6 MOTIVOS PARA A DESORGANIZAO E DESORDEM

PREJUDICAREM A SUA PRODUTIVIDADE

Al Gore no seu escritrio foto por Steve Pyke

Se voc chega atrasado s reunies, ou se costuma falhar prazos de entrega, bvio que a desorganizao e a desordem esto a afectar o seu
trabalho. Num post passado publiquei um questionrio para saber se voc organizado?. Alm das questes presentes nesse teste analise as
questes seguintes e veja como estes problemas o afectam:
1 Voc passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?
2 Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um perodo de mais de 24 horas?
3 Quanto um novo projecto est a iniciar voc no sabe por onde o comear?
4 Voc tem aces na sua lista de tarefas h mais de uma semana? Um ms? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?
5 As suas reunies no tm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?
6 Quando se senta de manh secretria voc leva mais de 15 minutos at comear a produzir?
7 Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilit-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria
continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessrias ao trabalho?
Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questes anteriores, a desorganizao e desordem podem estar a afectar negativamente o seu
trabalho.
Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organizao. Este no
ser tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficincia. Algumas dicas relacionadas com as questes indicadas acima.
1 PLANEAMENTO PARA SE FOCAR
Para garantir que voc passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes voc precisa de planear cada dia antes de comear a
trabalhar. O plano pode no se seguido risca, mas o simples facto de ter criado um plano ir ajud-lo a ficar focado no trabalho mais
importante.
2 RESPOSTA EM TEMPO TIL
Mesmo que as solicitaes no sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar
uma chamada rpida para avisar que o seu assunto ser tratado em breve. Esse contacto ser importante para uma boa relao com um cliente. A
excepo a esta regra existe para solicitaes que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho
pr-estipulada. Reserve 15 minutos aps almoo e/ou no final de cada dia para processar essas solicitaes.
3 PLANEAMENTO DE TAREFAS
Conforme j referi num post recente sobre procrastinao voc pode sentir-se esmagado por encarar o projecto no seu todo em vez de cada
uma das partes de cada vez. Voc deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para comear deve efectuar uma lista das tarefas
necessrias concluso do seu trabalho. Numa fase posterior dever dar-lhes uma sequncia. Com mais ou menor sofisticao (quer seja numa
folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) voc deve encadear as tarefas com uma sequncia lgica sua execuo.
4 ESVAZIAR A LISTA DE TAREFAS
Se as tarefas que esto na sua lista dependem s de si para as fazer, faa-as. Se dependerem de informao de algum ou de alguma aco de
algum pea a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vo causar-lhe ansiedade e
prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limp-las de
vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e no deixe acumular nada mais do que duas
semanas (este prazo dever ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).
5 AGENDA DE REUNIES
As reunies so inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunio no tem uma agenda clara, ou nem
sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-
se para a mesma e ao mesmo tempo limita a durao da mesma (caso seja acordado abordar na reunio apenas os pontos da agenda).
6 PREPARE-SE PARA AMANH
Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanh. Prepare no dia anterior a sua secretria e
papis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faa o planeamento do dia seguinte.
7 ORGANIZE-SE PARA OS OUTROS
Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doena, parto, frias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho
facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por voc estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poder ser voc a substituir
algum e ir preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho da sua empresa ou dos seus
clientes e no exclusivo seu pelo que este facto dever impulsion-lo a manter-se organizado.