, si se trata de una transmisin
internacional.
DATO DEL REMITENTE
Despus del ttulo, se determina un espacio de 1,5 cm en sentido vertical, por el
ancho entre mrgenes, para la impresin de las palabras NOMBRE Y CARGO
alineadas en sentido horizontal y en mayscula sostenida.
Frente a estos enunciados se escribir en mayscula fija el nombre del
funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa.
ASUNTO O MENSAJE
A partir de los datos del remitente se determinara un espacio de 4,5 cm en
sentido vertical, por el ancho entre mrgenes, en el cual se colocara la expresin
"ASUNTO o MENSAJE", con mayscula inicial. Este espacio se utiliza para
escribir el tema, finalidad o sntesis del documento que se transmite.
NUMERO DE HOJAS TRANSMITIDAS INCLUIDA ESTA
Frente a esta expresin se escribe en nmeros arbigos, el total de pginas que
se transmiten, contando la hoja transicin por fax.
FIRMA
Sobre esta palabra aparecer la rbrica del funcionario que enva el documento o el
mensaje.

39

APNDICE
PRECAUCIN: Se debern tener en cuenta las siguientes:
Que la lnea telefnica del telefax no tenga derivaciones, para evitar
interferencias.
Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y debidamente
instalado.
Fotocopiar el fax que requiera conservacin por ms de seis meses, con el fin de
garantizar su calidad archivstica con nitidez, preservacin del color, entre otros.
El fax se puede considerar solamente como un adelanto de informacin y en
algunos casos se requiere enviar adicionalmente el documento original.

40

De dos a cuatro interlneas se ubica el primer trmino en mayscula sostenida contra el
margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y despus de dos espacios se digita la
definicin con mayscula inicial; si sta ocupa ms de un rengln, el segundo y los
subsiguientes se escriben a una interlnea sin dejar sangra. Entre trminos se dejan
dos interlneas.
INFORME EXTENSO. CUERPO DEL INFORME
Constituye la parte central del documento y est conformado por introduccin, ncleo
del informe, conclusiones y recomendaciones (opcional).
Introduccin
El informe extenso lleva una introduccin que plantee brevemente el alcance, los
objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no
tiene numeracin sin ttulo. La palabra INTRODUCCIN se escribe en mayscula
sostenida, centrada y a 5 cm del borde superior. La primera lnea de escritura se inicia
de dos a cuatro renglones del ttulo; las subsiguientes, a interlineacin de uno, uno y
medio o dos.
Ncleo del informe
El ncleo del informe se puede dividir en captulos y stos a su vez, en subdivisiones
que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo
siguiente: 3.3.2.1 Escritura del texto. Se redacta en forma impersonal (se proyecta, se
estudi...) y los prrafos comienzan contra el margen izquierdo. La primera lnea de
escritura de cada captulo se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo. Queda a libre
criterio escribir a interlineacin de uno, o de uno y medio. Entre prrafos se deja el
doble de la interlineacin elegida.3.3.2.2 Captulos (vase la Figura 6). Cada captulo
tiene un ttulo (divisin de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe en mayscula
sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral
correspondiente. El ttulo no lleva punto final. Los ttulos de las subdivisiones de
segundo nivel se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo; el texto
se inicia al doble de la interlineacin elegida. Los ttulos de las subdivisiones de tercer
nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayscula inicial; el texto se inicia al
doble de la interlineacin elegida. Los ttulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los
hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayscula inicial. A dos espacios se
contina el texto, en el mismo rengln.
Nota. Si se desea, los ttulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de
letra.
Cada captulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma pgina del anterior.
Si se escoge esta segunda opcin se tiene en cuenta lo siguiente: El ttulo se ubica, de
41

cuatro a seis renglones de la ltima lnea del captulo que antecede, y el texto comienza
de dos a cuatro del ttulo.

En el texto:
La Constitucin de 1991, en su Artculo 70 dice: "El Estado promover la investigacin,
la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin"
1
.
Al pie de pgina:
___________________
1
COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitucin Poltica de la
Repblica de Colombia, Medelln: Universidad de Antioquia, 1991. p.23.3.3.2.8 Notas
de pie de pgina. Se utilizan cuando el autor desea aclarar un dato o ampliar una idea
indicndolas en el texto con asterisco (*). En caso de presentarse ms de una nota en
la misma pgina, cada una se identifica con uno, dos o ms asteriscos consecutivos, no
a travs del documento sino por pgina. Las notas de pie de pgina, se escriben
separadas del texto por una lnea horizontal de aproximadamente 12 rayas continuas,
trazada desde el margen izquierdo despus del ltimo rengln del texto y separada de
ste por dos interlneas. El asterisco se coloca contra el margen izquierdo a un rengln
de la lnea divisoria y el texto se escribe inmediatamente despus. Cuando la nota de
pie de pgina ocupa dos o ms renglones, el segundo y los subsiguientes se inician
contra el margen izquierdo, a interlineacin sencilla. Entre una nota y otra se dejan dos
interlneas. Cuando una aclaracin es comn a varios enunciados, se marca con
asterisco a cada trmino. Ejemplo:
En el texto:
ISO*, Icontec*, Covenin*.
En la nota de pie de pgina:
_____________________ *Institutos de normalizacin.
Conclusiones y recomendaciones
El propsito de las conclusiones es presentar un juicio crtico y razonado del anlisis de
los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lgica; el objetivo de las
recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de accin. Las
conclusiones son obligadas. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el
42

autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es ms de una, se sugiere
numerarlas. Para la presentacin se tiene en cuenta lo siguiente:

El ttulo, CONCLUSIONES, se escribe en mayscula sostenida, centrado, a 5 cm del
borde superior. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del
ttulo. Si se incluyen recomendaciones se tendr en cuenta lo siguiente: El ttulo,
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayscula sostenida,
centrado, a 5 cm del borde superior. La primera lnea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del ttulo. Se pueden combinar las conclusiones y las
recomendaciones en el mismo prrafo, o tratarse en prrafos independientes. As
mismo presentarse en pginas separadas con su respectivo ttulo.
Firma
El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores, en la pgina
donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones, cuando
las hay. De cuatro a seis renglones del ltimo prrafo, se anota el nombre en
mayscula sostenida. El cargo, a una interlnea del nombre, con mayscula inicial y sin
centrar.
Nota. Si son necesarias varias firmas, stas se ubican a criterio de los autores una
debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el nmero de firmas es impar la
ltima se centra.
Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rbrica
en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
Transcriptor
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se escribe a
dos interlneas del firmante. Se anota el nombre (con mayscula inicial) e inicial del
apellido. Se emplea letra ms pequea. Ejemplos:
Sonia M. Gerardo R.

INFORME EXTENSO. MATERIAL COMPLEMENTARIO (OPCIONAL)
Est conformado por anexos, bibliografa e ndice.
Anexos
Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentacin
ordenada y lgica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografas,
planos, entre otros. Para su presentacin se tiene en cuenta lo siguiente:
43

OBJETIVO

ESTA NORMA TIENE POR OBJETO ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS PARA
LA ELABORACION DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

DEFINICIONES

Para efectos de sta norma se establecen las siguientes:

Certificado: documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompaado
de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o
norma).
Constancia: documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.
Cargo: ttulo de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el
documento.
Datos del remitente: razn social logotipo, ciudad, direccin, apartado, direccin
electrnica, telfono, fax, tlex y NIT de quien otorga la certificacin.2.5 Documento
privado: el expedido por un representante de la entidad privada.
Documento pblico: el expedido por un funcionario pblico.
Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento.
Fecha: lugar de origen del documento da, mes y ao de expedicin.
Lnea especial: identificacin del transcriptor.
Logotipo: smbolo que identifica a una empresa.2.13 Membrete: inscripcin impresa del
conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica.
Nmero o referencia: identificacin consecutiva del documento.
44

Remitente: nombre y apellido del firmante autorizado.
Texto: contenido del documento.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

CLASIFICACIN

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden
ser.

CONSTANCIA PARA:

- Tiempo de servicio.
- Experiencia.
- Salarios u honorarios.
- Jornada laboral.
- Cumplimiento de comisiones.
- Comportamiento del trabajador
CERTIFICADO PARA:
- Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos.
- Derecho del uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Tcnica Colombiana.
- Diploma conferido por una institucin y documento que establece un privilegio o
premio.
- Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defuncin.
- Documentos de identidad.
- Certificado de Aseguramiento de la calidad.- Certificado del Sistema de Administracin
Ambiental.
- Becas, donaciones y exenciones.
- Crditos, prstamos u otras transiciones comerciales.

45

CONCLUSIONES

46

WEBGRAFA

http://www.slideshare.net/Juliethica/ntc3369-sobres-comerciales
http://soledadtoloza.blogspot.com/2010/09/elaboracion-de-cartas-comerciales-
norma_01.html
http://alejandro-normastecnicas.blogspot.com/2009/09/normas-icontec-que-es-icontec-
instituto.html
http://es.scribd.com/doc/37792640/NORMA-TECNICA-COLOMBIANA-3588
http://informes-grupo4.blogspot.com/
http://carlgreg.blogspot.com/
http://ntc72006.blogspot.com/2009/08/ntc-4176c-certificado-y-constancia.html
http://documentosempresarialesicontec.blogspot.com/2008/03/constancia-y-certificado-
norma-4176.html
http://documentosempresarialesicontec.blogspot.com/2008/03/constancia-y-certificado-
norma-4176.html

http://www.mundonets.com/normas-icontec/
http://tecnicorsecretarias.blogspot.com/2012/08/memorando-ntc-3397.html

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LEIDY DAYANA VILLA

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