POL-PFI-CMP-01 Politica General de Compras

FECHA 26/11/2013
POLTICA

CODIGO POL-PFI-CMP-01
Poltica General de Compras
VERSION 3 AREA COMPRAS Pgina 1 de 39

PARA USO EXCLUSIVO DE DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO VOLARIS
DERECHOS RESERVADOS

POL-PFI-CMP-01


FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS
2 19-Dic-11
* Definicin de lmites de autorizacin en SAP.
* Homologacin de la Poltica de Compras Generales y
Compras Tcnicas
3 26-Nov-13
*Definicin, inicios y cierres de los contratos (pedidos)
marco.
*Modificacin de la estructura organizacional del rea de
Compras Generales, el puesto de Gerente de Compras y
Planeacin de Flota se elimina y las funciones son
asignadas al Lder de Compras.
*Se incluye el concepto de comprobantes fiscales digitales
(CFD).
*Definicin del responsable del resguardo de los
expedientes de los proveedores dados de alta en sistema
TRAX.
*Redefinicin de lmites de autorizacin y lineamientos en
sistema TRAX.
* Inclusin de las actividades de aclaraciones sobre pagos,
actualizacin de los formato de orden de compra / pedido y
modificaciones a las estrategias de liberacin en SAP y
TRAX.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

NDICE GENERAL

SECCIN PGINA

1. Propsito 5
2. Alcance 5
3. Documentos Asociados 5
4. Definicin y Terminologa 6
5. Descripcin
5.1. Disposiciones Generales 11
5.2. Solicitud de Pedido / MR (Material Request) 12
5.2.1. Proceso de autorizacin de las solicitudes de pedido o MR 13
5.2.2. Administracin de solicitudes de pedido o MR abiertas 15
5.3. Solicitud de Cotizaciones 15
5.3.1. Nmero de cotizaciones a requerir 16
5.3.2. Criterios en donde no se reciben 3 cotizaciones 17
5.3.3. Cotizacin emitida por el proveedor 18
5.4. Evaluacin de Ofertas 19
5.4.1. Criterios para seleccionar al proveedor 19
5.4.2. Seleccin del proveedor 20
5.5. Proceso de negociacin con proveedores 21
5.6. Alta de Proveedores 23
5.6.1. Alta o cambio de proveedores en SAP de Compras Generales 24
5.6.2. Alta de proveedores en TRAX de Compras Tcnicas 26
5.7. Creacin de la orden de copra / pedido 27
5.7.1. Limites de autorizacin para pedidos y pedidos marco en SAP 27
5.7.2. Lmites de autorizacin de ordenes en TRAX 28
5.7.3. Funciones de la orden de compra / pedido 29
5.7.4. Formalizacin de compromisos a travs de contratos 30
5.8. Distribucin de la orden de compra / pedido 31
5.9. Cierre de la orden de compra / pedido 31
5.9.1. Diferencia entre la orden de compra / pedido y la entrega de
material y/o servicio
32
5.9.2. Cierre de los pedidos marco en SAP 33

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

SECCIN PGINA

5.10. Evaluacin de desempeo del proveedor 34
5.10.1. Evaluacin por evento 34
5.10.2. Evaluacin anual 35
5.10.3. Bloqueo de proveedor en SAP 35
5.11. Administracin de las rdenes de compra abiertas 35
5.12. Recepcin y revisin de facturas 35
5.13. Pago de facturas 37
5.14. Aclaraciones sobre pagos 38
5.15. Actualizaciones a los formatos utilizados 38
5.15.1. Modificacin al formato de orden de compra / pedido en SAP 38
5.16. Modificaciones a las estrategias de liberacin en SAP o TRAX 38
5.17. Sanciones 39
5.18. Vigencia 39
6. Anexos 39
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

1. PROPSITO

Establecer un marco de referencia para hacer ms eficiente y transparente el proceso
de adquisicin y/o contratacin que realice Volaris con sus proveedores con el fin de
facilitar la adquisicin de bienes y servicios en las mejores condiciones comerciales
posibles, que cumplan con el objetivo vigente de Volaris.

2. ALCANCE

Es de observancia obligatoria para todos los embajadores de Volaris y sus subsidiarias
que participen en el proceso de requisicin de una compra y/o contratacin de un bien o
servicio tanto en el rea de Compras Generales como Compras Tcnicas.

3. DOCUMENTOS ASOCIADOS

POL-FIN-REL-14 Administracin de Regalos y Beneficios Provenientes de
Proveedores y Terceros
POL-PFI-CMP-02 tica de Proveedores
POL-MTO-CAS-01 Comercio Exterior
POL-SIS-OPS-10 Administracin de Cambios
POL-SIS-APP-16 Altas, Bajas y Cambios de Usuarios de Aplicaciones
PRC-PFI-CGL-01 Compras Generales
PRC-PFI-EMS-01 Entrada de Mercanca en SAP
PRC-PFI-EVS-01 Evaluacin Anual de Proveedores
PRC-COR-APS-01 Alta de Proveedor en SAP
PRC-COR-CPP-01 Cuentas por Pagar por modulo MM en SAP
PRC-COR-VCF-01 Validacin de los Comprobantes Fiscales Digitales
PRC-JUR-ERC-01 Elaboracin o revisin de Contratos
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

PRC-OPR-REC-01 Recibo de Material
PRC-OPR-ADM-01 Abastecimiento de Material
PRC-OPR-GOC-01 Generacin de rdenes de Compra, Intercambio y Renta.
PRC-OPR-SOC-01 Seguimiento a rdenes de Compra
PRC-OPR-CPS-01 Alta de Proveedores en Sistema
PRC-OPR-ASD-01 Atencin y Seguimiento de Discrepancias en Recibo
FOR-PLN-CMP-01 Cuadro comparativo
FOR-COR-CIB-04 Solicitud de Alta de Proveedor
FOR-PFI-CMP-01 Evaluacin Anual de Proveedores
FOR-PFI-COM-01 Soporte de Compras a Proveedores

4. DEFINICIONES Y TERMINOLOGA

AOG. Aircraft on Ground. Avin en tierra, mxima prioridad

Bienes de capital: Compras de equipos fsicos con un valor unitario igual o mayor a:
$10,000 pesos para Compras Generales e igual o mayor a $1,000 usd para Compras
Tcnicas, los cuales son capitalizados y registrados como Activo Fijo, por ejemplo:
PCs, perifricos en general, componentes tcnicos, etc.

Conflictos de intereses: Ningn embajador podr participar en actividades o decisin
que involucre un conflicto de inters real o potencial para Volaris. Los embajadores que
tengan alguna relacin patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta
segundo grado con alguno de sus socios principales o con los ejecutivos que toman
decisiones de compra, debern abstenerse de participar en las decisiones de compra
relacionadas con este proveedor.

Lo que corresponde en estos casos u otros que priven al colaborador de la necesaria
independencia y neutralidad, es abstenerse de tomar cualquier decisin e informar al
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Lder de Compras o Gerente de Cadena de Suministro y Logistica segn sea el caso
para resolver como se administrar la relacin con este proveedor, si fuese ste un
proveedor debidamente calificado para operar con Volaris.

Compras generales: Se entiende por compra de productos directos, materiales
indirectos y/o bienes de capital as como la prestacin de servicios.

Compras tcnicas: Se considera a la adquisicin de materiales relacionados con la
flota, los cuales cuentan con un nmero de parte, siendo:
Consumibles
Reparables o Rotables
Herramientas (Calibrables y reparables)
Equipo de Taller (Calibrables y reparables)
Equipo de Prueba (Calibrables y reparables)

Componente: Refacciones para mantenimiento de aeronaves con categora rotable y/o
reparable

Comit de Erogaciones: rgano colegiado de apoyo para el preservar los recursos de
la compaa evitando un gasto excesivo, irracional y/o no presupuestado, as como el
poder de tomar accin correctiva inmediata hacia aquellos que omitan las
observaciones del Comit.

Comprobante fiscal digital (CFD): Factura electrnica. Son aquellos comprobantes
que amparan los actos o actividades que se realizan o por los ingresos que se perciban
cumpliendo con los requisitos del articulo 29-A de la fraccin I a la VIII del Cdigo Fiscal
de la Federacin donde menciona: Cuando las leyes fiscales por los actos o
actividades que realizan o por los ingresos que se perciben, los comprobantes debern
emitirlos mediante documentos digitales a travs de la pgina de internet del Servicio de
Administracin Tributaria
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Contrato de confidencialidad Non disclousure agreement (NDA): Deber ser firmado
previo a cualquier intercambio de informacin de tipo financiero, legal y comercial, entre
Volaris y el proveedor. ste tipo de contrato, protege la informacin confidencial de
Volaris y es un requisito fundamental para la creacin de una Orden de Compra con
dichos proveedores.
Cualquier documento requiere la aprobacin del departamento Jurdico previo a la firma
de cualquier representante legal de Volaris.

* Ningn embajador podr firmar contratos que representen cualquier tipo de
compromiso para la compaa.

Cotizaciones: Los responsables de la funcin de Compras sern los nicos facultados
para negociar cotizaciones. La solicitud de los mismos podr realizarse en conjunto con
el rea solicitante.

Cuadro comparativo: Es un documento donde se hace el resumen de los materiales
y/o servicios que ofrecen los proveedores con la finalidad de elegir la mejor opcin. Se
detalla entre otras cosas: precio unitario, precio total, fecha de entrega, vigencia,
nombre del proveedor, garantas, crdito, fecha de cotizacin, entre otros.

EX. Exchange Order. Orden de Intercambio.

LO. Loan Order. Orden de Renta.

Materiales indirectos: Servicios, por ejemplo: Servicios en general, asesoras,
consultoras, etc.

Objetivos del rea de Compras: Adquirir y administrar bienes y servicios a nivel
mundial para maximizar la competitividad y rentabilidad de la empresa actuando con
tica, calidad y seguridad con el fin de satisfacer las expectativas del cliente.
Asegurando el correcto cumplimiento de la presente poltica.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Orden de Compra (OC) /Pedido: Sera el documento oficial que compromete a Volaris
con los proveedores, en caso de no existir OC autorizada, no se reconocer la relacin
comercial. La OC es elaborada por el rea de Compras en los sistemas SAP (Compras
Generales) y TRAX (Compras Tcnicas) y su autorizacin ser de acuerdo a la
estrategia de liberacin marcada en cada sistema.

Pedido marco en SAP: Contrato a largo plazo (no mayor a un ao fiscal, enero-
diciembre) entre Volaris y un proveedor relativo al suministro de materiales o la
prestacin de servicios dentro de un perodo determinado segn condiciones y trminos
predefinidos y con presupuesto anual.

PO. Purchase Order. Orden de compra.

Productos directos: Productos materiales (tienen sustancia corprea), por ejemplo:
Artculos promocionales, papelera, uniformes, materiales de oficina y/o aeropuertos,
mobiliario y equipo, entre otros.

Regalos e Incentivos: Ningn embajador involucrado en el proceso de compra debe
usar su autoridad o posicin en la organizacin para beneficio personal. Para preservar
la imagen e integridad del colaborador y de Volaris. (Ver: Poltica de Administracin de
Regalos y Beneficios Provenientes de Proveedores y Terceros)

Requisicin de compra / Solicitud de pedido en SAP / MR (Material Request) en
TRAX: Es el documento donde se plasma la necesidad de compra del usuario el cual es
manejado en el sistema contable SAP, en el modulo de MM para las compras generales
y en el sistema TRAX para las compras tcnicas.

Esta deber ser autorizada de acuerdo a la estrategia de liberacin configurada en cada
uno de los sistemas y mencionada en la presente poltica. El mismo documento deber
incluir la especificacin e informacin suficiente que permita a Compras realizar su
funcin.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

RO. Repair Order. Orden de Reparacin.

SAP (ERP Enterprise Resource Planning, Sistema de Planificacin de Recursos
Empresariales): Es un sistema de informacin y gestin gerencial que integra y maneja:
finanzas, inventarios, administracin, compras, planeacin, proveedores, contabilidad,
entre otros, para controlar fcilmente, diversas actividades y controles de un mismo
negocio de manera auditable y rastreable.

Solicitante: Es aquella persona que se encarga de iniciar las actividades para la
elaboracin de una solicitud de pedido o MR contactando al rea de Compras.

SV. Service Order. Orden de Servicio.

TRAX Maintenance: Es un sistema integrado de productos que permite el flujo de
informacin entre las reas de mantenimiento y que comprende los mdulos de
administracin de materiales, flota, componentes, publicaciones tcnicas, recursos e
interface electrnica de informacin.

Volaris: Controladora Vuela Compaa de Aviacin, S.A.B. de C.V., Concesionaria
Vuela Compaa de Aviacin, S.A.P.I. de C.V., Servicios Administrativos Volaris, S.A.
de C.V., Servicios Corporativos Volaris, S.A. de C.V., Comercializadora Volaris, S.A. de
C.V., y cualquier otra empresa del grupo que se llegue a constituir.

WC. Warranty Claim. Reclamo de Garantas.

WSP. Work Stoppage. Paro de trabajos de mantenimiento por falta de partes

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

5. DESCRIPCION

5.1 Disposiciones generales

Todas las reas de Volaris debern planear, presupuestar y calendarizar sus
requerimientos, de conformidad con sus necesidades y programas de operacin,
apegndose estrictamente a las disposiciones en materia de austeridad, racionalidad y
disciplina presupuestal que resulten aplicables.

La planeacin, programacin, presupuestacin y el gasto de las adquisiciones de
bienes o servicios debern ajustarse al presupuesto autorizado para cada centro de
costos, el responsable de mismo deber administrarlo con eficiencia, eficacia,
economa, transparencia, honradez e imparcialidad para satisfacer los objetivos a los
que fueren destinados.

Los Solicitantes de una adquisicin de un bien y servicio debern contar previamente
con suficiencia presupuestal. Para el caso de partidas que no estn presupuestadas
debern contar con la autorizacin del Comit de Erogaciones.

Las adquisiciones de bienes y servicios que se requieran, debern ser solicitadas de
acuerdo al tipo de compra al rea de Compras Generales o de Compras Tcnicas.

Los gastos / servicios que para su contratacin no siguen el proceso de compras
generales son:

Aquellos que en la operacin aeronutica son proveedores nicos, ejemplo:
combustible, servicios aeroportuarios, trfico y renta de oficinas en aeropuerto.
Gastos fijos de estaciones (luz y agua).
Arrendamientos y costos de mantenimiento de aeronaves
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Seguros (ejemplo: aviones, otros activos y seguros de personal)
Servicio de telefona y conexin a internet (renta mensual)
Gastos de viaje
Adquisicin de materiales relacionados con la flota, los cuales cuentan con un
nmero de parte (compras tcnicas).

Para los proveedores de headhunters, el Director de Talento elegir al proveedor y
entregar el formato FOR-PLN-CMP-01 Cuadro comparativo con el nmero de
cotizaciones de acuerdo al monto de la compra al rea de Compras, para
posteriormente iniciar el proceso de solicitud de pedido en SAP.

Para los siguientes gastos el rea de Compras Generales participar en la cotizacin,
negociacin y seleccin del proveedor, pero no se elaborar solicitud de pedido en
SAP:

Protecciones de clientes con proveedores con convenio (alimentos,
transportacin y hospedaje).
Arrendamiento de autos y de oficina SLC.
Todos los gastos originados por las empresas: Controladora Vuela Compaa
de Aviacin, S.A.B. de C.V., Servicios Administrativos Volaris, S.A. de C.V. y
Servicios Corporativos Volaris, S.A. de C.V.

5.2 Solicitud de Pedido / MR (Material Request)

Antes de realizar una solicitud de pedido o MR se debe de tener una necesidad real ya
sea de materiales o de servicios, con el fin de evitar duplicidad, desperdicios y
obsolescencia de los materiales a comprar, mismos materiales debern cumplir con
especificaciones propias del uso fin para la cual sern adquiridas. Dependiendo del
rea se solicitaran estndares tcnicos y de seguridad.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Toda compra y/o contratacin ser a travs de una solicitud de pedido / MR, la cual es
ingresada por el Solicitante de pedido va SAP o TRAX dependiendo del tipo de la
compra, donde se anotar una descripcin detallada de los productos y/o servicios en
cuestin (ejemplo: medidas, especificaciones, normas, marcas recomendadas, nmero
de modelo, tipo de componente, etc.).
Para el caso de compras generales, es responsabilidad de cada solicitante, asegurarse
que cuenta con el presupuesto necesario para dicha solicitud. En el caso de Compras
Tcnicas se deber seguir el proceso de autorizacin establecido en la liberacin de las
rdenes en TRAX.

Para Compras Generales, el Usuario Solicitante de acuerdo a la necesidad y tipo de
compra realizar la solicitud de pedido en SAP como normal o como pedido marco.

Si no se cuenta con licencia de SAP o TRAX para generar solicitudes de pedido / MRs,
el usuario deber solicitarla al Administrador del Sistema.

Si se requiere capacitacin para la utilizacin de la herramienta SAP o TRAX, el Usuario
deber solicitarla al Lder de Compras y al Gerente de Cadena de Suministro y
Logstica, respectivamente.

5.2.1. Proceso de autorizacin de las solicitudes de pedido o MR:

Sern autorizadas de acuerdo a la estrategia de liberacin de cada sistema:

Compras Generales en SAP:

1er Liberador - Responsable del Centro de Costo / Gerente $ 1 en adelante
2do Liberador
- Responsable de Control de Gestin
- Responsable de Planeacin Financiera
$ 30,000 en adelante
3er Liberador
- Jefe directo del responsable del Centro de Costo
/ Director
$ 250,000 en adelante
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

El Usuario Solicitante enva el formato FOR-PFI-COM-01 Soporte de Compras a
Proveedores, en el cual se especifica las necesidades del rea para adquirir los
productos y/o servicios solicitados, el nmero de documento en SAP, llenando una serie
de atributos requeridos para justificar la solicitud de compra y son enviados por correo
electrnico al Liberador de Control de Gestin quien se encarga de validar la viabilidad
de negocio siempre con la consulta del Especialista de Planeacin Financiera, el
Liberador de Control de Gestin indicar al usuario la cuenta contable correcta para
cargar su compra en SAP.
Los liberadores de Control de Gestin y Planeacin financiera harn su liberacin
despus de estar de acuerdo en la compra, directamente en SAP.

En el caso que por recurrencia y el plazo de la compra el Usuario solicitar al Lder de
Compras que se habilite la opcin de pedido marco en SAP, una vez que se haya
aprobado su presupuesto por los responsables del centro de costo correspondiente.

Compras Tcnicas en TRAX:

La autorizacin de las MRs sern a travs del sistema en forma nica por alguno de los
siguientes roles en el orden enumerado y dependiendo de la situacin en la que se
requiera el material:

Autorizador de Mrs Prioridad Horario
Autorizacin en Caso de
Ausencia
Lder de Planeacin de Inventarios /
Coordinador Planeacin de
Inventarios / Supervisor de
Planeacin de Inventarios
AOG, WSP,
CRIT &
ROUT
Oficina N/A
Supervisor de Almacn Tcnico /
Supervisor de Planeacin de
Inventarios
AOG, WSP
& CRIT
Fuera del
Oficina
Lder de Planeacin de
Inventarios / Coordinador de
Planeacin de Inventarios

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

SAP y TRAX asigna un nmero consecutivo a las solicitudes de pedido y MRs, los
cuales son irrepetibles.

Cada Comprador ser responsable de asegurar que la solicitud de pedido o MR
liberada este debidamente elaborada y que cumpla los requisitos definidos para cada
una de ellas conforme a sus procedimientos de trabajo.

Para las Compras Generales el Comprador es responsable de asegurar que la solicitud
de pedido liberada est debidamente llenada. Para las compras tcnicas de acuerdo a
la categora del componente el sistema TRAX la liga de forma automtica a la cuenta
contable.

5.2.2. Administracin de solicitudes de pedido o MR abiertas:

Cada Comprador, de forma trimestral entregar la relacin de solicitudes de pedido y
MRs abiertos por solicitante a su Jefe Directo, para su revisin y depuracin.

No deben existir solicitudes de pedido pendientes de liberacin por ms de tres meses a
excepcin de todas aquellas compras que por su naturaleza rebasen dicho periodo
(pedidos marcos).

5.3 Solicitud de Cotizaciones

Tanto para el rea de Compras Generales como para Compras Tcnicas deber de
haber un proceso de cotizacin para la compra de bienes, componentes o servicios
conforme a la necesidad de las operaciones que atienden.

El Comprador verificar si existe algn convenio / contrato firmado o si cae en algn
criterio de los descritos en esta seccin, antes de invitar a algn proveedor a cotizar una
Solicitud de pedido o MR.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Si la solicitud cae dentro de estos criterios, el Comprador proceder a colocar la orden
de compra / pedido de acuerdo a los trminos que rigen dicho convenio / contrato
firmado.

Si no fuera el caso, se elabora un cuadro comparativo para las Compras Generales, se
cuenta con una herramienta de apoyo para realizar las cotizaciones, Aklara Agile, para
esto el Usuario Solicitante deber generar la solicitud de cotizacin.

En caso que no se realice por Aklara Agile, se utiliza el formato FOR-PLN-CMP-01
Cuadro comparativo. Para las Compras Tcnicas el sistema TRAX presenta el cuadro
comparativo.

Las cotizaciones se realizaran en igualdad de condiciones, donde se establece las
caractersticas y especificaciones del bien o servicio, los tiempos de entrega o cualquier
otro elemento que resulte aplicable de acuerdo a la naturaleza de la adquisicin.

5.3.1. Numero de cotizaciones a requerir:

El criterio para validar el cuadro comparativo para compras generales es el siguiente:

Las compras menores a $1,000 pesos estarn sujetas al visto bueno del rea de
Compras y se deber solicitar una cotizacin.
De $1,001 a $100,000 pesos debern ser respaldadas con al menos 2
cotizaciones.
Compras superiores a $100,001 pesos debern ser respaldadas por 3
cotizaciones.

En caso que fuera en dlares el tipo de cambio a considerar es el marcado en SAP.

El criterio para validar el cuadro comparativo para compras tcnicas es el siguiente:
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Las compras equivalentes o menores a $14 dlares no estarn sujetas a
cotizacin.
De $14 a $2,000 dlares estarn sujetas al visto bueno del rea de compras
tcnicas y se deber solicitar una cotizacin.
Compras superiores a $2,000 dlares debern ser respaldadas por 3
cotizaciones.

En caso de que se reciba una cantidad inferior al nmero de cotizaciones marcadas
anteriormente, el comprador deber de documentar en caso de compras generales en
el formato FOR-PLN-CMP-01 Cuadro comparativo la desviacin presentada en el
procedimiento de cotizacin y en compras tcnicas en notas en el sistema TRAX, donde
explicar las razones que obliga a comprar con un proveedor sin haber evaluado el
nmero de cotizaciones requeridas, a menos que l, o los proveedores hayan
presentado su declinacin a cotizar en forma escrita, el Lder de Compras y Lder de
Compras Tcnicas autorizar el criterio a tomar.

5.3.2. Criterios en donde no se reciben 3 cotizaciones:

Los siguientes son los criterios que permiten continuar trabajando aquellas solicitudes
de pedido y/o MRs en los que no se reciben tres cotizaciones sin importar s son
materiales, componentes o servicios:

Criterios de Compras Generales:

a) El Solicitante requiera una compra de forma urgente para compras generales, con la
aprobacin mancomunada del Lder Compras y por el Gerente del rea solicitante.
b) Cuando no represente un monto mayor al equivalente a $ 100,000 pesos. El
proveedor seleccionado quedar documentado en el formato FOR-PLN-CMO-01
Cuadro Comparativo.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

c) Cuando el contrato principal as lo obligue por las caractersticas particulares del
proveedor.
d) Cuando as lo requiere y justifique el rea Solicitante, dadas las condiciones de
diseo o a las condiciones tcnicas particulares del mismo y sea satisfactorio para el
rea de Compras.
e) Cuando a pesar de que fue re-concursada la misma solicitud de pedido no se
obtuvieron ofertas satisfactorias.

Criterios de Compras Tcnicas:

DESCRIPCIN
CODIFICACIN EN
SISTEMA
Compras con prioridad AOG & WSP o alguna otra situacin que
comprometa el funcionamiento de la aeronave.
AOG /WSP
Cuando no representa un monto mayor al equivalente $ 2,000 dlares
para Compras Tcnicas.
< 2000 DLS
Cuando el contrato principal as lo obligue por las caractersticas
particulares del proveedor.
CONTRATO
Cuando as lo requiere y justifique el rea Solicitante, dadas las
condiciones de diseo o a las condiciones tcnicas particulares del
mismo y sea satisfactorio para el rea de Compras.
SOLICITANTE / OEM /
DISTRIBUIDOR
Cuando a pesar que fue re-concursada la misma MR, no se
obtuvieron ofertas satisfactorias.
COTIZACIN NICA

El Comprador emitir la solicitud de cotizacin y entregar dicha solicitud a los
proveedores ya sea va correo electrnico o fax.

5.3.3. Cotizacin emitida por el proveedor:

El proveedor deber cotizar dentro del plazo establecido en la solicitud de cotizacin y
presentaran sus ofertas por: Aklara Agile, correo electrnico o fax.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

5.4 Evaluacin de ofertas

5.4.1. Criterios para seleccionar al proveedor:

El Comprador una vez con las cotizaciones de los proveedores, evaluar algunas de las
siguientes caractersticas segn el servicio, producto o componente que se trate:

Precio y calidad
Tiempo de entrega
Comunicacin y colaboracin
Nivel de servicio
Cobertura geogrfica nacional e internacional
Transparencia
Solidez financiera y reputacin en el mercado
Certificacin ERS (Empresa Socialmente Responsable)
Capacidad tcnica y productiva
Crdito
Garantas

Si es necesario se solicitar al proveedor muestras y se analizarn las de la
competencia en el medio de acuerdo a las caractersticas descritas por el Solicitante.

Cuando el Comprador detecte que necesita mayor informacin o aclaraciones respecto
a la Solicitud de Pedido o MR, el Comprador requerir al Solicitante, la informacin que
permita aclarar cualquier duda sobre el material / servicio que haya sido cotizado.

El Solicitante entregar preferentemente en forma escrita la informacin que permita
aclarar cualquier duda tcnica que se presente durante la etapa de evaluacin
comercial.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

El proveedor entregar sus respuestas en forma escrita en funcin a las aclaraciones
que entregue el Solicitante al Comprador. Asimismo, el proveedor dar respuesta a las
preguntas que haga el Comprador respecto de cualquier aspecto comercial de su oferta
y si as fuera necesario en forma escrita.

Por el contrario, si como resultado de las aclaraciones que se presenten hubiera nuevas
preguntas tcnico - comerciales, el proveedor podr solicitar al Comprador en forma
escrita respuesta a las dudas que siguieran mantenindose sobre la misma Solicitud de
Pedido o MR.

En caso necesario, el proveedor podr solicitar una junta aclaratoria con el Lder de
Compras y Lder de Compras Tcnicas para profundizar sobre las especificaciones o
cualidades del material que se necesita cotizar.

El Comprador deber clarificar las dudas que cualquier proveedor manifieste
indispensables para que este pueda presentar sus ofertas. El proveedor dar respuesta
en forma escrita y dentro de los plazos que el Comprador establezca.

Los proveedores presentarn ya sea una modificacin a su oferta original o una nueva
oferta comercial mientras que el Comprador indicara el plazo y las nuevas condiciones a
que deben sujetarse.

El Comprador una vez con el cuadro comparativo comparar las ofertas equiparables
de los materiales, componentes y servicios.

5.4.2. Seleccin del proveedor:

En compras generales: El Comprador recomendar en el cuadro comparativo el
proveedor a seleccionar o en su caso Aklara Agile, el Lder de Compras es quien
autoriza el proveedor. Su autorizacin ser cuando se libere el pedido en SAP, en caso
que no lo autorice se notifica al Comprador. Salvo las compras de activo fijo (otros), el
proveedor ser autorizado por correo electrnico.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

En Compras Tcnicas: La autorizacin se har en base a la informacin recibida por
parte de los proveedores y sta se har a travs del Analista de Compras Tcnicas
quien en todo momento tendr documentada su decisin como se indica en esta
poltica.

Compras Generales resguardar en una carpeta electrnica por nmero de orden de
compra / pedido la cotizacin ganadora, el cuadro comparativo y las cotizaciones no
ganadoras. En Compras Tcnicas se guardar de forma electrnica o en papel las
cotizaciones recibidas adems de hacer un registro de las mismas en el sistema TRAX.

Toda informacin sobre cotizaciones se manejara nica y exclusivamente por los
miembros del rea de Compras en forma confidencial.

5.5 Proceso de negociacin con proveedores

El Comprador tiene por objetivo obtener los mejores beneficios y condiciones para la
empresa, del proveedor seleccionado, a travs de la negociacin con l, por lo que, el
Comprador es el responsable de conducir dichas negociaciones.

La escalacin o aumento en los precios est prohibida y en aquellos casos en los que
se requiera deber ser sometida al Comit de Erogaciones para su autorizacin de
conformidad con lo siguiente:

Para proveedores nacionales la escalacin o aumento de los precios deber
estar limitada al INPC (ndice Nacional de Precios al Consumidor).
Para proveedores de Estados Unidos la escalacin o aumento de los precios
deber estar limitada al CPI (Consumer Price Indexes).
Para el resto de los proveedores la escalacin o aumento de los precios se
determinara atendiendo al caso en particular.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Condiciones de pago para Compras Generales:

Las condiciones de pago de Volaris en todos los casos son a 45 das de crdito contra
entrega de factura por los medios autorizados.

Cualquier excepcin a los anteriores trminos de pago, requiere de la autorizacin
conjunta por parte del Lder de Compras y por el Gerente de Contabilidad, la cual, se
puede solicitar presentando por escrito una justificacin detallada de negocio con el
anlisis financiero de beneficios e impactos.

Cuando la forma de pago sea por anticipado (100%), el Lder de Compras en el mbito
de su respectiva competencia, bajo su responsabilidad y en los casos donde por
razones fundadas y motivadas resulte procedente, gestionar a travs de correo
electrnico la autorizacin del Director de Planeacin Financiera el pago anticipado ante
el proveedor competente, siempre y cuando se trate de erogaciones relacionadas con la
compra de materiales en el extranjero que por sus caractersticas no se encuentra en
territorio nacional.

Condiciones de pago para compras tcnicas:

El trmino de pago de los proveedores es de 45 das salvo las siguientes excepciones:
a) En caso de Cash in Advance por material AOG y WSP que est a disposicin
nicamente con un proveedor.
b) Proveedores cuyo contrato est definido y que satisfaga alguna necesidad en
particular.
c) Proveedores de equipo original (OEM)

Los incisos (a) y (c) debern ser autorizados por la Gerencia de Cadena de Suministro y
Logstica quin validar que el proceso normal de compra se ha seguido y teniendo
como ltima instancia dicha excepcin.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Cualquier excepcin a los anteriores trminos de pago, requiere autorizacin por la
Direccin de Operaciones, la cual, se puede solicitar presentando por escrito una
justificacin detallada de negocio con el anlisis financiero de beneficios e impactos.

Cuando la forma de pago sea por anticipado el Especialista / Analista de Compras
Tcnicas / Jefe de Planeacin de Inventarios / Coordinador de Reparaciones genera el
listado de rdenes colocadas identificando aquellas que fueron pago anticipado a fin de
dar seguimiento a su entrega de acuerdo a los tiempos pactados con el proveedor.

En caso de que el material no se recibido o bien no cumpla con las especificaciones
requeridas, el Especialista / Analista de Compras Tcnicas / Jefe de Planeacin de
Inventarios / Coordinador de Reparaciones contactar al proveedor y en caso de no
obtener una respuesta satisfactoria se notificara al Lder de Compras Tcnicas y
Gerente de Cadena de Suministro y Logstica de acuerdo procedimiento PRC-OPR-
ASD-01 Atencin y Seguimiento a Discrepancias de Recibo.

El Comprador deber asegurarse que el proveedor seleccionado cumpla con las
caractersticas necesarias requeridas por Volaris, as como que cuente con un registro
en SAP y/o TRAX (maestro de proveedores) antes que se le asigne una orden de
compra / pedido.

5.6 Alta de proveedores

Todo proveedor deber estar dado de alta en SAP o TRAX conforme a los
procedimientos respectivos y se le asignara un nmero de proveedor (clave de
proveedor).

El Comprador debe de revisar los proveedores que estn dados de alta en SAP o TRAX
antes de solicitar el alta de uno nuevo.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

5.6.1. Alta o Cambio de proveedores en SAP de Compras Generales:

En caso que sea necesario dar de alta uno, el Comprador enviar al proveedor el
formato de FOR-COR-CIB-04 Solicitud de alta de proveedor.

Requisitos que debe de entregar el proveedor:
Formato FOR-COR-CIB-04 Solicitud de alta de proveedor debidamente llenado y
firmado por el Representante Legal. Se entregar por correo electrnico.
En caso de ser necesario por el tipo de informacin que se intercambia con el
proveedor. Contrato de confidencialidad (NDA) firmado;
Datos completos del contacto por parte del proveedor. (Nombre completo,
puesto, telfono, FAX, correo electrnico).

Para proveedores nacionales:
En caso de personas morales, escritura constitutiva incluyendo reformas a sus
estatutos sociales y poder en el que consten las facultades del representante
legal que est firmando el formato FOR-COR-CIB-04 Solicitud de alta de
proveedor.
Copia de la Cedula de Identificacin Fiscal
Comprobante de domicilio fiscal.
Copia fiel y legible de estado de cuenta bancario donde se visualice la Clave de
18 dgitos para estar en posibilidad de ejecutar los pagos por medio de
transferencia bancaria.

Para proveedores extranjeros:
Carta de instrucciones bancarias (membretada, firmada y/o sellada), incluyendo
account number, routing number, swift number, iban, bank name, branch city y
direccin.
Tax ID (number)
Proforma de la factura
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Con el formato lleno y con la documentacin completa el Comprador validar que la
informacin este completa lo entregara al Lder de Compras, para su revisin y
autorizacin.

Alta de proveedor en SAP:

El Lder de Compras, enviara va correo electrnico el formato FOR-COR-CIB-04
Solicitud de alta de proveedor firmado junto con la documentacin soporte al Jefe de
Cuentas por Pagar para dar de alta al proveedor en el maestro de proveedores en SAP
(vistas de compras y de contabilidad) dentro de las 24 horas siguientes. (Ver: PRC-
COR-APS-01 Procedimiento Alta de Proveedor en SAP).

En el caso de que el proveedor requiera algn cambio ser necesario lo siguiente:
Cualquier cambio en datos, deber ser notificarlo al Jefe de Cuentas por Pagar
de Volaris a travs de correo electrnico adjuntando una carta de solicitud de
modificacin (membretada y firmada y/o sellada).
Si el cambio es en la cuenta bancaria, se entregar una Carta de Solicitud de
Cambio de Cuenta Bancaria emitida por el proveedor firmada por el
representante legal. (Debe de ser el mismo que firmo el formato FOR-COR-CIB-
04 Solicitud de alta de proveedor, en el caso que sea diferente, debe de entregar
el poder en el que consten las facultades del Representante Legal que este
firmando, as como copia de su identificacin oficial. A la referida Carta de
Solicitud de Cambio de Cuenta Bancaria se deber adjuntar:
Proveedores nacionales: Copia fiel y legible de estado de cuenta
bancario donde se visualice la clave de 18 dgitos para estar en
posibilidad de ejecutar los pagos por medio de transferencia bancaria.
Proveedores extranjeros: Actualizacin de la carta de instrucciones
bancarias (membretada, firmada y sellada), incluyendo account number,
routing number, swift number, iban, bank name, branch city y direccin.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

El Jefe de Cuentas por Pagar validar datos y firma del Representante Legal de la
Carta de Solicitud de Cambio de Cuenta contra lo indicado en FOR-COR-CIB-04
Solicitud de Alta de Proveedor posteriormente realiza la modificacin en el maestro de
proveedores en SAP. En el caso de modificacin de la cuenta bancaria notifica al Jefe
de Tesorera para realizar los cambios en la banca electrnica.

El resguardo del expediente de alta de los proveedores (formato FOR-COR-CIB-04
Solicitud de Alta de Proveedores y documentacin soporte) est a cargo del Jefe de
Cuentas por Pagar.

5.6.2. Alta de proveedores en TRAX de Compras Tcnicas:

El proveedor deber de cumplir con los requisitos establecidos por el rea de
Aseguramiento de la Calidad (QA) antes de ser dado de alta en el sistema TRAX, lo
anterior de acuerdo al proceso PRC-CSV-EPR-01 Evaluacin de Proveedores de las
reas de Mantenimiento y Operaciones. El alta del proveedor la realiza el Lder de
Compras Tcnicas y en caso de ausencia lo realizar el Especialista de Compras
Tcnicas y deber contener lo siguiente:

Cdigo de proveedor
Razn social
Contactos
Certificaciones correspondientes que requiere la autoridad aeronutica.

El resguardo de los expedientes de los proveedores dados de alta en Sistema TRAX es
responsabilidad de Aseguramiento de la Calidad. En caso de convenir a los intereses de
la Compaa y decida firmar un contrato con el proveedor, ste deber ser aprobado por
el Departamento Jurdico, de Finanzas y Mantenimiento quin guardar una copia del
mismo.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Alta de proveedores en SAP de Compras Tcnicas:

Una vez que se dieron de alta en TRAX el Especialista Sr. de Costos de Mantenimiento
e Inventarios es quien revisa la documentacin y autoriza su alta a travs del formato
FOR-COR-CIB-04 Solicitud de alta de proveedores, y se sigue el procedimiento de
PRC-COR-APS-01 Procedimiento Alta de Proveedor en SAP, antes descrito.

El Comprador deber hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la
entrega en la fecha y condiciones convenidas, se le sancionar o se le cancelar la
compra, segn sea el caso, y se le adjudicar el pedido al proveedor que haya obtenido
el segundo lugar en el cuadro comparativo de cotizaciones siempre y cuando sea
competitivo.

5.7 Creacin de la orden de compra / pedido

El Comprador es el responsable de la conversin de la solicitud de pedido o MR
liberada a orden de compra / pedido en SAP o TRAX. La orden de compra / pedido de
acuerdo al monto, requiere de autorizacin de acuerdo a la estrategia de liberacin
marcada en SAP o TRAX.

5.7.1. Limites de autorizacin para pedidos y pedidos marco en SAP:

Liberador de Presupuesto Monto en Pesos
Lder de Compras $ 1- $ 750,000
Director de Planeacin Financiera / Director
de Contralora $ 750,001- $ 5,000,000
Director de Finanzas $ 5,000,001- $ 10,000,000
Director General $10,000,001- en adelante

En el caso de los contratos marco, una vez autorizado, se solicitan sub-pedidos del
mismo contrato marco, para lo cual el usuario notifica al Lder de Compras su necesidad
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

de realizar un sub-pedido mencionndole los montos de mercancas y/o servicios con el
proveedor, sin rebasar lo marcado en el contrato marco. Los sub-pedidos de los
contratos marco no siguen una estrategia de liberacin.

5.7.2. Lmites de autorizacin de rdenes en TRAX:

Autorizador de Ordenes Monto en $ usd Tipo de Orden
Especialista de Garantas
0 < x 14
WC
Supervisor / Analista de Planeacin de Inventarios EX (pool)
Analista de Reparaciones RO, EX (home base kit)
Analista de Compras Tcnicas
14 < x 1,000
PO, SV, EX & LO
Analista de Comercio Exterior SV
Ingeniero de Reparaciones RO
Coordinador de Reparaciones
1,000 < x 10,000
RO & EX
Especialista de Compras Tcnicas PO, SV, EX & LO
Lder de Compras Tcnicas
10,000 < x 40,000
PO, SV, EX & LO
Lder de Planeacin de Inventarios RO & EX
Gerente de Cadena de Suministro y Logstica 40,000 < x 200,000 PO, RO, EX, LO & SV
Director de Operaciones (COO) 200,000 en adelante PO, RO, EX, LO & SV

Las autorizaciones en sistema TRAX se dan en forma nica de acuerdo a los lmites de
autorizacin establecidos.

Para el caso de rdenes con un costo superior a $40,000 dlares y con prioridad distinta
a AOG o WSP el Lder de Compras Tcnicas Lder de Planeacin de Inventarios
(segn el tipo de orden) generarn diariamente un listado de la ordenes, solicitando
autorizacin de manera conjunta por medio de correo electrnico al Gerente de
Planeacin Financiera, Lder de Planeacin Financiera Tcnica y Gerente de Cadena
de Suministro y Logistica con la finalidad de validar la existencia de presupuesto antes
de autorizar en TRAX. Dicha solicitud de autorizacin deber contener nmero orden,
descripcin del tem, nmero de parte, origen del requerimiento, costo y comentarios.

En caso de no recibir la autorizacin de Planeacin Financiera, durante las 24 horas
posteriores a la solicitud, se proceder a gestionar la adquisicin.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Para el caso de rdenes con un costo superior a $40,000 dlares y con prioridad AOG o
WSP, el Lder de Compras Tcnicas solicita autorizacin de manera conjunta por medio
de correo electrnico al Gerente de Planeacin Financiera y Gerente de Cadena de
Suministro y Logstica con la finalidad de validar la orden y posteriormente se realiza la
autorizacin en sistema TRAX de acuerdo al proceso de estrategia de liberacin.

En caso de no recibir la autorizacin de Planeacin Financiera, una hora posterior a la
solicitud, se proceder a gestionar la adquisicin.

5.7.3. Funciones de la orden de compra / pedido:

Es un documento formal que avala la ejecucin de compra por parte del
Comprador y Usuario Solicitante
Garanta al proveedor de que la compra ha sido aprobada
Documento requerido para la recepcin del material y el registro de entrada de
material en SAP/ TRAX.
Documento escrito que contiene el precio pactado en las negociaciones con
proveedores, las condiciones de pago, lugar de entrega de la mercanca y lugar
y horario de entrega de las facturas.
Un documento referencial para el Usuario Solicitante que la orden fue
debidamente realizada y que el producto y/o servicio ha sido recibido.

Aquellos Embajadores que hagan uso irresponsable de su lmite de autorizacin,
perdern dichos privilegios hasta nuevo aviso. Dividir una Orden de compra / pedido
para cumplir con el lmite de autorizacin, es considerado una falta grave y ser una
seria violacin a la presente poltica

Todas las compras requieren de una orden de compra / pedido autorizada previo a la
solicitud del producto y/o servicio al proveedor. Este proceso es considerado un proceso
de negocio obligatorio y debe ser cumplido por todos los Usuarios, el no hacerlo,
representa una seria violacin a la presente poltica.
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Solicitar y/o autorizar el inicio de labores por parte de un usuario hacia un proveedor sin
la existencia de la orden de compra correspondiente es considerado una situacin After
the Fact. Aquellas rdenes de compra creadas After the Fact ponen en riesgo la
relacin entre Volaris y el proveedor, as como la entrega del material, componente y/o
servicio.

Las compras After the Fact son consideradas una seria violacin a la presente poltica
y sern monitoreadas constantemente.

5.7.4. Formalizacin de compromisos a travs de contratos:

Para todos aquellos proveedores de compras generales de productos y/o servicios cuyo
monto anual de venta a Volaris sea superior a $ 100,000 pesos, deber de firmarse un
contrato y/o convenio de compra-venta o prestacin de servicios, los cuales debern
contar con la aprobacin por parte de los departamentos de Jurdico, Planeacin
Financiera y Compras. Para aquellos proveedores de compras generales de servicios
independientemente del monto de la contraprestacin, deber firmarse un contrato y/o
convenio de prestacin de servicios, el cual deber contar con la aprobacin por parte
de los departamentos de Jurdico, Planeacin Financiera y Compras, en el supuesto de
que no rebasen la cantidad de veinte mil pesos y no involucren revelacin de
informacin confidencial, no es necesario que cuenten con contrato., Para aquellos
proveedores de Compras Tcnicas cuyos servicios tengan una vigencia de ms de un
ao y un monto superior a los $150,000 dlares anuales, deber de firmarse un contrato
y contar con la aprobacin de Jurdico, Planeacin Financiera y la Direccin de
Mantenimiento.

Para la solicitud de un contrato, el Usuario Solicitante se deber llenar el formato FOR-
JUR-CNT-01 Formato de Revisin para Contratos y seguir el procedimiento PRC-JUR-
ERC-01 Elaboracin o revisin de Contratos.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

De forma anual el Analista de Compras realizar un anlisis de: (i) aquellos proveedores
de compras generales de productos que en el ao se hayan tenido operaciones
mayores a $ 100,000 pesos, o en su caso si el pedido supera dicha cantidad, y de (ii)
aquellos proveedores de prestacin de servicios independientemente de cul haya sido
el monto de la contraprestacin. En ambos supuestos avisar al Usuario Solicitante,
para que solicite al rea de Jurdico la elaboracin de un contrato. En caso de existir
una excepcin debern ser autorizadas por el Lder de Compras y por el Gerente
Jurdico Corporativo y de Contratos, dicho anlisis se realizara a principios del segundo
semestre de cada ao.

5.8 Distribucin de la Orden de compra / pedido

El rea de Compras Generales enva la orden de compra / pedido al Usuario Solicitante
y al proveedor seleccionado para solicitar la prestacin del servicio o entrega del
material o componente. Los materiales de Compras Tcnicas sern recibidos en el
almacn bajo los procedimientos establecidos en PRC-OPR-REC-01 Recibo de
Material.

Las compras generales de materiales o productos de procedencia extranjera cuando se
realice y se conozca el nmero de gua con la que la mensajera los entregara, el
Comprador notificara al Especialista de Comercio Exterior para que est de
seguimiento, libere el material en la aduana, entregue gua, factura y pedimento de
importacin definitiva al Usuario Solicitante para su recepcin de mercanca en SAP.

Las compras tcnicas que se realicen fuera de Mxico y que ingresen a territorio
nacional, se ajustarn a lo establecido en la POL-MTO-CAS-01 Poltica de Comercio
Exterior en lo referente a su rgimen de importacin

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

5.9 Cierre de la Orden de compra / pedido

Al momento que se asegura que los materiales y/ o servicios han sido entregados
habiendo cumplido todas las especificaciones marcadas en la orden de compra /
pedido. Se procede, al cierre de la orden de compra / pedido.

El cierre de la Orden de compra / pedido, es responsabilidad del Usuario Solicitante
del Encargado de Almacn de completar el proceso de recepcin de mercanca y/o
servicio en SAP y/o TRAX siempre y cuando se cumpla lo siguiente:

Tan pronto se haya recibido la totalidad de los materiales / servicios que se
marcan en la Orden de compra / pedido, salvo que sea una entrega parcial. En
caso que no sea una entrega parcial, se avisara al Comprador para que se
modifique la Orden de compra / pedido, para dar entrada solo al material recibido.
Haber verificado que no existan pendientes de entrega de accesorios o
componentes de materiales y/o equipos.
Haber verificado el cumplimiento estricto de las especificaciones realizadas al
proveedor y condiciones de la orden de compra / pedido.
En caso de anticipo, verificar que este haya sido amortizado.

5.9.1 Diferencia entre la Orden de compra / pedido y la entrega de material y/o
servicio:

Para compras generales:

En caso que el Usuario Solicitante no est conforme con lo que el proveedor est
entregando ya que no cumple con lo marcado en la orden de compra / pedido, no se
recibir el producto y/o servicio, y se notificara al Comprador.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

En caso que el Proveedor realice una entrega parcial, el Solicitante o el Encargado de
Almacn debern dar entrada al material, solo por la cantidad recibida. En caso que
sea necesario modificar la orden de compra / pedido se debe de notificar al Comprador.

El Comprador notificar al proveedor de dichas desviaciones y/o excepciones y
proceder a hacer los reclamos correspondientes.

El proveedor verificar estos reclamos y enviar su anuencia total o parcial al
Comprador y, en el peor de los casos su negativa al respecto. En este caso, es
conveniente recibir la(s) respuesta(s) del proveedor en forma escrita. Por el contrario, s
el proveedor acepta las desviaciones y/o excepciones presentadas por el Comprador a
su orden de compra / pedido, el Comprador estar listo para preparar la negociacin
final.

En caso de conflicto con el proveedor sobre los reclamos, el Comprador verificar las
diferencias que existan entre lo que originalmente l est reclamando contra las
respuestas y argumentos que en contrapartida presente el proveedor.

Esto dar pauta para que el Comprador prepare su estrategia de negociacin con el
proveedor para lograr satisfactoriamente el cierre de su orden de compra / pedido.

Al final de la negociacin con el proveedor, el Comprador determina s como resultado
de la negociacin se requiere hacer otra orden de compra / pedido ajustada o se cierre
la orden de compra / pedido inicial.

Para compras tcnicas:

El seguimiento a las discrepancias de Compras Tcnicas ser atendido bajo el
procedimiento PRC-OPR-ASD-01 Atencin y Seguimiento de Discrepancias en Recibo.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

5.9.2. Cierre de los pedidos marco en SAP:

En el caso de los pedidos marco, se entender que hay tres momentos de cierre y dos
formas de cmo cerrarlos en SAP.

Para los momentos del cierre, se entender por concluido cuando ocurra alguno de los
supuestos siguientes:
1. Concluido el ao fiscal, (Enero Diciembre), una vez en el mes de diciembre
haya concluido.
2. Devengado totalmente el presupuesto destinado para el contrato marco, cuando
el presupuesto haya sido utilizado, el contrato marco quedar finiquitado y no se
podrn realizar sub-pedidos en el sistema SAP, ya que automticamente esta
opcin quedar bloquea para el usuario.
3. Una vez concluida la vigencia del pedido marco programada en SAP solicitada
por el Usuario, cuando un contrato marco haya sido programado a menor tiempo
del ao fiscal (Enero Diciembre) durar activo en SAP solo por el tiempo
definido por el usuario, posterior a este tiempo el sistema bloquear cualquier
intento de sub-pedido automticamente.

Existen dos formas de cerrar el pedido marco que se dan en diferentes momentos:

1. Forma automtica, se da cuando el contrato marco ha llegado a su vigencia en
el tiempo programado y/o Diciembre, tambin se cierra automticamente cuando
el presupuesto se ha devengado completamente bloqueando as todo intento de
realizar sub-pedido bajo ese contrato.
2. Forma manual, cuando el presupuesto no se agoto y/o cuando el Usuario solicite
concluir el contrato marco en cualquier momento.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

5.10 Evaluacin de desempeo del proveedor

5.10.1. Evaluacin por evento:

El Usuario evaluar una vez que se haya entregado el material, componente y/o servicio
y se de entrada de mercanca en SAP y en TRAX, si el proveedor cumpli en los
tiempos de entrega, en la calidad, en las especificaciones marcadas, etc., para definir si
el proveedor podr continuar trabajando con Volaris o en caso contrario se termina o
suspende la relacin comercial, la notificacin la realizara al Comprador por correo
electrnico.

5.10.2. Evaluacin Anual:

Para compras generales, para los proveedores recurrentes, cada Comprador realizar
una evaluacin anual en conjunto con los Usuarios Solicitantes para analizar si
continan siendo la mejor opcin en tanto precio, calidad, fecha de entrega, etc. A
travs del formato FOR-PFI-CMP-01 Evaluacin Anual de Proveedores. En caso de que
en dicha evaluacin los resultados no sean satisfactorios el Lder de Compras
determinar si se reducir el volumen de compra o se dejara de trabajar con dicho
proveedor y se buscara otro.

5.10.3. Bloqueo del proveedor en SAP:

Para compras generales, en caso que ya no se vaya a trabajar con el proveedor el Lder
de Compras enviar un correo electrnico al Jefe de Cuentas por Pagar solicitando el
bloqueo en SAP del proveedor dando una breve explicacin.

5.11 Administracin de las rdenes de compra abiertas

El Comprador es responsable desde la creacin y hasta el cierre de la orden de compra
/ pedido de acuerdo a los procedimientos de trabajo. En compras generales PRC-PFI-
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

CGL-01 Compras Generales. En compras tcnicas PRC-OPR-SOC-01 Seguimiento a
rdenes de Compra.

No existirn rdenes de Compra / Pedidos abiertos por ms de tres meses. Salvo
casos de excepcin validados por el Lder de Compras y Lder de Compras Tcnicas.

5.12 Recepcin y revisin de facturas

Compras generales:
Los medios autorizados para recepcin de factura son los siguientes, siempre debern
venir acompaadas de la orden de compra / pedido respectivo:
Factura impresas: Se recibirn exclusivamente en la ventanilla situada en las
oficinas corporativas en Santa Fe, Mxico D.F. El horario de ventanilla nica es
los das martes de 09:00 a 14:00 horas.

Comprobantes fiscales digitales (CFD): A travs del correo electrnico
recepcin@mysuitecfdi.com incluyendo la factura en el formato XML y la
representacin impresa de la factura.

Facturas del extranjero: A travs del correo electrnico
factura.electronica@volaris.com.

En caso que se entreguen en alguna estacin de Volaris, se especifica la fecha y se
sella de recibido en la factura. Para que posteriormente se enviara por mensajera al
Jefe de Cuentas por Pagar con toda la documentacin soporte recibida.

Las facturas debern de cumplir con los requisitos fiscales vigentes marcados en el
Cdigo Fiscal de la Federacin tanto para compras en territorio nacional o en el
extranjero, el rea de Cuentas por Pagar revisara que se cumplan en su caso se
regresara al proveedor.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

Compras tcnicas:

Las facturas son enviadas al Especialista Sr. / Especialista de Contabilidad de
Mantenimiento e Inventarios por correo electrnico y/o por correo para la validacin con
la orden de compra de Proveedor, cantidad solicitada, cantidad recibida y precio.

Para que se pueda recibir una factura; debe estar registrada en SAP y/o TRAX la
entrada de mercanca, en caso contrario no se recibir la factura al proveedor. Siendo el
Solicitante el responsable de gestionar la entrada de mercanca para el caso de
servicios o compras que no son ingresadas a aun almacn.
Queda estrictamente prohibido para cualquier embajador de Volaris recibir facturas de
proveedores esto se considera una falta grave a la poltica.

Las facturas de compras tcnicas solo el personal del rea de Contabilidad de
Mantenimiento e Inventarios las podr recibir, salvo aquellos casos en los que se
requiera validacin previa por parte del usuario.

En aquellos casos donde exista la necesidad de erogar algn gasto por trmite, defensa
del patrimonio de las diversas sociedades que integran Volaris, negociaciones urgentes
y la celebracin de actos jurdicos necesarios para la operacin de dichas sociedades,
los embajadores de las reas correspondientes podrn recibir facturas de proveedores.

5.13 Pago de facturas

De acuerdo a las condiciones plasmadas en la orden de compra / pedido, los pagos a
proveedores se realizarn exclusivamente por medio de transferencia electrnica.

Si el proveedor no proporciona los bienes o servicios a entera satisfaccin del Usuario
Solicitante no se realizara el pago correspondiente.

FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

De igual manera, si el proveedor no cuenta con contrato firmado en los trminos de lo
establecido en la presente poltica y del procedimiento PRC-JUR-ERC-01 Elaboracin o
revisin de Contratos, no se realizar una orden de compra para contratar un servicio o
realizar una compra, por ende no se realizar el pago correspondiente.

Para realizar el pago a los proveedores se agrupan las facturas conforme a su
vencimiento, el cual inicia a contar desde la recepcin y validacin de la factura.

De forma general los das jueves y viernes de cada semana se realizan pagos a los
proveedores. En caso que por temas especiales, urgentes o contractuales se realizan
en otros das de la semana.

5.14 Aclaraciones sobre pagos

El rea de Cuentas por Pagar y Contabilidad de Mantenimiento e Inventarios atiende
todas las aclaraciones por concepto de pagos realizados, diferencias en pagos u
facturas no pagadas para proveedores nacionales y extranjeros de las compras
generales y compras tcnicas respectivamente.

Ningn Embajador de Volaris esta facultado para entregar informacin a los
proveedores.

5.15 Actualizaciones a los formatos utilizados

5.15.1. Modificacin al formato de orden de compra / pedido en SAP:

En caso de existir algn cambio en los formatos para las rdenes de compra / pedidos
generado en SAP y TRAX (pesos y dlares), el Lder de Compras / Jefe de Cuentas por
Pagar o Lder de Compras Tcnicas solicitaran al reas de Sistemas los cambios
necesarios. (Ver poltica POL-SIS-OPS-10 Administracin de Cambios).
FECHA 26/11/2013
POLTICA


DERECHOS RESERVADOS

La actualizacin e informacin del uso de los formatos mencionados en esta poltica, es
responsabilidad del rea de Compras Generales y Compras Tcnicas.

5.16 Modificaciones a las estrategias de liberacin en SAP o TRAX

Cuando se requiera realizar el alta baja de un Usuario, que afecte las estrategias de
liberacin en SAP o TRAX o bien la modificacin a un perfil, se contactar al
Administrador del Sistema (ver POL-SIS-APP-16 Poltica de Altas Bajas y Cambios de
Usuarios de Aplicaciones), para realizar los cambios pertinentes siguiendo el proceso
de autorizacin y ejecucin definido.

5.17 Sanciones

Cualquier empleado que cometa actos u omisiones que origine la inobservancia a las
presente poltica, a la ley, a la moral y a las buenas costumbres, estar sujeto a la
accin disciplinaria que llegue a determinar Volaris en la relacin laboral, con
independencia de las acciones civiles, mercantiles y penales que se pudieran promover
ante autoridad competente, dependiendo de la gravedad de la accin u omisin.

5.18 Vigencia
ste documento ser vlido a partir de su fecha de emisin hasta que no exista una
actualizacin al presente

POL-PFI-CMP-01 Politica General de Compras

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

POL-PFI-CMP-01 Politica General de Compras

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FECHA 26/11/2013

You might also like