Comunicacin interna: Intranets

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Comunicacin interna: Intranets
Intranets es un sistema privado de informacin y colaboracin que utiliza estndares y
programas de Internet. Podemos considerarla como una red interna diseada para ser
utilizada dentro del mbito de una universidad, organizacin o empresa.
Hasta hace poco, las empresas dependan de sistemas informticos llamados
propietarios para poner sus ordenadores en red, un proceso costoso que consume
mucho tiempo. Al usar las nuevas tecnologas de Internet, las Intranets resuelven este
problema, simplificando la comunicacin y colaboracin interna.

Una Intranet consiste en organizar la informacin interna de una organizacin
utilizando para ello las herramientas que nos brinda Internet. Lo que distingue una
Intranet de la Internet libremente accesible es que las Intranets son privadas.
Por tanto, no sera ms que una agrupacin dentro de una misma web, especializada y
restringida al pblico en general, de un nmero determinado de personas con objetivos
comunes y conocimientos y caractersticas similares. En esta web, los/as usuarios/as
podrn informarse de todo aquello que pudiera interesarles respecto a su trabajo o
inters comn.
Las Intranets estn transformando las comunicaciones internas y la concepcin del
trabajo, gracias a sus posibilidades de intercambio de informacin y de cooperacin
entre equipos, poniendo en manos del trabajador/a toda la informacin que necesita
de una manera sencilla y rpida.
Tecnolgicamente, el punto de partida es el mismo que el de un sitio Web, lo que
difiere claramente es su orientacin estratgica. As pues, una Intranet est basada en
tecnologa Web y est orientada a los empleados de una organizacin.

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La informacin ha dejado de ser secreta y fuente de poder individual para convertirse
en colectiva y fuente de ventajas competitivas para la empresa. El personal se implica
y participa en la marcha de la empresa, pues hay una informacin ms clara de los
objetivos de la misma y ms facilidad para conseguirlos.

Objetivos de las Intranets
Las Intranets persiguen tres objetivos fundamentales:
Reforzar la cultura corporativa implicando al personal de las organizaciones.
Agilizar la informacin interna mediante la ampliacin del acceso a la misma,
la comunicacin y el flujo de trabajo entre los/as empleados/as y la
organizacin.
Optimizar los procesos. Ayuda a mejorar los procesos internos y el trabajo
diario en el seno de una organizacin; potencia el trabajo de los/as
empleados/as de una empresa, reduciendo el tiempo que se tarda en
gestionar la informacin y potenciando el flujo de datos.
Las empresas se encuentran compitiendo en un entorno altamente competitivo lo que
les lleva a mejorar el rendimiento de sus trabajadores/as. Ante esta situacin, la
Intranet se presenta como la mejor opcin para conseguir proporcionarles la mejor
informacin, tanto externa como interna, e implicarles en el proceso productivo, pues
aporta una plataforma efectiva de comunicacin as como diversas aplicaciones para
facilitarles sus tareas diarias.
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Ventajas
Las Intranets presentan una serie de ventajas que podemos clasificar en:
Tangibles o cuantitativas, es decir, medibles.
Intangibles o cualitativas, aquellas que aunque resulte mucho ms difcil su
medicin, no por ello van a ser menos importantes.
Ventajas tangibles
Las ventajas medibles que presenta Intranet son:
1. Aumento de la productividad
Es la principal ventaja que aporta una Intranet. El acceso a informacin actualizada
de una manera til y sencilla redunda en un ahorro de tiempo. Si a esto, le unimos
la existencia de una serie de aplicaciones desarrolladas para facilitar las labores de
los/as empleados/as, el aumento de productividad ser significativo.
2. Reduccin de costes
Es una de las principales ventajas que se observa de una Intranet. Cuanto menos
papeleo y ms rapidez en las comunicaciones, menos tiempo se pierde y el ahorro
es evidente.
3. Escasa inversin
La implantacin de una Intranet no requiere una inversin demasiado costosa y
adems se amortiza muy rpidamente. El gasto en equipamiento es muy bajo
respecto a la adopcin de otras tecnologas, al tratarse de un sistema abierto que
suele preservar el ya existente.
4. Mayor rapidez en los procesos
Otra ventaja evidente es la agilidad que proporcionan a la hora de realizar ciertos
procesos dentro de una organizacin, as como la simplificacin y eliminacin de
simples tareas. Por ejemplo, reservar a una hora determinada la sala de reuniones
sin necesidad de rellenar un formulario de papel que deber ser despus
supervisado.
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Ventajas Intangibles
Adems de las ventajas de carcter cuantitativo, la gran motivacin que lleva a
muchas empresas a implantar una Intranet es la mejora en las comunicaciones ya que
existen ventajas de carcter cualitativo muy importantes. Entre estas destacan:
1. Corporativismo y conocimientos compartidos.
Esta ventaja adquiere toda su importancia si cada departamento gestiona y
mantiene su propia documentacin en la Intranet comn.
2. Mejor estructura informativa.
El objetivo de una Intranet es que el flujo informativo sea bidireccional, lo que
supone un importante avance respecto a otros sistemas anteriores en los que el
flujo de datos es unidireccional y cada responsable de equipo tiene que enviar la
misma informacin varias veces. La relacin que se establece entre gerentes y
colaboradores pasa a estar ms equilibrada y se pueden evitar los llamados cuellos
de botella en las organizaciones.
(Ejemplo de flujos sin y con Intranet)


3. Diseo personalizado.
Una Intranet puede ser diseada en funcin de las necesidades reales de la
organizacin y de los/as usuarios/as. Esto resulta clave, ya que habamos visto que
el enfoque estratgico que debe de tener la Intranet es la de estar plenamente
orientada a sus usuarios/as (empleados/as) con el fin de facilitarles su da a da.
Tanto la informacin como las aplicaciones desarrolladas deben responder a sus
necesidades y expectativas.

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4. Actualizacin en tiempo real
La informacin y, por tanto, el conocimiento puede ser actualizado y transmitido al
momento, lo que facilita enormemente la toma de decisiones y los trabajos en
equipo.

Funcionamiento
El gran objetivo de una Intranet es constituirse como un centro de trabajo o punto de
encuentro, al que el/la usuario/a accede a travs de su navegador de Internet.
Esta informacin est disponible las 24 horas del da, los siete das de la semana para
cualquiera que tenga acceso, ya sea estando de viaje, trabajando en casa o en una
oficina remota. No se tiene que esperar a que la respuesta a una pregunta viaje
lentamente por los canales tradicionales de la compaa.
Las Intranets ms sofisticadas permiten a los/as empleados/as rellenar formularios
en lnea, consultar archivos y ordenar materiales.
Este centro de trabajo sera aquella ventana por la que se puede accede al sistema
organizativo de la empresa. Puede ser un elemento clave para unificar el acceso a las
aplicaciones de negocio, gestin de la informacin y gestin del conocimiento dentro
de la empresa, todo ello de manera segura y sencilla.
Esta ventana no debera restringirse slo a los/as empleados/as, sino tambin a los
socios comerciales y los propios clientes que podran intercambiar informacin o bien
productos y servicios a travs de este medio.
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Un portal de el/la empleado/a debera contar al menos con las siguientes
funcionalidades:
Numerosas fuentes de informacin interna y externa.
Informacin clasificada en directorio.
Bsqueda avanzada.
Personalizacin explcita (agentes) y dinmica (perfiles).
Alertas.
Seguridad.
Integracin de aplicaciones de negocio.
Integracin de aplicaciones de soporte a usuarios/as.
Colaboracin/Gestin del conocimiento.
Gestin de contenidos (portales verticales).
Sistema de flujos de trabajo.
Integracin de comercio electrnico en sus mltiples variantes.