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CARTA DE OBSERVACIONES DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO


Guatemala, 30 de abril 2014


Seores
ADECOM STORE, S.A
Ciudad de Guatemala



Por este medio reciban nuestro informe previo al Dictamen Final de Auditoria sobre aquellas
situaciones que observamos en nuestra revisin al 31 de diciembre del 2013.
Las observaciones sugeridas sern de gran trascendencia para su Compaa as como los
comentarios, a fin de que se den las instrucciones necesarias al personal que corresponda para la
correccin del ejercicio 2013 que ser la base para el 2014 (un ao despus), ejercicio en el cual no
debern existir tantas deficiencias.
Dichas observaciones y sugerencias estn por separado a la presente, sin embargo se requiere el
apoyo de la Administracin para no incurrir en vicios operativos y administrativos y as poder
contribuir a que la compaa logre sus planes y estrategias a corto y largo plazo.


Atentamente


F) _______________________________
C.P.A. Maria del Rosario Car
Colegiado No. 29691




AUDITEC, S.A.
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OBSERVACIONES DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
1. OBSERVACIN
En la revisin de Caja y Bancos (Efectivo) se detect que no existe ningn documento que
en donde se determine la responsabilidad del manejo del fondo de Caja General.

SUGERENCIA
Realizar una carta de responsabilidad dejando a cargo a un empleado en especfico del
manejo de los fondos de Caja General.

2. OBSERVACIN
Se localizaron documentos durante el Arqueo de Caja General con fecha de meses
anteriores mismos no fueron liquidados.

SUGERENCIA
Realizar Arqueos de fondos de Caja General ms frecuentes para liquidar el gasto en el
mes que corresponde.

3. OBSERVACIN
Se encontr un vale por compra de papelera y tiles de oficina adems de una factura
cuyos gastos segn las averiguaciones realizadas no se haban contabilizado.

SUGERENCIA
Llevar un mejor control sobre los desembolsos que se efectan a travs del fondo de Caja
General, as como crear un manual y/o una poltica que regule el manejo del fondo.

4. OBSERVACIN
En la revisin de Cuentas por Cobrar se detect que no se lleva el control sobre los saldos
atrasados de clientes as mismo no se est cumpliendo con la poltica ya establecida de
cuentas incobrables.

SUGERENCIA
Designar la responsabilidad a una persona dentro del departamento de Contabilidad y/o
Cobros para que realice la regulacin de Cuentas Incobrables.

5. OBSERVACIN
Se detect que dentro de la cuenta de Compaas Relacionadas se registr un prstamo
como si fuera una compra-venta misma que tiene que estar en la cuenta de prstamos
otorgados sin tasa de inters, corresponde a la Ca. Hermana Cel., S.A.

SUGERENCIA
No es recomendable otorgar prstamos entre Compaas Relacionadas ya que se pueden
dar malos entendidos o controversias en las condiciones del clculo de intereses.



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6. OBSERVACIN
Se detect el ingreso errneo del pago de la factura no. 3439 ya que estaba registrado
como un anticipo del cliente.
SUGERENCIA
Revisar y actualizar los saldos negativos peridicamente para confirmar su procedencia y
de esta manera actualizarlos.

7. OBSERVACIN
En la revisin de los Inventarios y durante la reevaluacin de Tablet Genial (gris) se detect
la variacin de 3,000 unidades ms de lo que estaba reflejado en los libros y al efectuar la
observacin fsica se determin una existencia de 5,000 unidades, mismas que estn
registradas en libros por lo tanto las 3,000 unidades de diferencia no se encuentran
registradas ni en la contabilidad ni fsicamente.

8. OBSERVACIN
Durante la reevaluacin de Tablet Genial (Sistema XX), se detect variacin de 1,000
unidades ms, que lo reflejado en libros. Al efectuar la observacin fsica, se determin una
existencia de 1,500 unidades. Por lo tanto las 1,000 unidades no se encuentran registradas
en contabilidad; y en la existencia fsica se resalta faltante por 1,500 unidades.

9. OBSERVACIN
Durante la observacin fsica de los productos muestreados, se detect que el 50% de la
mercadera con cdigo 003-004 Corr, varios colores se encontraba obsoleta.

SUGERENCIA
Realizar inventarios frecuentemente puede ser por semana, quincena, mes etc. Asi mismo
durante el inventario designar a dos o ms grupos para que realicen ms de una vez el
conteo de la misma mercadera y al final del inventario poder exponer las diferencias
encontradas en cada grupo con el fin de confirmar las unidades que realmente se
encuentran fsicamente y en buenas condiciones para ofrecerlas al pblico.

10. OBSERVACIN
En la revisin de Propiedad, Planta y Equipo se detect que no existe la conciliacin entre
los saldos de los libros auxiliares del rubro de vehculos con los saldos expresados en el
Balance General.

SUGERENCIA
Realizar revisiones peridicas para verificar y conciliar correctamente los saldos de los
activos de la compaa.

11. OBSERVACIN
Se registr en la cuenta de Otros Activos los saldos que corresponden a seguros y no se
concilio el saldo para ser contabilizado en el rubro de gasto correspondiente

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SUGERENCIA
Realizar la conciliacin correcta de los saldos, para que el gasto sea contabilizado en el
periodo que corresponda.

12. OBSERVACIN
En la revisin de Proveedores se observ que el saldo del Balance General del rubro de
Proveedores (Q.24, 406,571.00) no fue el mismo que se proporcion en el auxiliar de
Proveedores (Q. 9, 078,472.00).

SUGERENCIA
La diferencia es de importancia relativa por lo cual se dar la observacin en la opinin de
nuestro dictamen y se recomienda que para las prximas Auditorias integrar a cabalidad
cada rubro y sus auxiliares.

13. OBSERVACIN
No se piden Estados de Cuenta a Proveedores para realizar la Conciliacin respectiva.

SUGERENCIA
Se recomienda pedir cada trimestre Estado de Cuenta a los Proveedores para conciliar con
las Cuentas por Pagar.

14. OBSERVACIN
No se obtuvo el tipo de cambio al 31 de diciembre de 2013 para poder realizar el clculo de
las cuentas en dlares de Proveedores.

SUGERENCIA
Se recomienda que en las prximas Auditorias se proporcione el tipo de cambio al da para
realizar la conversin de la moneda extranjera.

15. OBSERVACIN
En la revisin de las Cuentas por Pagar a Compaas Relacionadas se encontr que tienen
un saldo muy antiguo.

SUGERENCIA
Se recomienda no tener deudas por ms de 60 das de las Cuentas por Pagar a Compaas
Relacionadas.

16. OBSERVACIN
En la revisin se encontraron ventas que ya fueron facturadas, pero que an no han sido
despachadas al cliente.






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SUGERENCIA
Se deben de considerar las repercusiones en cuanto al control del inventario, ya que por el
mal manejo de estas cuentas (ventas-inventario) se puede hacer un mal registro que afecte
directamente el costo de ventas y por consiguiente modificar el resultado neto del ejercicio.

17. OBSERVACIN
En la revisin de las nminas y planillas se pudo detectar que estas no cuentan con la
evidencia de revisin y aprobacin por un empleado distinto a quien las calcula y emite,
adems de no estar debidamente archivadas.

SUGERENCIA
Se debe realizar una adecuada segregacin de funciones en la revisin y aprobacin de
dichos gastos, para evitar cualquier duplicidad o error en el registro.

18. OBSERVACIN
En la revisin de las cuentas relacionadas a empleados se pudo detectar que no existe
papelera completa de cada empleado, y que ellos no cuentan con el Contrato de Trabajo
correspondiente donde se describan cules son sus derechos, obligaciones y
responsabilidades.

SUGERENCIA
Se recomienda realizar el Contrato de Trabajo a cada empleado segn sus funciones y
puesto que desempee dentro de la Compaa.


Las anteriores sugerencias para las deficiencias de control interno encontradas han sido
resultado de la elaboracin de papeles de trabajo, as como de la utilizacin de diferentes
tcnicas de auditoria entre ellas muestreos, entrevistas, acercamientos y observaciones de
la documentacin proporcionada por la Compaa ADECOM STORE, S.A. esperando que
sean tomadas en cuenta para que de esta manera se puedan reducir las inconsistencias
encontradas.