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CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL
APROVECHAMIENTO DEL TALENTO HUMANO COMO FACTOR
CRTICO DE XITO EN LA CALIDAD Y ATENCION AL CLIENTE DE
LAS ALCALDIAS MUNICIPALES DEL DEPARTAMENTO DE LA PAZ

A. GENERALIDADES

En este Captulo se presenta la propuesta de un Modelo Administrativo para el
aprovechamiento del Talento Humano como factor crtico de xito en la calidad y
atencin al cliente, a fin de que se convierta en una herramienta administrativa que
pueda ser utilizada para mejorar el desempeo laboral de los empleados
administrativos, de las Alcaldas Municipales del Departamento de La Paz.

Es notable la necesidad existente en las referidas Alcaldas Municipales, de contar
con personal calificado para poder ofrecer un mejor servicio que satisfaga las
necesidades de los usuarios.

La implementacin de la propuesta contribuir a poder identificar las habilidades
particulares de cada uno de los empleados, permitiendo potenciarlas para el
cumplimento de los objetivos de la institucin.

La puesta en prctica de este Modelo servir como herramienta bsica para los
encargados del rea de recursos humanos; a travs de l se podr identificar las
necesidades de capacitacin, sistemas de evaluacin, herramientas para desarrollar
el talento humano.

130
Para poder brindar una mejor atencin al usuario es necesario contar con el personal
idneo para cada puesto y que se identifique con los objetivos de la institucin. Este
proceso servir para cumplir con esos objetivos institucionales.

B. OBJETIVOS DEL CAPITULO

1. Objetivo General
Presentar una propuesta de Modelo Administrativo orientada a aprovechar el talento
humano de los empleados administrativos de las Alcaldas Municipales del
Departamento de La Paz.


2. Objetivos Especficos
a) Presentar una herramienta que le permita a los encargados de Recursos
Humanos de las Alcaldas Municipales del Departamento de La Paz administrar
efectivamente el Talento del Recurso Humano.

b) Establecer la necesidad por parte de las autoridades municipales de aplicar la
presente propuesta como un apoyo a la gestin que realiza en sus instituciones.

C. IMPORTANCIA Y BENEFICIO DE LA PROPUESTA

De acuerdo con las conclusiones establecidas en la investigacin se evidencia la
necesidad de contar con programas de desarrollo orientados a aprovechar el talento
de los empleados administrativos de las Alcaldas Municipales del Departamento de
La Paz, siendo esta la principal importancia que motiva a la preparacin de la
propuesta siguiente buscando dar solucin a la problemtica de desarrollo de talento
con especial nfasis en la calidad y atencin a los clientes.
Los beneficios que se esperan alcanzar con la aplicacin de la propuesta se
presentan a continuacin:
131
1. Para las Alcaldas
La aplicacin de un Modelo Administrativo es de suma importancia, porque en una
organizacin de carcter pblico se debe tener en cuenta que es necesario
aprovechar el talento humano para poder cumplir con las metas planteadas y la
satisfaccin de clientes con respecto a los servicios que se les ofrece, siendo
importante el mantener una actitud de desarrollo del recursos humano.

Por lo tanto, el presente estudio se considera una herramienta clave para que las
Alcaldas Municipales del Departamento de La Paz mejoren su forma de
administracin del recurso humano, implementando mejoras a los procesos de cada
unidad, cumpliendo con los procedimientos y actividades en los tiempos
establecidos. Todos los procesos que internamente se realicen debern ir enfocados
a cumplir con la finalidad principal de estas instituciones que es servir a sus
comunidades.

2. Para los empleados

Es importante para los empleados, porque un modelo administrativo ayudar a
potenciar todas las habilidades y destrezas que poseen, promoviendo un espritu de
servicio, propicio para el descubrimiento de nuevas habilidades aplicables en los
puestos de trabajo, facilitando la rotacin y oportunidades del personal para puestos
de mayor jerarqua dentro de la organizacin, con mayor responsabilidad y un nivel
de motivacin aceptable que permita el desempeo eficiente y eficaz de las
funciones de trabajo, con el correspondiente aprovechamiento de la experiencia
propia de la institucin.

3. Para la poblacin de los Municipios

Con la aplicacin de la propuesta de Modelo Administrativo dirigida a aprovechar el
Talento Humano del personal, se facilitar el acceso y la atencin de los usuarios
que ofrecen las municipalidades, con un mayor nivel de calidad, efectividad y
132
puntualidad, reduciendo los tiempos de respuestas para el usuario y de la dedicacin
de este a otras actividades de inters personal.
Se podrn evitar las aglomeraciones de usuarios en perodos crticos de demanda,
mejorando as el ambiente y las condiciones de atencin y por consiguiente la
efectividad en el trabajo que realiza el personal.

Las Alcaldas contarn con personal ms capacitado, orientado al servicio al cliente y
la buena organizacin de estas instituciones conlleva al aprovechamiento de todos
los recursos particularmente el recurso humano; esto a su vez se transforma en
desarrollo municipal beneficiando a la poblacin en general.

Si se aprovecha al mximo todos los recursos con que cuentan las Alcaldas
incluyendo el recurso humano, estn garantizados todos los dems recursos ya que
existe un compromiso con el trabajo.

D. ALCANCE DE LA PROPUESTA

La propuesta del Modelo Administrativo est dirigida a las 22 Alcaldas Municipales
del Departamento de La Paz, buscando que sea una herramienta de fcil aplicacin
por parte de los encargados de las reas de Recursos Humanos para identificar,
aplicar y potencializar las habilidades, destrezas y capacidades de cada empleado
administrativo que labora en las instituciones, a fin de mejorar la gestin
administrativa que se realiza y el servicio que se brinda al usuario.
Como resultado del proceso de implementacin y adopcin de la propuesta, se
espera facilitar el desarrollo de las actividades del personal, contribuyendo de esta
manera a la facilitacin y cumplimiento de los objetivos que la institucin se plantea,
como una estrategia para mejorar la atencin al contribuyente.
La propuesta plantea mejoras significativas en la forma de gestin de trabajo en
diferentes campos de la administracin municipales tales como:

133
1. Mejora la gestin administrativa.
2. El desempeo de las funciones de los empleados administrativos.
3. La calidad del servicio al cliente.
4. La mxima optimizacin del Recurso Humano.
5. La creatividad y nuevas ideas, producto del desarrollo del talento de los
empleados.
6. Eficiencia en la Gestin Municipal.


E. CONTENIDO DE LA PROPUESTA DE UN MODELO
ADMINISTRATIVO PARA EL APROVECHAMIENTO DEL TALENTO
HUMANO COMO FACTOR CRTICO DE XITO EN LA CALIDAD Y
ATENCION AL CLIENTE DE LAS ALCALDAS MUNICIPALES DEL
DEPARTAMENTO DE LA PAZ

Para el desarrollo del contenido de la propuesta, se plantea un esquema que
muestra cada una de las etapas en las que se ha dividido la propuesta del Modelo
Administrativo para el aprovechamiento del Talento Humano como factor crtico de
xito en la calidad y atencin al cliente de las Alcaldas Municipales del
Departamento de La Paz. Este Modelo Administrativo contiene los elementos
necesarios para aprovechar el talento humano, de evaluacin, capacitacin y
desarrollo del personal, herramientas o mecanismos que ayuden a fortalecer la
gestin administrativa de las Alcaldas.

1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

1.1 Objetivo General
Facilitar el Aprovechamiento del Talento Humano de los empleados
administrativos a fin de garantizar un mejor servicio a los usuarios de las
Alcaldas Municipales de Departamento de La Paz.
134
1.2 Objetivos Especficos
Dotar de mecanismos que permitan desarrollar las habilidades personales de
los empleados administrativos de las Alcaldas Municipales del Departamento
de La Paz.

Facilitar mecanismos de evaluacin del desempeo para los empleados
administrativos, a fin de lograr mayor eficiencia.

Optimizar al mximo las capacidades del personal administrativo que
contribuya a brindar un mejor servicio a los usuarios.

Enfatizar la necesidad de contar con programas de capacitacin que permitan
a los empleados desarrollar su talento y volverse ms eficientes en el
desempeo de sus funciones.

Promover programas de incentivos que reconozcan el potencial del empleado
a fin de aprovechar al mximo sus habilidades.

A continuacin se presenta el esquema de la propuesta:














135
2. ESQUEMA DEL MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL APROVECHAMIENTO DEL TALENTO HUMANO COMO FACTOR
CRTICO DE XITO EN LA CALIDAD Y ATENCIN AL CLIENTE DE LAS ALCALDAS MUNICIPALES DEL DEPARTAMENTO DE
L A PAZ.























R E T R O A L I M E N T A C I O N

ETAPA I
DIAGNSTICO
DE LA
SITUACIN
ACTUAL
APLICACIN Y
RESULTADO DE
LA TECNICA
FODA

ETAPA II
Anlisis
ocupacional
PLANIFICACION
Y
ORGANIZACIN

ETAPA III
Identificacin de
los principales
problemas
PLANIFICACIN
ETAPA IV
IMPLEMENTACIN
DE LA
PROPUESTA
* PERSONAL
IDONEO
*CONOCIMIENTO
PLENO DEL
PUESTO
* ESPECIALIZACIN
* MOTIVACIN
* DESEMPEO CON
CALIDAD
*EFICIENCIA Y
EFICACIA
Evaluacin de
Recursos
Actuales y
necesidades
futuras
Fijacin de
Objetivos
Formulacin
de Planes de
Apoyo
ORGANIZACIN
Reclutamiento
de personal
Seleccin de
personal
DIRECCIN
Y
CONTROL
DIRECCIN
MOTIVACIN
BIENESTAR
LABORAL
CONTROL
MANEJ O DE
RECLAMOS
EFECTIVIDAD
DEL
DESEMPEO
ACCIONES
RESPONSABLES
SEGUIMIENTO

RESULTADOS
Entrenamiento
de personal
GESTIN
PARTICIPATIVA
136
F. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

1. ETAPA I: Diagnstico de la situacin actual

1.1 Anlisis FODA

El anlisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee insumos
necesarios para un proceso de planeacin estratgica y que ayuda en la
gestin administrativa de las empresas.

En el anlisis que se obtuvo de acuerdo a la investigacin realizada en las
Alcaldas Municipales del Departamento de La Paz, se pudo percibir cuales
son sus fortalezas y oportunidades, as como tambin sus debilidades y
amenazas que ponen en riesgo el desarrollo del Talento Humano con el que
cuentan.

Que por principio administrativo es fundamental para el desarrollo de
estrategias que en materia de Recurso Humano se implementen en
cumplimiento a la normativa legal vigente.

El siguiente anlisis que se presentan es el resultado de la evaluacin que de
manera general realiz el equipo investigador, durante el proceso de visitas e
investigacin de campo realizadas en las 17 municipalidades visitadas.










137


















































ANLISIS FODA
FORTALEZAS

Disposicin para utilizacin de
nuevos mtodos
Aprovechamiento del apoyo de
otras organizaciones
Experiencia de los empleados
Infraestructura necesaria
Apertura a nuevas tecnologa
Nivel educativo de los
empleados administrativos
Compromiso de los
Encargados de Recursos
Humanos
Integracin y trabajo en equipo

OPORTUNIDADES

Eleccin del mismo Alcalde en
periodos futuros
Apoyo de Universidades,
empresarios y ONGS para
participacin en programas de
capacitacin
Aceptacin del usuario al
servicio que se le brinda.
Eleccin y continuidad de los
funcionarios que dirigen la
municipalidad
Conocimiento de la comunidad
y sus necesidades
Apoyo Gubernamental a travs
del fondo GOES para financiar
proyectos y actividades
administrativas
DEBILIDADES

Falta de motivacin e
incentivos a los empleados
No existe persona o un
Departamento de Recursos
Humanos
Carencia de programas de
capacitacin propios por las
Alcaldas Municipales
Falta de programas para
evaluar el desempeo
Carencia de procedimientos
Administrativos

AMENAZAS

Cambios de los funcionarios
que dirigen la Municipalidad
Fenmenos Naturales
Problemas Sindicales
La Coyuntura Poltica y
Econmica
138

Una vez que se han logrado identificar las variables internas y externas se
elabora el diagnostico, este debe expresar la situacin actual en que se
encuentran las Alcaldas Municipales del Departamento de La Paz tomando
como base las variables identificadas en el anlisis FODA.
A continuacin se presentan dos matrices de estrategias para las Alcaldas
Municipales del Departamento de La Paz y que son el resultado de un
diagnostico FODA en trminos generales:























139
1.2 DIAGNOSTICO

ESTRATEGIAS A DESARROLLAR INTERNAMENTE POR LAS ALCALDIAS MUNICIPALES DEL DEPARTAMENTO DE LA PAZ

DEBILIDADES

PRIORIDAD

PROBLEMA

SITUACION ACTUAL

ESTRATEGIAS DE SOLUCION


Falta de motivacin


Alta

Falta de un
programa de
incentivos que
motiven al
personal

Es notable desde la
perspectiva del empleado la
necesidad de contar con
programas de incentivos para
mejorar el desempeo laboral

Proponer formas prcticas y sencillas para
lograr la motivacin.


Falta de un
departamento de
recursos humanos


Alta
Inexistencia de
una unidad que
realice las
funciones de
recursos humanos,
esta funcin es
delegada al
secretario
municipal
La falta de un encargado de
recursos humanos repercute
en la ausencia de programas
de incentivo y actualizacin de
herramientas administrativa
Crear un departamento de recursos
humanos o designar una persona
encargada de estas funciones
140


Carencia de
programas de
capacitacin


Alta

La ausencia de
capacitacin
reduce los niveles
de especializacin
en los empleados
administrativos

Las capacitaciones recibidas
son impartidos por instituciones
externas a la municipalidad
pero se cuenta con programas
internos de capacitacin

Impulsar programas de capacitacin
promovidos por las Alcalda considerando
su inversin en el presupuesto municipal.


Falta de programas
de evaluacin de
desempeo


Alta

No se mide el
rendimiento de los
empleados
mediante la
aplicacin de
mtodos efectivos
de evaluacin

La evaluacin se realiza de
forma emprica sin darle
seguimiento a un mtodo
programado

Crear un sistema de evaluacin del
desempeo que permita evaluar todo el
perfil del empleado.






141

ESTRATEGIAS EXTERNAS


AMENAZAS

PRIORIDAD

PROBLEMA

SITUACION ACTUAL

ESTRATEGIA DE SOLUCION


Cambio de
funcionarios


Alta

El cambio de
funcionarios afecta al
seguimiento de los
procesos de gestin
administrativa de la
municipalidad

Las autoridades municipales
presentan disposicin para
adoptar nuevos mtodos para
mejorar el desempeo de los
empleados administrativo

Manejar archivos de la gestin del
recurso humano y al trmino de un
periodo municipal actualizarlos para
que puedan ser retomados por las
nuevas autoridades municipales.


Fenmenos
naturales


Alta

Las municipalidades
del Departamento de
La Paz se han visto
afectadas por
fenmenos como
huracanes,
terremotos lo cual a
orientado sus
prioridades a

Los recursos de la mayora de
las municipalidades son
escasos y las necesidades
muy amplias, esto provoca
incapacidad para mejorar los
procesos administrativos.

La creacin de fondos de
contingencias y mejorar la
recaudacin de impuestos por los
servicios municipales.
142
programas de
reconstruccin


Problemas
sindicales


Alta

Puede ocasionar
problemas internos
en la gestin del
recurso humano.

No enfrentan en este
momento problemas
sindicales lo cual es algo
positivos para implementar
procedimientos
administrativos que
beneficien el desarrollo del
personal.

Motivar al empleado con diferentes
incentivos para evitar la asociatividad
sindical.



143
2. ETAPA II: Planificacin y Organizacin

2.1 Planificacin

Para realizar la planificacin en relacin con el recurso humano y conocer la
motivacin del mismo se debe tener claro cuales son los principales problemas,
sus causas, los objetivos que se buscan con el recurso humano y aquellos
planes de apoyo que ayudaran en la administracin de dicho recurso. La
siguiente figura ilustra la relacin de estos elementos:

Figura 2. Proceso para planificar la administracin de recursos humanos




2.1.1 Identificacin de principales problemas

Para la administracin eficiente del recurso humano se necesita conocer cuales
son los principales problemas que enfrenta el personal, partiendo de estos
problemas se puede orientar con mayor efectividad la gestin del talento
humano con el que cuenta la Municipalidad.

CAUSAS

PRINCIPALES
PROBLEMAS



OBJETIVOS

POLITICAS, NORMAS,
PROCEDIMIENTOS,
ACCIONES (PLANES
DE APOYO)
144
En este paso el rea de Recursos humanos o persona encargada de estas
funciones deber hacer un anlisis de las causas principales que generan
problemas para el desempeo eficiente de las funciones de cada empleado.

a) Realizar un informe personal de actividades por empleado.
Esto le ayudar a identificar si el empleado tiene claro cuales son los objetivos
de su puesto de trabajo y si es capaz de definir con exactitud y precisin las
actividades que le competen. El Informe Personal de Actividades se compara
con los perfiles de puesto. (Ver anexo No. 3)

b) Enunciar el problema de manera general.

CUADRO No. 4
ENUNCIAR EL PROBLEMA









a) Identificacin de indicadores que confirman la existencia del
problema.
El empleado busca los indicadores ms significativos (hechos reales,
experiencias personales, entre otras) que garanticen que el problema es real.
Las dificultades enunciadas en el IPA pueden ayudar en esta bsqueda pero
sin duda existirn ms datos. Confrontndolos con los objetivos de la
Institucin ms afectados y sombreando en qu grado afecta a esos objetivos.
Vase el siguiente cuadro de indicadores.





________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
145
CUADRO No. 5


















Fuente: Grupo de Tesis



b) Definir el problema, ahora considerando los indicadores y los objetivos
afectados

CUADRO No. 6
DEFINICIN DEL PROBLEMA










c) Habiendo definido claramente el problema se procede a buscar su posible
solucin o bloqueo.
La municipalidad puede adoptar un mtodo ms conocido para la identificacin
de problemas como el de causa-efecto propuesto por Karou Ishikawa. Segn
sea su necesidad.




INDICADORES

GRADO

OBJETIVOS

ESPERADOS
POCO MUCHO DEMASIADO



________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
146
2.1.2 Fijacin de objetivos

Para optimizar al mximo las capacidades de los empleados administrativos el
rea de recursos humanos o persona encargada de estas funciones deber
establecer sus objetivos considerando lo que quiere hacer con el recurso
humano, hacia donde quiere orientarlo. Para eso deber tener en cuenta el
siguiente proceso:


Figura 3. Origen de los objetivos de Recursos Humanos




2.1.3 Programa de personal y Estudio de planta

El rea de Recursos Humanos o persona encargada de estas funciones
realizar un programa para incluir personal nuevo a la municipalidad y un
inventario de personal a travs de una ficha llenada por el empleado, a fin de
conocer con que personal cuentan y las habilidades particulares de cada
empleado. El programa de personal ser una herramienta para agilizar la
vinculacin de nuevos elementos humanos a la institucin.






Situacin
actual de
la
institucin



MISION


Objetivos

Institucionales


Objetivo
general
de
Recursos
Humanos.
147
CUADRO No. 7
FICHA PARA INVENTARIO DE PERSONAL



























Fuente: Grupo de tesis


INVENTARIO DE RECURSO HUMANO

Alcalda Municipal de: ____________________ Fecha: _________________

rea Funcional: _________________________

1. Nombre Empleado:____________________________________________


2. Nivel Educativo:_______________________________________________


3. Capacitacin:__________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________


4. Empleos Anteriores: ____________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________


5. Idioma que domina: ____________________________________________
____________________________________________________________


6. Capacidades especiales y destrezas especializadas:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________






________________ _________________________
Firma empleado Firma jefe de recursos humanos
148
CUADRO No. 8

PROCEDIMIENTO DE UN PROGRAMA DE PERSONAL.



ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PLAZO


1
Enviar al
departamento de
personal la
requisicin de
contratacin
J efe de rea o
responsable de
unidad funcional
El da que se
oferta la vacante


2
Convocar a
concurso interno
a travs de la
cartelera
municipal
Encargado de
personal o
auxiliar de
personal
Al da siguiente
de recibir el
departamento de
personal la
requisicin de
personal.


3
Recibir las
inscripciones de
los aspirantes al
cargo
Encargado de
personal o
auxiliar de
personal
Una semana
despus de la
convocatoria


4
Elaborar un
listado de los
aspirantes que
renan los
requisitos del
puesto.
Encargado de
personal o
auxiliar de
personal
Dos das despus
de cerrarse la
inscripcin.
Fuente: Grupo de tesis


2.1.4 Formulacin de planes de apoyo

Las metas del departamento de Recursos Humanos van encaminadas a
mejorar el rendimiento de los empleados a travs del aprovechamiento del
Talento Humano por lo tanto los procesos de reclutamiento, seleccin,
capacitacin, evaluacin y desarrollo se deben realizar con efectividad para
alcanzar los objetivos en cuanto a la gestin del recurso humano.
El manual de estrategias para el aprovechamiento del Talento Humano ser
una herramienta de mucha utilidad para lograr la efectividad antes mencionada
(Ver anexo No. 4)



149
2.2 Organizacin

2.2.1 Anlisis ocupacional
La etapa de organizacin como funcin administrativa tiene el propsito de
crear una estructura de cargos interrelacionados para que los empleados
administrativos trabajen eficientemente en la bsqueda de los objetivos de la
institucin.
La prctica del anlisis ocupacional se facilita si se visualiza esta funcin como
un proceso, es decir, un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas
para producir un resultado. Este proceso ser til para mejorar el manual de
cargos o crearlo en aquellas municipalidades que no cuentan con esta
herramienta.


Figura 4. Proceso de anlisis ocupacional


Para la recoleccin de la informacin que permite realizar un efectivo anlisis
ocupacional se presenta la siguiente figura:



Recoleccin
de
informacin
Anlisis del
cargo
Descripcin
del cargo
Manual de
cargo
150
Figura 5. Recoleccin de informacin para anlisis ocupacional


CUESTIONARIO
ENTREVISTA
OBSERVACION


CUESTIONARIO
ENTREVISTA



Teniendo definido el anlisis ocupacional el departamento de recursos
humanos o encargado de estas funciones seguir el siguiente programa de
trabajo

CUADRO No. 9
PROGRAMA PARA EL ANALISIS OCUPACIONAL

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PLAZO
Explicacin a todo el
personal del propsito
del trabajo

Disear el cuestionario
para recoger
informacin

Aplicacin del
cuestionario a los
titulares de los cargos

Encargado de personal



Encargado de personal



Encargado de personal



Una semana



Una semana



Dos semanas




TRABAJADOR

ENCARGADO O JEFE
INMEDIATO
151
Revisin de los
cuestionarios

Anlisis de la
informacin obtenida


Actualizacin de las
descripciones de cargos

J efes o encargados de
rea funcional

J efes o encargados de
rea y encargados de
personal

Encargados de personal

Dos semanas


Tres semanas



Dos semanas
Fuente: Grupo de tesis

2.2.2 Reclutamiento de personal
Habiendo definido las descripciones de cargos y especificaciones de puestos
se procede entonces a buscar en el mercado laboral las personas que renan
las caractersticas requeridas, esto ayudar a contar con personal idneo para
el desempeo de las funciones administrativas. La siguiente figura muestra un
procedimiento ordenado para realizar un efectivo proceso de reclutamiento de
personal.

Figura 6. Procedimiento de reclutamiento











El procedimiento de reclutamiento se detalla ampliamente en el manual de
estrategias para el aprovechamiento del talento humano (Ver anexo No 4)
VERIFICACION
DE
REFERENCIAS

CANDIDATOS

FUENTES DE
RECLUTAMIENTO

APLICACIN DE
SOLICITUD DE
EMPLEO

ANALISIS
DE CARGO

REQUISITOS
DEL CARGO
152
2.2.3 Seleccin de personal
La seleccin es el conjunto de actividades articuladas en forma lgica para
decidir cual de las personas disponibles se debe contratar. La siguiente figura
muestra el proceso de seleccin propuesto para las municipalidades de
Departamento de La Paz

Figura 7. Proceso de seleccin


Este modelo funciona a partir del anlisis ocupacional, el cual a su vez parte
del establecimiento de los objetivos del cargo o sea de los resultados que se
esperan de la persona seleccionada. El proceso de seleccin se detalla
ampliamente en el manual de estrategias para el aprovechamiento del talento
humano. (Ver anexo No. 4)

Los instrumentos de seleccin que se propone utilizar en las Alcaldas son el
inventario de recursos humanos, o si se recurre al mercado externo la hoja de
vida, las pruebas y la entrevista.

La entrevista se evaluar segn el siguiente formato:












ANALISIS Y
DESCRIPCION
DE PUESTOS



REQUISITOS
DEL CARGO
DE LA
INSTITUCION



APLICACIN
DE TECNICAS
DE
SELECCIN



SELECCIN
DEL
TRABAJ ADOR
153
EVALUACIN DE LA ENTREVISTA

Nombre del candidato: _____________________________________________
Cargo a aplicar: __________________________________________________

Aspectos evaluados 1 2 3 4 5
Facilidad de expresin ____________________________
Confianza en si mismo ____________________________
Claridad de objetivos ____________________________
(Otros) ____________________________

Observaciones
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Es recomendable para el cargo Si _____ No _____

Nombre del entrevistador (es) Firma
________________________ _____________________
________________________ _____________________



Fecha: ________________________



2.2.4 Entrenamiento de personal

El xito de la funcin de entrenamiento depende en gran medida del
seguimiento de las etapas que se proponen en la siguiente figura

Figura 8. Proceso de entrenamiento










RETROALIMENTACIN




DETERMINACION
DE NECESIDADES


PLANEACION


EJ ECUCION


EVALUACION
DE RESULTADOS
154
Para la deteccin de necesidades (ver anexo No. 5)

Para ejecutar el programa de entrenamiento y capacitacin (ver anexo No.6)


3. ETAPA III: DIRECCIN Y CONTROL

3.1 Direccin
Para facilitar el proceso de implementacin de la propuesta y como parte de las
etapas del proceso administrativo se incluye la direccin considerando dentro
de esta etapa, aspectos fundamentales tales como:

3.1.1 La motivacin
La base de la motivacin humana es la necesidad percibida, la cual genera en
el individuo una tensin o desequilibrio que lo conduce a realizar una serie de
actividades tendientes a reducir o eliminar dicha tensin
Para motivar a los empleados administrativos el departamento de recursos
humanos o persona encargada de estas funciones tendr presente el siguiente
proceso.

Figura 9: Proceso Motivacional

El encargado de Recursos Humanos debe orientar un proceso para la
motivacin de los empleados administrativos partiendo de las necesidades de
stos, es por eso importante la aplicacin del formato para deteccin de
necesidades. Las acciones a seguir para lograr motivacin son las que se
proponen a continuacin:

NECESIDAD
PERCIBIDA

INSATISFACCION

ACCION
SATISFACCION
FRUSTRACION
155
a) Ambiente de trabajo positivo: Fomente la creatividad, las nuevas ideas, la
iniciativa. Para tal fin se propone aplicar un cuestionario para identificar los
factores de motivacin. (Ver anexo No. 7)

b) Agradezca al empleado:
Autorice al empleado para ir a un restaurante con su familia
Reconozca El empleado del mes (Ver anexo No. 8)
Inserte la fotografa del empleado en la pagina Web de la
municipalidad (para aquellas que cuentan con pagina Web)
Regale entradas para asistir a algn acontecimiento.
Agradezca a la familia del empleado con algn detalle o simplemente
una nota. Cuando el empleado ha tenido que trabajar en tiempos
extraordinario.

c) Celebre con el empleado:
Haga regalos en fechas especiales
Adopte la filosofa El cumpleaero del mes mediante una
reunin mensual con los cumpleaeros del mes adems de otorgarles
un pequeo obsequio y la siguiente tarjeta seria un buen detalle para
hacer sentir importante al empleado (Ver anexo No. 9)

d) Reconozca logros

Cada semana practique la retroalimentacin positiva, las siguientes formas
sern de mucha utilidad para este fin:
Deje sobre el escritorio del empleado alguno de los siguientes mensajes







GRACIAS POR TERMINAR
ESE INFORME TAN
PRONTO
156


















Reconozca las buenas ideas de sus empleados (Ver anexo No. 10)
Premie y reconozca el trabajo realizado (Ver anexo No. 11)

3.1.2 Bienestar laboral
Las organizaciones se ven cada da enfrentadas a la necesidad de ofrecer
servicios de asistencia, recreativos y culturales a sus trabajadores y familiares,
para el manejo de diferentes problemas de tipo emocional, financiero, estrs y
similares. La funcin del bienestar laboral es considerada como la creacin y
manejo de un conjunto de servicios que la empresa coloca a disposicin del
trabajador y su familia, en forma gratuita con el propsito de satisfacer
diferentes necesidades. El siguiente cuadro refleja los tipos de incentivos
laborales




FUE UN TEMA MUY
INTERESANTE EL QUE
SACO A RELUCIR EN LA
REUNIN
GRACIAS.
MANEJA MUY BIEN LA
SITUACIN CON
CLIENTES DIFICILES
SU CONTRIBUCION
MARCA LA DIFERENCIA
EN NUESTRO
DEPARTAMENTO
157
CUADRO No. 10
TIPOS DE BENEFICIOS LABORALES QUE PUEDEN APLICAR LAS
MUNICIPALIDADES.


TIPO DE BENEFICIOS

NECESIDDES
ATENDIDAS

EJEMPLOS

Asistenciales
Fisiolgicas
Seguridad
Servicio medico,
odontolgico y seguro
de vida

Recreativos
Fisiolgicas
Sociales
Participacin
Torneos deportivos
Reuniones sociales

Culturales
Sociales
creatividad
Biblioteca
Sala para manualidades
Grupos de teatro

Complementarios
Fisiolgicas
seguridad
Salidas a restaurantes
Transporte
Ayudas para guarderas
Fuente: Grupo de tesis

Para la correcta aplicacin de estos beneficios, el departamento de recursos
humanos deber confrontarlos con las polticas de la institucin y los recursos
que podran ser destinados para este fin.

3.1.3 Gestin participativa
La municipalidad deber tomar en cuenta que los empleados no solo tienen
necesidades fsicas o de sobre vivencia sino tambin necesidades de orden
mental o psicolgico como la oportunidad de progresar y de aplicar todo su
potencial para alcanzar logros personales y laborales. A travs de la gestin
participativa el encargado de recursos humanos ofrecer las posibilidades de
satisfacer las necesidades de autorrealizacin y los requerimientos de
soluciones creativas que tiene la institucin.
158
Para la gestin participativa la municipalidad adoptar los siguientes
mecanismos de comunicacin y participacin.

Buzn de sugerencias

CUADRO No. 11





















Fuente: Grupo de tesis


Grupos primarios o de trabajo: Se reunirn peridicamente para
intercambiar libremente opiniones sobre las condiciones de trabajo en su
rea. Utilizando la tcnica de la lluvia de ideas sobre el asunto
considerado en la reunin.
Comits: Se crearn para diversos propsitos y debern estar formados
por empleados de diferentes reas y niveles.
Crculos de calidad: Se reunirn los empleados de una misma rea
funcional para identificar, analizar y resolver problemas de sus reas de
trabajo. La reunin puede ser semanal y su tiempo de duracin puede
ser de 15 a 30 minutos.


BUZON DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

ALCALDA MUNICIPAL: _______________ REA FUNCIONAL: _____________

FECHA: _____________________________

1. _________________________________________________________________

2.__________________________________________________________________

3.__________________________________________________________________

4.__________________________________________________________________

5.__________________________________________________________________
159
3.2 Control
Se parte del principio de que todo lo que se planifica debe ser sujeto de control
dentro de la fase de ejecucin, a fin de identificar su efectividad, retrasos, o
desviaciones en el cumplimiento.
Toda organizacin que no ejecuta controles adecuados est sujeta a perder el
rumbo de lo planificado dando por aceptado toda accin o avance del plan sin
garantizar el verdadero cumplimiento de las metas que se persiguen. Lo
anterior toma un carcter trascendental cuando se orienta hacia el Recurso
Humano debido a la que este es altamente vulnerable y por lo tanto demanda
mayores niveles de control, en todos los procesos que desarrollan dentro la
organizacin. Dentro de la propuesta se han identificado 2 puntos crticos que
son claves para la efectividad del control orientado al aprovechamiento del
Talento Humano institucional, siendo estas

3.2.1 Manejo de reclamos
El manejo descuidado de los reclamos propicia la expresin de las
inconformidades de los trabajadores mediante comportamientos que afectan la
eficiencia de la institucin.
Para un efectivo manejo de los reclamos la Alcalda puede utilizar los
siguientes mtodos:

Grupos primarios
Buzn de reclamos
Encuesta de actitudes
Consultor confidencial (puede ser el Alcalde Municipal)

Para identificar las alternativas de solucin se debe visualizar el siguiente
cuadro:






160
CUADRO No. 12
ALTERNATIVAS EN LA SOLUCION DE CONFLICTOS
PARTE A

Gana Pierde


Gana


Pierde

PARTE B
Para lograr esa efectividad ser de mucha utilidad el siguiente
procedimiento.


CUADRO No. 13
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACION DE QUEJAS

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PLAZO
Presentacin verbal de
la queja al superior
inmediato
Trabajador agraviado Abierto (depende del
trabajador)

Respuesta de la queja

J efe de rea donde
labora el empleado
Dos das a partir de la
presentacin de la queja
Si la solucin no
satisface al trabajador
apela al jefe superior

Trabajador reclamante
Dos das hbiles a partir
de la presentacin de
solucin de su jefe
Presentacin de la
solucin definitiva para
el empleado

Comit de reclamos
Cinco das a partir de la
presentacin de la
queja.
Fuente: Grupo de tesis


Ambas partes ganan


B gana pero pierde A

A Gana pero pierde B


Ambas partes pierden

161
3.2.2 Efectividad en el desempeo laboral

La efectividad en el desempeo laboral tiene la finalidad de verificar que el
empleado cumpla con sus actividades segn los perfiles de puestos de la
Municipalidad. Con esta herramienta de control se miden tres aspectos
fundamentales:
a) productividad
Para medir la productividad en cuanto a la atencin al cliente se aplica el
siguiente formato:

























162

CUADRO No. 14
ALCALDIA MUNICIPAL:

CARGO:
FECHA:

EMPLEADO:

1. Cuantos clientes atiende diariamente
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

2. Que tramites realizan los clientes que usted atiende
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

3. Como coordina el tiempo asignado para atender a un cliente
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

4. Las herramientas que tiene le ayudan a ser productivo
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

5. Determine cul es su principal reto en la atencin que le brinda a los
clientes
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________



________________________ _______________________
Firma empleado J efe de rea


Fuente: Grupo de tesis

163
b) Eficiencia
La eficiencia se podr medir con la aplicacin del siguiente formato
CUADRO No. 15
ALCALDIA MUNICIPAL:

CARGO:
FECHA:

EMPLEADO:

1. Haz una lista de las funciones que tienes actualizadas considerando una
semana de retraso (la semana en curso).
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_________________________________________________

2. Detalla aquellas actividades o reportes retrasados con ms de una
semana
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_________________________________________________

3. Enlista las dificultades que ha ocasionado retrasos en tus funciones
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_________________________________________________

4. Que requiere para actualizar sus funciones
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_________________________________________________

5. En qu tiempo podr tener actualizado su puesto de trabajo
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________


______________________ ___________________
Firma Empleado Encargado de rea

Fuente: Grupo de tesis
164
c) Perfil de puesto
Para medir el perfil del puesto se propone una evaluacin del desempeo que
considera los aspectos necesarios para que el empleado se desarrolle y
mejore su rendimiento laboral cumpliendo con el perfil requerido en su puesto.
(Ver anexo No. 12)











































165
4. ETAPA IV: EVALUACIN E IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA


Etapa I: Diagnostico de la Situacin Actual

Acciones Herramientas de
Evaluacin
Resultados Esperados Medida Correctivas Responsables
Procesos de
capacitacin al
personal
Sistema de
desarrollo del
Talento Humano
Mecanismo de
seguimiento al
empleado
Programa de
desarrollo
tecnolgico.
Servicio al cliente
que se ofrece.
Nivel de
especializacin
de los
empleados.
Participacin del
empleado en
toma de
decisiones.
Cuestionario
estructurado

Gua de
entrevista


Ficha de
desempeo
laboral
Test de
conocimiento

Buzn de
sugerencia

Cuestionario a
cliente
Formulario de
evaluacin de
gestin
administrativa

Mejorar el clima
organizacional


Mejorar el
ambiente de
trabajo
Mejorar la
situacin actual
de la institucin.
Involucramiento de
otras instituciones
para asesoria
Ninguna


Revisin de manual
de cargos


Ninguna

Reestructuracin
del rea de atencin
al cliente
Ninguna
Ninguna
Grupo de trabajo y
Concejo Municipal
166

Etapa II: Planificacin y Organizacin

Identificacin de
problemas





Fijacin de
objetivos





Inventario de
Recursos
Humanos


Formulacin de
planes de apoyo
Cuestionario
estructurado





Gua de
entrevista a
empleados




Hoja de
verificacin de
perfil de puesto


Hoja de
rendimiento por
empleado





Orientar la
gestin del
recursos
humanos a
problemas
concretos

Obtener
programas de
entrenamiento y
capacitacin
efectivos


Contar con el
personal idneo
y capacitado
para ser
promovido
Correcta
aplicacin del
manual de
estrategias para
aprovechar el
talento humano

Ninguna






Mejorar programa
de capacitacin y
entrenamiento.



Realizar nuevo
inventario.



Revisin continua
de manual de
estrategias
Grupo de trabajo






Grupo de trabajo






Grupo de trabajo




Grupo de trabajo,
encargado de
recursos humanos



167

Etapa III: Direccin y Control

Motivacin




Bienestar laboral


Gestin
participativa


Manejo de
reclamos

Efectividad del
desempeo
laboral

Cuestionario
estructurado
para empleados

Entrevista a jefes
y empleados

Entrevista



Cuestionario
estructurado

Cuestionario
estructurado o
evaluacin
escrita.
Conocer el nivel
de motivacin de
los empleados

Comunicacin
efectiva jefe
empleado

Buenas
relaciones
laborales

Rendimiento
eficiente del
empleado

Mejora en el
trabajo que
realiza
Ninguna




Actualizar canales
de comunicacin

Charla sobre
relaciones laborales

Ninguna


Incorporacin de
todos los
empleados

Grupo de trabajo,
Alcalde, Concejo
Municipal





Etapa IV: Evaluacin e implementacin del Modelo Administrativo

Efectividad en la
medicin
Hoja de
evaluacin por
rea funcional
Cumplimiento de
objetivos
ninguna Grupo de trabajo,
Alcalde, Concejo
Municipal.
168
4.1 Plan de Implementacin del Modelo Administrativo para el
Aprovechamientos del Talento Humano
La implementacin es parte fundamental del modelo propuesto, sin la cual la
propuesta no tendra razn de ser. Para la implementacin es necesario
elaborar un plan o cronograma que considere las diferentes actividades a
realizar, el rea o departamento encargado de la implementacin, asignacin
de recursos humanos, materiales, fsicos y financieros.

4.1.1 Objetivo de la implementacin

Definir las acciones a seguir en la ejecucin del Modelo Administrativo para
aprovechar el Talento Humano en las Alcaldas Municipales del Departamento
de La Paz.

4.1.2 Plan de accin

Para poner en marcha el Modelo Administrativo se tomar en cuenta las
siguientes acciones.

a) Disposicin del concejo municipal
La alta jerarqua de las Alcaldas Municipales del departamento de La Paz
debern mostrar un gran compromiso con la implementacin del modelo y
asumir con responsabilidad y participacin activa todo lo que requiera el
desarrollo del mismo; de igual forma, debe conocer los beneficios que se
obtendrn.

b) Presentar la propuesta al Concejo Municipal

La propuesta ser presentada al Alcalde y su respectivo Concejo Municipal
para que la conozcan, la estudien detenidamente la puedan analizar a fin de
poder autorizar su aplicacin.



169
c) Creacin de un grupo de trabajo

Ser necesario que en las Alcaldas Municipales se forme un grupo de trabajo,
que contar con la participacin de personal de las diversas reas funcionales
de la Alcalda, as como tambin representantes del Concejo Municipal; este
grupo de trabajo ser el encargado de llevar a cabo la implementacin de la
propuesta y darn seguimiento a todos los procesos que involucre dicha
propuesta.

d) Recursos necesarios

Para la implementacin del modelo es necesaria la utilizacin de diferentes
recursos como los que se detallan a continuacin

Recursos humanos
Se ver involucrado todo el personal de la Alcalda, es ste elemento el que
puede dar valor agregado a cada uno de los procesos, estarn involucrados los
J efes de rea, Gerencias, y el Alcalde como mxima autoridad.

Recurso Fsicos
Instalaciones adecuadas para los procesos de capacitacin y evaluacin
Habr que designar un espacio adecuado para que los procesos de seleccin,
capacitacin y evaluacin del empleado se realicen en un ambiente apropiado
y con todo lo necesario para estos procesos.

Recursos financieros
Los recursos financieros necesarios para la implementacin de la propuesta se
detallan ms adelante en el presupuesto de la implementacin.

Recursos materiales
Si la Municipalidad no cuenta con los recursos materiales necesarios para la
implementacin, se tendr que incurrir en la adquisicin de equipos nuevos
segn las necesidades de las Alcaldas en cuanto a la adquisicin de
materiales y equipo. Se requiere para la implementacin de la propuesta una
170
computadora, un retroproyector que sern utilizados para los eventos de
capacitacin y programas de induccin y evaluacin.

4.1.3 Responsables e identificacin de los involucrados

Con el propsito de lograr el desarrollo eficaz en la ejecucin del modelo se
requiere la definicin de las personas y las responsabilidades asignadas a cada
uno de los involucrados para el buen funcionamiento de la propuesta.

a) Concejo Municipal
Debe apoyar y aprobar el Modelo Administrativo

b) Encargado de Recursos Humanos
Sus funciones sern desarrollar y controlar todos los procesos de reclutamiento
seleccin, induccin, capacitacin, sistemas de evaluacin y programas de
incentivos de todos los empleados.
Participaran activamente en el desarrollo de cada una de las estrategias para el
aprovechamiento del talento humano definidas en el manual de aplicacin de
esta estrategia, para el aprovechamiento del Talento Humano.

c) Grupo de trabajo
Encargado de verificar la correcta aplicacin del modelo, evaluar que todos
los procesos se desarrollen de acuerdo a lo establecido.

d) Encargados de rea
Encargados de coordinar y supervisar las funciones de sus subordinados;
comunicar al jefe de Recursos Humanos sobre las capacidades, habilidades y
destrezas de los empleados para considerarlos en la promocin de puestos.
e) Empleados
Son los recursos que le dan valor agregado a los procesos y a quienes se
orienta la propuesta del Modelo Administrativo para el Aprovechamiento del
Talento Humano, para mejorar su rendimiento laboral explotando sus
habilidades, caractersticas, aptitudes y actitudes para ser eficientes y eficaces
en el desempeo de sus funciones.
171
G. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL
APROVECHAMIENTO DEL TALENTO HUMANO
No Actividad Mes I Mes II Mes III Mes IV Mes V Mes VI Responsables
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1
Presentacin del Modelo a
los
Concejos Municipales

Equipo de trabajo que elabor
el Modelo

2
Evaluacin del Modelo
Administrati vo

Equipo que elabor el
Modelo, jefe o encargados de
Recursos Humanos

Aprobacin del Modelo
Administrati vo y aceptacin
de la implementacin

Concejo Municipal

Seminario taller para hacer el
diagnostico de la situacin
actual

Grupo de Trabajo

3
Desarrollo de la Etapa II y
Etapa III

Recursos Humanos

4
Desarrollo de la Etapa IV

Recursos Humanos

5
Evaluacin de la
Implementacin del Modelo

Recursos Humanos, Grupo de
trabajo


6
Seguimiento y Control del
Modelo


Recursos Humanos, Grupo de
trabajo
172
H. PRESUPUESTO DE LA IMPLEMENTACION DE UN MODELO
ADMINISTRATIVO PARA EL APROVECHAMIENTO DEL TALENTO
HUMANO.



RECURSOS SUB TOTAL
$
TOTAL
$

RECURSOS
HUMANOS


10 Eventos de
capacitacin
$ 600.00 $ 6,000.00
RECURSOS
MATERIALES

$1,350.00
Papelera y tiles

$ 200.00


Can

$ 600.00
Computadora

$ 500.00
Pizarra Acrlica

$ 50.00


SUB TOTAL

$ 7,350.00
IMPREVISTOS (10%)

$ 735.00

TOTAL

$ 8,085.00

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