05 - Noções de Arquivologia.

Apostilas Aprendizado Urbano 1
NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. Arquivstica: princpios e conceitos. 2. Gesto de documentos. 2.1. Protocolo: recebimento,
registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos. 2.2. lassi!icao de documentos de
arquivo. 2.". Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo. 2.#. $abela de temporalidade de
documentos de arquivo. ". Acondicionamento e arma%enamento de documentos de arquivo. #.
Preservao e conservao de documentos de arquivo.
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A arquivstica ou arquivologia um campo de conhecimento que estuda a informao arquivstica, isto , a
informao ligada a processos de trabalho. Ainda hoje h aqueles que confundem as funes e prticas de
bibliotecas, museus e arquivos, visto que essas trs instituies se ocupam da guarda, conservao e
processamento de documentos para uso futuro ou corrente.
No entanto, a natureza do documento e a finalidade de cada instituio diferem e caracterizam cada uma
delas distintamente. Essas trs entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser chamadas de
rgos de documentao.
A gesto de documentos
Podemos conceituar a gesto de documentos como uma operao arquivstica, "o processo de reduzir
seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao
moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem menosprezar a
integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os
atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador
Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os
documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a
adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos
documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo
arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do
passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de
cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos
feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade
principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar
direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo
da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar
um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos
da histria.
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O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e
acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em
nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento
de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como
manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por
exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para
que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para
as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento
preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados
num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem
mutilao, modificao ou destruio de parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-
los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor,
merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou
selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de
tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins
desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Estgios de sua evoluo Estgios de sua evoluo Estgios de sua evoluo Estgios de sua evoluo
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de
documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil
acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que
deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem
ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que
perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos
propriamente ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.
Extenso de sua atuao Extenso de sua atuao Extenso de sua atuao Extenso de sua atuao
Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais
(ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais,
cumprindo funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades
de arquivo corrente.
Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por
esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os
documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que
apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.
Gnero (caracterstica) Gnero (caracterstica) Gnero (caracterstica) Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos,
gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas),
microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
Natureza do Assunto (caracterstica) Natureza do Assunto (caracterstica) Natureza do Assunto (caracterstica) Natureza do Assunto (caracterstica)
Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o
documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos que, por sua
natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua
custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito
por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de
situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997
Correspondncia Correspondncia Correspondncia Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem
como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna
a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos,
circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de
uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio
ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de
servidores ou empregados de uma instituio.
Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre
os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem
dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros
documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.
Diferenciao entre biblioteca e arquivo Diferenciao entre biblioteca e arquivo Diferenciao entre biblioteca e arquivo Diferenciao entre biblioteca e arquivo
As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao
modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto,
os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra
entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca
visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de
biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so
produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero
colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto
a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao
apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando
por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma
carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto ,
em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio,
avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem
arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer
sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de
determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O
mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-
se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so
agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias
originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa,
quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em
numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em
limitado nmero de cpias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos
de documentos.
Centros de documentao ou informao Centros de documentao ou informao Centros de documentao ou informao Centros de documentao ou informao
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica
e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos
de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,
selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para
ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o
esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias
que foram testadas anteriormente.
Organizao e Administrao de Arquivos Correntes Organizao e Administrao de Arquivos Correntes Organizao e Administrao de Arquivos Correntes Organizao e Administrao de Arquivos Correntes
A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da
documentao recolhida
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. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem
ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa
depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos
permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando
que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero
ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso
contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos
sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e
concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos
so eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis
s atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais
atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se
dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um
arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o
perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa
determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo
permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos.
Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais
valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos
seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os
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Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.
documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre
podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre
operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados
de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se
tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles
continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para
serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de
uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa
separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a
sua identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:
a) levantamento de dados;
b) anlise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.
Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser
complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos
documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado
de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos;
mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para
conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de
classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada,
condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios
de comunicao disponveis (telefones, fax).
Anlise dos dados coletados Anlise dos dados coletados Anlise dos dados coletados Anlise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem
sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou
lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente
do arquivo.
Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em
conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
Posio do arquivo na estrutura da instituio Posio do arquivo na estrutura da instituio Posio do arquivo na estrutura da instituio Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo
hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de
autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das
comunicaes administrativas.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
Centralizao Centralizao Centralizao Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de
todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais
eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida
delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos
custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
Descentralizao Descentralizao Descentralizao Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento,
onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos
pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos
rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois
critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm
denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos
Coordenao Coordenao Coordenao Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so
imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas,
orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos
setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas
de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou
reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos
setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao
poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.
Escolha de mtodos de arquivamento e classificao Escolha de mtodos de arquivamento e classificao Escolha de mtodos de arquivamento e classificao Escolha de mtodos de arquivamento e classificao
O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira
ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir
esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do
rgo.
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho
ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes
organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos
documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez
extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo
substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a
documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a
preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das
atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de
registro e sistemas de arquivamento.
Sistemas de registro Sistemas de registro Sistemas de registro Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma
constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva
o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se
acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos
documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os
assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a
ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos de um
servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos
recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem
em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja
chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos
imaginados para o trato de material documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem
registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos
durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou
fichas-lembrete, que veremos mais adiante.
Elementos de Classificao Elementos de Classificao Elementos de Classificao Elementos de Classificao
H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao
a que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o
assunto dos documentos.
Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se
podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer
espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou
normativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do
mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento
2
. Por exemplo, o
item Patrimnio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item
Correspondncia, em ordem cronolgica etc.
2
No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima
Princpios de classificao Princpios de classificao Princpios de classificao Princpios de classificao
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos
que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a
materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao
organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades
relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao
funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados
de acordo com esta (vide Resoluo n 14
3
do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e
destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser
muito extensa no foi reproduzida aqui)
4
.
Escolha das Instalaes e equipamentos Escolha das Instalaes e equipamentos Escolha das Instalaes e equipamentos Escolha das Instalaes e equipamentos
Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do
trabalho arquivstico.
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as
pastas, as tiras de insero e outros.
Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser
alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta
ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e
fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O
comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um
quarto ou um quinto.
3
Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao
Pblica, com notao pura
4
Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos
Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes.
Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o
mesmo fim.
Constituio de arquivos intermedirios Constituio de arquivos intermedirios Constituio de arquivos intermedirios Constituio de arquivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em
geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua
descentralizao fsica.
Implantao e acompanhamento Implantao e acompanhamento Implantao e acompanhamento Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os
procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia,
informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas
etc.
Gesto de documentos Gesto de documentos Gesto de documentos Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas
duplicaes e emisso de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento,
classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados
nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de
arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informao para a instituio e para terceiros.
Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Pass
o
Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter
sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a
existncia de antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde
se encontram e os solicitar para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo
de assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
Registro e movimentao Registro e movimentao Registro e movimentao Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas
atribuies podem ser assim descritas:
Pass
os
Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de
protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do
documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio
2 Anexar a segunda via da ficha
5
ao documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes
pertinentes nas respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de
procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos,
anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente
5
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser
novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do
Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
Expedio Expedio Expedio Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Pass
os
Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem, ao arquivo
Mtodos de Arquivamento Mtodos de Arquivamento Mtodos de Arquivamento Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os
documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os
sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais
freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-
se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir
expanses.
Bsicos
Alfabtico
Geogrfico
Numricos
Simples
Cronolgico
Digito-
terminal
Ideogrficos
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou
Indexao
coordenada
Padronizados
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um
ndice
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice
ou um cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos
bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)
Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so
dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples
abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos
muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
Regras de Alfabetao Regras de Alfabetao Regras de Alfabetao Regras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam.
Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha,
Slvia
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.
4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira
Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver
tambm regra n 9)
Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque.
Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo.
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so
considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao
alfabtica.
Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho.
Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de
descrio.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila.
Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia.
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum
consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome de famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero,
Antonio de los Rios
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de;
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.
Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos
como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam
colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress
Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros
arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana,
1 Congresso de Odontologia
Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana
(Oitavo); Congresso de Odontologia (1)
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio
(setor, seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome
da empresa e no da unidade.
Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ
Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira
15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M
do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe
sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao
podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a
outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras.
Mtodo Geogrfico Mtodo Geogrfico Mtodo Geogrfico Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a
procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs
do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a
capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Nome da cidade, estado e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente
Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para
as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta
necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o
mesmo nome em diferentes estados.
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido
da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas
capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a
de exigir duas classificaes.
Mtodo numrico simples Mtodo numrico simples Mtodo numrico simples Mtodo numrico simples
O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico.
Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a
ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas
pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua
documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada
uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente
as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o
nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea),
arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas
miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla
aplicao nos arquivos especiais e especializados.
Mtodo numrico cronolgico Mtodo numrico cronolgico Mtodo numrico cronolgico Mtodo numrico cronolgico
Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase
todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento
colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo,
tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de
arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo,
menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem
o fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
Mtodo Dgito-terminal Mtodo Dgito-terminal Mtodo Dgito-terminal Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de
grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so
numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando
pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para
fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e
rapidez na localizao e arquivamento.
Mtodos por assunto (ideogrficos) Mtodos por assunto (ideogrficos) Mtodos por assunto (ideogrficos) Mtodos por assunto (ideogrficos)
Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou
indexao coordenada.
Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico
Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia
Mtodo ideogrfico numrico duplex Mtodo ideogrfico numrico duplex Mtodo ideogrfico numrico duplex Mtodo ideogrfico numrico duplex
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico
remissivo. So portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o
particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada
de classes.
Mtodo ideogrfico numrico decimal Mtodo ideogrfico numrico decimal Mtodo ideogrfico numrico decimal Mtodo ideogrfico numrico decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o
conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente
gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe
subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira
do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais
algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir,
sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode
ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que
no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.
Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em
se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de
registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento
quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave
ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos
em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
Assemblia Extraordinria
N 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
Resumo: Assemblia extraordinria
para deliberar sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalrgicos de todo pas.
Foi realizada no salo vip do Hotel Marina,
na praia do Leblon, em 13 de maro de
1936.
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9.
O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua
identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no
exemplo a seguir:
Greve:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0
210
0
311
0
172
0
063
0
04
0
135
0
006
0
017
0
008
0
099
0
320
0
421
0
232
0
0173
0
134
0
235
0
026
0
417
0
098
0
149
0
450
0
461
0
252
0
0243
0
244
0
465
0
236
0
317
0
128
0
439
0
530
0
531
Metalrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
120 411 212 003 004 145 016 127 018 199
0
340
0
521
0
322
0
0193
0
144
0
245
0
345
0
527
0
108
0
239
0
530
0
631
0
512
0
0283
0
234
0
475
0
575
0
427
0
138
0
399
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e
Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros
arquivos constitudos de documentos especiais.
Mtodos padronizados Mtodos padronizados Mtodos padronizados Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
Mtodos padronizados automtico Mtodos padronizados automtico Mtodos padronizados automtico Mtodos padronizados automtico
Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do
alfabeto.
Mtodos padronizados soundex Mtodos padronizados soundex Mtodos padronizados soundex Mtodos padronizados soundex
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex,
segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia
estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento
so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a
mesma.
Mtodos padronizados rneo e mnemnico Mtodos padronizados rneo e mnemnico Mtodos padronizados rneo e mnemnico Mtodos padronizados rneo e mnemnico
No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.
Mtodos padronizados variadex Mtodos padronizados variadex Mtodos padronizados variadex Mtodos padronizados variadex
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como
elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo
trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de
entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da
chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo
alfabtico.
Mtodo alfanumrico Mtodo alfanumrico Mtodo alfanumrico Mtodo alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela
constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se
notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
Etapas de arquivamento Etapas de arquivamento Etapas de arquivamento Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e
guarda dos documentos.
Inspeo Inspeo Inspeo Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao
arquivamento.
Estudo Estudo Estudo Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser
atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.
Classificao Classificao Classificao Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de
um processo interpretativo.
Codificao Codificao Codificao Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.
Ordenao Ordenao Ordenao Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua
finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
Guarda dos documentos Guarda dos documentos Guarda dos documentos Guarda dos documentos
o arquivamento propriamente dito.
Emprstimo e consulta Emprstimo e consulta Emprstimo e consulta Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os
receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s
autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa
faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a
guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes
dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de
quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-
up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.
Anlise, avaliao, seleo e eliminao Anlise, avaliao, seleo e eliminao Anlise, avaliao, seleo e eliminao Anlise, avaliao, seleo e eliminao
O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas
atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos
mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento
temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu
volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela
exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro
uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para
pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta
quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister
um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art.
1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao de
corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou
dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou
lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem
descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela
decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos
perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis
inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de
administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros
de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito
com esse objetivo chama-se tabela de descarte.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e
indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de
custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de
destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas
abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao
que autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a
sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo
que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A
triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de
arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto
de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser
separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em
atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se
os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados
segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se
destruir documentos devem ser finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente
ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma
opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao
normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio:
fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de
poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se
faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como
documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de
documentos confidenciais.
Valor dos documentos Valor dos documentos Valor dos documentos Valor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia
vital para a organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do
documento.
Distino entre valores primrios e secundrios Distino entre valores primrios e secundrios Distino entre valores primrios e secundrios Distino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a
prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e
utilizadores privados.
Distino entre valores probatrios e informativos Distino entre valores probatrios e informativos Distino entre valores probatrios e informativos Distino entre valores probatrios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos
em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo
governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao
desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que
contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas,
entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes
sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que
contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a
pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem
mutuamente.
Valores probatrios Valores probatrios Valores probatrios Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de
como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o
mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo
criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente
pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se
procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com
que resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da
documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa
quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que
sirvam como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da
organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os
criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
Valores Informativos Valores Informativos Valores Informativos Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos
assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias
reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa,
menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas
determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a
competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em
considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O
interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores
informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.
Unicidade Unicidade Unicidade Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a
unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa
que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes
documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser
encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao
sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos
documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos
os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na
Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo
Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes
criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
Forma Forma Forma Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos
documentos, e b) a forma dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so
apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b)
muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c)
muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa).
Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam
preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de
documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica
dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num
arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem
dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.
Importncia Importncia Importncia Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha
informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam,
as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar
certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a
fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e
forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base
de fatos que no deixam dvidas.
Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so
possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como
formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou
diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que
sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos
investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos
sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica.
Documentos relativos a coisas Documentos relativos a coisas Documentos relativos a coisas Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da
informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as
coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
Documentos relativos a fenmenos Documentos relativos a fenmenos Documentos relativos a fenmenos Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos,
interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de
administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os
documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar
todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos
importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio
da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para
preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um
estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do
princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento
do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de
correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-
ndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
Concluses Concluses Concluses Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor.
Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os
documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata
os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do
rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve
levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve
determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma
que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do
impondervel.
Microfilmagem Microfilmagem Microfilmagem Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b)
garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos
seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o
processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao
dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas
que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens
fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos
foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria,
com vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;
Filme (rolo) Filme (rolo) Filme (rolo) Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme
original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta.
Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.
Jaqueta Jaqueta Jaqueta Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois
filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato
passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o
arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais
trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.
Microfichas Microfichas Microfichas Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer
Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar
pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de
armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser
simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao Tecnologia da Informao Tecnologia da Informao Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que
merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que
assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes;
obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes
armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.
Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da
Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no
do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a
localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo
intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a
trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam
regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo;
b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas
atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares
ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou
arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a
economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo
limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros
no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam
decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se
mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos
mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as
descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser
prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um
depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um
arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes
repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser
documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos
documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos
ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas
sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher
documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico.
Tipos de transferncia Tipos de transferncia Tipos de transferncia Tipos de transferncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades
dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio,
no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da
idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis
que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida
por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento
transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados
pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos
estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela
eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em
intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser
transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos
determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo
determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos
diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a
transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm
conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so
transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e,
posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos
documentos.
Arquivos permanentes Arquivos permanentes Arquivos permanentes Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande
massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e
informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas
devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo
estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um
duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais
documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas
para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O
princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como
contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades
de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade
pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da
custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e
continuam a ser propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica,
no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a
entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so
comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para
fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras
reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos.
Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio
sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por
diversas circunstncias, devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser
distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties
de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e
intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:
arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;
descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao;
conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua
guarda, visando a impedir sua destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.
Atividades de arranjo Atividades de arranjo Atividades de arranjo Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das
sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das
funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada.
As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na
anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem
colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto
aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da
palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de
disposio dos documentos em estantes e armrios.
Princpios de arranjo de arquivos Princpios de arranjo de arquivos Princpios de arranjo de arquivos Princpios de arranjo de arquivos
O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica
repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo
de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente,
em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no
segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento.
Evoluo dos princpios de arranjo Evoluo dos princpios de arranjo Evoluo dos princpios de arranjo Evoluo dos princpios de arranjo
O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com
esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo
Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de
documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei
de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e
completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de
1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives
dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos
dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios
gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos
originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma
corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela
determinada instituio;
b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo
seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos;
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em
ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os
documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados,
constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem
cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem
ser determinadas pelo contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas
devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais
documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico,
visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos
relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos
seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira
adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao
apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro
sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num
grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da
reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio
de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes
outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na
natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao
de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio
aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza
das instituies pblicas que os acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os
documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no
de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o
arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia
permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos
pblicos administrativos chamado princpio da provenincia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como
um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos
transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os
documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de
registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a
ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico
de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no
resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo
funcionamento o registro produto.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se
mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e
os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos
documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do
governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao administrativa,
assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, sob a
identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na
ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;
b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de
documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no
contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados
do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio
qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar
obscuro ou at se perder;
c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e
utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e
substitu-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do
tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos
cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos
Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter
sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus
documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relao desses para com a funo ou campo de assunto.
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo
devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou
acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as
necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem,
conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo
arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente
ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos
documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel.
Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes
receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O
arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos
arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no
arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem
referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que
melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos
modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria
social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista
facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na
repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias,
obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora
de arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora
de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio
da provenincia.
Atividades de descrio e publicao Atividades de descrio e publicao Atividades de descrio e publicao Atividades de descrio e publicao
O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que
consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas
diversas modalidades de abordagem a um acervo documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as
caractersticas dos documentos.
Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que
os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao
sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o
nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo
fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro
elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de
um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas.
Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de
definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no
dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e
definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.
Guia Guia Guia Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram
o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar
sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza,
a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
Inventrio sumrio Inventrio sumrio Inventrio sumrio Inventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve
refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo.
Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades
de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento
preliminar de busca para cada fundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes
elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a
instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do
inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado
tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os
de arquivos privados.
Inventrio analtico Inventrio analtico Inventrio analtico Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas
divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu
contedo.
Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria
ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido
produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares
especficos existentes num ou mais fundos.
Repertrio Repertrio Repertrio Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente
selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar
documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do
catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
ndice instrumento de pesquisa auxiliar ndice instrumento de pesquisa auxiliar ndice instrumento de pesquisa auxiliar ndice instrumento de pesquisa auxiliar
uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.
Tabela de equivalncia ou concordncia Tabela de equivalncia ou concordncia Tabela de equivalncia ou concordncia Tabela de equivalncia ou concordncia
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que
tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo.
ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada
em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos
de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na
ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais
como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j
existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o
princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do
princpio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e
em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes
constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista
no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie,
no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees
ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a
complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua
organizao.
No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo
compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas
da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica,
cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma
estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias,
de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
Descrio multinvel Descrio multinvel Descrio multinvel Descrio multinvel
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio,
utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem
ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as
descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram
elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio
multinvel.
Regras para descrio multinvel Regras para descrio multinvel Regras para descrio multinvel Regras para descrio multinvel
DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e
subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes
numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais
particular.
INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo,
no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no
fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for
uma diviso ou uma seo.
RELAO ENTRE DESCRIES
Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e
identifique o nvel de descrio.
NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas.
Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No
repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior.
Elementos de descrio Elementos de descrio Elementos de descrio Elementos de descrio
Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de
contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de
controle da descrio.
ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades
coletivas, pessoas e famlias coletivas, pessoas e famlias coletivas, pessoas e famlias coletivas, pessoas e famlias
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros
de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias,
permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio
rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados
arquivos.
Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)
Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade.
Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes
prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo
de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio
arquivstica responsvel.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio
possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros
elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter
a outras entradas de autoridade
Atividades de conservao Atividades de conservao Atividades de conservao Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de
sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que afetam
a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os
agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos,
provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando
mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais
agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da
atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores
externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de
aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios
destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura,
de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera
favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face
do importante problema da preservao dos documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a
mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o desaparecimento
das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia.
O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O
ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri as
fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a
fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-
se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para
combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes
deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a
principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se
desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c) alisamento;
d) restaurao ou reparo.
Desinfestao Desinfestao Desinfestao Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser
empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao.
Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid
Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos
oxidantes danosos.
Limpeza Limpeza Limpeza Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um
pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
Alisamento Alisamento Alisamento Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com
forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida,
so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restaurao Restaurao Restaurao Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer
mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os
mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural
e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e
sem que aumente o volume e o peso.
Banho de gelatina Banho de gelatina Banho de gelatina Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia,
no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao
ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.
Tecido Tecido Tecido Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e
a flexibilidade.
Silking Silking Silking Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao
uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a
flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. ,
no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.
Laminao Laminao Laminao Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere
ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao
de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e
a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do
mtodo ideal.
Laminao manual Laminao manual Laminao manual Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada,
embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm
chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
Encapsulao Encapsulao Encapsulao Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento
colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre
o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.
Atividades de referncia Atividades de referncia Atividades de referncia Atividades de referncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos
documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao
que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps
analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou
determinao de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos,
indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala
de consulta.
Questes de Concursos
1 - ( CESGRANRIO - 2010 - BNDES - Arquivista)
No contexto contemporneo, um conceito totalmente assimilado pela arquivologia, considerado elemento
fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrnico arquivstico, o de
* a) Destinao.
* b) Documentabilidade.
* c) Metadados.
* d) Preveno.
* e) Dados.
2 - ( CESPE - 2010 - MPU - Analista - Arquivologia )
Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir.
No plano institucional, o princpio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o
mais perto possvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem os acumulou.
* ( ) Certo ( ) Errado
3 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista)
A informao constitui uma mercadoria to vital para a empresa como os recursos humanos, materiais ou
financeiros, sem os quais ela no conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informao deve ser
gerida eficazmente, o que necessita, como corolrio, de um reconhecimento oficial da empresa. Para
desempenharem as suas respectivas funes, todos os membros do organismo tm necessidade de
informao que pode ser orgnica, isto , elaborada, enviada ou recebida no mbito da sua misso, ou no
orgnica, isto , produzida fora do mbito desta.
J. Rousseau e C. Couture. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998, p. 63-4
(com adaptaes).
A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia, noes de gesto de
informaes e documentos e a legislao arquivstica brasileira, julgue:
importante pesquisar novas bases tericas e metodolgicas para a arquivologia porque, no futuro, os
suportes documentais sero todos eletrnicos e a organizao, realizada por meio de sistemas virtuais, e,
portanto, a teoria das trs idades j no ter mais validade.
4 - ( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )
Com relao s atividades de seleo, avaliao e eliminao segundo as especificidades da esfera pblica,
julgue os itens a seguir.
Plano de destinao se refere a um esquema no qual est indicada a destinao dos documentos; a expresso
tambm utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinao, podendo englobar a tabela de
temporalidade, a lista de eliminao e o termo de eliminao, entre outros.
5 -( CESPE - 2010 - MS - Arquivologista )
Julgue os itens a seguir que abordam conceitos, teorias e princpios fundamentais da arquivologia, alm de
aspectos relativos a tipologias e suportes documentais.
O princpio da provenincia, fundamento bsico da arquivologia, garante, no caso de documentos ou
arquivos pblicos, que estes permaneam sob custdia de instituies com jurisdio arquivstica sobre o
territrio ao qual se reporta o seu contedo, vinculando-os a sua origem imediata, quando se trata de
entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.
Em arquivologia, qualquer espcie documental pode ser identificada com base na configurao apresentada
pelo documento escrito, definida pela natureza jurdica de seu contedo e pela obedincia a normas precisas
de redao a que tal documento obedece.
O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes
registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, filme de
acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros.
8 - ( CESPE - 2010 - DPU - Arquivista )
Os acervos arquivsticos precisam ter sua integridade fsica garantida para que possam ser transmitidos s
geraes futuras, pois so importantes testemunhos histricos e culturais. Com relao a esse assunto,
assinale a opo correta.
* a) Os depsitos de documentos devem ser alocados, preferencialmente, em andares trreos e subsolos,
devido s condies estruturais de resistncia a cargas e s condies ambientais favorveis preservao de
documentos, como, por exemplo, a baixa incidncia de luz.
* b) A sobrevivncia de documentos por longo prazo de guarda responsabilidade exclusiva do arquivista,
o qual deve, portanto, assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critrios de
preservao.
* c) Denomina-se preservao o conjunto de medidas cujos objetivos so estabilizar o processo de
degradao de documentos e reverter danos fsicos ou qumicos sofridos, de modo a garantir, por meio de
aes de recuperao e reforo, a integridade dos documentos arquivados.
* d) A preservao de documentos de arquivo depende, tambm, dos procedimentos adotados durante a
produo e a tramitao, os quais, por isso, devem ser considerados no planejamento das aes de
conservao de documentos adotadas pelas instituies produtoras/acumuladoras de documentos.
* e) O CONARQ orienta as instituies arquivsticas a buscarem auxlio de consultorias para planejarem e
implantarem programas de conservao documental, uma vez que o prprio CONARQ no produziu
documento que disponha acerca dessa matria.
9 - ( CESPE - 2009 - ANTAQ - Analista Administrativo)
Com relao a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referncia a legislao arquivstica
brasileira vigente, julgue os itens a seguir.
De acordo com os fundamentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ
seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s
atividades cotidianas.
10 - ( CESPE - 2009 - ANTAQ - Analista Administrativo )
Julgue os itens seguintes, relativos a conceitos fundamentais de arquivologia.
A informao no orgnica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicaes, de
bancos de dados ou de dossis temticos.
GABARITO:
1 - C 2 - C 3 - E 4 - C 5 - E 6 - E 7 - C 8 - D 9 - C 10 - E

05 - Noções de Arquivologia.

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