COMUNICACIN EXTERNA E INTERNA EN LA EMPRESA U ORGANIZACIN

COMUNICACIN INTERNA: es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.

Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo humano y
retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido.
Teniendo en cuenta est funcin principal, podramos afirmar que la comunicacin interna
permite:
Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivacin.
Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes, pero
que hacen que se bloqueen entre s.
Informar individualmente a los empleados.
Hacer pblicos los logros conseguidos por la empresa.
Permitirle a cada uno expresarse ante la direccin general, y esto cualquiera que sea su posicin
en la escala jerrquica de la organizacin.
Promover una comunicacin a todas las escalas.
TIPOS DE COMUNICACIN INTERNA Y HERRAMIENTAS
Podemos dividir la comunicacin interna en dos tipos:
Comunicacin ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarqua.
Comunicacin descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarqua.
Cada tipo de comunicacin requiere de unas herramientas diferentes de comunicacin. Por
ejemplo, entre las herramientas de comunicacin descendente encontramos:
Tablones de anuncios.
Peridico interno.
Carta al personal.
Jornada de puertas abiertas.
Reuniones de informacin.
Entrevista individual.
OTROS
Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicacin interna coinciden en que la mejor
forma de comunicacin descendente es la relacin personal, seguida muy a la par dela utilizacin
de soportes digitales y escritos.
Por otra parte, entre las herramientas de comunicacin ascendente podemos encontrar:
Entrevista.
Programa de sugerencias.
Seccin en el peridico interno.
Por correo.
Buzn de sugerencias.
Intranet.
OTROS
Como podemos comprobar, la empresa dispone de un amplio repertorio de herramientas de
comunicacin que le permite acercarse de la mejor manera posible al pblico al que se dirige,
moderar el carcter informativo/afectivo de los mensajes, as como el grado de formalidad.
Pero, de nada sirve implantar herramientas de comunicacin interna si sta no nace de una
autntica cultura empresarial convencida de la necesidad de comunicacin. Si esta filosofa no est
implantada, las herramientas ms eficaces no servirn y lo nico que se habr conseguido es
perder tiempo y dinero. En el transcurso de los aos veremos incrementare el protagonismo de
esta actividad.
Herramientas de Gestin: Es importante la generacin de distintos Soportes de Comunicacin
Interna para que sea ms rica la comunicacin. Los mismos pueden ser orales, escritos,
audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC)
abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes
Multimedia e Hipermedia. El desarrollo de este ltimo tema merece captulo aparte.
Carta al Personal: deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir informacin importante
tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su
llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma
mltiple con un destinatario comn sino personalizado.
Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicacin se debe colocar en un lugar de
trnsito seguro del personal. Puede contener informacin general, normativas institucionales e
informaciones que intercambia el personal. Es necesario que su contenido este ordenado para que
visualmente sea de rpida lectura y notorio el cambio peridico de su informacin. Es necesario,
para evitar malos entendidos, consignar encada mensaje los remitentes y su fecha.
Cuadernillo de Bienvenida Cualquier persona que ingresa a una Institucin nueva necesita saber a
dnde se ha incorporado. Para ello algunas organizaciones disean este material que tentativamente
puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, entre
otros.
Manuales de estilo: Son guas sistematizadas de procedimientos institucionales que renen la
informacin tcnica, organizativa, histrica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.
Adems, como la dimensin de la comunicacin es amplia colabora indirectamente en la imagen
creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones.
.Folletos Sobre temas particulares como las coberturas de las ART o Qu hacer frente a un
accidente laboral? se pueden disear sencillos y prcticos trpticos para el personal en el contexto
de campaas de concientizacin interna.
Publicacin Institucional Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su
importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una
comunicacin ascendente, descendente y lateral. Adems, la identificacin de los integrantes con
su contenido conlleva, por lado, la valoracin como persona y , por otro, un sentimiento de
pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una cita
peridica entre la redaccin y el personal.
Lnea abierta o Lnea directa Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus
preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes
de la organizacin y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes
sern revisados por el responsable y a los pocos das se deben contestar los mensajes.
Buzn de Comunicaciones Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con
libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organizacin su planteo. No deben
tenerse en cuenta los mensajes annimos.
Medios electrnicos: Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la
Revolucin Cientfico Tecnolgico, cada vez se producen menos frente afrente. Un nmero
creciente de redes se intercalan y organizan la interaccin. A partir de ello resulta necesario
suscitar nuevas relaciones de intercambio, no slo de individuo a individuo, sino tambin de los
individuos con la organizacin como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede
poner en marcha una empresa se puede citar:
E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusin, facilidad de fijacin del
destinatario.
Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rpido e instantneo. Slo se
necesita colocar las computadoras en red. Listas de distribucin y foros de discusin por Internet:
puede servir para motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su
pertenencia. Los temas pertinentes seran institucionales. En la pgina web institucional se puede
prever un rea restringida slo para los integrantes de la institucin e implementar los foros.
Evaluar: La evaluacin del proceso peridica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar
ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darn lugar a acciones futuras. Si no
se toman en cuenta estos datos o no investigan ser difcil mantener una estructura de
comunicacin interna. Los mtodos ms difundidos son las encuestas y sondeos de opinin
interno.
Tambin hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su
ejecucin y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas
y los resultados esperados.
COMUNICACION EXTERNA: es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a
crear, mantener o mejorar la relacin con los diferentes pblicos objetivo del negocio, as como a
proyectar una imagen favorable de la compaa o promover actividades, productos y servicios.
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La comunicacin externa es la trasmisin y recepcin de datos, pautas, imgenes, referidas a la
organizacin y a su contexto. Para la organizacin que tiene su atencin centrada en sus clientes,
es fundamental mantener un doble flujo de comunicacin: Recibir informacin sobre las
variaciones en la dinmica del contexto socio-poltico y econmico en que desarrolla su labor, para
poder definir su estrategia y sus polticas; y proyectar sobre el mbito social una imagen de
empresa fundada en informacin sobre su dinmica interna y su accin objetiva sobre el medio
social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicacin son los clientes, los proveedores, la
opinin pblica y el gobierno.www.eumed.net/libros/2007c/333/comunicacin externa.htm
FUNCIONES DE LA COMUNICACIN EXTERNA: La comunicacin exterior con clientes,
intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan
vital para la organizacin como la comunicacin interna. Entre ellas adems debe existir una alta
integracin. Aunque la comunicacin externa quede vinculada a departamentos tales como
relaciones pblicas y prensa, marketing, investigacin de mercados, comunicacin corporativa,
etc. Todos los miembros de la organizacin pueden realizar funciones de comunicacin externa y
de difusin de la propia imagen de la organizacin.
Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con
la organizacin y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la
vez, la imagen que transmite la organizacin a la sociedad condicionar la satisfaccin de ciertas
necesidades de status y prestigio de sus empleados.
Cuando la persona trabaja en una empresa slida, importante, preocupada por los problemas
sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente tambin realizada en
su consideracin social, incrementndose asimismo su sentimiento de pertenencia. Por
consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicacin (interna y externa) interdependientes y
que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovacin
en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicacin externa, antes que en la
interna.http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesComunicacionExterna