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Libros obligatorios

A. El Libro de socios
B. El Libro de caja
C. El Libro de actas
D. Los libros de contabilidad
La ley impone a las asociaciones unas determinadas obligaciones documentales y
contables. As han de disponer de una relacin actualizada de sus asociados; llevar una
contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio de los resultados y de la
situacin financiera de la entidad y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus
rganos de gobierno y representacin
A) El Libro de socios
En l se inscribe a todos los socios de la asociacin. En el momento de dar de alta a un
socio se le registra con un nmero que lo identificar de forma inequvoca. De cada socio se
har constar su nombre, domicilio, nmero de identificacin fiscal y cualquier otro dato que
pueda resultar conveniente registrar, como el nmero de su cuenta corriente para domiciliar
los pagos de las cuotas o por ejemplo la fecha de alta y la de baja (para cuando se d este
caso).
Resulta vital mantener actualizada la informacin que recoge el libro, lo que comporta una
doble obligacin. En primer lugar para la persona de la junta directiva que se ocupe de su
llevanza y. en segundo lugar para cada uno de los socios que deber comunicar los cambios
que afecten a los datos inscritos en el libro.
Debidamente actualizado, servir para conocer en cualquier momento el nmero de socios
que forman parte de la asociacin, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y
si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
Una de las posibilidades de este libro es la siguiente:

N
Socio
Fecha
de
alta
Nombre

Fecha
de
Naci.
Direccin, Tlf
e-
mail
Banco
N
Cuenta
Fecha
de
Baja







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B) El Libro de caja
El libro de caja cumple con la funcin de registrar las entradas y salidas de dinero de la
entidad. El funcionamiento es sencillo y consiste en ir apuntando por orden cronolgico los
cobros y pagos que reciba o emita la asociacin. Ello nos permitir saber en cada momento
la cantidad de dinero de que disponemos. Cada cobro y cada pago irn asociados a un
documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo.
Al recibir de nuestro banco el extracto de los movimientos habidos durante el mes
comprobaremos que se corresponden con los movimientos que hemos ido anotando en el
libro de caja. Esta comprobacin evitar que dejemos de incluir en el libro de caja algn
recibo o factura.

C) El Libro de actas
En l se escriben las actas de las asambleas generales ordinarias y extraordinarias. Las
actas son el testimonio escrito de los temas que se tratan en las asambleas y en las
reuniones de junta y de las decisiones que se toman. Algunos secretari@s hacen grandes
actas en las que transcriben casi literalmente las intervenciones. No hace falta tanto
Deben estar a disposicin de todos los socios para que puedan informarse.
Tanto las asambleas como las reuniones de junta requieren de una CONVOCATORIA
PREVIA
ACTA DE ASAMBLEA y el ACTA DE JUNTA se redactar con claridad y de forma sencilla y
comprender varias partes:
1. En el encabezamiento se expresar el lugar, fecha y rgano [junta directiva o
asamblea general] y las personas que se renen, citando sus nombres, apellidos y
cargos que ostentan. En las asambleas generales no es necesario transcribir el
nombre y apellidos de todos los asistentes pero s los del presidente y del
secretario. En esta parte del acta se har constar el motivo de la reunin.

2. El cuerpo del acta reflejar los temas a tratar, las manifestaciones,
deliberaciones, discusiones de los asistentes y los acuerdos adoptados. Aqu es
donde se harn constar los votos emitidos. el qurum necesario y los votos
reservados cuando alguien no est conforme con el acuerdo tomado por mayora.
Tambin se expresar como se lleg al acuerdo, por mayora, unanimidad, etc.

3. En la conclusin del acta se levanta la sesin tras haberse agotado el orden
del da, sealando la hora en que finaliza, y se hace referencia a la aprobacin del
acta (si se redacta en aquel momento; si no. se aprobar en la siguiente asamblea]
y se recogen las firmas de los asistentes

D) Los libros de contabilidad
Las obligaciones contables merecen un anlisis detallado, por lo que nos limitaremos a
recordar lo que establece la Ley de Asociaciones: estamos obligados a llevar una
contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situacin
financiera de la entidad y las actividades realizadas, as como efectuar un inventario de sus
bienes.
Estas obligaciones contables podemos concretarlas en la necesidad de realizar los
siguientes documentos:
Una cuenta de prdidas y ganancias de cada ejercicio econmico, que reflejar
el resultado de dicho ejercicio por diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos
incurridos durante el mismo.
Un balance de situacin al cierre del ejercicio, que reflejar la situacin
patrimonial de la entidad en ese momento.
Una memoria que explique y detalle, entre otras cuestiones, las actividades
realizadas.

Hay que tener en cuenta que en el caso de aplicar la Ley 49/2002 estaremos obligados a
llevar la contabilidad adaptada al Plan General Contable y su adaptacin sectorial a las
entidades sin finalidad lucrativa, y en el caso de realizar actividades econmicas habra que
aplicar las obligaciones contables previstas en la legislacin mercantil.
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