MANUAL

DE
COMUNI
CAO
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MANUAL DE
COMUNICAO
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COMUNI
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1 APRESENTAO
O Manual de Comunicao visa a uniformizao da comunicao escrita na
CDRJ, contendo para tanto, formas, modelos e orientaes quanto redao e formatao
dos documentos de comunicao.
O manual anterior sofreu reviso tendo em vista s mudanas estruturais
da mpresa, o sur!imento da microinform"tica e a implantao do sistema informatizado de
protocolo.
# atualizao do Manual de Comunicao tomou por $ase o manual
anterior, as rotinas ora em pr"tica na CDRJ, o Manual de Redao da %resid&ncia da
Rep'$lica ( )* edio, a +ei Complementar n
o
,-, de ). de fevereiro de /,,0 e o Decreto n
o
1./2., de )0 de maro de )33).
4 da compet&ncia do Consel5o de #dministrao da CDRJ a aprovao do
Manual de Comunicao e de suas posteriores revises.
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2 POLTICA DE COMUNICAO
# comunicao escrita deve refletir e6atamente as id7ias e6postas na
transmisso de decises, de fatos, de avisos, de informaes ou diretrizes.
# o$serv8ncia das instrues previstas no presente Manual proporcionar" a
padronizao dese9ada, tornando eficiente o sistema de comunicao escrita e facilitando a
sua interpretao.
# correspond&ncia interna ou e6terna deve ter estilo positivo e uma
lin!ua!em precisa e correta, a fim de que possa alcanar padres elevados de efici&ncia e
qualidade.
# ima!em da mpresa se faz sentir tanto pelo conte'do, quanto pela
apresentao da correspond&ncia. %or isso, 7 importante o cuidado com o estilo ou o esmero
com a apresentao, que refletiro o car"ter da mpresa, contri$uindo para o
aperfeioamento das relaes e con5ecimento das disposies pessoais e empresariais.
O tratamento impessoal deve ser dado aos assuntos que constam das
comunicaes oficiais. m$ora, se trate, por e6emplo, de um c5efe de determinado :r!o, 7
sempre em nome da mpresa que 7 feita a comunicao. Desta forma, no 5" lu!ar na
redao oficial para impresses pessoais, como as que, por e6emplo, consta de carta a um
ami!o, arti!o de 9ornal ou te6to liter"rio.
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3 DOCUMENTOS BSICOS DA ADMINISTRAO
;o aqueles que formalizam e comunicam a pol<tica da CDRJ ou de
autoridade superior, com a finalidade de permitir a inte!rao dos esforos para alcanar os
o$9etivos da mpresa e de prover a $ase necess"ria ao atendimento e procedimentos
uniformes.
Documento ="sico da #dministrao 7 a apresentao formal de deciso,
informao ou modo de procedimento que requeira con5ecimento, divul!ao ou
cumprimento.
;eu o$9eto 7 o e6erc<cio, o mais eficiente e eficaz poss<vel, das funes
diretivas atri$u<das aos respons"veis pelos :r!os de deli$erao ou e6ecuo superior.
O 8m$ito do Documento ="sico da #dministrao ser" o mesmo da
autoridade 5ier"rquica ou funcional, respons"vel por sua emisso.
Os Documentos ="sicos da #dministrao se classificam como>
a? DC@;AR@O; ( so aqueles nos quais os respons"veis pelos :r!os
dos n<veis 5ier"rquicos superiores, dentro das respectivas "reas de
compet&ncia, e6pressam formalmente as decises tomadas.
$? BORM#C@DO; ( aqueles nos quais so enunciados os atri$utos
essenciais de funes e sistemas, e6plicitando seu 8m$ito,
or!anizao, responsa$ilidade, etc.
3.1 HIERARQUIA
;e!undo sua 5ierarquia no sistema, os Documentos ="sicos da
#dministrao se classificam como>
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a? DE DECISO SUPERIOR ( quando emanados dos :r!os de
direo superior da mpresa E#ssem$l7ia Feral, Consel5o de
#dministrao e Diretoria 6ecutiva?.
$? DE EXECUO SUPERIOR ( se emanados dos :r!os
e6ecutivos dos mais altos n<veis E%resid&ncia e Diretores?.
3.2 ESPECIFICAO
@ndependente de sua natureza ou conte'do, os documentos $"sicos
se conformam com os tipos especificados no quadro se!uinte>
DE DECISO SUPERIOR
Consel5o de #dministrao G COB;#D
Diretoria 6ecutiva G D@RH
Deli$erao
Resoluo
DE EXECUO SUPERIOR
DiretorG%residente
Diretores
Ordem de ;ervio
%ortaria
@nstruo
3.3 - DEFINIO
3.3.1 - D+@=R#IJO
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4 o documento pelo qual o Consel5o de #dministrao
e6pressa formalmente decises so$re assuntos de sua atri$uio estatut"ria.
3.3.2 - R;O+KIJO
4 o documento pelo qual a Diretoria 6ecutiva e6pressa
formalmente decises so$re assuntos de sua atri$uio estatut"ria, sendo o meio de
comunicao e6clusivo para tal fim.
3.3.3 G ORDM D ;RD@IO
4 o documento atrav7s do qual o DiretorG%residente da CDRJ
e6pressa formalmente decises quanto a atos que se relacionem com o esta$elecimento de
medidas ou provid&ncias atinentes or!anizao administrativa, procedimentos a serem
o$edecidos na e6ecuo dos servios t7cnicos eLou administrativos e outras mat7rias
estatut"rias e determinaes que, pela sua natureza ou efeitos, interessem ao con5ecimento
dos empre!ados, clientes ou usu"rios da Compan5ia.
3.3.4 G %ORC#R@#
4 o documento atrav7s do qual o DiretorG%residente da CDRJ
e6pressa formalmente decises quanto a provimentos e vac8ncias de car!os comissionados,
constituio de comisses ou !rupos de tra$al5o, a punies e elo!ios e outras mat7rias
estatut"rias relacionadas com o e6erc<cio funcional dos empre!ados.
3.3.5 G @B;CRKIJO
4 o documento pelo qual os Diretores e6pressam formalmente
decises, orientaes e procedimentos a serem aplicados dentro da "rea de sua
compet&ncia.
3.4 REDAO E FORMATAO DE NORMATIOS
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# redao dos normativos deve pautar pela impessoalidade, uso do
padro culto de lin!ua!em, clareza, conciso, formalidade e uniformidade, permitindo uma
'nica interpretao.
Ba ela$orao dos Documentos ="sicos da #dministrao devem ser
o$servados os se!uintes crit7rios>
a? Os Documentos ="sicos da #dministrao tero numerao
seqMencial dentro de cada anoN
$? # ep<!rafe ser" !rafada em caracteres mai'sculos, formada pelo
t<tulo do documento normativo, si!la do :r!o e6pedidor, n'mero
respectivo e pelo ano de promul!ao com 1 Equatro? d<!itos,
tudo su$lin5ado e em ne!ritoN
6.> ORDEM DE SERIO DIRPRE N!

1"2##5
c? #s disposies normativas sero redi!idas com clareza, preciso
e ordem l:!icaN
d? #s palavras e as e6presses devem ser usadas em seu sentido
comum, salvo quando a norma versar so$re assunto t7cnico,
5ip:tese em que se empre!ar" a nomenclatura pr:pria da "rea
em que se este9a normatizandoN
e? Construir as oraes na ordem direta, evitando preciosismo,
neolo!ismo e ad9etivaes dispens"veisN
f? Ksar apenas si!las consa!radas no 8m$ito da mpresa,
o$servando o princ<pio de que a primeira citao no te6to se9a
acompan5ada da e6plicitao de seu si!nificado por e6tensoN
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!? Descrever por e6tenso quaisquer refer&ncias a n'meros e
percentuais, e6ceto data, n'mero de normativos e nos casos que
5ouver pre9u<zo para a compreenso do te6toN
5? @ndicar, e6pressamente, o dispositivo o$9eto de remisso, em vez
de usar as e6presses OanteriorP, Ose!uinteP ou equivalentesN
m vez de> O...constante do par"!rafo anterior....P
Kse> O...constante do Q )R...P
i? Ktilizar espaamento simples entre os arti!os, par"!rafos, incisos,
al<neas e itensN
9? O te6to dos normativos dever", o$ri!atoriamente, ser di!itado
se!undo a formatao dos modelos de cada documento
constantes do #ne6o @ deste ManualN
S? #s palavras e e6presses em latim ou em l<n!ua estran!eira sero
!rafadas em it"licoN
l? Descrever a remisso aos atos normativos da se!uinte forma>
na primeira citao,
+ei nR 0.//), de // de dezem$ro de /,,3.
Ordem de ;ervio D@R%R nR 2, de ), de a$ril de )33).
Decreto nR 1./2., de )0 de maro de )33).
da se!unda citao em diante,
+ei nR 0.//)L,3.
O.;. D@R%R n
o
2L3).
Decreto n
o
1./2.L3).
m? mpre!ar nas datas a se!uinte forma>
1 de maro de /,,0.
/
o
de maro de /,,0.
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n? Bo se deve utilizar zero esquerda dos n'meros, nem
pontuao na casa de mil5ar da indicao do ano.
3.4.1 - #RC@FO
7 a unidade $"sica para apresentao, diviso ou
a!rupamento de assuntos num te6to normativo.
quanto numerao, em conformidade com a +ei
Complementar n
o
,-, de ). de fevereiro de /,,0, deveGse
adotar a numerao ordinal at7 o arti!o nono E #rt. ,
o
?. #
partir do d7cimo, empre!aGse o al!arismo ar"$ico
correspondente.
os arti!os sero desi!nados pela a$reviatura O#rt.P com
trao antes do in<cio do te6to.
o te6to dos arti!os ser" iniciado com letra mai'scula e
encerrado com ponto final, e6ceto quando tiverem incisos,
caso em que sero encerrados por dois pontos.
os arti!os podem desdo$rarGse em par"!rafos e incisos,
e estes, em al<neas, e estas em itens.
cada arti!o deve tratar de um 'nico assuntoN
o arti!o conter", e6clusivamente, o dispositivo !eral, o
princ<pio. #s medidas complementares sero e6pressas
em par"!rafosN
a cl"usula de revo!ao de um normativo dever" citar,
e6pressamente, o normativo revo!ado. #ssim, 7 incorreto
o uso de cl"usula revo!at:ria do tipo> Orevogam-se as
disposies em contrrioPN
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quando o assunto requerer discriminaes, o enunciado
compor" o caput do arti!o, e os elementos de
discriminao sero apresentados so$ a forma de incisos.
3.4.2 - %#RTFR#UO
os par"!rafos constituem a imediata diviso de um arti!o,
sendo uma disposio secund"ria em que se e6plica ou
prev& e6cees disposio inicialN
o par"!rafo 7 representado pelo sinal !r"fico QN
adotaGse tam$7m ao par"!rafo a numerao ordinal at7 o
nono EQ ,
o
? e cardinal a partir do par"!rafo dez EQ /3?N
5avendo apenas um par"!rafo, adotaGse a !rafia
Pargrao !nicoN
o te6to dos par"!rafos inicia com letra mai'scula e se
encerram com ponto final.
3.4.3 - @BC@;O
os incisos so utilizados como elementos discriminativos
do arti!o e devem ser usados nos casos em que o
assunto no possa ser condensado no arti!o ou no se
mostra adequado a constituir par"!rafoN
os incisos so indicados por al!arismos romanos, em
mai'sculo, se!uido de trao antes do in<cio do te6toN
o te6to do inciso iniciaGse com letra min'scula, salvo
quando se tratar de nome pr:prio e termina com>
- ponto e v"rg#$aN
- dois pontos, quando se desdo$rar em al<neasN ou
- ponto, caso se9a o 'ltimo.
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3.4.4 - #+VB#
as al<neas constituem desdo$ramentos dos incisos. #
al<nea ser" !rafada em letra min'scula se!uida de
par&ntese. O te6to da al<nea se inicia em letra min'scula,
salvo quando se tratar de nome pr:prio, e terminar" com>
- ponto e v"rg#$aN
- dois pontos, quando se desdo$rar em itensN
- ponto, caso se9a o 'ltimo e anteceda arti!o ou
par"!rafo.
6.> a? $?
3.4.5 - @CM
os itens constituemGse desdo$ramentos das al<neas e so
representados com n'meros cardinais se!uidos de ponto.

o te6to do item iniciaGse em letra min'scula, salvo quando
se tratar de nome pr:prio e termina com>
- ponto e v"rg#$aN
- ponto, caso se9a o 'ltimo e anteceda arti!o ou
par"!rafo.
6.> /. ).
4 COMUNICAO INTERNA
4.1 DOCUMENTOS DE COMUNICAO INTERNA
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Os documentos de comunicao interna t&m ori!em e tramitao no
8m$ito da Compan5ia e nos portos so$ sua administrao.
Os documentos de comunicao interna so>
a? Circular
$? =il5ete
c? =oletim @nterno #dministrativo ( =@#
4.1.1 G C@RCK+#R
4 o documento de comunicao utilizado para a divul!ao de
assuntos de interesse !eral, de um certo n'mero de :r!os ou pessoas no 8m$ito da
Compan5ia.
Cada Circular deve tratar de um assunto espec<fico.
Compete ao DiretorG%residente, Diretores, ;uperintendentes e
Ferentes dos portos a emisso da Circular.
# Circular deve ser emitida em conformidade com o modelo
constante do #ne6o @.
# ep<!rafe esclarece o nome do documento EC@RCK+#R?,
se!uido da si!la do :r!o emissor, do seu n'mero em seqM&ncia num7rica, por :r!o,
renovada anualmente, e da identificao do seu ano de emisso com quatro d<!itos.
CIRCULAR SI$LA N
%
##"2##5
O te6to ser" desenvolvido por par"!rafos e alin5ado conforme a
formatao do modelo constante do #ne6o @.
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;e o te6to comportar continuao, ser" !rafado na parte
superior direita da se!unda fol5a em diante a ep<!rafe se!uida do n'mero da respectiva
fol5a, conforme a$ai6o>
C%&'. CIRCULAR SI$LA N
%
##"2##5
Os :r!os emissores providenciaro a pu$licao no =@# das
Circulares que e6pedirem so$re assuntos de sua "rea de compet&ncia.
#s Circulares cu9o assunto precise ser divul!ado com !rande
ur!&ncia tero a distri$uio de seus e6emplares providenciada pelo :r!o emissor.
4.1.2 G =@+WC
O =il5ete 7 o meio de comunicao escrita que cont7m
informaes de import8ncia limitada, 7 manuscrito e informal.
;o competentes para a emisso de =il5etes, todas as c5efias
dos :r!os da Compan5ia.
# redao 7 livre, informal e sucinta, !uardado, o adequado
n<vel de lin!ua!em.
O =il5ete 7 emitido no impresso )3/.313.X/X0G3, constante do
#ne6o @@.
4.1.3 G =O+C@M @BCRBO #DM@B@;CR#C@DO ( =@#
O =oletim @nterno #dministrativo ( =@#, 7 o meio de divul!ao
oficial de todos os atos administrativos da CDRJ, que devem ser do con5ecimento dos seus
:r!os e empre!ados, sendo impresso e distri$u<do $imestralmente.
O =@# pu$licar" deli$eraes e resolues, ordens de servio,
portarias, instrues e circulares, quando determinada sua divul!ao, $em como atos das
c5efias que forem $ai6ados dentro de sua compet&ncia.
O =@# ter" uma seo destinada a divul!ar not<cias de
interesse !eral, na qual sero transcritas mat7rias de ori!em e6terna de interesse para os
servios da CDRJ ou de seus empre!ados.
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5 CORRESPOND(NCIA
Correspond&ncia 7 toda comunicao escrita entre os :r!os da mpresa
ou entre esta e terceiros.
Bos casos em que no for de mera remessa de documentos, o te6to da
correspond&ncia dever" conter a se!uinte estrutura>
Introd#%o ( na qual 7 apresentado o assunto que motiva a comunicao.
DeveGse evitar o uso de formas do tipo> Oten5o a 5onra de...P, Oten5o o prazer de...P, OcumpreG
me ...P, etc, empre!andoGse sempre a forma diretaN
Desenvo$vimento ( no qual o assunto 7 detal5adoN se o te6to tiver mais de
uma id7ia so$re o mesmo assunto, elas devem ser tratadas em par"!rafos distintos, o que
confere maior clareza e6posioN
Conc$#s%o ( Resume todas as id7ias apresentadas e discutidas no
desenvolvimento, tomandoGse uma posio so$re o pro$lema apresentado.
# correspond&ncia deve tramitar livre de informaes e despac5os que, se
inseridos nelas, certamente contri$uir" para desfi!ur"Glas ou inutiliz"Glas, esta$elecendo
motivo de d'vida na sua interpretao. Cais informaes ou despac5os, quando manuscritos,
devero, o$ri!atoriamente, serem lanados no impresso )3/.313.3331GX3 G Uol5a de
@nformao, que ser" ane6ada correspond&ncia, medida que for necess"rio. ;e o te6to do
despac5o for di!itado, dever" ser usada fol5a #1 contendo a lo!omarca vazada da CDRJ,
dispon<vel na @ntranet.
Codas as informaes e despac5os sero o$ri!atoriamente datados e
assinados, de prefer&ncia so$re o carim$o identificador do respons"vel ou, no m<nimo, com a
indicao do seu n'mero de re!istro na Compan5ia.
O termo Ode ordemP poder" ser usado, desde que dele!ado pelo titular do
:r!o, em assuntos rotineiros, e dentro da respectiva "rea.
DeveGse evitar su$lin5ar, assinalar com caneta marca te6to, colocar
e6clamaes ou o$servaes mar!em do te6to, de modo a no adulterar a
correspond&ncia.
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# correspond&ncia se classifica em>
@BCRB#
HCRB#
5.1 CORRESPOND(NCIA INTERNA
Correspond&ncia @nterna 7 aquela que tem ori!em e tramitao no
8m$ito da Compan5ia e nos portos so$ sua administrao, cu9a denominao 7
Comunicao @nterna ( C@.
5.1.1 G COMKB@C#IJO @BCRB# G C@
# Comunicao @nterna G C@ 7 um dos meios utilizados para a
comunicao escrita na Compan5ia, devendo compreender todos os casos que no se
enquadrem nos demais meios de comunicao definidos neste Manual.
@ncum$e s c5efias dos :r!os de lin5a, presidentes de
comisso de sindic8ncia ou !rupo de tra$al5o a emisso da Comunicao @nterna G C@ dentro
de seu limite de compet&ncia.
O te6to deve tratar de um 'nico assunto, sendo desenvolvido
por par"!rafos.
# ep<!rafe esclarece o tipo de documento EC@?, se!uido da
si!la do :r!o e6pedidor e do n'mero e ano !erados pelo sistema de protocolo da @ntranet,
tudo em ne!rito e su$lin5ado, conforme a$ai6o>
CI-SI$LA N! ##"2##5
CI-COMISSO N! ##"2##5
CI-$T N! ##"2##5
# C@ ser" emitida em duas vias. O si!nat"rio dever" assinar a
via que for e6pedida e ru$ricar destinada ao arquivo setorial
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;e o te6to comportar continuao, ser" !rafado no lado
superior direito da se!unda fol5a em diante, a ep<!rafe se!uida do n'mero da respectiva
fol5a, conforme a$ai6o>
CI-SI$LA N! ##"2##5 F).2
O fec5o ser" centralizado entre as mar!ens direita e esquerda
da fol5a e ter" sempre a e6presso>
O#tenciosamente,P
O nome do si!nat"rio ser" escrito em letras mai'sculas. O
car!o em letras min'sculas, e6ceto as iniciais e a si!la do :r!o, que ser" sempre escrita em
letras mai'sculas, tudo em ne!rito, centralizado entre as mar!ens direita e esquerda da fol5a,
no formato a$ai6o>
NOME NOME NOME NOME
Gerente da SIGLA
Bo caso de aus&ncia do titular do :r!o dever" constar o nome
do su$stituto eventual formalmente desi!nado, como si!nat"rio da Comunicao @nterna
( C@, conforme a$ai6o>
NOME NOME NOME NOME
Substituto Eentua! da SIGLA
Yuando for necess"rio 9untar quaisquer documentos C@,
estes devero ser mencionados como ane6o, mesmo que 9" ten5am sido citados no te6to,
ficando a e6presso lo!o a$ai6o e esquerda da identificao do si!nat"rio, conforme
e6emplo a$ai6o>
#ne6os> Of<cioGC@;CLMC BR 33L3-
%lantas EX?
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Devero ser mencionadas nas C@Zs com a refer&ncia OCC.P,
as si!las dos :r!os ou nomes das pessoas que necessitam rece$er uma c:pia da mesma,
conforme a$ai6o>
CC.> D@DDOC
D@;BF EJos7 da ;ilva?
%or se tratar de documento de interesse e circulao restritos,
as C@s sero distri$u<das e arquivadas pelo :r!o emitente.
# C@ dever" o$edecer a se!uinte formatao>
a? Uonte> Cime Be[ Roman, corpo /XN
$? o in<cio de cada par"!rafo do te6to deve ter -,3 cm de
dist8ncia da mar!em esquerdaN
c? a mar!em lateral esquerda da fol5a ter" X,3 cmN
d? a mar!em lateral direita ter" ),3 cmN
e? deve ser utilizado espaamento simples entre as lin5as e
uma lin5a em $ranco entre os par"!rafosN
f?no deve 5aver a$uso no uso do ne!rito, it"lico, su$lin5ado,
letras mai'sculas, som$reados, relevo, $ordas ou qualquer
outra forma de formatao que afete a ele!8ncia e a
so$riedade do documentoN
!? a cor do te6to ser" sempre pretaN
5? # C@ ser" impressa na fol5a #1 com a lo!omarca vazada
verso institucional da Compan5ia, conforme modelo
constante do ane6o @N
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i? a impresso colorida ser" usada apenas em ilustraes e
!r"ficosN
9? o te6to ser" di!itado no formato O.doc.PN
5.2 CORRESPOND(NCIA E*TERNA
ConsideraGse Correspond&ncia 6terna aquela endereada a terceiros
Epessoas f<sicas ou 9ur<dicas?.
Cipos de Correspond&ncia 6terna>
Carta
Cele!rama
Ua6
Correio eletr\nico EeGmail?
5.2.1 G C#RC#
# Carta 7 o documento usado para a comunicao da
Compan5ia com terceiros Epessoas f<sicas e 9ur<dicas?.
# Carta poder" ser emitida pelos diversos :r!os da
Compan5ia, respeitando o limite de suas atri$uies.
Yuando o assunto da Carta envolver deciso final, orientao
e comprometimento da Compan5ia, sua emisso ser" privativa do DiretorG%residente e dos
Diretores, dentro de suas compet&ncias estatut"rias.
Da mesma forma que a C@, a Carta ter" em sua estrutura,
introduo, desenvolvimento e concluso, salvo em casos de mero encamin5amento de
documentos.
# ep<!rafe esclarece o tipo de documento EC#RC#?, se!uido da
si!la do :r!o emissor, do n'mero emitido pelo sistema de protocolo da @ntranet e ano com
1 Equatro? d<!itos, tudo em ne!rito e su$lin5ado, conforme a$ai6o>
CARTA-SI$LA N! ##"2##5
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Rio de Janeiro, 33 de 9aneiro de )33-.
O nome do destinat"rio ser" di!itado em letras mai'sculas,
precedido, conforme o caso, de tratamento adequado, se!uido sempre que poss<vel de sua
funo, assim como o nome da empresa ou :r!o !overnamental a que pertence e, finalmente,
o seu endereo, conforme os e6emplos a se!uir>
6emplo / 6emplo )
Docativo: Vossa Excelncia Docativo> Vossa Senhoria
# ;ua 6cel&ncia o ;en5or
#+URDO %R@R# DO B#;C@MBCO
Ministro de stado dos Cransportes
C% 23.3.1.,33 ( =ras<lia G DU
# ;ua ;en5oria o ;en5or
M#BO+ D# ;@+D#
Diretor de MarSetin!
Hero6 do =rasil +tda.
Rua...

# mesma formatao de destinat"rio ser" !rafada nos
envelopes.
O tratamento Dign"ssimo EDD? deve ser evitado pois a
di!nidade 7 pressuposto para que se ocupe quaisquer car!o p'$lico, sendo desnecess"ria
sua repetida ao.
DeveGse evitar o superlativo I$#str"ssimo E@lmo.? para as
autoridades que rece$em o tratamento de &ossa Sen'oria e para particulares.
#crescenteGse que do#tor no 7 forma de tratamento, e sim
t<tulo acad&mico. vite us"Glo indiscriminadamente. Como re!ra !eral, empre!ueGo apenas em
comunicaes diri!idas a pessoas que ten5am tal !rau por terem conclu<do curso universit"rio
de doutorado. 4 costume desi!nar por do#tor os $ac5ar7is, especialmente os $ac5ar7is em
Direito e Medicina. Bos demais casos, o tratamento Sen'or confere a dese9ada formalidade s
comunicaes.
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Yuando necess"rio, ser" indicado o resumo do assunto
tratado na Carta, o qual no dever" ultrapassar duas lin5as e, caso 5a9a troca de
correspond&ncia anterior, a indicao da 'ltima ser" anunciada, entre par&nteses, na lin5a
imediatamente a$ai6o do assunto.
#ssunto> O$ra no %orto de ;epeti$a
EOf<cio nR X1L)33), de 2./3.3)?
O fec5o da Carta possui a finalidade :$via de arrematar o te6to
e saudar o destinat"rio. Os modelos de fec5o que vin5am sendo usados foram re!ulados pela
%ortaria nR /, de /,X2, do Minist7rio da Justia, que esta$elecia quinze padres. Com o
o$9etivo de simplificar e uniformizar passamos a adotar as modalidades preconizadas no
Manual de Redao da %resid&ncia da Rep'$lica, que esta$elece apenas dois fec5os,
conforme a$ai6o>
a? %ara autoridades superiores, inclusive o %residente da
Rep'$lica>
ORespeitosamente,P
$? %ara autoridades da mesma 5ierarquia ou inferior>
O#tenciosamente,O
# Carta dever" o$edecer a se!uinte formatao>
a? fonte> Cime Be[ Roman, corpo /XN
$? as p"!inas sero numeradas a partir da se!unda fol5a no
rodap7 direitaN
c? o in<cio de cada par"!rafo do te6to deve ter -,3 cm de
dist8ncia da mar!em esquerdaN
d? a mar!em lateral esquerda ter" X,3 cmN
e? a mar!em lateral direita ter" ),3 cmN
DIVDOC 19
MANUAL
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COMUNI
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f? a mar!em superior ter" -,3 cmN
!? a mar!em inferior ter" X,3 cmN
5? deve ser utilizado espaamento simples entre lin5as e uma
lin5a em $ranco entre os par"!rafosN
i? deve ser evitado o uso do ne!rito, it"lico, su$lin5ado, letras
mai'sculas, som$reado, relevo, $ordas ou qualquer outra
forma de formatao que afete a ele!8ncia e a so$riedade
do documentoN
9? a cor da impresso do te6to ser" sempre pretaN
S? a impresso colorida ser" usada apenas em ilustraes e
!r"ficosN
l? a Carta ser" emitida no impresso )3/.313.33X.G/ ( %apel
Carta, conforme #ne6o @@N
m? o te6to ser" di!itado no formato O.doc.P.
O vocativo e o tratamento devem ser usados em conformidade
com o !rau de autoridade a quem 7 diri!ida a Carta. Bo #ne6o @@ deste Manual consta quadro
contendo as principais autoridades e seus respectivos vocativos e tratamentos.
O nome do si!nat"rio deve ser escrito em letras mai'sculas, o
car!o em letras min'sculas, e6ceto as iniciais, tudo em ne!rito e centralizado entre as
mar!ens da fol5a, no formato a$ai6o>
NOME NOME NOME NOME NOME
"ar#o
5.2.2 G C+FR#M#
DIVDOC 20
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O uso do tele!rama se dar" nas situaes em que no se9a
poss<vel o uso da Carta, do Correio letr\nico EeGmail? ou U#H e que a ur!&ncia da
confirmao do rece$imento pelo destinat"rio 9ustifique sua utilizao e custo.
O tele!rama pode ser providenciado via telefone ou mediante
o preenc5imento de formul"rio fornecido pela CC, dispon<vel em suas a!&ncias.
O te6to do tele!rama deve pautar pela clareza e conciso.
5.2.3 G U#H
Deve ser utilizado para a transmisso de mensa!ens ur!entes
e o envio antecipado de documentos, cu9o con5ecimento requer ur!&ncia. Yuando
necess"rio, os ori!inais se!uiro, posteriormente, pela forma convencional.
# transmisso de U#H ser" feita mediante preenc5imento do
modelo pr:prio EUol5a de Ua6? dispon<vel na @ntranet, constante do #ne6o @@.
O Ua6 rece$ido ser" remetido ao interessado, e ap:s as
tramitaes e provid&ncias pertinentes, poder" ser arquivado, em pasta pr:pria, no setor
rece$edor do Ua6 ou :r!o interessado.
# numerao do U#H ser" emitida pelo sistema de protocolo
da @BCR#BC.
5.2.4 G CORR@O +CR]B@CO
O Correio letr\nico EeGmail? transformouGse na principal forma
de comunicao para a transmisso de informaes, remessa e rece$imento de documentos
di!itais.
DIVDOC 21
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Bo 7 necess"rio definir uma forma r<!ida para a estrutura do
te6to. ntretanto, a lin!ua!em utilizada no eGmail deve ser compat<vel com a comunicao
oficial.
+ - PROTOCOLO
DIVDOC 22
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+.1 CORR;%OBD^BC@# HCRB# RC=@D#
# correspond&ncia e6terna diri!ida CDRJ e na qual conste o
destinat"rio E:r!o ou pessoa?, dever" ser distri$u<da ainda fec5ada, no sendo, nessa ocasio,
o$9eto de re!istro. Kma vez a$erto o envelope, ca$er" ao :r!o destinat"rio, ou a pessoa a qual
a correspond&ncia foi endereada, quando se tratar de Correspond&ncia 6terna Oficial,
providenciar imediatamente, seu re!istro 9unto ao sistema de protocolo eletr\nico da @ntranet.
;er" a$erta e re!istrada a correspond&ncia que no identificar
claramente o destinat"rio E:r!o ou pessoa?, ou se9a, aquela endereada to somente
mpresa. Kma vez a$erto o envelope e identificado o destinat"rio, o protocolo dever" remet&Gla
imediatamente. Caso no consi!a identificar o destinat"rio, o protocolo dever" providenciar sua
devoluo ao remetente.
Os documentos apresentados no setor de protocolo referentes a
pa!amentos a terceiros, tais como> faturas, notas fiscais, R%#Zs e reci$os, sero capeados pelo
impresso )3/.3.3.)32,G. ( %rocesso Uatura, que rece$er" numerao !erada pelo sistema de
protocolo da @ntranet e em se!uida ser" remetido, 9" como %rocessoGUatura, ao :r!o financeiro
para as provid&ncias pertinentes.
+.2 ( C+#;;@U@C#IJO D DOCKMBCO;
+.2.1 ( KRFBC
Os documentos que e6i9am maior celeridade que a rotineira
devero ter a c5ancela de OKRFBCP. # ur!&ncia indica, tam$7m, que o assunto tratado ter"
prioridade so$re qualquer outro em apreciao.
# c5ancela OKRFBCP poder" ser usada pelos titulares dos
:r!os da mpresa, a fim de alertar ao superior 5ier"rquico ou su$ordinados quanto a
prioridade na tramitao do documento, que caso no ocorra poder" acarretar transtornos ou
pre9u<zos Compan5ia.
DIVDOC 23
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+.2.2 G COBU@DBC@#+
# crit7rio do DiretorG%residente, Diretores e ;uperintendentes,
os documentos podero ser classificados como OCOBU@DBC@#+P. Beste caso, devero
tramitar dentro de envelope fec5ado, onde constar" a c5ancela OCOBU@DBC@#+P.
+.3 ( CR#M@C#IJO %RURBC@#+ D DOCKMBCO;
ConceituaGse como de tramitao preferencial o documento eLou
processo que requeira soluo e celeridade maior que a rotineira, devendo ser remetido eLou
decidido com a$soluta prioridade em relao aos demais assuntos.
Codo documento ou processo oriundos de :r!os da %resid&ncia da
Rep'$lica, do %oder Judici"rio, do Con!resso Bacional, Minist7rio dos Cransportes e demais
:r!os do %oder 6ecutivo, sero tratados como documentos de tramitao preferencial.
Cam$7m so tipos de documentos que requerem tramitao
preferencial>
a? Citaes 9udiciais e administrativasN
$? %edidos de e6onerao ou dispensaN
c? DemissoN
d? Di"rias de via!ens a servioN
e? Correspond&ncia em forma de tele!rama ou classificada como
Our!entePN
f? %a!amentos, o$ri!aes e recol5imentos com prazos pr7G
determinados em leiN
!? %a!amento com prazos definidos ou contratados envolvendo
o$ri!aes financeiras da CDRJ, cu9os processos devero ser
encamin5ados a ;uperintend&ncia Uinanceira com o prazo m<nimo
de 10 5oras de anteced&nciaN
5? Outros, que por conveni&ncia da #dministrao ou por fora da lei,
devam ter tramitao preferencial.
DIVDOC 24
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, PROCESSO
%odemos definir processo como o con9unto de e6pedientes que tratam do
mesmo assunto e que 7 formado por um documento principal e ori!inal EC@, correspond&ncia
e6terna, etc.?.
Os :r!os respons"veis pelo protocolo da ;ede e do %orto do Rio
e6ecutaro a autuao no sistema de protocolo eletr\nico da @ntranet, mediante o
rece$imento de um documento principal, ori!inal, no qual constar" a solicitao da c5efia do
:r!o, por escrito.
O documento autuado como processo administrativo rece$er" uma capa
azul E%rocesso #dministrativo ( )3/.3.3.313-G2?. O sistema de protocolo emitir" uma etiqueta
onde constar" o nR do processo, o tipo de processo, o solicitante, a data de a$ertura, o setor
de ori!em, o t<tulo e o assunto principal tratado.
#s fol5as que forem sendo inseridas no processo sero numeradas. #
numerao ser" feita no canto superior direita, devendo constar, a$ai6o, a ru$rica do
empre!ado respons"vel pela insero e o n'mero do processo ao qual est" sendo inserido.
O :r!o por onde tramitar o processo lanar" na capa deste, no campo
O#ndamentoP, a denominao da si!la da depend&ncia para a qual est" fazendo o
encamin5amento, $em como a data da remessa.
Yuando da concluso do assunto tratado, o arquivamento definitivo dos
processos ser" solicitado, pelos titulares dos :r!os, ao protocolo que ori!inou o processo.
,.1 ( #BH#IJO
%oder" ocorrer a ane6ao de um documento ao processo. Beste caso,
ser" despac5ado pelo autor da ao, na 'ltima p"!ina do processo, a se!uinte informao>
O#ne6ei, nesta data o documento nR 666L66, constante das fol5as 66 a 66P. Devendo este
procedimento ser re!istrado no sistema de protocolo da @ntranet.
# ane6ao poder", tam$7m, ocorrer de um processo a outro processo,
desde que tratem do mesmo assunto. sta ane6ao ser" definitiva e irrevers<vel e se dar"
com a insero do conte'do do processo mais recente a outro mais anti!o, devendo este
DIVDOC 25
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procedimento ser, o$ri!atoriamente, re!istrado no sistema de protocolo da @ntranet. Bo
processo principal dever" constar informao da c5efia do :r!o respons"vel pela ane6ao
nos se!uintes termos> O#ne6ei, nesta data, o %rocesso nR 6666L66, constante das fol5as 66 a
66.P
;omente ser" permitida a ane6ao de processos pertencentes a mesma
unidade administrativa.
,.2 ( #%B;#IJO
%oder" ocorrer a unio provis:ria de dois ou mais processos Eapensao?
destinada uniformidade de tratamento de mat7rias semel5antes. ste procedimento
tam$7m dever" ser re!istrado no sistema de protocolo da @ntranet, onde ser" definido o
processo principal. Beste caso, a tramitao darGseG" sempre pelo principal.
Os processos podero ser desapensados a qualquer momento, devendo o
procedimento ser re!istrado no sistema de protocolo da @ntranet, ocasio em que os
processos voltaro a ter suas tramitaes individuais.
Ba ocasio da apensao ou desapensao, o autor dever" re!istrar a
informao no processo principal nos se!uintes termos> O#pensei, nesta data, o %rocesso nR
6666L66P e ODesapensei, nesta data, o %rocesso nR 6666L66P. no processo que est" sendo
apensado, re!istrar> O#pensado, nesta data, ao %rocesso nR 6666L66P e ODesapensado, nesta
data, do %rocesso nR 6666L66P.
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