Manual de Excel 2007

Gutierrez Zamora, Veracruz, mexico a diciembre del 2009
UNIVERSIDAD TEN!"!GIA DE
GUTIERREZ ZA#!RA
CARRERA:
MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
MATERIA:
INFORMATICA
PROFESOR:
JESUS RIZO LAVALLE
ALUNMO:
LUIS ENRIQUE HERNANDEZ ROQUE
TRABAJO:
TUTORIAL DE EXCEL
CARREO ELECTRONICO:
e$ri%ue&dz'0()&otmail*com
+
Contenido
#ANUA" DE E,E" 2009********************************************************************************-
A.RIR E" /R!GRA#A DE E,E" 2000************************************************************-
/ANTA""A DE E,E" 2000*****************************************************************************1
E"E#ENT!S DE E,E" 2000**************************************************************************1
"A .ARA DE TITU"!****************************************************************************************1
"A .ARRA DE AES! RA/ID!***********************************************************************1
"A .ANDA DE !/I!NES********************************************************************************1
"A .ARRA DE 2!R#U"AS*******************************************************************************3
"A .ARRA DE ETI4UETAS*******************************************************************************3
TRA.A5AR !N E,E"************************************************************************************3
#!VERN!S /!R "A DI2ERENTES 6!5AS DE "A .ARRA DE ETI4UETAS**********3
INTR!DUIR DAT!S***************************************************************************************7
E#/EZAND! A TRA.A5AR !N E,E" 2000***************************************************7
TI/!S DE DAT!S********************************************************************************************7
ERR!RES EN "!S DAT!S*******************************************************************************0
!/ERAI!NES !N AR6IV!S***********************************************************************0
GUARDAR UN "I.R! DE TRA.A5!*******************************************************************0
!/ERAI!NES !N AR6IV!S***********************************************************************(
2!R#U"AS 8 2UNI!NES*******************************************************************************(
INTR!DUIR 2!R#U"AS 8 2UNI!NES**********************************************************(
INSERTAR 2UNI!N !N E" ASISTENTE*********************************************************9
2!R#U"AS 8 2UNI!NES*****************************************************************************+0
Utilizar Ex9re:io$e: como ar;ume$to: de la: 2u$cio$e:*****************************++
#ANI/U"AI!N DE E"DAS**************************************************************************++
SE"EI<N DE E"DAS********************************************************************************++
Selecci=$ de u$a &o>a e$tera***********************************************************************+2
A?ADIR UNA SE"EI!N******************************************************************************+2
A#/"IAR ! REDUIR UNA SE"EI!N**********************************************************+2
!/IAR E"DAS UTI"IZAND! E" /!RTA/A/E"ES*****************************************+2
!/IAR E"DAS UTI"IZAND! E" RAT!N******************************************************+1
!/IAR EN E"DAS AD8AENTES****************************************************************+1
/EGAD! ES/EIA"****************************************************************************************+3
2
.!RRAR E"DAS******************************************************************************************+7
2!R#AT!S DE E"DAS********************************************************************************+0
2UENTE*********************************************************************************************************+0
A"INEAI!N**************************************************************************************************+(
2!R#AT!S 8 E"DAS***********************************************************************************20
.!RDES********************************************************************************************************20
2!R#AT!S DE E"DAS********************************************************************************22
NU#ER!S*****************************************************************************************************22
A#.I!S DE ESTRUTURA***************************************************************************2-
A"T! DE 2I"A************************************************************************************************2-
AUT!A5USTAR**********************************************************************************************21
A#.IAR E" N!#.RE DE "A 6!5A****************************************************************21
!U"RA 6!5AS********************************************************************************************23
#!STRAR 6!5AS !U"TAS***************************************************************************23
A#.IAR E" N!#.RE DE "A 6!5A****************************************************************27
A#.I!S DE ESTRUTURA***************************************************************************27
A#.IAR E" !"!R A "AS ETI4UETAS*********************************************************27
INSERTAR 8 E"I#INAR E"E#ENT!S**************************************************************20
INERTAR E"DAS EN UNA 6!5A*****************************************************************20
INSERTAR 6!5AS EN UN "I.R! DE TRA.A5!************************************************2(
E"I#INAR 2I"AS 8 !"U#NAS DE UNA 6!5A***********************************************2(
E"I#INAR E"DAS DE UNA 6!5A******************************************************************2(
E"I#INAR 6!5AS DE UN "I.R! DE TRA.A5!*************************************************2(
!RREI!N !RT!GRA2IA************************************************************************29
!N2IGURAR "A AUT!!RREI!N************************************************************29
VERI2IAI!N DE "A !RT!GRA2IA***************************************************************-0
I#/RESI<N***************************************************************************************************-+
VISTA /RE"I#INAR****************************************************************************************-+
!N2IGURAR /AGINA***********************************************************************************--
I#/RESI!N***************************************************************************************************-1
I#/RI#IR******************************************************************************************************-1
GRA2I!S*****************************************************************************************************-3
REAR GRA2I!S*****************************************************************************************-3
INSERTAR I#@GENES /REDISE?ADAS**********************************************************-7
INERTAR I#@GENES DESDE AR6IV!********************************************************-0
-
#ANI/U"AR I#@GENES*********************************************************************************-0
INSERTAR AUT!2!R#AS 8 DI.U5!S .************************************************************-(
#!DI2IAR DI.U5!S*************************************************************************************-9
AAadir texto a u$ dibu>o*******************************************************************************-9
I#@GENES****************************************************************************************************10
INSERTAR BordArt***************************************************************************************10
ES4UE#AS 8 VISTAS************************************************************************************10
REAI!N #ANNUA" DE ES4UE#AS************************************************************10
DIVIDIR UNA 6!5A EN /ANE"ES********************************************************************1+
I#/!RTAR DAT!S A E,E"**************************************************************************12
UTI"IZAR E" ASISTENTE /ARA I#/!RTAR TE,T!S***************************************1-
"A SEI!N !NE,I!NES****************************************************************************11
I#/!RTAR DAT!S DE B!RD A E,E" 8 VIEVERSA************************************11
"AS TA."AS DINA#IAS*******************************************************************************13
REAR UNA TA."A DINA#IA**********************************************************************13
ARATERISTIAS AVANZADAS DE E,E"***************************************************10
DI2ERENTES 2!R#AS DE A#.IAR UN 2!R#AT!****************************************10
DE2INIR 2!R#AT!S /ERS!NA"IZAD!S********************************************************1(
E" 2!R#AT! !NDII!NA" ************************************************************************30
"A VA"IDAI!N DE DAT!S***************************************************************************3+
E,E" E INTERNET***************************************************************************************3+
#AR!S*******************************************************************************************************32
REAR UNA #AR! AUT!#ATIA#ENTE*****************************************************32
E5EUTAR #AR!****************************************************************************************3-
GUARDAR AR6IV!S !N #AR!S*************************************************************31
GUARDAR AR6IV!S !N #AR!S
1
MANUAL DE EXCEL 2009
En este tutorial te enseare a utilizar ECXEL que es un programa de office y es
una hoja de calculo que nos ayuda a realizar operaciones como operaciones
bsicas como sumas o otros clculos como ecuaciones.
ABRIR EL RO!RAMA DE EXCEL 200"#
Para abrir el programa de Ecel puedes abrirlo por el escritorio pero solo si se
encuentra en el escritorio
Por ejemplo:
!tra forma de abrir el programa si no se encuentra en el escritorio es. "r al
bot#n "$"C" y dar clic% y buscar de entre los programas el programa de Ecel.
Por ejemplo:

3
ANTALLA DE EXCEL 200"
&espu's de dar doble cic% al icono de Ecel nos aparece la pantalla inicial y
ah( encontramos muchas herramientas que )amos a trabajar
Por ejemplo:
ELEMENTOS DE EXCEL 200"
LA BARA DE TITULO#
La barra de titulo contiene el titulo de nuestro documento de Ecel. En el
etremos a una esquina se encuentran tres opciones que son la de minimizar*
restaurar y cerrar.
LA BARRA DE ACCESO RAIDO#
Esta es una barra que la encontramos en la parte de arriba en la esquina
izquierda. + es la de guardar* deshacer y rehacer.
LA BANDA DE OCIONES
Esta es una banda muy importante por que en esta encontramos todos los
elementos de Ecel y herramientas y si le damos clic% a alguna pestaa nos
abre un men, con otras herramientas para trabajar.
7
Por ejemplo:
LA BARRA DE FORMULAS#
$os muestra el contenido de la celda acti)a* es decir* la casilla donde estamos situados.
Cuando )ayamos a modificar el contenido de la celda* dicha barra )ariar ligeramente* pero
esto lo estudiaremos ms adelante.
LA BARRA DE ETIQUETAS#
Esta nos permite mo)ernos a las diferentes
hojas que tenemos en nuestro trabajo.
TRABAJAR CON EXCEL
-qu( )eremos como trabajar con Ecel.
MOVERNOS OR LA DIFERENTES HOJAS DE LA BARRA DE
ETIQUETAS#
&entro de nuestro libro de trabajo eisten )arias hojas de clculo. Por defecto aparecen .
hojas de clculo aunque el n,mero podr(a cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos m'todos para mo)ernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
!bser)ars como en nuestro caso tenemos . hojas de clculo* siendo la hoja acti)a* es decir*
la hoja en la que estamos situados para trabajar* la /oja0.
/aciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja* es decir* si haces clic sobre la
pestaa /oja. pasars a trabajar con dicha hoja.
1i el n,mero de hojas no caben en la barra de etiquetas* tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para )isualizarlas2
0
Para )isualizar a partir de la /oja0.
Para )isualizar la hoja anterior a las que estamos )isualizando.
Para )isualizar la hoja siguiente a las que estamos )isualizando.
Para )isualizar las ,ltimas hojas.
3na )ez )isualizada la hoja a la que queremos acceder* bastar con hacer clic sobre la
etiqueta de 'sta.
1i todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra* estos botones no tendrn ning,n
efecto.
INTRODUCIR DATOS#
En cada una de las celdas de la hoja* es posible introducir tetos* n,meros o f#rmulas. En
todos los casos* los pasos a seguir sern los siguientes2
1ituar el cursor sobre la celda donde se )an a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.
-parecern en dos lugares2 en la celda acti)a y en la 4arra de 5#rmulas
Por ejemplo2
"$67!2 1e )alida el )alor introducido en la celda y adems la celda acti)a pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo.
6ECL-1 &E 8!9"8"E$6!2 1e )alida el )alor introducido en la celda y adems la celda
acti)a cambiar dependiendo de la flecha pulsada* es decir* si pulsamos 5LEC/- &E7EC/-
ser la celda contigua hacia la derecha.
C3-&7! &E -CEP6-C":$2 Es el bot#n de la barra de f#rmulas* al hacer clic sobre 'l se
)alida el )alor para introducirlo en la celda pero la celda acti)a seguir siendo la misma.
1i antes de introducir la informaci#n cambias de opini#n y deseas restaurar el contenido de la
celda a su )alor inicial* s#lo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el bot#n
Cancelar de la barra de f#rmulas. -s( no se introducen los datos y la celda seguir con el
)alor que ten(a.
1e puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est' escribiendo o ms
tarde* despu's de la introducci#n.
1i a,n no se ha )alidado la introducci#n de datos y se comete alg,n error* se puede modificar
utilizando la tecla 7etroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del
cursor* haciendo retroceder 'ste una posici#n. $o se puede utilizar la tecla 5LEC/-
";<3"E7&- porque equi)ale a )alidar la entrada de datos.
(
1i se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto* se selecciona la celda y se
escribe el nue)o )alor directamente sobre 'sta.
EMEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL 200"#
TIOS DE DATOS#
En una /oja de Clculo* los distintos 6"P!1 &E &-6!1 que podemos introducir son2
9-L!7E1 C!$16-$6E1* es decir* un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un n,mero* una fecha u hora* o un teto.
5:783L-1* es decir* una secuencia formada por2 )alores constantes* referencias a otras
celdas* nombres* funciones* u operadores. Es una t'cnica bsica para el anlisis de datos. 1e
pueden realizar di)ersas operaciones con los datos de las hojas de clculo como =* >* * ?*
1en* Cos* etc... En una f#rmula se pueden mezclar constantes* nombres* referencias a otras
celdas* operadores y funciones. La f#rmula se escribe en la barra de f#rmulas y debe
empezar siempre por el signo @.
ERRORES EN LOS DATOS#
Cuando introducimos una f#rmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
&ependiendo del tipo de error puede que Ecel nos a)ise o no.
Podemos detectar un error sin que nos a)ise cuando aparece la celda con un s(mbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto2 .
OERACIONES CON ARCHIVOS#
9amos a )er las operaciones referentes a archi)os como abrir* nue)o* guardar* guardar como
y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de
Ecel.
!UARDAR UN LIBRO DE TRABAJO#
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasi#n
para modificarlo* imprimirlo* en fin* realizar cualquier operaci#n posterior sobre 'ste*
tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco* esta operaci#n se denomina Auardar.
6ambi'n cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos* para que los cambios
permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo* podemos utilizar )arios m'todos.
3n m'todo consiste en almacenar el archi)o asignndole un nombre2
/az clic el 4ot#n !ffice y elige la opci#n Auardar como...
-parecer el siguiente cuadro de dilogo2
9
1i el fichero ya eist(a* es decir ya ten(a un nombre* aparecer en el recuadro $ombre de
archi)o su antiguo nombre* si pulsas el bot#n Auardar* sin indicarle una nue)a ruta de
archi)o* modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si
quieres crear otro nue)o documento con las modificaciones que has realizado* sin cambiar el
documento original tendrs que seguir estos pasos2
En el recuadro Auardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde )as a grabar tu trabajo.
!bser)a como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
/az doble clic sobre la carpeta donde guardars el archi)o.
En el recuadro $ombre de archi)o* escribe el nombre que quieres ponerle a tu archi)o.
y por ,ltimo haz clic sobre el bot#n Auardar.
OERACIONES CON ARCHIVOS#
3na forma de abrir un documento* consiste en utilizar una liste de documentos abiertos
anteriormente
1elecciona el men, 4ot#n !ffice.
- la derecha de la )entana del men,* Ecel presenta una lista con los ,ltimos documentos
abiertos.
/az clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el ,ltimo que se abri#.
1i quieres que un documento se muestre siempre en la lista de &ocumentos recientes haz clic
sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo )uel)as
a desacti)ar.
+0
FORMULAS $ FUNCIONES
9amos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Ecel BCCD para agilizar la
creaci#n de hojas de clculo* estudiando la sintais de 'stas as( como el uso del asistente
para funciones* herramienta muy ,til cuando no conocemos muy bien las funciones eistentes
o la sintais de 'stas.
INTRODUCIR FORMULAS $ FUNCIONES#
3na funci#n es una f#rmula predefinida por Ecel BCCD Eo por el usuarioF que opera con uno o
ms )alores y de)uel)e un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado
para calcular la f#rmula que la contiene.
La sintais de cualquier funci#n es2
nombreGfunci#nEargumento0HargumentoBH...Hargumento$F
1iguen las siguientes reglas2
> 1i la funci#n )a al comienzo de una f#rmula debe empezar por el signo @.
> Los argumentos o )alores de entrada )an siempre entre par'ntesis. $o dejes
espacios antes odespu's de cada par'ntesis.
> Los argumentos pueden ser )alores constantes En,mero o tetoF* f#rmulas o
funciones.
> Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo2 =SUMA(A1:C8)
6enemos la funci#n 138-EF que de)uel)e como resultado la suma de sus argumentos. El
operador I2I nos identifica un rango de celdas* as( -02CJ indica todas las celdas incluidas
entre la celda -0 y la CJ* as( la funci#n anterior ser(a equi)alente a2
@-0=-B=-.=-K=-L=-M=-D=-J=40=4B=4.=4K=4L=4M=4D=4J=C0=CB=C.=CK=CL
=CM=CD=CJ
En este ejemplo se puede apreciar la )entaja de utilizar la funci#n.
Las f#rmulas pueden contener ms de una funci#n* y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la f#rmula.
Ejemplo2 =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Eisten muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operaci#n o clculo que realizan.
-s( hay funciones matemticas y trigonom'tricas* estad(sticas* financieras* de teto* de fecha
y hora* l#gicas* de base de datos* de b,squeda y referencia y de informaci#n.
Para introducir una f#rmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier teto* precedida siempre del signo @.
INSERTAR FUNCION CON EL ASISTENTE
3na funci#n como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintais* pero Ecel BCCD dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas* as( nos resultar
ms fcil trabajar con ellas.
1i queremos introducir una funci#n en una celda2
1ituarse en la celda donde queremos introducir la funci#n.
++
/acer clic en la pestaa 5#rmulas.
Elegir la opci#n "nsertar funci#n.
Ecel BCCD nos permite buscar la funci#n que necesitamos escribiendo una bre)e descripci#n de la
funci#n necesitada en el recuadro 4uscar una funci#n2 y a continuaci#n hacer clic sobre el bot#n
* de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Ecel ya
que el nos mostrar en el cuadro de lista 1eleccionar una funci#n2 las funciones que tienen que )er con
la descripci#n escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan etensa podemos seleccionar pre)iamente una categor(a del
cuadro combinado ! seleccionar una categor(a2* esto har que en el cuadro de lista s#lo aparezcan las
funciones de la categor(a elegida y reduzca por lo tanto la lista. 1i no estamos muy seguros de la
categor(a podemos elegir 6odas.
En el cuadro de lista 1eleccionar una funci#n2 hay que elegir la funci#n que deseamos haciendo clic
sobre 'sta. !bser)a como conforme seleccionamos una funci#n* en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una bre)e descripci#n de 'sta. 6ambi'n disponemos de un enlace -yuda sobre
esta funci#n para obtener una descripci#n ms completa de dicha funci#n.
- final* hacer clic sobre el bot#n -ceptar.
FORMULAS $ FUNCIONES#
Nusto por debajo de la barra de f#rmulas aparecer el cuadro de dilogo -rgumentos de
funci#n* donde nos pide introducir los argumentos de la funci#n2 Este cuadro )ariar seg,n la
funci#n que hayamos elegido* en nuestro caso se eligi# la funci#n SUMA EF.
+2
En el recuadro $,mero0 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una
celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello* hacer clic sobre le bot#n para que el cuadro
se haga ms pequeo y podamos )er toda la hoja de clculo* a continuaci#n seleccionar el
rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento Epara seleccionar un rango de
celdas haz clic con el bot#n izquierdo del rat#n sobre la primera celda del rango y sin soltar el
bot#n arrstralo hasta la ,ltima celda del rangoF y pulsar la tecla "$67! para )ol)er al cuadro
de dilogo.
En el recuadro $,meroB habr que indicar cul ser el segundo argumento. 1#lo en caso de
que eistiera.
1i introducimos segundo argumento* aparecer otro recuadro para el tercero* y as(
sucesi)amente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos* hacer clic sobre el bot#n -ceptar.
1i por alg,n moti)o insertramos una fila en medio del rango de una funci#n* Ecel epande
automticamente el rango incluyendo as( el )alor de la celda en el rango. Por ejemplo2 1i
tenemos en la celda A5 la funci#n =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posici#n . la
f#rmula se epandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaa "nicio o en la de 5#rmulas encontrars el bot#n -utosuma que
nos permite realizar la funci#n 138- de forma ms rpida.
Con este bot#n tenemos acceso tambi'n a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del bot#n.
-l hacer clic sobre 'sta aparecer la lista desplegable de la
derecha2
+ podremos utilizar otra funci#n que no sea la 1uma* como puede
ser Promedio Ecalcula la media aritm'ticaF* Cuenta Ecuenta
)aloresF* 8 Eobtiene el )alor mimoF o 8(n Eobtiene el )alor
m(nimoF. -demas de poder accesar al dilogo de funciones a
tra)'s de 8s 5unciones...
+-
Uti%i&'( E)*(e+ione+ ,o-o '(./-ento+ de %'+ F/n,ione+
Ecel permite que en una funci#n tengamos como argumentos epresiones* por ejemplo la
suma de dos celdas E-0=-.F. El orden de ejecuci#n de la funci#n ser primero resol)er las
epresiones y despu's ejecutar la funci#n sobre el resultado de las epresiones.
Por ejemplo* si tenemos la siguiente funci#n =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde2
-0 )ale 0
-B )ale L
-. )ale B
-K )ale .
Ecel resol)er primero las epresiones E-0=-.F y E-B>-KF por lo que obtendremos los
)alores . y B respecti)amente* despu's realizar la suma obteniendo as( L como resultado.
MANIULACION DE CELDAS
SELECCI0N DE CELDAS#
-ntes de realizar cualquier modificaci#n a una celda o a un rango de celdas con Ecel BCCD*
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la
operaci#n. - continuaci#n encontrars algunos de los m'todos de selecci#n ms utilizados.
- la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del rat#n
para saber si realmente )amos a seleccionar celdas o realizar otra operaci#n. La forma del
puntero del rat#n a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca* tal
como2 .
1elecci#n de una celda
Para seleccionar una ,nica celda s#lo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el
bot#n izquierdo del rat#n.
1elecci#n de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes* pulsar el bot#n
izquierdo del rat#n en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado
el bot#n del rat#n mientras se arrastra hasta la ,ltima celda a seleccionar*
despu's soltarlo y )ers como las celdas seleccionadas aparecen con un
marco alrededor y cambian de color.
1elecci#n de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificati)o superior de la
columna a seleccionar y hacer clic sobre 'ste.
1elecci#n de una fila
Para seleccionar una fila hay
que situar el cursor sobre el
identificati)o izquierdo de la fila
a seleccionar y hacer clic sobre
'ste.
+1
Se%e,,i1n de /n' 2o3' ente('
1ituarse sobre el bot#n superior izquierdo de la hoja
situado entre el indicati)o de la columna - y el de la fila 0 y
hacer clic sobre 'ste.
1i realizamos una operaci#n de hojas como eliminar hoja o
insertar una hoja* no hace falta seleccionar todas las
celdas con este m'todo ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.
A4ADIR UNA SELECCION
8uchas )eces puede que se nos ol)ide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar
celdas $! contiguas* para ello se ha de realizar la nue)a selecci#n manteniendo pulsada la
tecla C67L.
Este tipo de selecci#n se puede aplicar con celdas* columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y aadir una nue)a fila a la selecci#n haciendo clic sobre el indicador de
fila manteniendo pulsada la tecla C67L.
AMLIAR O REDUCIR UNA SELECCION
1i queremos ampliar o reducir una selecci#n ya realizada siempre que la selecci#n sea de
celdas contiguas* realizar los siguientes pasos* manteniendo pulsada la tecla 8-+31* hacer
clic donde queremos que termine la selecci#n.
COIAR CELDAS UTILIZANDO EL ORTAAELES#
La operaci#n de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posici#n. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego B operaciones Copiar y Pear. La operaci#n de
Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de OindoPs y Pegar copia la
informaci#n del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posici#n* tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos2
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las
celdas a copiar2
1eleccionar las celdas a copiar.
1eleccionar la pestaa Inicio.
/acer clic en el bot#n Copiar.
! bien* utilizar la combinaci#n de teclado CTRL + C.
!bser)a como aparece una l(nea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la
informaci#n situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la
hoja2
1eleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las
primeras.
1eleccionar la pestaa "nicio.
+3
/az clic en el bot#n Pegar.
! bien* utiliza la combinaci#n de teclado C67L = 9.
Cuidado* ya que al pegar unas celdas sobre otras no )ac(as* se borrar el contenido de 'stas
,ltimas.
En el paso K no tienes por qu' seleccionar el rango completo sobre el que se )a a pegar* ya
que si se selecciona una ,nica celda* Ecel BCCD etiende el rea de pegado para ajustarlo al
tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda
del rea pegada.
Para quitar la l(nea de marca alrededor del rea copiada* pulsar la tecla E1C del teclado*
mientras tengas la l(nea de marca puedes )ol)er a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de )ol)er a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta BK objetos almacenados en
'l con sucesi)as copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que
aparece en la parte superior derecha de la secci#n Portapapeles de la
pestaa "nicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.
En nuestro caso puedes obser)ar que hay . elementos que se pueden
pegar.
Para pegar uno de ellos* hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la )ez* hacer clic sobre el bot#n
.
+ si lo que queremos es )aciar el Portapapeles* hacer clic sobre el bot#n
.
1i no nos interesa )er la 4arra del Portapapeles* hacer clic sobre su
bot#n cerrar del panel.
Podemos tambi'n elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la
hora de copiar alg,n elemento. Para ello2
/acer clic sobre el bot#n .
1eleccionar la opci#n 8ostrar automticamente el
Portapapeles de !ffice* para acti)ar en caso de querer
)isualizarla automticamente* o para desacti)arla en caso
contrario.
-l desplegar el bot#n de opciones tambi'n podemos acti)ar
algunas de las siguientes opciones descritas a continuaci#n2
1i acti)amos la opci#n 7ecopilar sin mostrar el Portapapeles de
!ffice copiar el contenido del portapapeles sin mostrarlo.
1i acti)amos la opci#n 8ostrar el icono del Portapapeles de
!ffice en la barra de tareas aparecer en la barra de tareas del
sistema Ejunto al reloj del sistemaF el icono del portapapeles .
+7
1i acti)amos la opci#n 8ostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la
parte inferior derecha de la )entana un mensaje informndote del n,mero de elementos
copiados
COIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATON#
Para duplicar un rango de celdas a otra posici#n dentro de la misma hoja* sin utilizar el
portapapeles* seguir los siguientes pasos2
1ituarse sobre un borde de la selecci#n y pulsar la tecla C67L.
!bser)a como el puntero del rat#n se transforma en .
8anteniendo pulsada C67L* pulsar el bot#n del rat#n y manteni'ndolo pulsado* arrastrarlo
hasta donde se quiere copiar el rango.
!bser)a como aparece un recuadro que nos indica d#nde se situar el rango en caso de
soltar el bot#n del rat#n.
1oltar el bot#n del rat#n cuando est's donde quieres copiar el rango.
1oltar la tecla C67L.
COIAR EN CELDAS AD$ACENTES
Para copiar un rango de celdas a otra posici#n siempre que 'sta ,ltima sea adyacente a la
selecci#n a copiar* seguir los siguientes pasos2
1ituarse sobre la esquina inferior derecha de la selecci#n que contiene un cuadrado negro* es
el controlador de relleno.
-l situarse sobre el controlador de relleno* el puntero del rat#n se con)ertir en una cruz
negra.
Pulsar entonces el bot#n del rat#n y manteni'ndolo pulsado* arrastrarlo hasta donde quieres copiar el
rango.
!bser)a como aparece un recuadro que nos indica d#nde se situar el rango.
1oltar el bot#n del rat#n cuando est's donde quieres copiar el rango.
&espu's de soltar el bot#n del rat#n aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el
icono de !pciones de autorrelleno .
&esplegando el bot#n podemos )er el Cuadro y elegir el tipo de
copiado2
$ota2 1i no aparece el controlador de relleno debemos acti)arlo
entrandopor el men, /erramientas* !pciones...* en la ficha
8odificar acti)ar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con f#rmulas que contienen referencias a otras celdas* como por ejemplo
=A2+3, la f#rmula )ariar, dependiendo de donde )ayamos a copiar la f#rmula* esto es porque las
referencias contenidas en la f#rmula son lo que denominamos 7E5E7E$C"-1 7EL-6"9-1 son
relati)as a la celda que las contiene.
+0
-s( si en la celda B3 tenemos la f#rmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 * esta ,ltima
contendr la f#rmula =A3+3! - )eces puede resultar inc#modo la actualizaci#n anterior a la hora de
trabajar y por ello Ecel BCCD dispone de otros tipos de referencias como son las -41!L36-1 y las
8"X6-1.
Para indicar una referencia absoluta en una f#rmula tendremos que poner el signo Q delante del nombre
de la fila y de la columna de la celda* por ejemplo ="A"2* y as( aunque copiemos la celda a otra* nunca
)ariar la referencia. Para indicar una referencia mita, pondremos el signo Q delante del nombre de la
fila o de la columna* dependiendo de lo que queremos fijar* por ejemplo ="A2 o =A"2.
E!ADO ESECIAL
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el )alor de una celda sin lle)arnos la
f#rmula* o copiar la f#rmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir* elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad2
/acer clic en el bot#n Copiar de la pestaa "nicio.
! bien* utilizar la combinaci#n de teclado C67L = C.
!bser)a como aparece una l(nea de marca alrededor de las celdas
copiadasindicndonos la informaci#n situada en el portapapeles.
1eleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
/az clic en la flecha del bot#n Pegar que se encuentra en la pestaa "nicio
y selecciona Pegado especial.
-parecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que
acti)ar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar2
Todo: Para copiar tanto la f#rmula como el formato de la celda.
Frmulas2 Para copiar ,nicamente la f#rmula de la celda pero no
el formato de 'sta.
Valores2 Para copiar el resultado de una celda pero no la f#rmula*
como tampoco el formato.
Formatos2 Para copiar ,nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios2 Para copiar comentarios asignados a las celdas Eno estudiado en este
cursoF.
Validacin2 Para pegar las reglas de )alidaci#n de las celdas copiadas Eno estudiado en
este cursoF.
Todo excepto bordes2 Para copiar las f#rmulas as( como todos los formatos ecepto
bordes.
Ancho de las columnas2 Para copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros ! "rmulas2 Para copiar ,nicamente las f#rmulas y todas los
opciones de formato de n,meros de las celdas seleccionadas.
Formato de nmeros ! #alores2 Para copiar ,nicamente los )alores y todas los opciones
de formato de n,meros de las celdas seleccionadas.
+(
Como hemos )isto* al hacer clic sobre la flecha del bot#n aparece una lista desplegable en
la que* a parte de la opci#n $e%ado especial* aparecen las opciones ms importantes de
las )istas anteriormente.
1#lo tendremos que elegir el tipo de pegado.
BORRAR CELDAS
Puede que alguna )ez introduzcas informaci#n en una celda y a continuaci#n decidas
borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuaci#n...
"r a la pestaa "nicio.
Escoger la opci#n 4orrar* entonces aparecer otro submen,.
1eleccionar una de las opciones disponibles entre2
4orrar 6odo2 Elimina el contenido de las
celdas seleccionadas* los comentarios ligados a
esas celdas y cualquier formato ecepto la anchura de la columna y la
altura de la fila.
Ejemplo2 En una celda tenemos introducido el siguiente )alor2 12!### $* borramos la
celda con la opci#n 6odo. 1i ahora introducimos el )alor 23### aparecer tal como lo
acabamos de escribir sin formato.
4orrar 5ormatos2 4orra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estndar* pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos
de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo
5ormato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo2 En una celda tenemos introducido el siguiente )alor2 12!### $% borramos la
celda con la opci#n 5ormato. -hora en la celda aparecer 12### ya que ,nicamente
hemos borrado el formato o aspecto de 'sta* no el contenido.
4orrar Contenido2 Elimina el contenido de las celdas seleccionadas* tengan o no
f#rmulas* pero mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo2 En una celda tenemos introducido el siguiente )alor2 12!### $* borramos la
celda con la opci#n Contenido. 1i ahora introducimos el )alor 23### aparecer con el
formato anterior* es decir 23!### $!
4orrar Comentarios2 1uprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas* pero conser)a sus contenidos y formatos. El estudio de los
comentarios no es objeto de este curso.
!tra forma de eliminar el contenido de una celda2
1eleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla 13P7
Con esta opci#n ,nicamente se borrar el contenido de la celda.
+9
FORMATOS DE CELDAS
FUENTE
Ecel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente* el tamao* estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo* podemos utilizar los
cuadros de dilogo o la banda de opciones* a continuaci#n te describimos estas dos formas*
en cualquiera de las dos primero debers pre)iamente seleccionar el rango de celdas al cual
se quiere modificar el aspecto2
3tilizando los cuadros de dilogo2
En la pestaa "nicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la secci#n 5uente.
&el cuadro de dilogo que se abre* 5ormato de celdas*
haciendo clic sobre la pestaa 5uente* aparecer la
ficha de la derecha.
3na )ez elegidos todos los aspectos deseados*
hacemos clic sobre el bot#n -ceptar.
Conforme )amos cambiando los )alores de la ficha*
aparece en el recuadro 9ista pre)ia un modelo de c#mo
quedar nuestra selecci#n en la celda.
Esto es muy ,til a la hora de elefir el formato que ms
se adapte a lo que queremos.
- continuaci#n pasamos a eplicarte las distintas opciones de la ficha 5uente.
5uente2 1e elegir de la lista una fuente determinada* es decir* un tipo de letra.
1i elegimos un tipo de letra con el identificati)o delante de su nombre* nos indica que la
fuente elegida es 6rue 6ype* es decir* que se usar la misma fuente en la pantalla que la
impresora* y que adems es una fuente escalable Epodemos escribir un tamao de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaos disponiblesF.
Estilo& 1e elegir de la lista un estilo de escritura. $o todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son2 $ormal* Cur&i'a* $egrita, (eri)a Cur&i'a.
6amao2 &ependiendo del tipo de fuente elegido* se elegir un tamao u otro. 1e puede elegir
de la lista o bien teclearlo directamente una )ez situados en el recuadro.
1ubrayado& !bser)a como la opci#n acti)a es $inguno* haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.
Color& Por defecto el color acti)o es -utomtico* pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.
20
Efectos& 6enemos disponibles tres efectos distintos2 6achado* 1uper(ndice y 1ub(ndice. Para
acti)ar o desacti)ar uno de ellos* hacer clic sobre la casilla de )erificaci#n que se encuentra a
la izquierda.
5uente normal2 1i esta opci#n se acti)a* se de)uel)en todas las opciones de fuente que Ecel
BCCD tiene por defecto.
En la 4anda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas
de las opciones )istas anteriormente y de forma ms rpida* como2
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que
nos encontramos situados. Para cambiarlo* hacer clic sobre la flecha de la derecha para
elegir otro tipo.
-l igual que el bot#n de 5uente anterior* aparece el tamao de nuestra celda* para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha* o bien escribirlo directamente en
el recuadro.
Este bot#n lo utilizamos para poner o quitar la $egrita. -l hacer clic sobre 'ste se
acti)a o desacti)a la negrita dependiendo del estado inicial.
Este bot#n funciona igual que el de la $egrita* pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursi)a.
Este bot#n funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el 1ubrayado
simple.
Con este bot#n podemos elegir un color para la fuente. &ebajo de la letra - aparece
una l(nea* en nuestro caso roja* que nos indica que si hacemos clic sobre el bot#n
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color* hacer clic sobre la flecha de
la derecha y elegirlo.
ALINEACION
1e puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineaci#n de los datos de nuestra hoja de clculo* seguir los siguientes
pasos2
1eleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineaci#n.
/az clic en la flecha que se encuentra al pie
de la secci#n -lineaci#n.
2+
-parecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas.
3na )ez elegidas todas las opciones deseadas* hacer clic sobre el bot#n -ceptar.
- continuaci#n pasamos a eplicarte las distintas opciones de la ficha.
-lineaci#n del teto /orizontal2 -linea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente* es decir respecto de la anchura de las celdas. -l hacer clic sobre la flecha de
la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones2
AE$E7-L2 Es la opci#n de Ecel BCCD por defecto* alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido* es decir* los n,meros a la derecha y los tetos a la
izquierda.
";<3"E7&- E1angr(aF& -linea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
'stas independientemente del tipo de dato. !bser)a como a la derecha aparece un recuadro
1angr(a2 que por defecto est a C* pero cada )ez que se incrementa este )alor en uno* la
entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha* para que el contenido de la celda
no est' pegado al borde izquierdo de la celda.
CE$67-7& Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de 'stas.
&E7EC/- E1angr(aF& -linea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de 'stas*
independientemente del tipo de dato. !bser)a como a la derecha aparece un recuadro de
1angr(a& que por defecto est a C* pero cada )ez que se incrementa este )alor en uno* la
entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda* para que el contenido de la
celda no est' pegado al borde derecho de la celda.
LLE$-7& Esta opci#n no es realmente una alineaci#n sino que que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir* si en una celda tenemos escrito ' y elegimos la
opci#n Llenar* en la celda aparecer RRRRRRRRRRRR hasta completar la anchura de la celda.
N316"5"C-72 Con esta opci#n el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por
la derecha como por la izquierda.
CE$67-7 E$ L- 1ELECC":$2 Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas
en blanco seleccionadas a la derecha* o de la siguiente celda en la selecci#n que contiene
datos.
-lineaci#n del teto 9ertical& -linea el contenido de las celdas seleccionadas )erticalmente* es
decir* respecto de la altura de las celdas. Esta opci#n s#lo tendr sentido si la altura de las
filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. -l hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrs elegir entre una de las siguientes opciones2
13PE7"!72 -linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de 'stas.
CE$67-72 Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
"$5E7"!72 -linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de 'stas.
N316"5"C-72 -linea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
!rientaci#n& Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal Eopci#n por defectoF* de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde SCT en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a SCT en sentido de las agujas de un reloj. Ecel BCCD ajusta
automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientaci#n )ertical* a no ser que se fije
epl(citamente la altura de 'sta.
-justar teto2 Por defecto si introducimos un teto en una celda y 'ste no cabe* utiliza las
celdas contiguas para )isualizar el contenido introducido* pues si acti)amos esta opci#n el
22
contenido de la celda se tendr que )isualizar eclusi)amente en 'sta* para ello incrementar
la altura de la fila y el contenido se )isualizar en )arias filas dentro de la celda.
7educir hasta ajustar2 1i acti)amos esta opci#n* el tamao de la fuente de la celda se reducir
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas2 -l acti)ar esta opci#n* las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
&irecci#n del teto& Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. 1e utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe*
hebreo* etc...
En la 4anda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas
de las opciones )istas anteriormente de forma ms rpida* como2
-l hacer clic sobre este bot#n la alineaci#n horizontal de las celdas seleccionadas
pasar a ser "zquierda.
Este bot#n nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este bot#n nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este bot#n unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda* y a
continuaci#n nos centrar los datos.
FORMATOS $ CELDAS
BORDES
Ecel nos permite crear l(neas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra
hoja de clculo aadiendo bordes* seguir los siguientes
pasos2
1eleccionar el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
/acer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
secci#n 5uente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre
la pestaa 4ordes.
-parecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
3na )ez elegidos todos los aspectos deseados* hacer clic sobre el bot#n -ceptar.
-l elegir cualquier opci#n* aparecer en el recuadro 4orde un modelo de c#mo quedar
nuestra selecci#n en la celda.
distintas opciones del recuadro.
2-
Preestablecidos&1e elegir una de estas opciones2
$inguno2 Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno2 Para crear un borde ,nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
"nterior2 Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas ecepto alrededor
de la selecci#n.
4orde& Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sir)e ninguno de los botones
preestablecidos. &ependiendo del borde a poner o quitar Esuperior* inferior* izquierdo*...F hacer
clic sobre los botones correspondientes. UC3"&-&!V -l utilizar los botones preestablecidos* el
borde ser del estilo y color seleccionados* en caso de elegir otro aspecto para el borde*
primero habr que elegir Estilo ! Color y a continuaci#n hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo21e elegir de la lista un estilo de l(nea.
Color2Por defecto el color acti)o es -utomtico* pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
En la 4anda de opciones disponemos de un bot#n que nos permitir modificar los bordes de
forma ms rpida2
1i se hace clic sobre el bot#n se dibujar un borde tal como )iene representado en
'ste. En caso de querer otro tipo de borde* elegirlo desde la flecha derecha del bot#n. -qu(
no encontrars todas las opciones )istas desde el recuadro del men,.
Ecel nos permite tambi'n sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de
las dems. Para ello* seguir los siguientes pasos2
1eleccionar el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
/acer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
secci#n 5uente.
/acer clic sobre la pestaa 7elleno.
-parecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
3na )ez elegidos todos los aspectos deseados* hacer
clic sobre el bot#n -ceptar.
-l elegir cualquier opci#n* aparecer en el recuadro 8uestra un modelo de c#mo quedar
nuestra selecci#n en la celda.
- continuaci#n pasamos a eplicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo2 1e elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de
sombreado* bastar con elegir 1in Color.
Color de trama2 1e elegir de la lista desplegable un
estilo de trama* as( como el color de la trama.
En la 4anda de opciones disponemos de un bot#n que
nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida2
1i se hace clic sobre el bot#n se sombrear
la celda del color indicado en 'ste* en nuestro caso*
21
en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado* elegirlo desde la flecha derecha del
bot#n. -qu( no podrs aadir trama a la celda* para ello tendrs que utilizar el cuadro de
dilogo 5ormato de celdas.
FORMATOS DE CELDAS
NUMEROS
Ecel nos permite modificar la )isualizaci#n de los n,meros en la celda. Para ello* seguir los
siguientes pasos2
1eleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto
de los n,meros.
/acer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la secci#n $,mero.
/acer clic sobre la pestaa $,mero.
-parecer la ficha de la derecha2
Elegir la opci#n deseada del recuadro Categor(a&
/acer clic sobre el bot#n -ceptar.
-l elegir cualquier opci#n* aparecer en el recuadro 8uestra un modelo de c#mo quedar nuestra
selecci#n en la celda.
- continuaci#n pasamos a eplicarte las distintas opciones del recuadro Categor(a&* se elegir de la lista
una categor(a dependiendo del )alor introducido en la celda. Las categor(as ms utilizadas son2
Aeneral2 9isualiza en la celda eactamente el )alor introducido. Es el formato que utiliza Ecel por
defecto. Este formato admite enteros* decimales* n,meros en forma eponencial si la cifra no coje por
completo en la celda.
$,mero2 Contiene una serie de opciones que permiten espec(ficar el n,mero de decimales* tambi'n
permite especificar el separador de millares y la forma de )isualizar los n,meros negati)os.
8oneda2 Es parecido a la categor(a $,mero* permite especificar el n,mero de decimales* se puede
escoger el s(mbolo monetario como podr(a ser W y la forma de )isualizar los n,meros negati)os.
Contabilidad2 &ifiere del formato moneda en que alinea los s(mbolos de moneda y las comas decimales
en una columna.
5echa2 Contiene n,meros que representan fechas y horas como )alores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.
/ora2 Contiene n,meros que representan )alores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos
de hora.
Porcentaje2 9isualiza los n,meros como porcentajes. 1e multiplica el )alor de la celda por 0CC y se le
asigna el s(mbolo X* por ejemplo* un formato de porcentaje sin decimales muestra C*0LBJ como 0LX* y
con B decimales lo mostrar(a como 0L*BJX.
5racci#n2 Permite escoger entre nue)e formatos de fracci#n.
Cientifica2 8uestra el )alor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el n,mero de
decimales.
23
6eto2 Las celdas con formato de teto son tratadas como teto incluso si en el teto se encuentre alg,n
n,mero en la celda.
Especial2 Contiene algunos formatos especiales* como puedan ser el c#digo postal* el n,mero de
tel'fono* etc.
Personalizada2 -qu( podemos crear un nue)o formato* indicando el c#digo de formato.
En la 4anda de opciones 5ormato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el
formato de los n,meros de forma ms rpida2
1i se hace clic sobre el bot#n* los n,meros de las celdas seleccionadas se con)ertirn a
formato moneda Eel s(mbolo depender de c#mo tenemos definido el tipo moneda en la configuraci#n
regional de OindoPs* seguramente tendremos el s(mbolo WF.
Para asignar el formato de porcentaje Emultiplicar el n,mero por 0CC y le aadir el s(mbolo
XF.
Para utilizar el formato de millares Econ separador de miles y cambio de alineaci#nF.
Para quitar un decimal a los n,meros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los n,meros introducidos en las celdas seleccionadas.
CAMBIOS DE ESTRUCTURA
ALTO DE FILA
Ecel BCCD ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo* cuando el tipo de letra mayor de la fila B es -rial de
0C puntos* la altura de esa fila es 0B*DL. 1i aplicamos 6imes $eP 7oman de 0B puntos a una
celda de la fila B* la altura de toda la fila pasa automticamente a 0L*DL.
1i deseamos modificar la altura de alguna fila* podemos utilizar dos
m'todos2
El primer m'todo consiste en utilizar el men,. Para ello* seguiremos
los siguientes pasos2
1eleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso
de no seleccionar ninguna* se realizar la operaci#n a la fila en la
que nos encontramos.
1eleccionar del men, 5ormato que se encuentra en la pestaa
"nicio.
Elegir la opci#n -lto de fila...

-parecer el cuadro de dilogo -lto de fila de la derecha en el
que tendrs que indicar el alto de la fila* para indicar decimales
utilizar la coma I*I.
Escribir la altura deseada* en este caso est 0B*DL que es la
altura que tiene la fila por defecto.
27
/acer clic sobre el bot#n -ceptar para que los cambios se hagan efecti)os.
El segundo m'todo consiste en utilizar el rat#n. Para ello2
Colocar el puntero del rat#n en la l(nea situada debajo del n,mero de la fila que desees modificar* en la
cabecera de la fila.
El puntero del rat#n adopta la forma de una flecha de dos puntas* tal como2
8antener pulsado el bot#n del rat#n* y arrastrar la l(nea a la nue)a posici#n. Conforme mo)emos el
rat#n* la altura de la fila cambia.
-l final soltar el bot#n del rat#n.
AUTOAJUSTAR
1i hemos modificado la altura de una fila* podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta
de la fila* utilizando dos m'todos distintos.
El primer m'todo consiste en utilizar el men,. Para ello2
1elecciona las filas a las que desees modificar la altura.
1eleccionar del men, 5ormato que se encuentra en la pestaa "nicio.
Elige la opci#n -utoajustar alto de fila.
Este segundo m'todo es mucho ms rpido2
1ituarse sobre la l(nea di)isoria por debajo de la fila que deseas modificar* en la cabecera de la fila.
6al como )imos a la hora de modificar la altura con el rat#n* el puntero del rat#n se con)ertir en una
flecha de dos puntas.
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Como ya sabes* en Ecel BCCD creamos libros de trabajo formados por )arias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como /oja0* /ojaB* ...
1i trabajamos con )arias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma ms rpida* as( si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y
gastos de cada mes* la primera hoja se podr(a nombrar *+ero* la segunda ,e-rero* ...
La longitud mima de los nombre de las hojas es de .0 caracteres.
$o puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
1i deseamos modificar el nombre de una hoja* podemos utilizar dos
m'todos2
El primer m'todo consiste en utilizar el men,. Para ello* seguir los siguientes
pasos2
1ituarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
1eleccionar el men, 5ormato y Elegir la opci#n Cambiar el nombre de la
hoja.
1i te fijas en la etiqueta de la hoja* su nombre /oja0 se seleccionar* tal
como2 .
20
Escribir el nue)o nombre y pulsar "$67!.
El segundo m'todo es mucho ms directo y rpido2
/acer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .
Escribir el nue)o nombre de la hoja.
Pulsar "$67!.
OCULRA HOJAS
1i deseas ocultar hojas de clculo del libro de trabajo* seguir los
siguientes pasos2
1eleccionar las hojas a ocultar.
$o se pueden seleccionar todas las hojas* deber quedar al
menos una en el libro de trabajo.
1eleccionar el men, 5ormato.
Elegir la opci#n !cultar y mostrar.
-parecer otro submen,.
1eleccionar la opci#n !cultar hoja.
MOSTRAR HOJAS OCULTAS
1i deseamos mostrar hojas ocultas* seguir los siguientes pasos2
1eleccionar el men, 5ormato.
Elegir la opci#n !cultar y mostrar.
Elegir la opci#n 8ostrar hoja...
-parecer el cuadro de dilogo 8ostrar de la derecha con las hojas ocultas.
1eleccionar la hoja a mostrar.
/acer clic en -ceptar.
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Como ya sabes* en Ecel BCCD creamos libros de trabajo formados por )arias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como /oja0* /ojaB* ...
1i trabajamos con )arias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma ms rpida* as( si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y
gastos de cada mes* la primera hoja se podr(a nombrar *+ero* la segunda ,e-rero* ...
La longitud mima de los nombre de las hojas es de .0 caracteres.
$o puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
2(
1i deseamos modificar el nombre de una hoja* podemos utilizar dos
m'todos2
El primer m'todo consiste en utilizar el men,. Para ello* seguir los
siguientes pasos2
1ituarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
1eleccionar el men, 5ormato y Elegir la opci#n Cambiar el nombre de la
hoja.
1i te fijas en la etiqueta de la hoja* su nombre /oja0 se seleccionar* tal
como2 .
Escribir el nue)o nombre y pulsar "$67!.
El segundo m'todo es mucho ms directo y rpido2
/acer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .
Escribir el nue)o nombre de la hoja.
Pulsar "$67!.
CAMBIOS DE ESTRUCTURA
CAMBIAR EL COLOR A LAS ETIQUETAS
Ecel BCCD tambi'n nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de
clculo. Para ello* seguir los siguientes pasos2
1eleccionar el men, 5ormato de la pestaa "nicio.
Elegir la opci#n Color de etiqueta.
1eleccionar el color deseado.
-qui te mostramos como quedar(an si colorearamos las etiquetas de las hojas.
29
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio
de este apartado.
1eleccionar el men, 5ormato, elegir la opci#n Color de etiqueta.
1eleccionar la opci#n 1in color.
INSERTAR $ ELIMINAR ELEMENTOS
INCERTAR CELDAS EN UNA HOJA
En ocasiones* lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino ,nicamente
un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo.
Para aadir )arias celdas* seguir los siguientes pasos2
1eleccionar las celdas sobre las que quieres aadir las nue)as.
1eleccionar el men, "nsertar.
/acer clic sobre el la flecha para ampliar el men,.
Elegir la opci#n "nsertar celdas...
Esta opci#n no aparecer si no tienes celdas seleccionadas.
-parece el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir la opci#n deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se
desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selecci#n.
5(jate como desde aqu( tambi'n te permite aadir filas o columnas enteras.
/acer clic sobre -ceptar.
-l aadir celdas a nuestra hoja de clculo* el n,mero de celdas no )ar(a ya que se eliminan
las del final de la hoja.
Cuando insertamos celdas* con un formato diferente al que hay por defecto* al igual que para
las filas y columnas* nos aparecer el bot#n para poder elegir el formato que debe tener la
nue)a celda. &ependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos
aparecer el cuadro )isto anteriormente para la inserci#n de columna o fila. Este cuadro
funciona de la misma forma que para columnas o filas.
INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO DE TRABAJO
1i necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo* tendrs que aadir ms. El
n,mero de hojas puede )ariar de 0 a BLL.
Para aadir una hoja* seguiremos los siguientes pasos2
-0
1ituarse en la hoja posterior a nuestra nue)a hoja* ya que las hojas siempre se aadirn a la
izquierda de la seleccionada.
1eleccionar el men, "nsertar.
Eligir la opci#n "nsertar hoja.
ELIMINAR FILAS $ COLUMNAS DE UNA HOJA
Para eliminar filas* seguir los siguientes pasos2
1eleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.
1eleccionar el men, Eliminar de la pestaa "nicio.
Eligir la opci#n Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
-l eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo* no )ar(a el n,mero de filas o
columnas* seguir habiendo 0CKJLDM filas y 0M.JK columnas* lo que pasa es que se aaden
al final de la hoja* tantas como filas o columnas eliminadas.
ELIMINAR CELDAS DE UNA HOJA
Para eliminar )arias celdas* seguir los siguientes pasos2
1eleccionar las celdas a eliminar.
Eligir la opci#n Eliminar celdas....
-parecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir la opci#n deseada dependiendo de c#mo queremos que se realice la eliminaci#n de
celdas. &esplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.
!bser)a como desde aqu( tambi'n te permite eliminar filas o columnas enteras.
/acer clic sobre -ceptar.
ELIMINAR HOJAS DE UN LIBRO DE TRABAJO
P ara eliminar una hoja* seguir los siguientes pasos2
1ituarse en la hoja a eliminar.
Eligir la opci#n Eliminar hoja.
CORRECCION ORTO!RAFICA#
CONFI!URAR LA AUTOCORRECCION
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura.
Para )isualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrecci#n asignadas por
defecto* seguir los siguientes pasos2
-+
/acer clic en el 4ot#n !ffice .
/acer clic en el bot#n !pciones de Ecel.
En el cuadro de dilogo que se abrir seleciona la categor(a 7e)isi#n.
-qu( tienes muchas de las opciones que conciernen a la correcci#n de tetos en Ecel.
9eamos las ms importantes.
/az clic en el bot#n de !pciones de
-utocorrecci#n...
-parecer el cuadro de dilogo
-utocorrecci#n como el que te
mostramos ms abajo.
1i acti)as la casilla Corregir &!s 8-y,sculas 1Eguidas* no permitir que a la hora de escribir una
palabra las dos primeras letras est'n en may,scula y el resto en min,scula. Este es un error frecuente a
la hora de escribir* por lo que interesa que esta opci#n est' acti)ada.
1i acti)as la casilla Poner en may,scula la primera letra de una oraci#n* Ecel comprueba a la hora de
escribir una frase* si la primera letra est en may,scula* en caso de que no lo est' automticamente la
cambiar. 1i escribimos la frase toda con may,scula* no se cambiar. Esta opci#n tambi'n interesa que
est' acti)ada.
1i acti)as la casilla Poner en may,scula los nombres de d(as* en caso de encontrar una palabra que
corresponda a un d(a de la semana* Ecel pondr automticamente la primera letra en may,scula. Esta
opci#n no siempre interesa que est' acti)ada.
1i acti)as la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus* en caso de empezar una frase* si la
primera letra est en min,scula y el resto en may,scula* Ecel entiende que 4L!< 8-+31 del teclado
est acti)ado por error y automticamente corrige el teto y desacti)a la tecla. Esta opci#n interesa que
est' acti)ada.
La opci#n 7eemplazar teto mientras escribe* acti)a la lista de sustituciones de la parte inferior del
cuadro de dilogo* donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir* de esta forma
Ecel reemplazar el teto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el teto que
aparece en la columna de la derecha.
1i deseas aadir alg,n elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro 7eemplazar2 el error
frecuente que deseamos que se corrija automticamente* en el recuadro Con& escribir la correcci#n a
realizar* y hacer clic en el bot#n -gregar.
1i deseas eliminar alg,n elemento de la lista* seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el bot#n
Eliminar.
- final cuando hayamos configurado la autocorrecci#n hacemos clic sobre el bot#n -ceptar para aceptar
los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.
-2
VERIFICACION DE LA ORTO!RAFIA
Ecel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos
dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Ecel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra err#nea.
E)itar que hayan errores en nuestros tetos es ahora mucho ms fcil. $o obstante con)iene
saber que si al re)isar un documento* Ecel no encuentra ning,n error no quiere decir que*
necesariamente* sea as(. +a que hay errores que Ecel no puede detectar puesto que
dependen del conteto* por ejemplo e&)a y e&). como las dos palabras estn en el diccionario
si escribimos *&)a /o0a e&)a -ie+* no detectar el error en el segundo e&)a.
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella* seguir los siguientes pasos2
1ituarse en la primera celda de la hoja de clculo.
1eleccionar la pestaa 7e)isar y eligir la opci#n !rtograf(a.
En caso de encontrar alg,n posible error ortogrfico* aparecer el cuadro de dilogo
!rtograf(a.
!bser)a como en la barra de t(tulo aparece el diccionario
que est utilizando para corregir la ortograf(a* si
queremos cambiar de diccionario porque el idioma es
diferente o queremos utilizar un diccionario personal con
palabras propias* solo tenemos que elegir el nue)o
diccionario de la lista desplegable del recuadro "dioma
del diccionario2
En la parte superior aparece un mensaje que nos
ad)ierte de la palabra que no ha encontrado en su
diccionario* y por lo tanto puede ser err#nea.
En el recuadro 1ugerencias2 tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correcci#n.
1i la palabra es correcta* podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones2
!8"6"7 3$- 9E; para ignorar esta palabra.
!8"6"7 6!&-1 para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo.
-A7EA-7 -L &"CC"!$-7"! para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro
"dioma del diccionario2
1i la palabra es err#nea* y la palabra correcta se encuentra en la lista de 1ugerencias2 la
seleccionaremos* si no se encuentra en la lista de 1ugerencias la escribiremos directamente en el
recuadro $o est en el diccionario2* y a continuaci#n utilizaremos cualquiera de los siguientes botones2
C-84"-7 para sustituir la palabra err#nea por la que hemos escrito!
C-84"-7 6!&-1 para sustituir todas las ocurrencias de la palabra err#nea por la que hemos
escrito!
-36!C!77ECC":$ para que adems de realizar la correcci#n en la hoja* la sustituci#n se
aada a la lista de autocorrecciones* eplicadas en el punto anterior.
-l utilizar cualquiera de los botones anteriores* Ecel seguir con la correcci#n hasta el final* si
encuentra otro error nos )ol)er a a)isar con un mensaje.
Cuando Ecel haya llegado al final del documento nos a)isar* hacer clic sobre el bot#n Aceptar.
--
IMRESI0N
VISTA RELIMINAR
La )ista preliminar es una herramienta que nos permite )isualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.
Pero primero es aconsejable )er la 9ista de &iseo de pgina para poder )er los saltos de
pgina* mrgenes* encabezados y pies de pgina* el formato completo de la hoja.
Para )isualizar la 9ista de &iseo de pgina* seguir los siguientes pasos2

1elecciona la pestaa 9ista.
Elige la opci#n 9ista de &iseo de pgina.
En el centro de la )entana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. !bser)a como en
la parte inferior de la )entana nos
informa que estamos )isualizando
la pgina 0 de un total de 0 pgina
E9ista pre)ia2 Pgina 0 de 0F.
&esde esta )ista podemos seguir
trabajando con la hoja de clculo
como hasta ahora* la ,nica
diferencia es que sabremos c#mo
quedar en la hoja al imprimirla.
3na )ez terminado* para )er la
)ista preliminar de la hoja en una
pgina utiliza la opci#n 9ista
preliminar que encontrars en el
4ot#n !ffice* haciendo clic en la
flecha a la derecha de "mprimir.
La pgina se mostrar de este modo2
-1
En caso de tener ms de una pgina* podremos cambiar la pgina a )isualizar utilizando
los botones2
para ir a la pgina anterior. 6ambi'n podr(amos pulsar la tecla 7E P-A
del teclado.
para ir a la pgina siguiente. 6ambi'n podr(amos pulsar la tecla -9
P-A del teclado.
1i nuestra hoja s#lo tiene 0 pgina 'stos botones estarn desacti)ados.
-l situarse sobre la hoja* dentro de )ista preliminar* el puntero del rat#n se con)ierte en una
lupa* de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
1i nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic* se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. + si )ol)emos a hacer clic se )ol)er a )isualizar la
pgina entera.
Esta operaci#n se puede realizar tambi'n haciendo clic sobre el bot#n .
1i la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresi#n* hacer clic sobre el bot#n
* para que aparezca el cuadro de dilogo "mpresi#n eplicado ms adelante.
1i la hoja de clculo necesita alguna modificaci#n de aspecto* hacer clic sobre el bot#n
* para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina eplicado ms adelante.
En caso de desear )ol)er a la hoja* hacer clic sobre el bot#n para cerrar la 9ista
preliminar.
Cuando )ol)emos a nuestra hoja de clculo* aparecern unas l(neas discontinuas que nos
indicarn donde har Ecel BCCD los saltos de pgina* estas l(neas no se imprimirn.
-3
CONFI!URAR A!INA
-ntes de imprimir una hoja de clculo* Ecel BCCD nos permite modificar factores que afectan
a la presentaci#n de las pginas impresas* como la orientaci#n* encabezados y pies de
pgina* tamao del papel* ...
1i deseamos modificar algunos de los factores anteriores* desde la )ista preliminar*
deberemos hacer clci en el bot#n Configurar pgina...
-parecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuaci#n. &icho cuadro
consta de K fichas.
La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caracter(sticas como la
orientaci#n del papel* el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
1elecciona la orientaci#n del papel* )ertical u horizontal. EEn la impresora se colocar el papel
siempre de la misma formaF.
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora )enga
determinada por un factor de escala E0CCX* LCX* BCCX*...F o bien ajustando automticamente
la hoja en un n,mero de pginas espec(fico Euna pgina de ancho por 0 de alto* as( se
imprimir en una sola hoja*...F.
!bser)a como en la parte derecha disponemos de un bot#n para ir a opciones espec(ficas de
la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los mrgenes superior* inferior* derecho e izquierdo de las hojas a imprimir*
utilizar la ficha 8rgenes.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior2* inferior2*
derecho& e izquierdo& de las hojas a imprimir.
1i la hoja tiene encabezado2 o pie de pgina2* tambi'n nos
permite indicar a cuntos cent(metros del borde del papel
queremos que se sit,en.
1i deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto
horizontal como )erticalmente* Ecel nos lo realizar
automticamente acti)ando las casillas /orizontalmente y?o
9erticalmente respecti)amente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la
ficha Encabezado y pie de pgina.
-7
En esta ficha tenemos dos recuadros* que en nuestro caso estn )ac(os* ya que no hay ning,n
encabezado ni ning,n pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una
muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado& aparece el tipo de encabezado elegido* en nuestro caso no hay ninguno.
Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado* hacer clic sobre el bot#n Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina2 aparece el tipo de pie de pgina elegido* en nuestro caso no hay ninguno.
Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina* hacer clic sobre el bot#n Personalizar pie de pgina...
IMRESION
&entro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha /oja que nos permite definir
c#mo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
En Yrea de impresi#n& podrs indicar qu' rango de celdas quieres
imprimir.
En "mprimir t(tulos podrs acti)ar cualquiera de las siguientes
opciones2
7epetir filas en etremo superior para que en cada pgina
que se imprima aparezca como t(tulo de columnas aquella
fila que est indicada en ese recuadro.
7epetir columnas a la izquierda para que en cada pgina
que se imprima aparezca como t(tulo de la fila aquella
columna indicada en el recuadro.
En el recuadro "mprimir podrs acti)ar cualquiera de las siguientes opciones2
L(neas de di)isi#n para imprimir las l(neas que delimitan cada celda de la hoja.
4lanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y )amos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresi#n rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
1#lo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
6(tulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas Elos n,meros de filas de la
izquierdaF y columnas Elas letras de los nombres de las columnas superioresF de la hoja.
IMRIMIR
3na )ez nuestra hoja est' preparada para imprimir* es aconsejable guardarla* y despu's*
seguir los siguientes pasos2
/acer clic sobre la opci#n "mprimir del 4ot#n !ffice.
1e abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opci#n de impresi#n
como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el n,mero de copias deseadas.
En el recuadro "mpresora, aparecer el nombre de la
impresora que tenemos instalada en nuestra
computadora.
En caso de desear cambiarla* hacer clic sobre la
flecha derecha del $ombre& para elegir otra
impresora de la lista desplegable que se abrir.
-0
Con el bot#n Priopiedades podremos cambiar algunas caracter(sticas de la impresora.
En el recuadro "nter)alo de pginas* tendremos que indicar si deseamos imprimir 6odas las
pginas* o bien s#lo un rango de Pginas* especificndolo en &esde2 ! hasta
En el recuadro "mprimir* podrs indicar si deseas imprimir 6odo el libro* o s#lo las /ojas
acti)as Eseleccionadas o nuestra hoja acti)aF* o bien* 1elecci#n para imprimir s#lo los objetos
seleccionados de la hoja.
Por ,ltimo en $,mero de copias& podrs indicar el n,mero de copias a realizar y si las quieres
"ntercala.
!RAFICOS
3n grfico es la representaci#n grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretaci#n.
9amos a )er en esta unidad* c#mo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizaci#n de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretaci#n de
los datos. - menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por
filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Ecel* podemos optar por crearlo2
> Como grfico incrustado2 "nsertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
> Como hoja de grfico2 Crear el grfico en una hoja eclusi)a para el grfico* en las
hojas de grfico no eisten celdas ni ning,n otro tipo de objeto.
9eamos c#mo crear de un grfico.
CREAR !RAFICOS
Para insertar un grfico tenemos )arias opciones* pero siempre utilizaremos la secci#n
Arficos que se encuentra en la pestaa "nsertar.
Es recomendable que tengas
seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
grfico* de esta forma* Ecel podr generarlo automticamente. En
caso contrario* el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a
un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes )er eisten di)ersos tipos de grficos a nuestra
disposici#n. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en
el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un
enlace en la parte inferior del listado que muestra 6odos los tipos de grfico...
/acer clic en esa opci#n equi)aldr(a a desplegar el cuadro de dilogo de "nsertar grfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la secci#n Arficos.
-qu( puedes )er listados todos los grficos disponibles*
selecciona uno y pulsa -ceptar para empezar a crearlo.
1i seleccionaste un rango de celdas )ers tu nue)o
grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de
-(
clculo con las caracter(sticas predeterminadas del grfico escogido. 1i has decidido probar
suerte y no ten(as celdas seleccionadas* debers seguir leyendo los siguientes apartados.
I#@GENES.
Los distintos elementos grficos Eimgenes o dibujosF que se pueden insertar en Ecel son2
"mgenes desde archi)o*
"mgenes prediseadas* pertenecientes a una galer(a que tiene
Ecel*
-utoformas* es decir* l(neas* rectngulos* elipses* etc* para disear nuestros propios
dibujos*
1mart-rt* )arias plantillas para crear organigramas*
Oord-rt* r#tulos disponibles de una galer(a que se pueden personalizar con di)ersas
opciones.
1obre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones* como mo)er*
copiar* cambiar el tamao* )ariar la intensidad* etc. Para ello disponemos de )arias barras de
herramientas que iremos )iendo* fundamentalmente las pestaas de (ise)o y Formato que
)imos para los grficos.
Con todos estos elementos no hay ecusa para no disear hojas de clculo con una
componente grfica atracti)a.
INSERTAR IM5!ENES REDISE4ADAS#
Para insertar una imagen prediseada del catlogo de !ffice o de nuestra propia colecci#n
debemos seguir los siguientes pasos2
> /acer clic sobre el bot#n "mgenes prediseadas de la pestaa
"nsertar.
$os aparece el panel "mgenes prediseadas a la derecha de la
pantalla.
> En 4uscar en2 podemos seleccionar donde deseamos que se realice la
b,squeda E8is colecciones* Colecciones de !ffice* etcF.
> En Los resultados deben ser2 podemos especificar qu' tipo de archi)os
multimedia estamos buscando Eimgenes* fotograf(as* sonido* etc F
> En el recuadro 4uscar2 podemos especificar algunas palabras cla)es
para acotar ms la b,squeda o dejarlo en blanco para que nos muestre
todos los archi)os disponibles.
Por ejemplo al escribir ImotocicletaI aparecen la imgenes que tengan
relaci#n con ese concepto* como puedes )er en la imagen de la derecha.
> Cuando ya tengamos todos los parmetros de la b,squeda definidos
pulsamos sobre el bot#n 4uscar y nos aparecer una lista con una )ista
pre)ia con los archi)os localizados.
> 1i hemos localizado la imagen que buscabamos simplemente debemos
seleccionarla de la lista y automticamente se insertar en la hoja de
clculo.
-9
INCERTAR IM5!ENES DESDE ARCHIVO#
6ambi'n podemos insertar imgenes no clasificadas como prediseadas* como pueden ser
imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.
Para insertar cualquier archi)o de imagen debemos hacer clic en el
bot#n Ima%en.
$os aparece un cuadro de dilogo para escoger la imagen desde el
disco duro* Insertar ima%en.
En la parte derecha muestra la )ista pre)ia de la imagen seleccionada.
3na )ez seleccionado el archi)o que queremos
importar pulsaremos el bot#n "nsertar y la imagen se
copiar en nuestra hoja de clculo.
MANIULAR IM5!ENES
&e forma general para manipular cualquier objeto Eimagen* dibujo* Oord-rt...F insertado en
nuestra hoja de clculo* deberemos seguir los mismos pasos2
Para mo)er un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre 'l* una )ez seleccionado
aparecer enmarcado en unos puntos* los controladores de tamao. 1i posicionamos el
puntero del rat#n sobre el objeto* cambiar de aspecto a una flecha parecida esta * s#lo
tienes que arrastrar la imagen sin soltar el bot#n del rat#n hasta llegar a la posici#n deseada.
Para modificar su tamao* situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de
forma a una doble flecha* hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nue)o tamao.
Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese
objeto y que iremos )iendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaa 5ormato.
8ediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la
imagen2
Permite cambiar la imagen eistente por otra almacenada en disco.
Control del contraste de la imagen.
Control del brillo de la imagen.
10
Permite hacer )ol)er a la imagen a su estado original* antes de que le
hubiesemos aplicado ning,n cambio.
/ace que la imagen se comprima* ocupando mucho menos espacio en el
documento de Ecel. 1i ejecutas esta opci#n es posible que no puedas )ol)er al estado original.
-dems la imagen puede perder resoluci#n.
Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta* simplemente selecciona el rea
ErectngularF de la imagen que quieras mantener* el resto de deshechar.
7otar. 6e permite girar la imagen o )oltearla horizontal o )erticalemente.
Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.
Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rpido a la imagen
para hacerla ms atracti)a.
Puedes aplicar diferentes estilos Emuchos de ellos en . dimensionesF a tu
imagen utilizando este men, de configuraci#n.
INSERTAR AUTOFORMAS $ DIBUJOS.
Ecel BCCD dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
1i no eres muy hbil dibujando con el rat#n* no te preocupes* mediante las ,orma&
dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas*
diagramas de flujo* y otros muchos grficos.
+ si te gusta realizar tus propios dibujos tambi'n dispones de
rectas* cur)as ajustables y dibujo a mano alzada para que tu
imaginaci#n se ponga a trabajar.
-l hacer clic en el men, 5ormas aparecer el listado de todas las
formas disponibles en el programa.
1elecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella* enseguida
podrs )ol)er a la hoja de calculo y establecer el tamao que tendr
la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el rat#n
arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
1+
MODIFICAR DIBUJOS
*odi"icaciones.
Los grficos y autoformas* admiten multitud de modificaciones como
giros y cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo
primero que hay que hacer es seleccionarlo* para ello hacer clic sobre
'l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamao* situar el cursor en los puntos de control y*
cuando cambie de forma a una doble flecha* hacer clic y arrastrarlo
para conseguir el nue)o tamao. -qu( )emos el resultado de arrastrar
hacia la derecha.
Para mantener la proporci#n mantener pulsada la tecla 8-+Z1C3L-1 mientras se arrastra
desde una de las esquinas. Como se puede )er en esta imagen que se ha hecho un poco ms
grande que la original.
-lgunos grficos tambi'n tienen un rombo amarillo que sir)e para distorsionar o cambiar la
forma del grfico. En este caso un triangulo is#sceles se ha con)ertido en escaleno.
Para girar el grfico* seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo )erde que )emos en la parte
superior central de la imgen* y mo)er el rat#n para hacer girar el objeto* para acabar el
proceso dejamos de presionar el rat#n.
6ambi'n se pueden cambiar los colores de las l(neas* el color de relleno* aadir efectos de
sombra y .&* ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa 5ormato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya
)imos para las imagenes* adems de estilos rpidos y de forma.
A6'di( te)to ' /n di7/3o#
1e puede aadir teto a un dibujo mediante el bot#n Cuadro de teto de la pestaa
5ormato* deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de teto en la zona en la que
queremos insertar el teto* y a continuaci#n insertar el teto.
12
IM5!ENES
INSERTAR 8o(dA(t
8ediante Oord-rt se pueden crear t(tulos y r#tulos dentro de nuestra hoja de clculo. 1#lo
tenemos que introducir o seleccionar el teto al que queremos aplicarle un estilo de Oord-rt y
automticamente Oord crear un objeto grfico Oord-rt.
3na )ez hemos aplicado Oord-rt a un teto* dejamos de tener teto y pasamos a tener un
grfico* esto quiere decir que* por ejemplo* el corrector ortogrfico no detectar un error en un
teto Oord-rt* y tambi'n que el teto Oord-rt seguir las reglas de alineaci#n de los grficos.
Para iniciar Oord-rt hacemos clic en el bot#n Oord-rt de la pestaa "nsertar.
-l hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Aaler(a de
Oord-rt como la que )emos aqu(. /aciendo clic seleccionaremos el
tipo de letra que ms nos guste.
- continuaci#n se mostrar el teto en la hoja de clculo dispuesto
para ser modificado.
1i hemos seleccionado teto pre)iamente no ser necesario
teclearlo ya que aparecer ya escrito.
6ambi'n podemos elegir la fuente* el tamao y el estilo del teto
desde las pestaas "nicio y 5ormato.
ESQUEMAS $ VISTAS
CREACION MANNUAL DE ESQUEMAS
Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo
de esquema que queramos hacer.
Para crear un grupo debemos seleccionar las filas Eseleccionando los n,meros de las filasF o columnas
Eseleccionando las letras de las columnasF de las cuales )ayamos a crear un grupo* pero no debemos
incluir las filas o columnas que contengan f#rmulas de sumario.
3na )ez seleccionadas las filas o columnas )amos al men, -grupar de la pestaa &atos y
seleccionamos -grupar.
Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.
Para agrupar* una )ez tengamos el grupo seleccionado presionamos -lt=1hift=5lecha derecha.
Para desagrupar* una )ez tengamos el grupo seleccionado presionamos -lt=1hift=5lecha izquierda.
4!77-7 + !C3L6-7 3$ E1<3E8-
1-
4orrar un esquema.
Para borrar un esquema debemos acceder a la opci#n &esagrupar y seleccionar la opci#n 4orrar
esquema.
-ntes de eliminar un esquema* debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos* pues una
)ez dada la orden* Ecel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. -s( pues si no estamos seguros de
querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
!cultar un esquema.
-l ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a epandir?contraer un esquema*
pero el esquema sigue estando acti)o* para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl=J y
automticamente desaparecen las marcas del esquema* para )ol)erlas a mostrar )ol)emos a pulsar la
combinaci#n de teclas Ctrl=J
9E7 3$- /!N- E$ 9-7"-1 9-$6-$-1
1uele suceder de forma muy com,n que al estar realizando hojas de clculo )ayamos ampliando cada
)ez ms el campo de )isi#n de la pantalla* llegando a ocupar ms de una pgina por hoja* y cuando se
trata de estar cotejando datos resulta bastante inc#modo tener que desplazarse cada )ez de arriba hacia
abajo o de un lado al otro.
9amos a )er las distintas opciones que Ecel BCCD nos ofrece para minimizar el problema y as( trabajar
de una manera ms c#moda con los datos introducidos.
Podemos utilizar la opci#n de )er la misma hoja en )arias )entanas* o utilizar la opci#n de )er la misma
hoja en )arios paneles.
Para )er la misma hoja en )arias )entanas* debemos acceder a la pestaa 9ista y pulsar el bot#n $ue)a
)entana* si la )entana que ten(amos estaba maimizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido
alg,n cambio en la )entana* pero si nos fijamos en la barra de t(tulo podemos )er que ahora el nombre
del documento adems tiene aadido al final I2BI indicando que es la segunda )entana del mismo
documento.

Para )er las dos )entanas al mismo tiempo hacemos clic en !rganizar todo y seleccionamos
9ertical, /orizontal, 8osaico o Cascada* dependiendo de como est'n situados los datos en la
hoja.
-hora podemos desplazarnos sobre una )entana independientemente
de la otra.
DIVIDIR UNA HOJA EN ANELES
Podemos utilizar tambi'n la opci#n de di#idir la ho+a por paneles.
1i no nos gusta lo de tener )arias )entanas abiertas en la pantalla*
podemos utilizar la opci#n de di)idir la hoja en B # K paneles.
Para di)idir la hoja en paneles podemos hacer clic en el bot#n (i#idir en la
pestaa Vista y automticamente nos aparecen dos barras* una )ertical y otra horizontal las
cuales podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de )entana a nuestro
gusto.
11
!tra opci#n para definir los paneles y di)idir la
pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras
de di)isi#n&
6enemos dos disponibles2
> La barra de di)isi#n horizontal que aparece
en la barra de desplazamiento )ertical arriba
del todo. -l situar el puntero del rat#n
sobre la l(nea gris que est encima de la flecha de desplazamiente el puntero del rat#n toma
el aspecto * indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo..
> La barra de di)isi#n )ertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la
derecha del todo. -l situar el puntero del rat#n sobre la l(nea gris )ertical que est a la
derecha de la flecha de desplazamiento* el puntero del rat#n adopta la forma * indicando
el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.
"$8!9"L";-7 P-$ELE1
Podemos utilizar la opci#n de inmo)ilizar los paneles.
1i lo que nos interesa es dejar inm#)iles las cabeceras de los datos y as( desplazarnos
unicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la )ista de las cabeceras* podemos
utilizar la opci#n de inmo)ilizar los paneles.
Para realizar esto* simplemente despliega el men, "nmo)ilizar paneles que se encuentra en la
pestaa 9ista. 1i te interesa mantener la primera fila Ecomo cabeceraF o la primera columna
Epara que ejerza la misma funci#nF selecciona la opci#n correspondiente
En el caso de que lo que quisieses inmo)ilizar no se encontrase en esas posiciones
selecciona el rango de celdas y pulsa la opci#n "nmo)ilizar paneles. La zona seleccionada
podr desplazarse* el resto permanecer inmo)ilizado.
IMORTAR DATOS A EXCEL
Para importar datos eternos a Ecel disponemos bsicamente de dos opciones2
> 3tilizar el portapapeles de OindoPs* es decir* copiar los datos de la aplicaci#n
eterna y pegarlos en una hoja de Ecel.
> "mportar datos de otro archi)o que no tiene que ser necesariamoente del formato
Ecel.
La primera opci#n es la ms directa* pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y tediosa.
La segunda opci#n es ms rpida* pero pueden surgir problemas de compatibilidad
dependiendo del formato del archi)o a importar.
13
El problema fundamental de la importaci#n de datos eternos* hemos dicho que es debido al
formato de los propios archi)os* esto quiere decir que cada aplicaci#n genera un archi)o con
un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos* por ejemplo Ecel al
generar un archi)o .ls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo
guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud* de esta manera
sabe eactamente d#nde estn las f#rmulas* qu' formato est'tico tiene el documento* etc.
-dems de esto* al importar datos de una aplicaci#n eterna debemos tener en cuenta que pueden
surgir los siguientes fallos2
> -lgunas de las f#rmulas no ajustan correctamente.
> El formato no se ajusta al original.
> Las f#rmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos* siempre es mejor intentar realizar una importaci#n y despu's
comprobar si todo ha salido correctamente. - no ser que la cantidad de datos no sea demasiado
etensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.
UTILIZAR EL ASISTENTE ARA IMORTAR TEXTOS
Cuando decimos archi)os de teto nos estamos refiriendo a archi)os que no tienen formato* los
conocidos como archi)os de teto plano E-1C""FH los archi)os de teto con formato como los de Oord
E.docF o los E.rtfF tienen otra forma de importarse a Ecel que )eremos ms adelante.
Pero para importar archi)os de teto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas2
> Podemos acceder a la pestaa &atos y seleccionar uno de los tipos de or(genes de datos que
podemos encontrar en esta secci#n.
> ! acceder mediante el 4ot#n !ffice > -brir y donde pone 6ipo de datos seleccionar 6odos los archi)os
ER.RF.
- continuaci#n en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
$os aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archi)o a importar.
3na )ez seleccionado el archi)o de teto aparecen una serie de tres
pantallas
correspondientes al asistente para importar teto.
En la )entana del -sitente para importar teto >Paso 0 * aparecen )arias opciones2
Podemos indicar si el teto importado tiene los Campos delimitados o no para que Ecel sepa donde
empieza un campo y d#nde acaba.
Podemos indicar a partir de qu' fila queremos importar por si queremos descartar t(tulos* por ejemplo.
+ tambi'n podemos decidir el !rigen del archi)o.
1i todos los datos son correctos pulsamos sobre 1iguiente,.
LA SECCION CONEXIONES
&esde esta secci#n en la pestaa &atos podremos acceder
a las opciones de Conei#n con archi)os eternos de los
cuales hayamos importado alg,n dato.
17
/aciendo clic en la opci#n Propiedades )eremos este cuadro de dilogo donde
encontraremos propiedades muy ,tiles2
En la secci#n Control de actualizaci#n
podemos hacer que Ecel actualice
automticamente los datos insertados en la
hoja de clculo cada )ez que se abra el
libro Emarcando la casilla -ctualizar al abrir
archi)o-.
1i los datos almacenados en el fichero
origen han cambiado* estos cambios
quedarn reflejados en nuestra hoja de
clculo. Esto es posible porque Ecel
almacena en el libro de trabajo la definici#n
de la consulta de donde son originarios los
datos importados* de manera que puede
ejecutarla de nue)o cuando se desee.
1i marcamos la casilla 1olicitar el nombre del
archi)o al actualizar* cada )ez que se )ayan a actualizar los datos importados* Ecel nos
pedir de qu' fichero coger los datos* sino los coger directamente del archi)o que indicamos
cuando importamos por primera )ez. Esta opci#n puede ser ,til cuando tenemos )arios
archi)os con datos y en cada momento queremos )er los datos almacenados en uno de esos
ficheros.
En la secci#n &efinici#n de consulta tenemos acti)ada por defecto la casilla Auardar
definici#n de consulta para que Ecel guarde esta definici#n y pueda actualizar los datos
cuando se lo pidamos* si desacti)amos esta casilla y guardamos el libro* Ecel no podr
)ol)er a actualizar los datos eternos porque 'stos sern guardados como un rango esttico
de datos* digamos que se perder el enlace con el origen de la importaci#n.
Por ,ltimo* en la secci#n &iseo y formato de datos podemos indicarle a Ecel qu' debe de
hacer cuando actualiza los datos.
9ol)iendo a la secci#n Coneiones* tambi'n nos permite actualizar manulamente los datos
importados de un archi)o eterno.
Para ello* haz clic en la opci#n -ctualizar que se encuentra en el desplegable -ctualizar todo.
1i escoges la opci#n -ctualizar todo* todos los origenes de datos se actualizarn.
IMORTAR DATOS DE 8ORD A EXCEL $ VICEVERSA
Importar datos de .ord a /xcel.
- )eces puede ser ,til importar una tabla de Oord a Ecel si deseamos agregar alg,n tipo de
f#rmula a los datos de los que disponemos y no queremos )ol)er a teclear todos los datos en
un libro de Ecel.
Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
> Estando en Oord seleccionamos la tabla que queremos pasar a Ecel.
> Copiamos la tabla seleccionada* bien pulsando Ctrl = C o desde la pestaa "nicio y haciendo
clic en el bot#n Copiar.
> -hora en Ecel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
> + pulsamos Ctrl = 9 o desde la pestaa "nicio y haciendo clic en el bot#n Pegar. Es posible
que nos ad)ierta de que el teto seleccionado es ms pequeo que la hoja* pulsamos sobre
-ceptar y nos pegar la tabla con el mismo formato que la ten(amos en Oord. 1i deseamos que no
10
aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este men,2
.
Importar datos de /xcel a .ord.
-l importar datos de Ecel a Oord adems de lo )isto anteriormente podemos hacer que los
datos queden )inculados* es decir que adems de copiar los datos de Ecel en un documento
de Oord si realizamos alg,n cambio en la hoja de Ecel* este cambio queda reflejado en el
documento de Oord.
Para realizar este proceso2
> 1eleccionamos la informaci#n a copiar de la hoja de Ecel.
> Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl = Co desde la pestaa "nicio y haciendo
clic en el bot#n Copiar.
> $os )amos a Oord y pulsamos sobre Ctrl = 9o desde la pestaa "nicio y haciendo clic en el
bot#n Pegar.
&espu's de pegar los datos en Oord nos aparece un indicador de pegado donde
podemos )er las distintas opciones.
Por defecto nos conser)a el mismo formato que ten(a en la hoja de Ecel.
1i lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opci#n /acer coincidir estilo de tabla
de destino.
+ si queremos )incular los datos de Ecel para que se actualicen en Oord podemos escoger
la opci#n Conser)ar formato de origen y )incular a Ecel.
LAS TABLAS DINAMICAS#
CREAR UNA TABLA DINAMICA
3na tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos* atendiendo a )arios
criterios de agrupaci#n* representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretaci#n de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales* filtrando datos* cambiando la presentaci#n de los datos* )isualizando o no los datos
origen* etc...
Para aquellos que tengais conocimientos de -ccess es lo ms parecido a una consulta de
referencias cruzadas* pero con ms interacti)idad.
9eamos c#mo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica* Ecel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
1(
1upongamos que tenemos una colecci#n de datos de los art(culos del almacen con el n,mero
de referencia y el mes de compra* adems sabemos la cantidad comprada y el importe del
mismo.
9amos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder eaminar mejor las
)entas de cada art(culo en cada mes.
Para ello )amos a la pestaa "nsertar y hacemos clic en 6abla dinmica Etambi'n podemos
desplegar el men, haciendo clic en la flecha al pie del bot#n para crear un grfico dinmicoF.
-parece el cuadro de dilogo de creaci#n de tablas dinmicas. &esde aqu(
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que )amos a seleccionar los datos
de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja
de clculo nue)a.
Podr(amos crear una conei#n con otra aplicaci#n para
obtener los datos desde otra fuente diferente a Ecel.
En el caso de seleccionar la opci#n 1elecciona una tabla o
rango debemos seleccionar todas las celdas que )ayan a
participar* incluyendo las cabeceras.
Pulsamos -ceptar para seguir.
1e abrir un nue)o panel en la derecha de la pantalla2
&esde este panel podemos
personalizar la forma en que )an
a )erse los datos en la tabla
dinmica.
Con esta herramienta podr(amos
contruir una tabla dinmica con
la siguiente estructura2
> 3na fila para cada una
de las 7eferencias de la
tabla.
> 3na columna para
cada uno de los 8eses
de la tabla.
> En el resto de la tabla incluiremos el total del "mporte para cada 7eferencia en cada
8es.
19
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que )emos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deber(amos arrastrar el campo 7E5 a * el campo 8E1 a
y finalmente el campo "8P!76E a la secci#n .
6ras realizar la tabla dinmica este ser(a el resultado obtenido.
Podemos )er que la estructura es la que hemos definido anteriormente* en el campo fila
tenemos las referencias* en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla
las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
3na )ez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa 0pciones2
El panel lateral seguir pudi'ndose utilizar* as( que en cualquier momento podremos quitar un
campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto )emos que en un segundo podemos )ariar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
1i arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total* obtendr(amos la siguiente
tabla* ms compleja pero con ms informaci#n2
Puede que no )isualices la tabla de la misma forma* al aadir )arios campos en la secci#n
9alores el r#tulo aparecer en una las secciones de r#tulos* si te aparece en
7#tulos de columna despliega la lista asociada a 'l y selecciona la opci#n 8o)er a r#tulos de
fila.
Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y
presionar la tecla 1upr.
CARACTERISTICAS AVANZADAS DE EXCEL
DIFERENTES FORMAS DE CAMBIAR UN FORMATO#
Para modificar el formato de una o )arias celdas* podemos elegir entre las distintas formas
que nos proporcina Ecel* es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte
ms c#moda.
Estas son las diferentes formas que podemos utilizar2
3tilizando la pestaa "nicio.
+a hemos )isto* en temas anteriores* que en la pestaa "nicio* tenemos )arios iconos para
asignar de forma rpida un determinado formato a los n,meros incluidos en las celdas.
Los formatos incluidos en la barra son los ms comunes.
3tilizando el cuadro de dilogo 5ormato de celdas
30
Esta ,ltima forma es menos rpida ya que requiere de )arios pasos Eabrir el cuadro de
dilogo* elegir la pestaa adecuada y luego el formato deseadoF* pero permite utilizar
muchos ms formatos y sobre todo nos permite )er todo el amplio abanico de formatos que
nos ofrece Ecel* adems de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado.
Para abrir el cuadro de dilogo 5ormato de celdas podemos elegir entre2
> /acer clic en la flecha que aparece al pie de la secci#n $,mero Een la imagen ms
arribaF.
> /acer clic con el bot#n derecho sobre la celda y escogiendo del men, contetual la
opci#n 5ormato de celdas...
> Presionar la combinaci#n de teclas Ctrl = 0.
-l realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de dilogo como el que
)emos en la imagen donde podemos escoger entre los di)ersos formatos num'ricos.
DEFINIR FORMATOS ERSONALIZADOS
Ecel pro)ee una gran cantidad de formatos num'ricos* pero es posible que en alg,n
momento necesitemos alg,n formato que no est' disponible en los estndares de Ecel.
Para subsanar esta carencia Ecel dispone de una herramienta para crear formatos
personalizados.
Por defecto todas las celdas de Ecel tienen el formato de n,mero general. 1u funcionamiento
se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos* es decir se adapta a lo que hayamos
escrito* ya sea teto* n,meros con decimales* porcentajes* etc.
Para crear un nue)o formato debemos acceder al
cuadro de dilogo 5ormato de celdas* seleccionar la
Categor(a2 Personalizada y seguidamente en el
cuadro de teto 6ipo& debemos escribir el c#digo del
formato que deseamos crear.
Para crear un formato de n,mero personalizado*
primero debemos conocer las reglas de los c#digos
para crear un formato.
El formato se compone de cuatro secciones separadas
por H Epunto y comaF.
____________ ;____________ ; ____________ ;
____________
La primera secci#n define el formato que tendra el n,mero en la celda si es positi)oH la
segunda* si el n,mero es negati)o* la tercera* si el n,mero )ale ceroH la cuarta si la celda
contiene teto.
3+
C 2 7eser)a un d(gito para un n,mero* si no se completa el tamao definido por el formato se
completa con ceros.
[ 2 7eser)a un d(gito para un n,mero* pero si no se completa el tamao definido por el
formato se deja en blanco.
\ 2 7eser)a un d(gito. -ade espacios en ceros insignificantes.
. 2 Punto decimal.
1 2 1(mbolo porcentual.
, 2 1eparador de millares.
E> E= e> e= 2 $otaci#n cient(fica.
Q > = ? E F 2 2 8uestra estos caracteres. $o necesitan comillas.
] 2 8uestra el siguiente caracter en el formato.
' 2 7epite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda.
2 2 &eja un espacio
ItetoI 2 8uestra el teto escrito entre la comillas dobles.
^ 2 Espacio reser)ado para teto.
_color3 2 8uestra el caracter en el color especificado. Puede ser $egro* -zul* Cian*
9erde*8agenta* 9erde* 7ojo y -marillo.
_color n` 2 8uestra el correspondiente color de la paleta de colores* n puede ser un n,mero
entre C y LM.
_)alor condicion` 2 Permite escoger tu prapio criterio para cada secci#n de un formato
num'rico.
m 2 8uestra el mes como n,mero sin ceros E0>0BF.
mm 2 8uestra el mes como n,mero con ceros EC0>0BF.
mmm 2 8uestra el nombre del mes como abre)iaci#n EEne* 5ebF.
mmmm 2 8uestra el nombre del mes por completo EEnero* 5ebreroF.
mmmmm 2 8uestra la inicial del mes EE* 5F.
d 2 8uestra el d(a como n,mero sin ceros E0>.0F.
dd 2 8uestra el d(a como n,mero con ceros EC0>.0F.
ddd 2 8uestra el nombre del d(a como abre)iaci#n ELun* 8arF.
dddd 2 8uestra el nombre del d(a por completo ELunes* 8artesF.
yy o yyyy 2 8uestra el ao en dos d(gitos ECC>SSF o cuatro E0SCC>SSSSF.
h o hh 2 8uestra la hora como n,meros sin ceros EC>B.F o como n,meros con ceros ECC>B.F.
m o mm 2 8uestra los min,tos como n,meros sin ceros EC>LSF o como n,meros con ceros ECC>
LSF.
s o ss 2 8uestra los segundos como n,meros sin ceros EC>LSF o como n,meros con ceros ECC>
LSF.
-8?P8 2 8uestra la hora en formato de 0B horas* si no se indica esta opci#n se muestra la
hora en formato BK horas.
Por ejemplo* puedes utilizar el siguiente formato personalizado2
32
$1%1123er4e5;(#%##$)26o0o5;7Cero7;77
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un
formato diferente para cada secci#n.
Con este formato estamos indicando que los n,meros positi)os E0bsecci#nF se escriben en
)erde* lle)an el signo del euro delante* no se muestran los ceros no significati)os y solo se
muestran B decimales E[.[[FH los n,meros negati)os se escriben en rojo* entre par'ntesis con
el W detrs y con dos decimales siempreH los )alores cero se sustituyen por la palabra 8ero y
los tetos por la cadena nula* es decir que si en la celda hay teto* ese teto desaparecer.
EL FORMATO CONDICIONAL #
El formato condicional sir)e para que dependiendo del )alor de la celda* Ecel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores* para )alores que cumplan una
determinada condici#n* para resaltar las celdas seg,n el )alor contenido en ella* etc...
C#mo aplicar un formato condicional a una celda2
> 1eleccionamos la celda a la que )amos a aplicar un formato condicional.
> -ccedemos al men, 5ormato condicional de la pestaa "nicio.
-qu( tenemos )arias opciones* como resaltar algunas celdas
dependiendo de su relaci#n con otras* o resaltar aquellas celdas que
tengan un )alor mayor o menor que otro.
3tiliza las opciones 4arras de datos, Escalas de color y Conjunto de
iconos para aplicar di)ersos efectos a determinadas celdas.
$osotros nos fijaremos en la opci#n $ue)a regla que permite crear una
regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas
que cumplan determinadas condiciones.
$os aparece un cuadro de dilogo $ue)a regla de formato como el que )emos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla.
$ormalmente querremos que se aplique el formato
,nicamente a las celdas que contengan un )alor*
aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripci#n de regla
deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qu' forma se marcar.
&e esta forma si nos basamos en el 9alor de la
celda podemos escoger entre )arias opciones
como pueden ser un )alor entre un rango m(nimo
y mimo* un )alor mayor que* un )alor menor que
y condiciones de ese estilo.
Los )alores de las condiciones pueden ser )alores fijos o celdas que contengan el )alor a
comparar.
1i pulsamos sobre el bot#n 5ormato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos
escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condici#n se cumpla. El formato
puede modificar* el color de la fuente de la letra* el estilo* el borde de la celda* el color de
fondo de la celda* etc.
-l pulsar sobre -ceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcar. 1i el )alor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones* no se le
aplicar ning,n formato especial.
3-
1i pulsamos sobre Cancelar* no se aplicarn los cambios efectuados en el formato
condicional.
LA VALIDACION DE DATOS#
La )alidaci#n de datos es muy similar al formato condicional* sal)o que esta caracter(stica
tiene una funci#n muy concreta y es )alidar el contenido de una celdaH pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o a)iso si llegara el caso.
Para aplicar una )alidaci#n a una celda.
> 1eleccionamos la celda que queremos )alidar.
> -ccedemos a la pestaa &atos y pulsamos 9alidaci#n de datos.
$os aparece un cuadro de dilogo 9alidaci#n de datos como el que )emos en la imagen
donde podemos elegir entre )arios tipos de )alidaciones.
En la secci#n Criterio de )alidaci#n indicamos la condici#n
para que el datos sea correcto.
&entro de Permitir podemos encontrar Cualquier )alor*
$,mero entero, &ecimal, Lista, 5echa, /ora, Longitud de
teto y personalizada. Por ejemplo si elegimos $,mero
entero* Ecel s#lo permitir n,meros enteros en esa
celda* si el usuario intenta escribir un n,mero decimal* se
producir un error.
Podemos restringir ms los )alores permitidos en la celda
con la opci#n &atos&* donde* por ejemplo* podemos indicar que los )alores est'n entre 2 !
8.
1i en la opci#n Permitir& elegimos Lista, podremos escribir una lista de )alores para que el
usuario pueda escoger un )alor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer*
!rigen& podremos escribir los distintos )alores separados por H Epunto y comaF para que
aparezcan en forma de lista.
En la pestaa 8ensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder
a la celda. Este mensaje sir)e para informar de qu' tipos de datos son considerados )lidos
para esa celda.
En la pestaa 8ensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le
muestre al usuario cuando introduzca en la celda un )alor incorrecto.
EXCEL E INTERNET
Ecel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Oeb y tambi'n
recoger informaci#n de "nternet.
Con)ertir una hoja en pgina Peb.
Para poder eponer EIcolgarIF en "nternet nuestro
trabajo realizado en Ecel* debemos con)ertirlo a un
formato reconocible por los na)egadores Ehtml o
mlF. Para hacer esto debemos seguir los siguientes
pasos2
> Pulsar sobre el 4ot#n !ffice.
> 1eleccionar la opci#n Auardar como.
31
> En el cuadro de dilogo Auardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo P.i+a 9e-
en Auardar como tipo2 .
En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la pgina Oeb2
3na )ez hayamos elegido la opci#n que ms nos interesa seg,n nuestras necesidades
podemos pulsar sobre Auardar y tendremos nuestra hoja Ecel guardada como una pgina
Peb con la etensi#n .htm en lugar del clsico .ls.
3na )ez tenemos nuestra hoja con)ertida a formato html tendremos que subirla a un ser)idor
de "nternet para que pueda ser )ista por los internautas.
MACROS
CREAR UNA MACRO AUTOMATICAMENTE#
La forma ms fcil e intuiti)a de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del
que dispone Ecel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en 94-* las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programaci#n.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa 9ista y
despliega el submen, 8acros y dentro de este submenu
seleccionar la opci#n Arabar macro...
-dems de esta opci#n en el men, podemos encontrar las siguientes
opciones2
9er 8acros... > &onde accedemos a un listado de las macros
creadas en ese libro.
3sar referencias relati)as > Con esta opcion utilizaremos referencias
reati)as para que las macros se graben con acciones relati)as a la celda
inicial seleccionada.
-l seleccionar la opci#n Arabar macro...* lo primero que )emos es el cuadro de dilogo Arabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro Eno est permitido insertar espacios en
blanco en el nombre de la macroF.
Podemos asignarle un 8'todo abre)iado2 mediante la combinaci#n de las tecla C67L = Iuna
tecla del tecladoI. El problema est en encontrar una combinaci#n que no utilice ya Ecel.
En Auardar macro en2 podemos seleccionar guardar la macro en el libro acti)o* en el libro de
macros personal o en otro libro.
En &escripci#n2 podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos con)eniente.
33
Para comenzar la grabaci#n de la macro pulsamos el bot#n -ceptar y a continuaci#n* si nos
fijamos en la barra de estado* encontraremos este bot#n en la barra de estado
donde tenemos la opci#n de detener la grabaci#n.
- partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar* es con)eniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabaci#n* ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente* cuando ejecutemos la macro* la selecci#n nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
3na )ez concluidas las acciones que queremos grabar* presionamos sobre el bot#n &etener
de la barra de estado* o accediendo al men, de 8acros y haciendo clic en
.
EJECUTAR MACRO
3na )ez creada una macro* la podremos ejecutar las )eces que queramos.
-ntes de dar la orden de ejecuci#n de la macro* dependiendo del tipo de macro que sea* ser necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas*
tendremos que seleccionar las celdas pre)iamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al men, 9er
8acros...* que se encuentra en el men, 8acros de la pestaa
9ista* y nos aparece el cuadro de dilogo 8acro como el que
)emos en la imagen donde tenemos una lista con las macros
creadas.
&ebemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el bot#n
Ejecutar. 1e cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones2
Cancelar > Cierra el cuadro de dilogo sin realizar
ninguna acci#n.
Paso a paso > Ejecuta la macro instrucci#n por
instrucci#n abriendo el editor de programaci#n de
9isual 4asic.
8odificar > -bre el editor de programaci#n de 9isual 4asic para modificar el c#digo de la macro.
Estos dos ,ltimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar > 4orra la macro.
!pciones > -bre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de m'todo abre)iado
Ecombinaci#n de teclas que pro)oca la ejecuci#n de la macro sin necesidad de utilizar el men,F
y la descripci#n de la macro.
!UARDAR ARCHIVOS CON MACROS
Cuando guardamos un archi)o y queremos que las 8acros que hemos creado se almacenen con el
resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archi)o diferente.
Para ello deberemos ir al 4ot#n !ffice y seleccionar la opci#n Auardar como.
1e abrir el cuadro de dilogo Auardar como. En el desplegable Auardar como tipo seleccionar Libro de
Ecel habilitado para macros ER.lsmF.
37
.
&ale un nombre y el archi)o se almacenar.
30

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Gutierrez Zamora, Veracruz, mexico a diciembre del 2009

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