Sistemas de Gestin

Empresarial
Tema 2: Los Sistemas y Tecnologas de la
informacin en la Empresa
Ing. Nilton Zambrano S.
ndice
Introduccin.
Caractersticas de un sistema de informacin.
Estructura del sistema de informacin.
Proceso del sistema de informacin.
Clasificacin de los sistemas de informacin.
Introduccin (I)
Los sistemas de informacin (SI) pueden
condicionar el xito o fracaso de una empresa.
Sistemas y las TIC: elemento esencial como motor
de cambio y fuente de ventajas competitivas.
Se considera la informacin como un nuevo factor
productivo.
SI como sistema nervioso de una organizacin:
hace llegar a tiempo la informacin a los distintos
departamentos para que puedan actuar de forma
coordinada entre s.
Introduccin (II)
Paso del SI como simple herramienta para
automatizar procesos al SI como pieza clave en la
estrategia empresarial.
Los SI permiten una gestin horizontal en la
empresa (orientada a procesos y no a funciones):
nfasis en la mejora de resultados y orientacin
hacia el cliente.
Veremos no slo el aspecto tcnico de los SI, sino
tambin el humano y organizativo.
El diseo de los SI en la empresa requiere una
perspectiva multidisciplinar que tenga en cuenta los
3 aspectos anteriores.
Caractersticas de un SI (I)
Objetivo de un SI en una organizacin:
entregar la informacin oportuna y precisa, con la
presentacin y formato adecuados, a la persona
que la necesite y en el momento que la necesite
para tomar una decisin o realizar alguna
operacin.
Podemos considerar la informacin como uno de los
ms valiosos recursos de una organizacin.
Caractersticas de un SI (II)
Conceptos sobre la informacin:
Datos versus informacin:
Datos: hechos recogidos en la organizacin que
estn todava sin procesar (elementos simblicos
que reflejan resultados de mediciones)
Informacin: datos procesados y presentados
de la manera adecuada, es decir datos con cierta
relevancia y propsito.
Caractersticas de un SI (III)
Conceptos sobre la informacin (cont.):
Caractersticas que debe cumplir la informacin:
Exactitud: informacin precisa y libre de errores.
Completitud: la informacin debe contener
todos los aspectos y hechos que sean
importantes.
Economicidad: el coste de la informacin debe
ser menor que el beneficio proporcionado por ella.
Confianza: garantizar la calidad de los datos
utilizados y la de las fuentes de informacin.
Caractersticas de un SI (IV)
Conceptos sobre la informacin (cont.):
Caractersticas que debe cumplir la informacin
(cont.):
Relevancia: informacin til para la toma de
decisiones. Evitar hechos superfluos.
Nivel de detalle: informacin con el nivel de
detalle adecuado a la decisin que se destina.
Oportunidad: entregar la informacin a la
persona que corresponde en el momento en que
la necesita.
Verificabilidad: posibilidad de contrastar la
informacin.
Caractersticas de un SI (V)
Conceptos sobre la informacin (cont.):
El exceso de informacin puede ser causa de
problemas.
Cada funcin y nivel organizativo en la empresa tiene
diferentes necesidades de informacin:
Alto nivel organizativo: poco nivel de detalle y
nfasis en el medio/largo plazo.
Bajo nivel organizativo (operativo): mayor
nivel de detalle y nfasis en el corto plazo.
Estructura de un SI (I)
Para identificar los elementos de un SI vamos a
ver que muchos autores coinciden:
Ralph Stair afirma que un SI es un sistema
compuesto por personas, procedimientos,
equipamiento informtico, bases de datos y
elementos de telecomunicaciones.
Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo
basado en cinco bloques elementales: personas,
actividades, datos, redes y tecnologa.
Estructura de un SI (II)
Bloque personas.
Propietarios del sistema: los que lo financian.
Usuarios: directivos ejecutivos, directivos medios,
jefes de equipos, personal administrativo, etc.
Diseadores.
Constructores.
Bloque datos:
Materia prima empleada para crear informacin.
Estructura de un SI (III)
Bloque actividades.
Actividades o procesos que se llevan a cabo en la
empresa.
Actividades de proceso de datos y generacin de
informacin que sirven de soporte a las anteriores.
Bloque redes
Descentralizacin de la empresa: distribucin de los
bloques anteriores en los lugares ms tiles.
Comunicacin y coordinacin entre esos lugares.
Estructura de un SI (IV)
Bloque tecnologa.
Hardware y software de apoyo para el resto de
bloques.
Gran dependencia empresa SI:
Cambios en la estrategia o los procesos de la
empresa provocan cambios en el software, hardware
o comunicaciones.
Los SI tambin actan como limitacin para el
cambio en las organizaciones.
Procesos de un SI (I)
Definicin de SI.
Conjunto de elementos interrelacionados (medios
tcnicos, personas y procedimientos) cuyo cometido
es capturar datos, almacenarlos y transformarlos
para obtener informacin.
Propsitos de un SI:
Apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la
empresa.
Satisfacer las necesidades de informacin para la
resolucin de problemas y la toma de decisiones.
Procesos de un SI (II)
Esquema de un SI.
Inputs: datos internos o externos a la empresa.
Outputs: informacin obtenida a travs del
procesamiento de los datos.
Procesos de un SI (III)
Esquema de un SI (cont.):
Captura de datos:
Manual o automatizada.
Recoger cada dato en el momento en que se
produce el hecho al que est asociado.
Procesado de datos:
Operaciones de clculo, agregacin, comparacin,
filtrado, presentacin, etc.
Normalmente se realizan con sistemas
informticos.
Procesos de un SI (IV)
Esquema de un SI (cont.):
Retroalimentacin o feedback:
Ajustes en la informacin obtenida.
Deteccin de errores en la captura de datos y/o
en su transformacin
Primera clasificacin de SI:
Manuales: captura, procesamiento y presentacin
de la informacin por humanos.
Computarizados: usan soporte informtico
(hardware, software, BBDD, etc.) para esas
actividades.
Procesos de un SI (V)
Primera clasificacin de SI (cont.):
Automatizar un SI no garantiza una mayor eficacia:
Depende de la calidad de los datos con los que se
trabaje.
Depende del uso que haga la organizacin de l.
Hay que tener en cuenta el punto de vista
humano y organizativo (posible rechazo o mal uso
del SI)
El xito de una empresa frente a sus competidores
no viene dado por la tecnologa sino por el uso que
se hace de ella en dicha organizacin.
Clasificacin de los SI (I)
Si los agrupamos en base a su finalidad:
Soporte a las actividades operativas:
SI dedicados a actividades ms estructuradas
(contabilidad, nminas, pedidos, etc.)
SI que permiten el manejo de informacin menos
estructurada (ofimtica, aplicaciones de
ingeniera, etc.)
Soporte a las decisiones y el control de
gestin:
Puede proporcionarse desde las aplicaciones de
gestin empresarial.
O a travs de aplicaciones especficas.
Clasificacin de los SI (II)
Sistemas de soporte a las actividades operativas:
Los primeros SI surgieron para mecanizar actividades con
un intenso manejo de datos (contabilidad y facturacin,
nminas, compras, ventas, produccin, etc.)
A estos primeros sistemas que permitan recoger datos de
las operaciones empresariales se les denomin Sistemas
de Procesamiento de Transacciones (TPS)
Objetivos de estos sistemas:
Reduccin de costes (reduccin de la mano de obra)
Evitar errores.
Acelerar procesos.
Clasificacin de los SI (III)
Sistemas de informacin para la toma de decisiones:
Sistemas de informacin para la Gestin
(Management Information Systems MIS).
Se considera los primeros SI propiamente dichos.
Utilizan datos almacenados en los sistemas
informticos de la empresa para generar informes.
Los informes permiten a los directivos mejorar el
control de la gestin en las distintas reas funcionales
de la empresa.
Estos informes pueden generarse peridicamente, bajo
demanda o cuando se produce alguna situacin
excepcional.
Permiten comparar los objetivos previstos con los
resultados obtenidos en las operaciones realizadas en
la empresa.
Clasificacin de los SI (IV)
Sistemas de informacin para la toma de
decisiones (cont.):
Sistemas de Soporte a la Decisin
(Decision Support Systems DSS).
Ayudan a los directivos de una empresa a
tomar decisiones (generacin de alternativas,
anlisis de ellas, simulacin de resultados
para cada una de ellas, etc.).
Van un paso ms all que los sistemas MIS,
ya que stos simplemente se basan en la
generacin de listados e informes.
Se desarrollan a partir de los aos 80 y suelen
incorporar herramientas de trabajo en grupo.
Clasificacin de los SI (V)
Sistemas de informacin para la toma de decisiones
(cont.):
Sistemas Expertos
Se pueden englobar dentro de los sistemas DSS.
Permiten resolver problemas especficos de un rea
concreta utilizando tcnicas de inteligencia artificial.
Parte de una serie de conocimientos y un conjunto de
reglas para manipularlos.
Tres componentes:
Base de datos de conocimiento: saber hacer
Base de datos de reglas: relaciones entre
conocimientos.
Motor de inferencia: interacta con las 2 anteriores
y es capaz de generar nuevos conocimientos y
proponer soluciones a determinados problemas.
Clasificacin de los SI (V)
Sistemas de informacin para la toma de decisiones
(cont.):
Sistemas de Informacin para Ejecutivos (Executive
Information Systems EIS)
Surgen en los 90.
Combinan caractersticas de los dos anteriores (DSS y
Sistemas Expertos)
Incorporan herramientas grficas que facilitan el
anlisis de la informacin.
No se basan slo en datos internos, sino tambin en
datos externos a la empresa.
En general, para cualquier SI para la direccin, es
fundamental contar con herramientas de gestin de
datos:
Datawarehousing.
Datamining.