Instructivo para Convertir los archivos en

Excel a TXT
INSTRUCTIVO
Cdigo:
ESCRI!CI"N
Paso No. 1
El archivo de Excel solo debe contener una (1) hoja con todos los datos.
Paso No. 2
Guardar desde Excel ,seleccionando Texto (delimitado por tabulaciones)
Paso No. 3
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina ) de )(

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Cdigo:
Automticamente sale el siguiente mensaje ue dice nombre del archivo.txt
puede tener caractersticas no compatibles con Texto (delimitado por
tabulaciones) ,Desea mantener el ormato del libro-! se presione el bot!n "#
Paso No. $
"e cierra el archivo de Excel
"e abre el archivo de texto ue acaba de crear haciendo doble clic% sobre el mismo,
generalmente se usa el programa bloc de notas para abrirlo
Paso No. &
#espu$s dir%jase a la opci!n del men& Edici!n realice clic sobre la opci!n
rempla'ar!
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina ' de )(

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Cdigo:
Paso No. (
En la ventana ue aparece, escriba ) ) en el espacio )*uscar) ' en el espacio
)rempla'ar por) escriba el s%mbolo pipeline )+) exigido por el ministerio.
Paso No. ,
(resione el bot!n )-empla'ar todo), de esta manera se rempla*arn las
tabulaciones por el s%mbolo pipeline.
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina * de )(

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Cdigo:
Paso No. .
+a malla validadora no permite datos di,erentes (nombres de las variables,
numeraci!n de cada variable, comillas etc.) a los registrados para cada una de las
variables o la gu%a del archivo. Esos datos deben ser eliminados, esto se puede hacer
en este momento.
(rimero se deben seleccionar los datos a eliminar (generalmente se ubican al inicio
del archivo)
(aso seguido se presiona el bot!n *orrar! en el teclado. Esto los eliminara.
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina . de )(

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Cdigo:
N/T01 los datos extra (nombres de las variables, numeraci!n de cada variable,
comillas etc.) tambi$n pueden ser eliminados en el archivo de Excel, basta con
seleccionarlos ' eliminarlos.
+a resolucion -./. exige ue los archivos tengan un registro de control al inicio de
los mismos, si el archivo no contiene este registro la malla validadora no lo aceptara.
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina / de )(

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Cdigo:
Esta contiene . variables separadas por el simbolo pipeline!+!, las variables son0
Tipo de re2istro0 siempre debe ser el numero uno (1) valor ue signi1ca ue
el registro es de control
34di2o de la 5P" o de la Direcci4n Territorial de "alud1 2orresponde al
2!digo asignado por la "uperintendencia 3acional de "alud en el caso de las
E(" ' para las #irecciones Territoriales de "alud, el c!digo del #epartamento
#454(6+A
6echa inicial del perodo de la inormaci4n reportada0 En ,ormato AAAA7
887##. #ebe corresponder a la ,echa de inicio del per%odo de in,ormaci!n
reportada.
6echa 7nal del perodo de la inormaci4n reportada0 En ,ormato AAAA7
887##. #ebe corresponder a la ,echa 1nal del periodo de in,ormaci!n
reportada ' debe coincidir con la ,echa de corte del nombre del archivo.
N8mero total de re2istros de detalle contenidos en el archivo0 #ebe
corresponder a la cantidad de registros tipo 9 (cantidad de pacientes
reportados), contenidos en el archivo.
Ejemplo0 1+5P""913+2913:9$:91+2913:9(:39+$
:na ve* ingresado el registro de control va'a a )0rchivo% ;uardar como)
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina 0 de )(

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Cdigo:
En la opci!n "Codifcacin" seleccione el %tem 0N"# exigido por el 8inisterio
(resione el bot!n );uardar)
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina 1 de )(

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Cdigo:
"e desplegara el mensaje de advertencia ;Nombre del archivo.txt <a existe!%
,Desea rempla'arlo-! presione el bot!n "i!
El nombre 1nal del archivo a validar debe cumplir con la siguiente estructura0
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina 2 de )(

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Cdigo:
5=emplo1
29139(395P"913N#999.3999,22>3
:na ve* se ha'a nombrado el archivo seg&n la norma, podr hacer uso de la malla
validadora.
30-03T5-?"T#30" D5 @/" 0-3A#B/" P@0N/"
+os archivos deben ser tipo texto ' cumplir con las siguientes especi1caciones
t$cnicas0
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina 3 de )(

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Cdigo:
a
En el anexo t$cnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los
siguientes0 0:0lanumCrico N:NumCrico D:decimal 6:6echa.
b
Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de
,ormato 0N"#% con extensi4n .txt
c
+os nombres de archivos ' los datos de los mismos deben ser grabados en
letras D0EF"3G@0"% sin caracteres especiales ' sin tildes.
d
El separador de campos debe ser pipe (+)% ' debe ser usado exclusivamente
para este 1n. +os campos ue corresponden a descripciones no deben incluir
el carcter especial pipe (+).
e
3ing&n dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (!) ni ning&n
otro carcter especial.

+os campos num$ricos deben venir sin ning&n ,ormato de valor ni

separaci!n de miles. (ara los campos ue se permita valores decimales, se
debe usar el punto (.) como separador de decimales.
2
+os campos de tipo ,echa deben venir en ,ormato 0000:DD:DD incluido el
carcter guion, a excepci!n de las ,echas ue hacen parte del nombre de los
archivos.
h
+as longitudes de campos de1nidas en los registros de control ' detalle de
este anexo t$cnico se deben entender como el tama<o mximo del campo,
es decir ue los datos pueden tener una longitud menor al tama<o mximo.
i
+os valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna
justi1caci!n, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
=
Tener en cuenta ue cuando los c!digos traen 35-/", estos no pueden ser
rempla*ados por la vocal H/I la cual es un carcter di,erente a cero.
J
+os archivos planos no deben traer ning&n carcter especial de 1n de
archivo ni de 1nal de registro. "e utili*a el 5NT5- como 1n de registro
l +os archivos deben estar 1rmados digitalmente
#pro$ado:
%erencia
de !rocesos
Revisado:
Coordinador
de !rocesos
Ela$orado:

%erencia de !rocesos
#ctuali&acin: Versin
#gosto de '()* )
!+gina )( de )(