Sistema de Manejo y Publicación de Las Actividades de Las Organizaciones Estudiantiles Dentro de La FAE

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I - Introduccin
Bajo consenso en nuestro grupo de trabajo, decidido realizar nuestro proyecto dentro de la
Facultad de Administracin de Empresas (FAE) del Recinto de Rio Piedras de la Universidad de
Puerto Rico (UPR). La Universidad de Puerto Rico, una corporacin pblica, es el sistema pblico
universitario y el sistema universitario ms grande de Puerto Rico. La Misin de la Facultad de
Administracin de Empresas es: Desarrollar lderes gerenciales, empresariales y acadmicos,
profesionales y ticos, mediante una educacin de excelencia e iniciativas de investigacin y
servicio en el contexto de Puerto Rico y el mundo y como Visin: Ser una facultad de
administracin y gestin empresarial reconocida por su excelencia en la educacin e investigacin
al servicio de Puerto Rico y su entorno en el Caribe y las Amricas.
Entre los servicios que el Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles de la FAE ofrece se
encuentra el apoyo a las organizaciones estudiantiles, dirigida por la Coordinadora de las organizaciones
de la FAE, Yorimar De Jess Caraballo. La direccin de la oficina es PO Box 2332 San Juan, PR
00931-3332, localizada en el primer piso del edificio Ana Mara ONeill, oficina 106 (AMO-106).
El nmero de telfono es (787) 764-0000, ext. 3914.
A base de las experiencias obtenidas como miembros de las organizaciones estudiantiles
existentes dentro de la facultad, se determin que sera de utilidad un sistema que utilice la
tecnologa para crear un servicio nuevo que permita a estas organizaciones poder informar a los
estudiantes de sus actividades de manera ms gil y efectiva.

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Descripcin de la organizacin
El Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles (DAAE) cuenta con los servicios de un
Oficial de Asuntos Estudiantiles, Oficiales de Orientacin y Asesoras Acadmicas y dos
Secretarias Administrativas bajo la direccin de la Decana Auxiliar de Asuntos Estudiantiles. El
rea de inters en los servicios del Decanato fue el apoyo a organizaciones estudiantiles. Este
servicio costar de las funciones de tramitar las solicitudes para el uso de las facilidades fsicas de
la Facultad as como la autorizacin de las actividades estudiantiles. Adems, organizar en
coordinacin con el Decanato de Estudiantes del Recinto el proceso eleccionario estudiantil para
el Consejo de Estudiantes de la Facultad. Tambin, apoyar a las organizaciones estudiantiles en
sus vnculos con empresas y organizaciones sin fines de lucro (vase Anejo 1).
Para recopilar informacin sobre los procesos presentes que se llevan a cabo para cumplir
esta tarea de informar y conocer ms sobre los funcionarios involucrados se entrevist a la Sra.
Yorimar De Jess Caraballo, la Oficial de Orientacin (o Coordinadora) a cargo de la
administracin de las organizaciones estudiantiles de la FAE (vase Anejo 1) y se determin que
el sistema presente es uno manual. Para propsitos del diseo del sistema nuevo, se entrevistar al
tcnico del DTAA (Division de Tecnologias Acadmicas y Administrativas) a cargo del
mantenimiento de la computadora del Oficial de Orientacin que est conectada al sistema del
Recinto y poder obtener informacin adicional sobre el acceso necesario para hacer
modificaciones o instalaciones a la computadora. Se entrevistaron a miembros claves de la
directiva de tres organizaciones estudiantiles dentro de la Facultad de Administracin de Empresas,
para obtener ideas y retroalimentacin. Miembros clave fueron: Alexandra Maldonado, Vice
Presidenta de Administracin y Membresa de la organizacin estudiantil AMA (American
Marketing Association), Mara Maldonado, Vice Presidenta de la organizacin estudiantil SHRM
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(Students for Human Resources Management) y Fabin Gonzlez, Vicepresidente de la
organizacin estudiantil AEC (Asociacin de Estudiantes de Contabilidad). Adems,
entrevistamos a Trixie de Len, Presidenta de la organizacin AEESCI (Asociacin de
Estudiantes de Estadstica y Sistemas Computarizados de Informacin).
Interaccin del grupo (trabajo en equipo)
Para lograr la realizacin de este proyecto de manera efectiva, la interaccin positiva en el
equipo de trabajo fue un factor sumamente importante. La comunicacin entre el equipo se llevaba
a cabo constantemente para completar las diferentes fases en el ciclo de desarrollo del sistema.
Esta comunicacin se llevaba a cabo por telfono, por e-mail, entre nuestras horas libres, y en
reuniones semanales coordinadas en antemano. Como grupo, se realiz ms de una reunin por
semana, donde se planificaba las prximas tareas a realizarse, se distribua el trabajo, se
intercambiaban nuevas ideas sobre el concepto y desarrollo del sistema, y se verificaba el trabajo
ya realizado para asegurarnos que estuviese libre de errores e inconsistencias materiales. Estas
reuniones regularmente se realizaban los domingos, aunque estas se podan posponer o anteponer.

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II Estudio Preliminar
Viabilidad Tecnolgica
Como parte de la primera entrevista que se realiz con Yorimar de Jess Caraballo, la
Coordinadora de las organizaciones de la FAE, pudimos identificar que esta tiene en poder un equipo
desktop provisto por la institucin Universitaria para la realizacin de sus funciones. En esta entrevista,
Yorimar nos inform que para la configuracin de esta o la instalacin de cualquier programa o aplicacin
en ella se requiere autorizacin de la DTAA (Divisin de Tecnologas Acadmicas y Administrativas) y
estos cambios solamente pueden ser realizados por un tcnico asignado de la DTAA.
Para determinar si hace falta la adquisicin de un nuevo equipo, se requiere informacin sobre
restricciones en su uso la cual esperamos adquirir en nuestra futura entrevista con un oficial dentro del
DTAA, ya que con esta informacin se podr determinar si se podr usar el equipo que la Coordinadora
de Organizaciones de la FAE posee, o si hace falta la adquisicin de un nuevo equipo. Sin embargo, los
siguientes son los requisitos tecnolgicos que debe tener el equipo:
1. Software:
a. Sistema Operativo: Preferiblemente Windows XP en adelante. Se recomienda un
sistema operativo Windows ya que son ms conocidos por una mayor cantidad de
usuarios y son ms compatibles con diferentes sistemas. Se recomienda que la versin
sea XP en adelante, ya que estos son ms compatibles con las aplicaciones actuales, y
son ms user friendly.
b. Un sistema de manejo de Bases de Datos. Se recomienda la aplicacin de Access 2013
ya que nuestro equipo de trabajo se siente cmodo con el uso de este y esta aplicacin
es adecuada para el buen funcionamiento del sistema propuesto.

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2. Hardware:
a. Almacenamiento para las bases de datos: Un mnimo de 50 GB de memoria. Esto se
debe a que la Coordinadora de las Organizaciones de la FAE, la Sra. Yorimas de Jess,
nos inform que ella desea mantener evidencia de las actividades realizadas desde el
presente hasta cinco aos hacia atrs. Ella desea que el sistema provea para que las
organizaciones puedan someter evidencia de las actividades que sea realizaron.
Nuestro equipo de trabajo decidi permitir el almacenamiento de hasta 10 imgenes
como evidencia, con un lmite de 2MB por imagen. Yorimar de Jess nos inform que
entre todas las asociaciones de la FAE, el total de actividades rondan entre las 100 y
150 actividades anualmente. Para ser conservadores, calcularemos el promedio de
actividades como 200 por ao. Si tomamos en cuenta que se almacenar la evidencia
de las actividades hasta cinco aos al pasado, tendramos alrededor de 1,000
actividades, con un total de 20 MB mximos (10 imgenes, cada una hasta un mximo
de 2GB) para cada actividad en imgenes, totalizando 20GB. Adems, en la
descripcin de los actividades publicados, se le permitir a cada subir una imagen como
parte de la descripcin, principalmente los estudiantes de la FAE usuarios del sistema,
la cual tendr un lmite de 5MB. Estos 5MB por aproximadamente 1,000 actividades
equivaldrn a 5GB adicionales. Adems, tenemos que tener en cuenta el
almacenamiento necesario para los textos almacenados, que aunque componen la
mayora del sistema, componen una cantidad mnima de espacio de almacenamiento,
la cual se estima que ser menos de 5GB para el total de los aproximadamente 1,000
actividades. Aunque el mximo total estimado es de 30GB, sugerimos 50GB de
almacenamiento en caso de que luego se decidan realizar cambios que requieren mayor
almacenamiento disponible.
b. Un almacenamiento Externo de 50GB para los resguardos de la base de datos del
sistema. Los resguardos se realizarn una vez a la semana.
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c. Memoria Principal: Preferiblemente 4GB de RAM. Esto se debe a que se debera
reservar por lo menos 2GB de RAM solo para los procesos como servidor del sistema
ya que posiblemente haya hasta 50 personas accediendo el sistema a la misma vez.
d. Procesador: Preferiblemente un CPU dual-core de 2GHz o ms para el funcionamiento
rpido como servidor de la base de datos.
e. Una impresora. Esta ser necesaria para la impresin de informes por parte del
Coordinador de Organizaciones de la FAE. Actualmente, la oficina de este funcionario
tiene una impresora eficiente, marca HP y modelo Photosmart D716, adems de que la
Oficina de Asuntos Estudiantiles de FAE tiene una impresora para el uso general de
todos los oficiales que pertenecen a tal oficina.
3. Otros:
a. Acceso al Internet. Ser necesario para acceder el sistema, entrar los datos al sistema,
y poder producir los informes necesarios. Ser necesario que el acceso sea continuo y
regularmente ininterrumpido (24/7) para mantener el sistema corriendo para todas las
partes en todo momento. Actualmente, el equipo asignado al Coordinador de
actividades de la FAE tiene acceso al internet.
b. El registro de un dominio y servicio de web hosting: Este ser necesario para crear la
pgina y el sistema web que usarn los usuarios y para el mantenimiento de esta.
c. Medida de seguridad de acceso al sistema: Uso de username y password. Esto se debe
a que si las bases de dato se almacenan dentro del equipo del Coordinador de
Asociaciones de la FAE, hay que limitar el acceso del equipo ya que otro usuario
pudiese, accidentalmente o intencionalmente, alterar la base de datos que almacenar
la data dentro del sistema. Adems, se recomendar que la contrasea sea de por lo
menos ocho caracteres, contenga por lo menos un nmero, contenga por lo menos un
carcter alfabtico en mayscula, y que la contrasea se renueve cada 3 meses.

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En el caso de que se pueda usar el equipo que actualmente posee la Coordinadora de Organizaciones
de la FAE, no ser necesario adquirir un nuevo equipo desktop ya que este cumple y en la mayora de los
casos sobrepasa los requisitos mnimos del nuevo sistema. Sin embargo, sera necesario adquirir un
almacenamiento externo para los resguardos, y una aplicacin para el manejo de base de datos en el caso
en que se decidiera no usar Microsoft Access. Adems, habra que asegurar que se pueda reservar al menos
200 GB de la memoria secundaria para el uso de las Bases de Datos. Las especificaciones del equipo de la
Coordinadora son las siguientes:
1. Sistema Operativo: Windows 7
2. Procesador: Intel i5 Dual-Core de 3.30GHz
3. 8 GB de RAM
4. Memoria Secundaria de 465 GB, de los cuales 416 GB no se usan actualmente.
En el caso de los oficiales de las distintas organizaciones dentro de a FAE a cargo de la publicacin
de informacin de las actividades dentro del sistema, estos no requerirn adquirir un nuevo equipo ya que
sus equipos no funcionarn como servidores o fuentes de almacenamiento. Sin embargo, si se les requerir
lo siguiente:
1. Acceso al Internet para la publicacin de informacin sobre las actividades. Actualmente, los
equipos asignados a las organizaciones tienen acceso al Internet. Aquellas organizaciones que
no poseen un equipo podrn entrar los datos a travs de un equipo propio o un equipo del centro
de cmputos de la FAE.
2. Un compresor de imgenes. Este ser necesario para cuando una organizacin desee subir
imgenes al sistema que excedan el lmite de 2MB. En la Web hay muchos compresores de
imgenes disponibles gratuitamente. Recomendamos http://www.imageoptimizer.net/ debido
a que es eficiente y no requiere la instalacin de ninguna aplicacin en el equipo.

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Viabilidad Econmica
Para implantar el sistema, hay una serie de costos que se tendrn que incurrir. Todos estos costos
para la implantacin del sistema son costos no-recurrentes, lo que significa que solo se incurrirn una vez
(al implantar el equipo) y el sistema no requerir inversiones adicionales para seguir funcionando. Sin
embargo, existe una serie de costos recurrentes para ciertas cosas como suministro de papeles, y el
mantenimiento del equipo, que ya son asumidos y provistos por la Institucin. El nico costo recurrente
que habra que tomar en cuenta sera el de la compra del dominio en la Web. Entre los costos no recurrentes
se encuentra el costo del equipo, si fuese necesaria la compra de este, el costo del sistema de manejo de
base de datos, y el costo del almacenamiento externo para la realizacin de resguardos de la base de datos
del sistema. Entre los costos recurrentes, se encuentra el suministro de papel, el cual es necesario para la
impresin de informes, y el mantenimiento del equipo (ej. Reparaciones) para mantener al sistema
funcionando efectivamente.
Para el siguiente anlisis de costo, se escogi un equipo econmico cuyas especificaciones
tecnolgicas estn a la par o exceden aquellas que estimamos como requeridas para el funcionamiento del
sistema. La aplicacin para el manejo de base de datos ser Microsoft Access 2010 ya que nuestro equipo
de trabajando se siente cmodo trabajando con l.
Adquisiciones: Costos:
Acer AXC600-UR13:
Procesador Pentium G2020 dual-core 2.90GHz
Memoria Secundaria - 500GB HDD
Memoria Primaria 4GB
Sistema Operativo: Windows 8
$359.99
Seagate Expansion 500GB USB 3.0 Black Portable
Hard Drive.
$49.99
Microsoft Access 2013 $109.99
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Alquiler de un dominio y WebHosting Service.
(www.justhost.com como ofrecedor del servicio
por un ao)
$59.40
Costo de Labor:
200 horas X $7.25
$1,450
Costo Total: $2,029.37

En el caso de que se pueda utilizar el equipo actual para la implantacin del sistema. Los costos
seran los siguientes:
Adquisiciones: Costos:
Seagate Expansion 500GB USB 3.0 Black Portable
Hard Drive.
$49.99
Alquiler de un dominio y WebHosting Service.
(www.justhost.com como ofrecedor del servicio
por un ao)
$59.40
Costo de Labor:
200 horas X $7.25
$1,450
Costo Total: $1,559.39

El nico costo recurrente que habra que tomar en cuenta para la implementacin sera el costo del
Alquiler del dominio y Web Hosting Service. En el caso de que se use el servicio ofrecido por justhost.com,
el costo sera de $4.95 mensuales, el cual equivaldra $59.40 al ao (se ofrecen contratos por dos, tres, y
cuatro aos los cuales son ms baratos en trminos de costo mensual). Sin embargo, hay que tomar en
consideracin que el costo del servicio pudiese cambiar.

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Viabilidad Operacional
Luego de implantar el sistema, se le requerir al Coordinador de Organizaciones de la FAE recibir
un adiestramiento del uso del sistema para que este lo pueda usar de manera efectiva. Este adiestramiento
se le dar a la persona a cargo de ese puesto cuando no solo cuando se implante el sistema, sino cuando
haya algn cambio significativo en el sistema, y cuando una nueva persona tome cargo del puesto. Adems,
todos los aos se le dar un adiestramiento a un oficial clave de cada asociacin dentro de la FAE reconocida
en el sistema para que este tambin pueda usar el sistema de manera efectiva. Adems de los adiestramientos,
se preparar un manual para el Coordinador de Organizaciones de la FAE, y para cada una de las
organizaciones reconocidas dentro de la FAE para que estos tengan una referencia escrita sobre el uso del
sistema.
El acceso a las funciones del sistema por el Coordinador de Organizaciones de la FAE ser
controlado por un username y password que ser creado por el administrador del sistema. El password ser
de 8 o ms caracteres alfa-numricos, en el cual por lo menos un caracter debe ser un nmero, un carcter
debe ser una letra minscula, y otro carcter debe ser una letra mayscula. El administrador del sistema
tendr que cambiar el password cada 3 meses, o cada vez que al actual Coordinador de Organizaciones de
la FAE se le relieve de su funcin. Adems, el sistema proveer un mtodo de seguridad para que si hay
ms de cinco attempts para lograr acceso a la cuenta en 24 horas, el sistema prohibir el futuro acceso a esa
cuenta por 24 horas, como medida para contrarrestar un ataque bruteforce.
El acceso a las funciones del sistema de las Organizaciones tambin ser controladas por un
username y password, los cuales sern generadas por el sistema a base de un algoritmo y de acuerdo a
ciertas reglas de seguridad, y sern enviadas va e-mail al Presidente de la Organizacin (el cual le proveer
a la Coordinadora antes de la creacin de la cuenta de la organizacin dentro del sistema). Este password
generado por el sistema tendr ocho o ms caracteres, uno de ellos un nmero, otro de ellos una letra
mayscula, y otro de ellos una letra minscula. Al principio de cada semestre, se le cancelar a la
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organizacin el username y password existente, y se le reenviar uno nuevo, ya que posiblemente cambien
los funcionarios de la directiva de la asociacin.
Para mantener el sistema corriendo continuamente, se requerir que el equipo donde se almacene
las bases de datos se mantenga prendido permanentemente. En el caso de que se tenga apagar el equipo
para algn propsito, se harn los planes para mover la base de datos de manera diligente a otro sistema y
conectarlo con el dominio de la pgina (el sistema) para que no se interrumpa las funciones del sistema por
mucho tiempo. Adems, se recomienda que el equipo que contenga la base de datos este conectado a un
UPS (Uninterrupted Power System) para asegurar el continuo funcionamiento de este en caso de que se
corte la energa.
Para asegurar que la posible prdida o corrupcin de datos de la base de datos no sea un problema
significativo, se recomendar el resguardo de los datos de la base de datos semanalmente. Estas se realizarn
lo ms temprano posible en el ltimo da laboral de la semana para asegurar que ningn inconveniente
durante el da no permita el resguardo de los datos.
Finalmente, todo cambio o mantenimiento del sistema a nivel de dominio se realizar por el
administrador del sistema cuando sea necesario. En el caso del mantenimiento fsico o del equipo, se
realizar por los tcnicos correspondientes de la DTAA.

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III Anlisis del Sistema Presente
Descripcin del sistema presente
Las labores de la administracin de las organizaciones estudiantiles de la FAE y de servir
de intermediario entre los estudiantes de las organizaciones y la Oficina de las Organizaciones
Estudiantiles del Decanato en el Recinto se llevan a cabo mediante un sistema manual, al presente.
El Oficial de Orientacin se encarga de lo siguiente (vase Anejo 1):
1. Hacer mediacin en el proceso de solicitar el reconocimiento o renovacin de
organizaciones estudiantiles por el Decanato de Asuntos Estudiantiles del Recinto. Para
lograr esto, las organizaciones tiene que llenar una solicitud para ser reconocidas durante
el ao acadmico (vase Anejo 2).
2. Reunirse con las organizaciones estudiantiles semestralmente para la presentacin de los
nuevos cuerpos administrativos y hacer directorios con los datos personales de los mismos
(vase Anejo 3).
3. Distribuir la reglamentacin a las organizaciones estudiantiles reconocidas del recinto.
4. Recibir y firmar los informes semestrales de las organizaciones estudiantiles.
5. Coordinar junto a las organizaciones estudiantiles un calendario anual para el desarrollo de
actividades dentro del Recinto. Esto incluye el manejo de documentos:
a. Solicitudes para el uso del Vestbulo de la FAE (vase Anejo 4).
b. Solicitudes para la reservacin o cambio de saln de la FAE (vase Anejo 5).
c. Solicitudes para el uso de los espacios reservados para hacer anuncios dentro de la FAE
(vase Anejo 6).
6. Documentar los detalles de las actividades realizados por cada organizacin estudiantil.
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Anlisis de los procesos y del flujo de datos del sistema presente
A continuacin se describe los documentos u output que se producen como resultado de
las interacciones entre las organizaciones estudiantiles y el Oficial de Orientacin.
Inicialmente, una organizacin estudiantil (sea nueva o no) debe comunicarse con el Oficial
de Orientacin para comenzar el proceso de llenar la Solicitud de Reconocimiento para el ao
acadmico y documentar informacin detallada sobre la organizacin (vase Anejo 1). El input
requerido es el siguiente: Propsito de la solicitud (sea renovacin, nueva organizacin, activacin
de la misma), nombre de la organizacin, direccin postal, correo de la organizacin, pgina
electrnica, categora de la organizacin, nmero total de miembros, miembros que son estudiantes
regulares y no regulares, informacin de la directiva (con nombre, numero de estudiante, crditos
semestrales, nmero de telfono, correo electrnico), fecha que se constituy la directiva, firma
del presidente de la organizacin, descripcin de la organizacin, propsitos y objetivos de la
organizacin, requisitos para admisin de miembros, descripcin de cmo se ingresan miembros,
informacin de aportaciones econmicas por miembro, fuentes de ingreso de la organizacin,
mtodos de administracin de fondos en la organizacin y una lista de afiliados a la organizacin.
Tambin se obtienen datos sobre el coordinador como: su firma, correo electrnico, facultad y
departamento, nmero de telfono, fecha en que se firm (vase Anejo 2).
Esta solicitud llena se enva al Oficina de las Organizaciones Estudiantiles del Decanato
de Asuntos Estudiantiles del Recinto para su aprobada. Las organizaciones estudiantiles activas
deben reunirse con la oficial de orientacin a principios del semestre, donde se obtendrn los datos
personales de sus representantes (vase Anejo 1). El input requerido es el siguiente: nombre de
la organizacin, oficina de la organizacin, nombre del presidente, direccin, extensin de la
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oficina y correo electrnico (vase Anejo 3). Se le hace entrega del reglamento que debe seguir
toda organizacin estudiantil.
Las organizaciones estudiantiles deben coordinar un calendario anual de sus actividades
junto al Oficial de Orientacin y rendir descripciones de cada actividad (incluyendo imgenes).
Para desarrollar y anunciar estas actividades hay que llenar los siguientes documentos y entregados
a la Oficial de Orientacin:
Solicitud para vestbulo: Edificio, fecha de la actividad, horario de inicio, horario de
finalizacin, descripcin de la actividad, propsito de uso, auspiciadores, informacin de
coordinador de la actividad, equipo utilizado y visitantes de la actividad (vase Anejo 4).
Solicitud de reservacin o cambio de saln: seleccin de reservar o cambiar de saln, das
de uso, semestre, hora, propsito de uso, nombre del solicitante, nmero del solicitante,
firma del solicitante, fecha de solicitud (vase Anejo 5).
Solicitud para el uso de tablones de anuncio en la FAE: Solicitante, descripcin de la
actividad a promocionar, fecha de la actividad, lado del tabln de anuncios a utilizar, fecha
de inicio y finalizacin de su uso (vase Anejo 6).
Luego de que se completen las actividades las organizaciones deben rendir un informe de
su actividad y datos de la asistencia que hubo en la misma como: nombre de que asisti, su facultad,
concentracin, nmero de estudiante, la hora de llegada. Toda organizacin estudiantil de be
presentar a la Oficial de Orientacin informes semestrales que contengan la informacin sobre
cada actividad completada (vase Anejo 1).

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Lista de problemas
1. La computadora disponible para el Oficial de Orientacin tiene usos restringidos y por lo
tanto no permite hacer modificaciones ni instalarle aplicaciones al mismo.
2. No hay una base de datos que organice y almacene informacin nueva apropiadamente.
3. No hay herramientas para poder coordinar las actividades apropiadamente (por ejemplo,
facilitar salones y horarios disponibles para cada organizacin estudiantil).
4. El sistema actual no provee herramientas que faciliten la comunicacin y el intercambio de
documentos de manera organizada entre el Oficial de Orientacin y los representantes de
las organizaciones estudiantiles. Por ejemplo un directorio de los representantes de las
organizaciones estudiantiles que facilite la comunicacin entre ambos a travs de mensajes
por la web.
5. Existen dificultades en llevar cuenta del nmero de actividades hechas por organizacin y
los informes que fueron entregados por estas.
Lista de requerimientos
1. Una interfaz user-friendly fcil de usar donde los usuarios puedan entrar los datos al
sistema.
2. Dentro de la interfaz desarrollar las siguientes pantallas de entrada y salida de datos:
a. Pantalla que presente el directorio de los representantes de las
organizaciones.(Output)
b. Pantalla con un listado de las actividades por aprobar o por ocurrir (ya
aprobados).(Output)
c. Pantalla que permita ver los detalles de las actividades aprobadas. (Output)
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d. Pantalla que presente un calendario de actividades por semana o mes. (Output)
e. Pantalla para la entrada de datos necesarios para producir el directorio de los
representantes de las Organizaciones Estudiantiles y del Oficial de Orientacin.
(Input)
f. Pantalla donde las organizaciones estudiantiles pueden entrar los datos de las
actividades que desean proponer (incluyendo imgenes). (Input)
g. Pantalla que permita el envo de las solicitudes y los documentos propios de las
Organizaciones Estudiantiles hacia el Oficial de Orientacin. (Input)
h. Pantallas que permitan subir evidencia y registro de participantes a cada una de las
actividades celebradas. (Input)
i. Pantallas que presente las distintas actividades al estudiantado de la FAE de
acuerdo a diferentes filtros y criterios. (Turnaround)
j. Pantalla que permita el almacenamiento e impresin de los documentos e informes
semanales y mensuales de las Organizaciones Estudiantiles. (Turnaround)
k. Pantalla que sirva como canal de comunicacin que facilite la comunicacin entre
el Oficial de Orientacin y las Organizaciones Estudiantiles. (Turnaround)
3. El desarrollo de unas bases de datos que contengan datos permanentes (o por varios aos)
de las organizaciones y las actividades. Tambin datos temporeros de los representantes de
las organizaciones y sus mensajes.
4. Establecer los privilegios de acceso para los usuarios que accedan al sistema.
5. El sistema debe presentar un mensaje de aviso si dos o ms actividades tiene conflicto en
sus horarios y fechas.
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6. El equipo fsico necesario para almacenar las bases de dato del sistema y para crear
resguardos peridicamente de esos datos.
7. Tener suficiente espacio de almacenamiento para almacenar los datos de las organizaciones,
como evidencia de las actividades estudiantiles, por 5 aos.
8. Manuales que detallen el uso de las funciones del sistema y sus normas.
9. Medidas de seguridad para proteger el acceso indebido a las cuentas de los usuarios.
10. El adiestramiento necesario para ciertos usuarios del sistema (el Coordinador de
Organizaciones de la FAE y los Oficiales de las Organizaciones que publicarn datos en el
sistema).
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Diagrama de Contexto del sistema presente

Diagrama Nivel Cero del sistema presente
Organizaciones
Estudiantiles
Sistema de manejo y
publucacin de las
actividades de las
organizaciones
estudiantiles de la Fae
Oficial de
Orientacin
Oficina de las
Organizaciones Estudiantiles
del Recinto
Solicitudes de
Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes de
Reconocimiento
a Evaluar
Mensajes de
Aprobacin o Rechazo de
Solicitudes y/o Actividades
Propuestas
de las Actividades
Solicitudes
Completadas
Actividades y/o
Solicitudes
Aprobados o
Rechazadas
Solicitudes y/o
Actividades
a Evaluar
Solicitudes
Vacas
Directorio de
las Organizaciones
Estudiantiles
Informes
Semestrales
Informes
Semestrales
Estudiantes
Anuncios de
las Actividades
Solicitudes
Vacas
Anuncios de
las Actividades
19

IV Diseo del nuevo sistema
Organizaciones
Estudiantiles
Oficial de
Orientacin
Oficina de las
del Recinto
Solicitudes de
Reconocimiento
Aprobadas o
Rechazadas
Solicitudes de
Reconocimiento
a Evaluar
Mensajes de
Aprobacin o Rechazo de
Solicitudes y/o Actividades
Actividades y/o
Solicitudes
Aprobados o
Rechazadas
Solicitudes y/o
Actividades
a Evaluar
Solicitudes
Vacas
Informes
Semestrales
Estudiantes
Anuncios de
las Actividades
Solicitudes
Completadas
1
Enviar
Actividades
y/o Solicitudes
Propuestas de
las Actividades
Datos de las
Actividades
Realizadas
3
Desarrollar
Informes
Semestrales
Datos de las Organizaciones
del Recinto
Datos de las
2
Determinar
Solicitudes y/o
Actividades
Aprobadas
Directorio de las
Organizaciones
Estudiantiles
Documentos de las
Organizaciones
Estudiantiles
Datos de las
Actividades
20

Introduccin al nuevo
Este nuevo sistema se ha diseado con el fin de facilitar y mejorar el sistema actual de
manejo y publicacin de Actividades dentro de la Facultad de Administracin de Empresas de la
Universidad de Puerto Rico. Esto se lograr mediante la automatizacin de muchos de los procesos
actuales, y creando una base de datos de las actividades integrada a un sistema de pginas de web
que su objetivo principal ser informar de manera ms efectiva al estudiantado dentro de la FAE
sobre las actividades coordinadas por las distintas Organizaciones dentro de la facultad y
consiguientemente aumentar la participacin estudiantil.
Este sistema tendr una porcin que estar accesible al pblico en general y se dirige hacia
el estudiantado de la FAE como usuario principal. El resto del sistema se dividir en dos mdulos
diferentes, uno accesible para las Organizaciones dentro de la FAE (y con acceso limitado a la data
relacionada con esa organizacin en especfico) y otro accesible al Coordinador de Organizaciones
de la FAE (para ver que pantallas pertenecen a que mdulo, refirase a la Lista de Procesos en la
pg.57).
Este sistema constar de una base de datos que consiste de cuatro tablas; una para las
actividades, una para las organizaciones, una para los Presidentes de las organizaciones, y otra
para los mensajes del proceso de Comunicacin (refirase a las tablas presentadas desde la pg.60).
Notas:
1. El diseo no incorpor el requerimiento g (pg.16), porque el nico documento que las organizaciones
tienen que desarrollar es el Informe Semestral y este debe ser entregado impreso.
2. El diseo no incorpor el requerimiento h (pg.16), porque los datos de la asistencia en las actividades
no es requerida para ningn output.
Diagrama del flujo de las pantallas del nuevo sistema
21

Los nmeros en cada pantalla de este diagrama hacen referencia a los nmeros en los ttulos de
las descripciones de cada pantalla.

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Descripcin de las pantallas
1. Pantalla Principal:
Usuarios: La pantalla es accesible al pblico, pero sus usuarios principales son los estudiantes
de la Facultad de Administracin de Empresas.
24

Esta pgina servir para que los estudiantes de la Facultad de Administracin de Empresas
puedan ver aquellas actividades que han sido publicadas por las respectivas organizaciones dentro
de ella y han sido aprobadas por el Coordinador de Organizaciones de la FAE. Esta pgina es de
acceso pblico, y se accedera mediante la siguiente direccin de internet: http://www.mifae.org.
En esta pantalla, los usuarios podrn filtrar la bsqueda de actividades, como tambin podrn
acceder los detalles de estas presionando el nombre de la actividad dentro de los campos de la
columna Nombre de la Actividad. Adems, las Organizaciones y el Coordinador de
25

Organizaciones de la FAE podrn acceder la pgina que permite que estos accedan sus respectivas
cuentas presionando el botn de LOGIN.
1. Botn de bsqueda de actividades Con este botn, el usuario puede buscar actividades
que contengan en el nombre del ttulo aquellas palabras que entre el usuario en el campo
de bsqueda a la izquierda del botn. En el caso de que el usuario no apret el botn, o lo
apreten sin escribir nada en el campo de bsqueda, seguirn apareciendo todas aquellas
actividades que han sido aprobadas (refirase a la panta pantalla Coordinador Lista de
Actividades en la pg.29) y todava no han finalizado, por orden de fecha/hora.
2. Botn para acceder la pgina de Login Si el usuario presiona este botn, ser dirigido a
la pgina de Login, donde el Coordinador y las Organizaciones autorizadas podrn entrar
a sus respectivas cuentas mediante el uso de Username y Password.
3. Listbox para filtrar las actividades por Organizacin Con este Listbox, el usuario podr
escoger de que organizaciones en especfico desea ver las actividades aprobadas, o si desea
ver las actividades de todas las organizaciones (esta ltima seleccionada por defecto). Los
resultados tambin tomarn en cuenta la seleccin del Listbox para filtrar las actividades
por Clasificacin.
4. Listbox para filtrar las actividades por su Clasificacin Con ese Listbox, el usuario podr
escoger que tipo de actividades desea ver, o si desea ver actividades de todo tipo (esta
ltima seleccionada por defecto). Los resultados tambin tomarn en cuenta la seleccin
del Listbox para filtrar actividades por organizacin.
5. Tabla de actividades En esta tabla se desplegarn todas las actividades que han sido
aprobadas (refirase a la panta pantalla Coordinador Lista de las Actividades en la
pg.29) y todava no han finalizado. Estas estarn sorteadas principalmente por Fecha/Hora
26

de Comienzo y secundariamente por el nombre de la organizacin que la public. Esta
presenta columnas para los siguientes datos: Organizacin que public la actividad, el
nombre de la actividad, fecha y hora de comienzo, fecha y hora de terminacin, lugar,
precio para los que no son miembros de la organizacin, y precio para los miembros.
6. Columna Asociacin En esta columna se desplegar aquella asociacin que public la
actividad.
7. Columna Nombre de la Actividad En esta columna se desplegar el nombre de la
actividad correspondiente. Adems el usuario podr presionar el nombre de la actividad
para acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refirase a la
pantalla Detalles de las Actividades en la pg.25).
8. Columna Fecha/Hora de Comienzo - En esta columna se desplegar la fecha y hora de
comienzo de la actividad correspondiente.
9. Columna Fecha/Hora de Terminacin En esta columna se desplegar la fecha y hora
de terminacin de la actividad correspondiente.
10. Columna Lugar En esta columna se desplegar el lugar donde se celebrar la actividad
correspondiente.
11. Columna Precio (Miembros) En esta columna se desplegar el precio de la actividad
para aquellos que sea miembros de la organizacin que la public. En el caso de que la
entrada sea gratis, el valor que desplegar ser $0.00.
12. Columna Precio (no miembros) En esta columna se desplegar el precio de la actividad
para aquellos que no sean miembros de la organizacin que la public. En el caso de que
la entrada sea gratis, el valor que se desplegar ser $0.00.

27

2. Detalles de las Actividades:
Usuario: Estas pantallas son accesibles al pblico, y sus usuarios principales incluyen los
estudiantes, las Organizaciones, y el Coordinador de Organizaciones de la FAE
28

Esta pgina sire para que los estudiantes de la Facultad de Administracin de Empresas
puedan ver los detalles de alguna Actividad que ha sido aprobada y no ha finalizado. Entre estos
detalles se encuentran una imagen de la actividad, el nombre de la actividad, la organizacin que
la public, la fecha/hora de comienzo, la fecha/hora de terminacin, el lugar de la actividad, el
precio para los miembros de la organizacin que la public, el precio para aquellos que no sea
miembros, la clasificacin de la actividad, y la descripcin de esta. Para la base de datos de
actividades que almacena estos datos, refirase a la pg.63. Para ver en que pantalla se recogen los
datos de las actividades, refirase a la pantalla 14 pg.50.
29

1. Imagen de la Actividad Aqu se despliega la imagen asociada a la actividad. En caso de
que la imagen en la base de datos tenga una resolucin mayor de 800 pixeles de ancho o
600 pixeles de alto, ser reducida proporcionalmente considerando estos lmites al
desplegarse.
2. Nombre de la Actividad Aqu se desplegar el Nombre de la Actividad.
3. Organizacin Aqu se desplegar el nombre de la organizacin que public el evento.
4. Fecha/Hora de Comienzo Aqu se desplegara la fecha (en formato dd/mm/yy) y hora en
que comenzar la actividad.
5. Fecha/Hora de Terminacin Aqu se desplegar la fecha (en formato dd/mm/yy) y hora
en que terminar la actividad.
6. Lugar Aqu se desplegar el lugar en donde se celebrara la actividad.
7. Precio (miembros) Aqu se desplegar el precio de la actividad para aquellos que sean
miembros de la organizacin que public la actividad ($0.00 en caso de que la entrada sea
gratis).
8. Precio (no miembros) - Aqu se desplegar el precio de la actividad para aquellos que no
sean miembros de la organizacin que public la actividad ($0.00 en caso de que la entrada
sea gratis).
9. Clasificacin Aqu se desplegar la clasificacin de la actividad.
10. Descripcin Aqu se desplegar la descripcin de la actividad.
3. Login:
Usuarios: Esta pgina es accesible a todos, pero su funcin est destinada hacia las
Organizaciones ya el Coordinador de Organizaciones de la FAE.
30

En pgina sirve para que las Organizaciones y el Coordinador de Organizaciones de la FAE
puedan entrar a sus cuentas y acceder sus respectivos mdulos. La pantalla dos campos para que
el usuario provea su Username (el cual ser una concatenacin de: FAE + nombre de la
organizacin) y el Password (el cual ser generado por el sistema cuando se cree la cuenta de la
organizacin). Luego de proveerlos, presionara el botn de LOGIN para validar el Username y
Password, y si es correcto, acceder su respectiva cuenta.
1. Campo de Entrada de Username En este campo, el usuario (representante de una
organizacin, o el Coordinador de Organizaciones de la FAE) podr entrar su Username.
31

2. Campo de Entrada de Password En este campo, el usuario (representante de una
organizacin, o el Coordinador de Organizaciones de la FAE) podr entrar su Password.
3. Checkbox Acurdate de m Si este Checkbox se mantiene activo cuando el usuario entre
a su mdulo del sistema, se guardar un cookie en el navegador de web del usuario para
este se acuerde del Username del usuario y auto-llene el campo de Username la prxima
vez que acceda esta pgina desde ese navegador.
4. Botn de Login Cuando el usuario desee validar los datos de Username y Password que
entro para acceder a su mdulo del sistema, presionar este botn.

4. Coordinador Lista de las Actividades:
Usuario: Esta pgina solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.
32

Esta pantalla ser la primera pantalla que acceder el Coordinador de Organizaciones de la
FAE automticamente al acceder su mdulo del sistema. En esta pantalla se presentarn aquellas
actividades que han sido creadas por las organizaciones (refirase a la pantalla Organizaciones
Crear Actividad en la pg.50). Estas incluirn actividades que han sido aprobadas por el
Coordinador, aquellas que han sido aprobadas, y aquellas que tengan que pasar de nuevo por el
proceso de aprobacin por haber sido editadas. Adems, esta pantalla le proveer al Coordinador
las funciones de aprobar o eliminar una actividad.
33

1. Columna Status En esta columna se presentar el status de cada actividad en la lista
a base de conos. Los checkmarks verdes denotar que la actividad est aprobada. Los
conos amarillos con el signo de exclamacin denotar que la actividad haba sido aprobada
previamente, pero luego fue editada por la organizacin que la public y requiere ser
aprobada otra vez. Aquellas que no presenten algn cono significa que no han sido
aprobadas.
2. Columna Organizacin - En esta columna se desplegar aquella organizacin que
public la actividad.
3. Columna Nombre de la Actividad Aqu se desplegar el Nombre de la Actividad.
Adems el usuario podr presionar el nombre de la actividad para acceder una pantalla con
los detalles completos de esta actividad (refirase a la pantalla Detalles de las Actividades
en la pg.25).
4. Columna Fecha/Hora - En esta columna se desplegar la fecha y hora de comienzo de la
actividad correspondiente.
5. Columna Lugar - En esta columna se desplegar el lugar donde se celebrar la actividad
correspondiente.
6. Botn Aprobar Cuando se presiona este botn, la actividad que se relaciona con este
ser aprobada si no ha sido aprobada (en este caso, el botn aparece completamente verde),
o perder su aprobacin si estaba aprobada (en este caso, el botn aparece verde pero con
una cruz roja encima de este).
7. Botn Eliminar Cuando se presiona este botn, la actividad que se relaciona con este
ser eliminado.

34

5. Coordinador Seleccionar Comunicacin:

Esta pantalla servir para que el Coordinador seleccione con que organizacin desea
comunicarse. Esta pantalla servir de enlace para la Pantalla Coordinador Comunicacin
(refirase a la pg.32) la cual permitir que el Coordinador le enve mensajes a la Organizacin
seleccionada en esta pantalla.

35

6. Coordinador Comunicacin:

Esta pantalla proveer para que el Coordinador de Organizaciones de la FAE pueda
comunicarse a base de mensajes con las distintas organizaciones dentro del sistema. Esta pgina
proveer una caja de texto para entrar los mensajes, y luego enviarlos presionando el botn de
Mandar Mensaje. Estos mensajes se guardarn en la base de datos de los mensajes de la
Comunicacin (refirase a la pg.60). En la pantalla, se desplegarn los ltimos 10 mensajes que
36

se han enviado entre el Coordinador de Organizaciones de la FAE y la Organizacin seleccionadas,
aunque habr unos Radio Buttons disponibles cambiar la cantidad de mensajes que puede ver en
la pantalla. Junto a cada mensaje que se desplegu, se encontrar la fecha y hora (Timezone: GMT
-04:00, Puerto Rico) en que se envi el mensaje. Aquellos mensajes enviados por una organizacin
se desplegarn dentro de una caja azul, mientras que aquellos enviados por el Coordinador se
desplegarn dentro de una caja verde.
1. Campo de entrada Mensaje En este campo de entrada, el usuario entrar el mensaje
que desee enviar.
2. Botn Mandar Mensaje- Cuando el usuario presione este botn, se enviar el mensaje, y
este se guardar en la base de datos de Mensajes (refirase a la pgina xy) para luego ser
desplegado con la fecha y hora en el que se envi el mensaje.
3. Estos Radio Buttons sirven para controlar la cantidad de mensajes que se desplegarn en la
pantalla. Por defecto, estar seleccionado 10 mensajes
4. En esta rea, se desplegarn los mensajes enviados.

7. Coordinador Directorio de las Organizaciones:
Esta pgina solo es accesible para el Coordinador de Organizaciones de la FAE.
37

En esta pantalla, el Coordinador podr acceder al Directorio que presentar la informacin
de contacto de las distintas organizaciones dentro de la FAE y de sus respectivos Presidentes.
Adems, por esta misma pgina podr crear las cuentas para las distintas organizaciones como
tambin eliminar alguna de las cuentas ya creadas.
1. Columna Organizacin - En esta columna, se desplegarn los nombres de las
organizaciones que tienen cuentas en el sistema.
38

2. Columna Oficina En esta columna, se desplegar el saln donde se ubica la oficina de
la asociacin.
3. Columna Ext. En esta columna, se desplegarn los nmeros de extensin de las
distintas organizaciones.
4. Columna Presidente- En esta columna, se desplegarn los nombres de los Presidentes de
las distintas organizaciones.
5. Columna Tel. Mvil del Pres. En esta columna, se desplegarn los nmeros de
telfonos mvil de los Presidentes de las distintas organizaciones.
6. Columna E-mail del Presidente- En Esta columna, se desplegarn los e-mails de los
Presidentes de las distintas organizaciones.
7. Columna E-mail de la Org.- En esta columna, de desplegarn los e-mails de las distintas
organizaciones.
8. Botn Eliminar- Este botn servir para eliminar alguna organizacin del sistema y por
lo tanto eliminar su cuenta.
9. Campo Organizacin - Este campo de entrada sirve para entrar el nombre de una
organizacin que se va a crear en el sistema.
10. Campo E-mail de la Organizacin Este campo de entrada sirve para entrar el e-mail de
la organizacin que se va a crear en el sistema.
11. Botn Crear Organizacin Con este botn, el Coordinador podr crear una cuenta para
una organizacin. El nombre de esta ser el nombre que se entr en el Campo
Organizacin. Luego de crear la cuenta, el sistema le autogenerar un Username y
Password a la organizacin y la mandar al e-mail de la organizacin para que esta la pueda
usar.
39

8. Coordinador Informe de las Actividades Semanales:

En esta pantalla se presentar las actividades aprobadas que se celebrarn en la semana
seleccionada (semana actual por efecto). Estas actividades se organizarn por los siete das de la
semana. Adems, se podr ver las actividades que se celebraron en semanas pasadas, o se
40

celebrarn en semanas futuras, presionando los botones en forma de flecha. Tambin, presionando
el botn de Versin Impresa, podr ver el documento en versin para imprimir.
1. En esta rea se presentar el periodo que abarca el informe semanal. Adems, presionando
los botones en forma de flecha podr cambiar la fecha del informe semanal y se actualizar
la pgina con el informe de aquel nuevo periodo semanal que accediste.
2. Botn Versin Impresa Cuando el usuario presiona este botn, podr acceder una
versin imprimible del informe semanal respecto al periodo seleccionado.
3. Nombre de las Actividades Estos se desplegarn para el da correspondiente en el cual se
celebrara la actividad. Adems el usuario podr presionar el nombre de la actividad para
acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refirase a la pantalla
Detalles de las Actividades en la pg.25).

9. Coordinador Informe de las Actividades Mensual:
41

En esta pantalla se presentar las actividades aprobadas que se celebrarn en el mes
seleccionado (mes actual por defecto). Estas actividades se organizarn por sus respectivos das
del mes. Adems, se podr ver las actividades que se celebraron en meses pasados, o se celebrarn
en meses futuros, presionando los botones en forma de flecha. Tambin, presionando el botn de
Versin Impresa, podr ver el documento en versin para imprimir.
42

1. En esta rea se presentar el periodo que abarca el informe mensual. Adems, presionando
los botones en forma de flecha podr cambiar la fecha del informe mensual y se actualizar
la pgina con el calendario de aquel nuevo periodo mensual que accediste.
2. Botn Versin Impresa Cuando el usuario presiona este botn, podr acceder una
versin imprimible del informe mensual respecto al periodo seleccionado.
3. Nombre de las Actividades Estos se desplegarn para el da correspondiente en el cual se
celebrara la actividad. Adems el usuario podr presionar el nombre de la actividad para
acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refirase a la pantalla
Detalles de las Actividades en la pg.25).

43

10. Coordinador Lista de las Actividades Pasadas:

Esta pantalla proveer para proveer un informe de todas las actividades, incluyendo a todas
las organizaciones dentro del sistema, que han sido realizadas y canceladas en el semestre
seleccionado (por defecto estar seleccionado el semestre actual). Adems, esta pgina proveer
ciertos datos que pueden ser de uso para el Coordinador, como el nmero de actividades que se
44

han realizado, y el nmero de actividades que se han cancelado. Tambin, la pgina proveer un
botn para acceder una versin impresa del informe semestral.
1. En esta rea, se desplegar el periodo semestral que abarca el informe. Adems,
presionando los botones en forma de flecha podr cambiar la fecha del informe y se
actualizar la pgina con aquellas actividades que pertenecen al periodo seleccionado.
2. Columna Status En esta columna, se desplegar el status de cada una de las actividades
en la lista. Se desplegar Realizada para aquellas actividades que ya finalizaron y no
fueron canceladas, y se desplegar Cancelada para aquellas actividades que fueron
canceladas.
3. Columna Organizacin En esta columna se desplegarn las organizaciones que crearon
las actividades en la Lista.
4. Columna Nombre de la Actividad En esa columna se desplegarn los nombres de las
actividades.
5. Columna Fecha/Hora En esta columna se desplegarn la fechas y horas en que
comenzaron dichas actividades.
6. Columna Lugar- En esta columna se desplegarn el lugar donde se celebraron las
actividades.
7. Actividades Realizadas En esta rea se desplegar el total de actividades que han
finalizado y no fueron canceladas para el periodo seleccionado.
8. Actividades Canceladas En esta rea de desplegar el total de actividades que fueron
canceladas para el periodo seleccionado.
9. Actividades Totales En esta rea se desplegar el total de actividades que han sido
realizadas y canceladas.
45

10. Botn Versin Impresa- Cuando el usuario presiona este botn, podr acceder una
versin imprimible del informe respecto al periodo seleccionado.

11. Organizacin Lista de las Actividades:
Usuario: Esta pgina solo es accesible a las Organizaciones.

46

Esta pantalla servir para que la Organizacin pueda ver aquellas actividades que han sido
creadas por la Organizacin dentro del proceso de creacin de actividades (refirase a la Pantalla
Organizacin Crear Actividad en la pg.50) y que al momento no han finalizado. Esta pantalla
tambin sealar aquellas actividades que han sido aprobadas, aquellas que no han sido aprobadas,
y aquellas que fueron aprobadas pero luego fueron editadas y esperan la aprobacin del
Coordinador de Organizaciones de la FAE. La lista de actividades dentro de esta pantalla proveer
la siguiente informacin: Clasificacin de la actividad, Nombre de las Actividad, Fecha y
Hora de Comienzo de la Actividad, Fecha y Hora de Terminacin de la Actividad y Lugar de
celebracin de la actividad. Adems, esta lista proveer botones para modificar o eliminar
cualquiera de estas actividades.
1. Columna Status En esta columna se presentar el status de cada actividad en la lista
a base de conos. Los checkmarks verdes denotarn que la actividad est aprobada. Los
conos amarillos con el signo de exclamacin denotar que la actividad haba sido aprobada
previamente, pero luego fue modificada por la organizacin y requiere ser aprobada otra
vez. Aquellas que no presenten algn cono significa que no han sido aprobadas.
2. Columna Nombre de la Actividad Aqu se desplegar el Nombre de la Actividad.
Adems el usuario podr presionar el nombre de la actividad para acceder una pantalla con
los detalles completos de esta actividad (refirase a la pantalla Detalles de las Actividades
en la pg.25).
3. Columna Fecha/Hora - En esta columna se desplegar la fecha y hora de comienzo de la
actividad correspondiente.
4. Columna Clasificacin - En esta columna se desplegar la clasificacin de la actividad
correspondiente.
47

5. Botn Modificar Cuando se presiona este botn, el usuario podr modificar los datos
de esta actividad (refirase a la pantalla Organizacin Modificar Actividad en la
pg.45).
6. Botn Eliminar Cuando se presiona este botn, la actividad que se relaciona con este
ser eliminada.

12. Organizacin Modificar Actividad
48


Esta pantalla servir para que la Organizacin pueda modificar los detalles de alguna
actividad que esta haya creado y todava no haya finalizado. La Organizacin podr modificar
cualquier dato que haya entrado cuando creo o cuando ltimo modific una actividad (estos datos
aparecern dentro de los campos disponibles para entrar los datos). Al presionar del botn de
Modificar Actividad, los datos dentro de los campos reemplazarn los datos anteriores dentro
de la Base de Datos de las Actividades (refirase a la pg.63), perder su status de aprobado (lo
49

que significa que tendr que pasar por la aprobacin del Coordinador de Organizaciones de la FAE
nuevamente), y se marcar como editada en la misma base de datos (lo cual har que aparezca con
un signo diferente en la pantalla accesible por el Coordinador llamada Coordinador Lista de las
Actividades (refirase a la pgina 42).
1. Campo de entrada Nombre de la Actividad En este campo de entrada, el usuario podr
modificar el Nombre de la Actividad
2. Campo de entrada Lugar- En este campo de entrada, el usuario podr modificar el Lugar
donde se celebrar la actividad.
3. Date-Picker Box Fecha de Comienzo Cuando el usuario presione esta caja, acceder
un calendario donde podr cambiar la fecha seleccionada en que se celebrar la actividad.
4. Combo-Box Hora de Comienzo- En este Combo-Box, el usuario podr cambiar la hora
seleccionada en que se celebrar la actividad (estarn disponibles en intervalos de 30
minutos).
5. Date-Picker Box Fecha de Terminacin Cuando el usuario presione esta caja, acceder
un calendario donde podr cambiar la fecha seleccionada en que terminar la actividad.
6. Combo-Box Hora de Comienzo- En este Combo-Box, el usuario podr cambiar la hora
seleccionada en que terminar la actividad (estarn disponibles en intervalos de 30
minutos).
7. Campo de Entrada Precio (miembros) En este campo de entrada, el usuario podr
modificar el precio de la actividad para aquellos estudiantes que sean miembros de la
organizacin. El valor nuevo se entrar sin el signo de dlar, y en el caso de que sea gratuita
para los miembros, entrar 0.00.
50

8. Campo de Entrada Precio (no miembros) - En este campo de entrada, el usuario podr
modificar el precio de la actividad para aquellos estudiantes que no sean miembros de la
organizacin. El valor nuevo se entrar sin el signo de dlar, y en el caso de que sea gratuita
para los que no son miembros, entrar 0.00.
9. ListBox Clasificacin- En este ListBox, el usuario podr seleccionar y modificar la
clasificacin de la actividad. Los valores disponibles sern Recaudacin de Fondos,
Acadmicas, Servicio Comunitario, Integracin Mundo del Trabajo, y Sociales.
10. Upload Box Imagen En este Upload Box, el usuario podr cambiar la imagen que se
desplegar con los detalles de la actividad en la pantalla Ver Detalles de la Actividad
(refirase a la pg25). Estas no podrn exceder un lmite de 2 megabytes y un lmite de 800
pixeles de ancho y 600 pixeles de alto.
11. Capo de Entrada Descripcin En este campo de entrada, el usuario podr modificar la
descripcin de la actividad que se desplegar con los detalles de la actividad en la pantalla
Detalles de las Actividad (refirase a la pg.25). Este campo tendr un lmite de 400
caracteres.
12. Botn Modificar Actividad- Cuando el usuario presione este botn, se validarn los datos
nuevos en los campos anteriores. Si estos pasan la validacin, entrarn a la Base de Datos
de las Actividades, reemplazando los datos anteriores.

13. Organizacin Comunicacin
51

Esta pantalla proveer para que las distintas Organizaciones puedan comunicarse a base de
mensajes con el Coordinador de Organizaciones de la FAE dentro del sistema. Esta pgina
proveer una caja de texto para entrar los mensajes, y luego enviarlos presionando el botn de
Mandar Mensaje. Estos mensajes se guardarn en la base de datos de los mensajes de
Comunicacin (refirase a la pg.60). En la pantalla, se desplegarn los ltimos 10 mensajes que
se han enviado entre el Coordinador de Organizaciones de la FAE y la Organizacin seleccionadas,
aunque habr unos Radio Buttons disponibles cambiar la cantidad de mensajes que puede ver en
52

la pantalla. Junto a cada mensaje que se desplegu, se encontrar la fecha y hora (Timezone: GMT
-04:00, Puerto Rico) en que se envi el mensaje.
1. Campo de entrada Mensaje En este campo de entrada, el usuario entrar el mensaje
que desee enviar.
2. Botn Mandar Mensaje- Cuando el usuario presione este botn, se enviar el mensaje, y
este se guardar en la base de datos de Mensajes (refirase a la pg.60) para luego ser
desplegado con la fecha y hora en el que se envi el mensaje.
3. Estos Radio Button sirven para controlar la cantidad de mensajes que se desplegarn en la
pantalla. Por defecto, estar seleccionado 10 mensajes
4. En esta rea, se desplegarn los mensajes enviados.

14. Organizacin Crear Actividad
53


Esta pantalla servir para la creacin de actividades dentro del sistema por parte de las
Organizaciones. Esta provee campos para llenar todos los detalles necesarios respecto a la
actividad los cuales se almacenarn en la base de datos de las actividades (refirase a la Base de
Datos de Actividades en la pg.63). Estos datos terminarn desplegndose en la pantalla Detalles
de las Actividades (refirase a la pg.25) y tendrn su rola en la funcionalidad de varios programas
dentro del mdulo de el Coordinador y el mdulo de las Organizaciones.
54

1. Campo de entrada Nombre de la Actividad En este campo de entrada, el usuario entrar
el Nombre de la Actividad que desea crear en el sistema.
2. Campo de entrada Lugar- En este campo de entrada, el usuario entrar el Lugar donde
se celebrar la actividad.
3. Date-Picker Box Fecha de Comienzo Cuando el usuario presione esta caja, acceder
un calendario donde podr seleccionar la fecha en que se celebrar la actividad.
4. Combo-Box Hora de Comienzo- En este Combo-Box, el usuario podr seleccionar la
hora en que se celebrar la actividad (estarn disponibles en intervalos de 30 minutos).
5. Date-Picker Box Fecha de Terminacin Cuando el usuario presione esta caja, acceder
un calendario donde podr seleccionar la fecha en que terminar la actividad.
6. Combo-Box Hora de Comienzo- En este Combo-Box, el usuario podr seleccionar la
hora en que terminar la actividad (estarn disponibles en intervalos de 30 minutos).
7. Campo de Entrada Precio (miembros) En este campo de entrada, el usuario entrar el
precio de la actividad para aquellos estudiantes que sean miembros de la organizacin. Lo
entrarn sin el signo de dlar, y en el caso de que sea gratuita para los miembros, entrar
0.00.
8. Campo de Entrada Precio (no miembros) - En este campo de entrada, el usuario entrar
el precio de la actividad para aquellos estudiantes que no sean miembros de la organizacin.
Lo entrarn sin el signo de dlar, y en el caso de que sea gratuita para los que no son
miembros, entrar 0.00.
9. ListBox Clasificacin- En este ListBox, el usuario podr seleccionar la clasificacin de
la actividad. Los valores disponibles sern Recaudacin de Fondos, Acadmicas,
Servicio Comunitario, Integracin Mundo del Trabajo, y Sociales.
55

10. Upload Box Imagen En este Upload Box, el usuario podr seleccionar una imagen
dentro de su equipo de computadora que se desplegar con los detalles de la actividad en
la pantalla Detalles de las Actividades (refirase a la pg.25). Estas no podrn exceder
un lmite de 2 megabytes y un lmite de 800 pixeles de ancho y 600 pixeles de alto.
11. Capo de Entrada Descripcin En este campo de entrada, entrar la descripcin de la
actividad que se desplegar con los detalles de la actividad en la pantalla Detalles de las
Actividades (refirase a la pg.25). Este campo tendr un lmite de 400 caracteres.
12. Botn Crear Actividad- Cuando el usuario presione este botn, se validarn los datos
que entro el usuario en los campos anteriores. Si estos pasan la validacin, entrarn a la
Base de Datos de las Actividades y por ende se crear la actividad en el sistema.

15. Organizacin Directorio de las Organizaciones:
56

En esta pantalla, el las Organizaciones podrn acceder al Directorio que presentar la informacin
de contacto de las distintas organizaciones dentro de la FAE y de sus respectivos Presidentes.
Adems, por esta misma pgina las Organizaciones podrn modificar los datos pertenecientes a su
organizacin (con excepcin del nombre de la organizacin) y aceptar los cambios.
1. Columna Organizacin - En esta columna, se desplegarn los nombres de las
organizaciones que tienen cuentas en el sistema.
57

2. Columna Oficina En esta columna, se desplegar el saln donde se ubica la oficina de
la asociacin. El campo perteneciente a la organizacin del usuario ser modificable.
3. Columna Ext. En esta columna, se desplegarn los nmeros de extensin de las
distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organizacin del usuario ser
modificable.
4. Columna Presidente- En esta columna, se desplegarn los nombres de los Presidentes de
las distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organizacin del usuario ser
modificable.
5. Columna Tel. Mvil del Pres. En esta columna, se desplegarn los nmeros de
telfonos mvil de los Presidentes de las distintas organizaciones.
6. Columna E-mail del Presidente- En Esta columna, se desplegarn los e-mails de los
Presidentes de las distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organizacin del
usuario ser modificable.
7. Columna E-mail de la Org.- En esta columna, de desplegarn los e-mails de las distintas
organizaciones. El campo perteneciente a la organizacin del usuario ser modificable.
8. Botn Aceptar Cambios- Este botn servir para que el usuario pueda aceptar los
cambios que realiz en los diferentes campos modificables relacionados con su
organizacin. Al aceptar los cambios, estos reemplazarn los datos anteriores en las base
de datos de las Organizaciones (refirase a la pg.61) y los datos en la pantalla se
actualizarn.
16. Organizacin Informe de Actividades Semestrales
58

Esta pantalla proveer para proveer un informe de todas las actividades que han sido
realizadas y canceladas en el semestre seleccionado (por defecto estar seleccionado el semestre
actual). Esta proveer todos los detalles que son requeridos para el Informe Semestral que deben
rendir todas las Organizaciones dentro de la FAE al Coordinador de Organizaciones de la FAE
todos los semestres. Adems, esta pgina proveer ciertos datos que pueden ser de uso para la
Organizacin, como el nmero de actividades que se han realizado, y el nmero de actividades
59

que se han cancelado. Tambin, la pgina proveer un botn para acceder una versin impresa del
informe semestral.
1. En esta rea, se desplegar el periodo que abarca este informe de actividades semestral.
Adems, presionando los botones en forma de flecha podr cambiar el periodo semestral
que abarca el informe y se actualizar la pgina con el los datos de aquel nuevo periodo
que seleccionaste.
2. Columna Status En esta columna, se desplegar el status de cada una de las actividades
en la lista. Se desplegar Realizada para aquellas actividades que ya finalizaron y no
fueron canceladas, se desplegar Cancelada para aquellas actividades que fueron
canceladas, y aparecer el campo en blanco si todava no han finalizado y no han sido
canceladas.
3. Columna Nombre de la Actividad En esta columna se desplegarn los nombres de las
actividades.
4. Columna Fecha/Hora En esta columna se desplegarn la fechas y horas en que
comenzaron dichas actividades.
5. Columna Lugar- En esta columna se desplegarn el lugar donde se celebraron las
actividades.
6. Columna Clasificacin En esta columna se desplegarn las clasificaciones de dichas
actividades.
7. Actividades Realizadas En esta rea se desplegar el total de actividades que han
finalizado y no fueron canceladas para el periodo seleccionado.
8. Actividades Canceladas En esta rea de desplegar el total de actividades que fueron
canceladas para el periodo seleccionado.
60

9. Actividades Futuras En esta rea se desplegar el total de actividades que han sido
creadas pero todava no han finalizado en el periodo seleccionado.
10. Actividades Totales En esta rea se desplegar el total de actividades que han sido
realizadas, canceladas, y futuras en el periodo seleccionado.
11. Botn Versin Impresa- Cuando el usuario presiona este botn, podr acceder una
versin imprimible del informe respecto al periodo seleccionado.

Lista de programas (procesos) del nuevo sistema
1. Login- valida el acceso del sistema basado en la autentificacin del username y password.
2. Directorio recibe el input y presenta en pantalla el directorio de los representantes
organizaciones estudiantiles (vase Anejo 3). Los datos presentados en el directorio varan
segn los privilegios del usuario.
3. ManejoDeMensajes Recibe y almacena el input de los mensajes de las organizaciones
estudiantiles y el Oficial de Orientacin. Tambin presenta una lista de los mensajes y
permite ver sus detalles las organizaciones estudiantiles y el Oficial de Orientacin.
4. DatosdeActividades permite a las organizaciones estudiantiles hacer input para la
creacin de una actividad o modificar los datos de otras actividades.
5. BuscarActividad recibe input hacer la bsqueda de las actividades. Son presentadas en
forma de lista y se permite ver sus detalles. Los privilegios del usuario limitan algunas de
sus funciones. Por ejemplo, permite dar aprobacin de las actividades al Oficial de
Orientacin.
6. Calendario permite al usuario seleccionar y ver el calendario semanal o mensual de las
actividades aprobadas y completadas.
61

7. InformeSemestral Genera informes semestrales de las actividades para las organizaciones
estudiantiles (vase Anejo 7).

Pseudocdigo de una parte del programa de InformeSemestral
El pseudocdigo a continuacin hace lo siguiente:
1. Declara una estructura que pueda almacenar los records de la Tabla de Actividades.
2. Hace una bsqueda de los records segn el campo Tipo de la Tabla de Actividades.
3. Devuelve un mensaje de error en el caso de que se detecte una inconsistencia en los datos
de una actividad.

'Estructura que representa los datos de las actividades.
Structure Actividades

'Aqui van las variables que recogern los datos de la tabla de actividades.
Campo1
Campo2
.
.
.

End Structure 'Termina la declaracin de la estrctura.

'Arreglo que contendr las actividades de la estructura "Actividades"
Public ActDeInformeSemestral() As Actividades

Function BuscarDatosParaInformeSemestral()

'Cuenta el nmero de records de cada actividad.
intContarRecords = Length(TablaDeActividades)

'Acumulador para contar cuantos records de la tabla se leyeron.
intAcumulador = 0

'Guardar todos los datos segn el "Tipo" de actividad.
While (intAcumulador > intContarRecords)

If (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo = "Recaudacion") Then

ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3
62

.
.
.

intAcumulador = intAcumulador + 1

ElseIf (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo = "Viaje") Then

.
.
.


ElseIf (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo != "Recaudacin" Or
ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo != "Viaje")

.
.
.


Else 'Mensaje de error
MessageBox.show("Hay un error en los datos de la siguiente actividad: "
& ActDeInformeSemestral(Acumulador).Ttulo)
End If

End While

End Function

Descripcin y diseo de las tablas de la base de datos
Descripcin de la tabla de Mensajes
63

El propsito de esta tabla es almacenar los datos relacionados a los mensajes enviados entre
las organizaciones estudiantiles y la Oficial de Orientacin. Los datos que se almacenan son los
siguientes:
1. Organizacin y Nmero del Mensaje - es un campo clave concatenado con lo siguiente:
a. Organizacin - siglas de cada organizacin estudiantil que emita o reciba un mensaje.
b. Nmero del mensaje: Facilita el proceso de bsqueda y ordenamiento de los mensajes.
2. Fecha y Hora - para informar cundo fue sometido el mensaje.
3. Mensaje - es el mensaje de texto que se enva.
4. Emisor - este dato determina quin fue el que envi el mensaje. (Falso = organizacin)
Metadato de la tabla de Mensajes:
Campo Tipo Largo Validacin
Organizacin-Nmero
del Mensaje
Texto 40
Asignacin Automtica
Fecha y Hora Texto 15 Asignacin Automtica
Mensaje Texto 350 Requerido
Emisor Booleana 40 Falso por defecto

Tabla de Mensajes:
Organizacin-Nmero Del
Mensaje
Fecha y Hora Mensaje Emisor
AEESCI 5 08132013 1300PM Recordatorio: maana
reunin.
Falso
AEESCI 6 08142013 810AM Estoy disponible
desde ahora hasta las
11:30 AM.
Cierto

Descripcin de la tabla de las Organizaciones
64

El propsito de esta tabla es almacenar es los datos bsicos de localizacin y comunicacin
con las organizaciones estudiantiles. Los datos que se almacenan son los siguientes:
1. Organizacin - es el campo clave compuesto por las siglas de cada organizacin estudiantil.
2. Oficinal - es el cdigo que identifica el edificio y piso de la localizacin fsica de la
organizacin dentro de la FAE.
3. Extensin - es el nmero de extensin para comunicarse directamente con la organizacin
a travs del nmero de telfono de la Recinto.
4. Username Nombres utilizados para identificar las cuentas registradas de los usuarios.
5. Password contraseas de cada organizacin registrada en el sistema.
Metadato de la tabla de las Organizaciones:
Organizacin Texto 10 Requerido
Oficina Texto 10 Requerido
Extensin Numrico 5 Requerido
Numrico
Largo = 4 Or Largo = 5
Login Texto 15 Asignacin Automtica
Password Texto 8 Asignacin Automtica

Tabla de las Organizaciones:
Organizacin Oficina Extensin

Username Password
AEESCI O-116 2859 FaeAEESCI A1b2c_31
AMA O-212 3961 FaeAMA B2c3d_41

Descripcin de la tabla de los Representantes de las Organizaciones
65

El propsito de esta tabla es almacenar los datos de los representantes de las organizaciones
para poder facilitar la preparacin de su directorio y la comunicacin de mensajes entre estos y el
Oficial de Orientacin (vase Anejo 3). Los datos que se almacenan son los siguientes:
1. Organizacin, Nmero de Estudiante - es un campo clave concatenado para relacionar cada
representante con su organizacin a travs de las siglas de la organizacin y el nmero de
estudiante.
2. Presidente es el nombre del representante de la organizacin.
3. Telfono Mvil nmero telefnico para comunicarse directamente con el presidente.
4. E-mail del Presidente correo electrnico para comunicarse directamente con el presidente.
5. E-mail de la Organizacin - correo electrnico general para comunicarse con la
organizacin.
6. Password contraseas para el Login de cada organizacin registrada.
Metadato de la tabla de los Representantes de las Organizaciones:
Organizacin-Nmero de
Estudiante
Texto 20 Asignacin Automtica
Lenght(nmero de Est.) = 9
IsNumeric(nmero de Est.) = True
Presidente Texto 50 Requerido
Telfono Mvil Numrico 10 Requerido, Largo = 10
E-mail del Presidente Texto 40 Requerido
E-mail de la Organizacin Texto 40 Requerido

Tabla de los Representantes de las Organizaciones:
Organizacin-
Nmero de
Estudiante

Presidente

Telfono Mvil

E-mail del Presidente
E-mail de la
Organizacin
AEESCI 801091100 Juan Rodrguez 787-777-7777 JuanR@gmail.com aeesciuprrp@gmail.com
66

AMA 801088001 Juana Daz 787-888-8888 JuanaD@gmail.com amaupr@gmail.com

Descripcin de la tabla de Actividades
El propsito de esta tabla es almacenar los datos de las actividades de las organizaciones
para luego facilitar el proceso de su aprobacin y comunicacin a travs del sistema nuevo. Los
datos que se almacenan son los siguientes:
1. Cdigo campo clave que es un nmero secuencial dado a cada actividad.
2. Fecha y Hora de Inicio- la fecha y hora de inicio de la actividad.
3. Organizacin siglas de la organizacin que lleva a cabo la actividad.
4. Fecha y Hora de Finalizacin Fecha y hora que determina cuando termina la actividad.
5. Lugar Localizacin de donde se va a llevar a cabo la actividad.
6. Precio Costo de entrada a la actividad.
7. Total es el total de dinero recaudado en una actividad.
8. Tipo es tipo de actividad (Ej. Conferencia, Recaudacin de fondos).
9. Propsito es el propsito de las actividades de Tipo recaudacin y viajes.
10. Descripcin se describe detalladamente en lo que consiste la actividad.
11. Imagen visuales que complementen la descripcin de la actividad.
12. Aprobado determina si la actividad ha sido aprobada por el Oficial de Orientacin.
13. Editado determina si los detalles de la actividad han sido cambiados luego de haber sido
sometidos al nuevo sistema.
14. Realizado determina si la actividad fue completada o cancelada.

67

Metadato de la tabla de Actividades:
Cdigo Numrico 3 Asignacin Automtica
Organizacin Texto 10 Asignacin Automtica
Ttulo Texto 40 Requerido
Fecha y Hora de Inicio Numrico 13 Asignacin Automtica
Fecha y Hora de
Finalizacin
Texto 20 Requerido
Lugar texto 20 Requerido
Precio G Numrico 7 Requerido si la actividad es de
Tipo: Recaudacin
Precio M Numrico 7 Requerido si la actividad es de
Tipo: Recaudacin
Tipo Texto 20 Requerido
Propsito Texto 50 Requerido si la actividad es de
Tipo: Viaje o Recaudacin
Descripcin Texto 1000 Requerido
Imagen jpg, png 2,000,000
Aprobado Booleana 1 Falso por defecto
Editado Booleana 1 Falso por defecto
Realizado Booleana 1 Falso por defecto

68

69

70

Diagrama de las Relaciones de las Entidades
71

Diagrama de contexto del nuevo sistema
Leyenda
Relacin Uno-a-Muchos
Relacin Uno-a-Uno
Organizacin - Organizacin-
Nmero del
Mensaje
Organizacin - Organizacin
Organizacin-Nmero del
Mensaje
Mensaje
Emisor
Fecha y
Hora
Ttulo
Cdigo
Organizacin
Fecha y
Hora de Inicio
Fecha y Hora de
Finalizacin
Lugar
Precio G
Tipo
Descripccin
Imagen
Aprobado
Realizado
Editado
Actividades
Mensajes
Mensajes
Representantes
de las Organizaciones
Organizacin-Nmero de
Estudiante
Telfono
Mvil
E-mail del
Presidente
E-mail de la
Organizacin
Presidente
Mensajes
Organizaciones
Extensin
Username
Oficina
Organizacin
Password
Organizacin - Organizacin-
Nmero de
Estudiante
Precio M
Propsito
72

Organizaciones
Estudiantiles
Sistema de manejo y
publucacin de actividades
de las organizaciones
estudiantiles de la Fae
Oficial de
Orientacin
Oficina de las
del Recinto
Solicitudes de
Reconocimiento
Aprobadas o rechazadas
Solicitudes de
Reconocimiento
a Evaluar
Datos de
actividades
Solicitudes y Documentos
Completados
S
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Datos
semestrales
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Estudiantes
Descripccin de
las actividades
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Anuncios de
las actividades
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Informes
Semestrales
Revisados
Datos de
bsqueda
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Leyenda
Proceso automatizado
Proceso manual
73

Diagrama cero del nuevo sistema

Organizaciones
Estudiantiles
Oficial de
Orientacin
Oficina de las
Organizaciones
Estudiantiles
del Recinto
Solicitudes de
Reconocimiento
Aprobadas o
rechazadas
a Evaluar
Directorio de las
Organizaciones
Estudiantiles
Estudiantes
Descripccin de
las actividades
Solicitudes
vacas
Anuncios de
las actividades
Calendario
de Eventos
Mensajes
13
Repartir
anuncios de
las actividades
Mensajes
Mensajes
Mensajes
Lista de Mensajes
7
Guardar
mensaje
8
Leer
mensaje
Datos de mensajes
enviados
Datos de mensajes
guardados
17
Enviar
informes
Semestrales
2
Enviar
Solicitudesd de
Reconocimiento
3
Enviar
solicitudes de
Reconocimiento
Aprobadas o
rechazadas
Solicitudes de
Reconocimiento
Aprobadas o
rechazadas
Solicitudes de
Reconocimiento
a Evaluar
1
Enviar
Solicitudes y
Documentos
Solicitudes
vacas
Completados
5
Guardar
datos de los
representantes
4
Guardar
datos de la
organizacin
Master
Representantes
6
Producir
directorio de las
organizaciones
Informacin de las
organizaciones
Informacin de los
representantes
Datos de las
organizaciones
Datos de las
organizaciones
Datos de los
representantes
Datos de los
representantes
Lista de Actividades
Informes
Semestrales
Revisados
Solicitudes de
Reconocimiento
a Evaluar
Informes
Semestrales
Revisados
16
Producir
Informes
Semestrales
Informes
Semestrales
14
Ver
datalles de la
actividad
Datos de
actividades
9
Crear
actividad
10
Modificar
actividad
Anuncios de
las actividades
15
Seleccionar
tipo de
calendario
Titulos de las
actividades
Actividad
nueva
Actividad
modificada
11
Ver
actividades
por evaluar
Datos de
las actividades
Datos de las
actividades
Informacin
de las actividades
Actividad
evaluada
12
Evaluar
actividad
Informacin
de las actividades
Datos de
bsqueda
Actividad
seleccionada a
evaluar
Datos de las
actividades
del semestre
Actividad
publicada
Datos de los Directorios
Leyenda
Proceso automatizado
Proceso manual
D1
D2
D3
D4
74

Diagrama de Estado de las Actividades en el nuevo sistema

datos de las
actividades
sometidos
Actividades en
Evaluacn
requerimientos
completados
Actividades
Aprobadas
datos de las
actividades
modificados
Actividades
Publicadas
actividades
aadidas al
calendario
datos de las
actividades
modificados
actividades
completadas
Actividades
Realizadas
actividades
aadidas al
informe semestral
75

V Anejos
Anejo 1: Gua de preguntas para las entrevistas principales
Entrevista del Oficial de Orientacin del Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles de la
FAE
1. Cul es su cargo/puesto y responsabilidades principales en relacin con las asociaciones
estudiantiles de la FAE?
Tiene el puesto Oficial de Orientacin a cargo de la administracin de las organizaciones
estudiantiles de la FAE. Su responsabilidad es ser la mediadora entre la Oficina de las
Organizaciones Estudiantiles del Decanato en el recinto y organizaciones estudiantiles de
la FAE. Tambin est a cargo de coordinar junto a las organizaciones estudiantiles toda
actividad a ser realizado anualmente y guardar documentacin de los mismos. El cuerpo
directivo de las organizaciones debe reunirse con la coordinadora para acordar metas, objetivos y
el plan de trabajo para el ao.
2. Cmo surge y se efecta la comunicacin entre las asociaciones y usted?
La comunicacin se efecta a travs de llamadas telefnicas, el correo electrnico o de
manera personal.
3. Qu aspectos se tratan entre usted y las organizaciones estudiantiles?
Toda organizacin estudiantil que desee ser reconocida en la FAE debe comunicarse
primero con la coordinadora para llenar la solicitud. Toda organizacin estudiantil activa debe
reunirse semestralmente con la coordinadora para la presentacin de los nuevos cuerpos
administrativos y hacer directorios con los datos personales de los mismos. Incluso estas
organizaciones deben recibir la aprobacin de la coordinadora para poder anunciar sus actividades,
reservar el espacio fsico para efectuar las mismas.
76

4. Qu mtodos utilizan las asociaciones para promocionar sus actividades?
Generalmente utilizan los tablones de anuncios de la facultad, pgina web de su
departamento u organizacin y el correo electrnico.
5. Se produce algn tipo de documento que sea resultado de alguna interaccin entre usted
y las asociaciones? Dnde se guardan estos?
Se producen documentos de solicitudes para el reconocimiento de una organizacin
estudiantil, solicitudes para el uso del Vestbulo de la FAE, solicitudes para la reservacin o
cambio de saln de la FAE, informes semestrales de las actividades echas por las organizaciones.
Formar un directorio de los representantes de las organizaciones. Estos datos se almacenan por 5
aos
6. Qu acciones se llevan a cabo cuando alguna organizacin le avisa de alguna actividad?
Toda actividad a efectuar debe ser previamente aprobada por la Coordinadora y el Decano
Auxiliar de la FAE. La actividad debe incluir una descripcin de la misma (incluyendo
una foto o imagen), la fecha y hora de comienzo, su duracin y los invitados especiales.
7. Qu tipo de sistema tiene en el presente? Tiene algn problema o necesidad en la manera
en que lleva a cabo alguna labor con las asociaciones estudiantiles?
El sistema actual uno manual que dificulta la comunicacin entre las organizaciones, la
organizacin de los mensajes y documento recibidos por correo electrnico o manualmente.
Tambin es difcil estar pendiente que todas las organizaciones estn al da en la entrega
de estos documentos.

77

8. Qu tipo de equipo tecnolgico utiliza para este propsito? Puede usarlo libremente o
tiene usos restringidos?
Tiene una disponible un desktop y una impresora multiuso simple. El sistema Power
Campus de la universidad tiene restricciones para hacer cualquier tipo de modificacin en
la computadora. Solamente los tcnicos del DTAA tienen el permiso para hacer cambios.
9. Qu funciones le gustara ver en un nuevo sistema diseado para mejorar los procesos
actuales?
a. Tener un calendario que permita ver todas las actividades que se van hacer por
semana y mes durante el semestre. Luego se utilizan esto datos para determinar el
nmero de actividades y las horas benficas de cada organizacin.
b. Presentar una lista de las actividades con sus detalles para poder facilitar su
evaluacin. Tener una lista incluso de las actividades ya aprobados por si surge la
necesidad de hacer modificaciones a los mismos.
c. Un directorio de los representantes de las organizaciones estudiantiles que facilite
la comunicacin entre ambos.
d. Un rea para organizar y guardar documentos utilizados y generados por las
interacciones de las organizaciones y la coordinadora como: informes y
descripciones de las actividades, las solicitudes, los reglamentos e informes
semestrales.

78

Entrevista de las Organizaciones Estudiantiles
1. Quines estn a cargo de coordinar las actividades?
Generalmente son los estudiantes con los siguientes cargos:
a. Presidente y Vicepresidente: estos crean las actividades.
b. Relacionistas Pblicos: se encargan de anunciar las actividades a travs de correos
electrnicos, llamadas telefnicas y redes sociales como Facebook.
c. Director de Promociones: estos anuncian las actividades a travs de la entrega de
flyers y papeles a la comunidad o el uso de los tablones de anuncios.
d. Coordinadores de actividades: se encarga de conseguir el espacio necesario para
hacer las actividades (salones o anfiteatros) y si es necesario coordinar con los
profesores que vallan a participar en las mismas.
2. Cules el proceso que deben seguir para avisar al decanato que van hacer alguna
actividad?
Las actividades se deben anunciar 2 semanas antes como mnimo para as poder
pedir y llenar las solicitudes necesarias. Las solicitudes para ser aprobadas deben ser
firmadas por la Decana auxiliar de la Facultad. Luego se guarda copia de las solicitudes.
En el caso de la reservacin de salones grandes y anfiteatros esto se debe pedir el
Decanato de la Facultad, no en el Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles.

3. Qu mtodos utilizan para promocionar sus actividades?
Se utilizan las redes sociales, correos electrnicos, mensajes de texto, flyers,
profesores que promocionen las actividades en sus clases y mensajes verbales.
79

4. Cmo son generalmente sus actividades, exclusivas para los miembros o abiertas para la
comunidad?
La gran mayora de las actividades hechas son dirigidas al pblico general y unas
pocas son exclusivas para los miembros.
5. Han tenido alguna dificultad en el proceso de comunicar sus actividades al decanato o la
comunidad estudiantil?
Lista te problemas:
a. Lentitud del proceso para la aprobacin de las actividades, esto incluye el proceso
de la llena de solicitudes. A esto se le atribuye la indisponibilidad del personal
necesario para tener acceso a las facilidades reservadas.
b. Dificultad en el proceso de verificar que las actividades no causen conflictos
porque son similares y/o son hechas en la misma fecha y hora.
c. La localizacin de algunos tableros de anuncios y la dificultad de reservar los
mismos afecto el proceso de anunciar las actividades.
d. Dificultad en la comunicacin entre algunas otras organizaciones estudiantiles en
el proceso de coordinar actividades.
6. Se le debe otorgar una cuenta de acceso para cada organizacin donde uno o ms
miembros puedan acceder el sistema como la organizacin, o se deben repartir distintas
cuentas a diferentes miembros dentro de la organizacin?
Una sola cuenta para cada organizacin.

80

Anejo 2: Solicitud de Reconocimiento

81

82

83

84

85

86

87

88

89

Anejo 3: Directorio de los Representantes de las Organizaciones Estudiantiles

90

Anejo 4: Solicitud para uso del Vestbulo

91

92

Anejo 5: Solicitud de Reservacin o cambio de Saln

93

Anejo 6: Solicitud para el uso de Tablones de Anuncios en la FAE

94

Anejo 7: Informe Semestral de Actividades Realizadas por las Organizaciones
Estudiantiles Reconocidas

95

96

97

Universidad de Puerto Rico
Recinto de Rio Piedras
Facultad de Administracin de Empresas
Instituto de Estadstica y Sistemas Computadorizados de Informacin

Sistema de Manejo y Publicacin de las Actividades
de las Organizaciones Estudiantiles dentro de la FAE

Guillermo Fuentes Valle
Edwin Franco Alicea
SICI-4025
Prof. Mara del Rosario Rodrguez Orellana
9 de Mayo de 2013

98

Tabla de Contenido
I Introduccin 1
Descripcin de la organizacin 2
Interaccin del grupo 3
II Estudio Preliminar 4
Viabilidad Tecnolgica 4
Viabilidad Econmica 8
Viabilidad Operacional 10
III Anlisis del Sistema Presente 12
Descripcin del sistema presente 12
Anlisis del flujo de datos del sistema presente 13
Lista de Problemas 15
Lista de Requerimientos 15
Diagrama de Contexto del sistema presente 17
Diagrama Nivel Cero del sistema presente 18

99

IV Diseo del nuevo sistema 19
Introduccin al nuevo 19
Diagrama del flujo de las pantallas del nuevo sistema 20
Descripcin de las pantallas 21
Lista de programas (procesos) del nuevo sistema 57
Pseudocdigo de una parte del programa de InformeSemestral 58
Descripcin y diseo de las tablas de la base de datos 60
Diagrama de las Relaciones de las Entidades 66
Diagrama de contexto del nuevo sistema 67
Diagrama cero del nuevo sistema 68
Diagrama de Estado de las Actividades en el nuevo sistema 69

100

V Anejos 70
Anejo 1: Gua de preguntas para las entrevistas principales 70
Anejo 2: Solicitud de Reconocimiento 75
Anejo 3: Directorio de los Representantes de las Organizaciones Estudiantiles 84
Anejo 4: Solicitud para uso del Vestbulo 85
Anejo 5: Solicitud de Reservacin o cambio de Saln 87
Anejo 6: Solicitud para el uso de Tablones de Anuncios en la FAE 88
Anejo 7: Informe Semestral de Actividades Realizadas por las Organizaciones 89
Estudiantiles Reconocidas

Sistema de Manejo y Publicación de Las Actividades de Las Organizaciones Estudiantiles Dentro de La FAE

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