1

MONICA 8.5
Gracias por haber preferido a MONICA, versin 8.5 para Windows, como su asistente
en los negocios. Le permitir resolver muchos de las tareas asociadas con un negocio
peue!o mediano. MONICA ha sido dise!ada para servirle de una manera fcil "
rpida, pero a la ve# dndole la informacin lo ms detalladamente posible.
MONICA es un con$unto de programas ue le permitirn reali#ar%
&acturacin.' (rea facturas, lleva el control de )stas, obtiene totales de ventas por
clientes, por fechas, por item, por vendedor. *ermite versatilidad en la impresin de
facturas +forma pre'impresa, ho$a simple,media pg.-. *ermite reali#ar estimados, as.
como la facilidad de imprimir las facturas " estimados en ingl)s ",o castellano. *uede
reali#ar devoluciones. (uando hace una factura el inventario automticamente ueda
actuali#ado.
/nventario. ' 0d. puede llevar el control de los items de su inventario% asignando
cdigos, conociendo en cualuier momento el precio, el costo, " la cantidad disponible
de un determinado item. 1s. mismo tiene la capacidad de determinar el movimiento de
items para un per.odo determinado +(unto se vendi, montos, etc.-. 2etermina el
costo de su inventario. Lleva el 3arde4 de los productos.
(lientes.' 0d. puede determinar mediante el au4ilio de 567/(1 cuales han sido sus
ventas por clientes, cuales son sus me$ores clientes, cuanto les ha vendido " cuando
(uentas por cobrar +(artera-.' *ermite mane$ar las ventas al cr)dito ue reali#a con
sus clientes% 8encimiento de facturas, (argos financieros, puede obtener los estados
de cuenta por cada cliente. (ierre de periodos ue le permite determinar cuanto le
debe cada uno de sus clientes.
(uentas por pagar.' 5ane$a las compras a sus suplidores, 567/(1 le permite reali#ar
coti#aciones +1veriguacin del precio de un producto- " luego reali#ar la orden de
compra +&ormali#ar la compra del producto-. 0d. puede saber cuanto le debe a un
abastecedor, si la compra fue al cr)dito, cuando se vence la factura, etc.
(heues.' Lleva un control preciso de los montos girados, los cheues ue han sido
cobrados, auellos ue faltan ser cobrados, montos totales para un per.odo.
1simismo 0d. puede imprimir directamente los cheues con total seguridad +montos en
n9meros " en letras-, utili#ando formato preimpreso " numeracin dada por
computador. :ambi)n puede obtener un reporte de reconciliacin bancaria. *ermite
saber cual es su saldo. 0d. puede tener desde una ms (tas. (tes. La impresin de
cheues puede ser en (astellano,/ngl)s.

;
Libro 2iario. <egistra las actividades de la empresa mediante asientos contables
+5)todo de la partida doble-. Lo cual involucra un plan contable +(uentas- ue es
prcticamente ilimitado, con cdigos de hasta 1= caracteres " multinivel. 567/(1 le
proporciona una tabla de cuentas para la ma"or.a de pa.ses del habla hispana. 0d.
puede as. mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del negocio.
1nlisis de (uentas. Le permite al contador anali#ar en cualuier momento las
diferentes cuentas ue conforman el plan contable de la empresa " de esta manera
determinar la situacin de la empresa. La transferencia de asientos del >Libro diario> al
libro >5a"or> se hace automticamente.
<eportes (ontables. ?l (ontador tiene a su alcance " en cualuier momento el Libro
2iario, <eporte de 1nlisis de cuentas, " el @alance de (omprobacin, ?l @alance
General de la empresa, el ?stado de Ganancias " *)rdidas. 567/(1 permite obtener
estos reportes en forma interactiva, es decir, tan pronto 0d. ingresa un asiento en el
libro diario, se vera refle$ado inmediatamente en los reportes, no es necesario el cierre
de un per.odo para poder tener los reportes, as. mismo, 0d. tiene acceso a reportes
histricos "a ue no e4iste l.mite en el n9mero de per.odos ue puede tener en su
computador +la limitacin viene dada por la rapide# " capacidad de procesamiento de
su computador-.
1s. mismo 567/(1 le ofrece una gran versatilidad en el mane$o de la informacin "a
ue tiene pantallas intuitivas ue no necesitan ma"or e4plicacin en los cuales no
necesita grandes conocimientos en computacin de los ue probablemente "a tiene.
567/(1 le permite tener hasta AA empresas en su computador " puede traba$ar como
punto de venta.
Bi 0d. ha reali#ado una factura en forma manuscrita, entonces 0d. puede reali#arlo en
su computador utili#ando a 567/(1 sin ma"ores problemas. La ma"or parte de las
opciones son auto e4plicativas.
7o se preocupe si 0d. comete un error al utili#ar a 567/(1, "a ue puede ser
corregido sin ma"ores contratiempos, sea ue reali#a una nueva factura, un asiento
contable, etc.
Adiciones a esta versin
?stas son los cambios " adiciones en 567/(1 8.5

' <eportes ahora pueden ser enviados por el internet

' <eportes pueden ser emitidos en diferentes formatos% ?4cel, *2&, Word

' *recios de los productos pueden tener hasta = decimales


C
' 1l &acturar, cantidades a vender pueden tener hasta = decimales, al igual ue en
estimados, ordenes de compra, coti#aciones

' ?l numeral del contador en los C tipos de facturas +recibo, tic3ets, facturas- pueden
tener valores asignados por el usuario +de 1 en adelante-

' (digo de los productos pueden ser hasta ;; d.gitos.

' :ransferencia desde ?4cel de una lista de productos ahora inclu"e ma"or cantidad de
parmetros +cdigo de categor.a, utilidad, etc.-

' 1hora puede incluir prefi$o en el numeral de la factura

' (ontabilidad automtica.' Bi 0d. reali#a una factura, cheue, pago, etc. es refle$ada
automticamente en el libro ma"or con su respectivo asiento contable, as. mismo se
refle$a inmediatamente en los reportes del @alance, Ganancias " p)rdidas, etc.

' *rograma ha sido a$ustado a la ma"or.a de reuerimientos de los organismos de
impuestos de cada pa.s. *or e$emplo la 2/17 de (olombia, reuiere ue la factura
tenga el impuesto de retencin adicional al impto. de ventas. 6 en 0rugua" se reuiere
; tipos diferentes de impuestos.

' Los formatos de impresin han sido me$orados para ma"or facilidad del usuario.

' La impresin de cheues permite una ma"or fle4ibilidad al poder utili#ar prcticamente
cualuier tipo de impresora% 5atricial, laser des3$et.

' Be han agregado ma"or formatos en las listas de etiuetas de los productos +ahora
inclusive puede imprimir el logo de su empresa en las etiuetas de los productos-.

' 2efinicin de listas euivalentes al facturar.

' ?l modulo de punto de venta ha sido me$orado notablemente +reportes, forma de
traba$o, etc.-, ahora puede tener cierre de ca$a por turnos " con clave de acceso si lo
desea. ?n versin de red, ahora puede determinar cuales estaciones traba$aran en
punto de red " cuales traba$aran en facturacin regular.

' Bistema de seguridad ha sido me$orado. 1hora puede definir indefinido n9mero de
usuarios con diferentes niveles de acceso a procedimientos mu" espec.ficos.








=
INSTALACIN

Instalacin en un computador

La instalacin se puede hacer desde el disco (2 ue ha aduirido, tambi)n desde el
internet.
1lgunas observaciones previas.'
' (uando decimos hacer un clic....... nos referimos a situar el puntero del ratn de su
computador sobre alg9n .cono +dibu$o- alguna opcin ue se le indiue en la pantalla
" presionar una ve# el botn i#uierdo del ratn. *resionar........ es utili#ado tanto con
el ratn como con el teclado.
' (uando decimos hacer un doble clic.... al igual ue el caso anterior, seleccionar lo
ue se indiue en pantalla pero presionar rpidamente dos veces el botn i#uierdo en
el ratn de su computador
' ?l t)rmino folder, carpeta, directorio subdirectorio se refieren a lo mismo, es decir un
grupo de archivos agrupados ba$o un t.tulo.
' (uando decimos tipear ........ ingresarDD nos referimos a ingresar los comandos
instrucciones ue se le indiuen mediante el teclado de su computador.
Biga las instrucciones ue a continuacin se indican%
1.' *render su computador
;' /nserte disco (2 en la lectora de discos de su computador...
C.' 2espu)s de algunos segundos se muestra en pantalla las instrucciones para
instalar su programa, contin9e al punto =. ?n caso de ue no se muestre en pantalla
instrucciones, siga los siguientes pasos%
C .1' Eacer un clic en el botn de /nicio +Bi tiene Windows en ingl)s se muestra Btart-
ubicado en la parte inferior i#uierda de su pantalla.
1. ;.' ?n el men9 ue se presenta hacer un clic en ?$ecutar +?n ingl)s es <un-,
luego en la ventana ue se muestra ingresar%
2%FB?:0* +Bi esta usando lectora de (2, la letra
ue tenga asignado por su computador-

5
Luego presionar el botn de 1ceptar +en ingles 6G-, despu)s de algunos segundos se
muestra en pantalla los mensa$es para la instalacin de 567/(1, simplemente siga las
instrucciones ue se le presentan.
=.' ?n estas pantallas de instalacin, se le mostrar el subdirectorio en el cual desea
grabar el programa, 0d. puede, si desea, especificar un directorio diferente al ue se ha
pre'establecido% (%F567/(18 +si esta en red favor de leer la nota al final de esta
seccin-. Bi 0d. desea cancelar la instalacin, lo puede hacer presionando el botn de
cancelar +su computador no se vera afectado de ninguna manera-.
Bi desea una instalacin estndar, es decir con valores pre'establecidos +lo ms
recomendable- simplemente presionar ?7:?< en cada pantalla ue se muestra +
hacer clic en 1(?*:1< ' en ingles 6G-.
5.' 0na ve# instalada 567/(1 se muestra un mensa$e de correcta instalacin. ?l
programa se instala en el directorio pre'establecido (%F567/(18 +en algunos casos el
directorio pre'establecido pudiera ubicarse en otro disco duro, por e$emplo 2%
F567/(18, debido a ue el programa no encuentra suficiente espacio en el disco duro,
necesita al menos CH 5@ de espacio libre para instalar el programa-.
I.' *ara ingresar a 567/(1, e4isten ; maneras%
1. 1 Eacer un clic en /nicio +?n ingles Btart- luego en el men9 ue se muestra hacer
clic en *rogramas +?n ingl)s *rogramas- " de all. seleccionar 567/(1 software
para negocios haciendo un doble clic.
;. ; ?n la pantalla principal de Windows se muestra un .cono con el t.tulo de
567/(1 8.5, hacer doble clic sobre este .cono.
J.' 0d. puede ahora usar el programa, sin embargo debe obtener la registracin del
programa, el cual es un proceso ue se debe reali#ar para continuar usando el
programa en forma indefinida " sin limitaciones.
8.' 1l e$ecutarse por primera ve# el programa 5onica, se muestra una pantalla de
definiciones bsicas en la cual 0d. debe definir el pa.s al cual va a utili#ar el programa,
el s.mbolo de la moneda de su pa.s, as. como la aplicacin del impuesto al reali#ar una
factura. *or e$emplo si en su pa.s, 0d. aplica el impto. al final de la venta +?$emplo
(olombia, 0B1, *anam, ?cuador-, entonces debe marcar la opcin correspondiente a
este concepto. Bin embargo estos parmetros pueden ser modificados en cualuier
momento.
Reistracin del prorama
0na ve# ue ha instalado 5onica en su computador, puede proceder a registrarlo.
?l proceso de registracin consiste en hacer de conocimiento a nuestra empresa ue
0d. es usuario legal del programa " por lo tanto tiene derecho a uso de la licencia.

I
Bi no registra el programa, aun puede usar la totalidad del programa 5onica, pero por
un numero limitado de veces.
(uando ingresa a 567/(1 se le muestra una pantalla para registrar el programa +ver
figura nro. 1-. 0d. debe enviar a :echnotel, /nc. el nro. de identificacin de su
computador. ?ste es un n!mero !nico " di#erente por cada computador. 0sando este
cdigo se genera la registracin, la cual es enviada a su empresa su negocio v.a
internet.
0d. puede continuar usando el programa sin necesidad de ingresar la registracin por
=H veces ms. ?n la pantalla se muestran las diferentes opciones para enviar la
identificacin de su computador. *or e$emplo 0d. puede enviar por fa4, la identificacin
de su computador $unto con los datos de su empresa +nombre, direccin, telf., fa4 "
correo internet- a nuestro fa4 +CH5-5AA'15C1 los cuales son registrados " retornados
$unto con su registracin.



Bi tiene acceso directo al internet desde su computador, puede proceder a registrarlo
en www.technotel.com


J
(uando 0d. recibe su registracin, simplemente ingresarla en los campos
correspondientes " presionar K(ontinuarK, despu)s de lo cual "a no es necesario volver
a reingresarlo +a menos ue desee aduirir una ampliacin del programa, a red por
e$emplo-.
?l n9mero de registro ue le enviamos es diferente por cada computador " sirve
9nicamente para el computador asignado. 7o se puede utili#ar para registrar el
programa en otro computador.
Nota para usuarios de red.' Bi el programa esta siendo instalado en una red de computadores, 2?@? enviar a :echnotel, /nc. los
n9meros de identificacin de cada estacin en la cual va a e$ecutar el programa.
*or e$emplo, si 0d. aduiri 5onica para una red de = computadores, entonces debe enviar los n9meros de identificacin del
computador central + principal- " los n9meros de identificacin de cada estacin +para el e$emplo C computadores-.
*or e$emplo si su red tiene I computadores en red " aduiri 5onica para ; computadores en red, 0d. a9n puede enviar la
identificacin de los I computadores. pero tenga en cuenta ue debido a la licencia, solamente ; computadores pueden traba$ar en
red, al mismo tiempo +es decir una tercera estacin debe esperar hasta ue la otra estacin termine de usar el programa para ue
pueda ingresar al programa-.
Actuali$acin de versiones previas
0na ve# ue ha instalado 567/(1 en su computador, ingresar al programa luego
parmetros " all. seleccionar 8ersin previa. ?n esta pantalla seleccionar opcin desde
la cual desea transferir sus datos +0d. puede transferir desde la versin =, =.1H, 5, I "
J- asimismo debe especificar el directorio folder en el cual se encuentran dicha
versin. 7ormalmente "a esta indicado en la pantalla el folder carpeta pre'
establecida.
Bin embargo, para confirmar saber en cual folder directorio se encuentran sus datos
en una versin previa, simplemente cargar la versin previa " presionar botn de
*armetros " deba$o del nombre de la empresa se encuentra la carpeta en la cual se
ubican los datos. *or e$emplo si desea transferir datos de la versin J a la versin 8,
primero debe ingresar a la versin J, presionar *armetros " en dicha pantalla se
muestra el nombre de la carpeta en la cual se encuentran los datos +e$emplo
(%F567/(1J-, si tiene varias empresas el procedimiento es el mismo% seleccionar la
empresa " dirigirse a *armetros +para una empresa el folder generalmente luce como
(%F567/(1JF?5*L1H;C-
Beguidamente ingresar a la versin 8, presionar *armetros " despu)s 8ersin previa,
en el campo de datos ubicados en folder% ingresar el nombre del folder +?$emplo
c%FmonicaJ- utili#ar el botn @uscar para seleccionar el folder de la versin previa +por
e$emplo c%FmonicaJFempL1H;C-
0na ve# reali#ada la transferencia de datos, e$ecutar 6*(/67 2? (E?M0?1<
1<E/86B a fin de comprobar ue la transferencia se ha reali#ado normalmente.

8
Bi tiene varias empresas en la versin previa, la transferencia de :621B las empresas
es automtica. Bin embargo, 0d. puede, en la nueva versin, aperturar una empresa "
transferir all. solamente, una empresa, usando el procedimiento anteriormente descrito.

Re%uerimientos m&nimos para su computador
:odo lo ue necesita para poner a traba$ar a MONICA para su negocio es un
computador personal con las siguientes caracter.sticas%
N (omputador (ompatible modelos siguientes.
N 5onitor 8G1 +(olor monocromtico-
N I= 5egab"tes de memoria <15 como m.nimo. Be recomienda ;5I megab"tes ms.
?n general mientras ms memora <15 tenga su computador mas rpido puede
traba$ar con 567/(1.
N 2isco 2uro con al menos IH 5egab"tes libres
N 0na impresora de 8H columnas. Be recomienda una impresora con capacidad grfica,
por e$emplo una impresora laser, una impresora de in"eccin de tinta +/n3$et- a fin
de poder aprovechar la capacidad grfica de 567/(1. 0d. tambi)n puede utili#ar
impresora a color si desea, 567/(1 identificar el tipo de impresora +a trav)s de la
configuracin de impresora driver de la impresora- e imprimir una factura.

A
N Bistema operativo Windows A8, Windows 5? +milleneum-, Windows ;HHH, Windows
O*, Windows 7: versiones siguientes. +recomendable Windows O*, Windows
;HHH-
N 0n lector de discos +(2'<65-
Bi su computador tiene impresora matricial, 0d. aun puede utili#ar a MONICA para
imprimir, sin embargo la impresin podr.a ser sumamente lenta, debe asegurarse
tambi)n, ue Windows tenga conectado la configuracin de impresora + driver-
correspondiente de esa impresora no podr imprimir sus facturas, reportes, cheues,
etc. correctamente.
Be debe indicar ue, dependiendo del modelo de computador ue 0d. tenga
+especialmente de la velocidad de su disco duro- MONICA puede traba$ar en forma
>Lenta> o >rpida>.
*or e$emplo en un modelo *entium P ; con disco duro lento +por e$emplo 5,=HH rpm-,
MONICA reali#ar su traba$o no tan rpidamente como lo har.a en un computador
*entium P = con disco duro de alta velocidad.
Be recomienda utili#ar un computador *entiumP = con disco duro de alta velocidad
+m.nimo J,;HH rpm- para me$orar la eficiencia del programa " utili#ar Windows O* P,
versiones siguientes.
Be recomienda tener disponible un procesador de te4tos ue tenga posibilidad de leer
documentos en Word en caso de ue desee cambiar " ver los reportes de 5onica en
procesador de te4tos.
/gualmente, si desea cambiar los reportes a formato de ho$a de calculo es necesario
tener ?4celP +de 5icrosoft- a fin de poder convertirlos a dicho formato.


Instalacin de Monica en red
0na <ed es un grupo de computadores interconectados f.sicamente. ?l ob$etivo de una
red es compartir un programa informacin. (uando una red se encuentra en su
empresa, la utili#acin de la informacin se me$ora notablemente.
*or e$emplo 0d. puede tener una computadora reali#ando una factura en 5onica " la
otra computadora puede estar obteniendo el reporte de ventas de la semana pasada,
otra computadora puede estar reali#ando cambios al inventario, todas las estaciones
comparten la misma informacin. 0na factura ue se ha"a creado en una estacin,
puede ser vista en el computador de su oficina por e$emplo.

1H
?sta instrucciones de instalacin se aplican 9nicamente para la versin de red, si 0d.
tiene la versin monousuario no necesita leer estas instrucciones. ?n la ca$a ue
aduiri el certificado de autenticidad se muestra la versin, si le indica versin de red
para = usuarios por e$emplo, entonces seguir estas instrucciones%
1.' /nstalar 567/(1 en cada computador de la red como si estuviera instalndose para
un solo usuario +ver el cap.tulo acerca de instalacin en un computador-. ?s decir usar
los valores predeterminados +pre'establecidos de defecto-. ?l software se instalara en
el disco (%F567/(18 de cada estacin. <egistrar su programa del computador central
+es decir el computador ue va a contener los datos-. Bi alguna estacin de su red no
tiene lector de discos +(2'<65-, 0d. puede utili#ar el lector de otro computador +es
decir compartir la unidad de (2'<65-, consulte su manual de Windows acerca de
compartir unidades lectores de (2s.
;.' /ngresar al computador central " dar acceso completo. Beguir las sgtes.
instrucciones ue a continuacin se indican +Be asume Windows ;HHH, el proceso para
Windows A8, 5?, " 7: son iguales-
1. 1- (ompartir el disco principal. ?n algunas redes, este proceso "a ha sido
definido +se puede comprobar en el e4plorador de Windows-, si el .cono del
disco duro tiene una peue!a mano sosteniendo el disco +8er la figura ;- ,
entonces no necesita repetir el proceso, de otra manera seguir estos pasos%
1. 1.1- 2el men9 de Windows ingresar a e4plorador de Windows
+Windows ?4plorer-, luego ubicar disco (% seguidamente obtener
sus propiedades +presionar botn derecho del ratn una sola ve#,
teniendo el puntero del ratn sobre el disco (%-.
;. 1.;- ?n el men9 ue se muestra en pantalla, hacer clic +botn
i#uierdo del ratn- sobre la opcin de (ompartir +Bharing-. Bi
esta opcin no se muestra es porue la red no se encuentra
conectada, revisar cables, ",o cone4iones. Leer su manual de
Windows acerca de instalacin de la red.
C. 1.C- ?n la ventana ue se muestra dar 1cceso completo +&ull
access-, indicando de esta manera ue las estaciones pueden
tener acceso al disco del computador central. 1u. se muestra el
nombre del disco +anotarlo- el cual servir para el siguiente punto.

11


&igura ;
C.' ?n cada estacin de la red reali#ar un disco de red + mapeo- del disco del
computador central +tambi)n conocido como definir un disco de red-. ?n la ma"or.a de
casos este procedimiento "a ha sido definido por el administrador de la red, el
consultor, t)cnico de mantenimiento de la red, si no es as., seguir las sgtes.
instrucciones%
1. 1- 2el men9 principal de Windows, obtener las propiedades del .cono de
?ntorno de red +7etwor3 neighborhood-. 1puntar el ratn sobre este icono "
presionar botn derecho una ve# " se muestra un men9 de opciones.
;. ;- ?n el men9 ue se muestra hacer clic en (ompartir disco de red +5apping-.
?n la ventana ue aparece se muestra la letra disponible " la <uta +*ath-.
Bolamente ingresar en la ruta en donde se encuentra ubicado el disco central.
La sinta4is general es%
FFQcomputador centralRFQdisco centralR
Qcomputador centralR% este nombre se puede obtener de las propiedades del icono de
5i computador +5" *(- en el computador central
Qdisco centralR% ?ste nombre se puede obtener cuando se ingresa al ?4plorer
+e4plorador- en el computador principal central, ver el punto nro. ;
?$emplos% FF*(1F2/B(6(
FF5iLempresaF(Ldrive

1;
FF(
1. C- Eacer clic en (one4in permanente +<econect at logon-. Bi el mapeo se
reali#a correctamente, no debe tener ning9n mensa$e de error " la ventana se
cierra automticamente +?n algunos casos tambi)n se muestra una ventana
nombrando dicho disco " las carpetas correspondientes, esto tambi)n es
correcto-.
;. =- 1 modo de cheueo ingresar al e4plorador de Windows " ahora se debe
mostrar un disco de red +el cual ahora apunta al computador central- abrir el
folder de 567/(1 en esta nueva letra +debe ser diferente a (%- " hacer doble
clic sobre el e$ecutable de 567/(1, el cual debe ser 567/(18.?O?, le debe
mostrar el programa, esto significa ue la definicin ue ha reali#ado esta
correcta.
=-.' <etornar al men9 de Windows " crear un .cono de llamada a 567/(1 para ello
ubicar el ratn en una posicin libre de la pantalla en la cual se situara el icono. Luego
llamar a las propiedades de esa pantalla +presionar el botn derecho del ratn-,
seguidamente un clic en shortcut " en la pantalla ue se muestra definir el icono de
567/(1 con el comando de llamada QLetraR%F567/(18F567/(18.?O?, en el cual
QletraR es la letra de mapeo del punto nro. C. :ambi)n puede usar el icono ue fue
instalado inicialmente +simplemente cambiarle las propiedades para ue apunte ahora
al disco de red-
5-.' ?n Windows O* el procedimiento es similar, inclusive 0d. puede utili#ar la opcin
pre'definida de instalacin de red, el cual le gu.a de una manera mu" sencilla para
definir cone4iones en su red. 8er figura nro. C


1C
I-.' 2espu)s ue ha instalado el programa 5onica en la mauina principal, as. como
en las estaciones debe proceder a registrar cada mauina, para ello
2ebe anotarse ue aunue la redes de Windows A8, 5?, son mu" fle4ibles " fciles de
usar, lamentablemente son mu" susceptibles a cortes el)ctricos inesperados.
<ecomendamos instalar bater.as en cada computador "a ue un corte imprevisto de
electricidad puede da!ar archivos en la red +esto generalmente no ocurre con redes
mas slidas tipo 7ovell o Windows 7:-. 1s. mismo es recomendable reali#ar una copia
de respaldo diario. (on 567/(1 se recomienda al final del d.a reali#ar el proceso de
<?*1<1< S <?8/B1< 1<(E/86B " luego reali#ar una copia de <?B*1L26. Bi
ocurriera alg9n problema simplemente se <?B:10<17 los archivos.
*ara una red de computadores, recomendamos Windows 7: + Windows ;HHH, edicin
profesional- en el computador central " en las estaciones.
Bi tiene alguna pregunta acerca de la instalacin puede dirigir sus preguntas en el
internet a soporteTtechnotel.com al fa4 +CH5-5AA'15C1 al :elf. +CH5-5AA'JH58
+5iami ' 0B1-
'l Men! eneral de Monica
0na ve# instalada 567/(1, 0d. puede comen#ar a utili#arla inmediatamente, los
siguientes cap.tulos estn ordenados en forma independiente, es decir no tiene ue
leer el cap.tulo anterior a fin de entender los siguientes cap.tulos, por ?$emplo si
solamente desea mane$ar las (uentas corrientes con su programa de 567/(1
simplemente dirigirse al capitulo de (tas. (tes. , en el computador, todo lo ue tiene
ue hacer es un clic en el botn de (tas. (orrientes.
1l iniciar el programa, se muestra la pantalla de presentacin, ver figura =. 1ll. se indica
el tipo de licencia +1 usuario, ; usuarios, etc.- " si su programa esta registrado +Bi el
programa no esta registrado se muestra el titulo KLicencia 76 registradaK, lo cual indica
ue tiene un numero limitado de e$ecuciones-.

1=

La foto de presentacin, puede ser cambiada a su gusto, por e$emplo puede usar la
foto de su empresa, o los ue tiene disponibles el programa al instalarse. *ara ello ver
la opcin de parmetros, acerca de la instalacin de una nueva foto de presentacin.
1l ingresar a 567/(1 por primera ve#, se muestra la pantalla con los diferentes
mdulos disponibles. 8ea la figura I, (ada botn lo lleva a mane$ar las diferentes
opciones disponibles.

15


0d. debe ingresar a *1<15?:<6B a fin de definir parmetros bsicos% nombre de su
empresa, moneda, etc.
?n *1<15?:<6B 0d. solamente necesita revisar el botn correspondiente a
G?7?<1L?B, "a ue los otros botones pueden ser traba$ados posteriormente " no
tienen vital importancia cuando se esta empe#ando a traba$ar con el programa. ?n la
seccin de G?7?<1L?B revisar el botn correspondiente al nombre de su empresa, la
moneda a utili#ar " el formato de fecha. ?n general se recomienda revisar cada uno de
los botones de esta seccin, estos botones son autoe4plicativos.
La ma"or.a de las pantallas tienen una a"uda, presionando botn &1 en su teclado le
mostrara en pantalla una e4plicacin de la funcin de cada opcin.
(omo empe#ar a traba$ar con 567/(1
Bi 0d. tiene necesidad de empe#ar a reali#ar facturas inmediatamente, entonces puede
ir directamente a reali#ar facturas. 567/(1 le da la posibilidad de crear clientes
mientras hace una factura, asimismo puede ingresar productos cuando esta haciendo
una factura, coti#acin, compra, etc. +siempre ue tenga la clave de acceso para
reali#arlo se encuentre deshabilitada la clave general ' ver parmetros-.

1I
7ormalmente se deben ingresar los clientes " proveedores, es decir ir al mdulo de
clientes'proveedores " comen#ar a ingresar la lista de sus clientes " proveedores. 7o
es necesario ingresar cada detalle de cada cliente proveedor "a ue esto se puede ir
haciendo en la medida en ue se va"an obteniendo ma"ores detalles.
Luego el siguiente paso es ingresar el inventario al computador +8er cap.tulo de
inventario-. /gualmente no es necesario ingresar cada detalle del .tem, simplemente
ingresar el cdigo una descripcin, categor.a " sus respectivos precios, luego seg9n se
va"a obteniendo ma"or detalle de los productos, entonces el .tem puede ser
actuali#ado.
Bi desea solamente mane$ar la parte contable, lea directamente el cap.tulo de
contabilidad , esta seccin es independiente de los otros mdulos, es decir cualuier
transaccin ue se reali#a en 567/(1 +factura, compra, d)bito, cr)dito, etc.- debe ser
ingresada manualmente en la parte contable. ?sta seccin esta dirigida a la persona
con conocimientos contables% un profesional contable por e$emplo. 1ntes de usar el
mdulo de contabilidad se aconse$a revisar conceptos bsicos de contabilidad. Bin
embargo no se preocupe, 0d. aun puede usar el resto de mdulos +facturas, inventario,
compras, etc.- " posteriormente actuali#ar su contabilidad en el momento en ue lo
considere oportuno.
1unue muchas de las opciones son autoe4plicativas, la me$or manera de aprender
567/(1 es e4plorar, es decir, presionar los botones para ver ue ocurre, recuerde
ue 0d. puede reversar casi todos los procesos, por e$emplo trate de efectuar una
factura, un cheue, etc. " luego elim.nelo.
/nclusive 0d. le recomendamos aperturar una empresa de KpruebasK en la cual puede
reali#ar todos los estudios " anlisis ue desee para saber los alcances " lgicamente
las limitaciones ue 5onica puede ofrecerle en su negocio +ver opcin de 6tra
empresa, dentro de *armetros- de esta manera 0d. tiene a su disposicin una
empresa en la ue puede $ugar con el programa +567/(1 le permite aperturar hasta
AA empresas independientes entre s.-.
(ACT)RACIN
Introduccin a la (acturacin
?ste mdulo le permite reali#ar las facturas prcticamente a cualuier formato ue se
reuiere en su pa.s. *or e$emplo puede reali#ar facturas con impuesto, sin impuesto,
aplicar el impuesto a un producto o a varios, diferentes impuestos para diferentes
productos.
1s. mismo puede averiguar fcilmente el precio de un producto, para un cliente en
particular la estad.stica de ventas. /gualmente puede definir hasta tres diferentes tipos
de facturas. *or e$emplo en *er9 se utili#a la factura " el recibo, en el Balvador la
factura de cr)dito fiscal " boleta de venta. (ada una de estas facturas puede tener un

1J
formato " forma de facturar ue difieren. (on 5onica se pueden establecer estos tipos
de formatos " procedimientos de pagos +pueden diferir inclusive en diferentes
impuestos-. *ara un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de
formatos vea la opcin de parmetros .
?n este cap.tulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas "
eliminarlas, tambi)n puede reali#ar devoluciones, facturas en lotes " reportes varios.
(uando reali#a una factura, )sta es automticamente actuali#ada en el inventario " en
el mdulo de cuentas por cobrar. 1s. mismo el movimiento de los productos se
registran en el 3arde4 " uedan actuali#adas las cantidades disponibles en almac)n.
:ambi)n tiene la posibilidad de emitir automticamente el respectivo asiento contable si
lo desea.
(uando 0d. ingresa al mdulo de facturacin se muestra la lista de facturas emitidas
+ver figura nro. C.1-. 2esde esta pantalla 0d. puede reali#ar las funciones de crear,
modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas.
2ebe anotarse ue una factura, en general se refiere a un documento de compra'venta
de mercader.a, en algunos pa.ses se refiere como tic3et de venta, recibo, factura
cambiaria de compra'venta, etc.


18
&igura nro. C.1 ' *antalla de facturacin

Inresar nuevas #acturas
2el men9 principal presionar facturas, luego se muestra la pantalla general de facturas,
de all. presionar el botn de crear, despu)s de algunos segundos se muestra la
pantalla para crear las facturas +ver figura C.;-. ?n esta pantalla se muestran los
diferentes campos, los cuales deben ser completados a fin de salvar en el disco de su
computador la factura en pantalla. *ara saltar de campo en campo, puede utili#ar la
tecla de ?7:?<, el tabulador. :ambi)n puede utili#ar el ratn para ir de un campo a
otro, a continuacin se e4plican los principales campos%

&igura C.; /ngreso de una factura

1A
(actura nro. . :ipear el nro. de la factura ue desea, 567/(1 sin embargo "a le
presenta un nro. el cual es consecutivo +en algunos casos este nro. no se puede
cambiar "a ue ha sido deshabilitada la funcin de renumerar facturas, en opcin de
*armetros esta opcin puede ser nuevamente activada-.
*endido a.' ?n este campo ingresar el cdigo de su cliente " luego presionar ?7:?<,
si el cdigo del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo cual le muestra
una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente, seleccionar la opcin
correspondiente " hacer un doble clic sobre esta opcin presionar ?7:?<.
'nviado a.' ?n este campo puede ingresar otra direccin diferente a la de su cliente,
por e$emplo si la entrega de la mercader.a se va a reali#ar en otra direccin. 0d. puede
utili#ar el botn de @uscar ue se encuentra en dicho recuadro para locali#ar una
direccin en particular ue pudiera pertenecer a otra empresa +un embarcador por
e$emplo-.
Re. Tri+uto.' 1u. puede ingresar el registro tributario del cliente. 7ormalmente este
valor se e4trae del registro del cliente cuando fue creado +*or e$emplo el <0: en (hile,
el 7/: en (olombia, <0( en *er9, etc.-. 2e acuerdo al pa.s ue ha"a elegido en lugar
de <eg. :ributo. puede aparecer el euivalente +por e$emplo </& en ?spa!a-. ?4iste la
posibilidad de ue 0d. solamente ingrese el nro. de <egistro :ribut. sin necesidad de
ingresar el cdigo del cliente, vea la opcin de preferencias dentro de facturas, en el
modulo de parmetros.
'nviar.' /ndicar la forma de env.o de la mercader.a. 1u. 0d. puede poner por e$emplo
*or (orreo, 1lmac)n, Bu 1lmac)n, etc.
,ao.' Eacer un clic en la flecha ue marca hacia aba$o para ver las diferentes formas
de pago ue tiene el cliente para cancelar la factura, normalmente la transaccin es en
efectivo, pero puede ser cambiada a cualuier otro tipo.
*ender.' Be refiere al vendedor ue esta reali#ando la venta de la mercader.a, en
algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede de$arlo en
blanco.
Su re#er.' /ngresar cualuier con$unto de caracteres ue permita identificar el
reuerimiento ue ha hecho su cliente, este campo puede ser de$ado en blanco. *or
e$emplo si su cliente le hi#o un reuerimiento por escrito +una orden de compra- " viene
con una referencia entonces ese 7ro. puede ser ingresado en este campo.
(ec-a.' La fecha en ue se reali#a la venta, esta fecha no puede ser ma"or a 1H d.as
de la fecha del computador +la fecha de ho"-, as. mismo no puede ser una fecha
anterior a un per.odo de cierre.
La ma"or.a de campos son autoe4plicativos, sin embargo algunos de ellos merecen
alg9n comentario, por e$emplo si 0d. ha especificado ue el precio del producto este

;H
basado en un porcenta$e sobre su costo +8er opcin de *armetros- entonces )ste se
mostrara sobre la columna de U el cual le indica el porcenta$e de incremento sobre el
costo ue se ha aplicado.
*ara ingresar un producto del inventario, hacer un clic en la columna de cd. 1rt.culo "
tipear el cdigo del item, si el producto es encontrado en el archivo del inventario,
entonces se le mostrara la descripcin. Bi el art.culo es nuevo, 0d. puede crear este
nuevo item sin salir del proceso de reali#ar una factura, simplemente presionar el botn
de (rea prod. +(rea producto- " llenar los campos ue se muestran en el computador.
(uando 0d. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior
i#uierda de su pantalla se muestran los campos de pago +ingresar la cantidad a
cancelar, si es al cr)dito de$ar en cero este campo-, la referencia +una breve
descripcin del pago, e$emplo *ago cheue nro. 4444-, " la fecha de vencimiento +esta
fecha no debe ser menor ue la fecha de la factura-.
0na ve# reali#ado el ingreso de los productos, 0d. puede presionar uno de estos
botones.
.uarda/ imprime.' Le permite salvar la factura en el disco duro, es decir, ingresar la
factura al sistema e imprimirla. :enga en cuenta ue hasta ue no salve la factura,
)sta no se encuentra en el sistema +solamente esta en pantalla, si apaga su
computador por e$emplo, esta informacin se pierde-. (uando la factura ha sido
salvada se genera al menos un registro en el mdulo de cuentas por cobrar.
.uardar.' ?s igual ue el botn descrito anteriormente pero no imprime la factura,
utili#ar este caso cuando solamente desea grabar la informacin en el computador "
posteriormente uiera imprimir.
Retornar.' Le permite salir de esta pantalla. 0tili#arla cuando "a no desea ingresar mas
facturas " desea retornar al men9 general de facturacin.
0otones en #acturacin.' cuando esta reali#ando una factura, se muestran la columna
de botones en el lado i#uierdo de la pantalla +ver figura C.;-, ue le pueden a"udar en
la elaboracin del documento. 1lgunos de estos botones pueden ser bloueados para
ue no puedan ser usados por otros usuarios. ?stos botones tienen el siguiente uso%
Crear producto.' :ambi)n se activa presionando &; en su teclado. Le permite crear un
producto en el inventario, esta funcin es 9til si no desea salir del proceso de
facturacin. ?sta funcin solamente puede estar activa si el programa no tiene clave de
acceso. ?l procedimiento de crear un producto esta detallado en el capitulo de
inventarios.
*er producto.' Be activa tambi)n presionando &C. Be tiene ue seleccionar
previamente un producto para usar esta funcin. Le permite ver " comparar precios.
*or e$emplo si desea saber cual fue el ultimo precio ue le ofreci a un cliente en dicho
producto.

;1
Lista de productos. ' Be activa con &=. Le muestra una lista de productos la cual
puede ser ordenada en forma alfab)tica o por cdigo.
1escuento.' Beleccione un producto de los productos ue ha ingresado " luego
presione este botn para aplicar un descuento porcentual. ?l descuento solamente se
aplica a un producto. 1dicionalmente este descuento puede ser impreso en la factura.
Comentario.' Beleccione una l.nea en blanco en la factura +simplemente haga un clic
en una l.nea en blanco- " luego presione el botn de comentario. 2ebe mostrarse un
recuadro para ingresar hasta = l.neas de comentarios. :iene la opcin de crear
comentarios repetidos. *or e$emplo si tiene ue usar un comentario como Repuesto
original despu)s de cada l.nea, es preferible crear el comentario " solamente
seleccionarlo de la lista cada ve# ue sea necesario.
Insertar2'liminar #ila.' ?stos botones, ue se activan tambi)n con &8 " &A
respectivamente se usan para eliminar l.neas +o productos- ue por error se han
ingresado. 6 si desea ingresar una l.nea de comentario un nuevo producto.
Nro. de serie.' ?ste botn permite ingresar el n9mero de serie de alg9n producto. *or
e$emplo si 0d. esta vendiendo 5 unidades de un modelo de tel)fono celular, presione
este botn para incluir una lista de los n9meros de serie de dichos productos. ?sta
funcin es 9til para identificar mas adelante si un producto ha sido vendido por su
empresa. *or e$emplo si el cliente desea retornar un tel)fono celular algunas semanas
despu)s " no tiene la factura, con el n9mero de serie 0d. puede identificar la factura "
reali#ar los a$ustes necesarios. *ara ubicar el producto por numero de serie
simplemente usar el botn de buscar + ver-.
Cliente.' :ambi)n se activa presionando tecla &1;, le presenta una lista de facturas
para el cliente ue se ha seleccionado.
,aos previos.' ?ste botn le muestra una relacin de pagos ue se ha"an reali#ado
para un cliente determinado. Bolamente se muestran los pagos ue estn abiertos. *or
e$emplo 0d. le puede ofrecer una computadora a un cliente en cuatro pagos " al
t)rmino de dichos pagos 0d. entrega la computadora " hace la factura. (ada ve# ue
su cliente reali#a un pago, 0d. lo registra en (uentas por cobrar. 1l registrar el 9ltimo
pago, 0d. retorna a crear una factura " al presionar este botn se muestran todos los
pagos. 2e all. seleccionar el pago + pagos- ue desea aplicar a dicha factura. :ambi)n
puede usar este botn para aplicar cr)ditos o devoluciones ue ha"a reali#ado para su
cliente.
?4isten procedimientos de a"uda cuando 0d. reali#a por e$emplo una factura, estos
procedimientos son para a"udar al usuario en la elaboracin de la factura " pueden ser
deshabilitados +8ea la opcin de parmetros-, "a ue en algunos casos no son
necesarios. ?stos procedimientos son%
Creacin r3pida de productos.' (uando se esta facturando " 0d. no tiene el producto
en su inventario, solamente tiene ue ingresar el cdigo del producto " luego K?nterK, si
el producto no se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el
producto en forma rpida +se ingresa solamente descripcin, precio " costo-.

;;
Columnas de orden.' en algunos casos es necesario ordenar los productos por alguna
columna, por e$emplo por cdigo, por descripcin por cantidad.
0!s%ueda incremental.' (uando esta ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de cdigos cercanos de productos, 0d. puede elegir
productos de esta tabla si utili#a la tecla del tabulador +:iene el s.mbolo '''RV- " luego
usa las flechas de subir " ba$ar puede utili#ar el ratn.
Modi#icar (acturas
*ara modificar una factura, simplemente hacer un clic sobre la factura ue se desea
modificar en la pantalla general de facturacin + ver figura C.1-. Luego presionar el
botn de modificar, all. se muestra un recuadro con el nro. de factura a imprimir.
*resionar en ese recuadro 1ceptar " luego se muestra la factura a modificar. ?l
proceso de modificar una factura es igual a reali#ar una nueva factura +ver figura C.;-.
?s decir reali#ar los cambios ue sean necesarios, por e$emplo para especificar un
cliente diferente, simplemente tipear en el campo de cdigo de cliente el cdigo
correspondiente presionar el botn de buscar.
1simismo si desea cambiar un item de la factura. Bimplemente retipear sobre el valor
correspondiente, una nueva cantidad un nuevo precio. 2ebe tener en cuenta ue
cuando se modifica una factura, se actuali#a el 3arde4 del inventario "a ue estn
entrando " saliendo productos del inventario.
(uando se modifica la factura, se puede cambiar prcticamente cualuier valor
previamente ingresado. 0d. puede usar el botn de Kpagos previosK para ver si el
cliente tiene alg9n cr)dito abierto " puede ser aplicado a la factura.
'liminar (acturas
2e la pantalla del men9 de facturacin +8er figura C.1- seleccionar el botn de eliminar.
Luego ingresar el 7ro. de la factura +se muestra un n9mero ue previamente puede ser
seleccionado mediante el ratn-.
*resionar aceptar " despu)s se muestra una pantalla de confirmacin para la
eliminacin. Be debe anotar ue la eliminacin de una factura no puede ser reali#ada si
se encuentra dentro de un per.odo ue ha sido cerrado. 1s. mismo ver la seccin de
reportes para tener una relacin de facturas eliminadas, es decir, si por e$emplo 0d.
elimin una factura " desea saber despu)s de alg9n tiempo ue facturas han sido
eliminadas del sistema, entonces ingresar a la seccin de reportes para obtener una
relacin de facturas ue han sido eliminadas.
Bi el mdulo de facturacin esta conectado al mdulo de contabilidad, el asiento
contable asociado a dicha factura es automticamente eliminado.
1evoluciones4Cr5ditos

;C
(uando un cliente uiere reali#ar una devolucin de un producto, por alguna ra#n%
producto da!ado, producto incompleto, etc. entonces 0d. puede reali#ar una
devolucin de mercader.a. *ara ello simplemente hacer un clic sobre la pesta!a de
1evoluciones +ver figura C.1- en la pantalla general de la facturacin. 2espu)s de
algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de devoluciones +ver figura C.=-. ?l
procedimiento para crear, modificar ",o eliminar una devolucin es similar a reali#ar una
factura, por ello si 0d. sabe como reali#ar una factura, entonces no va a tener ning9n
problema al mane$ar una devolucin.
(uando se reali#a una devolucin, esta se registra en la seccin de cuentas por cobrar,
como un cr)dito. Bi se le ha asignado un pago entonces se registra un pago tambi)n en
las cuentas por cobrar. Los productos pueden ser regresados al inventario a discrecin
del operador +567/(1 le pregunta si desea retornar los productos a su almac)n-.
/gualmente sobre estas devoluciones, 0d. puede reali#ar anotaciones por cada
devolucin, ordenarlas de acuerdo a las fechas de emisin, por cliente, por t)rminos,
etc. 1s. mismo los productos ue se retornan al inventario uedan registrados en el
3arde4.
0na devolucin puede ser aplicado a una factura. *or e$emplo si el cliente retorna
alg9n producto, 0d. genera la devolucin " despu)s le puede indicar al cliente ue
dicha devolucin se aplica a una futura compra. (uando reali#a la factura para ese
cliente presione el botn de pagos previos " se debe mostrar el monto de dicha
devolucin +siempre ue la devolucin ha"a este aun abierta " se ha"a creado con
pago cero, es decir no se le devolvi dinero en la devolucin-.

;=

(acturas en lotes
?sta opcin le permite emitir automticamente un grupo de facturas similares +8er la
figura C.5-. *or e$emplo si su empresa tiene ue facturar cada fin de mes por servicio
de mantenimiento de euipos de oficina, por la misma cantidad a un grupo de clientes "
siempre por la misma cantidad, entonces esta opcin es ideal. ?l proceso para reali#ar
una facturacin es el siguiente.
1e#inir una (actura .ral.' 0d. debe definir un estimado en la seccin de estimados
+del 5en9 general elegir estimados " crear un estimado, no importa el nombre del
cliente "a ue este ser cambiado por cada cliente-. ?ste nro. de estimado contiene el
modelo general de la factura ue se va a emitir a cada cliente. ?l nro. de este estimado
debe ser incluido en este botn.
Adicionar un cliente.' Le permite incluir un cliente en el grupo al cual se le emitir las
facturas. ?specificar el cdigo presionar la tecla buscar para ubicar el cliente de la
lista general de clientes.

;5
'liminar un cliente.' Le permite eliminar un cliente del grupo de clientes, por e$emplo
cuando el cliente ha de$ado de utili#ar el servicio, entonces utili#ar esta opcin para
eliminarlo del grupo.
*er rupo.' Le permite ver en pantalla u obtener un listado de los clientes a los cuales
se les va emitir las facturas. Los clientes ue se muestran marcados con un asterisco N
son los ue pertenecen al grupo a los cuales se emite la factura.
Iniciar proceso.' (uando se ha definido la factura " el grupo de clientes entonces
presionar este botn en el cual se le muestra una ventana solicitando si e4iste "a un
pago por adelantado " la fecha ue debe mostrarse en las facturas. ?l proceso de
facturacin por lotes puede tomar algunos segundos varias horas dependiendo de la
cantidad de clientes a los cuales tiene ue emitir esta factura.

Reportes varios
La pesta!a de reportes se utili#a para emitir informes impresos de las facturas
reali#adas. 0d. puede obtener las ventas por fechas, por clientes, por vendedor. Los
impuestos ue se van a pagar por concepto de ventas, por productos.
(ualuiera de los reportes ue se utili#an en esta opcin tiene la facilidad de ser
convertidos en formato *2&, en formato ?4cel, en formato Word. 1simismo tienen la
facilidad de ser enviados por correo internet. 0na pantalla t.pica para obtener un
reporte se muestra en la figura nro. C.8

;I

&igura C.8 *antalla para reportes.
Los principales reportes ue se pueden obtener son%
*or fechas.' 5uestra las ventas ue se han reali#ado para un per.odo determinado, por
e$emplo puede obtener el total de ventas para el d.a de a"er, para una semana para
un mes.
8entas por clientes.' 5uestra los totales de ventas ue se obtienen para un cliente en
particular +o todos los clientes-.
<eporte de impuestos por ventas.' ?ste informe discrimina los diferentes impuestos
ue ha"a cobrado en sus facturas. ?s mu" 9til para cumplir las regulaciones de
impuestos en su pa.s.
Libro de 8entas.' ?ste es un reporte ue indica el total de ventas menos los cr)ditos
ue se ha"an emitido. ?ste reporte generalmente se trata de adecuar a los reportes de
libro de ventas ue reuiere la oficina de impuestos de su pa.s.
'nlace a la conta+ilidad
?l modulo de facturacin esta enla#ado con la contabilidad de tal manera ue al emitir
una factura, automticamente emite su correspondiente asiento contable. ?s necesario,

;J
sin embargo, definir e4actamente de ue manera se va a generar el asiento contable.
?s decir ue cuentas contables sern afectadas al reali#ar una factura.
*or e$emplo si 0d. esta usando el almac)n, entonces al vender un producto, el
inventario ueda afectado. Bi esta recibiendo dinero en la facturacin, ui#s desee
afectar la cuenta de ca$a general + ca$a chica como le conoce contablemente en
algunos pa.ses-.
*ara definir el enlace a la contabilidad debe definir el asiento contable automtico. *ara
ello vea la seccin de (uentas de enlace en el cap.tulo de (ontabilidad
0na ve# ue ha definido el enlace contable entre la facturacin " la contabilidad,
solamente tiene ue emitir la respectiva factura. 5onica, se encarga automticamente
de generar el asiento respectivo. /gualmente si modifica la factura, el asiento contable
tambi)n refle$a este cambio. *or e$emplo si reali#a una factura " unos minutos despu)s
+o d.as despu)s- tiene ue aumentar algunos productos adicionales a la factura, la
adicin de dichos productos se refle$a en el asiento asociado para esta factura.
1simismo, si elimina una factura, el asiento respectivo tambi)n es eliminado de los
libros contables.
'STIMA1OS 2 ,RO(ORMAS
Introduccin a estimados
?l mdulo de estimados es usado para coti#ar precios a un cliente. 0n estimado, ue
tambi)n es llamado proforma, es 9til para enviarle al potencial cliente el costo de una
venta. <ecuerde ue una factura es un documento legal " contable, " en el cual el
cliente aduiere productos de se negocio.
?l estimado no es un documento contable, " ma"ormente es para uso interno de su
negocio.
*or e$emplo si su negocio vende art.culos electrodom)sticos, puede usar esta opcin
para estimarle a su cliente el costo de 1 cafetera, 1 radio " una tostadora. 2e esta
manera si el cliente decide aduirir dichos productos unos d.as despu)s, 0d. solamente
tiene ue convertir dicho estimado en factura, sin tener ue retipear la factura, ni tener
recalcular los precios de venta ue le hab.a ofrecido a dicho cliente en d.as anteriores.
Be recomienda usar esta opcin antes de reali#ar una factura. Bolamente cuando el
cliente por e$emplo ha visto el estimado " esta de acuerdo en cerrar la venta, entonces
0d. puede transferir dicho estimado en una factura de compra'venta.
?n esta seccin al igual ue en facturas, 0d. puede crear, modificar, imprimir los
estimados. /nclusive puede cambiar el nombre del documento de impresin +por

;8
e$emplo en lugar de estimados a KproformaK-. 1simismo tiene la opcin de generar "
mane$ar reportes de dichos estimados.
*uede enviar los estimados por el correo internet a sus clientes. /gualmente si su
computador tiene fa4'5odem, puede enviar directamente por fa4 desde su computador
el estimado a su cliente. 8ea la figura C.15 ue muestra una lista t.pica de estimados
emitidos.

&igura C.15 Lista de estimados
Crear 'stimados
La opcin de crear " modificar estimados es similar a reali#ar una factura, vea el
capitulo de ingresar nuevas facturas , para aprender el procedimiento de crear un
nuevo estimado.

;A
<ecuerde ue un estimado no es un documento contable " por lo tanto puede ser
modificado las veces ue sea. Los estimados le permiten reali#ar un contacto inicial
con su cliente.
La botones ue se muestran en la forma de crear estimados son autoe4plicativos "
tienen la misma funcin ue al hacer una factura. 0n botn interesante de mencionar "
ue no se encuentra en la facturacin es la posibilidad de importar un estimado desde
una lista de te4to o una lista de ?4cel.
*or e$emplo, su cliente puede haberle solicitado ue le cotice +o ue le haga una
proforma-, de una lista de productos. 1lgunas veces dichas listas son un tanto e4tensas
" su potencial cliente puede haberle enviado dicha lista v.a correo internet en una lista
de te4to una lista de ?4cel.
*ara evitar volver a tipear los cdigos de los productos, simplemente cargar la lista en
el folder de 5onica +puede ser cualuier otro folder- " luego en la pantalla de creacin
de estimados presionar botn Importar de.../ esto le permitir ver la siguiente pantalla
en la cual debe especificar donde se encuentra la lista a importar.
Reportes
?n la pesta!a de reportes puede obtener informes por cliente, por fechas, por
productos, etc. ?stos reportes le permitirn reali#ar un anlisis ms eficiente de sus
clientes.
*or e$emplo puede tener un reporte de estimados reali#ados para un periodo
determinado para un cliente en particular para un producto.

IN*'NTARIO
Introduccin al inventario
?sta opcin le permite mane$ar todo lo relativo a los productos del inventario% (rear
nuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear coti#aciones, rdenes de compra,
mane$ar el 3arde4, etc. 2e la pantalla principal de 567/(1 +ver figura C.1- hacer un clic
en /nventario el cual, despu)s de algunos segundos, le muestra la pantalla general del
inventario +ver figura =.1-. 2esde esta pantalla 0d. puede crear nuevos productos a ser
ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. :ambi)n puede ordenar los
productos por categor.a, por suplidor, etc. simplemente hacer un clic en la flecha ue
esta situada $unto a seleccione orden. 1s. mismo tambi)n puede mane$ar el 3arde4 del
producto, reali#ar coti#aciones, rdenes de compras para sus suplidores, " reportes
varios.

CH

&igura =.1 *antalla de inventarios

Crear nuevos productos
0tili#ar esta opcin para crear un nuevo art.culo item. :ambi)n puede crear el art.culo
cuando esta reali#ando una factura, un estimado, una orden de compra, una coti#acin
+el procedimiento es el mismo-. 8ea la figura =.C para una e4plicacin de los campos.

C1

&igura =.C /ngreso de un nuevo producto al inventario
2el men9 del inventario +ver figura =.1- hacer un clic en crear prod. el cual le muestra
la pantalla para ingresar un nuevo producto, la ma"or.a de los campos son
autoe4plicativos, sin embargo se puede agregar las siguientes observaciones%
(digo sugerido.' 567/(1 le proporciona un cdigo num)rico al item art.culo ue
esta creando sin embargo 0d. puede cambiar este n9mero " utili#ar el ue desea. *or
e$emplo si esta ingresando repuestos de automviles, ui#s es mas 9til ingresar el
cdigo del fabricante de la pie#a, algunas veces el producto puede tener un cdigo de
barras, si tiene un lector de cdigo de barras, 0d. puede utili#arlo "a ue 567/(1
puede leer este n9mero al momento de hacer una factura.
(ant. 5.nima.' Be refiere a la cantidad m.nima ue puede tener en el almac)n, una ve#
llegado a este l.mite, es el momento de reordenar el producto a su suplidor.
*recio de venta.' 5onica le permite definir hasta = precios de venta para un mismo
producto. *or e$emplo si 0d. esta vendiendo tel)fonos celulares, puede definir un
precio de venta al publico, un segundo precio de venta para promocin del producto, un
tercer precio para venta al por ma"or, etc. ?l precio de venta puede ser calculado en

C;
funcin del costo " el margen de ganancia ue 0d. puede definir. *or e$emplo si 0d.
compra el producto a 1HH " uiere obtener un margen de ;HU entonces ingresar en el
campo de costo 1HH " en el campo de utilidad ;H +recuerde ue puede tener = precios,
por ello tiene = posibles mrgenes ue puede aplicar-. ?l precio de venta ser
automticamente calculado en 1;H.
1simismo, si 0d. decir vender con el precio de 1IH, " no desea calcular su margen de
ganancia, simplemente ingresar el costo " el precio de venta. 5onica calcula
automticamente su margen de ganancia.
Bi 0d. esta usando la caracter.stica de impuesto "a incluido en el precio, la
metodolog.a es la misma, pero el precio ahora se calcula teniendo en cuenta el
impuesto ue se esta aplicando al producto.
0na ve# completado los campos correspondiente hacer clic en 1ceptar el cual le graba
la informacin en el disco duro de su computador " se encuentra listo para utili#ar este
item en los diferentes mdulos de 567/(1% facturacin, estimados, etc. Solamente
los campos de cdio/ descripcin " cateor&a son necesarios par inscri+ir el
producto en los arc-ivos/ los otros campos son opcionales " pueden ser actuali#ados
posteriormente con el botn de modificar del men9 de inventarios.
?n la siguiente pesta!a, se muestran detalles adicionales u opcionales ue pueden ser
de mucha a"uda en el mane$o de su negocio, igualmente dichos campos son
autoe4plicativos. 1lguno de estos campos son%
(ategor.a.' ?ste campo se refiere a una clasificacin de los productos en su inventario,
por e$emplo, si 0d. vende art.culos electrodom)sticos entonces puede clasificarlos
como :elevisores, radios, euipos de video, computadores, etc. para ello simplemente
hacer un clic en @uscar " all. se le presenta la posibilidad de elegir una categor.a
crear una categor.a diferente.
(omentario.' 0d. puede hacer cualuier comentario pertinente al producto en estas tres
l.neas, sin embargo se puede adicionar ms notas con el botn de notas, el cual es
ilimitado.
/magen del producto esta en.' Bi desea asociar una imagen con el producto, entonces
indicar el subdirectorio " el nombre de la imagen. La imagen deber ser en formato
.@5* +@it 5a*, es un formato de almacenamiento ue utili#a el computador al
momento de digitali#ar una figura-. *ara tener la imagen de un producto en 567/(1
0d. necesita tener un digitali#ador o escner, el cual es un euipo ue se conecta a su
computador " le permite transferir la imagen de cualuier catlogo fotograf.a a su
computador. 0n digitali#ador escner porttil puede ser ms ue suficiente para
obtener la imagen ue necesita. *rcticamente todos los digitali#adores le ofrecen la
posibilidad de grabar la imagen en formato .@5*. 1$ustar su digitali#ador a una
resolucin adecuada +generalmente CHH 2*/ es suficiente-. La imagen no debe ser
ma"or a IHH 3ilob"tes a fin de ue pueda ser mane$ada por 567/(1. 0na ve#
digitali#ada la figura, simplemente especificar el subdirectorio en ue se encuentra esta
imagen, por e$emplo c%FarchivoFimagen.bmp tambi)n puede hacer un clic en el botn de
buscar si desea navegar por su computador " ubicar la imagen. *ara un entendimiento

CC
mas adecuado de digitali#acin de imgenes lea el manual del digitali#ador ue viene
ad$unto cuando compra el euipo correspondiente.
?4piracin del producto.' ?ste campo es 9til si esta traba$ando con productos ue
tienen fecha de e4piracin. *or e$emplo en una farmacia, la ma"or.a de las medicinas
tiene una fecha de e4piracin por le". Bi su negocio no mane$a productos con fecha de
e4piracin, simplemente no usar este campo, de$arlo en blanco.
*roductos euivalentes.' ?n algunos casos cuando esta facturando, ui#s no tiene un
producto en el almac)n, puede ofrecerle a su cliente un producto euivalente de la lista
ue puede definirla au.. *or e$emplo si vende productos electrnicos de una marca,
ui#s puede definir productos gen)ricos de otra marca. 1l facturar +o hacer un
estimado- 0d. puede hacer doble clic en la descripcin de este producto " se mostrara
la lista euivalente.

Modi#icar 2 eliminar productos

*ara modificar un producto del inventario de la pantalla general del inventario +ver
figura nro. =.1- presionar 5odifica " luego ingresar el cdigo del producto +tambi)n
puede hacer un clic sobre el producto a modificar " luego presionar 5odifica-. Luego se
muestra una pantalla para reali#ar la correspondiente modificacin. Be pueden
modificar todos los campos e4cepto el cdigo del producto, el costo " la cantidad en
almac)n.

*or e$emplo si desea cambiar la descripcin simplemente mover el cursor a este campo
" reali#ar el cambio deseado. 8er figura =.C en la ue se muestra la pantalla de
productos.

0d. puede cambiar por e$emplo nuevos precios, un proveedor diferente, una nueva
imagen, cdigos contables ue han sido cambiados, etc.

1simismo si desea eliminar un producto del inventario, igualmente debe presionar el
botn de ?liminar +ver figura nro. =.1-. Bin embargo la eliminacin de un producto
solamente se puede dar si no e4isten productos en el almac)n, es decir se tiene un
inventario cero, para dicho producto.

Bi desea eliminar dicho producto del almac)n aun teniendo productos, debe ir a la
funcin de Garde4 " retirar las unidades correspondientes del producto hasta tener cero
productos " solamente despu)s se puede eliminar el producto del inventario.

(uando elimina un producto, se muestra la pantalla de dicho producto " si esta de
acuerdo en eliminarlo presionar K1ceptar, " le pide confirmacin de su seleccin.
2espu)s de eliminar un producto, "a no puede volver a usarlo. Bi lo desea usar tiene
ue reingresarlo nuevamente.



C=
6AR1'7
?l Garde4 sirve para mantener un control de los items ue entran " salen del almac)n,
567/(1 mantiene un control por cada uno de los productos ue se ingresan al
inventario. (ada ve# ue se ingresan un nuevo art.culo al inventario 567/(1
automticamente abre un nuevo registro para ese producto, es decir no es necesario
reali#ar ning9n tipo de procedimiento por parte del usuario.
*ara ingresar a ver el 3arde4 para un producto, simplemente de la pantalla del men9
+8er figura C.1- presionar la ho$a de Garde4 el cual le muestra la pantalla del 3arde4, en
esta pantalla debe ingresar el cdigo de un producto para poder ver el movimiento ue
se ha registrado para ese producto. 8er figura =.A
0d. puede recibir,retirar mercader.a para un producto a trav)s de esta pantalla.
Bimplemente hacer clic en <ecibir,<etirar " completar el cuadro ue se muestra. La
cantidad ue se ingresa ser actuali#ada automticamente en el inventario.

8er figura =.A Garde4 del inventario

C5
'ti%uetas
?ste procedimiento le permite imprimir una variedad de etiuetas para sus productos
del inventario.
La facilidad de imprimir etiuetas es ue puede mane$ar ms eficientemente los
productos de su almac)n. *or e$emplo 0d. puede crear etiuetas de todos los
productos ue ingresan a su almac)n,
S despu)s al momento de facturarlo, simplemente se puede fi$ar en el cdigo del
producto " tipearlo en la pantalla de facturacin " automticamente tendr el precio
definido. Bi esta usando una pistola lectora de barras " sus etiuetas han sido impresas
con cdigo de barras entonces la labor de facturacin es mu" simple de reali#ar +mu"
similar a la ue se reali#a por e$emplo en un gran supermercado en la cual el producto
es automticamente le.do tambi)n por un lector de cdigo de barras pero estacionario-.
Las etiuetas pueden imprimirse en casi cualuier tipo de impresora. Be recomienda
usar impresora laser impresora de in"eccin de tinta. 0d. puede usar una impresora
matricial + de martillo, las ue traen el papel perforado-, pero la calidad de impresin
del cdigo de barras no ser mu" buena " probablemente el lector de cdigo de barras
tendr mucha dificultad en reconocer " leer el producto.















CI
?n la figura =.11 se puede ver una e4plicacin detallada de la pantalla de las etiuetas.

&igura =.11 *antalla de etiuetas
1l seleccionar el tipo de cdigo de barras se recomienda usar el ue esta
predeterminado +cdigo 1;8-, prcticamente cualuier tipo de lector de cdigo de
barras acepta este formato +tanto con productos etiuetados en Latinoam)rica, como
productos etiuetados por fabricantes de ?stados 0nidos como ?uropeos-. *ara lectora
de cdigo de barras se recomiendo un lector de buena calidad +e$emplo de ra"os laser,

CJ
puede usar tambi)n de ra"os infrarro$os, aunue son mas econmicos, algunos
modelos baratos tienen dificultad en reconocer fcilmente un cdigo de barras-.
'nlace con la conta+ilidad
(uando reali#a la venta de un producto, 0d. puede asociar cuentas contables a un
producto en particular al reali#ar una venta. *or e$emplo si 0d. hace una factura a su
cliente, automticamente se genera el asiento contable, seg9n lo ue corresponde en
las cuentas de enlace.
Bin embargo si ha especificado cuentas de enlace en particular para un producto,
entonces puede detallar particularmente el movimiento en dicho asiento automtico.
Bi 0d. omite las cuentas de enlace para el articulo, simplemente se usa la cuentas de
enlace ue se han especificado en el modulo contable, vea el capitulo de cuentas de
enlace de la contabilidad.
Be recomienda utili#ar estas cuentas de enlace solamente si uiere tener un detalle de
movimiento para uno varios productos. *or e$emplo si tiene en almac)n CHH
productos, pero necesita llevar un detalle contable de sus 1H mas importantes
productos +los ue mas movimiento tiene- entonces especificar en esta pantalla +ver
figura =.1;- las respectivas cuentas contables.
?l resto de productos de su almac)n solamente son afectados contablemente a trav)s
de un asiento automtico general.

C8

&igura =.1; ?nlace de cuentas para un producto.

OR1'N'S 1' COM,RAS
Introduccin a las compras
Las ordenes de compra son documentos ue se env.an al suplidor en la cual se
confirma la compra de los productos +8er figura =.1=-
0na orden de compra es mu" similar en procedimiento a una factura a un cliente , es
decir se reali#a una lista de productos a comprar " se lo env.a al suplidor. ?n algunos
casos no es necesario reali#ar una orden de compra, "a ue algunos suplidores
pueden aceptar su compra, con una simple llamada telefnica.
Bin embargo es aconse$able siempre tener un registro de los productos ue se van
comprando " a ue suplidor se esta comprando. Generalmente cuando el suplidor es

CA
una fabrica distribuidor de ma"or envergadura, la 9nica manera de reali#ar una
compra formal es enviando una orden de compra por parte de su empresa.

&igura =.1= Lista de rdenes de compra
Crear rdenes de compra
0tili#ar esta seccin para ordenar compras a sus suplidores. *ara ingresar a esta
opcin, del men9 general de inventarios +8er figura =.1- hacer un clic en (ompras el
cual le muestra la pantalla de compras. ?l procedimiento para reali#ar una compra es
igual al de hacer una factura. 0d. puede crear, modificar eliminar una orden de
compra. Las compras no afectan al inventario, a menos ue haga el procedimiento de
recibir la mercader.a. ?s decir despu)s de haber enviado la orden de compra a su
suplidor, )ste le enviar su pedido con su respectiva factura.
?n este punto 0d. tiene la opcin de ingresar la mercader.a art.culo por articulo, pero
como tiene una orden de compra, esto puede hacerlo automticamente, simplemente
presionar <ecibir, luego identificar la compra, verifiue las cantidades " precios

=H
recibidos, luego presionar el botn de 1ceptar. ?ste proceso automticamente procesa
los art.culos del inventario.
1simismo 0d. puede hacer anotaciones a estas compras, Las anotaciones pueden
e4tenderse ilimitadamente. *or e$emplo 0d. puede anotar% ?sta compra debe ser
descargada con mucho cuidado, contiene material frgil, ?n Wulio ;5 llamaron de la
oficina del suplidor para informar ue no tienen el producto 444 hasta la siguiente.
Bemana...., etc. ?n la figura =.15, puede ver una e4plicacin mas detallada de la
informacin reuerida para crear una orden de compra.

&igura =.15 (rear una orden de compra
Modi#icar 2 eliminar ordenes de compra
La opcin de modificar le permite reali#ar cambios a compras "a creadas. *or e$emplo,
si 0d. debe adicionar un producto a una orden de compra, puede usar esta opcin.

=1
Bimplemente identificar la orden de compra de la lista correspondiente + ver figura =.1=-
" presionar el botn de modificar. ?l procedimiento para modificarlo es el mismo ue se
usa para crear una orden de compra.
1simismo si desea eliminar una orden de compra, simplemente seleccionar de la lista
de rdenes de compra, presionar el botn de eliminar. 2ebe anotarse ue una orden
compra ue "a ha sido recibida, es decir, cu"os productos "a han sido ingresados al
inventario, no puede ser modificada, ni tampoco eliminada, esto, debido a ue los
productos correspondientes a esta orden compra "a han sido registrados en el
almac)n.
Reci+ir productos
?sta opcin se utili#a para dar entrada de sus productos en el inventario, sin necesidad
de tipear nuevamente los productos en el inventario.
(uando 0d. <eali#a una orden de compra al suplidor, )ste le env.a despu)s de
algunos d.as la mercader.a solicitada, es entonces cuando debe usar el botn de recibir
mercader.a. Bimplemente de la lista de la lista de compras +ver figura =.1=-, seleccionar
la compra " presionar recibir , " se muestra la pantalla de la figura =.1I.

&igura =.1I <ecibir una compra para ingresarlo al inventario

=;
COTI8ACION'S
Crear coti$aciones
?sta opcin le permite reali#ar reuerimientos a su suplidor para ue le estimen precios
sobre mercader.a ue intenta comprar. *or e$emplo 0d. puede solicitar ue le estimen
precios a alg9n suplidor en el e4tran$ero. 567/(1 le permite imprimir esta coti#acin
en ingles. 0na coti#acin no afecta el inventario. ?l procedimiento para reali#ar una
coti#acin es igual a reali#ar una factura, vea el capitulo de facturacin para poder ver
en detalle el procedimiento de reali#ar una coti#acin. &igura =.1J muestra la pantalla
de creacin de una coti#acin
1simismo las coti#aciones, pueden ser duplicadas, modificadas, eliminadas. :ambi)n
pueden ser convertidas automticamente en rdenes de compra. La diferencia con una
orden de compra es ue )sta 9ltima es una confirmacin de la compra de los items,
adems la orden de compra afecta el mdulo de cuentas por pagar.
*ara convertir una coti#acin en una orden de compra simplemente hacer un clic en
(onvertir, luego se le muestra una pantalla con los totales para esta coti#acin "
solicita un pago si es ue esta reali#ando un pago al momento de colocar la orden con
su suplidor. Bi el abastecedor le esta dando t)rminos +es decir cr)dito- " no solicita
pago alguno, entonces 0d. puede de$ar estos campos en blanco. Luego presionar
aceptar. S la coti#acin se conviene en una orden de compra. 0d. puede imprimir esta
orden de compra cuando ingresa a la seccin de (ompras.


=C
Modi#icar 2 eliminar coti$aciones
*ara modificar una coti#acin, de la lista de coti#aciones +ver figura =.18-, simplemente
seleccionar la coti#acin reuerida " presionar botn de modificar. ?l procedimiento de
modificar una coti#acin es similar a crear una coti#acin . Bi desea por e$emplo
eliminar un producto de la coti#acin, simplemente presionar botn de eliminar fila.
1s. mismo, si desea adicionar un comentario dentro de la coti#acin, simplemente
presionar comentario.
1simismo para eliminar la coti#acin, simplemente de la lista de coti#aciones se
selecciona la coti#acin +haciendo un clic sobre dicha lista, por supuesto puede usar
opciones de clasificar por fecha, por suplidor, etc. para facilitar la ubicacin de la
coti#acin, si tiene un gran numero de coti#aciones "a reali#adas- " se presionar el
botn de eliminar.




==
Reportes del inventario
?stos reportes le permiten mane$ar la informacin del almac)n, las compras " las
coti#aciones a los suplidores. :odos los reportes tienen posibilidad de ser enviados a
un formato ?4cel, Word *2&. 1simismo tiene la facilidad de enviar estos reportes v.a
internet.
1unue la ma"or.a de estos botones para obtener reportes son autoe4plicativos, la
me$or manera de saber lo ue ofrece los reportes es e$ecutarlos con su propia
informacin del inventario, " obtenerlos en pantalla. (uando un reporte se muestra en
pantalla, es e4actamente igual a como se imprimir en su impresora.
?n esta seccin 0d. puede obtener por e$emplo listas de precios usando diferentes
criterios. :ambi)n puede obtener movimientos de items del inventario, 3arde4 del
inventario, compras, etc.
?n la &igura =.18 se muestra un e$emplo para obtener el reporte de la lista de precios
de su inventario. :odos los botones tienen esta caracter.stica.


=5
C)'NTAS ,OR CO0RAR
Introduccin a cuentas por co+rar

?sta seccin tambi)n es conocida como cartera. ?ste mdulo le permite llevar un
control de las ventas al cr)dito, pagos, d)bitos " cr)ditos ue tiene con sus clientes.
*ara ingresar a esta seccin, simplemente presionar el botn de (uentas por cobrar
desde el men9 principal +8er figura nro. 5.1-.

Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas,
pagos, etc. por e$emplo, cuando 0d. reali#a una factura, se registra un documento ue
representa esta venta +cada documento tiene un n9mero 9nico asignado por 567/(1-,
si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento ue
cierra una factura un debito. Bi reali#a una devolucin, entonces se genera un
documento en cuentas por cobrar ue refle$a esta transaccin. ?n la figura 5.1 puede
ver una e4plicacin de los campos ue se muestran en pantalla.


&igura nro. 5.1 *antalla principal cuentas por cobrar

=I
,aos 2 cr5ditos

(uando selecciona esta opcin, 0d. puede reali#ar los pagos para un solo cliente
+opcin de /ngresar cr)dito a u cliente-, ver figura 5.;. pagar por cada factura +opcin
de <egistrar pagos por nro. de factura- ver figura 5.C. Bi elige la primera opcin, en esta
pantalla registra los pagos ue pueda reali#ar su cliente, sobre facturas d)bitos ue
tenga pendientes con su empresa. *or e$emplo si 0d. vendi al cr)dito " su cliente le
env.a el pago, entonces utili#ar esta opcin para registrar dicho pago. Bimplemente del
men9 general de cuentas por cobrar hacer clic en *agos , (r)ditos. " llenar los datos
ue se muestran en pantalla. 567/(1 procede a generar un documento por este pago.

1simismo 0d. puede generar un cr)dito en esta misma pantalla, por e$emplo a veces
su cliente puede reali#arle un adelanto de dinero a su cuenta, entonces 0d. puede
registrar esta entrada en esta seccin. 6 tambi)n puede generar un cr)dito cuando, por
e$emplo, el cliente recibi mercader.a defectuosa.

Bi decide registrar los pagos por nro. de factura, al elegir dicha opcin, se muestra una
pantalla en la ue ingresa directamente las facturas, " en la pen9ltima columna se
indica el pago ue se esta recibiendo con la ultima columna como referencia +las otras
columnas son referencias no modificables referentes a dicha factura-. *or e$emplo si
0d. va a registrar un pago para la factura nro. 1C1;, simplemente ingresar dicho nro. en
la primera columna de la tabla luego en la pen9ltima columna se muestra el pago ue
debe reali#ar, all. confirmar o corregir el pago ue se esta recibiendo " en la referencia
puede ser algo como cheue nro., efectivo, transferencia nro. acb, etc. " as.
sucesivamente con las siguientes facturas luego presionar aceptar para procesar
dichas facturas. Bi tiene varias facturas para un mismo cliente, puede utili#ar el botn
de seleccionar cliente a fin de ue el computador busue todas las facturas abiertas
para un mismo cliente.

Compras 2 d5+itos

?n esta seccin 0d. puede generar un d)bito para el cliente, por e$emplo gastos de
transporte de la mercader.a a su almac)n. :ambi)n puede registrar alguna compra ue
reali#a su cliente, sobre mercader.a ue no pertenece al inventario, por e$emplo euipo
de oficina ue esta rematando, o ventas ocasionales. *ara ingresar un d)bito
simplemente hacer un clic en el botn de (ompras , 2)bitos el cual le muestra un
botn para llenar los datos pertinentes. La fecha de vencimiento es determinada por
0d. sin embargo se le muestra una fecha predeterminada. 1s. mismo tiene la opcin de
imprimir un comprobante de pago para el cliente sobre la transaccin reali#ada.

'liminacin de paos2compras

1lgunas veces debido a errores de tipo cambio tipo 9ltimo momento es necesario
eliminar un documento en el modulo de cuentas por cobrar, simplemente use este
botn " confirme la eliminacin, luego puede proceder a reali#ar un nuevo documento
para correccin. 2ebe tener en cuenta sin embargo ue algunos documentos a no

=J
pueden ser eliminados, esto se debe a ue a veces estos documentos "a han sido
aplicados para cerrar ciertos d)bitos ", cr)ditos.

'stados de cuentas del cliente

(on 567/(1 0d. puede obtener el estado de cuenta de su cliente en cualuier
momento. ?l estado de cta. es un resumen de las deudas ue le tiene su cliente " los
pagos reali#ados. *ara obtener un estado de cuenta debe seleccionarse un cliente
primero. ?ste documento le muestra la relacin de cr)ditos " d)bitos +facturas, pagos,
etc.-. *uede ser impreso en ingles o castellano. 1dicionalmente el estado de cuenta
recalcula el balance del cliente " cierra cr)ditos ue se han encontrado sin aplicar.

La figura 5.C muestra en detalle, los diferentes campos " su e4plicacin






=8
Consultas varias

0d. puede ver un detalle del documento simplemente presionando la tecla 8er
documento el cual le mostrara un detalle del documento en referencia. *or e$emplo el
detalle de un documento le puede mostrar, si el documento esta cerrado +es decir si ha
sido pagado- aun se encuentra abierta, as. mismo nos dice ue documentos se han
cancelado.

Cerrar el per&odo

?sta opcin se utili#a para calcular los balances de los clientes " generar los estados
de cuenta. 2ebe hacerse notar ue una ve# cerrado un per.odo, estos documentos "a
no pueden ser cambiados. ?sto se e4tiende para la facturacin.

*ara cerrar el per.odo simplemente seleccionar la seccin correspondiente +ver figura
5.=- se muestra la pantalla de cerrar el periodo, en el cual debe especificar la fecha de
cierre. 0d. puede reali#ar tantos cierres como desee, sin embargo es recomendable
reali#arlo cada fin de mes.

0na ve# obtenido los estados de cuentas, estos son enviados a sus clientes los cuales
remitirn sus respectivos pagos +con una porcin del estado de cta.- luego estos pagos
se ingresan al mdulo de (tas. por cobrar " uedaran refle$ados en el siguiente estado
de (tas. ue se remiten a los clientes. Bi 0d. ha especificado un cargo por inter)s
cuando se cre un cliente, entonces 567/(1 utili#ar este porcenta$e para aplicarlo a
las deudas vencidas " no canceladas.

*or e$emplo si 0d. registr un pago con fecha de ho" d.a, entonces el cierre debe ser
reali#ado con fecha de ho" d.a. 8er figura 5.= en el ue se muestra un e$emplo de
cierre de per.odo. Bi alg9n cliente tiene definido un inter)s por atraso de pago al
vencimiento, se calcula hasta la fecha de cierre.

=A
&igura 5.= (ierre de los estados de cuenta de los clientes.

Reportes de Cuentas por co+rar

?n la seccin de reportes varios 0d. puede obtener los res9menes de pagos de sus
clientes, las facturas pagadas, reportes de facturas vencidas a CH, IH d.as. :ambi)n
puede consultar reporte de la comisin de vendedores, etc. *or e$emplo si desea un
estado de cuenta interino, es decir provisional, puede utili#ar el botn de ?stado de
cta. /nterino. La ma"or.a de los botones son autoe4plicativos.

La me$or manera de ver la efectividad " utilidad del reporte es e$ecutar un reporte de
prueba para verlo en pantalla, sin tener la necesidad de reali#ar una impresin.

C)'NTAS ,OR ,A.AR

Introduccin a cuentas por paar

?ste mdulo le permite mane$ar las compras ue reali#a a sus suplidores
abastecedores, por e$emplo cuando compra al cr)dito, 0d. puede registrar estas
compras en estas pantallas, as. como los pagos los cuales pueden ser parciales

5H
totales. :ambi)n puede saber cuales son las deudas ue tiene por proveedor, las
deudas ue estn por vencer, los balances ue tiene por cada suplidor. 8er figura I.1
en la cual se muestra la pantalla principal.

?ste mdulo esta conectado con las compras +8er el mdulo de inventario-, por
e$emplo, cuando reali#a una compra a su suplidor, )sta ueda registrada en las
cuentas por cobrar. (ada registro ue se hace en las (tas. por cobrar representa un
documento. 567/(1 asigna un nro. de documento a cada transaccin ue reali#a, por
e$emplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento +el cual
es 9nico-, as. mismo si reali#a un d)bito un cr)dito.

Los documentos en pantalla pueden ser ordenados por suplidor, por fechas,
seleccionar solamente d)bitos, cr)ditos, pagos, etc. simplemente hacer un clic en
Beleccione orden " elegir el tipo de ordenamiento ue desea reali#ar.

&igura I.1 Lista de cuentas por pagar



51
,aos cr5ditos

0tili#ar esta seccin para ingresar pagos ue reali#a a sus distribuidores, simplemente
del men9 de (tas por cobrar, hace un clic en *agos,(r " luego llenar el cuadro ue se
muestra en pantalla. *revio a reali#ar este proceso es necesario seleccionar una
empresa o suplidor a la cual se va a aplicar el pago cr)dito. 8er figura I.; en la ue
se muestra un e$emplo de ingreso de un pago a un suplidor.


15+itos 2 Compras

(uando 0d. reali#a una compra a un suplidor, 0d. puede hacer una orden de compra
tambi)n puede registrar la compra directamente en esta pantalla. 1simismo puede
ingresar un d)bito, por e$emplo un pago por transporte de mercader.a ue le ha"a
reali#ado su suplidor, la compra de muebles de oficina, es decir transacciones ue
normalmente no involucran al inventario. (uando ingresa una deuda 0d. debe ingresar
la fecha de vencimiento, despu)s de esa fecha se comien#an a generar intereses sobre
esa deuda +el porcenta$e aplicado viene del inter)s ue se especific cuando cre al
suplidor-.





5;
Cierre del per&odo

?sta opcin le permite calcular los balances finales de sus suplidores, es decir, saber
cuanto le debe a cada distribuidor, adicionalmente obtiene los estados de cta. por cada
distribuidor, es decir, una relacin de pagos " compras reali#ados para cad distribuidos
desde el inicio del negocio desde el 9ltimo cierre reali#ado.

*ara reali#ar un cierre de periodo, indicar la fecha a la cual se uiere reali#ar el cierre.
?sta fecha no debe ser menos a la 9ltima transaccin ue reali#o en este modulo. 0na
ve# cerrada las transacciones, estas "a no pueden ser modificadas, por lo tanto se
recomienda reali#ar una copia de respaldo de los archivos.

Reportes de Cuentas por paar

La pantalla de reportes le permite una variedad de informes. *or e$emplo tiene el
reporte de <esumen de pagos, ue le permite ver los pagos reali#ados a sus suplidores
en un per.odo de fechas +adicionalmente tiene otra informacin como el nro. de
compras " el saldo pendiente a su suplidor-.

6tro reporte importante de mencionar es el @alance a los proveedores, en la cual se
resumen los saldos ue su negocio tiene con sus suplidores, as. como otros datos
interesantes como, la 9ltima compra reali#ada a su suplidor, el cr)dito ue le tiene
asignado, etc.

/gualmente todos estos reportes permiten ser enviados a un archivo ?4cel por e$emplo
donde pueden ser agrupados ",o traba$ados seg9n el propio particular modo de un
negocio. :ambi)n estos informes pueden ser emitidos en formato Word ser enviados
v.a internet para su anlisis respectivo por el contador u otra persona pertinente en el
negocio.

C)'NTAS CORRI'NT'S

Introduccin a las Cuentas Corrientes

?ste mdulo le permite reali#ar los cheues de su empresa. 1u. 0d. puede emitir,
modificar e inclusive imprimir los cheues de la cuenta corriente de su empresa.
567/(1 le puede llevar hasta 1HH diferentes cuentas corrientes. *ara elegir la opcin
de cuentas corrientes simplemente elegir el botn de cuentas corrientes de la pantalla
principal de 567/(1 +8er figura I-. 2espu)s de algunos segundos se le muestra la
pantalla de las cuentas corrientes, en la cual tiene diferentes opciones a elegir. 8er
figura J.1.

(uando 0d. instala 567/(1, )sta viene "a pre'definida con una cuenta corriente.
/ngresar a la seccin 8arios del men9 a fin de modificar los valores pre'establecidos de
la cheuera +el balance con el cual se inicia la cuenta, " la numeracin de cheues-.

5C

&igura J.1 *antalla de cheues.

A+rir una nueva Cuenta Corriente

2e la pantalla de la cuenta corriente +ver figura J.1- hacer un clic en 8arios, se presenta
la pantalla mostrada en la figura J.; " de all. presionar el botn de (rea (ta. luego
llenar los datos ue se le solicitan en esta pantalla. @sicamente ingresar el nro. de su
cta. cte., una descripcin Gral. de la cta. +?$emplo *ago de salarios, gastos de oficina,
etc.- " la numeracin para los cheues.

1s. mismo si esta enla#ando esta cuenta con el mdulo de contabilidad ingresar en
dicha pantalla el cdigo de la cuenta corriente +generalmente es una cuenta del activo-.
?l especificar el cdigo de la cuenta es opcional. 0d. aun puede emitir cheues si no
ingresa el cdigo de cuenta, sin embargo no se generan los asientos contables
respectivos.


5=
Luego presionar 1dicionar " confirmar la creacin de estos cheues, despu)s de lo
cual "a tiene disponible la nueva cta. para emitir cheues. *ara activar esta cheuera
simplemente salir al men9 principal " luego retornar, eligiendo esta nueva cuenta.

&igura J.; *antalla varios ' (tas. (tes.

Crear C-e%ues

2e la pantalla general de los cheues +8er figura J.1- en el cual se muestra la figura de
un cheue simplemente presionar el botn ue dice 7uevo, lo cual indica ue va a
hacer un nuevo cheue " luego llenar los campos correspondientes% &echa, cantidad "
el cdigo del beneficiario del cheue, si no lo sabe tipear L/B:1 " dar ?7:?<, luego
elegir al beneficiario de la lista crear uno nuevo. 2espu)s de haber seleccionado al
beneficiario, el cursor salta al campo de <eferencia, ingresar el motivo por el cual se
emite el cheue, por e$emplo Limpie#a de oficina, (ompra de mauinaria, etc. 1
continuacin se le muestra una clasificacin de este cheue, es decir, agrupar los

55
cheues por tipo de gasto, 0d. puede seleccionar algunos de los ue se muestran en la
lista o adicionar los su"os.

&inalmente despu)s de haber ingresado la informacin de este cheue, presione el
botn de 1ceptar, el cual le pide confirmacin del nuevo cheue ue va ingresar. Bi 0d.
confirma, entonces el nuevo cheue es ingresado " se muestra en la parte inferior
+deba$o del cheue- indicando aceptacin, opcionalmente 567/(1 le pregunta si
desea imprimir este cheue +Bi tiene formato pre'impreso de cheues, 0d. puede
a$ustar la impresin de cheues, para ello ir &ormatos, dentro de *armetros de la
pantalla principal de 567/(1-. *ara ingresar un nuevo cheue, presionar 7uevo "
repetir la operacin ue se acaba de describir. Bi desea modificar un cheue,
simplemente seleccionar el cheue con el ratn de la lista ue se muestra deba$o del
cheue. (ada cheue tiene un n9mero de transaccin, la cual es utili#ada como
referencia para la modificacin de estos cheues.

1epsitos 2 retiros de la cuenta corriente

0tili#ar esta seccin para hacer depsitos en su cuenta corriente +ver figura J.C, lista de
depsitos " retiros-, ocasionalmente tambi)n puede retirar dinero sin tener ue utili#ar
la cheuera, por e$emplo la ma"or.a de bancos cargan una cantidad fi$a por
mantenimiento de cuenta. 2e la pantalla de cheues +8er figura J.1-, hacer un clic
sobre la ho$a de 2epsitos , <etiros, la cual le muestra la pantalla correspondiente, los
botones son autoe4plicativos " las pantallas pueden ser llenados sin dificultad.






&igura J.C, lista de depsitos " retiros

5I
Consultar c-e%ues

0d. puede reali#ar diferentes consultas a los cheues ue reali#a, para ello,
simplemente hacer un clic sobre la ho$a de (onsulta (heuera de la pantalla de
cuentas corrientes +8er figura J.1- la cual le muestra una pantalla con los cheues
emitidos. 0d. puede hacer consultas usando diferentes criterios. :rate de probar los
diferentes botones ue se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.

C-e%ues co+rados

1lgunos bancos ofrecen el servicio de env.o de sus cheues cobrados cuando recibe
su estado de cuenta de fin de mes. 0d. puede registrar con 567/(1 los cheues ue
han sido cobrados " de esta manera controlar su cuenta mas eficientemente. ?n la
figura J.= se muestra un e$emplo de cheues a registrar como cobrados, simplemente
cambiar la letra de 7 +7o ha sido cobrado- a B +Bi esta cobrado-. 0d. en cualuier
momento puede reali#ar un reporte de los cheues ue faltan cobrar, los ue estn
cobrados ambos.


















&igura J.= (heues (obrados

5J
Impresin de c-e%ues

Los cheues pueden ser impresos en formas especiales, es decir 0d. puede solicitar
de su banco, cheues especialmente dise!ados para salida por computadora. *ara
a$ustar la impresin a cheues preimpresos ingresar a la opcin de &ormatos dentro de
*armetros de la pantalla principal de 567/(1. ?n esta seccin 0d. puede modificar
por e$emplo en ue parte se debe imprimir la fecha, la descripcin del cheue, etc.

2ebe notarse ue la posicin en la impresin de cheues puede ser cambiado a un
formato pre'impreso de sus cheues. *ara cambiar la posicin de impresin en los
cheues +fecha, monto, nombre del beneficiario, etc.- ver la opcin de :ablas dentro de
*armetros.

*or e$emplo si 0d. utili#a una impresora matricial, la posicin de impresin no es la
misma ue si utili#a una impresora de in"eccin de tinta.

Reconciliar la Cuenta corriente

?ste proceso consiste en comparar el estado de su cta.cte. ue le reporta su banco,
con el control ue 0d. esta llevando en 567/(1. *ara reali#ar un reporte de
reconciliacin, simplemente ingresar a la ho$a de 8arios dentro de la pantalla de
(heues +ver figura J.1- " hacer un clic en <econciliacin.

?n la pantalla ue se presenta ingresar el balance inicial ue le reporta su banco +)sta
cantidad debe venir impresa en el estado de cuentas- " luego las fechas en las ue
esta haciendo la reconciliacin, en este caso debe coincidir con las fechas del estado
de cuenta de su banco. 8er figura 1A ue muestra la pantalla para obtener un reporte
de reconciliacin

7ormalmente una reconciliacin bancaria debe coincidir con la ue le proporciona su
banco, pero a veces e4isten diferencias, 567/(1 le puede mostrar la cantidad en ue
se presenta la diferencia en el reporte, normalmente si e4iste una diferencia, estas se
deben a los cargos por mantenimiento de cuenta, o cargos adicionales por cheues
sobregirados, intereses bancarios, etc.

1simismo en esta misma pantalla, se pueden obtener otra variedad de reportes, por
e$emplo cheues por empresa, cheues por fechas, etc.

ARC9I*OS 1' CLI'NT'S : ,RO*''1OR'S

Introduccin a los arc-ivos del cliente

?ste mdulo se utili#a para crear, modificar " eliminar nuevos clientes en 567/(1. (on
esta pantalla 0d. puede obtener una lista de sus clientes proveedores. (onsultar sus
balances, etc. ?l proceso para ingresar ",o modificar un cliente proveedor es el
mismo, por lo tanto las secciones siguientes se aplican tanto al archivo de clientes

58
como al archivo de proveedores. La pantalla general de clientes'proveedores se
muestra en la figura 8.1, la cual se obtiene del men9 principal de 567/(1 +8er figura
I- presionando el botn de (lientes'proveedores " luego seleccionar "a sea los clientes
el archivo de proveedores.
Inresar nuevos clientes 2 proveedores

2e la pantalla general de clientes'proveedores seleccionar el botn de (rea empresa la
cual le muestra la pantalla ue se muestra en la figura 8.;. ?n esta pantalla la ma"or.a
de los campos son autoe4plicativos, sin embargo, algunos campos necesitan ma"or
e4plicacin%

(digo.' (ontiene el cdigo de la empresa +(liente proveedor-, puede ser una
combinacin de caracteres alfanum)ricos +hasta 1= caracteres-. ?ste campo es
obligatorio, le permite a 567/(1 locali#ar rpidamente al cliente,proveedor. Be
recomienda utili#ar un cdigo alfanum)rico representativo, por e$emplo, muchas
empresas utili#an las primeras letras del nombre del cliente, por e$emplo si su cliente

5A
tiene el nombre de ?mpresa del Bur, un cdigo podr.a ser% ?5B0<, una combinacin
euivalente, en muchos casos es 9til el tel)fono de la empresa.

7ombre.' 1u. debe ingresar el nombre de la empresa. Bi esta vendiendo a una
persona particular, entonces puede ser el nombre de su cliente.

(ategor.a.' Be utili#a para clasificar al cliente proveedor, esta clasificacin puede ser
dise!ada de acuerdo a su criterio, por e$emplo 0d. puede crear una categor.a de
clientes como% 5a"orista, <egional, (ooperativa, etc. otra clasificacin puede ser
por tipo de entrega% ?nv.o por correo, 2espacho inmediato, etc. use la clasificacin
ue considere mas conveniente para su negocio. ?l mismo criterio se aplica para los
proveedores, por e$emplo, 0d. puede clasificarlos por producto ue suplen a su
empresa% *lsticos, &armac)uticos, Bervicios, etc.

<egistro :ributario.' 0d. puede ingresar au. el cdigo 9nico ue recibe cada empresa
+"a sea un suplidor cliente- del organismo gubernamental ue regula el aspecto legal
de las empresas. *or e$emplo en (hile es el <0:, en *er9 es el <0(, en (olombia es
el 7/:, ?n 0B1 es el &?/, etc. ?ste es un campo opcional +puede de$arlo en blanco si lo
desea-, sin embargo si ingresa un valor +puede ser alfanum)rico-, )ste se imprimir en
la factura. 1s. mismo se pueden obtener reportes clasificados por este campo "a ue
en algunos pa.ses es de vital importancia.

<egistro empresarial. ' 0d. puede utili#ar este campo para almacenar un segundo
cdigo ue reciben las empresas adicionalmente al registro tributario, por e$emplo el
registro de e4cepcin de impuestos ue otorgan algunos pa.ses.

@alance a la fecha.' 1l momento de crear una empresa, podr.a e4istir alg9n saldo
+deudor acreedor- contra su empresa, por e$emplo si su cliente le debe =5HHH pesos
al momento de crear la empresa 0d. puede ingresar ese valor all. +si es saldo acreedor
ingresarlo en negativo-. ?sta cantidad se refle$ara en el modulo de (tas por cobrar.
54imo cr)dito.' ?s la cantidad m4ima hasta la cual puede vender a su cliente +?n el
caso del proveedor es el limite ue le otorga su suplidor en ventas al cr)dito-.

2escuento.' ?s el descuento ue puede ofrecer a su cliente, el cual se refle$a al
momento de crear una factura +?ste descuento. puede ser modificado en cada factura-,
este es un porcenta$e ue se aplica del total de una venta. 0d. puede utili#ar este
campo para clientes preferenciales por e$emplo. ?n el caso de proveedores, es el
descuento ue le ofrece su suplidor.

:)rminos.' Bon los t)rminos de venta ue se aplican al cliente, pueden ser aplicados al
momento de reali#ar una factura, por e$emplo si la venta para este cliente siempre es
?fectivo, entonces 567/(1 asumir ue el cliente va a cancelar la factura
completamente al momento de reali#ar la compra ?l t)rmino de vta. puede ser cambiar
al momento de reali#ar una factura.


IH
/nter)s.' ?ste el cargo ue se aplica a clientes atrasados morosos sobre facturas al
cr)dito ue han sido vencidas +es decir aun no han sido canceladas despu)s de la
fecha de vencimiento-. ?n el caso del suplidor es el cargo ue le aplica a su empresa
en caso de no pagar a tiempo ?ste es un porcenta$e ue puede variar de pa.s en pa.s.
*or e$emplo cuando crea un cliente, 0d. le puede aplicar un inter)s de 1=U, lo cual
significa ue se le cargara un 1= U del total de una factura al final de cada mes si no ha
cancelado la factura al momento del vencimiento. ?sto se aplica solamente a las ventas
al cr)dito. ?ste cargo por inter)s se calcula cuando reali#a un cierre de per.odo +en
(tas por cobrar (tas por pagar-, tambi)n se muestra este inter)s cuando obtiene el
estado de cta. del cliente,suplidor.

7otas.' 0d. puede reali#ar anotaciones pertinentes para este cliente, "a sea solamente
tres l.neas, anotaciones adicionales +prcticamente ilimitadas-. *or e$emplo puede
anotar ?n Wulio 1=, visitamos la empresa para hablar con el se!or 8sue# para
discutir precios de e4portacin.......etc.

&igura 8.; (reacin de una empresa



I1
Modi#icar empresas

?l proceso de modificacin de una empresa es similar a crearlo, simplemente identificar
la empresa ue desea cambiar +8er figura 8.;-, para ello puede utili#ar los botones de
@uscar 9 ordenar ue le permitirn reali#ar una b9sueda mas eficiente de los registros
dentro del archivo. Luego proceder a reali#ar la modificacin ue considere necesaria,
por e$emplo un cambio de direccin, condiciones de ventas, 8endedor asignado al
cliente , proveedor, etc.

'nlace en la conta+ilidad

0d. puede asignar un cdigo contable a un cliente en particular +o a un suplidor-. *or
e$emplo (uando hace facturas, ui#s desea tener asignados cuentas contables a sus
clientes ms importantes. ?ntonces, en este caso puede asignar una cuenta contable a
dichos clientes.

?l resto de clientes pueden usar las cuentas de enlace gen)ricas cuando se reali#a la
facturacin, o dems transacciones definidas en las cuentas de enlace. (uando no
especifica una cuenta de enlace para un cliente +o suplidor-, simplemente se usa las
cuentas gen)ricas ue se especifican en las cuentas de enlace del modulo de
contabilidad.

Lgicamente, si no especifica una cuenta en la definicin del cliente suplidor, "
tampoco especifica cuentas de enlace en el modulo contable, entonces no se genera el
asiento contable correspondiente para dicho cliente.

Reportes varios de empresas

0d. puede tener una variedad de reportes sobre el archivo de clientes proveedores,
simplemente escoger el criterio a ordenar, presionar para ello el botn de 6rdenar "
elegir de u) modo desea ordenar el archivo. Luego presionar el botn de <eportes, el
cual le dar un listado de los clientes ordenados de la manera ue 0d. uiere " para un
rango determinado. *or e$emplo si uiere una lista de clientes ordenados por categor.a,
hacer un clic en 6rdenar " elegir categor.a, luego hacer un clic en <eportes " hacer clic
en 1ceptar para una lista de todos sus clientes, si desea solamente auellos clientes
ue empie#an con la letra 1, entonces ingresar la letra 1 en ambos campos ue indican
2esde " Easta.

,)NTO 1' *'NTA

Introduccin al punto de venta

?l punto de venta, tambi)n conocido como un sistema *6B +*oint of sale-, se define
como una venta rpida, de ba$o monto " generalmente al contado. *or e$emplo la venta
de caramelos, revistas, bebidas, etc. en los cuales no $ustifican una factura en detalle
+en pagina completa-, " minimi#ar el tiempo de espera al cliente.

I;

0sualmente, en casos como estos, se utili#a una impresora de punto de venta, de
rollo de papel. 5onica permite traba$ar el computador como un sistema de punto de
venta, es decir de atencin rpida al cliente.

Bu computador puede transformarse en un punto de venta, en la ue es esencial una
atencin rpida al cliente. *or e$emplo, un supermercado es un caso t.pico de punto de
venta% la atencin al cliente debe ser rpida, generalmente no e4cede de un monto
significativo " usualmente las transacciones son en efectivo, tar$eta de cr)dito "
ocasionalmente cheues.

0n sistema *6B + punto de venta- generalmente tiene los siguientes dispositivos
conectados al computador%

' una impresora de rollo de papel, es simplemente una impresora ms peue!a +=H
columnas menos-

' 0na gaveta de dinero, tambi)n se le conoce como ca$n monedero. *ermite guardar
de una manera segura el dinero producto de la venta.

' 0n lector de cdigo de barras, a fin de agili#ar el proceso de ventas. (asi cualuier
producto tiene una etiueta ue inclu"e el cdigo de barras. ?l lector de cdigo de
barras permite el ingreso automtico del art.culo en el programa a fin de agili#ar la
venta.

' 0na pantalla de pedestal, el cual permite visuali#ar al cliente el monto de la venta ue
esta registrando la operadora ca$era.

0n sistema de *6B generalmente se instala en el mostrador del negocio " debe estar
lista para poder facturar. 5onica permite cambiar el procedimiento del programa para
poder traba$ar en modo de punto de venta.

8ea la opcin de parmetros ue permite cambiar el programa como punto de venta. ?l
procedimiento de operar un punto es el siguiente%

1- ?l operador ingresa al programa 5onica, luego procede a iniciar el turno abrir (a$a

;.' Be reali#an las operaciones diarias de venta% facturacin, devoluciones, impresin
de facturas, etc.

C.' 1l t)rmino de sus actividades diarias, el operador ca$ero cierra su turno procede
a cerrar ca$a

?ste proceso se vuelve a repetir al d.a siguiente, simplemente el operador siguiente
vuelve a proceder a repetir su turno, por e$emplo en una estacin de servicio de

IC
gasolina, en la ue generalmente se traba$a 1I o ;= horas, es decir varios operadores
mane$an la ca$a.

?n la figura A.1 Be muestra la pantalla de punto de venta. ?s necesario reali#ar el inicio
de turno de otra manera no se puede usar el modulo de facturacin. 1l iniciar el turno,
generalmente se asigna una cantidad peue!a en efectivo al ca$ero+a-, "a ue
probablemente tiene ue dar alg9n cambio a los primeros compradores ue
probablemente no van a pagar el monto e4acto de la compra.


&igura A.1 Lista de facturas en punto de venta

A+rir Ca;a

?ste procedimiento consiste en iniciar el turno de un ca$ero ca$era, es decir la
persona responsable de mane$ar el computador. ?n la figura A.; se muestra la pantalla
de Kiniciar turnoK abrir la ca$a.




I=



Bi su negocio, por e$emplo, mane$a diferentes horarios de traba$o, entonces es
recomendable asignar un turno diferente para cada operador. 2e esta manera

Bolamente una persona se hace responsable de la administracin de las ventas en el
computador. :ambi)n en estos casos es recomendable asignar una clave de
seguridad, de tal manera ue cada operador sea la unida persona ue pueda acceder a
las diferentes funciones del programa.

Cerrar Ca;a

?ste procedimiento consiste en culminar las operaciones de venta, obtener el reporte
de ventas para dicho turno " permitir ue el siguiente operador pueda aperturar la ca$a
para el siguiente turno.

I5

*or e$emplo, en su negocio 0d. puede indicar ue la vendedora 444 traba$e en ca$a
desde las 8 am hasta las 1; del mediod.a. S partir del mediod.a, el vendedor """, toma
control de la ca$a. ?ntonces la vendedora OOO, a las 8 am, prende el computador,
ingresa a 5onica, luego al modulo de facturas e inicia el turno.

Luego a las 1; del mediod.a, reali#a el cierre de ca$a +ver figura A.C-, el cual indica el fin
de sus operaciones. ?n el cierre de ca$a se obtiene el reporte de cierre, ue algunos
casos tambi)n es conocido como KarueoK de la ca$a.


Reportes de cierre

1dicionalmente a los reportes de facturacin regular, 5onica le muestra reportes de
cierre de ca$a, ue le permiten tener un control ms detallado del dinero ue reciben los
ca$eros. 8ea la figura A.= ue le muestra un detalle de la pantalla de cierres de ca$a.


II
:ambi)n en la pesta!a de reportes se muestran reportes adicionales para punto de
venta los cuales muestran una lista de ventas clasificadas por vendedor por e$emplo,
por cliente, etc.


CONTA0ILI1A1

Introduccin a la Conta+ilidad

La (ontabilidad se define como la planificacin, conservacin, anlisis e interpretacin
de las actividades econmico'financieras para un negocio. (ualuier transaccin ue
puede ser e4presada en t)rminos monetarios deber ser registrada en los >libros
contables>.

?n caso de ue 0d. no tenga conocimientos contables, se recomienda reali#ar una
revisin de la terminolog.a contable a fin de poder entender con ma"or claridad las

IJ
secciones siguientes% 1sientos contables, la partida doble, libro diario, libro ma"or, el
plan de (uentas contables, etc. 1 continuacin se da una breve e4plicacin de
(ontabilidad bsica " como se reali#a en 567/(1.

*ara registrar las transacciones en la empresa se usa el m)todo de >doble entrada>,
partida doble , es decir se registra hacia donde va el dinero +2)bitos- " de donde viene
el dinero +(r)ditos-, esta doble entrada o >asiento> siempre debe ser igual, por e$emplo
si 0d. vende un producto, recibe dinero por la mercader.a ue entrega. La mercader.a
se dirige al cliente +d)bito- " viene de ventas +cr)dito-.

*ara registrar las transacciones se utili#an >libros> contables, el Libro diario por e$emplo
registra las transacciones diarias ue ocurren en la empresa% ventas, compras,
devoluciones, pagos de aluiler, gastos de oficina, etc. ?stas transacciones asientos
se registran utili#ando las cuentas contables las cuales identifican la fuente u origen del
dinero, por e$emplo >(uentas (orrientes> identifica la cuenta corriente de la empresa,
>(a$a> identifica el dinero ue tiene la empresa en efectivo.

Las (uentas (ontables han sido estandari#adas por cada pa.s, " conforman lo ue se
llama el >Bistema (ontable>, >*lan (ontable>, >:abla de cuentas>, >Libro de cuentas>, etc.
cada cuenta es codificada " tiene clasificaciones " sub'clasificaciones + sub'niveles-
ue hacen mas fcil el uso " mane$o de la contabilidad. 567/(1 le ofrece la
contabilidad legal ue se usa en su pa.s

?n una empresa cualuier cosa de valor ue posea la empresa se llama 1ctivo, por
e$emplo (tas. (tes. , inventarios, propiedades, etc... (ualuier cantidad ue el negocio
deba se llama *asivo, por e$emplo deudas por pr)stamo al banco, aluileres atrasados,
etc... ?l valor del derecho del propietario, su inversin en el negocio, se conoce como
(apital o patrimonio.

La ecuacin ue muestra la relacin entre los activos " el patrimonio de una empresa
se conoce como la ecuacin de la contabilidad, la cual se e4presa as.%

1(:/86B X *1B/86B Y (1*/:1L

La marcha de un negocio se controla en base a los informes financieros, basados, por
supuesto en la ecuacin bsica de la contabilidad. ?4isten informes como el @alance
de (omprobacin el cual representa un estado de las cuentas contables, su uso es
ma"ormente operativo para el contador, el cual ser utili#ado para obtener ?l @alance
General de la ?mpresa, el cual e4presa la situacin en ue se encuentran los activos,
pasivos " el capital en la empresa en una fecha especifica.

6tro reporte importante es >Ganancias " *)rdidas> en la empresas tambi)n conocido
como >?stado de /ngresos>, muestran cuales han sido las ventas, los gastos " ,o costos
para un per.odo determinado " lgicamente si hubo ganancias ",o p)rdidas. 567/(1,
puede preparar para 0d. automticamente, estos reportes.


I8
?l (iclo de la (ontabilidad consiste en los procedimientos para reali#ar el ingreso de
informacin en los libros " culmina con la emisin de los reportes financieros. *ara ello
se debe definir un >periodo> generalmente 1; meses +llamado a!o fiscal- en algunos
pa.ses esta reglamentado el per.odo fiscal para ciertas clases de negocios, se pueden
tener periodos fiscales de =, I, 1; meses, etc. Los asientos se registran en el libro
diario, estos asientos son luego transferidos o >posteados> al libro 5a"or +el cual facilita
al contador el anlisis de las cuentas-, es decir, los asientos son separados por cada
cuenta contable. (on 567/(1 la transferencia de asientos es automtica, es decir
cuando ingresa,modifica una asiento al libro >2iario>, la cuentas automticamente se
actuali#an en el 5a"or. 1l final del periodo se cierran los libros, con el fin de preparar
los reportes financieros, " preparar las cuentas para el siguiente per.odo contable a!o
#iscal. *er #iura <=.< %ue muestra la pantalla de Conta+ilidad.

&igura 1H.1 *antalla de contabilidad

Iniciar la conta+ilidad

1 fin de poder aprovechar las venta$as ue brinda un sistema computari#ado como
567/(1 se debe seguir ciertos lineamientos ", restricciones, aunue no es necesario
definir completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como &1(:0<1B,
(E?M0?B, /78?7:1</6, es necesario completar la definicin de los parmetros de

IA
contabilidad, a fin de poder ingresar los asientos al L/@<6 2/1</6. 1 continuacin se
e4plican los pasos necesarios para iniciar la (ontabilidad. Lea completamente estas
instrucciones a fin de reali#ar un correcto inicio de la (ontabilidad en su empresa. Bi
desea 0d. puede aperturar una empresa de prcticas en la cual puede reali#ar
*ruebas para ver ue ocurre. *ara ello lea la seccin de *armetros acerca de como
apertura otra empresa.

1. ' 2efinir &echa de /nicio.' 2e la opcin de *armetros del men9 principal obtener
ingresar a la opcin de Generales, luego clic en (ontables " de all. seleccionar /nicio de
la contabilidad verificar la &echa de inicio de la (ontabilidad, esta fecha es necesaria
definirla, a9n cuando no reali#a ingreso de asientos, +las cierres contables, referencian
esta fecha-. ?sta fecha marca el inicio de ingreso de la informacin a 567/(1. 8er
figura 1H.;. 7o se permitirn ingresos de datos +Bean facturas, cheues, etc.- antes de
esa fecha. ?s recomendable tomar la fecha de inicio del a!o, como medida de
precaucin. 567/(1, en realidad le presenta en pantalla una fecha inicial. 0d. puede
cambiarla o de$arla de acuerdo a su conveniencia, presione 1ceptar cambios hasta
obtener la confirmacin para la informacin de la grabacin. <etornar al men9 principal
" contin9e al siguiente paso.

;.' 2efinir :abla de (uentas.' /ngresar a la opcin de (ontabilidad del men9 principal "
de all. hacer un clic en la ho$a de *lan de (uentas. ?n este punto 0d. puede empe#ar a
crear las cuentas contables una por una, para ello hacer clic en 1dicionar (uenta " siga
las instrucciones de la seccin ;.a-, utili#ar la tabla de cuentas predefinidas ue viene
para su pa.s, hacer clic en 0tili#ar (tas. predef. " lea la seccin ;. b-

JH
1. a- 1dicionar, modificar cuenta. ' ?n pantalla del plan de cuentas se le muestra la lista
de cuentas contables, hacer clic en 1dicionar (ta. ?n la pantalla ue se muestra,
ingresar el cdigo de la cuenta " su descripcin correspondiente. Luego hacer clic en el
tipo correspondiente de cuenta% 1ctivo, pasivo, capital, gastos, ventas. 1lgunos pa.ses
aceptan mas clasificaciones, pero finalmente estas pueden ser agrupadas en el modo
presentado en pantalla.

Luego clasificar la cuenta como una cuenta de detalle, es decir con la ue se puede
generar asientos contables, cuenta de agrupacin, utili#ada para obtener subtotales,
basados en las cuentas de detalles. *or e$emplo 0d. puede ingresar la cuenta 1 1ctivos
como cta. del activo " ue agrupa a otras cuentas.

*resionar adicionar cuando este listo. Bi ha cometido un error, no se preocupe, elegir el
botn correspondiente de 5odificar (uenta identificar la cuenta " reali#ar la
modificacin correspondiente, inclusive 0d. puede ?liminar (ta. si lo desea, siempre
ue el balance de esta cuenta sea cero " no contenga asientos referenciados a este
cdigo de cta. 8er la figura 1H.C en la ue se muestra el ingreso de una nueva cuenta
contable.

b- 0tili#ar (tas. predefinidas.' 2e la pantalla de :abla de (tas. hacer un clic en 0tili#ar
(tas predef. ?n la pantalla ue se muestra, hacer un clic en Belecciona :abla en

J1
pantalla se muestra la relacin de pa.ses, elegir un pa.s +hacer doble clic ?7:?<
sobre el pa.s de su preferencia-, despu)s de algunos segundos, la tabla debe
mostrarse en pantalla. Bi 0d. obtiene un mensa$e de :abla no se encuentra... es
porue no ha sido incluida en los discos, 0d. puede comunicarse con nuestra empresa
a fin de obtener la 9ltima tabla de cuentas de su pa.s, o tambi)n puede ingresarla
manualmente, vea para ello la seccin ;.a.

2espu)s de haber seleccionado la tabla correspondiente, +*uede listarla haciendo clic
en /mprimir :abla- 0d. puede incorporarla a su contabilidad, para ello hacer clic en
1dicionar :abla, la cual le permite incorpar a los archivos de su empresa la tabla ue
ha seleccionado. ?n este punto 0d. puede comen#ar a modificar ",o eliminar las
cuentas ue no sean necesarias +ver seccin ;.a- e inclusive adicionar las ue sean
mu" particulares al negocio ue esta mane$ando.
C.' 2efinir (uenta de cierre " (uenta de (apital. ' 1 fin de poder reali#ar el cierre de
per.odo en los libros contables, es necesario ue defina una cuenta contable en la ue
se sumaria los asientos de cierre para las cuentas de >8entas> " >Gastos>. (rear la
cuenta de >cierre> como se indica en el acpite ;.a, con la clasificacin de (apital. ?s
decir esta cuenta debe ser una cuenta de (apital. Lgicamente esta cuenta solamente
ser utili#ada por 567/(1 al cerrar el per.odo. 1l crear la cuenta 0d. puede utili#ar
cualuier cdigo " descripcin, pero, repetimos, debe ser (ta. de (apital. ?n algunos
casos la cuenta de cierre tambi)n es conocida como la cuenta de Kresultados del
e$ercicioK, es decir en la cual se consignan las perdidas ganancias del periodo
contable.

La >(uenta de (apital del *ropietario>, +?l aporte de dinero a la empresa por parte del
propietario de la empresa- debe ser creada igualmente, como es lgico, como una
cuenta de (apital, 0d. puede asignar el cdigo, " la descripcin ue desea. 0d. 76
puede ingresar varias cuentas de >(apital del *ropietario> +(omo se hace en los
negocios corporativos, >(apital socio 1>, >(apital socio @>, etc.-. Bi tuviera el caso de
varios accionistas en la empresa, definir una sola cuenta de >(apital del propietario>
+(omo se hace en los peue!os " medianos negocios-, " luego definir cuentas de
>1portes de (apital socio 1>, ><etiro de (apital socio 1>, >1portes de capital socio @>,
><etiro de capital socio @> " as. sucesivamente, como es lgico estas cuentas deben ser
clasificadas como cuentas de capital. 0na ve# definida estas ; cuentas, ingresar a la
opcin de *armetros del men9 principal " luego a la opcin de Generales , Luego
hacer un clic en (ontables, " finalmente un clic en definicin de (ontabilidad , se le
mostrar una pantalla con ; campos, en ellos debe ingresar el cdigo de las ; cuentas
anteriormente mencionadas. Bi 0d. no recuerda el cdigo de estas cuentas tipear la
palabra >L/B:1> " se mostraran las posibles cuentas. :omar las cuentas
correspondientes de >(apital del *ropietario> +o cualuiera sea el nombre asignado por
la reglamentacin contable% >(apital Bocial,> >(apital de la ?mpresa>, >(apital del
propietario>, etc.-. 2e la misma manera ingresar la >(uenta de cierre> de per.odo. 1
partir de este punto 0d. "a puede ingresar asientos contables.

=.' /ngresar saldos in.ciales. ?s ideal, al iniciar una contabilidad tener, la totalidad de las
cuentas contables totalmente definidas, as. como sus saldos, es decir tener un balance

J;
de comprobacin, sin embargo en la prctica es mu" dif.cil tenerlo todo a la ve# , por
ello no espere a tener todos los saldos de la empresa cuadrados para iniciar su
contabilidad con 567/(1. 0d. puede ir ingresando asientos seg9n como va"a
obteniendo los saldos utili#ar una cuenta de a$uste. *ara ingresar los saldos in.ciales
de las cuentas definidas seg9n el acpite anterior +(uando se define una cuenta su
saldo es cero-, utili#ar un vie$o truco contable% (rear una >(uenta de a$uste>
perteneciente al 1ctivo +8er el acpite sobre como crear una cuenta contable '-. *or
principio contable todo >2ebito> debe tener un >(r)dito>. Bi 0d. tiene el saldo de sus
principales cuentas +Baldo en la (ta. (te., :otal de /nventario, 8entas, etc.- para el
periodo ue inicia la contabilidad, todo lo ue tiene ue hacer es ingresar un asiento
contable correspondiente al saldo inicial ue tiene " ue va >$ugando> contra el asiento
de a$uste, por e$emplo >/nventario> vs. >(uenta de a$uste, +2)bito, (r)dito-, cheuear el
cap.tulo sobre ingreso de asientos en el libro diario. *or supuesto si 0d. tiene el
balance de comprobacin de cada cuenta, 0d. puede proceder de la misma manera
con la >(uenta de a$uste>. 1l finali#ar de ingresar la totalidad de los saldos de las
cuentas, la >(uenta de a$uste> deber tener un saldo de cero, esta >(uenta de a$uste> no
ser necesaria " puede ser eliminada +despu)s de reali#ar el cierre del per.odo, "
siempre ue no se vuelva a utili#ar-.

5.' 6btenga balance de (omprobacin. 0na ve# completado el proceso anterior,
obtenga un reporte de balance de comprobacinZ como su nombre lo indica le permitir
revisar los saldos ue se ten.an. ?n realidad 0d. puede obtener un @alance Gral. de la
empresa " el >?stado de Ganancias " *erdidas>. 567/(1 permite una gran fle4ibilidad
en estos reportesZ no es necesario cerrar un periodo para obtener los reportes
financieros. ?l @alance Gral. puede ser obtenido en cualuier mes partiendo desde el
9ltimo cierre reali#ado +o inicio de la contabilidad-. ?s mas, cualuier reporte financiero
puede ser obtenido con solo ingresar ms de un asiento contable.

?l sistema le permite iniciar su contabilidad en cualuier mes. (uando llegue al fin del
periodo realice el cierre normalmente, los reportes financieros, como es lgico se
generan desde el inicio de la contabilidad hasta el cierre de per.odo. ?n este punto, "
antes de ingresar nuevos asientos, eliminar cuentas contables si fuera necesario. Bin
embargo por principio contable 0d. no puede modificar los asientos para los per.odos
cerrados.

,lan conta+le >Ta+la de cuentas?

0d. puede ingresar su propia tabla de cuentas. Bin embargo 5onica le proporciona,
tablas "a e4istentes ue le pueden ahorrar el traba$o de tipearlas.

?n 5onica e4isten varias tablas contables disponibles ue var.an seg9n el pa.s e
inclusive seg9n el negocio al cual esta dedicado. 2ebe notarse ue si "a cre una
cuenta contable, un catalogo de cuentas predefinido no puede ser usado. Bolamente si
el catalogo de cuentas esta vac.o puede utili#ar cuentas predefinidas.


JC
*ara usar cuentas pre'definidas ir a (ontabilidad d, luego seleccionar pesta!a de *lan
+catalogo- de cuentas, seguidamente presionar utili#ar (tas. *redefinida " en la
pantalla ue se muestra clic en selecciona :abla.

?legir el pa.s, el tipo de negocio al cual desea aplicar las cuentas, " seguidamente
debe aparecer la tabla de cuentas en la pantalla. Luego presionar adicionar tabla.

Crear Asientos Conta+les

2e la pantalla de la contabilidad +8er figura 1H.1- Eacer un clic en asientos contable s,
luego un clic en 7uevo asiento, en el cual puede ver la lista de los 9ltimos asientos ue
se han registrado, luego presionar 1diciona asiento. Lo cual le lleva a la pantalla ue se
muestra en la figura 1H.=. ?n esta pantalla los campos son autoe4plicativos para el
conocedor de la contabilidad bsica de la empresa.

*ara llenar un campo simplemente hacer un clic sobre el recuadro correspondiente, por
e$emplo para la descripcin del asiento hacer clic sobre <eferencia " llenar la
referencia correspondiente.

Bi no recuerda el cdigo de la cuenta correspondiente presionar el botn :abla de
cuentas, +o tambi)n presionar tecla &;- el cual le muestra la lista de su tabla de cuentas
del cual puede seleccionarlo +haciendo doble clic o ?7:?<- . Bi desea eliminar una
l.nea del asiento ue esta reali#ando, simplemente hacer un clic sobre la l.nea
correspondiente " luego presionar @orra l.nea. ?l asiento automticamente recalculara
los saldos correspondientes.

J=
?l orden en ue debe ingresar la informacin es el siguiente%
1. ' (ec-a.' Eacer clic en este campo e ingresar +o confirmar- la fecha.
7ormalmente 5onica "a le presenta la fecha de ho" d.a. ?ste campo es
obligatorio " no puede ser de$ado en blanco
;. ' Campo de re#erencia.' Be refiere a una descripcin sumari#ada " significativa
del asiento contable, por e$emplo ventas del d.a, *ago de salario mensual Br.
44444, pago mensual de aluileres, oficina central, etc. ?ste campo es
necesario, 76 puede ser de$ado en blanco.
C. ' Compro+ante.' ?ste es un campo opcional. 0d. *uede indicar alguna
referencia ue se utili#a en el movimiento contable, por e$emplo cuando en la
empresa se reali#a alg9n pago, se necesita un documento escrito el cual es
llamado comprobante. ?n otros casos se refiere a la transaccin manual ue
se hace en los libros contables.
=. ' (uente.' /ndica el origen de la transaccin contable, la cual puede ser
clasificado como un ingreso, un egreso, una fuente de ventas, etc. 0d. *uede
generar tantas &uentes como sean necesarias, para ello ir a *armetros'
RGenerales'Rcontables'R&uentes de contabilidad " all. definir las &uentes ue se
tienen para la empresa. ?ste campo es obligatorio " 2?@? seleccionarse la
fuente de origen del asiento contable.
5. ' Cdio de cuenta.' 1u. debe ingresar el cdigo de la cuenta contable. Bi 0d.
7o recuerda el cdigo, presionar :abla de (tas. S se mostrara una lista de las
cuentas ue ha definido para su empresa. :ambi)n tiene la opcin de crear una
nueva cuenta sin salir del proceso de crear un asiento contable +presionando
crear (ta. Be muestra la pantalla para crear una cuenta contable-.
I. ' Comentario.' ?ste campo es opcional. 1u. puede incluir una breve
descripcin acerca de la cuenta contable. *or e$emplo *ago en (ta. (te. 7ro.
O4444, 2evolucin de mercader.a, etc.
J. ' 15+itos.' /ngresar el monto correspondiente a esta cuenta, si corresponde a
un debito.
8. ' Cr5ditos.' Bi la cuenta contable tiene un monto asignado a este concepto,
ingresar dicho monto en esta columna.
A. ' Reistro Tri+utario.' ?n su programa, podr.a aparecer esta columna con la
descripcin de 7/:, <0(, <0:,D.., dependiendo del pa.s ue ha"a definido en
*armetros +*or e$emplo para (olombia es 7it, *ara 0B1 es :a4 /d, etc.-.
?n este campo debe ingresar el cdigo de una empresa ue pudiera estar asociada
con la cuenta contable, esta empresa tambi)n se conoce como un tercero, un
beneficiario, etc. ?sta columna esta asociada con la cuenta contable. (uando 0d. ha
creado una cuenta contable, e4iste una opcin llamada 0sa registro tributario
+tambi)n se presenta como 0sa 7it, 0sa <0(, etc.-, vea la figura 1H.= en la ue se
muestra un e$emplo de creacin de una cuenta contable. Bi 0d. marca esta opcin,
entonces al momento de utili#ar esta cuenta contable en la elaboracin de un asiento
contable, 5onica espera ue para dicha cuenta debe ingresarse tambi)n el tercero o
beneficiario de dicha cuenta.

J5
Bi 0d. hace clic en Lista de empresas + o presiona &=-, puede ver en pantalla una lista
de terceros o beneficiarios +ordenados por registro tributario, 7it, <uc, etc.-, en dicha
pantalla tiene la opcin de crear un tercero o beneficiario en caso de ue no ha"a
sido ingresado previamente, sin tener ue salir de la elaboracin del asiento contable.
(uando ha terminado de ingresar el asiento correspondiente entonces presionar el
botn Al Diario +o &5 en su teclado-, el cual le pedir confirmacin del asiento ue
acaba de hacer. Bi el asiento cuadra +2)bitos " cr)ditos son iguales- entonces
567/(1 procede a incorporar en los libros contables este asiento.
Modi#icar2eliminar asientos conta+les

0d. puede modificar o inclusive eliminar los asientos contables, para ello simplemente
elegir el botn de modificar o eliminar de la pantalla de la contabilidad +8er figura 1H.1-
" luego elegir el asiento correspondiente, cada asiento tiene un numero de referencia
ue 567/(1 le asigna por cada asiento, este numero solamente sirve para propsitos
de identificacin " no tiene significado alguno contablemente. ?l proceso de
modificacin es igual al de crear un nuevo asientos. Be debe observar sin embargo de
ue la modificacin ",o eliminacin de un asiento contables solamente puede hacerse
si no esta incluido en un periodo "a cerrado.

Bi la contabilidad esta enla#ada con el resto de mdulos, los asientos automticos
generados por los otros mdulos, tambi)n pueden ser cambiados manualmente.
1unue es recomendable ue sean cambiados ",o modificados por el respectivo
documento ue los gener.

*or e$emplo si 0d. cre una factura + un cheue-, entonces si la facturacin tiene
cuentas de enlace, se crea automticamente el asiento respectivo. 0d. puede cambiar,
modificar ",o eliminar el asiento respectivo, la factura ue origin dicho asiento no se
altera. ?s por ello ue se recomienda revisar ",o modificar la factura +o el documento
ue origin el asiento% un cheue, un pago, etc.- "a ue al modificar el documento ue
origin el asiento, tambi)n el asiento automticamente ueda modificado.

,AR@M'TROS 1'L ,RO.RAMA

Introduccin a los par3metros

?sta seccin le permite definir las caracter.sticas particulares del programa, por
e$emplo 7ombre de su empresa, claves de acceso. 8er la figura 11.1 ue le muestra la
pantalla general del men9 de parmetros.





JI

&igura 11.1. *antalla de parmetros

.enerales

Le permite definir el nombre de su empresa, el tipo de moneda, los impuestos a aplicar,
etc. ?sta opcin debe ser revisada cuando instala el software por primera ve#. 8ea la
figura nro. 11.; ue muestra la utili#acin de esta opcin.






JJ
(uando esta usando el programa por primera ve# se recomienda ingresar al menos al
botn de bsicos, "a ue all. se encuentran los parmetros ms importantes para
definir su negocio% 7ombre de la empresa, redondeo a utili#ar en la facturacin, tipo de
impresin, etc.

Accesos

?sta seccin le permite cambiar las claves de acceso. /nicialmente cuando reci)n
instala el software, no se le solicita claves, pero si desea restringir el ingreso a ciertas
opciones, +un empleado temporal por e$emplo-, entonces ingresar a esta opcin. 8ea la
figura 11.8

0d. puede definir ilimitadas claves de acceso. (uando no tiene ninguna clave en la
lista, entonces 567/(1 no le solicita ninguna clave. ?sta es la manera en ue ha sido
pre'definida al momento de instalar el software.


&igura 11.8 (laves de acceso

J8
Arc-ivos -istricos

0d. puede almacenar informacin de los diferentes documentos +&acturas, estimados,
etc.- de per.odos a!os pasados en archivos au4iliares, de esta manera se tiene al
sistema en buena performance "a ue cuando los archivos crecen con informacin, el
procesamiento de cualuier documento ",o reporte tiende a hacerle lento. *ara utili#ar
esta opcin simplemente seguir las instrucciones ue se muestran en pantalla.
Bolamente auellos documentos ue estn cerrados son retirados del sistema, por
e$emplo facturas canceladas, sin embargo los documentos ue estn abiertos no son
retirados del sistema.

2ebe tenerse en cuenta ue una ve# retirada la informacin de los archivos de 5onica
a los archivos de 5onica, "a no se pueden ver los documentos retirados +&acturas,
productos del inventario, etc.-. Be recomienda hacer este proceso de retiro a los
archivos secundarios, solamente si "a no se van usar los documentos en el
computador.

*or e$emplo si tiene facturas con una antig[edad de ms de tres a!os, probablemente
puede retirar estas facturas, "a ue no las va necesitar, siempre ue el computador
este lento, pero si su computador tiene disco duro rpido +la ma"or.a de computadores
moderna ahora lo traen-, entonces no $ustifica retirarlos del programa.

1e#inir punto de venta

?ste botn permite traba$ar a 567/(1 en modo de venta directa al p9blico +en la
ma"or.a de los casos es transaccin al contado-, es decir como si tuviera una mauina
registradora con atencin al p9blico directamente. 1 fin de poder traba$ar en modo de
punto de venta, 0d. debe conectar a su computador los perif)ricos correspondientes%
una impresora de rollo de papel, una gaveta de dinero " un lector de cdigo de barras
+)ste 9ltimo es opcional-. ?stos son los modelos con los cuales se garanti#a ue el
programa traba$ara sin ning9n problema.

' /mpresoras de punto de venta marca Btar series ;HH +modelos ;1;, ;1=,... etc.-

' Gavetas de dinero con cone4in a las impresoras mencionadas v.a cable <W=5

' Lector de cdigo de barras conectas con el teclado.

0d. puede conectar cualuier perif)rico +impresora, gaveta lector de barras- ue sea
compatible con lo descrito anteriormente " no debe tener ning9n problema.

1l presionar el botn de punto de venta se muestran ; opciones%

(onectar impresora, gaveta.' Le permite definir la cone4in de los dispositivos de punto
de venta en su computador, cuando selecciona esta opcin +ver figura 11.A- 0d. activa
el punto de venta a la 1ra pregunta ue se le presenta% \2esea utili#ar el programa

JA
como punto de venta] Las otras opciones corresponden al tipo de cone4in ue tiene
en el computador.
?stas definiciones son las mas estndares, se recomienda no cambiarlo se esta
usando los euipos ue se mencionan anteriormente. *ara una e4plicacin de los
puertos L*:1, L*:;, (651, etc. le recomendamos ue lea el manual de su
computador, para saber ue puertos tiene disponibles.














0na ve# definidos las cone4iones, presionar el botn de aceptar cambios " luego
retornar a la siguiente funcin ue se e4plica a continuacin. Bi tiene la versin de red,
la definicin de punto de venta debe hacerse en cada estacin en la cual se uiere
traba$ar de este modo, "a ue el programa cuando esta en red permite la versatilidad
de una estacin traba$ar en punto de venta " la otra estacin traba$ar en facturacin
regular.

2efinicin de te4tos.' *ermite definir los t.tulos a imprimir en la boleta de venta, en la
&igura 11.1H 0d. puede ver un e$emplo de como se va reali#ar la impresin de dicha
recibo.







8H















0na ve# aceptados " definidos estos parmetros, salir del software " volver a ingresar a
fin de ue tomen efecto estas definiciones " luego 0d. puede empe#ar a traba$ar en el
punto de venta.

Bi solamente desea abrir la ca$a registradora, se debe presionar tecla &1H cuando en la
pantalla se muestra la lista de facturas. 1s. mismo en el modo de punto de venta, se
tiene disponible el reporte de ventas de ca$a +ver opcin de <eportes en la pantalla de
facturas- el cual le permitir reali#ar el cuadre de ca$a. ?ste reporte puede ser obtenido
por cdigo de ca$ero,vendedor, en caso de ue tenga varios turnos en la atencin de
las ventas.

1e#inir #ormatos

?n esta seccin 0d. puede cambiar la forma de impresin de los cheues. *or e$emplo
si su empresa utili#a una forma pre'impresa para imprimir cheues. 0d. puede usar
esta opcin para a$ustar la posicin de impresin de sus cheues.

/gualmente puede usar formato pre'impreso para sus estimados o proformas. ?l cual le
permite usar una pagina en papel blanco, o un formato pre'establecido. Be recomienda

81
usar el formato en papel blanco, "a ue es un formato en el cual no tiene ue reali#ar
ning9n cambio adicional.

Ta+las

?sta opcin le permite cambiar valores a tablas secundarias del programa% la tabla del
inventario, la tabla de vendedores " la tabla de las empresas. 6casionalmente puede
usar estas tablas.

*or e$emplo si tiene una lista de vendedores " desea cambiar sus porcenta$es de
comisin, entonces ingresar a la opcin de tablas " cambiar los porcenta$es ue se le
asignan. ?stos porcenta$es son usados para los reportes de ventas por vendedor o en
el modulo de cuentas por cobrar en el reporte por vendedor.

'nviar 2 reci+ir in#ormacin

?n algunos casos es necesario enviar informacin de una empresa a otro computador.
0sando este botn le permite enviar la informacin de su empresa v.a internet a otro
computador ue esta usando 5onica. ?sta opcin es 9til, si por e$emplo tiene un
computador en su negocio " otro computador en otro lugar f.sico +su casa por e$emplo,
o su contador-.

0d. puede enviar la informacin de su empresa al otro computador, si esta conectado
v.a internet, para ello simplemente seguir las instrucciones ue se muestran en
pantalla. *uede ser 9til para su contador, si esta usando 5onica, 0d. puede enviarle
por internet sus archivos usando la opcin enviar informacin, a fin de ue el contador
pueda evaluar los informes contables.

?l contador al recibir los archivos puede utili#ar la opcin de recibir informacin, el cual
permite ingresar los archivos en una nueva empresa en una empresa ue "a ha sido
creada anteriormente.

?sta pantalla es 9til tambi)n cuando esta consultando a nuestro departamento de
soporte t)cnico " se le indica ue envi) una o todas las bases de datos a fin de reali#ar
un e4amen " determinar posibles causas de problemas.

Arear empresas

0d. puede crear una empresa adicional, de hecho puede crear hasta AA empresas,
todas independientes entre si, por e$emplo si desea puede crear una empresa para
reali#ar el aprendi#a$e de 567/(1. :ambi)n puede eliminar una empresa ue "a no le
haga falta.

(uando crea una nueva empresa, tiene la opcin de utili#ar los mismos productos del
inventario de otra empresa, esto con el fin de evitar reingresar los productos
nuevamente, "a ue generalmente la nueva empresa tiene la misma lista de productos

8;
ue las otras empresas. Bimilarmente se tiene la opcin de usar la lista de clientes "
proveedores, as. como el catalogo de cuentas de otra empresa.

C-e%uear arc-ivos

?sta opcin es 9til para revisar archivos ue pudieran estar causando alg9n problema,
en el programa. ?n algunos casos cuando e4iste un corte el)ctrico inesperado en el
computador " 0d. estaba traba$ando en alguna opcin, e4iste el riesgo de ue algunos
datos se corrompan " muestren valores incorrectos.

0sando estas opciones generalmente se reparan dichos inconsistencias en los
archivos. *or e$emplo si el modulo contable le esta presentando el @alance general
descuadrado, es porue probablemente un asiento esta da!ado, en este caso ingresar
a esta opcin " marcar <evisar modulo contable, " luego iniciar proceso. 2espu)s de lo
cual el reporte contable debe resultar correctamente balanceado.

Respaldar in#ormacin

*ermite transferir informacin de su empresa a otro subdirectorio de su computador.
(uando 5onica se instala se crea un folder o directorio con el nombre de 568L4444
+donde 4444 pueden ser n9meros " letras-, este directorio esta ubicado en el disco (%F
de su computador. Bi desinstala el programa, estas copias de seguridad 76 son
eliminadas.

2entro de este folder e4isten subdirectorios con el nombre de (6*/1L1, (6*/1L;,...
etc. ue representa un folder por cada d.a de la semana. (uando 0d. termina de
traba$ar con 5onica, el programa reali#a una copia automtica de sus datos en este
folder. ?ste respaldo automtico solamente se reali#a si se ha elegido la opcin de
respaldos automticos dentro de 5onica. 0d. puede deshabilitar esta opcin si toma
mucho tiempo respaldar sus archivos

Bi tiene varias empresas, entonces debe tener folders como ?5*L1HH1, ?5*L1H1;,
etc. Los cuales a su ve# tambi)n tienen la misma estructura% (6*/1L1, (6*/1L;,...
etc. ue tambi)n representan un folder por cada d.a de la semana.

Trans#erir de versin previa

567/(1 le permite cambiar de versiones previas, desde versin =.1H hasta la ms
reciente versin de 567/(1 +versin I- para ello ingresar a la pantalla correspondiente
e indicar el subdirectorio en el ue se encuentra la versin anterior. ?s necesario anotar
ue si tiene la versin =, solamente los datos de los clientes. &acturas, proveedores e
inventario sern trasladados a la nueva versin, "a ue e4isten diferencias en
estructura entre las diferentes versiones ue no permiten una conversin total de la
informacin. Bi ?sta usando la versin I, todos los datos sern trasladados a la nueva
versin.