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EL MAPA DE PROCESOS I

Realizar dos publicaciones respecto al mapa de procesos. La primera y la que nos
ocupa se corresponde con la teora, de cmo debe ser un mapa de procesos, el
contenido, partes
La segunda parte se corresponder a ejemplos prcticos de esta teora, para que
todos vosotros podis realizar con facilidad el mapa de procesos de vuestra
empresa.
Si por peticin vuestra quedara algn punto sin aclarar o dudas hara un tercer
post.

DEFINICIN

El mapa de procesos es la representacin grfica de la estructura de procesos que
conforman el sistema de gestin, presentados en forma de secuencia
lgica.

El mapa de procesos tiene que estar descrito en un apartado del manual de calidad
y mi recomendacin es que sea un documento anejo al manual de calidad, igual
que la poltica. Es un documento que se tiene que revisar anualmente en cada
reunin de la revisin del sistema, ya que los procesos tienen que revisarse,
evaluarse y estar en mejora continua.

CLASIFICACIN DE PROCESOS

Hay dos mtodos reconocidos para la clasificacin de procesos, con los que no vais
a tener problemas a la hora de pasar las Auditoras:

a) Segn los captulos de la norma ISO 9001
b) Los estructurados como procesos estratgicos o de gestin, operativos y de
apoyo. (RECOMENDADA)

La segunda es la que os recomiendo por su simplicidad. Os voy a presentar las dos.

Conviene aclarar que el mapa de procesos de una organizacin no siempre tiene
porqu ser el mismo, ya que puede e incluso, debe, cambiar a lo largo del tiempo,
y a medida que cambia la propia organizacin, sus procesos, productos y/o
servicios.

La identificacin y ordenacin de los procesos en base al mapa de procesos
responde a la necesidad de cambiar las estructuras de las organizaciones, y
adaptarlas a las necesidades actuales. Por ese mismo principio, puede suponerse
que el mapa de procesos es un elemento clave de definicin de la estructura
organizativa, pero que va cambiando en funcin de los cambios ya mencionados.

Lo que hasta hoy se ha considerado un proceso estratgico en una organizacin,
por ejemplo el proceso de formacin del personal, puede maana ser considerado
de apoyo, porque deje de considerarse clave para la organizacin, estratgico.

Una vez efectuada la identificacin y la seleccin de los procesos, surge la
necesidad de definir y reflejar esta estructura de forma que facilite la determinacin
e interpretacin de las interrelaciones existentes entre los mismos.




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La manera ms representativa de reflejar los procesos identificados y sus
interrelaciones es precisamente a travs de un mapa de procesos, que viene a ser
la representacin grfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de
gestin.

Para la elaboracin de un mapa de procesos, y con el fin de facilitar la
interpretacin del mismo, es necesario reflexionar previamente en las posibles
agrupaciones en las que pueden encajar los procesos identificados. La agrupacin
de los procesos dentro del mapa permite establecer analogas entre procesos, al
tiempo que facilita la interrelacin y la interpretacin del mapa en su conjunto.

El tipo de agrupacin puede y debe ser establecido por la propia organizacin, no
existiendo para ello ninguna regla especfica. Pueden identificarse las dos siguientes
clasificaciones de procesos:



A) CLASIFICACIN EN FUNCIN DE LOS APARTADOS DE LA NORMA ISO
9001:

1. Procesos para la gestin de una organizacin:

Incluyen procesos relativos a la planificacin estratgica, establecimiento de
polticas, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.

2. Procesos para la gestin de recursos:

Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son
necesarios en los procesos para la gestin de una organizacin, la realizacin y la
medicin.

3. Procesos de realizacin:

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la
organizacin.

4. Procesos de medicin, anlisis y mejora:

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos para realizar el
anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia

B) LOS ESTRUCTURADOS COMO PROCESOS ESTRATEGICOS O DE
GESTIN, OPERATIVOS Y DE APOYO (RECOMENDADO)


1. Procesos estratgicos:

Como aquellos procesos que estn vinculados al mbito de las responsabilidades de
la direccin y, principalmente, al largo plazo. Se refieren fundamentalmente a
procesos de planificacin y otros que se consideren ligados a factores clave o
estratgicos.




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Los procesos estratgicos guan a los operativos, a travs de pautas de gestin o
estratgicas y los procesos de apoyo, les ayudan en su desarrollo.


2. Procesos operativos:

Como aquellos procesos ligados directamente con la realizacin del producto y/o la
prestacin del servicio. Son los procesos de lnea.

Los procesos operativos cuentan con una visin de cliente completa, desde el
conocimiento de los requisitos de los mismos, hasta el anlisis de la satisfaccin,
una vez ha recibido nuestro producto o servicio.


3. Procesos de apoyo:

Como aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen
referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.

Una de las caractersticas de los procesos de apoyo es que pueden ser fcilmente
subcontratables, o sea que la organizacin no se resiente en el momento en que se
opta por externalizar alguna de las actividades que se desarrollan en los procesos
de apoyo.

PASOS A SEGUIR PARA LA IMPLANTACIN DE UN MAPA DE PROCESOS

Una vez explicado qu es un proceso y cmo se agrupan los procesos segn su
secuencia, puede ya explicarse cules son los pasos para el establecimiento,
implantacin y mantenimiento de un sistema de gestin de procesos:

1. Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad
(listado de procesos).

2. Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos (mapa de
procesos).

3. Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto
la operacin como el control de estos procesos sean eficaces.

4. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para
apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos.

5. Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos

6. Implantar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y
la mejora continua de estos procesos.

7. Realizar un procedimiento especfico para cada uno de los procesos ya sean
estratgicos, operativos o de apoyo