IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE
8. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) Pro!"#$% %r% r"%&'(%)'*+ ," %,-!,')%)'*+ ," )o.r% ," #!.'+'#$ro# L'#$%,o ," "/'#$"+)'%# 0 #%&',%# ," #!.'+'#$ro# or ."# C!%,ro# )o.%r%$'1o# #"23+ )o$'(%)'o+"# ," #!.'+'#$ro# CLIENTES INTERNOS - D"%r$%."+$o# 0 #"r1')'o# ,"& 4o#'$%& CLIENTES EXTERNOS - Pro1"",or"# ," 5'"+"# - 6!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"& &'#$%,o ," +")"#',%,"# - I,"+$'7')%r 0 "#$%5&")"r )orr")$%."+$" &%# +")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ,"& #!.'+'#$ro8 "& #"r1')'o 0 "& 4o#'$%& - E+$r"2% oor$!+% ," '+7or.%)'*+ - P"r$'+"+)'% "+ &% #o&')'$!, ," )o$'(%)'o+"# - 9!" #"% oor$!+% &%# )o$'(%)'o+"# ," &o# ro1"",or"#. - C!.&'.'"+$o 0 )o+2r!"+)'% "+ &% "+$r"2% ," ro!"#$%# 24 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 8.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR No DE RDENES DE COMPRA ELA6ORADAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Optimizar el trmite de las rdenes de compra ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas en el perodo TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR N de OC hechas en el perodo
______________________________________________ !"" N de OC estndar para el perodo NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< %e&istro de OC elaboradas DENOMINADOR< Nmero de OC estndar 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES (uministros CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El nmero de *eces -ue se re*isan eistencias es fundamental en la determinacin del estndar+ ,a -ue en una re*isin de eistencias no todos los insumos han lle&ado a su punto de reposicin 25 FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 8.1.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CALIFICACIN DE PROVEEDORES FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR E*aluar a los pro*eedores , clasificarlos de manera -ue permita descartar a-uellos -ue &eneran retrasos , retraba.o ATRI6UTO DE CALIDAD /ro*eedores con buena calificacin 0promedio obtenido por los pro*eedores durante el perodo1 TIPO DE INDICADOR Eficiencia Efecti*idad en seleccin de pro*eedores FRMULA DEL INDICADOR Co
__________________ n NIVEL DE REFERENCIA 2istrico , de acuerdo a la meta propuesta FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Co3 Calificacin obtenida por el pro*eedor DENOMINADOR< +3 Nmero de pro*eedores calificados 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista CU>NDO DE6E MEDIR (emestral o anual FUENTES 4icha de se&uimiento al pro*eedor+ (uministros CONSIDERACIONES %etroalimentar al pro*eedor sobre el resultado 0repeticin de orden de compra+ de*olucin por problemas de calidad , p5rdidas por entre&as e inoportunas1 )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES En el clculo de este indicador se ei&e la elaboracin de un instrumento de calificacin -ue permita e*aluar ob.eti*amente la calidad del ser*icio , de los insumos suministrados por cada pro*eedor6 (e debe definir la calificacin mnima -ue debe obtener el pro*eedor para mantener las relaciones comerciales 26 FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR 8.1.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN @ARDEX FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el cumplimiento del re-uisito de inscripcin en el 8arde de pro*eedores ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento en el re-uisito de inscripcin de pro*eedores 08arde1 TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de /ro*eedores Cotizantes
______________________________________________ No de /ro*eedores -ue Cotizaron NIVEL DE REFERENCIA !""$ o dentro del ran&o de aceptabilidad definido FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Nmero de pro*eedores Cotizantes -ue se encontraban inscritos durante el perodo DENOMINADOR< Numero de pro*eedores -ue cotizaron durante el perodo 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista CU>NDO DE6E MEDIR 'corde con las fechas -ue se reciben cotizaciones FUENTES suministros+ 8arde de pro*eedores CONSIDERACIONES )mplementar controles en el proceso de inscripcin , calificacin de pro*eedores )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El nmero de pro*eedores cotizantes no debe eceder al nmero de pro*eedores inscriptos 0si se presenta+ el control de inscripcin , e*aluacin pre*ia del pro*eedor ha presentado fallas6 27 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/'9 N ""! P>;INA A1A DE AAA?AA 8.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN ALMACN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'lmacenista 'lmac5n Cuando se presente la necesidad de pro&ramar las compras Guindose por el crono&rama de fechas pactadas para las compras ,:o la necesidad del suministro /ara ase&urar la disponibilidad de los suministros ',udante de almac5n: auiliar de almac5n 'lmac5n 9os das de lunes a *iernes %ecibiendo los re-uerimientos de los diferentes ser*icios , departamentos del hospital /ara ordenar el traba.o a realizar 'lmacenista+ auiliar o a,udante almac5n Cada *ez -ue se reciban los re-uerimientos )n&resando el suministro en el sistema 0suministro de re-uisicin1 /ara dar un in&reso de las necesidades en el sistema 'lmacenista+ auiliar 'lmac5n Cada *ez -ue se presente esta necesidad )n&resando el suministro , asi&nando un cdi&o /ara poder elaborar la solicitud de compra 'lmacenista 'lmac5n Cada *ez -ue se ten&an los suministros re&istrados en el sistema 'trabes del pro&rama '( de in*entarios apretando la opcin reportes , lue&o consulta 8arde ;alorizado e imprimir /ara de.ar por medio escrito el mo*imiento del suministro relacionado con el consumo 28 INICIO Programar la compra La compra es por solicitud de dotacin 2 eci!ir " clasi#icar los re$uerimientos $ue necesitan la solicitud de compra Ingresar al sistema %iene cdigo en el sistema & 'acer creacin del suministro en el sistema Imprimir el listado de e(istencias " salidas por mes ) *I NO *I NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/'9 N ""! P>;INA A:A DE AA?AAA SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'lmacenista 'lmac5n Cuando se ten&a el listado de los suministros Comunicndose con el pro*eedor por fa o telefnicamente+ para -ue cotice el suministro 08arde de pro*eedores1 /ara obtener de los diferentes pro*eedores las diferentes ofertas en precios+ calidad , tiempo de pa&o ',udante de almac5n: auiliar de almac5n 'lmac5n Cada *ez -ue la en*e el pro*eedor telefnicamente o por fa %ecibiendo las cotizaciones de los diferentes pro*eedores /ara comparar las ofertas de acuerdo al precio+ calidad , tiempo de pa&o 'lmacenista 'lmac5n Cuando se tiene definido las me.ores ofertas de los pro*eedores Eli&iendo la me.or su&erencia de acuerdo al pro*eedor o listado de suministros /ara realizar la solicitud de acuerdo al pedido 'lmacenista+ auiliar 'lmac5n Cuando ,a se ten&an las cotizaciones necesarias definiendo las su&erencias #i&itando en la ho.a de clculo los *alores de los insumos se&n cotizaciones de cada pro*eedor /ara realizar un resumen de las diferentes cotizaciones 'uiliar o a,udante de 'lmac5n 'lmac5n Cuando se ha,an definido fechas , horas para reunin del comit5 En*iando los cuadros comparati*os al encar&ado de la reunin del comit5 /ara -ue analicen el cuadro , autoricen , definan el presupuesto 'lmacenista 'lmac5n Cuando la compra no es pro&ramada , se necesita hacer solicitud Elaborando una solicitud de acuerdo a la necesidad , las ofertas de los pro*eedores /ara -ue autoricen la compra , definan el presupuesto 'uiliar o a,udante de 'lmac5n 'lmac5n Cuando se ha,a elaborado la su&erencia de acuerdo a la necesidad del suministro %ealizando un cuadro comparati*o , especificando el ob.eto , necesidad del suministro /ara -ue autoricen la ad.udicacin de la compra , realizar el pedido 2+ ,IN Coti-ar insumos ) eci!ir coti-aciones .legir el tipo de sugerencia *on compras programada s eali-ar cuadro comparati/o .ntregar al comit0 para ad1udicacin de compras *I NO .la!orar la sugerencia de compra .ntregar a Costos " Presupuesto HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/'9 N ""! P>;INA A?A DE AA?AAA SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'lmacenista 'lmac5n Cada *ez -ue se presente esta necesidad En un formato destinado para ello /ara determinar la necesidad de dotacin ',udante de almac5n: auiliar de almac5n (er*icios , dependencias del hospital Cuando se ha,an definido las encuestas , separadas se&n el ser*icio Entre&ando a cada ser*icio o dependencia una copia de la encuesta para -ue la dili&encien /ara -ue los ser*icios o dependencias puedan dili&enciar la encuesta Encar&ado de cada ser*icio o dependencia (er*icios , dependencias del hospital Cada *ez -ue le sean entre&adas las encuestas con un plazo de !< das para dili&enciarlo , entre&arlo 9lenando los espacios -ue corresponden de acuerdo a la situacin , realidad actual de sus dotaciones /ara -ue se puedan medir las necesidades de dotacin Encar&ado de cada ser*icio o dependencia 'lmac5n Cuando se ha,an dili&enciado las encuestas #iri&i5ndose a el almac5n con la encuesta , entre&ndola a la persona encar&ada /ara -ue las encuestas sean analizadas , se puedan elaborar las su&erencias 'lmacenista 'lmac5n Cuando se ha,an dili&enciado las encuestas 'trabes del pro&rama '( de in*entarios apretando la opcin reportes , lue&o consulta 8arde ;alorizado e imprimir /ara de.ar por medio escrito el mo*imiento del suministro relacionado con el consumo &2 2 Llenar las encuestas de manera clara " concisa Priori-ar las necesidades de dotacin & .la!orar encuestas de necesidades de dotacin .ntregar las encuestas a las di#erentes dependencias 3e/ol/er las encuestas en almac0n FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 8.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN PROCESO< /'/'9 N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de la propuesta ,:o cuadro comparati*o para realizacin de 'd.udicacin de compra FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR O6=ETIVO< eali-ar la sugerencia " solicitud del suministro4 de acuerdo a los re$uerimientos " los consumos4 $ue aseguren la disponi!ilidad de los suministros $ue permita cu!rir las necesidades de las di#erentes dependencias del 5ospital6 RESPONSA6LE< ALMACENISTA CONDICIONES< 9os insumos -ue hacen falta , las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro automtico -ue se encuentran en ecel 9a respuesta de las cotizaciones de los pro*eedores se pueden demorar entre dos 0=1 , cuatro 0>1 das 9a su&erencia de compra de suministros se realiza cuando el suministro este a&otado ,:o se necesite ur&entemente 0se realiza cuando no ha,a crono&rama de reunin del comit51? MATERIALES NECESARIOS< @tiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. eci!ir " clasi#icar los re$uerimientos $ue necesitan la solicitud de compra :. Imprimir el listado de e(istencias " salidas por mes ?. Coti-ar insumos C. .legir el tipo de sugerencia E. eali-ar cuadro comparati/o F. .la!orar la sugerencia de compra G. .la!orar encuestas de necesidades de dotacin 8. Priori-ar las necesidades de dotacin ANEXOS PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Pro!"#$% %r% r"%&'(%)'*+ ," A,-!,')%)'*+ ," )o.r% DEFINICIONES< Co.r%# ro2r%.%,%#< Es la pro&ramacin del comit5 de compra+ -uien analizar la ad-uisicin de los suministros , -uien aprobar la ad.udicacin de la compra Co.r%# +o ro2r%.%,%#< son compras -ue no se pro&raman pero -ue necesitan realizare+ ,a sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del hospital So&')'$!, ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos solicitados por diferentes ser*icios. A,-!,')%)'*+ ," &% )o.r%< es seleccionar a un pro*eedor de acuerdo a su0s1 oferta0as16 Es el pro*eedor esco&ido a -uien se le realizar la compra D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro Por Pro1"",or< cuando se solicitan suministros de un solo pro*eedor Por &'#$%,o ," #!.'+'#$ro#< Cuando se solicitan suministros de diferentes pro*eedores+ cuando se solicitan suministros a un pro*eedor no usual o cuando se necesita un suministro ur&ente &) FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE H. RECEPCIN DE SUMINISTROS IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) T"+"r "& #!.'+'#$ro +")"#%r'o %r% "& %,")!%,o 7!+)'o+%.'"+$o ," &%# Ir"%# o #"r1')'o# %#"2!r%+,o &% )%&',%, " '+2r"#o "+ "& #'#$".% O7')'o# %)&%r%$or'o# #o5r" '+)o+#'#$"+)'% "+ &o# #!.'+'#$ro#. Or,"+ ," )o.r% 0 7%)$!r% CLIENTES INTERNOS Co+$%5'&',%,. Pr"#!!"#$o CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"#. 9!" 4%0% "r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"& ",',o. 9!" "#$" )o.&"$o "& ",',o ,"& #!.'+'#$ro. 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& ro,!)$o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ,"& #"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o. C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ," ,o)!."+$o# (7%)$!r%#8 or,"+ ," )o.r%8 0 or,"+ ," "+$r%,% ," #!.'+'#$ro#). Corr")$o '+2r"#o ,"& #!.'+'#$ro "+ "& #'#$".% @%r,"/ (ro2r%.% AS ," '+1"+$%r'o). A,")!%,% )&%#'7')%)'*+ ," 7%)$!r%#. &2 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR H.1.1 RECEPCIN DE SUMINISTROS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIN DE SUMINISTRO A PROVEEDORES FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Calificar al pro*eedor de acuerdo a su efecti*idad en el periodo6 #isminuir las de*oluciones en compras por incumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas del suministro por parte de los pro*eedores TIPO DE INDICADOR Efecti*idad Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR ;alor de los suministros de*ueltos a pro*eedores en el perodo _______________________________________________________________________________ !"" ;alor de los suministros recepcionados durante el perodo NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< (uministros de*ueltos a pro*eedores DENOMINADOR< Suministros recepcionados 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES DE DATOS (uministros+ %e&istros de de*oluciones en compras+ re&istro del *alor recepcionado CONSIDERACIONES %e*isar e*aluacin , calificacin de pro*eedores+ buscar pro*eedores alternati*os )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES En este indicador no se tendr en cuenta las de*oluciones ori&inadas por primo *encimiento+ ni las ori&inadas por ba.a rotacin && FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR H.1.: RECEPCIN DE SUMINISTROS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR SUMINISTROS RECI6IDOS OPORTUNAMENTE FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7antener el suministro necesario hasta el tiempo de reposicinB el tiempo -ue transcurre desde el momento en -ue se detecta la necesidad del suministra hasta -ue se recibe ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la entre&a de los pro*eedores TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR ;alor insumos recibidos dentro del plazo establecido en el perodo
________________________________________________________________________________ !"" ;alor total de las rdenes de compra recibidas oportunamente NIVEL DE REFERENCIA 2istrico FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< )nsumos recibidos dentro del plazo DENOMINADOR< Aotal de las rdenes de compra recibidas oportunamente 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la frecuencia de las compras FUENTES DE DATOS Compras , suministros CONSIDERACIONES Cruzar indicadores de calificacin de pro*eedor )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES 'ctualmente las ad-uisiciones se realizan ba.o una sola modalidad de compra 0compras directas1 , reciben ofertas de sostenimiento de precios para un perodo determinado6 (e deben controlar las compras de alto costo 0compras -ue no permiten la ad-uisicin con criterios de calidad , a menor costo1 &4 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA A1A DE AA?AA H.: RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'lmacenista 'lmac5n Cuando se realiza el pedido se debe con*enir el transporte , el tiempo de entre&a #e acuerdo al con*enio , al contrato con el pro*eedor /ara determinar si el transporte lo debe realizar el hospital Conductor Dona de entre&a de pro*eedores Cuando se concuerde con el pro*eedor reco&er el suministro %eco&iendo la &ua ,:o factura , las ca.as 0suministro1 /ara reco&er los suministros solicitados Conductor Dona de entre&a de pro*eedores Cada *ez -ue reciba el suministro Contando fsicamente lo -ue se recibe , el estado de los mismos /ara confrontar -ue el numero de ca.as sea i&ual al especificado Conductor Carro transportador Cuando ha,a *erificado -ue el nmero de ca.as , el estado de los embala.es sea correcto Aransportando el suministro en el carro transportador /ara -ue el suministro lle&ue al hospital 'uiliar de almac5n Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue lle&ue un pro*eedor o transportador /ersonalmente recibiendo la &ua ,:o factura /ara recibir los suministros solicitados 'uiliar de almac5n Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue lle&ue un pro*eedor o transportador Contando fsicamente lo -ue se recibe , el estado de los mismos /ara confrontar -ue el nmero de ca.as sea i&ual al especificado en la &ua 'lmacenista Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue no lle&ue conforme el pedido Comunicar con el pro*eedor telefnicamente definiendo6 !6 #e.ar la mercanca en cuarentena con nota , firma en la &uia6 =6 #e*olucin parcial con nota , firma en la &uia6 E6 #e*ol*er todas las ca.as con &uia sin firmar /ara determinar disposicin final del suministro &5 INICIO 3eterminar si se co!ra #lete *e co!ra #lete ecoger el suministro e/isar 7u8a /s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es %ransportar el suministro al 5ospital eci!ir al transportador ":o pro/eedor ) *I NO e/isar 7u8a ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es Coincid en 'a!lar con el respecti/o pro/eedor " de#inir disposicin #inal del suministro *I NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA A:A DE AA?AA RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de almac5n Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue se le reciban los suministros al pro*eedor Con sello+ fecha , nombre claro /ara obtener de los diferentes pro*eedores las diferentes ofertas en precios+ calidad , tiempo de pa&o 'lmacenista: 'uiliar de almac5n 'lmac5n Cada *ez -ue se reciban insumos+ suministros+ materiales o e-uipos ;erificando la factura de especificaciones administrati*as 0;er 'neo '1 /ara ase&urar -ue cumpla con las especificaciones administrati*as 'lmacenista 'lmac5n Cada *ez -ue se presente una anomala en la factura /or tel5fono+ por fa o personalmente /ara informar al pro*eedor la inconsistencia 'lmacenista: 'uiliar de 'lmac5n 'lmac5n Cada *ez -ue se presente una anomala en la factura ;erificando la factura de especificaciones t5cnicas 0;er 'neo F1 las especificaciones t5cnicas se realizan haciendo un muestreo /ara ase&urar -ue el suministro ad-uirido cumpla con los ni*eles de calidad ei&idos 'lmacenista: 'uiliar de 'lmac5n 'lmac5n Cada *ez -ue se presente una anomala en las especificaciones t5cnicas (e realiza un oficio describiendo las inconsistencias e inconformidades+ se anea obser*aciones ,:o conclusiones si es el caso /ara informar al pro*eedor la inconsistencia , lle&ar a un acuerdo 'lmacenista: /ro*eedor 'lmac5n Cada *ez -ue se presente la situacin /or tel5fono+ por fa o personalmente /ara lle&ar a un acuerdo+ destino+ disposicin o reposicin del suministro &6 ,irmar la gu8a ) *e con#irman insumos con la #actura <ecepcin administrati/a= Concuerda n insumos >cordar con el pro/eedor para tratar inconsistencia ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas *I NO eali-ar o#icio aclaratorio " se en/8a al pro/eedor *e gestiona su solucin o de/olucin Cumple con especi#icaci ones *I NO 2 HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA A?A DE AA?AA RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U ',udante de almac5n: auiliar de almac5n 'lmac5n Cuando ha,a conformidad con el suministro , las condiciones pactadas %eco&iendo la factura con la orden de compra , ponerle un &ancho o clips /ara soporte contable , tener control sobre la documentacin , poder confrontar posteriormente ',udante de almac5n: auiliar de almac5n 'lmac5n Cuando ha,a conformidad con el suministro , las condiciones pactadas Confrontando los suministros de la orden de compra , la factura 0factura *s orden de compra1 /ara soporte contable , tener control sobre la documentacin , poder confrontar posteriormente ',udante de almac5n: auiliar de almac5n 'lmac5n Cada *ez -ue se est5 realizando una entrada %eco&iendo la factura+ le,endo el cdi&o del suministro , se di&ita en el pro&rama 08arde de los suministros e insumos1 /ara ctualizar el in*entario ',udante de almac5n: auiliar de almac5n 'lmac5n Cuando ha,a realizado la recepcin administrati*a , t5cnicas o se ha,a tenido al&n acuerdo con el pro*eedor+ teniendo conformidad con el suministro , las condiciones pactadas 9le*ando personalmente al departamento de Costos , /resupuesto la orden de compra , la factura NOA'3 se debe de.ar copia de la orden de compra , factura 0(oporte1 ' fin de mes se clasifican las facturas de acuerdo a los &rupos de insumos al -ue pertenezcan 0Centros de costos1 /ara -ue se proceda al proceso de pa&o al pro*eedor , se lle*e el re&istro &7 2 .la!orar relacin de la #actura Ingresar en el sistema el suministro <e(istencias #8sicas " condiciones pactadas >ne(ar original " copia de la orden de compra a la #actura .ntregar la orden de compra " #actura a Costos " Presupuesto ,IN FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO H.? RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACN EST>NDAR NL /'/'9 N ""= NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )n&reso del suministro a almac5n FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< >segurar la calidad del ingreso de los suministros mediante el proceso de recepcin RESPONSA6LE< '97'CEN)(A' CONDICIONES< 9as especificaciones administrati*as se realizan en la totalidad de los suministros6 /ara solucionar las inconsistencia en los precios de los suministros se debe reportar a Costos , /resupuesto6 7ientras no se solucione el problema no se podr in&resar el suministro al sistemaB si es por un nmero ma,or a la cantidad solicitada se recibe solamente lo pedido , se de*uel*e el resto solicitando nota cr5ditoB si es por un precio ma,or se de*uel*e el artculo , se solicita una nota cr5ditoB si es por un precio menor se acepta el suministroB si es por una cantidad menor se acepta el suministro ad.udicando el faltante6 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< H. ;eri#icar 7u8a ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es 1M. Con#irmar insumos con #actura 11. ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas 1:. 7estionar su solucin o de/olucin del suministro 1?. Ingresar en el sistema el suministro6 ANEXOS< 'neo ' Especificaciones 'dministrati*as6 'neo F Especificaciones t5cnicas 'neo 9 )dentificacin rea por colores PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Aener el suministro necesario para el adecuado funcionamiento de las reas o ser*icios DEFINICIONES< E#")'7')%)'o+"# %,.'+'#$r%$'1%#< '-uellos aspectos de tipo administrati*o -ue se *erifican al momento de la entrada+ teniendo en cuenta la factura del pro*eedor+ la orden de compra , el pedido -ue lle&a E#")'7')%)'o+"# $N)+')%#< Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento , transporte Or,"+ ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos -ue sern ad-uiridos por un pro*eedor ;!J%< #ocumento -ue respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente , el nmero de ca.as entre&adas D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro+ todos los artculos como materiales+ muebles+ e-uipos+ etc6 -ue son necesarios para la atencin del paciente , el funcionamiento del hospital &8 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1M DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) 9!" &o# ,'7"r"+$"# #"r1')'o# 0 ,"%r$%."+$o# ,"& Ho#'$%& $"+2%+ &o# #!.'+'#$ro# +")"#%r'o# O!" "r.'$% )!5r'r &%# +")"#',%,"# ,"& #"r1')'o %r% "& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o. T"+"r !+ )o+$ro& ,"& .%$"r'%& .N,')o O!'r3r2')o O!" 2%r%+$')" &% )o+#"r1%)'*+ 0 &%# )%r%)$"rJ#$')%# ," )%&',%, 0 )%+$',%, CLIENTES INTERNOS >r"%# 0 ,"%r$%."+$o# ,"& Ho#'$%& CLIENTES EXTERNOS - Pro1"",or"# ," 5'"+"# C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ,"& #!.'+'#$ro #o&')'$%,o or )%,% #"r1')'o 9!" 4%0% %)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"& #!.'+'#$ro 0 .%$"r'%& .N,')o O!'r3r2')o % "+$r"2%r 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .%$"r'%& .N,')o O!'r3r2')o 0 "& #!.'+'#$ro #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," Ir"%8 &o# !#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"& #"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o) Corr")$% #%&',% ,"& #!.'+'#$ro "+ "& #'#$".% (@%r,"/). &+ FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1M.1.1 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL SUMINISTRO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir las entre&as incompletas a las reas , dependencias del hospital ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en la entre&a completa del suministro solicitado TIPO DE INDICADOR Efecti*idad FRMULA DEL INDICADOR N de solicitudes atendidas en forma completa
____________________________________________________________ !"" N total de solicitudes recibidas en el perodo NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< solicitudes atendidas en forma completa DENOMINADOR< total de solicitudes recibidas en el perodo 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES (uministros+ almac5n+ formatos de re&istros de demanda satisfecha CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de a&otados+ crecimiento del pedido+ porcenta.e de cumplimiento de consumo+ rotacin de la cartera+ ndice de rotacin+ edad de in*entario )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES Este indicador debe tener en cuenta -ue la demanda no atendida se considera tanto para los insumos -ue se encuentran re&istrados 0Codificados en el sistema1 como los -ue no se encuentran re&istrados 42 FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1M.1.: DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR SUMINISTRO DIARIOS DEFINIDOS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los suministros ATRI6UTO DE CALIDAD Cantidad de consumo diario de cada suministro TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR H@sd H44 Cpa (##3 ______________________________ (## estndar NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la ### estndar 2istrico FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< PU#,3 Nmero de unidades de suministro despachadas durante el perodo PFF3 Nmero de formas 0contenido por cada suministro1 C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5utica DENOMINADOR< SDD< (uministro diaria definida estndar 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad FUENTES DE DATOS 8arde+ sistema '/O9O+ concentraciones+ instrucciones suministro , (uministro diaria definido estndar 0(##1 CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de utilizacin de protocolos , es-uemas de despacho+ )n*esti&ar causas , tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES Este indicador debe calcularse para cada suministro+ por tanto resulta costoso considerando el nmero de suministros -ue se mane.an en el almac5n6 (e recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el consumo , cuando el costo del insumo amerite el estudio 4) FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1M.1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR RENDIMIENTO EN LA AD9UISICIN DE SUMINISTRO POR PERSONA FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Optimizar el tiempo , el recurso humano en los trmites para las ad-uisiciones de suministros ATRI6UTO DE CALIDAD 'd-uisicin del suministro TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR @nidades ad-uiridas por persona en un perodo !1 ______________________________________________________________________________ Aiempo in*ertido en tramites de ad-uisicin en el mismo perodo Cantidad -ue se pro,ecto para el consumo del artculo
=1 __________________________________________________________________ Cantidad del artculo -ue se consumi NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la SDD< (uministro diaria definida estndar 2istrico FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< !1 @nidades ad-uiridas por persona en un perodo =1 Cantidad -ue se pro,ecto para el consumo del artculo DENOMINADOR< !1 Aiempo in*ertido en trmites de ad-uisicin en el mismo perodo =1Cantidad del artculo -ue se consumi 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES DE DATOS Estudio de tiempos+ suministros CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ necesidad de capacitacin+ re*isar procedimientos+ optimizar la tecnolo&a+ necesidad de recurso humano , tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES (e debe definir estudio por tiempos por proceso (e debe tener en cuenta el porcenta.e de cumplimiento de la pro,eccin de consumo en unidades+ el porcenta.e de cumplimiento en la meta de *entas , el porcenta.e de productos con eistencias dentro de la aceptabilidad609a informacin se debe cruzar en unidades , en pesos , determinar si se debe efectuar cambios de polticas de precios o hacer a.ustes en las pro,ecciones , al presupuesto 42 FORMATO :.C FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1M.1.C DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIN POR ERROR DE DESPACHO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7inimizar el error de despacho ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de errores en despacho TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de de*oluciones por errores de despacho en un perodo
_______________________________________________________________________ !"" No de despachos realizados en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aendencia entre "- ! $ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< #e*oluciones por errores de despacho DENOMINADOR< #espachos realizados 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES DE DATOS (uministros+ %e&istros de despacho CONSIDERACIONES 'nalizar causas+ re*isar procedimientos+ determinar necesidades de capacitacin+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador se utiliza &eneralmente cuando se detectan incremento en los reclamos de clientes internos , eternos por despacho incorrecto -ue ori&inan retrba.o al personal de suministros6 4& FORMATO :.E FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1M.1.E DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR SOLICITUDES ATENDIDAS OPORTUNAMENTE FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR %ealizar una entre&a oportuna de los suministros ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la atencin de solicitudes de pedidos de suministros TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de entre&as hechas oportunamente en el perodo
_______________________________________________________________ !"" No de solicitudes 2echas en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< entre&as hechas oportunamente DENOMINADOR< solicitudes hechas 9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES DE DATOS (uministros+ %e&istros de despacho CONSIDERACIONES %e*isar procedimientos+ determinar necesidades de capacitacin 'nalizar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES 44 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA 1M.: DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL ALMACN FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U Encar&ado del ser*icio o la dependencia En el ser*icio o dependencia Cuando se re-uiera del suministro #ili&enciando el formato de solicitud , despacho de insumos por ser*icio /ara ad-uirir los insumos necesarios -ue permitan el buen funcionamiento del ser*icio Encar&ado del ser*icio o la dependencia En el ser*icio o dependencia Cuando se ten&a dili&enciado el formato de pedido %eco&iendo los insumos , materiales de desecho para su respecti*a reposicin 04rascos+ tubos+ colapsibles entre otros1 /ara poder realizar la reposicin respecti*a Encar&ado del ser*icio o la dependencia 'lmac5n Cuando se ten&a dili&enciado el formato de pedido en los horarios lunes a *iernes I- != am , =- > pm Entre&ando personalmente el formato , el material de desecho al personal encar&ado de almac5n /ara -ue le realicen el despacho del suministro 'uiliar o a,udante de almac5n 'lmac5n Aodos los das de lunes a *iernes I-!= am , =- > pm %ecibiendo fsicamente los re-uerimientos , el suministro 2acer autorizar el pedido por el sub&erente administrati*o 0Esta acti*idad se realiza semanalmente a ecepcin de un caso ur&ente+ al suministro realizarle el proceso de de*olucin de suministros1 /ara poder alistar los suministros 'uiliar de almac5n 'lmac5n Cada *ez -ue ha,a una inconsistencia 2ablando con en el car&ado del ser*icio -ue &ener el formato del pedido /ara poder entre&ar eactamente , correctamente el suministro 45 INICIO 3iligenciar el #ormato de solicitud " despac5o de insumos >ne(ar los materiales de desec5o >clarar inconsistencia " corregirla eci!ir los #ormatos " clasi#icar los re$uerimientos *e de!e ane(ar material de desec5o NO *I Lle/ar los #ormatos diligenciados a almac0n 'a" inconsistencia en #ormato *I ) HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL ALMACEN FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar o a,udante de almac5n 'lmac5n En el momento de realizar el alistamiento de los insumos Confrontando el pedido del formato con las eistencias en almac5n 0eistencias del insumo con la tar.eta del in*entario permanente6 Nota 7es por mes se debe sacar copia de se&uridad , archi*ar 0en lo posible en un lu&ar eterior del hospital1 /ara identificar las eistencias , facilitar el despacho de los insumos 'uiliar o a,udante de almac5n 'lmac5n Aodos los das en las primeras horas del da '*isando al encar&ado para -ue realice el oficio para la compra del suministro /ara poder entre&ar el suministro re-uerido por el ser*icio o dependencias Comunicar al -ue hace el re-uerimiento -ue el suministro no se despachara , -ue esta pendiente 'uiliar o a,udante de almac5n 'lmac5n Aodos los das en las primeras horas del da (eleccionando los insumos , separndolos por dependencia60en bolsas o ca.as1 /ara seleccionar los insumos re-ueridos por las dependencias 'uiliar o a,udante de almac5n 'lmac5n Aodos los das una *ez hecho el alistamiento de los suministros %estando del sistema los suministros -ue salen , actualizando la tar.eta de in*entario permanente 0nombre codillo , cantidad1 NOA'3 re&istrar las salidas semanales+ salidas , entradas mensuales e+ imprimir informe en ori&inal , dos copias 0para contralora , archi*o de almac5n1 /ara actualizar el sistema de in*entario 0'( de )n*entario1 'uiliar o a,udante de almac5n En el ser*icio o dependen cia Aodos los das una *ez hecho el alistamiento de los suministros Confrontando los suministros de las salidas con lo -ue se entre&a fsicamente6 'notar en la orden de pedido la cantidad despachada NOA'3 (e deben controlar los subdepsitos 0puntos de almacenamiento1 de cada uno de los reas 0*erificar eistencias ;s listado de (tocJ+ las condiciones de almacenamiento , estados de los insumos , fechas de *encimiento K%ealizar un acta de auditoraL1 /ara satisfacer las necesidades de las dependencias 'uiliar o a,udante de almac5n En el ser*icio o dependenci a Cuando se est5 entre&ando el suministro Colocando el nombre de -uien recibe+ CC+ Car&o , firma la salida de in*entario NOA'3 (e debe de.ar copia de la orden de pedido 0salida1 de los suministros6 /ara de.ar constancia de la entre&a de los suministros 'uiliar o a,udante de almac5n almac5n #espu5s de -ue ha,an firmado la salida de in*entario (e or&aniza por fecha+ consecuti*o , parte de los centros de costos 0Clasificar documento por ser*icio1 Nota3 la entre&a de e-uipos ha, -ue car&ar al in*entario indi*idual -ue ten&a el personal /ara archi*ar las salidas de in*entario 0tener un soporte de las salidas1 46 ./aluar la e(istencia de suministro 7enerar pendiente 'acer el alistamiento de los insumos 'acer la salida de los insumos en el sistema 'a" e(istencia de suministro *I NO ) 'acer entrega de los suministros 'acer #irmar la salida de in/entario de $uien reci!e Organi-ar las salidas en las carpetas ":o sistema ,IN FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1M.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL EST>NDAR NL /'/'9 N ""E NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de suministro a las diferentes dependencias del 2O(/)A'9 FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< >segurar el despac5o del suministro lle/ando un control de lo solicitado " lo entregado $ue satis#aga " permita el !uen #uncionamiento del ?rea o ser/icio RESPONSA6LE< '97'CEN)(A' CONDICIONES< 'l&unos materiales se deben entre&ar con al&unas condiciones especificas teniendo en cuenta las especificaciones del suministro para su buena conser*acin ,:o consumo El suministro debe transportarse de manera -ue permita &arantizar la conser*acin del mismo 0Aransportadas en un carro1 Aodo el suministro se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e inte&ridad de los suministros 9os e-uipos -ue sean entre&ados deben car&arse en el in*entario -ue posee los funcionarios 0el encar&ado de recibir los e-uipos debe responder por el mane.o+ utilizacin+ daMo o perdida del e-uipo1 Cuando el suministro deben ser transportados a un lu&ar fuera del hospital se debe ase&urar el suministro 0entidad ase&uradora1 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1C. 63iligenciar el #ormato de solicitud " despac5o de insumos 1E. eci!ir los #ormatos " clasi#icar los re$uerimientos #8sicos 1F. >clarar inconsistencia " corregirla 1G. ./aluar la e(istencia de suministro 18. 7enerar pendiente 1H. 'acer la salida de los insumos en el sistema :M. 'acer #irmar la salida de in/entario de $uien reci!e ANEXOS< PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Nue los ser*icios o dependencias de la clnica ten&an suministro necesarios de manera -ue permita cubrir las necesidades del ser*icio para el buen funcionamiento del mismo DEFINICIONES< A&'#$%.'"+$o ," #!.'+'#$ro< es or&anizar los suministros de acuerdo a los re-uerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados Ar)4'1%r ,o)!."+$%)'*+ se archi*a la documentacin como una medida de seguridad contra la prdida de datos, para confrontar las salidas. 47 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 11. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) Pro!"#$% %r% r"%&'(%)'*+ ," %,-!,')%)'*+ ," )o.r% ," .",')%."+$o# L'#$%,o ," "/'#$"+)'%# 0 #%&',%# ," .",')%."+$o# or ."# C!%,ro# )o.%r%$'1o# #"23+ )o$'(%)'o+"# ," .",')%."+$o# CLIENTES INTERNOS - D"%r$%."+$o# 0 #"r1')'o# ,"& 4o#'$%& CLIENTES EXTERNOS - Pro1"",or"# ," 5'"+"# - 6!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"& &'#$%,o ," +")"#',%,"# - I,"+$'7')%r 0 "#$%5&")"r )orr")$%."+$" &%# +")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ,"& .",')%."+$o8 "& #"r1')'o 0 "& 4o#'$%& - E+$r"2% oor$!+% ," '+7or.%)'*+ - P"r$'+"+)'% "+ &% #o&')'$!, ," )o$'(%)'o+"# - 9!" #"% oor$!+% 0 )o+2r!"+$"# &%# )o$'(%)'o+"# ," &o# ro1"",or"#. - C!.&'.'"+$o 0 )o+2r!"+)'% "+ &% "+$r"2% ," ro!"#$%# 48 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 11.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR No DE RDENES DE COMPRA ELA6ORADAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Optimizar el trmite de las rdenes de compra ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas en el perodo TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR N de OC hechas en el perodo
______________________________________________ !"" N de OC estndar para el perodo NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< %e&istro de OC elaboradas DENOMINADOR< Nmero de OC estndar 9UIN DE6E MEDIR %e&ente farmacia+ (ub&erente 'dministrati*o CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES (uministros CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El nmero de *eces -ue se re*isan eistencias es fundamental en la determinacin del estndar+ ,a -ue en una re*isin de eistencias no todos los medicamentos han lle&ado a su punto de reposicin 4+ FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 11.1.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CALIFICACIN DE PROVEEDORES FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR E*aluar a los pro*eedores , clasificarlos da manera -ue permita descartar a-uellos -ue &eneran retrasos , retraba.o ATRI6UTO DE CALIDAD Calificacin promedio obtenida por los pro*eedores durante el perodo TIPO DE INDICADOR Eficiencia Efecti*idad en seleccin de pro*eedores FRMULA DEL INDICADOR Co
__________________ n NIVEL DE REFERENCIA 2istrico , de acuerdo a la meta propuesta FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Co3 Calificacin obtenida por el pro*eedor DENOMINADOR< +3 Nmero de pro*eedores calificados 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de 4armacia+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR (emestral o anual FUENTES 4icha de se&uimiento al pro*eedor+ medicamentos CONSIDERACIONES %etroalimentar al pro*eedor sobre el resultado 0repeticin de orden de compra+ de*olucin por problemas de calidad , perdidas por entre&as inoportunas1 )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES En el clculo de este indicador se ei&e la elaboracin de un instrumento de calificacin -ue permita e*aluar ob.eti*amente la calidad del ser*icio , de los medicamentos suministrados por cada pro*eedor6 (e debe definir la calificacin mnima -ue debe obtener el pro*eedor para mantener las relaciones comerciales 52 FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR 11.1.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN @>RDEX FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el cumplimiento del re-uisito de inscripcin en el 8arde de pro*eedores ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento en el re-uisito de inscripcin de pro*eedores 08arde1 TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de /ro*eedores Cotizantes
______________________________________________ No de /ro*eedores -ue Cotizaron NIVEL DE REFERENCIA !""$ o dentro del ran&o de aceptabilidad definido FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Numero de pro*eedores Cotizantes -ue se encontraban inscritos durante el periodo DENOMINADOR< Numero de pro*eedores -ue cotizaron durante el perodo 9UIN DE6E MEDIR %e&ente farmacia+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR 'corde con las fechas -ue se reciben cotizaciones FUENTES 7edicamentos+ 8arde de pro*eedores CONSIDERACIONES )mplementar controles en el proceso de inscripcin , calificacin de pro*eedores )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El nmero de pro*eedores cotizantes no debe eceder al nmero de pro*eedores inscriptos 0si se presenta+ el control de inscripcin , e*aluacin pre*ia del pro*eedor ha presentado fallas6 5) FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/4' N ""! P>;INA A1A DE AA:AAA 11.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U %e&ente de farmacia 4armacia Cuando se presente la necesidad de pro&ramar las compras Guindose por el crono&rama de fechas pactadas para las compras ,:o la necesidad del medicamento /ara ase&urar la disponibilidad de los medicamentos %e&ente de farmacia 4armacia Cada -ue se ha,a pro&ramado las compras ' tra*5s del pro&rama de in*entarios /ara de.ar por medio escrito el mo*imiento del medicamento %e&ente de farmacia 4armacia Cuando se ten&a el listado de los suministros Comunicndose con el pro*eedor por fa o telefnicamente+ para -ue cotice el medicamento /ara obtener de los pro*eedores las diferentes ofertas en precios+ calidad , tiempo de pa&o %e&ente o 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue la en*e el pro*eedor la cotizacin %ecibiendo las cotizaciones de los diferentes pro*eedores /ara comparar las ofertas de acuerdo al precio+ calidad , tiempo de pa&o %e&ente de farmacia 4armacia Cuando se tiene definido las me.ores ofertas de los pro*eedores Eli&iendo la me.or su&erencia de acuerdo al pro*eedor o listado de medicamento /ara realizar la solicitud de acuerdo al pedido 52 INICIO Programar la compra Imprimir el listado de e(istencias " salidas por mes ) Coti-ar medicamentos eci!ir coti-aciones .legir el tipo de sugerencia *on compras programada s *I NO 2 HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/4' N ""! P>;INA A:A DE AA:AAA SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U %e&ente de farmacia 4armacia Cuando ,a se ten&an las cotizaciones necesarias definiendo las su&erencias #i&itando en la ho.a de clculo los *alores de los medicamentos se&n cotizaciones de cada pro*eedor /ara realizar un resumen de las diferentes cotizaciones %e&ente o 'uiliar de farmacia Comit5 de compras Cuando se ha,an definido fechas , horas para reunin del comit5 En*iando los cuadros comparati*os al encar&ado de la reunin del comit5 /ara -ue analicen el cuadro , autoricen , definan el presupuesto %e&ente de farmacia 4armacia Cuando la compra no es pro&ramada , se necesita hacer solicitud Elaborando una solicitud de acuerdo a la necesidad , las ofertas de los pro*eedores /ara -ue autoricen la compra , definan el presupuesto %e&ente o 'uiliar de farmacia Costos , presupuesto Cuando se ha,a elaborado la su&erencia de acuerdo a la necesidad del medicamento+ suministro %ealizando un cuadro comparati*o , especificando el ob.eto , necesidad del medicamento Nota3 se debe hacer firmar del sub&erente administrati*o /ara -ue autoricen la ad.udicacin de la compra , realizar el pedido 5& ,IN ) eali-ar cuadro comparati/o .ntregar al comit0 para ad1udicacin de compras .la!orar la sugerencia de compra .ntregar a Costos " Presupuesto 2 FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 11.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA PROCESO< /'/4' N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de la propuesta ,:o cuadro comparati*o para realizacin de 'd.udicacin de compra de medicamentos FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR O6=ETIVO< %ealizar la su&erencia , solicitud del medicamento+ de acuerdo a los re-uerimientos , los consumos+ -ue ase&uren la disponibilidad de los medicamentos -ue permita cubrir las necesidades de los ser*icios del hospital6 RESPONSA6LE< %e&ente de farmacia CONDICIONES< 9os medicamentos -ue hacen falta , las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro automtico -ue se encuentran en ecel 9a respuesta de las cotizaciones de los pro*eedores se pueden demorar entre dos 0!1 , cuatro 0E1 das 9a su&erencia de compra de los medicamentos se realiza cuando el suministro est5 en el stocJ mnimo+ apunto de a&otarse ,:o se necesite ur&entemente 0se realiza cuando no ha,a crono&rama de reunin del comit51? MATERIALES NECESARIOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< :1. %ecibir , clasificar los re-uerimientos -ue necesitan la solicitud de compra ::. )mprimir el listado de eistencias , salidas por mes :?. Cotizar insumos :C. Ele&ir el tipo de su&erencia :E. %ealizar cuadro comparati*o :F. Elaborar la su&erencia de compra :G. Elaborar encuestas de necesidades de dotacin :8. 9lenar las encuestas de manera clara , concisa :H. /riorizar las necesidades de dotacin ANEXOS PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< /ropuesta para realizacin de ad.udicacin de compra de medicamentos DEFINICIONES< Co.r%# ro2r%.%,%#< Es la pro&ramacin del comit5 de compra+ -uien analizara la ad-uisicin de los suministros , -uien aprobar la ad.udicacin de la compra Co.r%# +o ro2r%.%,%#< son compras -ue no se pro&raman pero -ue necesitan realizare+ ,a sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del hospital So&')'$!, ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos solicitados por diferentes ser*icios. A,-!,')%)'*+ ," &% )o.r%< es seleccionar a un pro*eedor de acuerdo a su0s1 oferta0as16 Es el pro*eedor esco&ido a -uien se le realizara la compra D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro Por Pro1"",or< cuando se solicitan suministros de un solo pro*eedor Por &'#$%,o ," #!.'+'#$ro#< Cuando se solicitan suministros de diferentes pro*eedores+ cuando se solicita suministros a un pro*eedor no usual o cuando se necesita un suministro ur&ente 54 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1:. RECEPCIN DE MEDICAMENTOS IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) T"+"r "& .",')%."+$o +")"#%r'o %r% "& %,")!%,o 7!+)'o+%.'"+$o ," &o# #"r1')'o# %#"2!r%+,o &% )%&',%, " '+2r"#o "+ "& #'#$".% O7')'o# %)&%r%$or'o# #o5r" '+)o+#'#$"+)'% "+ &o# .",')%."+$o#. Or,"+ ," )o.r% 0 7%)$!r% CLIENTES INTERNOS Co+$%5'&',%,. Pr"#!!"#$o CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"#. 9!" 4%0% "r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"& .",')%."+$o ",',o. 9!" "#$" )o.&"$o "& ",',o ,"& .",')%."+$o. 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& ro,!)$o (.",')%."+$o) #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ,"& #"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o. C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ," ,o)!."+$o# (7%)$!r%#8 or,"+ ," )o.r%8 0 or,"+ ," "+$r%,% ," .",')%."+$o#). Corr")$o '+2r"#o ,"& .",')%."+$o "+ "& #'#$".% (@%r,"/). A,")!%,% )&%#'7')%)'*+ ," 7%)$!r%#. 55 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1:.1.1 RECEPCIN DE MEDICAMENTOS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Calificar al pro*eedor de acuerdo a su efecti*idad en el perodo6 #isminuir las de*oluciones en compras por incumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas por parte de los pro*eedores TIPO DE INDICADOR Efecti*idad Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR ;alor de los medicamentos de*ueltos a pro*eedores en el perodo _______________________________________________________________________________ !"" ;alor de los medicamentos recepcionados durante el perodo NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< ;alor de los medicamentos de*ueltos a pro*eedores en el perodo DENOMINADOR< ;alor de los medicamentos recepcionados durante el perodo 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES DE DATOS 7edicamentos+ %e&istros de de*oluciones en compras+ re&istro del *alor recepcionado CONSIDERACIONES %e*isar e*aluacin , calificacin de pro*eedores+ buscar pro*eedores alternati*os )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES En este indicador no se tendr en cuenta las de*oluciones ori&inadas por primo *encimiento+ ni las ori&inadas por ba.a rotacin 56 FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1:.1.: RECEPCIN DE SUMINISTROS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR MEDICAMENTOS RECI6IDOS OPORTUNAMENTE FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7antener el medicamento necesario asta el tiempo de reposicinB el tiempo -ue transcurre desde el momento en -ue se detecta la necesidad del medicamento hasta -ue se recibe ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la entre&a de los pro*eedores TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR ;alor de los medicamento recibidos dentro del plazo establecido en el perodo __________________________________________________________________________________ !"" ;alor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente NIVEL DE REFERENCIA 2istrico FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< ;alor de los 7edicamentos recibidos dentro del plazo establecido en el perodo
DENOMINADOR< ;alor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de 4armacia CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la frecuencia de las compras FUENTES DE DATOS Compras , suministros CONSIDERACIONES Cruzar indicadores de calificacin de pro*eedor )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES 'ctualmente las ad-uisiciones se realizan ba.o una sola modalidad de compra 0compras directas1 , reciben ofertas de sostenimiento de presios para un periodo determinado6 (e deben controlar las compras de alto costo 0compras -ue no permiten la ad-uisicin con criterios de calidad , a menor costo1 57 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA A1A DE AA?AAA 1:.: RECEPCIN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de farmacia Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue lle&ue un pro*eedor o transportador /ersonalmente recibiendo la &ua ,:o factura /ara recibir los medicamentos 'uiliar de farmacia Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue lle&ue un pro*eedor o transportador Contando fsicamente lo -ue se recibe , el estado de los mismos /ara confrontar -ue el nmero de ca.as sea i&ual al especificado en la &ua %e&ente de farmacia Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue no lle&ue conforme el pedido Comunicar con el pro*eedor telefnicamente definiendo6 >6 #e.ando el medicamento en cuarentena con nota , firma en la &ua6 <6 #e*olucin parcial con nota , firma en la &ua6 O6 #e*ol*er todas las ca.as con &ua sin firmar /ara determinar disposicin final del medicamento 'uiliar de farmacia Dona de recesin de pro*eedores Cada *ez -ue se le reciban los medicamento al pro*eedor Con sello+ fecha , nombre claro /ara de.ar constancia de la entre&a del medicamento %e&ente o 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se reciban los medicamentos ;erificando la factura de especificaciones administrati*as 0;er 'neo '1 /ara ase&urar -ue cumpla con las especificaciones administrati*as 58 INICIO eci!ir al transportador ":o pro/eedor e/isar 7u8a ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es Coincid en 'a!lar con el respecti/o pro/eedor " de#inir disposicin #inal del suministro ,irmar la gu8a *e con#irman insumos con la #actura <ecepcin administrati/a= ) *I NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA A:A DE AA?AAA RECEPCIN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U %e&ente de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se presente una anomala en la factura /or tel5fono+ por fa o personalmente /ara informar al pro*eedor la inconsistencia %e&ente o 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se presente una anomala en la factura ;erificando la factura de especificaciones t5cnicas 0;er 'neo F1 las especificaciones t5cnicas se realizan haciendo un muestreo /ara ase&urar -ue el medicamento ad-uirido cumpla con los ni*eles de calidad ei&idos %e&ente o 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se presente una anomala en las especificaciones t5cnicas (e realiza un oficio describiendo las inconsistencias e inconformidades+ se anea obser*aciones ,:o conclusiones si es el caso /ara informar al pro*eedor la inconsistencia , lle&ar a un acuerdo %e&ente de farmacia , /ro*eedor 4armacia Cada *ez -ue se presente la situacin /or tel5fono+ por fa o personalmente /ara lle&ar a un acuerdo+ destino+ disposicin o reposicin del suministro 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando ha,a conformidad con el medicamento , las condiciones pactadas %eco&iendo la factura con la orden de compra , ponerle un &ancho o clips /ara soporte contable , tener control sobre la documentacin , poder confrontar posteriormente 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando ha,a conformidad con el suministro , las condiciones pactadas Comparando el pedido de compra , la factura /ara soporte contable , tener control sobre la documentacin , poder confrontar posteriormente 5+ ) Concuerda n insumos >cordar con el pro/eedor para tratar inconsistencia ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas *I NO eali-ar o#icio aclaratorio " se en/8a al pro/eedor *e gestiona su solucin o de/olucin Cumple con especi#icaci ones *I NO 2 >ne(ar original " copia de la orden de compra a la #actura .la!orar relacin de la #actura HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA A?A DE AA?AAA RECEPCIN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se est5 realizando una entrada (e co&e la factura , se di&ita en el pro&rama el cdi&o del medicamento 0se in&resa en el pro&rama /%)(7' , se imprime un alta1 /ara actualizar el in*entario 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando ha,a realizado la recepcin administrati*a , t5cnicas o se ha,a tenido al&n acuerdo con el pro*eedor+ teniendo conformidad con el suministro , las condiciones pactadas 9le*ando personalmente al departamento de Costos , /resupuesto la orden de compra , la factura NOA'3 se debe de.ar copia del acta , factura 0para soporte1 , archi*ar /ara -ue se proceda al proceso de pa&o al pro*eedor , se lle*e el re&istro 62 2 Ingresar en el sistema el medicamento <e(istencias #8sicas " condiciones pactadas= .ntregar la orden de compra4 la #actura " el >lta a Costos " Presupuesto ,IN FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1:.? RECEPCIN DE MEDICAMENTOS EST>NDAR NL /'/4' N ""= NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )n&reso del medicamento a farmacia FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< >segurar la calidad del ingreso de los medicamentos mediante el proceso de recepcin RESPONSA6LE< %e&ente de farmacia CONDICIONES< 9as especificaciones administrati*as se realizan en la totalidad de los medicamentos /ara solucionar las inconsistencia en los precios de los medicamentos se debe reportar a Costos , /resupuesto6 7ientras no se solucione el problema no se podr in&resar el suministro al sistemaB si es por un nmero ma,or a la cantidad solicitada se recibe solamente lo pedido , se de*uel*e el resto solicitando nota cr5ditoB si es por un precio ma,or se de*uel*e el artculo , se solicita una nota cr5ditoB si es por un precio menor se acepta el suministroB si es por una cantidad menor se acepta el suministro ad.udicando el faltante6 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< ?M. ;eri#icar 7u8a ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es ?1. Con#irmar medicamento con #actura ?:. ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas ??. 7estionar su solucin o de/olucin del medicamento ?C. Ingresar en el sistema el medicamento ANEXOS< 'neo ' Especificaciones 'dministrati*as6 'neo F Especificaciones t5cnicas PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Aener el medicamento necesario para el adecuado funcionamiento de las reas o ser*icios del hospital DEFINICIONES< E#")'7')%)'o+"# %,.'+'#$r%$'1%#< '-uellos aspectos de tipo administrati*o -ue se *erifican al momento de la entrada+ teniendo en cuenta la factura del pro*eedor+ la orden de compra , el pedido -ue lle&a E#")'7')%)'o+"# $N)+')%#< Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento , transporte Or,"+ ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos -ue sern ad-uiridos por un pro*eedor ;!J%< #ocumento -ue respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente , el nmero de ca.as entre&adas D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< corresponde al nombre del medicamento+ -ue son necesarios para la atencin del paciente , el funcionamiento del hospital 6) FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1?. ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) 9!" "& #"r1')'o ," 4o#'$%&'(%)'*+ $"+2% &o# .",')%."+$o# +")"#%r'o# O!" "r.'$% )!5r'r &%# +")"#',%,"# ," &o# #"r1')'o# %r% "& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o. CLIENTES INTERNOS Ho#'$%&'(%)'*+ CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"# C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% oor$!+% ,"& .",')%."+$o P"r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"& .",')%."+$o. 9!" 4%0% %)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"& .",')%."+$o 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .",')%."+$o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," Ir"%8 &o# !#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"& #"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o). C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ," ,o)!."+$o# 62 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1?.1.1 ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DOSIS DIARIA DEFINIDA FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los medicamentos ATRI6UTO DE CALIDAD Consumo diario de cada medicamento TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR H@md H44 Cpa ###3 ______________________________ ### estndar NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la ### estndar 2istrico FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< PU.,3 Nmero de unidades de medicamento despachadas o *endidas durante el periodo PFF3 Nmero de formas farmac5uticas 0contenido por cada medicamento1 C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5utica DENOMINADOR< DDD< #osis diaria definida 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad FUENTES DE DATOS 8arde+ sistema '/O9O+ concentraciones+ formas farmac5uticas , dosis diaria definida estndar 0###1 CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de utilizacin de protocolos , es-uemas de tratamiento+ porcenta.e de tratamiento de la prescripcin+ )n*esti&ar causas , tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES Este indicador debe calcularse para cada medicamento+ por tanto resulta costoso considerando el nmero de medicamentos -ue se mane.an6 (e recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el consumo , cuando el costo del insumo amerite el estudio 6& FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1?.1.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL MEDICAMENTO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir las entre&as incompletas a las reas , dependencias del hospital ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en la entre&a completa del medicamento solicitado TIPO DE INDICADOR Efecti*idad FRMULA DEL INDICADOR N de formatos de pedido atendidas en forma completa
______________________________________________________________________ !"" N total de 4ormatos de pedido recibidas en el perido NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< formatos de pedido atendidas en forma completa DENOMINADOR< total de 4ormatos de pedido recibidas en el perodo 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES DE DATOS 7edicamento+ formatos de re&istros de demanda satisfecha CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de a&otados+ crecimiento del pedido+ porcenta.e de cumplimiento+ rotacin de la cartera+ ndice de rotacin+ edad de medicamento )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES Este indicador debe tener en cuenta -ue la demanda no atendida se considera tanto para los imedicamentos -ue se encuentran re&istrados 0Codificados en e sistema1 como los -ue no se encuentran re&istrados 64 FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1?.1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIN DE MEDICAMENTO POR ERROR DE DESPACHO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7inimizar el error de despacho del medicamento ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de errores en despacho TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de de*oluciones de medicamento por error en despacho en perodo ___________________________________________________________________________________________ !"" No de despachos realizados en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aendencia entre "- ! $ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< #e*oluciones por errores de despacho DENOMINADOR< #espachos realizados 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES DE DATOS 7edicamentos+ %e&istros de despacho CONSIDERACIONES 'nalizar causas+ re*isar procedimientos+ determinar necesidades de capacitacin+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador se utiliza &eneralmente cuando se detectan incremento en los reclamos de clientes internos , eternos por despacho incorrecto -ue ori&inan retrba.o al personal de suministros6
65 FORMATO ? ESTNDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA 1?.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE FARMACIA FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U Enfermera (er*icio 2ospitalizacin Cada *ez -ue el m5dico entre&ue las ordenes medicas dili&enciadas #escribiendo el medicamento prescrito por el m5dico6 NOA'3 se debe re*isar la frmula del paciente , constatar -ue est5 clara , completa /ara el re&istro del medicamento de acuerdo a las rdenes m5dicas 'uiliar de enfermera (er*icio 2ospitalizacin Cuando se ha,a actualizado el 8arde del paciente #ili&enciando formato con nombre &en5rico+ concentracin comercial+ forma farmac5utica+ frecuencia+ *a de administracin , dosificacin preescrita /ara elaborar el perfil de terapia medicamentosa por paciente 'uiliar de enfermera (er*icio 2ospitalizacin Cada *ez -ue se deba realizar el pedido del medicamento 'neando a los formatos de pedidos de medicamentos las solicitudes por frmula para los medicamentos de control /ara -ue farmacia pueda despachar , controlar el pedido del medicamento de alto costo /ersonal de enfermera 4armacia Cada *ez -ue se realice el pedido del suministro E+$r"2%+,o "r#o+%&."+$" &%# *r,"+"# .",')%# 0 &o# 7or.%$o# ," ",',o ," .",')%."+$o %& "+)%r2%,o. NOA'3 (i el medicamento se necesita para iniciar tratamiento 0@r&ente1 se comunica de inmediato con el re&ente de farmacia para -ue &estione el medicamento lo ms rpido posible /ara determinar la terapia medicamentosa del paciente , la cantidad de medicamentos -ue se despacharan %e&ente de farmacia 4armacia Cada *ez -ue falte o se re-uiera corre&ir los formatos Comunicndose con el personal de enfermera encar&ado , corri&iendo las anomalas+ posibles errores o documentacin faltante /ara -ue se realice el despacho del material m5dico -uirr&ico 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando se determine el medicamentos a despachar %eco&iendo los medicamentos de las estanteras , dispensndolo en ca.etines ,:o bolsas por perfil de tratamiento /ara identificar las eistencias , poder alistar los medicamentos 66 INICIO >ctuali-ar el @arde( con !ase a las rdenes m0dicas .ntregar al ser/icio #armac0utico la solicitud por #rmula " la copia para las ordenes m0dicas >ne(ar las solicitudes por #rmula diligenciada para los medicamentos de control Concuerdan *I ) Interpretar la orden m0dica " ela!orar per#il de terapia medicamentosa >clarar inconsistencias " corregir >listar los medicamentos inconsistencias " corregir 2 NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE FARMACIA FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se a&oten los medicamentos (e&uir con proceso Ksolicitud para la compra de medicamentosL /ara alistar los medicamentos , posteriormente ser en*iados a los ser*icios 'uiliar de farmacia 4armacia Aodos los das cada *ez -ue se alisten los medicamentos %estando del sistema 08arde1 los medicamentos -ue salen para el ser*icio 0nombre+ codillo , cantidad1 /ara actualizar el sistema de in*entario 'uiliar de farmacia (er*icio 2ospitalizac in @na *ez hecho el alistamiento de los medicamentos ;erificando fsicamente lo -ue se recibe 0Confrontando los medicamentos de las salidas con lo -ue se entre&a fsicamente1 NOA'3 El auiliar de farmacia reco&e el medicamento sobrante 0-ue no se utilizo1 /ara satisfacer las necesidades del ser*icio 'uiliar de enfermera , farmacia (er*icio 2ospitalizac in Cuando se ha,a hecho la entre&a del medicamento ;erificando el medicamento 0Eistencias fsicas1 ;s 8arde (e debe hacer firmar la salida del medicamento de la persona -uien recibe /ara *erificar el medicamento , la cantidad correcta 'uiliar de enfermera , farmacia (er*icio 2ospitalizac in Cuando se ha,a hecho la entre&a del medicamento #escribiendo 0subra,ando1 el medicamento faltante /ara -ue sea entre&ado el medicamento faltante 'uiliar de enfermera , farmacia (er*icio 2ospitalizac in En el momento de encontrar el error 0#iferencias con la orden m5dica1 Corri&iendo el nombre del medicamento+ la cantidad+ concentracin+ forma farmac5utica + dosificacin prescrita+ frecuencia , *a de administracin /ara -ue se ha&a la entre&a del medicamento correcto 67 *uministrar el medicamento 7enerar pendiente 'acer la salida de los medicamentos en el sistema 'a" e(istencia de medicamento *I NO ) 'acer entrega de los medicamentos *eAalar el #altante ,IN ;eri#icar $ue el medicamento este de acuerdo con lo registrado en el @arde( .l pedido est? incompleto 2 .l medicamento tiene di#erencias con la orden m0dica *e corrige la orden 2 *I NO NO *I /ersonal de enfermera (er*icio 2ospitalizac in Cuando el paciente lo re-uiera , este prescrito (i&uiendo los procesos , procedimientos necesarios para me.orar la salud del usuario /ara realizar la terapia medicamentosa con el fin de me.orar la salud del usuario FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1?.? ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE FARMACIA PROCESO /'/4' NK ""E NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento por paciente para => horas a hospitalizacin FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< 3espac5ar los medicamentos en la cantidad necesaria para $ue el ser/icio de 5ospitali-acin #uncione correctamente RESPONSA6LE< N@P7)CO 4'%7'CQ@A)CO CONDICIONES< 9a entre&a de las copias de las rdenes m5dicas , la solicitud por frmula se deben entre&ar todos los das para la respecti*a entre&a o reposicin del medicamento Aodos los medicamentos se deben transportar de manera -ue &arantice la conser*acin del medicamento 0Aransportadas en un carro1 Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e inte&ridad de los mismos INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< ?E. 63iligenciar solicitud por #rmula para medicamento de control ?F. >ctuali-ar @arde( de paciente con !ase a las rdenes m0dicas ?G. Interpretar la rdenes m0dicas " ela!orar el per#il de terapia medicamentosa por paciente ?8. 'acer pedido a pro/eedores ?H. 'acer salida de los medicamentos en el sistema CM. ;eri#icar $ue el medicamento est0 de acuerdo con lo registrado en el @arde( C1. #eterminar si el medicamento tiene diferencias con la orden m5dica ANEXOS< PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Nue el ser*icio de hospitalizacin ten&a los medicamentos necesarios -ue permita cubrir las necesidades de los ser*icios para el buen funcionamiento del mismo DEFINICIONES< A&'#$%.'"+$o ," .",')%."+$o#o< es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los re-uerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< Corresponde al nombre del medicamento -ue son necesarios para la atencin del usuario 0 Nombre &en5rico+ concentracin+ forma farmac5utica , *a de administracin1 ) 68 ) 6+ FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1C. ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA UR;ENCIAS Y CIRU;DA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) 9!" "& #"r1')'o ," Ur2"+)'%# 0 C'r!2J% $"+2% &o# .",')%."+$o# +")"#%r'o# O!" "r.'$% )!5r'r &%# +")"#',%,"# ," &o# #"r1')'o# %r% "& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o. CLIENTES INTERNOS Ur2"+)'%# C'r!2J% CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"# C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% oor$!+% ,"& .",')%."+$o P"r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"& .",')%."+$o. 9!" 4%0% %)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"& .",')%."+$o 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .",')%."+$o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," Ir"%8 &o# !#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"& #"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o). C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ," ,o)!."+$o# 72 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1C.1.1 ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA UR;ENCIAS Y CIRU;DA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DOSIS DIARIA DEFINIDA FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los medicamentos ATRI6UTO DE CALIDAD Consumo diario de cada medicamento TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR H@md H44 Cpa ###3 ______________________________ ### estndar NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la ### estndar 2istrico FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< PU.,3 Nmero de unidades de medicamento despachadas o *endidas durante el perodo PFF3 Nmero de formas farmac5uticas 0contenido por cada medicamento1 C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5utica DENOMINADOR< DDD< #osis diaria definida 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad FUENTES DE DATOS 8arde+ sistema '/O9O+ concentraciones+ formas farmac5uticas , dosis diaria definida estndar 0###1 CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de utilizacin de protocolos , es-uemas de tratamiento+ porcenta.e de tratamiento de la prescripcin+ )n*esti&ar causas , tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES Este indicador debe calcularse para cada medicamento+ por tanto resulta costoso considerando el nmero de medicamentos -ue se mane.an6 (e recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el consumo , cuando el costo del insumo amerite el estudio 72 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""> P>;INA A1A DE AA:AA 1C.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOS A UR;ENCIAS Y CIRU;DA FARMACIA FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U /ersonal de enfermera (er*icio @r&encias : Ciru&a Cuando los m5dicos ,a ha,an dili&enciado las rdenes m5dicas %ecibiendo personalmente del m5dico las rdenes m5dicas /ara poder dili&enciar las notas de car&o+ el pedido a farmacia , si es el caso a almac5n /ersonal de enfermera (er*icio @r&encias : Ciru&a Cuando los m5dicos ,a ha,an dili&enciado las rdenes m5dicas #esprendiendo el ori&inal de la copia /ara poder realizar el pedido a farmacia /ersonal de enfermera (er*icio @r&encias : Ciru&a Cuando los medicamentos sean de control 'neando la solicitud por frmula , la copia de las rdenes m5dicas /ara -ue se realice el despacho de los medicamentos en 4armacia /ersonal de enfermera (er*icio @r&encias : Ciru&a Cada *ez -ue se re-uiera los medicamentos de consumo 'neando los en*ases *acos a la solicitud por frmula , la copia de las rdenes m5dicas 0solo se realiza para los medicamentos de control1 /ara -ue se realice el despacho de los medicamentos en 4armacia /ersonal de enfermera 4armacia Cada *ez -ue se realice el pedido del medicamento Entre&ando personalmente al encar&ado 0%e&ente de farmacia1 /ara -ue determinen las cantidades de medicamentos -ue se despacharn %e&ente de farmacia 4armacia Cada *ez -ue le entre&uen las copias de las rdenes m5dicas , las solicitudes por frmula #ili&enciando el formato , hacer autorizar el pedido por el sub&erente administrati*o+ NOA'3 Cuando los medicamentos son de consumo 0multidosis1 se debe *erificar -ue si ha,an entre&ado los frascos *acos /ara -ue determinen las cantidades de medicamentos -ue se despacharan 7) INICIO ecolectar las rdenes m0dicas ) 3esprender copia para el ser/icio ,armac0utico S" ,"5" r"o+"r .",')%." +$o# ," )o+#!.o >ne(ar en/ases /ac8os de medicamentos de consumo <multidosis= Llenar #ormato con total medicamentos reportados >ne(ar solicitudes por #rmula4 diligenciada por paciente para medicamentos de control .ntregar al ser/icio #armac0utico los en/ases /ac8os4 la solicitud por #rmula " la copia de las rdenes m0dicas *I NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""> P>;INA A:A DE AA:AA ENTRE;A DE MEDICAMENTOS A UR;ENCIAS Y CIRU;DA FARMACIA FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando se determinen los medicamentos , cantidades %eco&iendo los medicamentos de las estanteras /ara alistar los medicamentos , posteriormente ser en*iados a los ser*icios 'uiliar de farmacia o %e&ente de farmacia 4armacia Cada -ue se a&oten los medicamentos Continuar con proceso solicitud para la compra de medicamentos /ara %ealizar el pedido de los medicamentos , posteriormente ser en*iados a los ser*icios 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se alisten los medicamentos %estando del sistema 08arde1 los medicamentos -ue salen para el ser*icio 0nombre codillo , cantidad1 /ara actualizar el sistema 'uiliar de farmacia (er*icio @r&encias : Ciru&a Aodos los das+ cada *ez -ue se ha,a hecho e9 alistamiento de los medicamentos ;erificando fsicamente lo -ue se entre&a NOA'3 (e deben controlar los subdepsitos 0puntos de almacenamiento *erificando eistencias ;s listado de (tocJ+ las condiciones de almacenamiento , estados de los insumos , fechas de *encimiento 0K%ealizar un acta de auditora de medicamentosL1 /ara satisfacer las necesidades de los ser*icios 'uiliar de farmacia (er*icio @r&encias : Ciru&a Cuando se ha,a hecho la entre&a del medicamento Colocando el nombre de -uien recibe el suministro El encar&ado de recibir el medicamentos debe ubicar los medicamentos en el lu&ar establecido para su almacenamiento , posterior uso en el ser*icio /ara de.ar constancia de -ue se realizo la entre&a 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se ha,a hecho la entre&a del medicamento (e or&aniza por fecha+ consecuti*o , parte de los centros de costos 0Clasificar documento por ser*icio1 /ara de.ar constancia del medicamento -ue sali 72 >listar los medicamentos ) 7enerar pendiente 'a" e(istencia de medicamentos *I NO 'acer salida de los medicamentos en el sistema 'acer entrega de los medicamentos 'acer #irmar #ormato de cantidades entregadas de medicamentos >rc5i/ar los #ormatos de cantidad de medicamentos entregados ,IN FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1C.? ENTRE;A DE MEDICAMENTOS A UR;ENCIAS Y CIRU;DA PROCESO /'/4' NK ""> NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento a los ser*icios de @r&encias , Ciru&a FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< 3espac5ar los medicamentos en la cantidad necesaria para $ue los ser/icios de urgencias " cirug8a #uncione correctamente RESPONSA6LE< %EGENAE #E 4'%7'C)' CONDICIONES< 9a entre&a de las copias de las rdenes m5dicas , la solicitud por frmula se deben entre&ar todos los das de !!+E" am a !=6"" pm para la respecti*a entre&a o reposicin del medicamento Aodos los medicamentos se deben transportar de manera -ue permita &arantizar la conser*acin del medicamento 0Aransportadas en un carro1 Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e inte&ridad de los mismos INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< C:. 6 Llenar #ormato con total medicamentos reportados C?. >listar los medicamentos CC. 'acer salida de los medicamentos en el sistema CE. 'acer entrega de los medicamentos CF. 'acer #irmar #ormato de cantidades entregadas de medicamentos ANEXOS< 'neo # Normas para el almacenamiento , mane.o de materiales , suministros 'neo E 7ane.o de materiales 'neo 9 )dentificacin de reas por colores6 'neo N lista de cantidad de medicamento a despachar para los ser*icios PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< 9!" "& #"r1')'o ," Ur2"+)'%# 0 C'r!2J% $"+2% &o# .",')%."+$o# +")"#%r'o# O!" "r.'$% )!5r'r &%# +")"#',%,"# ," &o# #"r1')'o# %r% "& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o. DEFINICIONES< A&'#$%.'"+$o ," .",')%."+$o#< es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los re-uerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< Corresponde al nombre del medicamento -ue son necesarios para la atencin del usuario 0 Nombre &en5rico+ concentracin+ forma farmac5utica , *a de administracin1 2 2 7& FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1E. DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTE (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) E+$r"2% ," .",')%."+$o or 7*r.!&% .N,')% CLIENTES INTERNOS C%-% CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"# U#!%r'o# C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% ,"& .",')%."+$o A)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"& .",')%."+$o 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .",')%."+$o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ,"& !#!%r'o (r'or',%,"# ,"& !#!%r'o 0 Ho#'$%&). C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ," ,o)!."+$o# 74 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1E.1.1 DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR R"+$%5'&',%, "+ &% 1"+$% ," .",')%."+$o# FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Cumplir con la meta establecida para la *enta de medicamentos ATRI6UTO DE CALIDAD 7ar&en de beneficio en la *enta del medicamento TIPO DE INDICADOR Efecti*idad FRMULA DEL INDICADOR ;entas en el perodo R costo de lo *endido ____________________________________________________________ !"" ;entas en el perodo NIVEL DE REFERENCIA !""$ de lo planificado FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< ;entas en el perodo R costo de lo *endido DENOMINADOR< ;entas en el perodo 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR 7ensual FUENTES 8arde+ (istema 0'/O9O1 CONSIDERACIONES %e*isar polticas de precios de facturacin+ re*isar facturas del perodo )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando O6SERVACIONES 75 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""< PA;INA A1A DE AA:AA 1E.: DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA FARMACIA FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando el usuario lle&ue con frmula m5dica %ecibiendo personalmente al usuario la frmula m5dica /ara poder dili&enciar el medicamento por formula m5dica 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando el usuario lle&ue con frmula m5dica %e*isando la frmula m5dica , *erificando -ue conten&a3 /ara *erificar -ue la frmula cumpla con los re-uerimientos #ia&nstico 4echa Nmero de afiliacin 0si es el caso1 4irma del m5dico Aratamiento de acuerdo al protocolo /rescripcin para el nmero de das /rescripcin en &en5rico 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando la frmula m5dica no cumpla con los parmetros #e*ol*iendo al usuario la frmula m5dica 0(e orienta al usuario para -ue ha&a las correcciones pertinentes en la respecti*a entidad1 /or-ue la frmula m5dica no cumple con todos los re-uisitos 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando se ha,a re*isado la frmula m5dica D" %)!"r,o % &% or,"+ .N,')% (#' "r$"+")" % !+% EPS o ARS) 0 % &o# ,o)!."+$o# NOA'3 si se determina -ue no ha, el medicamento confirmar al usuario , determinar si se ad-uiere o no el medicamento 0para &enerar pendiente1 /ara determinar si se cobra copa&o o el total de la frmula6 'uiliar de farmacia 4armacia Cada -ue se ha,a re*isado la frmula )ndicndole el *alor de la frmula 0*alor de los medicamentos1 /ara determinar si el usuario puede ad-uirir el medicamento usuario 4armacia C!%+,o $"+2% &% )%%)',%, ")o+*.')% %r% %,O!'r'r &% 7*r.!&% )ndicndole al 'uiliar de farmacia -ue desea ad-uirir el medicamento Nota3 si el usuario no tiene el *alor de la frmula no se despacha el medicamento , Kfin del procesoL /ara determinar si se despacha la frmula 0medicamento1 76 INICIO ecepcin usuario con #rmula m0dica ) e/isar #rmula m0dica Formula particular 3e/ol/er la #rmula m0dica *I NO Cumple con parmetros 3eterminar si la #rmula es part8cula 3ar el /alor del medicamento .l usuario desea ad$uirir la #rmula NO *I *olicitar copia del documento de identidad " carn0 de a#iliacin 'uiliar de farmacia 4armacia 'l momento de realizar el despacho del medicamento (olicitando el carn5 , la copia del documento de identidad Nota3 si el carn5 no tiene *i&encia no se puede realizar el despacho de la frmula /ara poder realizar el despacho del medicamento HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""< PA;INA A:A DE AA:AA DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MEDICA FARMACIA FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de farmacia 4armacia Cuando se determinen los medicamentos , cantidades %eco&iendo los medicamentos de las estanteras /ara alistar los medicamentos , posteriormente ser entre&ados 'uiliar de farmacia o %e&ente de farmacia 4armacia Cada -ue se a&oten los medicamentos (e le comunica al usuario -ue no ha, el medicamento 0indicar al usuario el da , la hora en -ue se le puede despachar o en -ue otro lu&ar se le despacha o se consi&ue el medicamento1 Continuar con proceso solicitud para la compra de medicamentos /ara realizar el pedido de los medicamentos 'uiliar de farmacia 4armacia 'ntes de entre&ar el medicamento Cobrando la cota moderadora de acuerdo a lo estipulado por contratos 0E/(+ '%(1 (i es particular el costo total de la frmula /ara recibir el *alor monetario de la *enta o despacho del medicamento 'uiliar de farmacia 4armacia 'ntes de entre&ar el medicamento Imprimiendo los reci!osB OriginalB es el $ue se en/8a a ca1a >-ulB >ne(ar a #rmula >marillaB para entregar al usuario Nota B reali-ar la salida de los medicamentos en el sistema /ara de.ar constancia , para lle*ar un control de los medicamentos -ue salen del ser*icio farmac5utico 77 >listar los medicamentos ) 7enerar pendiente 'a" e(istencia de medicamentos *I NO 'acer entrega de los medicamentos ,IN Co!rar cota moderadora o costo de #ormula Hacer recibo de pago 'uiliar de farmacia 4armacia Cada *ez -ue se ha,a hecho e alistamiento de los medicamentos , los trmites -ue conlle*a Entre&ando al usuario el medicamento (e ;erificar fsicamente lo -ue se entre&a con las cantidades -ue aparecen descritas en la frmula Nota3 si se re-uiere+ eplicar al usuario como debe aplicarse o in&erir el medicamento , las precauciones -ue debe tener /ara satisfacer las necesidades del usuario FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1E.? DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA FARMACIA PROCESO /'/4' NK ""< NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento a los usuarios FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< #espachar los medicamentos necesarios para los usuarios RESPONSA6LE< %EGENAE #E 4'%7'C)' CONDICIONES< 9a entre&a de los recibos de pa&o 0ori&inal1 se entre&a en la ca.a en las horas de la tarde Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e inte&ridad de los mismos INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< CG. %e*isar frmula m5dica C8. #eterminar si la frmula es partcular CH. #ar el *alor del medicamento EM. (olicitar copia del documento de identidad , carn5 de afiliacin E1. Cobrar cuota moderadora o costo de frmula E:. H%)"r r")'5o ," %2o ANEXOS< PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< E+$r"2% ," .",')%."+$o or 7*r.!&% .N,')% 78 DEFINICIONES< A&'#$%.'"+$o ," .",')%."+$o#< Es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los re-uerimientos del usuario D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< Corresponde al nombre del medicamento 0 Nombre &en5rico+ concentracin+ forma farmac5utica , *a de administracin1 7+ FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1F. ALMACENAMIENTO IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) 9!" &o# .",')%."+$o# " '+#!.o# "#$N+ %,")!%,%."+$" %&.%)"+%,o# ," %)!"r,o % &%# )o+,')'o+"# 7J#')%# 0 %.5'"+$%&"# %ro'%,%# %r% &% )o+#"r1%)'*+ 0 ro$%)'*+ +")"#%r'%# %r% "& %,")!%,o 7!+)'o+%.'"+$o ," &%# Ir"%# o #"r1')'o# ,"& 4o#'$%& %#"2!r%+,o &% )%&',%,. CLIENTES INTERNOS >r"%# 0 #"r1')'o# ,"& 4o#'$%& CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"#. U#!%r'o# U+% )orr")$% !5')%)'*+ ,"& .",')%."+$o 0 #!.'+'#$ro# O!" "r.'$% !+% 5!"+% ro$%)'*+. L&"1%r !+ 5!"+ )o+$ro& ,"& .",')%."+$o 0 &o# #!.'+'#$ro O!" "r.'$% "1'$%r "& 1"+)'.'"+$o o Nr,',% ," &o# .'#.o#. 9!" 4%0% !+ r"2'#$ro "7')%( ," #!.'+'#$ro# 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ," .",')%."+$o 0 #!.'+'#$ro %&.%)"+%,o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," &%# Ir"%# 0 #"r1')'o# 82 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1F.1.1 ALMACENAMIENTO CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR EXISTENCIA DE SUMINISTROS DENTRO DE LA ACEPTA6ILIDAD FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7antener las eistencias de los suministros dentro del ran&o -ue &arantice el buen funcionamiento de las reas , departamentos ATRI6UTO DE CALIDAD )nsumos , suministros con ni*eles adecuados de eistencias TIPO DE INDICADOR Eficacia eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de eistencias de suministros entre los ni*eles mimos , mnimos ____________________________________________________________________________ !"" No de suministros del formulario , listado bsico NIVEL DE REFERENCIA !""$ #e eistencias FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Eistencias de suministros entre los ni*eles mimos , mnimos DENOMINADOR< (uministros del formulario , listado bsico 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia: 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES (uministros: medicamentos+ Ni*eles mimos , mnimos+ 8arde+ (istema 0'/O9O1+ formulario , listado bsico6 CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ cruzar con indicadores 0demanda insatisfecha+ a&otados+ rotacin de cartera+ porcenta.e de cumplimiento en consumo1+ tomar correcti*os+ a.ustar mimos+ mnimos , puntos de control , se&uir e*aluando O6SERVACIONES 9a aceptabilidad *ara entre el ni*el mimo , mnimo establecido 82 FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1F.1.: ALMACENAMIENTO CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR VALOR PROPORCIONAL DE LOS INSUMOS VENCIDOS O 9UE SUFRIERON DETERIORO EN 6ODE;A FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir los suministros -ue se pierden por fecha de *encimiento o deterioro en los sitios de almacenamiento #eterminar la efecti*idad de los controles -ue se le realizan a los medicamento , suministros ATRI6UTO DE CALIDAD /orcenta.e de insumos , medicamentos *encidos , por deterioro en bode&a con respecto a *alor del in*entario promedio TIPO DE INDICADOR Efecti*idad en los controles de *encimiento Efecti*idad en las t5cnicas de almacenamiento Eficiencia en el mane.o de los medicamentos , suministros FRMULA DEL INDICADOR ;r ) : ;r 7 dados de ba.a por *encimiento durante el perodo _______________________________________________________________________ !"" ;r in*entario promedio de los ) : 7 en el perodo ;r ) : 7 dados de ba.a por deterioro durante el perodo
_____________________________________________________________________ !"" ;r in*entario promedio de los ) : 7 en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< ;alor de los insumos o medicamentos dados de ba.a por *encimiento DENOMINADOR< ;alor del in*entario promedio de los insumos o medicamentos 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia: 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES (uministros: medicamentos+ 'ctas de ba.a 0por deterioro+ por *encimiento1 CONSIDERACIONES )mplementar controles de *encimiento ms eficientes #eterminar necesidades de capacitacin en almacenamiento t5cnico )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando O6SERVACIONES #ebe tenerse en cuenta solo los suministros o medicamentos -ue se *encieron o deterioraron en bode&a , -ue deben ser dados de ba.a (e debe racionalizar las ad-uisiciones de estos comprando para perodos ms cortos cuando se trata de productos con tiempo de *ida til corta 8) FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1F.1.? ALMACENAMIENTO CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR VALOR PROPORCIONAL DE LOS SUMINISTROS Y MEDICAMENTOS DESAPARECIDOS O HURTADOS EN EL PERDODO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7inimizar las p5rdidas por hurto o desaparicin #eterminar la efecti*idad de las medidas de se&uridad ATRI6UTO DE CALIDAD ;alor de las desapariciones o hurtos TIPO DE INDICADOR Efecti*idad en las medidas de se&uridad Eficiencia en el cuidado de los insumos , medicamentos FRMULA DEL INDICADOR
;r ) : ;r 7 dados de ba.a por desaparicin o hurto durante el perodo __________________________________________________________________________ !"" ;r in*entario promedio de los ) : 7 en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< ;alor de los insumos o medicamentos dados de ba.a por desaparicin o hurto durante el perodo DENOMINADOR< ;alor del in*entario promedio de los insumos o medicamentos en el perodo 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia: 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES (uministros: medicamentos+ 0'ctas de ba.a por desaparicin o hurto1 CONSIDERACIONES )mplementar controles de se&uridad ms eficientes )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando O6SERVACIONES #ebe tenerse en cuenta solo los suministros o medicamentos -ue se hurtaron o desaparecieron en bode&a 82 FORMATO :.C FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1F.1.C ALMACENAMIENTO CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR COSTO DEL SUMINISTRO 9UE NO PRESENTA ROTACIN EN EL PERIODO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR /lantear polticas , planes de compra para optimizar el recurso financiero + los suministros , el medicamento ATRI6UTO DE CALIDAD (uministro de poca rotacin en el perodo TIPO DE INDICADOR /lanificacin Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR
Costo total de las unidades de suministro sin mo*imiento durante el perodo __________________________________________________________________________________ S !"" Costo del in*entario promedio en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Costo total de las unidades de suministro sin mo*imiento DENOMINADOR< Costo del in*entario promedio 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia: 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR (emestralmente FUENTES 8arde+ sistema 0'( de in*entario1 CONSIDERACIONES )mplementar estrate&ias de mo*imiento de los suministros , medicamentos )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando O6SERVACIONES @na proporcin de artculos+ suministros , medicamentos inmo*ilizados ori&ina un ndice de rotacin inferior al pro,ectado o planeado %ecordar -ue se deben ad-uirir las cantidades -ue se *an a consumir Kin*entario -uieto es plata -uietaL 8& FORMATO :.E FICHA TCNICA DEL INDICADOR 1F.1.E ALMACENAMIENTO CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DNDICE DE ROTACIN FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR /lantear polticas , planes de compra para optimizar el recurso financiero + los suministros , el medicamento6 ATRI6UTO DE CALIDAD (uministro consumido en el perodo TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR
)) ? C R #C R )4 )% T ____________________________ )/ NIVEL DE REFERENCIA Aender a cero 0"1 FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< IR< Pndice de rotacin II< )n*entario inicial 0;alor del in*entario inicial1 C< Compras 0;alor de las compras durante el perodo1 DC< #e*oluciones en compras 0;alor de las de*oluciones en compras efectuadas durante el perodo IF< )n*entario final DENOMINADOR< IP< )n*entario promedio 0;alor del in*entario promedio en el periodo1 9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia: 'lmacenista+ Cefe de suministros CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a las polticas de compras FUENTES 8arde+ sistema 0'( de in*entario1 CONSIDERACIONES Cruzar indicadores de $ de e.ecucin en consumos+ '.uste en la prescripcin a protocolos , es-uemas de tratamiento+ crecimiento en *entas+ $ cumplimiento en las entre&as de pro*eedor )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando O6SERVACIONES Este indicador permite medir la eficiencia en -ue el hospital utiliza sus acti*os 84 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'4 N ""! P>;INA A1A DE A1A 1F.: ALMACENAMIENTO ALMACEN / FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'lmacenista o 'uiliar de almac5n : %e&ente o 'uiliar de farmacia 'lmac5n : 4armacia Cada *ez -ue in&rese el suministro : Cada *ez -ue in&rese el medicamento %e*isando los pendientes , pedidos realizados por las diferentes reas /ara certificar *eracidad en el sistema 'lmacenista o 'uiliar de almac5n : %e&ente o 'uiliar de farmacia 'lmac5n : 4armacia Cada *ez -ue in&rese el suministro : Cada *ez -ue in&rese el medicamento %e*isando los pendientes , pedidos realizados por las diferentes reas /ara certificar *eracidad en el sistema 'lmacenista o 'uiliar de almac5n : %e&ente o 'uiliar de farmacia 'lmac5n : 4armacia Cuando los suministros ,:o medicamentos se encuentren listos para almacenar Con base en el *olumen+ la forma , las condiciones del suministro ,:o medicamentos , teniendo en cuenta la rotacin de las eistencias 0mitolo&a 4)4O1 /or-ue permite dar un diseMo , distribucin correcto , funcional de la bode&a 'uiliar de almac5n : 'uiliar de farmacia 'lmac5n : 4armacia En el momento -ue se *a a ubicar el suministro ,:o medicamento En un rtulo autoadhesi*o se coloca el cdi&o del suministro+ el nombre , la unidad de despacho , se pe&a en el lu&ar correspondiente /ara la identificacin del suministro ,:o medicamento 'uiliar o a,udante de almac5n: 'uiliar de farmacia 'lmac5n 4armacia 9ue&o de identificar el cdi&o de la estantera @bicando los suministros ,:o medicamento en las estanteras ,:o ne*eras ,:o zona de control6 9os suministros de ne*era se ubican en el momento de lle&ada+ solo ha, -ue marcarlos ,:o ubicarlos 0'lmacenar el suministro de acuerdo a su clasificacin Rmedico -uirr&ico- laboratorio- %- odontolo&a- 'seo- /apelera+ etc1 /ara su identificacin , me.or conser*acin en el momento de hacer el despacho 85 INICIO ;eri#icar si la entrada tiene 8tem pendiente 'a" pendiente *eguir proceso de despac5o de suministros >signar el ?rea " el espacio para almacenar >lmacenar el suministro de acuerdo a las caracter8sticas " condiciones del mismo *I NO 'acer rtulos en el lugar de almacenamiento 'a" rtulos ,IN NO *I FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1F.? ALMACENAMIENTO EST>NDAR NL /'/'4 N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO #istribucin de los suministros ,:o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< >segurar las condiciones #8sicas " am!ientales apropiadas para la conser/acin " rotacin de in/entario de todos los suministros ":o medicamentos RESPONSA6LE< '97'CEN)(A' : %EGENAE #E 4'%7'C)' CONDICIONES< 'lmacenar los suministros de acuerdo a las condiciones t5cnicas , sus especificaciones0ambiente temperatura , las condiciones necesarias1 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- Carro transportador- (uministros- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< E?. >signar el ?rea " el espacio para almacenar EC. >lmacenar el suministro de acuerdo a las caracter8sticas " condiciones del mismo ANEXOS< 'neo C Condiciones ambientales 'neo # Normas para el almacenamiento , mane.o de materiales , suministros6 'neo E 7ane.o de materiales6 'neo 4 %ecomendaciones para le*antar , transportar ob.etos 'neo G Normas para el mane.o de combustibles , disol*entes 'neo 2 Normas especificas para el mane.o de &ases medicinales6 Normas especificas para el mane.o de reacti*os 'neo C 9istado de medicamentos fotosensibles6 'neo 9 )dentificacin de reas por colores PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Nue los medicamentos e insumos hospitalarios est5n adecuadamente almacenados de acuerdo a las condiciones fsicas , ambientales apropiadas para la conser*acin , rotacin necesarias para el adecuado funcionamiento de las reas o ser*icios del hospital ase&urando la calidad DEFINICIONES< R*$!&o< Cinta de papel -ue contiene el nombre del suministro6 M%+'!&%r< 7o*er+ trasladar+ transportar o empacar el suministro con las manos o a,uda mecnica D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro+ todos los artculos como materiales+ muebles+ e-uipos+ etc6 -ue son necesarios para la atencin del paciente , el funcionamiento del hospital 86 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 1G. DEVOLUCIN DE SUMINISTROS IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) Co+$%r )o+ #!.'+'#$ro# O!" $"+2%+ +'1"&"# ," )%&',%, "r.'$',o#8 %r% O!" "#$o# !",%+ #"r +!"1%."+$" ,'#$r'5!',o# or &o# ,'7"r"+$"# #"r1')'o# ," Ho#'$%& Tr%.'$%)'*+ ," *&'(%#8 )o+$r%$o# o 2%r%+$J%#. CLIENTES INTERNOS To,o# &o# #"r1')'o# o ,""+,"+)'%# ," &% )&J+')% CLIENTES EXTERNOS Pro1"",or"# ," 5'"+"#. Aseguradoras !o p"li#as 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& #!.'+'#$ro 0 .",')%."+$o# ,"1!"&$o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ," o$ro# #"r1')'o# o ,"%r$%."+$o#. L&"1%r !+ 5!"+ )o+$ro& ,"& #!.'+'#$ro O!" "r.'$% "1'$%r "& ,"#!#o o Nr,',% ," &o# .'#.o# (1"+)'.'"+$o8 ,"#2%#$"8 ,%Q%+,o8 )o+ %+o.%&J%#8 "$).) U+% %,")!%,% r")")'*+ $N)+')% %& #!.'+'#$ro ,"1!"&$o (D"$"r.'+%+,o #' "& #!.'+'#$ro )!"+$% )o+ &o# +'1"&"# ," )%&',%, "r.'$',o# %r% #! r"!$'&'(%)'*+) 87 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'4 NK ""= P>;INA A1A DE AA:AA 1G.: DEVOLUCIN DE SUMINISTROS FARMACIA / ALMACN FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U Encar&ado del ser*icio (er*icio o dependenci a Cuando se ha,a determinado el suministro a de*ol*er 0ba.a rotacin+ malo+ obsoleto+ etc1 Ua -ue el suministro no se utiliza en el ser*icio o departamento /ara dar uso apropiado del suministro 0pueda ser utilizados+ reutilizado o consumido por otros ser*icios1 Encar&ado del ser*icio (er*icio o dependenci a Cuando los ser*icios ten&an suministros o medicamento -ue por su ba.a rotacin pueden daMarse #ili&enciando con base en el *olumen+ la forma , las condiciones del suministro /ara dar uso apropiado del suministro 0pueda ser utilizados o consumido por otros ser*icios1 Encar&ado del ser*icio 4armacia : 'lmac5n En el momento en -ue se ha,a dili&enciado el formato ,:o oficio de de*olucin de suministros Entre&ando personalmente al encar&ado de almac5n ,:o farmacia /ara darle un uso apropiado al suministro 0pueda ser utilizados o consumido por otros ser*icios1 %e&ente de farmacia : 'lmacenista 4armacia : 'lmac5n En el momento en -ue entre&an los suministros ,:o el formato de de*olucin de suministros #eterminando si el suministro cuenta con los ni*eles de calidad permitidos6 K;er aneo FL (i el medicamento o e-uipo es de alto costo o si se encuentra en in*entario 0esta car&ado aun funcionario1 se debe dar una copia firmada o recibo /ara determinar si el suministro puede ser reutilizado o consumido por otros ser*icios %e&ente de farmacia : 'lmacenista
4armacia : 'lmac5n Cuando se determina -ue el suministro no cuenta con los ni*eles de calidad necesarios ;erificando los documentos relacionados 0Garanta+ contratos o plizas16 (i es al&n e-uipo+ se debe hablar con el encar&ado de mantenimiento para determinar finalidad del suministro6 /ara determinar si el suministro puede ser cambiado o reutilizado (i es el caso entablar proceso .urdico 88 E+$r"2%r &o# 7or.%$o# 0/o #!.'+'#$ro# % 7%r.%)'% o %&.%)N+ 3iligencian el #ormato de de/olucin de suministros o medicamentos I+$"rr"$%+ &o# 7or.%$o# 0 #" r"%&'(% !+% r")")'*+ $N)+')% %& #!.'+'#$ro .l suministro es reutili-a!le D"$"r.'+%r #' "& #!.'+'#$ro $'"+" )o+$r%$o8 2%r%+$J% o *&'(% ) 2 *I NO INICIO D"$"r.'+%r "& #!.'+'#$ro o .",')%."+$o % ,"1o&1"r *e de!e diligenciar #ormato de de/olucin *I NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'4 NK ""= P>;INA A:A DE AA:AA DEVOLUCIN DE SUMINISTROS FARMACIA ALMACN FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U %e&ente de farmacia : 'lmacenista 4armacia : 'lmac5n Cuando se determina -ue el suministro no cuenta con los ni*eles de calidad necesarios Gestionando la pliza+ contrato o &aranta /ara poder realizar el cambio o restitucin del suministro %e&ente de farmacia : 'lmacenista 4armacia : 'lmac5n Cada *ez -ue se est5 realizando una entrada de suministro )n&resando en el sistema el nombre del suministro+ cdi&o , la cantidad correspondiente Nota3 el suministro si&ue con el proceso de almacenamiento /ara actualizar el in*entario %e&ente de farmacia : 'lmacenista 4armacia : 'lmac5n Cuando el suministro no puede ser utilizado , no posee pliza+ contrato o &aranta6 #esechando el suministro de acuerdo a sus condiciones t5cnicas , administrati*as 0sacar el suministro del sistema1 NOA' (e debe le*antar un acta con el nombre completo del artculo el nmero de referencia , el *alor por el cual est re&istrado en el in*entario+ se debe hacer firma por el &erente , el administrador , archi*ar 0para dar constancia de -ue el suministro se da de ba.a16 si son e-uipos se determinarnsi los repuestos pueden ser utilizados /ara dar de ba.a al suministro 8+ *I ;"#$'o+%r %r% r"%&'(%r "& )%.5'o o r"#$'$!)'*+ ,"& #!.'+'#$ro 2 Posee contrato4 garant8a o pli-a egistrar los suministros en el sistema eali-ar !a1a t0cnica ,IN ) FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1G.? DEVOLUCIN DE SUMINISTROS EST>NDAR NL /'/'4 N ""= NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de suministros a los ser*icios de 'lmac5n , 4armacia FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< 'acer entrega de los suministros de !a1a rotacin para la utili-acin adecuada de los mismos RESPONSA6LE< %EGENAE #E 4'%7'C)' : '97'CEN)(A' CONDICIONES< Aodos los suministros se entre&an persona a persona6 9as especificaciones t5cnicas se deben realizar en la totalidad de los suministros entre&ados6 /ara solucionar las inconsistencias de los suministros cuando 5stas poseen+ contrato+ pliza o &aranta ha, -ue &estionar+ pedir asesora o trasladar el caso a .urdica para realizar los respecti*os procedimientos INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- Carro transportador- (uministros- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a- plizas- contratos- &aranta6 E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< EE. )nterpretan los formatos , se realiza una recepcin t5cnica al suministro EF. #eterminar si el suministro tiene contrato+ &aranta o pliza EG. Gestionar para realizar el cambio o restitucin del suministro E8. %ealizar ba.a t5cnica EH. %e&istrar los suministros en el sistema ANEXOS< 'neo F6 Especificaciones t5cnicas 4armacia 'neo E 7ane.o de materiales PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Contar con suministros -ue ten&an ni*eles de calidad permitidos+ para -ue estos puedan ser nue*amente distribuidos por los diferentes ser*icios de la clnica DEFINICIONES< P*&'(% R #"2!ro< documento .ustificati*o de un contrato de se&uros For.%$o ," ,"1o&!)'*+< documento o formato el cual se utiliza para realizar la de*olucin de los suministros+ en el cual se identifica el suministro+ la cantidad el precio , caractersticas respecti*as6 R")")'*+ $N)+')%< Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento , transporte M%+'!&%r< 7o*er+ trasladar+ transportar o empacar el suministro con las manos o a,uda mecnica D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro+ todos los artculos como materiales+ muebles+ e-uipos+ etc6 -ue son necesarios para la atencin del paciente , el funcionamiento del hospital +2 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 18. AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) Or,"+ %!$or'(%,%# %r% &% r"#$%)'*+ ,"& #"r1')'o CLIENTES INTERNOS A!,'$or'% CLIENTES EXTERNOS - U#!%r'o# - E+$',%,"# (EPS8 ARS) C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0 oor$!+% ," &% ,o)!."+$%)'*+ +")"#%r'% Oor$!+',%, "+ &% r")")'*+ ," &o# ,o)!."+$o# 9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& #"r1')'o #%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ,"& !#!%r'o# +) FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 18.1.1 AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR ATENCIONES PERTINENTES FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Confirmar la atencin , autorizar si son pertinentes ATRI6UTO DE CALIDAD 'tencin autorizada TIPO DE INDICADOR Eficacia FRMULA DEL INDICADOR No de atenciones pertinentes en el perodo __________________________________________________________ !"" No de atenciones autorizadas en el perodo NIVEL DE REFERENCIA !""$ de atenciones autorizadas FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< 'tenciones pertinentes DENOMINADOR< 'tenciones autorizadas 9UIN DE6E MEDIR 'uditoria+ 'tencin a usuarios CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES Ordenes de ser*icio+ historia clnicas CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando O6SERVACIONES E*aluar -ue las autorizaciones ten&an pertinencia con el dia&nostico , con el ob.eto del contrato +2 FORMATO C EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'@ No ""! P>;INA A1A DE AA?AA 18.: AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS ATENCIN A USUARIOS FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar administrati*o 'tencin a usuarios Cuando el usuario re-uiera de la atencin (olicitando los documentos de identificacin fotocopia del carn5 de afiliacin /ara iniciar el proceso de autorizacin de la orden de ser*icios 'uiliar administrati*o 'tencin a usuarios Cuando el usuario re-uiera de la atencin ;erificando -ue los documentos corresponda a la respecti*a persona+ -ue aparezca en la base de datos 0E/(+ '%(1 , re*isando -ue est5 completo el ()( >!=V (e debe *erificar la base de datos si el usuario no tiene doble afiliacin 0e*itar &losas1 Nota3 (e deben *erificar los datos 0No de tel5fono+ direccin+ etc1 para la localizacin del usuario /ara *erificar -ue el usuario si se encuentre afiliado , *erificar derechos 'uiliar administrati*o 'tencin a usuarios Cuando el usuario re-uiera de la atencin #ili&enciando los datos , 'sentando la remisin de a orden de ser*icios en 'CCE( WX 0/lanilla pre*iamente elaborada para ello1 - Empresa - #ia&nstico - #ocumento - (er*icio - Nombres - %ecibo - 'pellidos - Carn5 - Ael5fono - Orden - 7unicipio - 'utorizado - fecha de en*o - Obser*aciones /ara in&resar en el sistema al usuario 'uiliar administrati*o 'tencin a usuarios Cuando est5n listas las remisiones para ser aprobadas (eparando las remisiones -ue son de '%( , las -ue son de E/( /ara la re*isin , aprobacin de las remisiones +& INICIO ecepcionar los documentos ;eri#icar documentos Clasi#icar las remisiones Ingresar los usuarios al sistema ) HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'@ No ""! P>;INA A:A DE AA?AA AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS ATENCIN A USUARIOS FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U A!/'&'%r %,.'+'#$r%$' 1o 'tencin a usuarios Cuando est5n listas las remisiones para ser aprobadas 7arcando el numero del fa de la entidad correspondiente haciendo pasar la orden de ser*icios K()( >!=V K Nota3 en al&unos casos se debe presentar otros documentos dependiendo de los re-uerimientos de las instituciones3 - Epicrisis - )nforme -uirr&ico 0ENC'(O -ue se necesite autorizacin de ciru&a1 - Copia del carn5 Nota3 se debe llamar a la entidad para *erificar -ue si se ha,a recibido el fa /ara -ue *erifi-ue , realicen la aprobacin de la orden de ser*icios 'uiliar administrati *o 'tencin a usuarios Cuando se ha,an aprobado la orden de ser*icios %ecibiendo la aprobacin por fa+ telefnicamente o mensa.ero /ara prestarle el ser*icio autorizado al usuario 'uiliar administrati *o , auiliar de auditoria 'uditora Cuando est5n listas las remisiones para ser aprobadas Entre&ando a la auiliar de auditora las remisiones para ser autorizadas6 NOA'3 relacionar las remisiones entre&adas , colocar sello con fecha de entre&a /ara -ue *erifi-ue , realicen la aprobacin de la orden de ser*icios 'uditor m5dico 'uditora Cada -ue le ha&an entre&a de las ordenes de remisin ;erificando las facturas6 NOTA3 subra,ar con resaltador el ser*icio -ue se autorizo , firmar el !""$ de las remisiones aprobadas /ara -ue el auditor de o no la aprobacin de la remisin +4 .n/iar por #a( a la entidad correspondiente la remisin para la autori-acin eci!ir la autori-acin de la entidad para prestar el ser/icio *e pasan las remisiones de >* auditoria para ela!oracin de orden Las remisiones pertenecen a .P* *I NO ) >uditar las remisiones 2 & HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'@ No ""! P>;INA A?A DE AA?AA AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS ATENCIN A USUARIOS FECHA APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO COMO POR 9U 'uiliar de auditora
'uditora Cuando el auditor m5dico ha,a autorizado la orden En el /ro&rama 'cces /aciente Nota se debe completar la planilla o corre&ir la informacin se&n el caso 0Ecel Kauditora de facturas1 /ara -ue el ser*icio de atencin al usuario pueda notificarle al usuario la autorizacin 'uiliar de auditora
'uditora Cuando el auditor m5dico ha,a autorizado la orden Colocando las ordenes de ciru&a de la #((' en un lado , las otras en el otro #eterminar la finalidad de las rdenes 'uiliar de auditora (ub&eren cia de ser*icios Cuando las rdenes sean para ciru&a de la #(( .ntregando las rdenes de ser/icios de cirug8a 3**> a su!gerencia de ser/icios6 *eguir con proceso C,acturacin *er/icio Cirug8aD NO%>B 'acer coti-acin para esta!lecer el copago /ara la realizacin posterior de la ciru&a 'uiliar administrati *o 'tencin a usuarios Cuando entre&uen las rdenes de atencin de auditora , otras entidades %ecibiendo personalmente las rdenes de auditora o las en*iadas por fa 0colocar la fecha de entre&a1 /ara conocimiento de la aprobacin+ , poder comunicarle al usuario 'uiliar administrati *o 'tencin a usuarios Cuando entre&uen las rdenes de atencin de auditora )n&resando en el sistema la autorizacin de la orden de ser*icio , datos faltantes /ara de.ar soporte de la autorizacin 'uiliar administrati *o 'tencin a usuarios Cuando se ha,an aprobado las rdenes de atencin 9lamando telefnicamente al usuario , notificndole -ue se le autoriz la orden NOA'3 se debe colocar los datos de la persona -ue recibe la llamada 0/arentesco1 + fecha , hora de llamada /ara comunicarle al usuario -ue se aprob la orden 'uiliar administrati *o 'tencin a usuarios Cuando se ha,an aprobado las rdenes de atencin 'rchi*ando por nmero de la orden+ con nombre del usuario NOA'3 en el sistema se coloca la persona -uien reclama la orden+ con fecha , la hora6 Cada mes se realiza la auditora para descartar al&unas rdenes 0llamar al usuario para notificar por -ue no ha reclamado la orden1 /ara tenerlas listas , pod5rselas entre&ar al usuario cuando 5ste la reclame +5 2 .la!orar la autori-acin de la orden de ser/icios 3i/idir rdenes <Cirug8a 3** o >tencin al Esuario .s para cirug8a 3**> .n/iar a su!gerencia de ser/icios las ordenes de ser/icios eci!ir la autori-acin de las ordenes de ser/icios Ingresar al sistema Locali-ar al usuario >rc5i/ar la orden ,IN & NO *I FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 18.? AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS EST>NDAR NL /'/'@ No ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO 'utorizar orden de ser*icio FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< 'se&urar la correcta autorizacin de las rdenes de ser*icios -ue permita brindarle los ser*icios al usuario RESPONSA6LE< '@S)9)'% '#7)N)(A%'A);O CONDICIONES< INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. 6 ;eri#icar documentos :. Ingresar los usuarios al sistema ?. .n/iar por #a( a la entidad correspondiente la remisin para la autori-acin C. *e pasan las remisiones de >* auditor8a para /eri#icar derec5os E. >uditar las remisiones F. .la!orar la autori-acin de la orden de ser/icios G. Locali-ar al usuario ANEXOS< 'neo O (olicitud de 'utorizacin a las Entidades de Yrdenes de (er*icio 'neo / Elaboracin de 'utorizaciones de Yrdenes de (er*icio ambulatorios PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Or,"+ %!$or'(%,%# %r% &% r"#$%)'*+ ,"& #"r1')'o DEFINICIONES< D""+,"+)'%< Es el rea o unidad donde acti*idad Or,"+ ," #"r1')'o#< #escribe en forma &eneral las acti*idades -ue se deben realizar al usuario +6 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE 19. FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ," &o# #"r1')'o# )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# No$%# ," )%r2o# ,'&'2"+)'%,%# or "& "r#o+%& ro7"#'o+%& )o."$"+$" U+ '+2r"#o ,"& !#!%r'o "+ "& #'#$".% V"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# C&'"+$"# '+$"r+o# - Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+ - F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r% - C'r!2J% - Ho#'$%&'(%)'*+ - P",'%$rJ% C&'"+$"# "/$"r+o# - U#!%r'o# - E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8 DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT) - U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"# - U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o# - U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %& #'#$".% - U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%# 7%)$!r%# - E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%# +7 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR 19.1.1 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR PORCENTA=E DE CITAS MAL ASI;NADAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir el nmero de citas mal si&nadas ATRI6UTO DE CALIDAD Citas asi&nadas correctamente TIPO DE INDICADOR Eficacia FRMULA DEL INDICADOR No de citas mal asi&nadas en el da 0mes1 _________________________________________________________ !"" Aotal de citas asi&nadas en el da 0mes1 NIVEL DE REFERENCIA Aendencia a cero FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Citas mal asi&nadas DENOMINADOR< Citas asi&nadas en el da 9UIN DE6E MEDIR (ecretario consulta eterna+ coordinacin facturacin CU>NDO DE6E MEDIR #a+ 7ensualmente FUENTES %e&istro diario de citas 0'&enda1+ (istema 0'/O9O1 CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ puntos de control , se&uir e*aluando O6SERVACIONES +8 FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR 19.1.2 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR NSMERO DE CITAS ASI;NADAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el porcenta.e de utilizacin de citas disponibles ATRI6UTO DE CALIDAD Citas asi&nadas correctamente TIPO DE INDICADOR Eficacia FRMULA DEL INDICADOR No de citas asi&nadas en el da 0mes1 _______________________________________________________ !"" Aotal de citas disponibles en el da 0mes1 NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Citas mal asi&nadas DENOMINADOR< Citas asi&nadas en el da 9UIN DE6E MEDIR (ecretario consulta eterna+ coordinacin facturacin CU>NDO DE6E MEDIR #a+ 7ensualmente FUENTES %e&istro diario de citas 0'&enda1+ (istema 0'/O9O1 CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ puntos de control , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador a,uda a tomar decisiones acerca de la utilizacin de los ser*icios 0infraestructura bien utilizada+ disminuir o aumentar ser*icios1 ++ FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR 19.1.3 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR NSMERO DE CITAS NO ASI;NADAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el porcenta.e de utilizacin de citas disponibles ATRI6UTO DE CALIDAD Citas asi&nadas correctamente TIPO DE INDICADOR Eficacia Efecti*idad FRMULA DEL INDICADOR No de citas no asi&nadas en el da 0mes1 _______________________________________________________ !"" Aotal de citas solicitadas en el da 0mes1 NIVEL DE REFERENCIA Aendencia a cero FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Citas no asi&nadas DENOMINADOR< Citas solicitadas 9UIN DE6E MEDIR (ecretario consulta eterna+ coordinacin facturacin CU>NDO DE6E MEDIR #a+ 7ensualmente FUENTES %e&istro diario de citas 0'&enda1+ (istema 0'/O9O1 CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ puntos de control , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador a,uda a precisar sobre las posibles causas de la no asi&nacin de citas )22 FORMATO :.C FICHA TCNICA DEL INDICADOR 19.1.4 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR OPORTUNIDAD EN LA ASI;NACIN DE CITAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar la calidad del ser*icio en t5rminos de oportunidad ATRI6UTO DE CALIDAD Citas oportunamente TIPO DE INDICADOR Eficacia Efecti*idad FRMULA DEL INDICADOR 4echa , 2ora de solicitud 02ora de asi&nacin de la cita1 R 4echa , 2ora de atencin NIVEL DE REFERENCIA Citas m5dicas &eneral3 ' ms tardar+ el da hbil si&uiente a la solicitud6 Citas m5dicas especializadas3 ' ms tardar+ < das hbiles6 Citas odontolo&a &eneral3 ' ms tardar+ el da hbil si&uiente a la solicitud Citas odontolo&a especializada3 ' ms tardar+ < das hbiles Citas laboratorio , a,udas dia&nsticas3 ' ms tardar+ E das hbiles Ciru&a pro&ramada3 7imo = semanas Aiempo de espera3 =" minutos FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< 4echa de asi&nacin de la cita 4echa de solicitud 2ora de asi&nacin de la cita 2ora de atencin Aiempo de pro&ramacin de ciru&a+ etc6 DENOMINADOR< 9UIN DE6E MEDIR (ecretario consulta eterna+ coordinacin facturacin CU>NDO DE6E MEDIR #a+ 7ensualmente FUENTES /lanilla de asi&nacin de citas Obser*acin directa de tiempos de espera para la asi&nacin /ro&ramacin , atencin ;erificacin de historias clnicas /ruebas selecti*as %e&istro de pro&ramacin de ciru&as CONSIDERACIONES 9os resultados se compararan con el tiempo estipulado en los t5rminos de referencia+ parmetros -ue deben ser a.ustados a las condiciones re&ionales6 )n*esti&ar causas+ puntos de control , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El resultado del indicador a,uda a determinar el tiempo -ue trascurren entre la solicitud de un ser*icio , el momento de la atencin6 El diseMo de las citas pueden *ariar por-ue la oferta estar condicionada en todos los casos a la demanda
)2) FORMATO :.E FICHA TCNICA DEL INDICADOR 19.1.5 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR PORCENTA=E DE CITAS INCUMPLIDAS POR ESPECIALIDAD FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR #eterminar el porcenta.e de incumplimiento de los pacientes en cada uno de los ser*icios6 7aimizar la producti*idad , calidad de los ser*icios ATRI6UTO DE CALIDAD /orcenta.e de incumplimiento en inasistencias TIPO DE INDICADOR Eficacia FRMULA DEL INDICADOR No de usuarios inasistentes en el perodo 0No de citas incumplidas1 ________________________________________________________________________________ !"" Aotal de usuarios citados por especialidad en el perodo NIVEL DE REFERENCIA !""$ #e eistencias FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< @suarios inasistentes 0citas incumplidas1 DENOMINADOR< @suarios citados por especialidad 9UIN DE6E MEDIR (ecretario consulta eterna+ coordinacin facturacin CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES /lanilla de re&istros diario+ (istema 0'/O9O1 CONSIDERACIONES Establecer encuestas+ charlas directas con usuarios , re*isin de procesos de atencin6 )n*esti&ar causas+ implantar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador permite identificar si ha, falta de moti*acin+ insatisfaccin del usuario+ problemas de accesibilidad+ no es oportuna de acuerdo al problema de salud+ mala utilizacin del ser*icio por parte del usuario+ entre otras6 )22 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/CE NK ""! P>;INA A1ADEA:A 1H.: FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CONSULTA EXTERNA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U @suario #e residencia o personal Cuando el usuario re-uiera del ser*icio Aelefnicamente o personalmente /ara solicitar el ser*icio re-uerido (ecretario de consulta eterna /uesto de recepcin consulta Eterna Cuando el usuario re-uiera del ser*icio #e acuerdo a la a&enda asi&narle al usuario la fecha+ da , la hora para la atencin6 NOA'3 (e debe *erificar si el usuario tiene historia clnica en caso contrario solicitarle los datos necesarios para hacerle apertura6 Eplicarle al usuario los trmites administrati*os a se&uir de acuerdo al tipo de paciente , recordarle -ue debe estar media 0!:=1 hora antes del ser*icio /ara asi&narle fecha+ da , hora para -ue el usuario re-uiera del ser*icio (ecretario de consulta eterna /uesto de recepcin consulta Eterna /re*io al da de la consulta E+1'%+,o "& &'#$%,o ," 4'#$or'%# )&J+')%# r"O!"r',%# %& %r)4'1o )&J+')o. Cuando 'rchi*o Clnico ha&a lle&ar las historias el secretario debe ubicarlas en los respecti*os consultorios 0;erificar -ue la historia clnica si corresponda al usuario en caso contrario hacer correccin1 NOA'3 se debe firmar el formato de salida de la historia clnica cuando ha,a conformidad+ colocando el nombre , el ser*icio /ara tener listas las historias clnicas en los respecti*os consultorios (ecretario de consulta eterna /uesto de recepcin consulta Eterna #a de la consulta E& !#!%r'o ,"5" $o.%r 7')4o )o+ +3."ro )o+#")!$'1o 0 "#"r%r O!" #"% &&%.%,o or "& or2%+'(%,or. (e le debe solicitar la orden del ser*icio+ documentos 0#ocumento de identificacin , carn5 de afiliacin1 , recibo de pa&o si es necesario+ se debe *erificar si el usuario esta en base de datos 0*erificando -ue ten&a historia clnica16 NOA'3 (i ha, saldos pendiente orientar al usuario para -ue cancele lo concerniente /ara darle in&reso+ *erificar derechos , poder realizarle el ser*icio al usuario )2& INICIO *olicitud de cita m0dica >signar cita ) ecepcin del usuario .la!orar el listado de 5istorias cl8nicas HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/CE NK ""! P>;INA A:ADEA:A FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA CONSULTA EXTERNA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U (ecretario de consulta eterna /uesto de recepcin consulta Eterna Cuando se ha,a in&resado el tipo de atencin , la dems informacin re-uerida )n&resando al usuario en el pro&rama 0Colocando el usuario+ entidad , el nmero consecuti*o1 hacer clic en el botn imprimir 0pro&rama '/O9O16 NOA'3 (e debe complementar los datos del %e&istro )ndi*idual de 'tencin 0%)'1+ colocando el nmero de la factura en el %)' Nota 3 la factura debe cumplir con3 - lo&o del hospital - )dentificacin del hospital , el N6)6A6 - 4actura numerada6 - )dentificacin del responsable a pa&ar la cuenta6 - #escripcin &eneral del ser*icio prestado6 ;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue estos coincidan6 /ara realizarle la factura correspondiente al ser*icio 75dico o profesional de la salud En el consultorio #e acuerdo a la a&enda , cuando el usuario ha,an cumplido los re-uisitos para el ser*icio (e le presta la atencin correspondiente al usuario por parte del m5dico o profesional correspondiente , se re&istra las notas m5dicas en las historias clnicas El m5dico o profesional de la salud -ue presta el ser*icio debe hacer firmar la factura del usuario , archi*arlas en una carpeta para lue&o hacerlas lle&ar a 4acturacin , Cartera /ara detallar lo consumido , alimentar las cuentas de in&reso , realizar la factura de acuerdo a las tarifas pactadas con cada entidad 75dico o profesional de la salud 4acturacin , Cartera Cuando se le ha,a hecho la atencin 0ser*icio1 al usuario6 2aciendo entre&a de las facturas a facturacin , Cartera+ para -ue confronten los ser*icios facturados+ las tarifas+ con*enios con las entidades , los soportes /ara -ue facturacin reporte los ser*icios prestados al usuario )24 ) eali-ar #actura >tencin del usuario 'acer llegar las #acturas a #acturacin ,IN FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 1H.? FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA < EST>NDAR NL /'/CE N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de Consulta Eterna FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR O6=ETIVO< %eco&er , procesar toda la informacin del *alor de los ser*icios -ue se le prestan al usuario en Consulta Eterna para permitir su cobro correcto , rpido6 RESPONSA6LE< (EC%EA'%)O CON(@9A' ESAE%N' CONDICIONES< El secretario debe interro&ar 0telefnica o personalmente1 al paciente sobre si es particular o de al&una entidad para indicarle los re-uisitos 0rdenes+ *alor+ historia clnica1 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< $% *olicitud de cita m0dica &% >signar cita '% ecepcin del usuario (% eali-ar #actura )% >tencin del usuario *% 'acer llegar las #acturas a #acturacin INFORMACIN< 'neo 7 'tencin de accidentes de trnsito (O'A 'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de transito PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< 'decuada facturacin de los ser*icios con sus respecti*os soportes DEFINICIONES< Co+$r%$o# .%+!%&"# $%r'7%r'o#< #ocumentos en los cuales se deben basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< son los documentos donde indi-uen el in&reso del paciente+ con todos los datos completos de usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios6 C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%< #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados al usuario3 Car&os+ salidas de in*entario+ pedidos+ entre otros6 ;"+"r%)'*+ ," '+7or."# 0 r"or$"#< Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto la informacin durante el aMo No$% ," )%r2o< es la informacin &eneral del paciente+ direccin+ tel5fono+ entidad+ detalle del ser*icio+ cdi&os , cantidades )25 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE :M. FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ," &o# #"r1')'o# )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# No$%# ," )%r2o# ,'&'2"+)'%,%# or "& "r#o+%& ro7"#'o+%& )o."$"+$" U+ '+2r"#o ,"& !#!%r'o "+ "& #'#$".% V"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# C&'"+$"# '+$"r+o# - A!,'$or'% - Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+ - F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r% - C'r!2J% - Ho#'$%&'(%)'*+ - P",'%$rJ% C&'"+$"# "/$"r+o# - U#!%r'o# - E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8 DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT) - U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"# - U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o# - U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %& #'#$".% - U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%# 7%)$!r%# - E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%# )26 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR :M.1.1 FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR USUARIOS 6IEN IDENTIFICADOS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Nue los usuarios posean la documentacin completa ATRI6UTO DE CALIDAD @suarios con la documentacin completa TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de usuarios con papelera completa en el perodo _________________________________________________________________ !"" Aotal usuarios atendidos en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< @suarios con papelera completa DENOMINADOR< @suarios atendidos 9UIN DE6E MEDIR (ecretario de @r&encias+ coordinacin facturacin6 CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES #ocumentos de identidad+ carn5s afiliacin+ (istema 0'/O9O1 CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador se utiliza &eneralmente cuando se detectan incrementos en los usuarios -ue no tienen la documentacin6 )27 FORMATO :.: FICHA TCNICA DEL INDICADOR :M.1.: FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR PORCENTA=E DEL VALOR DE LOS SERVICIOS NO IN;RESADOS EN EL SISTEMA EN EL MES FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7inimizar los ser*icios -ue no in&resan al sistema para ser cobrados ATRI6UTO DE CALIDAD (er*icios -ue no in&resan al sistema TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de usuarios con papelera completa en el perodo _________________________________________________________________ !"" Aotal usuarios atendidos en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< @suarios con papelera completa DENOMINADOR< @suarios atendidos 9UIN DE6E MEDIR (ecretario de @r&encias+ coordinacin facturacin CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES (istema 0'/O9O1+ historia clnica+ orden m5dica CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES (e debe realizar la auditora %e&ularmente 0%eco&er una muestra si&nificati*a1 con el fin de *erificar -ue si se le realicen todos los in&resos 0ser*icios prestados al usuario1 )28 FORMATO :.? FICHA TCNICA DEL INDICADOR :M.1.? FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR PORCENTA=E DE USUARIOS ATENDIDOS CON DERECHO FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR %ealizar un control sobre los usuarios atendidos ATRI6UTO DE CALIDAD @suarios atendidos correctamente TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de usuarios atendidos con derecho en el perodo ___________________________________________________________________ !"" Aotal usuarios atendidos en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$ FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< @suarios tendidos con derecho DENOMINADOR< Aotal usuarios atendidos 9UIN DE6E MEDIR (ecretario de @r&encias+ coordinacin de facturacin CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador FUENTES (istema 0'/O9O1+ historia clnica+ orden m5dica CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES )nformar al usuario , orientarlo con los ser*icios -ue prestan , como acceder a ellos %ecibir , admitir al usuario en el hospital+ re&istrando los datos bsicos en el momento del in&reso6 (e debe ase&urar de tener toda la informacin , dems re-uisitos para el pa&o posterior de la cuenta )2+ FORMATO :.C FICHA TCNICA DEL INDICADOR :M.1.C FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR PORCENTA=E DE ATENCIN POR UR;ENCIAS LEVES8 MODERADAS Y SEVERAS FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR Conocer el &rado de atencin , se*eridad de las ur&encias atendidas ATRI6UTO DE CALIDAD Capacidad de atencin de ur&encias TIPO DE INDICADOR Eficiencia Eficacia FRMULA DEL INDICADOR
N de ur&encias atendidas se&n se*eridad NIVEL DE REFERENCIA Ni*el histrico de la institucin FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< @r&encias atendidas se&n se*eridad DENOMINADOR< 9UIN DE6E MEDIR Coordinacin de facturacin+ coordinador m5dico+ sub&erente administrati*o CU>NDO DE6E MEDIR 7ensual FUENTES (istema 0'/O9O1+ CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES ))2 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA A1ADEACA :M.: FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS UR;ENCIAS FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U ;i&ilante (ala in&reso de ur&encias 0sala espera1 En el momento de la lle&ada del usuario Orientando al usuario de acuerdo al ser*icio , la documentacin /ara -ue comience la atencin al usuario 75dico (ala in&reso de ur&encias 0sala espera1 En el momento de la lle&ada del usuario %ealizndole un dia&nstico al usuario Nota3 este paso se puede omitir de acuerdo a la demanda de ur&encias /ara determinar si la ur&encia es *ital o no *ital ;i&ilante (ala de ur&encias 0emer&encias1 En el momento de la lle&ada del usuario ',udando o indicando al usuario para -ue se traslade a la sala de emer&encia /ara -ue le realicen los procedimientos asistenciales necesarios para estabilizar , me.orar la salud del paciente (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando el paciente no ten&a acompaMante (i el paciente esta conciente pre&untar por los documentos , la informacin re-uerida+ en caso contrario re*isar pertenencias 0solo cuando el caso lo amerite , si se puede en la compaMa de un testi&o1 /ara in&resar al usuario al sistema+ buscar o abrir historia clnica (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias 'l momento del in&reso del paciente o acompaMante (olicitando la documentacin3 - #ocumento de identidad - Carn5 de afiliacin 0E/(B '%(B /lizas1+ en caso de ser desplazado presentar carta de desplazado 0*erificar -ue si est5 firmada por la persona competente1 NOA'3 si el usuario no tiene afiliacin+ se atender como particular6 /ara dar in&reso al usuario en el sistema 0'/O9O1 ))) INICIO ecepcin del usuario 3eterminar si la urgencia es /ital o no /ital *olicitar documentacin pertinente al ser/icio .s /ital NO *I ) 3eterminar #orma de recoleccin de documentos Ingresar al paciente a sala de urgencias Paciente con acompaAant e /ital NO *I HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA A:ADEAACAA FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS UR;ENCIAS FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias En el momento del in&reso del paciente recibiendo la documentacin )n&resar datos del usuario Kpro&rama '/O9OLB identificacin 0para -ue aparezca el directorio del paciente1B (i no aparece el directorio realizar bs-ueda 0/or el buscador o por bs-ueda a*anzada1+ (i no aparece in&resar como usuario nue*o6 )n&resar , actualizar datos del paciente 04echa de nacimiento+ edad+ lu&ar de nacimiento+ seo+ direccin+ municipio+ tel5fono+ barrio+ cuota moderadora e informacin de los padres16 (e *erifica derechos del paciente , hacer trmite de autorizacin del ser*icio con cada entidad responsable del ser*icio identificando el tipo de afiliacin 0E/(+ '%(+ '%/+ /lizas (O'A+ particular+ prepa&o o desplazados e I+')'%r &% +o$% ," )%r2o (i es por accidente de trnsito 1"r'7')%r A+"/o M 0 N (i no ha, contrato para prestacin de ser*icios , la ur&encia Kes no *italL orientar al paciente dnde debe ser atendido6 (i el usuario es desplazado *erificar la carta 0-ue est5 firmada por persona competente3 e.emplo+ alcalde16 /ara *erificar derechos del usuario+ tramitar las autorizaciones e iniciar la nota de car&os (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias En el momento de in&resar el paciente al sistema
'*isando telefnicamente a re&istros hospitalarios el nmero de la identificacin , de la historia del paciente /ara -ue bus-uen , ha&an entre&a de la historia clnica en el ser*icio (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias En el momento de in&resar el paciente al sistema %eco&iendo las historias de acuerdo al0los1 paciente0s1 0;erificar -ue la historia clnica si corresponda al usuario en caso contrario hacer correccin1 NOA'3 se debe firmar el formato de salida de la historia clnica cuando ha,a conformidad+ colocando el nombre , el ser*icio /ara entre&ar las historias al personal profesional competente (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando ha,a in&resado el usuario al sistema se ten&a la nota de car&o , la historia clnica Entre&ando al m5dico o enfermera encar&ada la historia clnica , la nota de car&o 0la nota de car&o debe contener los datos del paciente1 /ara -ue dili&encien de acuerdo a la atencin la nota de car&o ))2 ) Pedir 5istoria cl8nica 2 ;eri#icar derec5os " tramitar autori-aciones de ser/icio eci!ir 5istoria cl8nica endientes .ntregar nota de cargo " la 5istoria cl8nica del paciente al m0dico o personal competente HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA A?ADEACA FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS UR;ENCIAS FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 75dico , pe rs o n al pr of es io n al (ala de ur&encias 0emer&en cias1 Cuando lo re-uiera el usuario (e presta la atencin por parte del profesional realizando los procesos , procedimientos de atencin de ur&encias6 (e tramita nota de car&os se&n rdenes m5dicas , consumos6 Elaborar notas de enfermera para me.orar la salud del paciente 75dico o personal profesion al /uesto de recepcin ur&encias Cuando se ha,an realizado los procedimientos de atencin ur&encias Entre&ndole al secretario la historia clnica con la nota de car&os , las notas de enfermera NOA'3 En caso de -ue el usuario re-uiera de ciru&a o re-uiera hospitalizarse se debe a*isar al secretario /ara -ue le re&istren los procedimientos realizados al usuario (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando se ha&a entre&a de las historias , las notas %ecibiendo personalmente del funcionario las historias clnicas , las rdenes de car&o /ara in&resar en el los procedimientos+ el ser*icio+ los medicamentos , las a,udas dia&nsticas realizadas al usuario (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando ha,an hecho la entre&a de las historias , las notas )n&resando en el directorio del paciente 0'dmisin in&reso- pro&rama '/O9O-1 los cdi&os de los ser*icios + las a,udas dia&nsticas+ los insumos+ las cantidades , los respecti*os precios NOA'3 tambi5n se debe realizar este paso para los ser*icios de Ciru&a+ pediatra , 2ospitalizacin cuando no se encuentre el secretarios de facturacin de los respecti*os ser*icios 0fines de semana o en las noches1 /ara posterior facturacin del ser*icio prestado ))& .ntregar 5istoria cl8nica " la nota de cargos segFn orden m0dica 2 eci!ir las 5istorias " notas de cargo eali-ar procesos para esta!ili-ar ":o me1orar la salud del usuario eali-ar entrada de datos del ser/icio .l usuario re$uiere de cirug8a o 5ospitali-acin .n 5o1a <signos /itales de la 5istoria cl8nica= reali-ar nota de numero de la #actura " nom!re de la entidad & *I NO (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando el usuario re-uiera ser hospitalizado o re-uiera de una ciru&a Colocando los datos3 No.5r" ," &% "+$',%, 0E/(+ '%(+ (isben+ #esplazados o prepa&o1 , +3."ro ," &% 7%)$!r% Entre&ar la historia clnica a la enfermera 0para -ue realice la hospitalizacin o prepare al usuario para la ciru&a1 NOA'3 (i el usuario ser hospitalizado se debe cobrar un depsito de acuerdo a su se&uridad 0si no tiene para el depsito el usuario o acudiente debe eponer el caso en la oficina de atencin al usuario o donde el sub&erente administrati*o para -ue autoricen el ser*icio6 (e&uir con proceso KL4acturacin (er*icio de Ciru&aL o K4acturacin (er*icio 2ospitalizacinL /ara lle*ar el se&uimiento de lo facturado en el sistema HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA ACADEACA FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS UR;ENCIAS FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando el usuario se de alta )mprimiendo factura 0soporte en ori&inal , copia1 Nota 3 la factura debe cumplir con3 - lo&o del hospital - )dentificacin del hospital , el N6)6A6 - 4actura numerada6 - )dentificacin del responsable a pa&ar la cuenta6 - #escripcin &eneral del ser*icio prestado6 - ;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue estos coincidan6 /ara relacionar los ser*icios -ue fueron prestados al usuario+ con el *alor unitario , el total (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando el usuario se de alta , se ha,a realizado la factura El usuario firma el ori&inal , la copia de la factura Entre&ar la copia del usuario6 (e define el copa&o o cota moderadora dependiendo de su se&uridad social 0las maternas , los menores de un aMo no pa&an la atencin1 NOA'3 (i el usuario no tiene para pa&ar el copa&o o el ser*icio prestado+ el usuario: acompaMante debe ir a la oficina de atencin al usuario o donde el sub&erente administrati*o+ para -ue autoricen la elaboracin de un pa&ar5 /ara -ue le re&istren los procedimientos realizados al usuario ))4 ,IN 'acer #irmar la #actura del usuario & Completar datos del registro de indi/idual de atencin eali-ar #actura .n/iar a >uditor8a el pa$uete de #acturas reali-adas en el ser/icio de urgencias (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando se de alta al paciente en el sistema Colocando el nmero de la factura en el %)' , de.ando en medio ma&n5tico /ara &enerar la informacin por medio ma&n5tico (ecretario de ur&encias /uesto de recepcin ur&encias Cuando se ten&an listas los pa-uetes de las facturas con los respecti*os soportes En*iado a auditora para -ue confronten los ser*icios facturados+ las tarifas+ con*enios con las entidades , los soportes
/ara -ue se realicen las respecti*as auditoras , procesos si&uientes ))5 FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO 226& ,>C%E>CIGN *.;ICIO 3. E7.NCI>* EST>NDAR NL /'/@% N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de @r&encias FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR O6=ETIVO< %eco&er , procesar toda la informacin del *alor de los ser*icios -ue se le prestan al usuario en el ser*icio de @r&encias+ , permitir su cobro correcto , rpido6 RESPONSA6LE< (EC%EA'%)O #E @%GENC)'( CONDICIONES< (i por al&una razn la base de datos est deshabilitada+ se llama a 7edelln+ si se presentan datos diferentes a los -ue el usuario reporta deber demostrarlo INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora- Computadora- Calculadora- 7anual tarifario- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. #eterminar si la ur&encia es *ital o no *ital :. #eterminar forma de recoleccin de documentos ?. (olicitar documentacin pertinente al ser*icio C. ;erificar derechos , tramitar autorizaciones de ser*icio E. Entre&ar nota de car&o , la historia clnica del paciente al m5dico o personal competente F. %ealizar procesos para estabilizar ,:o me.orar la salud del usuario G. %ealizar entrada de datos del ser*icio 8. %ealizar factura H. 2acer firmar la factura del usuario 1M. Completar datos del %e&istro de )ndi*idual de 'tencin ANEXOS< 'neo 7 'tencin de accidentes de trnsito (O'A 'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de trnsito PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< 'decuada facturacin de los ser*icios con sus respecti*os soportes DEFINICIONES< Co+$r%$o# .%+!%&"# $%r'7%r'o#< #ocumentos en los cuales se deben basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< son los documentos donde indi-uen el in&reso del paciente+ con todos los datos completos de usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios6 C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%< #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados al usuario3 Car&os+ salidas de in*entario+ pedidos+ entre otros6 ;"+"r%)'*+ ," '+7or."# 0 r"or$"#< Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto la informacin durante el aMo No$% ," )%r2o< es la informacin &eneral del paciente+ direccin+ tel5fono+ entidad+ detalle del ser*icio+ cdi&os , cantidades ))6 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE :1. FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ,"& #"r1')'o )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# C&'"+$"# '+$"r+o# - A!,'$orJ% - Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+ - F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r% - Ho#'$%&'(%)'*+ - P",'%$rJ% C&'"+$"# "/$"r+o# - U#!%r'o# - E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8 DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT) - U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"# - U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o# - U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %& #'#$".% - U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%# 7%)$!r%# - E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%# ))7 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/C) NK""! P>;INA A1ADEA?A :1.: FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA CIRU;DA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 75dicos+ ciru.ano o personal profesional @r&encias Ciru&a Consulta Eterna Cuando se determine por el profesional tratante El profesional competente determinando si el usuario debe ser inter*enido -uirr&icamente 0se determina en el ser*icio de ur&encias o consulta eterna de acuerdo a los emenes , dia&nsticos del usuario 1 /ara determinar el &rado 0ur&encia1 de la ciru&a+ , el profesional -ue se re-uiere 0Ciru&a electi*a o ur&ente1 Ciru.ano Consultorio Ciru&a #e acuerdo a los turnos -uirr&icos ' tra*5s de la planilla de pro&ramacin -uirr&ica /ara la asi&nacin de turnos -uirr&icos a solicitud de los especialistas (ecretario de ciru&a /uesto de recepcin ciru&a Cuando le sean entre&adas las fechas , los re-uisitos para la ciru&a Orientando al paciente telefnicamente para -ue cancele los *alores respecti*os 0pa&os o depsitos1 , tramite autorizacin con la entidad6 'si&na la cita preanest5sica , eplica los trmites administrati*os a se&uir dependiendo el tipo de paciente6 Nota6 (olicitar al paciente el da de la consulta preanest5sica presente la autorizacin de ser*icios , ha&a cancelacin del copa&o o depsito respecti*o en ca.a6 /ara -ue el usuario realice los trmites a se&uir para la ciru&a (ecretario de ciru&a /uesto de recepcin ciru&a #a de la ciru&a (olicitando las historias clnicas+ haciendo *erificacin de toda la documentacin , recibiendo el depsito K*erificar ho.a si&nos *italesL 0se debe solicitar autorizaciones de cada entidad , recibos de depsito en ca.a1 , contacta al paciente con la auiliar de enfermera En caso de no encontrar la historia clnica inda&ar con el usuario cual fue la ltima *ez -ue *ino 0ltimo ser*icio1 /ara *erificar+ la papelera , los derechos , si el usuario se encuentra in&resado en el sistema 'uiliar de enfermera (ala de Ciru&a 'l momento del in&reso del paciente Entre&ando la bata de ciru&a para -ue se la colo-ue+ indicando los pasos o procedimientos a realizar (i ha, obser*aciones realizarlas /ara preparar al usuario para el in&reso a ciru&a ))8 INICIO 3etermina si la cirug8a es urgente o electi/a ecopilar las autori-aciones para cirug8a " solicitar turnos $uirFrgicos Preparacin del paciente .s electi/a NO *I ) >dmisin del paciente el d8a de cirug8a eali-ar cita preanest0sica HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/C) NK""! P>;INA A:ADEA?A FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA CIRU;DA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U Ciru.ano 'nestesil o&o , personal profesional (ala de ciru&a Cuando se cumpla todos los parmetros para la ciru&a %ealizando los procedimientos necesarios para me.orar la salud del paciente6 %e&istrando en la nota de car&o todos los consumos del paciente , elaborando las notas de enfermera /ara realizar procedimientos -uirr&icos -ue me.oren la salud del usuario (ecretario de Ciru&a /uesto de recepcin Ciru&a Cuando le ha,an hecho la ciru&a al paciente )n&resando de acuerdo a la nota de car&o de ciru&a , descripcin operatoria con cdi&os de los ser*icios+ descripcin , cantidad de insumosB precios 0la nota de car&o debe detallar lo consumido por el usuario1 NOA'3 si no esta disponible el secretario de ciru&a la facturacin la realiza el secretario de @r&encias /ara alimentar las cuentas de in&reso , posteriormente realizar la factura de acuerdo a las tarifas pactadas con cada entidad (ecretario de Ciru&a /uesto de recepcin Ciru&a Cuando es usuario necesite ser hospitalizado Colocando los datos3 No.5r" ," &% "+$',%, 0E/(+ '%(+ (isben+ desplazado o prepa&o 0'utorizacin1 N3."ro ," 7%)$!r% /ara -ue el ser*icio de 2ospitalizacin realicen los cobros correspondientes (ecretario de Ciru&a /uesto de recepcin Ciru&a Cuando es usuario necesite ser hospitalizado Entre&ando personalmente la historia clnica al encar&ado de realizar la hospitalizacin /ara -ue el usuario sea trasladado al usuario al ser*icio de hospitalizacin (ecretario de Ciru&a /uesto de recepcin Ciru&a Cuando el usuario ten&a de alta )mprimiendo factura Nota 3 la factura debe cumplir con3 - lo&o del hospital - )dentificacin del hospital , el N6)6A6 - 4actura numerada6 - )dentificacin del responsable a pa&ar la cuenta6 - #escripcin &eneral del ser*icio prestado6 ;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue estos coincidan6 /ara poder realizar el cobro ))+ eci!ir " reali-ar entrada de datos del ser/icio ) .la!oracin de #acturas 2 Inter/encin $uirFrgica .l usuario de!e 'ospitali-ars e eali-ar nota en 5o1a de signos /itales <numero #actura4 nom!re de entidad .ntregar 'istoria Cl8nica a en#ermera para $ue realice 5ospitali-acin .l usuario tiene $ue cancelar copago o saldos pendientes Cancelar pendientes NO *I NO *I @suario /uesto de recepcin Ciru&a Cuando se de alt a al pa cie nt e Orientando al paciente a la ca.a para -ue cancele saldos pendientes NOA'3 (i el usuario no tiene para pa&ar el copa&o o el ser*icio prestado+ el usuario ,:o acompaMante debe ir a la oficina de atencin al usuario o donde el sub&erente administrati*o+ para -ue autoricen la elaboracin de un pa&are /ara -ue realice los pa&os correspondientes al ser*icio HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/C) NK""! P>;INA A?ADEA?A FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA CIRU;DA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U @suario /uesto de recepcin Ciru&a Cuando se le realice la factura Colocando el nombre o firma correspondiente , el nmero del documento Nota3 se debe realizar un comprobante de pa&o cuando el usuario ha,a realizado pa&os /ara dar constancia , comprobante de la realizacin de la ciru&a (ecretario de Ciru& a /uesto de recepcin Ciru&a Cuando se ten&an listas los pa-uetes de las facturas con los respecti*os soportes En*iado a auditora para -ue confronten los ser*icios facturados+ las tarifas+ con*enios con las entidades , los soportes
/ara -ue se realicen las respecti*as auditoras , procesos si&uientes )22 ,IN 2 .n/iar a >uditor8a ,irma del usuario en la #actura FORMATO E EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO :1.? FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA EST>NDAR NL /'/C) N""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de Ciru&a FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR O6=ETIVO< ecoger " procesar toda la in#ormacin del /alor de los ser/icios $ue se le prestan al usuario en el ser/icio de Cirug8a " permitir su co!ro correcto " r?pido6 RESPONSA6LE< SECRETARIO DE CIRU;DA CONDICIONES< (e debe realizar las llamadas preoperatorios a los pacientes para asi&nar la e*aluacin preanest5sica6 Elaborar diariamente el pro&rama de ciru&a , lo en*a a los diferentes ser*icios (olicitar autorizaciones de cada entidad , recibos de depsito en ca.a El secretario de ciru&a debe responsabilizarse de las historias clnicas de los pacientes -uirr&icos6 El secretario debe coordinar lo relacionado con la asi&nacin de las camas hospitalarias INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. 3etermina si la cirug8a es urgente o electi/a :. ecopilar las autori-aciones para cirug8a " solicitar turnos $uirFrgicos ?. >dmisin del paciente el d8a de cirug8a C. Inter/encin $uirFrgica E. eci!ir " reali-ar entrada de datos del ser/icio F. eali-ar nota en 5o1a de signos /itales <nFmero #actura4 nom!re de entidad G. .la!oracin de #acturas ANEXOS< 'neo 7 'tencin de accidentes de transito (O'A 'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de transito PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ,"& #"r1')'o )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# DEFINICIONES< Co+$r%$o# .%+!%&"# $%r'7%r'o#< #ocumentos en los cuales se deben basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< son los documentos donde indi-uen el in&reso del paciente+ con todos los datos completos de usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios6 C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%< #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados al usuario3 Car&os+ salidas de in*entario+ pedidos+ entre otros6 ;"+"r%)'*+ ," '+7or."# 0 r"or$"#< Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto la informacin durante el aMo No$% ," )%r2o< es la informacin &eneral del paciente+ direccin+ tel5fono+ entidad+ detalle del ser*icio+ cdi&os , cantidades )2) FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE ::. FACTURACIN HOSPITALIBACIN / PEDIATRDA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ,"& #"r1')'o# )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# No$%# ," )%r2o# ,'&'2"+)'%,%# or "& "r#o+%& ro7"#'o+%& )o."$"+$"
C&'"+$"# '+$"r+o# - A!,'$or'% - Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+ - F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r% - C'r!2J% C&'"+$"# "/$"r+o# - U#!%r'o# - E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8 DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT) - U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"# - U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o# - U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %& #'#$".% - U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%# 7%)$!r%# - E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%# )22 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO enfermera le suministre un medicamento o a,uda dia&nstica medicamentos al usuario , lle*ar un control del medicamento o a,uda dia&nstica -ue se le realiza o suministra al usuario /ara de.ar constancia , lle*ar un control (ecretario de 2ospitalizacin : /ediatra /uesto de recepcin 2ospitalizacin : /ediatra Aodos los das , Cuando se le ha,an dado de alta al paciente )n&resando de acuerdo a la nota de car&o con cdi&os de los ser*icios+ descripcin , cantidad de insumosB precios 0se debe realizar todos los das1 NOA'3 si no se encuentra o no est disponible el secretario de hospitalizacin la facturacin la realiza el secretario de @r&encias /ara detallar lo consumido , alimentar las cuentas de in&reso , realizar la factura de acuerdo a las tarifas pactadas con cada entidad (ecretario de 2ospitalizacin : /ediatra /uesto de recepcin 2ospitalizacin : /ediatra Cuando el usuario se de alta )mprimiendo factura 0soporte en ori&inal , copia1 Nota 3 la factura debe cumplir con3 - lo&o del hospital - )dentificacin del hospital , el N6)6A6 - 4actura numerada6 - )dentificacin del responsable a pa&ar la cuenta6 - #escripcin &eneral del ser*icio prestado6 ;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue estos coincidan6 /ara relacionar los ser*icios -ue fueron prestados al usuario+ con el *alor unitario , el total )2& INICIO *olicitud de 5a!itacin ecepcin del paciente 3iligenciamiento de notas de cargo ) >dmisin del paciente eci!ir " reali-ar entrada de datos del ser/icio .la!orar #actura HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/2O NK ""! P>;INA A1ADEA:A FACTURACIN HOSPITALIBACIN/ PEDIATRDA HOSPITALIBACIN/ PEDIATRDA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U @suario Ca.a+ @r&encias+ Ciru&a Cuando se de alta al paciente Orientado al paciente para -ue cancele saldos pendientes 0Ca.a+ @r&encias+ Ciru&a1 Nota3 el encar&ado de realizar el in&reso del pendiente debe realizar un comprobante de pa&o /ara -ue realice los pa&os correspondientes al ser*icio @suario /uesto de recepcin 2ospitalizacin : /ediatra Cuando se le realice la factura Colocando el nombre o firma correspondiente , el nmero del documento /ara dar constancia de -ue se atendi al usuario (ecretario de 2ospitalizacin : /ediatra /uesto de recepcin 2ospitalizacin : /ediatra Cuando se da de alta al paciente en el sistema colocando el nmero de la factura en el %)' , de.ando en medio ma&n5tico listo 2ace de*olucin de historias clnicas al archi*o /ara &enerar la informacin por medio ma&n5tico (ecretario de 2ospitalizacin : /ediatra 'uditora Cuando se ten&an listas los pa-uetes de las facturas con los respecti*os soportes En*iado a auditora para -ue confronten los ser*icios facturados+ las tarifas+ con*enios con las entidades , los soportes
/ara -ue se realicen las respecti*as auditoras , procesos si&uientes )24 E& !#!%r'o ,"5" )%+)"&%r )o%2o# o #%&,o# "+,'"+$"# Complementar datos del registro indi/idual de atencin <I>= ,IN ) .n/iar a >uditor8a las #acturas reali-adas en el ser/icio de 'ospitali-acin ,irmar del usuario en la #actura Cancelar pendientes ) FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO FACTURACIN SERVICIO DE HOSPITALIBACIN/ PEDIATRDA EST>NDAR NL /'/2O ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de 2ospitalizacin FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR O6=ETIVO< ecoger " procesar toda la in#ormacin del /alor de los ser/icios $ue se le prestan al usuario en el ser/icio de 'ospitali-acin para permitir su co!ro correcto " r?pido6 RESPONSA6LE< (EC%EA'%)O #E 2O(/)A'9)D'C)YN CONDICIONES< (e&n las rdenes m5dicas+ se dili&encia la respecti*a nota de car&o de hospitalizacin con todos los consumos del paciente 7antener permanente comunicacin con Ca.a+ @r&encias , Ciru&a para los cortes de cuenta+ ampliacin de rdenes de ser*icio+ entre otras6 ;erificar -ue el personal m5dico ha&a todas las anotaciones m5dicas en la historia clnica , elabore el %)'6 Cuando el usuario es dado de alta+ la auiliar de hospitalizacin+ en*a todos los car&os con los respecti*os soportes de historia clnica+ rdenes+ emenes+ entre otros al /uesto de recepcin 2ospitalizacin: /ediatra con el fin de -ue se li-uide correctamente la cuenta INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora- Computadora- Calculadora- 7anual tarifario- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. >dmisin del paciente :. 3iligenciamiento de notas de cargo ?. eci!ir " reali-ar entrada de datos del ser/icio C. .la!orar #actura E. Complementar datos del egistro Indi/idual de >tencin <I>= F. .n/iar a >uditoria las #acturas reali-adas en el ser/icio de 'ospitali-acin ANEXOS< 'neo 7 'tencin de accidentes de trnsito (O'A 'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de trnsito PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< 'decuada facturacin de los ser*icios con sus respecti*os soportes DEFINICIONES< Co+$r%$o# .%+!%&"# $%r'7%r'o#< #ocumentos en los cuales se deben basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< son los documentos donde indi-uen el in&reso del paciente+ con todos los datos completos de usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios6 C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%< #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados al usuario3 Car&os+ salidas de in*entario+ pedidos+ entre otros6 ;"+"r%)'*+ ," '+7or."# 0 r"or$"#< Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto la informacin durante el aMo No$% ," )%r2o< es la informacin &eneral del paciente+ direccin+ tel5fono+ entidad+ detalle del ser*icio+ cdi&os , cantidades )25 )26 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE :?. AUDITORIA DE FACTURA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) F%)$!r% )o+ 1'#$o 5!"+o F%)$!r%# )o+ %+o.%&J%# o o5-")'o+"#. (7%)$!r%# %r% #"r )orr"2',%#) CLIENTES INTERNOS Ur2"+)'%# C'r!2J% Ho#'$%&'(%)'*+ P",'%$rJ% Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+ F%)$!r%)'*+ 0 C%r$"r% CLIENTES EXTERNOS
- @na correcta facturacin de los ser*icios r"%&'(%,o# % &o# !#!%r'o# - 9!" &%# 7%)$!r%# $"+2%+ &o# r"#")$'1o# #oor$"# - U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o# - U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%# 7%)$!r%# - E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%# )27 FORMATO :.1 FICHA TCNICA DEL INDICADOR :?.1.1 AUDITORIA DE FACTURA CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR PORCENTA=E DE ;LOSAS SE;SN CAUSA FECHA< APRO6ADO POR< O6=ETIVO DEL INDICADOR 7inimizar el nmero de facturas &losas ATRI6UTO DE CALIDAD 4actura realizadas correctamente TIPO DE INDICADOR Eficiencia FRMULA DEL INDICADOR No de Glosas 0por causa1 en el perodo ___________________________________________________ !"" Aotal &losas en el perodo ;r de las facturas &losadas en el perodo ____________________________________________________________ !"" ;r total de las facturas dili&enciadas en el perodo NIVEL DE REFERENCIA Cero Glosas FUENTE DE LOS DATOS NUMERADOR< Glosas por causa facturas &losadas DENOMINADOR< Aotal Glosas facturas dili&enciadas 9UIN DE6E MEDIR 'uditora+ coordinacin de facturacin CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente FUENTES )nformes , &losas &enerales de la E/(+ '%( entre otros+ 4acturas+ soportes CONSIDERACIONES )dentificar los principales moti*os de &losa )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando O6SERVACIONES El indicador a,uda a identificar las principales causas de error en la facturacin para aplicar los correcti*os correspondientes 9os contratos con la entidades contratantes son de amplio conocimiento para los interesados El rea de auditora esta li&ada al rea de facturacin , contabilidad+ ,a -ue de su buena labor , difusin depender el buen funcionamiento de estos )28 FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'# NK ""! P>;INA A1A DE A1A :?.: AUDITORIA DE FACTURA AUDITORIA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U A!/'&'%r ," %!,'$orJ% 'uditora Aodos los das /ersonalmente de los secretarios de cada ser*icio 0@r&encias+ Ciru&a+ 2ospitalizacin , /ediatra1 /ara -ue se ha&a la re*isin de la factura A!/'&'%r ," %!,'$orJ% 'uditora Cuando se ha,a recibido las facturas %e*isando la facturas con los respecti*os soportes+ colocar el sello de recibido , la fecha del da 0se debe confrontar las facturas recibidas1 Nota3 en caso de no tener los soportes se debe a*isar al secretario para -ue trai&an los documentos faltantes /ara *erificar la documentacin , el soporte para comenzar la auditora de la factura A!/'&'%r ," %!,'$orJ% 'uditora Cuando se ha,a recibido las facturas )n&resando los datos de las facturas 0pro&rama Ecel K'uditora de 4acturaL1 ;er e.emplo K'neo 8L /ara tener un control de las facturas -ue in&resan a auditora A!,'$or .",')o 0 A!/'&'%r ," %!,'$orJ% 'uditora Cuando se ha,a recibido las facturas /ara realizar la 'uditora t5cnica V"r A+"/o. R /ara realizar la 'uditora 7edica V"r A+"/o S *e de!e colocar la o!ser/acin por la $ue se o!1eta /ara determinar -ue la factura este completa 0cumpla todos los re-uerimientos1 A!/'&'%r ," %!,'$orJ% #")r"$%r'o ," 7%)$!r%)'*+ Coor,'+%)'* + ," 7%)$!r%)'*+ 'uditoria Coordinaci n de facturacin /uesto de recepcin secretario 9ue&o de identificar el cdi&o de la estantera #e acuerdo a las anomalas encontradas se hacen las correcciones pertinentes en la factura Por "r$'+"+)'% .N,')%3 ha, inconsistencia u omisin de la informacin m5dica+ se busca la historia clnica , se corri&e6 P"r$'+"+)'% %,.'+'#$r%$'1%3 2a, inconsistencia u omisin en la informacin referente a la factura 0se en*a a coordinacin de facturacin para -ue dili&encien el arre&lo de la factura1 /ara -ue se ha&an las correcciones en la factura A!/'&'%r ," %!,'$or'% 'uditora Cuando se reciba la factura con los soportes Completando o corri&iendo la informacin en la planilla Ecel+ , colocar el sello de entre&ado con fecha /ara completar la informacin para posteriormente ser en*iadas a facturacin A!/'&'%r ," %!,'$orJ% 4acturaci n , Cartera Cuando se ten&an listas las facturas Entre&ando personalmente las facturas con los soportes al encar&ado de facturacin /ara -ue realicen los procesos correspondientes )27 INICIO eci!ir las #acturas " el soporte correspondiente e/isar $ue la #actura tenga los soportes eali-ar auditoria %0cnica " H0dica Ingresar los datos en el so#tIare ,IN 'a" o!1eciones 'acer las correcciones Completar la in#ormacin " colocar sello .ntregar a #acturacin " Cartera *i No FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO :?.? AUDITORIA DE FACTURA EST>NDAR NL /'/'4 N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )dentificacin de las facturas -ue mal dili&enciadas o con anomala FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< I,"+$'7')%r &%# 7%)$!r%# O!" $'"+"+ %+o.%&J%# %r% #! )orr"))'*+. %ealizar las auditoras a las cuentas &eneradas en la prestacin de ser*icios de salud+ para determinar la *eracidad de la informacin+ para controlar , racionalizar los recursos financieros del hospital e identificar las facturas -ue tienen anomalas para su correccin 0'se&urar el proceso de recepcin , auditora de la facturacin por ser*icios de salud1 RESPONSA6LE< '@#)AO% 7Q#)CO CONDICIONES< 9as facturas donde se detectan anomalas o ob.eciones se les coloca un papel con las obser*aciones INSUMOS< @tiles de escritorio- /apelera- - (uministros- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. %e*isar -ue la factura ten&a los soportes :. )n&resar los datos en el softZare ?. %ealizar auditora A5cnica , 75dica C. 2acer las correcciones de las facturas E. Completar la informacin referente a las facturas , colocar sello ANEXOS< 'neo % 'uditora A5cnica 'neo ( 'uditora 75dica PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< 4acturas re*isadas por auditora DEFINICIONES< Co+$r%$o#< #ocumentos en los cuales basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< (on los documentos donde indi-uen el in&reso 0historia clnica1+ con los datos completos del usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios. C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%3 #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados a un usuario6 I+7or."# 0 r"or$"#3 Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto el hospital durante el periodo+ debe ser*ir como herramienta para la &estin administrati*a+ estadstica+ costos , presupuesto R"1'#'*+ 0 "+1'* ," &% )!"+$%< (e audita la li-uidacin de la cuenta , los soportes aneos6 (e le da *isto bueno , se en*a al contratante E+$',%,"# )o+$r%$%+$"#< ante -uienes se responde con el en*i de las cuentas de cobro por el ser*icio prestado a los usuarios+ los cuales deben cumplir con los re-uisitos , tarifas pactados en el con*enio )28 FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE :C. FACTURACIN IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) E+$r"2% ," &%# 7%)$!r%# % &%# '+#$'$!)'o+"# )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# (#' "# "& )%#o )%'$%,o) CLIENTES INTERNOS A!,'$orJ% Coor,'+%)'*+ ," F%)$!r%)'*+ Pr"#!!"#$o C%r$"r% CLIENTES EXTERNOS E.r"#%# )o+$r%$%+$"# U+% )orr")$% 7%)$!r%)'*+ ," &o# #"r1')'o# r"%&'(%,o# % &o# !#!%r'o# 9!" &%# 7%)$!r%# $"+2%+ &o# r"#")$'1o# #oor$"# U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o# U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%# 7%)$!r%# E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%# )2+ FORMATO ? EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4C NK ""! P>;INA A1A DE A:A :C.: FACTURACIN FACTURACIN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera Cada *ez -ue se entre&uen las facturas con los soportes %ecopilar la informacin -ue se &eneran de los diferentes ser*icios 0las facturas de los centros de costo1 /ara recopilar , or&anizar la informacin 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera Cada *ez -ue se entre&uen las facturas con los soportes %e*isar , consolidar todos los soportes6 0%ealizando una re*isin de la facturacin , el %)/( teniendo en cuenta los acuerdos tarifarios , las rdenes de ser*icio1 NOA'3 %ealizar la auditora al !""$ de las facturas -ue pro*ienen de consulta eterna6 ;er 'neo %! /ara determinar -ue la factura est5 completa 0cumpla todos los re-uerimientos1 'uiliar de 4acturacin , cartera (ecretario de facturacin Coordinacin de facturacin 4acturacin , Cartera Coordinacin de facturacin /uesto de recepcin secretario Cuando las facturas ten&an al&n problema o anomala #e acuerdo a las anomalas encontradas se hacen las correcciones pertinentes en la factura P"r$'+"+)'% %,.'+'#$r%$'1%3 2a, inconsistencia u omisin en la informacin referente a la factura 0se en*a a coordinacin de facturacin para -ue dili&encien el arre&lo de la factura 0correccin de los soportes -1 /ara -ue se ha&an las correcciones en la factura 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera Cuando se ha,an re*isado las facturas , los soportes Elaborando un resumen de *enta para cada entidad+ aneando la facturacin correspondiente con todos los soportes , medio ma&n5tico del %)'6 El %)' debe coincidir con el *alor de la factura fsica+ -ue no eistan espacios en blanco+ *erificar -ue ten&a los *alores incluidos+ -ue est5 correcto el N)A , el cdi&o del hospital /ara li-uidar la cuenta , elaborar la factura madre )&2 INICIO eci!ir las #acturas " los soportes e/isar las #acturas " soportes La #actura tiene anomal8as 'acer las correcciones Preparacin de la cuenta de co!ro ) *I NO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4C NK ""! P>;INA A:A DE A:A FACTURACIN FACTURACIN FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera Cuando las facturas est5n listas para en*iar Entre&ndole al mensa.ero el ori&inal del resumen de *entas con el aneo de todas las facturas en un sobre sellado para cada entidad6 (e lle*a dos copias de las facturas para -ue se le colo-ue el sello de radicado por la entidad Nota3 se debe cumplir con los plazos establecidos para el en*o de las cuentas /ara -ue las entidades realicen los respecti*os pa&os de los ser*icios prestados 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera Aodos los das %elacionando los datos en el sistema 0mdulos de facturacin , cartera1 de las cuentas en*iadas , los pa&os efectuados 0Cuentas de las empresas+ lo facturado+ lo pa&ado , lo adeudado1 Consolidando los totales de los ser*icios por entidad 9le*ando un re&istro de las cuentas de las diferentes entidades 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera (e necesite encarpetar toda la informacin 'rchi*ando en la carpeta de cada entidad el resumen de *enta con el sello de radicado anendole las copias de la factura correspondiente /ara tener los soportes en los momentos de realizar los cobros )&) .n/iar cuentas ) ,IN egistro conta!le de las cuentas en/iadas >rc5i/ar documentos FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO :C.? FACTURACIN EST>NDAR NL /'/4C N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO #istribucin de los suministros ,:o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< 2acer una relacin completa del *alor de los ser*icios -ue se prestaron al usuario para permitir su cobro correcto , rpido RESPONSA6LE< '@S)9)'% #E /%E(@/@E(AO U C'%AE%' CONDICIONES< #el oportuno , correcto dili&enciamiento de las facturas depende la rentabilidad de la institucin %ealizar con efecti*idad el proceso de facturacin depende del traba.o en e-uipo+ buscando satisfacer los re-uerimientos de los pacientes+ contratantes+ empleados , directi*os de la clnica #ebido a -ue facturacin es el puente entre el rea de facturacin de los ser*icios , la empresas+ se debe realizar la re*isin pre*ia de las facturas 0auditar la facturacin1 para detectar inconsistencias , hacer las respecti*as correcciones antes de ser en*iadas las facturas6 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. e/isar las #acturas " soportes :. 'acer las correcciones ?. Preparacin de la cuenta de co!ro C. .n/iar cuentas E. egistro conta!le de las cuentas en/iadas ANEXOS< 'neo % 'uditora A5cnica PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Entre&a de la facturas a las instituciones con sus respecti*os soportes DEFINICIONES< Co+$r%$o#< #ocumentos en los cuales basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< (on los documentos donde indi-uen el in&reso 0historia clnica1+ con los datos completos del usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios. C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%3 #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados a un usuario6 I+7or."# 0 r"or$"#3 Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto el hospital durante el perodo+ debe ser*ir como herramienta para la &estin administrati*a+ estadstica+ costos , presupuesto R"1'#'*+ 0 "+1Jo ," &% )!"+$%< (e audita la li-uidacin de la cuenta , los soportes aneos6 (e le da *isto bueno , se en*a al contratante E+$',%,"# )o+$r%$%+$"#< ante -uienes se responde con el en*o de las cuentas de cobro por el ser*icio prestado a los usuarios+ los cuales deben cumplir con los re-uisitos , tarifas pactados en el con*enio )&2 )&& FORMATO 1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE :E. CARTERA IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE) IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE) R")!"r%)'*+ $o$%& ," &o# '+2r"#o# 2"+"r%,o# or &% 1"+$% ," #"r1')'o# CLIENTES INTERNOS A!,'$or'% F%)$!r%)'*+ CLIENTES EXTERNOS E.r"#%# )o+$r%$%+$"# U+% )orr")$o #"2!'.'"+$o ," &%# ".r"#%# O!" "r.'$% !+% 5!"+% r")!"r%)'*+ ," )%r$"r%. L&"1%r !+ 5!"+ )o+$ro& ," &%# 4o-%# ," 1',% ," &%# '+#$'$!)'o+"#. 9!" 4%0% !+ r"2'#$ro "7')%( ," ,"& ,'+"ro r")%!,%,o )&4 FORMATO C EST>NDAR DE PROCESO HOSPITAL SAN =UAN DE DIOS DE YARUMAL PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'4 N ""! P>;INA A1A DE A1A :E.: CARTERA FACTURACIN Y CARTERA FECHA DE ACTUALIBACIN APRO6ADO POR FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera En el momento de preparar las cuentas de cobro %ealizando una re*isin de la facturacin relacionando los datos en el sistema 0mdulos de facturacin , cartera1 de las cuentas en*iadas , los pa&os efectuados 0Cuentas de las empresas+ lo facturado+ lo pa&ado , lo adeudado1 /ara poder realizar el resumen de *enta de los ser*icios Cefe de facturacin , cartera 'uiliar de facturacin 4acturacin , cartera #e acuerdo a los plazos establecidos %ealizar con anterioridad al *encimiento de la cuentas una llamada telefnica a cada uno de los clientes para recordar el pa&o de las facturas6 (e debe lle*ar un se&uimiento a las cuentas pendientes de cobro 0ho.a de *ida de cada entidad1 con el estado actual de cartera para realizar los cobros , conciliaciones de las cuentas pendientes de pa&o6 Aeniendo en cuenta3 4acturacin mensual 0facturas de *enta1+ Glosas+ %ecibos de in&resos 09le*ar el control mensual de las facturas con su respecti*o radicado16 (e debe constantemente llamar o en*iar fa para realizar cobros6 /ara realizar el cobro de las cuentas a las empresas Cefe de facturacin , cartera 'uiliar de facturacin 4acturacin , cartera Cuando se deba realizar las conciliacion es /ro&ramando una reunin con el fin de re*isar los saldos de cada una de las partes+ haciendo la conciliacin de cartera , el acuerdo de pa&o 0firmada por los representantes de cada entidad para el dili&enciamiento correcto del asiento de las cuentas de cobro1 Nota3 (e puede hacer una relacin de facturas a cruzar+ si ambas partes estn de acuerdo 0cuando el hospital les adeuda16 (e realiza un acta firmada por las personas -ue inter*ienen en el cruce , se debe entre&ar a contabilidad una copia debidamente firmada /ara poder realizar el resumen de *enta de los ser*icios 7ensa.ero 'uiliar de facturacin , cartera 4acturacin , cartera Cuando se ten&an listas las facturas (e hace las reclamaciones de las consi&naciones 0che-ue1+ la auiliar de ca.a en*a las consi&naciones a facturacin , cartera con los soportes de pa&o 0hacer el abono en el sistema de cada factura cancelada16 'near la la factura cancelada el recibo de ca.a 0pa&o correspondiente1 Nota Conciliar con la oficina de contabilidad el asiento de la facturacin con el informe mensual6 %ealizar un informe mensual sobre el estado de cartera del hospital #e.ar constancia del recaudo INICIO e/isin del registro conta!le de las cuentas de cada entidad 7estionar Co!ro de cuenta Conciliacin de las cuentas ecaudo de cartera ,IN )&4 FORMATO C EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO :E.? CARTERA EST>NDAR NL /'/'4 N ""! NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizar la recuperacin oportuna , total de los in&resos &enerados por la *enta de ser*icios#istribucin de los suministros ,:o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento FECHA APRO6ADO POR O6=ETIVO< %ealizar un recaudo oportuno , total de la facturacin en*iada por la *enta de ser*icios &arantizando la super*i*encia , rentabilidad del 2ospital RESPONSA6LE< '@S)9)'% #E 4'CA@%'C)YN U C'%AE%' CONDICIONES< (e debe hacer una buena facturacin para realizar el proceso de cartera (e debe cumplir con los plazos establecidos para el en*o de las cuentas 9os funcionarios de cartera deben conocer todos los aspectos de la contratacin con las entidades a las cuales se les factura 0,a -ue se mane.an los montos+ los anticipos+ las condiciones de cada una para el en*o de las cuentas+ las fechas de pa&o + entre otros1 INSUMOS< Gtiles de escritorio- /apelera- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)< 1. %e*isin del re&istro contable de las cuentas de cada entidad 2. Gestionar Cobro de cuenta 3. Conciliacin de las cuentas 4. %ecaudo de cartera ANEXOS< PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< R")!"r%)'*+ $o$%& ," &o# '+2r"#o# 2"+"r%,o# or &% 1"+$% ," #"r1')'o# DEFINICIONES< Co+$r%$o#< #ocumentos en los cuales basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario Soor$"#< (on los documentos donde indi-uen el in&reso 0historia clnica1+ con los datos completos del usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios. C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%3 #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados a un usuario6 I+7or."# 0 r"or$"#3 Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto el hospital durante el perodo+ debe ser*ir como herramienta para la &estin administrati*a+ estadstica+ costos , presupuesto R"1'#'*+ 0 "+1Jo ," &% )!"+$%< (e audita la li-uidacin de la cuenta , los soportes aneos6 (e le da *isto bueno , se en*a al contratante E+$',%,"# )o+$r%$%+$"#< ante -uienes se responde con el en*o de las cuentas de cobro por el ser*icio prestado a los usuarios+ los cuales deben cumplir con los re-uisitos , tarifas pactados en el con*enio )&5