Diseo Sistema

Servicio Profesional
Corporacin Sovalto S.A. de C.V.
Karla Montserrat Sosa Hernndez Alan Cano Becerra Miguel Jimnez de Luna
Proyecto Final TSE
Taller de Sntesis II
Verano 2014












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# 101 Col: Esperanza de Alfaro
C.P. 37233
Tels: (477) 212 59 35, 212 59 36, 212 59 34, Len Gto. Mx.
Contenido
Introduccin al Proyecto ............................................................................... 3
Descripcin de la empresa ..................................................................... 3
Clasificacin de la organizacin por su tamao ............................................ 3
Clasificacin de la organizacin por su alcance de mercado ............................. 3
Clasificacin de la organizacin por el origen de su capital .............................. 4
Clasificacin de la organizacin por los productos que ofrece ........................... 4
Clasificacin de la organizacin por sus fines .............................................. 4
Clasificacin de la organizacin por su grado de centralizacin ......................... 4
Historia de la empresa ......................................................................... 5
Misin ............................................................................................. 5
Visin ............................................................................................. 5
Poltica de Calidad .............................................................................. 5
Valores Organizacionales ...................................................................... 5
Introduccin Fase II: ................................................................................. 7
Objetivo General ................................................................................ 7
Objetivos Especficos ........................................................................... 8
Gantt de Recursos ............................................................................. 13
Tabla de Carga de Recursos .................................................................. 13
Objetivos de la calidad ....................................................................... 14
Actividades de Control de Calidad .......................................................... 14
Responsable de la funcin .................................................................... 14
Anlisis de riesgos ............................................................................. 16
Respuesta a los riesgos ........................................................................ 16
Crear, controlar, verificar los entregables del proyecto ................................. 16
Listado de acciones preventivas y correctivas ............................................. 16
Acciones Preventivas .......................................................................... 16
Acciones Correctivas .......................................................................... 17
Miembros del equipo .......................................................................... 19
Contactos externos ............................................................................ 19
Comunicaciones requeridas .................................................................. 19
Informacin almacenada ...................................................................... 19

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Informacin ..................................................................................... 19
Modo ............................................................................................. 19
Locacin ......................................................................................... 19
Acceso ........................................................................................... 19
Mantenimiento ................................................................................. 19
Juntas ........................................................................................... 19
Riesgos de la comunicacin .................................................................. 20
Administracin del equipo ......................................................................... 20
Matriz de roles y responsabilidades .............................................................. 20
Introduccin Fase III ................................................................................ 20
Propuesta de negocios .............................................................................. 21
Sistema de Registros .......................................................................... 21
A quin beneficia? ............................................................................ 21
Problemtica ................................................................................... 21
Por qu el cambio? ........................................................................... 22
Modelos de procesos ................................................................................ 22
HARDWARE: ..................................................................................... 24
SOFTWARE: ..................................................................................... 24
Indicadores de Mejora .............................................................................. 25
Resultados esperados ............................................................................... 25
Conclusiones: .......................................................................................... 25




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Introduccin al Proyecto

Este proyecto comprende el anlisis de una organizacin, la empresa en cuestin se llama
Sovalto. En ella analizaremos los distintos procesos que tiene la empresa con la intencin
de poder identificar problemticas o reas de oportunidad, de modo que se desarrolle una
propuesta de solucin que sea beneficiosa en trminos de eficiencia y calidad, con el uso
de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Este proyecto ser dividido en 3 fases: La primera consta de un anlisis general de la
empresa, en el cual incluir su situacin actual y las problemticas encontradas en nuestra
investigacin. En la segunda etapa ser utilizada la metodologa del PMI para la realizacin
del proyecto, de modo que todo se desarrolle e implemente de una manera ordenada y se
puedan obtener resultados que sean de beneficio a la empresa. La tercer fase se enfoca
a la propuesta de solucin, respondiendo a las preguntas del Qu se har? y Cmo se
har?.
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
La empresa CORPORACIN SOVALTO se dedica a la fabricacin y comercializacin de losas
prefabricadas de vigueta y bovedilla (poliestireno y cemento-jal), entre otros materiales
constructivos como adhesivos (Pegapiso, Pegazulejo).
Descripcin de la empresa
Dedicada a la fabricacin y comercializacin de losas prefabricadas de semi-vigueta y
bovedilla de Poliestireno y/o bovedilla de cemento jal.
Distribuye en los estados de Guanajuato, Michoacn, San Luis Potos, Aguascalientes,
Zacatecas, Jalisco, Quertaro.
Clasificacin de la organizacin por su tamao
PYME. Cuenta con 10 personas en la administracin y ms de 40 en produccin y entregas.
Clasificacin de la organizacin por su alcance de mercado
Los principales clientes y/o constructores regionales los mencionaremos por estado de la
zona de influencia que tenemos, todos por lo general tienen proyectos de inters social
y proyectan como mnimo 800 viviendas por ao, y los promotores de vivienda
residencial.
Guanajuato
San Luis Potos
Jalisco
Hidalgo
Nayarit
Puebla
Estado de Mxico

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Quertaro
Aguascalientes
Clasificacin de la organizacin por el origen de su capital
Privada Nacional.
Clasificacin de la organizacin por los productos que ofrece
Actividades Industriales Manufactureras y Comerciales Mayoristas y de Menudeo.
Clasificacin de la organizacin por sus fines
Fines de lucro.
Clasificacin de la organizacin por su grado de centralizacin
Centralizada

ORGANIGRAMA


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ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Historia de la empresa
Corporacin Sovalto, es una empresa constituida el 16 de marzo de 1999. Radicada en la
ciudad de Len, Guanajuato. Dedicada a la fabricacin y comercializacin de losas
prefabricadas, de semi-vigueta, bovedilla de poliestireno y bovedilla de cemento.
Misin
Corporacin Sovalto es una empresa rentable que se dedica a suministrar sistemas
constructivos prefabricados y materiales para la construccin, que satisfacen las
necesidades de nuestros clientes, optimizando los recursos.
Visin
En Corporacin Sovalto queremos llegar a ser una empresa con bases slidas, que genere
utilidades trabajando en equipo, ofreciendo servicios y productos de calidad para la
industria de la construccin, innovando y mejorando continuamente nuestros procesos;
buscando el desarrollo y bienestar de nuestros accionistas, trabajadores y la comunidad
en donde estamos inmersos.
Poltica de Calidad
En Corporacin Sovalto nos comprometemos a producir insumos y sistemas constructivos
de la ms alta calidad y as lograr la entera satisfaccin de nuestros clientes brindndoles
un excelente servicio mediante un esfuerzo por mejorar continuamente e impulsados por
la participacin de nuestros colaboradores.
Los productos cumplen con las siguientes normas mexicanas:
NMX-C-083-ONNCCE Industria de la Construccin Concreto Determinacin de
la Resistencia a la Compresin de cilindros de concreto Mtodos de Prueba.
NMX-C-406-1997-ONNCE- Industria de la Construccin Sistemas de Vigueta y
Bovedilla y Componentes Prefabricados similares para Losas Especificaciones y
mtodos de prueba.
NMX-C-160-ONNCCE. Industria de la Construccin-Concreto-elaboracin y curado
en obra de especmenes de concreto.
Valores Organizacionales
Calidad: Siempre hacer las cosas de la mejor manera posible.
Responsabilidad: Lograr el cumplimiento del trabajo pues de este dependemos
todos.
Colaboracin: Trabajar siempre de manera conjunta hacia un objetivo comn.
Integridad: Brindarle solo lo mejor a nuestros clientes en todos los aspectos.
Honestidad: Respeto a la verdad en relacin con hechos y las personas.


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SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA

Administracin de Costos:
La empresa tiene un manejo de costos simple basado en compras y ventas. En el segundo
semestre de este ao se planea implementar ingeniera de costos, pensando en todos los
factores que influyen en la produccin y entrega de los materiales.
Administracin Financiera I y II:
La empresa cuenta con apoyo outsourcing para hacer el anlisis financiero y estratgico.
Se realizan juntas mensualmente para revisar los resultados, usando simuladores y razones
financieras, para empezar nuevos proyectos se hacen anlisis profundos sobre la
conveniencia de la inversin.
Sistemas de Calidad:
Esta empresa actualmente est llevando a cabo un plan para la calidad de la empresa,
esto va desde estandarizar procesos hasta la capacitacin del personal para que en un
futuro se puedan certificar.
Nuestro proyecto planea hacer un sistema para ayudar a que esta estandarizacin sea ms
eficiente, adems de que se aprovecha la tecnologa para
Administracin de Proyectos:
La administracin de proyectos es un proceso que combina acciones, recursos econmicos,
humanos y tiempo para alcanzar metas en un determinado periodo.
En cuanto a este proyecto y esta propuesta es necesaria la administracin de proyectos,
ya que al seguir e implementar esta metodologa se puede llevar un mejor control de lo
que se est haciendo, de lo que se quiere lograr y poder terminar el proyecto de la manera
ms efectiva y eficiente.
Base de Datos:
Actualmente la empresa almacena todos sus datos de 2 maneras: los archivos electrnicos
se almacenan en su servidor, mientras que el resto se almacena de manera fsica en
espacios reservados para cada rea, esto es muy ineficiente, ya que si se requiere llegar
a ver los datos para cualquier motivo, se pierde tiempo en buscarlo.
Nuestro sistema hara ms eficiente el acceso a los datos, no ser necesario perder tiempo
para poder accesar a datos histricos.
Seminario de Planeacin Estratgica:

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En la actualidad la planeacin estratgica es un recurso poco utilizado en la compaa y
mediante el sistema que se llevara a cabo se podr tener una mejor idea de que este est
fallando la compaa, y mediante la planeacin estratgica se buscara implementar
nuevas metodologas para hacerla ms eficiente utilizando nuevas estrategias.
Investigacin de Mercados:
La investigacin de mercados se utilizar para hacer un anlisis de los mercados
diferenciados en donde la empresa tiene presencia. Los servicios se diferenciarn a partir
de los diferentes nichos y clientes dependiendo sus necesidades, as como encuestas y
controles sobre la percepcin de los productos, servicios de ventas y entregas.
Conclusin
En conclusin esta empresa presenta reas donde se encuentra bien ubicada, pero
tambin nos percatamos que tiene algunas reas en las cuales es necesaria la intervencin
de modo que se pueda mejorar y certificar como esta empresa lo requiere, empezando
con la estandarizacin de procesos, uso de base de datos (para el manejo de la
informacin), de modo que se tenga mejora continua y la empresa se pueda certificar en
un corto o mediano plazo.
FASE II
Objetivo:
Implementar una propuesta de mejora e innovacin en una organizacin tomando
en cuenta todos los problemas encontrados en la fase 1, desglosar a detalle las
actividades y resultados esperados. Se describir ampliamente solo la manera en
la que sern identificadas y definidas las mejores propuestas de solucin a las
problemticas de la Fase I.
Introduccin Fase II:
El propsito de este documento es el dar un avance de cmo se est llevando a
cabo el proyecto de una manera documentada, con lo cual permite tener una
mejor idea de los mtodos utilizados para la elaboracin del sistema, de manera
que se tenga una idea clara de los propsitos y metas por alcanzar as como los
factores de xito que determinaran si se cumplen o no dichos propsitos y metas,
las administraciones de tiempos y costos que deberemos considerar durante el
desarrollo, entre otras especificaciones. Todo esto para tener una base sustentada
de los avances del proyecto.
Objetivo General
Desarrollar y proporcionar una solucin a los problemas encontrados dentro de la
organizacin Sovalto mediante la creacin de un sistema, el cual nuestro equipo
sera el encargado de su diseo, cumpliendo cada una de las caractersticas

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pedidas por el cliente, y teniendo este proyecto documentado por medio de este
texto, en donde se podr ver la forma y tiempo de la elaboracin del mismo.
Objetivos Especficos
-Definir las etapas, actividades del proyecto y su duracin.
-Describir y enunciar los entregables.
-Establecer costos por hora y costo total del proyecto.
-Especificar los procesos para la elaboracin del proyecto.
-Identificar los riesgos y establecer acciones correctivas.
-Establecer un plan de comunicaciones.
-Facilitar los procesos internos de la organizacin.


CHARTER
Chrter de proyecto
Identificacin SCS1
Nombre Sistema para Corporacin Sovalto

Introduccin
Este proyecto nace a partir de la inquietud que tiene esta empresa de
implantar un sistema de calidad, de modo que se pueda certificar en un
futuro. Ya se tienen planes sobre las acciones a tomar para poder trabajar
de una manera estandarizada y eficiente.
Nosotros como equipo nos percatamos que el proyecto no inclua ningn
sistema, todo se basaba en papeleo, el cual es muy laborioso (por los
procedimientos que podra llegar a requerirse) y en la mayora de casos
ineficiente (mayor prdida de tiempo, errores de clculos, etc...).
Como solucin se propone disear un sistema para el rea de servicio al
cliente, que vaya de acuerdo a los lineamientos de calidad que se tienen
impuestos, de modo que se pueda operar de una manera ms estandarizada
y eficiente.


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Objetivo General
El objetivo de este sistema es:
Aumentar la eficiencia del rea de servicio al cliente en un 15%.
Reducir tiempos de procesos (como reportes, levantamientos, etc...)
en un 20%.
Estandarizar la manera en que se realizan las distintas actividades de
esta empresa.
Se espera que estos objetivos estn cubiertos 6 meses despus de
haberse insertado el sistema en esta empresa.

Elementos en el Alcance
El proyecto abarcar planeacin y diseo del sistema previamente
mencionado, en el cual se entregarn documentos donde se indiquen los
requerimientos de dicho sistema, los casos de uso, el diseo de la base de
datos y de las pantallas del sistema, de modo que la persona que lo vaya a
codificar pueda hacer exactamente el sistema como es requerido para el
cumplimientos de los objetivos mencionados anteriormente.

Elementos Fuera del Alcance
En este proyecto no se encuentra dentro del alcance:
La programacin del sistema
Implementacin del sistema
Los manuales de usuario
Capacitacin a los usuarios
Soporte post implementacin del sistema (para correccin y/o
mejora)

Principales Entregables
Anteproyecto/Cronograma

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Chrter del proyecto/WBS
Casos de uso/Anlisis de requerimientos
Diseo de base de datos
Diseo de pantallas del sistema

Criterios de Aceptacin
Para la aceptacin del proyecto es necesario lograr el alcance previamente
definido, el cual ser la presentacin de las pantallas del sistema,
previamente se deber aceptar la propuesta de base de datos del mismo.

Necesidades que Satisface
Con este proyecto se busca tener:
Eficiencia en procesos
Un sistema que est estandarizado para toda el rea en el que se
va a implantar.
Sistema para poder seguir de acuerdo con el plan de tener un
sistema de calidad para una posterior certificacin
Tener los registros de una manera ms accesible (electrnica), de
modo que se puedan ver datos histricos y en base a eso poder tener
una mejora continua.

Beneficios
Entre los principales beneficios se encuentra:
Sistematizar los procesos de control de calidad de la empresa
Mejorar dichos procesos al tener almacenada la documentacin
Una mejora sustancial en el tiempo de dichas evaluaciones
Chrter de proyecto

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Identificacin SCS1
Nombre Sistema para Corporacin Sovalto


Aprueba
Fecha 08/06/2014
Firma
Nombre Lic. Sosa
Puesto Socio Fundador

WBS


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ADMINISTRACIN DE TIEMPO

Actividad Predecesor Das de duracin Inicio Fin Encargado
1 Cronograma entregas 1 29-may 29-may Equipo
2 Charter del proyecto 1 3 05-jun 09-jun Karla
3 Contenido 1 9-jun. 9-jun. Alan,Miguel
4 Situacin actual 2 6-jun. 9-jun. Equipo
5 Problemticas/ Conclusiones 4 1 11-jun. 11-jun. Alan
6 Fase I 1 11-jun. 11-jun. Equipo
7 WBS 6 2 13-jun. 16-jun. Karla
8 Administracin de tiempo 6 2 13-jun. 16-jun. Alan
9 Administracin de Alcance 6 2 13-jun. 16-jun. Equipo
10 Administracin de Costo 6 3 16-jun. 18-jun. Miguel
11 Administracin de la calidad 6 3 16-jun. 18-jun. Equipo
12 Administracin de la ejecucin 6 3 16-jun. 18-jun. Equipo
13 Administracin de la cierre 6 3 19-jun. 23-jun. Miguel
14 Administracin de las comunicaciones 6 3 19-jun. 23-jun. Karla
15 Casos de uso 3 19-jun. 23-jun. Equipo
16 Anlisis de requerimientos 3 23-jun. 25-jun. Equipo
17 Fase II 3 23-jun. 25-jun. Equipo
18 Contenido 3 23-jun. 25-jun. Alan
19 Propuesta de negocio 17 3 26-jun. 30-jun. Equipo
20 Modelos de proceso 17 3 30-jun. 2-jul. Equipo
21 Descripcin de componentes tecnolgicos 3 30-jun. 2-jul. Alan
22 Descripcin del desarrollo de la solucin 3 30-jun. 2-jul. Karla,Miguel
23 Indicadores de mejora 4 2-jul. 7-jul. Equipo
24 Resultados 17,6 4 2-jul. 7-jul. Equipo
25 Conclusiones 17,6 4 2-jul. 7-jul. Equipo
26 Diseo de pantallas del sistema 8 26-jun. 7-jul. Equipo
27 Presentacin de proyecto implementado 3 2-jul. 7-jul. Equipo
28 Presentacin Final 3 7-jul. 9-jul. Equipo
29 Fase III 17,6 3 7-jul. 9-jul. Equipo
30 Base de Datos 7 19-jun. 27-jun. Equipo
31 Implementacin final del proyecto 3 2-jul. 4-jul. Equipo
32 Cierre de proyecto 2 4-jul. 7-jul. Equipo

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ADMINISTRACIN DE COSTOS
Gantt de Recursos


Tabla de Carga de Recursos


Ganntt de Recursos
Recursos
Fase I
Charter del proyecto Y Analisis de Empresa
Fase II
Requerimientos/ Casos de uso
Base de Datos
Diseo de pantallas del sistema
Fase III
Implementacin final del proyecto
Cierre de proyecto
Presentacin Final
Tiempo (Dias a la semana)
1 2 3 4 5 6
Recurso Total Horas Costo
Alan Cano 48 5,280.00 $
Miguel ngel Jimnez 46 5,060.00 $
Karla Sosa 44 4,840.00 $
138 15,180.00 $
6
1 2 3 4 5 6
6 8 12 10 6
10 7 6 6
8 7 8 7 8 8
20 24
6 9
30 24 20 20

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ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD
Objetivos de la calidad
El objetivo que se quiere alcanzar al implementar el sistema de calidad es mejorar y
fortalecer el servicio que se brinda asegurando as la satisfaccin del cliente.
Actividades de Control de Calidad
Realizar evaluacin inicial para conocer la situacin inicial de la empresa en reas
como: capacitacin del personal, la oferta de servicio, polticas de servicio,
evaluacin de servicio, producto y atencin.
Detectar reas de oportunidad.
Realizar la evaluacin del personal y detectar reas de oportunidad.
Establecer medidas y acciones que se tomarn para mejorar las reas de
oportunidad del personal.
Hacer el anlisis de diferenciacin de los segmentos de mercado que se atienden.
Retomar y definir polticas internas y externas de servicio al cliente.
Definir actividades de orden y limpieza.
Definir y realizar encuestas de satisfaccin en la compra de los vendedores.
Mantener registro de las encuestas de satisfaccin del cliente.
Definir y realizar encuestas de satisfaccin en el servicio de entregas.
Mantener registro de las encuestas de satisfaccin del servicio de entregas.
Crear y tener seguimiento del buzn de quejas y sugerencias.
Realizar anlisis de productos sustitutos y complementarios.
Crear formato de requerimiento de productos.
Realizar las capacitaciones necesarias.
Responsable de la funcin
Direccin, administrador del proyecto, Patrocinador:
o Evaluacin Inicial
Direccin, administrador del proyecto y jefe de planta:
o Evaluacin del personal y acciones a tomar.
o Retomar y definir polticas internas del servicio al cliente.
Administrador del proyecto y jefe de planta:
o Orden y limpieza (formato)
o Encuestas de satisfaccin de entregas.
Direccin, administrador del proyecto y vendedores:
o Diferenciacin de segmentacin del mercado.
* Tiempos Aproximados
* Dos horas de trabajo por dia
* Costo por hora Usuario 1
* Costo por hora Usuario 2
* Costo por hora Usuario 3
110.00 $
110.00 $
110.00 $

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o Productos sustitutos y complementarios.
Administrador del proyecto y vendedores:
o Encuestas de satisfaccin del cliente.
o Formato de requerimiento de productos.
Administrador del proyecto, patrocinador y personal (requerido):
o Capacitaciones.

ADMINISTRACIN DE EJECUCIN DEL PROYECTO
Gestin de riesgos
Identificacin y registro de riesgos
1. Cambios en el calendario
2. Complejidad del proyecto (no terminarlo)
3. Problemas con la documentacin

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Anlisis de riesgos


Respuesta a los riesgos


Crear, controlar, verificar los entregables del proyecto


Listado de acciones preventivas y correctivas
Acciones Preventivas
Establecer fechas de entregas
Establecer fechas para revisin de avances
Llevar control sobre la documentacin
Tener respaldo sobre la documentacin
Cdigo Riesgo Probabilidad Impacto Respuesta Planificada
R1 Cambios en calendario 0.1 Bajo Adaptacin
R2 Complejidad del proyecto (no terminarlo) 0.3 Alto Prevencin
R3 Problemas con la documentacin 0.2 Alto Prevencin
Cdigo Riesgo Responsible
Respuesta
Planificada
Plan de contingencia
R1 Cambios en calendario Equipo Adaptacin
Ajustarse a las
modificaciones
R2 Complejidad del proyecto (riesgo de no terminarlo) Equipo Prevencin
Esforzarse con lo
comprometido
R3 Problemas con la documentacin Equipo Prevencin
Tener respaldados por
diversos medios la
documentacin
generada
Referencia Entregable
Fecha
entrega
Control Verificacin
DBD1
Diseo de base de datos 27/06/2014
Reglas
Normalizacin
Verificar que el diseo de la Base
de Datos cumpla con las reglas de
normalizacin hasta la tercera
forma normal
DP1
Diseo de pantallas 07/07/2014
Aprobacin del
usuario final
Verficiar que pueda cumplir los
requerimientos del sistema
F1
Fase I 11/06/2014
Contenido de
acuerdo a
requerimientos
Verficar que cumpla con los
requerimientos de contenido de
dicha entrega
F2
Fase II 25/06/2014
Contenido de
acuerdo a
requerimientos
Verficar que cumpla con los
requerimientos de contenido de
dicha entrega
F3
Fase III 09/07/2014
Contenido de
acuerdo a
requerimientos
Verficar que cumpla con los
requerimientos de contenido de
dicha entrega

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Hacer revisiones para evitar errores
Mantener comunicacin constante con la empresa
Acciones Correctivas
Solicitar asesora a expertos
Hacer anlisis para identificar en dnde se encuentra y a quin pertenece el
problema Hacer un anlisis de posibles soluciones
Hacer revisiones para evitar errores


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ACTA DE RECEPCIN Y ACEPTACIN
Proyecto: Diseo de sistema para el rea de servicio al cliente
Cliente: Corporacin Sovalto
Entrega de: Documentacin del proyecto, diseo de BD y pantallas del sistema
Fecha: 07/06/14
Parcial Final
Elementos entregados:
Cronograma de entregas
Chrter del proyecto
WBS
Anlisis de requerimientos
Casos de uso
Diseo conceptual de base de datos
Diseo lgico de base de datos
Diseo fsico de la base de datos
Diseo de pantallas
Pruebas realizadas:
Pruebas de funcionamiento: se revis de manera intensiva que la base de datos pueda
almacenar datos sin generar conflictos y que esta cumpla la normalizacin (hasta la
tercera forma normal).

Pruebas de funcionalidad: se revis con los usuarios finales las pantallas diseadas
para que con ellas se puedan cubrir las funciones requeridas para operar de una manera
ptima.
Actividades:
Entrega de los diseos: Entrega al cliente de los documentos con los diseos para la creacin
del sistema.

Seguimiento: Dar un Seguimiento al proyecto en caso de que sea requerida nuestra intervencin
para aclarar dudas sobre nuestros diseos, de modo que el sistema creado funciona a la
perfeccin
Aceptacin del Cliente:


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ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN
Miembros del equipo
Nombre Apellido Telfono E-mail Rol Modo de
Comunicacin
Alan Cano 4777273518 rogeliocano@outlook.co
m
Admn. De
Proyecto
Presencial,
email
Miguel Jimnez 4771212193 Jilm0507@gmail.com Usuario Presencial,
email
Karla Sosa 4771204353 karsosahdez@gmail.com Usuario Presencial,
email

Contactos externos
Nombre Apellido Telfono E-mail Rol Modo de
Comunicacin
Aurelio Sosa
Lizama
4773936690 Aurelio.sosa@sovalto.c
om.mx
Cliente Presencial,
email, telfono

Comunicaciones requeridas
Interesado Tipo de
informacin
Modo Distribucin Frecuencia Responsabilidad
Cliente Documentacin,
diseos de
pantalla
Documento
con
impresiones
de pantallas
Personal/
email
Segn fechas
establecidas
Informar al cliente
sobre los avances y
diseo del sistema
Informacin almacenada
Informacin Modo Locacin Acceso Mantenimiento
Documentacin
de proyecto
Documento
electrnico
Carpetas
electrnicas
Equipo de
proyecto
Semanal
Documentos
del sistema
Documento
electrnico
Carpetas Equipo de
proyecto
Semanal
Juntas
Informacin Modo Quin Cundo Propsito
Plan de
proyecto
Presencial Equipo y
cliente
Inicio de
proyecto
Hacer contrato
Requisitos de
usuario
Presencial Equipo y
cliente
25-06-2014 Establecer
funciones del
sistema
Diseo de
pantallas Y BD
Presencial Equipo y
cliente
04-07-2014 Aprobar diseo



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# 101 Col: Esperanza de Alfaro
C.P. 37233
Tels: (477) 212 59 35, 212 59 36, 212 59 34, Len Gto. Mx.

Riesgos de la comunicacin
Debido a la forma en que ser llevada la comunicacin entre la empresa y nuestro equipo,
es de suma importancia que se comprendan los requerimientos que busca satisfacer el
sistema, ya que al no ser tan personal la comunicacin pueden quedar conceptos y puntos
sin comprender por completos o con un entendimiento diferente al de la empresa, es por
eso que las entregas y las juntas son de vital importancia para que todo funcione como es
pedido por la organizacin, y as cumplir con todos los requerimientos del proyecto.
Administracin del equipo
Matriz de roles y responsabilidades

Actividad Equipo de
proyecto
Cliente
Anlisis empresarial A I
Identificar necesidades A P
Requisitos del sistema A P
Administracin de tiempo y
alcance
A I
Diseo de pantallas S I
Diseo BD R I
Entrega de documentos A I
Cierre del Proyecto A I
Presentacin Final A I

P= Participante
A= Responsable
R= Requiere revisin
I= Requiere entrada
S= Requiere autorizacin
Introduccin Fase III

En esta fase, se pretende describir la solucin a las problemticas que el equipo detect
y la propuesta de negocios del mismo, todo esto basndonos en las tecnologas y los
sistemas de informacin, por lo que se definirn los requerimientos de los componentes
tecnolgicos para obtener una respuesta favorable en cuanto al funcionamiento del
sistema que diseamos.

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Propuesta de negocios
Sistema de Registros
La propuesta de negocios para la mejora de la empresa se basa en el diseo de un
sistema, el cual debe de apoyar a las reas de: Produccin, entregas, ventas y almacn.
Este sistema tiene como objetivo apoyar al control, estandarizacin y eficientizacin de
procesos dentro de esta empresa, ya que esta se encuentra en proceso de certificacin.
Tambin se busca utilizar las TICs para el manejo de datos, de esta manera se podra
tener un mayor control sobre sobre los mismos en vez de seguir manejando informacin
mediante papel, esto beneficiar a tener un acceso ms eficiente a los datos para distintas
finalidades, entre ellas el de toma de decisiones.
A quin beneficia?
Este sistema beneficia a todo el personal que se encuentra en las reas funcionales que
tendr el sistema, pero tambin quin obtendr beneficios de manera indirecta ser el
cliente, ya que la suma de eficiencia y mejora continua se ver reflejada en los productos
y servicios obtenidos.
Especficamente se obtendrn beneficios en:
Alta direccin/Gerencia: Obtendrn toda la informacin de la base de datos
del sistema en tiempo real, de una manera rpida y confiable, adems de que
se podrn interpretar informacin para poder hacer toma de decisiones que
sean de beneficio a la organizacin (en varios aspectos, como eficiencia de
recursos, mejora de servicio, etc).
Empleados: El sistema facilitar los procesos de los usuarios (ser amigable con
el usuario), ya que se har de una manera ms estandarizada y con la ventaja
que se hace el uso de las tecnologas, podrn operar de una manera ms
eficiente.
Clientes: Los clientes obtendrn resultados beneficiosos a raz de la toma de
decisiones y de la eficiencia de las operaciones, ya que recibirn mejor calidad
de productos y servicios.
Problemtica

Las principales problemticas que se encontraron en la empresa son:
1. Problemas de concentracin de informacin, ya que se maneja mucho papeleo, lo
cual dificulta encontrar la informacin que se requiere en el momento que es
necesaria.
2. La empresa se encuentra en proceso de cambio, ya que se busca certificar, slo
que se tienen procesos que no siempre siguen el mismo ciclo.
3. Problemas con la toma de decisiones, la cual es afectada por los problemas al
acceso a la informacin.

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4. Problema claro con la diferenciacin del nicho de mercado al que van dirigidos sus
productos.
Por qu el cambio?
Como hemos comentado anteriormente Sovalto se encuentra en proceso para poderse
certificar, por lo cual es sumamente necesario poder estandarizar procesos. Actualmente
la mejor manera de que esto suceda es mediante el uso de un sistema, el cual debe de
tener su propia base de datos, esto a su vez genera el un cambio para beneficio de la
empresa, donde se podrn utilizar herramientas ms novedosas (en vez de usar el papeleo
o programas como Excel, Word, etc) que sern de gran ayuda a la eficiencia de los que
la operan y en consecuencia de los clientes de la empresa.
Modelos de procesos
Layout Actual

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Layout Propuesto
Modelo de proceso actual





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Modelo de proceso propuesto

Componentes tecnolgicos
Para el ptimo funcionamiento del sistema que se llevara a cabo, se cuenta con los
siguientes componentes tecnolgicos.
HARDWARE:
- Equipo PC Todo en Uno HP 205 G1
- Espacio en disco duro Unidad (C:) de 1.6 TB
- Sistema Operativo Windows 2012
- Procesador pendiente
- Memoria RAM 8 GB

Recientemente se adquiri dicho equipo por lo cual cumple por mucho los requerimientos
para el ptimo funcionamiento del futuro sistema.

SOFTWARE:
- Netbeans 7.4
- MySQL Workbench 6.0 CE
- MySQL Server 5.7
- MySQL Connector
- Java SE Development Kit 7 (64 bits)

Para la elaboracin de la base de datos se utilizar MySQL 6.0 debido a la facilidad de
uso, y previo conocimiento del programa.

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Descripcin del desarrollo de la solucin

Indicadores de Mejora

Resultados esperados
Como resultado de la aplicacin de nuestro proyecto, se esperan observar los siguientes
resultados en un corto y mediano plazo:
Procesos ms eficientes
Facilidad de manejo y control centralizado sobre los datos que se manejan
Reduccin de tiempos
Ayuda a la toma de direcciones (para alta direccin)
Aceptacin entre los empleados
Dejar a un lado el sistema anterior
Conclusiones:
Sovalto contina en constante crecimiento, pero para que esto pueda ser constante es
necesario el uso de los sistemas de informacin, ya que mientras ms informacin se
maneje es necesario tenerla de una manera accesible y segura, de modo de operar de
una manera ms rpida y eficiente, adems de que se puede tomar mejores decisiones
para el beneficio de la organizacin.
El diseo de este sistema tiene como intencin cubrir las necesidades de manejo y control
de la informacin, ya que es lo que hace a una empresa que crezca y que tenga ventaja
sobre sus competencias. Se espera que este diseo termine en un sistema terminado, el
Nombre Descripcin Calculo Meta Periodo
Tiempo de Proceso
Analisis del tiempo del
proceso (Inicio a Fin)
Sumatoria (Tiempo) Reducir hasta un 20% Semanal
Uso de recursos
Cuantificar el uso de memoria
RAM por parte de la BD
Porcentaje de uso de memoria No exceder el 40% de RAM Diario
Tiempo de
respuesta
Estudio de tiempos de
repuesta de busquedas
Tiempo de respuesta por cada peticin
Tiempo de respuesta menor a
3 minutos
Semanal
Queries por
segundo
Analisis de las peticiones
realizadas a la base de datos
Cantidad de peticiones realizadas en horario
laboral/ Segundos en Horario Operativo
No superar un promedio de 7
peticiones por segundo
Diario

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cual puede hacer que se obtengan todos los beneficios que hemos mencionado
anteriormente, desde el control de informacin en una basa de datos hasta la mejora y
eficiencia de los procesos de la empresa.

Es necesario que este sistema sea utilizado por todo el personal para el que fue diseado
de modo que se empiecen a hacer los procesos de una manera ms estandarizada, de
modo que la empresa pueda obtener los beneficios de eficiencia y mejora continan de la
empresa.